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MARCO CONCEPTUAL

1.0. CONCEPTO

La funcin de Organizacin y Mtodos es un servicio eminentemente de


asistencia y asesora al nivel gerencial de las empresas, cuyo objetivo primordial es
incrementar la eficiencia administrativa mediante la elaboracin de estudios tcnico-
administrativos que buscan el mejoramiento de los procedimientos, mtodos y sistemas
de trabajo.

En trminos generales la empresa se constituye cuando una o ms personas


aceptan como propsito comn producir, vender y obtener utilidades.

De la misma manera, la funcin de O. y M. se forma cuando el gerente de la


empresa decide designar a una persona para alcanzar un objetivo comn: mantener una
estructura orgnica funcional que utilice al mximo los factores productivos, mediante la
implantacin de tcnicas de simplificacin del trabajo.

El papel de O. y M. consiste en adecuar todos aquellos elementos como


procedimientos, mtodos, sistemas, comunicaciones, etc. Con el fin de que la
organizacin pueda lograr sus objetivos, de una manera ms fcil y pueda ser
verdaderamente eficaz.

1.1. Definicin, Objetivos e Importancia de la Organizacin

Las tcnicas de organizacin construyen una herramienta que facilita el


desarrollo de los procedimientos administrativos as como optimizar los recursos
disponibles, aplicando principios y formando diagnsticos que nos permitan recomendar
soluciones, surgiendo un modelo organizacional.

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1.2. Objetivos:

1. Detectar las causas que producen conflictos llamada espina de pescado o causa y
efecto.
2. Eliminar el trabajo innecesario en base a un diseo.
3. Eliminar la duplicidad mediante la burocracia irreal por lo real.
4. Incrementar la productividad mediante la optimizacin de los recursos.
5. Mejorar la calidad de los servicios.
6. Mejorar la estructura y funciones.
7. Garantizar que una organizacin sea eficiente y eficaz reduciendo tiempo y mejorando
el uso de sus recursos.

Burocracia Irreal.- Una persona a un proceso.

Burocracia Real.- Dos personas a un proceso

Sistema Irreal a Real donde el usuario se sienta satisfecho.

Distribuye Datos.

Fluir los Datos.

Problema -> Enlace de datos.

Generamos tipos de procesos.

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Condicionamiento en forma lineal.

Para eliminar los cuellos de botella.

1.2.1. Importancia.-

La organizacin posee un aspecto final, recoge todo lo que pre visiona


para mejorar los procesos en las organizaciones.

1.2.2. Justificacin y Finalidad.-

Una vez efectuado el estudio de diagnstico se lleg a la conclusin que los


sistemas de administracin existen y nos permiten desarrollar actividades con la
eficiente eficiencia y control administrativo, por lo tanto recomendamos distribuir
actividades y funciones.

1.2.3. Finalidad.-

Asegurar la mxima eficiencia en la mquina administrativa pero como regla


general organizacin y mtodos se le concede autoridad.

2.0. La Organizacin

Se hace indispensable en toda empresa desde el momento en que surge la


necesidad de administrar los recursos, que en una empresa se pueden identificar como:
Fsicos, tcnicos o tecnolgicos, financieros o econmicos, humanos, legales o
normativos, se presenta el problema de determinar quin los va a combinar; a quin
corresponde asignarlos a los diversos programas de la empresa; cmo se van a
interrelacionar para lograr su ptimo rendimiento; en qu forma se van a emplear, con el
fin de que no permanezcan ociosos y, en fin, qu decisiones se van a tomar con relacin
a ellos, con quin y en qu momento.
Es una funcin administrativa que consiste en ordenar y agrupar los recursos que
se deben aplicar para determinar el grado de eficacia y rentabilidad del servicio o
actividad, as como su facultad de adaptacin al medio externo.

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La organizacin empresarial se concibe para hacer algo, para alcanzar metas de
manera eficiente.

2.1. Los Mtodos.

El mtodo se desarrolla en un terreno ms abstracto, no se trata aqu de


instrumentos de accin, sino de caminos del pensamiento.
Para que la empresa pueda alcanzar su ORGANIZACIN lo debe hacer
mediante la adopcin de un MTODO o modo estructurado u ordenado de actuar, de
obrar o proceder, mediante un compendio de reglas y ejercicios prcticos, estos
procedimientos permiten obtener un resultado deseado y sistematizar los conocimientos
adquiridos, con el propsito especfico de mejorar el proceso administrativo al cual se
aplica.
El mtodo no tiene por objeto encontrar directamente las soluciones, sino permite
que se encuentren. Es un medio de aproximacin, de diagnstico. De bsqueda de
fuentes, de planos de cristalizacin.
Mediante los mtodos se trata en definitiva de obtener soluciones satisfactorias a
los problemas que plantean las actividades encaminadas a la produccin de bienes o
servicios.
El mtodo es el proceso de reflexin abstracta que permite aproximarse a los
problemas de la organizacin, y que deben permitir sealar las modificaciones
deseables.

3.0. Definicin de O. y M. desde el punto de vista empresarial.

Es un servicio gerencial, cuyo objetivo es el de incrementar la eficiencia


administrativa de una organizacin, mediante el mejoramiento de los procedimientos,
mtodos y sistemas; comunicaciones, el control y la estructura orgnica. Su enfoque se
orienta hacia los criterios de eficiencia y racionalidad.

3.1. Objetivos bsicos de la funcin de O. y M.

Presentar a la gerencia de la empresa proyectos para el mejoramiento de


la organizacin.
Fijar los lmites de autoridad y responsabilidad.

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Analizar y fijar las funciones de la direccin.
Proponer a la direccin sistemas giles de control.
Mejorar el rendimiento del personal.
Minimizar el despilfarro.
Maximizar la utilizacin de equipos.
Lograr economa de espacio y tiempo.
3.2. Ventajas y desventajas de independizar el servicio de O. y M.
de las funciones Gerenciales.

Ventajas:

1. Concentra su atencin solo a una o dos tareas, teniendo el tiempo suficiente para
pensar por no estar abrumado con el trabajo rutinario cotidiano.

2. La mentalidad es fresca, la perspectiva es clara, no tiene prejuicios o intereses


personales a favor de la prctica administrativa establecida.

3. No objeta cambios instintivamente, como pueden hacer los que ya trabajan en la


empresa.

4. Su accin es independiente y puede realizar un examen fructfero de cualquier parte


de la organizacin.

5. El examen del sistema se puede hacer a la luz de la experiencia y preparacin


profesional.

Desventajas:

1. La gerencia cumple con muchos asuntos que impiden concentrar su atencin en este
aspecto administrativo nicamente.

2. Un gerente puede tener prejuicios con respecto a los resultados de su administracin,


en ese caso le ser ms difcil ser objetivo.

3.3. Estudio del puesto de trabajo en Organizacin y Mtodos

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Todas las funciones de la empresa: Produccin, mercadeo, compras, finanzas,
relaciones industriales, seguridad, etc.,. Se ejecutan por medio de labores cotidianas que
convierten en accin los planes de la direccin de los negocios.

Cada funcin es susceptible de perfeccionarse, o al menos mejorarse, mediante la


asesora de la O. y M.

4.0. Caractersticas fundamentales de la funcin de O. y M.

1. O. y M. es especializada pues posee un cuerpo integrado de normas de aplicacin


general; adems, constituye una rama concreta y definida del conocimiento
administrativo, y utiliza una metodologa propia y orientada a obtener los resultados
previstos.

2. O. y M. es permanente est dada para mantener un proceso continuo de desarrollo


administrativo; el avance de los conocimientos tcnicos y tecnolgicos obligan a una
adecuacin sin interrupciones de la organizacin, si se pretende conservar su nivel de
eficiencia y competitividad frente a otras organizaciones similares, o si se pretende
ofrecer cada vez mejores productos o servicios.

3. O. y M. es consultiva y asesora, de donde se desprende que no debe tratar de


imponer sus actuaciones o soluciones; debe promover y esperar solicitudes en
cuanto a sus servicios.

4. O. y M. es exclusiva, pues solo los encargados de esta funcin deben llevarla a cabo
tal como sucede con otras funciones como la contabilidad, el presupuesto, el
almacn, la tesorera, etc.

Por lo anterior, la funcin de O. y M. ser eficaz mediante el cumplimiento de los


siguientes requisitos:

1. Aceptacin y apoyo de la alta direccin.

2. Apoyo de los dems funcionarios de la empresa.

3. Seleccin de los proyectos o estudios por emprender.

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4. Aspectos sicolgicos.

5. Funciones adecuadas.

La funcin de O. y M. debe ganar su propio espacio con base en el ofrecimiento


de servicios de calidad, y buena consejera; esto se puede lograr en la medida en que su
labor inicial se viese concretada en resultados tiles, los cuales pueden ser
procedimientos mejorados, sin embargo, es muy importante el convencimiento del
encargado de O. y M. acerca de su propia responsabilidad en la bsqueda de su
aceptacin.

A. Aceptacin y apoyo de la alta direccin.

El gerente de la empresa debe encargarse de propiciar un ambiente favorable a


la funcin de O. y M. y colocarla en el lugar adecuado dentro de la organizacin, de tal
manera que se le permita llevar a cabo sus propsitos fundamentales.

La intervencin de la gerencia en el proceso de ambientacin favorable,


desarrolla un reconocimiento muy importante ante los dems funcionarios de la
empresa, esto conlleva un buen estatus a la funcin y un inters colectivo de
participacin productiva en el proceso que se inicia con la O. y M.

B. Apoyo de los dems funcionarios de la empresa.

Debe procurarse inicialmente el apoyo de los directivos y jefes, de otra parte, es


importante en este aspecto la realizacin de visitas instructivas a las unidades,
programadas y concertadas con suficiente anticipacin.

Estas instrucciones deben ser manejadas por el expositor de manera clara y muy
profunda, permitiendo as que los objetivos se cumplan y sea fructfero el tiempo all
empleado.

El apoyo definitivo se obtendr cuando los informes de las unidades registren que
han recibido beneficios de la funcin de O. y M.

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C. Seleccin de los proyectos o estudios por emprender.

Se deben seleccionar proyectos o estudios iniciales que permitan mostrar


beneficios a corto plazo, con esta estrategia se logra aceptacin al interior de al
organizacin y se puede pensar en la posibilidad inmediata de proponer expansiones en
los estudios o proyectos.

No se deben abarcar reas de actuacin que excedan las posibilidades en


materia de recursos, pues se corre el riesgo de perder aceptacin y respetabilidad con
respecto a la funcin de O. y M.

D. Aspectos sicolgicos.

Para evitar resentimientos y celos profesionales, se debe implementar una labor


educativa orientada a demostrar que la funcin de O. y M. es solamente de soporte y
apoyo, y que en nada sustituye la capacidad administrativa de las distintas unidades.

Debe enfatizarse que O. y M. no reflejar la situacin actual de la organizacin y


tampoco establece el por qu es evidente la presencia de un manejo administrativo
impropio, inadecuado o ineficiente.

Adems, O. y M. busca liberar al personal de pasos o procesos innecesarios


permitiendo utilizar el tiempo sobrante en las tareas que ms lo requiera.

E. Funciones adecuadas.

El encargado de O. y M. desarrolla actividades que lo proveen de instrumentos


normativos, necesarios para que su accin no se vea limitada.

1. Reorganizaciones generales.

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2. Anlisis, diseo y rediseo de estructuras organizativas, incluyendo determinacin y
asignacin de funciones a todas las dependencias orgnicas; flujo de comunicaciones
y mecanismos de coordinacin y control.

3. Estudio de mtodos y tiempos de trabajo para todas las actividades administrativas.

4. Instalacin material de oficinas y distribucin fsica, de acuerdo con los objetivos por
lograr y los flujos de trabajo.

5. Normalizacin y estandarizacin del material de oficina con el fin de evitar duplicidad y


reducir costos de mantenimiento, empleo y reposicin de mquinas y equipos.

6. Estudios de mecanizacin y automatizacin de actividades y registros administrativos.

7. Estudios de medicin del trabajo, estableciendo estndares y mecanismos de control


de desempeo.

5.0. Acciones que tienen relacin con O. y M.

5.1. Estudio de organizacin y reorganizacin administrativa.

Se inicia con la Clasificacin de estructuras., generalmente comprende la


clasificacin en los tipos lineal o militar, staff and line o lnea staff y el funcional.

Este estudio debe ser siempre objeto de un cuidadoso anlisis, principalmente


debido a que los aspectos informales, que siempre se encuentran, son capaces de
perjudicar todo el trabajo.

Primero se debe tener en cuenta el referente al diseo de la estructura u


organizacin formal, sta normalmente se encuentra establecida por escrito y mediante
un organigrama formal.

Sin embargo estas estructuras formales casi siempre son modificadas en la


realidad, por los llamados factores informales, esto debe ser detectado y establecido
completamente.

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5.2. Distribucin de planta.

Una buena distribucin es de gran rentabilidad para la empresa.

Carrasco Belinchn, considera la distribucin de planta como la "Adecuada


utilizacin del espacio disponible para proporcionar las mejores condiciones al trabajo
por realizar"

En esta distribucin se originan ventajas desde la ptima utilizacin del espacio


fsico, disminucin de retrasos, aumento en la capacidad de produccin y mayor
rendimiento hasta la reduccin de los ndices de accidentes, entre otros.

Objetivos:

Empleo racional del espacio disponible.

Comprende la superficie de planta y el espacio hacia arriba.

Instalacin adecuada del personal.

Se requieren condiciones muy favorables para que los empleados puedan


desarrollar sus actividades en el mejor ambiente posible.

Secuencia continua de los procesos de trabajo.

Los puestos de trabajo deben permitir el flujo del proceso de manera secuencial o
en cadena, en forma prxima y sucesiva hasta su terminacin.

Facilitar el control

La disminucin de distancias entre los sitios de trabajo facilita la labor de los jefes
inmediatos o de los supervisores encargados de ejercer el control.

3. La simplificacin del trabajo.

Es un instrumento empleado por O. y M. para reducir costos.

Se aplica el sentido comn a las operaciones cotidianas de cualquier negocio,


empresa u organizacin, con el fin de lograr la mejor manera de hacer las cosas.

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Factores bsicos:

Preguntas analticas Por qu?, Cundo?, Quin?, Dnde? Y Cmo?; as


como tambin los criterios de simplificacin que generalmente se aplican despus del
anlisis que resulta de las anteriores preguntas:

Eliminar, combinar, cambiar y mejorar.

Tcnicas ms utilizadas en simplificacin del trabajo.

a. Cuadro de distribucin del trabajo.

Se realiza un cuadro en el que aparecen todas las funciones que debe desempear un
sector especfico de la oficina, este cuadro se refiere bsicamente a Qu se hace? En
la oficina.

El cuadro es necesario para recoger una informacin detallada acerca de las funciones y
responsabilidades que tienen todos los funcionarios comprendidos en el anlisis, al
completarlo presenta un panorama global y uno individual, as:

Las actividades de la oficina, en general, y el tiempo dedicado a cada una.

Las tareas realizadas por cada empleado y el tiempo dedicado a cada una de
ellas.

El cuadro se elabora teniendo en cuenta dos formas complementarias


denominadas:

Lista de actividades y la lista de tareas.

stas listas proporcionan los factores necesarios para registrar la actividad de una
unidad de organizacin en el cuadro de distribucin del trabajo.

Las listas de actividades y tareas debe ser breves y precisas, se elaboran por cada
empleado con:

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Cada rengln de trabajo distinto ejecutado por un individuo.

Registro de nmero de horas empleadas en promedio semanalmente por tarea.

Funciones individuales.

Las preguntas fundamentales que debe responder el cuadro de distribucin del trabajo
son:

Qu se hace en la oficina?

Quin lo hace?

En cunto tiempo lo hace?

b. Diagrama de procedimientos.

Se refiere bsicamente a Cmo se hace?.

Proporciona de forma detallada acerca de cada paso realizado en un proceso de


produccin, adems, permite visualizar tanto la secuencia de etapas, como el mtodo
para llevarlas a cabo.

El diagrama de procedimientos resume todo el mtodo, de una manera concisa;


adems permite un estudio objetivo de todas las partes del procedimiento.

Como el nmero de etapas que compone una actividad cualquiera es variado y


en ocasiones, puede resultar crecido y difcil de realizar, en el diagrama de
procedimientos se utilizan los siguientes smbolos.

Todas las etapas del trabajo desde su iniciacin hasta su terminacin, quedan
representadas por estos smbolos, los cuales permiten al analista determinar los
movimientos innecesarios, si hay demasiadas inspecciones o si el almacenamiento es
inadecuado, por ejemplo.

Formulario para simplificacin de procedimientos:

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Se realiza con los smbolos antes registrados, en el centro se deja un espacio en
blanco para anotar la descripcin de la etapa correspondiente.

Mediante el anlisis de estos diagramas se pueden desarrollar las mejoras las


cuales se representan con nuevos diagramas en los que se resaltan los cambios
propuestos.

La suma de estos pequeos cambios terminarn alcanzando ahorro de tiempo,


dinero y energas.

1. Tratamiento de la informacin.

El proceso de recoleccin transformacin, sntesis y circulacin de las


informaciones, viene evolucionando al lado de la tcnica.

La informacin es la materia prima para el tratamiento de los procesos


administrativos.

2. Conservacin, clasificacin y seleccin de los documentos.

El creciente nmero de documentos originados por la administracin, el problema


de su acumulacin, la necesidad de su conservacin y la necesidad de asequibilidad,
estn entre las circunstancias que figuran entre las actividades ms importantes que
debe tener un funcionario administrativo.

No es fcil la eleccin de un plan de clasificacin de documentos, que este en


armona con la naturaleza de las funciones cumplidas, esto exige mucha atencin y
cuidado pero en definitiva debe identificarse el plan ms adecuado.

Una vez adoptado un plan de clasificacin se proceder a organizar los


documentos, eligiendo los materiales y equipos adecuados de acuerdo con los costos y
el rendimiento, se implanta un sistema.

3. La recepcin del pblico.

Al usuario o cliente se le debe dar confianza desde los primeros contactos, para
establecer un clima de empata y confianza.

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El acceso a la oficina debe ser fcil, con sealizacin clara y sin colar o listas de
espera.

Desde la recepcin se debe agilizar el trmite requerido por el usuario mediante


el diligenciamiento de los datos que permitan iniciar la bsqueda de soluciones
prontamente.

La recepcin es el comienzo de la organizacin y solucin a los problemas de


informacin requerida por los clientes, pues all se puede identificar el origen de la
respuesta requerida.

6.0. Anlisis, Medicin y Control de Organizacin y Mtodos

RESUMEN:

Se identifican algunos tipos de diagrama, as como una propuesta de medicin


del trabajo, distribucin de planta y la necesidad de control, para aplicarlos a los estudios
de Organizacin y Mtodos.

TEXTO COMPLETO:

La funcin de O. y M. necesita apoyarse, en ocasiones, en los mtodos prcticos.


Por lo tanto, el analista de O. y M. debe instruirse y familiarizarse con los instrumentos
que le proporcionen la informacin y posibilidades de anlisis que se requieren, as
finalmente, poder elaborar unos informes ms consistentes, destinados a la gerencia.

En este capitulo se estudia en primer lugar el diagrama de distribucin del trabajo


y en segundo lugar el diagrama de procedimientos.

Mediante estas dos herramientas se identifican grficamente algunas de las


respuestas que necesita conocer el funcionario de O. y M. para iniciar su trabajo de
anlisis y propuestas.

Diagrama de distribucin del trabajo

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Tambin llamado Cuadro de distribucin del Trabajo, es un cuadro que contiene
el conjunto de labores que realiza un grupo de empleados, los cuales conforman una
unidad administrativa, que revela al analista gran parte de lo que necesita saber a cerca
de la divisin del trabajo en esa unidad.

El diagrama de distribucin del trabajo debe cubrir un grupo de empleados que


realice actividades homogneas, con una presentacin lgica y ordenada para facilitar
su anlisis.

Bibliografa

La Reingeniera en las Empresas de Servicio. (1994). Copyright Fadi Kabboul.


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El Libro de las Ideas. (1991). Para producir mejor. Asociacin Japonesa de
Relaciones Humanas. Ediciones Gestin 2000, S.A. Barcelona.
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Editorial Mc. Graw Hill Interamericana, S.A. Mxico.
HARRINGTON, H. James. (1997). Administracin total del mejoramiento
continuo. La nueva generacin. Editorial Mc, Graw Hill Interamericana, S.A.,
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GOMEZ BRAVO, Luis. (1992). Productividad: mejoramiento continuo de calidad y
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SERNA GOMEZ, Humberto. (1992). Mercadeo Corporativo. El servicio al cliente
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Las Empresas de Servicio. (1994). Copyright Fadi Kabboul. IESA.
El Libro de las Ideas. (1991). Para producir mejor. Asociacin
Japonesa de Relaciones Humanas. Ediciones Gestin.

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CONCLUSIN

Para concluir podemos decir que un sistema de Organizacin y Mtodos es vital


para cualquier empresa ya que en la ubicacin donde se presente o departamento en el
que se localice, ayudar de manera directa en el mejoramiento y en la innovacin de los
procesos que se planifiquen y se lleven a cabo, tomando como asesor las funciones en
las cuales se basa la organizacin.

Esta unidad ha venido evolucionando para modernizar la estructura organizativa


de las empresas donde se encuentre y las ideas de los proyectos para trabajar de una
manera ms rpida, eficaz y consolidadora; trabajando directamente pero sin influir en
las decisiones tomadas por los directivos o el mximo nivel jerrquico de la empresa.

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