Gestin de Operaciones

Lo que no se mide no se gestiona

Lo que no se mide no se gestiona

El Control de Gestin en la Gestin de Operaciones es clave para que las actividades de una
organizacin se realicen correctamente y se cumplan los objetivos.

Cuando se tiene un plan y un objetivo, lo nico que queda es implementarlo. En materia empresarial, eso
significa contar con los mecanismos de control necesario para asegurar que se concrete de forma correcta el
objetivo inicial. Ah es donde entra un elemento clave en la Gestin de Operaciones: el Control de Gestin.

En ese sentido, podemos decir que los mecanismos de Control de Gestin cumplen con la funcin de cautelar
el quehacer de la organizacin, y lo ms importante, que este quehacer se realice correctamente. Qu
quiere decir esto? Vigilar que todos los procesos estn contribuyendo al cumplimiento de los objetivos
estratgicos, lo que se concreta a travs del control de los objetivos especficos de cada una de las reas de
la compaa.

Y de qu sirve monitorear constantemente todas las tareas? Sin duda que de mucho. Si las cosas se estn
haciendo bien el Control de Gestin permite estar seguro de ello y si, en cambio, se detecta el error, esta
disciplina permite actuar de forma oportuna y corregir el problema inmediatamente.

Adems, en materia de recursos humanos, la Gestin de Operaciones nos entrega riqusimas herramientas,
ya que, al tener conocimiento de cada uno de los procesos de la compaa, se tiene conocimiento de las
labores que realiza cada miembro, de cmo los realiza, si lo est haciendo bien y si cuenta con los
conocimientos y la capacitacin necesarios para el cargo. Es decir, el Control de Gestin permite generar en
el personal los comportamientos deseados por la organizacin, a travs de la premiacin o correccin de su
desempeo en base a informacin objetiva.

A su vez, un Control de Gestin correcto, compuesto por este conjunto de elementos, va a permitirle a la
organizacin funcionar ordenadamente y contar con anlisis, estadsticas y nmeros que harn ms fluida la
comunicacin. Lo que no slo le permitir actuar frente al momento, sino tambin anticiparse al futuro. Al
permitir evaluar a tiempo las oportunidades de nuevos negocios; analizar los riesgos que podran afectar el
negocio; y establecer prioridades en la orientacin de la asignacin de recursos, se puede tener mayor
claridad de las necesidades y requerimientos de los diferentes grupos de inters (stakeholders) que rodean a
la organizacin.
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Lo que no se mide no se gestiona

Los mecanismos de Control de Gestin cumplen la funcin de cautelar el quehacer de la organizacin,

lo que implica vigilar que los procesos estn contribuyendo al cumplimiento de los objetivos
estratgicos.

Instrumentos para controlar la gestin

Lo que no se mide no se gestiona. Esta debe ser la premisa dentro de una organizacin, ya que si no se
puede evaluar el funcionamiento de un proceso no se puede saber si ste est cumpliendo con su objetivo y,
peor an, no se sabe cul es el objetivo que debe cumplir. Por lo tanto, al momento de establecer un sistema
de Control de Gestin se debe considerar como primer paso la asignacin de mecanismos de medicin,
anlisis, evaluacin y monitoreo a cada uno de los procesos.

Y junto con eso hay otra palabra clave: la comunicacin. No slo se debe contar con la informacin entregada
por los diferentes mecanismos de control de gestin, sino que debe ser comunicada a la organizacin, ya que
solo en manos de unos pocos no ayuda al cumplimiento de los objetivos. Ya no estamos en la poca en que
la informacin era poder y se guardaba celosamente en los escritorios de los jefes. De este modo es que los
instrumentos para controlar la gestin son en s mecanismos de comunicacin.

Entonces, la informacin puede ser clasificada de acuerdo a la jerarqua de los objetivos de la organizacin
como: Informacin Estratgica, Informacin Tctica e Informacin Operacional.

Por ejemplo, para saber la velocidad y la tasa de transporte de materia prima realizada por una cinta
transportadora en una planta automotriz necesitamos contar con informacin operacional, la cual se puede
obtener travs del monitoreo en lnea de las distintas variables que componen el proceso y su
almacenamiento. Datos con los cuales se construye estadsticamente el comportamiento de dicho proceso.
En este caso estamos hablando de informacin operacional, la que nos permite optimizar el proceso y el
mantenimiento del equipo.

El Control de Gestin que necesitan las operaciones para alcanzar la excelencia va ms all del mbito
financiero contable tradicional, una clasificacin de los instrumentos de control de gestin corresponde
justamente al establecimiento de un complemento al factor de control financiero:

a) Instrumentos de Control Financiero

Los instrumentos de control financiero abordan los aspectos contables y de costos del negocio, dentro de los
cuales se encuentra los sistemas de costos, los presupuestos, los planes de negocio y los sistemas
estratgicos de informacin gerencial e indicadores financieros.

Pero no se engae, porque los sistemas de costos no slo se remiten a redactar un estado financiero a fin de
ao, estos tambin sirven como instrumento de control en cada uno de los procesos, a travs del clculo de
los costos y los mrgenes de todas las etapas de cada proceso productivo y establecer los precios de
transferencia entre los procesos productivos.Un ejemplo de aquello es el clculo del valor de los stocks. Los
cuales no slo corresponde a los stocks de productos finales, sino tambin a los de productos en proceso, as
como a los de productos y servicios que la empresa realiza para su propio consumo.

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De esta forma, los instrumentos de control financiero concentran datos fundamentales que proporcionan la
informacin necesaria para poder planificar y controlar las actividades internas de la empresa.

b) Instrumentos de Control No Financieros

En primer lugar, podemos definir como instrumentos de Control de Gestin no financieros a todos aquellos
que no estn relacionados de forma directa a un concepto de costo o variable financiera.

En este sentido, podemos ver que los instrumentos de control no financiero tienen dos espacios de accin:
1. Las operaciones y sus procesos

2. Monitoreo externo de las operaciones.

En el caso de los instrumentos de control no financiero de las actividades operacionales de la

organizacin, estos permiten, por ejemplo, calcular cunto est produciendo una mquina por hora, su tasa
de rechazo y el tiempo necesario de utilizacin de la maquinaria. Informacin que no slo permite mejorar la
programacin de la produccin, sino tambin saber la vida til de la mquina o la periodicidad de sus
mantenciones. Estos ltimos elementos estn directamente relacionados con los instrumentos de control de
gestin financieros, que a la larga establecern los costos que implica la utilizacin de dicha mquina o la
necesidad de comprar una nueva. Es decir, hay una directa relacin entre ambos instrumentos y su utilidad.

Por su parte, los instrumentos de control no financiero en el monitoreo externo corresponden a

herramientas como los estudios de benchmarking, los que permiten, a travs de diferentes estadsticas y
resultados, conocer el desempeo de la competencia y establecer en bases numricas el posicionamiento
competitivo de nuestra compaa en el mercado. Instrumentos valiossimos al momento de plantearse metas
de productividad; alcanzar ciertos estndares; evaluar algn nuevo proyecto, etc., especialmente en
compaas monoproductoras o elaboradoras de materias primas donde la comparacin con la competencia
es algo permanente, como son las mineras de cobre.

Otro tipo de mediciones de monitoreo externo vendran a ser las relacionadas con el cliente, es decir, los
estudios de satisfaccin del cliente y los de participacin de mercado (market share). Instrumentos que
ayudan en la elaboracin de decisiones estratgicas y tcticas.

Cmo llevar a cabo el control de gestin

Estamos hablando de miles de datos y estadsticas que dan cuenta de un sinnmero de procesos, los cuales
si estn enredados o mal comunicados ms que ayudar a encontrar soluciones o a ser ms productivos,
crearn confusin. Por eso, en este proceso debemos hablar de prcticas de control de gestin, las cuales
en su conjunto permitirn desarrollar un correcto control.

a) Instancias participativas
En primera lugar nos encontramos con la importancia de la comunicacin y la creacin de instancias
participativas dentro de la organizacin para desarrollar el Control de Gestin. stas son fundamentales.

Las instancias que incluyen a toda la organizacin de forma permanente deben cumplir con varios requisitos,
siendo el primero de ellos el involucrar a todos los miembros de la organizacin en el anlisis y logro de
objetivos.

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Adems, se necesita cierta periodicidad y calendarizacin de las diferentes instancias de comunicacin,

desde las reuniones de directorio una vez por mes, hasta la junta que hacen todos los lunes los operarios del
proceso uno. Y sumado a todo esto, las diferentes reuniones deben contar con una estructura definida,
conocida por todos, en donde se establezcan metas y compromisos.

En resumidas cuentas, estas instancias de participacin deben transformarse en una especie de rito dentro
de la organizacin, llegar a formar parte de su cultura. Y as, generar relaciones de confianza entre los
miembros de la empresa y promover el trabajo en equipo, pues en ellas se revisan y analizan los resultados
obtenidos, los cuales son compartidos por todos los miembros del equipo.

Al mismo tiempo, estas instancias participativas tambin pueden ser analizadas y mejoradas en cuanto a su
eficacia, de la misma forma como se monitorean el resto de los procesos. Por ejemplo, si vemos que llevamos
tres reuniones del proceso uno, en las cuales ninguno de los operarios habla y no se puede sacar nada en
limpio, sin duda que quiere decir que algo hay que cambiar.

El objetivo es que estas reuniones sirvan para mejorar la gestin, tanto en base a resultados como en base a
lo que est pasando da a da en la compaa. Si no es as las instancias participativas no estn cumpliendo
su objetivo.

b) Reportabilidad de la gestin de operaciones

No slo las reuniones nos permite mantenernos informados. Cuando es tanta la informacin y existen tantos
tipos de datos dando vueltas es fundamental un orden, para as entender la informacin y utilizar la que
corresponde en la toma de cada una de las decisiones (operativas, tcticas o estratgicas).

Aqu es donde entra otra prctica de Control de la Gestin: la Reportabilidad de la Gestin de Operaciones.
Qu queremos decir con esto? Simplemente ordenar y estructurar la informacin en base a su temporalidad
y utilidad, todo a travs de reportes o informes de gestin.
As, para cada nivel operacional se definen las variables que lo controlaran, quin registrar dichas variables
y quin deber controlar esa operacin, tarea a cargo de la gestin de operaciones.

Los informes de gestin deben contener la informacin agregada de los negocios y procesos; permitir la
evaluacin del desempeo desde los resultados globales y proyectar los resultados del negocio. Adems,
estos informes deben tener una frecuencia mensual y a su vez mostrar tanto el resultado del mes como el
acumulado anual.
De esta forma, la reportabilidad de la gestin de operaciones constituye la base para la toma de decisiones
en los distintos niveles jerrquicos dentro de la organizacin, desde cambios en los niveles de produccin
hasta la definicin de las inversiones.

Reportabilidad de la Gestin de Operaciones: Ordenar y estructurar la

informacin en base a su temporalidad y utilidad, con informes de gestin.

c) Activity Based Costing (ABC)

Otra de las prcticas dentro del control de la gestin corresponde al Activity Based Costing (ABC), sistema
que permite determinar cada uno de los procesos de la organizacin en base a las actividades que lo
componen. Luego, a cada una de estas actividad se le asigna un costo (cunto cost desarrollar esa
actividad) y a su vez, se establece cuanto costaba el producto antes de pasar por la actividad y cunto haba
aumentado su valor luego de finalizada la actividad.

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De esta forma, el ABC permite saber cun productivas son cada una de las actividad y cunto valor le estn
agregando al proceso completo.

De esta forma, no slo se puede desarrollar una mejor asignacin de costos indirectos a los diferentes
procesos, sino que adems a travs de esta tcnica se puede controlar la gestin de cada una de las
actividades. Es decir, se transforma en un modelo de desempeo de procesos.

Y es que al medir los procesos a travs de los costos no slo sabremos cunto cuesta cada uno, adems nos
daremos cuenta de qu cosas estn funcionando mal. Por ejemplo, si una actividad no est agregndole
valor al producto puede ser consecuencia de la mala calidad del trabajo (nmero de errores, nmero de
productos fallados, etc).

Pero, ms all de todas estas ventajas, la principal virtud de los sistemas ABC es que agregan racionalidad
operacional al proceso de costeo. Se tienen a la vista aquellos aspectos que le entregan y le quitan valor al
quehacer organizacional, lo cual permite hacer mejores asignaciones de recursos y anlisis de costos, y en
paralelo controlar el desempeo.

En la actualidad existen variados software para apoyar este tipo de control y costeo, los que van desde
planillas de clculo que se ofrecen por Internet hasta sofisticados mdulos incorporados a sistemas
integrados avanzados como SAP, BAAN, J.D.Edwards o BPCs.

Puntos Principales

Cuando se tiene un plan y un objetivo, lo nico que queda es implementarlo. Eso significa contar con
los mecanismos de control necesario para asegurar que se concrete correctamente el objetivo inicial.
Ah es donde entra un elemento clave en la gestin de operaciones: el Control de Gestin.

Lo que no se mide no se gestiona. Esta debe ser la premisa dentro de una organizacin, ya que si
no se puede evaluar el funcionamiento de un proceso no se puede saber si ste est cumpliendo con
su objetivo.

No slo se debe contar con la informacin entregada por los diferentes mecanismos de control de
gestin, sino que debe ser comunicada a la organizacin, ya que solo en manos de unos pocos no
ayuda al cumplimiento de los objetivos.

El control de gestin que necesitan las operaciones para alcanzar la excelencia va ms all del
mbito financiero contable tradicional, una clasificacin de los instrumentos de control de gestin
corresponde justamente al establecimiento de un complemento al factor de control
financiero: instrumentos de control financiero e instrumentos de control no financieros.

Son miles de datos y estadsticas que dan cuenta de un sinnmero de procesos, los cuales si estn
enredados o mal comunicados ms que ayudar a encontrar soluciones o a ser ms productivos,
crearn confusin. Por eso, existen en este proceso prcticas de control de gestin, las cuales en
su conjunto permitirn desarrollar un correcto control.

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