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Capitolo 1

Il foglio elettronico

Che cos un foglio elettronico

Un foglio elettronico un tipo di programma applicativo che consente la gestione di dati in aree
di lavoro di forma rettangolare, organizzate in tabelle.

Il termine gestire si riferisce a un insieme di azioni che, semplificando, riguardano:

la creazione di tabelle;

linserimento dei dati nelle celle che ne fanno parte;

le richieste di elaborazioni sulle tabelle;

la modifica dei dati o dellaspetto estetico delle tabelle;

la stampa dei risultati;

la memorizzazione dei dati in un file su memoria di massa;

ulteriori trattamenti, come la pubblicazione dei dati in Internet o il loro invio tramite posta
elettronica.

Per quanto riguarda linterfaccia e laspetto esteriore, la parte interna della finestra di lavoro
appare come una grande area di colore bianco, divisa in righe e colonne mediante righe di colore grigio e
di spessore sottile (Figura 1.1). Questo aspetto risulter ancor pi evidente ingrandendo al massimo le
dimensioni della finestra di lavoro di un programma di questo tipo.

Nelle zone circostanti larea di lavoro, linterfaccia mostra una serie di oggetti e di barre
operative, ciascuna delle quali ha un nome e uno scopo specifico. Partendo dallalto, in cima c la barra
del titolo. Alla sua sinistra appare il pulsante Logo di Office, al quale sono demandate molte delle
funzioni che erano presenti allinterno del menu File.

Immediatamente alla sua destra c la barra di accesso rapido, nella quale sono visualizzate le
icone corrispondenti ai comandi utilizzati pi? di frequente. Inizialmente di default sono disponibili i
comandi seguenti:
Figura 1.1 Finestra di lavoro di Microsoft Excel.
Salva (memorizza il lavoro corrente nel file);

Annulla (annulla lultima operazione appena eseguita);

Ripristina (ripristina nuovamente loperazione appena annullata).

La barra completamente personalizzabile. Facendo clic sul piccolo pulsante con la freccia in gi
sulla destra, si apre un menu a discesa che contiene numerose icone corrispondenti ad altri comandi. Per
aggiungere o rimuovere unicona, sufficiente fare clic sulla riga corrispondente (Figura 1.2).

Diversamente dalle versioni precedenti, subito sotto la barra del titolo in Microsoft Excel 2007
non viene pi visualizzata la barra dei menu (File,Modifica, Visualizza e cos via). C invece il nastro,
un elemento di interfaccia noto come ribbon. La documentazione ufficiale di Microsoft Italia rende il
ribbon con il nome di barra multifunzione. In questo libro viene invece usato il termine nastro, nome con
cui il ribbon viene spesso indicato sui siti web in lingua italiana. elemento rettangolare largo quanto
lintera finestra. In cima ha un gruppo di linguette (simili ai cavalierini con le lettere dellalfabeto, che
indicano il contenuto di una pagina in una rubrica) su cui fare clic per passare da un gruppo di comandi a
un altro. All?interno, sono visualizzate icone e pulsanti su cui fare clic per eseguire i comandi.

Figura 1.2 Personalizzazione della barra di accesso rapido.


La altre barre nella finestra sono le seguenti:

la barra della formula, in cui appare il contenuto della cella corrente;


le barre di scorrimento orizzontale e verticale, che consentono di visualizzare il contenuto di un
foglio di dimensioni superiori a quelle della finestra;

la barra di stato, lultima in basso nella finestra, che contiene informazioni sullo stato del foglio
di lavoro e i comandi per la gestione della visualizzazione del foglio di lavoro.

Integrate nella barra di stato, in fondo a destra ci sono tre icone per impostare diverse modalit di
visualizzazione del foglio di lavoro corrente e il cursore a scorrimento per impostare il valore dello zoom
sullarea di lavoro.

Le origini

Prima di descrivere dettagliatamente Microsoft Excel, bene riassumere brevemente la storia


delle origini del foglio elettronico

Occorre risalire addirittura agli anni precedenti il 1980. Il 1? aprile 1976 Steve Jobs e Steve
Wozniak fondarono la societ? Apple computer. Dopo aver prodotto l?Apple I e averne venduti una
discreta quantit? di esemplari, si avventurarono nella produzione del fortunatissimo Apple II, lanciato sul
mercato a partire dalla met? del 1979 e divenuto successivamente Apple II plus e, ancora in seguito,
Apple IIe.

Queste macchine erano inoltre dotate di memorie di massa a dischetti, sui quali era possibile
memorizzare programmi applicativi per risolvere problemi lavorativi o ludici in modo concreto. Vennero
immediatamente utilizzate come sostituti delle macchine da scrivere e nella semplice gestione di piccole
contabilit aziendali. Laspetto che complet il loro successo commerciale fu tuttavia il rilascio del primo
programma di foglio elettronico, chiamato Visicalc.

Questo programma fu creato da Dan Brincklin e Bob Frankston e rilasciato nellestate del 1979
per rendere utilizzabile un computer anche da parte di utenti che non erano in grado di creare programmi
(n era loro richiesto di esserlo). Data la sua intuitivit, perch consentiva di inserire numeri in tabelle
ricavandone risultati in modo semplice e automatico, riscosse un notevole successo.

Gli studenti lo utilizzarono per eseguire semplici calcoli, gli impiegati delle aziende per creare
modelli di documenti come le fatture per verificare i conti, mentre gli operatori di borsa lo trovarono
particolarmente utile per verificare gli andamenti delle azioni. Altri ancora scoprirono che il programma
era utilizzabile anche per la gestione di piccoli archivi, come quello di una rubrica telefonica, di un
elenco di libri o di una raccolta di francobolli.

In questo modo, per una larga parte di utenti divent possibile utilizzare uno strumento versatile
come un computer per la gestione di una notevole quantit di problemi concreti, anche se la macchina
non aveva ancora sviluppato pienamente le sue potenzialit.

Con il passare del tempo, molti si sono convinti che fu proprio il foglio elettronico Visicalc a
sancire il definitivo successo dei computer Apple e a convincere IBM che valesse la pena creare lIBM
PC, il Personal Computer propriamente detto.
Per completare questa breve panoramica dedicata alla storia dei fogli elettronici, occorre
segnalare che dopo Visicalc e con lavvento dei personal computer ad architettura standard (ossia quelli
basati su processori Intel), per diversi anni il foglio elettronico per antonomasia stato Lotus 1-2-3.

Microsoft Excel stato creato solo in seguito, ma attualmente il prodotto di riferimento e quello
pi utilizzato al mondo.

Le basi

La finestra di lavoro

Nel corso della spiegazione vengono utilizzati termini come: barra della formula,cella
attiva,foglio di lavoro e foglio di calcolo. Per evitare difficolt o equivoci, importante sapere
come organizzata linterfaccia di Microsoft Excel e conoscere la struttura della finestra di lavoro,
partendo dal momento in cui il programma viene avviato.

Il programma viene avviato con la procedura elencata di seguito.

1. Fare clic sul pulsante Logo di Windows in Windows Vista (o Start nelle versioni precedenti)
per aprire il relativo menu.

2. Fare clic sulla voce Tutti i programmi (o Programmi, per le versioni di Windows precedenti a
Windows XP) per aprire il sottomenu contenente i programmi installati nel computer.

3. Fare clic sulla voce Microsoft Office per aprire il sottomenu.

4. Fare clic sulla voce Microsoft Office Excel 2007, per aprire la finestra di lavoro del programma
(Figura 1.3).

Figura 1.3 Sequenza di avvio del programma.


Nota In alcune versioni di Windows, invece di Microsoft Office, potrebbe esserci direttamente
una voce corrispondente al programma Microsoft Office Excel 2007.

La finestra di Windows in cui viene aperto il programma composta da componenti standard,


come stato ricordato allinizio di questo capitolo.

Immediatamente sotto il nastro, linterfaccia prevede la presenza della barra della formula, nella
quale vengono visualizzati lindirizzo e il contenuto della cella attiva al momento (Figura 1.4).

Questo elemento deve essere sempre tenuto in attenta considerazione, poich costituisce un
riferimento fondamentale, qualunque sia lazione che si sta eseguendo nel programma.

Figura 1.4 La barra della formula riporta il contenuto reale della cella attiva.
Suggerimento Mediante unocchiata nella zona della barra della formula, possibile sapere
esattamente in quale punto del foglio posizionato il cursore allistante corrente e quale il contenuto
della cella, indipendentemente da quanto viene visualizzato nella finestra di lavoro.

Per essere pi precisi, la barra della formula costituita da tre parti:

la casella del nome in cui viene visualizzato lindirizzo della cella corrente oppure il nome della
zona corrente;

? uno spazio in cui durante la modifica vengono visualizzati tre pulsanti (Annulla, Invio, Modifica
formula); se non si sta effettuando alcuna modifica ne viene invece visualizzato solo uno: Modifica
formula;

la casella di testo in cui viene visualizzato il contenuto reale della cella, che spesso potrebbe
essere proprio una formula.

Sotto la barra della formula, c una riga orizzontale contenente una serie di caselle rettangolari.
Allinterno della prima in alto a sinistra non visualizzato alcunch, mentre in ogni casella successiva
(procedendo da sinistra verso destra) viene visualizzata una lettera maiuscola dellalfabeto: A, B, C e cos
via. Questa lettera rappresenta lindirizzo della colonna del foglio di lavoro corrente.

Sulla sinistra, a partire dalla prima casella, scendendo verso il basso, vengono visualizzati i
numeri arabi: 1, 2, 3 e cos via, fino alla parte pi bassa visibile della finestra di lavoro. Ogni numero
rappresenta lindirizzo della riga del foglio di lavoro corrente.

La coppia lettera-numero l indirizzo della cella del foglio di lavoro.


Un indirizzo di cella individua una delle celle in cui diviso il foglio, proprio come nel gioco
della battaglia navale:

A1 individua la prima cella in alto a sinistra;

C10 la cella della terza colonna e della riga numero 10;

E2 la cella della seconda riga del foglio in corrispondenza della quinta colonna.

Nota La prima casella in alto a sinistra, A1, viene anche detta casella home, intesa come la
prima in assoluto del foglio di lavoro corrente.

Suggerimento Indipendentemente dal punto del foglio in cui ci si trova, si pu tornare


immediatamente alla casella homeA1 premendo la combinazione rapida di tasti Ctrl+Home.

Nella parte inferiore della finestra dei programmi che lavorano in ambiente grafico a finestre,
solitamente si trova la barra di scorrimento orizzontale. Questo vero anche per Microsoft Excel, ma
con qualche aggiunta dipendente dalla struttura in cui organizzato lambiente di lavoro del programma.

Per fare un esempio, basti pensare che la finestra di lavoro di un programma come Word o come
Paint (il programma di grafica integrato in Windows) ? normalmente costituita da un?area pi? o meno
grande nella quale si scrive, si disegna o si immettono dati. Le dimensioni reali dell?area di lavoro
possono oltrepassare i margini della finestra, quindi, per poter vedere la parte che si trova all?esterno, si
devono utilizzare le barre di scorrimento. Quella orizzontale si trova nella parte inferiore della finestra e
consente di spostarsi nell?area di lavoro da sinistra verso destra e viceversa.

Un foglio di calcolo di Microsoft Excel tuttavia differente da un documento di un programma


come Word, poich, oltre alle due dimensioni istituzionali larghezza e altezza, dispone anche di una
terza dimensione rappresentata da pi fogli di lavoro che possono essere sovrapposti luno allaltro. In
altre parole, non ci sono solo le celle del foglio di lavoro corrente, ma esistono anche quelle appartenenti
ad altri fogli che si trovano sotto o sopra al foglio attuale.

Da qui la necessit di avere una barra di scorrimento nella parte inferiore della pagina divisa in
due parti. La met (circa) di destra la normale barra di scorrimento orizzontale, che consente di
spostarsi da sinistra a destra o viceversa nel foglio di lavoro corrente. La parte sinistra, invece, mette a
disposizione gli strumenti utili per navigare tra i fogli di lavoro, che sono visualizzati sotto forma di
schede (Figura 1.5).

Figura 1.5 Schede per la navigazione nei fogli di lavoro.


Su ciascuna scheda viene visualizzato il nome del foglio corrispondente. Facendo clic su una di
esse si passa direttamente allinterno del foglio di cui mostra il nome.

Allestrema sinistra della barra, ci sono quattro pulsanti con frecce:

facendo clic sul primo pulsante (freccia orientata a sinistra verso una lineetta) si passa al primo
di tutti i fogli;

facendo clic sul secondo pulsante (freccia a sinistra) si passa al foglio che precede quello
corrente;

facendo clic sul terzo pulsante (freccia a destra) si passa al foglio successivo a quello corrente;

facendo clic sul quarto e ultimo pulsante (freccia orientata a destra verso una lineetta) si passa
allultimo dei fogli esistenti.

Celle e zone

In un foglio di calcolo, la cella lelemento atomico sul quale ruota tutta lattivit di gestione
dei dati.

Una cella lelemento rettangolare risultante dallintersezione di una riga e di una colonna del
foglio. Allinterno di una cella possono essere inseriti i dati sui quali si desidera eseguire elaborazioni
(Figura 1.6).

Figura 1.6 Inserimento dei dati nella cella attiva.


Pi semplicemente, le celle di un foglio di lavoro possono essere anche viste come contenitori nei
quali inserire numeri, testi e altri elementi che devono essere archiviati nella memoria centrale del
computer, per poi essere salvati in un file sul disco.

Da questo punto di vista, il foglio di calcolo pu essere considerato come una sorta di piccolo
database, ossia un archivio strutturato da interrogare per visualizzare informazioni utili al momento
giusto.

Viste come oggetti, le celle hanno una serie di propriet estetiche sulle quali possibile
intervenire per modificarne laspetto e le dimensioni, come sar spiegato nel prosieguo del volume
quando si parler della formattazione delle celle.

Nota Non si possono spostare fisicamente le celle di un foglio, ma possibile spostarne o


copiarne il contenuto in una o in un gruppo di altre celle.

Una zona di celle un gruppo di celle di forma rettangolare (Figura 1.7).


Figura 1.7 Zona di celle.
Per esempio, il gruppo di celle che va dallindirizzo B2 allindirizzo D5 una zona di tre celle in
orizzontale per quattro celle in verticale, per un totale di 12 celle. Invece, il gruppo di sei celle i cui
indirizzi sono A 1, A2, A3, B1, C1 e D1 non rappresenta una zona di celle.

Nota La zona di celle pi grande pari allintero foglio, mentre la zona pi piccola una singola
cella.

A una singola cella, oppure a unintera zona, possibile assegnare un nome, utile per spostarsi
rapidamente allinterno del foglio di lavoro oppure per riferirsi a essa allinterno di espressioni che danno
luogo a elaborazioni con il loro contenuto.

Cella attiva, puntatore e cursore

In un foglio di lavoro ci sono tantissime celle, anche se non tutte vengono utilizzate per contenere
dati. Il puntatore il segno grafico che rappresenta lo spostamento del mouse sulla scrivania. Muovendo
il mouse, il puntatore passa sulle celle del foglio. Quando si fa clic, i quattro lati della cella che si trova
sotto il puntatore diventano pi scuri e spessi, rendendo quella la cella nella quale si pu scrivere,
modificare o di cui anche solamente leggere il contenuto. In altre parole si tratta della cosiddetta cella
attiva, ovvero la cella corrente nella quale sono visualizzati i caratteri scritti con la tastiera (Figura 1.8).

Attenzione In un foglio di lavoro ci sono tante celle ma solo una attiva ed unica.

Figura1.8 Cella attiva del foglio di lavoro e quadratino di riempimento.


Il programma utilizza anche altri due sistemi per rendere evidente quale sia la cella attiva. Il
primo rendere in grassetto la lettera in cima alla colonna e il numero a sinistra della riga alle quali
appartiene la cella. Il secondo modo consiste nella visualizzazione del riferimento della cella attiva
sempre nella casella a sinistra della barra della formula.
In Excel langolo della cella attiva in basso a destra mostra un quadratino di dimensioni maggiori
rispetto al normale spessore della linea. Si tratta del quadratino di riempimento, con il quale possibile
svolgere operazioni particolari, come il riempimento rapido di una zona di celle con dati o funzioni,
modalit che verr descritta nel prosieguo del volume.

Il cursore il segno grafico, in genere lampeggiante, che rappresenta il punto corrente nel quale il
programma inserisce i caratteri scritti mediante tastiera (Figura 1.9).

Figura1.9 Cursore lampeggiante.


In Excel, quando si fa clic su una cella rendendola attiva, il cursore non lampeggia
immediatamente, ma lo fa solo dopo aver scritto almeno un carattere.

Nel corso della digitazione di una scritta, il contenuto della cella attiva viene visualizzato
contemporaneamente allinterno della cella stessa e sulla destra della barra della formula.

La dizione contenuto della cella attiva si pu tuttavia prestare a interpretazioni ambigue.


Occorre infatti precisare che il contenuto di una cella pu essere almeno di tre tipi diversi.

Per fare un esempio, si immagini di dover calcolare un prezzo, ricavato dal prodotto di una
quantit, misurata in chilogrammi e grammi, per un prezzo prestabilito al chilo. In un foglio elettronico si
potrebbe generare una situazione simile alla seguente:

il primo tipo di contenuto ci che contiene effettivamente la cella, come, per esempio, la
formula con la quale si esegue la moltiplicazione tra il peso e il costo al chilogrammo;

il secondo contenuto il valore risultante dallelaborazione del contenuto della cella, che in
questo esempio il prodotto dei due numeri;

la terza modalit di visualizzazione si riferisce allaspetto estetico (il cosiddetto formato) del
contenuto della cella, con il quale il risultato viene visualizzato; nel caso del prodotto, potrebbe essere
mostrato come un importo con il segno dellEuro e due sole cifre arrotondate, invece di avere tutte le
cifre risultanti dalla brutale moltiplicazione dei due numeri.

Tornando al puntatore, solitamente in Windows ha laspetto di una piccola freccia con la punta
orientata verso sinistra in alto. In Microsoft Excel, invece, il puntatore pu avere molti aspetti diversi, in
base alla situazione o al tipo di oggetto sul quale si trova.
I tipi di forme grafiche assunte dal puntatore quando il mouse viene spostato sul foglio di lavoro
nel corso di una sessione in Excel sono le seguenti:

quando si trova sulle celle del foglio di lavoro, normalmente il puntatore assume la forma di una
piccola croce;

se si porta il puntatore nella zona delle barre delle icone e dei menu, esso assume laspetto della
classica freccia con la punta rivolta in alto verso sinistra;

se si porta il puntatore sulla casella del nome oppure sulla barra della formula, esso assume la
forma di cursore, diventando una specie di lettera ?I? maiuscola molto grande, a indicare che in quel
punto si possono digitare dei caratteri;

se si porta il puntatore in corrispondenza di una delle caselle poste in cima o a sinistra del foglio
di lavoro (A, B, C..., o 1, 2, 3...), esso diventer una freccia nera, a indicare la possibilit, facendo clic, di
selezionare la colonna o la riga corrispondente alla casella considerata;

se si porta il puntatore a cavallo di due caselle poste in cima (A, B, C...) o a sinistra (1, 2, 3...) del
foglio di lavoro, esso diventa una piccola freccia a due punte, spessa e di colore nero, a indicare che
possibile variare le dimensioni di una riga o colonna.

Nel prosieguo del volume verr illustrato come utilizzare queste informazioni visive.

Fogli, cartelle e file

Anche se il libro appena allinizio, sono gi state utilizzate diverse volte le accezioni foglio di
calcolo e foglio di lavoro, allinterno di un testo dedicato al foglio elettronico Microsoft Excel. Per
evitare di ingenerare confusione, quindi opportuno fare un po di chiarezza fornendo la definizione di
questi termini.

Un foglio elettronico un tipo di programma applicativo che consente di gestire dati utilizzando
linterfaccia grafica tipica della struttura delle tabelle, ossia unarea di grandi dimensioni divisa in righe e
colonne che si intersecano in celle rettangolari. possibile eseguire elaborazioni, pi o meno complesse,
sui dati inseriti nelle celle, impostabili dallutente. Un foglio elettronico viene spesso utilizzato come un
programma di gestione di semplici database, intesi come archivi realizzati sotto forma di tabelle
contenenti dati in forma strutturata.

I fogli elettronici lavorano su tipi di documenti chiamati fogli di calcolo, i cui contenuti possono
essere di vario tipo: i dati di una rubrica, le righe di una fattura commerciale, i movimenti di un conto
corrente bancario, landamento delle vendite di un certo prodotto in un preciso periodo di tempo. Per fare
un paragone con un programma come Microsoft Word, un foglio di calcolo lequivalente del
documento di testo che viene mostrato come una pagina bianca a video, nella quale si possono trovare
una lettera, un libro, una circolare e cos via.

I dati che vengono gestiti in un foglio di calcolo sono memorizzati in un file sul disco, ovvero un
contenitore elettronico generico di dati la cui unit di misura viene espressa in byte. Un file generico pu
contenere fogli di calcolo, documenti di testo, immagini, video o altro ancora. La differenza tra i tipi di
file dipende dal formato, che, per semplicit, viene identificato con lestensione del nome del file stesso.

I file di Microsoft Excel hanno un nome, che viene attribuito dallutente, ed estensione standard
attribuita automaticamente dal programma, che .xlsx. Di conseguenza, file di fogli di calcolo che sono
stati salvati in Excel potrebbero avere nomi come fattura. xlsx, rubrica. xlsx o vendite2005.xlsx.

Nota Un modo per avviare Microsoft Excel fare doppio clic sullicona di un file la cui
estensione .xlsx. Prima viene mandato in esecuzione il programma e, subito dopo, viene aperto il foglio
di calcolo contenuto nel file.

Un foglio di lavoro una pagina divisa in righe e colonne, visualizzata nella finestra di lavoro di
Excel. Come spiegato in precedenza, nello stesso foglio di calcolo si possono utilizzare diversi fogli di
lavoro, ciascuno dei quali con una propria struttura e un proprio nome.

Un metodo semplice per accedere a un foglio di lavoro fare clic sulla corrispondente linguetta in
basso a sinistra nella schermata, sulla quale viene riportato il nome del foglio. Il foglio di lavoro che
viene visualizzato in un preciso momento a video, e sul quale si sta lavorando, chiamato foglio di lavoro
attivo.

Linsieme dei fogli di lavoro di un foglio di calcolo raccolto in una cartella di lavoro. Una
cartella di lavoro pu contenere uno o pi fogli di lavoro.

Riferimenti di cella

I fogli elettronici utilizzano due tipi di riferimenti per indicare un indirizzo di cella nelle formule:

riferimenti relativi;

riferimenti assoluti.

Un riferimento assoluto si distingue da uno relativo per il modo in cui viene scritto nelle formule
e per le modalit di gestione da parte del programma quando vengono effettuate azioni che implicano
modifiche automatiche alle formule, come, per esempio, il copia e incolla.

Riferimenti relativi

In un foglio elettronico come Excel, indirizzi di cella come A1, C5 o AB149 hanno il formato
indirizzo di colonna/indirizzo di riga. Sono composti affiancando una lettera o una coppia di lettere e
un numero.

Nota Il numero con il quale si indicano le righe che possono essere gestite in un foglio di lavoro
di Excel va da 1 a 1.048.576. Le colonne sono 16.384 e sono indicate con lettere dellalfabeto partendo
da A. Quando si arriva alla lettera Z si passa ad AA, AB e cos via, fino al gruppo di lettere XFD.

Gli indirizzi scritti in questo modo, che sono quelli solitamente visibili nei fogli di lavoro, sono
detti riferimenti relativi, poich nelle formule vengono utilizzati rispetto a una certa cella facendo
riferimento alla cella attiva in modo relativo

La caratteristica dei riferimenti relativi risiede nel fatto che gli indirizzi di riga e colonna vengono
trasformati automaticamente quando si copia una formula in unaltra cella. Questo consente di evitare di
scrivere materialmente le formule diverse volte con la tastiera, necessit che si verifica continuamente
quando si lavora con le tabelle in un foglio di calcolo.

Per esempio, si possono inserire i valori 100, 200 e 300 rispettivamente nelle celle C3, C4 e C5 di
un foglio di lavoro, mentre nella cella C6 si pu scrivere la seguente formula, per ottenere la somma dei
tre valori:

=+C3+C4+C5
Dopo aver premuto Invio, nella cella C6 verr visualizzato il valore risultante dalla somma delle
tre celle che, nellesempio proposto, sar 600.

Se si prova a copiare la formula della somma presente in C6 per incollarla in D6, ossia la cella alla
sua destra, il contenuto di D6 diventer (Figura 1.10):

=+D3+D4+D5
Qual la spiegazione di questo comportamento? La risposta che il contenuto della cella C6,
ossia la formula =+C3+C4+C5, in un foglio elettronico come Excel interpretata nel modo seguente:

Qui si esegue la somma dei valori che sono inseriti nelle tre celle immediatamente al di sopra di
quella corrente!

Figura 1.10 Risultato della copia della formula dalla cella C6 in D6.
Questo spiega perch, dopo aver copiato la formula da C6 in D6, le lettere delle celle contenute
nella formula in D6 sono state modificate in modo corretto dal programma: per mantenere lo stesso
significato del contenuto della cella C6.

Nota Se si fosse incollata la formula nella cella in basso C7, anzich in quella a destra, Microsoft
Excel avrebbe modificato i riferimenti numerici delle righe, anzich quelli delle colonne, in questo
modo: =+C4+C5+C6.

In un foglio elettronico, dunque, i normali riferimenti di cella sono considerati come di tipo
relativo alla cella corrente

Attenzione Il discorso appena fatto non valido nel caso di trascinamento della formula
contenuta in una cella con il drag and drop. In questo caso, Microsoft Excel lascerebbe inalterati i
riferimenti iniziali delle celle e nella cella di destinazione si troverebbe esattamente la stessa formula di
partenza.

Riferimenti assoluti

I riferimenti di cella relativi sono utili allutente quando si devono copiare diverse volte le
formule, adeguando automaticamente gli indirizzi di riga o di colonna.

In un foglio elettronico, oltre ai riferimenti relativi, esistono anche i riferimenti assoluti, la cui
utilit risulta evidente quando si devono mantenere gli stessi riferimenti iniziali e in una serie di casi
particolari. Per esempio, se si desidera fare in modo che la somma dei dati di pi celle venga moltiplicata
per un valore sempre fisso (che potrebbe essere la percentuale dello sconto che si pu avere su un gruppo
di prodotti acquistati) e ripetuta in diverse colonne della tabella, non si possono utilizzare i riferimenti
relativi. Con l?operazione di ?copia e incolla?, infatti, l?indirizzo della cella con il valore dello sconto
verrebbe modificata.

Ritornando allesempio precedente, si potrebbe pensare di inserire nella cella D1 il numero 0,9,
da utilizzare come fattore di moltiplicazione per ottenere una riduzione del 10%, e nella cella F3 la
formula seguente:

=+C3 * D1
Confermando linserimento di questa formula, il valore visualizzato in F3 sar pari a 90, ossia
100 per 0,9. Per ottenere una formula valida anche per le altre due celle (C4 e C5), istintivamente si
potrebbe pensare di copiare la formula dalla cella F3 per incollarla nelle due celle sottostanti.

Poich si sta lavorando con riferimenti relativi, il risultato sarebbe, tuttavia, rispettivamente per le
celle F4 e F5:

=+C4 * D2
=+C5 * D3
La spiegazione risiede nel fatto che Microsoft Excel si limitato a copiare la formula della cella
F3 che dice:

Qui appare il prodotto del contenuto di due celle a sinistra per quello di due celle sopra e una a
sinistra.

Incollando la formula della cella F3 nelle due celle sottostanti, il programma lha riportata
correttamente, lasciandola inalterata nel suo significato.

Rimane per il problema che le due formule incollate sono inutilizzabili per ottenere il prodotto
che si desiderava ottenere.

Lutilizzo dei riferimenti assoluti di cella serve proprio per superare difficolt come queste, ossia
bloccare lindirizzo di una cella, impedendo che venga modificato nel momento in cui si esegue un
copia e incolla.

Per rendere assoluti gli indirizzi di colonna e di riga di una cella, necessario premettere il
carattere dollaro ($) alla lettera della colonna e al numero della riga. Tornando allesempio precedente,
affinch lindirizzo della cella D1 sia considerato assoluto, occorre scriverlo nel modo seguente:

$D$1
Di conseguenza, nella cella F3 la formula va scritta nel modo seguente:

=+C3 * $D$1
Dopo aver scritto la formula in questo modo, la si potr copiare nelle due celle sottostanti senza
problemi. In F4 e F5 il risultato sar, rispettivamente:

=+C4 * $D$1
=+C5 * $D$1
Se si confermano le due formule, i valori visualizzati nelle celle saranno quelli corretti, ossia 180
e 270 (Figura 1.11).

Figura 1.11 Risultato della copia della formula utilizzando i riferimenti assoluti.
Attenzione Si pu aggiungere il simbolo del dollaro anche solo davanti alla lettera della
colonna, oppure prima del numero di riga. Operando in questo modo, si render assoluto solo lindirizzo
di colonna oppure solo quello di riga, il che consentir di risolvere situazioni complesse quando si
creeranno tabelle piuttosto articolate.
Capitolo 2

Dati nei fogli di lavoro

Gestione dei dati

Dati

Un dato qualsiasi elemento che possa essere conservato in un archivio, indipendentemente dal
fatto che sia informatico, cartaceo o di altro genere. Per esempio, una rubrica trascritta su unagendina di
carta un archivio di dati appartenenti a persone, aziende private o a strutture pubbliche.

I dati classici di una rubrica sono:

di tipo testo, come nomi, cognomi, citt;

di tipo numerico, come il numero civico e il numero di telefono.

Esistono molti altri tipi di dati, come:

date;

immagini;

suoni;

filmati.

Quando vengono gestiti dati che sono stati riprodotti con diversi tipi di media, come laudio e il
video, allora si parla di dati multimediali.

Questa eventualit si verifica spesso nelle normali situazioni di lavoro, quando si devono gestire
archivi mediante un database, mentre in un foglio elettronico come Microsoft Excel la situazione
leggermente diversa. vero, infatti, che nelle celle dei fogli di calcolo si possono inserire dati, tuttavia,
diversamente dai database, i dati non vengono solo memorizzati, ma su di essi si possono anche
impostare elaborazioni automatiche. Queste vengono eseguite direttamente sui valori presenti nelle celle
e i risultati sono immediatamente visibili.

Prima di descrivere dettagliatamente i vari tipi di elaborazioni che verranno illustrate nel corso
del presente volume, si pu? utilizzare ancora una volta l?esempio della tabella corrispondente a uno
scontrino del supermercato. In questo caso, un esempio di elaborazione ? il calcolo automatico della
somma dei valori (dati) numerici presenti nell?ultima colonna. Il meccanismo utilizzato con i fogli
elettronici consiste nell?inserire nella cella sottostante a quelle dei totali di riga una formula che riporti la
somma delle celle soprastanti (Figura 2.1).

Figura 2.1 Inserimento di una formula in un foglio di lavoro.


Inserire la formula nella cella in fondo alla colonna non equivale a inserire il valore della somma,
che un dato numerico propriamente detto. In pratica, corrisponde a inserire un comando che chiede al
programma: Fai la somma dei contenuti di queste celle e mostrami il risultato.

In termini diversi, una formula scritta in una cella a tutti gli effetti un dato inserito in una cella,
che, tuttavia, viene utilizzato per essere elaborato dal programma, al fine di ottenere il risultato che
interessa realmente allutente.

Tornando alla gestione dei dati in senso lato, nella cella di una tabella gestita con un foglio
elettronico, un dato pu essere:

inserito;

letto;

modificato;

cancellato.

Se la tabella appartenesse a un foglio di carta, si potrebbe lavorare con penna, matita e gomma.

Con un foglio elettronico, invece, si utilizzano la tastiera e il mouse per eseguire le stesse
operazioni.

Mentre con un programma di gestione testi le operazioni precedenti sono piuttosto intuitive
perch simili a quelle che si eseguirebbero con carta e penna, in un programma come Microsoft Excel
potrebbero creare qualche piccola difficolt se non si conoscono alcune tecniche previste dal programma.

Inserimento dati

Il modo pi semplice per inserire un dato in una cella il seguente.

1. Fare clic sulla cella nella quale si desidera scrivere per renderla attiva.

2. Scrivere il dato con la tastiera.


3. Completare linserimento premendo il tasto Invio.

Attenzione Lattivit di inserimento appena descritta possibile anche se la cella contiene gi un


dato. In questo caso, il vecchio contenuto viene completamente sovrascritto da quello nuovo.

Dopo aver eseguito loperazione, la nuova cella attiva diventer quella immediatamente sotto la
cella precedente.

Attenzione Lallineamento predefinito assunto dal valore presente in una cella differisce in base
al tipo di dato che stato scritto. Per esempio, se fosse un numero verrebbe allineato a destra nella cella,
mentre se si trattasse di un gruppo di caratteri verrebbe allineato a sinistra. Nel caso di una data pu
essere visualizzata anche in modo completamente diverso da come stata scritta dallutente, come verr
descritto nel prosieguo del capitolo.

Si pu completare linserimento di un dato in una cella in diversi altri modi. Uno di essi consiste
nel fare clic su una qualsiasi altra cella diversa da quella nella quale si stanno inserendo i dati: Microsoft
Excel completer linserimento e la cella sulla quale si fatto clic diventer la nuova cella attiva.

Altri metodi prevedono lutilizzo del tasto Tab, delle frecce di direzione, dei tasti PagSu e
PagGi. Premendo uno di questi tasti, la successiva cella attiva cambier diventando quella che viene
riportata nella colonna di destra della tabella seguente.

Tasto premuto Nuova cella attiva Freccia a destra La cella a destra. Freccia a sinistra La cella a
sinistra. Tab La cella a destra. Shift+Tab La cella a sinistra. PagSu La cella nella stessa colonna di un
certo numero di righe pi in alto nel foglio. PagGi La cella nella stessa colonna di un certo numero di
righe pi in basso nel foglio. Home La cella iniziale della stessa riga del foglio. Fine La cella corrente.
Come riportato nellultima riga della tabella, premendo il tasto Fine linserimento viene
completato e si resta nella stessa cella, anche se questa soluzione non viene adottata di frequente.

Attenzione Potrebbe risultare istintivo correggere un dato mentre lo si sta inserendo nella cella,
premendo il tasto di direzione freccia a sinistra. In questo caso, invece, linserimento viene completato e
la cella a sinistra diventer la nuova cella attiva. Per eseguire una correzione nel corso
dellinserimento, occorre invece entrare in modalit Modifica, premendo, per esempio, F2 (si veda
pi avanti nel testo). Lalternativa cancellarlo e riscriverlo.

Se si desidera rinunciare a un inserimento dopo aver cominciato a digitare caratteri in una cella,
sufficiente premere il tasto Esc per annullare loperazione.

Suggerimento Completare linserimento di dati in una cella facendo clic su una cella diversa
oppure premendo un tasto di spostamento pu risultare utile quando limmissione non deve seguire il
classico schema dallalto verso il basso.

Modifica

La modifica di un dato risulta necessaria quando questo leggermente diverso da quello


occorrente per lelaborazione. Se il dato fosse completamente diverso da quello che si desidera ottenere,
probabilmente risulterebbe pi? conveniente cancellarlo e scriverlo nuovamente per intero.
In Microsoft Excel, per modificare un dato in una cella si possono seguire diverse procedure. Una
di queste elencata di seguito.

Fare doppio clic quando il puntatore sulla cella.

Il programma visualizzer il cursore lampeggiante allinterno della cella, nel punto esatto della
scritta sul quale stato fatto il doppio clic. In questo momento, Excel in modalit Modifica e si pu:

scrivere con la tastiera;

spostarsi allinterno della scritta mediante le frecce di direzione a sinistra e a destra (mentre lo
spostamento mediante le frecce di direzione verso lalto o verso il basso non provocher alcun effetto);

cancellare caratteri a sinistra del cursore con il tasto Backspace;

cancellare caratteri a destra del cursore con il tasto Canc.

Si pu entrare in modalit Modifica di una cella anche rendendola attiva (per esempio, con un clic
su di essa oppure spostandosi con le frecce di direzione fino a raggiungerla) e poi facendo clic su un
punto della barra della formula, nella parte superiore della finestra di lavoro. Dopo aver modificato il
contenuto, sufficiente premere Invio, oppure fare clic su un altro punto del foglio di lavoro per
completare loperazione.

Un terzo modo per entrare in modalit Modifica consiste nellapplicare la sequenza operativa
elencata di seguito.

1. Selezionare la cella.

2. Premere il tasto funzione F2.

Selezionare la cella significa renderla attiva; si pu eseguire questa operazione in almeno due
modi, elencati di seguito.

Facendo clic sulla cella.

Spostandosi nel foglio mediante le frecce di direzione fino a raggiungere la cella.

Dopo aver premuto il tasto F2, si pu correggere il dato contenuto nella cella con la tastiera, in
modo analogo a quello descritto in precedenza.

I caratteri che vengono digitati con la tastiera nel corso della modifica sono visualizzati sia
all?interno della cella, sia in alto nella barra della formula. Le due zone sono equivalenti, poich? l?una
rispecchia esattamente quello che, nello stesso momento, ? scritto nell?altra.

Nota possibile uscire dalla modalit Modifica del contenuto di una cella anche premendo uno
degli altri tasti con i quali si completa linserimento di un dato, come Tab o PagGiu, oppure facendo clic
su una diversa cella del foglio.
Per essere di maggiore aiuto allutente, Microsoft Excel visualizza lo stato del programma in
basso a sinistra nella barra di stato. Normalmente appare la scritta Pronto, mentre nel corso della
correzione di un dato la scritta viene sostituita da Modifica.

Suggerimento Nel corso di una fase di correzione, ci si pu trovare nella situazione in cui il dato
stato modificato in modo sostanziale. Nel caso in cui si volesse tornare alla situazione di partenza, si
pu premere il tasto Esc (in alto a sinistra nella tastiera) e tutte le modifiche eseguite verranno annullate
immediatamente.

Cancellazione

La cancellazione di un dato corrisponde allo svuotamento del contenuto di una cella.

Attenzione Svuotare una cella non equivale a inserire uno spazio bianco oppure uno 0. In questi
due casi, verrebbe infatti comunque occupata una certa quantit di memoria RAM che in qualsiasi
computer non mai illimitata. preferibile impegnare una minore quantit di memoria centrale,
affinch Microsoft Excel possa lavorare con maggiore efficienza.

Chi lavora con un programma di gestione testi istintivamente potrebbe anche pensare di entrare in
modalit Modifica e cancellare la scritta presente nella cella. In realt, il metodo pi semplice di
cancellarne il contenuto elencato di seguito.

1. Selezionare la cella.

2. Premere il tasto Canc.

Il contenuto della cella verr eliminato immediatamente, senza ricevere alcuna richiesta di
conferma della cancellazione da parte del programma.

Se da una parte questa operazione risulta pratica, poich? velocizza le attivit? operative di chi
lavora con un foglio elettronico, dall?altra pu? disorientare chi dopo aver premuto involontariamente il
tasto Canc, si accorge di aver perso il contenuto di una cella che, invece, gli serviva. Se si verifica una
situazione di questo tipo, si pu? annullare la cancellazione, in almeno due modi diversi:

premendo la combinazione di tasti Ctrl+Z;

facendo clic sullicona Annulla, presente in alto nella barra degli strumenti Standard.

Nota Della funzione di annullamento e delle barre degli strumenti si parler pi diffusamente nel
prosieguo del volume.

Numeri

Dopo aver descritto le modalit operative e le tecniche per inserire, modificare e cancellare dati
contenuti nelle celle, si possono passare in rassegna i diversi tipi di dati gestibili con Microsoft Excel e le
differenze operative esistenti nella loro gestione. Si partir dai dati di tipo numerico, perch storicamente
e praticamente sono quelli pi utilizzati nei fogli di calcolo.

Nota Per certi aspetti, i fogli elettronici sono nati proprio per eseguire elaborazioni su dati
numerici, anche se poi nel corso del tempo sono stati impiegati per gestire pure archivi di dati di altro
tipo.

In Microsoft Excel, per inserire un numero in una cella sufficiente applicare la procedura
elencata di seguito.

1. Selezionare la cella.

2. Scrivere il numero.

3. Completare linserimento.

Per esempio, dopo aver scritto il numero 250 e aver premuto Invio, nella cella lo si vedr allineato
a destra (Figura 2.2).

Figura 2.2 Inserimento di un dato numerico in una cella.


Se invece di un piccolo numero intero di due o tre cifre se ne scrivono altri di tipo diverso,
possono sorgere difficolt? di vario genere come nei casi di:

numeri interi pi grandi della larghezza della cella (che causano la visualizzazione di una serie
di caratteri cancelletto o diesis, del tipo #####);

numeri molto grandi in senso lato;

numeri con la virgola con molte cifre decimali.

Una situazione un po strana come quella descritta nella prima delle tre voci pu sicuramente
disorientare lutente che la vede per la prima volta (Figura 2.3).

Figura 2.3 Caratteri cancelletto visualizzati in una cella quando si tenta di inserire numeri pi
grandi della sua larghezza.
In realt, il fatto che nella cella appaiano una serie di caratteri cancelletto o diesis non
rappresenta una situazione di errore: si tratta semplicemente del modo in cui Microsoft Excel indica che
il numero contenuto nella cella pi grande della sua larghezza.
Per risolvere il problema, sufficiente allargare le dimensioni della colonna alla quale appartiene
la cella.

Per aumentare la larghezza della colonna, sufficiente applicare la procedura elencata di seguito.

1. Rendere visualizzabile nella finestra di lavoro la casella in cima alla colonna con la lettera che
la identifica.

2. Portare il puntatore in corrispondenza del lato destro della casella: il puntatore assumer
laspetto di una piccola linea verticale con due frecce orientate ai lati (Figura 2.4).

3. Premere il tasto sinistro del mouse.

4. Lasciando il tasto sinistro del mouse abbassato, trascinare il lato destro della colonna con la
tecnica del drag and drop; la colonna si allargher? verso destra e il contenuto numerico della cella verr?
visualizzato al posto dei segni di cancelletto.

5. Rilasciare il tasto sinistro del mouse.

Figura 2.4 Aumento della larghezza di una colonna con il drag and drop.
Al termine, le dimensioni finali della colonna rimarranno quelle che ha impostato manualmente
lutente.

Suggerimento Non sempre possibile impostare manualmente una larghezza ottimale della
colonna in modo semplice. A volte potrebbe diventare troppo larga, altre troppo piccola. Per impostare
la larghezza in modo che sia esattamente pari a quella necessaria per visualizzare il contenuto pi
grande presente in una cella della colonna, invece di trascinare il lato destro della cella, si pu fare
doppio clic quando il puntatore assume laspetto di una piccola linea con due frecce ai lati.

La seconda situazione che pu creare difficolt, presentata nellelenco precedente, si verifica


quando si scrive un valore numerico molto grande, anche se non pi grande della larghezza della cella.

In questo caso, in modo predefinito Microsoft Excel lo visualizza come un numero in formato
scientifico, ossia con un valore che, in termini matematici, composto da:

un intero di una cifra, che rappresenta una base da elevare a una potenza di dieci;

la virgola;

un certo numero di cifre decimali, dipendente dalla larghezza della cella;


la lettera E;

il segno pi (+) o meno (-);

il valore della potenza di dieci al quale elevare la base.

Per esempio, il valore 2,13E+09 significa:

2,13 elevato a 10 alla nona.


In pratica, si ottiene con:

2,13 x 10 9 = 2.130.000.000
Anche se il numero viene inserito per esteso, il programma lo visualizza nel formato scientifico,
come si pu constatare guardando nella barra della formula nella parte superiore della finestra. La
modalit di visualizzazione pu essere modificata intervenendo sul formato estetico del contenuto,
agendo sulle propriet della cella. Largomento formato sar approfondito in uno dei capitoli seguenti.

La terza situazione anomala ricordata nellelenco quella di un numero con molte cifre decimali.
Microsoft Excel ne visualizzer una quantit inferiore rispetto a quelli effettivamente presenti nella cella,
in base alla larghezza della colonna. Oltre una certa larghezza, tuttavia, i decimali visualizzati non
superano il valore di sei cifre.

Nota Anche in questo caso importante ricordare che il programma memorizza e gestisce il
contenuto reale della cella, comprendendo tutte le cifre immesse dallutente.

Per completare la panoramica dei casi apparentemente anomali, si prenda in esame linserimento
di dati numerici che, in pratica, sono rappresentazioni numeriche di valori particolari, quali:

le percentuali (con il segno %);

gli importi in valuta (con numero di cifre decimali fisse e segno della valuta, come per lEuro
();

i valori contabili (simili ai precedenti, ma con il numero allineato a destra e il segno della valuta
allineato sulla sinistra della cella).

In ciascuno di questi casi, i numeri non possono essere scritti cos come li si vorrebbe, ma occorre
inserire solo le cifre per poi impostare un opportuno formato per quella specifica cella. Per esempio, per
inserire limporto di 1.200,58 , sufficiente scrivere solo 1200,58 Nel Capitolo 6, dedicato alla
formattazione, si spiegher come sia possibile visualizzare il dato come valore di tipo valuta con due
cifre.

Testi

Linserimento di scritte in celle pu essere necessario per diversi motivi. In genere, quando
presente una tabella piena di numeri, le scritte servono per descrivere quale sia il contenuto di righe o
colonne.
Questo tipo di scritta prende il nome di etichetta.

Se il foglio di calcolo viene invece creato per gestire archivi, le scritte sono direttamente i dati che
devono essere memorizzati. Anche in questo caso, tuttavia, saranno presenti opportune etichette che
descriveranno il significato dei valori contenuti allinterno delle righe e delle colonne delle tabelle.

Per fare un esempio, in una tabella di tre colonne pu essere inserita una semplice rubrica
telefonica. Nella prima riga in cima alla tabella possono essere inserite etichette quali:

Nome;

Cognome;

Telefono.

I valori reali che popoleranno larchivio verranno inseriti nelle singole celle, a partire dalla
seconda riga in poi e uno per colonna, in questo modo (Figura 2.5):

Mario Rossi 345 12345;

Carlo Bianchi 02 12345;

e cos via.

Figura 2.5 Inserimento di testo nelle celle per la creazione di una rubrica.
Normalmente in Excel un dato di tipo testo viene allineato a sinistra della cella. Se la lunghezza
della scritta dovesse essere maggiore della larghezza della cella, i caratteri eccedenti verrebbero
riprodotti nella cella di destra, anche qualora dovessero sovrapporsi al suo contenuto (Figura 2.6).

Figura 2.6 Testi troppo lunghi eccedono la larghezza della cella.


Nota Se il testo della cella avesse un allineamento centrato, si allargherebbe sia a sinistra, sia a
destra della cella attiva. Se avesse un allineamento a destra, verrebbe visualizzato estendendo la scritta
nelle celle a sinistra della cella attiva.

Se il testo in una cella fosse pi lungo della sua larghezza, un numero o un testo scritto nella cella
alla sua destra lo troncherebbe. Anche se a video una scritta viene troncata dal valore della cella accanto,
il suo valore rimane inalterato. Questo accade perch, in un foglio elettronico, quello che viene
visualizzato non sempre coincide con il reale contenuto di una cella, come gi spiegato in precedenza per
i numeri.

Suggerimento Per verificare il contenuto reale della cella attiva, importante guardare a
quanto viene visualizzato nella casella di testo della barra della formula.

Per visualizzare interamente un testo molto lungo, si potrebbe aumentare la larghezza della
colonna, esattamente come per i numeri troppo grandi. Se la scritta fosse molto lunga, per,
lallargamento della colonna causerebbe una larghezza eccessiva nella schermata. Inoltre, allargare una
colonna pu essere una situazione soddisfacente per una cella, ma non detto che lo sia per tutte le altre.

Poich Microsoft Excel mostra il testo su una sola riga orizzontale, come soluzione,
istintivamente, si potrebbe pensare di premere Invio per forzare linterruzione del testo e farlo continuare
in un altra riga allinter no della stessa cella. Non ? questa, per?, la soluzione corretta, poich? in Microsoft
Excel premere Invio durante la digitazione di testo corrisponde a chiudere l?inserimento (o la modifica).

La soluzione ideale intervenire sulle propriet del formato della cella, per attivare la propriet
Testo a capo in Controllo testo. Di questa impostazione, come delle altre disponibili in Microsoft Excel,
si parler in seguito, nel capitolo dedicato alla formattazione dei fogli di lavoro. Negli esempi presentati
in questa parte del libro sono mostrati casi di inserimento di testi brevi, in modo da focalizzare
lattenzione sulla gestione dei contenuti delle celle, piuttosto che sul loro aspetto estetico.

Data e ora

Come per numeri e testi, per inserire una data in una cella di un foglio di lavoro sufficiente
posizionarsi sulla cella e scrivere il testo corrispondente. Se fosse equivalente a una scritta qualsiasi,
largomento sarebbe esaurito, poich riconducibile a quello che stato scritto nel paragrafo riguardante i
testi.

Negli aspetti pratici, per, la gestione della data nei fogli elettronici uno degli argomenti pi
impegnativi, poich presenta molteplici sfaccettature. Le caratteristiche di questo tipo di dato possono
comportare facilmente disorientamento in chi vi si imbatte per la prima volta, ma anche chi lavora da un
po di tempo con i fogli elettronici potrebbe trovarsi in situazioni non immediatamente comprensibili.

La premessa necessaria da tenere presente che una data non un testo. In altre parole, inserire
una data in una cella non lequivalente di scrivere un nome proprio di persona. Le differenze sono
molte.

Innanzitutto, un testo viene inserito e viene visualizzato cos com stato scritto, a meno di
interventi espliciti da parte dellutente. Una data, invece, pu essere inserita in molti formati diversi e il
programma pu visualizzarla in modo completamente diverso da quello in cui stata scritta (Figura 2.7).
Nella tabella seguente vengono riportati alcuni esempi di immissione di una data e il modo in cui
essa viene visualizzata in Microsoft Excel. Nella prima colonna a sinistra si pu vedere il testo
effettivamente digitato, nella seconda il testo mostrato dal programma dopo la pressione di Invio e nella
terza colonna quello che viene visualizzato nella casella di testo della barra della formula, che mostra il
reale contenuto della cella.

Figura 2.7 Una data pu essere visualizzata dal programma in modo diverso da come stata
scritta.

Scritta digitata Scritta visualizzata Valore contenuto


nella barra della formula 14/02/2005 14/02/2005 14/02/2005 14 febbraio 2005 14-feb-05 14/02/2005
14-feb-2005 14-feb-2005 14/02/2005 14/02 14-feb 14/02/2005 14 febbraio 14-feb 14/02/2005
Questi esempi portano a unimmediata considerazione: anche se una data viene digitata in tanti
modi diversi, Microsoft Excel riesce a riconoscerla in ogni caso e in modo esatto come lo stesso valore.
Perch si verifica questa apparente stranezza? La spiegazione risiede nel fatto che una data deve essere
trattata in modo particolare, poich su di essa vengono eseguite elaborazioni e calcoli.

Chi inserisce una data in un foglio di calcolo, infatti, pu farlo essenzialmente per due motivi:

inserirla per averla come semplice etichetta;

utilizzarla per eseguire calcoli matematici.

Nel primo caso la data viene considerata alla stregua di una normale scritta e, per essa, valgono le
stesse considerazioni relative all?inserimento di testo in una cella.

Il secondo caso tipico dei fogli di calcolo che contengono date appartenenti a un estratto conto
bancario, allo sviluppo di un piano finanziario, alla rateizzazione di pagamenti, allandamento delle
vendite in una serie di periodi temporali che vanno uniformati a periodi consistenti tra loro. In tutti questi
casi, al foglio elettronico si chiede di eseguire varie elaborazioni, la pi semplice delle quali la
seguente: Qual il numero di giorni trascorsi tra una certa data e unaltra?.

Per rispondere a tale quesito, Microsoft Excel tratta le date come numeri particolari, il che
significa che a una certa data corrisponde un numero e a una data differente ne corrisponde un altro. I
valori sono progressivi e partono da 1, che corrisponde al primo gennaio del 1900.

Nota Grazie a questa scelta, Excel pu eseguire immediatamente un calcolo come la differenza
tra il 14 febbraio 2005 e l1/1/2005, mostrando il valore risultante pari a 44 giorni.
Inserimento facilitato

Serie di dati

Linserimento di un insieme di dati in varie celle di un foglio di lavoro pu richiedere diverso


tempo. Se i valori da inserire sono tutti diversi tra loro, non resta altro che armarsi di pazienza e scriverli
uno dopo laltro, finch il lavoro non viene completamente ultimato.

Attenzione Per evitare sorprese causate da possibili errori o da blocchi indesiderati del
computer sul quale si sta lavorando, preferibile memorizzare periodicamente il foglio di calcolo in un
file. Microsoft Excel pu aiutare a realizzare automaticamente questa operazione ogni 10 minuti (o un
altro intervallo impostabile dallutente) mediante la sequenza: Logo di Office/Opzioni di
Excel/Salvataggio (si veda anche lAppendice).

Il numero di minuti tra un salvataggio e laltro pu essere impostato nella casella di testo a
scorrimento Salva informazioni di salvataggio automatico ogni. Al termine, occorre confermare facendo
clic sul pulsante OK.
Microsoft Excel pu? essere utile quando ci si trova nella situazione in cui i dati da inserire
appartengono a serie di valori che hanno una sequenza ben precisa, come negli esempi seguenti:

i numeri da 1 a 10;

i giorni della settimana da luned a venerd;

i numeri da 100 a 1000 che si incrementano di cento in cento;

i mesi dellanno da gennaio a dicembre.

Per aiutare lutente quando questi valori devono essere scritti in un gruppo di celle che si
susseguono luna allaltra (in verticale o in orizzontale, indifferentemente), Microsoft Excel mette a
disposizione lo strumento quadratino di riempimento, ovvero il segno grafico in basso a destra della cella
attiva (si veda il paragrafo Cella attiva, puntatore e cursore del Capitolo 1). Per esempio, per scrivere i
numeri da 1 a 10, la sequenza operativa da eseguire elencata di seguito.

1. Scrivere il valore 1 nella prima cella e premere Invio.

2. Scrivere il valore 2 nella cella immediatamente sotto a quella precedente e premere Invio.

3. Portare il puntatore sopra la prima cella.

4. Premere il tasto sinistro del mouse e trascinare verso il basso per selezionare
contemporaneamente la prima e la seconda cella.

5. Rilasciare il tasto sinistro del mouse.


6. Portare il puntatore sopra il quadratino di riempimento della seconda cella che contiene il
valore 2: esso assumer laspetto di un segno pi (+) in grassetto.

7. Premere il tasto sinistro del mouse e trascinare verso il basso, per visualizzare il numero che si
incrementa nella piccola finestra gialla accanto al puntatore.

8. Quando viene visualizzato il valore 10, rilasciare il tasto sinistro del mouse (Figura 2.8).

A questo punto le celle sulle quali stato trascinato il puntatore si riempiono automaticamente
con i valori numerici che si sarebbero dovuti scrivere uno per uno manualmente.

La necessit di scrivere i primi due valori dovuta al fatto che Microsoft Excel deve ricavare la
regola mediante la quale creare la sequenza della serie di valori da generare. Questo consente di inserire
anche dati la cui sequenza non ? strettamente consecutiva. Per esempio, se si scrivesse ?120? nella prima
cella e ?240? nella seconda, sfruttando lo strumento quadratino di riempimento si otterrebbe la sequenza
di valori seguente:

Figura 2.8 Inserimento facilitato di dati trascinando il quadratino di riempimento.


120, 240, 360, 480 e cos via.
Nellesempio, i valori aumentano di 120 in 120, poich tale la differenza tra i due numeri che
sono stati inseriti nelle prime due celle.

Come per i numeri, il quadratino di riempimento pu essere sfruttato per tutte le sequenze tipiche
da utilizzare in una tabella, come giorni, mesi, date. Nel caso dei giorni della settimana, dopo sette
inserimenti i valori terminano. Continuando a trascinare il mouse, il programma continuer a generare la
sequenza riprendendo dal primo.

Nota Lutente pu controllare manualmente la creazione della serie di dati mediante la sequenza
Home/Modifica/Riempimento/Serie.

Copia, incolla e trascina

I dati nelle celle non sono sempre tutti diversi tra loro. Pu capitare facilmente di inserire uno o
pi dati in una zona di celle e trovarsi nella condizione di doverli inserire nuovamente in altre zone
diverse dalla precedente.
Per evitare di dover scrivere ogni volta gli stessi valori, i sistemi operativi grafici come Windows
mettono a disposizione la coppia di funzioni Copia e Incolla. Naturalmente queste funzionalit risultano
utili anche in Microsoft Excel e possono essere utilizzare applicando la procedura elencata di seguito.

1. Selezionare le celle da copiare.

2. Attivare la funzione Copia.

3. Fare clic sulla prima cella della zona di arrivo in alto a sinistra.

4. Attivare la funzione Incolla.

La selezione di una zona di celle pu essere eseguita facendo clic sulla prima cella e poi, tenendo
premuto il tasto sinistro del mouse, trascinando il puntatore fino allultima cella. Al termine
delloperazione la zona verr visualizzata con un colore di sfondo leggermente diverso e sar circondata
dal riquadro di selezione.

Per attivare la funzione Copia, si pu, in alternativa, applicare una delle procedure elencate di
seguito.

Fare clic con il tasto destro sulla zona selezionata e poi fare clic sulla voce Copia presente nel
menu contestuale.

Premere la combinazione rapida di tasti Ctrl+C

Fare clic sullicona Copia, presente nel primo gruppo di comandi del nastro a sinistra, cio
Appunti.

Analogamente, dopo aver chiesto la copia e aver fatto clic sulla prima cella della zona di arrivo,
per attivare la funzione Incolla si pu adottare una delle procedure elencate di seguito.

Fare clic con il tasto destro sulla prima cella della zona di arrivo, quindi fare clic sulla voce
Incolla del menu contestuale.

Premere la combinazione di tasti di scelta rapida Ctrl+V.

Fare clic sullicona Incolla, la prima del nastro a sinistra, nel gruppo Appunti.

Oltre alle procedure appena descritte, in Microsoft Excel si pu adottare unaltra tecnica,
trascinando una zona di celle verso unaltra che si trovi vicino a quella originaria. Per esempio, si
immagini di dover copiare una zona di celle orizzontalmente in due celle e verticalmente in quattro.

Le operazioni da eseguire per raggiungere lobiettivo sono elencate di seguito.

1. Selezionare le otto celle da copiare per visualizzare attorno a esse quattro lati spessi di colore
nero.
2. Portare il puntatore sopra uno qualsiasi dei quattro lati della zona selezionata.

3. Tenere premuto il tasto Ctrl finch accanto al puntatore non sar visualizzato un piccolo segno
pi (+) a indicare lattivazione della copia (Figura 2.9).

Figura 2.9 Copia di una zona di celle mediante trascinamento.


4. Premere il tasto sinistro del mouse e trascinare la zona verso la prima cella in alto, a sinistra
della cella di destinazione.

5. Rilasciare il tasto sinistro del mouse: la zona di origine verr copiata in quella di destinazione.

6. Rilasciare il tasto Ctrl.

Attenzione Se si dimentica di tenere premuto il tasto Ctrl, si ottiene uno spostamento della zona
di dati, anzich la copia. Per porre rimedio alla situazione anomala, sufficiente chiedere a Microsoft
Excel di annullare lultima operazione eseguita, premendo la combinazione di tasti Ctrl+Z.

Nota Il vantaggio sostanziale di eseguire la copia mediante il trascinamento risiede nel fatto che
i dati non transitano nellarea di memoria degli Appunti di Windows. Un ulteriore vantaggio il fatto
che un dato eventualmente presente negli Appunti vi rimane e, quindi, lo si pu utilizzare per incollarlo
altre volte.
Capitolo 3

Formule e funzioni

Obiettivo: riduzione del tempo

I fogli di calcolo sono comodi e semplici da utilizzare per inserire valori nelle celle e costruire
tabelle di dati. I tipi di valori che si inseriscono con maggiore frequenza sono quelli numerici, poich i
programmi come Microsoft Excel hanno offerto da sempre la possibilit di eseguire calcoli su gruppi di
numeri, rendendo automatiche operazioni altrimenti manuali e ripetitive.

Possiamo fare riferimento al gi pi volte citato scontrino del supermercato, sul quale nellultima
colonna di destra di ogni riga riportato il totale. Se si sommano tutti i totali, si ottiene limporto
complessivo da pagare alla cassa. Invece di eseguire la somma dei singoli valori con una calcolatrice e
scrivere manualmente il totale generale in fondo alla colonna, si chiede al programma di eseguire per noi
questa operazione.

Per inserire una formula in una cella, si opera come se si volesse scrivere un normale testo.

1. Per prima cosa si rende attiva la cella nella quale deve essere inserita la formula, per esempio
facendo clic su di essa.

2. Si scrive quindi la formula con la tastiera, rispettandone la sintassi (spiegata nel prosieguo di
questo capitolo).

3. Infine, si preme il tasto Invio per confermare linserimento.

Per esempio, se la colonna quella delle celle B1, B2 e B3, nella cella B4 si pu scrivere la
formula matematica:

=B1 + B2 + B3
Se si conferma linserimento con Invio, nella cella B4 sar visualizzato il valore risultante dalla
somma del contenuto delle tre celle superiori (Figura 3.1).

Figura 3.1 Il risultato della formula ottenuto dopo aver premuto Invio.
Attenzione Per non confondersi tra il contenuto della cella del totale, che la formula, e il
risultato che viene visualizzato, sempre meglio dare unocchiata alla casella di testo nella barra della
formula nella parte superiore del foglio di lavoro.

I vantaggi del lavorare con le formule in un foglio di calcolo sono numerosi e importanti. Il primo
grande vantaggio risiede nel non dover eseguire materialmente un calcolo a mano, lasciando che sia il
programma a farlo al posto dellutente. Questo comporta un risparmio di tempo enorme e un notevole
aumento dellefficienza lavorativa ed anche il motivo principale per cui vengono utilizzati i fogli
elettronici.

Il risparmio di tempo maggiore di quanto possa sembrare a prima vista, poich lesecuzione
della formula non avviene solo subito dopo il suo inserimento, ma essa sempre attiva. Questo significa
che quando si modifica uno qualsiasi dei valori delle celle richiamate nella formula, al momento della
conferma cambiano sia il valore visualizzato nella cella modificata, sia il valore del risultato della
formula.

Vi sono tuttavia altri vantaggi nellutilizzo delle formule. Il tempo risparmiato viene spesso
sfruttato per eseguire simulazioni, ossia per vedere che cosa accade se: si prova a inserire prima un
valore, poi un altro in una data cella e si fa una valutazione su come cambia di conseguenza il risultato.
Per esempio, nello scontrino del supermercato si pu cambiare la quantit acquistata di un certo prodotto
in una riga, per vedere lammontare della somma da spendere.

Nello stesso foglio di lavoro le formule possono inoltre essere diverse, estese a pi celle e legate
tra loro per garantire maggiore efficienza e semplificazione operativa. Nel caso dello scontrino questo
significa poter mettere in relazione le quantit dei prodotti acquistati ai prezzi unitari e i prezzi totali di
ogni prodotto alla loro somma. Se, poi, si ipotizza di applicare uno sconto ?fedelt?? supplementare del
2% sull?importo totale della spesa, si ottiene una serie di formule connesse tra loro, che consentono di
conoscere immediatamente l?importo reale da corrispondere ogniqualvolta si varia la quantit? di un
singolo prodotto.

Sintassi delle formule

Come deve essere scritta una formula affinch possa funzionare? Naturalmente deve rispettare
una sintassi precisa, che prevede una serie di semplici regole, la prima delle quali che chi scrive la
formula deve ricordarsi di iniziare con uno dei segni seguenti:

= (uguale);

+ (pi);

(meno).

Il segno premesso ai riferimenti di cella fa s che il programma interpreti il contenuto come una
formula; in caso contrario lo considererebbe infatti un semplice testo. Due celle potrebbero, per esempio,
contenere le due formule seguenti:

D8 + D9 + D10
= D8 + D9 + D10
Nel primo caso, il risultato visualizzato nella cella sar proprio la scritta D8 + D9 + D10,
mentre nel secondo caso il programma interpreter i caratteri che si trovano dopo il segno di uguale come
componenti di una formula, quindi eseguir il calcolo e ne mostrer il risultato come valore numerico
(Figura 3.2).

Figura 3.2 II segno uguale fa s che il programma interpreti il contenuto della cella come una
formula e ne fornisca il risultato.
Nota In realt, in Excel una formula inizia sempre con il segno di uguale. Se si digita il segno pi
o il segno meno, il programma li convertir rispettivamente in =+e in =.

Dopo il segno iniziale, una formula pu? essere composta da:

valori fissi;

riferimenti di celle;

operatori di calcolo;

funzioni.

I valori fissi sono valori numerici che devono rimanere costanti nel calcolo. In genere sono
numeri come 10, 0,9 oppure 350,42, che vengono digitati cos come appaiono.

Un riferimento di cella lindirizzo (relativo o assoluto) di una cella. In questo caso il programma
legge il valore contenuto in quella cella e lo utilizza per il calcolo esattamente come se nella formula
fosse stato scritto il valore numerico al posto del riferimento.

Gli operatori di calcolo comprendono i classici segni per eseguire le quattro operazioni
matematiche e altri segni che consentono di eseguire calcoli di tipo diverso.

Tra questi ultimi ci sono, per esempio, le parentesi che consentono di variare la sequenza della
valutazione delle operazioni esattamente come nelle espressioni matematiche che si studiano a scuola. Di
essi si parler nel paragrafo successivo.

Le funzioni sono espressioni che operano su uno o pi elementi per ottenere i risultati pi
velocemente rispetto al tempo impiegato per la scrittura con i normali operatori. Si parler diffusamente
delle funzioni pi avanti nel testo.

Facendo sempre riferimento allesempio dello scontrino, si potrebbe costruire una tabella di
quattro colonne in cui inserire:

nella prima il nome del prodotto acquistato, semplicemente descrittivo;


nella seconda la quantit;

nella terza il prezzo unitario;

nella quarta la formula del prodotto tra la quantit e il prezzo, per ottenere il totale di riga
(Figura 3.3).

Per costruire la tabella di tre prodotti nella zona da A2 a D4, nelle celle B2, B3 e B4 si inseriscono
le quantit, nelle celle C2, C3 e C4 i prezzi unitari e nelle celle D2, D3 e D4 le formule del prodotto
risultante tra ogni coppia di valori. Per esempio, nella cella D2 sar? inserita la formula:

=B2*C2

Figura 3.3 Una tabella completa di dati e di formule


In questa formula, B2 e C2 sono riferimenti di cella, mentre = e * sono gli operatori. La
cella D5 conterr la formula della somma complessiva dei tre totali di riga, in questo modo:

=D2+D3+D4
In questo caso i riferimenti di cella sono D2, D3 e D4 e gli operatori di calcolo sono = e
i vari segni +

Supponendo di voler ottenere nella cella D5 direttamente il totale complessivo scontato di un


ipotetico sconto fedelt del 2%, nella cella si dovr inserire una formula simile alla seguente:

=(D2+D3+D4)(D2+D3+D4)*2/100
In sintesi significa che allimporto totale viene sottratto il valore risultante dal prodotto dello
stesso importo moltiplicato per due e diviso per cento.

Nella formula ci sono riferimenti di cella ripetuti pi volte, valori fissi (il 2 e il 100) e diversi
operatori di calcolo, tra cui segni di somma (+), di sottrazione () e di moltiplicazione (*).

Ci sono anche gli operatori parentesi tonde aperte e chiuse, che sono utilizzati per costringere il
programma a variare la sequenza con la quale devono essere calcolati i diversi valori e calcolare
correttamente il totale complessivo scontato del 2%.

Operatori di calcolo in Excel

In Microsoft Excel ci sono numerosi operatori di calcolo, da scegliere in base al tipo di calcolo
che si intende eseguire sulle celle. Sono raggruppabili logicamente nelle seguenti categorie:

aritmetici;
di confronto;

di testo;

di riferimento.

Gli operatori aritmetici sono:

+ (pi);

- (meno);

* (asterisco);

/ (barra);

% (percentuale);

^ (accento circonflesso).

Questi operatori sono utilizzati rispettivamente per le operazioni di somma, sottrazione,


moltiplicazione, divisione, calcolo percentuale ed elevamento a potenza.

Gli operatori di confronto sono:

= (uguale);

> (maggiore);

< (minore);

>= (maggiore o uguale a);

<= (minore o uguale a);

<> (diverso da).

Questi operatori sono utilizzati per eseguire confronti tra valori numerici o di testo, per decidere
come proseguire con il calcolo oppure per ottenere un risultato logico della formula del tipo vero o
falso

C inoltre un operatore di testo:

& (e commerciale).

Esso viene impiegato per concatenare due stringhe di testo, legandole in una stringa unica.
Ci sono infine gli operatori di riferimento:

: (due punti);

; (punto e virgola);

(lo spazio).

Questi ultimi sono utilizzati per la gestione delle zone di celle. Il segno di due punti separa le celle
alle estremit di una zona, il punto e virgola combina pi celle o zone tra loro mentre lo spazio genera un
riferimento alle celle in comune tra due zone.

Funzioni

Per introdurre largomento delle funzioni, riprenderemo nuovamente lesempio dello scontrino
del supermercato. Nei vari esempi presentati fino a questo punto si sempre ipotizzato di avere tre
prodotti elencati in una colonna dello scontrino, la cui somma veniva rappresentata con una formula del
tipo:

=D2+D3+D4
Se per i prodotti fossero 10 o 100 il ricorso a questa sintassi costringerebbe lutente alla scrittura
di formule lunghissime; inoltre si rischerebbe di commettere con maggiore facilit errori di digitazione
con conseguente calcolo di risultati errati.

Attenzione Quando si scrivono formule in fogli di calcolo di una certa complessit, uno dei
problemi pi sentiti il controllo della loro correttezza. Pu risultare utile provare le formule con valori
semplici, dei quali si conosce a priori il risultato ottenuto.

Ecco, allora, che vengono in aiuto le funzioni. In particolare, la funzione somma sicuramente tra
le pi utilizzate, poich intuitiva ed efficace.

La sua sintassi la seguente:

SOMMA(zona di celle)
Nota In Microsoft Excel indifferente scrivere i nomi di celle e funzioni in maiuscolo o in
minuscolo.

Nell?esempio della somma dei valori D2+D3+D4 si pu? scrivere:

=SOMMA(D2:D4)
Attenzione Una funzione sempre una formula o parte di una formula, quindi per essere
eseguibile deve iniziare sempre con uno dei segni con cui iniziano le formule, come per esempio luguale
(=).

Se la zona fosse estesa in 80 celle che vanno dalla D2 alla D81, basterebbe scrivere:

=SOMMA(D2:D81)
Mediante una formula chiara e sintetica si riesce a eseguire un calcolo che semplice, ma che
coinvolge un numero elevato di celle. Altre funzioni possono anche eseguire calcoli pi complessi su
singole celle, come, per esempio, le funzioni trigonometriche seno e coseno.

Per inserire in una cella la funzione somma, si pu utilizzare anche licona Somma automatica,
inserita nella barra degli strumenti Standard proprio perch utilizzata piuttosto di frequente come Apri e
Salva. Il suo utilizzo estremamente semplice, ma, affinch sia efficace, occorre posizionarsi nella prima
cella libera sotto una colonna di valori numerici oppure subito a destra di una riga di numeri. A questo
punto sufficiente applicare la procedura elencata di seguito.

1. Fare clic sulla cella in cui deve essere inserita la formula.

2. Fare clic sullicona Somma automatica.

3. Confermare premendo Invio.

Prima della conferma, Microsoft Excel mostra visivamente qual la zona di celle coinvolta dalla
funzione somma (Figura 3.4).

Figura 3.4 La zona di celle coinvolta dalla funzione SOMMA() viene evidenziata.
Dopo aver controllato che sia quella corretta, confermando l?inserimento la funzione fornir?
direttamente il risultato della somma.

Accanto allicona Somma automatica c un pulsante con la freccia rivolta verso il basso.
Facendo clic su di esso viene visualizzato un elenco a discesa le cui voci si riferiscono ad altre funzioni
utilizzate di frequente, come la Media, il valore minimo (Min) e quello massimo (Max) (Figura 3.5).

Figura 3.5 Lelenco a discesa che si apre con un clic sul pulsante con la freccia rivolta verso il
basso contenente le funzioni pi comuni.
Anche queste funzioni possono essere inserite al posto della somma, selezionando prima una
cella vicino a una zona di valori numerici, quindi scegliendo la funzione desiderata allinterno
dellelenco.

Pi in generale, una funzione esegue un certo tipo di elaborazione, in base a com stata definita,
su una o pi celle delle quali vengono forniti i riferimenti.

Detto in termini diversi, una funzione una particolare formula che esegue operazioni
predefinite; questo consente di ottenere ulteriori vantaggi in termini di riduzione di tempo e di affidabilit
dei risultati dei calcoli.

La sintassi di una funzione tipica :

nomefunzione(argomento1;argomento2;...;argomentoN)
Con nomefunzione ci si riferisce a una specifica funzione di cui occorre conoscere il nome e la
funzionalit. Accanto al nome ci sono sempre due parentesi, allinterno delle quali possono essere inseriti
uno o pi argomenti. Ogni argomento viene separato dagli altri tramite loperatore punto e virgola (;).

Gli argomenti possono essere valori inseriti direttamente nelle parentesi oppure riferimenti a celle
o a zone di celle.

In ogni caso, normalmente un argomento uno dei tipi di dati previsti per linserimento nelle
celle di un foglio di calcolo, ossia:

numeri;

testi;

valori logici.

Un argomento, inoltre, pu essere a sua volta una funzione che ha propri argomenti.

In questo caso si parla di funzioni annidate nel senso che sono una interna allaltra.

Nota Per particolari funzioni largomento pu assumere anche un valore speciale come una
matrice o un valore di errore.

Le funzioni sono raggruppate in categorie. I loro nomi e gli obiettivi di funzionamento sono
elencati sui manuali di Microsoft Excel oppure sono disponibili sulle pagine dellaiuto in linea del
programma (lhelp).

Nota Laiuto in linea pu essere visualizzato premendo il tasto funzione F1 mentre si sta
lavorando con il programma. Si pu cercare largomento che interessa inserendo una parola chiave in
una specifica casella di testo, quindi facendo clic sul pulsante accanto a essa.

Con ogni funzione vengono illustrati dettagliatamente anche la sintassi, il tipo di operazione che
esegue e il risultato che si ottiene.

Categorie di funzioni
Di seguito sono elencate le categorie di funzioni disponibili in Microsoft Excel, suddivise in tre
gruppi. Il primo gruppo costituito dalle funzioni di tipo scientifico:

matematiche e trigonometriche;

statistiche;

logiche;

ingegneristiche;

finanziarie.

Le categorie del secondo gruppo sono funzioni che operano su testo e informazioni:

testo e dati;

informative;

ricerca e riferimento;

data e ora.

Il terzo gruppo quello delle funzioni di gestione dati:

database;

esterne.

disponibile una quantit elevata di funzioni in grado di soddisfare in modo pressoch completo
le varie necessit di elaborazione dati che possono insorgere quando si lavora con un foglio elettronico.

Scientifiche

Tra le funzioni scientifiche, quelle matematiche sono molto numerose in quanto consentono di
ottenere elaborazioni classiche e diffusamente utilizzate.

Per esempio, ci sono le funzioni che vengono utilizzate per i calcoli nelle operazioni pi comuni,
come la somma di un gruppo di numeri, larrotondamento e il troncamento del valore numerico di una
cella, il calcolo del valore assoluto o la verifica del segno di un numero.

Ci sono poi tutte le funzioni trigonometriche, sia dirette come seno e coseno, tangente e
cotangente, sia inverse.

Non mancano infine le funzioni logaritmiche in base 10 o in una qualsiasi altra base con le loro
inverse, n operatori particolari come il fattoriale, il calcolo del massimo comune denominatore, del
mimino comune multiplo e del resto di una divisione.

La Tabella 3.1 riporta alcuni esempi di utilizzo di funzioni matematiche. Nella terza colonna sono
state inserite alcune note di commento degli esempi.

Tabella 3.1 Funzioni matematiche

Sintassi Esempio Note SOMMA(num1;num2;) =SOMMA(B1:B5;48) Verranno sommati i valori


della zona da B1 a B5 e il valore fisso 48. SEN(radianti) =SEN(C12) Verr calcolato il seno
trigonometrico del valore presente nella cella C12, misurato in radianti. ARROTONDA (num;num_cifre)
=ARROTONDA(12,4;0) Il risultato sar 12, poich il valore arrotondato con zero cifre decimali.
Anche le funzioni statistiche sono numerose: comprendono le funzionalit destinate a essere
utilizzate da parte di chi esegue valutazioni statistiche su gruppi di valori, anche specialistici, come la
distribuzione gamma, la frequenza, la varianza e la covarianza, il valore percentile e altri ancora. Sono
piuttosto comuni gli impieghi del massimo, del minimo e della media dei valori presenti in una
determinata zona del foglio.

Nella Tabella 3.2 sono presentati alcuni esempi di funzioni statistiche con alcune note di
commento.

Tabella 3.2 Funzioni statistiche

Sintassi Esempio Note MEDIA(num1;num2;) =MEDIA(B1:B5;48) Verr calcolata la media di tutti


i valori presenti nella zona da B1 a B5 pi il valore fisso 48. MAX(num1;num2;)
=MAX(B1:B5;48)-D9 Al valore massimo trovato tra quelli della zona da B1 a B5 e 48 verr sottratto il
contenuto della cella D9. MIN(num1;num2;) =SOMMA(A1:A3)+MIN (B1:B5;48) Verr eseguita
laddizione tra la somma dei valori della zona A1:A3 e il minore tra quelli della zona da B1 a B5 e 48.
Le funzioni logiche restituiscono come risultato il valore logico vero oppure il valore logico
falso. C anche la possibilit di eseguire una funzione Se, con la quale si effettua una scelta tra due
risultati, in base al valore dellargomento.

La Tabella 3.3 riporta la sintassi e un esempio di utilizzo della funzione SE().

Tabella 3.3 Funzioni logiche

Sintassi Esempio Note SE(test; se_vero; se_falso) =SE(B1<=12;C1;SOMMA(D1:D12)) Se B1


minore o uguale a 12, allora la cella assumer il valore di C1; in caso contrario verr calcolata la somma
dei valori della zona da D1 a D12. Anche le funzioni ingegneristiche sono piuttosto numerose e
consentono di applicare funzioni matematiche specialistiche (per esempio, la funzione di Bessel) a valori
o a contenuti di celle, di eseguire conversioni tra basi numeriche e di lavorare con i numeri complessi.

Nella Tabella 3.4 sono presentati alcuni esempi di utilizzo di queste funzioni.

Tabella 3.4 Funzioni ingegneristiche

Sintassi Esempio Note DECIMALE.BINARIO(num; cifre) =DECIMALE.BINARIO(C2;D2) Il


numero decimale contenuto nella cella C2 verr convertito in un numero binario di D2 cifre.
COMP.MODULO (num_comp) =COMP.MODULO(10+20i) Viene calcolato il modulodel numero
complesso indicato tra virgolette. COMPLESSO (parte_reale;coeff_imm;suffisso)
=COMPLESSO(10;20;j) Converte i due valori 10 e 20 nella parte reale e immaginaria del numero
complesso 10+20j. Le funzioni finanziarie sono ugualmente numerose e vengono utilizzate per
eseguire calcoli finanziari su dati che rappresentano importi.

Consentono di calcolare il tasso di interesse, l?interesse, l?ammortamento, il tasso di sconto, il


valore futuro di un investimento, il rendimento e la rendita.

Sono sicuramente molto utili ai consulenti finanziari, agli economisti e a tutti coloro che devono
eseguire calcoli che necessitano valutazioni economiche a vario titolo.

Testo e informazioni

Alla categoria testo appartengono le funzioni di tipo testo e dati che operano su stringhe di
caratteri. Le operazioni da loro eseguite sono molteplici, in quanto sui valori di tipo stringa lutente pu
decidere di agire in modi diversi.

Sono disponibili funzioni per verificare la presenza di una stringa allinterno di unaltra, per
estrarre un certo gruppo di caratteri alla sinistra o alla destra di una stringa, per convertire le maiuscole in
minuscole o viceversa; altre ancora consentono di impostare unicamente liniziale maiuscola di una
scritta o di ottenere il valore corrispondente al numero di caratteri che fanno parte di una certa stringa.

Come per le altre funzioni, sintassi, esempi e note di commento sono riportati nella Tabella 3.5.

Tabella 3.5 Funzioni testo e dati

Sintassi Esempio Note MAIUSC(testo) =MAIUSC(somma) Nella cella verr visualizzata la parola
SOMMA. TROVA(testo;stringa; inizio) =TROVA(@;A4;2) Se nella stringa di testo contenuta nella
cella A4, cominciando il controllo a partire dal secondo carattere, viene trovata la chiocciolina, allora
nella cella verr visualizzato il numero della posizione che occupa il carattere. RIPETI(testo;volte)
=RIPETI(Italia;10) Scrive per 10 volte il testo Italia Le funzioni informative forniscono notizie
su elementi concernenti il foglio di calcolo, la configurazione software corrente e il tipo di dato con il
quale si sta lavorando. La Tabella 3.6 riporta alcuni esempi.

Tabella 3.6 Funzioni informative

Sintassi Esempio Note INFO(tipo) =INFO(versione) Nella cella verr visualizzata la versione di
Excel che si sta utilizzando. CELLA(info;rif) =CELLA(riga;D12) Il valore restituito sar 12, ovvero il
numero di riga. Nota Le funzioni INFO(tipo) e CELLA(info;rif) hanno argomenti che possono
assumere diversi valori. Per ciascuno di essi restituiscono uno specifico risultato. Lelenco dei valori
che possono assumere gli argomenti visualizzabile nelle pagine di aiuto di Microsoft Excel.

Le funzioni di ricerca e riferimento possono restituire un particolare valore di un elemento


presente in un foglio, come il riferimento di una riga, quello di una colonna o lindirizzo di una cella.
Possono anche cercare uno specifico valore allinterno di un vettore, oppure un valore allinterno di una
tabella a partire da un certo valore della prima riga o della prima colonna o, ancora, eseguire la
trasposizione di una matrice (Tabella 3.7).
Tabella 3.7 Funzioni di ricerca e riferimento

Sintassi Esempio Note RIF.COLONNA(rif) =RIF.COLONNA(D12) Nella cella verr visualizzato il


numero della colonna della cella, ossia 4. RIF.RIGA(rif) =RIF.RIGA(D12) Nella cella verr visualizzato
il numero della riga della cella, ossia 12. CERCA (valore;vettore;risultato) =CERCA
(250;C1:C5;D1:D5) Se i valori contenuti nella zona C1:C5 sono 100, 200, 300, 400 e 500 e quelli nella
zona D1:D5 sono Palermo, Napoli, Roma, Bologna e Milano, la funzione restituir Napoli. Le
funzioni della categoria data e ora eseguono elaborazioni su tipi di dati che rappresentano il tempo.
possibile estrarre specifiche parti della data (per esempio lora e il giorno), calcolare quanto tempo
trascorso tra due date, convertire un numero in una data o viceversa. Anche di questo tipo di funzioni
vengono presentati alcuni esempi nella Tabella 3.8.

Tabella 3.8 Funzioni data e ora

Sintassi Esempio Note OGGI() =OGGI() Nella cella verr visualizzato il numero progressivo
corrispondente alla data del giorno corrente. Se la cella viene formattata come data, il numero verr
visualizzato nella forma della data corrente. MESE(num_seriale) =MESE(C15) Viene visualizzato il
numero corrispondente al mese dellanno della data memorizzata nella cella C15. Per esempio, se fosse
gennaio, verrebbe visualizzato 1. GIORNO.SETTIMANA(num_seriale;tipo_restituito)
=GIORNO.SETTIMANA(C15;2) Viene visualizzato il numero corrispondente al giorno della settimana
della data memorizzata nella cella C15. Il parametro tipo_restituito pu assumere valore <vuoto>, 1, 2 o
3. Se <vuoto> o 1, il risultato va da 1 (domenica) a 7 (sabato). Nellesempio c il valore 2 con cui il
risultato va da 1 (luned) a 7 (domenica). Di conseguenza, se la data in C15 corrispondesse a marted, il
risultato sarebbe 2. Con tipo_restituito=3 si ottiene un valore da 0 (luned) a 6 (domenica).
Gestione dati

Le funzioni di database sono utili nellanalisi dei dati presenti nelle tabelle di un database. Per
esempio, si possono estrarre valori da tabelle, si pu chiedere di calcolare la media, il valore massimo o il
valore minimo di un gruppo di campi e anche di contare quanti siano quelli che rispondono a un preciso
criterio. Ecco alcuni esempi riportati nella Tabella 3.9.

Tabella 3.9 Funzioni di database

Sintassi Esempio Note DB.CONTA.NUMERI(database;campo;criteri) =DB.CONTA.NUMERI


(B5:F20;Importo;B1:G2) Nellesempio, il database rappresentato dalla zona di celle B5:F20, il
campo sul quale eseguire il controllo si chiama Importo e i criteri sono contenuti nella zona B1:G2. Il
risultato sar la quantit di celle contenenti numeri, tra quelle che rispondono ai criteri riportati in B1:G2.
DB.MAX(database;campo;criteri) =DB.MAX(B5:F20;Importo;B1:G2) Il database, il campo sul
quale eseguire il controllo e i criteri sono gli stessi della riga precedente. Il risultato sar il valore
massimo dellimporto rispondente ai criteri elencati nella funzione. Con le funzioni esterne si
possono eseguire azioni come la conversione di una valuta in unaltra utilizzando la triangolazione con
lEuro o la creazione di connessioni con database esterni al foglio di calcolo corrente. Queste
caratteristiche sono rese disponibili quando vengono caricati componenti esterni a Microsoft Excel.
Capitolo 4

Struttura dei fogli di lavoro

Celle e zone

La selezione di parti del foglio di lavoro unoperazione essenziale per molti scopi diversi. Una
cella o una zona di celle pu essere selezionata per:

creare una copia del contenuto;

eseguire uno spostamento del contenuto;

cancellare lintero contenuto;

assegnare un certo carattere o un certo colore al contenuto;

modificarne alcune propriet;

metterne le righe in un certo ordine;

applicare funzioni specifiche, come i filtri;

eseguire una ricerca e sostituzione nei loro contenuti.

Per ciascuno degli argomenti sopraelencati, non ancora affrontati, verr fornita una specifica
descrizione nei capitoli successivi.

Elaborazioni di vario genere possono essere richieste anche per righe, colonne e per interi fogli di
lavoro, quindi importante sia conoscere come si possa selezionare ogni singolo elemento strutturale di
un foglio e di una cartella di lavoro, sia come intervenire sulla struttura del foglio di lavoro per inserire o
eliminare righe e colonne.

Selezione di celle e di zone

Si pu selezionare una cella o una zona di celle, sia con il mouse, sia con la tastiera.

Suggerimento In un ambiente grafico come Windows, importante essere in grado di utilizzare


la tastiera per eseguire le stesse operazioni che si eseguono con il mouse.

Lutilizzo del mouse pi intuitivo, ma imparare a utilizzare la tastiera pu risultare pi


produttivo, poich evita il continuo passaggio della mano tra la tastiera e mouse, che fa perdere un po
di tempo.
Per selezionare una cella con il mouse, sufficiente eseguire loperazione seguente.

Fare clic quando il puntatore su di essa.

Per selezionarla con la tastiera, occorre invece eseguire la seguente operazione.

Spostarsi nel foglio, per esempio con le frecce di direzione, fino a raggiungere la cella.

Nota La cella attiva sempre anche la cella correntemente selezionata.

Per selezionare una zona di celle con il mouse mediante la tecnica del trascinamento o drag and
drop sufficiente applicare la procedura elencata di seguito.

1. Fare clic sulla prima cella della zona e tenere premuto il tasto sinistro del mouse.

2. Trascinare il puntatore verso la cella della zona da selezionare che si trova nella parte opposta a
quella iniziale.

3. Rilasciare il tasto sinistro del mouse.

Al termine delloperazione, attorno alla zona selezionata sar visualizzato il riquadro di


selezione.

Attenzione Anche se viene selezionata una zona di celle, la cella attiva sempre solo una ed
esattamente quella da cui si partiti per la selezione. In Microsoft Excel questa cella riconoscibile dal
fatto che allinterno del riquadro di selezione il suo sfondo pi chiaro rispetto a quello delle altre.

Per selezionare una zona di celle mediante la tastiera, occorre utilizzare i tasti per gli spostamenti
tra le celle del foglio, come le frecce di direzione o i tasti PagSu e PagGi, tenendo contemporaneamente
premuto il tasto delle maiuscole. Per esempio, per selezionare mediante tastiera una zona di due celle in
orizzontale per quattro in verticale, occorre applicare la procedura elencata di seguito.

1. Spostarsi con le frecce di direzione fino a raggiungere la prima cella in alto a sinistra della zona
da selezionare.

2. Premere il tasto Maiusc (o Shift) e tenerlo premuto.

3. Premere la freccia di direzione orientata a destra una sola volta per selezionare la coppia di
celle della prima riga della zona.

4. Premere la freccia di direzione orientata verso il basso per quattro volte in modo tale che il
riquadro di selezione circondi lintera zona di otto celle.

5. Rilasciare il tasto Maiusc.

Il risultato visibile della selezione mediante tastiera del tutto identico a quello della selezione
della stessa zona eseguita con il mouse.
Suggerimento Dopo aver selezionato una zona di celle se ne pu cancellare il contenuto
semplicemente premendo il tasto Canc sulla tastiera: la cancellazione verr effettuata senza alcuna
richiesta di conferma. Inoltre, se si preme il tasto di un qualsiasi carattere, questo sostituir il contenuto
della sola cella attiva, sempre senza richiesta di conferma. In entrambi i casi, si pu tornare alla
situazione precedente con la funzione di annullamento (da tastiera Ctrl+Z).

Righe e colonne

Selezione di righe e colonne

Oltre alle operazioni eseguibili mediante la selezione di una zona di celle, come la copia, la
formattazione o la cancellazione dei contenuti, la selezione di una riga e di una colonna consente di
intervenire sulla struttura del foglio di lavoro.

Per esempio, selezionando una o pi colonne possibile:

variare la larghezza in modo da adattarla ai contenuti;

inserire una o pi colonne alla sua sinistra;

chiedere a Excel di nasconderla alla vista dellutente.

Lo stesso vale nel caso di selezione di una o pi righe del foglio di lavoro, eseguendo la quale, per
esempio, si pu variare laltezza della riga.

L?operazione di selezione di una sola riga o di una colonna con il mouse ? piuttosto agevole; ?
sufficiente effettuare l?operazione seguente.

Fare clic sulla cella iniziale, dov riportata letichetta.

Il puntatore assume laspetto di una piccola freccia spessa di colore nero e, dopo aver fatto clic, la
riga (o la colonna) viene evidenziata dal riquadro di selezione (Figura 4.1 e Figura 4.2).

Figura 4.1 La riga selezionata viene evidenziata dal riquadro di selezione.


Figura 4.2 La colonna selezionata evidenziata dal riquadro di selezione.
Inserimento di righe e colonne

Nel corso del lavoro pu capitare di accorgersi che occorre modificare la struttura del foglio per
aggiungere un altro tipo di dati in una nuova colonna (la situazione non sostanzialmente diversa dal
caso in cui i dati debbano essere inseriti in una o pi righe). Lavorando con il mouse, la sequenza
operativa da adottare per inserire due colonne al posto delle colonne C e D del foglio di lavoro corrente
la seguente.

1. Fare clic sulletichetta C della prima colonna e tenere premuto il tasto sinistro del mouse.

2. Trascinare il puntatore verso destra per raggiungere l?etichetta D della seconda colonna.

3. Rilasciare il tasto sinistro del mouse: le due colonne risulteranno selezionate.

4. Fare clic con il tasto destro sulla zona selezionata, per visualizzare il menu contestuale.

5. Fare clic sulla voce Inserisci (Figura 4.3).

Figura 4.3 Facendo clic su Inserisci, Excel aggiunger due colonne nel foglio.
Microsoft Excel aggiunger due colonne C e D nel foglio, spostando le colonne precedenti verso
destra. Le due colonne precedenti assumeranno i nomi E e F e tutti i dati contenuti nel foglio manterranno
la loro consistenza, cos come le eventuali formule presenti allinterno delle celle.

Si possono inserire righe o colonne anche mediante tastiera, utilizzando i tasti delle frecce di
direzione, quelli delle maiuscole e il tasto Alt. Per esempio, per aggiungere le stesse due colonne C e D
dellesempio precedente, si pu applicare la procedura elencata di seguito.

1. Spostarsi fino a raggiungere una qualsiasi cella della colonna C, la prima da inserire nel foglio.

2. Premere il tasto Maiusc e tenerlo premuto.

3. Premere la freccia di direzione orientata a destra, selezionando anche una cella appartenente
alla colonna D.

4. Rilasciare il tasto delle maiuscole: la zona di celle verr evidenziata con il riquadro di
selezione.

5. Premere la combinazione di tasti Alt+H, per visualizzare il nastro della voce Home.

6. Premere il tasto I per visualizzare il menu a discesa Inserisci.

7. Premere il tasto di direzione con la freccia verso il basso fino alla voce Inserisci colonne foglio.

8. Confermare loperazione premendo il tasto Invio.

Il risultato finale sar linserimento delle due nuove colonne C e D nel foglio di lavoro.

Nota Le operazioni descritte per linserimento di due colonne sono del tutto analoghe a quelle
per linserimento di una o pi righe.

Cancellazione di righe e colonne

Cos come capita di dover aggiungere righe o colonne a un foglio di lavoro, pu capitare di dover
cancellare uno o pi di questi elementi, poich non pi utili per il foglio di calcolo.

La cancellazione di righe o colonne unoperazione molto simile a quella dellinserimento.


infatti sufficiente applicare la procedura elencata di seguito.

Selezionare lelemento o il gruppo di elementi che si deciso di eliminare.

Richiedere la cancellazione a Microsoft Excel.

Per esempio, per eliminare il gruppo di quattro righe con le etichette comprese tra 12 e 15 dal
foglio di lavoro corrente servendosi del mouse, sufficiente eseguire le operazioni elencate di seguito.

1. Fare clic a sinistra della riga con letichetta 12 e tenere premuto il tasto sinistro del mouse.

2. Trascinare il puntatore verso il basso fino a raggiungere letichetta della riga 15.
3. Rilasciare il tasto sinistro del mouse: le quattro righe risulteranno selezionate.

4. Fare clic con il tasto destro sulla zona selezionata per visualizzare il menu contestuale.

5. Fare clic sulla voce Elimina (Figura 4.4).

Figura 4.4 Facendo clic su Elimina Excel eliminer le righe selezionate.


Microsoft Excel eliminer le quattro righe 12, 13, 14 e 15 dal foglio, facendo slittare verso lalto
al loro posto quelle successive a partire dalla 16. La riga 16 diventer la nuova riga 12, quella che aveva
etichetta 17 sar la nuova 13 e cos via.

Anche nel caso delleliminazione di righe o colonne, dopo lo spostamento tutti i dati contenuti nel
foglio manterranno la loro consistenza, cos come le eventuali formule presenti allinterno delle celle.

Attenzione Se alcune delle formule presenti nelle righe rimaste facevano riferimento a celle delle
righe che sono state cancellate, verr visualizzato un messaggio di errore del tipo #RIF!,per
segnalare che si perso il riferimento allindirizzo di una cella.

Di seguito ? elencata la sequenza operativa da applicare per cancellare le stesse quattro righe
mediante tastiera.

1. Spostarsi fino a raggiungere una qualsiasi cella della riga 12, la prima del gruppo da eliminare.

2. Premere il tasto Maiusc e tenerlo premuto.

3. Premere la freccia di direzione orientata verso il basso selezionando le diverse celle fino a
raggiungere una cella della riga 15.

4. Rilasciare il tasto delle maiuscole: la zona di celle verr evidenziata con il riquadro di
selezione.

5. Premere la combinazione di tasti Alt+H, per visualizzare il nastro della voce Home.
6. Premere il tasto D per visualizzare il menu a discesa Elimina.

7. Premere il tasto di direzione con la freccia verso il basso fino alla voce Elimina righe foglio
(Figura 4.5).

Figura 4.5 Sequenza di operazioni per eliminare righe del foglio con la tastiera.
8. Confermare loperazione premendo il tasto Invio.

A questo punto le quattro righe verranno eliminate dal foglio.

Attenzione Nel caso delleliminazione di righe o colonne da un foglio, Microsoft Excel non
chiede la conferma delloperazione. consigliabile essere certi di aver salvato il foglio di calcolo in un
file, prima di procedere a una cancellazione, fermo restando la possibilit di annullare loperazione
appena eseguita premendo Ctrl+Z.

Operazioni su interi fogli

Linserimento e la cancellazione sono operazioni che possono essere eseguite sia sui dati presenti
nelle celle, sia sulle righe e sulle colonne che si trovano nei fogli di lavoro. tuttavia possibile cancellare
anche un intero foglio di lavoro, se non serve pi, cos come in una cartella di lavoro se ne possono
inserire altri nuovi. Oltre allinserimento e alla cancellazione, un altro tipo di operazione che pu essere
eseguita con i fogli di lavoro la modifica del nome identificativo.

In Microsoft Excel, non appena si crea un nuovo foglio di calcolo, la cartella contiene gi di
default tre fogli di lavoro che hanno i nomi standard di:

Foglio1, Foglio2 e Foglio3.

Nota possibile impostare il numero di fogli che inizialmente deve contenere una cartella
semplicemente selezionando Strumenti/Opzioni/Generale.

Per identificare un foglio in modo tale che sia pi semplice individuare qual il suo contenuto, si
possono sostituire questi nomi predefiniti con altri meno generici.

Per cambiare il nome predefinito Foglio1 in Anno 2007, sufficiente applicare la procedura
elencata di seguito.
1. Fare clic con il tasto destro sulla linguetta Foglio1 in basso a sinistra per aprire il menu
contestuale.

2. Fare clic sulla voce di menu Rinomina per visualizzare la scritta Foglio1 con colori invertiti,
ossia bianco su nero (Figura 4.6).

3. Scrivere il nuovo nome Anno 2007 con la tastiera.

4. Confermare loperazione premendo il tasto Invio sulla tastiera oppure facendo clic in un
qualsiasi punto del foglio di lavoro diverso dalla linguetta del nome.

Figura 4.6 Se si fa clic su Rinomina la scritta Foglio1 sar visualizzata con i colori invertiti.
Nota Si pu entrare in modalit Modifica del nome di un foglio anche facendo doppio clic sul suo
nome.

Nel menu contestuale che si apre facendo clic sulla linguetta del nome del foglio, oltre a
Rinomina ci sono altre voci, tra cui:

Inserisci;

Elimina;

Sposta o copia.

La prima serve ad aggiungere un nuovo foglio nella cartella di lavoro, che prender il posto del
foglio corrente. Il foglio precedente e tutti quelli che si trovano alla sua destra verranno spostati di una
posizione verso destra.

Al nuovo foglio verr assegnato il nome predefinito di FoglioX, nel quale, al posto della X si
trover scritto il numero del foglio. Per esempio, se sono presenti tre fogli di lavoro, al foglio nuovo verr
assegnato il nome di Foglio4.

Attenzione I fogli non sono inseriti in ordine di numero, ma restano nello stesso ordine in cui
sono stati inseriti dallutente, indipendentemente dal loro nome.

Come si pu intuire dal nome, la voce Elimina utile per cancellare un intero foglio di lavoro. Per
ottenere questo risultato, sufficiente applicare la procedura elencata di seguito.
1. Fare clic con il tasto destro sulla linguetta corrispondente al foglio da cancellare per
visualizzare il menu contestuale.

2. Fare clic sulla voce di menu Elimina.

Il foglio verr? immediatamente eliminato, senza alcuna richiesta di conferma da parte di


Microsoft Excel, il che significa che occorre prestare la massima attenzione se non si hanno copie di
riserva del file.

La terza delle voci del menu contestuale riportata nellelenco Sposta o copia. La sua funzione
quella di selezionare in modo virtuale tutto il foglio con il suo contenuto per spostarlo o copiarlo altrove
(Figura 4.7). Con altrove si intende:

un punto della cartella di lavoro pi avanti o pi indietro rispetto alla posizione corrente;

prima del primo foglio di lavoro della cartella corrente;

dopo lultimo foglio di lavoro della cartella corrente;

in un altro foglio di calcolo aperto.

Figura 4.7 La finestra di dialogo Sposta o copia permette di copiare o spostare altrove un intero
foglio.
Mentre le prime tre possibilit rientrano in una normale gestione di una cartella di lavoro, con la
terza Microsoft Excel offre uninteressante opportunit allutente, ossia quella di eseguire la copia o lo
spostamento solo di una parte di una cartella di lavoro tra fogli di calcolo completamente diversi.

Modalit di visualizzazione

Per lavorare pi agevolmente con un foglio elettronico si possono sfruttare molte funzioni, ma
quelle relative alle diverse modalit di visualizzazione del contenuto dei fogli di lavoro rimangono tra gli
strumenti operativi pi importanti. Consentono infatti di esplorare meglio i contenuti, anche tenendo
presente il fatto che, spesso, un foglio di lavoro pu essere piuttosto esteso.
Due strumenti messi a disposizione da Microsoft Excel per superare questo scoglio sono i
seguenti:

zoom;

dividi finestra.

Zoom

Lo zoom una funzione classica integrata in quasi tutti i programmi evoluti utilizzati a livello
professionale e non solo. Il termine zoom mutuato dalla terminologia relativa agli apparecchi
utilizzati per riprese video fisse o in movimento, come la macchina fotografica e la telecamera.

Aumentare lo zoom sulla finestra di lavoro equivale ad avvicinarsi allo schermo. Sar visibile una
quantit inferiore di contenuti, ma le loro dimensioni saranno maggiori rispetto al valore di zoom
precedente. Al contrario, la riduzione del valore dello zoom equivale a un allontanamento della testa
dallo schermo, quindi si riuscir a vedere una porzione maggiore della finestra di lavoro, ma i contenuti
saranno visualizzati con dimensioni ridotte.

Il valore standard dello zoom pari al 100%, il che significa che il foglio visualizzato al 100%
delle sue dimensioni reali. Un valore maggiore dello zoom, come il 150%, mostra una quantit inferiore
di contenuti, ma di dimensioni maggiori. Un valore inferiore come, per esempio, il 75% consente invece
di visualizzare un numero maggiore di celle in ununica videata, riducendo le loro dimensioni e quelle di
ci che contengono.

Per variare il valore dello zoom in Microsoft Excel, si pu agire in due modi diversi, elencati di
seguito.

Utilizzando il cursore orizzontale Zoom, in basso a destra nella barra di stato.

Utilizzando il comando Zoom presente nel nastro del menu Visualizza.

Il primo dei due metodi pi comodo e rapido, poich il cursore dello zoom raggiungibile
agevolmente con il mouse ed sempre presente nella finestra di lavoro, in basso a destra.

Nota In Microsoft Excel 2007, lutente pu personalizzare la barra di stato scegliendo quali
oggetti devono essere presenti o meno. Insieme con il cursore per variare finemente lo zoom, solitamente
viene visualizzata anche la casella che ne mostra direttamente il valore sotto forma di numero. Per
aggiungere e togliere elementi dalla barra di stato, sufficiente fare clic con il tasto destro sulla barra di
stato e selezionare le voci che interessano nel menu che appare nellarea di lavoro (Figura 4.8).
Figura 4.8 Il menu delle propriet visualizzabili nella barra di stato.
Per esempio, per ridurre il valore dello zoom al 75% si pu applicare la procedura elencata di
seguito.

1. Portare il puntatore sul cursore dello Zoom in basso a destra.

2. Tenere premuto il tasto sinistro del mouse e trascinare il cursore fino a quando non viene
visualizzato il valore del 75%.

3. Rilasciare il tasto sinistro del mouse (Figura 4.9).

Figura 4.9 Sulla sinistra del cursore visibile il valore dello zoom.
Spostando il cursore le dimensioni delle celle variano in tempo reale, per diventare alla fine pi
piccole rispetto a quelle standard.

Per ripristinare la visualizzazione al 100% servendosi delle voci del menu Visualizza,
sufficiente eseguire le operazioni elencate di seguito.

1. Fare clic sulla linguetta Visualizza in alto per visualizzare i relativi comandi nel nastro.

2. Fare clic sullicona Zoom per aprire il relativo menu a discesa.

3. Fare clic sullicona 100% (Figura 4.10).


Figura 4.10 Il menu a discesa Zoom.
Microsoft Excel riporter la visualizzazione alle dimensioni normali del foglio.

Se, invece che sullicona 100%, si fa clic sullicona Zoom, appare una piccola finestra di dialogo
con diversi valori fissi (25%, 50% e altri) pi i seguenti due:

Adatta alla selezione, per visualizzare nellintera schermata solo la zona selezionata in
precedenza;

Personalizzato, per inserire qualsiasi valore scelto dallutente.

Non va sottovalutata la possibilit di scrivere un qualsiasi numero nella casella del valore dello
zoom accanto a Personalizzata, per impostare nel foglio di lavoro la percentuale di visualizzazione
desiderata.

Questa possibilit? pu? risultare utile in diverse occasioni, poich? talvolta i valori predefiniti non
consentono di inquadrare al meglio i dati che sono presenti nel foglio.

Per visualizzare nellarea di lavoro solamente la zona di celle selezionate, inoltre, si pu adottare
anche la sequenza operativa elencata di seguito.

1. Per prima cosa selezionare la zona di celle che si vuole visualizzare.

2. Fare clic sulla linguetta Visualizza in alto.

3. Fare clic sullicona Zoom per aprire il relativo menu a discesa.

4. Infine fare clic sullicona Zoom Selezione.

Suggerimento Per selezionare la zona di celle con il mouse, si pu utilizzare la tecnica del drag
and drop, trascinando il puntatore dalla prima cella fino a quella opposta tenendo premuto il tasto
sinistro. Non appena si rilascia il tasto del mouse, la zona di celle viene circondata dal riquadro si
selezione.

Non va sottovalutata, infine, la possibilit di scrivere un qualsiasi numero nella casella del valore
dello zoom e poi premere Invio, per impostare nel foglio di lavoro la percentuale di visualizzazione
desiderata.
Questa possibilit pu risultare utile in diverse occasioni, poich talvolta i valori predefiniti non
consentono di inquadrare al meglio i dati che sono presenti nel foglio.

Dividi finestra

Molto spesso i dati inseriti nelle tabelle di un foglio occupano molte righe e risultano di difficile
consultazione. Per visualizzare, per esempio, tutti i dati inseriti in tabelle con un centinaio di righe,
occorre scendere con la barra di scorrimento per tre o quattro schermate. La funzione Dividi finestra di
Microsoft Excel consente di ottenere una visualizzazione maggiormente comprensibile di tabelle molto
lunghe o molto larghe, rispetto alle dimensioni della finestra di lavoro.

Si supponga di voler visualizzare una tabella che riporta le vendite di categorie di prodotti
alimentari per ogni singolo giorno dellanno. Sulla sinistra delle righe sono indicati i giorni, a partire dal
primo gennaio, e in alto i nomi delle categorie, che possono essere una ventina.

Se la tabella fosse piena di numeri, premendo il tasto PagGi? per passare alla seconda schermata,
si vedrebbero i valori che erano rimasti nascosti nella prima schermata.

Che cosa succede, per? Non si riescono pi a leggere i nomi delle categorie che si trovano in
cima alle colonne, quindi i numeri vengono visualizzati, ma non si sa con certezza a quale categoria
appartengono, a meno di non ricordarlo a memoria.

La funzione Dividi finestra consente di dividere il foglio di lavoro in due parti, indipendenti luna
dallaltra. Nella tabella contenente i dati del venduto di alcune categorie di prodotti alimentari, si pu
dividere verticalmente la finestra in due parti e lasciare la visualizzazione dei nomi delle categorie nella
met superiore. In questo modo sar possibile scorrere le righe della tabella nella met inferiore,
mantenendo i nomi delle corrispondenti categorie in cima senza perderne di vista il riferimento (Figura
4.11).

Figura 4.11 Il foglio di lavoro viene diviso orizzontalmente in due parti indipendenti luna
dallaltra mediante la funzione Dividi finestra.
Per fare un esempio concreto, alcune delle categorie della tabella potrebbero essere le seguenti:

salumi;

formaggi freschi;
carni bovine;

carni suine;

pollame;

pasta;

vino.

I nomi sono stati scritti volutamente alla rinfusa, senza disporli in ordine alfabetico n in altro
ordine.

Questo stato fatto proprio per presentare una situazione specifica: provando a spostare lo
sguardo dal libro, infatti, non risulter certo agevole ricordare la loro sequenza esatta, anche se si tratta di
sole sette categorie, e la difficolt potrebbe aumentare se il numero di categorie elencate fosse maggiore.

Nota Lo stesso problema pu presentarsi anche con una tabella non troppo grande. sufficiente
che la finestra di Windows sia visualizzata in dimensioni ridotte rispetto a quelle dello schermo pieno,
per incontrare la stessa difficolt anche in presenza di poche righe allinterno del foglio.

Per dividere il foglio di lavoro in due met, di cui una superiore e una inferiore, si pu applicare la
procedura elencata di seguito.

1. Portare il puntatore del mouse in cima alla barra di scorrimento verticale, subito sopra il
pulsante con la freccia rivolta verso il basso, in corrispondenza di una piccola barra di un certo spessore.

2. Quando il puntatore assume laspetto di un doppio trattino con due frecce verticali ai lati,
premere il tasto sinistro del mouse: in alto si vedr una riga orizzontale larga quanto lintero foglio
diventare spessa e di colore pi scuro.

3. Trascinare il puntatore verso il basso per far scendere la riga nel foglio di lavoro.

4. Quando la linea orizzontale ha raggiunto la posizione desiderata, rilasciare il tasto sinistro del
mouse.

A questo punto il foglio di lavoro viene diviso verticalmente in due parti. La barra di scorrimento
verticale nella parte destra della schermata si ? divisa in due barre indipendenti. Mediante la barra di
scorrimento superiore, sar? possibile scorrere solo la parte superiore del foglio, mentre servendosi di
quella inferiore si potr? scorrere solo la met? inferiore del foglio.

Per eliminare la divisione della finestra di lavoro, sufficiente effettuare loperazione opposta a
quella precedente.

1. Portare il puntatore del mouse in un punto qualsiasi sopra la linea orizzontale con la quale si
diviso il foglio di lavoro.
2. Quando il puntatore assume laspetto di un doppio trattino con due frecce verticali ai lati,
premere il tasto sinistro del mouse e la riga orizzontale diventer di colore pi scuro.

3. Trascinare il puntatore verso lalto per spostare in quella direzione la riga.

4. Quando la riga raggiunge la parte superiore del foglio di lavoro, rilasciare il tasto sinistro del
mouse.

In pratica come rimettere a posto la riga di divisione dopo il suo utilizzo.

Nota Per togliere la riga orizzontale di divisione, possibile trascinarla anche verso il basso, per
farla combaciare con la parte inferiore del foglio di lavoro. Il risultato finale identico: scompare la
divisione della finestra.

Per finire, occorre ricordare che la funzione Dividi finestra ha effetto anche in senso orizzontale.
Infatti, se si osserva lestrema destra della barra di scorrimento orizzontale, si pu vedere una piccola
barra dotata di uno spessore che la rende piuttosto visibile. Se si posiziona il puntatore su di essa e la si
trascina verso il centro del foglio di lavoro, la finestra viene divisa in due parti, ma in senso orizzontale.

Anche in questo caso, per ripristinare la visualizzazione normale sufficiente trascinare la riga
(verticale) verso uno dei due lati sinistro o destro del foglio di lavoro.

Nota Le due righe di divisione del foglio di lavoro possono essere utilizzate assieme. In questo
caso, verr creata una sorta di zona francanellangolo superiore a sinistra del foglio, nella quale i
dati verranno visualizzati in modo fisso, senza spostarsi mai (Figura 4.12).

Figura 4.12 Nellangolo superiore sinistro del foglio i dati sono visualizzati in modo fisso.
Capitolo 5

Ordinamenti, filtri e ricerche

Annullamento e ripristino operazioni

Come in ogni altro tipo di attivit, anche lavorando con un foglio elettronico come Excel si
possono commettere errori. Ci sono errori evitabili ed errori che richiedono limpiego di molto tempo per
ripristinare la situazione precedente.

Situazioni particolarmente negative come quelle della cancellazione di un file dal disco possono
essere risolte solo utilizzando gli opportuni strumenti del sistema operativo oppure i programmi di utilit
specifici per il recupero di file cancellati.

Nota Il classico strumento messo a disposizione dellutente da Windows il Cestino, dal quale
possono essere recuperati facilmente i file cancellati da una memoria a disco rigido appartenente al file
system.

Largomento di questo paragrafo riguarda tuttavia il recupero degli errori commessi mentre si
lavora con Excel. La funzione presa in esame lannullamento di unoperazione eseguita in modo errato
o non voluto, oppure di unazione in merito alla quale si ha avuto un ripensamento dopo la sua
esecuzione.

Lannullamento possibile poich Excel registra in uno specifico spazio di memoria ogni singola
operazione eseguita dallutente, mantenendone traccia. Grazie a questo meccanismo, il programma in
grado di tornare alla situazione esistente subito prima dellultima operazione eseguita, ma anche a quella
ancora precedente o a unaltra ancora prima.

Alcuni tipi di errore che si possono agevolmente riparare sono le cancellazioni di dati, la modifica
di contenuto di celle, gli spostamenti di celle e la sovrascrittura di celle con il contenuto di altre.

Attenzione Se si esegue una serie di operazioni e poi si salva il file chiudendolo, non pi
possibile chiedere lannullamento di operazioni, poich, con la chiusura, larea di memoria delle
modifiche eseguite nel foglio di lavoro viene cancellata.

Per annullare lultima operazione eseguita nel foglio di lavoro, si pu agire sia con la tastiera, sia
con il mouse. Utilizzando la tastiera, sufficiente premere la seguente combinazione di tasti di scelta
rapida:

Ctrl+Z
Premendo una seconda volta questa combinazione, si ottiene lannullamento delloperazione
ancora precedente. Continuando a premere Ctrl+Z, si torna sempre pi indietro nella cronologia delle
attivit che sono state svolte nel foglio di lavoro.
Si pu ottenere lo stesso risultato facendo clic sullicona Annulla (una freccia che ruota
allindietro verso sinistra), sulla barra multifunzione in alto a sinistra, accanto al Logo di Office (Figura
5.1).

Figura 5.1 Licona Annulla consente di tornare indietro nella cronologia delle attivit svolte sul
foglio di lavoro.
Se si fa clic la prima volta, viene annullata loperazione precedente, mentre con un secondo clic si
annulla anche la penultima azione e cos via.

Accanto allicona c un pulsante con una freccia orientata verso il basso. Facendo clic su di esso,
si apre un menu a discesa nel quale Excel elenca tutte le operazioni che sono state eseguite fino a quel
momento, visualizzando in cima lultima e quindi, scendendo verso il basso, tutte le azioni precedenti in
ordine cronologico inverso. Questo elenco a discesa consente di chiedere lannullamento di un intero
gruppo di operazioni in una volta sola, anzich fare clic ripetutamente sullicona Annulla fino a ottenere
la situazione desiderata (Figura 5.2).

Figura 5.2 Mediante lelenco a discesa visualizzato dal programma si pu annullare un intero
gruppo di operazioni in una sola volta.
Si supponga di aver annullato unoperazione in pi rispetto a quelle che si intendevano eliminare.
Come possibile rimediare a questo inconveniente?

Excel mette a disposizione la funzione Ripristina, che esegue loperazione opposta ad Annulla,
ovvero recupera lultima operazione annullata.

Anche in questo caso si pu utilizzare la tastiera oppure il mouse. Se si utilizza la tastiera, occorre
premere:

Ctrl+Y
Con il mouse, si deve invece fare clic sullicona Ripristina, che in genere viene visualizzata
accanto allicona Annulla, proprio perch associata logicamente a essa. Anche il suo aspetto simile,
poich riporta il disegno di una freccia che ruota in avanti verso destra (Figura 5.3).
Figura 5.3 Licona Ripristina con una freccia che ruota in avanti verso sinistra.
Nota Per semplificare, facciamo un semplice esempio: se si fa clic quattro volte su Annulla per
annullare quattro operazioni e poi subito dopo si fa clic quattro volte su Ripristina, si torna alla
situazione corrente del foglio di lavoro.

Ordinamento dei dati

Una funzione molto utilizzata nei fogli elettronici lordinamento dei dati presenti in una tabella.
Per esempio, dopo aver scritto una serie di righe di una tabella per creare una rubrica telefonica,
difficilmente si vedranno i cognomi gi in ordine alfabetico. Questo capiter a maggior ragione dopo un
certo numero di aggiornamenti eseguiti sui suoi dati.

Nel corso del tempo verranno aggiunte nuove righe in fondo alla tabella, che, normalmente, non
saranno gi in ordine rispetto alle altre.

Nota Quando si parla di ordinamento, ci si riferisce quasi sempre allordinamento di dati


disposti in tabelle opportunamente costruite in un foglio di lavoro, ovvero al caso reale tipico. Il foglio
elettronico tuttavia in grado di ordinare anche dati presenti in semplici zone di celle.

Inoltre, sempre per continuare con lesempio della rubrica, non detto che lordine per cognome
sia sempre quello desiderato. Per esempio, a volte potrebbe essere utile avere le righe ordinate per citt e
magari, oltre allordinamento per citt, si vuole creare un secondo livello di ordine in base al cognome.

Suggerimento Mettere le righe di una tabella in un certo ordine pu risultare utile anche come
funzione di controllo dei contenuti delle celle. Per esempio, disponendo le celle in un dato ordine si pu
controllare se sono stati inseriti involontariamente dei duplicati.

La modalit di ordinamento dipende dal tipo di dato presente nelle celle di una colonna. Se i dati
sono di tipo testo, lordine sar alfabetico; se sono numeri, lordine sar crescente o decrescente rispetto
al valore dei numeri presenti nelle celle; se sono date, lordinamento seguir il corso dei giorni, dei mesi
e degli anni che appartengono ai dati inseriti nelle celle della colonna.

Attenzione In questo caso, pi che in altre fasi di lavoro con i fogli elettronici, importante
tenere conto del reale contenuto delle celle, rispetto a quanto viene mostrato nella schermata.
Ordinamenti che vengono eseguiti apparentemente in modo strano dipendono quasi sicuramente
dallerrata gestione del tipo di dato presente nelle celle. Per esempio, quello che sembra un numero o
una data, in realt potrebbe essere un testo.
Eseguire un ordinamento

Per chiedere a Excel di ordinare i dati di una zona di celle, sufficiente applicare la procedura
elencata di seguito.

1. Selezionare la zona di celle.

2. Attivare la funzione di ordinamento dati.

3. Indicare qual la colonna dei dati in base ai quali eseguire lordinamento.

4. Indicare se si desidera un ordine crescente o decrescente.

5. Confermare le scelte, avviando lesecuzione dellordinamento.

Per esempio, per mettere in ordine alfabetico di cognome i dati presenti in una tabella contenente
una rubrica telefonica, occorre eseguire le operazioni elencate di seguito.

1. Fare clic sulla prima cella in alto a sinistra contenente i dati della rubrica (escludendo la prima
riga della tabella, ossia quella con le etichette che indicano il contenuto delle celle) e tenere premuto il
tasto sinistro del mouse.

2. Trascinare il puntatore per raggiungere lultima cella in basso a destra appartenente alla tabella
per visualizzare attorno alla tabella il riquadro di selezione.

3. Fare clic sulla linguetta Dati per visualizzare i relativi comandi nel nastro.

4. Fare clic sullicona Ordina per aprire lomonima finestra di dialogo (Figura 5.4).

Figura 5.4 Un clic su Ordina consente di aprire lomonima finestra di dialogo.


5. Fare clic sul pulsante con la freccia orientata verso il basso accanto alla prima casella di testo in
alto Ordina per, per visualizzare un elenco a discesa con i nomi delle etichette che sono in cima alle
colonne.

6. Scegliere il criterio di ordinamento per Cognome facendo clic sullomonima voce


dellelenco e verificando che nella casella Ordine appaia Dalla A alla Z (Figura 5.5).
Figura 5.5 Nellelenco a discesa Ordina per si pu scegliere il tipo di ordinamento desiderato.
7. Completare loperazione, facendo clic sul pulsante di conferma OK.

A questo punto, Microsoft Excel eseguir lordinamento delle righe della zona che sono state
selezionate, disponendole in ordine crescente in base al valore dei dati contenuti nelle celle della colonna
Cognome

Attenzione Se non si seleziona lintera tabella, una parte dei dati verr disposta in base al
criterio scelto dallutente, mentre gli altri rimarranno nellordine originario, perdendo il riferimento
della riga alla quale erano collegati. Nel caso si verificassero errori, sufficiente loperazione di
annullamento con Ctrl+Z.

Modalit di ordinamento

Come stato illustrato anche nellesempio precedente, il primo tipo di ordinamento che viene in
mente quello classico crescente, ossia con i valori dei dati di una colonna ordinati dal pi piccolo al pi
grande.

Nota Nel caso di ordine alfabetico, ordine crescente significa dire da a, a z. Salvo esplicite
scelte diverse (illustrate tra breve), normalmente in Microsoft Excel le maiuscole non vengono
considerate differenti dalle minuscole.

I criteri e le modalit di ordinamento offerte da Microsoft Excel, sono tuttavia diversi. Per
cominciare, landamento dei dati in una colonna pu essere:

crescente;

decrescente;

personalizzato.

Impostando un criterio di ordinamento decrescente, in dipendenza del tipo, i dati verranno


disposti:

dal numero maggiore al numero minore;

dalla data posteriore a quella anteriore a tutte le altre;

dalla z alla a
II criterio personalizzato fa riferimento a sequenze speciali come quella dei nomi dei mesi
dellanno o di quelli dei giorni della settimana.

Il programma offre anche la possibilit di impostare lordinamento dei dati di una zona
utilizzando pi livelli, sui quali impostare criteri di ordinamento indipendenti luno dallaltro. Facendo
riferimento allesempio della rubrica, si pu chiedere al programma di sistemare i dati in ordine di citt e,
nel caso della stessa citt, in ordine di cognome. Se, oltre a due citt uguali, ci fossero anche due cognomi
identici, si potrebbe aggiungere anche la richiesta di ordinamento per indirizzo.

Per ogni criterio si pu scegliere di avere i dati disposti in ordine crescente o decrescente,
indipendentemente luno dallaltro.

Per impostare pi criteri, occorre semplicemente sceglierne uno nellelenco a discesa Ordina per,
poi fare clic sul pulsante Aggiungi livello e sceglierne un altro. Dopo aver fatto clic su OK, Microsoft
Excel eseguir lordinamento della zona selezionata iniziando dai valori del campo della colonna Ordina
per che si trova pi in alto.

Nel caso in cui ci fossero due o pi valori uguali, il programma utilizzerebbe i dati che si trovano
nella seconda casella Ordina per per mettere in ordine quelle righe. Il programma prenderebbe in
considerazione il valore presente nella terza casella Ordina per, solo per quelle righe che hanno valori
uguali sia nella prima, sia nella seconda colonna richieste nei criteri e cos via.

Opzioni di ordinamento

In Microsoft Excel sono previste diverse opzioni di ordinamento, alcune delle quali consentono
di affinare il risultato, mentre altre permettono di ottenerlo in modo corretto, rispetto a non ottenerlo
affatto. Con questultima affermazione, ci si riferisce al caso dei valori che riguardano i giorni della
settimana oppure i mesi dellanno.

Per fare subito un esempio di questa eventualit, si supponga di avere una serie di celle in una
colonna i cui valori sono elencati di seguito:

gennaio;

febbraio;

aprile;

giugno;

marzo;

maggio.

Se si chiedesse semplicemente di mettere in ordine questi dati, poich si tratta di normali parole,
la serie di valori risultanti sarebbe:
aprile;

febbraio;

gennaio;

giugno;

maggio;

marzo.

La cosa non deve affatto sorprendere, in quanto i valori sono stati disposti in ordine alfabetico da
a a z il che il modo corretto di procedere, visto che si tratta di normali dati di tipo testo. Questo non
tuttavia il risultato che si desiderava ottenere.

Per esempio, per ottenere un insieme di celle che tenga conto della sequenza dei mesi in senso
temporale, occorre impostare una specifica opzione di ordinamento.

Dopo aver selezionato la zona e aver fatto clic sulla linguetta Dati e poi sullicona Ordina, appare
lomonima finestra di dialogo. Qui, sotto la terza colonna Ordina ogni riga ha una casella a discesa. A
questo punto occorre eseguire le operazioni elencate di seguito.

1. Fare clic sul pulsante con la freccia rivolta verso il basso sulla destra della casella per aprire
lelenco a discesa delle opzioni.

2. Fare clic su Elenco personalizzato per aprire la finestra di dialogo Elenchi.

3. Fare clic sulla riga con la scritta gennaio, febbraio, marzo e cos via (Figura 5.6).

Figura 5.6 La finestra di dialogo Opzioni di ordinamento.


4. Completare loperazione, facendo clic sul pulsante di conferma OK per due volte, in modo da
chiudere prima la finestra di dialogo corrente e poi quella Ordina.

Nella finestra di dialogo Ordina, se si fa clic sul pulsante Opzioni il programma apre una ulteriore
finestra di dialogo con altre interessanti possibilit.

La prima quella di distinguere tra maiuscole e minuscole nellordinamento. Facendo clic sulla
casella di selezione Maiuscole/minuscole per attivarla, le scritte verranno ordinate mettendo prima quelle
che iniziano con le minuscole e poi quelle che iniziano con le maiuscole.

Lultima scelta in basso viene impostata facendo clic su uno dei due pulsanti di opzione, di cui il
secondo Ordina da sinistra a destra. Se si attiva questa voce e poi si fa clic su su OK per confermare si
torna alla finestra di dialogo Ordina. A questo punto, nelle caselle di testo a discesa Ordina per si pu
scegliere la riga di celle contenente i valori in base ai quali deve essere eseguito lordinamento, mentre
normalmente si sceglie la colonna (Figura 5.7).

Figura 5.7 La casella di testo Ordina per consente di scegliere la riga di celle contenente i valori
in base ai quali deve essere eseguito lordinamento.
Se si fa clic su OK dopo aver scelto una delle righe, il programma ordiner le celle della zona
selezionata per riga anzich per colonna.

Filtri

Utilizzo dei filtri

Nel mondo degli oggetti fisici, un filtro un elemento che consente il passaggio solo di parte di
una sostanza, bloccando il passaggio di tutto il resto.

In un foglio di calcolo, un filtro un elemento che mostra unicamente una parte dei dati presenti
in una tabella, nascondendo alla vista gli altri.

I motivi per cui utilizzare filtri possono essere diversi e rientrano nelle funzioni di utilit che un
programma come Microsoft Excel offre agli utenti per lavorare con maggiore comodit con i fogli di
calcolo.

Una situazione nella quale pu essere conveniente utilizzare filtri quella in cui si ha una tabella
di dati con molte righe, che risulta quindi di difficile consultazione per verifiche e controlli di vario tipo.
Per esempio, una tabella contenente i dati dei film di una videoteca personale potrebbe essere composta
da colonne quali:

codice;

titolo;

genere;
tipo di supporto;

attori principali;

qualit (con un voto da 1 a 5).

A distanza di tempo, il numero dei film memorizzati pu raggiungere parecchie decine di righe,
se non un centinaio e oltre. Quali possono essere le situazioni tipiche che si verificano, lavorando con
questo tipo di tabella? In un certo momento, per esempio, si potrebbe voler visualizzare solo i titoli dei
film di un certo genere artistico.

Un problema classico non riuscire a ricordare se un certo film stato gi inserito nella tabella o
meno. Un altro che, pur scrivendo solo titoli di film diversi tra loro, capita di scrivere il nome di uno
stesso genere in modi diversi.

Per esempio, il genere cartoni animati in tre occasioni diverse potrebbe essere scritto nei tre
modi seguenti:

cartone;

cartoni;

animazione.

Chi legge la tabella pu facilmente interpretare i termini come equivalenti tra loro, ma perder un
po di tempo per rendersene conto. Sarebbe senzaltro pi semplice se tutti i termini fossero uguali. Ecco
allora che pu venire in soccorso lo strumento filtro di Microsoft Excel, che consente di visualizzare
solo alcune righe della tabella, dando allutente la possibilit di controllarne i dati pi agevolmente. Nel
paragrafo successivo sar spiegato come.

Attivazione dei filtri

In Microsoft Excel lapplicazione di filtri a una tabella unoperazione tanto semplice quanto
rapida. Dal punto di vista logico, si tratta di indicare al foglio elettronico qual la zona del foglio di
lavoro contente la tabella e poi applicare il filtro con unopportuna sequenza operativa.

Attenzione Affinch la funzione Filtro agisca sullintera zona di celle, occorre selezionare una
riga in pi sopra la zona stessa.

Si supponga di avere una tabella contenente i dati di una rubrica telefonica, come nome,
cognome, citt e numero di telefono. Dopo aver selezionato la zona con i dati dellintera tabella e la riga
immediatamente sopra di essa, occorre eseguire le operazioni elencate di seguito.

1. Fare clic sulla linguetta Dati in alto per visualizzare i relativi comandi nel nastro.

2. Fare clic sullicona Filtri (Figura 5.8).


Figura 5.8 Facendo clic su Filtro automatico verr applicato il filtro alla zona di celle selezionata.
Subito dopo, a destra di ogni cella appartenente alla prima riga sar visualizzato un pulsante con
la freccia rivolta verso il basso, che rappresenta il filtro su quella colonna. Facendo clic sul pulsante della
colonna Citt si apre un elenco a discesa (Figura 5.9), contenente le voci seguenti:

Ordina dalla A alla Z;

Ordina dalla Z alla A;

Ordina per colore;

Filtri per testo.

Nel riquadro sottostante appaiono una serie di caselle di selezione:

(Seleziona tutto);

Citt 1;

Citt 2;

e cos via, con i nomi di altre citt.

Figura 5.9 Le scelte possibili sulla colonna Citt.


Se una delle citt fosse Roma, per vedere solo le righe di quella citt sarebbe sufficiente fare clic
sulla casella (Seleziona tutto) per disattivare le caselle di tutte le citt e poi attivare quella a sinistra di
Roma. Selezionando altre caselle, le corrispondenti righe vengono aggiunte allelenco di quelle
visualizzate.

Nota Quando si visualizzano solo le righe filtrate, la cella del valore di riga sulla sinistra rimane
con il suo numero. Il risultato che si vedranno salti di numeri.

Tornando allesempio della tabella dei film di cui si parlato nel paragrafo precedente, facendo
clic sul pulsante della colonna Categoria tra le categorie visualizzate ci sarebbero tutte e tre quelle
inserite erroneamente: cartone, cartoni e animazione. Per uniformare le tre categorie sotto la voce
?cartoni? ed eliminare la situazione anomala, si pu? agire in due modi diversi:

fare prima clic su cartone e cambiarlo in cartoni, quindi fare clic su animazione per
cambiare anche i valori di queste celle in cartoni;

eseguire la funzione Cerca e sostituisci (illustrata nel Capitolo 6) nelle colonne e sostituire ogni
categoria non valida con quella corretta.

Per togliere la funzione filtro da una zona di celle alla quale stata applicata, si pu eseguire la
stessa sequenza illustrata in precedenza, utilizzata per attivarla, dopo aver selezionato la zona.

Nota Per avere nuovamente tutte le righe dellelenco, non necessario fare clic singolarmente su
ogni casella di selezione accanto al nome di ogni citt. Si pu, invece, fare clic solo sulla casella
(Seleziona tutto). Subito dopo, Microsoft Excel visualizza tutte le righe della zona di celle sulla quale in
azione il filtro impostato dallutente.

Filtro avanzato

In Microsoft Excel esiste anche lopzione Filtro avanzato, che consente di trovare le celle che
soddisfano una o pi condizioni stabilite dallutente, che possono essere impostate per essere valide
singolarmente oppure solo quando si verificano tutte allo stesso tempo.

Come per il filtro automatico, per applicare un filtro avanzato a una zona di celle occorre prima
selezionare la zona di celle.

Attenzione In questo caso si devono selezionare alcune righe in pi sopra la zona con i valori
delle celle, che devono essere almeno tre per } contenere i criteri da utilizzare per il filtro avanzato.

Nelle righe in alto sulla zona dei valori, vanno inseriti i criteri che saranno valutati dal filtro
avanzato per estrarre le righe che li soddisfano. Nelle celle dei criteri si possono inserire:

valori che devono essere presenti nelle celle;

funzioni logiche per trovare valori del tipo maggiore di, minore di,uguale a;

formule comprendenti valori e indirizzi di celle.

Dopo aver selezionato la zona, si pu attivare il filtro avanzato applicando la procedura elencata
di seguito.

1. Fare clic sulla linguetta Dati per visualizzare i relativi comandi sul nastro.

2. Selezionare la voce Filtri per visualizzare il relativo sottomenu.

3. Fare clic sulla voce Filtro avanzato per aprire lomonima finestra di dialogo.

Le righe risultanti dallesecuzione di un filtro avanzato possono essere, in alternativa:

visualizzate sul posto, mostrando le sole righe filtrate anzich lintera zona;

copiate in unaltra zona del foglio di lavoro.

La scelta viene operata facendo clic su una delle due caselle di opzione nella finestra di dialogo
Filtro avanzato; a questo punto non resta altro che confermare facendo clic sul pulsante OK per avviare
lelaborazione da parte del programma (Figura 5.10).

Figura 5.10 Con un clic su OK si avvia lelaborazione da parte del programma.


Se i criteri vengono affiancati sulla stessa riga, le righe risultanti dallapplicazione del filtro
saranno quelle che li soddisfano tutti contemporaneamente. Se i criteri sono disposti su righe diverse, le
righe risultanti dallapplicazione del filtro saranno tutte quelle che soddisfano almeno uno di essi.

Nota In termini di funzioni logiche, i criteri che si trovano sulla stessa riga formano un AND
mentre quelli che sono su righe diverse rappresentano loperazione OR.

Se alcune condizioni si trovano sulla stessa riga mentre altre sono disposte su colonne, le righe
risultanti dall?applicazione del filtro avanzato saranno sia quelle che soddisfano tutte quelle sulla stessa
riga, sia quelle che soddisfano ciascuno dei criteri di una riga diversa.

Ricerca e sostituzione

Logiche e modalit

La ricerca di testo viene generalmente attivata quando si deve cercare un valore specifico in una
zona di celle piuttosto ampia e non facile trovarlo a vista. La difficolt sarebbe ancora maggiore se il
valore dovesse essere ricercato nellintero foglio o in tutta la cartella di lavoro.
In Microsoft Excel la ricerca di testo leggermente diversa da come pu essere eseguita in un
altro tipo di programma, come quelli di gestione testi. Tanto per cominciare, in un foglio elettronico una
cella pu avere un contenuto come una formula e mostrare un risultato che, invece, un valore numerico.
Di conseguenza, prima di avviare la ricerca occorre decidere se la si vuole eseguire sul contenuto reale
della cella o su quanto viene mostrato a video.

Unaltra scelta riguarda il contenuto da cercare. Lutente pu scegliere di cercare solo le


occorrenze in cui tale valore coincide con quello di unintera cella, oppure di cercarlo anche come parte
del contenuto delle celle.

Altre opzioni di ricerca offerte da Microsoft Excel sono le seguenti:

considerare come diverse le scritte che sono uguali come tipo di caratteri, ma che hanno almeno
una lettera in maiuscolo al posto della corrispondente in minuscolo;

cercare solo nel foglio di lavoro corrente oppure in tutta la cartella di lavoro;

cercare in ordine di riga o in ordine di colonna;

cercare stringhe con un particolare formato.

Con formato si intende il gruppo di opzioni possibili riguardanti il contenuto della cella, tra cui:
tipo di contenuto, carattere, allineamento e opzioni come bordi e sfondo.

Nota Per agevolare lutente, Microsoft Excel mette a disposizione lopzione Scegli formato da
cella. Facendo clic su questa voce, il puntatore assume la forma di una croce con accanto un
contagocce. Facendo clic su una cella, questa viene considerata come il formato campionedelle celle
su cui eseguire la ricerca.

Dal punto di vista operativo, la funzione combinata di ?ricerca e sostituzione? ? del tutto analoga
a quella di sola ricerca. Nel secondo caso, l?unica differenza risiede nel fatto che a Microsoft Excel viene
fornito anche il testo da sostituire a quello che ? stato trovato. Per la stringa da sostituire, possono essere
impostate le stesse opzioni sul formato riguardanti il testo da cercare, di cui si ? parlato in precedenza in
questo stesso paragrafo.

Ricerche e risultati

In Microsoft Excel esiste solo un tipo di ricerca. Il fatto che questa termini dopo aver trovato il
testo da cercare, oppure che dia luogo alla sua sostituzione con altro testo, modifica di poco la logica
operativa in base alla quale viene utilizzata la funzione. Di seguito sono illustrate le fasi operative
relative alla ricerca, mentre nel prosieguo del capitolo verranno descritte le informazioni aggiuntive
riguardanti la sostituzione, che pu avvenire dopo aver completato una ricerca.

Dal punto di vista operativo, per eseguire una ricerca o una ricerca e sostituzione si parte dal fare
clic sullicona Trova e seleziona, in fondo a destra nel nastro del menu Home per aprire il relativo menu
a discesa e poi effettuare le operazioni elencate di seguito.
1. Per la ricerca, fare clic sulla voce Trova.

2. Per ricerca e sostituisci, fare clic su Sostituisci.

Ai fini pratici, scegliere luna o laltra voce indifferente, poich la finestra di dialogo la stessa
e nella parte superiore a sinistra ci sono due linguette.

Facendo clic su Trova, viene presentata solo la casella in cui digitare il testo da cercare (Figura
5.11).

Figura 5.11 Con un clic su Trova si visualizza la casella in cui digitare il testo da cercare.
Facendo clic su Sostituisci, nella finestra compare anche la seconda casella in cui scrivere il
testo da sostituire (Figura 5.12).

Figura 5.12 Con un clic su Sostituisci viene visualizzata anche la casella in cui digitare il testo da
sostituire.
Suggerimento Sulla destra di entrambe le caselle di testo c un pulsante con la freccia rivolta
verso il basso. Facendo clic su di esso, il programma mostra i termini che sono stati oggetti di ricerche
precedenti. Si pu risparmiare tempo selezionando la stringa nellelenco, invece di digitarla interamente
da capo.

Lazione pi semplice da eseguire scrivere la stringa da cercare e quindi fare clic in alternativa
su:

Trova successivo, per trovare la prossima occorrenza della stringa;

Trova tutti, per ottenere tutte le occorrenze della stringa trovate dal programma.

Se si fa clic su Trova successivo, Microsoft Excel posiziona la cella attiva sulla prima di quelle
che soddisfano il criterio di ricerca, circondandola con il riquadro di selezione. Si pu intervenire sul
contenuto della cella eseguendo modifiche o cancellazioni, anche se la finestra di dialogo della ricerca
ancora aperta sul foglio di lavoro.

Se, invece, si fa clic sul pulsante Trova tutti,il programma presenta lelenco delle occorrenze della
stringa che sono state trovate, in un apposito riquadro di testo che viene aperto sotto la finestra della
ricerca (Figura 5.13). Ogni riga riporta una delle celle insieme a una serie di riferimenti:

cartella di lavoro;

foglio di lavoro;

nome;

cella;

valore;

formula.

La singola riga rappresenta anche un collegamento (inteso come meccanismo simile ai


collegamenti presenti nelle pagine Web) alla cella che risponde ai criteri di ricerca e si pu fare clic su di
essa per passare a quella cella, che viene resa attiva.

Sulla destra della finestra di dialogo Trova e sostituisci c il pulsante Opzioni, che pu essere
utilizzato per accedere alle varie possibilit di affinamento delle modalit di ricerca.

Figura 5.13 Un clic su Trova tutti consente di visualizzare tutti i risultati della ricerca.
Facendo clic su di esso, la finestra si ingrandisce leggermente per mostrare le tre caselle con
elenco a discesa:

In;

Cerca;

Cerca in.

La prima casella consente di scegliere se eseguire la ricerca solo nel foglio di lavoro attivo oppure
in tutti i fogli della cartella di lavoro. La casella Cerca consente di impostare la ricerca per righe oppure
per colonne. Infine, la terza, Cerca in, offre la possibilit di eseguire la ricerca nelle formule, nei valori o
nei commenti.

I diversi criteri possono essere combinati tra loro, per ottenere un risultato pi? vicino alle
necessit? dell?utente. In ogni caso, la ricerca viene avviata facendo clic su uno dei due pulsanti Trova
successivo o Trova tutti.

Sostituzione
Come si detto in precedenza, lesecuzione di una sostituzione dopo una ricerca solo una
funzione aggiuntiva della semplice ricerca. Infatti, le prime operazioni da svolgere per eseguire una
ricerca e sostituzione sono del tutto analoghe a quelle della ricerca, salvo il fare clic sulla voce Sostituisci,
anzich su Trova.

La finestra di dialogo la stessa (Figura 5.14), con laggiunta di due ulteriori elementi:

la casella in cui scrivere il testo da sostituire a quello che stato trovato;

i pulsanti con i quali chiedere il tipo di sostituzione che si desidera effettuare.

Figura 5.14 La finestra di dialogo Trova e sostituisci con tutte le opzioni disponibili.
I due pulsanti per eseguire la sostituzione sono:

Sostituisci, per sostituire solo la successiva occorrenza della stringa trovata;

Sostituisci tutto, per sostituire tutte le occorrenze in ununica volta, senza richiesta di conferma.

Le possibilit operative previste per la gestione della casella di testo Sostituisci con sono le stesse
gi illustrate per la casella di testo Cerca. Anche le possibilit? di scelta di diverse modalit? di ricerca, che
appaiono facendo clic sul pulsante Opzioni, sono le stesse, ossia quelle disponibili con In, Cerca e Cerca
in.

Nota Se non si scrive neanche un carattere nella casella di testo Trova, allavvio della ricerca,
Microsoft Excel cerca la prima occorrenza di una cella che non contiene alcunch.

Per completare una ricerca, con sostituzione o senza, sufficiente fare clic sul pulsante Chiudi,
visualizzato in basso a destra nella finestra di dialogo.
Capitolo 6

Lavorare sul formato

Formato delle celle

I numeri sono i dati pi rilevanti in un foglio di calcolo. Non a caso la dizione foglio di calcolo
sembra proprio contribuire allidea che nelle celle non si mettano altro che numeri e poi numeri e ancora
numeri.

Perch inserire numeri in un foglio di calcolo? Per memorizzarli, per facilit di gestione, per far
eseguire su di loro tutta una serie di calcoli al programma, in modo da risparmiare tempo.

Qual una delle prime difficolt che si trova ad affrontare chi lavora con i numeri? Probabilmente
quella di riuscire a visualizzarli nel modo corretto, poich con il termine numeri si possono intendere
numeri di tutti i tipi; dagli interi a quelli con la virgola, dalle percentuali ai numeri che rappresentano
valute, com lEuro, dai numeri con un numero fisso di cifre decimali a quelli nel formato scientifico,
con base ed esponente della potenza di 10.

Ovviamente, anche i testi hanno la loro importanza in un foglio di calcolo. Per esempio, quando
una tabella contiene unicamente testi, il modo in cui viene visualizzata e stampata sulla carta rende pi o
meno leggibile il risultato di un lavoro.

Le modalit di visualizzazione del contenuto delle celle, il numero di cifre decimali da assegnare
a un valore contenuto in una cella e il modo per rendere gradevole laspetto di una tabella sono tutti
argomenti che fanno parte della gestione del formato delle celle. Per lavorare sulla formattazione delle
celle, dopo averle selezionate occorre applicare la procedura elencata di seguito.

Fare clic con il tasto destro sulla zona selezionata.

Fare clic sulla voce Formato celle (Figura 6.1).


Figura 6.1 Un clic sulla voce Formato celle consente di visualizzare lomonima finestra di
dialogo.
Sar visualizzata lomonima finestra di dialogo che, nella parte superiore, riporta un nutrito
gruppo di linguette, a ciascuna delle quali corrisponde una scheda della finestra.

Numero.

Allineamento.

Carattere.

Bordo.

Riempimento.

Protezione.

Nella scheda Numero uno stesso numero pu essere impostato come intero, con la virgola o in un
altro formato. LAllineamento si riferisce alla possibilit di disporre il contenuto di una cella in una delle
tante posizioni possibili, in orizzontale e in verticale. Oltre a questo, si pu disporre il contenuto di una
cella anche in verticale oppure esteso su pi celle.

Nella scheda Carattere si pu lavorare su aspetti quali font, dimensione e colore dei caratteri. Le
schede Bordo e Motivo forniscono gli strumenti per modificare gli elementi estetici di cornice e di sfondo
delle celle che sono state selezionate.

Infine, la scheda Protezione che potrebbe sembrare impropriamente inserita nella finestra di
dialogo Formato celle. Infatti, in questa scheda non si interviene sul formato del contenuto della cella,
ma l?utente si limita ad abilitare o disabilitare la protezione della cella, per impedirne la modifica da parte
di utenti non autorizzati, quando si attiva la protezione dell?intero foglio. La protezione fa parte,
comunque, delle propriet? della cella.

Nota Dopo aver selezionato Selezione celle/Scelta formato, qualsiasi formato o combinazione di
formati si intenda impostare, esso verr applicato solo dopo la conferma, che avviene facendo clic sul
pulsante OK.

Tipi numerici

Esempi di dati numerici che possono essere contenuti in una cella di un foglio di lavoro sono i
seguenti:

10;

10,42;

45.000;

25,50;

3,245E12;

14 febbraio 2005.

Nota Lultima voce potrebbe apparire come unanomalia, perch appare con laspetto di una
data. Quando sono stati descritti i diversi tipi di dati che si possono inserire in una cella, per, stato
chiarito che in Microsoft Excel una data viene gestita come numero. Del formato delle date si parler nel
paragrafo successivo.

Si pu assegnare un certo formato al contenuto numerico di una cella o di una zona di celle. Come
per le altre opzioni da impostare, loperazione preliminare quella di eseguirne la selezione:

se la cella unica, sufficiente fare clic su di essa;

se il formato va applicato a una zona di celle, si pu trascinare il puntatore tenendo premuto il


tasto sinistro del mouse dalla prima cella in alto a sinistra fino allultima in basso a destra.

Dopo aver selezionato la zona, aver fatto clic con il tasto destro su di essa e quindi su Formato
celle nel menu contestuale, si deve fare clic sulla linguetta Numero, per visualizzare la scheda omonima
(Figura 6.2).
Figura 6.2 La scheda Numero, visualizzabile con un clic sullomonima linguetta.
Sulla sinistra c il riquadro nel quale vengono elencati i diversi tipi di formati assegnabili a dati
numerici. Nelle tre colonne della tabella seguente vengono riportati alcuni valori numerici, il nome del
formato numerico che stato applicato e il valore del campo formattato, cos come risulta visualizzato
nel foglio di lavoro.

Valore reale Formato applicato Campo formattato 10 Generale 10 20 Numero 20,00 30 Valuta
30,00 40 Contabilit 40,00 0,5 Percentuale 50,00% 60 Scientifico 6,00E+01 70 Speciale (CAP) 00070
Se si applica il formato Generale, il numero mantiene laspetto predefinito previsto da Microsoft
Excel, che sostanzialmente corrisponde al modo in cui viene scritto dallutente con la tastiera.

Il primo tipo di formato che interviene concretamente sull?aspetto di un numero ? Numero.

Con esso si possono impostare:

il numero di cifre decimali che devono sempre apparire (Posizioni decimali),


indipendentemente dal fatto che siano presenti e dal loro numero;

se inserire il punto (.) di separazione delle migliaia ogni tre cifre intere;

se i numeri negativi devono essere visualizzati in rosso o in nero e con o senza il segno meno (-).

I tipi Valuta e Contabilit sono molto simili tra loro. Entrambi assegnano al numero il simbolo
della valuta scelto dallutente e un numero fisso di cifre decimali.

Nota Nellesempio stato impiegato il segno dellEuro, ma si pu scegliere un simbolo da una


nutrita serie di valute internazionali.

Il formato Valuta consente anche di decidere quale debba essere laspetto del numero nella cella,
nel caso di cifra negativa, in modo analogo al formato Numero, mentre Contabilit non mette a
disposizione questa possibilit.

Il formato Percentuale restituisce un numero il cui aspetto simile a quello immaginato per
numeri di questo tipo, anche se rimane un valore frazionario ai fini dei calcoli.
Per esempio, per ottenere una riduzione del 50% su un importo, il calcolo realmente eseguito :

900 * 0,5 = 450


Diventa tutto pi semplice da gestire, tuttavia, se nel foglio di lavoro il calcolo viene visualizzato
in questo modo:

900 * 50% = 450


Il formato Scientifico utilizzato per calcoli piuttosto complessi al fine di visualizzare valori
molto elevati oppure molto bassi. Un numero in questo formato ha una cifra intera, una virgola, alcune
cifre decimali significative, la lettera E, utilizzata per indicare lelevazione a potenza in base 10, il segno
pi (+) o meno (-) e, infine, il numero corrispondente allesponente della potenza. Lutente pu impostare
il numero delle cifre che ritiene significative nella visualizzazione, che, come valore predefinito, ? due.

Con la dizione formato speciale si intende un tipo di formato che si riferisce a numeri particolari.
Un pratico esempio quello del CAP (Codice di Avviamento Postale), che identifica la citt, a volte il
quartiere, verso la quale diretta una consegna postale.

Ci sono codici che iniziano con lo zero, come, per esempio, 00100. Impostare per essi il valore
numerico sarebbe anomalo e poco comprensibile, quindi Microsoft Excel mette a disposizione uno
specifico formato che prevede sempre la presenza di cinque cifre. Di conseguenza, ogni numero pi
piccolo viene normalizzato, aggiungendo alla sua sinistra tanti zeri fino a ottenere cinque cifre.

Oltre al CAP, altri formati speciali predefiniti sono:

codice fiscale;

numero telefonico;

numero di previdenza sociale.

Attenzione I formati speciali sono personalizzati per nazione. Nella parte inferiore a destra
della pagina si pu selezionare la nazione in un elenco a discesa sotto la voce Impostazioni
internazionali (localit).

Formato delle date

Come stato descritto nel Capitolo 2 riguardante i tipi di dati, Microsoft Excel gestisce il
contenuto di tipo data in una cella mediante lutilizzo di un numero che parte dall1/1/1900. Al valore
1 corrisponde il primo gennaio del 1900, il valore 2 equivale al 2 gennaio 1900 e cos via.

Per estensione, le eventuali cifre decimali del numero vengono gestite come frazioni di giorni,
intese come ore e minuti.

Nelle tre colonne della tabella seguente sono elencati una data, il corrispondente valore numerico
realmente contenuto nella cella e uno dei modi in cui pu apparire dopo essere stata formattata.

Data Valore numerico Cella formattata 01/11/2004 38.292,00 luned 1 novembre 2004 01/12/2004
38.322,00 1-dic-04 01/01/2005 38.353,00 1 gennaio 2005 01/02/2005 38.384,00 1/2/05 0.00 01/02/2005
38.384,50 1/2/05 12.00 01/02/2005 38.384,77 1/2/05 18.30 La logica da seguire nella
formattazione sempre la stessa: prima si seleziona la cella (o la zona), quindi si apre la finestra di
dialogo Formato cella facendo clic sulla relativa voce nel menu contestuale e, dopo aver scelto uno dei
formati disponibili, si conferma facendo clic sul pulsante OK.

La scelta da effettuare per formattare una data dipende in parte da questioni di natura estetica,
volte a ottenere una migliore leggibilit, e in parte dallo spazio che si intende (o si pu) destinare al dato
nella cella.

Normalmente potrebbe essere sufficiente utilizzare il classico valore del tipo:

gg/mm/aaaa
In questo formato, le lettere hanno il significato seguente:

gg = numero del giorno;

mm = numero del mese;

aaaa = quattro cifre dellanno.

Una data nel formato 1 novembre 2004, per, sicuramente pi leggibile rispetto a
01/11/2004. Addirittura, in uno dei formati disponibili per le date, Microsoft Excel in grado di
aggiungere automaticamente anche il giorno della settimana, in questo modo: luned 1 novembre 2004.

Alcuni formati forniscono stringhe di caratteri con dimensioni per il mese pi compatte,
indicando gen per gennaio, feb per febbraio e cos via. Altri formati ancora prevedono che sia
visualizzata unicamente la coppia giorno/mese o, infine, solo il mese.

I due aspetti importanti da tenere presenti sono che il contenuto reale della cella rimane
comunque un numero e che si pu sempre controllare guardando nella casella di testo della barra della
formula sopra alle celle del foglio di lavoro (Figura 6.3).

Figura 6.3 Nella barra della formula si pu vedere il contenuto reale della cella, privo di
formattazione.
Testi e allineamento
Per quanto riguarda laspetto estetico delle scritte contenute in una cella, si possono eseguire
interventi riguardanti il formato del carattere. Le impostazioni sono quelle classiche di tutti programmi
di gestione del testo (Figura 6.4). In modo pi specifico, le caratteristiche su cui possibile intervenire
sono le seguenti:

tipo di carattere (Arial, Times New Roman ecc.);

stile (normale, grassetto, corsivo);

dimensione in punti;

sottolineatura e tipo di sottolineatura;

colore dei caratteri;

effetti particolari, come barrato, pedice, apice.

Oltre alla possibilit di impostare queste propriet, le scritte presenti in una cella possono essere
posizionate lungo due direzioni:

orizzontale;

verticale.

Dal momento che la cella ha una forma rettangolare, le combinazioni possibili per il
posizionamento di un testo in una cella sono nove e si ottengono dalla combinazioni di due elementi,
ciascuno dei quali deve essere scelto in uno dei seguenti gruppi:

sinistra, centro o destra;

alto, centro o basso.

Figura 6.4 La finestra di dialogo Formato celle consente di impostare il formato del carattere.
Di conseguenza, si possono impostare allineamenti di scritte a sinistra in alto, al centro in
basso e cos via. Per essere pi precisi, quando si parla di posizionamenti (o allineamenti, come
vengono chiamati in Microsoft Excel) di scritte in un foglio di lavoro, in realt ci si riferisce in generale
allallineamento del contenuto di una cella (Figura 6.5).

Figura 6.5 Diversi tipi di allineamento di scritte in un foglio di lavoro.


In effetti, il discorso vale anche per i numeri e le date, poich?, dal punto di vista della
formattazione, sono anch?esse scritte, sebbene rappresentino un dato di tipo diverso.

Oltre alla scelta di una delle nove posizioni possibili allinterno di una cella, nella scheda
Allineamento si possono chiedere a Microsoft Excel altre utili disposizioni per una scritta (Figura 6.6):

forzare il testo ad andare a capo quando tocca il lato destro della cella (testo su pi righe nella
stessa cella);

unire diverse celle orizzontalmente o anche verticalmente (testo che si estende su pi celle, che
risultano unite come se fossero una cella unica);

disporre la scritta in verticale con i caratteri che scendono dallalto verso basso, anzich
orizzontalmente con il testo che scorre da sinistra a destra;

disporre la scritta con i caratteri ruotati di un valore che pu variare in modo continuo da -90 a
+90 rispetto alla direzione orizzontale da sinistra a destra.

Figura 6.6 Diversi tipi di allineamento del testo disponibili in Excel.


Le ultime due opzioni sembrano essere destinate unicamente a questioni che riguardano l?aspetto
estetico della cella, in realt?, per?, il loro impiego ? funzionale a una migliore presentazione delle tabelle
gestite con il programma.

Lopzione Testo a capo, utile per forzare il ritorno a capo del testo quando raggiunge il lato destro
della cella, in molti casi pu evitare troncamenti indesiderati nella visualizzazione del foglio di lavoro.

Nota La contropartita dellimpostazione Testo a capo laumento dellaltezza della riga del
foglio.

Infine, lopzione Unione celle risulta utile ogniqualvolta una scritta deve estendersi
orizzontalmente su pi celle, come nel caso di intestazioni di tabelle. Un ulteriore vantaggio che la cella
risultante dallunione di pi celle viene considerata come se fosse una cella singola.

Nota anche possibile unire un gruppo di celle verticalmente oppure in due dimensioni, ossia
contemporaneamente in orizzontale e in verticale.

Per questa opzione sono disponibili tutte le possibilit di formattazione della singola cella,
compresi allineamento, famiglia, dimensioni e colore del carattere, posizione nella cella, bordi, sfondo
ecc.

Attenzione Per ripristinare la situazione precedente la scelta di una di queste opzioni, Testo a
capo, Unione celle e cos via, sufficiente selezionare la zona interessata e disattivare la relativa
opzione.

Bordi e sfondo

Una cella contiene dati sui quali, come si visto nei paragrafi precedenti, possibile intervenire
in molti modi diversi per modificarne laspetto. Anche il contenitore dei dati, ossia la cella stessa, pu
tuttavia essere oggetto di interventi volti a migliorarne lestetica.

Dal momento che si tratta di un elemento di forma rettangolare, le azioni possibili sulla cella
sono:

limpostazione di uno o pi bordi ai suoi quattro lati;

lassegnazione di uno sfondo colorato o, eventualmente, di un motivo grafico.

Dopo aver selezionato la cella o la zona da formattare e aver fatto clic su Formato celle nel menu
contestuale, per lavorare con i bordi si pu? fare clic sulla scheda Bordo (Figura 6.7).
Figura 6.7 La scheda Bordo consente di impostare il formato dei bordi.
La pagina divisa in due colonne; in quella di destra si pu lavorare per aggiungere o togliere
linee del bordo attorno alle celle selezionate, singolarmente o anche a gruppi; nella colonna di sinistra,
invece, si pu scegliere laspetto estetico della linea che si intende aggiungere (continua, punteggiata,
tratteggiata, doppia e cos via).

Per aggiungere bordi a una cella in modo corretto, sufficiente applicare la procedura elencata di
seguito.

1. Scegliere nella colonna di destra il tipo di linea, facendo clic sul segno grafico corrispondente
nel riquadro Stile.

2. Sempre nella parte destra, ma pi in basso, scegliere il colore della linea, facendo clic sul
pulsante con la freccia orientata verso il basso accanto alla casella Colore e poi selezionando il colore
desiderato.

3. Passare nella zona sinistra della pagina e fare clic per aggiungere uno o un gruppo di bordi.

4. Confermare, facendo clic sul pulsante OK.

Si possono aggiungere tutti i bordi della cornice ai quattro lati della zona selezionata in un?unica
volta, facendo clic sull?icona Bordato, in alto al centro.

Per aggiungere tutti i lati interni della zona contemporaneamente, si pu fare clic sullicona
Interno, in alto a destra.

Suggerimento Si pu controllare lesito di ogni intervento guardando nel riquadro centrale di


anteprima, presente al centro della scheda Bordo.

Per aggiungere solo una linea alla zona di celle selezionata, Microsoft Excel mette a disposizione
diverse icone, ciascuna delle quali corrisponde a un bordo:

a sinistra, al centro e a destra, in direzione orizzontale;

in alto, al centro, in basso, in direzione verticale;


diagonale, che sale da sinistra in basso verso destra in alto;

diagonale, che scende da sinistra in alto verso destra in basso.

Nota Un bordo diagonale pu essere utilizzato per annullare una determinata zona di celle,
oppure a fini puramente estetici.

Per togliere uno o pi bordi gi esistenti a una cella o a una zona di celle, sufficiente fare clic sul
bordo da eliminare nel riquadro di anteprima. Il meccanismo simile a quello di un interruttore:

un clic aggiunge il bordo con le caratteristiche impostate a destra;

un altro clic lo toglie.

Suggerimento Per togliere contemporaneamente tutti i bordi alla zona di celle, si pu fare clic
sullicona Nessuno, che la prima in alto a sinistra della pagina.

Per aggiungere uno sfondo colorato o un motivo grafico a una zona di celle, occorre fare clic sulla
scheda Riempimento della finestra di dialogo Formato celle.

Per impostare un colore di sfondo, si fa clic su uno di quelli elencati a sinistra della pagina e poi si
conferma, come al solito, con un clic sul pulsante OK. Un clic sul pulsante Riempimento apre unulteriore
finestra di dialogo, nella quale si pu applicare un effetto di sfumatura tra due colori.

In Colore motivo si sceglie il colore di un motivo di sfondo, e nellelenco a discesa Stile motivo il
tipo di campitura da utilizzare. Tra i motivi grafici disponibili ci sono linee oblique, sfondi costituiti da
una punteggiatura continua, linee orizzontali, linee verticali e quadrettature (Figura 6.8).

Figura 6.8 La scheda Riempimento consente di aggiungere uno sfondo colorato o un motivo
grafico a una zona di celle.
Lanteprima del risultato di ogni scelta dellutente viene visualizzata nel riquadro Esempio nella
parte inferiore della scheda.

Anche in questo caso, dopo aver effettuato la scelta, sufficiente fare clic sul pulsante OK per
visualizzare il motivo grafico sullo sfondo delle celle che erano state selezionate.
Formattazione automatica

Per assegnare un certo formato grafico a unintera tabella in un foglio di lavoro di Excel,
necessario selezionare ogni cella e impostare le relative opzioni. Dal momento che si pu intervenire su
tipo di numero, allineamento, carattere, bordo e sfondo, potrebbe essere necessario anche molto tempo
per ottenere un risultato che si ritiene gradevole.

Suggerimento Potrebbe essere utile partire con le idee gi chiare su quale debba essere laspetto
definitivo di una tabella; in caso contrario, si corre il serio rischio di trascorrere pi tempo
nellimpostazione del formato, rispetto a quello impiegato per inserire i dati e le formule nella tabella.

Microsoft Excel offre una comoda funzionalit? che consente di ridurre drasticamente il tempo
necessario all?attivit? di formattazione su un?intera tabella, il cui nome ? Formatta come tabella. In
termini semplici, si tratta di una funzione che assegna immediatamente uno specifico formato estetico a
una tabella precedentemente selezionata. Il formato applicato pu essere scelto tra quelli appartenenti a
un nutrito gruppo di formati gi predefiniti dal programma.

Suggerimento Un modo per risparmiare tempo, mantenendo una certa autonomia di gestione del
formato, quello di sfruttare la formattazione automatica e poi intervenire manualmente per modificare
solo le impostazioni di quelle celle che dovessero risultare insoddisfacenti.

Per utilizzare la funzione, dopo aver selezionato la tabella da formattare occorre applicare la
procedura elencata di seguito.

1. Fare clic sullicona Formatta come tabella nel nastro di Home per aprire il relativo sottomenu
(Figura 6.9).

2. Fare clic su uno dei modelli di formattazione elencati come anteprime di tabelle.

3. Confermare la scelta della zona della tabella da formattare, facendo clic sul pulsante OK della
finestra Formatta come tabella.

Figura 6.9 La finestra di dialogo Formattazione automatica.


L?utente pu? apportare modifiche a un modello, facendo clic su Nuovo stile tabella nel sottomenu
di Formatta come tabella. Nella finestra di dialogo Nuovo stile veloce tabella che si apre, si pu
impostare il formato di ognuno degli elementi di una tabella.

Il lavoro si svolge selezionando un elemento della tabella e poi facendo clic sul pulsante Formato
per scegliere le impostazioni desiderate.

Prima di confermare con un clic su OK, occorre assegnare un nome al nuovo stile, scrivendolo
nella casella di testo Nome (Figura 6.10).

Figura 6.10 Il nome da assegnare al nuovo stile deve essere indicato nella casella di testo Nome.
Incolla speciale

Dopo aver speso molto tempo e fatica nella formattazione di celle, zone di celle o tabelle intere,
pu verificarsi una situazione anomala o un imprevisto che causi la perdita di tutto il lavoro svolto.
Fortunatamente, a fronte di un errore dovuto alla cancellazione di una zona formattata, si pu sempre
intervenire con la funzione Annulla, che stata illustrata nel capitolo precedente.

Alcuni problemi di perdita della formattazione di una zona di celle possono verificarsi quando si
esegue un copia/incolla o un taglia/incolla. Con queste due azioni, infatti, i contenuti e il formato della
zona di partenza vengono incollati nelle celle di destinazione che quindi perdono laspetto estetico che
avevano prima delloperazione. Per esempio, si supponga di copiare il contenuto di una cella non
formattata, contenente il numero 100,45, in unaltra che ha i quattro bordi, lo sfondo grigio chiaro e la
scritta in carattere grassetto e centrato. Nel momento in cui si fa clic su Incolla, il numero 100,45 viene
trasferito nella cella di destinazione e in essa scompare completamente la formattazione preesistente.

Per evitare di subire le conseguenze di azioni di questo tipo, Microsoft Excel mette a disposizione
un potente strumento operativo, il cui nome Incolla speciale.

La sua azione pu essere attivata al posto dellazione di incolla normale e consente di eseguire
una scelta selettiva di che cosa incollare nella zona di destinazione.

Dopo aver eseguito lazione di copia o di taglia da una zona, per attivare Incolla speciale
occorre eseguire le operazioni elencate di seguito.
Selezionare la zona di arrivo in cui si desidera incollare il contenuto dellarea di Appunti di
Windows.

Fare clic sulla parte inferiore dellicona Incolla nel nastro di Home per aprire il relativo menu a
discesa.

Fare clic su Incolla speciale per aprire lomonima finestra di dialogo (Figura 6.11).

Effettuare la scelta di ci che si intende incollare.

Confermare loperazione facendo clic su OK.

Figura 6.11 La finestra di dialogo Incolla speciale.


La scelta predefinita quella di incollare Tutto, mediante la quale il risultato di Incolla speciale
risulta del tutto identico a Incolla. Alcune delle scelte attivabili con un clic su un pulsante di opzione sono
le seguenti:

Formule;

Valori;

Formati;

Tutto eccetto i bordi;

Larghezza colonne.

Con ciascuna di queste opzioni si indica a Microsoft Excel di incollare solamente quanto indicato
nella selezione. Per esempio, scegliendo Valori verrebbero copiati i valori delle celle e non il loro
formato o le formule contenute al loro interno. In base alla stessa logica, scegliendo Larghezza colonne
verrebbe copiata unicamente la larghezza della colonna copiata o tagliata e non il contenuto, il formato o
altro.

Unaltra possibilit offerta da Incolla speciale risiede nella capacit di eseguire semplici
operazioni matematiche tra il contenuto delle celle di partenza e quello delle celle di arrivo. Nella parte
inferiore della finestra di dialogo si trova la zona Operazione. Come per Incolla speciale sui contenuti,
anche in questo caso la scelta predefinita privilegia lazione che equivale allIncolla normale, ossia
Nessuna operazione.
Se necessario, si pu inoltre fare clic su una delle caselle di opzione seguenti:

Addiziona;

Sottrai;

Moltiplica;

Dividi.

Dopo aver effettuato la scelta, facendo clic sul pulsante OK si pu eseguire la corrispondente
operazione tra il contenuto che stato copiato o tagliato e quello della cella di arrivo.

Altre due opzioni sono:

Salta celle vuote;

Trasponi.

Facendo clic sulla prima delle due caselle di selezione, nel caso in cui una cella di destinazione
fosse vuota, il programma non incollerebbe alcunch al suo interno. Facendo clic su Trasponi, le righe
della zona di partenza vengono invece scambiate con le colonne.
Capitolo 7

Grafici e oggetti

Utilit dei grafici

Quante volte si vedono in televisione cartelli che mostrano landamento delle valute oppure il
numero di voti che hanno avuto i vari partiti alle elezioni. In casi come questi, pi che i numeri in s
quello che colpisce il grafico (solitamente con barre colorate) che mostra il raffronto tra i valori oppure
quello dei dati attuali con i dati di un momento precedente.

A prima vista, potrebbe anche sembrare una questione di tipo puramente estetico, dal momento
che unimmagine colorata molto pi gradevole e attira maggiormente lattenzione rispetto a una serie di
numeri. Esiste, tuttavia, una teoria riguardante le attivit di comunicazione, in base alla quale un grafico
trasmette una quantit notevolmente maggiore di dati rispetto a una serie di valori, anche se questi
possono fornire informazioni molto pi precise.

Spesso, infatti, non necessario eseguire analisi accurate sul valore esatto di ogni singolo dato,
poich linformazione che deve essere trasferita ha il solo scopo di consentire la valutazione
dellandamento dei valori, inteso come crescente o decrescente. Per le azioni di borsa, sapere che il loro
indice complessivo aumentato di poco o sceso di molto gi significativo, al di l del valore effettivo di
ogni singola azione che ne costituisce il cosiddetto portafoglio. La valutazione numerica in senso
stretto potr eventualmente essere effettuata subito dopo. Lo stesso si pu dire dellandamento del costo
del greggio, per sapere se la benzina aumenter o meno, e della ripartizione delle quote di mercato nel
settore delle auto.

Dagli esempi appena elencati discendono almeno due considerazioni:

spesso utile inserire un grafico in un foglio di calcolo, per di pi generato automaticamente dal
programma;

sono disponibili diversi tipi di grafici tra i quali scegliere quello che meglio risponde alle
esigenze (a istogramma, a torta, a pila, a linee).

Microsoft Excel consente di gestire una funzione tanto comoda quanto semplice da impostare,
ossia proprio quella di generare un grafico a partire dai dati numerici presenti in una tabella.

Oltre alla generazione automatica del grafico, un grande vantaggio offerto dallutilizzo dei grafici
con i fogli elettronici risiede nel fatto che quando cambia un solo valore di quelli appartenenti alla tabella,
il grafico corrispondente varia subito di conseguenza. Anche se questo pu anche apparire ovvio in un
primo momento, considerando le potenzialit di un programma come Microsoft Excel, vederne gli effetti
pratici sempre un piacere: si dimezza una cifra e si dimezza di conseguenza anche la barra
dellistogramma a esso associata; si aumenta del 20% un numero e lafetta del grafico a torta
corrispondente varia in relazione al nuovo valore.
Suggerimento Al di l del vantaggio estetico, questo meccanismo di causa/effetto pu essere
utilizzato proficuamente per effettuare valutazioni su insiemi di valori numerici. Ogni modifica viene
resa pi evidente dalla corrispondente variazione dellaspetto del grafico.

Tipi di grafici

In Excel 2007, laggiunta di un grafico in un foglio di calcolo una semplice operazione di


inserimento di un oggetto. Come tale, il lavoro viene svolto con i comandi del nastro relativo alla
linguetta Inserisci, alcuni dei quali sono destinati specificamente alla gestione di grafici di varia
tipologia.

In particolare, dopo aver individuato quali valori numerici si intende convertire in elementi
grafici, occorre scegliere quanto meno il tipo di grafico che il programma deve utilizzare come modello
di riferimento.

Lo si sceglie individuandolo tra i gruppi visualizzati nel nastro della linguetta Inserisci (Figura
7.1):

Istogramma;

Grafico a linee;

Grafico a torta;

Grafico a barre;

Grafico ad area;

Grafico a dispersione;

Altri grafici.

Figura 7.1 Scelta del tipo di grafico.


Tra i tipi di grafici standard pi diffusi e utilizzati ci sono i seguenti:

a istogramma;
a barre;

ad area;

a torta.

Nota Oltre a quelli elencati esistono diversi altri tipi di grafici standard, che, a volte,
rappresentano tuttavia solo una sorta di variante rispetto a essi. Per esempio, i grafici a cilindri o a coni
hanno le omonime figure geometriche al posto dei rettangoli del grafico a istogramma. Analogamente, si
potrebbe considerare il grafico ad anello come una variante di quello a torta.

Si pu dire che i grafici a istogramma siano quelli pi conosciuti e maggiormente utilizzati nelle
visualizzazioni allinterno di fogli di lavoro, di lucidi allinterno di presentazioni e, in buona parte, anche
di trasmissioni televisive (Figura 7.2).

Sono grafici intuitivi nella comprensione, poich sono costituiti da una serie di barre verticali, la
cui lunghezza proporzionale a uno dei dati rappresentati nella tabella, assumendo un colore diverso per
ogni dato. Le barre possono:

essere semplici rettangoli;

assumere aspetto tridimensionale;

rappresentare valori singoli o sovrapposti di pi?

serie di dati; essere rappresentati con colori diversi o retinature diverse.

Figura 7.2 Tipi di grafici a istogramma disponibili in Excel.


Nel menu a discesa per la scelta del tipo di grafico, ciascuna delle scelte disponibili viene
visualizzata in un riquadro di anteprima.

Lasciando il puntatore sullicona, dopo qualche istante appare un fumetto con una descrizione del
tipo di rappresentazione che viene generata.
Un clic sullultima voce del menu, Tutti i tipi di grafico, apre la finestra di dialogo Inserisci
grafico (Figura 7.3), in cui vengono rappresentati tutti i tipi di grafici disponibili, ciascuno con un
riquadro di anteprima. Questo vale per anche per i menu a discesa degli altri tipi di grafici del nastro
Inserisci.

Il grafico a barre non altro che un grafico a istogramma nei quale la singola barra disposta
nella direzione orizzontale invece che in quella verticale (Figura 7.4).

In questo caso, lelemento che assume il valore maggiore sporger maggiormente verso destra
invece di allungarsi verso lalto.

Figura 7.3 Visualizzazione del grafico scelto nel riquadro di anteprima.

Figura 7.4 Tipi di grafici a barre disponibili in Excel.


ll grafico ad area mostra landamento dei valori rappresentati in modo lineare (Figura 7.5).
Figura 7.5 Tipi di grafici ad area disponibili in Excel.
Larea sottostante a ogni linea viene riempita con un diverso colore, in modo da essere meglio
rappresentabile la tendenza che i valori assumono nel tempo oppure per categorie di dati.

Nota In mancanza di diverse indicazioni da parte dellutente, i tipi di grafici che mostrano pi
dati affiancati (come quelli a istogramma, quelli a barre e quelli ad area) vengono visualizzati in modo
normalizzato rispetto al valore del massimo dato che rappresentano. Il programma calcola
automaticamente il cosiddetto fattore di scala.

Anche il grafico a torta un tipo classico di rappresentazione dei dati. utilizzato per
rappresentare graficamente un insieme di dati che si riferiscono a un unico totale, allinterno del quale c
una ripartizione percentuale di valori (Figura 7.6).

Figura 7.6 Tipi di grafici a torta disponibili in Excel.


Il suo nome deriva dal fatto che ha una forma circolare simile a quella di una torta, nella quale
ogni ?spicchio? o ?fetta? (geometricamente detta ?settore circolare?) ha un arco la cui misura, rapportata
all?intera circonferenza, ? proporzionale alla percentuale del dato che rappresenta rispetto al totale. Per
fare un semplice esempio, posto a ?cento? il totale dei valori da rappresentare, se uno di essi avesse un
valore pari al cinquanta per cento del totale, la ?fetta? corrispondente della torta occuperebbe met?
dell?intero cerchio.

Nota Diversamente dagli altri tipi di grafico che sono in grado di rappresentare diversi gruppi di
dati disposti anche in varie colonne di una tabella, per la loro specificit i grafici a torta mostrano solo
un gruppo di dati presente in una colonna (o in una riga), che vengono ripartiti tra loro in valori
percentuali rispetto alla loro somma.

Creazione di grafici

Per creare un grafico che rappresenti i dati numerici inseriti nelle celle di una tabella, in Excel si
parte dallindividuazione della zona delle celle di dati. Supponiamo di avere nella zona da A1 a H6 una
tabella di numeri che rappresentano le spese per pane, latte, uova e pasta nel corso di sei giorni lavorativi
da luned a sabato e, insieme, anche i totali di riga, quelli di ogni colonna e il totale generale (Figura 7.7).
Figura 7.7 Tabella delle spese per la creazione di un grafico.
Nella prima riga in alto ci sono le scritte che rappresentano il contenuto di ogni colonna e nella
prima colonna a sinistra ci sono le descrizioni di ogni prodotto acquistato. Nellultima riga in basso e
nellultima colonna a destra della tabella vengono calcolati, rispettivamente, i totali per singolo giorno di
lavoro e di ogni prodotto nell?arco dell?intera settimana.

La procedura da applicare per creare un grafico a partire dai dati della tabella la seguente.

1. Selezionare la zona dei valori da rappresentare.

2. Chiedere linserimento di un grafico nel foglio di lavoro.

3. Scegliere il tipo di grafico.

4. Visualizzare il grafico che stato generato.

Nel caso della tabella dei prodotti acquistati in una settimana, occorre selezionare la zona che
comprende le etichette di riga e di colonna, escludendo i totali. Si pu utilizzare, per esempio, il mouse
con la tecnica del drag and drop: portare il puntatore sulla cella A1 e poi trascinare con il tasto sinistro
del mouse premuto fino a raggiungere la cella G5, quindi rilasciare il tasto sinistro.

Successivamente, per chiedere a Microsoft Excel di inserire un grafico, occorre applicare la


procedura elencata di seguito.

1.Fare clic sulla linguetta Inserisci in alto per visualizzare i relativi comandi nel nastro (Figura
7.8).

Figura 7.8 Un clic su Inserisci mostra i relativi comandi nel nastro.


2. Selezionare il tipo di grafico desiderato nel nastro, facendo clic sulla parte inferiore dellicona
corrispondente (per esempio, Istogramma).

3. Scegliere uno specifico grafico nel menu a discesa, tra quelli appartenenti al tipo corrente,
facendo clic sulla relativa icona (per esempio, (Istogramma 3D) (Figura 7.9).
Figura 7.9 Per selezionare il grafico desiderato sufficiente fare clic sullicona corrispondente.
A questo punto il grafico viene generato e visualizzato nella finestra di lavoro (Figura 7.10).

Figura 7.10 Il grafico ottenuto con le semplici operazioni del menu Inserisci.
In alto appare la nuova voce di menu Strumenti grafico, con tre linguette, ciascuna delle quali d
accesso a una serie di comandi specifici per i grafici:

Progettazione;

Layout;

Formato.

Non appena creato il grafico, attivo il nastro di Progettazione dotato di alcune funzioni che
consentono la trasposizione di righe/colonne o lo spostamento del grafico in un altro foglio della cartella
di lavoro. In modo predefinito, infatti, un grafico viene aggiunto come oggetto autonomo nel foglio di
lavoro corrente, dove si trova anche la tabella con i dati. A volte, si pu scegliere di spostarlo per evitare
che si sovrapponga alle celle contenenti i valori (si veda anche il paragrafo dedicato alla gestione degli
oggetti in Microsoft Excel, pi avanti in questo capitolo).

Con il pulsante Sposta grafico (Figura 7.11), invece, lo si pu trasferire in un altro foglio di dati o
in un nuovo foglio di lavoro destinato solo a esso. In questultimo caso, il grafico occupa lintera finestra
di lavoro, per cui risulta pi leggibile e gestibile per le valutazioni dellutente.
Figura 7.11 Sposta grafico consente di spostare il grafico in un altro foglio di lavoro.
Altri comandi del nastro Progettazione sono pi specificamente destinati alla modifica
dellaspetto del grafico:

Cambia tipo di grafico;

Layout;

Stili grafici veloci.

Un clic sullicona Cambia tipo di grafico (Figura 7.12) visualizza la finestra di dialogo dei tipi di
grafici disponibili.

Figura 7.12 La finestra in cui si pu cambiare il tipo di grafico.


Licona Layout rapido visualizza un menu con icone che rappresentano i diversi modi in cui pu
essere organizzato il grafico, aggiungendo o togliendo alcuni elementi come il titolo, le aree dati o la
legenda (figura 7.13).

Al centro sono visualizzate le icone degli Stili grafici veloci. Un clic sul pulsante con la freccia
rivolta verso il basso, sulla destra dei riquadri, apre un ricco menu di stili, tutti visibili in modalit
anteprima. sufficiente fare clic su uno dei riquadri per cambiare immediatamente aspetto al grafico
selezionato (Figura 7.14).
Gli elementi che fanno parte di un grafico sono diversi. Il titolo ossia il testo che ne descrive
sinteticamente il contenuto, solitamente al centro in alto. Altre parti interne sono larea dei dati
rappresentati, i valori riportati nell?area del grafico, la legenda ecc. Utilizzando i comandi che sono
visualizzati nel nastro della linguetta Layout, si pu? intervenire per variarne la posizione nel grafico,
l?aspetto e anche per aggiungerli o toglierli dal foglio di calcolo.

Figura 7.13 Le icone rappresentano i diversi tipi di organizzazione che possono avere gli
elementi del grafico.

Figura 7.14 Si possono cambiare i colori degli elementi del grafico corrente scegliendoli in
modalit visuale.
Ogni elemento pu? essere selezionato facendo clic su di esso oppure su una delle voci all?interno
dell?elenco a discesa degli elementi del grafico, il primo in alto a sinistra (Figura 7.15).

Figura 7.15 Il nastro dei comandi relativi a Strumenti grafico, Layout.


Per conoscere quali siano e che funzione abbiano i vari elementi che fanno parte di un grafico, a
questo punto opportuno scorrerne le caratteristiche riportate nella tabella seguente.
Gruppo Pulsante/voce del sottomenu Descrizione Etichetta Titolo del grafico Descrizione assegnata

allintero grafico. Nel nostro esempio,Spese della settimana

Gruppo Pulsante/voce del sottomenu Descrizione Etichetta Titoli degli assi/Titolo asse orizzontale
principale Descrizione che viene assegnata ai valori rappresentati sullasse delle X. Nellesempio:

Giorni.

Gruppo Pulsante/voce del sottomenu Descrizione Etichetta Titoli degli assi/Titolo asse verticale
principale Descrizione che viene assegnata ai valori rappresentati sullasse delle Y. Nellesempio:

Importi in Euro.

Gruppo Pulsante/voce del sottomenu Descrizione Etichetta Titoli degli assi /Titolo asse
antero-posteriore Descrizione che viene assegnata ai valori rappresentati sullasse dei valori Z.

Nellesempio: Prodotti.

Gruppo Pulsante/voce del sottomenu Descrizione Etichetta Legenda Se la si attiva, si pu


visualizzare in diverse posizioni del grafico il riquadro della legenda che mostra i nomi delle serie di
prodotti con il segno grafico associato, per avere una migliore comprensione dei dati rappresentati nel
grafico. Etichetta Etichetta/Etichette dati Se si attiva una delle opzioni, in corrispondenza dellestremit
di ogni elemento viene visualizzato il valore numerico associato.

Gruppo Pulsante/voce del sottomenu Descrizione Etichetta Tabella dati Se la voce viene attivata,
nella zona destinata al grafico viene aggiunta anche la tabella dei dati di origine del grafico. Assi Assi
Descrizione che, se attivata, provoca la visualizzazione della descrizione di uno dei tre assi: categorie

(X), valori (Y), serie (Z).

Gruppo Pulsante/voce del sottomenu Descrizione Assi Griglia Se si attiva una delle voci, viene
visualizzata la griglia principale e/o secondaria per ognuno dei tre assi. La griglia secondaria una serie
di linee pi fitte e con maggiore dettaglio rispetto a quella principale.

Gruppo Pulsante/voce del sottomenu Descrizione Nel gruppo Sfondo, un comando


interessante Rotazione 3D. Un clic sul pulsante apre la finestra di dialogo Formato area grafico, nella
quale si possono variare una serie di parametri relativi allaspetto del grafico in tre dimensioni (Figura
7.16).
Figura 7.16 La finestra di dialogo Formato area grafico.
Nella pagina Rotazione 3D si pu impostare langolo sotto il quale deve essere visualizzato il
grafico, mentre nelle altre si possono stabilire colori e spessori delle linee che circondano il grafico, il
colore di un eventuale riempimento, lombreggiatura e il formato del grafico in 3D. Le scelte sono
numerose, per cui opportuno effettuare varie prove per impadronirsi dei singoli comandi a
disposizione.

Ritornando allesempio dellelenco di prodotti acquistati in una settimana al supermercato, per il


quale si vuole creare un grafico in un foglio di lavoro, creato a partire da una intera tabella di dati, si
possono prendere in considerazione vari tipi di grafici come istogrammi, barre e altri di questo tipo.

Restando allo stesso esempio, un grafico a torta avrebbe pi senso se generato dalla sola colonna
dei totali dei prodotti, oppure da quella dei totali dellultima riga in basso del totale speso per ogni giorno
della settimana. Per essi, infatti, si pu considerare il singolo valore come parte di un totale che ? la
somma complessiva di tutti gli acquisti effettuati in una settimana.

Nellesempio della spesa al supermercato, per generare in pochi passaggi un semplice grafico a
torta che mostra la ripartizione percentuale di ogni giorno della settimana rispetto al 100% della spesa
totale, si pu applicare la procedura elencata di seguito.

1. Selezionare la zona di celle dellultima riga in basso che va da B6 a G6.

2. Fare clic sulla linguetta Inserisci per visualizzare i comandi allinterno del nastro.

3. Fare clic su Grafico a torta per aprire il relativo menu a discesa.

4. Fare clic sulla voce Torta 3D esplosa nella parte inferiore del menu: il grafico cos
visualizzato nel foglio di lavoro.

Per aggiungere il titolo e visualizzare i valori accanto ai singolo settori circolari, applicare la
procedura elencata di seguito.

1. Fare clic sulla linguetta Layout di Strumenti grafico.

2. Fare clic sul pulsante Titolo del grafico per aprire il relativo menu a discesa.
3. Fare clic sulla voce Sopra il grafico e la scritta Titolo del grafico apparir in un riquadro
subito sopra la torta.

4. Fare clic sulla scritta e, dopo averla cancellata, digitare Spese della settimana.

5. Fare clic sul pulsante Etichette dati per aprire il relativo menu a discesa.

6. Fare clic su Alla fine allesterno per chiedere di visualizzare i valori numerici a lato di ogni
fetta della torta.

Modifica di grafici

Come illustrato nel paragrafo precedente, la creazione di un grafico unattivit semplice da


mettere in pratica, grazie al fatto che Microsoft Excel rende disponibile una specifica creazione guidata.

Dopo aver creato il grafico, possono tuttavia verificarsi alcuni inconvenienti, tra i quali ci
potrebbero essere i seguenti:

le dimensioni non sono quelle desiderate;

sarebbe meglio cambiare i titoli del grafico e delle serie di dati;

la zona dei dati nella tabella di origine stata ampliata rispetto a quella originaria;

forse un tipo di grafico diverso renderebbe meglio visualizzabile landamento dei dati e la
differenza tra alcuni di essi.

Prima di affrontare largomento della variazione delle dimensioni di un grafico, occorre


sottolineare che questultimo un oggetto appartenente a un foglio di lavoro. In Microsoft Excel, ogni
elemento di un foglio di lavoro un oggetto e, come tale, dotato di propriet che possono essere lette e
modificate.

In particolare, in un foglio di lavoro un grafico un elemento di forma rettangolare che contiene a


sua volta diversi oggetti di livello inferiore, che, per esempio, sono le scritte dei titoli e il tipo di grafico
rappresentato.

Per variare le dimensioni complessive di un grafico, occorre applicare la procedura elencata di


seguito.

1. Selezionare il grafico, facendo clic sul bordo esterno del rettangolo che lo contiene, per
visualizzare attorno a esso le linee del riquadro di selezione con otto manigliette.

Nota Quando si seleziona un grafico, nella tabella di origine dei dati Microsoft Excel visualizza
alcuni riquadri colorati che mostrano visivamente la loro corrispondenza con gli elementi del grafico.

2. Portare il puntatore su una delle manigliette, in base alla direzione e al verso lungo i quali si
intende variare le dimensioni del grafico: esso assumer laspetto di una piccola linea con due frecce ai
lati, esattamente come accade quando si intende variare una delle dimensioni di una finestra di Windows
(Figura 7.17).

Nota Le manigliette sono piccoli quadratini neri posizionati nei quattro spigoli e al centro dei
quattro lati di un riquadro di selezione. Vengono generalmente utilizzate in applicazioni di grafica
proprio per rendere pi intuitive le variazioni delle dimensioni dellelemento selezionato.

3. Trascinare la maniglietta con la tecnica del drag and drop nel verso desiderato per aumentare o
diminuire di conseguenza larea del grafico.

Figura 7.17 Modifica delle dimensioni di un grafico mediante trascinamento di una delle otto
manigliette.
4. Quando il grafico avr assunto laspetto desiderato, rilasciare il tasto sinistro del mouse ed esso
manterr le nuove dimensioni.

In modo simile a quanto appena descritto, si pu spostare un grafico da un punto a un altro del
foglio di lavoro. Dopo averlo selezionato lo si pu trascinare nella nuova posizione, prendendolo,
stavolta, non per una delle manigliette, ma in un punto qualsiasi del riquadro dellarea selezionata. Per
fare unanalogia, lo spostamento del grafico avviene esattamente come il trascinamento di unicona sul
desktop.

In Microsoft Excel per modificare uno degli elementi presenti in un grafico sufficiente fare clic
con il tasto destro su quellelemento, per visualizzare il menu contestuale. Tra le voci presenti, si potr
scegliere quella che consente di visualizzare la finestra di dialogo contenente le opzioni che consentono
di intervenire sullelemento da modificare.

Tra gli elementi di un grafico, che si possono modificare in questo modo, ci sono i seguenti:

titolo;

legenda;

descrizioni degli assi;

pareti del grafico;


serie di dati rappresentati.

Per esempio, facendo clic con il tasto destro sulla scritta che rappresenta il titolo, vengono
visualizzati due menu a comparsa.

Quello superiore contiene le icone dei comandi di formattazione pi comuni che Excel ritiene che
possano essere utilizzati in quel contesto. Quello inferiore il classico menu contestuale con i comandi
eseguibili sullelemento selezionato, in cui lultima voce Formato titolo grafico (Figura 7.18).

Figura 7.18 Menu per la modifica del titolo.


Facendo clic su di essa, si apre una finestra divisa in schede analoga a quelle gi descritte per il
formato del grafico (Figura 7.19). Qui si possono impostare le opzioni seguenti:

Riempimento (consente di decidere se riempire o meno di un colore larea sottostante alloggetto


titolo; nel caso positivo, con quale modalit: tinta unita, sfumatura e cos via);

Colore bordo (se visualizzare le linee dei quattro bordi laterali);

Stili bordo (spessore, tipo linea e tipo estremit dei bordi, se presenti);

Figura 7.19 Finestra di dialogo Formato titolo grafico.


Ombreggiatura (impostazione delleventuale ombra per dare un effetto tridimensionale
alloggetto);
Formato 3D (impostazione dei parametri relativi al tipo di effetto tridimensionale da applicare);

Allineamento (come posizionare il blocco rettangolare e il testo al suo interno, eventualmente


anche in obliquo).

Se si fa clic su una delle altre zone del grafico, la finestra del formato cambia in tempo reale, con
voci specifiche per ogni elemento. Come per Formato titolo grafico, anche queste voci consentono di
variare laspetto grafico del singolo componente, intervenendo su colore, riempimento e opzioni 3D di
vario genere.

Nota La formattazione del testo in senso stretto, riguardante le propriet del carattere e del
formato, viene gestita con i comandi del nastro Home.

La terza linguetta all?interno di Strumenti grafico Formato. I comandi al suo interno


consentono di modificare radicalmente laspetto estetico dellelemento del grafico selezionato al
momento.

La scelta dellelemento su cui agire avviene facendo clic su di esso allinterno del grafico, oppure
selezionandolo allinterno dellelenco a discesa Elementi grafico a sinistra. Gli altri gruppi di comandi
sono i seguenti:

Stili forma;

Stili WordArt;

Disponi;

Dimensioni.

Il primo, Stili forma, offre la possibilit di modificare leffetto con il quale viene visualizzato il
riquadro selezionato. La nuova versione di Excel consente inoltre di vedere lanteprima in tempo reale.
Di conseguenza, sufficiente portare il puntatore su uno dei tanti pulsanti di esempio, per verificare
come diventerebbe loggetto corrente se si confermasse la scelta con un clic (Figura 7.20).

Figura 7.20 Visualizzazione in tempo reale dello stile della forma che si intende applicare.
Per intervenire con maggior precisione sull?aspetto del riquadro, si pu? utilizzare uno dei pulsanti
accanto al riquadro degli effetti, per modificare riempimento, contorno o effetto tridimensionale.

Lanteprima visualizzata anche quando si desidera che una scritta diventi una WordArt, ossia un
testo i cui i caratteri siano oggetti grafici (Figura 7.21).

Figura 7.21 Anteprima di una scritta che diventa un oggetto WordArt.


Con i comandi del gruppo Disponi si pu variare la visibilit e lordine di apparizione degli
oggetti selezionati. Per esempio, si pu fare in modo che un oggetto sia in primo piano rispetto agli altri,
che vengono riportati in un livello sottostante.

Il pulsante Dimensioni, infine, consente di variare altezza e larghezza del grafico impostandone le
dimensioni in millimetri.

Nota Se si variano larghezza o altezza del grafico trascinando uno dei lati con il mouse, tutti gli
elementi contenuti variano in corrispondenza, in modo che il grafico sia sempre visibile nel suo
complesso.

Oggetti

Un grafico gi un tipo di oggetto che si pu inserire in un foglio di lavoro. In Microsoft Excel


con il termine oggetto si intende un elemento estraneo alle celle e al loro contenuto, ma che pu essere
aggiunto al foglio, esattamente come si pu fare con un foglietto incollato sul pannello di una bacheca.

Come gi ricordato nelle pagine precedenti, ogni oggetto dotato di caratteristiche e propriet
specifiche, che possibile modificare in base alle necessit. I principali tipi di oggetti inseribili in un
foglio di lavoro di Microsoft Excel sono i seguenti:

ClipArt;

forme;

SmartArt/organigrammi;
immagini;

WordArt;

DDL e OLE.

Le caratteristiche e le propriet di alcuni di essi saranno brevemente illustrate nel prosieguo del
capitolo. Le modalit per inserire uno di questi oggetti in un foglio di lavoro sono simili tra loro e del
tutto analoghe a quelle per linserimento di un grafico. Dal punto di vista logico, la sequenza inizia con
lindividuare la posizione nella quale si vuole inserire loggetto; dopo di che si fa clic sulla linguetta
Inserisci e poi sul pulsante del nastro attinente al tipo di oggetto da inserire.

Nota Nel seguito della trattazione verr spiegato come inserire e variare alcune delle propriet
di un oggetto in un foglio di lavoro. Per cancellare un oggetto, invece, sufficiente fare clic su di esso
per selezionarlo e poi premere il tasto Canc. Occorre prestare attenzione, poich Excel non chiede la
conferma delloperazione, anche se si pu sempre annullare la cancellazione con la combinazione di
tasti Ctrl+Z.

ClipArt

Le ClipArt sono immagini, disegni e altri elementi multimediali raccolti in categorie omogenee.
Molte di esse vengono installate al momento dellinstallazione di Excel e sono quindi immediatamente
disponibili per essere inserite in un foglio di calcolo. Lutente pu aggiungerne altre prelevandole, per
esempio, dal sito Microsoft.

Per inserire una ClipArt ? sufficiente applicare la procedura elencata di seguito.

1. Fare clic sulla cella in cui si desidera inserire loggetto ClipArt, anche se poi potr essere
spostato ovunque nel foglio, trascinandolo con il puntatore.

2. Fare clic sulla linguetta Inserisci in alto.

3. Fare clic su ClipArt e per visualizzare, sulla destra della finestra di lavoro, il riquadro attivit
che consente di lavorare con le categorie di elementi multimediali.

Nella parte superiore del riquadro, Excel mostra la casella di testo Cerca. Scrivendo computer
nella casella e poi premendo il tasto Invio sulla tastiera (o facendo clic sul pulsante Vai), il programma
cercher tutti i disegni, le immagini e gli altri elementi multimediali che corrispondono al termine
inserito.

Si possono visualizzare gli elementi che sono stati trovati, scorrendoli con la barra di scorrimento
verticale sulla destra del riquadro di anteprima. Quando si trova la ClipArt che interessa, facendo
semplicemente clic su di essa la si pu inserire nel foglio di lavoro corrente, nella posizione in cui la
cella attiva (Figura 7.22).
Figura 7.22 Per inserire la ClipArt desiderata nel foglio di lavoro sufficiente fare clic su di essa.
Si possono modificare le dimensioni dell?oggetto ClipArt, sfruttando il consueto meccanismo del
trascinamento di una delle manigliette che appaiono facendo clic su di essa.

Dopo linserimento dellimmagine, in alto visualizzato il menu Strumenti immagine con la


linguetta Formato. Nel nastro sono disponibili i gruppi di comandi seguenti:

Regola;

Stili immagini;

Disponi;

Dimensioni;

Gli ultimi due comandi presentano le stesse funzionalit degli analoghi gruppi descritti per la
linguetta Formato di Strumenti grafico.

Allinterno del gruppo Regola, invece, sei pulsanti consentono di lavorare sullimmagine con
comandi simili a quelli dei programmi di gestione grafica. I parametri su cui si pu intervenire sono
luminosit, contrasto, colore e compressione dellimmagine. Due pulsanti permettono di sostituire
limmagine corrente con unaltra, lasciando inalterate dimensioni e formattazione, e di eliminare tutte le
modifiche, ripristinando i valori predefiniti iniziali.

Nel gruppo Stili immagini un riquadro contiene diversi tipi di cornici applicabili allimmagine.
Portando il puntatore su un pulsante, se ne vede lanteprima direttamente nel foglio di lavoro (Figura
7.23).
Figura 7.23 Applicazione di una cornice allimmagine selezionata.
Il pulsante Forma immagine visualizza un elenco a discesa con una serie di forme (rettangoli,
cerchi e molte altre descritte nel seguito della trattazione). Scegliendone una, limmagine viene filtrata
per visualizzare solo la parte associata a quella forma.

In Effetti immagine si pu aggiungere un effetto di contorno allimmagine, del tipo


ombreggiatura, alone o riflesso (Figura 7.24).

Figura 7.24 Limmagine pu essere circondata da un alone colorato e sfumato.


Facendo clic con il tasto destro sulla ClipArt, nel menu contestuale sono visualizzate voci per
limpostazione di varie opzioni. Per esempio, alla ClipArt pu essere assegnata una macro (una sequenza
di operazioni programmabile dallutente) e a essa pu essere associato un collegamento ipertestuale per
passare a una particolare pagina web connettendosi a Internet. Lultima voce Formato immagine, che
consente di visualizzare la finestra di dialogo con gli strumenti per lavorare sugli aspetti seguenti:

colori e linee del riquadro;

eventuale ombreggiatura;

formato e rotazione 3D;

casella del testo che pu essere aggiunto sullimmagine.


Forme

Le forme sono particolari disegni che rappresentano schematicamente una serie di elementi che
possono essere utilizzati a vario titolo.

Come le ClipArt, anche le forme sono raggruppate per categorie omogenee. Per visualizzare le
categorie disponibili e scegliere un oggetto forma da inserire nel foglio di lavoro corrente, occorre
applicare la procedura elencata di seguito.

1. Fare clic sulla linguetta Inserisci in alto.

2. Fare clic su Forme per aprire il sottomenu di tutte le forme disponibili (Figura 7.25).

Figura 7.25 Le forme inseribili in un foglio di lavoro, raggruppate per categorie.


Nella barra, ogni icona rappresenta una categorie di forme e, facendo clic su una di esse, viene
aperto un menu a discesa che le visualizza in dettaglio. In Microsoft Excel, le categorie di forme sono le
seguenti:

Forme utilizzate di recente;

Linee;

Rettangoli;

Forme;

Frecce;

Forme equazione;

Diagrammi di flusso;

Stelle e decorazioni;

Callout (ossia i fumetti).


Tutte le forme sono visualizzate per esteso sotto ciascuna delle voci di raggruppamento. Di
conseguenza, sufficiente scorrere a vista lelenco, per decidere quale sia quella pi idonea allo scopo
per cui viene inserita.

Particolarmente interessante la prima voce, Forme utilizzate di recente: raccoglie le forme


inserite di frequente dallutente nei fogli di lavoro, rendendo cos pi semplice individuare quella che
occorre in un certo momento, se il suo utilizzo ricorrente.

I nomi delle categorie sono sufficientemente auto esplicativi per essere associati alle forme che
rappresentano.

Per esempio, tra le linee ci sono linee diritte, senza punte agli estremi, con una oppure con due
punte e anche linee curve, aperte o chiuse. Alcune di esse rappresentano connettori (linee che uniscono
due oggetti, restando agganciate a essi anche se vengono spostati nel foglio).

Sotto la voce forme non sono raccolte solo varie forme geometriche regolari, ma anche segni
grafici come un cuore, la luna, una faccina sorridente e le parentesi graffe.

Come per altri oggetti di Excel, anche per gli oggetti che rappresentano forme sufficiente
selezionare una di esse affinch appaia uno specifico menu di comandi. In questo caso, Strumenti
disegno che ha la linguetta Formato.

Supponendo di aver inserito una linea curva e di averla selezionata, se si fa clic sulla linguetta
Formato sono visualizzate apposite funzioni di disegno per lavorare con la linea.

Alcune funzioni sono simili a quelle gi descritte in precedenza (Disponi, Dimensioni). Qui, nel
gruppo Stili forma si pu modificare laspetto della linea applicando un diverso spessore, il colore
desiderato e uneventuale ombreggiatura (Figura 7.26).

Figura 7.26 Di una linea si possono variare tutte le propriet.


Per inserire materialmente una delle forme nel foglio di lavoro, occorre eseguire le operazioni
elencate di seguito.

1. Fare clic sullicona di una delle categorie di forme che si vuole aggiungere nel foglio.

2. Portare il puntatore sul foglio nel punto idealmente in alto a sinistra della zona rettangolare
nella quale verr inserita la forma.

3. Fare clic sul tasto sinistro del mouse e tenerlo premuto.


4. Trascinare il puntatore verso langolo in basso a destra della zona in cui inserire la forma, per
verificarne il posizionamento nella sua zona di destinazione.

5. Quando il puntatore raggiunge il punto finale, rilasciare il tasto sinistro del mouse e la forma
verr aggiunta nel foglio di lavoro.

Per spostare o modificare una delle forme, la si pu selezionare facendo clic su di essa, dopo di
che la si pu trascinare o variarne le dimensione, come per gli altri oggetti.

Quando si seleziona un oggetto forma, oltre alle otto manigliette per la modifica delle sue
dimensioni, vengono visualizzate due manigliette gialle di forma romboidale e una maniglietta verde a
forma di cerchio (Figura 7.27).

Si possono utilizzare le prime con il drag and drop per espandere la forma in senso orizzontale
oppure verticale allinterno dello spazio rettangolare complessivo gi occupato.

Trascinando invece il piccolo cerchio di colore verde, si pu ruotare la forma in senso orario o
antiorario in base al movimento del mouse.

Figura 7.27 Selezionando un oggetto grafico appaiono le manigliette.


Allinterno di una forma si pu inserire una scritta applicando la procedura elencata di seguito.

1. Fare clic con il tasto destro sulla forma per aprire il menu contestuale.

2. Fare clic su Modifica testo.

Allinterno della forma apparir il cursore lampeggiante e, mediante la tastiera, si potr scrivere
un testo ed eventualmente formattarlo (carattere, centratura, grassetto e cos via).

Sulla forma presente nel foglio di lavoro si pu intervenire nella finestra di dialogo Formato,
valida in generale anche per gli altri tipi di oggetti grafici inseriti in un foglio di lavoro in Excel. Per
aprirla occorre applicare la procedura elencata di seguito.

1. Fare clic con il tasto destro sulla forma per aprire il menu contestuale.

2. Fare clic su Formato forma per visualizzare la finestra di dialogo Formato.


In modo simile alle altre finestre con le quali si pu lavorare sul formato di un elemento grafico,
anche qui si pu intervenire su colore e tipo del riempimento, tipo, spessore e colore delle linee, effetti
tridimensionali (Figura 7.28).

WordArt

In Microsoft Excel, le WordArt sono scritte che assumono un particolare aspetto grafico e
colorato, per rendere pi piacevole la visualizzazione e la stampa di un foglio di lavoro.

Figura 7.28 La finestra di dialogo Formato.


Le modalit per avviare linserimento di una WordArt in un foglio di lavoro sono del tutto
analoghe a quelle gi viste in precedenza per altri oggetti grafici.

1. Fare clic sul punto del foglio nel quale verr inserita la WordArt.

2. Fare clic sulla linguetta Inserisci in alto.

3. Fare clic su WordArt per aprire lelenco dei caratteri disponibili (Figura 7.29).

Figura 7.29 Il sottomenu dei caratteri utilizzabili per la creazione di WordArt.


Nellelenco si pu scegliere lo stile grafico della WordArt, facendo clic su una delle caselle di
anteprima che mostrano i diversi tipi di caratteri; dopo aver fatto clic su uno di loro, viene visualizzata la
scritta ?Inserire testo? in un riquadro nell?area di lavoro (Figura 7.30).
Figura 7.30 Il riquadro con il testo WordArt da variare.
Il testo scritto mediante la tastiera sar visualizzato al posto della scritta predefinita Inserire
testo che appare selezionata nella finestra.

Suggerimento Chi lo desidera pu modificare anche il tipo di carattere e le sue dimensioni,


utilizzando i relativi comandi disponibili nel nastro Home.

Dopo aver modificato il testo predefinito, la WordArt rimane nel foglio di lavoro corrente e pu
essere utilizzata come un qualsiasi altro oggetto grafico (Figura 7.31).

Figura 7.31 La scritta WordArt e il relativo menu contestuale.


Nota Anche una WordArt selezionata ha due manigliette gialle romboidali, per espandere il testo
allinterno del riquadro, e una verde di forma circolare, per ruotare loggetto grafico.

Se si fa clic con il tasto destro su una WordArt, sono visualizzati i due menu tipici di Excel. Il
primo in alto contiene icone che consentono di agire sulle diverse propriet? del testo (carattere,
dimensioni, colore, allineamento e cos? via).

Quello pi in basso il menu contestuale con i comandi associati alloggetto.

SmartArt e organigrammi

Nella versione di Excel 2007 sono stati introdotti gli SmartArt, oggetti grafici strutturati nei quali
possono essere convertite le voci di un elenco a uno o pi livelli. Il meccanismo con il quale viene
generato uno SmartArt piuttosto semplice ed elencato di seguito.

1. Fare clic sulla linguetta Inserisci in alto.

2. Fare clic sul pulsante SmartArt per aprire la finestra di dialogo Scegli elemento grafico
SmartArt.

La finestra divisa in tre colonne (Figura 7.32).


Figura 7.32 La finestra di dialogo degli oggetti SmartArt, divisi per gruppi funzionali.
La prima a sinistra contiene una barra di navigazione con pulsanti che si riferiscono ai gruppi di
SmartArt disponibili, divisi per tipologia o per obiettivi. Al centro riprodotta la miniatura degli oggetti
SmartArt che fanno parte del gruppo correntemente selezionato. Nel riquadro della colonna di destra
viene visualizzata lanteprima dello SmartArt selezionato nella colonna centrale.

Dopo avere scelto il tipo di SmartArt che interessa, facendo clic sul pulsante OK si inserisce
loggetto nellarea di lavoro. Subito a sinistra della zona rettangolare circostante, viene visualizzato un
ulteriore riquadro nel quale appare la struttura dellelenco puntato.

Per riempire di testo i blocchi che fanno parte dello SmartArt, sufficiente scrivere nella zona
delle singole voci dellelenco a sinistra. Non appena si completa una voce e si passa su un altra riga, il
testo viene immediatamente trasferito nel blocco di competenza (Figura 7.33).

Figura 7.33 Il testo del blocco si scrive nelle righe dellelenco.


Gli oggetti SmartArt sono gradevoli esteticamente e funzionali per rappresentare gruppi di scritte
che siano in relazione tra loro. Per favorire chi deve utilizzarli, sono stati raccolti in gruppi omogenei ai
quali si accede facendo clic su una delle voci elencate sulla sinistra:

Tutti;

Elenchi;

Processi;

Cicli;

Gerarchie; Relazioni;

Matrici;

Piramidi.
Per esempio, chi desidera illustrare una sequenza di fasi di lavorazione di un flusso di attivit, di
cui quelle successive dipendono dalle precedenti, pu trovare facilmente alcune strutture grafiche che
fanno allo scopo nel gruppo Processi. Lo stesso vale per chi deve descrivere attivit legate tra loro, senza
che luna sia necessariamente preliminare a un?altra. In questo caso, probabilmente uno SmartArt idoneo
? compreso tra quelli inclusi sotto la voce di Cicli.

Un gruppo destinato alla gestione di voci organizzate in Gerarchie, in cui, cio, alcune voci
sono subordinate ad altre, di livello superiore. Questo il caso tipico di un organigramma, una struttura
grafica che rappresenta, appunto, una gerarchia di elementi.

Solitamente, un organigramma utilizzato per mostrare la struttura gerarchica delle figure


professionali esistenti in un gruppo di lavoro, come, per esempio, Direttore generale, Direttori di reparto,
Quadri e funzionari e cos via.

Nota Allinterno di Microsoft Office, Excel dispone di uno specifico modulo per la gestione
articolata degli organigrammi, il cui nome Microsoft Chart.

Per inserire un organigramma in un foglio di lavoro, occorre per prima cosa applicare la
procedura classica per inserire un oggetto, elencata di seguito.

1. Fare clic nel punto del foglio nel quale verr inserito lorganigramma.

2. Fare clic sulla linguetta Inserisci in alto.

3. Fare clic sul pulsante SmartArt per aprire la finestra di dialogo Scegli elemento grafico
SmartArt.

4. Fare clic su Gerarchie, a sinistra, per visualizzare i tipi di SmartArt che fanno parte di questa
categoria (Figura 7.34)

5. Confermare facendo clic su OK.

Figura 7.34 Scelta del tipo di organigramma.


A questo punto, nel foglio di lavoro appare la struttura dell?organigramma con accanto l?elenco
nel quale possono essere inseriti i dati di ogni figura della struttura aziendale (Figura 7.35).
Figura 7.35 La struttura di un organigramma da riempire con i dati.
Per creare materialmente un organigramma reale, occorre inserire nomi, qualifiche ed eventuali
informazioni aggiuntive (per esempio, reparto, stanza, telefono) in ogni casella.

Nota Per facilitare il compito allutente, al centro di ogni casella compare la scritta [Testo].

Facendo clic allinterno di una delle caselle, appare il cursore lampeggiante che invita alla
digitazione di queste informazioni. Dato che occorre inserire notizie di diversa tipologia (per esempio,
qualifica, nome e telefono), opportuno che appaiano su diverse righe. La tecnica da utilizzare, quindi,
la seguente:

scrivere il testo di una riga;

premere la combinazione di tasti Alt+Invio per aggiungere un fine riga, ma non un fine
paragrafo;

scrivere il testo della riga successiva.

Attenzione Se si premesse solo il tasto Invio, si aumenterebbe lelenco di una voce. Di


conseguenza, lo SmartArt avrebbe un blocco in pi, falsando la struttura dellorganigramma.

Per costruire un organigramma valido, per?, sar? necessario eseguire altri interventi su di esso
quali:

togliere qualche casella;

aggiungerne altre;

aggiungere qualche altro livello oltre i primi due;

non ultimo, impostare rapporti di dipendenza tra le figure appartenenti allorganigramma.

Queste operazioni possono essere eseguite dal menu contestuale. Per esempio, per aggiungere un
blocco al di sotto di un altro, occorre effettuare le operazioni elencate di seguito:

1. Fare clic con il tasto destro quando il puntatore sul blocco iniziale.

2. Selezionare Aggiungi forma.

3. Fare clic su Aggiungi forma sotto (Figura 7.36).


Figura 7.36 Con le voci del menu contestuale si pu far crescere o modificare la struttura.
Immagini e oggetti di altri programmi

Unimmagine pu essere inserita in un foglio di lavoro leggendola da un file sul disco. Per farlo,
in Microsoft Excel si utilizza la sequenza Inserisci/Immagine, mediante la quale visualizzata una
finestra di dialogo in cui si pu navigare nella struttura del file system.

Dopo aver individuato la cartella e il file di formato grafico da aggiungere nel foglio di lavoro, lo
si seleziona e si conferma.

Anche limmagine inserita da un file su disco pu essere spostata nellarea di lavoro, variata di
dimensioni e cancellata. Le modalit sono del tutto analoghe a quelle gi illustrate per gli altri oggetti
grafici.

Un discorso leggermente diverso vale per i cosiddetti oggetti di altri programmi.

Chi lavora con il computer, normalmente utilizza diversi programmi contemporaneamente per
avere la possibilit di trasferire dati da unapplicazione a unaltra. Per esempio, si possono spostare parti
di documenti tra Microsoft Excel e programmi di elaborazione testi, di grafica di presentazione, di
grafica e, perch no, di fotoritocco.

Nota Tenere aperte pi applicazioni contemporaneamente possibile poich i sistemi operativi


attuali sono di tipo multitasking, ossia consentono di eseguire diversi compiti (task in italiano
significa compito o lavoro) contemporaneamente.

Le funzioni che permettono un trasferimento rapido tra le applicazioni sono le classiche coppie
Copia e Incolla e Taglia e Incolla.

Attenzione Trasferire dati in una direzione non necessariamente equivalente al trasferirli


nellaltra. Per esempio, una tabella trasferita tra Excel e Word, nel senso opposto potrebbe anche non
essere trasferita con le stesse caratteristiche di formato.

Esse, per, non sono risolutive di tutte le esigenze di elaborazione di dati condivisi, poich dopo
aver incollato i dati nel documento di destinazione quelli di partenza e quelli di arrivo sono un duplicato
valido unicamente in quel momento. Per fare un esempio, supponendo di aver copiato e poi incollato una
tabella tra due applicazioni, se si modifica un dato di una cella solo in una delle tabelle, le due tabelle non
saranno pi uguali.

Diversamente dalla funzione di Copia e Incolla, i programmi in ambiente Windows consentono


di inserire nel documento di destinazione un ?collegamento? all?oggetto di partenza. In Microsoft Excel,
questo tipo di oggetto inserito in un foglio di lavoro rappresenta un elemento di un altro programma e
contiene informazioni sul programma dal quale ? stato generato.

Nota La tecnologia che consente questo tipo di inserimento prende il nome di OLE (Object
Linking and Embedding, collegamento e incorporamento di oggetti) ed una funzionalit integrata nel
sistema operativo Windows.

Per esempio, per inserire in un foglio di lavoro di Excel un elemento generato dal programma di
gestione testi Word e memorizzato in un file, occorre applicare la procedura elencata di seguito.

1. Fare clic nel punto in cui si desidera portare loggetto.

2. Fare clic sulla linguetta Inserisci in alto per visualizzare i relativi comandi nel nastro.

3. Fare clic sulla voce Oggetto per visualizzare lomonima finestra di dialogo (Figura 7.37).

Figura 7.37 La finestra di dialogo Oggetto.


4. Fare clic sulla linguetta Crea da file (in alto nella finestra di dialogo), per visualizzare la
relativa scheda.

5. Fare clic sul pulsante Sfoglia per visualizzare lomonima finestra di dialogo.

6. Selezionare il nome del file da inserire nel documento corrente facendo clic sulla sua icona,
visualizzata navigando nel file system.

7. Confermare facendo clic sul pulsante Apri:sar visualizzata nuovamente la finestra di dialogo
Inserisci oggetto.

8. Fare clic sulla casella di selezione Collega al file per attivare il meccanismo del collegamento
dinamico (Figura 7.38).
Figura 7.38 Selezionando la casella Collega al file, viene attivato il collegamento dinamico.
9. Confermare facendo clic sul pulsante OK.

Si possono variare le dimensioni delloggetto e lo si pu spostare in altri punti del foglio di


lavoro. Provando a modificare loggetto nel documento di destinazione, si ottiene lavvio
dellapplicazione di origine che viene aperta in modalit Modifica sulloggetto.
Capitolo 8

Salvataggio e stampa

Salvataggio dei fogli di calcolo

Come per tutti gli altri programmi, per poter lavorare con Microsoft Excel la prima attivit da
eseguire quella di lanciarlo in esecuzione. Uno dei modi per eseguire il programma la seguente
sequenza operativa:

Start/Tutti i Programmi/Microsoft Excel


Una piccola variante potrebbe verificarsi nel caso in cui la riga corrispondente al programma si
trovasse al di sotto di unulteriore voce, che potrebbe essere Microsoft Office.

Nota Pi semplicemente chi utilizza Windows Vista, dopo aver fatto clic su Start, pu scrivere
Excel nella casella Inizia ricerca. Il sistema operativo cerca tutte le occorrenze della parola chiave nel
file system. Quando la riga del nome del programma appare nellelenco del menu Start, sufficiente
premere Invio per eseguire il programma.

Dopo aver aperto il programma, aver inserito nel foglio di lavoro dati, formule e tutto ci che pu
essere utile, aver organizzato e formattato i contenuti, non si pu certo perdere il lavoro che stato
effettuato. Per questo, lintera cartella di lavoro deve essere salvata su disco in un file. Lestensione del
nome in Excel 2007 XLSX e il formato del file diverso da quello delle versioni precedenti, in cui
lestensione XLS.

Nota Il formato di un file il modo con il quale un programma salva i propri documenti su disco,
per essere in grado di leggerli e poterne modificare il contenuto in seguito. Comunemente, ma
impropriamente, il significato di formato fatto coincidere con estensione del nome del file.

Il fatto che il formato dei file di dati differisca da quello di altre versioni dello stesso programma
pu comportare serie difficolt nel momento in cui si tenta di aprire un file con un?applicazione pi?
datata. Infatti, se si crea il file bilancio.xlsx con Excel 2007 e poi si tenta di aprirlo con una versione
precedente (come Excel 2003 o 2000, per esempio), il risultato ? la visualizzazione di un messaggio di
errore.

Il contrario, invece, non avviene, poich la versione pi recente del programma normalmente in
grado di leggere file generati da versioni precedenti della stessa applicazione, in quanto stata progettata
successivamente a essa.

Questo inconveniente pu verificarsi di frequente quando si inviano file ad altre persone. Per
risolvere il problema, si possono percorrere almeno due strade.

La prima quella di salvare la cartella di lavoro corrente in un file il cui formato sia XLS,
selezionandolo esplicitamente nellelenco a discesa Salva come della finestra di dialogo Salva con nome.
In questo modo si salvano tutti i dati in un file normalmente leggibile dalle versioni precedenti del
programma.

Lo svantaggio di questa soluzione risiede nella perdita delle caratteristiche innovative aggiunte
alla nuova versione. Per esempio, il massimo numero di righe e di colonne notevolmente inferiore, non
sono utilizzabili strumenti come gli oggetti SmartArt e non si possono gestire i temi grafici normalmente
visualizzati nel nastro di Layout di pagina. Nel caso in cui fosse stato inserito uno SmartArt in un foglio
di calcolo, lo stesso verrebbe letto e visualizzato in Excel 2003, ma solo come immagine fissa. La
conseguenza che, nella versione del programma pi datata, non pu essere modificato come elenco di
testo.

Laltra strada per risolvere il problema dei diversi formati dei file quella di demandare alle
versioni precedenti limpegno di leggere i dati, direttamente dal file XLSX. Per poterlo fare,
allapplicazione di Excel precedente a quella 2007 deve essere aggiunto un apposito modulo software di
conversione di formato.

Nota Il nome del programma di conversione, che consente di leggere i nuovi formati di file
generati dalle applicazioni di Office 2007 in Office 2003 Microsoft Office Compatibility Pack. Lo si
pu prelevare da Internet cercandolo nel sito di Microsoft. Al momento della stesura di questo libro,
disponibile allindirizzo http://bit.ly/gUgOYl.

Attenzione Per utilizzare proficuamente il programma di conversione in Office 2003, occorre


essere a conoscenza di alcune condizioni, a partire dalla necessit che il software installato abbia la
licenza duso originale. Le altre sono che la versione di Windows (2000, XP o Vista) sia aggiornata e che
Excel 2003 pu leggere file nei formati generati da Excel 2007, ma non ha la possibilit di crearli.

Per salvare il foglio di calcolo corrente in un file su disco, occorre applicare la procedura elencata
di seguito.

1. Fare clic sul pulsante Logo di Office nellangolo a sinistra in alto per aprire il relativo menu a
discesa (Figura 8.1).

Figura 8.1 Il menu delle opzioni di salvataggio dei file.


2. Fare clic su Salva (la prima volta equivalente a Salva con nome) per visualizzare la finestra di
dialogo Salva con nome.
Nota Se il foglio di calcolo non mai stato salvato, la prima volta viene visualizzata la finestra
nella quale viene chiesto allutente di assegnare un nome al file.

3. Scrivere mediante tastiera un nome da assegnare al file nella casella di testo Nome file (Figura
8.2).

4. Confermare facendo clic sul pulsante Salva.

Figura 8.2 La finestra di dialogo Salva con nome.


Supponendo di aver scritto Spese nella casella del nome del file, questo assumer il nome di
Spese.xlsx e verr memorizzato nella cartella predefinita corrente, che in Windows solitamente
Documenti.

Suggerimento Invece di salvare i file nella cartella predefinita, preferibile creare una propria
struttura di cartelle e sottocartelle per trovare pi facilmente i file che vengono memorizzati. Le prime
potrebbero avere nomi attinenti ai contenuti (come Contabilit, per il file Spese.xlsx), mentre le
sottocartelle i nomi degli anni (2004, 2005 ecc).

Non sempre si ha la necessit di variare le impostazioni predefinite, ma conoscerle pu risultare


utile sia per avere una migliore organizzazione dei propri fogli di calcolo memorizzati in file su dischi,
sia per trovarli successivamente con maggiore efficienza, evitando di sprecare tempo nella ricerca.

Opzioni di salvataggio

Le opzioni mediante le quali si pu salvare un foglio di calcolo in un file consentono di scegliere


gli elementi seguenti:

la cartella nella quale memorizzare il file;

il formato del file;

le impostazioni per l?eventuale pubblicazione del foglio di calcolo in Internet o in una intranet
(che Microsoft Excel indica con Salva come pagina Web);

il tipo di crittografia con la quale rendere inintelligibile, se lo si desidera, il contenuto a terzi.


Cartella di destinazione

La scelta della cartella di destinazione del file una questione di tipo organizzativo. La si pu
scegliere o creare:

tra quelle presenti nei dischi del computer che si sta utilizzando;

su supporti di memoria estraibili, come i dischi ottici riscrivibili o le penne USB;

su dischi condivisi in rete;

in Internet.

La scelta pu essere effettuata con un clic su una delle voci nella barra di navigazione verticale
sulla sinistra della finestra di dialogo Salva con nome o un clic sul pulsante con la freccia rivolta verso il
basso accanto alla cartella visualizzata in alto (Figura 8.3).

Figura 8.3 Scelta del supporto di memoria in cui salvare il file.


Si pu? navigare tra le cartelle e le sottocartelle visualizzate dal sistema operativo, per fermarsi in
quella desiderata. Dopo aver scelto la cartella, facendo clic sul pulsante Salva il foglio di calcolo corrente
verr memorizzato nella cartella corrente con il nome che stato scritto nella casella di testo Nome file.

Formato dei file

Come gi spiegato in precedenza, il formato predefinito dei file creati con Microsoft Excel 2007
associato allestensione XLSX. In questa come in qualsiasi versione del programma, per, c sempre la
possibilit di salvare un file in un diverso formato.

Per esempio, pu essere necessario salvare il documento in un formato diverso affinch il


contenuto del foglio di calcolo possa essere trasferito a unaltra applicazione, possa essere letto da una
versione precedente dello stesso programma o anche perch possa essere aperto con altre applicazioni.

Nota Lultimo esempio riguarda il caso dei file prodotti in formato HTML per essere pubblicati
come pagine web oppure in PDF per essere visualizzati come documenti non facilmente modificabili.
Il formato del file salvato viene scelto tra quelli disponibili nellelenco a discesa visualizzato
facendo clic sul pulsante con la freccia rivolta verso il basso accanto a Salva come.

Nella tabella seguente sono elencati le principali estensioni disponibili per Microsoft Excel e il
relativo formato del file che viene generato.

Estensione Cartella o modello Tipo formato Supporto o macro Versione di Excel di riferimento
XLSX Cartella XML No 2007 XLSM Cartella XML S 2007 XLSB Cartella Binario (BIFF12) S 2007
XLS Cartella Binario (BIFF8) S 97-2003 XLS Cartella Binario (BIFF5) S 5.0-95 XLTX Modello XML
No 2007 XLTXM Modello XML S 2007 XLT Modello Binario (BIFF8) S 97-2003 XML XML No =
HTM e HTML Pagine Web TXT Cartella Testo delimitato da tabulazioni No = CSV cartella Testo
delimitato da virgole No = PDF Formato standard PDF per documenti di sola lettura No =
Opzioni Web

Le opzioni Web consentono di impostare alcuni valori riguardanti la pubblicazione di fogli di


calcolo Microsoft Excel in Internet. Si accede a esse dalla finestra di dialogo Salva con nome mediante la
procedura elencata di seguito.

1. Fare clic sul pulsante Strumenti in alto a destra per aprire un menu a discesa.

2. Fare clic su Opzioni Web per visualizzare lomonima finestra di dialogo (Figura 8.4).

Nelle sei schede che vengono visualizzate facendo clic sulle linguette in alto, si possono eseguire
scelte sugli elementi seguenti:

versione del browser in cui si ipotizza che verranno visualizzate;

formato delle immagini da utilizzare;

formato della pagina Web che si intende avere come dimensioni di riferimento;

tipo di carattere che si desidera impostare.

Attenzione Per la pubblicazione di pagine web in Internet sono necessarie alcune conoscenze
tecniche specifiche (HTML, formati di disegni e immagini), oltre che un apposito spazio fornito da una
struttura che opera come provider.
Figura 8.4 La finestra di dialogo Opzioni Web.
Crittografia

Il tipo di crittografia interessa coloro che vogliono mantenere una certa riservatezza sui contenuti
del file che stanno memorizzando. Pu risultare utile a coloro che appartengono a organizzazioni o
aziende che devono trasferire documenti a distanza, in modo da ridurre i rischi che terze persone possano
accedere a dati riservati.

Attenzione Per avere il massimo livello di protezione si dovrebbero utilizzare sistemi di firma
digitale con crittografia a doppia chiave. Microsoft Excel fornisce una crittografia a singola chiave
semplice che offre gi buone garanzie di protezione.

In Microsoft Excel nel corso del salvataggio di un file, nella finestra di lavoro Salva con nome si
pu assegnare una password come chiave di crittografia di un file applicando la procedura elencata di
seguito.

1. Fare clic sul pulsante Strumenti per aprire il relativo menu a discesa.

2. Fare clic su Opzioni generali per visualizzare la finestra di dialogo Opzioni di salvataggio.

A questo punto si pu gi inserire una password nella casella Password di lettura, fare clic su OK,
ripeterla su richiesta del programma e poi confermare una seconda volta con un clic su OK per chiudere
la finestra di dialogo Opzioni di salvataggio (Figura 8.5).
Figura 8.5 Prima di chiudere la finestra Opzioni di salvataggio, occorre confermare la password
e fare clic su OK.
Suggerimento Affinch ci sia buona garanzia di sicurezza, una password deve essere lunga
almeno otto caratteri e comprendere lettere, cifre e, possibilmente, anche segni di interpunzione come
punti esclamativi, parentesi o altro. Inoltre, una password dovrebbe essere cambiata periodicamente,
almeno ogni tre mesi.

Apparentemente non successo alcunch, ma la crittografia vera e propria avverr nel momento
in cui si confermer il salvataggio facendo clic sul pulsante Salva della finestra di dialogo Salva con
nome.

Suggerimento preferibile impostare la password di lettura, poich quella di scrittura consente


di leggere il file anche se non possibile modificarlo. In questo caso, chi intende modificarlo potr
semplicemente salvarlo con un altro nome.

Per togliere una password che stata impostata su un file Excel, occorre riprendere dallinizio la
sequenza che stata appena descritta per assegnare la chiave di crittografia. Quando viene visualizzata la
casella di testo Password di lettura, per, invece di scrivere la password la si deve cancellare.
Confermando con un clic sul pulsante OK, il foglio di calcolo non verr pi crittografato al momento del
salvataggio su disco.

Che cosa stampare

Che si desideri stampare il risultato di una certa mole di lavoro eseguita con Microsoft Excel
sembra essere un fatto scontato.

Il contenuto di un foglio di calcolo non viene tuttavia immediatamente associato a un foglio di


carta A4, come invece avviene nel caso dei documenti di testo.

In questi ultimi, il testo e gli eventuali elementi aggiuntivi come tabelle e immagini sono
organizzati in uno spazio gi? impostato come un foglio di carta, che poi diventano due, tre e cos? via se il
documento diventa pi? lungo. In pratica, con i programmi di gestione del testo, a video si vede una
riproduzione di quanto in seguito si dovr? semplicemente stampare con una stampante.

Un foglio di calcolo, invece, viene gestito inserendo dati in celle del foglio di lavoro, dati disposti
in tabelle, grafici e altri oggetti ancora. Tutti questi elementi vengono disposti su uno spazio che non
assimilabile a quello di un classico foglio di carta, salvo casi particolari. Fanno eccezione le cartelle di
lavoro, che possono contenere anche pi fogli sovrapposti tra loro.

Prima di affrontare largomento come fare per stampare quello che interessa del foglio di
calcolo, opportuno ricordare quali sono le operazioni da eseguire per stampare.

Il metodo per inviare alla stampante il foglio di calcolo corrente in Microsoft Excel del tutto
simile a quello utilizzato negli altri programmi della suite Microsoft Office. Nel caso di Excel 2007, con
la nuova interfaccia le operazioni da eseguire sono quelle elencate di seguito.

1. Fare clic sul pulsante Logo di Office in alto a sinistra per aprire il relativo menu a discesa.
2. Fare clic su Stampa per visualizzare lomonima finestra di dialogo (Figura 8.6).

Figura 8.6 Il sottomenu dei comandi di Stampa.


3. Confermare la stampa, facendo clic sul pulsante OK (Figura 8.7).

Figura 8.7 La finestra di dialogo Stampa.


Suggerimento Per stampare il foglio di calcolo corrente con una sola operazione, si pu fare clic
sulla riga del comando Stampa immediata nel sottomenu Stampa (Figura 8.8). In questo caso non si pu
scegliere la stampante, per cui la stampa verr inviata a quella impostata come predefinita del sistema
operativo.

Chi ha interesse a utilizzare spesso la funzione Stampa immediata, pu inserirne licona nella
barra di accesso rapido, in alto a sinistra, accanto al Logo di Office (per sapere come personalizzare la
barra di accesso rapido si veda il Capitolo 1).

Figura 8.8 Un clic sullicona della stampante consente di stampare con una sola operazione il
foglio di lavoro corrente.
Con le sole operazioni appena descritte, tuttavia, quello che viene stampato e il modo in cui viene
diviso sui fogli di carta stabilito dal programma. Come fare, allora, per stampare in modo controllato
quello che si sta gestendo nel foglio di calcolo?
Un modo consiste nel visualizzare il foglio di lavoro in modalit Layout di pagina. In questa
modalit larea di lavoro viene visualizzata divisa in tanti fogli A4, per cui si pu? gestire meglio
l?inserimento dei contenuti nel foglio di lavoro, verificando immediatamente il risultato che si otterr?
successivamente in stampa (Figura 8.9).

Figura 8.9 Impostazione dellarea da inviare in stampa.


Per impostare questa modalit di visualizzazione, sufficiente fare clic sul piccolo pulsante
quadrato Layout di pagina, il secondo dei tre pulsanti presenti in basso a destra nella barra di stato del
programma (Figura 8.10). Si trovano subito a sinistra del cursore di scorrimento dello zoom, spostando il
quale da sinistra verso destra possibile ingrandire e rimpicciolire larea di lavoro.

Figura 8.10 Le icone che impostano le modalit di visualizzazione, accanto al cursore dello
zoom.
Il primo dei due pulsanti, Normale, imposta larea di lavoro nella classica modalit di un unico
grande foglio quadrettato.

Il terzo, infine, Anteprima interruzioni di pagina. Facendo clic su di esso, a intervalli regolari
allinterno dellarea di stampa appaiono alcune linee tratteggiate pi finemente: esse stanno a indicare
che, in quel punto, il contenuto verr stampato su un foglio successivo. Lutente pu intervenire
manualmente sulle linee, trascinandole con il mouse per impostare opportunamente le diverse zone che
andranno in stampa.

Opzioni di stampa

Come per la funzione della stampa, anche molte delle opzioni per stampare un foglio di calcolo
sono simili a quelle analoghe di altri programmi applicativi. Alcune sono gi abbastanza note, altre
sicuramente meno, in quanto pi attinenti alle caratteristiche specifiche di un foglio elettronico.

Tra le opzioni pi comuni ci sono le seguenti:

la scelta del driver di stampa (la stampante a cui inviare la stampa;


la quantit di copie da produrre;

se fascicolare o meno i fogli quando si stampano diverse copie (stampa delle pagine 1, 2 e 3 per
riprendere con 1, 2 e 3, anzich stampare 1, 1, 1 poi 2, 2, 2, e cos via);

se stampare tutto o parte del foglio;

impostazione delle propriet della stampante.

Le propriet della stampante dipendono dal tipo di stampante scelta nella casella di testo a discesa
Nome stampante. Le opzioni tipiche sono le seguenti:

stampa del foglio in verticale o in orizzontale;

stampa delle pagine dalla prima allultima, oppure dallultima alla prima;

scelta del cassetto di alimentazione.

Unopzione interessante quella che consente di stampare pi pagine sullo stesso foglio di carta.
Se ne possono stampare 2, 4, 6, 9 oppure 16, cosa che pu risultare utile per avere diversi dati inseriti in
uno stesso foglio, anche in dimensioni ridotte. Per alcune stampanti disponibile anche la scelta
Opuscolo, con la quale i contenuti vengono stampati a coppie su un foglio, per poter essere montati come
in un fascicolo spillato.

Altre opzioni di stampa nei programmi di foglio elettronico vengono gestite come impostazioni
della pagina. Si pu accedere a esse applicando la procedura elencata di seguito.

1. Fare clic sul pulsante Logo di Office in alto a sinistra per aprire il relativo menu a discesa.

2. Selezionare Stampa, senza fare clic, per visualizzare il relativo sottomenu.

3. Fare clic su Anteprima di stampa (si veda pi avanti nel testo) per visualizzare lanteprima del
documento a video.

4. Fare clic sul pulsante Imposta pagina per aprire lomonima finestra di dialogo.

In Microsoft Excel la finestra di dialogo suddivisa in quattro schede, accessibili facendo clic su
altrettante linguette:

Pagina;

Margini;

Intestaz./Pi di pag.;

Foglio.
Pagina

Nella scheda Pagina si pu scegliere di impostare un valore percentuale dei contenuti da


stampare diverso rispetto al 100% delle dimensioni normali.

Per esempio, se si impostasse 90%, si otterrebbe una stampa leggermente ridotta, mentre con
110% la zona stampata avrebbe dimensioni leggermente pi grandi rispetto al normale. In entrambi i casi
limpostazione pu consentire di stampare su un unico foglio di carta lintera tabella dei dati.

Per ottimizzare lo spazio, si pu anche scegliere direttamente di adattare tutta larea di stampa in
un unico foglio di carta o in un certo numero di fogli in orizzontale e in verticale (Figura 8.11).

Figura 8.11 La scheda Pagina della finestra di dialogo Imposta pagina.


Margini

Nella scheda Margini si possono fissare sia i valori dello spazio da lasciare ai quattro lati del
foglio di carta rispetto al contenuto stampato, sia quelli destinati allintestazione e al pi di pagina. In
aggiunta, si pu chiedere di centrare i dati orizzontalmente oppure verticalmente nel foglio (Figura 8.12).

Figura 8.12 La scheda Margini nella finestra di dialogo Imposta pagina.


Intestazione e pi di pagina
Nella scheda accessibile facendo clic sulla linguetta Intestaz./Pi di pag., si possono inserire
alcuni dati nella parte superiore del foglio destinata allintestazione e nella parte inferiore destinata al pi
di pagina. I dati possono essere valori fissi oppure altri che vengono ricavati automaticamente dal
programma, a partire da appositi campi.

Sia lintestazione, sia il pi di pagina sono strutturati in tre zone, che sono: sinistra, centro e
destra. Per accedere ai dati della zona in basso si pu fare clic sul pulsante Personalizza pi di pagina:
verr visualizzata lomonima finestra di dialogo che mostra tre riquadri. In ciascun riquadro si pu fare
clic per aggiungere una scritta; in questo caso, essa verr riprodotta in basso su tutte le pagine stampate.

In ciascuna delle tre zone pu? essere aggiunto un campo a scelta tra quelli messi a disposizione da
Microsoft Excel, ciascuno dei quali viene attivato facendo clic su un?icona. Le icone permettono di
inserire:

testo e relative propriet dei caratteri (font, dimensioni, colore e cos via);

il campo numero pagina corrente;

il campo numero totale pagine;

il campo data ed eventuale ora corrente;

il campo cartella, foglio e scheda di lavoro in stampa;

il campo file di unimmagine (per esempio, per inserire un logo).

I valori dei campi vengono generati automaticamente da Microsoft Excel al momento della
stampa e una loro anteprima visibile direttamente allinterno della finestra di dialogo Imposta pagina
(Figura 8.13).

Figura 8.13 La finestra di dialogo Pi di pagina, analoga a quella Intestazione.


Foglio
Lultima scheda della finestra Foglio. Tra le scelte possibili nella pagina, ci sono le righe da
ripetere per ogni pagina in cima a una tabella (per ottenere una migliore comprensione dei dati che sono
incolonnati) e un?eventuale colonna da riprodurre sulla sinistra. Altre impostazioni permettono di:

disattivare la stampa della griglia per avere una maggiore pulizia del foglio;

avere la stampa in bianco e nero

impostare il modo con cui devono essere visualizzati gli eventuali errori, che possono anche non
essere mostrati.

Facendo clic sul pulsante OK, tutte le scelte effettuate vengono considerate valide per essere
applicate al momento in cui quel foglio di calcolo andr in stampa.

Anteprima di stampa

Negli ambienti grafici come il sistema operativo Windows, con lacronimo WYSIWYG
(acronimo di What You See Is What You Get) si intende che ci che si vede a video ci che si ottiene su
carta.

Questo sicuramente vero per i documenti dei programmi di gestione testi e per le immagini e i
disegni gestiti con i programmi di grafica, ma non pu essere esattamente lo stesso per i fogli elettronici,
dal momento che larea di stampa pu essere notevolmente diversa da quanto viene visualizzato nel
foglio di lavoro.

Nota In realt, laspetto di quanto viene visualizzato a video riprodotto esattamente sulla carta,
ma non con la stessa organizzazione dei contenuti presente sul foglio di lavoro.

Ecco, allora, che vengono in soccorso dellutente alcune funzioni appositamente create. Una la
visualizzazione in modalit Layout di stampa, descritta nelle pagine precedenti.

Laltra una funzione ampiamente diffusa, Anteprima di stampa, selezionata la quale si pu


visualizzare a video laspetto di ci che verr stampato su carta. Per attivarla, si pu fare clic sulla riga del
sottomenu che si apre selezionando Stampa.

Allinterno della finestra di lavoro sar visualizzata lanteprima della prima pagina che verrebbe
stampata sul foglio di carta se si lanciasse la stampa in quel momento (Figura 8.14).
Contemporaneamente viene del tutto disabilitata la possibilit di continuare a lavorare con il foglio di
calcolo.
Figura 8.14 Visualizzazione dellanteprima della pagina da mandare in stampa.
Nella parte superiore della finestra sono visualizzati diversi pulsanti utili per eseguire attivit
funzionali volte a ottenere una stampa migliore, sia per visualizzare meglio ci che viene mostrato in
piccolo a video, sia per impostare in modo pi preciso e visuale alcuni parametri. Le scritte presenti sui
pulsanti sono le seguenti:

Stampa (equivalente alla sequenza Logo di Office/Stampa);

Imposta pagina (per passare alla finestra di dialogo delle opzioni di stampa);

Zoom (per aumentare o diminuire la visualizzazione dei dettagli nella schermata);

Pagina successiva (per visualizzare la pagina successiva);

Pagina precedente (per tornare alla pagina precedente);

Mostra margini (per impostare i margini del foglio in modo visuale);

Chiudi anteprima di stampa (per chiudere la modalit anteprima).

In alto a destra, poi, c?? sempre il pulsante con il punto interrogativo per avere aiuto.

Facendo clic una prima volta sul pulsante Margini, sul foglio a video viene visualizzata una serie
di linee tratteggiate che rappresentano i margini della stampa sul foglio. Agli estremi di ogni linea c un
elemento di forma quadrata che si pu trascinare con il drag and drop, per variare il relativo margine. Il
vantaggio risiede nella possibilit di variare i margini in modo visuale, e quindi modificarli molto
semplicemente, nella misura pari alle reali necessit di impaginazione dei contenuti nel foglio.

Si possono modificare sia i margini canonici, che sono quelli superiore, inferiore, di destra, di
sinistra, dellintestazione e del pi di pagina, sia i margini tra le colonne della tabella sul foglio (Figura
8.15).
Figura 8.15 Modifica dei margini della pagina.
Attenzione Se si varia la larghezza delle colonne di una tabella nellanteprima di stampa,
risulter variata anche la larghezza della relativa colonna nel foglio di lavoro.

Un altro modo per visualizzare il foglio di lavoro in stampa rappresentato da Anteprima


interruzioni di pagina. Uscendo dallanteprima di stampa, un clic sull?omonimo pulsante accanto al
cursore orizzontale dello zoom attiva questa modalit? di visualizzazione.

Con essa il foglio di lavoro viene visualizzato evidenziando quali sono i punti in cui termina la
stampa in un pagina per passare a quella successiva (Figura 8.16).

Figura 8.16 Visualizzazione in modalit Anteprima interruzioni di pagina.


Il vantaggio di questa modalit di visualizzazione risiede nella possibilit di modificare la
posizione delle interruzioni di pagina in modo visuale, trascinando i relativi punti con il drag and drop.

Attenzione In questa modalit i dati nelle celle sono normalmente modificabili. Si possono
inserire, modificare e cancellare direttamente nelle celle oppure nella casella di testo della barra della
formula.

Per disattivare la modalit Anteprima interruzioni di pagina, sufficiente fare clic su una delle
due altre modalit di visualizzazione associate ai due pulsanti in basso a destra: Normale e Layout
pagina.
Capitolo 9

Attivit evolute in Excel

Macro

Una macro una sequenza di istruzioni che possibile mandare in esecuzione mediante un unico
comando o azione, al fine di ottenere un certo risultato.

Per esempio, si pu avere una tabella di cinque colonne piena di dati che si vuole visualizzare
diverse volte, ogni volta in ordine diverso, in base ai valori delle varie colonne. Per ordinare una tabella
in Microsoft Excel, necessario selezionarla e quindi eseguire una serie di azioni per indicare quale sia la
colonna i cui valori devono essere presi come riferimento dal programma per modificare la disposizione
delle righe.

Gi la sola descrizione della sequenza di operazioni discretamente lunga. Per di pi,


lesecuzione materiale delle operazioni potrebbe anche generare qualche errore involontario, che
comporta la ripetizione delle operazioni di ordinamento; questo proprio il caso in cui risulta utile la
creazione di una macro, mediante la quale vengono registrate le operazioni necessarie a disporre in
ordine la tabella.

Dopo aver assegnato alla macro una combinazione rapida di tasti oppure un pulsante, possibile
eseguirla con ununica azione, per ottenere la visualizzazione della tabella secondo lordine desiderato.

Suggerimento In un caso come quello della tabella, potrebbe risultare conveniente generare pi
macro, ciascuna delle quali utilizza una diversa colonna per lordinamento. Quando se ne esegue una, si
ottiene la visualizzazione dei dati della tabella in modo diretto e semplice, in base allordine desiderato.

Un altro esempio potrebbe essere la formattazione di una cella, applicando lallineamento


centrato, in basso nella cella, con uno sfondo grigio chiaro, i bordi neri ai quattro lati e il testo con
dimensione 12 punti e grassetto. La registrazione di una macro che esegua tutte queste operazioni con un
unico comando consentirebbe un notevole risparmio di tempo a chi lavora con Microsoft Excel. ?
ugualmente possibile registrare qualsiasi altra sequenza di operazioni, corta o lunga che sia.

Si ricava un vantaggio dalla creazione di una macro unicamente nel caso in cui le azioni registrate
debbano essere ripetute diverse volte e allo stesso modo.

Sicurezza con le macro

Per quanto riguarda le macro necessario fare unimportante considerazione relativa


allargomento sicurezza.

Le macro sono sequenze di istruzioni esattamente come i programmi, anche se questi ultimi sono
molto pi complessi per dimensioni e funzionamento. Anche se possono essere utilizzate per risolvere
problemi operativi concreti in Microsoft Excel, esistono alcune macro create da malintenzionati che
possono eseguire azioni distruttive. Queste macro sono dette macro virus e possono creare danni anche
molto seri agli archivi su disco, quindi vanno eseguite utilizzando un programma antivirus dotato di un
file delle firme continuamente aggiornato.

Attenzione I file contenenti macro virus sono file di documenti creati con Microsoft Excel, Word
o PowerPoint. Il pericolo pu sorgere quando si ricevono file tramite posta elettronica oppure si
scaricano documenti non sicuri da Internet.

Per evitare di subire danni indesiderati, Microsoft Excel consente di impostare un livello di
protezione dagli effetti delle macro, che pu assumere quattro valori:

basso;

medio;

elevato;

molto elevato.

Per visualizzare il livello di protezione corrente ed, eventualmente, modificarlo, occorre applicare
la procedura elencata di seguito.

1. Fare clic sul pulsante Logo di Office in alto a sinistra per aprire il relativo menu a discesa.

2. Fare clic sul pulsante Opzioni di Excel per aprire lomonima finestra di dialogo, divisa in pi
pagine.

3. Fare clic su Centro protezione per visualizzare la pagina delle attivit per la protezione dei
documenti e del computer.

4. Fare clic sul pulsante Impostazioni centro protezione per aprire unulteriore finestra di dialogo
divisa in pagine.

Nella pagina Impostazioni macro, sono elencati i quattro livelli disponibili in un gruppo di caselle
di opzione. Si pu passare dal livello di protezione corrente, segnalato dalla casella attiva, a un altro,
facendo semplicemente clic su una delle altre caselle e poi confermando con un clic sul pulsante OK.

Il livello di protezione pi elevato corrisponde alla prima voce in alto: Disattiva tutte le macro
senza notifica. Lattivazione di questa opzione evita completamente lesecuzione delle macro, ma,
contemporaneamente, impedisce del tutto eventuali automatismi che possono essere utili per il lavoro.

Il livello pi basso invece Attiva tutte le macro, senza limitazioni di sorta. Un apposito inciso tra
parentesi informa che la scelta non assolutamente consigliabile.

Il secondo e il terzo livello corrispondono rispettivamente alle opzioni:


Disattiva tutte le macro tranne quelle con firma digitale;

Disattiva tutte le macro con notifica.

Questultimo il livello predefinito, in cui lesecuzione di tutte le macro viene negata, ma,
contemporaneamente, lutente riceve un avviso. Intervenendo sulla barra messaggi, si pu stabilire di
accettare lesecuzione della macro presente nel foglio di calcolo (Figura 9.1). In questo modo si possono
tenere sotto controllo le attivit di qualsiasi macro, riducendo il pi possibile i rischi derivanti dal loro
utilizzo inconsapevole.

Nota La firma digitale un algoritmo che pu essere implementato su testi e contenuti


multimediali di varia natura, al fine di garantirne la validit, lintegrit e il non ripudio da parte
dellautore. Viene associata ad attivit di crittografia dei dati.

Figura 9.1 Un clic sul pulsante Opzioni nella barra messaggi, apre la finestra di gestione delle
macro.
Creazione di una macro

Per creare una nuova macro, occorre lavorare con i comandi del nastro relativo alla linguetta
Sviluppo. Se non presente nella finestra, necessario attivarla con la sequenza riportata di seguito.

1. Fare clic sul pulsante Logo di Office in alto a sinistra per aprire il relativo menu a discesa.

2. Fare clic sul pulsante Opzioni di Excel per aprire lomonima finestra di dialogo, divisa in pi
pagine.

3. Verificare che sia visualizzata la prima pagina, Impostazioni generali, oppure fare clic
sullomonimo pulsante.

4. Nella zona Opzioni principali per lutilizzo di Excel, attivare la casella Mostra scheda Sviluppo
sulla barra multifunzione (Figura 9.2).

5. Confermare con un clic su OK.


Figura 9.2 La casella da attivare per visualizzare la linguetta Sviluppo.
Attenzione Per attivare temporaneamente tutte le macro, nel nastro Sviluppo si fa clic su
Protezione macro, poi si attiva la casella Attiva tutte le macro e si conferma su OK.

La registrazione di una nuova macro avviene eseguendo le operazioni elencate di seguito.

1. Fare clic sulla linguetta Sviluppo.

2. Nel gruppo Codice,fare clic sul pulsante Registra macro, per visualizzare la finestra di dialogo
Registra macro (Figura 9.3).

Figura 9.3 La finestra di dialogo Registra macro.


Nella casella di testo in alto si deve scrivere il nome che si intende assegnare alla macro, il quale
non deve contenere spazi. Per esempio, ?Ordina tabella? non ? un nome valido, mentre lo sono
?OrdinaTabella? e ?Ordina_tabella?.

Suggerimento Poich i nomi delle macro sono visualizzati in un elenco, preferibile assegnare
nomi chiari e in forma estesa, senza abbreviazioni che potrebbero ingenerare ambiguit.

Nella casella Tasto di scelta rapida pu essere scritta una lettera da utilizzare in combinazione
con il tasto Ctrl per mandare in esecuzione la macro.

Al centro della finestra, sulla parte destra, c una casella di testo a discesa nella quale si pu
scegliere dove debba essere memorizzata la macro. Le scelte possono essere la cartella di lavoro corrente,
una nuova cartella di lavoro oppure unarea di memoria che funge da cartella macro personale.

Infine, nella parte inferiore della finestra c un riquadro di testo nel quale si pu scrivere una
descrizione dettagliata sulla macro. Pu essere utile per descrivere le operazioni eseguite dalla macro o
per fornire qualche dettaglio operativo sul suo funzionamento.

Una volta completata limmissione dei dati nella finestra, facendo clic su OK viene avviata la
registrazione della macro. Da quel momento in poi, tutte le operazioni eseguite dallutente saranno
registrate e associate a quella macro, finch non si decider che la registrazione deve terminare.

Per completare la registrazione, sufficiente eseguire loperazione seguente.

1. Nel gruppo Codice dei comandi di Sviluppo, fare clic sul pulsante Ferma registrazione.

Le operazioni che sono state registrate vengono ora considerate come se si trattasse di ununica
istruzione. Se nella fase di preparazione della macro nella casella Tasto di scelta rapida stata scritta la
vocale a ogniqualvolta si selezioner la combinazione di tasti di scelta rapida Ctrl+a verr eseguita
quella specifica macro.

Esecuzione di una macro

Per eseguire una macro si possono adottare tre metodi alternativi, elencati di seguito.

Eseguire una specifica sequenza di operazioni a partire dalla barra dei menu.

Ricordare e utilizzare la combinazione rapida di tasti associata alla macro.

Associare la macro a un pulsante visualizzato nel foglio di lavoro e fare clic su di esso.

Nel primo caso, la sequenza operativa da applicare elencata di seguito.

1. Nel gruppo Codice dei comandi di Sviluppo, fare clic sul pulsante Macro per visualizzare
lomonima finestra di dialogo.

Nella parte sinistra della finestra c un riquadro contenente lelenco delle macro disponibili per il
foglio di lavoro corrente. Per proseguire, occorre effettuare le operazioni elencate di seguito.

1. Fare clic su una riga dellelenco per selezionarla.

2. Fare clic sul pulsante Esegui (Figura 9.4).

Figura 9.4 La finestra di dialogo Macro.


Il secondo modo per eseguire una macro stato gi illustrato nel paragrafo precedente e
corrisponde alla pressione della combinazione di tasti di scelta rapida che stata associata alla macro
nella fase di creazione.

La difficolt, in questo caso, quella di ricordare quale sia la combinazione relativa alla macro
che si intende eseguire.

Il terzo metodo consiste nella creazione di un pulsante nel foglio di lavoro, al quale associare la
macro.

Nota In Microsoft Excel a una macro pu essere associata sia una combinazione di tasti, sia un
oggetto come un pulsante. Lutente pu scegliere la soluzione che ritiene pi pratica da utilizzare in un
preciso momento.

Prima di tutto occorre inserire loggetto pulsante con la scritta che rappresenta la funzione che
esso eseguir. Un modo per effettuare questa operazione inserire un pulsante nel nastro della linguetta
Sviluppo mediante la sequenza operativa elencata di seguito.

1. Fare clic sul pulsante Inserisci del gruppo Controlli, per aprire il menu a discesa con lelenco
grafico dei componenti disponibili.

2. Fare clic sullicona Pulsante (Figura 9.5).

Figura 9.5 Licona Pulsante.


3. Fare clic nel punto del foglio di lavoro dove sar posizionato langolo superiore sinistro del
pulsante.

4. Trascinare il puntatore con il drag and drop verso langolo inferiore destro del pulsante.

5. Rilasciare il tasto sinistro del mouse per visualizzare la finestra di dialogo Assegna macro.

6. Fare clic sulla riga dellelenco per selezionarlo.

7. Confermare facendo clic sul pulsante OK.

Il pulsante apparir selezionato e con una scritta generica del tipo Pulsante 22. Per visualizzare
un testo pi significativo rispetto alla macro che verr eseguita, sufficiente fare clic sulla scritta e
utilizzare la tastiera, prima per cancellare la scritta generica e poi per scrivere quella corretta.

Nota La scritta sul pulsante potr essere in seguito modificata in un qualsiasi momento, facendo
clic con il tasto del mouse sul pulsante e poi su Modifica testo.
Si possono variare la forma, le dimensioni e altre propriet del pulsante selezionandolo con il
tasto destro e scegliendo la voce desiderata nel menu contestuale (Figura 9.6).

Figura 9.5 Licona Pulsante.


Attenzione Non si pu selezionare un pulsante facendo clic con il tasto sinistro, poich in questo
modo si lancerebbe in esecuzione la macro.

Modifica e cancellazione di una macro

Le macro esistenti possono essere modificate e cancellate, se non sono pi ritenute utili. In
Microsoft Excel la modifica di una macro unoperazione piuttosto complessa per gli utenti poco esperti.

La sequenza operativa da applicare elencata di seguito.

1. Nel gruppo Codice dei comandi di Sviluppo, fare clic sul pulsante Macro per visualizzare
lomonima finestra di dialogo.

2. Dopo aver selezionato la riga dellelenco corrispondente alla macro, si deve fare clic sul
pulsante Modifica.

Si aprir una nuova finestra di lavoro Microsoft Visual Basic, che mostra le istruzioni di cui
composta la macro, nel linguaggio Visual Basic for Applications sviluppato da Microsoft proprio per la
gestione delle macro (Figura 9.7).
Figura 9.7 La finestra di lavoro Microsoft Visual Basic.
Di conseguenza, per evitare di dover intervenire sul listato della piccola applicazione, anzich
modificare una macro esistente, preferibile cancellarla e crearne una nuova.

Per cancellare una macro, le operazioni sono molto simili a quelle gi descritte.

Dopo aver visualizzato la finestra di dialogo Macro con un clic sullomonimo pulsante,
sufficiente selezionare la riga della macro da cancellare e poi fare clic sul pulsante Elimina sulla parte
destra della finestra.

Microsoft Excel chieder la conferma della cancellazione alla quale si dovr rispondere facendo
clic sul pulsante S (Figura 9.8).

Figura 9.8 Richiesta della conferma prima delleliminazione della macro.


Ovviamente, se la macro era associata a un pulsante, facendo clic su di esso non verr? eseguita
alcuna operazione e il programma visualizzer? un messaggio di errore (Figura 9.9).

Figura 9.9 Messaggio di errore visualizzato da Excel.


Tabelle pivot

Le tabelle pivot sono strumenti di valutazione dei dati presenti in una tabella, sia in forma
analitica, sia in modalit riassuntiva, che vengono creati per fornire una migliore e diversa lettura rispetto
a quella normale. La loro resa migliore nel caso di tabelle di dati piuttosto grandi, poich riescono a
fornire informazioni che altrimenti sfuggirebbero alla vista. Esse hanno la possibilit di generare viste
tridimensionali dei dati aggregando in modo articolato quelli che sono i valori della tabella normale.

Un esempio classico talvolta utilizzato per spiegare la funzionalit delle tabelle pivot quello di
unazienda che vende vari tipi di prodotti, in diverse aree geografiche e mediante diversi funzionari
commerciali. I dati vengono inseriti una colonna dopo laltra e in ogni riga potrebbero esserci il nome di
un funzionario, il prodotto venduto, larea di vendita, la data della fornitura, la quantit e il prezzo al
quale sono stati forniti a un cliente, il nome del cliente. Il nome di un prodotto pu apparire in diverse
righe, in combinazione con altri dati che saranno di volta in volta diversi. Dopo aver inserito una certa
quantit di dati nella tabella, che ha due dimensioni, probabilmente si vorr conoscere quanto ha venduto
ciascun funzionario commerciale in ogni area geografica e, allinterno di essa, lammontare dei prodotti.

Si potrebbe anche voler sapere, tuttavia, quali prodotti hanno venduto i diversi funzionari e, per
ogni prodotto, in quale area geografica. Per rendere leggermente pi complesso lesempio, si potrebbe
voler conoscere quali prodotti sono stati venduti, in quale area geografica e, nellambito dellarea
geografica, quali funzionari commerciali li hanno venduti. Si pu rispondere a queste domande
utilizzando le tabelle pivot. La loro grande utilit risiede nella capacit di raccogliere dati in gruppi e di
visualizzarli assieme alle loro relazioni reciproche.

Nota Esistono anche i grafici pivot, che hanno le stesse finalit e modalit di generazione
analoga a quella delle tabelle.

Nellesempio sono stati citati tre tipi di campi (funzionari commerciali, prodotti e area
geografica), ma lutente pu scegliere quelli che preferisce.

Creazione di una tabella pivot

In Microsoft Excel la generazione di una tabella pivot pu essere effettuata mediante una
creazione guidata dal programma. sufficiente applicare la procedura operativa elencata di seguito.

1. Selezionare la tabella, per esempio con il drag and drop sulla zona delle celle, comprese sia
quelle con le intestazioni delle colonne, sia quelle con i dati.

2. Fare clic sulla linguetta Inserisci.

3. Fare clic sul pulsante Tabella pivot per aprire il relativo menu a discesa (Figura 9.10).

Figura 9.10 Fasi della creazione di una nuova tabella pivot.


4. Fare clic sulla riga Tabella pivot per visualizzare la finestra di dialogo Crea tabella pivot
(Figura 9.11).
Figura 9.11 Finestra di dialogo Crea tabella pivot.
Nella zona Specificare i dati da analizzare, nella casella Seleziona tabella o intervallo viene gi
riportata la zona selezionata in precedenza come quella da prendere in considerazione per generare la
tabella pivot. In alternativa, si pu attivare la casella Origine dati esterna e aprire la connessione a un
archivio esterno.

Nella zona Specificare dove collocare il rapporto di tabella pivot, si stabilisce se si intende
generare la tabella in un nuovo foglio separato da quello con i dati oppure nello stesso foglio di lavoro.
Poich la scelta non modifica nella sostanza lobiettivo del lavoro, si pu lasciare lopzione predefinita
Nuovo foglio di lavoro e confermare con un clic su OK.

A questo punto si apre un nuovo foglio di lavoro con a sinistra la tabella pivot, strutturata in tre
zone inizialmente vuote e pronta per essere riempita di dati. A destra visualizzato il riquadro Elenco
campi della tabella pivot, da cui lutente pu trascinare ciascuna delle tre righe corrispondenti agli
elementi da leggere in una delle zone vuote, a sua scelta. Il lavoro, quindi, si svolge in modalit visuale.

Nota Non appena viene visualizzata la struttura della tabella pivot, nella finestra di lavoro
appare anche la voce di menu Strumenti tabella pivot con le linguette Opzioni e Progettazione.

Nella tabella di origine ci sono tre zone di dati che fanno capo alle colonne Funzionario, Area e
Vendite. Per esempio, si pu trascinare la riga relativa al campo Funzionario nella prima colonna a
sinistra, con la scritta ?Rilasciare qui i campi riga?. Rilasciando il tasto sinistro del mouse, la colonna
viene riempita in tempo reale con i dati relativi ai nomi dei funzionari presenti nella colonna della tabella
dati di origine.

Successivamente si pu trascinare la riga Area nella zona rettangolare Rilasciare qui i campi
colonna (Figura 9.12).

Figura 9.12 In Excel 2007 la creazione di una tabella pivot avviene in modo visuale.
Nellesempio, si termina trascinando anche la riga Vendite, ma stavolta nella zona centrale della
tabella pivot con la scritta Rilasciare qui i dati.

I risultati della tabella pivot sono diversi, in base al posizionamento di ciascuna delle tre
categorie. Lutente, per, pu modificare la posizione degli elementi anche in momenti successivi, nel
corso della visualizzazione dei dati della tabella.
Per configurare laspetto e i contenuti della tabella pivot in modo pi accurato, si pu lavorare
con i comandi della finestra di dialogo Opzioni tabella pivot, che pu essere visualizzata mediante la
sequenza operativa elencata di seguito.

1. Fare clic sulla linguetta Opzioni in Strumenti tabella pivot.

2. Fare clic sul pulsante Opzioni nel gruppo Tabella pivot a sinistra.

La finestra di dialogo ? divisa in pi? schede (Figura 9.13):

Layout e formato;

Totali e filtri;

Visualizza;

Stampa;

Dati.

Figura 9.13 Una delle schede in cui divisa la finestra Opzioni per le tabelle pivot.
In ciascuna scheda possibile personalizzare vari aspetti della presentazione dei dati riportati
nella tabella pivot.

Per esempio, in Layout e formato si pu stabilire che la larghezza delle colonne venga variata
automaticamente nel caso di modifica dei dati inseriti; in Totali e filtri, si pu chiedere di mostrare o
meno i totali complessivi di riga e/o di colonna; in Visualizza si pu scegliere se visualizzare o meno
alcuni elementi come i pulsanti Espandi/Comprimi e le didascalie dei campi associati ai filtri che
vengono generati automaticamente.

Nella scheda Stampa, si pu indicare se inserire o meno alcuni elementi della tabella pivot
quando la si invia a una stampante, come i titoli di stampa. In Dati, ancora, si pu chiedere se salvare la
tabella di origine dei dati insieme con la tabella pivot e se aggiornare automaticamente la tabella quando
il file viene aperto, nel caso fossero stati variati.
I comandi visualizzati facendo clic sulla linguetta Progettazione nel menu Strumenti tabella pivot
consentono di modificare il formato di presentazione della tabella pivot (Figura 9.14).

Figura 9.14 Lelenco dei comandi che appaiono con un clic su Strumenti tabella
pivot/Progettazione.
Nel gruppo Layout si possono attivare totali e subtotali, per riga e/o per colonna. Attivando o
disattivando le caselle di selezione che appaiono nel gruppo Opzioni stile tabella pivot, si attivano o
meno le intestazioni di riga e/o colonna della tabella. Altre caselle generano una visualizzazione con
righe (e/o colonne, come al solito) a colori evidenziate in modo alternato. Facendo clic su uno dei
riquadri degli Stili veloci tabella pivot, infine, si assegna il relativo formato alla tabella nel suo
complesso.

In modo del tutto analogo alla generazione di una tabella pivot si pu generare un grafico pivot.
Se gi presente una tabella, lo si pu creare immediatamente a partire dalla stessa origine dati facendo
clic sul pulsante Grafico pivot presente tra i comandi di Strumenti tabella pivot/Opzioni. In questo modo,
viene visualizzata la finestra di dialogo Inserisci grafico, nella quale si pu scegliere il modello di grafico
da utilizzare.

Dopo aver fatto clic sullicona del modello di grafico prescelto, si conferma la scelta con un clic
su OK: nellarea di lavoro corrente sar visualizzato il grafico pivot (Figura 9.15).

Contemporaneamente, viene visualizzato anche il Riquadro filtro grafico pivot, nel quale si
possono scegliere i campi da visualizzare sui tre assi. La scelta segue la stessa logica vista in precedenza
per la creazione di una tabella pivot, ma ? totalmente indipendente da essa.

Figura 9.15 Il grafico pivot appena creato.


Con la generazione del grafico pivot, alle voci di menu di Excel viene aggiunta anche Strumenti
grafico pivot, con quattro linguette che corrispondono ad altrettanti gruppi di comandi:

Progettazione;

Layout;

Formato;

Analizza.

Le prime tre contengono pulsanti che attivano funzioni del tutto analoghe a quelle relative
allinserimento e alla gestione di un grafico, come la modifica del modello di grafico o la
personalizzazione degli elementi che lo compongono (titolo, legenda, area dati ecc.). Lultima voce,
invece, ossia Analizza, mostra funzioni che riguardano direttamente la gestione dei dati nel foglio, come
limpostazione dellespansione di un certo campo o la scelta dei filtri da impostare sui dati visualizzati.
Appendice A

Opzioni di configurazione

Se si esegue Microsoft Excel, la sua interfaccia viene visualizzata nella finestra di lavoro.

I caratteri dei dati e delle formule nelle celle del foglio di lavoro corrente sono in un font
predefinito (per esempio, Arial), con una certa dimensione (per esempio, 10 punti) e con un certo
allineamento del testo (per esempio, a sinistra).

In alto ci sono solo alcune barre degli strumenti e non altre, nei numeri le cifre intere e i decimali
vengono separate con la virgola (,) in base allo standard italiano anzich con il punto (.), che lo standard
per i Paesi anglosassoni.

Aprendo un nuovo foglio di calcolo sono visualizzati tre fogli di lavoro, i cui nomi sono
Foglio1,Foglio2 e Foglio3.

Come fa Microsoft Excel a sapere:

che deve utilizzare la famiglia di caratteri Arial?

che deve utilizzare la dimensione di 10 punti?

che devono apparire proprio tre fogli di lavoro in un nuovo file e non due oppure sette?

La risposta che tutte le impostazioni che consentono di utilizzare Microsoft Excel con
determinate caratteristiche fanno parte delle opzioni di configurazione, un insieme di propriet i cui
valori possono essere letti e anche modificati dallutente.

Molte di esse sono memorizzate in appositi file di configurazione (impostazioni di base) e sono
valide per tutte le cartelle. Altre, invece, sono valide per specifiche cartelle di lavoro e sono memorizzate
con esse quando vengono salvate nel file di dati sul disco.

Nota Lambiente di lavoro pu essere configurato intervenendo sia sulle impostazioni di base,
sia sulle impostazioni di visualizzazione, che consentono di personalizzare linterfaccia del programma.
Di esse si parler tra breve.

Le impostazioni di base di Microsoft Excel sono numerose e, in massima parte, sono raggruppate
per categorie omogenee in una serie di pagine di una specifica finestra di dialogo, il cui nome Opzioni
di Excel (Figura A.1).
Figura A.1 La finestra di dialogo Opzioni di Excel.
A essa si accede applicando la sequenza operativa elencata di seguito.

Fare clic sul pulsante logo di Excel per visualizzare il relativo menu a discesa.

Fare clic sul pulsante Opzioni di Excel.

A sinistra la finestra ha una barra di navigazione con una serie di pulsanti, su ciascuno dei quali
riportato il nome della categoria di opzioni alle quali si pu? accedere facendo clic su di esso. Facendo clic
su un pulsante, sulla destra viene visualizzata la relativa pagina di opzioni.

A volte, il numero elevato di scelte fa s che le opzioni mostrate sulla destra non possano essere
visualizzate interamente nellaltezza della finestra. In questo caso, si utilizza la barra di scorrimento
verticale per raggiungere quelle disposte pi in basso.

Le categorie di opzioni di configurazione di Microsoft Excel a cui corrispondono singole pagine


della finestra Opzioni sono elencate nella tabella seguente, con accanto alcune delle principali
impostazioni possibili.

Pagina Contenuto Impostazioni Impostazioni generali Argomenti che attengono alla funzionalit del
programma in generale. Visualizzazione della barra di formattazione rapida, che appare con un clic del
tasto destro assieme al menu contestuale, e impostazione della combinazione di colori della finestra di
lavoro. Carattere predefinito allapertura di nuove cartelle di lavoro e relativa dimensione. Modalit di
visualizzazione iniziale (tra Normale, Layout di pagina e Anteprima interruzioni di pagina) e numero
fogli di lavoro predefiniti. Formule Scelte che ricadono su modalit di calcolo, gestione dei risultati e
degli eventuali errori. Scelta del calcolo automatico o di quello manuale per le formule, impostazione del
massimo numero di iterazioni da ripetere nel caso di formule circolari e del massimo valore dello scarto
consentito (valore predefinito un millesimo) e attivazione o disattivazione dei calcoli che includono
formule contenenti riferimenti ad altre applicazioni. Attivazione controllo errori e colore con cui devono
essere evidenziati. Gestione delle regole di errore. Strumenti di correzione Abilitazione o disabilitazione
del controllo degli errori nel corso della digitazione e delle regole da seguire. Attivazione o disattivazione
di alcune regole, quali escludere dal controllo le parole interamente in maiuscolo, gli indirizzi Internet e i
testi che rappresentano percorsi assoluti del sistema operativo, con o senza i nomi di file. Impostazione
della lingua e del nome del dizionario da utilizzare per il controllo ortografico. Il pulsante Opzioni
correzione automatica consente di accedere a unulteriore finestra di dialogo in cui si possono impostare
correzioni di testi eseguite automaticamente dal programma, di cui molte sono gi predefinite, come la

sostituzione di perch con perch e di qual con qual

Salvataggio Impostazioni riguardanti le modalit di salvataggio dei documenti in file. Abilitazione o


disabilitazione del salvataggio automatico, impostazione del numero di minuti che trascorrono tra un
salvataggio automatico e quello successivo, scelta del formato predefinito dei file salvati. Impostazione
del percorso completo della directory in cui Microsoft Excel salva automaticamente il foglio di calcolo
corrente. Gestione dei server Document Management e della compatibilit dei colori con le versioni
precedenti. Impostazioni avanzate Ricco elenco di opzioni avanzate relative agli aspetti pi dettagliati
dellutilizzo di Excel. A loro volta sono raccolte in gruppi funzionali. Nel gruppo Opzioni di modifica si
possono attivare/disattivare il quadratino di riempimento, la modifica diretta del contenuto nelle celle, il
completamento automatico del valore delle celle. Nel gruppo Taglia, Copia e Incolla si sceglie come
debbano agire le relative funzioni, con la possibilit di attivare alcuni automatismi e di essere avvisati
prima di completare unoperazione. In Visualizzazione si possono impostare quanti nomi di file su cui si
lavorato di recente devono essere visualizzati, lunit di misura del righello, se mostrare la descrizione
delle funzioni. In Opzioni di visualizzazione per la cartella di lavoro si pu attivare o meno la
visualizzazione di alcuni elementi come le barre di scorrimento e le schede dei fogli di lavoro. In quelle
per il foglio di lavoro, invece, si possono visualizzare o meno le intestazioni di riga e/o colonna, le
interruzioni di pagina e la griglia. Tra le altre opzioni, nel gruppo Generale si possono attivare o meno i
suoni e le animazioni associate agli eventi, adattare i contenuti a fogli A4. Qui due pulsanti, se
selezionati, consentono di visualizzare due ulteriori finestre di dialogo. La prima Opzioni Web, nella
quale si possono impostare i valori predefiniti da utilizzare in caso di generazione di dati da pubblicare in
pagine web. La seconda Opzioni servizi, nella quale si impostano i parametri relativi alla condivisione
dei documenti in server SharePoint. Personalizzazione Personalizzazione della barra di accesso rapido.
Aggiunta o rimozione di icone relative a funzioni del programma nella barra di accesso rapido, in alto
accanto al logo di Office. Consente di scegliere se mostrare o meno la barra.
Componenti aggiuntivi Gestione dei moduli software aggiunti a Excel. Elencazione dei diversi tipi di
moduli installati, con la possibilit di disinstallarli o di installarne altri. Centro protezione Impostazioni
inerenti la sicurezza di Excel e del computer. La pagina riporta una serie di collegamenti a pagine
informative sui problemi della sicurezza. Un clic sul pulsante Impostazione Centro protezione visualizza
unulteriore finestra di dialogo, a sua volta divisa in pi pagine. Tra esse, alcune raccolgono opzioni sui
percorsi e sugli editor attendibili, altre gestiscono componenti ActiveX e macro. Lultima contiene una
serie di scelte che riguardano la privacy. Risorse Riferimenti a software, risorse documentali in locale o
in linea. La pagina contiene un gruppo di pulsanti che rimandano a pagine web del sito Microsoft per
laggiornamento di Excel, contatti per assistenza, modelli di documenti, immagini e risorse di vario tipo.

Personalizzazione dell?interfaccia

Per la personalizzazione dellinterfaccia di Microsoft Excel si pu fare ricorso a tre gruppi di


impostazioni riguardanti:

la modalit di visualizzazione del foglio di lavoro;

limpostazione dello zoom;

la personalizzazione della finestra di lavoro.

Le attivit che riguardano questultima impostazione sono state descritte nella parte
dellappendice in cui si parla della finestra di dialogo delle opzioni di Excel.

Modalit di visualizzazione

Un foglio di lavoro dispone di diverse modalit di visualizzazione:

visualizzazione normale;

visualizzazione a intero schermo;

visualizzazione anteprima interruzioni di pagina;

visualizzazione layout di pagina.

La visualizzazione normale quella classica che si soliti utilizzare durante il normale lavoro con
il foglio elettronico.
Nella visualizzazione a schermo intero scompaiono molte delle barre che tolgono spazio al foglio
di lavoro, come la barra del titolo, quelle degli strumenti e la barra di stato.

Questo tipo di visualizzazione si pu attivare mediante la sequenza Visualizza/Schermo intero; si


pu tornare alla visualizzazione normale premendo il tasto Esc oppure facendo clic con il tasto destro in
un punto qualsiasi dello schermo e poi sulla voce Chiudi schermo intero (Figura A.2).

Nella modalit anteprima interruzioni di pagina, il foglio di lavoro viene visualizzato in modo da
mostrare dove terminano i contenuti delle righe e delle colonne in una certa pagina, al fine di stamparli in
unaltra.

Viene attivata mediante la sequenza Visualizza/Anteprima interruzioni di pagina (Figura A.3); si


pu invece tornare alla visualizzazione normale con la sequenza Visualizza/Normale.

Figura A.2 Per tornare alla visualizzazione normale si pu premere Esc o il tasto destro e Chiudi
schermo intero.

Figura A.3 Visualizzazione in modalit Anteprima interruzioni di pagina.


Diversamente dall?anteprima di stampa, in questa modalit? ? possibile modificare normalmente
il contenuto delle celle.

Nella versione 2007 di Microsoft Excel, le tre modalit Normale, Layout di pagina e Anteprima
interruzioni di pagina sono attivabili mediante un clic su una delle tre omonime icone in basso a destra
nella barra di stato.

Zoom

Lo zoom una funzione con la quale possibile ingrandire e ridimensionare il contenuto di una
schermata, per diversi scopi. Un ingrandimento pu rendere meglio percettibili i contorni di un grafico,
ma pu risultare utile anche a chi desidera vedere con minore sforzo caratteri altrimenti troppo piccoli.

Al contrario, la riduzione delle dimensioni dei contenuti di un foglio consente di vedere pi celle
nella schermata e di ottenere una migliore visione dinsieme.

Lo zoom rappresentato con un valore numerico assoluto rapportato al 100% della


visualizzazione normale. Limpostazione dello zoom al 125% equivale a un ingrandimento del foglio del
25% rispetto alle dimensioni normali. Se invece si imposta un valore del 50%, vengono dimezzate le
dimensioni del foglio di lavoro visualizzato nella finestra.

Per impostare il valore dello zoom, in Microsoft Excel si pu utilizzare una sequenza di comandi
a partire dalla barra dei menu oppure lapposito cursore a scorrimento nellangolo in basso a destra della
finestra, sulla barra di stato. Mediante la sequenza Visualizza/Zoom viene visualizzata una piccola
finestra di dialogo che consente di impostare la percentuale dello zoom scegliendo tra:

una serie di valori predefiniti (25%, 50%, 75%, 100% e 200%);

ladattamento dello zoom alla zona selezionata corrente;

un valore a piacere, impostato scrivendo il numero corrispondente alla percentuale nella casella
di testo Personalizzato (Figura A.4).

In alternativa, si pu spostare il cursore trascinandolo lungo la riga orizzontale che a sinistra ha un


cerchio con il segno meno (-) e a destra un cerchio con un segno pi (+).

Figura A.4 Impostazione di un valore di zoom personalizzato.


Trascinandolo verso destra, si aumenta lo zoom e si ingrandisce larea di lavoro, mentre
trascinandolo verso sinistra, lo si diminuisce, sempre di una quantit a piacere. Unalternativa consiste
nel fare clic direttamente su un qualsiasi punto della linea orizzontale: il cursore si posizioner in quel
punto, impostando il valore dello zoom di conseguenza.

Per variare lo zoom con incrementi/decrementi fissi del 10%, si pu fare clic direttamente sul
segno pi o sul segno meno, in base alle proprie esigenze.

Visualizzazione di errori

Una delle difficolt operative che si possono verificare quando si lavora con un foglio elettronico
linsorgere di errori, veri o presunti, segnalati dal programma.

Nota Parlare di errori presunti pu sembrare ambiguo. In pratica, si tratta di casi in cui il
programma visualizza in una cella segni apparentemente strani, che possono disorientare chi non sa
come interpretarli e indurlo a considerarli il segnale della presenza di un errore. In alcuni casi, invece,
non esiste una reale situazione di errore nel foglio di calcolo, ma solo una situazione di visualizzazione
anomala del contenuto della cella, facilmente correggibile.

Microsoft Excel ha un certo numero di segnali di errore, ciascuno dei quali ha un significato ben
preciso, conoscendo il quale si pu intervenire per correggere lanomalia. I segnali di errore visualizzati
nelle celle iniziano con il carattere cancelletto (#) e sono elencati nella tabella seguente.

Errore Descrizione dellerrore #div/0! Nella formula si sta tentando di dividere un certo valore per
zero, operazione che dal punto di vista matematico non possibile. #nd Manca un valore occorrente per
poter eseguire il calcolo. #nome? Il nome di una funzione non scritto in modo corretto. Per esempio, in
una formula potrebbe esserci scritto meddia() al posto di media(). #nullo! Indica la presenza di un errore
nei riferimenti di cella. #num! Indica la presenza di un errore nel numero che stato scritto. Un esempio
il caso di una funzione che ha un argomento di tipo numerico e al suo posto, per esempio, ce n uno di
tipo testo. #rif! Nella formula c il riferimento a una cella che risulta sbagliato, perch non valido.
#valore! Si sta cercando di far riferimento a una cella il cui contenuto ha un valore differente da quello
atteso. ####### Il valore contenuto nella cella pi lungo della larghezza della colonna, per cui non pu
essere visualizzato. Non un errore, ma una segnalazione alla quale si pu porre rimedio semplicemente
aumentando la larghezza della colonna. Aiuto dal programma

In una situazione di segnalazione di un errore o anche nel corso del normale lavoro, si pu avere
la necessit di ottenere una spiegazione che aiuti a comprendere meglio come proseguire una certa fase di
lavoro con il foglio elettronico. Al di l dellaiuto che pu fornire qualche amico pi esperto o la lettura di
un libro come questo, lutente pu utilizzare le funzioni appositamente presenti in Microsoft Excel.

Il riferimento principale il menu di aiuto del programma, accessibile facendo clic sullapposita
icona a forma di un piccolo cerchio che allinterno ha un punto interrogativo (?). Si trova sempre in alto a
destra, in corrispondenza delle varie linguette dei menu standard. Il clic provoca l?apertura della finestra
di dialogo Guida di Excel, strutturata come un mini browser (Figura A.5).
Figura A.5 La guida di Excel, per avere informazioni e aiuto.
La finestra organizzata in una zona superiore con i pulsanti per la navigazione tra le pagine,
molto simili a quelli di Internet Explorer (Indietro, Avanti,Aggiorna e cos via). Subito sotto appare la
casella di testo della ricerca con accanto il pulsante che la avvia.

Pi in basso, la zona a sinistra elenca gli argomenti del sommario in cui divisa la guida. Nella
parte di maggiori dimensioni a destra viene visualizzato il testo dellargomento scelto dallutente.

Lazione pi concreta che si pu eseguire in caso di necessit fare clic su Guida in linea
Microsoft Excel (F1), che equivale a premere il tasto funzione F1. In questo modo, si apre il Riquadro
attivit sulla destra della finestra di lavoro, che diviso in zone.

In alto c la casella di testo Cerca: nella quale si possono scrivere una o pi parole chiave che
siano in stretta relazione con la spiegazione che si desidera ottenere. Dopo aver inserito qualche parola
chiave nella casella, si pu premere Invio sulla tastiera oppure si pu fare clic sul pulsante accanto con la
scritta Cerca. Poco dopo, Microsoft Excel visualizza l?elenco dei risultati della ricerca sulla destra. Ogni
voce elencata rappresenta il collegamento a una pagina contenente un argomento che si riferisce alle
parole chiave digitate dall?utente e che, nella pagina, ? illustrato in dettaglio insieme con alcuni esempi
esplicativi.

Facendo clic su uno dei collegamenti, viene visualizzata la pagina contenente la descrizione
dettagliata del relativo argomento. Nella stessa pagina possono esserci anche collegamenti ad altri
argomenti correlati o a ulteriori dettagli che spiegano meglio un termine tecnico (Figura A.6).
Figura A.6 Testo visualizzato facendo clic sul collegamento Informazioni sui rapporti di tabella
pivot.
Chi lo desidera pu accedere a ulteriori risorse disponibili in Internet. Per accedervi, occorre
avere una connessione Internet attiva ed eseguire le operazioni elencate di seguito.

1. Fare clic sul pulsante Logo di Office per aprire il relativo menu a discesa.

2. Fare clic sul pulsante Opzioni di Excel per aprire lomonima finestra di dialogo.

3. Fare clic sul pulsante Risorse per visualizzare la pagina con i riferimenti alle risorse locali e a
quelle in linea.

4. Fare clic sul pulsante In linea accanto a Microsoft Office Online.

Successivamente viene visualizzata la pagina del sito Internet di Microsoft, che offre modelli di
fogli di calcolo gi pronti, ClipArt, corsi di formazione, risposte alle domande pi frequenti, trucchi e
suggerimenti per risolvere piccoli e grandi problemi nellutilizzo di Microsoft Excel.
Appendice B

Modelli di documento e supporto online

A che cosa servono i modelli

Se li si guarda quando sono completi, i fogli di lavoro creati con Excel potrebbero anche sembrare
semplici documenti che non hanno una particolare complessit. Chi non ha mai provato a crearne
qualcuno potrebbe ritenere che, in fondo, non sono altro che tabelle, ossia raggruppamenti di righe e
colonne in cui le celle sono piene di numeri, scritte e date. Provando a lavorare con un programma di
foglio elettronico, invece, si ha la possibilit di toccare con mano quanto tempo sia necessario per
ottenere un foglio di calcolo completo di dati e formule di cui si verificata la funzionalit. Molto spesso,
buona parte del tempo viene impiegata per rendere laspetto del documento finale il pi gradevole
possibile dal punto di vista estetico.

Prima che qualcuno possa iniziare a pensare che ritoccare una tabella in modo pi o meno
elegante, in fondo, una scelta di tipo squisitamente personale, utile fare qualche considerazione su
alcuni aspetti di non secondaria importanza. La prima che la maggior parte delle volte il prodotto finito
di un lavoro non riservato a un consumo personale, ma viene fornito a una platea di destinatari,
tipicamente non noti a priori. Quando il risultato viene utilizzato in ambito lavorativo, poi, lattenzione
da dedicare alla sua presentazione, se possibile, deve essere ancora maggiore. Una seconda
considerazione riguarda il livello di professionalit con il quale si intende lavorare. Chi desidera
utilizzare un prodotto applicativo di alto livello come Microsoft Excel, probabilmente vuole ottenere il
massimo dalle caratteristiche funzionali offerte dal software. In caso contrario, verrebbe utilizzata solo
parte delle potenzialit di un prodotto, che ha richiesto un certo investimento.

La terza considerazione collegata alla pura e semplice fruibilit dei risultati del lavoro profuso
da chi crea una tabella con Excel. Parlando di interventi sullestetica delle tabelle, infatti, si potrebbe
quasi essere portati a considerare le relative attivit? come vicine all?edonismo, il genere filosofico che
riconosce nel puro piacere personale il fine ultimo delle azioni dell?uomo. Molto spesso, invece, con la
dizione ?rendere gradevole? una tabella ci si riferisce a attivit? quali:

allargare o ridurre le dimensioni di righe e di colonne per fare in modo che il contenuto delle
celle sia correttamente visibile (se una colonna di dati numerici troppo stretta, al posto di una cifra
appare ###);

spostare il contenuto di una cella da una zona a unaltra, per renderne pi logica la posizione per
chi guarda il foglio di lavoro;

modificare dimensioni e colore dei caratteri per renderli meglio leggibili a video e stampati su
carta.

I modelli di foglio di calcolo sono stati creati proprio per risolvere questo tipo di esigenze a
monte. Si tratta di file contenenti cartelle di lavoro formalmente gi pronte per essere utilizzate. Aprendo
un modello, si trovano gi definiti i seguenti elementi per ciascuno dei fogli di lavoro di cui costituita la
cartella:

struttura;

impostazione grafica;

eventuali formule.

Quando si vuole creare un nuovo foglio di calcolo, in teoria dovrebbe essere sufficiente aprire il
modello che pi risponde alle proprie esigenze e riempirlo di dati.

In pratica, occorre verificare le condizioni seguenti:

che il modello desiderato esista;

che lutente sappia dove trovarlo per aprirlo;

che ne possa cogliere facilmente la struttura logica e funzionale per utilizzarlo immediatamente;

non ultimo, per evitare imprevisti, che sia in grado di intervenire nel caso di eventuali modifiche
o migliorie.

Utilizzo di un modello in Excel

Il modo pi semplice per sfruttare i vantaggi operativi offerti da un modello in Microsoft Excel
quello di applicare la procedura seguente.

1. Fare clic sul logo di Office.

2. Fare clic su Nuovo.

Sar visualizzata la finestra Nuova cartella di lavoro, allinterno della quale sono elencati una
serie di modelli di fogli di calcolo (Figura B.1).

Figura B.1 A destra lanteprima del modello selezionato al centro.


La struttura della finestra divisa nelle tre colonne seguenti:
a sinistra sono elencate le categorie di modelli disponibili;

al centro sono elencati i modelli relativi alla categoria selezionata a sinistra;

nella colonna di destra visualizzata lanteprima del modello selezionato al centro.

A questo punto occorre applicare la procedura illustrata di seguito.

Fare clic a sinistra sulla voce Modelli installati.

Selezionare il modello che si intende utilizzare per le proprie finalit, con un clic sulla relativa
icona.

Confermare la scelta, con un clic sul pulsante Crea.

Il modello scelto viene aperto nellarea di lavoro, pronto per essere riempito di dati (Figura B.2).

Suggerimento Per visualizzare al meglio i tipi di modelli disponibili, preferibile aprire la


finestra Nuova cartella di lavoro a intero schermo.

Figura B.2 Il modello per landamento della pressione comprende anche il foglio con un grafico.
Guardando la colonna di sinistra della finestra, si vedono i nomi di una serie di categorie nelle
quali sono raccolti un certo numero di modelli. A loro volta, queste categorie sono divise in due gruppi:

Modelli;

Microsoft Office Online.

Subito sotto la scritta Modelli, la prima voce in alto Vuoto e recente. Se la si seleziona, al centro
appaiono il modello base di una cartella di lavoro vuota e, a seguire, gli ultimi modelli che sono stati
utilizzati con il programma.

Nota Anche il foglio di calcolo vuoto e senza alcuna apparente formattazione un modello di
documento. La creazione di un nuovo foglio di calcolo in Microsoft Excel, infatti, comunque basata su
una serie di elementi predefiniti (si veda il paragrafo Opzioni di configurazione nellAppendice A).

Le seconda voce Modelli installati, selezionando la quale sono visualizzati i modelli predefiniti
che sono stati memorizzati nel disco locale quando stato installato il programma. Tra questi ci sono:

Estratto conto;

Nota spese;

Tracciato pressione arteriosa;

Ammortamento prestito.

I modelli ai quali si pu accedere nella finestra di dialogo Nuova cartella di lavoro, tuttavia, sono
una parte esigua di quelli resi disponibili da Microsoft.

Per averne altri, pi in basso nella colonna di sinistra sono elencati i modelli prelevabili online
dalle pagine del sito di Microsoft, che fornisce supporto agli utenti di Office (nel seguito della trattazione
spiegheremo come utilizzarne i servizi).

Tra le voci delle categorie elencate sotto il titolo Microsoft Office Online ce ne sono diverse che
richiamano esplicitamente documenti da realizzare mediante tabelle, come:

Calendario;

Inventari;

Fatture;

Schede attivit.

Facendo clic su una di esse, se si collegati a Internet il programma si connette al sito Microsoft
Office Online per visualizzare lelenco dei modelli che fanno parte di quella categoria (Figura B.3). In
modo analogo a quanto descritto in precedenza, anche in questo caso si pu selezionare il modello
desiderato al centro della finestra e poi fare clic sul pulsante in basso a destra (che in questo caso ha
assunto il nome di Download), per aprirlo nella finestra di lavoro di Excel.
Figura B.3 Attesa e poi visualizzazione dei modelli disponibili in Internet.
Nota Quando si cerca di prelevare un documento o un modello dal sito Internet,Microsoft chiede
di eseguire un processo di convalida per verificare la genuinit del software installato. La verifica
avviene durante il collegamento a Internet, dopo linstallazione del componente software Office Genuine
Advantage nel computer dellutente (Figura B.4).

Figura B.4 Installazione del componente Office Genuine Advantage.


Supporto online da Microsoft

Microsoft ha dedicato un sito Internet allattivit di supporto e si assistenza agli utenti dellintera
suite di programmi Microsoft Office, il cui nome Microsoft Office Online. La sua home page in italiano
raggiungibile allindirizzo Internet http://office.microsoft.com/it-it/default.aspx.

I materiali pubblicati possono essere prelevati liberamente da computer in cui sono installate
copie valide di Microsoft Office.

La pagina (Figura B.5) ha una serie di linguette in alto, a ciascuna delle quali corrisponde una
delle aree del sito:

Home Page

Prodotti

Come fare a
Download

ClipArt

Modelli

Figura B.5 Home page del sito internet Microsoft Office Online.
Home page a parte, in sintesi le altre pagine danno rispettivamente la possibilit? di:

avere notizie sui prodotti Microsoft;

conoscere sequenze operative che risolvano problemi specifici nellutilizzo dei programmi;

prelevare programmi o moduli software;

visualizzare e prelevare ClipArt multimediali (immagini fisse e in movimento, filmati, suoni);

visualizzare e prelevare modelli di documento.

In termini pratici i contenuti del sito sono molto pi ricchi delle stringate descrizioni appena
fornite. Tra laltro, comprendono anche documenti con esercitazioni su moduli di programma e corsi che
illustrano in modo completo singole attivit eseguibili con le applicazioni (per esempio, aprire file di
altro formato piuttosto che creare un grafico pivot).

Nota Gli utenti che seguono un corso possono testare il proprio grado di apprendimento
compilando appositi moduli di test, ottenendo un punteggio finale legato al numero e al tipo di risposte
fornite.

Un altro modo di ricevere aiuto dal sito chiedere informazioni attraverso il motore di ricerca
integrato nella parte superiore della pagina Web (Figura B.6).
Figura B.6 Aree del sito e casella del motore di ricerca interno.
Per trovare nel sito Microsoft Office Online un modello di documento relativo allemissione di
una fattura per vendite di prodotti o fornitura di servizi, prima di tutto occorre entrare nellarea Modelli
facendo clic sulla omonima linguetta in alto (Figura B.7).

Figura B.7 Pagina Modelli del sito Microsoft.


Suggerimento Nella parte inferiore della pagina Modelli conviene dare uno sguardo al riquadro
Cerca in modelli, contenente pi di una trentina di nomi di categorie a cui fanno capo specifici modelli di
documento, un numero molto maggiore di quelle elencate nella finestra Nuova cartella di lavoro di
Excel.

A questo punto si possono effettuare le operazioni seguenti:

scrivere la stringa fattura vendite nella casella del motore di ricerca in alto a sinistra;

fare clic sul pulsante Cerca oppure premere il tasto Invio.

La pagina della risposta fornisce un elenco di modelli in cui le righe sono riportate in ordine di
rilevanza rispetto alle parole ?fattura? e ?vendite? (Figura B.8).
Figura B.8 Una pagina di risposta della ricerca eseguita con la stringa fattura vendite
Dopo aver avviato una ricerca con queste parole chiave, in una ipotetica pagina di risposta i titoli
dei primi documenti trovati potrebbero essere i seguenti:

Fattura di vendita con calcoli per imposte e spese di trasporto e spedizione;

Fattura con IVA applicata parzialmente;

Fattura con il calcolo del totale.

Nel primo caso entrambe le parole chiave sono utilizzate, mentre negli altri c solo il termine
fattura

Prelevare un modello Excel da Internet

Supponendo di aver avviato una ricerca di modelli in Microsoft Office Online, il risultato
ottenuto sar una pagina web piena di riferimenti alle parole chiave che sono state utilizzate.

I documenti elencati possono essere modelli di diverse applicazioni della suite Microsoft Office,
inclusi quelli di Word, di Excel, di PowerPoint e cos via.

Ogni voce della pagina di risposta a sinistra presenta unimmagine in miniatura che d unidea
dellaspetto che avrebbe il documento se lo si aprisse (Figura B.9).

Suggerimento Per la scelta di un modello utile farsi aiutare dalla visualizzazione della
miniatura del documento che appare a sinistra.

A destra, invece, sono presenti una serie di righe, illustrate di seguito, ciascuna delle quali
fornisce unutile informazione.

Licona relativa allapplicazione della suite Office di riferimento.

Il nome identificativo del modello.

Il percorso che indica la collocazione logica del modello nella struttura del sito (le cosiddette
briciole).
La versione o versioni dellapplicazione in cui il modello utilizzabile.

Il numero di volte in cui stato prelevato dal sito (Download).

La valutazione del modello con voto da uno a cinque e numero di voti ricevuti.

Figura B.9 Struttura di una voce dellelenco nella pagina di risposta.


Per distinguere i modelli di un?applicazione da quelli delle altre, si pu? fare riferimento alla prima
riga dell?elenco, ossia l?icona relativa al tipo di applicazione, e alla quarta, che si riferisce alla versione.

Licona associata al modello fornisce un riferimento grafico di immediata comprensione per chi
lo visualizza.

La quarta voce (Versione) ancora pi specifica, poich chiarisce senza equivoci in quali versioni
dellapplicazione associata possibile aprire il modello e utilizzarlo materialmente per inserirvi dati.

Per esempio, quando la scritta Excel 97 o versione successiva, quel modello pu essere
utilizzato nelle versioni di Excel 97, 2000, XP, 2003 e 2007. mentre quando la scritta Excel 2007,
significa che quel modello pu essere sfruttato a pieno solo aprendolo con lomonima versione di Excel.

Nota Al di l di questioni pi strettamente tecniche, i modelli di foglio di calcolo destinati alla


versione di Excel 2007 sono riconoscibili per avere un formato e, di conseguenza, unestensione diversa
da quelli delle versioni precedenti (si veda il paragrafo Formato dei file del Capitolo 8).

Dopo aver verificato che un certo modello valido per i propri obiettivi e che lo si pu aprire con
il programma che si ha a disposizione, occorre prelevarlo da Internet.

In termini pratici, il passo successivo fare clic sul collegamento rappresentato dal titolo del
modello.

Il corpo della pagina web che viene visualizzata (Figura B.10) contiene:

informazioni dettagliate sul modello;

il collegamento per avviare il trasferimento materiale del file da Internet verso il disco del
proprio computer;

unanteprima ingrandita del documento, in modo da poterne apprezzare ancora meglio le


funzionalit offerte, la struttura e laspetto grafico.
Figura B.10 Contenuto della pagina Web di un modello di foglio di calcolo per Excel 2007.
Dopo averlo trasferito dalla Rete, sufficiente aprirlo con Excel e lavorare con il foglio di lavoro,
cominciando riempiendo le celle delle tabelle con i dati in proprio possesso.