Parabns!

Ao ter em mos este manual, significa que voc

adquiriu um Sistema e-Nota Safeweb

Este manual (verso completa) apresenta as informaes do Sistema Safeweb e-Nota NF-e.

O que preciso para acessar o sistema?

Clique nos links e nas
Acessando o Portal e-Nota
setas para navegar
O Portal e-Nota neste manual
Histrico Financeiro
Home do Sistema

Clique aqui para ser direcionado ao manual

(verso resumida) sobre o Acesso ao
sistema.

e-Nota NF-e (Nota Fiscal eletrnica)

Continuao...

O primeiro acesso? O Menu Cadastros Clique nos links e nas

O Cadastro do Emitente setas para navegar
Novos cadastros neste manual
Novo cliente (exemplo para os demais cadastros)
Cadastros j realizados Filtro de Pesquisa
Importao de dados para os Cadastros
Cadastro de Produtos
Boto duplicar Cadastro de Produtos

Clique aqui para ser direcionado ao manual

(verso resumida) sobre os Cadastros do
sistema.
Continuao...

Como emitir a nota? Emitir Nova NF-e

Abas opcionais na emisso da nota
O que fazer aps a autorizao da nota? Clique nos links e nas
setas para navegar
Onde esto as notas emitidas? neste manual
Como cancelar uma nota?
E se a nota for rejeitada?
Outras situaes de notas
Como inutilizar um nmero de nota?

Clique aqui para ser direcionado ao manual

(verso resumida) sobre a Emisso da Nota.
Continuao...

Sintegra, DNF, SPED e ICMS

NF-e por Data de Emisso
Vendas por Data de Emisso
Listas Clique nos links e nas
Curva ABC setas para navegar
neste manual

Configuraes

Como sair do Sistema e-Nota NF-e?

Clique aqui para ser direcionado ao manual

(verso resumida) sobre os Relatrios e as
Configuraes do sistema.
 O software do Token (SafeNet) precisa estar instalado em seu
O Token um computador.
dispositivo
eletrnico que
Pgina da Safeweb/Menu Suporte/Opo Tokens/Link
conectado a um
computador atravs Download/Clicar em Executar/Boto Next (at concluir a instalao)
de porta USB
E em seguida o Token tem que ser conectado para que o acesso
ao sistema seja possvel.

A Safeweb no recomenda a utilizao de Certificados

Digitais Modelo A3 (Carto ou Token) em computadores MAC.

Todos os softwares so encontrados no menu Suporte do

site: https://safeweb.com.br/

O que preciso para acessar o sistema?

Abra o navegador e digite o site da Safeweb na barra de endereos: https://safeweb.com.br/
Em seguida, selecione o atalho identificado pela nuvem e clique Portal e-Nota.

Selecione o Certificado Digital da empresa e digite a senha.

A senha padro safeweb. Para alter-la, observe o manual do software SafeNet.

Acessando o Portal e-Nota

O Portal e-Nota a tela que voc visualizar ao incluir a senha e clicar OK. Antes de
selecionar o cone para acessar o sistema Safeweb de emisso de Nota Fiscal eletrnica
e-Nota NF-e, veja o que o (1) Histrico Financeiro e como (2) Sair do sistema com
segurana.

1 2

Os sistemas que esto

destacados com cone
na cor azul esto
contratados pela
empresa

Demais sistemas? Passe o mouse sobre o sistema que deseja

obter mais informaes ou contate com a rea Comercial

O Portal e-Nota
Este o local que voc encontra a lista de boletos pagos, e os que esto em abertos.
possvel retirar uma segunda via do boleto para pagamento da mensalidade e retirada da
segunda via da sua nota fiscal.

Ao clicar, voc ser direcionado diretamente para uma nova tela, com a relao dos
pagamentos em aberto e fechados.

Para imprimir a segunda via do boleto, clique na imagem da

impressora. O novo boleto ser gerado automaticamente, com
prorrogao de cinco dias, com nova data de vencimento. O
juro ser recorrente at a data que ocorreu a emisso do
boleto prorrogado.

Histrico Financeiro
 Observe as configuraes
do seu navegador para
que a gerao do boleto
1 no seja bloqueada
Esta a nica forma para
gerar, se necessrio, a
segunda via do boleto
bancrio

E ainda, na outra extremidade da tela, voc encontra a opo Visualizar NFS-e, ou seja, o
arquivo eletrnico (XML) correspondente prestao do servio da Safeweb para a sua
empresa.

Ao abrir o Portal e-Nota, logo

no topo da pgina est o link
de acesso ao Histrico
Financeiro da empresa
Agora que voc est no e-Nota NF-e. A tela principal do sistema identifica a verso que est
disponvel.

Nesta verso as
Faa contato com o
A verso solicitada notas emitidas no
Suporte para alterar
ficar disponvel at tm valor jurdico
a verso do sistema
para Produo um novo contato
para troca de
verso novamente

Para alterar o modo do ambiente de emisso, Verso de Testes (NF-e sem valor fiscal) ou
Verso de Produo (NF-e com valor jurdico), entre em contato com o suporte da Safeweb
pelo telefone: (51) 3018.0300 ou pelo email: enotanfe@safeweb.com.br e solicite.

Home do sistema
 Os cadastros no so
Uma experincia interessante
obrigatrios, mas auxiliam no
para voc dominar o uso do
preenchimento da nota, buscando
sistema fazer os cadastros
automaticamente os dados e
da empresa
completando os campos do
sistema

Ao acessar o sistema pela primeira vez, procure usar o Menu Cadastros e fazer o cadastro
do Emitente.

O cadastro de clientes, por exemplo, voc pode ir fazendo a medida que for emitindo notas
(se for de seu interesse manter os dados de seus clientes cadastrados).

J o cadastro de produtos interessante ser feito com antecedncia, ou seja, antes da

emisso da nota.

Este manual apresenta as telas do Cadastro do Emitente, de Clientes e de Produtos.

O primeiro acesso? O Menu Cadastros

Para fazer o Cadastro do Emitente, selecione a opo correspondente no menu cadastros:

Os dados salvos no menu cadastros

ficam armazenados independente da
verso Testes ou Produo

Ao abrir esta opo de cadastro, clique no boto Editar, no canto

inferior direito da pgina para inserir os dados da empresa.
Comece informando o CNPJ e clicando em Consultar na SEFAZ. O
sistema busca automaticamente e completa os campos. Confirme se
os dados esto corretos e se os campos obrigatrios foram
preenchidos.
Para finalizar clique em Salvar. E precisando alterar alguma
informao, clique novamente no boto Editar.

Este cadastro normalmente feito uma nica vez, pois, os dados da

empresa emitente no costumam alterar com frequncia.

O Cadastro do Emitente
 Voc pode incluir o
logotipo da empresa
no cadastro do
emitente

Use um arquivo de
imagem (.jpeg, .gif ou
.png), por exemplo

Os campos obrigatrios
so destacados em
negrito e com asterisco

Confirme com o(a)

contador(a) o Regime
Boto
Tributrio da empresa
salvar/editar
 Todos os dados salvos no
sistema ficam
armazenados
independente da verso
Testes ou Produo
Selecione o menu, seguido da opo que deseja cadastrar.
Ao entrar em qualquer uma dessas opes do menu cadastros, na parte inferior direita da tela,
clique no boto:
Use este boto toda vez que quiser incluir
(antes da emisso da nota) um novo cadastro
para o seu banco de dados no sistema!

Se optar em cadastrar (clientes, produtos e transportadoras) durante a emisso da nota, o

checkbox correspondente precisa estar selecionado (ver exemplos a seguir):

O nico cadastro deste menu que no pode ser

realizado durante a emisso da nota o de
Vendedores.

Novos Cadastros
 Exemplo de novos cadastros mostrados a partir do cadastro de clientes:

O padro a
consulta ser realizada
no Estado do RS

Para finalizar o
cadastro clique
Consulte o para Salvar
2 endereo
atravs do CEP

Ao clicar no boto para incluir um novo cadastro, preencha o CNPJ e clique em Consultar
na SEFAZ. O sistema busca automaticamente e completa os campos, de acordo com a
Secretaria da Fazenda do Estado (se houver inscrio Estadual). Esta consulta no funciona
para Pessoa Fsica, desta forma, os campos obrigatrios devero ser preenchidos
manualmente.

Novo Cliente
(1) Para Consultar na SEFAZ de outros estados, antes de clicar no boto, indique a UF
correspondente.
Outro ponto importante, que s vai haver cadastro na
SEFAZ para as pessoas jurdicas que tm Inscrio
Estadual (IE). Se ao consultar aparecer uma mensagem
de Rejeio, inclua os dados manualmente para o
cadastro.

Se a pessoa jurdica no tem IE, deve ser relacionado na

emisso da nota que trata-se de um destinatrio Isento:

Aba Destinatrio Considere que a IE importante

na emisso da apenas para o cadastro de
nota clientes, assim, transportadoras
ou fornecedores no importante
(2) Contato Use a opo do contato para adicionar e salvar o(s) e-mail(is) para entrega da
NF-e ao destinatrio.

At 4 e-mails
simultneos

Escolha uma ou as Ao receber o link o cliente precisar clicar para

duas formas para fazer o download do arquivo do DANFE e do
arquivo XML (haver um boto para cada tipo de
entrega da NF-e
arquivo). E ao anexar o XML na prpria mensagem
1 de e-mail, o cliente poder salv-lo para o seu
computador.

Para separar os endereos de contato faa como o exemplo:

email1@safeweb.com.br;email2@safeweb.com.br;email3@safeweb.com.br

Se optar pela entrega automtica Se o e-Nota E no est ativo

por e-mail, contrate com a no Portal e-Nota, a entrega da
nota no ser automtica.
Safeweb o sistema e-Nota E
 O que voc vai ver ao abrir
o menu de cada cadastro
do sistema?

Ao abrir o menu, a tela inicial mostrar o Filtro de Pesquisa, local onde estaro todos os
cadastros j realizados at ento no sistema. Permitindo com isto, fazer Pesquisa de
qualquer informao.

As prximas pginas deste manual mostraro a tela inicial dos cadastros

descritos anteriormente (Clientes, Fornecedores, Transportadoras e
Vendedores (pois todos tm a mesma estrutura de funcionamento).

Apenas o Cadastro de Produtos ter um captulo especfico, mas

pelos dados to distintos que devem ser informados, como por
exemplo, a tributao de ICMS, PIS e COFINS.

Cadastros j realizados Filtro de Pesquisa

(1) Imediatamente aps o Filtro de Pesquisa esto os dados cadastrados com trs opes:
lupa, lpis e lixeira.

Lupa: Visualizar os dados do cadastro.

Botes localizados na parte
Lpis: Editar dados no cadastro selecionado.
inferior desta tela
Lixeira: Excluir um cadastro por vez.

Para realizar mais de uma excluso ao

No h nmero
mesmo tempo, marque no checkbox e clique
nem nmero
no boto Excluir com os botes da parte mximo nem
inferior da tela (2) mnimo para o
banco de
O Cadastro de Produtos tambm cadastros!
apresenta estas opes.
 (2) E na parte inferior esto os botes para incluso/administrao das informaes.

2
Observe que a visualizao deste exemplo corresponde a 15 clientes por pgina.
Podendo ser alterado at para 1000.

Importar: Possibilita a importao de dados recebidos

de outras notas. Ento, voc deve ter o(s) arquivo(s)
XML em mos para usar este boto.

1. Selecione os arquivos que gostaria de importar os

dados.
2. Os arquivos vlidos aparecero no quadro abaixo. S no possvel
3. Use novamente o boto Importar. importar dados para
o cadastro de
Assim voc ver que os dados dos arquivos constaro Vendedores
atualizados automaticamente em seu cadastro.

A prxima pgina apresenta mais

informaes sobre a importao
de dados para o sistema.
 Exemplo de importao a partir do cadastro de produtos:

Quando voc for importar dados de produtos para

o seu cadastro, cuide:

a unidade comercial do produto (kg, cx, pct,

unid, mt, por exemplo)
e os tributos do produto (ICMS, PIS e COFINS)

O sistema s salvar estes dados se eles forem

selecionados no checkbox correspondente. Pois,
cada empresa tem a sua forma de trabalhar com
Marque para usar tais informaes.
os mesmos dados
do(s) XML(s) Ex: Voc comprou o produto X de um fornecedor. Este
selecionado(s) produto estava descrito em cx (caixa) na NF-e
recebida, e voc ao importar o XML quer cadastrar o
mesmo produto, mas no trabalhar com a unidade cx.
Ento, no marque o checkbox. Depois que os dados
forem importados, inclua manualmente o tipo de
unidade que voc vai trabalhar (use o lpis para isto).
O mesmo vale para os tributos, que, normalmente so
diferentes do fornecedor do(s) produto(s).

Importao de dados para os Cadastros

 Selecione o menu
cadastros e a
opo produtos

Clique no boto Novo e inicie o preenchimento dos dados do produto:

Preencha as abas
1 Dados e Tributos
2
3

4 Veja na prxima pgina

a explicao de cada
5
um dos campos da aba
Dados

Cadastro de Produtos
(1) Cdigo do Produto: uma informao interna da empresa. Pode ser letras e nmeros,
como por exemplo, os j utilizados em sua empresa ou recebidos das notas de seu
fornecedor, ou voc pode criar uma codificao prpria para os produtos da empresa.

(2) Descrio do Produto: Escreva o produto que ser adicionado (normalmente de forma
breve a descrio).

(3) NCM (Nomenclatura Comum do MERCOSUL): So os oito dgitos que identificam a

natureza das mercadorias e promovem o desenvolvimento do comrcio internacional, alm de
facilitar a coleta e anlise das estatsticas do comrcio exterior. uma exigncia do Governo
Brasileiro. Na maioria das vezes utilizado o mesmo NCM da nota do fornecedor. Em caso de
dvidas, contate com o(a) Contador(a) da sua empresa.

(4) Unidade Comercial: Inclua a unidade de comercializao e tributao respectivamente.

(Exemplo: unidade un, caixa cx, pacote pct, kilo kg, etc).

(5) Valor Unitrio Comercial: Digite o valor do produto, conforme a unidade comercial
informada anteriormente. Ou seja, o valor do kilo, do pacote, etc.

A unidade tributvel e o valor Todos os dados, mesmo cadastrados podem ser

unitrio tributvel so preenchidos alterados na hora do carregamento do produto
automaticamente, conforme (4) e (5) para a emisso da nota
 Na aba Tributos,
preencha
obrigatoriamente o ICMS,
o PIS e o COFINS

Cuide que podero ser

necessrios outros
campos obrigatrios
(negrito e *asterisco)

Se estiver em dvida sobre o preenchimento dos Tributos A prxima tela

entre em contato com o seu Contador. apresenta mais
Ele a pessoa mais indicada para auxiliar sobre estas informaes sobre a
informaes. tributao desta aba
Depois do ICMS no
se esquea do PIS e
do COFINS

Para finalizar o
cadastro clique
para Salvar
ICMS (Imposto sobre Circulao de Mercadorias e prestao de Servios): Escolha as
opes adequadas para o produto no Regime Tributrio, na Situao Tributria e na
Origem, campos obrigatrios.

IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados): Selecione a Situao Tributria e complete

os demais campos que aparecem como obrigatrios logo abaixo. Como nenhuma das opes
do IPI est em negrito ou com asterisco, o seu preenchimento no obrigatrio, salvo
situaes em que a empresa emitente atue com produtos industrializados.

PIS (Programa de Integrao Social) e o COFINS (Contribuio para o Financiamento da

Seguridade Social): Possuem apenas um campo obrigatrio cada: Situao Tributria.
Lembrando que, dependendo da opo escolhida, outros campos obrigatrios podem
aparecer.
Veja mais no
As abas Informaes Adicionais e Produto Composto
so opcionais para deixar a nota fiscal mais completa. captulo sobre a
Informe se for de interesse da empresa. emisso da nota

A vantagem de cadastrar os produtos da empresa que

durante a emisso da nota voc no precisar preencher
nenhum desses dados novamente. Todos os dados so
carregados automaticamente.

Esta funo existe
somente no cadastro de
produtos (orientaes
na prxima pgina)
Veja as informaes sobre as
funes da lupa, lpis, lixeira e
boto importar no captulo
Cadastros j realizados deste
manual

Depois que o(s) produto(s) esto cadastrados voc poder pesquisar, excluir, editar
dados, etc. Ou seja, administrar o seu banco de cadastros.
1
2

Depois de clicar para (1) Duplicar um cadastro, imediatamente abaixo do produto duplicado
uma cpia do produto aparecer tambm cadastrado.
Isto facilita o cadastro de novos produtos a partir de um primeiro produto cadastrado
corretamente.
Voc precisar apenas (2) Editar os dados, atravs do lpis. Os tributos voc no
precisar cadastrar,
pois sero duplicados

Normalmente precisam ser modificados apenas o

Cdigo, a Descrio, o NCM e o valor.

Boto duplicar Cadastro de Produtos

No menu Nota Fiscal que ocorre o processo de criao da nota fiscal eletrnica:

Aps, siga o preenchimento das abas conforme sequncia:

Aba Dados
na NF-e

1
2
3

Como emitir a nota? Emitir Nova NF-e

Como visto, alguns dados j so preenchidos pelo sistema, porm todos os campos podem ser
alterados.
Observe que a srie e o nmero da nota so sequenciais.
Se tiver emitido nota em papel, no precisa dar continuidade na numerao do talonrio.

Cuide sempre a (1) Natureza da Operao

Este campo de preenchimento descritivo,
ou seja, preciso identificar a operao da
nota a ser emitida. O sistema tambm sugere
algumas situaes. Selecione, se for o caso.
Junto disto, selecione se uma operao de
entrada ou sada de mercadorias.

(2) Identificao de Operao

Atente tambm se a nota para dentro do estado (Operao Interna), fora
do estado de origem da empresa emitente ou ainda com comrcio exterior.

(3) Condio de pagamento Aps conferncia das

Marque se o pagamento vista, prazo ou informaes da aba
de alguma outra forma. Dados, passe para a
Emitente
 Aba
Emitente

Se este cadastro no foi

feito, os dados tero
que ser preenchidos
manualmente

A empresa cadastrada no Cadastro do Emitente ter seus dados automaticamente

preenchidos nesta aba. Se o cadastro no foi efetuado anteriormente, preencha os campos
em negrito e com asterisco, pois so obrigatrios para a emisso da nota fiscal.

Dica: A prxima aba refere-se ao cliente. Para saber qual a sua Inscrio
Estadual, tente fazer o cadastro com antecedncia, pois, o CNPJ poder ser
consultado na base de dados da SEFAZ .
Clique aqui para ser direcionado ao manual sobre os cadastros do sistema.
 2 1 5
Aba
Destinatrio/
4 3 Remetente

(1) Carregar Use este boto se voc cadastrou previamente o cliente no sistema. Os campos
sero preenchidos automaticamente.

(2) Verso de testes Observe que devido a verso do sistema o nome do cliente no
aparece, sendo descrito NF-E EMITIDA EM AMBIENTE DE HOMOLOGAO SEM
VALOR FISCAL.
(3) Indicador de Presena Relacione como ocorreu a Natureza da Operao, por exemplo:
Uma nota de venda, o cliente fez de forma presencial ou pela Internet?

(4) Indicador de Inscrio Estadual Selecione a opo referente ao cliente da nota.

Se o cliente for Pessoa Jurdica e tiver Inscrio Estadual, a mesma precisa ser informada.
Se for Isento de Inscrio Estadual, relacione selecionando a opo correspondente.
E Pessoas Fsicas NO so contribuintes de ICMS, logo, a ltima opo deve ser
selecionada.
(5) Cadastrar cliente automaticamente Caso o cadastro do destinatrio da nota no tenha
sido feito com antecedncia, complete os campos obrigatrios manualmente. E, aps digitar
os dados, marque no checkbox ao lado do boto Carregar, se optar em cadastrar este
cliente para o sistema. Na prxima nota que for emitir em seu nome, os dados podero ser
carregados automaticamente.
Caso o endereo de
entrega das mercadorias
(6) Local diferente Selecione para indicar, se necessrio seja em outro local, clique
outro local para entrega ou retirada das mercadorias. para indicar o novo
endereo
 1 Aba
2 Produtos

Com o(s) produto(s) Se o produto no foi

previamente cadastrado(s), cada previamente cadastrado estas
um poder ser acionado para opes para seleo no
incluso na nota aparecero na tela

Esta opo de incluso automtica de produtos j cadastrados est

diretamente relacionada com a seleo do box (1) Carregamento
Automtico. O sistema reconhece que h um cadastro, no
momento que o campo comea a ser preenchido, tanto o cdigo
quanto a descrio do produto. Selecione o produto para que conste
na nota e tecle Enter (do teclado) para carregar os dados do
cadastro.
Ainda na aba Produtos, veja na sequncia como incluir produtos na
nota sem que estejam cadastrados previamente.
O produto que for includo manualmente pode ser salvo para o banco de dados (cadastro de
Produtos), clicando no checkbox (2) Cadastrar Produto Automaticamente.

Depois de incluir o produto, clique no lpis para editar, preenchendo todas as demais
informaes necessrias para cada produto includo na nota. So as mesmas informaes
que podem ser cadastradas previamente, sendo que nestes casos, no necessrio clicar no
lpis.
Use os botes em destaque no item (3) para adicionar outras informaes para o(s)
produto(s), como por exemplo, desconto, valor de frete. Como o boto Tipos de Rateio.

CFOP e Quantidade so sempre dados

que devem ser lanados manualmente, O valor de cada produto pode ser
ou seja, so independentes de cadastro alterado manualmente, caso tenha
prvio sido cadastrado
 Aba disponvel ao
clicar no lpis do
produto

Veja mais informaes

sobre os dados do(s)
produto(s) em
Cadastro de Produtos

Clique aqui para ser

direcionado ao manual
sobre os cadastros do
sistema.

Preencha as informaes do produto na aba Dados e na aba Tributos.

So as duas abas que contm campos para preenchimento obrigatrio.
Voltando para a emisso da nota, aps incluir o(s) produto(s), clique na aba Totais.

Aba Totais

Esta aba tem a funo de calcular internamente todos os valores de

tributao e despesas da nota. Clique diretamente no boto Calcular
Totais, para que o sistema gere automaticamente todos os totais da
NF-e.
Verifique atentamente se todos os totais gerados esto de acordo e,
caso no estejam, confira se os produtos inseridos esto corretos.
Havendo alterao nos valores da nota, como por exemplo, a incluso
de desconto, use o boto Recalcular.
 Abas opcionais, se no
for incluir nenhuma
informao adicional,
passe as prximas trs
Aba pginas deste manual
Transporte

O nico campo obrigatrio inicial deste item a identificao da Modalidade de Frete.

Se no houver nenhuma outra informao sobre o transporte da mercadoria que precise ser
adicionada na nota, deixe os demais campos sem preenchimento.
No caso do frete ficar por conta de terceiros, necessrio identificar a transportadora
digitando os dados nos campos, ou selecionando o Tipo de Documento e o nmero do
CNPJ/CPF. Caso haja alguma transportadora cadastrada no Cadastro de
Transportadoras, os dados podem ser carregados automaticamente.
A partir desta aba, as informaes so opcionais, pois no so obrigatrias.
Se for o caso, preencha as informaes sobre a Forma de Pagamento, Vendedor e/ou
Prazos. O sistema ir gerar as informaes sobre as duplicatas, conforme indicao do
campo Fatura.
Lembramos que o Safeweb e-Nota NF-e no gera boleto de cobrana, somente a nota fiscal.

Aba
Cobrana

Os prazos podem ser

O vendedor para ser previamente definidos no
referenciado na nota, menu Configuraes
deve ser cadastrado no
menu Cadastro
Clique aqui para ser direcionado ao manual sobre
os cadastros e sobre as configuraes do sistema.

Abas opcionais na emisso da nota

 Aba
Informaes
Adicionais

Use para informaes como

ordem de compra, nmero de
pedido, dados para depsito
bancrio, etc.

o local onde podem ser acrescentadas informaes complementares

referentes NF-e, ou seja, no primeiro campo dados de interesse do Fisco e
no segundo, do Contribuinte.

Estes campos tambm

podem ser previamente
definidos no menu
Configuraes
Clique aqui para ser direcionado
ao manual sobre as
configuraes do sistema.
 Aba
Exportao/
Compras

Preencha quando for o caso de empresa que trabalha com exportao e compra de
mercadorias.

Aba Cana

Para a empresa produtora de cana de acar, esta aba identifica a safra, com indicao de ms
e ano de referncia da colheita.
Seguindo a emisso da nota, veja as aes dos botes, para autorizao e uso da NF-e:

Continua na
prxima pgina

1 3

(1) Salvar/Editar Clique para salvar a nota, aps preenchimento dos

campos. Este boto faz uma cpia da nota e a mantm no sistema.
Seu status passar para Digitao, o que permite a edio de
informaes. Em seguida, o boto (2) Validar ficar habilitado.
(2) Validar Este boto, faz uma busca interna no sistema para verificar se todos os campos
obrigatrios foram preenchidos. Se estiver tudo certo, o sistema retornar a situao da nota
para VALIDADA e tambm mostrar o nmero da chave de acesso criada para a NF-e.
Se houver algum erro durante esta verificao, uma caixa Enquanto a nota fiscal eletrnica
de texto com o resultado da validao mostrado,
no for autorizada, o sistema
identificando o motivo para ser alterado. Para corrigir, clique
permite alterar qualquer
no boto Editar e altere o campo. Salve e valide
novamente a nota. informao

Antes de transmitir, veja como vai ficar a

(3) Transmitir A transmisso o processo nota, use o boto Pr-Visualizar
de envio do documento eletrnico para a
SEFAZ (Secretaria da Fazendo do Estado).

Assinatura digital: dados do Certificado Digital que garante sua

autoridade e integridade;
Para que uma nota Layout da NF-e: para que no ocorram erros de preenchimento dos
seja autorizada, a campos e que todas as regras de validao foram observadas;
SEFAZ, verifica Numerao: para que a mesma NF-e no seja recebida mais de uma
dados, como: vez;
Emitente autorizado: empresa emitente est credenciada e
autorizada a emitir notas na SEFAZ.
Aps a nota ser autorizada, ento,
feche a mensagem da SEFAZ e
escolha por usar o menu onde todas
as demais notas j emitidas estaro
disponveis para impresso e
download ou atravs dos botes que
sero disponibilizados aps a nota
ficar com o status de Autorizada.

Clique para:
Resultado esperado aps a
transmisso!

Usar o menu Acessar a nota

Gerenciar NF-e atravs dos Botes
dentro da NF-e
autorizada

O que fazer aps autorizao da nota?

 1 2 3

NF-e autorizada Se clicar no boto Voltar, voc vai ter acesso ao menu Gerenciar
no pode ser NF-e. Local onde esto todas as demais notas j geradas pela
editada empresa emitente.

Veja Como cancelar a Veja as orientaes dos itens

nota no captulo especfico 1, 2 e 3 nas prximas pginas

Botes dentro da NF-e Autorizada

(1) Imprimir Danfe: o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrnica e que representa
graficamente a NF-e. Com ele, a mercadoria pode circular livremente. Ao clicar no boto, uma
janela abre:

O DANFE gerado no formato pdf, ou

seja, para ser visualizado necessrio ter
instalado o programa da leitura de arquivos
com este formato, como o Adobe Reader

Voc pode ter acesso a

este arquivo quantas
vezes for necessrio.
Localize-o no menu
Gerenciar NF-e
(2) Carta de Correo: utilizada
quando alguma informao relevante
deixou de ser informada na NF-e. Atente
para o que no permitido alterar:

Esta ao no gera
um novo DANFE

Ao utilizar a carta de correo um novo

arquivo XML anexado junto NF-e. Ao
clicar no boto (3) Exportar NF-e
(prximo item deste Manual) ser
possvel verificar os dois arquivos XML
gerados neste processo, o da NF-e e o
da Carta de Correo.

Resultado da correo
enviada para a SEFAZ
(3) Exportar NF-e: Este boto realiza o download das notas autorizadas e canceladas, para
uma pasta no computador ou dispositivo mvel. Tambm podem ser enviadas ao Contador da
empresa, por exemplo.
Ao clicar para exportar, use o boto Salvar e indique o local em seu computador onde o
arquivo da NF-e ser salvo.

Para abrir a NF-e acesse a pasta onde o arquivo foi salvo.

Notas baixadas devem ser guardadas por um perodo de cinco

a dez anos, pois possuem validade jurdica perante a SEFAZ

Se optar pela guarda automtica

desses arquivos, contrate com a
Safeweb o sistema e-Nota G
 H um Gerenciador para cada verso do
sistema, ou seja, notas em Testes no ficaro
no mesmo local das notas em Produo

Observe que na parte superior a primeira opo o filtro de pesquisa.

Onde voc pode procurar notas geradas pelo status da NF-e, perodo, chave de acesso,
dentre outras formas.

Onde esto as notas emitidas? Gerenciar

 2

1
Os botes (1) e (2) so os mesmos disponveis dentro da nota na Situao Autorizada.
Ou seja, clique para Abrir/Salvar o DANFE ou para Exportar o XML.
Lembrando que este arquivo deve ser armazenado pela empresa, (2) O XML o arquivo
por isso, a nica opo disponvel ao clicar para Exportar Salvar eletrnico da NF-e

Na parte inferior, do Gerenciador voc pode organizar a visualizao de 15 NF-es por pgina
at 1000 itens. Pode ver ainda que h diferentes Situaes para as notas.

3
4

E conta ainda com algumas funcionalidades em (3) cones e (4) botes.

Veja na prxima pgina o que possvel fazer com os cones ou botes do

Gerenciar NF-e
 Copiar: copia todos os dados da NF-e selecionada e cria uma nova, mantendo
os mesmos dados da anterior. O status dessa nota passa a ser digitao.
3 Visualizar: permite somente a visualizao dos dados da NF-e.
Editar: libera os campos, para edio dos dados da nota.
Excluir: excluso da NF-e selecionada.
Veja mais em Outras
situaes de Notas
Novo: emitir uma nova NF-e.
Consultar Situao: verifica se h um novo status para a(s) nota(s) selecionada(s).
utilizado nos casos de situao de NF-e em Processamento. Neste caso selecione os
registros que deseja consultar.
Transmitir NFes: envia para a SEFAZ a(s) nota(s) selecionada(s). Utilizado nos casos de
situao de notas Validadas.

Reenviar NFes: pode ser reenviada para o e-mail do cliente includo na nota. Sendo que,
s funcionar se a empresa emitente tiver contratado o e-Nota E, que responsvel pelo
envio automtico das notas.
Exportar NFes: permite backup da(s) nota(s) selecionada(s) para o computador ou outra
mdia externa. Podem ser selecionadas diversas notas simultaneamente, pelo perodo
mensal, por exemplo.
 Localize a nota E use a lupa para
Autorizada no Cancelar
menu Nota Fiscal

Ao entrar na nota com a lupa, use o boto Cancelar e justifique:

Ao cancelar, a situao da nota

no Gerenciar NF-e passar para:

A justificativa tem nmero mximo e mnimo de

caracteres, alm de no aceitar os caracteres Atualmente o prazo de
especiais (*&%), por exemplo cancelamento de 7 dias

Como cancelar uma nota?

 Localize a nota E use o lpis para
Rejeitada no menu corrigir os dados
Nota Fiscal

Observe o motivo na aba Dados da NF-e e na subaba em vermelho Dados de Protocolo:

Por exemplo, o que ficou errado neste

caso, que faltou incluir a Inscrio
Estadual do destinatrio

O que NF-e Rejeitada? Passos para voc seguir:

Foi transmitida, porm, a Identifique e interprete o motivo
SEFAZ retornou com
rejeio por parte de alguns
campos preenchidos
incorretamente ou faltantes.
Clique na aba correspondente para fazer a edio
Salve
Valide e
Repita este processo
Transmita novamente
at conseguir ter a
nota autorizada

E se a nota for Rejeitada?

 Neste menu outras situaes de
nota podero ficar disponveis:

DIGITAO nota ainda no foi transmitida para a SEFAZ, apenas est criada e salva no sistema,
podendo ser editada, e/ou excluda.

VALIDADA NF-e ainda no foi transmitida SEFAZ, mas todos os campos obrigatrios j esto
preenchidos. Uma NF-e validada no garante consistncia tributria dos dados, por isso, pode ser
editada e/ou excluda.

PROCESSAMENTO a NF-e foi transmitida SEFAZ, porm ainda no obteve retorno. Nesse
caso, dentro do Gerenciar NF-e, clique no boto Consultar Situao e aguarde se a situao
muda de status. No h um tempo para mudana de situao, pois depende da SEFAZ.

DENEGADA a nota foi enviada SEFAZ, mas a empresa emitente e/ou destinatria tem alguma
pendncia ou restrio no seu cadastro de Pessoa Fsica ou Pessoa Jurdica. Nesta situao, a
NF-e no pode ser editada ou excluda do sistema.

Estas situaes esto relacionadas com os cones ou botes do Gerenciar NF-e

Outras situaes de notas

 S ser necessrio inutilizar caso
haja falha na sequencia numrica
de suas notas

A numerao das notas automtica e sequencial no sistema, mas por exemplo, voc pode
comear a fazer a nota nmero 10. Salvar e no transmitir. A NF-e ficar em Digitao.
Se entrar novamente no sistema e Emitir Nova NF-e ser gerada a nota nmero 11.
Cuide sempre a sequencia na emisso das notas de sua empresa.

Ento, este o processo para informar SEFAZ que

determinada numerao no ser utilizada no
O que a inutilizao? sistema. Isto deve ser realizado at o dcimo dia do
diferente de cancelar. ms subsequente. As NF-es s podem ser inutilizadas
Comparando com a enquanto no estiverem autorizadas ou canceladas.
emisso em papel,
quando voc anulava uma
nota. Veja nas prximas
pginas as demais
orientaes deste menu

Como inutilizar um nmero de nota?

 Clique e selecione a faixa de
nmeros que sero inutilizados

O sistema identificar
automaticamente as
falhas de numerao
ocorridas

Selecione, justifique o
motivo da inutilizao e
use o boto
 A justificativa tem nmero mximo e mnimo de
caracteres, alm de no aceitar os caracteres
especiais (*&%), por exemplo

Este o resultado esperado para a

inutilizao:

Este exemplo inutilizou apenas a

NF-e nmero 5693, que foi gerada
no sistema mas no havia sido Veja na prxima pgina como
transmitida para a SEFAZ. definir uma numerao de notas
para inutilizar
Outra forma de inutilizar uma numerao atravs do boto Definir Faixa.
Informe a srie, o nmero final e o inicial da faixa para inutilizar.
Digite uma justificativa e clique em OK. Uma faixa poderia ser
definida, por exemplo,
para continuar a
numerao j utilizada
em outro sistema

Seja inutilizando uma faixa j definida pelo sistema ou definindo uma faixa especfica, uma
justificativa ter que ser apresentada e o resultado da SEFAZ ser apresentado na tela, como na
pgina anterior deste manual.

Agora veja como Gerenciar as notas inutilizadas:

Use a opo
correspondente para
localizar o arquivo XML de
suas notas inutilizadas
Na parte superior do Gerenciar h o filtro de pesquisa, para localizar os nmeros de notas
que j foram inutilizados no sistema e tambm para obter o arquivo XML correspondente.

Na parte inferior h o boto para salvar o arquivo para o computador.

Selecione a NF-e, clique

para Exportar e indique
em seu computador onde
o(s) arquivo(s) ser salvo
 Esta opo do menu permite que o usurio
gere diferentes tipos de relatrios

Opte por abrir ou salvar o arquivo, no

formato .pdf.
Para visualizar necessrio ter
instalado o programa Adobe Reader.

So todos relatrios fiscais. Normalmente o(a) contador(a) da

empresa emitente quem solicita este tipo de relatrio. Aps
preencher os dados para o relatrio ser gerado, clique no boto para
Gerar o arquivo correspondente.
Sintegra: Sistema Integrado de Informaes sobre Operaes
Interestaduais com Mercadorias e Servios
DNF: Demonstrativo de Notas Fiscais
SPED: Sistema Pblico de Escriturao Digital
ICMS: Para contribuintes prestadores de servios de comunicao
e fornecedores de energia eltrica

Sintegra, DNF, SPED e ICMS

61
Neste relatrio possvel visualizar informaes de NF-es autorizadas, canceladas, validadas,
assinadas, rejeitadas, pendentes, em digitao, entre outras situaes.

Informe o perodo

Clique para abrir ou salvar

uma cpia do arquivo de
relatrio gerado

NF-e por Data de Emisso

 Informe o perodo

Similar ao relatrio
anterior, use para Clique para abrir ou salvar
visualizar as NF-es de uma cpia do arquivo de
Vendas (sadas) relatrio gerado

Vendas por Data de Emisso

63
 Relatrio de
possvel gerar um Listas
relatrio de todos os
dados que voc
cadastrou Faa o mesmo procedimento
para cada lista de cadastros
que deseja obter relatrio

Exemplo de lista
de Clientes

Listas
64
 Exemplo: no Relatrio de
perodo de XX a Curva ABC
XX, qual o cliente
que mais comprou?
(sada)
Exemplo a partir
de clientes

Relacione entrada ou sada de

notas com cliente, produto ou
vendedor

Curva ABC
65
O que configurado fica salvo e os dados aparecero preenchidos automaticamente em
todas as notas. De qualquer forma, os dados tambm podem ser editados.

Clique para Editar e veja a primeira aba: Aba Informaes

Adicionais

O primeiro campo para

Se a empresa optante pelo
Simples Nacional alguns
exemplos de textos sero
sugeridos pelo sistema
preenchimento refere-se
aos dados de Interesse do
Fisco

Configuraes
 Aba Informaes
Adicionais
O segundo campo pode ser
configurado para informaes
adicionais e relevantes
empresa, dados bancrios,
por exemplo

Indique nesta aba, quais cadastros (cliente, produtos, transportadora) devero ser guardados
automaticamente, no momento da emisso da nota.
Aba Cadastros
Automticos

Marcando para que os dados

lanados manualmente sejam
cadastrados, voc no corre o risco
de no incluir nenhum cliente para o
seu banco de cadastros, por exemplo
 Aba Opes
Predefinidas

Todos esses campos

podem ser predefinidos, e
ainda assim, serem
alterados a cada emisso
de nota

Esta aba recomendada para empresas que trabalham sempre com as mesmas
informaes nos dados nas notas, por exemplo, com relao ao Transporte, se a
modalidade do frete sempre Sem frete, uma vez aqui configurado, no ter que ser
necessrio preencher novamente este dado na emisso da nota.
 Aba Prazos para
Pagamento

Os prazos configurados
podem ser relacionados na
aba Cobrana na emisso
da nota

possvel configurar os prazos de pagamento que a empresa

trabalha.
Aqui o sistema monitora o armazenamento dos dados no computador.
O boto aumentar armazenamento, define um espao maior. Aba Dados em
Cache

Use somente quando o sistema

alertar sobre a necessidade de
mais espao para
armazenamento de dados

Para finalizar as opes de

configuraes, clique no
boto para Salvar
Clique no link Voltar para o Portal e voc estar retornando ao local onde ter acesso:

aos demais sistemas da Safeweb

ao Histrico Financeiro
e para a opo Sair

Observe novamente as informaes sobre o Portal e-Nota

Local onde esto essas trs opes descritas acima.

Estamos sempre
disposio!
Chegamos ao final
deste manual!

Como sair do Sistema e-Nota NF-e?