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ESPACIO EXCLUSIVO PARA EL ARCHIVO CENTRAL E HISTRICO ESPACIO EXCLUSIVO PARA EL ARCHIVO C
Para el correcto diligenciamiento del presente formato se tendrn en cuenta las siguientes instrucciones.
1 La identificacin de la Institucin, nombre del formato, cdigo, fecha de aprobacin y versin, NO debern ser modificadas.
2 UNIDAD POLICIAL: Denominacin de la unidad a la cual pertenece la dependencia productora. Ejemplo: DEPARTAMENTO DE POLICA CALDAS.
3 DEPENDENCIA PRODUCTORA: Hace referencia a la designacin segn estructura orgnica, de la Oficina y/o Dependencia donde se producen los documentos. Se d
4 CDIGO DE LA DEPENDENCIA: Corresponde al nmero asignado a la Unidad y/o Dependencia de acuerdo a la codificacin establecida en las Tablas de Retencin
5 CDIGO: Corresponde al nmero de la serie documental de acuerdo a la codificacin establecida en las Tablas de Retencin Documental.
6 NOMBRE DE SERIE/SUBSERIES: Nombre de la serie documental al que corresponde el o los expedientes, producto de la denominacin en las Tablas de Retencin
escribirse los nombres de las series y subseries documentales que se encuentren en la caja.
7 FECHAS EXTREMAS: Hace referencia a la primera y ltima fecha de cada expediente o carpeta que se encuentra en la unidad de conservacin.
10 NUMERO DE CAJA: Consecutivo de la unidad de conservacin que se lleva segn el orden establecido en el Archivo de Gestin.
ESPACIO EXCLUSIVO PARA ARCHIVO CENTRAL E HISTRICO
11 N/T: Numero de Transferencia de acuerdo al cronograma establecido por el Jefe Grupo de Gestin Documental.
12 NUMERO DE CAJA: Consecutivo de la unidad de conservacin que se lleva segn el orden establecido en el Archivo Central y/o Histrico
13 UBICACIN EN EL DEPSITO: Hace referencia a la ubicacin de la unidad de conservacin (Caja) en el depsito del Archivo Central y/o Histrico: Esto puede ser: B
Cuerpo; A: Archivador; G: Gaveta; O: Otro. De acuerdo a las caractersticas de los depsitos.
14 OBSERVACIONES: Espacio destinado para consignar informacin que precisa de aclaracin en la unidad de conservacin.
IN DOCUMENTAL
TIFICACIN CAJA
POLICA NACIONAL
A RIVERA
2.3.2.2
FECHAS EXTREMAS
SUBSERIES INICIAL FINAL
D M A D M A
ARPETAS No CAJA
UBICACIN EN EL DEPSITO
VACIONES
de Retencin Documental.
DEPENDENCIA PRODUCTORA: ESTACIN DE POLICIA AYAPEL DEPENDENCIA PRODUCTORA: ESTACIN DE POLICIA AYAPE
FECHAS EXTREMAS
CDIGO NOMBRE DE SERIES/SUBSERIES INICIAL FINAL CDIGO NOMBRE DE SERIES/SUBSERIES
D M A D M A
2.25 ACTAS DE REUNIONES DE TRABAJO 4/17/2012 12/21/2012 2.25 ACTAS DE REUNIONES DE TRABAJO
2012 6 1 2012 6
ESPACIO EXCLUSIVO PARA EL ARCHIVO CENTRAL ESPACIO EXCLUSIVO PARA EL ARCHIVO CE
3 15 E 3 15
3 15 E 3 15
OBSERVACIONES OBSERVACIONES
N DOCUMENTAL
CACIN CAJA
POLICA NACIONAL
CA CRDOBA
E POLICIA AYAPEL
FECHAS EXTREMAS
BSERIES INICIAL FINAL
D M A D M A
4/17/2012 12/21/2012
3/1/2012 6/15/2012
1/1/2012 12/31/2012
RPETAS No CAJA
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RCHIVO CENTRAL E HISTRICO
UBICACIN EN EL DEPSITO
E
E
ACIONES