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2. SIPOC
A figura 1 mostra uma Matriz SIPOC, que uma forma de visualizao mais
detalhada de um fluxograma.
Fonte: http://www.docstoc.com
Para a elaborao da matriz SIPOC devem ser seguidos os seguintes passos:
Alm disso, h alguns elementos que podem ser adicionados a um SIPOC para
deixa-lo ainda mais til:
3. Mapas de Processos
Esta seo tem como base o trabalho de Hunt (1996) e Damlio (2011) e
apresenta trs importantes tipos de mapas de processos usados na Engenharia de
Produo.
Estas quatro etapas esto exemplificadas na figura 2, que mostra uma rea de
trabalho dividida em dois espaos de trabalho. Em um deles entrar o diagrama
fornecedor-cliente, o qual mostrar todas as relaes e trocas comerciais realizadas entre
os mesmos, no outro o relationship map.
A execuo destas ltimas duas etapas pode ser visualizada na figura 4, a qual
mostra um exemplo de um relationship map completo de uma oficina de automveis.
Na figura 3 podem-se observar todos os segmentos nos quais o processo se passa desde
o fornecedor at o cliente final, bem como todas as conexes,inputs e outputs existentes
entre eles.
Figura 4 - Overview do procedimento de criao de um Relationship Map
Cada empresa tem algum tipo de fluxo de trabalho. Esse fluxo de trabalho comea e
termina com um cliente externo e abrange vrias partes do negcio. Depois de tornar
visveis as relaes entre essas partes, nota-se que as partes da organizao devem estar
alinhadas para que operem integradamente no que diz respeito ao fluxo de trabalho
envolvido em transformar uma ordem em um produto ou servio.Alm disso, tambm
fica clara a contribuio de cada parte da empresa para o fluxo de trabalho como um
todo.
Estas duas etapas esto ilustradas na figura 5, onde h uma rea, na qual o mapa ser
desenvolvido, dividida em dois espaos de trabalho.
Fonte: Damlio(2011)
Estas duas etapas esto ilustradas na figura 6, que traz um exemplo da criao de
um cross-functional map, mostrando as faixas horizontais com cada segmento da
organizao e as atividades que acontecem em cada um deles, podendo-se ver assim as
fronteiras do processo.
Figura 6 - rea de trabalho com as faixas desenhadas e atividade posicionadas
adequadamente
Esta ltima etapa pode ser visualizada nas figuras 7 e 8. Na figura 7 se pode
observar um modelo de um cross-functional map com todas as atividades de um
processo e os smbolos utilizados na elaborao deste tipo de mapa. Na figura 8 h
um exemplo de um cross-functional map de uma oficina mecnica com todas as
etapas do fluxo de trabalho posicionadas nas faixas correspondente ao local da
organizao que elas acontecem e todos os inputs e outputs que esto envolvidos no
processo.
Figura 7 Cross-Functional Map
Fonte: http://www.rff.com
3.3. Flowchart
Atividade Incio/Fim
Inspeo
Fluxo
Adiamento Documento
Deciso Movimentao
Estas etapas podem ser visualizadas na figura 10, que apresenta alguns dos smbolos
utilizados no flowchart, todos dispostos a uma mesma distancia entre eles.
Esta ltima etapa encontra-se ilustrada na figura 11, que traz um exemplo de
flowchart de um dos processos de uma oficina mecnica com todas as atividades
presentes no mesmo, representadas com os smbolos adequados, e tambm seus outputs.
Damlio (2011) sugere sete medidas para melhorar o fluxo de trabalho. So eles:
importante definir uma data e uma durao para as atividades, mesmo que seja
apenas uma estimativa.
4. Caso Real
A empresa "XYZ" do ramo da telecomunicao e est passando por uma
reestruturao da rea de logstica com o objetivo de melhorar a eficincia e qualidade
das atividades desse departamento. Uma das etapas dessa reestruturao seria a
instalao de um novo software para administrar e controlar os processos da rea, como
movimentao e aluguel de equipamentos, baixa de itens no sistema, devoluo de
equipamentos e etc. Para que a instalao desse novo software fosse feita, foi preciso
fazer um mapeamento de todos os processos da rea de logstica com a finalidade de
buscar melhorias para esses processos e adapt-los ao novo software.
Primeiramente, foi feita uma matriz SIPOC, como mostra a figura 12, onde
foram definidos todos os fornecedores, entradas, subprocessos, sadas e clientes da
empresa. Essa ferramenta foi muito importante para auxiliar na elaborao dos mapas
dos processos da organizao uma vez que proporciona um modo estruturado para a
discusso do processo e gera um consenso entre os envolvidos antes que estes comecem
a desenhar os mltiplos mapas de processos.
Figura 12 SIPOC da empresa XYZ
Fonte: Elaborado pela equipe da empresa XYZ
Como se pode observar, a empresa "XYZ usou em seu mapa uma mescla da
metodologia do flowchart e do cross-functional map, uma vez que detalha mais as
atividades da rea de logstica, porm ainda aparecem no fluxograma tarefas realizadas
por outras reas.
Como visto, existem diferentes tipos de mapas que devem ser utilizados de
acordo com as finalidades e objetivos do projeto a ser realizado. Desta forma, evidente
que o mapeamento de processos, quando bem realizado, oferece inmeras vantagens
para as empresas e um mtodo que deve ser utilizado sempre que possvel.
Referncias
1 - Damlio, R. (2011) The Basics of Process Mapping, 2nd Edition, ISBN-
10:1363273764, CRC Press.
3 - Hunt, U.D. (1996) Process Mapping: How to Reengineer your Business Processes,
ISBN-10:0471132810.