Compras Soluciones

Unidad: Compras - proveedores

Tema: Del pedido al pago

Al finalizar este ejercicio, podr realizar lo siguiente:

Llevar a cabo los pasos del proceso de compra desde el pedido al pago.
Comprender el efecto de todos documentos de compra en el inventario
y la contabilidad.

En este ejercicio, cree un pedido, un pedido de entrada de mercancas, una

factura de proveedor y un pago efectuado. En cada paso, revise los efectos en
el inventario y la contabilidad.
En la seccin opcional del ejercicio, experimenta un caso ms complicado en
el que crea un pedido para los artculos solicitados que incluye un artculo que
nunca ha sido solicitado antes. Cree un registro maestro de artculos para el
nuevo artculo. Cuando el proveedor enva las cantidades parciales, crea un
pedido de entrada de mercancas. Utiliza el informe de status de almacn para
ver las cantidades en stock. Despus, crea una segunda entrada de mercancas
para una entrega adicional. Cuando recibe la factura del proveedor, introduce
una factura de proveedores y procesa el pago de proveedor.

2-1 Desea comprender los documentos en el proceso de compra y sus efectos en

las reas de contabilidad e inventario. Llevar a cabo los pasos del proceso de
compra desde el pedido al pago.

2.1.1 Cree un pedido para el proveedor V20000. Solicite 5 unidades del

artculo A00001.

Seleccione Compras - proveedores Pedido

Nombre de campo o tipo de datos Valores
Proveedor V20000
Nmero de artculo A00001
Cantidad 5
Nmero de pedido: _____________
Grabe el pedido.
 Seleccione Aadir.
2.1.2 Desea visualizar el almacn asignado para este artculo a fin de determinar el nivel
de stock de dicho almacn. Vuelva a abrir el pedido y abra los detalles de la lnea
para buscar el almacn asignado.
Seleccione ltimo registro de datos en la barra de herramientas.
Abra el men de contexto haciendo clic derecho en la lnea y seleccione Detalles de
lnea.
Consulte el almacn asignado en el campo Almacn.
Cul es el almacn asignado al artculo?
________________________________________________
2.1.3 Desea visualizar el nivel de stock actual en dicho almacn.
Seleccione la flecha de enlace en el campo Nmero de artculo para abrir el registro
de datos maestros de artculo.
Seleccione la ficha Datos de inventario.
Cul es el stock actual para el artculo en el almacn?
________________________________________________
2-1-4 Regrese al pedido y mantngase en la ventana de pedidos.

2-2 Han llegado los artculos de su pedido. Crear un pedido de entrada de

mercancas a partir de un pedido. Cuando grabe el pedido de entrada de
mercancas, comprobar el nivel de stock y el asiento para conocer cmo este
documento afecta el inventario y la contabilidad.

A partir de un pedido abierto, cree un pedido de entrada de mercancas.

Seleccione Copiar a.
Seleccione Pedido de entrada de mercancas en la casilla desplegable.

2-2-1 Verifique las lneas y las cantidades del pedido de entrada de

mercancas para asegurarse de que coincidan con las cantidades entregadas por el
proveedor.

Nombre de campo o tipo de Valores

datos
Nmero de artculo A00001
Cantidad 5

A continuacin, grabe el pedido de entrada de mercancas.

Nmero de entrada de mercancas: _____________
Seleccione Aadir.
Confirme el mensaje del sistema. Seleccione S.
2-2-2 Abra el pedido de entrada de mercancas que ha creado y verifique los
efectos del pedido de entrada de mercancas.
 Seleccione el icono ltimo registro de datos.
2-2-2-1 Seleccione la flecha de enlace en el campo Nmero de artculo para
visualizar el registro maestro de artculo.
Seleccione la ficha correcta para comprobar la cantidad del inventario.
Seleccione la ficha Datos de inventario.

Qu columna muestra el aumento que caus el pedido de

entrada de mercancas?
_______________________________________________
Visualice la cantidad en la columna En stock.

Cul es el nivel actual de stock para el artculo?

________________________________________________
El inventario de este artculo se ha incrementado 5 veces.

Vuelva al pedido de entrada de mercancas. Seleccione

Cancelar.
2-2-2-2 Visualice el asiento para ver el efecto que el pedido de entrada de
mercancas tiene en la contabilidad.
Seleccione la ficha Finanzas.
Seleccione la flecha de enlace junto al campo Comentario
del asiento.

Cules son las dos contabilizaciones que se crearon

automticamente debido a que el sistema utiliza el
inventario permanente?

_____________________________________________

_____________________________________________

El sistema crea dos contabilizaciones de forma automtica.

Un Debe para mostrar el incremento en la cantidad y el
valor del inventario y un Haber para las mercancas
recibidas, las cuales an no se facturaron y se acumulan al
importe adeudado al proveedor.

Seleccione Cancelar para regresar al pedido de entrada de

mercancas.

2.3 Llega una factura de proveedor para los artculos entregados. Crear una
factura de proveedores para pagar al proveedor. Cuando graba una factura de
proveedores, verificar el asiento para conocer cmo este documento afecta la
contabilidad.
A partir de un pedido de entrada de mercancas, cree una factura de
proveedores.
Seleccione Copiar a.
Seleccione Factura de proveedores.
Introduzca el nmero de factura (55723-09) y la fecha de factura (la fecha de ayer) de la
factura de proveedor en los campos correspondientes.

Nombre de campo o tipo de datos Valores

Nmero de referencia del 55723-09
proveedor
Fecha de documento Fecha de ayer
Nmero de factura de proveedor: _____________
Seleccione Aadir para grabar la factura de proveedor.
Confirme el mensaje del sistema. Seleccione S.
2-3-1 Abra la factura de proveedor que ha creado para ver el esquema de
relaciones. Seleccione la vista que visualiza el asiento relacionado.
Seleccione el icono ltimo registro de datos para abrir la factura de proveedor.
Haga clic derecho para abrir el men de contexto y seleccione Esquema de
relaciones.
Seleccione documento de marketing: Detalles de contabilizacin.
Complete la siguiente tabla segn la informacin en el esquema de relaciones:

Valores
Cul es el nmero de asiento?
Qu informacin adicional
est disponible en esta vista?

El nmero de asiento se muestra en la casilla etiquetada como asiento.

Esta vista tambin muestra la informacin en la reconciliacin interna
y el proveedor.
2-3-1-1 Abra el asiento desde el esquema de relaciones para ver la informacin
adicional.

Qu campo del asiento contiene el nmero de referencia

del proveedor?

____________________________________________
Haga doble clic en la casilla asiento para abrir el asiento. El campo Ref.
2 contiene el nmero de referencia del proveedor.
 En qu cuenta se abon el importe cuando se cre el
pedido de entrada de mercancas y ahora se debita el
importe una vez grabada la factura del proveedor?

_____________________________________________

El importe se acredita en la cuenta de Mercancas recibidas

no facturadas cuando se crea el pedido de entrada de
mercancas y se debita de dicha cuenta cuando se crea la
factura del proveedor.

Cierre todas las ventanas seleccionando Ventana Cerrar

todas.

2-4 Pague la factura del proveedor. Luego vuelva a la factura para ver el esquema
de relaciones.
Gestin de bancos Pagos efectuados Pagos efectuados

Nombre de campo o tipo de datos Valores

Cdigo V20000
Contabilice el pago.
Seleccione la lnea que contenga el nmero de documento de su
factura.
Seleccione el icono Medio de pago.
Seleccione la ficha Transferencia bancaria.
Haga clic en el campo Total y pulse Ctrl-B para introducir el importe.
Seleccione OK.
Seleccione Aadir.
A continuacin, seleccione Aadir nuevamente.
Cierre la ventana Pago efectuado para volver a la factura del
proveedor.
Seleccione Compras - Proveedores Factura de proveedor.
Seleccione el icono ltimo registro de datos.
Abra el men de contexto y seleccione Esquema de relaciones.
Cul vista le muestra el pago efectuado?

____________________________________________________________
El documento de marketing: La vista del rbol de documentos ahora
muestra el pago efectuado adems del pedido, el pedido de entrada de
mercancas y las facturas de proveedor.
2-5 Este es un ejercicio opcional para el proceso de aprovisionamiento que
incluye la creacin de un registro maestro de artculos y la creacin de
mltiples pedidos de entrada de mercancas para un pedido.

Desea realizar un pedido al proveedor V10000. Para hacerlo, llame el

documento de pedido e introduzca el nmero de proveedor. Solicite dos
unidades de los artculos C00009, C00010 y C00011.

Seleccione Compras - proveedores Pedido

2-5-1
Nombre de campo o tipo de datos Valores
Proveedor V10000
Nmero de artculo C00009
Cantidad 2
Nmero de artculo C00010
Cantidad 2
Nmero de artculo C00011
Cantidad 2
Antes de introducir un disco duro externo como un cuarto artculo, se da cuenta de
que este artculo no cuenta con un registro maestro.
Seleccione la tecla Tab en el campo Nmero de artculo para crear un artculo nuevo
directamente desde el pedido. Seleccione Nuevo y cree un artculo nuevo para la
unidad zip con el cdigo de artculo TA200.
Nombre de campo o tipo de Valores
datos
Nmero de artculo TA200
Descripcin de artculo Disco duro externo
Introduzca la informacin anterior y seleccione Aadir.
Vuelva al pedido. Introduzca un precio en el campo Precio del pedido.
Todava no grabe el pedido.
2-5-2 Dado que a menudo las mercancas se entregan en fechas diferentes,
desea que se muestre la columna de fecha de entrega en la tabla de artculos. Lo
mismo ocurre en el caso del almacn.
Defina los campos de fecha de entrega y almacn como activos y visibles. En la
barra de mens, seleccione el icono Parametrizaciones de formulario. En la ficha
Formato de tabla, seleccione Visible y Activo para los campos Fecha de entrega y
Almacn. Seleccione OK.
Todava no grabe el pedido.
2-5-3 Qu condiciones de pago sugiere el sistema? Cmo las determin?
 ______________________________________________________
Las condiciones de pago son a 30 das 2P10, como aparece en la ficha Finanzas.
El sistema tom las condiciones de pago del registro maestro de interlocutor
comercial y las defini como valor estndar en el documento.
2-5-4 Seleccione Aadir para grabar el pedido.
Nmero de pedido: _____________

2.6 La entrega del pedido ha llegado, sin embargo, no es exactamente lo que ha

pedido. El documento de entrega del proveedor hace referencia a su nmero
de pedido.

Introduzca un pedido de entrada de mercancas con referencia al documento de

pedido.
Seleccione Compras - proveedores Pedido de entrada de mercancas.

Introduzca el nmero de proveedor y muestre todos los documentos de pedidos

pendientes.

Nombre de campo o tipo de datos Valores

Proveedor V10000

Seleccione Copiar de Pedidos.

Seleccione el documento correcto de la lista.
En el prximo paso, ajustar las cantidades en el Asistente de creacin de documentos.
2-6-1 El proveedor no entreg todos los artculos y cantidades. El proveedor
entreg la cantidad completa para C00009 y TA200, pero entreg slo una cantidad
de 1 para C00010. El proveedor no entreg C00011.
Por lo tanto, copie 3 de los 4 artculos a su pedido de entrada de mercancas en el
Asistente de creacin de documentos:
Seleccione los dos pulsadores de seleccin: Utilizar tipo de cambio de documento y
fila del documento base y Personalizar.
Seleccione Siguiente.
Seleccione todos los artculos entregados excepto C00011 (puede usar la tecla Ctrl y
hacer clic para seleccionar lneas individuales).
Modifique la cantidad de C00010 a 1.
Seleccione Finalizar
Compruebe las filas y las cantidades en el pedido de entrada de mercancas para
asegurarse de que coincidan con las cantidades que entreg el proveedor.
A continuacin, seleccione Aadir para grabar el pedido de entrada de mercancas.
Nmero de pedido de entrada de mercancas: _____________
Seleccione S.
Cierre la ventana Pedido de entrada de mercancas.
2-6-2 Compruebe la situacin actual del stock de los artculos C00010 -
C00011 con el Informe de status de almacn en los Informes de
inventario. A continuacin, registre las cantidades.

C00010 C00011
En stock
Comprometido
Solicitado
Disponible
Seleccione Inventario Informes de inventario Status de inventario.
Introduzca C00010 en el campo Cdigo de y C00011 en el campo Cdigo a. A
continuacin, seleccione OK. Introduzca los valores en la siguiente casilla.

2-6-3 Recibe una entrega adicional para el mismo pedido. El proveedor

entrega todos los artculos restantes. Cree un pedido de entrada de mercancas para
los artculos restantes.
Compras - proveedores Pedido de entrada de mercancas

Nombre de campo o tipo de datos Valores

Proveedor V10000
Seleccione Copiar de Pedidos.
Seleccione el documento correcto de la lista.
En el asistente de creacin de documentos: Seleccione Utilizar el tipo de cambio y
fila del documento base y Personalizar.
Seleccione Siguiente.
Asegrese de que los artculos restantes estn seleccionados.
Seleccione Finalizar
Seleccione Aadir
Seleccione S.
2-6-4 V10000 le enva una factura correspondiente a las entregas anteriores,
cuyo nmero es 00125/04.
Introduzca una factura de proveedores en el sistema para representar la
solicitud de pago del proveedor.
Seleccione Compras - Proveedores Factura de proveedor

Nombre de campo o tipo de datos Valores

Proveedor V10000
Fecha de contabilizacin Fecha actual
Nmero de referencia del proveedor 00125/04
2-6-5 Registre todos los artculos haciendo referencia a las dos entregas
cuando introduzca la factura.
Seleccione Copiar de Pedido de entrada de mercancas.
Seleccione los dos pedidos de entrada de mercancas con todos los artculos.
Seleccione Arrastrar todos los datos en el Asistente de creacin de documentos.
Seleccione Finalizar.
Introduzca una fecha de contabilizacin y el nmero de referencia del proveedor.
Seleccione Aadir.
Nmero de factura del proveedor: _____________
Seleccione S para aceptar el mensaje del sistema.
2-6-6 Visualice el esquema de relaciones desde el pedido original.
Seleccione la va de acceso al men Compras - Proveedores Pedido

Seleccione el icono Buscar de la barra de herramientas.

Introduzca el nmero de documento del Pedido en el campo Nmero.
Abra el men de contexto y seleccione Esquema de relaciones.