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UNIVERSIDAD SIMN BOLVAR

DECANATO DE ESTUDIOS PROFESIONALES


COORDINACIN DE INGENIERA DE PRODUCCIN

EVALUACIN Y PROPUESTA DE MEJORAS AL SISTEMA DE CONTROL DE


MATERIALES EN PROYECTOS IPC

Por:
Alix Johana Gaffaro Garca

INFORME DE PASANTA
Presentado ante la ilustre Universidad Simn Bolvar
Como requisito parcial para optar al ttulo de
Ingeniero de Produccin

Sartenejas, Octubre de 2010


UNIVERSIDAD SIMN BOLVAR
DECANATO DE ESTUDIOS PROFESIONALES
COORDINACIN DE INGENIERA DE PRODUCCIN

EVALUACIN Y PROPUESTA DE MEJORAS AL SISTEMA DE CONTROL DE


MATERIALES EN PROYECTOS IPC

Por:
Alix Johana Gaffaro Garca

Realizado con la asesora de:

Tutor Acadmico: Ing. Orestes Manzanilla


Tutor Industrial: Ing. Yurima Quintana

INFORME DE PASANTA
Presentado ante la ilustre Universidad Simn Bolvar
Como requisito parcial para optar al ttulo de
Ingeniero de Produccin

Sartenejas, Octubre de 2010

ii
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Evaluacin y Propuesta de Mejoras al Sistema de Control de Materiales en Proyectos IPC

INFORME DE PASANTIA LARGA presentado por:


Alix Johana Gaffaro Garca

RESUMEN

Este libro presenta la evaluacin y propuesta de mejoras al sistema de control de materiales en


proyectos de Ingeniera, Procura y Construccin (IPC), luego de su automatizacin con el
software SmartPlant Material (SPMat) para soportar las operaciones que involucra el ciclo de
vida del material. Para desarrollar este proyecto se analiz el Sistema de Control de Materiales,
mediante la esquematizacin de los procesos involucrados bajo la adaptacin de la modelacin
IDEF0 con el propsito de visualizar en forma detallada las actividades relevantes, el software
utilizado y las interacciones entre las Gerencias de Ingeniera, Procura y Construccin.
Posteriormente, se realiz un anlisis cualitativo y documental de la implementacin de la
herramienta SPMat, haciendo una validacin de los beneficios aportados por el uso del sistema en
la ejecucin de proyectos de Ingeniera, Procura y Construccin (IPC), dando como resultado la
eficacia del software para llevar el control y la trazabilidad de los materiales y equipo.
Seguidamente, se crearon dos indicadores automticos dentro del SPMat que permitirn llevar
un monitoreo del tiempo de vida de los materiales y equipos junto con el nmero de cambios
realizados en la requisicin, ambas actividades claves IPC y el otro indicador elaborado, fue el de
satisfaccin al cliente interno de la Gerencia de Procura, a fin de detectar posibles desviaciones y
se puedan tomar acciones correctivas. Por ltimo, se elaboraron propuestas de mejoras para cada
una de las causas que de acuerdo con los resultados y alcance de esta investigacin afectan el
proceso de control de materiales. Logrando con las propuestas un impacto positivo y a mediano
plazo, tangible en Empresas Y&V, debido a que se implementaran los indicadores diseados para
la Gerencia de Procura en su prximo ao fiscal, la aprobacin de los flujogramas elaborados
para la recepcin y el despacho de los materiales y la incorporacin en su mapa de procesos los
IDEF0 elaborados como complemento a los flujogramas.

PALABRAS CLAVES
Proyecto, Evaluacin, Smart Plant Material, Eficacia y IDEF0

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iv
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AGRADECIMIENTOS

Primero quiero agradecer a Dios y a la Virgen por darme salud y la oportunidad de estudiar,
cumpliendo as el sueo de mi madre y mo de ser una profesional.

A los miembros del Programa de Igualdad de Oportunidades (PIO) y al Rector Enrique Planchart
de la Gloriosa Universidad Simn Bolvar, quienes con este programa hacen posible que
estudiantes de liceos pblicos ajusten sus conocimientos y tengan la oportunidad de entrar a esta
casa de estudios, gracias a ellos logre llegar aqu y para esta fecha tener no solo un titulo, sino dos
de esta prestigiosa casa de estudios.

A los profesores que tuve a lo largo de la carrera, que me dieron sus valiosos conocimientos y
experiencias profesionales.

A todo aquel que me acompao a lo largo de mi vida universitaria, como Libertad Santiago,
Maria Bulart, Edy Peiret, todos los USBistas que conoc en la Residencia Pariaguan y en formula
SAE.

A Empresas Y&V quienes me apoyaron en mis ltimos dos aos de estudio con una beca, me
dieron la oportunidad de realizar las pasantas en sus instalaciones y hoy en da me permiten
seguir desarrollndome como profesional, al entrar como uno ms de sus miembros Gente
Exitosa que Construye Soluciones.

A mi tutora industrial Yurima Quintana por exigirme dar lo mejor de m, por su asesoramiento y
correcciones a lo largo del desarrollo de este proyecto.

Al PMP Nelson Flores por darme sus conocimientos, lecciones de vida y sus libros para
complementar este proyecto de grado.

A los Ingenieros Beatriz Vera, Juan Gamboa, Blanca Revilla, Elsa Cruz, Roymar Cavalieri, Jose
Mata, Deahis Moret, Verena Sanjuan, Veronica Gonzalez, Carlos Daz, Licenciado Eliezer
Blonder, TSU Julio Dos Rey, quienes facilitaron el entendimiento de los procesos claves en
proyectos de Ingeniera, Procura y Construccin.

Al profesor Orestes Manzanilla, por ayudarme a culminar este proyecto de grado a pesar de las
dificultades que se le presentaron.

A la profesora Ana Borges, por prestar su colaboracin y conocimientos en este proyecto de


grado.

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DEDICATORIA

A mi madre Benilda Garca y Hermano Oscar Vidal,

su apoyo incondicional inspiraron mi camino hacia el logro de esta meta.

Lo conseguimos!!! este triunfo es de ustedes.

Gracias Hermano, soy quien soy por ti, me diste las mejores bases para formarme, cuenta
conmigo siempre.

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LISTA DE SMBOLOS, ABREVIATURAS Y GLOSARIO

Eficacia: capacidad en lograr los objetivos y metas programadas con los recursos disponibles en
un tiempo determinado.
Eficiencia: capacidad de alcanzar los objetivos y metas programadas con el mnimo de recursos y
tiempo disponibles.

End User: es el responsable de configurar, crear, mantener y actualizar la documentacin que se


realiza dentro del aplicativo SmartPlant Materials (SPMat), durante la ejecucin de un proyecto.

Evaluar: proceso sistemtico, metdico y neutral que hace posible el conocimiento de los efectos
de un programa, relacionndolo con las metas propuestas y los recursos movilizados (Abdala,
2006).

HH: es la abreviatura para Horas-Hombre, las cuales son horas laborales que se contabilizan a un
proyecto como tiempo de ejecucin de una determinado producto.

IDEF0: Integration Definition for Funtion Modeling Zero, puede ser traducida como definicin
de la integracin para la modelizacin de las funciones cero.

IPC: Ingeniera, Procura y Construccin.

Microsoft Windows Sharepoint 3.0: es una tecnologa verstil que las organizaciones y
unidades de negocio de cualquier tamao pueden utilizar para aumentar la eficiencia de los
procesos empresariales y mejorar la productividad del equipo, tabula, grfica y da resultados para
informes de cuestionarios realizados con el software. (Sharepoint, 2010)

MRR: Material Receiving Report, Reporte de Despacho del material.

MIR: Mateial Issue Report, Reporte de recepcin de material.

Proyecto: es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o
resultado nico. (Kerzner, 2009)

Reglogic Great Plains: sistema que utiliz la Gerencia de Procura de Empresas Y&V para
realizar la evaluacin tcnico-comercial de los proveedores, la compra y seguimiento de los
materiales y equipos. (Boletin 10, 2007)
Requicisin: documentos que establece las condiciones y requerimientos necesarios para la
compra y adquisicin de los materiales y equipos.

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SPMat: SmartPlant Materials, software utilizado por Empresas Y&V para llevar el control de
los materiales en proyectos de Ingeniera, Procura y Construccin. (Boletin 18, 2010).

Super User: Es el responsable departamental del desarrollo y mantenimiento del aplicativo


SPMat, asimismo de asesorar a los End User de su respectiva rea de trabajo.

OSDR: Over Short Damage Report, Reporte de material daado o defectuoso.


Usuarios de Consulta: solo tiene acceso de lectura a los reportes u otras aplicaciones, segn la
disciplina dentro del SPMat.

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INDICE GENERAL

INDICE GENERAL ...................................................................................................................... IX

INDICE DE FIGURA ................................................................................................................... XI

INDICE DE TABLAS .................................................................................................................XIII

INTRODUCCIN ........................................................................................................................... 1

Antecedentes 1

Justificacin e importancia del trabajo 3

El Planteamiento del problema 4

Objetivos de la investigacin 6

CAPTULO 1 : DESCRIPCIN DE LA EMPRESA ..................................................................... 7

1.1 Antecedentes Generales de Empresas Y&V 7

1.2 Servicios 8

1.3 Ubicacin 8

1.4 Misin 9

1.5 Visin 9

1.6 Poltica de Calidad 9

1.7 Certificado de Calidad de Empresas Y&V 9

1.8 Estructura Organizativa de Empresas Y&V 9

CAPTULO 2 : MARCO TERICO ............................................................................................ 12

2.1 La Gestin de Procesos 12

2.1.1 Anlisis y diseo de un proceso 12

2.2 Modelacin IDEF 15

2.3 SmartPlant Materials (SPMat) 17

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2.4 Indicadores de Gestin 19

CAPTULO 3 : MARCO METODOLGICO ............................................................................. 23

3.1 Modalidad del proyecto, nivel y diseo de la investigacin 23

3.2 Tcnicas e instrumentos de recoleccin de datos 24

3.3 Poblacin y muestra de la investigacin 27

3.4 Procedimiento de la investigacin 28

CAPTULO 4 : RESULTADOS ................................................................................................... 37

4.1 Anlisis del sistema de control de materiales de Empresas Y&V en los proyectos de Ingeniera, Procura y
Construccin. 37

4.2 Evaluacin del impacto de la automatizacin del sistema de control de materiales 40

4.3 Diseo de indicadores de gestin para el control de los materiales 65

4.4 Propuesta de Mejora 69

CAPTULO 5: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ................................................... 75

BIBLIOGRAFA ........................................................................................................................... 80

APNDICE 82

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xi

INDICE DE FIGURA

Figura 1.1 Estructura Organizativa de Empresas Y&V.....10

Figura 2.1 Mapa de procesos de la Empresas Y&V..13

Figura 2.2 Caja IDEF0...16

Figura 2.3 Caja de modelacin de los procesos de control de materiales..17

Figura 2.4 Esquema de un diagrama causa-efecto..21

Figura 3.1 Tcnicas y instrumentos de recoleccin de datos.25

Figura 4.1 Fases de un proyecto IPC.. ........................................................................................... 38

Figura 4.2 Integracin desde el punto de vista de control de materiales de los usuarios del
sistema.. ......................................................................................................................................... 42

Figura 4.3 Integracin desde el punto de vista de control de materiales de los Gerentes.. ........... 42

Figura 4.4 Fecha de iniciacin del uso del SPMat. ....................................................................... 43

Figura 4.5 Software usado antes del SPMat. ................................................................................. 44

Figura 4.6 Puntos de comparacin con el software anterior y el SPMat. ..................................... 44

Figura 4.7 Tiempo promedio antes y despus en actividades de usuarios de Ingeniera. ............. 45

Figura 4.8 Tiempo promedio antes y despus en actividades de Procura. ................................... 46

Figura 4.9 Tiempo promedio antes y despus en actividades de Construccin. .......................... 47

Figura 4.10 Resumen del tiempo promedio ahorrado en porcentaje por cada Gerencia. .............. 47

Figura 4.11 Conocimiento de la existencia de instructivos del SPMat. ....................................... 49

Figura 4.12 Uso de instrumentos49

Figura 4.13 Conocimiento de indicadores por parte de los usuarios del sistema. ....................... 51

Figura 4.14 Conocimiento de indicadores por parte de los Gerentes. ........................................... 52

Figura 4.15 Resultados de la pregunta 11 del cuestionario de todos los usuarios del sistema. ..... 52

Figura 4.16 Retencin de conocimiento de la induccin para el uso del SPMat. ........................ 53

Figura 4.17 Calidad de Induccin. .............................................................................................. 54

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Figura 4.18 Destreza en el uso de SPMat. .................................................................................... 54

Figura 4.19 Nivel de conocimiento general................................................................................... 55

Figura 4.20 Labores de Ingeniera. ................................................................................................ 55

Figura 4.21 Labores de Procura. .................................................................................................... 56

Figura 4.22 Labores de Construccin. ........................................................................................... 56

Figura 4.23 Trazabilidad................................................................................................................ 57

Figura 4.24 Confiabilidad de la informacin y registro. ............................................................... 57

Figura 4.25 Percepcin de mejora en el control de materiales con el uso del SPMat. .................. 58

Figura 4.26 Grado de satisfaccin. ................................................................................................ 59

Figura 4.27 Notificaciones. ........................................................................................................... 60

Figura 4.28 Diagrama causa efecto de la automatizacin del sistema de control de materiales. .. 70

xii
xiii

INDICE DE TABLAS

Tabla 2.1 Simbologa bsica de flujogramas..14

Tabla 2.2 Simbologa de detalle de flujogramas....14

Tabla 2. 3 Esquema de las lecciones aprendidas de Empresas Y&V. ........................................... 22

Tabla 3.1 Resumen del procedimiento de Investigacin29

Tabla 4.1 Productos resultado de la interaccin entre Gerencias IPC. .......................................... 40

Tabla 4.2 Instructivos que hacen falta en Empresas Y&V ............................................................ 50

Tabla 4-3 Indicadores propuestos por los usuarios del sistema..................................................... 51

Tabla 4.4 Notificaciones o alertas entre un proceso a otro. ........................................................... 60

Tabla 4.5 Aspectos a mejorar en el sistema de control de materiales. .......................................... 61

Tabla 4.6 Matriz de resultados de objetivos esperados versus objetivos logrados........................ 64

Tabla 4.7 ndice de satisfaccin del cliente interno de la Gerencia de Procura. .......................... 65

Tabla 4.8 Indicador del ciclo de vida del material. ....................................................................... 66

Tabla 4.9 Ruta para crear el reporte de ciclo de vida del material.. .............................................. 67

Tabla 4.10 Ruta para crear el reporte de nmero de cambios en las requisiciones en el SPMat. . 68

Tabla 4.11 Indicador de la eficiencia en la entrega de requisiciones para compra. ...................... 68

Tabla 4.12 Propuesta de mejora para el factor de recurso humano.. ............................................. 71

Tabla 4.13 Propuesta de mejora para el factor proceso. ................................................................ 72

Tabla 4.14 Propuesta de mejora para el factor medicin. ............................................................. 73

Tabla 4.15 Propuesta de mejora para el factor materiales. ............................................................ 74

xiii
1

INTRODUCCIN
El presente trabajo tiene como objeto evaluar y proponer mejoras al sistema de control de
materiales en proyectos de Ingeniera, Procura y Construccin de Empresas Y&V. Para lograr la
evaluacin, primero se analiz el sistema de control de materiales, mediante la esquematizacin
de los procesos involucrados bajo la adaptacin de la modelacin IDEF0 con el propsito de
visualizar en forma detallada cada una de las actividades relevantes del proceso, el software
utilizado y las interacciones entre las Gerencias de Ingeniera, Procura y Construccin (IPC).
Seguidamente, se realiz un anlisis cualitativo y documental de la implementacin de la
herramienta SmartPlant Materials (SPMat), a fin de comprobar la eficacia de la automatizacin
del proceso de control de materiales con este software en la ejecucin de proyectos IPC.
Posteriormente, se disearon tres indicadores, dos de los cuales se podrn llevar de
manera automtica dentro de la herramienta SPMat logrando sistematizar la evaluacin del
sistema, garantizando un monitoreo constante del tiempo de vida de los materiales y equipos
junto con el nmero de cambios realizados a la requisicin, ambos subprocesos claves IPC y el
indicador restante, fue el de satisfaccin al cliente interno de la Gerencia de Procura.
A continuacin se exponen distintos puntos que guardan relacin con la definicin y
elaboracin del proyecto, como lo son: antecedentes, justificacin e importancia del trabajo,
planteamiento del problema y los objetivos de la investigacin.

Antecedentes

Desde su concepcin en el ao 1985, Empresas Y&V ha estado comprometida con sus


clientes, trabajadores, accionistas, aliados, comunidad y medio ambiente. Para mantener vivo tal
compromiso, esta corporacin busca el continuo perfeccionamiento de su Sistema de Gestin de
la Calidad (SGC) y su Sistema de Gestin de Seguridad, Higiene y Ambiente (SGS). Su
estrategia se concentra principalmente en el cumplimiento de diferentes normativas, que refuerza
a su vez con el desarrollo de manuales e instructivos que facilitan la labor de sus empleados, y en
el desarrollo de indicadores de gestin tiles y efectivos.
En el plano de las normativas, por ejemplo, Empresas Y&V cuenta con un SGC basado
en los requisitos de la norma ISO 9001:2008 y en los principios de la gestin de la calidad de la
2

norma ISO 9000:2005; contando con la Certificacin ISO 9001 desde 1999 en la lnea de
Servicios de ingeniera conceptual, bsica y detalle, procura y construccin (Y&V,2010). As
mismo, la empresa posee un SGS tutelado bajo los criterios de la OHSAS 18001, la ISO 14001 y
las legislaciones de los pases donde tiene presencia. (Seguridad, 2010).
En tal sentido, los lineamientos principales de las normativas regentes y la informacin
obtenida a partir de sus manuales de procedimiento, sirvieron para reconstruir esquemticamente
cada uno de los procesos que dan forma a los proyectos de Ingeniera, Procura y Construccin
(IPC) y para identificar los objetivos de cada rea; permitiendo una mejor visualizacin de la
empresa como organismo multidisciplinario.
Adicionalmente, para la esquematizacin de los procesos se utiliz como referencia el
Informe de Pasanta realizado en Inelectra, S.A.C.A. y presentado en septiembre de 2002 por el
Tutor Acadmico de esta pasanta, Ing. Orestes Gonzalo Manzanilla Salazar, Descripcin y
diagnstico tecnolgico preliminar de la procura en proyectos IPC, donde se explica la
metodologa utilizada para la creacin de diagramas de procesos especialmente diseados para
empresas IPC.

fue generado un mtodo para disear diagramas o mapas de proceso partiendo de manuales de
procedimiento (...) ste fue acondicionado para contener informacin sobre el soporte tecnolgico de cada
subproceso de la Procura, y sus relaciones con otras reas de proyecto y entes externos a la empresa.
Como resultado, se ide una metodologa aplicable en cualquier empresa que tenga descritos sus procesos
en manuales de procedimiento, haciendo, de esta manera, ms iterable la elaboracin de mapas de
procesos. (Manzanilla Salazar, 2002)

Las propuestas encontradas en el Informe de Pasanta anteriormente presentado, se


complementaron con IDEF0, un mtodo de dominio pblico especialmente diseado para
modelar las decisiones, acciones y actividades de una organizacin.
Una vez estudiado y esquematizado el proceso de proyectos IPC, identificados los
objetivos y las estrategias, se puede entonces, ubicar los factores crticos de xito, y
posteriormente estudiar con propiedad los distintos indicadores de gestin utilizados por Empresa
Y&V.
Consecutivamente, el haber considerado los indicadores de gestin de la empresa como
antecedentes para la realizacin de este estudio, no slo permiti la identificacin de
oportunidades para la mejora de los mismos, sino tambin aport valiosa informacin para el
desarrollo de nuevos mecanismos de medicin. Los cuales, a su vez, resultan importantes para el
3

planteamiento de problemas, la propuesta de soluciones y la posterior toma de decisiones en


materia de gestin y planificacin de cualquier organizacin.
Por otro lado, tambin se consideraron otras experiencias en materia de automatizacin de
procedimientos dentro de la empresa. Por ejemplo, en septiembre de 2008, fue creada la
Coordinacin de Diseo Electrnico Integrado cuyo objetivo principal era la optimizacin de los
procesos de diseo de ingeniera. Este equipo logr alcanzar su meta a travs de la
automatizacin del intercambio de informacin de diseo durante la ejecucin de los proyectos.
La implementacin de la nueva metodologa acerc ms a la empresa a los avances relacionados
con la ISO 15926 y a la idea del manejo automatizado de informacin interdisciplinario,
utilizando diferentes softwares, en Empresas Y&V (Noticias, 2010).

Finalmente, enfocndonos en el objetivo principal de la investigacin, la automatizacin


del proceso de control de materiales, se encontr un artculo de la Edicin No. 18 del Boletn
Informativo de Empresas Y&V publicado en Agosto de 2008 (Boletin, 2010) donde se narra la
experiencia:

La exitosa puesta en operacin del reconocido SPMat dentro del proyecto 1307 Fertilizantes Morn
marc el logro de su cabal funcionamiento y utilizacin en el rea de Ingeniera, Procura y Construccin,
en un lapso significativamente menor a lo esperado y demostr las importantes ventajas de este sistema
que soporta todas las actividades de control de los materiales a granel y equipos mayores, desde la fase de
estimacin y construccin hasta la instalacin de los mismos en la obra.

El sistema de control de materiales SmartPlant Materials (SPMat) fue la solucin que


Empresas Y&V considero para la gestin del ciclo de vida de los materiales y la cadena de
suministros. Est software actu como piedra angular en la automatizacin del control de
materiales y cambio en los procesos y procedimientos de Ingeniera, Procura y Construccin.

Justificacin e importancia del trabajo

Durante el primer semestre de 2008, alineados con los objetivos estratgicos de la


empresa, la Gerencia de Procura, a travs de la Coordinacin de Control de Materiales, inici un
proceso de automatizacin del soporte de las operaciones de gestin de control de materiales y
equipos a lo largo de todo el proceso en los proyectos Ingeniera, Procura y Construccin (IPC).
Esta intervencin se caracteriz principalmente por la implantacin del software
especializado en gestin de materiales SPMat, de la empresa Intergraph. Paralelamente, dentro
de la empresa, tambin se implementaron otros softwares especializados como SmartPlant
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Review y SmartPlant 3D. En general, Empresas Y&V est utilizando herramientas y soluciones
innovadoras para mejorar sus sistemas de gestin.
Ahora, transcurridos casi tres aos desde la ejecucin del programa, este trabajo de
investigacin es de gran importancia para la organizacin ya que busca evaluar el impacto de la
implementacin del software SmartPlant Materials en proyectos (IPC) para el control y
seguimiento del ciclo de vida de los materiales, as como tambin conocer el grado de
satisfaccin de los usuarios con la herramienta y la posibilidad de contar con nuevas formas de
monitorear y mejorar los procesos.
Debido a que no exista un software antes de SPMat (que llevara el control de los
materiales en proyectos IPC y se pudiera comparar la gestin), se descarto la posibilidad de
seguir una metodologa experimental y medir cuantitativamente el impacto, pero con este estudio
se pudieron registrar y analizar experiencias (positivas y negativas) que darn una base a futuras
investigaciones sobre el tema.
En este contexto, se propuso realizar una evaluacin cualitativa, por medios de
recoleccin de datos y anlisis documental, de los objetivos o expectativas que se tuvieron al
momento de implementar la herramienta y recopilar la percepcin del antes y despus de la
intervencin del software en los procesos de trabajo
La idea es mejorar el servicio prestado a su cliente interno Construccin, disminuir los
retrasos en el flujo de trabajo en proyectos IPC, entre otros beneficios que finalmente generaran
un impacto positivo en el cliente externo, aumentando su confianza en la empresa e
incrementando su satisfaccin por el producto y servicio recibido.

El Planteamiento del problema

En los ltimos 25 aos, el papel que juega la Procura dentro de las empresas IPC a nivel
mundial ha cambiado drsticamente, desde la simple compra de bienes y servicios hasta la
supervisin de un conjunto integrado de procedimientos de gestin. En general, el manejo del
sistema de control de materiales ha cambiado. Esta evolucin significa nuevos retos y
oportunidades para cada una de las reas que integran las empresas IPC.
Segn los estudios de la empresa Intergraph, desarrolladora del paquete de software
SmartPlant Materials, para una instalacin tpica, entre el 10 y 15 por ciento de los costos totales
estn dedicados a la disciplina de ingeniera; mientras que entre el 70 y 80 por ciento est
destinado al rea de procura. (Integraph, 2010)
5

Sin una buena gestin constante y una evaluacin del rendimiento del proyecto en tiempo
real, sera difcil hoy en da para las empresas gestionar sus operaciones de manera exitosa.
Siguiendo la filosofa de trabajo antes mencionada, Empresas Y&V alineados con el valor
de la Mejora Continua de su sistema de Gestin de la Calidad, hace tres aos se plante el reto
de implantar un sistema eficiente de control de materiales que integrar las reas de Ingeniera,
Procura y Construccin, apoyndose con la herramienta SmartPlant Materials (SPMat) a fin de
tener una plataforma comn para el manejo de lista de materiales, requisiciones automatizadas,
solicitud de cotizaciones, rdenes de compra, recepciones de materiales, manejo de inventario y
entregas de material a construccin, con el objeto de lograr confiabilidad y trazabilidad en el
ciclo del vida de los materiales dentro de proyectos IPC.
Empresas Y&V tiene entre una de sus polticas de calidad el mejoramiento continuo,
donde cada una de sus reas medulares, de apoyo y direccin identificadas con este lineamiento,
realizan constantemente evaluaciones a sus procesos a fin de optimizar el flujo de trabajo.
Bajo estas consideraciones, la Coordinacin de Control de Materiales de la Gerencia de
Procura identific la necesidad de tener mecanismos de medicin, anlisis y control de
materiales, luego de la automatizacin de sus procesos.
Conscientes de que el uso de algunos mdulos del SPMat se encuentran en la fase de
aprendizaje, la Coordinacin de Control de Materiales ha observado que los usuarios del sistema
utilizan de manera inadecuada algunas funciones del programa, ocasionando que actualmente se
pueda ver afectado el progreso de compras de material (por errores en la elaboracin de
requisiciones y rdenes de compra debido a una incorrecta descripcin de los materiales y
equipos), reportes no adaptados a las necesidades de respuestas de los usuarios finales, dificultad
para llevar el control de la asignacin de materiales a instalaciones en Obra, adems de eso,
cambios de alcances importantes y frecuentes que introducen modificaciones urgentes y retrasos
en la ejecucin de la construccin.
Ante esta situacin, se plante la evaluacin del impacto de la automatizacin del sistema
de control de materiales, a fin de confirmar si la implementacin del software SmartPlant
Material alcanz los objetivos organizacionales y de negocios esperados dentro de los proyectos
IPC, alineados con las expectativas esperadas de las reas de Ingeniera, Procura y Construccin
involucradas con el proceso.
Paralelamente, se realiz el anlisis y evaluacin de los indicadores de gestin, as como
la deteccin de oportunidades de mejora al Sistema de Control de Materiales de Empresas Y&V.
6

Objetivos de la investigacin

Segn Arias (2006), el objetivo de investigacin es un enunciado que expresa lo que se


desea indagar y conocer para responder a un problema planteado (pg. 43).
En este contexto, se presenta a continuacin los objetivos planteados en este proyecto de
grado a fin de dar solucin al planteamiento del problema, antes mencionado.

Objetivo general
Evaluar y proponer mejoras al sistema de control de materiales en proyectos de
Ingeniera, Procura y Construccin de Empresas Y&V.

Objetivos especficos

Analizar el sistema de control de materiales de Empresas Y&V en los proyectos de


Ingeniera, Procura y Construccin.

Evaluar el impacto de la automatizacin del sistema control de materiales.

Disear indicadores que evaluaran el sistema de gestin de materiales para el


seguimiento y control de proyectos de Ingeniera, Procura y Construccin.

Proponer mejoras para la gestin de materiales en los proyectos de Ingeniera,


Procura y Construccin.
7

CAPTULO 1 : DESCRIPCIN DE LA EMPRESA

En el presente captulo presenta la descripcin de la Empresa donde se desarrollo el


proyecto de grado.

1.1 Antecedentes Generales de Empresas Y&V

Empresas Y&V surge como corporacin en el ao 1985, con el apoyo de sus compaas
filiales con ms de 50 aos de experiencia como consultoras en las reas funcionales de
ingeniera, construccin, operacin, mantenimiento y los aspectos relacionados a la supervisin
del impacto de las obras en el medio ambiente para los sectores petrolero, gas, petroqumico,
industrial, de infraestructura y elctrico.

En 1992 la corporacin ejecutara el primer proyecto de Ingeniera, Procura y


Construccin (IPC) para Maraven, filial de PDVSA, entre los aos 1994 y 1998 realiz los
proyectos para la Refinera de Amuay de Interconexin Elctrica Privada y Rehabilitacin de los
muelles 1 y 3.

Entre 1999 y 2003 elabor el diseo y la construccin de Facilidades Superficiales de


Produccin para SINCOR, en San Diego de Cabrutica, al sur del estado Anzotegui, Venezuela.

Resaltando que tambin en el ao 2003, comenz su internacionalizacin de operaciones


con la contratacin de PEMEX, Petrleos Mexicanos, para la expansin de la refinera General
Lzaro Crdenas, en Minatitln, Mxico. Sealando, los importantes proyectos que desde 2005,
ha ejecutado para la compaa petrolera CITGO en los Estados Unidos.

Entre los aos 2004 y 2005, concreto en tiempo rcord el proyecto de Rehabilitacin de
las Plantas Urea y Amonaco, en El Tablazo, estado Zulia, Venezuela, apenas nueve meses.

En el ao 2009 se expande su rea de negocio con el sector elctrico, como socio local de
compaa espaola Duro Felguera, a travs de su participacin en la construccin de la planta de
ciclo combinado Termocentro, que estar ubicada en los Valles del Tuy, estado Miranda en
Venezuela. La obra fue contratada por La Electricidad de Caracas, filial de CORPOELEC.
8

1.2 Servicios

Los campos de accin de Empresas Y&V estn organizados para cumplir con los ms
exigentes requerimientos de sus clientes en renglones como: Produccin y Refinacin de
Petrleo, Produccin de Gas y Procesos Petroqumicos.

Empresas Y&V se ha especializado en el diseo y construccin de facilidades de


superficie para la produccin de petrleo (incluye crudos pesados) y recuperacin secundaria, as
como para la compresin, tratamiento y procesamiento de gas.

En el sector industrial, se ha concentra en el diseo, construccin y mantenimiento de


plantas dedicadas a una importante diversidad de procesos relacionados con minera, metales y
cemento, alimentos y bebidas y elaboracin de productos farmacuticos y de consumo masivo.

En el rea de infraestructura, se ha destaca en el diseo y en la construccin de edificios


corporativos y de instalaciones para compaas de telefona celular.

Adicionalmente, Empresas Y&V ha consolidado una serie de experticias que le han


permitido incursionar en proyectos de construccin de plantas de generacin termoelctrica en
ciclo simple y combinado, a travs del desarrollo de la ingeniera de detalle, construccin civil y
montaje de equipo complejos como las turbinas y salas de control.

1.3 Ubicacin

Empresas Y&V tiene puntos claves en la geogrfica mundial y nacional, contando con
oficinas en Canad, Florida, Mxico, Chile, Espaa y los Emiratos rabes Unidos.

A nivel nacional tiene oficinas en Maracaibo, Punto fijo, Puerto la cruz y Anaco de
manera de poder llevar seguimiento inmediato de cada uno de los proyectos que maneja en las
distintas regiones del pas, con el objetivo de garantizar el flujo de informacin entre las oficinas,
las cuales se encuentran enlazadas por una red informtica de alta tecnologa.

La oficina principal de la empresa, lugar donde se realizaron las pasantas, se encuentra


ubicada en: La Av. San Juan Bosco con Tercera Transversal. Edificio Panaven, Urb. Altamira.
Municipio Chacao. Caracas-Venezuela.
9

1.4 Misin

Prestar servicios de excelencia en ingeniera y ejecucin integral de proyectos, que


excedan las expectativas de sus clientes y maximicen el bienestar de sus trabajadores y
accionistas dentro de un entorno tico y moral orientado al servicio del individuo, la sociedad y la
conservacin del ambiente.

1.5 Visin

Ser proveedor de clase mundial de servicios integrales de ingeniera, construccin,


fabricacin, operacin y mantenimiento, reconocidos en los mercados que sirven por los
excelentes niveles de cumplimiento, confiabilidad, calidad, compromiso y alineacin de
capacidades con los requerimientos de sus clientes.

1.6 Poltica de Calidad

Satisfacer los requerimientos y expectativas de sus clientes, mediante servicios de


Ingeniera y Construccin adecuados, confiables y oportunos, basados en:

Procesos Normalizados

Un sistema de Mejoramiento Continuo

Compromiso de su personal con la calidad

1.7 Certificado de Calidad de Empresas Y&V

Empresas Y&V lleva 5 aos consecutivos recibiendo la renovacin del certificado del
Sistema de Gestin de la Calidad de Ingeniera y Construccin, por establecer y mantener un
sistema de calidad en conformidad con los requerimientos de la Organizacin Internacional de
Normalizacin, segn la norma ISO 9001:2008.

1.8 Estructura Organizativa de Empresas Y&V

Las relaciones mutuas de todo el personal que dirige, realiza y verifica cualquier trabajo
que incide en la calidad est expresada en la Estructura Organizacional de Empresas Y&V, la
cual se encuentra dividida en ocho (8) Vicepresidencias y subdivididas en Gerencias.
10

El organigrama completo de la empresa en estudio, se presenta a continuacin en la figura


1.1, en donde se puede apreciar la Gerencia de Procura en un crculo rojo, por ser esta la Unidad
donde se desarrollo la pasanta.

Figura 1. 1 Estructura Organizativa de Empresas Y&V. Fuente: Intranet de Empresas Y&V.


A continuacin, se explican en forma detalladas las responsabilidades y el sistema de
ejecucin de las Gerencias de Ingeniera, Procura y Construccin de Empresas Y&V,
involucradas en el proceso de control de los materiales.
11

1.8.1 Gerencia de Ingeniera


Es la encargada de supervisar y controlar las actividades involucradas en la ejecucin del
proyecto, garantizando el buen desenvolvimiento del mismo.
Dentro de la fase de ejecucin del proyecto, son los responsables de evaluar los productos
a ser entregados en el proyecto y de hacer los respectivos requerimientos de materiales y equipos.

1.8.2 Gerencia de Procura


Tiene la responsabilidad de cumplir las metas de tiempo, costo y calidad de la Procura de
Empresas Y&V y sus proyectos, debido a que es la encargada de planificar y ejecutar las
compras, adquirir los materiales y equipos atendiendo a las prioridades de la ejecucin del
proyecto, y los tiempos de entrega de los mismos.
Adems de eso, debe realizar el seguimiento a las rdenes de compra, rdenes de servicio
y autorizar el despacho de materiales y equipos.

1.8.3 Gerencia de Construccin


Es el garante de planificar y controlar la ejecucin de las obras, conforme a los parmetros
convenidos en cuanto a tiempo y presupuesto. Asimismo, debe supervisar las actividades de
procura en sitio, as como la administracin de los materiales y del suministro de los mismos.
Asesora a los responsables de sitio en su interface con las autoridades municipales,
sindicatos y propietarios, tambin, revisa y conforma los presupuestos y valuaciones de los
subcontratistas, entre otras actividades.
12

CAPTULO 2 : MARCO TERICO


El siguiente captulo presenta los fundamentos tericos sobre los aspectos planteados en
este proyecto de grado.

2.1 La Gestin de Procesos

Conjunto de actuaciones, decisiones, actividades y tareas que se encadenan de forma


secuencial y ordenada para conseguir un resultado que satisfaga plenamente los requerimientos
del cliente al que va dirigido. (Inmaculada, 2006)
La gestin de procesos en Empresas Y&V se estudio por medio de su Mapa de Procesos
(Ver figura 2.1), que muestra la forma en la que se interrelaciona cada uno de los procesos y
subprocesos que intervienen para la obtencin de los productos finales, donde la salida del
proceso es la satisfaccin de sus clientes.

2.1.1 Anlisis y diseo de un proceso

Segn el PMBOK un proceso es un conjunto de acciones y actividades interrelacionadas


que se llevan a cabo para alcanzar un conjunto, previamente especificado, de productos,
resultados o servicios (pg. 38).

Para lograr llevar a una empresa a la obtencin de los objetivos que esta espera, es
necesario que la misma tenga claramente definidos y analizados todas las actividades que forman
parte de sus procesos y como estos se transforman en insumos de otros, a fin de llevar el control y
seguimiento.

Los elementos de entrada de un proceso, pueden ser el resultado de un proceso anterior a


l y a su vez pueden estar interrelacionados dentro de un sistema global. Los procesos que
terminen en un resultado, como por ejemplo, la entrega de la obra al cliente, interactan con otros
procesos tales como, el diseo de los planos, la compra del material y la entrega en sitio de los
materiales y equipos.

Pueden utilizarse varios mtodos para representar en forma grfica la manera como se
relacionan los procesos de manera esquematizada, algunas de las herramientas son: los diagramas
de flujo y los diagramas de proceso.
13

Figura 2. 1 Mapa de procesos de Empresas Y&V. Fuente: Intranet de Empresas Y&V.


14

Diagramas de flujo:

Los diagramas de flujo o flujogramas, muestran la secuencia cronolgica con que suceden
las actividades en un proceso particular y es la manera como esquematizan sus procesos de
trabajo las Empresas Y&V.
Segn Heizer J y Render B. (2001) es un esquema o dibujo del movimiento del material,
el producto o las personas (pg.257).
La simbologa utilizada, que sirvi de base para la elaboracin de los flujogramas de
recepcin y despacho de material, se muestra en las tablas 2.1 y 2.2.
Tabla 2. 1 Simbologa bsica de Flujogramas. Fuente: Gerencia de Calidad de Empresas Y&V.

Tabla 2. 2 Simbologa de detalle de Flujogramas. Fuente: Gerencia de Calidad de Empresas


Y&V.
15

Diagramas de Proceso:
Este diagrama contiene mayor informacin que los flujogramas, de acuerdo al criterio de
Heizer J y Render B. (2001) los grficos de proceso utilizan smbolos, tiempo y distancias para
proporcionar un objeto, y un camino estructurado para analizar y registrar las actividades que
constituyen el proceso. (pg. 258)
Uno de los mtodos conocidos para elaborar diagramas de procesos, es la modelacin
IDEF, la cual se utiliz para visualizar los procesos y sus interacciones para el control de
materiales en proyectos, donde estn relacionadas las Gerencias de Ingeniera, Procura y
Construccin (IPC) y la herramienta SmartPlant Material (SPMat) entre otras, que apoyan la
gestin.

2.2 Modelacin IDEF

IDEF: Integration Definition for Funtion Modeling, puede ser traducida como Definicin
de la integracin para la modelizacin de las funciones fue desarrollada en los aos 70 por la
aeronutica norteamericana, con la finalidad de organizar y analizar los sistemas. (U.S. Air Force
Program for Integrated Computer Aided Manufacturing, 1993).
Este mtodo de modelacin, posee una nmerosa famila para analizar los procesos, como
IDEF1 que se utiliza para la gestin de la informacin, el IDEF3 utilizada para captar procesos,
indica el orden en que hacen los pasos, entre otras.
La utilizada en este proyecto de grado fue una adaptacin de IDEF0, la cual permitio
modelar los procesos y cuya simbolizacin se explica acontinuacin:

2.2.1 Representacin de la clula de modelado grfico IDEF0

La caja y las fechas muestran como un proceso se relaciona con el otro, a continuacin, se
puede observar la simbologa utilizada para la esquematizacin de los procesos, la cual se resume
en la figura 2.2.
Cajas: es el espacio destinado para el registro de la actividad descrita en forma de verbo,
cada caja representa un procedimiento y est conformada por los siguientes elementos:
Entradas: son todos aquellos elementos que son necesarios para el desarrollo de la
actividad, como por ejemplo, para elaborar la requisicin se requiere la lista de
materiales.
Salidas: son los productos generados por la actividad ejecutada, entre ellos se
pueden mencionar reportes de costos, autorizaciones de despacho, etc.
16

Controles: constituyen los lineamientos, requerimientos, procedimientos e


instructivos que rigen y son considerados para la ejecucin de la actividad.
Mecanismos: son los recursos necesarios para la ejecucin de la actividad, tales
como software, mano de obra.

Controles
(Manuales, Procedimientos)

Salidas
Entradas (Reporte de costos,
(lista de materiales, Reporte PROCESO
Autorizacin de despacho,etc.)
de inspeccin, etc.)

Mecanismo
(Recursos)

Figura 2. 2 Caja IDEF0. Fuente: Elaboracin propia.


Cabe resaltar que en la caja que representa cada actividad, se incluyen en el diagrama
elaborado para representar el control de materiales en proyectos IPC de Empresas Y&V, tanto los
mecanismos como los controles, con el objetivo de permitir al lector una fcil interpretacin de la
informacin y seguir una secuencia lineal del proceso, como se muestra en la figura 2.3, de forma
similar a la empleada por Manzanilla (2002).
17

Cdigos de las normas y procedimientos que


controlan el proceso

Documento(s) /
Control: Subproceso(s)
Documento(s) /
Subproceso(s) que se generado(s) en el
requieren para Nombre del proceso
generar el proceso Proceso Fecha de Salida
Fecha de Entrada Disciplina
Resp: responsable
del Proceso
Mecanismo:

Software donde se registra la


informacin del Proceso

Figura 2.3 Caja de modelacin de los procesos de control de materiales para Empresas Y&V.
Fuente: Elaboracin propia.

El proceso de control de materiales en Empresas Y&V, el cual se esquematizo bajo la


modelacin IDEF0, fue automatizado con la herramienta SmartPlant Material. A continuacin se
describe este sistema, junto a sus cuatro (4) mdulos principales:

2.3 SmartPlant Materials (SPMat)

SmartPlant Materials 6.2.5 (SPMat) es el sistema de control de materiales de Empresas


Y&V que soporta las operaciones que involucran el ciclo de vida del material en proyectos de
Ingeniera, Procura y Construccin.

2.3.1 El Mdulo Smart Plant Reference Data (SPRD)

Es la herramienta utilizada para definir (y mantener) el alcance de los materiales usados


en el proyecto o empresa. Tiene las siguientes funciones:

Creacin y Mantenimiento rpido y automtico de los materiales y equipos (basado


en reglas).
Informacin inteligente, libre de redundancias y re-usable para servir de base a
operaciones aguas abajo (Ingeniera, Procura y Construccin).
Informacin definida por el usuario segn disciplina y tarea especfica (ej.
electricidad, instrumentacin, etc.).
18

2.3.2 El Mdulo Engineering & Procurement Integration (E&PI)

Es la herramienta que permite cuantificar los requerimientos de material, permite la


comunicacin entre ingenieros y especialistas de procura, la cual:

Convierte datos de Ingeniera y diseo (ISO, modelo, diagrama) en informacin de


Procura (Requisiciones).
Permite La Mejor Vista de Procura de la informacin suministrada por Ingeniera.
Permite que los cambios en diseo/ingeniera sean procesados rpidamente, inclusive
con un alto nivel de detalles.
Registro de las Requisiciones.

2.3.3 El Mdulo Material Supply Chain Management (MSCM)

Es la herramienta donde se tramita y registra la adquisicin de Materiales. Permite llevar


el control de las compras y el seguimiento de los materiales y equipos hasta la entrega en sitio, a
travs de:

Planificacin en el tiempo.
Gerencia completa de proveedores.
Ciclos de consulta y compras.
Integracin con proveedores y contratistas externos.

2.3.4 El Mdulo Site Management

Es la herramienta para el control de almacenes, los materiales en sitio y el despacho de los


mismos. Permitiendo la planificacin de construccin a travs de:

Gerencia de recibo de materiales en almacn.


Predicciones y planificacin.
Despacho de Materiales.
Ahora bien, debido a que esta software permite llevar la trazabilidad del ciclo de vida de
materiales en proyectos IPC de Empresas Y&V, es indispensable crear mecanismos de control
dentro y fuera del SPMat para cada uno de los procesos involucrados en el proceso de control de
materiales, mediante el diseo de indicadores de gestin, que alerten sobre posibles desviaciones
que se puedan presentar.
19

2.4 Indicadores de Gestin

Segn Beltrn (2008), un indicador se define como la relacin entre las variables
cuantitativas o cualitativas, que permite observar la situacin y las tendencias de cambio
generadas en el objeto o fenmeno observado, respecto de objetivos y metas previstas e
influencias esperadas (pg.48).
En este contexto, un indicador de gestin puede ser: valores, unidades, ndices, en sntesis,
expresiones cuantitativas del desempeo de los procesos dentro de una organizacin, cuya
magnitud al ser comparada con un nivel de referencia, puede sealar desviaciones y darn una
herramienta de seguimiento para tomar acciones correctivas o preventivas, dentro del proceso de
control de materiales, luego de la automatizacin de sus procesos.

2.4.1 Control de Proyectos


Segn Heizer J y Render B. (2001) el control de grandes proyectos, como el control de
cualquier sistema de direccin, implica un seguimiento muy cercano de los recursos, los costes, la
calidad y los presupuestos. (pg.242).
Controlar la gestin de los proyectos, como estrategia para lograr el resultado esperado, por
medio de indicadores, permite a Empresas Y&V ser efectivo para captar los recursos, eficiente
para transformarlos y eficaz para canalizarlos.

2.4.2 Metodologa general para el establecimiento de indicadores de gestin

La metodologa explicada en el libro de Beltrn (2008), que se utiliz para la el diseo de


los indicadores en la seccin de resultados, es la siguiente:

Contar con objetivos y estrategias: Es fundamental contar con objetivos claros,


precisos, cuantificados y tener establecida la meta y las estrategias que se emplearn
para lograr los objetivos
Identificar los factores claves - Se entiende por factor crtico o clave aquel aspecto o
variable que es necesario mantener bajo control, el proceso o la labor que se pretende
adelantar
Establecer indicadores para cada factor clave: es necesario establecer unos
indicadores que permitan hacer el monitoreo antes del proyecto, durante ste y
despus de la ejecucin del proceso respectivo.
Determinar lnea base, meta y rango de gestin: valores o estndares de referencia.
20

Lnea base: corresponde al valor inicial del indicador.


Meta: se refiere al valor del indicador que se requiere lograr o mantener.
Rango de gestin: valores mnimo y mximo que el indicador puede tomar.
Disear la medicin: Consiste en determinar fuentes de informacin frecuencia de
medicin, tipo y presentacin de la informacin, asignar responsables de la
recoleccin, tabulacin, anlisis y presentacin de la informacin, forma de clculo
del indicador
Determinar y asignar recursos: se establecen las necesidades de recursos que
demanda la realizacin de las mediciones y las fuentes de financiacin para que el
indicador y medicin sean sostenibles.
Medir y ajustar: La experiencia ha mostrado que la precisin y operatividad
adecuada de un sistema de indicadores no se logra a la primera vez. Es necesario
tener en cuenta que la primera vez que se efectu la medicin surgirn una serie de
factores que es necesario ajustar o cambiar en los siguientes aspectos: Pertinencia del
indicador, Valores y rangos establecidos, Fuentes de informacin seleccionadas,
Proceso de toma y presentacin de la informacin, Frecuencia en la toma de la
informacin, Destinatario de la informacin, etc.
Estandarizar y formalizar: Consiste en el proceso de especificacin completa,
documentacin, divulgacin e inclusin entre los sistemas de operacin del sistema
de indicadores. Es durante esta fase que se desarrollan y quedan en limpio las cartillas
o manuales de indicadores.
Mantener en uso, mejorarlo o desecharlo: Evaluar permanentemente los
indicadores para verificar su pertinencia. Hacer mantenimiento al sistema es
bsicamente, darle continuidad operativa y efectuar los ajustes que se deriven del
permanente monitoreo del sistema y su entorno. As mismo, mejorar continuamente
significa incrementar el valor que el sistema de indicadores de gestin agrega a los
procesos, entidades y usuarios, es hacerlo cada vez ms preciso, gil, oportuno,
confiable y sencillo.

Con el propsito de identificar los factores involucrados en la problemtica planteada en


este estudio, fue creado un diagrama causa-efecto, que sirvi de base para definir los indicadores
de gestin diseados, siguiendo la metodologa antes mencionada.
21

2.5 Diagrama de causa-efecto

Es una herramienta tambin llamada, diagrama de Ishikawa o grfico de espina de pez


(debido a su forma, la cual se puede ver en la figura 2.4) permite visualizar los problemas que
puede presentar una organizacin, de acuerdo a varias fuentes.

Heizer J y Render B. (2001) sealan que es una tcnica esquemtica utilizada para
descubrir la posible localizacin de los problemas de calidad (pg., 191).

Las causas son los puntos de anlisis, que a su vez estn divididas por categoras, las
cuales pueden ser material, mano de obra, mtodos, entre otros, que estn afectando al proceso.
Para el caso especifico de este trabajo de grado, se consider colocar como categoras en el
diagrama los elementos negativos registrado por los usuarios del sistema, a fin de proponer
soluciones a cada uno de ellos.

Causa 1 Causa 2

Causas secundarias
Efecto en el
Problema
de estudio

Causa 3 Causa 4

Figura 2.4 Esquema de un diagrama causa-efecto. Fuente: Direccin de la Produccin.


Decisiones Estratgicas (Heizer, 2001)

El diagrama causa efecto se utiliz para resumir los problemas detectados de acuerdo a la
percepcin de los usuarios y de las lecciones aprendidas, cuya herramienta es manejada por la
organizacin para registrar las experiencias que deja cada proyecto.

2.6 Lecciones aprendidas de proyectos IPC

Cada proyecto IPC tiene condiciones de ejecucin muy particulares que varan de acuerdo
al alcance de los mismos, como el personal asignado para los proyectos, la ubicacin de la obra y
el ambiente de trabajo, entre otras causas que los afectan. Empresas Y&V ante esta situacin,
22

lleva un registro de las lecciones que han aprendido a lo largo de tiempo, de manera de tener una
gua de cmo enfrentar problemas que se pueden presentar.

Las lecciones aprendidas de Empresas Y&V tiene la estructura, mostrada en la tabla 2.3:

Tabla 2.3 Esquema de las lecciones aprendidas de Empresas Y&V. Fuente: Gerencia de Procura
de Empresas Y&V.
Estructura Responde a las siguientes interrogantes
Breve descripcin del evento ocurrido Qu pas?

Relacin causa-efecto, explicacin detallada de lo que Qu origin la situacin-por qu ocurri?


produjo la situacin
mbito de aplicacin, identifica donde puede aplicarse Dnde ocurri y donde puede ocurrir?
el conocimiento adquirido
Beneficios cualitativos y/o cuantitativos Qu o cunto se gan o se perdi?
Comentarios, Recomendaciones Qu recomendacin se puede realizar?

Para la elaboracin del cuestionario, el anlisis del proceso de control de materiales y el


diseo de indicadores, se tomaron como base, las lecciones aprendidas de la efectividad del
Sistema SPMat como herramienta de tecnologa para sustentar los procesos en Proyectos IPC.
23

CAPTULO 3 : MARCO METODOLGICO

El presente captulo describe la modalidad del proyecto junto con el nivel y diseo de la
investigacin, fuentes de informacin, tcnicas e instrumentos de recoleccin de datos, as como
tambin se encuentra definida la estrategia metodolgica por fases, que fueron utilizados para
obtener los resultados y productos del proceso investigativo desarrollado en Empresas Y&V para
la elaboracin de este proyecto.

3.1 Modalidad del proyecto, nivel y diseo de la investigacin

La naturaleza del problema presente en la investigacin se circunscribe en los aspectos


definidos en la UPEL (2006) bajo la modalidad de proyecto factible, el cual consiste en:
elaboracin y desarrollo de una propuesta de un modelo operativo viable para solucionar
problemas, requerimientos o necesidades de la organizacin o grupos sociales; pueden referirse a
la formulacin de polticas, programas, tecnologas, mtodos o proceso. (p.21).
En este caso, el evaluar el impacto de la automatizacin del sistema de control de
materiales y desarrollar indicadores que permitan hacer el seguimiento a los procesos en
proyectos IPC, plante satisfacer la necesidad de medir los procesos y promover la calidad del
servicio de la Coordinacin de Control de Materiales perteneciente a la Gerencia de Procura.
Por otro lado, en cuanto al tipo de investigacin, en la actualidad existen muchos modelos
y clasificaciones, que segn lo expuesto por Arias (2006), un estudio puede ubicarse en ms de
una clase.
La investigacin descriptiva, segn lo establecido por Tamayo y Tamayo (1998):
Comprende la descripcin, registros, anlisis e interpretacin de la naturaleza actual y la
composicin o procesos de los fenmenos () la investigacin descriptiva trabaja sobre la
realidad del hecho, y su caracterstica fundamental es la de presentarnos una interpretacin
correcta (p. 54).
La investigacin de campo, definida por Arias (2006) es aquella que consiste en la
recoleccin de datos directamente de los sujetos investigados, o de la realidad donde ocurren los
hechos (datos primarios), sin manipular o controlar variable alguna. (p.31).
24

La investigacin documental, segn el autor antes mencionado es un proceso basado


en la bsqueda, recuperacin, anlisis, crtica e interpretacin de datos secundarios, es decir, los
obtenidos y registrados por otros investigadores en fuentes documentales. (p.27).
La investigacin evaluativa, segn Hurtado (2007) es medir los efectos de un programa
por comparacin con las metas que se propuso lograr, a fin de tomar decisiones subsiguientes
acerca de dicho programa, para mejorar la ejecucin futura. (p.123).
En este orden de ideas, por los objetivos de investigacin planteados en este proyecto se
clasific de la siguiente forma:

Segn el nivel: en intermedio, cuyo tipo de investigacin es evaluativa, as como tambin


descriptiva, debido a que se evaluaron los objetivos esperados versus los objetivos
logrados tras la implementacin del sistema de control de materiales y se describi el
proceso de control de materiales actual mediante las tcnicas de modelacin IDEF0,
esquematizando mediante un diagrama los procesos fundamentales y de integracin de las
reas de Ingeniera, Procura y Construccin en proyectos IPC.

Segn el diseo: en una investigacin de campo, apoyada en una documental puesto que
los procesos, datos recopilados y resultados obtenidos fueron tomados directamente de la
realidad (sin alterar la informacin); al mismo tiempo para sustentar los diversos criterios
y aspectos considerados en el desarrollo del proyecto, fue necesario la revisin de la
literatura referente al tema, libros, tesis, monografas, manuales, artculos entre otros, al
igual que la informacin suministrada por los usuarios del sistema de control de
materiales y la Gerencia de Procura.

3.2 Tcnicas e instrumentos de recoleccin de datos

Las tcnicas e instrumentos seleccionados para la recoleccin de la informacin


constituyen una pieza fundamental para el desarrollo de este estudio, y segn el diseo de
investigacin los autores de libros de metodologa cientfica proponen diferentes herramientas
para obtener los datos o informacin necesarios para realizar estudios cientficos.

Arias (2006) expone que la tcnica es el procedimiento o forma particular de obtener


datos o informacin.(p.67) y que un instrumento de recoleccin de datos es cualquier
recurso, dispositivo o formato (en papel o digital), que se utiliza para obtener, registrar o
almacenar informacin. (p.69).
25

Para este proyecto de grado, se escogieron las tcnicas e instrumentos resaltados en un


color distinto en la figura 3.1 y explicados a continuacin:

TCNICAS INSTRUMENTOS

Fichas
Anlisis documental Computadora y sus unidades de almacenaje
DISEO DE
INVESTIGACIN
DOCUMENTAL Cuadro de registro y clasificacin
Anlisis de contenido
de las categoras

Lista de
cotejo
Estructurada Escala de estimacin
Observacin Diario de campo
No estructurada Cmaras: fotogrfica y de video

DISEO DE Gua de encuesta (tarjeta)


Grabador
INVESTIGACIN Oral Cmara de video
Encuesta
DE CAMPO Escrita Cuestionario

Gua de entrevista
Estructurada
Grabador/ Cmara de video
Entrevista
Libreta de notas
No estructurada
Grabador / Cmara de video

Figura 3.1 Tcnicas y instrumentos de recoleccin de datos. Fuente: Metodologa de la


Investigacin (Arias, 2006).

3.2.1 Anlisis documental:

Segn Hernndez (2006): Constituyen el objeto de la investigacin bibliogrfica o


revisin literaria y proporciona datos de primera mano.(p.85).

Esta tcnica fue empleada para la bsqueda de basamentos tericos que sustenten la
elaboracin del diagrama, el elaborar la tabla comparativa de los objetivos esperados vs los
logrados bajo la implementacin del sistema de control de materiales.

3.2.2 Observacin directa:

Sabino (1992) define la observacin directa como: La observacin directa es aquella a


travs de la cual se pueden conocer los hechos y situaciones de la realidad social. (p.45).
26

Basado en este concepto, se utiliz el enfoque de la observacin directa apoyada en el uso


de una libreta o cuaderno de notas para apuntar los hechos observados, a fin de evidenciar y
visualizar los procesos observados tanto en su oficina principal como en la planta de fertizantes
en Morn.

3.2.3 Encuesta y cuestionario:

Arias (2006) expresa que la encuesta es: una tcnica que pretende obtener informacin que
suministra un grupo o muestra de sujetos acerca de si mismos, o en relacin a un tema en
particular. (p.72)

La encuesta puede clasificarse en oral (interrogatorio cara a cara) y escrita (cuestionario).

Respecto a los cuestionarios, Hurtado (2007) expone que consisten en un conjunto de


preguntas relacionadas con el evento de estudio. (p.157).

Por otro lado, Arias (2006) expresa que las preguntas dentro del cuestionario pueden ser
catalogadas en cerradas, abiertas o mixtas y explica que las preguntas cerradas son aquellas que
establecen previamente opciones de respuesta a elegir, las preguntas abiertas no ofrecen opciones
de respuesta y dan libertad al encuestado de desarrollar sus puntos de opinin de manera extensa y
preguntas mixtas, es la combinacin de las anteriores.

Para la investigacin se elabor un cuestionario mixto de doce (12) preguntas cerradas y


seis (6) abiertas, que tenan como fin obtener informacin que ayudar a la resolucin de los
objetivos de la investigacin y registrar, la percepcin de los usuarios del sistema de control de
materiales antes y despus de la automatizacin del proceso, en cuanto a tiempos de trabajo,
induccin en el software, instructivos de trabajo, entre otras diversas variables de inters, como se
muestra en el apndice A-1,A-2 y A-3

3.2.4 Entrevista y gua de preguntas:

Arias (2006) expone que la entrevista es una tcnica basada en el dilogo cara a cara,
acerca de un tema previamente determinado y la clasifica de la siguiente manera:

Entrevista estructurada cuando el entrevistador crea una gua prediseada que contiene las
preguntas que sern formuladas.

Entrevista no estructurada cuando no posee una gua de preguntas pre-elaboradas y se


orienta a responder dudas concretas de la investigacin.
27

Entrevistas semi-estructuradas cuando existe una gua de preguntas, pero el entrevistador


puede realizar otras interrogantes no planificadas.

Acerca de la gua de preguntas, Hurtado (2007) seala: la gua de entrevista es el


instrumento propio de la tcnica de entrevista, en ella el investigador seala los temas o aspectos
en torno a los cuales va a preguntar. (p.161).

La aplicacin de esta tcnica se realiz de manera estructurada a los Gerentes de diversas


reas con seis (6) preguntas abiertas. Por esta razn no se ofrecieron opciones de respuesta, sino
que se dejaron a libertad del encuestado las respuestas a fin de obtener la visin gerencial del
impacto de la automatizacin del proceso de control de materiales. Se puede observar la gua
predeterminada de preguntas realizadas en el apndice B.

Tambin se realizaron entrevistas no estructuradas a administradores del software y personal


involucrado en el proceso de control de materiales con la finalidad de recolectar informacin ms
detallada y aclarar dudas, realizando preguntas abiertas que fueron respondidas dentro de un
dilogo a lo largo del desarrollo del proyecto.

3.3 Poblacin y muestra de la investigacin

Bajo el criterio de Arias (2006) la poblacin es un conjunto finito o infinito de


elementos con caractersticas comunes para los cuales sern extensivas las conclusiones de la
investigacin. sta queda delimitada por el problema y por los objetivos del estudio. (p.85).

Para este estudio, con base en el concepto anterior y tomando en cuenta los recursos
tecnolgicos que Empresas Y&V posee para entregar el cuestionario, no se consider una
muestra (subconjunto representativo y finito que se extrae de la poblacin), sino que se pudo
establecer para el proyecto a todo el universo de los usuarios (poblacin finita conocida) que
utilizan el software.

La poblacin a la que se le aplic el cuestionario se divide en 46 usuarios de Ingeniera,


37 usuarios de Procura, y 16 usuarios de Construccin, subdivididos en End user, Super user
y Usuarios de consulta, segn su la funcin desempeada en el sistema.

La poblacin a la que se le realiz la entrevista estructurada estuvo constituida por diez


(10) Gerentes, con el fin de obtener la visin gerencial del proceso. Se utiliz la informacin que
ellos proporcionaron como apoyo al estudio, siguiendo las instrucciones impartidas por la
28

Coordinacin de Control de Materiales, por lo que no se consider necesario hacer un estudio


estadstico para calcular el tamao de la muestra.

3.4 Procedimiento de la investigacin

El proyecto se llev a cabo en cuatro (4) fases distintas, cada una de las cuales implic
varias etapas, que permitieron concretar los objetivos especficos propuestos. Segn Hurtado
(2007) para la descripcin del procedimiento:

es importante que el investigador describa con detalle, paso a paso, el procedimiento que llevara a cabo
durante la investigacin () a fin de que otros investigadores puedan replicar la investigacin, en caso de
ser necesario, o puedan apoyarse en la informacin para investigaciones similares en otros contextos.
(p.162)

A continuacin, se exponen las fases en tabla 3.1, junto con sus respectivas etapas que
dieron origen a los productos presentados en el captulo de resultados.

3.4.1 Primera fase: Analizar el sistema de control de materiales de Empresas Y&V en los
proyectos de Ingeniera, Procura y Construccin

Esta fase est constituida por el estudio sistemtico de los elementos que intervienen en el
proceso de control de materiales y equipos. Se realiz mediante la implementacin de las tcnicas
de recoleccin de datos expuestas en este captulo: el anlisis documental y la observacin del
proceso.

3.4.1.1 Primera etapa: Recopilacin de Informacin

Se llev a cabo por medio del acopio de informacin bibliogrfica y documental


relacionada con el tema de investigacin. Consisti en la bsqueda de tesis y trabajos que
antecedieron el estudio de la automatizacin del proceso de control de materiales y el diseo de
indicadores de gestin. Adems fueron revisados los manuales de procedimientos, flujogramas e
instructivos de trabajo, con la finalidad de familiarizarse con el proceso del control de materiales
dentro de las distintas unidades (Ingeniera, Procura y Construccin) encargadas de utilizar la
herramienta SmartPlant Materials como soporte a las actividades durante la ejecucin de los
proyectos IPC.
29

Tabla 3.1 Resumen del Procedimiento de Investigacin. Fuente: Elaboracin Propia

Fase Etapa

1 Analizar el sistema de Recopilar informacin


control de materiales Definir de la metodologa para estudiar el proceso de
de Empresas Y&V en control de materiales en proyectos IPC de Empresas
los proyectos de Y&V
Ingeniera, Procura y
Construccin Elaborar el diagrama de proceso de control de
materiales en proyectos IPC de Empresas Y&V
Validar el Diagrama

2 Evaluar el impacto de Induccin al software


la automatizacin del Disear y validar los instrumentos de recoleccin de
sistema de control de datos
materiales
Aplicar el cuestionario y realizar las entrevistas
estructuradas
Recopilar y analizar los resultados

3 Disear indicadores que Identificar los aspectos claves


evaluaran el sistema Elaborar los indicadores
de gestin de
materiales para el Revisar y aprobar los indicadores
seguimiento y control
de procesos IPC

4 Proponer mejoras para Visualizar relaciones de causas que incidieron en la


la gestin de control problemtica expuesta
de materiales en Resumir sugerencias recolectadas
proyectos IPC
Enunciar recomendaciones
30

3.4.1.2 Segunda etapa: Definicin de la metodologa para estudiar el proceso de control


de materiales en proyectos IPC de Empresas Y&V

Basado en la recomendacin del tutor acadmico y con la aprobacin del tutor industrial
se decidi esquematizar el proceso de control de materiales mediante el mtodo de modelacin
IDEF0 con el propsito de visualizar en forma detallada las actividades relevantes y las
interacciones de las unidades de ingeniera, procura y construccin.

3.4.1.3 Tercera etapa: Elaboracin del diagrama de proceso de control de materiales en


proyectos IPC de Empresas Y&V

Identificar el Proceso a analizar:

El proceso a evaluar debe ser identificado de forma clara, objetiva y prctica permitiendo
as, conocer la actividad principal a investigar y establecer los procedimientos que estn
relacionados con dicho proceso. El proceso macro fue realizado siguiendo el ciclo de vida de los
materiales de los proyectos IPC de Empresas Y&V.

Definir los procedimientos interrelacionados con el proceso a examinar:

Esta fase comprende la identificacin y seleccin de los procedimientos que sern


utilizados para el desarrollo del diagrama IDEF0 con alto nivel de detalle, estableciendo aquellos
subprocesos que conforman el proceso macro de estudio. Estos procedimientos estn clasificados
segn las tres (3) reas medulares involucradas en el control de materiales (ingeniera, procura y
construccin) y las disciplinas que prestan apoyo (planificacin, costos y calidad) en el proceso.

Clasificar los procedimientos de acuerdo a la interrelacin con el proceso macro:

El identificar los subprocesos que constituyen el proceso macro y aquellos procedimientos


cuyas actividades son soporte para el desarrollo del proceso implica un paso de gran relevancia
para el estudio, ya que de esta clasificacin depender el xito en la elaboracin del diagrama.
Por tanto como primer paso se analiz el procedimiento macro de ingeniera, procura y
construccin y una vez que se contaba con una visin general del mismo, se consideraron los
procesos que estn interrelacionados con el proceso general.

Esquematizacin:

Primero se esquematiz un diagrama preliminar que contaba con los siguientes elementos:
la documentacin gua para controlar cada subproceso (manuales), junto con las entradas y
31

salidas de cada subproceso en forma lineal, de las tres (3) reas medulares de estudio; Ingeniera,
Procura y Construccin para la gestin de control de materiales.

Posteriormente, se revis el diagrama y se hizo una validacin de la informacin descrita,


con cada uno de los actores principales de cada subproceso, investigando qu software apoyaba
cada actividad.

Seguidamente, se esquematiz otro diagrama que mostrara las reas que apoyan la gestin
de control de materiales, en forma lineal.

Finalmente, se dividi el diagrama de proceso en tres grandes bloques medulares para


visualizar en forma rpida las interacciones de Ingeniera, Procura y Construccin, a las cuales se
les debe establecer los controles a travs del establecimiento de indicadores que midan la gestin,
que garanticen el buen desempeo y operatividad de los procesos.

Se matiz las cajas con colores diferentes para cada una de las disciplinas involucradas en
el proceso.

Elementos a considerar en la esquematizacin

Cantidad de cajas: La teora de modelacin de IDEF0 recomienda descomponer


cada proceso en un promedio de 6 a 7 cajas o rectngulo por diagrama, sin embargo
para este estudio debido a la complejidad del proceso, se consider realizar una
adaptacin de esta metodologa y representar en forma completa el sistema de manejo
de materiales, de manera de visualizar la interaccin de cada una de sus disciplinas y
todas las actividades involucradas en todo el proceso.
Otra variante en cuanto a las cajas que representan cada actividad, segn la
modelacin de IDEF0 es que se incluyen tanto los mecanismos como los controles
(dentro de las cajas), con el objetivo de permitir al lector una fcil interpretacin de la
informacin y seguir una secuencia lineal del proceso.
Subprocesos: se identifican los procesos que se llevaron a cabo en cada una de las
fases por separado, enuncindolos de manera corta y objetiva, con verbos en
infinitivo, adems de frases que agrupen las actividades del proceso, sin detallar cada
nivel de las tareas especificas y que permita al lector una visin general del
procedimiento, como ejemplo se puede citar: disear, actualizar presupuesto, entre
otros, representando las entradas y salidas que se generan.
32

Responsabilidad: en cada procedimiento se seal el departamento o la disciplina


responsable de la ejecucin de las actividades, a modo de ejemplo se tiene: para el
procedimiento de elaboracin de cmputos mtricos la responsabilidad recae sobre la
Gerencia de Ingeniera.

El software utilizado para elaborar el diagrama fue el Microsoft Office Visio 2003

3.4.1.4 Cuarta Etapa: Validacin del diagrama

Se programaron entrevistas no estructuradas con el personal involucrado en cada


subproceso, quienes realizaron modificaciones al diagrama y proporcionaron la informacin
exacta del mdulo de la herramienta SmartPlant Materials (SPMat) que soportaba su respectiva
actividad.

3.4.2 Segunda fase: Evaluar el impacto de la automatizacin del sistema de control de


materiales

Luego de analizar la gestin de control de materiales en proyectos IPC, se recibi una


induccin para conocer el funcionamiento del software y tener una visin general e integrada del
proceso, posteriormente se elabor un cuestionario para el Personal Operativo de las reas de
Ingeniera, Procura y Construccin, as como tambin se realiz una gua prediseada de
preguntas para realizar las entrevistas estructuradas a Gerentes y personal directivo, a fin de
recolectar informacin que permitir de manera cualitativa definir la percepcin de los usuarios
con respecto a los resultados de la automatizacin del proceso de control de materiales.

Adicionalmente se realiz una investigacin documental de manera de recolectar


informacin y poder comparar, los objetivos esperados despus de la implementacin del
software SPMat con los objetivos cumplidos hasta la fecha de este estudio.

3.4.2.1 Primera etapa: Induccin al software

Con la ayuda de personal experto en las reas de Ingeniera y Construccin, se recibieron


dos inducciones cortas de dos (2) horas cada una, donde se explic cmo se manejaban los
diversos mdulos que definen parte del ciclo de vida del material.

Asimismo se realiz una induccin formal de ocho (8) horas en el mdulo de seguimiento
del SPMat de la Gerencia de Procura, permitiendo afianzar el conocimiento y adquirir destreza en
el manejo del software, objeto de estudio.
33

La induccin, fue determinante para la elaboracin de los instrumentos de medicin, ya


que era necesario conocer el software para poder realizar las preguntas.

3.4.2.2 Segunda etapa: Diseo y validacin de los instrumentos de recoleccin de datos

Se formularon las preguntas en base a los objetivos especficos de la investigacin, donde


se estudi detalladamente el orden lgico, la secuencia de preguntas y tambin la escala de
medicin.

Por otro lado, se revisaron las lecciones aprendidas de proyectos, e informacin


documental para obtener informacin que validar e ideas para establecer interrogantes sobre la
automatizacin del proceso de control de materiales.

Para verificar la correcta elaboracin del cuestionario y la gua de preguntas para las
entrevistas estructurales, se validaron los instrumentos de recoleccin de datos con la tutora
empresarial y la colaboracin de tres personas que no formaban parte de la muestra
(pertenecientes a las reas de Ingeniera, Procura y Construccin), con la finalidad de hacer las
correcciones pertinentes y lograr alcanzar la versin definitiva.

3.4.2.3 Tercera etapa: Aplicacin del cuestionario y realizacin de las entrevistas


estructuradas

El cuestionario fue distribuido por dos semanas de manera electrnica con la ayuda del
programa Microsoft Windows Sharepoint 3.0 a ochenta y tres (83) personas que utiliza esta
herramienta a nivel operativo, a fin de evaluar cualitativamente el resultado del impacto del uso
del SPMat en los procesos de control de materiales.

Para las entrevistas estructurales, la tutora industrial envi un correo a los Gerentes de
diversas reas, con el objetivo de dar a conocer el estudio que se estaba realizando y pedir su
colaboracin. Posteriormente se programaron las citas y con la gua de preguntas, se procedi al
registro de la informacin.

3.4.2.4 Cuarta etapa: Recopilacin y anlisis de resultados

En esta etapa se clasificaron y registraron los datos arrojados por el anlisis documental
de los objetivos esperados por la Empresa antes de implementar el SPMat mediante una matriz de
registro, las cuales segn Hurtado (2007) se utilizan para asentar datos obtenidos () de
archivos o registros institucionales (pg.159). como se puede observar en el anexo YY.
34

As como tambin, se clasificaron y registraron los datos arrojados por las encuestas en
matrices de categoras o evaluacin, siguiendo las ideas expuestas por Hurtado (2007) ya que
permiten clasificar, agrupar y categorizar informacin contenida en documentos, tales como
asientos de entrevistas, registros anecdticos, diarios, y en general aquellos que contienen gran
volumen de informacin verbal variada. (p.159).

Se elaboraron varias matrices de categoras, de acuerdo al tipo de pregunta, como se


muestra en el anexo 77, donde se registro el indicador: variable estudiada, el enunciado de la
pregunta, el total de nmero de respuestas y porcentaje de las mismas, y las opiniones ms
relevantes por reas de inters (Ingeniera, Procura y Construccin).

Posteriormente, se realiz la presentacin de los resultados, mediante el uso grfico,


cuadros e histogramas, para facilitar la comprensin de los aspectos claves de la investigacin.
Finalmente, se describieron las conclusiones del anlisis, con miras a detectar oportunidades de
mejora en el sistema de control de materiales.

3.4.3 Tercera fase: Disear indicadores que evaluaran el sistema de gestin de materiales
para el seguimiento y control de proyectos IPC

Para el diseo de los indicadores de gestin del sistema de control de materiales en


proyectos IPC, se someti a consideracin de la tutora industrial la metodologa de Jess Beltrn
(2006), donde por el tiempo del proyecto solo se cubrirn los primeros cinco (5) pasos.

La tutora industrial estuvo de acuerdo con la metodologa y solo sugiri algunos cambios,
que fueron aceptados y llevados a cabo.

3.4.3.1 Primera etapa: Identificacin de Aspectos Claves

Luego de estudiar y evaluar el sistema de control de materiales, se identificaron los


aspectos claves o actividades crticas que sern causa de control y seguimiento con la ayuda de
los indicadores de gestin posteriormente diseados para monitorear el ciclo de vida del material.

Se determin por exigencia de los involucrados en el sistema, que era necesario


cuantificar el tiempo de duracin entre entradas y salidas de los procesos que interactan entre
Ingeniera, Procura y Construccin, as como tambin los ciclos del material, de manera
automtica en el sistema, por lo tanto una variable crtica a ser medida es el tiempo.
35

En ese mismo orden de ideas, uno de los indicadores para monitorear la gestin de
Procura es conocer la percepcin que tiene el cliente interno del servicio que recibe, debido a que
determina la efectividad y eficiencia de la labor prestada y brinda oportunidades de mejora.

Por otro lado, de la asistencia a reuniones de usuarios del sistema, as como tambin de la
reunin de logros de la Gerencia de Procura 2009-2010 se pudo detectar la necesidad de analizar
los Indicadores de Gerencia que se tenan, ya que faltaban aspectos por definir en los mismos,
con el fin de proponer ajustes y crear la base para los nuevos mecanismos de medicin a disear.

3.4.3.1 Segunda etapa: Diseo de Indicadores

Para cada aspecto clave se defini el tipo de indicador que ms se ajustaba a los
requerimientos de la Gerencia de Procura, en cuanto a los siguientes elementos de diseo:

Nombre: identificacin del indicador.

Definicin: descripcin de la funcin del indicador.

Frmula: forma de clculo matemtica.

Meta: valor del indicador que se quiere lograr.

Frecuencia de medicin: indica cada cuanto se va a realizar el monitoreo.

3.4.3.1 Tercera etapa: Revisin y aprobacin de los indicadores de gestin

Elaborado los indicadores de los procesos crticos, se pauto una reunin con la tutora
industrial y la Gerente de Procura con la finalidad de verificar la posible implementacin de los
indicadores propuestos y los cambios sugeridos en sus mecanismos de medicin.

En la reunin se revisaron y realizaron observaciones a los indicadores propuestos y los


cambios sugeridos en sus mecanismos de medicin.

Seguidamente, se realizaron los ajustes necesarios y se procedi a la aprobacin de los


mismos para su posterior medicin, debido a que el alcance de esta investigacin no se considera
la medicin de estos indicadores.
36

3.4.4 Cuarta fase: Proponer mejoras para la gestin de materiales en los proyectos IPC

Luego del anlisis del sistema, junto con la consulta a usuarios y personal gerencial se
establecieron las posibles mejoras.

Segn Selltiz, Carlk., Jahoda, Michelle y otros (1976) El propsito del anlisis es
resumir las observaciones llevadas a cabo de forma tal que proporcionen respuestas a las
interrogantes de investigacin (p.105), con esto se podra establecer como el significado
concreto y amplio de las posibles soluciones del problema planteado, por lo cual toda la
informacin que se recolect por medio de la aplicacin de las encuestas y observaciones,
llevadas en las reas de Ingeniera, Procura y Construccin de Empresas Y&V, brindo la visin
de los procesos llevados luego de la implementacin de la herramienta SPMat para el control de
los materiales.

Se elabor un diagrama de Ishikawua a fin de resumir la situacin actual del impacto de la


automatizacin de la gestin de materiales. Segn Elwood es un vehculo para ordenar, de
forma muy concentrada, todas las causas que supuestamente pueden contribuir a un determinado
efecto (p.GG)

Finalmente, luego de visualizar la relacin que tiene cada una de las causas que incidieron
en la problemtica expuesta en este proyecto y las sugerencias recolectadas por medio de las
encuestas y entrevistas realizadas para la mejora del sistema, se enunciaron las recomendaciones
para optimizar la gestin de control de materiales, en proyectos IPC.
37

CAPTULO 4 : RESULTADOS

Basados en la metodologa empleada en el captulo tres, luego de revisar y valorar la


informacin obtenida a fin de cumplir con los objetivos de este proyecto, se presenta a
continuacin los resultados obtenidos de la investigacin para evaluar y proponer mejoras a
sistema de control de materiales en proyectos de Ingeniera, Procura y Construccin (IPC).

4.1 Anlisis del sistema de control de materiales de Empresas Y&V en los proyectos de
Ingeniera, Procura y Construccin.

El resultado de la investigacin para el primer objetivo Analizar el sistema de control de


materiales de Empresas Y&V en los proyectos de Ingeniera, Procura y Construccin, tiene
como producto principal el Diagrama de la gestin de control de materiales en proyectos IPC de
Empresas Y&V, esquematizado bajo la adaptacin de la metodologa de modelacin IDEF0.

Primero se elabor un diagrama preliminar considerando los procedimientos que se llevan


a cabo dentro de las (3) reas medulares de estudio; Ingeniera, Procura y Construccin para la
gestin de control de materiales, como se puede ver en el apndice C-1.

Seguidamente, se esquematiz otro diagrama que mostrara las reas que apoyan la gestin
de control de materiales, como se muestra en el apndice C-2.

Por ltimo, se realiz el diagrama final separando las Gerencias de Ingeniera, Procura y
Construccin, con el propsito de visualizar en forma general la integracin de los procesos y su
interrelacin, el software utilizado, as como identificar aquellas actividades que eran crticas
para el diseo de los indicadores.

El diagrama de la gestin de control de materiales en proyectos IPC de Empresas Y&V,


se muestra en el apndice C-.3, en una hoja tipo tabloide a fin de apreciar el trabajo realizado con
detalle, resaltando que muchos de los procesos han sido censurados (en todos los diagramas
expuestos en esta seccin) de manera aleatoria, dejando solo espacios blancos (sin texto) en su
lugar, de manera de proteger la estrategia de ejecucin de la Empresa.
38

El diagrama mostrado en el apndice C-3 permiti al autor de este proyecto, conocer las
diversas fases de cmo se ejecuta y desarrolla un proyecto IPC en Empresas Y&V, descritas en
forma general a continuacin y resumidas dichas fases en la figura 4.1:
Ingeniera: en esta fase de ejecucin de los proyectos, se genera la estrategia de
construccin, los planos y otros documentos, as como se determina las
caractersticas de los materiales y equipos para ser comprados por procura.
Procura: en esta fase, se reciben las requisiciones de materiales y equipos hechas
en la fase de ingeniera y se lleva a cabo la gestin de compra de los materiales y
equipos necesarios para la ejecucin de la Obra. En esta fase tambin, se reciben
los planos de fabricantes de los equipos que pueden generar cambios en el diseo
de los planos de la primera fase.
Construccin: es la ltima fase, donde se ejecuta propiamente la Obra. La cual
posee una Coordinacin de Materiales encargada de la recepcin y control en
forma directa de los materiales y equipos necesarios para la construccin. En esta
fase, la ingeniera y procura deben estar avanzadas pero no necesariamente
culminadas para poder iniciar esta fase de construccin, se necesita es la
planificacin de las actividades de acuerdo a los tiempos de fabricacin de los
equipos y la entrega de materiales y equipos.

Por lo antes expuesto se hace relevante el diseo de un indicador automatizado de los


tiempos del ciclo de vida de los materiales y equipos, desarrollado en la seccin 4.3 de este
captulo.

Ingeniera Interrelaciones

Procura

Interrelaciones Construccin

Figura 4.1 Fases de un proyecto IPC. Fuente: Elaboracin propia.

Tambin se puede apreciar en el diagrama de la gestin de control de materiales en


proyectos IPC, el proceso realizado por otras Gerencias y Departamentos necesarios para la
ejecucin xito del proyecto IPC, como el trabajo realizado por la Gerencia de Planificacin
39

encargada del control de las variables costo y tiempo dentro de los proyectos en ejecucin, a fin
de hacer seguimiento a cada una de las actividades planificadas para lograr los objetivos del
proyecto.

El departamento de costo, igualmente mostrado en el diagrama mostrado en el apndice


C-3, es el encargado del control de costos, gastos reembolsables y horas hombres, de acuerdo a
los lineamientos establecidos en la oferta del proyecto. Mientras que la Gerencia de Calidad se
encarga de asegurar la elaboracin, implantacin, actualizacin, difusin y cumplimiento del plan
de calidad del proyecto y los planes de inspeccin.

Ahora bien, este diagrama permiti a Empresas Y&V, tener una herramienta en forma
sintetizada y objetiva, que mostrar cada uno de los procedimientos relacionados con el proceso
de control de materiales, sus interrelaciones entre Gerencias, junto con los recursos necesarios
para el desarrollo de cada actividad dentro de un proyecto IPC.

Entre otro de los beneficios, obtenidos con este diagrama estn:

Herramienta de gran utilidad para la documentacin de los sistemas de gestin de


calidad segn las normas ISO: 9000, las cuales tienen su enfoque en procesos.
Dar al personal una visin general de cules son las entradas (elementos que son
necesarios para el desarrollo de su actividad) y salidas (los productos que se deben
generar) de sus procesos.

4.1.2 Interrelaciones entre las Gerencias de Ingeniera, Procura y Construccin


Toda salida de un proceso, que es la entrada para otro, tiene que estar bajo control para
lograr el xito de la gestin, pero en especial es necesario tener cuidado y constante atencin en
aquellos productos que genera una Gerencia, que son entrada para otra, debido a que esto asegura
el buen desempeo y el logro de los objetivos de un proyecto IPC.
En la tabla 4.1 se pueden apreciar los productos que son el resultado de la interaccin
entre las Gerencias de Ingeniera, Procura y Construccin en Empresas Y&V extrados del
diagrama de control de materiales para proyectos IPC.
40

Tabla 4.1 Productos resultado de la interaccin entre Gerencias IPC. Fuente: Elaboracin propia.

Salida de la Gerencia Productos Entrada a la Gerencia


Requisiciones para compra y Procura
Ingeniera evaluaciones tcnicas
Lista de materiales y Construccin
Planos
Documentos del proveedor Ingeniera
Procura de equipos y materiales
rdenes de Compra y Construccin
autorizacin de despacho
Notificacin de no
conformidades, reportes de Procura
Construccin
control de material
Instrucciones de Campo Ingeniera

Para los productos mencionados en la tabla, se crearon indicadores de gestin, que sern
explicados en la seccin 4.3 de este captulo, por considerarse productos clave y actividades
crticas que requieren monitoreo constante.

4.2 Evaluacin del impacto de la automatizacin del sistema de control de materiales

Con la finalidad de responder al objetivo dos Evaluar el impacto de la automatizacin del


sistema de control de materiales en esta seccin se realiz un anlisis cualitativo y documental
de la implementacin de la herramienta SmartPlant Materials, haciendo una comparacin y
validacin de los beneficios aportados por el uso del sistema en la ejecucin de proyectos y la
automatizacin de las actividades medulares para el control de los materiales en Empresas Y&V.

4.2.1 Evaluacin cualitativa del impacto de la automatizacin de control de materiales

A continuacin se presentan los resultados producto del cuestionario mostrado en el


apndice D, dividido en nueve (9) aspectos relacionados con la implementacin del software
SmartPlant Material (SPMat) como la integracin desde el punto de vista de control de
materiales; anlisis del antes y despus de la automatizacin del proceso; instructivos de trabajo;
indicadores, calidad de induccin, grado de satisfaccin con la herramienta, entre otros.

El porcentaje de las respuestas, se obtuvo a travs de la puntuacin obtenida calculada a


partir de la suma de cada opcin por Gerencia y cuyos valores resultantes fueron extrados del
sistema Microsoft Windows Sharepoint 3.0 y exportados a una hoja Excel para su preparacin y
resumen en tablas, expuestas en el apndice antes mencionado.
41

4.2.1.1. Integracin desde el punto de vista de control de materiales

En esta parte se evalu la integracin entre las Gerencias de Ingeniera, Procura y


Construccin desde el punto de vista de control de materiales.

A continuacin se colocan por separado la percepcin de los usuarios del sistema y los
Gerentes entrevistados.

Punto de vista de los usuarios del sistema

Como se puede observar en la figura 4.2, Empresas Y&V no la logrado la integracin


completa desde el punto de vista de control de materiales en los proyectos IPC. Sin embargo,
Procura, gracias a la implementacin del SPMat, ha venido mejorando la interaccin con
Ingeniera y Construccin, evidencindose en que el 75 % de los usuarios del sistema aseguran
que si hay integracin.

En la tabla mostrada en el apndice D, tabla A.1 se resalta la percepcin de los usuarios


del sistema, donde se registro actividades que muestran la interaccin entre las Gerencias
producto de la implementacin del SPMat, como que desde el momento en que se elabora, por
ejemplo, una lista de materiales, esta contiene un cdigo nico del material solicitado, el cual
puede ser visto y usado por Ingeniera as como por Construccin.

Luego esta lista de materiales, se convierte en requisicin que es usada por Procura para
elaborar la orden de compra y al llegar el material a Obra, se puede verificar el estatus de los
materiales hasta el momento en que se despacha el material a Construccin.

Esto permite que todas las disciplinas tengan acceso a cualquier informacin y verifiquen
la trazabilidad de todo el ciclo de vida del material y equipo.

Por otra parte, el 25% de los usuarios no consideran que existe integracin, debido a que
an falta delimitar y definir claramente el alcance de cada disciplina, la coordinacin entre
distintos usuarios y que todava no est incorporado este software a todos los proyectos IPC.
42

25%

SI

75% NO

Figura 4.2 Integracin desde el punto de vista de control de materiales de los usuarios del
sistema. Fuente: Elaboracin propia.

Punto de vista de los Gerentes:

Como se puede apreciar en la figura 4.3, el 40% de los gerentes afirmaron que el software
no mejora la integracin, debido a que es el factor humano quien con una buena organizacin y
comunicacin hace que se integren las diversas disciplinas en proyectos IPC. Por otra parte el
60% de los gerentes restantes consideran que existe integracin con el uso de la herramienta.
Tambin existe mayor control de los materiales, pero no se est utilizando todo el potencial del
software, ni es usado en todos los proyectos, por lo que faltara una mayor implementacin y ms
gente capacitada en este sistema.

40%
SI
60%
NO

Figura 4.3 Integracin desde el punto de vista de control de materiales de los Gerentes. Fuente:
Elaboracin propia.
43

4.2.1.2. Anlisis del antes y despus de la automatizacin del proceso de control de


materiales utilizando SPMat

Para la evaluacin del antes y despus de la automatizacin del proceso de control de


materiales utilizando el SPMat, se realiz una clasificacin de los usuarios por tiempo de uso del
programa SPMat, debido a que no todos los usuarios que actualmente lo manejan estuvieron
desde su implementacin.

Por esta razn, los usuarios que trabajaron previamente a la automatizacin de la gestin
de control de materiales con otros programas se les realizaron el conjunto de preguntas 4,5 y 6, en
las cuales se refleja el impacto del uso de SPMat en el desarrollo de proyectos IPC.

A continuacin se colocan por separado el punto de vista de los usuarios del sistema y los
Gerentes entrevistados.
Antes y despus desde el punto de vista de los usuarios del sistema

Entre las reas de Ingeniera, Procura y Construccin se observa en la figura 4.4 que el
21% de los encuestados trabajan con la herramienta desde el 2010, el 31% trabajan desde el 2009
y el 48% del total de encuestados desde el 2008; ao de la implementacin del sistema.

60
48 %
50

40
31 %

30
21 %
20

10

0
Desde el ao 2008 Desde el ao 2009 Desde el ao 2010

Figura 4.4 Fecha de iniciacin del uso del SPMat. Fuente: Elaboracin propia.

Se puede apreciar en la figura 4.5, el software con que se trabajaba antes de implementar
SPMat para el control de los materiales.
44

17%

14% Excel y Word


Regloqic
69%
No s

Figura 4.5 Software usado antes del SPMat. Fuente: Elaboracin propia.

El software mayormente utilizado para realizar las actividades de control de materiales


antes de implementar el SPMat en las Gerencias de Ingeniera, Procura y Construccin, fue el
Excel y Word con un 69%, mientras que el Regloqic report el 14%, debido a que este sistema
solo era usado por la Gerencia de Procura y el resto de las personas no recuerdan qu sistema
usaban para trabajar.

A continuacin, en la figura 4.6 se puede apreciar algunos puntos de comparacin con el


software anterior y el SPMat:
a) Eficiente pero ms
lento
Cantidad de Personas b) Eficiente y ms rpido
c) Permita compartir la
10 informacin
Ingeniera
9 d) No permita compartir
8 Procura la informacin
7 Construccin e) Su base de datos era
ms extensa
6
f) Su base datos era
5 menos extensa
4 g) La calidad del trabajo,
3 reportes y control de
2 materiales era ms
efectivo
1 h) La calidad del trabajo,
Puntos de
0 Comparacin reportes y control de
a) b) c) d) e) f) g) h) i) materiales era menos
efectivo
i) Deficiente pero ms
fcil de usar

Figura 4.6 Puntos de comparacin con el software anterior


y el SPMat. Fuente: Elaboracin propia.
45

La mayora de los usuarios afirmaron que con el software anterior, no exista una
transmisin de la informacin entre las diversas disciplinas, as mismo se observ que la calidad
del trabajo, reportes y el control de materiales era menos efectivo, debido que era manual y no se
contaba con un programa que llevara la trazabilidad del ciclo de vida de los materiales, as como
tambin de una extensa base de datos, pero como ventaja de las herramientas anteriores eran ms
fciles de manejar y el trabajo, aunque se poda realizar de manera correcta, requera una mayor
dedicacin de tiempo como se demuestra en el anlisis realizado a continuacin.

Seguidamente, se pude apreciar la comparacin entre el tiempo de trabajo antes y despus


de usar el SPMat en cada una de las Gerencias.

El tiempo promedio para realizar las actividades de control de materiales dentro de la


Gerencia de Ingeniera estn oscilando entre 4 a 40 horas, segn la figura 4.7.

Tiempo

4,5 Tiempo promedio antes


4
3,5 Tiempo promedio ahora
3
2,5 Leyenda de la escala
2 vertical
1,5 1 es 1 Hora
1
0,5 2 es de 4 a 8 Horas
0 Actividades 3 es de 8 a 16 Horas
4 es de 16 a 32 Horas

Figura 4.7 Tiempo promedio antes y despus en actividades de usuarios de Ingeniera. Fuente:
Elaboracin propia.

Se muestra en la figura 4.7 que el promedio de tiempo de todas las actividades de la


Gerencia de Ingeniera se redujo, especialmente en las actividades de elaborar la lista de
materiales y la aprobacin tcnica, procesos crticos de estudio y de interaccin con la Gerencia
46

de Procura, como se seal en la seccin anterior. Ahora bien, el total de tiempo promedio
reducido en todas las actividades es de 35.77%.

A continuacin, se puede ver la comparacin de tiempo de trabajo antes y despus del


SPMat para realizar las actividades relacionadas con las Gerencias de Procura y Construccin
para llevar el control de los materiales, en las figuras 4.8 y 4.9.

Para la Gerencia de Procura, segn lo observado en la figura 4.8, la actividad que redujo
mayormente su tiempo es la de registrar y elaborar la logstica. El total de tiempo reducido en
todas las actividades para esta Gerencia fue del 31.27%

Tiempo

6
5
Tiempo promedio antes
4
Tiempo promedio ahora
3
2 Leyenda de la escala
vertical
1
1 es 1 Hora
0 Actividades 2 es de 4 a 8 Horas
3 es de 8 a 16 Horas
4 es de 16 a 32 Horas

Figura 4.8 Tiempo promedio antes y despus en actividades de Procura. Fuente: Elaboracin
propia.

Ahora bien, la Gerencia de Construccin, segn la figura 4.9, obtuvo una reduccin
significativa en iguales proporciones para elaborar y registrar el reporte MRR, elaborar y registrar
el reporte MIR y el de elaborar y registrar el reporte SDO, cuyo total de tiempo reducido en todas
las actividades del 54.07%.
47

Tiempo
3,5
3 Tiempo promedio antes
2,5 Tiempo promedio ahora
2
1,5
Leyenda de la escala
1 vertical
0,5 1 es 1 Hora
0 Actividades 2 es de 4 a 8 Horas
3 es de 8 a 16 Horas
4 es de 16 a 32 Horas

Figura 4.9 Tiempo promedio antes y despus en actividades de Construccin. Fuente:


Elaboracin propia.

El resumen del tiempo promedio ahorrado por cada Gerencia, se puede observar en la
figura 4.10.
%
60 54,07 %

50

35,77 %
40 31,27 %

30

20

10

0
Ingeniera Procura Construccin

Figura 4.10 Resumen del tiempo promedio ahorrado en porcentaje por cada Gerencia. Fuente:
Elaboracin propia.
48

La implementacin de SPMat ha supuesto una notable reduccin en el tiempo de registro


y elaboracin de las actividades para el control de materiales en la Gerencia de Construccin, en
comparacin con las Gerencias de Procura y Ingeniera, lo que es importante, debido a que esta
Gerencia en la responsable directa del control de los materiales y antes no posea un software que
permitiera llevar la trazabilidad del material desde su nacimiento.

A continuacin, un ejemplo que ayudar a ver el beneficio de la reduccin de tiempo:

Si se calcula que para un proyecto se requieren 1000 Horas-Hombre (HH), para cada una
de las Gerencias, con la implementacin del software SPMat, los porcentajes se podran
interpretar como una reduccin de: 642.3HH para Ingeniera; 687.3 HH para Procura y 459.3 HH
en Construccin.

Por lo que ahora el tiempo ahorrado puede ser dedicado a otras actividades, disminuyendo
as costos y el tiempo de culminacin de los proyecto IPC.

Antes y despus desde el punto de vista de los Gerentes:

A nivel gerencial todos estuvieron de acuerdo en que con la implementacin de SPMat, el


control de materiales en los proyectos IPC ha mejorado, si bien est empezando la
implementacin de ste. El recuento de algunas de sus percepciones se muestra a continuacin:

Ahora existe un programa que es manejable en obras, permite seguimiento de los


materiales desde su compra hasta construccin y da conocimiento sobre el estado
del almacn.
Tambin existe una automatizacin en los procesos de comunicacin de
informacin entre las disciplinas, lo cual evita errores manuales, y gracias a su base
de datos, permite tomar precauciones y alertas utilizando el historial un proyecto.

Todo esto permite que actualmente exista una mayor organizacin y control en cualquier
proyecto, una mayor disponibilidad de la informacin entre disciplinas, generacin de listas de
compra automticas que ayudan a la Gerencia de procura, por todo esto, el uso de esta
herramienta puede facilitar y acelerar el trabajo en un proyecto IPC, cosa que antes no era
posible.
49

4.2.1.3. Instructivos de trabajo del SPMat

Para la evaluacin de la existencia de instructivos de trabajo para cada mdulo del SPMat
y el uso de los mismos, los resultados se pueden ver en las figuras 4.11 y 4.12.

24%

S
17% 59% No
No s

Figura 4.11 Conocimiento de la existencia de instructivos del SPMat. Fuente: Elaboracin propia.

En la Figura 4.11, si bien el 59% de los encuestados respondieron afirmativamente a esta


pregunta, se puede observar que el 24% de los encuestados respondieron que no poseen
informacin acerca de la existencia de los instructivos de trabajo y el 17% sealaron que no los
hay, indicando que no existe actualmente una visin global de promover la lectura de los mismos,
y a su vez de dar a conocer los instructivos que se tienen para apoyar la induccin al sistema,
como se comprob en el siguiente punto.

28%
49% S
No

23% No s

Figura 4.12 Uso de instructivos. Fuente: Elaboracin propia.


50

En la figura 4.12, se puede observar que el 49% de los encuestados respondieron que s
consideran que se hace uso de los instructivos, el 23% sealaron que no y el 28% de los
encuestados respondieron que no saben. Se puede inferir que la gran mayora de los usuarios que
saban de la existencia de estos instructivos, los utilizan.

Algunas de las recomendaciones que los usuarios dieron para la elaboracin de


instructivos se muestran en la tabla 4.2.

Tabla 4.2 Instructivos que hacen falta en Empresas Y&V. Fuente: Elaboracin propia.

Respuesta de Respuesta de Respuesta de


Indicador Pregunta
Ingeniera Procura Construccin

Comentarios Comentarios Comentarios


relevantes relevantes relevantes
Qu
Elaborar y/o actualizar Manual de Errores Instructivos para el
instructivos instructivos de las tpicos en el manejo de Mdulo SITE. Registro
Instructivos

considera disciplinas relacionados los mdulos. de Recepcin de


que hacen con los procesos IPC. Materiales, Registro de
falta Instructivo para
Entrega de Materiales a
Instructivos para modificar rdenes de
elaborar y/o Construccin. Emisin
elaboracin/actualizaci Compra por cambios de
actualizar? n de requisiciones para Requisicin.
del reporte WNR,
Inventory, en general los
la disciplina de
Falta actualizar los de Site. Consulta del
mecnica, Instructivo
procedimientos Estatus de Material
para anlisis e
interpretacin del WNR

4.2.1.4. Indicadores

A continuacin se colocan por separado la percepcin de los usuarios del sistema y los
Gerentes entrevistados.

Punto de vista de los usuarios del sistema

En esta parte se evalu la existencia de indicadores de control de materiales para


proyectos IPC.

Como se puede observar en el figura 4.13, la minora de los usuarios respondieron que s
conocan indicadores de control de materiales en cada una de las Gerencias, pero estos no
necesariamente estn siendo aplicados en Empresas Y&V, lo que evidencia que la mayora no los
conozcan.
51

Cantidad de Usuarios

35
30
25
20
S
15
10 No
5
0
Ingeniera Procura Construccin

Figura 4.13 Conocimiento de indicadores por parte de los usuarios del sistema. Fuente:
Elaboracin propia.

Algunas de las sugerencias de elaboracin de indicadores, se representan en la tabla 4.3,


resaltando los indicadores que fueron elaborados en este trabajo de grado en la seccin 4.3.

Tabla 4.3 Indicadores propuestos por los usuarios del sistema. Fuente: Elaboracin propia.

Respuesta de Respuesta de Respuesta de


Indicador Pregunta
Ingeniera Procura Construccin
Comentarios Comentarios Comentarios
Indicadores propuestos

relevantes relevantes relevantes


Seale que (*) Cantidad de Indicadores asociados al Material recibido, material
indicadores Requisiciones estatus de materiales: % faltante, por ordenar, por
o parmetros comprado en funcin de lo comprar, esperando
de medicin requerido % entregado en aprobacin
%
conoce o (*) Tiempos de cada sub- obra en funcin de lo
requerido Cant. Renglones Recibidos
proceso, satisfaccin
propondra cliente interno
/ mes - US$ en Renglones
Indicadores requisiciones Recibidos - Cant.
recibidas a tiempo segn la Renglones Despachados /
planificacin. mes
Entrenamientos efectivos

(*) Elaborados en la seccin 4.3 de este captulo.

Punto de vista de los Gerentes

Para el diseo de indicadores, los Gerentes entrevistados propusieron los siguientes


mecanismos de medicin en proyectos IPC:
Ciclos de compra, desperdicio de material, ciclos de aprobacin entre cada uno de los
procesos, reportes de fechas de compra planificadas versus las reales, adiestramiento efectivo,
control de avance de familia de material contra lo planificado y cantidad comprada versus
despachada.
52

Se pudo notar que el 50% de las gerencias entrevistadas afirmaron que no conocan
indicadores de control de materiales, sin embargo dieron algunas de las propuestas sealadas
anteriormente para la creacin de stos (Ver figura 4.14).

50%
50%
S
NO

Figura 4.14 Conocimiento de indicadores por parte de los Gerentes. Fuente: Elaboracin propia.

4.2.1.5. Calidad de la Induccin

En esta seccin se evalu el proceso de induccin al software SPMat, los resultados


obtenidos se muestran a continuacin:

En la figura 4.15 se puede apreciar la frecuencia de tiempo entre la induccin de la


aplicacin del SPMat y el uso de ste en un proyecto.

%
30
24 % 24 %
25

20 16 %
13 %
15 12 %
11 %

10

0
1 Mes 1 Semana 1 Da Horas No la he No he
utilizado an recibido an
la induccin

Figura 4.15 Frecuencia de tiempo entre la induccin de la aplicacin del SPMat y el uso de ste
en un proyecto. Fuente: Elaboracin propia.
53

En la grfica 4.15 se observ que las respuestas: no he recibido induccin, y no he


utilizado el sistema an tienen un valor de 23% sumados entre las dos. Es importante analizar
las causas por la cuales no se realiza la induccin a un grupo de usuarios, ya que de ello depende
el buen desempeo del proceso con el objetivo de realizar las correcciones necesarias y garantizar
el entrenamiento al personal.

Por otra parte, el 24% de los usuarios maneja la herramienta en una semana, sin embargo
el 24 % lo utilizo al mes de su induccin y el 11 % despus del mes an no lo han usado, esto
refleja el elevado porcentaje de usuarios que olvidan estos conocimientos.

Ahora bien, en la grfica 4.16 se muestra que la mayora de los usuarios retiene al menos
un 50% de la informacin impartida en la induccin al momento de trabajar con el SPMat,
mientras que slo el 8% de los encuestados aseguraron que recordaban un 100% de la induccin,
esto puede ser debido a que hay un bajo porcentaje de usuarios que comenzaron a trabajar con
esta herramienta al culminar esta induccin y han seguido utilizando el software.

18% 8%

25% 100%

20% 75%
50%
25%
29%
Nada

Figura 4.16 Retencin de conocimiento de la induccin para el uso del SPMat. Fuente:
Elaboracin propia.

En cuanto a la eficacia de la induccin en la figura 4.17 se puede apreciar que el mayor


porcentaje de usuarios consideran que su induccin fue buena, resaltando que existe un 12.67 %
que respondi N/A (No aplica), esto puede indicar que ese porcentaje de usuarios no recibi la
induccin, slo un 22.33% afirman que fue excelente.
54

35 32% 31.67%
28.33 %
30

25

20

15

10
6%
5 1%
0
Pesimo Malo Regular Bueno Excelente

Figura 4.17 Calidad de Induccin. Fuente: Elaboracin propia.

Una mejor destreza en el uso de los mdulos de la herramienta puede ser la causa de una
excelente induccin, verificndose este supuesto con la figura 4.18. Slo el 16.33% asegura que
su dominio en el uso del software es excelente, guardando una relacin con su induccin. Otra
evidencia de lo antes expuesto, es que debido a que la induccin fue regular, el nivel de destreza
anlogamente tambin lo es, en un 25.33%.

45,00 41.67 %

40,00
33.33 %
35,00
30,00
25,00
20,00 16.33 %
15,00
8.67 %
10,00
5,00 0%

0,00
Pesimo Malo Regular Bueno Excelente

Figura 4.18 Destreza en el uso de SPMat. Fuente: Elaboracin propia.


55

Todo lo mencionado anteriormente, incide en que el nivel de conocimiento general sobre


las aplicaciones del SPMat sea regular, como se muestra en la figura 4.19.

%
40,00
35,67%
35,00

30,00 28,33%

25,00

20,00 16,67%
15,00
10,67%
10,00 8,33%

5,00

0,00
Pesimo Malo Regular Bueno Excelente

Figura 4.19 Nivel de conocimiento general. Fuente: Elaboracin propia.

4.2.1.6. Aplicaciones del SPMat dentro de cada Gerencia

En esta parte se evalu el uso de la herramienta para las labores especficas de cada
Gerencia involucrada en el control de materiales, en las figuras 4.20, 4.21 y 4.22.

Labores de Ingeniera

%
40 Bsqueda de equipos y
35 materiales en el catlogo
30 corporativo
25 Uso del SPMAT para
20
15 elaborar la Lista de
10 Materiales
5 Rapidez en la actualizacin
0 de la Lista de Materiales en
el SPMAT
Uso del SPMAT para
elaborar las Requisiciones

Figura 4.20 Labores de Ingeniera. Fuente: Elaboracin propia.


56

En las labores de ingeniera se observ, en la grfica 4.20, que en general para realizar las
actividades de esta Gerencia, la mayora de los usuarios consideran que el software es bueno
para unas actividades, como elaborar la lista de materiales y elaborar las requisiciones, mientras
que es regular para las dems actividades presentadas en la leyenda del grfico.

Labores de Procura
%
70 Uso del SPMAT para
60 elaborar la SC y OD

50 Consulta de estatus de
equipos y materiales
40

30 Uso del SPMAT para


elaborar IRC
20
Uso del SPMAT para
10
registrar y elaborar los
0 reportes de logstica
Uso del SPMAT para hacer
segumiento

Figura 4.21 Labores de Procura. Fuente: Elaboracin propia.

En labores de Procura se evidenci que para todas las actividades enunciadas en la grfica
4.21 es bueno el programa, destacndose la consulta de estatus de equipos y materiales, as
como su seguimiento.

Labores de Construccin
%
60
Uso del SPMAT para
50
registrar y llevar un control
40 de la recepcin de
30 materiales y equipos

20 Uso del SPMAT para reservar


y transferir los materiales y
10 equipos
0
Uso del SPMAT para
registrar y llevar un control
de las No Conformidades

Figura 4.22 Labores de Construccin. Fuente: Elaboracin propia.


57

En las labores de construccin se puede observar que la mayora de los usuarios afirman
que en todas las actividades citadas en la grfica 4.22, el programa ha sido considerablemente
bueno. Lo que apoya el anlisis de que en esta Gerencia hay una gran mejora gracias al uso de
este software reflejndose en la gran reduccin de tiempo que es del 54.07%

Con todo esto, se puede sustentar que la implementacin del SPMat para la trazabilidad
(Ver figura 4.23) y confiabilidad (Ver figura 4.24) de la informacin que se registra en l, es
buena en lneas generales.

%
40,00 35,33%
35,00
30,00
24,00%
25,00
18,67%
20,00
15,00 10,67% 11,00%
10,00
5,00
0,00
Pesimo Malo Regular Bueno Excelente

Figura 4.23 Trazabilidad. Fuente: Elaboracin propia.

Se puede observar en la figura 4.23 que los usuarios consideran que la trazabilidad del
material con el uso de la herramienta esta ente excelente y bueno.

%
50,00
43,00%
40,00

30,00
21,67%
20,00 17,00%
14,00%
10,00 4,33%

0,00
Pesimo Malo Regular Bueno Excelente

Figura 4.24 Confiabilidad de la informacin y registro. Fuente: Elaboracin propia.


58

Se aprecia en la figura 4.24 que los usuarios piensan que el sistema permite tener
confiablidad entre buena y regular de la informacin y los registros que el sistema muestra.

4.2.1.7. Grado de satisfaccin con el SPMat

En esta parte se evalu el grado de satisfaccin general que tienen los usuarios con el uso
de la herramienta para controlar los materiales en proyectos IPC.

En la figura 4.25, se puede observar que el 93% de los encuestados respondieron


afirmativamente con relacin a las mejoras que son generadas por la herramienta SmartPlant
Materials para el control de materiales y el 7% de los encuestados respondieron que no aporta
mejora alguna.

7%

S
No

93%

Figura 4.25 Percepcin de mejora en el control de materiales con el uso del SPMat. Fuente:
Elaboracin propia.

Como se puede constatar la mayora del personal en las respuestas antes formuladas,
exponen que la herramienta es buena para la gestin de control de materiales, donde el grfico
siguiente representa la distribucin de la opinin global de los encuestados con relacin al grado
de satisfaccin con el uso de la herramienta en cada una de las reas de Ingeniera, Procura y
Construccin.

Por otro lado, en la tabla 20 mostrada en la en el apndice D, se aprecia que los


porcentajes de respuesta mayores obtenidos son para la opcin satisfecho en cada una de las
Gerencias involucrada en proyectos IPC y como se observa en la figura 4.26, con un total de 65%
59

de los usuarios que afirman que estn satisfechos con el software, el otro 35% se divide en las
dems opciones, destacndose el personal que dice, que se muestra indiferente con respecto a si
se encuentra satisfecho con el uso de la herramienta.

3% 3% Completamente
insatisfecho
10%
Insatisfecho
19%
Indiferente
65%
Satisfecho

Completamente
satisfecho

Figura 4.26 Grado de satisfaccin. Fuente: Elaboracin propia.


Es importante revisar las causas que originaron esta respuesta del personal, lo que pudiera
indicar que el personal no se encuentra identificado con el sistema, situacin debida a la falta de
notificaciones o alertas entre un proceso y otro, junto con las razones expuestas como puntos de
mejora en la tabla 4.4.

Ahora bien, otro punto de atencin investigado dentro del SPMat son las notificaciones,
donde la respuesta sealada por los entrevistados con respecto a la falta de notificaciones o
alertas entre cada proceso dentro del SPMat por cada Gerencia; Ingeniera, Procura y
Construccin, se observa en la figura 4.27.
60

45%

55% S
No

Figura 4.27 Notificaciones. Fuente: Elaboracin propia.


Se puede observar que el 55% de los encuestados respondieron afirmativamente con
relacin a la ausencia de notificaciones o alertas generadas por la herramienta SmartPlant
Material para mejorar el desempeo del trabajo, mientras que el 45% respondieron
negativamente, como se puede observar los dos valores estn relativamente cercanos, una de las
causas es que aun Empresas Y&V est conociendo el potencial de esta herramienta y por ello los
usuarios expusieron, algunas de las notificaciones que requieren (Ver tabla 4.4)

Tabla 4.4 Notificaciones o alertas entre un proceso a otro. Fuente: Elaboracin propia.

Respuesta de Respuesta de Respuesta de


Indicador Pregunta
Ingeniera Procura Construccin

Comentarios Comentarios Comentarios


Mejora del Sistema

relevantes relevantes relevantes


Avisos de cambios en las Cuando se actualice Las relaciones de la
Notificaciones o listas de materiales cualquier informacin lista de materiales
alertas entre un Cuando se apruebe una Deben existir alertas de
proceso a otro requisicin recordatorios, segn las
dentro del SPMat fechas para el seguimiento Actualizaciones de
Cuando se requiera una de rdenes de compra y informacin
aprobacin tcnica fechas de entrega del
material a obra

Por ltimo se puede ver en la tabla 4.5 las respuestas que los usuarios dieron para mejorar
el sistema de control de materiales.
61

Tabla 4.5 Aspectos a mejorar en el sistema de control de materiales. Fuente: Elaboracin propia.

Respuesta de Respuesta de Respuesta de


Indicador Pregunta
Ingeniera Procura Construccin

Comentarios Comentarios Comentarios


relevantes relevantes relevantes
El adiestramiento masivo Mayor adiestramiento, Informacin general del
al personal involucrado en Enfoque IPC desde el sistema, aplicacin, uso,
los proyectos, para no punto de vista de los reas, etc., as como una
depender de un usuarios, Mayor induccin particularizada
especialista. - Decidir o promocin en la cultura de dependiendo del tipo de
bien el uso generalizado de control de materiales en usuario.
la herramienta o eliminar Y&V, Estrategia al inicio
la misma segn el proyecto de los proyectos
no lo requiera, pero no se
puede trabajar a medias Establecer mtodos para
que la informacin sea
Oportunidad de Mejora

con el SPMat, que unas Mejorar el enlace de


Qu cosas sean por SPMat y cargada de manera trabajo en Obra
inmediata al sistema.
aspectos se otras con procedimientos
deben anteriores (Excel, Word) Aprobacin de documentos
(Anlisis comerciales,
mejorar en El tiempo invertido para la
elaboracin de una rdenes, etc.) a travs del
el sistema de sistema eliminando el
requisicin. La
control de comunicacin entre papeleo y tiempos de
materiales? disciplinas, y el alcance de espera.
cada una.
.El manejo de las unidades Todas las fechas de llegada
de compra debe ser por a sitio de equipos y
parte de los coordinadores. materiales deben estar
actualizadas. Por lo
general, no todas estn
actualizadas. Exportar
data a excel. No tengo
conocimiento de que se
pueda realizar. Acceso a la
data de cantidades de
materiales para tener un
mejor control por parte de
Planificacin.

A partir de los resultados obtenidos en la encuesta, se observa que la falta de informacin


e inducciones son los factores que mayormente afectan el uso efectivo de la herramienta. Algunas
de las soluciones para evitar la proliferacin de los problemas causados por esto, se encuentran en
la seccin 4.4 de este captulo.

Finalizando con esta seccin, de los resultados de las preguntas 5 y 6 de las entrevistas
estructuradas a los gerentes, se obtuvieron las siguientes sugerencias para fortalecer y mejorar el
sistema de control de materiales.
62

4.2.1.8. Sugerencias para fortalecer la cultura de control de materiales como parte de la


integracin IPC por parte de las Gerencias de proyectos

Establecer la estructura y la planificacin de control de materiales, definiendo misin,


visin, polticas y el organigrama de esta unidad, haciendo que participen en esto,
todas las disciplinas involucradas en el proceso.
Realizar talleres de constructibilidad, que fortalezca el anlisis de construccin desde
el arranque del proyecto, incorporando al personal de construccin desde el inicio.
Usar el gestor de conocimiento para registrar las acciones correctivas ante
inconvenientes presentados en el uso de la herramienta, as como registrar las
lecciones aprendidas.
Entrenar a todo el personal desde las distintas gerencias hasta el nivel operativo, a fin
de crear usuarios integrales en el uso del software.

4.2.1.9. Sugerencias para el mejoramiento de control de materiales por parte de las


Gerencias de proyectos

Flexibilizar la consulta de los reportes


Adiestrar al personal de procura en los materiales y equipos para mayor
entendimiento de lo que se desea comprar, en cuanto a su descripcin y
especificaciones.
Crear instructivos para cada mdulo del sistema
Realizar un reporte ejecutivo para las diferentes Gerencias, indicando estatus de los
materiales.
Realizar talleres de integracin de resultados, entre el personal de las diversas
disciplinas
Identificar los mecanismos de control necesarios para su creacin y posterior
medicin a fin de tener una herramienta que evidencie las desviaciones que se puedan
presentar en un proyecto.

4.2.2 Anlisis documental de los objetivos esperados y los objetivos logrados luego de la
implementacin del SPMat

Empresas Y&V en el 2007 decidi automatizar el proceso con el software SPMat, luego
de evaluar los procesos crticos del control de materiales y despus de estudiar varias opciones
que existan en el mercado para realizar seguimiento al ciclo de vida del material en proyectos
63

IPC, bajo las premisas de configuracin y conexin de los sistemas de diseo y planificacin,
adems de versatilidad y tiempo de desarrollo del software.

De la presentacin del sistema integrado SPMat-Procura en el ao 2004 y de las


impresiones recopiladas de los participantes en la eleccin del sistema, se realiz un anlisis de
los elementos decisorios que hicieron que el SPMat fuera el software escogido. A continuacin se
presenta en la matriz de registro (ver tabla 4.6) un resumen de los objetivos esperados antes de
implementar la herramienta para el control de los materiales y los objetivos logrados hasta la
fecha de esta investigacin.

Como se puede observar en la tabla 4.6, diecisiete (17) de los dieciocho (18) objetivos
esperados del SPMat fueron cumplidos desde la implementacin del sistema, lo que evidencia,
junto con la percepcin obtenida de los usuarios en las encuestas y entrevistas realizadas, que la
automatizacin del control de materiales fue eficaz, porque se lograron los objetivos esperados
desde la concepcin de este software hasta el momento de este estudio. El nico objetivo no
logrado an, que es el integrar la herramienta primavera de planificacin al SPMat, se tiene
pautado en la planificacin propia del proyecto, para el ao 2011.
64

Tabla 4.6 Matriz de resultados de objetivos esperados versus objetivos logrados. Fuente:
Elaboracin propia.

Objetivos
Items
Esperados Logrados No logrados
1 Integrar Procura a las reas de Ingeniera y Construccin x
Manejar el Proyecto de Implantacin y adquisicin de las
2 Licencias de Usuarios de acuerdo al alcance que se defina en x
cada proyecto.

3 Integrar las Herramientas de Diseo: PDS, PDMS x

4 Integrar el Sistema PRIMAVERA x


Poseer reglas de Codificacin (ejem.: Commodity Code) y
Reglas de Especificaciones que permiten el anlisis de los
5 x
Datos en distintas vistas y el mantenimiento de su Histrico
de acuerdo a las revisiones respectivamente.
Mantener una Base de Datos del Proveedor-Productos-
6 Precios incorporando el manejo WEB en el proceso de x
actualizacin de Datos.
Incorporar el proceso de Evaluacin Comercial desde la
7 Invitacin al Proveedor hasta la actualizacin de su Base de x
Datos.
Manejar en forma completa el Proceso de Requisiciones:
8 estructura segn WBS, cambios histricos documentados, x
incorporacin de documentos.
Exigir y controlar el Nivel de Aprobacin Tcnica antes de
9 x
pasar a la Procura
Permitir la Planificacin y Control de los Hitos de Compra y la
10 x
definicin de los Niveles de Aprobacin.
11 Manejar las compras por volumen y excedentes. x
Mantener la informacin Histrica de los Proyectos que
12 x
benefician la calidad y tiempo de entrega de las Ofertas.
Evaluar el rendimiento del proveedor con respecto a la
13 x
Calidad y Tiempo de Entrega.
Tener alerta a los usuarios de forma previsiva sobre la
14 condicin crtica de actividades-productos que afecten el x
cumplimiento de las fechas.
En el rea de Control de Materiales, controlar y mantener el
15 histrico sobre todas las transacciones involucradas en el x
manejo de Proveedores y Contratistas.
Llevar el control de la recepcin de materiales y el almacn
16 x
por Ordenes de Compra
Pronosticar y realizar simulaciones con los materiales que
17 x
han llegado a obra
18 Registrar y realizar seguimiento a las No Conformidades x

Total de Objetivos 17 1
65

4.3 Diseo de indicadores de gestin para el control de los materiales

A fin de cumplir con el objetivo tres Disear indicadores que evaluaran el sistema de
gestin de materiales para el seguimiento y control de proyectos de Ingeniera, Procura y
Construccin, luego de haber analizado el proceso de control de materiales e identificado los
productos claves o factores crticos de xito (identificados en la tabla 4.1) y siguiendo la
recomendaciones de los usuarios en la tabla 4.3, se desarrollaron los indicadores, mostrados a
continuacin:

4.3.1. Indicador de satisfaccin del cliente interno de la Gerencia de Procura

Debido a que uno de los objetivos de la Gerencia es cumplir con las expectativas de sus
clientes internos, en este caso Construccin, se cre el ndice de satisfaccin del cliente interno de
la Gerencia de Procura, mostrado en la tabla A-77 en el apndice E.

Los trabajos que implican atencin directa al cliente integran dos componentes: el
tcnico propio del trabajo desempeado y el humano, derivado del trato directo con las personas
(Pineda Morales, 2010).
Apoyados en esta afirmacin, este indicador medir estos dos aspectos, en diferentes
opciones, har seguimiento al servicio de compra mayor y de campo, la comunicacin entre las
disciplinas, junto con la atencin en que son atendidos los obreros o el personal calificado para
retirar mercanca, la gestin de almacn, la frecuencia de las no conformidades, las oportunidades
de mejora, entre otros aspectos.
En la tabla 4.7, se muestra la especificacin del indicador de satisfaccin del cliente
interno de la Gerencia de Procura.
Tabla 4.7 ndice de satisfaccin del cliente interno de la Gerencia de Procura. Fuente:
Elaboracin propia.

Indicador de Gestin

rea responsable Gerencia de Procura


Aspecto clave o Factor Crtico Calidad y seguimiento del servicio en proyectos IPC
Nombre del indicador ndice de satisfaccin del cliente interno de Procura
Descripcin del indicador Permite medir la satisfaccin de Construccin respecto al
servicio prestado por Procura en la ejecucin de proyectos IPC
Formula ISSP= Encuesta de satisfaccin del servicio prestado por Procura
Meta > 90%
Frecuencia de Medicin Semestral
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Fecha:
A Gaffaro Y Quintana B Vera Agosto del 2010
66

4.3.2 Indicador del ciclo de vida del material


Cada una de las Gerencias de Empresas Y&V maneja ciclos de tiempo de trabajo y de
horas hombres empleadas para la elaboracin de sus productos, para cumplir con las fechas de
planificacin de los proyectos que se ejecutan.
Es por ello que se diseo un indicador automtico, el cual por medio de un reporte
generado en el SPMat, se podr observar el tiempo de vida de los materiales, mediante las fechas
en que se lleva cada uno de los proceso, la idea con este tipo de indicador, es que sea sostenible
en el tiempo y libre de errores humanos en su registro y posterior anlisis.
El objetivo es visualizar por medio de este reporte, los tiempos entre un proceso a otro,
con el fin de obtener la sumatoria total del tiempo de vida de los materiales y equipos. El sistema
codifica cada material al momento de su creacin, con un cdigo nico llamado ident code y
registra las fechas de cada una de las actividades registradas en cada modulo, desde que
disciplina de Ingeniera crea la requisicin, pasando por el proceso de compra y seguimiento del
material realizado por Procura, hasta la fecha en que llegan y se despachan los materiales y
equipos a Obra.
En la tabla 4.8, se aprecia la especificacin del indicador del ciclo de vida del material y en
la tabla 4.9, la ubicacin exacta de las fechas dentro del SPMat de cada uno de los procesos a
medir, para la posterior elaboracin del reporte propuesto para llevar el indicador de manera
automtica.
Tabla 4.8 Indicador del ciclo de vida del material. Fuente: Elaboracin propia.

Indicador de Gestin

rea responsable Coordinacin de Control de Materiales


Aspecto clave o Factor Crtico Tiempo
Nombre del indicador Ciclo de vida del material
Descripcin del indicador Este indicador medir el tiempo desde que se realiza la
requisicin hasta que se despacha el material en Obra
Formula TVDM= Tiempo final-tiempo inicial entre cada proceso
Meta Reducir los tiempos del periodo anterior
Frecuencia de Medicin Mensual
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Fecha:
A Gaffaro Y Quintana B Vera Agosto del 2010
67

Tabla 4.9 Ruta para crear el reporte de ciclo de vida del material. Fuente: Elaboracin propia.

Ruta para crear el reporte de ciclo de vida del material

Ubicacin dentro Campos


reas involucradas Procesos
del SPMat

R-30-01 La fecha en que se crea la


Requisicin, la fecha en se
Ingeniera Requisicin
aprob y la fecha en que se
libero a procura

P-30-21 Fecha de asignar al comprador

Cotizacin P-30-11 Fecha cuando se realiza la


cotizacin hasta cuando se
apruebe

P-50-07 Fecha en que se crea la orden


Orden de Compra
hasta la fecha en que se aprob

P-70-72 Fecha en que se crea (RLN),


fecha en que se aprob y la
Procura Seguimiento
fecha que debe llegar a sitio el
material

P-80-51 Fecha de salida del pas destino,


hasta la fecha aproxima de
Trfico y logstica llegar a sitio

P-70-72 Fecha en que se hace la


Inspeccin inspeccin y la fecha que se
libera

C-20-01 Por MRR Fecha en que se


Recepcin del material posteo el material hasta la Fecha
en que se recibe el material
Construccin
C-20-22-01 Por MIR Fecha de creacin del
Despacho del Material
despacho y la fecha de despacho

4.3.3 Indicador del nmero de cambios realizado a las requisiciones para compra

La requisicin para compra es un documento, que indica la necesidad de comprar un


material o equipo, el cual debe estar previamente estudiado y aprobado para su adquisicin.
68

Uno de los documentos que lleva la requisicin, es la lista de entregables reporte que
lleva en el SPMat, en el mismo, se indica el cdigo del material, la descripcin del material, la
disciplina que lo solicita, entre otras caractersticas que son fundamentales para el seguimiento
del material o equipo solicitado.

Una mala elaboracin de este documento, puede generar entregas tardas de los materiales
y equipos solicitados, por ende retrasos en los cronogramas establecidos en los proyectos y
compra de materiales no acorde a los requerimientos.

Actualmente, se observa un gran nmero de requisiciones devueltas por Procura a


Ingeniera para que esta disciplina, realice cambios en cuanto a: descripcin de materiales y
equipos, unidades de compra, entre otros detalles, que son obligatorios para la adquisicin
correcta de lo requerido. Por otro lado, Ingeniera realiza cambios a las requisiciones en pleno
proceso de compra, por modificaciones de alcance del proyecto, que a veces no son precisamente
positivos, debido a que requieren menor cantidad de material de lo que se haba solicitado en un
principio, esto ocasiona excedentes de material en obra y perdidas a la Empresa.

Ante esta situacin, se plante la idea de crear un indicador que mida la eficacia en la
entrega de requisiciones para compra, cuyas especificaciones estn en la tabla 4.11.

Este indicador se podr llevar de manera automtica en el sistema, mediante la creacin


de un reporte que indique la cantidad de cambios que se le realizan a las requisiciones entregadas
para compra. El mismo se puede elaborar en la siguiente ruta, mostrada en la tabla 4.10:

Tabla 4.10 Ruta para crear el reporte de nmero de cambios en las requisiciones en el SPMat.
Fuente: Elaboracin propia.

Ruta para crear el reporte de nmero de cambios en las requisiciones en el SPMat

Ubicacin dentro
rea involucrada Proceso Campo que interesa ver
del SPMat

Cantidad de cambios realizados a


Ingeniera Requisicin para compra R-30-01
la requisicin

Tabla 4.11 Indicador de la eficiencia en la entrega de requisiciones para compra. Fuente: Elaboracin
propia.
69

Indicador de Gestin

rea responsable Gerencia de Procura


Aspecto clave o Factor Crtico Eficacia en la entrega de requisiciones para compra
Nombre del indicador Nmero de Requisiciones cambiadas
Descripcin del indicador Mide la eficiencia en entrega de requisiciones de materiales y
equipos para compra
Formula RDPC=

Meta <1

Frecuencia de Medicin Mensual


Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Fecha:
A Gaffaro Y Quintana B Vera Agosto del 2010

4.4 Propuesta de Mejora

A fin de optimizar los procesos involucrados en el control de materiales, se elabor una


matriz de resultados, mostrada en las tablas 4.12, 4.13, 4.14 y 4.15, que registr las posibles
oportunidades de mejora para la gestin, luego de haber reflejado en un resumen mediante un
diagrama causa-efecto, las razones que incidieron en la problemtica planteada para la
elaboracin de este proyecto y las observaciones realizadas por los usuarios en los cuestionarios.
Dicho resumen, se puede apreciar en la figura 4.28, que luego de la implementacin del
SPMat los factores que afectan el proceso de control de materiales, se encuentran: la falta de
comunicacin entre las disciplinas involucradas en el proceso, falta de instructivos que sirvan de
gua a los usuarios del sistema, indicadores automticos que ayuden a llevar el control del
proceso, notificaciones de cambios realizados, etc.
70

Recurso Humano Procesos


Notificaciones de alerta
Falta conocimiento
de cambios
Poca disposicin al de las actividades IPC
dialogo Obstculos legales
Falta de
Comunicacin integracin
No se comunican Cambios de alcance
Falta de instructivos
Los cambios
Del sistema
entre IPC
Adistramiento Demora de tramites
Delimitacin de
Falta de induccin funciones
Actualizacin y mejoras al sistema
a los procedimientos AUTOMATIZACION DEL
SISTEMA DE CONTROL
DE MATERIALES
Ausencia de indicadores Retraso por mala
en el ciclo de vida del material elaboracin de REQ
Tardanza en liberar
Descripcin deficiente el material para uso
de materiales y equipos
Indicadores Demoras en las
entregas a Obra
Indicadores de Actualizaciones de
Catlogos de compra
gestin mal formulados Incumplimiento de Proveedores

Cambios de precios No Conformidades

Medicin Materiales

Figura 4.28 Diagrama causa efecto de la automatizacin del sistema de control de materiales. Fuente: Elaboracin propia.
71

4.4.1 Propuesta de mejora para el factor de recurso humano

A continuacin en la tabla 4.12 se muestra las mejoras propuestas para el factor Recurso
Humano.

Tabla 4.12 Propuesta de mejora para el factor de recurso humano. Fuente: Elaboracin propia.

Oportunidad de
Propuesta Impacto en la Empresa
Mejora

Mantener informado al
personal de los
Definir las interacciones de comunicacin a cambios de alcance,
utilizar entre las reas, especificando la esto se traducir en
informacin a trasmitir. mejor desempeo y
menos retrabajo.
Definir Reportes o Informes a entregar,
indicando la frecuencia de su entrega.
Se elaboraron dos
Comunicacin a travs de correos, cartelera, flujogramas para el
charlas de cualquier cambio que impacte el rea de Construccin
proceso. que servirn para
dar la visin general
de los procedimientos
Taller de comunicacin efectiva a todo el
Recurso realizados en obra
personal.
para la recepcin y
Humano
despacho de material
Elaborar procedimientos y flujogramas donde
(Apndices F-1y F-2)
se detalle las actividades en forma secuencial
de cada rea y del proceso macro de proyectos
IPC, sealando claramente la delimitaciones de Visin general de todo
las funciones y responsabilidades en la el proceso y por ende
ejecucin de las actividades. lograr una integracin
Elaborar instructivos de trabajo para todos los del personal
mdulos del SPMat

Mayor destreza y
Realizar inducciones tericas y prcticas con
conocimiento de la
apoyo de instructivos en periodos ms largos
herramienta SPMat
(de los realizados actualmente), considerando
ejecutar adiestramiento general de todos los
mdulos y no solamente especficos de
acuerdo al perfil de usuario y disciplina.
72

4.4.2 Propuesta de mejora para el factor proceso

A continuacin en la tabla 4.13 se muestra las mejoras propuestas para el factor


Proceso.

Tabla 4.13 Propuesta de mejora para el factor proceso. Fuente: Elaboracin propia.

Oportunidad de Impacto en la
Propuesta
Mejora Empresa

Anlisis de los niveles de aprobacin y


revisin de cada proceso, definiendo
responsabilidades y tiempos de cada proceso, a Seguimiento
fin de evitar retrasos por revisiones. constante del
proceso que
garantiza la
Reuniones desde el arranque del proyecto con
eficiencia y
las Gerencias de Ingeniera, Procura y
efectividad de los
Construccin con el objetivo de evitar retrasos
en la metodologa utilizada por cada disciplina
proyectos IPC
para la elaboracin de documentos o planos.

Realizar talleres de integracin y comunicar


cambios realizados en cada proceso, de manera
de asegurar que cada disciplina esta Mejorar las
direccionada a los mismos objetivos. relaciones
Procesos
interpersonales entre
las reas
Documentar las lecciones aprendidas

Activar dentro del sistema las


notificaciones de alerta entre proceso que
registraron los usuarios en la tabla 4.4 Aumenta la
eficiencia de los
procesos
Usar el software SPMat para todos los
proyectos IPC

Integrar la Herramienta Primavera al


SPMat para llevar una planificacin
integral.
73

4.4.3 Propuesta de mejora para el factor medicin

A continuacin en la tabla 4.14 se muestra las mejoras propuestas para el factor


Medicin.

Tabla 4.14 Propuesta de mejora para el factor medicin. Fuente: Elaboracin propia.

Oportunidad de
Propuesta Impacto en la Empresa
Mejora

Crear indicadores bajo un enfoque de


sistema, viendo la gestin de procura como
un subsistema de proyectos IPC, donde la
satisfaccin de los clientes internos es
fundamental para el xito de la gestin.

Crear un indicador como el elaborado en


esta tesis, para medir la satisfaccin del Satisfacer al cliente
cliente interno de Ingeniera. con trabajos de
calidad y entregas en
las fechas
Establecer controles de inventario que planificadas
permitan validar la existencia y realizar la
reposicin del material que corresponda
Medicin

Tener mecanismos
de control en los
Seguir realizando los indicadores que los procesos
usuarios del sistema propusieron en la
tabla 4.4

Enunciar en el formato donde se llevan los


indicadores actuales, los responsables de
su medicin.
74

4.4.4 Propuesta de mejora para el factor materiales

A continuacin en la tabla 4.15 se muestra las mejoras propuestas para el factor


Materiales.

Tabla 4.15 Propuesta de mejora para el factor materiales. Fuente: Elaboracin propia.

Oportunidad de
Propuesta Impacto en la Empresa
Mejora

Los lderes de cada proyecto, deben


indicar desde el arranque del proyecto Disminuir la
acorde a los criterios de diseo, el tipo de cantidad de
material a comprar y posteriormente requisiciones
utilizar. devueltas a
Ingeniera
Actualizar los catlogos de materiales,
segn el mercado actual. Compras a tiempo
de materiales y
equipos, cumpliendo
Cada una de las disciplinas de ingeniera
Materiales con las fechas
debera actualizar o realizar un estndar de
planificadas en el
Requisiciones para compra a cada material
proyecto
y equipo solicitado.

Actualizar la manera de registro de las no


conformidades, creando un reporte propio
para esto, en vez de colocar la observacin
en la orden de compra o en el RLN.
75

CAPTULO 5: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Este captulo est compuesto por las conclusiones arrojadas de la interpretacin de los
resultados obtenidos de este proyecto de grado y las recomendaciones.

5.1 Conclusiones

Con base a los resultados que se obtuvieron para Evaluar y proponer mejoras a la
automatizacin del proceso de control de materiales en proyectos de Ingeniera, Procura y
Construccin de Empresas Y&V con el software SmartPlant Material (SPMat) se lleg a las
siguientes conclusiones:

Para dar respuesta al objetivo uno Analizar el sistema de control de materiales de


Empresas Y&V en los proyectos de Ingeniera, Procura y Construccin, el diagrama basado en
la metodologa IDEF0, el cual muestra cada uno de los procedimientos relacionados para el
control de los materiales y las interacciones entre cada una de las gerencias involucradas en el
proceso, permiti identificar de manera clara las entradas y las salidas de cada uno de los
procesos, donde se evidenciaron los productos resultantes de la interaccin entre las Gerencias de
Ingeniera, Procura y Construccin, demostrando la utilidad del diagrama para la identificacin
de los productos claves y actividades crticas de los cuales depende la culminacin efectiva y en
el tiempo programado de los proyectos de Ingeniera, Procura y Construccin (IPC). Este anlisis
permiti a Empresas Y&V, tener en forma sintetizada y objetiva, cada uno de los procedimientos
relacionados con el proceso de control de materiales, sus interrelaciones entre Gerencias, junto
con los recursos necesarios para el desarrollo de cada actividad. Por otras parte, represent una
herramienta para dar al personal la visin general de sus procesos, y cmo impactan sus tareas en
otras reas.

Por otra parte, se realiz una evaluacin cualitativa y documental para cumplir con el
objetivo dos Evaluar el impacto de la automatizacin del sistema control de materiales.

Del cuestionario realizado al personal operativo se demostr que el 93% de los usuarios
del sistema exponen que la herramienta SPMat aporto una mejora para el control de materiales,
por otro lado de las entrevistas realizadas a los gerentes se confirmo que con la implementacin
de este software, se logra acelerar el trabajo de los proyectos IPC, tener una mayor informacin
76

para la toma de decisiones y trazabilidad de los materiales entre las diferentes disciplinas
involucradas en la ejecucin del proyecto.

El estudio cualitativo de tiempo promedio en realizar los registros y elaboracin de las


actividades de control de materiales, antes y despus de la implementacin del software,
demostr una notable reduccin de tiempo en cada una de las Gerencias, del 35,77% de tiempo
ahorrado en la ejecucin de sus actividades para la Gerencia de Ingeniera, de un 31,27% la
Gerencia de Procura y un 54,07% la Gerencia de Construccin, lo que hace inferir que la
automatizacin del proceso origin un considerable impacto en la mejora de los tiempos
asociados a las actividades claves del proceso de control de materiales durante la ejecucin de
proyectos IPC.

Dicha informacin fue divulgada en reuniones gerenciales, debido a la magnitud de la


mejora en los tiempos, a fin de que se replique la experiencia con la automatizacin.

Por otra parte, del anlisis documental de los objetivos esperados y los objetivos logrados
luego de la implementacin del SPMat, se consigui hasta la fecha de este estudio, cumplir con el
94% de los objetivos esperados durante el anlisis previo que hizo Empresas Y&V para la
automatizacin de sus proceso antes de la implementacin del sistema.

Todo lo antes expuesto, da como resultado que la implementacin del uso de la


herramienta SPMat para la automatizacin del proceso de control de materiales en proyectos IPC,
fue eficaz, debido a que aun falta afianzar los canales de comunicacin entre las disciplinas y
estandarizar la manera de especificar los materiales y equipos para compra.

Para lograr cumplir con el objetivo tres Disear indicadores que evaluaran el sistema de
gestin de materiales para el seguimiento y control de proyectos de Ingeniera, Procura y
Construccin se desarrollaron tres indicadores de gestin, dos de los cuales se podrn
monitorear de manera automtica desde el SPMat, como lo son, el tiempo de vida de los
materiales y equipos junto con el nmero de cambios realizados a las requisiciones, ambas
actividades claves dentro de los proyectos IPC.

Resaltando en este punto, el valor agregado de la creacin de la ruta para establecer el


reporte automatizado del ciclo de vida de los materiales y equipos, luego de una exhaustiva
bsqueda en cada uno de los mdulos del sistema. Con la ruta, se logro unificar la informacin en
un solo lugar, de la ubicacin dentro del SPMat de las fechas involucradas en cada proceso y as
poder monitorear los tiempos, sin dificultades del estatus de los materiales y equipos.
77

El indicador restante fue el de satisfaccin al cliente interno de la Gerencia de Procura,


herramienta til para el desarrollo de una gestin de calidad, con lo cual se lograr una
evaluacin del servicio que la mencionada Gerencia provee a Construccin, a fin de que se tomen
acciones correctivas en caso de posibles desviaciones encontradas en la gestin de almacn,
encargada de la recepcin y despacho de materiales en obra, la comunicacin entre el personal, la
frecuencia de las no conformidades, entre otros factores.

Por ltimo, el objetivo cuatro Proponer mejoras para la gestin de materiales en los
proyectos de Ingeniera, Procura y Construccin se plantearon mejoras que lograron tener un
impacto positivo y tangible en Empresas Y&V, entre las cuales destacan la implementacin de
los indicadores diseados para la Gerencia de Procura y el posterior desarrollo de los indicadores
propuestos para su creacin, la aprobacin de los flujogramas elaborados para la recepcin y el
despacho de los materiales, adems de incorporar en sus flujogramas mostrados en sus mapa de
procesos, IDEF0 que muestren las entradas y las salidas de los procesos.

Del anlisis de la espina de pescado se pudo apreciar un resumen de los factores que
afectan el proceso de control de materiales, entre los cuales, los factores ms relevantes para el
mejoramiento del sistema fueron el recurso humano, los procesos, medicin y los materiales,
resaltando que se deben reforzar los canales de comunicacin y adiestramiento en el uso del
Software.
78

5.2 Recomendaciones

De las conclusiones obtenidas, se pueden establecer las siguientes recomendaciones:

Usar la metodologa expuesta para realizar anlisis de los proyectos, mediante la


integracin de IDEF0, no solo utilizado para estudiar el manejo de materiales, sino cualquier
proceso de Empresas Y&V, donde se desee evidenciar los procedimientos y normas que
apliquen, las entradas y las salidas de los procesos junto con los responsables de la ejecucin de
los mismos.

Realizar evaluaciones en todo ciclo de implementacin de un software en Empresas


Y&V, tanto al inicio del proyecto, al finalizar el mismo y aos despus de su finalizacin (como
este estudio), pero no solo a nivel cualitativo, sino a nivel cuantitativo, realizando investigaciones
experimentales, con estudios costo-beneficios, que permitan realizar a los investigadores, anlisis
estadsticos ms profundos.

Se aconseja reclasificar los ciclos de Procura en cuanto a tiempo y costo, ya que los
mismos, estn desfasados con la realidad de la Gerencia, luego de automatizar sus procesos con
la ayuda del Software SPMat.

Como resultado, para lograr mejorar cada uno de los factores estudiados en el diagrama
de espina de pescado que intervienen en el control de materiales, se destacaron para el Recurso
Humano, definir los mecanismos de comunicacin a utilizar entre las Gerencias, elaborar
procedimientos y flujogramas donde se detalle las actividades en forma secuencial de cada rea y
del proceso macro de proyectos IPC, adicionalmente se debe reforzar la manera de
adiestramiento en el uso de la Herramienta SPMat, junto con la creacin de instructivos de
trabajo del software.

Para mejorar los procesos, se recomienda realizar un anlisis de los niveles de aprobacin
y revisin de cada proceso, definiendo responsabilidades y el tiempo de cada proceso, a fin de
evitar retrasos y evidenciar las desviaciones que se encuentren en la ejecucin de los proyectos
IPC.

Para optimizar la medicin, se recomienda crear indicadores bajo un enfoque de sistema,


viendo la gestin de procura como un subsistema de proyectos IPC, crear el indicador para medir
la satisfaccin del cliente interno de la Gerencia de Ingeniera, como el elaborado en esta tesis
para la Gerencia de Procura, ya que esto les brindara una herramienta de control de sus procesos
internos.
79

Establecer indicadores para controles de inventarios que permitan validar la existencia y


realizar la reposicin del material que corresponda.

Finalizando, para mejorar el factor de materiales, se recomienda actualizar los catlogos


de materiales, segn el mercado actual; por otro lado, desde el arranque de los proyectos, se
aconseja que los lderes de cada disciplina deban indicar los criterios de diseo, el tipo de
material especificando de manera estndar la descripcin de los materiales a comprar y
posteriormente utilizar.

Se recomienda hacer un estudio estadstico del tamao de la muestra, cuando el universo


de usuarios a entrevistar sea muy grande, manejando la tcnica expuesta en el apndice G
utilizada para comprobar el mnimo nmero de personas entrevistadas que validaran este estudio.

As mismo, se aconseja difundir en las otras sucursales del pas los resultados y anlisis
de este estudio, donde se registro las experiencias (positivas y negativas) del proceso de
automatizacin de la gestin de control de materiales, con el fin de estimular futuras
investigaciones sobre el tema.

.
80

BIBLIOGRAFA

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82

APNDICE A-1

Cuestionario para los usuarios de la Gerencia de Ingeniera


83

UNIVERSIDAD SIMN BOLVAR


COORDINACIN DE PRODUCCIN

Julio 2010

Sr.:

Por medio de la presente me dirijo a usted, con la finalidad de solicitar su valiosa


colaboracin para el llenado del cuestionario anexo, el cual tiene como propsito el obtener
informacin para el proyecto de grado: Evaluacin del Impacto de la Automatizacin del
Proceso de Control de Materiales de Empresas Y&V.

Sus conocimientos y experiencia en el uso de la herramienta SmartPlant Materials,


constituyen un importante aporte que ser de gran utilidad para determinar el impacto del
cambio en los procesos de control de materiales luego de la implementacin del mismo.

Atentamente,

Alix Gaffaro

Pasante
84

CUESTIONARIO
Fecha:
Cargo:
Super User
Eng User
Usuario de Consulta
Instrucciones Generales

El presente instrumento de recoleccin de informacin, permitir detectar de manera cualitativa


el impacto del cambio en los procesos de control de materiales luego de la implementacin del
sistema automatizado SmartPlant Materials (SPMAT), por lo que es importante leer
cuidadosamente cada pregunta y responder con la mayor sinceridad, marcando con equis (x) la(s)
opinin(es) de su preferencia, sin dejar de contestar ninguna pregunta: en caso de presentar
alguna duda o dificultad por favor consultar con el encuestador.

1.-Considera usted que existe integracin entre las disciplinas de Ingeniera, Procura y
Construccin desde el punto de vista de control de materiales?

S, Explique:

No, Explique:

-Seale cual (es) de los siguientes mdulos del SPMAT maneja:

SPRD Actualizar la base de datos de los materiales


SPRD Buscar informacin en el Catlogo Corporativo
E&PI BOM para elaborar y actualizar la lista de materiales
E&PI REQ para elaborar y actualizar la requisicin
MSCM P.30.23 para aprobar la evaluacin tcnica
Otro mdulo. Especifique cual:
85

2.-Hace cunto tiempo usa el SPMAT?


Desde el ao 2008
Desde el ao 2009
Desde el ao 2010
Otra fecha, Especifique

De ser el ao 2008 su respuesta y de haber trabajado en Empresas Y&V antes de ese ao, por
favor contine con la pregunta 4, de lo contrario contine con la pregunta 8
3.- Qu sistema usaba antes de utilizar el SPMAT
Excel y Word
Regloqic
No trabajaba en la empresa antes del ao 2008
No s
Otro. Especifique
4.- De existir un sistema para el control de materiales antes de la implementacin del SPMAT,
segn su opinin Cmo era el sistema en comparacin con el SPMAT?. Puede marcar ms de
una opcin
Eficiente pero ms lento
Eficiente y ms rpido
Permita compartir la informacin con diversas disciplinas
No permita compartir la informacin con diversas disciplinas
Su base de datos era ms extensa
Su base de datos era menos extensa
La calidad del trabajo, reportes y el control de materiales era ms efectivo
La calidad del trabajo, reportes y el control de materiales era menos efectivo
Deficiente pero ms fcil de utilizar
Otra:

- Describa como perciba que realizaba su trabajo antes de usar el SPMAT

5.- Cunto tiempo le tomaba aproximadamente antes de la implementacin del SPMAT realizar
su trabajo?, en relacin con:
Por favor, solo marcar No aplica en los casos donde usted no ejecute esas actividades.
86

Ms de
De De 40
Menos De
No horas.
de 1 1a4 5a8 16 a 32 40 Indique
Aplica
Hora Horas Horas Horas Horas
Cuantas
horas

Elaborar Lista de materiales:

Actualizar Lista de materiales:

Elaborar requisiciones:

Actualizar Requisiciones:

Aprobar la evaluacin tcnica


Otra actividad :

Otra actividad :

6.- De acuerdo con su opinin Cunto tiempo le toma en la actualidad con el SPMAT
aproximadamente realizar su trabajo?, en relacin con:
Por favor, solo marcar No aplica en los casos donde usted no ejecute esas actividades.

Ms de
De De 40
Menos De
No horas.
de 1 1a4 5a8 16 a 32 40 Indique
Aplica
Hora Horas Horas Horas Horas
Cuantas
horas

Elaborar Lista de materiales:

Actualizar Lista de materiales:

Elaborar requisiciones:

Actualizar Requisiciones:

Aprobar la evaluacin tcnica


Otra actividad :

Otra actividad :
87

7.- Existen instructivos de trabajo para cada mdulo del SPMAT donde usted trabaja?
S
No
No s

8.-De existir estos instructivos. Considera usted qu se hace uso de ellos?


S
No
No s

9.- Segn su opinin, Qu instructivos considera que hacen falta elaborar y/o actualizar?
Ninguno
Alguno(s). Explique cual(es) hacen falta elaborar y/o actualizar

10.- Conoce usted Indicadores de Control de Materiales en su disciplina?


S
No

Indique que indicadores o parmetros de medicin conoce o propondra:


Ningunos
Alguno(s). Explique que indicador(es) o parmetro(s) de medicin conoce o propondra:

11.-Luego de su induccin en el sistema SPMAT. Cunto tiempo tardo en manejar la


herramienta en un proyecto?
1 mes
1 semana
1 da
Horas
No la he utilizado an
No he recibido an la induccin
88

12.- Segn lo sealado anteriormente, al momento de comenzar a trabajar con la herramienta.


Qu tanto recordaba los conocimientos adquiridos en la induccin?
100 %
75%
50%
25%
Nada
13.- Basado en su experiencia personal, Cmo evaluara usted lo siguiente?
Por favor, solo marcar No aplica en los casos donde usted no ejecute esas actividades

No (1) (2) (3) (4) (5)


Aplica Psimo Malo Regular Bueno Excelente

Adiestramiento en el SPMAT

Conocimiento general sobre todas las


aplicaciones del SPMAT

Destreza en el uso de los mdulos que


usted maneja del SPMAT

Bsqueda de equipos y materiales en el


catlogo corporativo

Uso del SPMAT para elaborar la Lista


de Materiales

Rapidez en la actualizacin de la Lista


de Materiales en el SPMAT

Uso del SPMAT para elaborar las


Requisiciones

Rapidez en la actualizacin de
Requisiciones en el SPMAT

Integracin y Comunicacin de las


disciplinas IPC con el uso del SPMAT

Trazabilidad del material con el uso del


SPMAT

Confiabilidad de la informacin
registrada (Reportes) en el SPMAT
89

14.-Considera usted que la herramienta SmartPlant Materials aporta una mejora para el control
de los materiales en proyectos?

S, Explique :

No, Explique :

15.- Indique grado de satisfaccin con el uso de la herramienta SPMAT para proyectos IPC

(5) Completamente satisfecho


(4) Satisfecho
(3) Indiferente
(2) Insatisfecho
(1) Completamente insatisfecho

16.- Considera usted que hacen falta notificaciones o alertas entre un proceso a otro dentro del
SPMAT para realizar en forma ms eficiente su trabajo?

Si, Cuales:
No

17.- Segn su opinin, Qu aspectos se deben mejorar en el sistema de control de materiales?

Gracias por su colaboracin


90

APNDICE A-2

Cuestionario para los usuarios de la Gerencia de Procura


91

UNIVERSIDAD SIMN BOLVAR


COORDINACIN DE PRODUCCIN

Julio 2010

Sr.:

Por medio de la presente me dirijo a usted, con la finalidad de solicitar su valiosa


colaboracin para el llenado del cuestionario anexo, el cual tiene como propsito el obtener
informacin para el proyecto de grado: Evaluacin del Impacto de la Automatizacin del
Proceso de Control de Materiales de Empresas Y&V.

Sus conocimientos y experiencia en el uso de la herramienta SmartPlant Materials,


constituyen un importante aporte que ser de gran utilidad para determinar el impacto del
cambio en los procesos de control de materiales luego de la implementacin del mismo.

Atentamente,

Alix Gaffaro

Pasante
92

CUESTIONARIO
Fecha:
Cargo:
Super User
Eng User
Usuario de Consulta
Instrucciones Generales

El presente instrumento de recoleccin de informacin, permitir detectar de manera cualitativa


el impacto del cambio en los procesos de control de materiales luego de la implementacin del
sistema automatizado SmartPlant Materials (SPMAT), por lo que es importante leer
cuidadosamente cada pregunta y responder con la mayor sinceridad, marcando con equis (x) la(s)
opinin(es) de su preferencia, sin dejar de contestar ninguna pregunta: en caso de presentar
alguna duda o dificultad por favor consultar con el encuestador.
1.-Considera usted que existe integracin entre las disciplinas de Ingeniera, Procura y
Construccin desde el punto de vista de control de materiales?
S, Explique:

No, Explique:

Seale cual (es) de los siguientes mdulos del SPMAT maneja:


MSCM para evaluar proveedores
MSCM para elaborar la solicitud de cotizacin
MSCM para registrar y aprobar la evaluacin comercial
MSCM para elaborar la orden de compra
MSCM para registrar los Certificados de liberacin de Inspeccin (IRC)
MSCM para registrar la logstica y trafico del material
MSCM para hacer seguimiento a los materiales y equipos
E&PI para elaborar Requisiciones manuales
SITE para consultar estatus del material
Otro mdulo. Especifique cual:
93

2.-Hace cunto tiempo usa el SPMAT?


Desde el ao 2008
Desde el ao 2009
Desde el ao 2010
Otra fecha, Especifique
De ser el ao 2008 su respuesta y de haber trabajado en Empresas Y&V antes de ese ao, por
favor contine con la pregunta 4, de lo contrario contine con la pregunta 7
3.- Qu sistema usaba antes de utilizar el SPMAT para realizar la(s) funcin(es) que sealo en la
pregunta 2?
Excel y Word
Regloqic
No trabajaba en la empresa antes del ao 2008
No s
Otro. Especifique

4.- De existir un sistema para el control de materiales antes de la implementacin del SPMAT,
segn su opinin Cmo era el sistema en comparacin con el SPMAT?. Puede marcar ms de
una opcin
Eficiente pero ms lento
Eficiente y ms rpido
Permita compartir la informacin con diversas disciplinas
No permita compartir la informacin con diversas disciplinas
Su base de datos era ms extensa
Su base de datos era menos extensa
La calidad del trabajo, reportes y el control de materiales era ms efectivo
La calidad del trabajo, reportes y el control de materiales era menos efectivo
Deficiente pero ms fcil de utilizar
Otra:

- Describa como perciba que realizaba su trabajo antes de usar el SPMAT

5.- Cunto tiempo le tomaba aproximadamente antes de la implementacin del SPMAT realizar
su trabajo?, en relacin con:
94

Por favor, solo marcar No aplica en los casos donde usted no ejecute esas actividades.

Ms de
De De 40
Menos De
No horas.
de 1 1a4 5a8 16 a 32 40 Indique
Aplica
Hora Horas Horas Horas Horas
Cuantas
horas

Registrar proveedores

Elaborar cotizaciones

Registrar y aprobar la
evaluacin comercial

Elaborar la orden de compra

Registrar los Certificados de


liberacin de Inspeccin (IRC)

Registrar y elaborar la
logstica y trafico del material

Hacer seguimiento a los


materiales y equipos

Elaborar Requisiciones
manuales
Otra actividad:

Otra actividad:
95

6.- De acuerdo con su opinin Cunto tiempo le toma en la actualidad con el SPMAT
aproximadamente realizar su trabajo?, en relacin con:
Por favor, solo marcar No aplica en los casos donde usted no ejecute esas actividades.

Ms de
De De 40
Menos De
No horas.
de 1 1a4 5a8 16 a 32 40 Indique
Aplica
Hora Horas Horas Horas Horas
Cuantas
horas

Registrar proveedores

Elaborar solicitud de
cotizaciones

Registrar y aprobar la
evaluacin comercial

Elaborar la orden de compra

Registrar los Certificados de


liberacin de Inspeccin (IRC)

Registrar y elaborar la
logstica y trafico del material

Hacer seguimiento a los


materiales y equipos

Elaborar Requisiciones
manuales

Otra actividad:

Otra actividad:

7.- Existen instructivos de trabajo para cada mdulo del SPMAT donde usted trabaja?
S
No
No s
96

8.-De existir estos instructivos. Considera usted qu se hace uso de ellos?


S
No
No s

9.- Segn su opinin, Qu instructivos considera que hacen falta elaborar y/o actualizar?
Ninguno
Alguno(s). Explique cual(es) hacen falta elaborar y/o actualizar

10.- Conoce usted Indicadores de Control de Materiales en su disciplina?


S
No

Indique que indicadores o parmetros de medicin conoce o propondra:


Ningunos
Alguno(s). Explique que indicador(es) o parmetro(s) de medicin conoce o propondra:

11.-Luego de su induccin en el sistema SPMAT. Cunto tiempo tardo en manejar la


herramienta en un proyecto?
1 mes
1 semana
1 da
Horas
No la he utilizado an
No he recibido an la induccin
12.-Segn lo sealado anteriormente, al momento de comenzar a trabajar con la herramienta.
Qu tanto recordaba los conocimientos adquiridos en la induccin?
100 %
75%
50%
25%
97

Nada

13.- Basado en su experiencia personal, Cmo evaluara usted lo siguiente?


Por favor, solo marcar No aplica en los casos donde usted no ejecute esas actividades

No (1) (2) (3) (4) (5)


Aplica Psimo Malo Regular Bueno Excelente

Adiestramiento en el SPMAT

Conocimiento general sobre todas


las aplicaciones del SPMAT

Destreza en el uso de los mdulos


que usted maneja del SPMAT

Consulta de estatus de equipos y


materiales

Uso del SPMAT para elaborar la


Solicitud de Cotizaciones y Ordenes
de Compra

Uso del SPMAT para elaborar


Certificados de Liberacin de
Inspeccin (IRC) con el SPMAT

Uso del SPMAT para registrar y


elaborar los reportes de logstica y
trfico del material

Uso del SPMAT para hacer


seguimiento a los materiales y
equipos

Integracin y Comunicacin de las


disciplinas IPC con el uso del
SPMAT

Trazabilidad del material con el uso


del SPMAT

Confiabilidad de la informacin
registrada (Reportes) en el SPMAT
98

14.-Considera usted que la herramienta SmartPlant Materials aporta una mejora para el control
de los materiales en proyectos?

S, Explique :

No, Explique :

15.- Indique grado de satisfaccin con el uso de la herramienta SPMAT para proyectos IPC

(5) Completamente satisfecho


(4) Satisfecho
(3) Indiferente
(2) Insatisfecho
(1) Completamente insatisfecho

16.- Considera usted que hacen falta notificaciones o alertas entre un proceso a otro dentro del
SPMAT para realizar en forma ms eficiente su trabajo?

Si, Cuales:
No

17.- Segn su opinin, Qu aspectos se deben mejorar en el sistema de control de materiales?

Gracias por su colaboracin


99

APNDICE A-3

Cuestionario para los usuarios de la Gerencia de Construccin


100

UNIVERSIDAD SIMN BOLVAR


COORDINACIN DE PRODUCCIN

Julio 2010

Sr.:

Por medio de la presente me dirijo a usted, con la finalidad de solicitar su valiosa


colaboracin para el llenado del cuestionario anexo, el cual tiene como propsito el obtener
informacin para el proyecto de grado: Evaluacin del Impacto de la Automatizacin del
Proceso de Control de Materiales de Empresas Y&V.

Sus conocimientos y experiencia en el uso de la herramienta SmartPlant Materials,


constituyen un importante aporte que ser de gran utilidad para determinar el impacto del
cambio en los procesos de control de materiales luego de la implementacin del mismo.

Atentamente,

Alix Gaffaro

Pasante
101

CUESTIONARIO
Fecha:
Cargo:
Super User
Eng User
Usuario de Consulta
Instrucciones Generales

El presente instrumento de recoleccin de informacin, permitir detectar de manera cualitativa


el impacto del cambio en los procesos de control de materiales luego de la implementacin del
sistema automatizado SmartPlant Materials (SPMAT), por lo que es importante leer
cuidadosamente cada pregunta y responder con la mayor sinceridad, marcando con equis (x) la(s)
opinin(es) de su preferencia, sin dejar de contestar ninguna pregunta: en caso de presentar
alguna duda o dificultad por favor consultar con el encuestador.

1.-Considera usted que existe integracin entre las disciplinas de Ingeniera, Procura y
Construccin desde el punto de vista de control de materiales?

S, Explique:

No, Explique:

Seale cual (es) de los siguientes mdulos del SPMAT maneja:


E&PI para elaborar Requisiciones manuales
MSCM para elaborar Ordenes de Compra manuales
SITE para registrar y elaborar reporte de recepcin de materiales (MRR)
SITE para registrar y elaborar reporte de entrega de materiales (MIR)
SITE para registrar y elaborar reporte de no conformidades
SITE para reservar y transferir los materiales y equipos
Otro mdulo. Especifique cual:
102

2.-Hace cunto tiempo usa el SPMAT?


Desde el ao 2008
Desde el ao 2009
Desde el ao 2010
Otra fecha, Especifique

De ser el ao 2008 su respuesta y de haber trabajado en Empresas Y&V antes de ese ao, por
favor contine con la pregunta 4, de lo contrario contine con la pregunta 7
3.- Qu sistema usaba antes de utilizar el SPMAT?
Excel y Word
Regloqic
No trabajaba en la empresa antes del ao 2008
No s
Otro. Especifique

4- De existir un sistema para el control de materiales antes de la implementacin del SPMAT,


segn su opinin Cmo era el sistema en comparacin con el SPMAT?. Puede marcar ms de
una opcin
Eficiente pero ms lento
Eficiente y ms rpido
Permita compartir la informacin con diversas disciplinas
No permita compartir la informacin con diversas disciplinas
Su base de datos era ms extensa
Su base de datos era menos extensa
La calidad del trabajo, reportes y el control de materiales era ms efectivo
La calidad del trabajo, reportes y el control de materiales era menos efectivo
Deficiente pero ms fcil de utilizar
Otra:

- Describa como perciba que realizaba su trabajo antes de usar el SPMAT


103

5.- Cunto tiempo le tomaba aproximadamente antes de la implementacin del SPMAT realizar
su trabajo?, en relacin con:

Por favor, solo marcar No aplica en los casos donde usted no ejecute esas actividades.

Ms de
De De 40
Menos De
No horas.
de 1 1a4 5a8 16 a 32 40 Indique
Aplica
Hora Horas Horas Horas Horas
Cuantas
horas

Elaborar Requisiciones
manuales

Elaborar Ordenes de Compra


manuales

Registrar y elaborar reporte de


recepcin de materiales
(MRR)

Registrar y elaborar reporte de


entrega de materiales (MIR)

Registrar y elaborar reporte de


no conformidades

Reservar y transferir los


materiales y equipos
Otra actividad:

Otra actividad:

6- De acuerdo con su opinin Cunto tiempo le toma en la actualidad con el SPMAT


aproximadamente realizar su trabajo?, en relacin con:

Por favor, solo marcar No aplica en los casos donde usted no ejecute esas actividades.
104

Ms de
De De 40
Menos De
No horas.
de 1 1a4 5a8 16 a 32 40 Indique
Aplica
Hora Horas Horas Horas Horas
Cuantas
horas

Elaborar Requisiciones
manuales

Elaborar Ordenes de Compra


manuales

Registrar y elaborar reporte de


recepcin de materiales
(MRR)

Registrar y elaborar reporte de


entrega de materiales (MIR)

Registrar y elaborar reporte de


no conformidades

Reservar y transferir los


materiales y equipos
Otra actividad:

Otra actividad:

7- Existen instructivos de trabajo para cada mdulo del SPMAT donde usted trabaja?
S
No
No s

8.-De existir estos instructivos. Considera usted qu se hace uso de ellos?


S
No
No s
105

9.- Segn su opinin, Qu instructivos considera que hacen falta elaborar y/o actualizar?
Ninguno
Alguno(s). Explique cual(es) hacen falta elaborar y/o actualizar

10.- Conoce usted Indicadores de Control de Materiales en su disciplina?


S
No

Indique que indicadores o parmetros de medicin conoce o propondra:


Ningunos
Alguno(s). Explique que indicador(es) o parmetro(s) de medicin conoce o propondra:

11.-Luego de su induccin en el sistema SPMAT. Cunto tiempo tardo en manejar la


herramienta en un proyecto?
1 mes
1 semana
1 da
Horas
No la he utilizado an
No he recibido an la induccin

12.Segn lo sealado anteriormente, al momento de comenzar a trabajar con la herramienta.


Qu tanto recordaba los conocimientos adquiridos en la induccin?
100 %
75%
50%
25%
Nada
106

13.- Basado en su experiencia personal, Cmo evaluara usted lo siguiente?


Por favor, solo marcar No aplica en los casos donde usted no ejecute esas actividades

No (5)
(1) (2) (3) (4)
Aplica
Regular Bueno Excelent
Psimo Malo
e

Adiestramiento en el SPMAT

Conocimiento sobre las aplicaciones


de los mdulos del SPMAT

Destreza en el uso de los mdulos del


SPMAT

Consulta de estatus de equipos y


materiales

Uso del SPMAT para registrar y


llevar un control de la recepcin de
materiales y equipos

Uso del SPMAT para reservar y


transferir los materiales y equipos

Uso del SPMAT para registrar y


llevar un control de las No
Conformidades

Integracin y Comunicacin de las


disciplinas IPC con el uso del
SPMAT

Trazabilidad del material con el uso


del SPMAT

Confiabilidad de la informacin
registrada (Reportes) en el SPMAT
107

14.-Considera usted que la herramienta SmartPlant Materials aporta una mejora para el control
de los materiales en proyectos?

S, Explique :

No, Explique :

15.- Indique grado de satisfaccin con el uso de la herramienta SPMAT para proyectos IPC
(5) Completamente satisfecho
(4) Satisfecho
(3) Indiferente
(2) Insatisfecho
(1) Completamente insatisfecho

16.- Considera usted que hacen falta notificaciones o alertas entre un proceso a otro dentro del
SPMAT para realizar en forma ms eficiente su trabajo?

Si, Cuales:
No

17.- Segn su opinin, Qu aspectos se deben mejorar en el sistema de control de materiales?

Gracias por su colaboracin


108

APNDICE B

Gua Estructurada
109

UNIVERSIDAD SIMN BOLVAR


COORDINACIN DE PRODUCCIN

Julio 2010

Sr.:

Por medio de la presente me dirijo a usted, con la finalidad de solicitar su valiosa


colaboracin y tiempo para una entrevista estructurada, la cual tiene como propsito el
obtener informacin para el proyecto de grado: Evaluacin del Impacto de la
Automatizacin del Proceso de Control de Materiales en Empresas Y&V.

Sus conocimientos y experiencia, constituyen un importante aporte que ser de gran


utilidad para determinar el impacto del cambio en los procesos de control de materiales
luego de la implementacin del mismo.

Atentamente,

Alix Gaffaro

Pasante
110

Cargo:

1- Considera usted que existe integracin entre Ingeniera, Procura y Construccin


desde el punto de vista de control de materiales?
S,
No
Explique:

2 Considera usted que la herramienta SmartPlant Materials aporta una mejora


para el control de los materiales en proyectos?
S,
No
Explique:

3 Segn su criterio Qu diferencia existe antes y despus de la implementacin del


SPMAT en los proyectos IPC de Empresas Y&V?
111

4 Conoce usted Indicadores de Control de Materiales en su disciplina?

S
No

4.1 Que indicadores o parmetros de medicin conoce o propondra para la mejora


y seguimiento del proceso de control de materiales?

5 Cmo se puede fortalecer la Cultura de Control de Materiales como parte de la


Integracin IPC en Empresas Y&V?

6 Segn su opinin, Qu aspectos se podran mejorar en el sistema de control de


materiales?
112

APNDICE C-1

Diagrama preliminar de control de materiales con las disciplinas:

Ingeniera, Procura y Construccin (IPC).


113

Control: Normas y Cdigos Control: Manuales de


Bases y Criterios de Aplicables,
Control: Manuales de Control: Manuales de acuerdo a las disciplinas
Diseo Manuales de acuerdo a las Control: C-DG-16P,
acuerdo a las disciplinas acuerdo a las disciplinas C-DG-12P Control:
disciplinas C-DG-16PD1
Elaborar
Planos Elaborar Lista de Elaborar
Diagramas del Elaborar y Recopilar Especificaciones Cmputos Estimacin de
Especificaciones Disear Materiales y BOM Cmputos
Proceso y Equipo Informacin Tcnica
Tcnicas/ Hoja de Datos
Tcnicas Reportes de clculos Mtricos Costos
Informacin (Dimensiones, Cantidad Equipos Mtricos
Resp: Ingeniera Informe Tcnico Resp: Ingeniera Resp: Ingeniera de Material, etc.) Resp: Ingeniera Resp: Ingeniera Resp: Dto de Costos
del Cliente Mecanismo:
Mecanismo:Catalogo por Mecanismo: Catalogo Mecanismo: PDS. Mecanismo: Excel
Cdigos del Material Mecanismo: SPMAT
materiales por materiales Autoplan,Watercad, etc. E&PI BOM B.20.03,
Catalogo de Materiales
Coorporativo

Control: C-DG-17P, Control:


C-DG-17PD1
Realizar la
Elaborar Evaluacin tcnica
Requisicin
Resp: Ingeniera Evaluacin
Resp: Ingeniera Mecanismo: SPMAT Tcnica
Mecanismo: SPMAT MSCM P.30.23
E&PI Req R.30.01

Requisicin

Oferta tcnica del proveedor Control: C-PR-05I


Control: Control: C-PR-02I Control:

Elaborar Realizar Evaluacin


Proveedor Elegido Oferta del
Evaluar Proveedor Cotizacin Econmica y Elaborar
Para Cotizacin Cotizacin Proveedor de Orden de Compra
Informacin del cliente
Resp: Procura Resp: Procura Resp: Proveedor Resp: Procura
Mecanismo: Great Mecanismo: Catalogo, Mecanismo: SPMAT
Plains SPMAT MSCM P.30 MSCM P.30.22 y P.50
Especificaciones
del Proveedor
Orden de Compra

Control: C-PR-07I Control: C-PR-08I


Control:
Seguir e Factura
Inspeccionar los Aprobar Recepcin
PlanInspeccionar
de Seguimiento y trfico
materiales Plan de Inspeccin IRC de Materiales
Resp: Procura Resp: Procura Aprobacin de
Resp: Procura
Mecanismo: SPMAT Mecanismo: SPMAT Recepcin de
MSCM P.70 Mecanismo: SPMAT Nota de Entrega
MSCM P.70 MSCM P.70 Materiales

Control: C-CM-01I Reporte de Control: C-CM-03I


C-CM-02I Inventario C-CM-04I
Reporte de Movimiento
Registrar y Recibir Reservar,
de Material
Material en Transferir y
Almacn Entregar Material Entrega de Equipos y
Materiales
Resp: Construccin RLN Resp: Construccin
Mecanismo: SPMAT Mecanismo: SPMAT
Equipos y Materiales SITE C-20 Warehouse SITE C.20.26
114

APNDICE C-2

Diagrama de control de materiales con las unidades que apoyan el proceso IPC:

Planificacin y Costos
115

Control: Manuales de Control: Manuales y formatos Control: C-PL-03P


acuerdo a las disciplinas normalizados, Estructura de C-PL-04P,
Costos
C-DG-12P Costos Corporativos
Estimados
Indicadores de Gestin
del Proyecto
Cmputos Estimar Costos de Control de
Mtricos la Oferta Informe
s de
Proyectos
Gestin
Resp: Ingeniera Resp: Dto de Costos Resp: Planificacin
Mecanismo: Excel Mecanismo: Bases de Mecanismo: Primavera,
Control: WBS, Normas y Datos Comerciales Excel
Bases y Criterios de Cdigos Aplicables, Control: WBS, Manuales Control: WBS, Manuales
Manuales de acuerdo a las de acuerdo a las de acuerdo a las Control: WBS, C-DG- Control de Costos
Diseo BOM excel
disciplinas disciplinas disciplinas 16P, C-DG-16PD1
Elaborar
Planos Elaborar Lista de Control: C-DG-17P, Control: C-EC-03P
Diagramas del Elaborar y Recopilar C-EC-05P
Proceso y Equipo Informacin Tcnica
Especificaciones Disear Materiales y Listado de C-DG-17PD1
Tcnicas/ Hoja de Datos Reportes de clculos Actualizar
Equipos (BOM) Documentos
Informacin (Dimensiones, Cantidad
Resp: Ingeniera Informe Tcnico Resp: Ingeniera Resp: Ingeniera de Material, etc.) Resp: Ingeniera BOM REQ Presupuesto
del Cliente
Mecanismo: Catlogo Mecanismo: Catlogo Mecanismo: PDS.
Cdigos del Material Mecanismo: SPMAT (Budget)
por materiales por materiales Autoplan, etc. E&PI BOM B.20.03, Resp: Ingeniera Resp: Dto de Costos
Catlogo de Materiales Mecanismo: SPMAT Mecanismo: SPMAT
Coorporativo E&PI Req R.30.01 E&PI Req R.30.01

Requisicin para Compra


Oferta Comercial
Control: C-PR-03P, Control: C-PR-02I, Control: Propios del Control: Manuales de
C-PR-04I C-PR-05P Proveedor acuerdo a las disciplinas Control: C-PR-01P
Seleccionar y Realizar Oferta Oferta tcnica del C-DG-02PA2
Realizar
Proveedores Elegidos
Evaluar Para Cotizacin
Tcnica y Proveedor
Realizar la Evaluacin Evaluacin
Informacin del cliente Proveedores Comercial Evaluacin tcnica tcnica Comercial
Resp: Procura Resp: Procura Resp: Proveedor Resp: Procura
Mecanismo: Great Mecanismo: Catalogo, Resp: Ingeniera Mecanismo: SPMAT
Especificaciones
Plains, lista de SPMAT MSCM P.30 Mecanismo: SPMAT MSCM P.30.22
del proveedor
proveedores MSCM P.30.23
Evaluacin Comercial

reporte Control: C-PR-04P,


Control: C-PR-01PD1 C-PR-07I, Reportes de
YV_MALT_BY_PO Control: C-PR-05P Seguimiento
Protolocolos del Proveedor Reporte de Inspeccin Pagos del Control: C-PR-05P
Reporte de C-PR-07I
Actualizar el Costos de Certificado de liberacin del Inspector (IRC) Proveedor
Hacer seguimiento Notificacin al
Presupuesto Procura para Proveedor de la
Planificacin de Materiales y No Conformidad Data book
Resp: Dto de Costos Equipos Entrega completa de
Resp: Procura
Mecanismo: Excel, Notificacin de No
Doc/Mat/Equi
Mecanismo: SPMAT Factura Resp: Procura Resp: Procura
Control: C-PR-01, SPMAT DISCOVERER Conformidades
MSCM P.70 Mecanismo: SPMAT Mecanismo: SPMAT
C-PR-01PD1, C-PR-05I Nota de Entrega
MSCM P.70 MSCM P.70
Orden de Compra
Elaborar de Orden Notificacin para que coordine con
de Compra proveedor entrega de
Materiales y Equipos
Control: C-PR-06P,
Resp: Procura C-PR-07I, Normas Reporte de Logstica y
Mecanismo: SPMAT Covenin, Incoterms Trfico de aduana Reportes de
MSCM P.50 Control: Propios del Control de Materiales
Nacionalizacin de
Materiales y Equipos Proveedor
Contratacin de
Mecanismos de
Entregar los
Resp: Procura
transporte
Materiales y
Mecanismo: SPMAT Notificacin para que entregue en Equipos en SITIO
MSCM P.70 SITIO Materiales y Equipos
Resp: Proveedor

Materiales y Equipos
con su respectiva documentacin
Nota de Entrega
Autorizacin de Despacho (RLN) Entrega de
Materiales y
Equipos a
Control: C-CM-03I Control: WBS. Control: C-CO-02P
Control: C-CM-01P Control: C-GP-10P,
Personal de
Control: C-CM-03P C-CM-03P, C-CM-04I Obra C-CM-02I, C-CA-06P
C-CM-01I, C-CM-02I C-CO-02P, C-CA-07P Reporte de Entrega de
Autorizacin de Movimiento de Reporte de Devolver las No Materiales y
Notifica Despachar los Equipos No
Ingreso de Mat/ Reservar y Transferir los Material Entrega de Conformidades de los
Recibir en Sitio y Registrar llegada de Inspeccionar los Equi Materiales y Equipos a Conformes a
Clasificar y Almacenar materiales y equipos Materiales Materiales y Equipos y Proveedor
en el sistema Materiales y Materiales y Equipos Construccin (MIR)
Reporte de Archivar Reportes
Equipos Autorizacin de
Cdigo de Inventario Resp: Construccin Resp: Construccin Resp: Construccin Reporte
Resp: Construccin Resp: Calidad Resp: Construccin Salida de
Material Mecanismo: SPMAT Mecanismo: SPMAT Mecanismo: SPMAT de No
Mecanismo: SPMAT Mecanismo: Word Mecanismo: SPMAT Materiales
Conformi
SITE C.20.26 SITE C.20.26 SITE C.20.09
SITE C-20 Warehouse Tarjetas de SITE C.20.26 dades
Identificacin
Notificacin de No Conformidades
Reporte de Recepcin de Materiales (MRR)
116

APNDICE C-3

Diagrama de la gestin de control de materiales en proyectos IPC:


117

Control:
Control: Manuales y
formatos normalizados,
Estructura de Costos
Corporativos
I
Costos Estimados del Proyecto
Control: C-PL-03P
C-PL-04P,
Indicadores de Gestin
Estimar Costos Estrategia de
Informes de Gestin de
Estructura de
de la Oferta Control de Ejecucin del DIAGRAMA DE LA GESTIN DE CONTROL
Resp: Dto de Costos Ingeniera Proyectos Proyecto
Particin de Costos Resp: Ingeniera Mecanismo: Bases de
Resp: Planificacin
DE MATERIALES EN PROYECTOS IPC
(CBS) Mecanismo: Excel Datos Comerciales

Control: normas y guas Control: Manuales de Procura Mecanismo: Primavera,


Excel
DE EMPRESAS Y&V
de Project Management Estructura de Control de Costos
acuerdo a las disciplinas
C-DG-02PA2 Construccin
Institute,C-GP-05P, Particin del trabajo
C-PL-01P
(WBS) Bases y
Control: Manuales de
acuerdo a las disciplinas
Control: WBS, C-DG-
16P, C-DG-16PD1
Realizar la Evaluacin
Planificar el
Criterios Elaborar Lista de Evaluacin
tcnica
Tcnica LEYENDA
Oferta Anlisis de de Materiales y BOM excel Control: C-EC-03P Oferta tcnica
Disear Resp: Ingeniera
Proyecto
Constructibilidad diseo Cdigos del Equipos (BOM) C-EC-05P 1 del Proveedor Mecanismo: SPMAT
Resp: Ingeniera
Material Resp: Ingeniera
Listado de Actualizar MSCM P.30.23
Resp: Gerentes y lideres
Manual del Proyecto Mecanismo: SPMAT Documentos Presupuesto
del Proyecto Mecanismo: PDS. PLANOS E&PI BOM B.20.03,
Control:
Autoplan, etc.
Catlogo de Materiales BOM (Budget)
Resp: Dto de Costos
Cdigos de las normas y procedimientos que
Coorporativo
Mecanismo: SPMAT
E&PI Req R.30.01
controlan el proceso
Resp: Ingeniera
Mecanismo: SPMAT

Instrucciones de Campo Control:

Nombre del
Requisicin para Proceso
Compra Disciplina
Resp: responsable
Planos y documentos de equipos del proveedor del Proceso
Mecanismo:

Control: C-PR-03P, Control: C-PR-02I,


P Software donde se registra la
informacin del Proceso

C-PR-04I C-PR-05P Control: C-PR-01P


Seleccionar y Control: Propios del Oferta Realizar Documento que viene/
1
Evaluar Proveedor tcnica Evaluacin va a otro proceso no
Proveedores Realizar Oferta Comercial
Informacin del cliente Resp: Procura Resp: Procura Tcnica y Oferta Comercial Resp: Procura consecutivo
Mecanismo: Great Mecanismo: Catalogo, Comercial Mecanismo: SPMAT
Plains, lista de SPMAT MSCM P.30 Resp: Proveedor MSCM P.30.22
proveedores Especificaciones
Evaluacin Comercial del Proveedor

Control:
Control: C-PR-04P,
Documento(s) /
Reporte de C-PR-07I, Nombre del Subproceso(s) que se
reporte
Control: C-PR-01PD1 Costos de Protolocolos del Proveedor
Entrada
YV_MALT_BY_PO
Procura para
1 Control: C-PR-05P Control: C-PR-05P Proceso requieren para
Inspeccionar
Certificado de C-PR-07I de Fecha
Actualizar el
Presupuesto
Planificacin los Materiales y
Equipos liberacin del Inspector (IRC)
Resp: generar el proceso
Resp: Procura Entrega completa de Mecanismo:
Resp: Dto de Costos Factura Doc/Mat/Equi
Mecanismo: Excel, Mecanismo: SPMAT
Resp: Procura
Control: C-PR-01, SPMAT DISCOVERER MSCM P.70 Resp: Procura Data book
C-PR-01PD1, C-PR-05I Mecanismo: SPMAT Mecanismo: SPMAT
Elaborar de Orden de Compra Control:
Orden de Notificacin para que coordine con proveedor la entrega, junto a RLN Documento(s) /
Nombre del Salida
Compra Control: C-PR-06P,
Reporte de Logstica Subproceso(s)
Resp: Procura C-PR-07I, Normas
Proceso de
Mecanismo: SPMAT Covenin, Incoterms Nacionalizacin de y Trfico de aduana generado(s) en el
MSCM P.50
Materiales y Equipos Resp: Fecha
Coordinar el trfico
y logstica del Contratacin de
Control: Propios del
Proveedor proceso
Mecanismo:
material Mecanismos de Entregar los
Resp: Procura transporte Materiales y
Mecanismo: SPMAT
Notificacin para que entregue en SITIO Equipos en SITIO
MSCM P.70
Materiales y Equipos
Resp: Proveedor
Revisin 0 Descripcin PRIMERA EMISIN

Elaborado A. Gaffaro

Revisado Y. Quintana

Autorizacin de Aprobado B. Vera


Despacho
Fecha 10/08/2010
Notificacin de
Orden de Compra No conformidades

Materiales y Equipos con


su documentacin respectiva

Nota de
Entrega
Control: C-CM-01P
C-CM-01I, C-CM-02I
Recibir en Sitio
y Registrar en
el sistema
Resp: Construccin
Notifica llegada de
Materiales y Equipos
Control:
Autorizacin de Ingreso de
Mat/Equi
Cdigo de Material
Control: C-CM-03P

Clasificar y
Almacenar
Resp: Construccin
Mecanismo: SPMAT
Planos
Control: Manuales de
ejecucin del trabajo

Construir
C
Mecanismo: SPMAT Resp: Calidad Tarjetas de SITE C.20.26 Obras
SITE C-20 Warehouse Identificacin Resp: Construccin
Mecanismo: Word

Control:
Reporte de Recepcin de
Materiales (MRR) Entrega de
BOM materiales y
equipos
Resp: Construccin
Mecanismo: SPMAT
Control:
Control: WBS.
C-CM-03P, C-CM-04I
Despachar los
Planos Materiales y Equipos a Reporte de Entrega
Autorizacin de Construccin
de Materiales (MIR)
Salida de Resp: Construccin Resp: Construccin
Mecanismo: SPMAT Mecanismo: SPMAT
Materiales
SITE C.20.26

Notificacin de No Conformidades
118

APNDICE D

Resultados de las encuestas y entrevistas


119

Tabla D.1 .- Matriz de Evaluacin 1 de la pregunta 1 del cuestionario aplicado al personal operativo de las reas de
Ingeniera, Procura y Construccin

Respuesta de Respuesta de Respuesta de


Indicador Pregunta
Ingeniera Procura Construccin
Si 26 Si 24 Si 6
No 10 No 7 No 2
Considera Comentarios Comentarios Comentarios
usted que
relevantes relevantes relevantes
existe
integracin El SPMAT sirve de Es posible consultar Hay un 50% de
entre las enlace entre IPC el estatus del integracin, an hay
reas de material en las fases proyectos donde no
Ingeniera, de IPC se utiliza la
Procura y Se percibe mayor herramienta
Construcci integracin entre la
n desde el IP Falta trabajar con la
Integracin

punto de I en la manera que Buena integracin


vista de especifican las entre la IP falta
control de Falta delimitar y unidades de compra revisar la relacin
materiales? definir claramente el con la C
alcance de cada
disciplina Falta ajustar los
procesos de Hay carencia de
interaccin y la controles fsicos que
coordinacin entre apoyen al SPMAT
La herramienta a los distintos
ayuda a que usuarios
No se dispone 100%
aumente la
comunicacin entre de la informacin
Todava hay requerida
las reas
informacin que
solo la maneja cada
disciplina
120

Tabla D.2 .-Pregunta 2 del cuestionario aplicado al personal operativo de las reas de Ingeniera, Procura y Construccin

Indicado Respuesta de Respuesta de Respuesta de


Pregunta
r Ingeniera Procura Construccin
Desde el 19 Desde el 12 Desde el 1
ao 2008 ao 2008 ao 2008
(53%) (39%) (13%)

Hace cunto Desde el Desde el Desde el


7 48 5
Tiempo

tiempo usa el ao 2009 ao 2009 ao 2009


(19%) (48%) (63%)
SPMAT?
Desde el Desde el Desde el
ao 2010 ao 2010 ao 2010
10 4 2
(28%) (13%) (25%)

Tabla D.3 .-Pregunta 3 del cuestionario aplicado al personal operativo de las reas de Ingeniera, Procura y Construccin.

Respuesta de Respuesta de Respuesta de


Indicador Pregunta
Ingeniera Procura Construccin
Excel y 17 Excel y 7 Excel y 1
Word Word Word
(83%) (47%) (100%)
Sistema usado

Qu 2 3 0
sistema Regloqic Regloqic Regloqic
(10%) (20%) (0%)
usaba antes
de utilizar 1 5 0
el SPMAT? No s (5%) No s (33%) No s (0%)
121

Tabla D.4 .-Pregunta 4 del cuestionario aplicado al personal operativo de las reas de Ingeniera, Procura y Construccin.

Respuesta de Respuesta de Respuesta de


Indicador Pregunta
Ingeniera Procura Construccin
Eficiente
ms lento
pero 6 Eficiente
ms lento
pero 1 Eficiente
ms lento
pero 0

Eficiente y ms
rpido
2 Eficiente y ms
rpido
1 Eficiente y ms
rpido
0

Permita
compartir la
1 Permita
compartir la
Permita
compartir la
informacin con informacin con informacin con
diversas diversas
1 diversas
0
disciplinas disciplinas disciplinas

No permita No permita No permita


compartir la compartir la compartir la
informacin con 9 informacin con 3 informacin con 0
diversas diversas diversas
disciplinas disciplinas disciplinas

Cmo era el
Su base de datos Su base de datos Su base de datos
sistema en 0 1 0
Sistema

era ms extensa era ms extensa era ms extensa


comparacin
con el Su base de datos Su base de datos Su base de datos
era menos 3 era menos 3 era menos 2
SPMAT? extensa extensa extensa

La calidad del La calidad del La calidad del


trabajo, reportes trabajo, reportes y trabajo, reportes
y el control de 4 el control de 3 y el control de 1
materiales era materiales era materiales era
ms efectivo ms efectivo ms efectivo

La calidad del La calidad del La calidad del


trabajo, reportes 3 trabajo, reportes y 3 trabajo, reportes
y el control de el control de y el control de
materiales era materiales era materiales era 0
menos efectivo. menos efectivo. menos efectivo.

Deficiente pero 4 Deficiente pero 3 Deficiente pero 0


ms fcil de ms fcil de ms fcil de
utilizar utilizar utilizar
122

Tabla D.5 .-Pregunta 4.1 del cuestionario aplicado al personal operativo de las reas de Ingeniera, Procura y
Construccin.

Respuesta de Respuesta de Respuesta de


Indicador Pregunta
Ingeniera Procura Construccin
Comentarios Comentarios Comentarios
relevantes relevantes relevantes
Antes del SPMAT la Era ms complicado, Con dificultad, tenamos
generacin de Listas de considerando que no haba que confiar en la
Materiales y rdenes de un elemento que integrar informacin de los planos,
Compra no era tan los procesos IPC desde el luego ir a revisar lista de
integrada y controlada, punto de vista de materiales versus planos.
pero era manejada por materiales
cualquier persona, no era
necesario tener a un
especialista que manejara Manualmente, lo cual no
excel para realizarlo. De manera manual
Describa permite llevar un control
como perciba automatizado de la data y
Sistema

que realizaba que sean ms objetivos los


su trabajo Mucho ms lento y con indicadores
mayor posibilidad de
antes de usar
errores
el SPMAT
A pesar de que toda la
carga de datos era manual,
Como disciplina de el usuario obtenia las O/C
equipos, no ha sido un con ms rapidez en su
instrumento vital. El elaboracin y correccin.
control y manejo de los Mientras que usando el
materiales se llevaba sistema dependemos de
relativamente bien. El que no se complique su
SPMAT permite, al menos, carga en el mismo para
integrar a otras disciplinas obtener la O/C.
123

Tabla D.6 .-Pregunta 5 del cuestionario aplicado al personal operativo de Ingeniera

Indicador Pregunta Respuesta de Ingeniera

Cunto tiempo
le tomaba
aproximadament
Tiempo

e antes de la
implementacin
del SPMAT
realizar su
trabajo?

Tabla D.7.- Pregunta 6 del cuestionario aplicado al personal operativo de Ingeniera

Indicado
Pregunta Respuesta de Ingeniera
r

Cunto tiempo le
toma en la
Tiempo

actualidad con el
SPMAT
aproximadamente
realizar su trabajo?
124

Tabla D.8 .-Pregunta 7 del cuestionario aplicado al personal operativo de las reas de Ingeniera, Procura y Construccin

Indicado Respuesta de Respuesta de Respuesta de


Pregunta
r Ingeniera Procura Construccin

Existen S 19 S 21 S 4
Indicadores de control de materiales

instructivos (53%) (68%) (50%)


de trabajo
para cada
mdulo del 1
SPMAT
donde usted No 7 No 5 No (13%)
trabaja? (19%) (16%)
.

No s
10 5
No s No s 3
(28%) (16%)
(38%)

Tabla D.9 .-Pregunta 8 del cuestionario aplicado al personal operativo de las reas de Ingeniera, Procura y Construccin

Respuesta de Respuesta de Respuesta de


Indicador Pregunta
Ingeniera Procura Construccin

S 19 S 21 S 4
Indicadores de control de materiales

(53%) (68%) (50%)

De existir
estos 1
instructivos No 7 No 5 No (13%)
. (19%) (16%)
.
Considera
usted qu
se hace uso No s
de ellos? 10 5
No s No s 3
(28%) (16%)
(38%)
125

Tabla D.10.-Pregunta 9 del cuestionario aplicado al personal operativo de las reas de Ingeniera, Procura y Construccin

Respuesta de Respuesta de Respuesta de


Indicador Pregunta
Ingeniera Procura Construccin
Comentarios Comentarios Comentarios
relevantes relevantes relevantes
Elaborar y/o actualizar Manual de Errores Instructivos para el
instructivos de las tpicos en el manejo de Mdulo SITE. Registro
disciplinas relacionados los mdulos. de Recepcin de
con los procesos IPC. Materiales, Registro de
Qu Entrega de Materiales a
instructivos Construccin. Emisin
Instructivos

considera Instructivos para del reporte WNR,


Instructivo para Inventory, en general los
que hacen eleboracion/actualizacio
modificar Ordenes de
falta n de requisiciones para de Site. Consulta del
Compra por cambios de
la disciplina de Estatus de Material en
elaborar y/o Requisicin.
mecnica Information by
actualizar? Commodity
Falta actualizar los
Instructivo para anlisis
procedimientos de
e interpretacin del
solicitud de cotizacin y
WNR
elaboracin de orden de
compra, ya que no
contempla todas las
aristas que puede tener
un proceso de compra

TablaD.11.- Pregunta 10 del cuestionario aplicado al personal operativo de las reas de Ingeniera, Procura y
Construccin

Respuesta de Respuesta de Respuesta de


Indicador Pregunta
Ingeniera Procura Construccin

S 5 S 12 S 2
(39%)
Conoce (14%) (40%)
Indicadores

usted
Indicadores 19
de Control 3
de (61%)
No 31 N No (60%)
Materiales
en su (86%)
disciplina?
126

Tabla D.12.-Pregunta 10.1 del cuestionario aplicado al personal operativo de las reas de Ingeniera, Procura y
Construccin

Respuesta de Respuesta de Respuesta de


Indicador Pregunta
Ingeniera Procura Construccin
Comentarios Comentarios Comentarios
relevantes relevantes relevantes
Cantidad de Requisiciones Indicadores asociados al materail recibido, material
estatus de materiales: % faltante, por ordenar, por
Tiempos de cada sub- comprado en funcin de lo comprar, esperando
proceso, satisfaccin requerido, % entregado en aprobacion, por consulta de
Seale que cliente interno obra en funcin de lo especificacion.
Indicadores
propuestos

indicadores Entrenamientos efectivos requerido, % material con


Cant. Renglones Recibidos
o parmetros (entrenados que si usan la no conformidades, entre
otros. Miden el estatus de / mes - US$ en Rebglones
de medicin herramienta) Recibidos - Cant.
los materiales pero no la
conoce o eficiencia de la funcion de Renglones Despachados /
propondra materiales como tal. mes - US$ en Renglones
Despachados - Cant.
Indicadores requisiciones Rebglones en Inventario -
recibidas a tiempo segn la US$ en Inventario
planificacin. rdenes de
Compra recibidas a tiempo
en obra. rdenes de
Compra por recibir a obra.
127

Tabla D.13.-Pregunta 11 del cuestionario aplicado al personal operativo de las reas de Ingeniera, Procura y
Construccin

Respuesta de Respuesta de Respuesta de


Indicador Pregunta
Ingeniera Procura Construccin
8 8 2
1 mes 22% 1 mes 26% 1 mes 25%

4 9 5
1 semana 11% 1 semana 29 % 1 semana 63%

Luego de
su 4 6 0
induccin 1 da 1 da 1 da
Induccin del Sistema

11% 19% 0%
en el
sistema
SPMAT.
Cunto
tiempo 8 3 1
tardo en Horas 22% Horas 10% Horas 13%
manejar la
herramienta
en un
proyecto? No he No he No he
4 4 0
utilizado utilizado utilizado
an 11% an 13% an 0%

No he No he No he
recibido 8 recibido 1 recibido 0
induccin induccin induccin
22% 3% 0%
128

Tabla D.14.-Pregunta 12 del cuestionario aplicado al personal operativo de las reas de Ingeniera, Procura y
Construccin

Respuesta de Respuesta de Respuesta de


Indicador Pregunta
Ingeniera Procura Construccin
4 2 0
100% 11% 6% 0%
100% 100%

8 8 3
75% 22% 26 % 38%
75% 75%
Induccin del Sistema

6 13 3
50% 17% 42% 38%
Qu tanto
recordaba los 50% 50%
conocimientos
adquiridos en la
induccin?
10 4 1
25% 28% 13% 13%
25% 25%

Nada 8 4 1
22% Nada 13% Nada 13%
129

Tabla D.15.-Pregunta 14 del cuestionario aplicado al personal operativo de las reas de Ingeniera, Procura y
Construccin

Respuesta de Respuesta de Respuesta de


Indicador Pregunta
Ingeniera Procura Construccin
Considera Si 32 (89%) Si 30 (97%) Si 8 (100%)
usted que la No 4 (11%) No 1 (3%) No 0 (O%)
herramienta
SmartPlant Comentarios Comentarios Comentarios
Materials relevantes relevantes relevantes
aporta una
mejora para Se estandariza las Permite tener un mejor Permite un control en
especificaciones de los control de los materiales tiempo real del uso de
el control materiales. y equipos, y adems los materiales y la
de los permite mantener la integracin IPC en lnea.
Mejora del Sistema

El SPamat permite tener


materiales trazabilidad de todo el
un historial bastante
en proceso de Procura
completo de todos los Disponer de un sistema
proyectos? como tal.
pasos de un material, computarizado siempre
desde su solicitud, es mejor que hacerlo
evalaucin, campra, manualmente o en Excel
Garantiza integracin de
llegada a sitio y u otra aplicacin
la I, la P y la C desde el
despacho final para el vulnerable
punto de vista de
montaje.
materiales.
En el sentido de la
trazabilidad de los
materiales en cuanto a El SPMAT no es muy
cambios efectudos de flexible. Hay veces en
una revisin a otra. Pero que debes de rehacer
no es buena en cuanto al todo otra vez para
tiempo que se debe corregir
invertir para poder
elaborar una requisicin
130

Tabla D.16 .-Indique grado de satisfaccin con el uso de la herramienta SPMAT para proyectos IPC

Indicad Respuesta de Respuesta de Respuesta de


Pregunta
or Ingeniera Procura Construccin

Completamente Completamente Completamente


insatisfecho
2 insatisfecho
0 insatisfecho
0
Satisfaccin del uso de la herramienta

Indique Insatisfecho 4 Insatisfecho 3 Insatisfecho 1


grado de
satisfaccin
con el uso
de la Indiferente Indiferente Indiferente
6 8 0
herramienta
SPMAT
para
proyectos Satisfecho Satisfecho Satisfecho
IPC 23 20 6

Completamente Completamente Completamente


satisfecho satisfecho satisfecho
1 0 1
131

Tabla D.17.-Cuestionario aplicado al personal operativo de las reas de Ingeniera, Procura y Construccin

Respuesta de Respuesta de Respuesta de


Indicador Pregunta
Ingeniera Procura Construccin
Si 20 (56%) Si 18 (58%) Si 3 (38%)
No 16 (44%) No 13 (42%) No 5 (63%)
Considera Comentarios Comentarios Comentarios
usted que
relevantes relevantes relevantes
hacen falta
notificacione Solicitud de La actualizacin Las relaciones del
Mejora del Sistema

s o alertas aprobacin de oportuna de la BOM


entre un evaluacin tcnica informacin en el
proceso a sistema.
Avisos de cambios en
otro dentro Actualizaciones
las listas de materiales Entre la elaboracin
del SPMAT
(BOM).Avisos de List del IRC y la alerta al
para realizar
Status superados. seguidor de que se ha
en forma
emitido.
ms Cuando se apruebe
eficiente su una requisicin, que Deben existir alertas
trabajo? el sistema indique al de recordatorios
usuario esta actividad. segn fechas para el
seguimiento de
rdenes, fechas de
entrega de materiales
en obra.
132

Tabla D.18.-Cuestionario aplicado al personal operativo de las reas de Ingeniera, Procura y Construccin

Respuesta de Respuesta de Respuesta de


Indicador Pregunta
Ingeniera Procura Construccin
Comentarios Comentarios Comentarios
relevantes relevantes relevantes
El adiestramiento Mayor adiestramiento, Informacin general del
masivo al personal Enfoque IPC desde le sistema, aplicacin, uso,
involucrado en los punto de vista de los reas, etc., as como un
proyectos, para no usuarios, Mayor induccin
depender de un promocin en la cultura particularizada
especialista. - Decidir o de control de materiales dependiendo del tipo de
bien el uso generalizado en Y&V, Estrategia al usuario.
de la herramienta o inicio de los proyectos
eliminar la misma segun
Establecer mtodos para
el proyecto no lo
que la informacin sea
requiera, pero no se
cargada de manera Mejorar el enlace de
puede trabajar a medias
inmediata al sistema. trabajo en Obra
con el SPMAT, que
Oportunidad de Mejora

Qu unas cosas sean por Aprobacin de


aspectos se SPMAT y otras con documentos (Anlisis
deben procedimientos comerciales, rdenes,
anteriores (Excel, Word) etc.) a travs del sistema
mejorar en
eliminando el papeleo y
el sistema El tiempo invertido para
tiempos de espera.
de control la elaboracin de una
requisicin. La
de comunicacin entre
materiales? Todas las fechas de
disciplinas, y el alcance
llegada a sitio de
de cada una, teniendo en
equipos y materiales
cuenta que ingeniera
maneja los aspectos deben estar actualizadas.
tcnicos y procura debe Por lo general, no todas
estn actualizadas.
manejar todos los
Exportar data a excel.
aspectos comerciales
No tengo conocimiento
pudiendo adaptar la
informacin tcnica de que se pueda realizar.
dada con la informacin Acceso a la data de
cantidades de materiales
real o que se encuentra
para tener un mejor
en el mercado de
control por parte de
proveedores.
Planificacin.
.El manejo de las
unidades de compra
debe ser por parte de los
coordinadores.
133

APNDICE E

Encuesta de Satisfaccin del cliente interno de la Gerencia de Procura


134
135
136
137

APNDICE F-1

Flujograma de Recepcin de Materiales


138

Recepcin de Materiales
Coordinador de
Contralor de Materiales Jefe de Almacn QA/QC
Materiales
Recibe autorizacin de
despacho, junto con RLN, A
segn procedimiento
C-PR-05
Verifica que todo el materia
cumpla con las especificaciones.
Segn procedimiento C-CO-01P
Verifica fecha de entrega

NO
Existen
Informa a los involucrados y No Conformidades?
realiza seguimiento SI
Rechaza o declara la No
Conformidad en el Reporte de
No Conformidad siguiendo el
Prepara logstica de
Prepara etiquetas e identificacin del procedimiento C-CO-02P
Recepcin (rea, equipo y
material
personal)
Entrega copia del Reporte de No
Conformidad
Recibe el material contra la copia de la Orden de Compra, RLN y Nota de
entrega
B
Verifica cantidades globales,
Recibe nota de entrega del unidad (caja, bulto, etc.) y
proveedor, certificados de estado fsico de los materiales
calidad, especificaciones NO
tcnicas y/u otros documentos Notifica la conformidad del material y
que apliquen Existen coloca sello de calidad en la Nota de
No Conformidades? Entrega, Certificados de Calidad y/u
SI otros que apliquen
Verifica la descripcin, la unidad
y la cantidad que corresponde a Registra las observaciones en la
lo requerido en la orden de nota de entrega
compra
Entrega la documentacin
Notifica la No Conformidad,
Registra cualquier observacin
siguiendo el procedimiento
de la entrega en la nota de
C-CO-02P
entrega

Solicita la inspeccin del material B


a la Gerencia de Calidad
Rechaza y entrega al Proveedor
B o Almacena en rea de
Cuarentena (Identificando el
A
material con la tarjeta de No
Conformidad C-CM-03PF2)
Notifica a Seguimiento, para
que se contacte con el
proveedor para la devolucin
FIN

Registra la No Conformidad Notifica al Inspector de Calidad


en el sistema de control de para que verifique el estado de
materiales y genera reporte los materiales

C A

Recibe la documentacin

Identifica al material con la


tarjeta identificacin C-CM-03PF2,
segn el estatus del material
(Conforme, En Proceso, En
Observacin)

Entrega la nota de entrega, certificados


de calidad y otros documentos que
apliquen con los sellos de calidad

Almacena material segn el


procedimiento C-CM-03P
Almacenamiento y Despeacho de
Materiales.

Recibe y coloca sello de


recepcin a la
documentacin

Registra la informacin en el
sistema de control de
materiales

Genera reporte del material


recibido

Entrega copias de la
documentacin a la
Gerencia de Calidad y
archiva originales

FIN
139

APNDICE F-2

Flujograma de Despacho de Materiales


140

Almacenamiento y Despacho de Materiales


Supervisor de Controlador de Coordinacin de
Campo / Materiales en Jefe de Almacn Materiales/Persona
Solicitante Obra designada

INICIO
A

Solicita material con el


formato Autorizacin de Recibe notificacin con
Salida de Material del las cantidades faltantes
Almacn en Obra y verifica estatus del
C-CM-03PF1 con 24 material
horas de anticipacin y
con el plano asociado Recibe el material
siguiendo el
procedimiento NO
Recepcin de Tiene Orden de
Recibe solicitud junto materiales en compra?
con el plano y verifica en SI
el sistema de control de obra C-CM-01P
materiales la existencia
y estatus del material
C
Ubica el material en el
SI espacio fsico designado
Existe el material? segn su Tarjeta de NO
Identificacin Tiene Requisicin?
C-CM-03F2

NO SI

Informa a Construccin
la situacin y le Recibe Autorizacin de
comunica a Procura que Salida de Material del Agiliza la creacin de la
sea verificado el estatus Almacn en Obra orden de compra
del material faltante C-CM-03PF1 y entrega
el material requerido al
solicitante
A Enva a Ingeniera la
informacin a fin de la
NO
respectiva Requisicin y
Indica en la solicitud la proceder a la gestin de
Est liberado por
cantidad despachada, compra
Inspeccin?
firma y entrega copia al
solicitante
C
SI

Entrega el formato Entrega el Original


Autorizacin de Salida formato Autorizacin de
Notifica al Supervisor de
de Material del Almacn Salida de Material del
Campo en Obra la fecha
en Obra C-CM-03PF1 Almacn en Obra
estimada de la llegada
para que proceda con el C-CM-03PF1 con lo
del material a Obra
despacho registrado en la entrega

FIN
Solicita la firma del
Gerente de Construccin
en la solicitud en seal
de autorizacin para su
uso

Informa al Inspector de
Calidad para que realice
las observaciones
necesarias en el formato
de solicitud

Recibe y procesa la
informacin en el
sistema de control de
materiales

Genera Reporte de
salida de material del
almacn junto con el
Warehouse Pull Ticket y
archiva

FIN
141

APNDICE G

Estudio estadstico del tamao de la muestra


142

Si se desea obtener el tamao adecuado de la muestra representativa para este estudio y


cualquier otro de este estilo, el investigador se puede apoyar en frmulas estadsticas, como la
expuesta por Arias (2006):

N Z pq
2

n= (1)
( N 1) e Z p q
2 2

Nomenclatura:

n= Tamao de la muestra

N=Total de elementos que integran la poblacin

Z=Zeta crtico: valor determinado por el nivel de confianza adaptado, elevado al cuadrado.

S= Desviacin estndar: medida de dispersin de datos obtenidos con respecto a la media.

e= Error muestral: falla que se produce al extraer la muestra de la poblacin.

p=proporcin de elementos que representan una determinada caracterstica a ser investigada.

q= proporcin de elementos que no presentar la caracterstica que se investiga.

Aplicando esta frmula con el fin de aumentar el grado de credibilidad de los resultados
obtenidos dentro del proyecto, el mnimo nmero de personas que validaran este estudio es de
20, con un nivel de confianza definido del 95% (cuya constante es equivalente a 1,96), con un
margen de error determinado de 5%, con una poblacin total de 83 y considerando p=q=0.5
debido a que esta opcin es la ms segura, ya que estos datos se desconocen.

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