MANUAL DE

GESTIN DE ALMACENES
 MANUAL DE ALMACENES

INDICE

1. INTRODUCCIN 1

2. LA GESTIN DE ALMACENES 1

2.1 DEFINICIN Y ALCANCE 1

2.2 FUNDAMENTOS Y PRINCIPIOS DE LA GESTIN DE ALMACENES 3

2.3 IMPORTANCIA Y OBJETIVOS DE LA GESTIN DE ALMACENES 4

2.4 LOS PROCESOS DE LA GESTIN DE ALMACENES 5

2.4.1 Planificacin y Organizacin 6

2.4.2 Recepcin 16

2.4.3 Almacn 18

2.4.4 Movimiento 22

2.4.5 Informacin 23

2.5 TIPOLOGAS DE ALMACN 29

3. ORGANIZACIN DE LA GESTIN DE ALMACENES 32

4. PRINCIPALES INDICADORES 36

5. LOS SISTEMAS DE INFORMACIN Y LAS NUEVAS TECNOLOGAS EN LA GESTIN

DE ALMACENES 37
 MANUAL DE ALMACENES

1. INTRODUCCIN

El objetivo del presente manual es realizar una presentacin de los principales

aspectos y parmetros a considerar con relacin a la Gestin de Almacenes,
de manera que permita a las empresas adscritas al Plan PILOT contrastar los
resultados obtenidos en el autodiagnstico logstico.

El manual incluye aspectos de las cuatro dimensiones o reas fundamentales

de toda organizacin: estrategia, procesos, organizacin, personas y cultura y
sistemas de informacin.

2. LA GESTIN DE ALMACENES

2.1 DEFINICIN Y ALCANCE

El concepto de almacn ha ido variando a lo largo de los aos, ampliando su

mbito de responsabilidad dentro de la funcin logstica.

Actualmente, la Gestin de Almacenes se define como:

Proceso de la funcin logstica que trata la recepcin, almacenamiento y

movimiento dentro de un mismo almacn hasta el punto de consumo de
cualquier material materias primas, semielaborados, terminados, as como el

tratamiento e informacin de los datos generados.

1
 MANUAL DE ALMACENES

Fuente: PricewaterhouseCoopers

As, el mbito de responsabilidad del rea de Almacenes nace en la

recepcin del elemento fsico en las propias instalaciones y se extiende al
mantenimiento del mismo en las mejores condiciones para su posterior
tratamiento (proceso, transporte o consumo), guardando evidencia de ello.

La Gestin de Almacenes se sita en el Mapa de Procesos Logsticos entre la

Gestin de Existencias y el Proceso de Gestin de Pedidos y Distribucin. La
propia evolucin de la Logstica ha provocado el solapamiento de funciones
y responsabilidades, llegando a la confusin, principalmente entre la Gestin
de Inventarios y la Gestin de Almacenes.

Fuente: PricewaterhouseCoopers

El mismo origen de la existencia de un almacn fundamentalmente, la

necesidad de mantener inventarios marca el lmite entre la Gestin de
Existencias y la Gestin de Almacenes.

QU

CUNTO

A CUNTO Gestin de Existencias

DEBE SER ALMACENADO ?
CUNDO Gestin de Almacenes
DNDE

CMO

2
 MANUAL DE ALMACENES

Fuente: PricewaterhouseCoopers

Del mismo modo, la Gestin de Almacenes ve finalizada su funcin cuando los

objetos almacenados pasan a ser pedido. A partir de ah, el mbito de
responsabilidad se traslada al Proceso de Gestin de Pedidos y Distribucin,
como se ver en el Manual correspondiente.

2.2 FUNDAMENTOS Y PRINCIPIOS DE LA GESTIN DE ALMACENES

La primera razn de ser de un almacn nace de la natural imposibilidad

prctica de reducir a cero el lapso de tiempo entre la preparacin para
consumo de un elemento material y el acto en s del consumo, bien por pura
imposibilidad de ajustar oferta con demanda, bien por las caractersticas del
producto (perecederos, inflamables)

Este fundamento no acota el origen y destino del elemento almacenado. Por

ello, es aplicable tanto a necesidades externas de consumo (clientes) como
necesidades internas (clientes internos) entre procesos o reas.

En segundo lugar, existen razones puramente financieras que dan sentido al

uso de almacenes por parte de una empresa. As, por ejemplo, puede salir
ms rentable realizar aprovisionamientos en grandes cantidades para reducir
los precios, a pesar de necesitar mayor espacio para su almacenamiento, o
realizar movimientos de materiales en grandes cantidades .

OBJETO DE UN SISTEMA DE CAUSAS

ALMACENAJE
Solucin a requerimientos propios Adaptacin a la demanda
del negocio interna/externa (tiempos de
proceso, estacionalidad, servicio al
cliente)
Caractersticas de los
materiales/productos (perecederos,
peligrosos, reciclado)

3
 MANUAL DE ALMACENES

Optimizacin de los recursos Reduccin de costes a travs del

financieros aumento del volumen operado
(descuentos en compras,
consolidacin de transportes)
Reduccin de costes a travs
necesidades productivas (grupos
utilizados en diferentes unidades de
proceso)
Fuente: PricewaterhouseCoopers

Independientemente de estas consideraciones, las tcnicas de Gestin de

Almacenes son aplicables a todo elemento fsico material que forme parte de
la compaa. Es decir, no slo aquellos que forman parte directa del negocio,
sino tambin cualquier documentacin generada.

2.3 IMPORTANCIA Y OBJETIVOS DE LA GESTIN DE ALMACENES

Observando el mapa de procesos de un sistema de almacenaje y tal y como

se muestra en la tabla comparativa con los Centros de Distribucin (ver
apartado 2.1), una de las caractersticas principales de un almacn es la
ausencia de actividades que aadan valor de manera directa a los
materiales que maneja.

A pesar de ello, los fundamentos de su existencia evidencian una posicin

vital como proceso soporte de la funcin logstica y justifican la necesidad de
desarrollar una Gestin de Almacenes en toda su extensin, con impacto

Reduccin de tareas administrativas

Agilidad del desarrollo del resto de procesos

logsticos

Optimizacin de la gestin del nivel de inversin del

circulante

Mejora de la calidad del producto

Optimizacin de costes
4
Reduccin de tiempos de proceso

Nivel de satisfaccin del cliente

 MANUAL DE ALMACENES

tangible en factores de primer nivel para la empresa, obteniendo los

siguientes beneficios:

Para ello, los objetivos principales que se obtienen de un sistema de

almacenaje son:

OBJETIVOS DE UN SISTEMA DE ALMACENAJE

Rapidez de entregas
Fiabilidad
Reduccin de costes
Maximizacin del volumen disponible
Minimizacin de las operaciones de manipulacin y transporte
interno
Fuente: PricewaterhouseCoopers

La Gestin de Almacenes es ampliamente contemplada en la ISO 9000.

Desde la recepcin de mercancas hasta su salida de almacn, pasando por
la adecuada conservacin de los productos almacenados, la ISO 9000
normaliza las actividades desarrolladas en el almacn, as como las zonas que
una empresa debe habilitar para el aseguramiento de su sistema de calidad.

Pero adems, la norma implica al almacn el cumplimiento de otros aspectos

como la identificacin de los productos, factor este, fundamental para la
gestin de un almacn y para la trazabilidad de los mismos incluso ms all
del almacn, tambin contemplado por la norma.

2.4 LOS PROCESOS DE LA GESTIN DE ALMACENES

El mapa de procesos mostrado en el apartado 2.1, representa el conjunto de

actividades bajo la responsabilidad de la gestin de almacenes. En l, un

5
 MANUAL DE ALMACENES

primer proceso de Planificacin y organizacin de la funcin de los

almacenes como subproceso inicial y que se extiende a lo largo de todo el
proceso.

En un segundo nivel, los subprocesos que componen la gestin de las

actividades y objetivos de los almacenes y que abarca la recepcin de los
materiales, su mantenimiento en el almacn y el movimiento entre zonas de
un mismo almacn.

Por ltimo, la gestin de las identificaciones, registros e informes generados a

lo largo de los procesos anteriores.

2.4.1 Planificacin y Organizacin

Este subproceso alcanza las actividades de carcter estratgico y tctico, al

tener que dar solucin a las necesidades de recursos y ubicaciones en lnea
con las polticas y objetivos generales de la compaa; como por ejemplo, la
modalidad de gestin de los almacenes, su ubicacin, los recursos tcnicos y
humanos necesarios, o la planificacin de cada uno de los tres procesos
operativos (recepcin, almacn y movimiento).

Diseo de la Red de Distribucin y Almacenamiento

En primer lugar, una compaa necesita una Red de Distribucin que permita
responder a cambios en la demanda utilizando una ptima combinacin de
instalaciones, modalidades de transporte y estrategias.

6
 MANUAL DE ALMACENES

Fuente: PricewaterhouseCoopers

Una Red de Distribucin es el conjunto de todos los centros de distribucin,

almacenes y rutas de transporte entre ellos.

El Diseo de una Red de Distribucin es la planificacin y ubicacin

estratgica de los almacenes y centros de distribucin de manera que
permitan gestionar el flujo de productos desde uno o ms orgenes hasta el
cliente.

Desarrollar una adecuada red de almacenes para la compaa y los clientes

requiere considerar una cantidad significativa de elementos: Nmero de
almacenes, las ubicaciones, la propiedad de la gestin o el tamao de los
mismos.

Tras tener identificadas las necesidades de distribucin y almacenamiento, la

compaa debe decidir qu tipos de almacenes y centros de distribucin se
ajustan a sus necesidades de manera ms eficiente, as como la ubicacin de
los mismos.

Responsabilidad de la Gestin de los almacenes

Tras definir la Red de Distribucin que necesita la compaa, la primera gran

decisin que una compaa debe realizar respecto al almacenamiento de sus
existencias es si debe autogestionar los almacenes o subcontratarlos.

7
 MANUAL DE ALMACENES

La decisin depende de numerosos factores. A continuacin se presentan las

ventajas y desventajas que presenta cada una de las modalidades, de
manera que una empresa pueda sopesar aquella que mejor se ajuste a su
situacin.

GESTIN PROPIA SUBCONTRATACIN

Mayor grado de control Conservacin del capital
Flexibilidad Aumento del espacio de almacn
para cubrir picos de demanda
Menos costoso a largo plazo
Riesgo reducido
Optimizacin de los recursos
humanos Economas de escala
VENTAJAS

Beneficios fiscales (tax benefits) Flexibilidad

Beneficios intangibles
Carencia de flexibilidad
DESVENTAJAS
Ventajas fiscales (impuestos)
Conocimiento especfico de los
costes de almacenamiento y
manutencin
Potencial minimizacin of labor
disputes
Problemas de comunicacin

Financial constraints Carencia de servicios

especializados
Rate of return
El espacio puede no estar
disponible (Shortage of space)

Fuente: Fundamentals of Logistics Management. Elaboracin PricewaterhouseCoopers.

8
 MANUAL DE ALMACENES

Dentro de la denominacin de Gestin Propia se incluyen aquellos almacenes

cuyas instalaciones son propiedad de la misma compaa o son alquilados a
agentes externos, pero que es la propia compaa la que se encarga de
gestionarlo. Se refiere, por tanto, a la responsabilidad propia de las
actividades que se lleven a cabo en el almacn, independientemente de la
propiedad de las instalaciones.

La decisin respecto a la propiedad de las instalaciones responde

nicamente a criterios financieros, y es la propia empresa la que debe sopesar
la alternativa ms ventajosa para s misma.

En casos en los que la demanda presenta fluctuaciones significativas o incluso

que la demanda es difcilmente previsible, puede ser til disponer de un
almacn de gestin propia para un volumen de existencias y recurrir a la
subcontratacin de espacio durante periodos determinados.

La subcontratacin del almacn y por extensin el resto de las funciones

logsticas debe estar basada en las necesidades concretas de la compaa,
lo cual puede parecer simple, pero que requiere un exhaustivo conocimiento
interno de la organizacin y externo del sector.

Los criterios de subcontratacin se deben centrar en primer lugar en asegurar

una buena calidad del servicio, no permitiendo reducir el nivel de calidad de
la compaa (tanto la calidad tangible de las mercancas como tiempos de
entrega al cliente, paradas de produccin, etc). Junto con la calidad del
servicio, el precio. De hecho, el mayor porcentaje de las subcontrataciones
vienen promovidas por la bsqueda de reduccin de costes.

Sin embargo, no hay que dejar de considerar otros factores que pueden
afectar a medio y largo plazo al xito de la decisin, como son la cobertura
del operador, el control de la red, instalaciones adecuadas a las mercancas
propias y tecnologas avanzadas de manipulacin y de informacin, entre
otros servicios aadidos que proliferan por la expansin del sector.

9
 MANUAL DE ALMACENES

Ubicacin de almacenes

La localizacin de los almacenes debe ser enfocada desde dos puntos de

vista:

Una visin general del mercado para acotarse geogrficamente a un

rea amplia.

Una visin local del mercado que contemple aspectos particulares de

las zonas acotadas en la visin general.

Mientras que la visin general debe responder a criterios de optimizacin del

aprovisionamiento de materiales y de la oferta de productos y servicios de la
compaa, la visin local debe segmentar la visin general e informar de las
singularidades de cada subzona.

A lo largo de la historia se han desarrollado una serie de modelos

matemticos que permiten identificar la mejor ubicacin de un almacn
desde el punto de vista general. Los costes de transporte se erigen como el
factor de mayor consideracin y base de la mayora de los modelos. Entre los
ms utilizados se encuentran los mtodos de: Von Thnen, Hoover, Weber,
Greenhut y el mtodo de Centro de Gravedad.

Todos los mtodos mostrados son un buen camino hacia la determinacin de

un punto ptimo de ubicacin de un almacn, si bien no ha de olvidarse la
complejidad del problema por la cantidad de variables que pueden
intervenir.

Los factores que componen el punto de vista local toman gran importancia
tanto en compaas grandes como en compaas de tamao reducido. Si
bien las primeras pueden encontrar en ellos un aliado perfecto ante la
complejidad del clculo de la ubicacin desde la visin global, es obvia la

10
 MANUAL DE ALMACENES

importancia de los factores locales para aquellas empresas cuyo radio de

actuacin es reducido.

La tabla previa de ventajas y desventajas de una gestin propia o

subcontratada de un almacn engloba los factores ms importantes de la
visin local, a los que habra que aadir las infraestructuras de la zona, la
oferta de transportistas, mano de obra y otros muchos que cada empresa
debe sopesar en funcin de sus necesidades.

Tamao de los almacenes

El tamao de un almacn es otro de los aspectos a tener en cuenta en la

planificacin y organizacin de la Gestin de Almacenes, puesto que una
errnea decisin puede acarrear consecuencias considerables en cuanto a
costes, mxime cuando su alcance es a largo plazo.

Un almacn debe ser dimensionado principalmente en funcin de los

productos a almacenar (en tamao, caractersticas propias y cantidad de
referencias) y la demanda (especialmente en sectores afectados por la
estacionalidad de la demanda). Pero adems de estos, intervienen otros
factores que deben ser considerados a la hora de dimensionar el tamao de
un almacn. Los factores a tener en cuenta para el clculo del tamao de un

Productos a almacenar (cantidad y tamaos)

Demanda de los mercados

Niveles de Servicio al cliente

Sistemas de manipulacin y almacenaje a utilizar

Tiempos de produccin

Economas de escala

Lay out de existencias

Requisitos 11
de pasillos

Oficinas necesarias
 MANUAL DE ALMACENES

almacn son:

Oficinas necesarias

La capacidad de un almacn es expresada habitualmente bien en metros

cuadrados, bien en metros cbicos de espacio. La medicin del volumen
(metros cbicos) es, sin duda, la mejor opcin de ambas, sobre todo,
conforme van apareciendo sistemas de manipulacin y almacenaje que
hacen practicables los espacios menos accesibles del almacn; entre ellos la
altura.

Diseo y Lay-out de los almacenes

Una vez los tipos de almacenes y sus ubicaciones han sido definidos, se debe
trabajar en conseguir el flujo de materiales ms eficiente y efectivo dentro de
los almacenes. En este sentido, un diseo efectivo optimiza las actividades de
un almacn.

Los riesgos achacables a las actividades del almacn son:

de seguridad (tanto de los empleados como ante robos).

de control de autorizacin.

de control de inventario.

Sanitarios.

de manipulacin de productos.

Estos riesgos pueden ser gestionados fomentando actitud de trabajo entre los
empleados, forzando la seguridad e implantando un sistema de gestin de
almacenes efectivo que gestione el almacenamiento y flujo de materiales y
productos dentro del almacn.

12
 MANUAL DE ALMACENES

El papel de los almacenes en la cadena de suministro ha evolucionado de ser

instalaciones dedicadas a almacenar a convertirse en centros enfocados al
servicio. Los objetivos del diseo de los almacenes son facilitar la rapidez de la
preparacin de los pedidos, la precisin de los mismos y la colocacin ms
eficiente de las existencias, todos ellos en pro de conseguir ciclos de pedido
ms rpidos y con mejor servicio al cliente.

A la hora de disear un almacn, se debe distinguir entre dos fases bien

diferenciadas:

Una primera fase de diseo de la instalacin. El continente.

Una segunda fase de diseo de la disposicin de los elementos

que deben decorar el almacn; el lay-out del almacn. El
contenido.

DISEO DE LAS INSTALACIONES

13
 MANUAL DE ALMACENES

Debe incluir:
Nmero de plantas: preferentemente almacenes de una planta
Planta del almacn: diseo en vista de planta de la instalacin
Instalaciones principales: columnado, instalacin elctrica,
ventilacin, contra incendios, seguridad, medioambiente, eliminacin
de barreras arquitectnicas
Materiales: principalmente los suelos para los cuales se debe tener
presente la resistencia al movimiento de las mquinas, la higiene y la
seguridad
LAY OUT
El lay-out de un almacn debe asegurar el modo ms eficiente para manejar
los productos que en l se dispongan. As, un almacn alimentado
continuamente de existencias tendr unos objetivos de lay-out y
tecnolgicos diferentes que otro almacn que inicialmente almacena
materias primas para una empresa que trabaje bajo pedido. Cuando se
realiza el lay-out de un almacn, se debe considerar la estrategia de
entradas y salidas del almacn y el tipo de almacenamiento que es ms
efectivo, dadas las caractersticas de los productos, el mtodo de transporte
interno dentro del almacn, la rotacin de los productos, el nivel de
inventario a mantener, el embalaje y pautas propias de la preparacin de
pedidos.

14
 MANUAL DE ALMACENES

Ejemplo de Lay-out:

Entrada camiones
Ventanilla Taller

Zona de Zona de
Rampa
descarga carga

Mesa

Artculos de
Clase A
(fuerte rotacin)

Artculos de
Clase B
(rotacin media) = Cajones
= Estanteras piezas
pequeas y medianas
= Estanteras piezas
Artculos de grandes
Clase C = Estanteras diversas
(chapa, ruedas,...)
(baja rotacin) Mostrador pblico

Fuente: PricewaterhouseCoopers

El correcto diseo de las instalaciones del almacn y su lay-out aporta un

adecuado flujo de materiales, minimizacin de costes, elevados niveles de
servicio al cliente y ptimas condiciones de trabajo para los empleados.

Modelos de Organizacin fsica de los almacenes

Si la empresa ha optado por la gestionar ella misma el almacn, debe decidir

el modelo de gestin a aplicar a nivel operativo.

Existen, fundamentalmente, dos tipos de modelos de gestin operativa de los

almacenes. Se denominan: Almacn organizado y almacn catico.

15
 MANUAL DE ALMACENES

GESTIN DE ALMACN ORGANIZADO

Principio: Cada referencia tiene asignada una ubicacin especifica
en almacn y cada ubicacin tiene asignadas referencias
especificas.

Caractersticas: Facilita la gestin manual del almacn

Necesita preasignacin de espacio
(independientemente de existencias)
GESTIN DE ALMACN CATICO
Principio: No existen ubicaciones pre-asignadas. Los productos se
almacenan segn disponibilidad de espacio y/o criterio
del almacenista.

Caractersticas: Dificulta el control manual del almacn

Optimiza la utilizacin del espacio disponible en el
almacn
Acelera el almacenamiento de mercancas recibidas
Requiere sistemas de informacin electrnicos

Fuente: PricewaterhouseCoopers

2.4.2 Recepcin

La recepcin es el proceso de planificacin de las entradas de mercancas,

descarga y verificacin tal y como se solicitaron actualizando los registros de
inventario.

16
 MANUAL DE ALMACENES

Se trata de un proceso de altsima importancia dentro de las actividades de

almacn, puesto que de ella depende en gran medida la calidad del
producto final.

El objetivo al que debe tender una empresa en su proceso de recepcin de

mercancas es la automatizacin tanto como sea posible para eliminar o
minimizar burocracia e intervenciones humanas que no aaden valor al
producto.

Las inspecciones son imprescindibles pero no aaden valor, por lo que es

factor clave una adecuada seleccin de proveedores para tender hacia una
recepcin segura y eliminar pasos de las inspecciones.

Fuente: PricewaterhouseCoopers

En primer lugar, el proceso de recepcin de mercancas debe cimentarse en

una previsin de entradas que informe de las recepciones a realizar en tiempo

17
 MANUAL DE ALMACENES

dado y que contenga, al menos, el horario, artculos, y procedencia de cada

recepcin.

El registro y trazabilidad electrnicos de las existencias por ubicacin es otro

factor que favorece la efectividad y eficiencia de la gestin del almacn y,
en concreto, del proceso de recepcin y por ello, la empresa debe tomar las
medidas oportunas para conseguirlo.

Conviene distinguir entre las llegadas de mercanca interna de las externas. En

el primero de los casos, los requerimientos de recepcin son significativamente
menores que las mercancas de origen externo, en el caso de que se realicen
controles de procesos a lo largo de la vida de las mercanca. Adems, una
correcta metodologa de identificaciones a lo largo de la compaa tambin
favorece enormemente la actividad de recepcin. Es el caso de traslado de
mercancas entre almacenes o de proceso de transformacin a almacn.

Las mercancas de procedencia externa requieren unas condiciones de

llegada ms exhaustivas y deben haber sido establecidas previamente con el
proveedor, con lo que se precisa mayor actuacin y responsabilidad desde el
almacn.

Tras la descarga e identificacin, las cuales deben realizarse de manera

inmediata y en zona especfica habilitada a tal efecto, las mercancas deben
pasar a almacenamiento, bien temporal a la espera de su ubicacin
definitiva, bien fijo en su ubicacin definitiva.

2.4.3 Almacn

Es el subproceso operativo concerniente a la guarda y conservacin de los

productos con los mnimos riesgos para el producto, personas y compaa y
optimizando el espacio fsico del almacn.

18
 MANUAL DE ALMACENES

Esta optimizacin de espacios tiene como objetivo la facilitacin del

desarrollo de las actividades y para ello, la zonificacin del almacn resulta
necesaria. El almacn puede dividirse en las siguientes zonas:

ZONAS DE UN ALMACN
Recepcin: zona donde se realizan las actividades del proceso de
Recepcin
Almacenamiento, reserva o stock: zonas destino de los productos
almacenados. De adaptacin absoluta a las mercancas albergadas,
incluye zonas especficas de stock para mercancas especiales,
devoluciones, etc
Preparacin de pedidos o picking: zona donde son ubicados las
mercancas tras pasar por la zona de almacenamiento, para ser
preparadas para expedicin
Salida, verificacin o consolidacin: desde donde se produce la
expedicin y la inspeccin final de las mercancas
Paso, maniobra: zonas destinadas al paso de personas y mquinas.
Diseados tambin para permitir la total maniobrabilidad de las
mquinas.
Oficinas: zona destinada a la ubicacin de puestos de trabajo
auxiliares a las operaciones propias de almacn

Los sistemas de produccin Just in Time (JIT), eliminan o minimizan al mximo

las zonas de almacenamiento para las mercancas de entrada. En estos

19
 MANUAL DE ALMACENES

sistemas, el almacn acta como centro de consolidacin ms que de

almacenaje.

Por otra parte, los tipos de almacenamiento de los productos son:

Racking: permite utilizar de manera eficiente el espacio vertical,

almacenando existencias en grandes racks. Sin embargo, la recogida
puede requerir mayor trabajo y ser ms caro, ya que es necesario
utilizar sistemas automticos de elevacin.

Por zonas: despacha la recogida, permanencia y envo agrupando

existencias de caractersticas comunes juntos en lugares de fcil
acceso. La zonificacin, sin embargo, puede resultar en una utilizacin
del espacio menos eficiente. Como los requerimientos de espacio para
existencias se amplan ms all de la capacidad de un rea, puede ser
comprimidos en otra, malgastando el espacio.

Aleatorio: agrupa productos de acuerdo al tamao de los lotes y el

espacio disponible sin relacionar las caractersticas de los productos.
Aunque el espacio del almacn se utiliza eficientemente, el
almacenamiento aleatorio no ayuda a la recogida rpida,
especialmente cuando se trata de grandes cantidades.

De temporada o promocionales: los productos sujetos a

temporalidades son ubicados en reas de fcil recogida y
abastecimiento para minimizar los costes de manipulacin.

Cuarentena de alto riesgo: estos productos, tales como las sustancias

controladas, las existencias de alto valor o armas de fuego requieren
condiciones especiales de almacenamiento, incluyendo el acceso
restringido que precisa especial control y supervisin para la recogida y
envo, as como un seguimiento especial de la trazabilidad dentro del
almacn para prevenirse de los robos.

20
 MANUAL DE ALMACENES

De temperatura controlada: Si es necesario almacenar productos que

requieren reas de temperatura controlada, es importante tener en
cuenta la seguridad de los empleados y protegerlos de los repentinos
cambios de temperatura. La manipulacin de los productos puede
tambin ser ms lenta debido a tiempo limitado que se puede pasar
en el entorno de temperatura controlada.

Una opcin de almacenamiento cuya correcta aplicacin aporta resultados

es el Cross-docking tambin conceptuable dentro del subproceso de
Movimiento -. Se define como la utilizacin de instalaciones intermedias
(almacenes temporales) para el movimiento de mercancas de una ubicacin
a otra, especialmente entre los muelles de carga y los de descarga. Un cross-
dock tpico es un muelle de carga de camiones donde el material es
transferido de un camin a otro sin necesidad de ser almacenado. Por su
naturaleza, el Cross-docking o Paso Directo puede ser considerado como
un modelo de Distribucin ms que de almacenaje.

De hecho, con este modelo no se utilizan inventarios ya que se trata de

mercanca en trnsito y por ello lo ideal es que permanezca el tiempo de
redespacho.

Segn esto, no es un sistema aplicable a todo tipo de productos y de ah la

disparidad de resultados que ofrece. Las empresas de Distribucin son las que
mejor se prestan a este sistema, ya que les permite recepcionar grandes
volmenes de pedidos, para posteriormente clasificarlos, ordenarlos y
agruparlos, permitindoles reducir el tiempo de preparacin y envo al cliente
y no generar inventario. Pero tambin otras empresas pueden verse
beneficiados por el Cross-docking en tanto en cuanto evita la utilizacin de
centros de distribucin con inventarios. Pero para ello, deben considerar las
alteraciones que les va a producir en el resto de operaciones y en la relacin
con el cliente.

21
 MANUAL DE ALMACENES

En trminos generales, artculos con acusada estacionalidad, o en promocin

son tambin buenos candidatos para el Cross-docking.

En el debe del Cross-docking est la necesidad de una exhaustiva

comunicacin y coordinacin entre las operaciones de almacn, por lo que
es recomendable la utilizacin de sistemas electrnicos de informacin.

2.4.4 Movimiento

Es el subproceso del almacn de carcter operativo relativo al traslado de los

materiales/productos de una zona a otra de un mismo almacn o desde la
zona de recepcin a la ubicacin de almacenamiento.

La actividad de mover fsicamente mercancas se puede lograr por diferentes

medios, utilizando una gran variedad de equipos de manipulacin de
materiales. El tipo de herramientas utilizado depende de una serie de factores

Volumen del almacn

Volumen de las mercancas

Vida de las mercancas

Coste del equipo frente a la finalidad

Cantidad de manipulaciones especiales y expediciones

requeridas

Distancia de los movimientos

como son:

Por lo general, es recomendable utilizar una mezcla mayor o menor de los

diferentes tipos en funcin de la variedad de productos y tcnicas de
almacenaje utilizados. La decisin individual de cada equipo deber venir
precedida de un anlisis de costes basado en el nivel de actividad actual, la
tecnologa y los costes de espacio en relacin con la estrategia de la
compaa.

22
 MANUAL DE ALMACENES

Desde la perspectiva de las caractersticas de las mercancas, los flujos de

entrada y salida del almacn de las mercancas son variadas, como por
ejemplo:

Last In First Out (LIFO): la ltima mercanca que entra en almacn, es

la primera que sale para expedicin. Esta modalidad es
frecuentemente utilizada en productos frescos.

First In First Out (FIFO): la primera mercanca que entra en almacn, es

la primera que es sacada de almacn. Es la modalidad ms utilizada
para evitar las obsolescencias

First Expired First Out (FEFO): el de fecha ms prxima de caducidad

es el primero en salir.

2.4.5 Informacin

Si bien la funcin principal de la Gestin de Almacenes es la eficiencia y

efectividad en el flujo fsico, su consecucin est a expensas del flujo de
informacin. Debe ser su optimizacin, por tanto, objetivo de primer orden en
la Gestin de Almacenes.

Su mbito se extiende a todos los procesos anteriormente descritos

Planificacin y organizacin, recepcin, almacn y movimiento y se
desarrolla de manera paralela a ellos por tres vas:

Informacin para gestin.

Identificacin de ubicaciones.

Identificacin y trazabilidad de mercancas.

Informacin para la gestin

Dentro de este epgrafe se incluyen todos aquellos documentos que

contienen:

23
 MANUAL DE ALMACENES

Configuracin del almacn: instalaciones, lay-out

Datos relativos a los medios disponibles

Datos tcnicos de las mercancas almacenadas

Informes de actividad para Direccin

Evolucin de indicadores

Procedimientos e instrucciones de trabajo

Perfiles y requisitos de los puestos

Registros de la actividad diaria

Todos ellos caracterizados por la importancia que supone establecer una

periodicidad en la supervisin y ceirse a modelos y formatos que aporten la
informacin para la gestin del almacn.

Identificacin de ubicaciones

En el apartado 2.4.3 Almacn -, se han descrito las diferentes zonas que

puede contener un almacn. Todas estas zonas deben estar perfectamente
identificables y conocidas por el personal habilitado a entrar en el almacn.
Para ello, las prcticas ms habituales son la delimitacin de las zonas por
colores o la presencia de carteles con la denominacin de las zonas,
colgados o posados en el suelo.

En el almacn toda ubicacin debe poseer su codificacin nica que la

diferencie del resto. El mtodo de codificacin es decisin propia de la
empresa, no existiendo una codificacin perfecta para todas las empresas.
Cada compaa debe buscar la suya en funcin del nmero de almacenes,
zonas en cada uno de ellos y las ubicaciones en cada zona (estanteras...).

Las ubicaciones pueden codificarse por:

24
 MANUAL DE ALMACENES

Estanteras: cada estantera tiene asociado una codificacin

correlativa, del mismo modo que en cada una de ellas, sus bloques
tambin estn identificados con numeracin correlativa, as como las
alturas de la estantera, empezando del nivel inferior y asignando
nmeros correlativos conforme se asciende de altura.

Por Pasillo: en este caso, son los pasillos los que se codifican con
nmeros consecutivos. En este caso, cada dos estanteras se van
codificando sus bloques, ya que la relacin es de un pasillo por cada
dos estanteras. La profundidad de las estanteras se codifica con
numeraciones de abajo arriba, asignando nmeros pares a la derecha
e impares a la izquierda, y empezando por el extremo opuesto en el
siguiente pasillo.

Codificacin por estantera Codificacin por

pasillo

06 01 06 01 06 11 12 02 01 11
05 02 05 02 05 09 10 04 03 09
04 03 04 03 04 07 08 06 05 07
03 04 03 04 03 05 06 08 07 05
02 05 02 05 02 03 04 10 09 03
01 06 01 06 01 01 02 12 11 01

1 2 3 4 5 1 2 3

A continuacin se presenta un ejemplo de codificacin de estanteras:

El cdigo de cada estantera ser de 4 dgitos:

Primer dgito: letra mayscula representando el lugar que ocupa la estantera en el conjunto
total. Las estanteras se nombrarn con una letra consecutiva del abecedario
empezando de derecha a izquierda. Por ejemplo, la estantera ms cercana a
las oficinas ser la A y su compaera la B y as sucesivamente.
Segundo dgito: nmero de posicin que ocupa el pallet en la estantera (fila=empezando a
25
numerar de abajo arriba, considerando abajo el hueco ms cercano al muelle
de descarga, es decir, a la cabecera). El nmero de posiciones posibles de
pallets en una estantera y en un nivel vara entre 01-41, 01-44, 01-29 y 01-32.
Tercer dgito: nmero del nivel (altura) al que se puede ubicar un pallet. Por tanto, tendremos
4 niveles mximos:
 MANUAL DE ALMACENES

Identificacin y trazabilidad de mercancas

Al igual que las ubicaciones, o incluso con mayor importancia, la totalidad de

las mercancas almacenadas deben ser codificadas asignando
identificaciones nicas por artculo. Y an ms, est codificacin debe estar
relacionada con la utilizada para identificar las ubicaciones y con el resto de
procesos de la empresa no slo los logsticos -.

Con ello, se consigue disponer de los pasos que sigue una mercanca
determinada, tanto en el sentido de la cadena de valor, como a la inversa,
en el caso de que el origen de bsqueda proceda, por ejemplo, del Cliente,
es decir, su trazabilidad. Desafortunadamente, todava son muchas las
empresas que desaprovechan las enormes posibilidades que ofrece disponer
de la informacin para el rastreo de los artculos que circulan o han circulado
por la empresa.

Gracias a los avances tecnolgicos, la codificacin normalizada de

mercancas y ubicaciones junto a su relacin es hoy en da rpida y
cmodamente realizable mediante la identificacin automtica.

26
 MANUAL DE ALMACENES

Son dos las principales vas de codificacin automtica que se utilizan en la

empresa:

Codificacin de barras

Etiquetas electrnicas

La gestin de almacenes basada en cdigo de barras permite un control

exhaustivo de los productos. El cdigo de barras es un sistema de codificacin
internacional de los productos que ofrece grandes posibilidades para
maximizar la eficiencia en la gestin de las bases de datos que relacionan los
flujos fsicos y de informacin de las empresas en sus operaciones cotidianas
de intercambio.

Con el Cdigo EAN las empresas utilizan un Lenguaje Comn compatible con
cualquier sistema interno. El Sistema EAN proporciona la frmula para
identificar de forma nica y no ambigua a los artculos y productos,
cualesquiera que sea su formato o presentacin.

El cdigo EAN dispone de un principio bsico de gestin: Toda modificacin

del producto percibida por el consumidor final tiene un cdigo EAN distinto.

27
 MANUAL DE ALMACENES

VENTAJAS DE LA CODIFICACIN DE BARRAS

Utilizacin de una codificacin comn entre los interlocutores.
Captura de datos rpida y eficaz.
Gestin inmediata de la informacin.
Reduccin de stocks.
Aumento del nivel de servicio a los clientes
Posibilidad de automatizar el almacn y mejorar el control sobre el almacenaje y la
distribucin.
Reduccin de errores en el reconocimiento del producto.
Gestin artculo por artculo
Mejora en la gestin de aprovisionamiento.
Informacin directa de la evolucin diaria.
Fuente: AECOC

Por su parte, las etiquetas electrnicas son un recurso ms sofisticado. Estn

basadas en circuitera con microprocesadores, memorias y emisores y

28
 MANUAL DE ALMACENES

receptores de radio, lo que les permite manejar volmenes de informacin

de miles de bytes. Su penetracin es sensiblemente inferior al de los cdigos
de barras.

2.5 TIPOLOGAS DE ALMACN

Existen una gran variedad de instalaciones de almacenamiento, segn las

diferentes clasificaciones que susceptibles de realizarse:

CLASIFICACIN TIPO DE ALMACN

Segn su rgimen jurdico Propio Leasing
En alquiler
Segn su funcin logstica Central Local
Regional De trnsito
Segn su estructura y Convencional Dinmicos
tcnicas de manipulacin Paletizado Mviles
En bloque Semiautomticos y
Compactos drive- automticos
in Autoportantes

Segn la naturaleza de los Materias Primas Materiales auxiliares

elementos almacenados Semielaborados Recambios
Productos Documentacin
terminados
Fuente: Manual de Logstica Integral. Elaboracin PricewaterhouseCoopers.

Dentro de una Red de Distribucin, el papel de un almacn puede variar. El

tipo de almacn que una compaa utiliza es un factor crtico en el diseo de
la Red. Un almacn centralizado alberga existencias para muchos mercados
regionales y enva productos directamente al cliente.

En tanto en cuanto hay una sla ubicacin de existencias, los altos costes de
transporte y el mayor tiempo de entrega del producto pueden dar como

29
 MANUAL DE ALMACENES

resultado un peor servicio al cliente. Los costes de existencias, sin embargo, se

reducen.

Fuente: PricewaterhouseCoopers

Los almacenes locales se sitan muy prximos a los mercados objetivo,

reduciendo de este modo los tiempos de transporte y de entrega al cliente, e
incrementando la satisfaccin del cliente. Si la demanda est dispersada
geogrficamente y con difcil prediccin, los almacenes locales pueden llevar
a altos costes de existencias.

Los almacenes regionales, por su parte, son similares a los locales pero estn
enfocados a mercados ms grandes. Este tipo de almacn reduce los costes
de transporte al reducir el nmero de almacenes y la frecuencia de envo al
cliente. Un menor nmero de almacenes puede reducir los costes de
existencias reduciendo los costes totales asociados a los productos, pero
puede tambin incrementar las distancias de envo y entrega, lo que puede

afectar a la satisfaccin del cliente.

Fuente: PricewaterhouseCoopers

Los almacenes regionales con productos semielaborados pendientes de

ensamblaje final, empaquetado o etiquetado reducen los costes de

30
 MANUAL DE ALMACENES

transporte debido a que el punto de personalizacin del producto a las

necesidades del cliente est ubicado a lo largo de la Red de Distribucin.

Los niveles de existencias puede disminuirse al no ser necesarias todas las

partes del producto en el montaje. Las partes individuales poseen un menor
valor que los productos terminados ya que los componentes no tienen
atribuidas las actividades de valor aadido.

Esta dilatacin debida a la personalizacin en almacenes regionales puede

llevar a mejores niveles de satisfaccin del cliente.

Fuente: PricewaterhouseCoopers

31
 MANUAL DE ALMACENES

3. ORGANIZACIN DE LA GESTIN DE ALMACENES

Como en el resto de las funciones logsticas, la Gestin de Almacenes se

caracteriza por su posicin heterognea en los organigramas.

Habitualmente este proceso ha sido subordinado a las funciones productivas

de las empresas como proceso soporte a ellas. Sin embargo, la propia
evolucin de los almacenes hacia una posicin ms activa dentro del
negocio y la consolidacin de la Logstica como rea clave, han provocado
la migracin del Almacn hacia puestos de mayor responsabilidad y
autonoma.

Entre las diferentes disposiciones dentro de un organigrama, la gestin del

almacn suele colgar de los departamentos de Compras, Produccin o
Logstica, y siempre en los niveles inferiores, a excepcin de las organizaciones
o centros de trabajo entre cuyas actividades principales est el
almacenamiento.

Aplicando la perspectiva de la gestin por procesos, el organigrama interno

de un almacn puede estar constituido por responsables de cada
subproceso. As, e independientemente del tamao de la empresa y, en
particular, de los almacenes, la Gestin de un almacn estar constituida por
responsables para cada uno de los procesos que se han descrito a lo largo del

32
 MANUAL DE ALMACENES

presente manual.

Fuente: PricewaterhouseCoopers.

El Responsable de Almacn es el encargado de que las actividades que se

llevan a cabo en el almacn se ejecuten de acuerdo a la planificacin y
organizacin de la cual tambin es responsable, mientras que los otros tres
responsables lo hacen de sus correspondientes subprocesos.

El Responsable de Recepcin debe controlar y supervisar las actividades

que se realizan desde la entrada de las mercancas hasta su traslado a la
zona de almacenamiento estable, lo que implica las inspecciones de
recepcin, la identificacin y su mantenimiento en zona temporal hasta su
traslado a una zona de almacn definitiva.

El Responsable de Almacenamiento abarca en su mbito de actuacin la

ubicacin de las mercancas en la zonas ms apropiadas, as como su
conservacin en las mejores condiciones.

El Responsable de Movimiento debe asegurar que se cumplen las normas

de traslado de las mercancas almacenadas entre zonas de almacn o su
salida de almacn hacia procesos que le aporten valor aadido al
producto o al exterior para su expedicin a cliente o a otra instalacin de
la compaa.

Finalmente, es responsabilidad de los cuatro que la informacin se genere

y fluya de la manera ms ptima para la organizacin, si bien debe ser la
propia empresa la que elija la mejor opcin para sus necesidades,
incluyendo un responsable de informacin y/o administrativos de almacn
para gestionar las necesidades de informacin, del mismo modo que debe
ser cada empresa la que adapte este organigrama a sus singularidades de
negocio, tamao, etc, convergiendo funciones en personas o viceversa.

33
 MANUAL DE ALMACENES

As, una compaa puede aunar en una sla persona las cuatro cajas del
organigrama indicado o puede asignar personas diferentes a cada una de
las cajas por lnea de negocio, mercanca, zona de almacn, salidas de
mercancas al exterior o internas, etc.

34
 MANUAL DE ALMACENES

Tan slo un exhaustivo anlisis de la compaa puede dar luz al

organigrama ms adecuado para la Gestin de los Almacenes. Aun y as,
la base a partir de la cual cualquier compaa debe construir su propio
esquema es asignando responsables a las actividades y reflejndolo en
documentacin a tal efecto.

A modo de ejemplo ilustrativo, se muestra a continuacin el perfil y

habilidades que ha de cumplir el Responsable de Almacn de una
empresa ficticia.

PERFIL Y HABILIDADES DEL RESPONSABLE DE ALMACN

Conocimiento de los procesos de negocio de la compaa/sector
Conocimiento de las tcnicas y herramientas de almacenamiento
Experiencia previa en puestos similares con duracin en funcin
del tamao del almacn y de la empresa
Conocimiento bsico de gestin de recursos humanos
Conocimiento de los sistemas de calidad
Usuario avanzado de herramientas informticas
Organizacin y mtodo
Espritu de iniciativa

La preparacin de pedidos es un subproceso que tradicionalmente est

asignado al almacn. Por ello, las estructuras organizativas de los
almacenes suelen disponer de personal dedicado a esta tarea. Sin
embargo, la preparacin de pedidos es uno de las actividades asociadas
a la Gestin de Pedidos y Distribucin. Es decir, en una gestin enfocada a
procesos, la responsabilidad de la preparacin de los pedidos debe estar
asignada fuera de la gestin de los almacenes, si bien, funcionalmente
puede ser desarrollada en ellos.

35
 MANUAL DE ALMACENES

4. PRINCIPALES INDICADORES

Tal y como se comenta a lo largo del presente manual, la Gestin de

Almacenes encuentra su eficacia y eficiencia en aspectos relacionados con
la minimizacin de los costes directos asociados a los subprocesos y la
optimizacin del espacio disponible en las instalaciones de almacn.

Para ello, una buena Gestin de Almacenes debe establecer objetivos,

planificar acciones y controlar y realizar el seguimiento de los siguientes
indicadores:

Coeficiente de utilizacin del almacn

Indice de capacidad disponible

Coste de almacenamiento medido como el coste de almacenar

una unidad de almacenaje

Coste de almacenamiento sobre ventas

Coste de transporte interno

Coste por unidad almacenada siendo el coste unitario de

almacenamiento al ao en funcin del nmero de entradas al ao

Daos o deterioros de artculos en almacn en coste y unidades

36
 MANUAL DE ALMACENES

5. LOS SISTEMAS DE INFORMACIN Y LAS NUEVAS TECNOLOGAS

EN LA GESTIN DE ALMACENES

Las nuevas tecnologas y los sistemas de informacin para la Gestin de

Almacenes estn experimentando una vertiginosa evolucin en los ltimos
aos, siendo una de las reas logsticas que mayor integracin han
conseguido.

Como se ha comentado a lo largo del presente manual, las actividades que

se desarrollan en el almacn no aportan un valor aadido al producto como
lo hacen otras reas de la empresa y por ello, se ha trabajado intensamente
en la automatizacin de las mismas.

Los sistemas de codificacin son necesarios para implantar un Sistema de

Gestin de Almacenes. Estos sistemas funcionan sin necesidad de cambiar la
nica terminologa o codificacin que ya puedan existir dentro de un
almacn. Esta flexibilidad reduce el riesgo de errores en la migracin de los
cdigos de un sistema a otro y permite una implantacin de un Sistema
Informtico de Gestin de Almacenes ms cmoda y asequible que otros
softwares.

La seleccin se debe basar en los tipos y ubicaciones de las existencias que

haya en el almacn. Un Sistema de Gestin de Almacenes puede ser
integrado en un ERP y en un sistema de gestin de transportes.

37
 MANUAL DE ALMACENES

Ejemplos de tecnologas de la informacin:

Cdigo de barras: Cdigos pticos, Cdigos magnticos,

Equipos de lectura, Impresin de etiquetas.

Radiofrecuencia: Porttiles de mano, Montado en carretillas,

Comunicacin en tiempo real.

Ordenadores de a bordo: Ligados a flotas de transporte,

Posicionamiento, Comunicaciones (satlite/radiofrecuencia).

Terminales porttiles: Preventa, autoventa, Comunicacin (radio,

lnea telefnica, etc).

EDI.

Reconocimiento de voz.

Sistemas integrados de gestin logstica.

En los ltimos aos, los sistemas de almacenaje han experimentado avances

espectaculares, en consonancia con la evolucin del rol del almacn dentro
de las organizaciones.

Desde la paletizacin convencional ideal para compaas con multitud de

artculos de baja rotacin y de caractersticas heterogneas -, se ha pasado a
las estanteras mviles y actualmente a los almacenes automticos. Estos
sistemas presentan las ventajas en la rentabilidad en la preparacin de los
pedidos, al ahorrar mano de obra, reducir los ciclos de preparacin, su alta
fiabilidad y control de inventario y el ahorro de espacio.

38