Pgina 1 de 1 Pgina 1 de 1

PROCESO GESTIN DOCUMENTAL PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

Cdigo: 1GD-FR-0008 Cdigo: 1GD-FR-0008
Fecha: 21-11-2015 Fecha: 21-11-2015
ROTULO IDENTIFICACIN CARPETA Y/O LIBRO ROTULO IDENTIFICACIN CARPETA Y/O LIBRO
Versin: 2 POLICA NACIONAL Versin: 2 POLICA NACIONAL

UNIDAD POLICIAL: UNIDAD POLICIAL:

DEPENDENCIA PRODUCTORA: DEPENDENCIA PRODUCTORA:

CDIGO DE LA DEPENDENCIA PRODUCTORA: CDIGO DE LA DEPENDENCIA PRODUCTORA:

CDIGO SERIE/SUBSERIE: NOMBRE: CDIGO SERIE/SUBSERIE: NOMBRE:
TITULO CARPETA Y/O LIBRO: TITULO CARPETA Y/O LIBRO:

FECHA INICIAL: DD MM AA FECHA INICIAL: DD MM AA

FECHA FINAL: DD MM AA FECHA FINAL: DD MM AA
N DE FOLIOS VOLUMEN DE N DE FOLIOS VOLUMEN DE
N DE CARPETA N DE CAJA N DE CARPETA N DE CAJA
ESPACIO EXCLUSIVO PARA EL ARCHIVO CENTRAL E HISTRICO ESPACIO EXCLUSIVO PARA EL ARCHIVO CENTRAL E HISTRICO

N/T No DE CAJA UBICACIN EN EL DEPSITO N/T No DE CAJA UBICACIN EN EL DEPSITO

Pgina 1 de 1 Pgina 1 de 1
PROCESO GESTIN DOCUMENTAL PROCESO GESTIN DOCUMENTAL
Cdigo: 1GD-FR-0008 Cdigo: 1GD-FR-0008
Fecha: 21-11-2015 Fecha: 21-11-2015
ROTULO IDENTIFICACIN CARPETA Y/O LIBRO ROTULO IDENTIFICACIN CARPETA Y/O LIBRO
Versin: 2 POLICA NACIONAL Versin: 2 POLICA NACIONAL

UNIDAD POLICIAL: UNIDAD POLICIAL:

DEPENDENCIA PRODUCTORA: DEPENDENCIA PRODUCTORA:

CDIGO DE LA DEPENDENCIA PRODUCTORA: CDIGO DE LA DEPENDENCIA PRODUCTORA:

CDIGO SERIE/SUBSERIE: NOMBRE: CDIGO SERIE/SUBSERIE: NOMBRE:
TITULO CARPETA Y/O LIBRO: TITULO CARPETA Y/O LIBRO:

FECHA INICIAL: DD MM AA FECHA INICIAL: DD MM AA

FECHA FINAL: DD MM AA FECHA FINAL: DD MM AA
N DE FOLIOS VOLUMEN DE N DE FOLIOS VOLUMEN DE
N DE CARPETA N DE CAJA N DE CARPETA N DE CAJA
ESPACIO EXCLUSIVO PARA EL ARCHIVO CENTRAL E HISTRICO ESPACIO EXCLUSIVO PARA EL ARCHIVO CENTRAL E HISTRICO
 ESPACIO EXCLUSIVO PARA EL ARCHIVO CENTRAL E HISTRICO ESPACIO EXCLUSIVO PARA EL ARCHIVO CENTRAL E HISTRICO

N/T No DE CAJA UBICACIN EN EL DEPSITO N/T No DE CAJA UBICACIN EN EL DEPSITO

INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO

Para el correcto diligenciamiento del presente formato se tendrn en cuenta las siguientes instrucciones.

1 La identificacin de la institucin, nombre del formato, cdigo, fecha de aprobacin y versin, no deber ser modificado.

UNIDAD POLICIAL: Denominacin de la unidad a la cual pertenece la dependencia productora. Se debe escribir el nombre de la unidad y/o dependencia complejo,
2 evitar el uso de sigla. Ejemplo: departamento de polica caldas; secretaria general.

3 DEPENDENCIA PRODUCTORA: Hace referencia a la designacin segn estructura orgnica, de la oficina y/o dependencia donde se producen los documentos.

CDIGO DE LA DEPENDENCIA PRODUCTORA: Corresponde al nmero asignado a la unidad y/o dependencia de acuerdo a la codificacin establecida en las
4 tablas de retencin documental.

CDIGO SERIE/SUBSERIE: Cdigo documental al que corresponde el o los expedientes, producto de la codificacin de las tablas de retencin documental.
5 Ejemplo: 29.25

NOMBRE: Nombre de la serie o subserie documental al que corresponde el o los expedientes, producto de la identificacin en las tablas de retencin documental.
6 Ejemplo. Informe de actividades.

7 TITULO CARPETA O LIBRO: Definido por cada unidad con base en el asunto especfico de la carpeta o el libro.
8 FECHA INICIAL: Corresponde a la fecha del primer documento que se encuentre dentro del expediente, libro o historia laboral.
9 FECHA FINAL: Corresponde a la fecha del ltimo documento que se encuentre dentro del expediente, libro o historia laboral.
8 NMERO DE FOLIOS: Corresponde a la totalidad de folios que contiene el expediente.

VOLUMEN: Hace referencia a los expedientes de la mismas serie o subserie que se encuentran en la caja. Ejemplo si son 3 carpetas de la misma serie se indicara
9 1 de 3 para la primera carpeta; 2 de 3 para la segunda carpeta y as sucesivamente.

10 NMERO DE CARPETA: Corresponde al puesto que ocupa la carpeta dentro de la produccin documental en la respectiva vigencia.

11 NMERO DE CAJA: corresponde a la caja del archivo de gestin donde se encuentra la carpeta, dentro de la produccin documental en la respectiva vigencia.

Datos de Transferencia Documental - Archivo Central (Espacio destinado para diligenciar por el Archivo Central)
12 N/T: Nmero de transferencia.

13 NMERO DE CAJA: Corresponde al nmero consecutivo de la caja segn su ubicacin dentro del archivo.

14 UBICACIN EN EL DEPSITO: Ubicacin de la carpeta dentro del archivo central (deposito y/o bodega, estante, entrepao etc)
cuentre dentro del expediente, libro o historia laboral.

entre dentro del expediente, libro o historia laboral.

Pgina 1 de 1 Pgina 1 de 1
PROCESO GESTIN DOCUMENTAL PROCESO GESTIN DOCUMENTAL
Cdigo: 1GD-FR-0008 Cdigo: 1GD-FR-0008
Fecha: 21-11-2015 Fecha: 21-11-2015
ROTULO IDENTIFICACIN CARPETA Y/O LIBRO ROTULO IDENTIFICACIN CARPETA Y/O LIBRO
Versin: 2 POLICA NACIONAL Versin: 2 POLICA NACIONAL

UNIDAD POLICIAL: SEGUNDO DISTRITO DE POLICIA LA RIVERA UNIDAD POLICIAL: SEGUNDO DISTRITO DE POLICIA LA RIVERA
DEPENDENCIA PRODUCTORA: SEXTA ESTACION DE POLICIA FLORALIA DEPENDENCIA PRODUCTORA: SEXTA ESTACION DE POLICIA FLORALIA

CDIGO DE LA DEPENDENCIA PRODUCTORA: 3.8.4.2.2.3.2.2 CDIGO DE LA DEPENDENCIA PRODUCTORA: 3.8.4.2.2.3.2.2

CDIGO SERIE/SUBSERIE: 2.25 NOMBRE: ACTAS CDIGO SERIE/SUBSERIE: 2.25 NOMBRE: ACTAS
TITULO CARPETA Y/O LIBRO: ACTAS DE REUNION DE TRABAJO TITULO CARPETA Y/O LIBRO: ACTAS DE REUNION DE TRABAJO

FECHA INICIAL: DD 30 MM 09 AA 2014 FECHA INICIAL: DD 04 MM 11 AA 2014

FECHA FINAL: DD 03 MM 11 AA 2014 FECHA FINAL: DD 02 MM 12 AA 2014
N DE FOLIOS 248 VOLUMEN 1 DE 1 N DE FOLIOS 238 VOLUMEN 2 DE 1
N DE CARPETA 1 N DE CAJA 4 N DE CARPETA 2 N DE CAJA 4
ESPACIO EXCLUSIVO PARA EL ARCHIVO CENTRAL E HISTRICO ESPACIO EXCLUSIVO PARA EL ARCHIVO CENTRAL E HISTRICO

N/T No DE CAJA UBICACIN EN EL DEPSITO N/T No DE CAJA UBICACIN EN EL DEPSITO

Pgina 1 de 1 Pgina 1 de 1
PROCESO GESTIN DOCUMENTAL PROCESO GESTIN DOCUMENTAL
Cdigo: 1GD-FR-0008 Cdigo: 1GD-FR-0008
Fecha: 21-11-2015 Fecha: 21-11-2015
ROTULO IDENTIFICACIN CARPETA Y/O LIBRO ROTULO IDENTIFICACIN CARPETA Y/O LIBRO
Versin: 2 POLICA NACIONAL Versin: 2 POLICA NACIONAL

UNIDAD POLICIAL: SEGUNDO DISTRITO POLICIA LA RIVERA UNIDAD POLICIAL: SEGUNDO DISTRITO NDE POLICIA LA RIVERA
DEPENDENCIA PRODUCTORA: SEXTA ESTACION DE POLICIA FLORALIA DEPENDENCIA PRODUCTORA: SEXTA ESTACION DE POLICIA FLORALIA

CDIGO DE LA DEPENDENCIA PRODUCTORA: 3.8.4.2.2.3.2.2 CDIGO DE LA DEPENDENCIA PRODUCTORA: 3.8.4.2.2.3.2.2

CDIGO SERIE/SUBSERIE: 2.25 NOMBRE: ACTAS CDIGO SERIE/SUBSERIE: 2.25 NOMBRE: ACTAS
TITULO CARPETA Y/O LIBRO: ACTA DE REUNIONES DE TRABAJO TITULO CARPETA Y/O LIBRO: ACTA DE REUNIONES DE TRABAJO

FECHA INICIAL: DD 16 MM 07 AA 2014 FECHA INICIAL: DD 12 MM 08 AA 2014

FECHA FINAL: DD 12 MM 08 AA 2014 FECHA FINAL: DD 07 MM 09 AA 2014
N DE FOLIOS 249 VOLUMEN 3 DE 1 N DE FOLIOS 248 VOLUMEN 4 DE 1
N DE CARPETA 3 N DE CAJA 3 N DE CARPETA 4 N DE CAJA 3
ESPACIO EXCLUSIVO PARA EL ARCHIVO CENTRAL E HISTRICO ESPACIO EXCLUSIVO PARA EL ARCHIVO CENTRAL E HISTRICO
 ESPACIO EXCLUSIVO PARA EL ARCHIVO CENTRAL E HISTRICO ESPACIO EXCLUSIVO PARA EL ARCHIVO CENTRAL E HISTRICO

N/T No DE CAJA UBICACIN EN EL DEPSITO N/T No DE CAJA UBICACIN EN EL DEPSITO

 POLICA NACIONAL

SEGUNDO DISTRITO DE POLICIA LA RIVERA

SEXTA ESTACION DE POLICIA FLORALIA

3.8.4.2.2.3.2.2
ACTAS
ACTAS DE REUNION DE TRABAJO

2014
2014
1
4
ESPACIO EXCLUSIVO PARA EL ARCHIVO CENTRAL E HISTRICO

UBICACIN EN EL DEPSITO

POLICA NACIONAL

SEGUNDO DISTRITO NDE POLICIA LA RIVERA

SEXTA ESTACION DE POLICIA FLORALIA

3.8.4.2.2.3.2.2
ACTAS
ACTA DE REUNIONES DE TRABAJO

2014
2014
1
3
ESPACIO EXCLUSIVO PARA EL ARCHIVO CENTRAL E HISTRICO
ESPACIO EXCLUSIVO PARA EL ARCHIVO CENTRAL E HISTRICO

UBICACIN EN EL DEPSITO