Hbito 3: Poner primero lo primero

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Curso 4

Certificacin Insignia

D.R. Universidad TecVirtual del Sistema Tecnolgico de Monterrey | Mxico, 2013

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1
ndice

Bienvenida..................................................................................... 4
- Introduccin
- Competencias y temario
- Antecedentes

Tema 1. Qu significa Poner Primero lo Primero?..................... 6

- Introduccin
- Competencias y contenido
- 1. Presentacin del hbito
- 2. Demostracin del hbito de proactividad
- 3. Principio del hbito
- 4. Ver, hacer, lograr
- Conclusin

Tema 2. Enfquese en las prioridades ms importantes.............. 19

- Introduccin
- Competencias y contenido
-Dificultad para Poner Primero lo Primero
-Matriz del Tiempo
-Reflexiones sobre los cuadrantes
-Trabajar en el CII
- Conclusin

Tema 3. Elimine lo que no es importante.................. 31

- Introduccin
- Competencias y contenido
- 1. Vivir arriba de la lnea
- 2. Reporte xQ
- Conclusin

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Tema 4. Planifique semanalmente............... 35
- Introduccin
- Competencias y contenido
- 1. Rocas grandes
- 2. Proceso de planificacin semanal
- 3. Revise su misin y roles
- 4. Elija las rocas grandes
- 5. Organice su semana
- 6. Planificacin semanal con Planner, Outlook y otras aplicaciones
- Conclusin

Tema 5. Planifique a diario.................. 45

- Introduccin
- Competencias y contenido
- 1. Proceso de planificacin diaria
- 2. Recomendaciones
- 3. Planificacin diaria con planificador, Outlook y otras aplicaciones
- 4. Cuatro principales
- Conclusin

Cierre......................................................................................... 51
- Conclusin del curso
Arial Bold 16
(n

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Bienvenida
Poner Primero lo Primero nos permite liberarnos de la tirana de lo urgente para dedicar tiempo
a las actividades que verdaderamente dan sentido a nuestras vidas. Es la disciplina de llevar a
cabo lo importante, lo cual nos permite convertir en realidad la visin que forjamos en el hbito 2.

En el proceso usted se encuentra aqu:

Competencias
En este curso los participantes desarrollarn las siguientes competencias:

Reconocer cmo manejar primero las prioridades clave y desperdiciar menos tiempo en
asuntos irrelevantes y asuntos urgentes, lo que dar como resultado mayor productividad a
travs de una vida ms equilibrada.

Organizar las actividades diarias y semanales, mediante la planificacin.

Reafirmar y organizar los conceptos del hbito.

Temario
Tema 1. Qu significa poner primero lo primero?
Tema 2. Enfquese en las prioridades ms importantes
Tema 3. Elimine lo que no es importante
Tema 4. Planifique semanalmente
Tema 5. Planifique a diario
Tema 6.Ensea para aprender

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Antecedentes
Despus de varios das de conversaciones con sus coordinadores, Consejo de Administracin,
clientes y proveedores claves, Enrique Martnez logr escribir no slo su Enunciado de Misin
Personal, sino que tena un Enunciado de Contribucin como nuevo Director General.

Llevar a PCP Internacional a convertirse en el ms importante aliado del negocio de la industria

a travs del excelente servicio que prestan los felices empleados apoyados por los an ms felices
inversionistas.

La realidad frente a sus ojos se vea muy diferente.

-Los pedidos no entregados se acumulaban.
-Las cuentas por cobrar parecan estar incandescentes en el estado de resultados.
-Entre los empleados haba escepticismo acerca de si el nuevo Director General sera capaz de
manejar la situacin.

-Al mismo tiempo algunos empleados estaban dispuestos a hacerlo reventar para prevalecer en
la ineficiencia comodidad.
Adems el trabajo clamaba en cada minuto por su presencia.
Era inminente hacer un plan y organizar algunas tareas claves.

Por dnde empezar?

Antes de adentrarnos en el estudio del Hbito 3: Poner Primero lo Primero, lo invitamos a ver el
siguiente video sobre la historia de David, Georgina y Enrique y la forma como los 7 Hbitos de
Covey han impactado en su vida profesional y personal.

http://apps05.ruv.itesm.mx/portal/uvtv/video/video.jsp?folio=3375

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Tema 1. Qu significa Poner primero lo primero?
Introduccin
El Hbito 3 nos lleva a la ejecucin de la misin, pese a las urgencias que tienden a llamar
nuestra atencin y agotar nuestra energa.

En este tema conocer los paradigmas, el principio, las conductas y los resultados de este
Hbito.

Competencias

Entender cmo manejar Primero las prioridades clave y desperdiciar menos tiempo en
crisis, lo que dar como resultado mayor productividad y una vida ms equilibrada.

Temario
1. Presentacin del hbito
2. Demostracin del hbito
3. Principio del hbito
4. Ver Hacer Lograr
5. Conclusin

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1. Presentacin del hbito
Las cosas que importan ms, nunca deben estar a la merced de las cosas que importan
menos.
Johann Wolfgang von Goethe

2. Demostracin del hbito

Imagine que usted se encuentra en la siguiente situacin:

Usted pertenece a un una consultora del rea de Recursos Humanos. Ha estado trabajando
arduamente para ganar una licitacin para un proyecto de capacitacin en una empresa financiera,
la cual tiene renombre a nivel internacional. Su consultora ha ganado licitaciones anteriormente
con otros negocios locales y nacionales, pero es la primera vez que participa para una empresa
tan importante. Los xitos que ha tenido le han costado tiempo personal, sacrificando las horas
que le dedicaba al ejercicio y a su pareja e hijos.

Hoy por la maana, antes de ir a la oficina, su hijo de 8 aos le recuerda que hoy a las 3 de la
tarde tiene entrenamiento de futbol y necesita que lo lleve al campo de prctica. Usted se
compromete con l y le asegura que estar puntual para llevarlo.

Ya de camino a la oficina, en medio del trfico recuerda que dej unos archivos de la licitacin en
su computadora personal y que debe presentar justo el da de hoy. Esto lo obliga a regresar de
prisa para obtenerlos.

Al llegar a la oficina, su secretaria le comenta que su jefe lo ha estado buscando. l llama su

atencin recordndole los horarios de trabajo y la importancia del proyecto en el que estn

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trabajando, adems le comenta que necesita un reporte de costos que debe entregar a la empresa
licitante antes de las 6 de la tarde.

Al llegar a su escritorio, su secretaria le comenta que hay un cliente de una empresa local que est
buscando informacin de los servicios del rea que se encuentra a su cargo. Qu hace usted?

I. Atenderlo inmediatamente ya que esa es la meta del negocio

II. Comentarle a la secretaria que programe una cita con l para la prxima semana

I. Atenderlo inmediatamente ya que esa II. Comentarle a la secretaria que

es la meta del negocio
Atender al cliente implic: buscar una sala de
juntas disponible en ese momento, explicarle en
qu consiste la metodologa aplicada, los
costos, resultados y otras aproximaciones.
Usted tard hora y media en atenderlo. De
regreso a su escritorio se da cuenta que ya son
pasadas las 11:00 horas del da y no ha
empezado a recuperar la informacin para
llenar el reporte de costos para la licitacin. En
ese momento su secretaria le recuerda que la
semana pasada se haba comprometido para ir
a una reunin de trabajo con unos clientes que
quieren hacer unos ajustes a un programa de
capacitacin el da de hoy. La reunin est
programada a las 12:00. Qu decisin toma?
1. Asistir a la reunin de trabajo
2. Cancelar la reunin de trabajo
I. Atenderlo inmediatamente ya que esa es la
meta del negocio
programe una cita con l para la
prxima semana
La secretaria le informa al cliente que debe
agendar la cita previamente. Aunque el cliente
se molest un poco, acept regresar la
siguiente semana en un horario asignado.
Usted aprovech ese momento para buscar y
recuperar toda la informacin necesaria para
generar el reporte de costos que debe entregar
en la tarde. Recibe una llamada de su
secretaria y le recuerda que la semana pasada
se haba comprometido para ir a una reunin de
trabajo con unos clientes que quieren hacer
unos ajustes a un programa de capacitacin el
da de hoy. La reunin est programada a las
12. Qu decisin toma?
1. Asistir a la reunin de trabajo
2. Cancelar la reunin de trabajo
II. Comentarle a la secretaria que programe una
cita con l para la prxima semana

1. Asistir a la reunin de trabajo 1. Asistir a la reunin de trabajo

Asiste a la reunin de trabajo y le se le dificulta
concentrarse en los requerimientos de los
clientes, esto debido a que solamente piensa
en el reporte de costos, y usted se siente
cansado y est preocupado. Con su baja
participacin, la reunin tarda ms tiempo de lo
requerido.
Antes de ir a la reunin usted ya haba revisado
el tema que trataran en ella, y marc los
puntos clave de la misma. Con esa informacin
moder y control la sesin de trabajo,
logrando acuerdos y lo ms importante,
regresando a la oficina en menos de dos horas
para continuar con el reporte.

Al regresar a la oficina un compaero y amigo Despus de un rato de estar trabajando

de la oficina lo aborda para charlar sobre los
preparativos de su fiesta de cumpleaos,
adems le pide que usted lleve las bebidas, a lo
que usted responde
A. Claro, qu deseas que lleve?
B. No quiero ser grosero, pero realmente
tengo que realizar un reporte, te puedo
buscar maana para ponernos de
acuerdo para la fiesta.
nuevamente en el proyecto de la licitacin, un
amigo lo aborda para charlar sobre los
preparativos de su fiesta de cumpleaos,
adems le pide que usted lleve las bebidas, a lo
que usted responde
A. Claro, qu deseas que lleve?
B. No quiero ser grosero, pero realmente
tengo que realizar un reporte urgente.
Te buscar maana para ponernos de

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I. Atenderlo inmediatamente ya que esa
es la meta del negocio
1. Cancelar la reunin de trabajo
Habla con los clientes 15 minutos antes de la
cita, y les explica que no puede asistir a la
reunin, sin embargo ellos, molestos, comentan
que es una verdadera falta de respeto que
cancele la cita de forma tan abrupta. En voz
alta y muy molestos le avisan que enviarn un
correo electrnico notificndole la situacin a su
superior.
En ese momento un compaero y amigo de la
oficina lo aborda para charlar sobre los
preparativos de su fiesta de cumpleaos,
adems necesita que usted lleve las bebidas, lo
que usted responde
A. Claro, qu deseas que lleve?
B. No quiero ser grosero, pero realmente
tengo que realizar un reporte, te puedo
buscar maana para ponernos de
acuerdo para la fiesta.
I. Atenderlo inmediatamente ya que esa es la
meta del negocio
2. Cancelar la reunin de trabajo
A. Claro, qu deseas que lleve?
La conversacin con su compaero se prolonga
por ms de media hora, y no parece terminar.
Lo interrumpe abruptamente y le dice que usted
debe retirarse para continuar sus labores.
Usted logra notar que hiere sus sentimientos,
pero la prisa hace que lo ignore y regresa a su
lugar de trabajo para terminar el reporte.
En eso se da cuenta que ya son casi las tres de
la tarde y usted todava no ha empezado.
Recibe una llamada y es su esposa
recordndole del compromiso con su hijo lo
cual usted responde:
a. No podr asistir porque estoy muy ocupado.
b. No te preocupes, estar ah.
I. Atenderlo inmediatamente ya que esa es la
meta del negocio
1. Asistir a la reunin de trabajo
A. Claro, qu deseas que lleve?
La conversacin con su compaero se prolonga
por ms de media hora, y no parece terminar.
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acuerdo para la fiesta.
II. Comentarle a la secretaria que
programe una cita con l para la
prxima semana
1. Cancelar la reunin de trabajo
Habla con los clientes una hora antes de la cita
para explicarles que no puede asistir a la
reunin, sin embargo ellos, molestos, hacen el
comentario que ya haban agendado la reunin
para este da y que esperaban que no volviera
a suceder ya que ellos s respetan sus
itinerarios de trabajo.
En ese momento un compaero y amigo de la
oficina lo aborda para charlar sobre los
preparativos de su fiesta de cumpleaos,
adems necesita que usted lleve las bebidas, lo
que usted responde
A. Claro, qu deseas que lleve?
B. No quiero ser grosero, pero realmente
tengo que realizar un reporte, te puedo
buscar maana para ponernos de
acuerdo para la fiesta.
II. Comentarle a la secretaria que programe una
cita con l para la prxima semana
2. Cancelar la reunin de trabajo
A. Claro, qu deseas que lleve?
La conversacin con su compaero se prolonga
por ms de media hora, y no parece terminar.
Lo interrumpe abruptamente y le dice que usted
debe retirarse para continuar sus labores.
Usted logra notar que hiere sus sentimientos,
pero la prisa hace que lo ignore y regresa a su
lugar de trabajo para terminar el reporte.
En eso se da cuenta que ya son casi las tres de
la tarde y usted todava no ha empezado.
Recibe una llamada y es su esposa
recordndole del compromiso con su hijo lo
cual usted responde:
a. No podr asistir porque estoy muy ocupado.
b. No te preocupes, estar ah.
II. Comentarle a la secretaria que programe una
cita con l para la prxima semana
1. Asistir a la reunin de trabajo
A. Claro, qu deseas que lleve?
La conversacin con su compaero se prolonga
por ms de media hora, y no parece terminar.
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Lo interrumpe abruptamente y le dice que usted
debe retirarse para continuar sus labores.
Usted logra notar que hiere sus sentimientos,
pero la prisa hace que lo ignore y regresa a su
lugar de trabajo para terminar el reporte.
En eso se da cuenta que ya son casi las tres de
la tarde y usted todava no ha empezado.
Recibe una llamada y es su esposa
recordndole del compromiso con su hijo lo
cual usted responde:
a. No podr asistir porque estoy muy ocupado.
b. No te preocupes, estar ah.
I. Atenderlo inmediatamente ya que esa es la
meta del negocio
2. Cancelar la reunin de trabajo
B. No quiero ser grosero, pero realmente tengo
que realizar un reporte, te puedo buscar
maana para ponernos de acuerdo para la
fiesta.
Su compaero se da cuenta que ests ocupado
y te invita a comer al da siguiente para ponerse
de acuerdo.
Usted trata de reunir toda la informacin
necesaria, pero casi todas las personas ests
en su hora de comida y le es imposible llenar
en su totalidad el reporte.
En eso se da cuenta que ya son casi las tres de
la tarde y usted todava no ha empezado.
Recibe una llamada y es su esposa
recordndole del compromiso con su hijo lo
cual usted responde:
a. No podr asistir porque estoy muy ocupado.
b. No te preocupes, estar ah.
I. Atenderlo inmediatamente ya que esa es la
meta del negocio
2. Cancelar la reunin de trabajo
A. Claro, qu deseas que lleve?
La conversacin con su compaero se prolonga
por ms de media hora, y no parece terminar.
Lo interrumpe abruptamente y le dice que usted
debe retirarse para continuar sus labores.
Usted logra notar que hiere sus sentimientos,
pero la prisa hace que lo ignore y regresa a su
lugar de trabajo para terminar el reporte.
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Lo interrumpe abruptamente y le dice que usted
debe retirarse para continuar sus labores.
Usted logra notar que hiere sus sentimientos,
pero la prisa hace que lo ignore y regresa a su
lugar de trabajo para terminar el reporte.
En eso se da cuenta que ya son casi las tres de
la tarde y usted todava no ha empezado.
Recibe una llamada y es su esposa
recordndole del compromiso con su hijo lo
cual usted responde:
a. No podr asistir porque estoy muy ocupado.
b. No te preocupes, estar ah.
II. Comentarle a la secretaria que programe una
cita con l para la prxima semana.
1. Asistir a la reunin de trabajo.
B. No quiero ser grosero, pero realmente tengo
que realizar un reporte, te puedo buscar
maana para ponernos de acuerdo para la
fiesta.
Su compaero se da cuenta que ests ocupado
y te invita a comer al da siguiente para ponerse
de acuerdo.
Regresando a la oficina se da cuenta que le
falta muy poco para concluir con el reporte.
Antes de cerrar el archivo completo, recibe una
llamada y es su esposa recordndole del
compromiso con su hijo lo cual usted responde:
a. No podr asistir porque estoy muy ocupado.
b. No te preocupes, estar ah.
II. Comentarle a la secretaria que programe una
cita con l para la prxima semana
2. Cancelar la reunin de trabajo
A. Claro, qu deseas que lleve?
La conversacin con su compaero se prolonga
por ms de media hora, y no parece terminar.
Lo interrumpe abruptamente y le dice que usted
debe retirarse para continuar sus labores.
Usted logra notar que hiere sus sentimientos,
pero la prisa hace que lo ignore y regresa a su
lugar de trabajo para terminar el reporte.
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En eso se da cuenta que ya son casi las tres de
la tarde y usted todava no ha empezado.
Recibe una llamada y es su esposa
recordndole del compromiso con su hijo lo
cual usted responde:
a. No podr asistir porque estoy muy ocupado.
b. No te preocupes, estar ah.
I. Atenderlo inmediatamente ya que esa es la
meta del negocio
1. Asistir a la reunin de trabajo
A. Claro, qu deseas que lleve?
La conversacin con su compaero se prolonga
por ms de media hora, y no parece terminar.
Lo interrumpe abruptamente y le dice que usted
debe retirarse para continuar sus labores.
Usted logra notar que hiere sus sentimientos,
pero la prisa hace que lo ignore y regresa a su
lugar de trabajo para terminar el reporte.
En eso se da cuenta que ya son casi las tres de
la tarde y usted todava no ha empezado.
Recibe una llamada y es su esposa
recordndole del compromiso con su hijo lo
cual usted responde:
a. No podr asistir porque estoy muy ocupado.
b. No te preocupes, estar ah.
I. Atenderlo inmediatamente ya que esa es la
meta del negocio.
1. Asistir a la reunin de trabajo.
B. No quiero ser grosero, pero realmente tengo
que realizar un reporte, te puedo buscar
maana para ponernos de acuerdo para la
fiesta.
Su compaero se da cuenta que ests ocupado
y te invita a comer al da siguiente para ponerse
de acuerdo.
Usted trata de reunir toda la informacin
necesaria, pero casi todas las personas ests
en su hora de comida y le es imposible llenar
en su totalidad el reporte.
En eso se da cuenta que ya son casi las tres de
la tarde y usted todava no ha empezado.
Recibe una llamada y es su esposa
recordndole del compromiso con su hijo lo
cual usted responde:
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En eso se da cuenta que ya son casi las tres de
la tarde y usted todava no ha empezado.
Recibe una llamada y es su esposa
recordndole del compromiso con su hijo lo
cual usted responde:
a. No podr asistir porque estoy muy ocupado.
b. No te preocupes, estar ah.
II. Comentarle a la secretaria que programe una
cita con l para la prxima semana
1. Asistir a la reunin de trabajo
A. Claro, qu deseas que lleve?
La conversacin con su compaero se prolonga
por ms de media hora, y no parece terminar.
Lo interrumpe abruptamente y le dice que usted
debe retirarse para continuar sus labores.
Usted logra notar que hiere sus sentimientos,
pero la prisa hace que lo ignore y regresa a su
lugar de trabajo para terminar el reporte.
En eso se da cuenta que ya son casi las tres de
la tarde y usted todava no ha empezado.
Recibe una llamada y es su esposa
recordndole del compromiso con su hijo lo
cual usted responde:
a. No podr asistir porque estoy muy ocupado.
b. No te preocupes, estar ah.
II. Comentarle a la secretaria que programe una
cita con l para la prxima semana.
1. Asistir a la reunin de trabajo.
B. No quiero ser grosero, pero realmente tengo
que realizar un reporte, te puedo buscar
maana para ponernos de acuerdo para la
fiesta.
Su compaero se da cuenta que ests ocupado
y te invita a comer al da siguiente para ponerse
de acuerdo.
Regresando a la oficina se da cuenta que le
falta muy poco para concluir con el reporte.
Antes de cerrar el archivo completo, recibe una
llamada y es su esposa recordndole del
compromiso con su hijo lo cual usted responde:
a. No podr asistir porque estoy muy ocupado.
b. No te preocupes, estar ah.
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a. No podr asistir porque estoy muy ocupado.
b. No te preocupes, estar ah.
I. Atenderlo inmediatamente ya que esa es la
meta del negocio.
2. Cancelar la reunin de trabajo
B. No quiero ser grosero, pero realmente tengo
que realizar un reporte, te puedo buscar
maana para ponernos de acuerdo para la
fiesta.
A esta hora se siente cansado y abrumado por
las prisas y el trato con la gente, su compaero
entiende y le comenta que lo pueden revisar al
da siguiente en un horario ms cmodo.
En eso se da cuenta que ya son casi las tres de
la tarde y usted todava no ha terminado.
Recibe una llamada y es su esposa
recordndole del compromiso con su hijo lo
cual usted responde:
a. No podr asistir porque estoy muy ocupado.
b. No te preocupes, estar ah.
I. Atenderlo inmediatamente ya que esa es la
meta del negocio
1. Asistir a la reunin de trabajo
A. Claro, qu deseas que lleve?
a. No podr asistir porque estoy muy ocupado.
Usted avisa a su esposa que no podr asistir,
rompiendo con su promesa de llevarlo al partido
y perderse de un buen momento con su hijo. Su
hijo se entristece por encontrarse sin su apoyo
durante el juego.
I. Atenderlo inmediatamente ya que esa es la
meta del negocio
2. Cancelar la reunin de trabajo
A. Claro, qu deseas que lleve?
a. No podr asistir porque estoy muy ocupado.
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II. Comentarle a la secretaria que programe una
cita con l para la prxima semana.
2. Cancelar la reunin de trabajo
B. No quiero ser grosero, pero realmente tengo
que realizar un reporte, te puedo buscar
maana para ponernos de acuerdo para la
fiesta.
En este momento todava se siente un poco
alterado despus del percance con los clientes,
y su compaero lo nota y est de acuerdo con
usted de revisar lo de la fiesta en otro momento
En eso se da cuenta que ya son casi las tres de
la tarde y usted todava no ha terminado.
Recibe una llamada y es su esposa
recordndole del compromiso con su hijo lo
cual usted responde:
a. No podr asistir porque estoy muy ocupado.
b. No te preocupes, estar ah.
II. Comentarle a la secretaria que programe una
cita con l para la prxima semana.
1. Asistir a la reunin de trabajo.
B. No quiero ser grosero, pero realmente tengo
que realizar un reporte, te puedo buscar
maana para ponernos de acuerdo para la
fiesta.
a. No podr asistir porque estoy muy ocupado.
Usted avisa a su esposa que no podr asistir,
rompiendo con su promesa de llevarlo al partido
y perderse de un buen momento con su hijo. Su
hijo se entristece por encontrarse sin su apoyo
durante el juego.
II. Comentarle a la secretaria que programe una
cita con l para la prxima semana.
2. Cancelar la reunin de trabajo
B. No quiero ser grosero, pero realmente tengo
que realizar un reporte, te puedo buscar
maana para ponernos de acuerdo para la
fiesta.
a. No podr asistir porque estoy muy ocupado.
12
Usted avisa a su esposa que no podr asistir,
rompiendo con su promesa de llevarlo al partido
y perderse de un buen momento con su hijo. Su
hijo se entristece por encontrarse sin su apoyo
durante el juego.
I. Atenderlo inmediatamente ya que esa es la
meta del negocio
2. Cancelar la reunin de trabajo
B. No quiero ser grosero, pero realmente tengo
que realizar un reporte, te puedo buscar
maana para ponernos de acuerdo para la
fiesta.
a. No podr asistir porque estoy muy ocupado.
Usted avisa a su esposa que no podr asistir,
rompiendo con su promesa de llevarlo al partido
y perderse de un buen momento con su hijo. Su
hijo se entristece por encontrarse sin su apoyo
durante el juego.
I. Atenderlo inmediatamente ya que esa es la
meta del negocio
1. Asistir a la reunin de trabajo
A. Claro, qu deseas que lleve?
b. No te preocupes, estar ah.
Todava no termina el reporte y trata de
avanzar lo ms posible. El reloj marca que
faltan solo 10 minutos para las 3:00. Corre al
estacionamiento y viaja en medio del trfico,
llega a la escuela, pero no ve a su hijo. Ya ha
pasado ms de media hora de la cita acordada
y se desespera porque no lo encuentra. Una
profesora le comenta que una madre de familia
le hizo el favor de llevarlo ya que lo vio
esperndolo media hora. En ese momento
recibe una llamada de su jefe preguntando por
su avance, usted le comenta que todava le
faltan varios detalles. Su jefe se pone furioso
por su aparente falta de compromiso y le
advierte que espera el reporte al final del da sin
excusas. Durante el camino a la oficina su
esposa le hace otra llamada hacindole saber
que tambin est muy molesta por haberle
fallado a su hijo.
I. Atenderlo inmediatamente ya que esa es la
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2. Cancelar la reunin de trabajo
A. Claro, qu deseas que lleve?
b. No te preocupes, estar ah.
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Usted avisa a su esposa que no podr asistir,
rompiendo con su promesa de llevarlo al partido
y perderse de un buen momento con su hijo. Su
hijo se entristece por encontrarse sin su apoyo
durante el juego.
II. Comentarle a la secretaria que programe una
cita con l para la prxima semana
1. Asistir a la reunin de trabajo
A. Claro, qu deseas que lleve?
a. No podr asistir porque estoy muy ocupado.
Usted avisa a su esposa que no podr asistir,
rompiendo con su promesa de llevarlo al partido
y perderse de un buen momento con su hijo. Su
hijo se entristece por encontrarse sin su apoyo
durante el juego.
II. Comentarle a la secretaria que programe una
cita con l para la prxima semana.
1. Asistir a la reunin de trabajo.
B. No quiero ser grosero, pero realmente tengo
que realizar un reporte, te puedo buscar
maana para ponernos de acuerdo para la
fiesta.
b. No te preocupes, estar ah.
Todo su da lo ha mantenido bajo un riguroso
itinerario para estar con su hijo a tiempo.
Despus de una larga jornada logra completar y
enviar el reporte a tiempo. Se va con 10
minutos antes de que empiece el trfico de la
tarde para llegar a tiempo. Usted llega justo
cuando su hijo est saliendo de la escuela. En
eso recibe una llamada de su jefe
preguntndole algunos detalles del reporte y
adems lo felicita por el impecable trabajo que
realiz. l est convencido que con esa
informacin del reporte ganarn la licitacin.
Cuando llegan al campo, usted decide relajarse
y disfrutar el partido de su hijo.
II. Comentarle a la secretaria que programe una
cita con l para la prxima semana.
2. Cancelar la reunin de trabajo
13

Todava no termina el reporte y trata de
avanzar lo ms posible. El reloj marca que
faltan solo 10 minutos para las 3:00. Corre al
estacionamiento y viaja en medio del trfico,
llega a la escuela, pero no ve a su hijo. Ya ha
pasado ms de media hora de la cita acordada
y se desespera porque no lo encuentra. Una
profesora le comenta que una madre de familia
le hizo el favor de llevarlo ya que lo vio
esperndolo media hora. En ese momento
recibe una llamada de su jefe preguntando por
su avance, usted le comenta que todava le
faltan varios detalles. Su jefe se pone furioso
por su aparente falta de compromiso y le
advierte que espera el reporte al final del da sin
excusas. Durante el camino a la oficina su
esposa le hace otra llamada hacindole saber
que tambin est muy molesta por haberle
fallado a su hijo.
I. Atenderlo inmediatamente ya que esa es la
meta del negocio
2. Cancelar la reunin de trabajo
B. No quiero ser grosero, pero realmente tengo
que realizar un reporte, te puedo buscar
maana para ponernos de acuerdo para la
fiesta.
b. No te preocupes, estar ah.
Todava no termina el reporte y trata de
avanzar lo ms posible. El reloj marca que
faltan solo 30 minutos para las 3:00. Corre al
estacionamiento y viaja en medio del trfico,
llega a la escuela, y ve a su hijo que se est
subiendo al carro de una madre de familia, ella
le iba a hacer el favor a su hijo de llevarlo al
partido ya que tena media hora esperndolo.
Mientras llevaba a su hijo al partido recibe una
llamada de su jefe preguntando por su avance,
usted le comenta que todava le faltan varios
detalles. Su jefe se pone furioso por su
aparente falta de compromiso y le advierte que
espera el reporte al final del da sin excusas.
Esto provoca que tenga que dejar al nio y
regresarse inmediatamente a la oficina,
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B. No quiero ser grosero, pero realmente tengo
que realizar un reporte, te puedo buscar
maana para ponernos de acuerdo para la
fiesta.
b. No te preocupes, estar ah.
Todo su da lo ha mantenido bajo un riguroso
itinerario para estar con su hijo a tiempo. Sin
embargo el percance con los clientes en la
maana lo dej molesto
Despus de una larga jornada logra completar y
enviar el reporte a tiempo. Se va con 10
minutos antes de que empiece el trfico de la
tarde para llegar a tiempo. Usted llega justo
cuando su hijo est saliendo de la escuela. En
eso recibe una llamada de su jefe
preguntndole algunos detalles del reporte y
adems lo felicita por el impecable trabajo que
realiz, Sin embargo le hace el comentario de
que los clientes hablaron para quejarse y que
es importante no descuidarlos.
Mientras est en el partido usted todava se
muestra un poco tenso, no dejndolo disfrutar
la compaa de su hijo.
II. Comentarle a la secretaria que programe una
cita con l para la prxima semana
1. Asistir a la reunin de trabajo
A. Claro, qu deseas que lleve?
b. No te preocupes, estar ah.
Termin el reporte a tiempo pero de una forma
un tanto atropellada. Pero finalmente control la
situacin.
Se va con 10 minutos antes de que empiece el
trfico de la tarde para llegar a tiempo. Usted
llega justo cuando su hijo est saliendo de la
escuela. En eso recibe una llamada de su jefe
preguntndole algunos detalles del reporte y
adems lo felicita por el impecable trabajo que
realiz. l est convencido que con esa
informacin del reporte ganarn la licitacin.
Cuando llegan al campo, usted decide relajarse
y disfrutar el partido de su hijo.
14
pidindole de favor a la madre de familia que lo
regrese a su casa. Durante el camino a la
oficina su esposa le hace otra llamada
hacindole saber que tambin est molesta por
no haber estado con su hijo durante todo el
partido.

Reflexione

1. Cmo fue su experiencia en un da con tanto trabajo y con tan poco tiempo para
terminarlo?

a) Slo fue un da normal de trabajo

b) Muy cansado y poco efectivo
c) Todo se puede controlar sabiendo administrar las urgencias y prioridades
d) Debera tener una asignacin de actividades ms realista mis horarios

2. Cmo podra balancear su vida personal y la laboral?

a) Estableciendo claramente cules son mis prioridades

b) Esforzarme ms en el trabajo para proveer ms ingresos en mi hogar
c) Poner mi vida personal siempre antes que la laboral
d) Tener muchas amistades tanto en el trabajo como fuera de l

Las respuestas correctas son las c) y la a).

Para tener su tiempo administrado usted necesita direccin. Este enfoque le permitir encaminar
todos sus esfuerzos al cumplimiento de sus prioridades y no sucumbir a la tentacin de atender a
lo urgente.

Le sugerimos realizar nuevamente este ejercicio, eligiendo opciones diferentes para que
compruebe que es posible obtener experiencias y resultados diferentes ante circunstancias
similares, todo depende en cmo administramos nuestro tiempo.

Empecemos por una reflexin

Incluy la salud y condicin fsica en su Enunciado de Misin Personal?

Cuando las personas que toman este curso han terminado de escribir su Enunciado de Misin
Personal, les preguntamos si han incluido el mantenerse en forma o aspectos de salud, ejercicio
y/o condicin fsica.

Qu porcentaje estima usted que responden que s?

a. 20% b. 40% c. 60%

Solamente un 40% responden que para ellos la salud y condicin fsica es un aspecto importante.
Sin embargo, cuando preguntamos "Cuntos de ustedes son capaces de hacer ahora 20
lagartijas?"

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Qu porcentaje estima usted que responden s?

a. 2% b. 5% c. 10%

La respuesta es 2%.

Muy pocos de los que dicen que es importante tener condicin fsica ptima, sienten que
realmente la tienen y son capaces de demostrarlo.

Una cosa es decir que algo importa, otra muy diferente es demostrarlo en el da a da.

Henry Ford.

Uno no puede crear una reputacin basndose en lo que va a hacer.

-Henry Ford

Decir que uno va a vivir su misin es una cosa; vivirla realmente es otra.

El Hbito 3 es el cumplimiento prctico de los hbitos 1 y 2.

Poner su misin por escrito no es garanta de que uno la viva.

Qu significa vivir el hbito 3?

El hbito 3 es actuar de acuerdo a sus principios. Es uno de los hbitos ms difciles de vivir
porque requiere de integridad, ejecucin constante y establecimiento de prioridades.

Recuerde, usted es el programador, escribi el programa y ahora lo debe ejecutar.

Las cosas que importan ms nunca deben estar a la merced de las cosas que importan
menos.

-Johann Wolfgang con Goethe.

Esta frase de Goethe significa que cuando algo es realmente importante, debemos de actuar en
consecuencia y no dejarnos vencer por pretextos, olvidos, otros impulsos de menor
relevancia.

Si es Primero, debe ir Primero!

El Hbito 3 es el hbito de la integridad y ejecucin. Es donde ponemos nuestros planes en

accin y los seguimos con integridad.

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3. Principio del hbito y Ver, Hacer, Lograr
El principio en el que se fundamenta este hbito es el siguiente:

La efectividad requiere de integridad para actuar sobre las prioridades.

Ver

Efectivo: No efectivo:

Pongo primero las Pongo primero las

cosas importantes. Las cosas urgentes. Si
personas altamente mantenemos este
efectivas resisten el paradigma, las crisis,

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 impulso de poner las y no las prioridades,
cosas urgentes en sern las que nos
primer lugar. Tienen el guen.
hbito de establecer
prioridades con
respecto a lo que es
importante y decir no a
las cosas que no son tan
importantes.

Hacer

Conductas (Hacer) de este hbito son

Enfquese en las prioridades ms importantes.

Elimine lo que no es importante.
Planifique semanalmente.
Planifique a diario.

Lograr

Usted lograr entre otras cosas:

Incremento en organizacin y productividad.

Menos crisis.
Una reputacin de dar seguimiento hasta el final.
Mayor equilibrio de vida y paz mental.

Cierre del tema

Puede usted imaginar a un lder altamente efectivo, altamente exitoso, trascendente que no sea
congruente?

Este hbito requiere disciplina y esfuerzo constante para lograr enfocarse en las prioridades
ms importantes y no desviarnos a asuntos urgentes o atractivos, pero irrelevantes.

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Tema 2 Enfquese en las prioridades ms importantes
Introduccin

Mucho de lo que hacemos es dominado por la presin del momento, de las personas o inclusive
de nuestros propios supuestos acerca de la urgencia de las cosas. Nada de esto debe ser ms
fuerte que nuestra determinacin para lograr algo que realmente importa.

Pero, qu diferencia hay entre lo que urge y lo que importa?, acaso debemos simplemente
ignorar lo urgente?

Competencias
Lograr concentracin en las prioridades ms importantes.

Temario

1. Dificultad para Poner Primero lo Primero

2. Matriz del Tiempo
3. Reflexiones sobre los cuadrantes
4. Trabajar en el CII

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1. Dificultad para Poner Primero lo Primero
Por qu es tan difcil Poner Primero lo Primero?

Porque las cosas urgentes se interponen en el camino.

Una solucin rpida en el momento es mucho ms atractiva que un resultado que tarda ms
tiempo en alcanzarse. Si ponemos las cosas urgentes en primer lugar, nos guiamos por el reloj.

La respuesta es muy sencilla, el propsito del reloj es indicar la hora.

Pero si en lugar de guiarnos por el reloj, que tal si nos guiramos por una brjula

Cul es el propsito de una brjula?

La brjula funciona para indicarnos la direccin.

Aunque ambos son importantes, la brjula debe preceder al reloj porque es ms importante hacia
dnde vamos que la rapidez con que podemos llegar.

El reloj representa sus citas, itinerarios y actividadescmo usted administra su tiempo.

La brjula representa su misin, su direccin y sus valoreslo que usted considera que importa
ms.

Actividad 1. Urgente o importante

1. Lea cuidadosamente cada una de las frases que se presentan a continuacin.

2. Identifique qu palabras corresponden a la brjula o al reloj.

La La Los La calidad de las Lo Lo urgente

efectividad eficiencia itinerarios relaciones importante est
se encuentra se logra son requiere olvidarse est definido determinado
trabajando en trabajando marcados del reloj y mirar lo por nuestras por la prisa de
la misin rpido por el tiempo que queremos prioridades, acabar pronto.
eficiencia. Itinerarios. relaciones lograr cosas nuestra
humanas. importantes. misin cosas
urgentes.

Tus respuestas debieron quedar de la siguiente manera:

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 Efectividad Eficiencia
Relaciones Itinerarios
Cosas importantes Cosas urtentes

Supongamos que est viajando por la autopista a alta velocidad. Sbitamente, se dirige al
conductor y le dice:

-Recin me doy cuenta de que estamos yendo en la direccin equivocada.

Entonces, el conductor le contesta:

-A quin le importa? Vamos rpido, No?

El lugar hacia donde nos dirigimos es ms importante que la velocidad a la que viajamos, no le
parece?

El Hbito 3 se refiere a dar prioridad a la brjula y no al reloj.

Los 7 Hbitos en accin

Caso
Cuando fue secuestrado en 1989, Abilio Diniz comenz a pensar en lo valiosa que era su vida y
cun valiosas podran seguir siendo sus contribuciones. Los 7 Hbitos lo ayudaron a revitalizar
tanto su actividad comercial como su vida.

En septiembre de 1989, Abilio Diniz, presidente de la cadena minorista ms grande de Brasil, fue
secuestrado por guerrilleros y mantenido prisionero por seis das hasta que se pag el rescate.
Como resultado de esta experiencia, empez a repensar su vida.

Su empresa, el Grupo Po de Acar, se encontraba en decadencia debido a la severa inflacin, y

a que dos gigantes multinacionales, Wallmart y Carrefour, haban llegado al pas para competir por
el mercado brasileo. Diniz tuvo que elegir. Seguira permitiendo que la empresa se hundiera
bajo el peso de la inflacin y la competencia, o asumira una posicin proactiva para construir?

Acept el desafo. Vendi divisiones, se reconcentr en la venta de alimentos e innov mediante

entregas a domicilio y servicios de Internet, y as consigui recuperar a la empresa.

Hoy, la empresa ha crecido de 300 a 1000 tiendas y le da empleo a ms de 65,000 brasileos. Las
ventas han superado los $1.3 mil millones de dlares. Adems de tomar decisiones altamente
enfocadas en el negocio, Diniz tambin ha insistido en una receta sencilla para el xito: Afilar la
sierra. Lo plantea de esta manera: Ocpate de los empleados, y ocpate de ti mismo.

Cuando Diniz conoci los 7 Hbitos de las Personas Altamente Efectivas, el sistema lo
sorprendi, e insisti en que todos en la empresa recibieran esa capacitacin. l personalmente es
un ejemplo de los 7 Hbitos, especialmente Afilar la Sierra.

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Hace ejercicios tres veces por da: natacin a la maana, gimnasia en la hora del almuerzo y un
juego de squash al final del da. Ofrece gimnasios para los empleados e incentivos para que
corran la maratn.

Todos los aos, paga para que 50 de sus empleados participen en la Maratn de NuevaYork.
Diniz dice,No considero el deporte como una competencia, sino como una manera de mejorar la
salud y la calidad de vida.

Afilar la sierra en su trabajo es fundamental para su xito. Regularmente visita supermercados en

Amrica del Norte y Europa para conocer nuevas ideas. Su mayor descubrimiento fue la Internet.
Mientras que otros minoristas observaban y esperaban, Diniz aprendi todo lo posible sobre el
nuevo medio y lanz un revolucionario servicio minorista basado en red en Brasil. Sus
competidores perdieron, ya que su empresa se transform en el lugar donde hay que ir para hacer
compras en Internet en ese pas.

Diniz tambin es un ejemplo notable de los dems hbitos.

Despus de su secuestro, podra haberse quedado amargado contra sus captores y haber usado
sus considerables recursos para tomar venganza. En lugar de hacerse la vctima, sin embargo,
consider que era importante darle vuelta a la hoja y empezar a ocuparse de los importantes
problemas sociales de Amrica Latina, que causaban crmenes y violencia. Hoy es el principal
contribuyente al proyecto de Hambre cero de Brasil.

Un ejemplo importante del Hbito 3, su inters inicial en los 7 Hbitos fue aprender cmo manejar
mejor su tiempo. El pensamiento enfocado de los Hbitos 2 y 3 lo ayud a mantener en vista la
actividad central de Po de Acar.

Al vivir de acuerdo con los 7 Hbitos y al ayudar a sus asociados a hacer lo mismo, Abilio Diniz ha
construido de Brasil... y una de las ms rentables.

Actividad Qu hbito aplic en cada una de las siguientes situaciones?

Instrucciones

1. Lea cada una de las afirmaciones que se presentan a continuacin.

2. Seleccione el hbito que utiliz el seor Abilio Diniz durante las dificultades que se le
presentaron en la lectura.

H1 para el hbito 1.
H2 para el hbito 2, y as sucesivamente hasta llegar al hbito 7.
Si no aplica ninguno responda N.

Posibles respuestas:

H1, H2, H3, H4, H5, H6, H7, N

Situacin Respuestas
a) Pag el rescate de su secuestro.
b) Repensar su vida y su negocio.

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 c) Permitir que la empresa se hundiera bajo el
peso de la inflacin y la competencia.
d) Hace ejercicios tres veces por da: natacin
a la maana, gimnasia en la hora del
almuerzo y un juego de squash al final del
da.
e) Mientras que otros minoristas observaban y
esperaban, Diniz aprendi todo lo posible
sobre el nuevo medio y lanz un
revolucionario servicio minorista basado en
red en Brasil.
f) Su inters inicial en los 7 Hbitos fue
aprender cmo manejar mejor su tiempo.

Tus respuestas debieron quedar as:

Situacin Respuestas
a) Pag el rescate de su La respuesta correcta es N.
secuestro.
Esta accin no estaba en su crculo de influencia,
pero las consecuencias de ese pago fueron su
responsabilidad. La historia no ofrece detalles de
cmo enfrent el desfalco por pago del rescate.

b) Repensar su vida y su La respuesta correcta es H2

negocio.
Comenzar con el Fin en la Mente. Reinicia
plantendose de raz qu tipo de vida y qu tipo de
negocio va a impulsar. Vendi divisiones, se
reconcentr en la venta de alimentos e innov
mediante entregas a domicilio y servicios de
Internet, y as consigui recuperar a la empresa.

c) Permitir que la empresa La respuesta correcta es N.

se hundiera bajo el peso
de la inflacin y la Esta no fue una opcin que tom Dibniz.
competencia.
d) Hace ejercicios tres La respuesta correcta es H7.
veces por da: natacin Afilar la Sierra es trabajar en la propia salud fsica,
a la maana, gimnasia emocional, mental y espiritual.
en la hora del almuerzo
y un juego de squash al
final del da.
e) Mientras que otros La respuesta correcta es H3.
minoristas observaban y
esperaban, Diniz Poner Primero lo Primero. Actuar en lo importante
aprendi todo lo posible primero y no esperar a que lleguen mejores vientos.
sobre el nuevo medio y
lanz un revolucionario

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 servicio minorista
basado en red en Brasil.
f) Su inters inicial en los La respuesta correcta es H3.
7 Hbitos fue aprender
cmo manejar mejor su Actuar en lo importante primero es definir su tiempo
tiempo. y actuar con integridad.

2. Matriz del tiempo

La Matriz del tiempo
En el siguiente vdeo, Stephen nos ensear cmo dar prioridad a la brjula y no al reloj.

Stephen categoriza todo lo que hacemos en cuatro cuadrantes.

Despus de ver el video, preprese para responder en la siguiente pgina el nombre de cada uno
de los cuadrantes.

http://apps05.ruv.itesm.mx/portal/uvtv/video/video.jsp?folio=600

Despus de haber visto el video te invitamos a que respondas la siguiente pregunta.

Cul es el nombre de cada cuadrante?

Desperdicio y exceso Necesidad Efectividad Engao

Actividad Matriz del Tiempo

1. Observe la Matriz del Tiempo que se presenta.

2. Anote en la matriz en blanco actividades de su trabajo o vida personal en cada cuadrante.
3. Al terminar haga clic en el botn Retroalimentacin

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 Retroalimentacin

Algunas de tus respuestas pudieron quedar de la siguiente manera:

Peticiones urgentes del

jefe, cliente reclamando, Planeacin, desarrollo
proyectos y entregas en de relaciones,
fechas lmite. prevencin.

Interrupciones de baja Actualizar Facebook,

prioridades, reuniones chatear y platicar asuntos
triviales como
no planeadas, reportes pasatiempo, criticar o
que nadie va a leer. escuchar chismes.

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Actividad Reflexiones sobre los cuadrantes

Instrucciones

1. Reflexione sobre las actividades que coloc en cada uno de los cuadrantes.
2. Describa detalladamente en la columna izquierda cules son sus sentimientos respecto a
lo escrito en ese cuadrante.
3. Explique en la columna derecha cul es el impacto de vivir demasiadas actividades en
cada cuadrante, es decir cmo afecta su salud, productividad y relaciones el hecho de
realizar las actividades que coloc en los cuadrantes.

Cuadrante I. Necesidad
Sentimientos Impacto

Cuadrante III. Engao

Sentimientos Impacto

Cuadrante II. Efectividad

Sentimientos Impacto

Cuadrante IV. Desperdicio y exceso

Sentimientos Impacto

Reflexione sobre las respuestas que anot en cada uno de los cuadrantes.

Autoevale sus respuestas.

3. Reflexiones sobre los cuadrantes

Comnmente los sentimientos e impactos ms reportados en cada cuadrante son los siguientes:

En el cuadrante I es frecuente que las personas se sientan

Ansiosos, estresados, con ira, abrumados, ocupados, alegres, con sentido de logro, y con una
sobrecarga de trabajo.

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En cuanto al impacto de este cuadrante, ste tiene repercusiones en

La Salud: Provocando fatiga, presin sangunea alta, colesterol alto, lceras, cansancio,
etctera.

Productividad: Aumento de la crisis, y de las actividades del cuadrante I; muchos logros,

pero con calidad inferior en los resultados.

Relaciones: Las relaciones personales se vuelven tensas o quebrantadas

Antes de terminar con el anlisis de este cuadrante reflexionemos en lo siguiente:

No podemos evitar el cuadrante I porque es importante. Sin embargo, si dedicamos ms tiempo al

cuadrante II, el Cuadrante I se torna ms pequeo y manejable.

Un perodo breve en el Cuadrante I puede ser productivo, pero pasar mucho tiempo en l puede
tornarse destructivo.

Las personas que estn preparadas para el Cuadrante I (y que no viven all por hbito) se
concentran en lo importante ms que en lo urgente.

El cuadrante I puede producir una adiccin a la urgencia, y provoca que las personas se
escapen al Cuadrante IV.

Las personas que se dedican a lo importante siempre vuelven al CII despus de una crisis y se
contestan la pregunta: Cmo podr evitar esto en el futuro?

Ahora se proceder al anlisis del tercer cuadrante.

Los sentimientos experimentados en el tercer cuadrante son muy similares a los del primero.

Ansiedad, estrs, ira, resentimiento hacia quienes los llevan al este cuadrante, sentido de logro.

En cuanto al impacto de este cuadrante, ste tiene repercusiones en

La salud: Provocando fatiga, presin sangunea alta, colesterol alto, lceras, cansancio,
etctera.

Productividad: no se logra nada importante, resultados de menor calidad.

Relaciones: Las relaciones personales se vuelven tensas o quebrantadas.

Si necesita ms tiempo, pida prestado al cuadrante III. ste es el cuadrante del engao, en el que
las personas confunden la urgencia con la importancia.

Las personas que terminan en este cuadrante a menudo son complacientes.

Ahora se analizar el cuarto cuadrante.

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Los sentimientos ms comunes en este cuadrante se presentan a continuacin:

Relajacin al principio, luego aburrimiento y culpabilidad.

El impacto de este cuadrante se describe a continuacin:

Salud: Las repercusiones en la salud de este cuadrante suelen ser: depresin, baja
autoestima, aumento/disminucin de peso, desempleo.

Productividad: En el mbito de la productividad, se pierden los resultados, no hay ningn

logro.

Relaciones: Al igual que en los cuadrantes anteriores, la relaciones se vuelven tensas y

quebrantadas.

Las personas que viven en los Cuadrantes I y III a menudo se escapan al cuarto, que no es
realmente renovador.

Luego vuelven al CI y CIII hasta que necesitan volver a escaparse, esto los conduce al sndrome
del Tringulo de las Bermudas.

Ahora se analizar el cuadrante ms importante.

Los sentimientos ms comunes en este cuadrante se presentan a continuacin.

Logro, alivio, estar preparado, equilibrio, poder, cumplimiento, control, felicidad, menos estrs
Impacto a largo plazo del cuadrante dos se presenta a continuacin:

Salud: aumento de energa, vitalidad y Fortaleza

Productividad: disminucin de errores, mayor calidad de ejecucin, mayor innovacin,

mayor creatividad

Relaciones: ms duraderas, mayor claridad de las expectativas, ms confianza

El cuadrante II es la respuesta. Es el cuadrante de vivir con efectividad. Cunto ms tiempo

dedicamos al cuadrante II, ms reducido y manejable se torna el primero.

Lo que comienza como cuadrante II se puede convertir en cuadrante IV si se practica en exceso, o

en cuadrante I si no se atiende a tiempo.

Las actividades del cuadrante II estn relacionadas con la misin, las metas, valores y principios
de alta prioridad.

Pasar ms tiempo en CII requiere salirse por completo de los cuadrantes III y IV.

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Las personas del cuadrante II nunca se escapan por completo del cuadrante I, pero viven sus
vidas concentrados slo en lo que es importante.

Actividad Reflexiones sobre los cuadrantes

Instrucciones

1. Lea cada una de las preguntas que se presentan a continuacin.

2. Seleccione las ms adecuadas, puede haber ms de una respuesta por pregunta.
3. Compare su respuesta haciendo clic en el botn Validar.

1. Qu es lo que tienen en comn los Cuadrantes I y III?

Cuadrante I. Cuadrante II. Efectividad

Necesidad
Cuadrante III. Engao Cuadrante IV. Desperdicio y
exceso

a) Ambos son importantes

b) Nacen de nuestras prioridades

c) Ambos son urgentes

d) Nos producen estrs, presin para actuar.

Los cuadrantes I y III son urgentes y por lo tanto nos presionan desde afuera de nosotros para
actuar. No nacen de nuestras prioridades ms importantes.

2. En qu se diferencian entre s CI y CIII?

a) CI es urgente y CIII no

b) CI trae paz interna y CIII no

c) CI vale la pena y el CIII no

d) CI es productivo, el CIII no.

El CI es productivo, aunque caemos en l como respuesta a una urgencia. El CIII es improductivo

y no vale la pena atenderlo.

3. Cules son las diferencias entre el Cuadrante II y IV?

a) CII es urgente y CIV no

b) CII es producto de nuestra eleccin, CIV es producto de nuestra debilidad de carcter.

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 c) CII es productivo y CIV no.
d) CII es proactivo y CIV es reactivo.

El CII es productivo y llegamos a l por eleccin, proactivamente. El CIV no es productivo y

caemos ah generalmente por escape o reaccin.

4. Trabajar en el CII
Reflexione:

Cmo piensa usted que es posible pasar la mayor parte del tiempo en el Cuadrante II?

Qu posibilidades tiene de trabajar en Cuadrante II un bombero, un polica o una

enfermera de una sala de urgencias?

Cierre del tema

Vivir en el Cuadrante II es la eleccin bsica de la persona efectiva, sin embargo tambin requiere
de una evaluacin constante sobre los eventos inesperados. La pregunta que se hace la persona
altamente efectiva es: cul es el mejor uso de mi tiempo en este momento que me lleva a
lograr mis ms altas prioridades?

Tambin ser necesario aprender a decir NO de una manera adecuada a personas que traen
asuntos urgentes que a usted le parecen ser de CIII.

Cmo resolver ese constante dilema? Esto se responder en el siguiente tema.

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Tema 3. Elimine lo que no es importante
Introduccin
Cmo decir no a lo no importante sin daar la relacin o su calidad en el servicio a los
dems?

Es claro que cuando nos enfocamos en nuestras prioridades de manera inflexible corremos el
riesgo de no atender cambios, oportunidades o asuntos que realmente son importantes y
urgentes.

No se trata de eso en la alta efectividad.

Aprender a decir no significa encontrar las palabras, intencin y lenguaje no verbal

adecuados para lograr el objetivo sin afectar la relacin personal.

Veamos cmo se hace y qu otras alternativas tiene usted.

Competencias
Organizar las actividades, eliminando las que no son importantes.

Temario
1. Vivir arriba de la lnea
2. Reporte xQ

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1. Vivir arriba de la lnea
El ideal es vivir arriba de la lnea, para tratar de eliminar por completo los Cuadrantes III y IV
y luego equilibrar su tiempo entre los Cuadrantes I y II, poniendo nfasis en el Cuadrante II.

Concntrese en lo importante.

Actividad Qu hbito aplic en cada una de las siguientes situaciones?

1. Lea cada una de las preguntas que se presentan en esta actividad

2. Reflexiona en lo que has aprendido hasta ahora y responde cada una de las preguntas.

Responda a las preguntas siguientes:

1. Cules son las actividades recurrentes de Cuadrante III en su trabajo?

2. Cmo puede usted reducir o eliminar esas actividades de Cuadrante III?

En la siguiente pgina veremos algunas sugerencias con respecto a la manera de reducir o

eliminar el Cuadrante III en el lugar de trabajo.

Prepare su Diario de los Hbitos para anotar las mejores estrategias que pudieran funcionar para
usted.

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Sugerencias para reducir o eliminar el cuadrante III en su rea de trabajo.

1. Establezca bloques de tiempo especficos para manejar el correo electrnico todos los das
en lugar de contestar inmediatamente a cada mensaje de correo electrnico que recibe.

2. Aprenda a decir no con amabilidad pero con firmeza.

Por ejemplo:

- Tengo tanto que hacer, que no s cundo podr hacerlo, pero conozco a alguien que puede
ayudarle en este momento.

- Claro que puedo ayudarlo con sus pedidos, siempre y cuando ambos entendamos que lo que
estoy haciendo para usted, se puede demorar.

- Le agradezco que haya pensado en pedrmelo a m, pero no puedo aceptar.

3. Establezca un horario para contestar los mensajes telefnicos, o utilice las opciones para
enviarlos al correo de voz.

2. Reporte xQ
Cuando se les pregunta cmo ocupan su tiempo en el trabajo, los encuestados de xQ dicen
ocupar un 40% de su tiempo abajo de la lnea en actividades que realmente no son
importantes.

Qu porcentaje de su tiempo pasan los trabajadores debajo de la lnea?

Qu porcentaje de su tiempo pasan los trabajadores debajo de la lnea?

1. El 40% del tiempo de los empleados est abajo de la lnea, cul es el impacto de
ese indicador en la productividad?

2. Cul es el costo emocional y psicolgico de esa cifra?

Actividad Anlisis del reporte xQ

1. Lea cada una de las preguntas que se presentan en esta actividad

2. Reflexiona en lo que has aprendido hasta ahora y responde cada una de las preguntas.

1. Cul es el impacto de esa cifra en la productividad?

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Los gerentes y colaboradores pasan 40% de su tiempo en actividades que no son importantes, lo
importante se pospone, la productividad es 60%.

2. Cul es el costo emocional y psicolgico de esa cifra?

Retroalimentacin

Baja motivacin, bajo compromiso, frustracin, sentimiento de estar trabajando contra la lgica y
buen juicio, burn-out.

El burn out es un padecimiento que a grandes rasgos consiste en estrs prolongado en el

organismo ante los factores tensionantes emocionales e interpersonales que se presentan en el
trabajo, que incluye fatiga crnica, ineficacia y negacin de lo ocurrido

Cierre del tema

Hemos aprendido la importancia vital de vivir al norte de la lnea. Ahora aprenderemos el proceso
que ha sido diseado para incrementar la capacidad del CII.

El proceso se concentra en la planificacin semanal y diaria.

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Tema 4. Planifique semanalmente.
Introduccin
Planificar semanalmente es una actividad del cuadrante II que genera disminucin de las
urgencias y alto enfoque en prioridades. Es un componente fundamental en este hbito ya que
lleva a un evento especfico y a regular lo escrito en el Enunciado de Misin Personal.

Se practica la proactividad durante la planeacin porque es ah donde hacemos nuestras

elecciones ms poderosas que determinan cmo se ver cada da de nuestra semana, cada
semana de nuestra vida.

En este tema revisaremos en qu consiste la planificacin semanal y qu herramientas pueden ser

tiles para realizarla.

Competencias
Organizar las actividades semanales, mediante la planificacin.

Temario

1. Rocas Grandes
2. Proceso de Planificacin Semanal
3. Revise su misin y roles
4. Elija las rocas grandes
5. Organice su semana
6. Planificacin Semanal con Planner, Outlook y otras aplicaciones

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1. Rocas Grandes

En el siguiente video, Stephen ilustra cmo Poner Primero lo Primero.

http://apps05.ruv.itesm.mx/portal/uvtv/video/video.jsp?folio=602

Enfquese en lo siguiente:

Actividad Rocas grandes

1. Reflexione sobre el video Rocas Grandes que acaba de ver.

2. Lea a continuacin cada una de las preguntas que aparecen a continuacin.

3. Seleccione la o las respuestas correctas.

1. Qu representa el recipiente vaco?

a) La nada
b) El tiempo
c) La semana
d) La vida

El recipiente vaco representa el tiempo que est comprendido en una semana.

2. Qu representan las rocas grandes?

a) Los problemas
b) Las prioridades
c) Las actividades ms importantes de la persona
d) Las actividades ms triviales de la persona

Las cosas importantes: las cosas que estn por arriba de la lnea (CI y CII). stas se
pueden vincular con la misin, los roles y las metas.

3. Qu representan las rocas pequeas?

a) Las actividades clave

b) El tiempo
c) Las actividades de CIII
d) Las actividades de CIV

Las cosas menos importantes: las cosas que estn abajo de la lnea (CIII y CIV).

2. Proceso de Planificacin Semanal

El proceso que utilizamos para colocar Primero las rocas grandes en el recipiente se denomina
planificacin semanal.

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En qu momento se debe llevar a cabo la planeacin?

La planificacin semanal es un evento importante que debe suceder antes de que inicie la
semana.

El lugar en el que se lleve a cabo debe ser un lugar tranquilo, libre de interrupciones, distracciones
o ruido.

Llevar a cabo adecuadamente la planificacin semanal significa dedicarle aproximadamente entre

20 y 30 minutos.

A continuacin, Stephen nos guiar a travs de los tres pasos para la planificacin semanal.

http://apps05.ruv.itesm.mx/portal/uvtv/video/video.jsp?folio=603

Para realizar la planificacin semanal es necesario seguir estos sencillos pasos.

1. Revise su misin y roles

2. Elija las rocas grandes.
3. Organice su semana.

Existe una herramienta para la planificacin semanal. Se denomina Brjula Semanal. Esta brjula
ayuda a mantener el curso de las prioridades ms importantes.

En este curso aprender a crear una Brjula Semanal como una Nota de Outlook. Si cuenta con
un Planificador Franklin utilizar la herramienta incluida de Brjula Semanal.

Alternativamente puede utilizar la Brjula Semanal del archivo anexo.

Descrguela e imprmala para realizar su Planeacin Semanal.

Veamos paso a paso el procedimiento de la Planificacin Semanal mediante Microsoft Outlook

3. Revise su misin y roles.

En Outlook 2010, la Brjula Semanal se implementa a travs de una Nota de Outlook como se
muestra en la imagen.

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En el caso de Enrique Martnez, nuestro personaje descrito al principio del curso, los roles ms
importantes son:

Director General
Padre
Esposo
Amigo

Roles importantes

El orden en que aparecen es arbitrario, sin embargo usted puede optar por colocar en orden
prioritario sus roles, escribiendo arriba los ms importantes, si as lo desea.

Estos roles los descubre Enrique durante el ejercicio de escribir el Enunciado de Misin Personal.
Para l, su esposa y sus hijos son sus relaciones y por lo tanto sus roles ms importantes en el
plano personal.

En el plano laboral, su nuevo rol de Director General de la empresa es su rol ms importante.

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 Actividad 2. Revise su misin y roles

Instrucciones

Ya sea que haya escrito su Preparacin de la Misin Personal en la seccin de Notas de la

Herramienta de Trabajo o lo haya guardado en un archivo electrnico, durante el curso del Hbito
2, es necesario abrirlo en este momento, imprimirlo y tenerlo a la vista. Tenga tambin una pluma
o marca texto a la mano.

1. Escriba en cada campo lo roles ms representativos de su vida en este momento, le sugerimos

que haga clic en el botn Recomendaciones para abrir algunas sugerencias que le pueden
ayudar a elegir sus roles. No olvide realizar este ejercicio en la Brjula Semanal.

Rol 1 Rol 4 Rol 7

Rol 2 Rol 5

Rol 3 Rol 6

2. Revise el borrador de su Enunciado de Misin Personal y lea con detenimiento su ltima

versin de Enunciado de Misin Personal. Reflexione, en la siguiente pregunta:

Estoy viviendo lo que aqu dice?

3. Escriba sus roles profesionales y personales clave en una Brjula Semanal o en las
alternativas mencionadas antes.

Roles clave
Roles profesionales Roles personales

4. Elija las rocas grandes.

Las rocas grandes provienen de diferentes reas de su vida

Rocas grandes:

Misin
Proyectos
Metas importantes
Conciencia
Contribucin a sus roles

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Las rocas grandes pueden o no, tomar mucho tiempo. Tampoco son tareas de baja categora;
representan las actividades que estn por encima de la lnea.

Ejemplo

Las rocas grandes no siempre son tareas o citas. Tambin pueden transformarse en reas de
enfoque

1. Ser un mejor oyente

2. Tener ms paciencia
3. Usar un lenguaje proactivo, etctera

La siguiente es una pregunta que puede hacerse a s mismo y que lo ayudar a escoger sus rocas
grandes.

Cul es la cosa ms importante que puedo hacer en este rol esta semana?

Ejemplo

Rocas grandes a nivel

profesional

Rocas grandes a nivel personal

Escoja sus rocas o piedras grandes para la semana entrante y antelas en la Brjula Semanal de
su Outlook o en una Brjula Semanal impresa de su Herramienta de Trabajo.

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 L M M J V

Con la planeacin tradicional, tratamos en primer lugar las cosas ms urgentes. Dado que no
nos queda tiempo ni energa, dejamos a un lado actividades importantes del Cuadrante II.

Programacin tradicional

En la organizacin de las rocas grandes, evitamos el Cuadrante I organizando en primer lugar las
actividades del Cuadrante II. De esta manera, hacemos que las rocas pequeas no se instalen en
nuestro itinerario Primero.

Programacin Rocas grandes

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5. Organice su semana.

En el paso 3, transferimos las rocas grandes, adems de todas las dems actividades, a nuestro
sistema de planificacin.

Podemos transferirlas a los sistemas electrnicos o a los sistemas impresos.

En este curso le mostraremos cmo realizar los 3

pasos de la Planeacin Semanal con MS Outlook.

Las funciones pueden variar dependiendo de la

versin del software que se utilice.

Las rocas grandes se convierten en tareas o citas para la semana.

Copie de la Nota de Outlook de Brjula Semanal cada una de las actividades. Cree una cita
completando el evento con asunto, fecha, horario.

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Tip de buena prctica:

Defina sus roles principales como categoras de Outlook. Asigne un color diferente a cada rol y
utilice en sus actividades de Piedra Grande la categora adecuada.

En el ejemplo, Enrique
ha decidido dedicar 3
horas (de 10 am a 1
pm) el lunes 11 al
Presupuesto.

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 El mircoles por la tarde
a salir a cenar con su
esposa y asistir a la
conferencia en el colegio
de sus hijos el jueves a
las 8:30pm.

Estas son sus Piedras

Grandes y ahora ya estn
agendadas en su
semana.

Cierre del tema

Ahora cuenta con un proceso semanal que le ayudar a ser ms efectivo y equilibrado.

La pregunta es

Tiene la integridad y se refleja en su plan semanal al hacer sus elecciones diarias?

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Tema 5. Planifique a diario
Introduccin
La Planificacin Semanal representa las ms altas prioridades personales: sus roles, sus
metas, su misin. Sin embargo, en el da a da pueden aparecer nuevos eventos que deben
agregarse a la agenda semanal, acomodndose entre las piedras grandes y en ocasiones
desplazndolas un poco.

Este ajuste diario se puede prever a travs de un evento formal llamado planeacin diaria.

Veamos en qu consiste este proceso.

Competencias

1. Organizar las actividades diarias, mediante la planificacin

Temario
1. Proceso de planificacin diaria
2. Recomendaciones
3. Planificacin diaria con planificador, Outlook y otras aplicaciones
4. Cuatro principales

1. Proceso de planificacin diaria

Qu ocurre con sus planes una vez que empieza la semana?

Somos vulnerables a los antiguos hbitos cuando las tareas, citas, mensajes de correo
electrnico y mensajes de correo de voz nos llenan el da. Si no somos cuidadosos, podemos ser
vctimas de interrupciones y crisis y perder nuestra direccin.

Cmo podemos proteger nuestro plan semanal y mantener el equilibrio ante las prioridades
urgentes que se presentan inevitablemente?

Mediante una planificacin diaria que nos tomar aproximadamente de unos 5 a 10 minutos.

Los Pasos de la Planificacin Diaria son:

1. Verifique las citas del da.

2. Hacer una lista realista.
3. Priorice (A-B-C 1, 2, 3)

Revisemos cada paso del proceso:

Paso 1. Verifique las citas del da

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En el paso 1 hacemos un inventario de los compromisos del da en cuanto al tiempo.

Citas significa compromisos fijos: rocas grandes, mensajes de correo de voz, mensajes de
correo electrnico, reuniones, etc.

Es alrededor de estas citas que planificamos nuestras tareas importantes.

Paso 2. Hacer una lista realista

Cules son las pocas cosas que tengo que hacer?

Un tengo que hacerlo es algo tan importante que probablemente no terminara el da sin haberlo
hecho.

Por lo general, simplemente est volviendo a comprometerse a con sus Piedras Grandes, pero
quiz tenga que abordar los CI que se presenten.

Paso 3. Priorice (A-B-C 1-2-3)

Establecer prioridades evita que perdamos el tiempo en cosas que realmente no valen la pena.

Repase la lista realista y, si es necesario, asigne un valor y un orden a cada tarea.

Tenga cuidado de no asignar A a todas las tareas. Si lo hace, estar de vuelta en el
Cuadrante I.
Administre todos los dems asuntos del da alrededor de sus tengo que hacerlo.

Puede programar estas tareas como citas tambin o dejarlas en la lista de tareas. Si hace lo
anterior, ajuste en ellas la fecha lmite para hoy con el fin de que pueda observarlas en la parte
superior de la lista de tareas.

Buena prctica

Programe rpidamente las tareas pendientes utilizando la Lista de Tareas de Outlook. Despus
escoja las tareas tengo que hacerlo y convirtalas en CITAS.

Cmo se visualiza el organizador despus de haber colocado las rocas grandes y la

planeacin diaria?

Veamos el ejemplo de Enrique, quien realiza su planeacin diaria del lunes 11.

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 As se ve al revisar las citas del da.

As se ve cuando hemos trasladado las

tareas al da.

2. Recomendaciones
A continuacin se presentan algunas recomendaciones para la Planificacin Diaria partiendo de
las siguientes preguntas:

Planificacin diaria

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 Cundo realizarla? Por la tarde o por la maana.
Dnde realizarla? En algn lugar tranquilo.
Cunto tiempo dedicarle? 5 a 10 minutos.

3. Planificacin diaria con planificador, Outlook y otras aplicaciones

Las personas altamente efectivas no permiten que las cosas importantes queden en el camino.

Cmo obtienen la reputacin de dar un seguimiento coherente hasta el final?

Recuerda cules son las cosas importantes.

Recordar no significa tener una memoria fotogrfica. Recordar es una destreza que mejora
enormemente si se cuenta con las herramientas adecuadas. Significa preocuparse lo suficiente
como para realizar un seguimiento de los compromisos importantes.

Reflexione y relacione los siguientes ejemplos con la importancia de utilizar la herramienta de

planificacin adecuada:

Una jugadora de golf haba usado durante aos un juego de palos antiguo y gastado. Sali
fuera de la ciudad y alquil un juego de palos nuevo. Como resultado, su puntaje mejor
notablemente.

Alguna vez ha tratado de usar una moneda en lugar de un destornillador?

Siempre resulta esto efectivo?

Ahora lea el resultado de otra pregunta recuperada de las encuestas xQ.

Uso un sistema de planificacin efectivo para organizar mis actividades?

Slo el 33% de los encuestados asegur utilizar un sistema de planificacin efectivo para
administrar sus actividades

Cul es el efecto de esta cifra en las personas y las organizaciones?

Solo la tercera parte de la organizacin es capaz de manejar su tiempo con efectividad, con
resultados. El otro 66% generalmente trabaja con su memoria, con papelitos, con personas que les
llevan sus agendas, etctera.

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Existen herramientas que nos ayuden a mejorar estas cifras?

Si uno no cuenta con las herramientas adecuadas, las cosas pueden quedarse en el camino. Es
importante contar con un sistema para administrar la informacin importante de manera
eficiente. Un sistema altamente efectivo debe tener un lugar en el que se pueda registrar y
realizar un seguimiento de los Cuatro principales.

4. Cuatro principales

Los cuatro principales son:

Tareas
Contactos
Citas
Notas

Ahora, reflexione sobre qu herramientas utiliza usted para realizar su planeacin.

Actividad 1. Los cuatro principales

1. Dnde registra sus tareas?

2. Dnde registra sus citas?

Tener un buen sistema de planificacin sera responder algo como en un dispositivo porttil, una
computadora, software de planificacin o planificador en papel.

3. Dnde toma apuntes?

Tener un slido sistema de planificacin sera responder algo como en un bloc, una computadora
o un planificador.

4. Dnde tiene guardada su lista de contactos?

Tener un slido sistema de planificacin sera responder algo como en un dispositivo

porttil, una computadora o un planificador.

Le recomendamos utilizar un sistema que cuente con las caractersticas siguientes:

1. Integrado.
2. Porttil.
3. Personalizado.

Cul es la ventaja de tener a los Cuatro Principales en el mismo sistema

integrado?

No hay que luchar con:

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 Muchos calendarios.
Necesidad de buscar la informacin guardada en varios lugares.
Decidir en dnde guardar la informacin Elementos flotantes como, por ejemplo, notas
autoadhesivas y pedazos de papel dispersos por todos lados.Objetos personales y de
trabajo guardados en distintos lugares.

5. Por qu le gustara tener un sistema porttil?

Se puede acceder a la informacin al instante.

Los aspectos personal y profesional de la vida se ven integrados.
La informacin se puede capturar inmediatamente.

6. Cmo personaliza su sistema de planificacin?

Varo las vistas de pantalla del software de planificacin.

Sincronizo varios dispositivos.
Adapto el sistema a mis necesidades cambiantes
Elijo el tamao de porttil (smartphone o tableta) o planificador impreso que se adapte a
mis necesidades.

Las personas altamente efectivas viven por encima de la lnea, planifican semanalmente,
planifican diariamente y utilizan las herramientas adecuadas para realizar un seguimiento
coherente hasta el final.

Cierre del tema

Practicar la planificacin semanal y diaria es probablemente el ms poderoso aspecto para
generar hbitos de efectividad, en especial en el campo de trabajo, aunque desde luego que tiene
un impacto en todos los roles y en todas las reas de la vida.

Ponga atencin en sus resistencias internas para hacer de estas prcticas verdaderos hbitos. A
continuacin plantearemos los pasos a seguir para mantener los compromisos.

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Conclusin
Poner primero lo primero es uno de los hbitos que ms impacto tienen pero tambin es de los
ms desafiantes.

Este hbito enfrenta al individuo que desarroll su misin y que se preguntaba cmo vivirla, con un
cambio profundo en su manera de organizar su tiempo y su informacin.

La persona altamente efectiva sabe elegir la informacin correcta y las acciones que le llevan a
vivir su misin, lograr sus metas, equilibrar su vida y su trabajo.

Citando a uno de los personajes de JK Rowling en su libro Harry Potter The Chamber of Secrets,
1999:

Son nuestras elecciones las que demuestran lo que realmente somos, mucho ms que nuestras
habilidades.

JK Rowling nos recuerda que lo que somos y la direccin de nuestra vida no depende de nuestro
pasado, la cantidad de dinero que ganamos, nuestros padres, nuestra capacidad de cantar,
nuestra capacidad mental para aprender, nuestras miradas, o nuestra capacidad atltica. Ms
bien, es nuestra eleccin, ya sea grande o pequea, lo que determina nuestro carcter, la
personalidad y la satisfaccin que obtenemos de la vida.

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