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INDICE
1 INTRODUCCIN 4
2 OBJETIVOS Y ALCANCE 4
2.1. Objetivos 4
2.2. Alcance 4
2.3. Definiciones y Abreviaturas 4
2.3.1. Definiciones 4
2.3.2. Abreviaturas 6
3 BARRA DE MENUS / BOTONES PRINCIPALES DEL SISTEMA 6
4 DESCRIPCIN DEL SISTEMA 7
4.1 Descripcin de acceso al sistema 7
4.2 Opciones Generales del Sistema 10
4.2.1 Sistema 10
4.2.1.1 Cambiar Ao 10
4.2.1.2 Notificaciones / Registro Email 11
4.2.2 Entidad 15
4.2.2.1 Informacin de Entidad / Informacin Bsica 15
4.2.2.2 Informacin de Entidad / Capacidad Operativa 16
4.2.2.3 Informacin de Entidad / Estructura Orgnica 18
4.2.2.4 Informacin OCI / Informacin Bsica 20
4.2.3 Ejecucin 22
4.2.3.1 Informe de control/ Listado Informes 22
4.2.4 Seguimiento 24
4.2.4.1 Medidas Correctivas 24
4.2.4.2 Acciones Judiciales 26
4.3 Mdulo de Planificacin 34
4.3.5 Registrar informacin del Plan Anual de Control 35
4.2.1.1 Registrar informacin de la Capacidad Operativa del OCI 35
4.2.1.2 Registrar informacin del Plan Anual de Control 44
4.2.1.3 Registrar Informacin de la OCI 45
4.2.1.4 Registrar Informacin de la Entidad 47
4.2.1.5 Registrar Informacin de las Horas Disponibles 50
4.2.1.6 Historial de Formulacin del PAC 53
4.2.1.7 Actividades de Control 54
4.2.1.8 Acciones de Control 66
4.3.6 Enviar PAC 81
4.3.7 Registrar Visto Bueno 84
4.4 Mdulo de Ejecucin 87
4.3.1 Ejecucin de una Accin de Control No Planificada 87
4.3.1.1 Registrar una Accin de Control No Planificada 87
4.3.1.1.1 Registrar una Accin de Control por Encargo 87
4.3.1.1.2 Registrar una Accin de Control por Solicitud 94
4.3.1.1.3 Registrar una Accin de Control por Indicios Razonable 100
4.3.1.2 Avances de Acciones de Control 102
4.3.1.3 Registro de Informes de Control 105
4.3.1.4 Envo de Informe de Control 123
MANUAL DE USUARIO
1 INTRODUCCIN
El presente documento contiene la descripcin detallada de las funciones implementadas
en el Sistema de Control Gubernamental - SCG, por lo que el documento es una
herramienta de consulta u orientacin ante cualquier dificultad que pueda surgir durante su
operacin.
2 OBJETIVOS Y ALCANCE
2.1. Objetivos
El objetivo del manual, es dar a conocer al usuario OCI las funcionalidades del
Sistema de Control Gubernamental - SCG el cual permite el registro y seguimiento de
los planes anuales de control, la posterior ejecucin de las acciones de control y
finalmente el seguimiento de las medidas correctivas y de los procesos judiciales.
2.2. Alcance
El Manual de Usuario del Sistema de Control Gubernamental - SCG est dirigido a los
rganos que conforman el Sistema Nacional de Control, incluidas las sociedades de
auditoras designadas de acuerdo a las funciones que cada uno de ellos realiza.
2.3.2. Abreviaturas
1. ACNP: Accin de Control No Planificada.
2. ACTNP: Actividad de Control No Planificada.
3. CGR: Contralora General de la Repblica.
4. DNI: Documento Nacional de Identidad.
5. OCI: rgano de Control Institucional.
6. PAS: Procesos Administrativo Sancionador.
Men Descripcin
Sistema:
Opciones generales del sistema, que permitirn cambiar el ao,
revisar la bandeja del encargado y las notificaciones..
Entidad:
Opciones para el registro de datos referidos a la Entidad y el
rgano de Control Institucional.
Planificacin:
Opciones para la Formulacin del Plan Anual de Control, Consultar
el ltimo PAC aprobado y Modificar el PAC
Ejecucin:
Opciones para el registro de la Ejecucin de las labores de control
mediante el ingreso avances e informes de control, cancelacin,
suspensin y activacin de acciones y actividades de control. As
como el registro de labores de control no planificadas.
Seguimiento:
Opciones para el seguimiento de medidas correctivas sobre las
recomendaciones procesos administrativos y procesos judiciales.
Men Descripcin
Reportes:
Reportes de formularios segn directivas, reportes operativos y de
apoyo a la toma de decisiones.
Utilitarios:
Opciones de presentacin a la CGR.
Botn Descripcin
Permite validar que la clave ingresada sea la correcta, en otros
casos permite aceptar el mensaje mostrado.
1
Nota ( )
a. La siguiente ventana.se mostrar cada vez que se publique los lineamientos para un
nuevo plan por la CGR. Una vez aperturado el Plan, la siguiente vez que ingrese se
mostrar directamente la ventana principal del SCG, omitindose esta ventana.
Nota:
Buscar, permite ubicar un registro en la lista.
Salir, permitir cerrar la ventana actual.
Nota:
Editar, permitir modificar los datos de un correo, para lo cual previamente debe
seleccionar el registro.
Eliminar, permitir eliminar un registro de la relacin.
4.2.2 Entidad
4.2.2.1 Informacin de Entidad / Informacin Bsica
1. En la Barra del Men Principal d clic en Entidad y seleccione la opcin
Informacin de Entidad/ Informacin Bsica.
Nota:
Buscar, permite ubicar un registro en la lista.
Nuevo, permitir crear un nuevo registro el cual se agregar a la Relacin de
Personal activo.
Salir, permitir cerrar la ventana actual.
Nota:
Nuevo, permitir habilitar los campos de ingreso del formulario.
Guardar, permitir grabar la informacin ingresada en el formulario
Cancelar, permitir cancelar el ingreso de informacin y poner todos los espacios en
blanco,
Salir, permitir cerrar la ventana actual.
Nota:
Editar, permitir modificar los datos de un personal, para lo cual previamente debe
seleccionar el registro.
Eliminar, permitir eliminar un registro de la relacin.
4.2.3 Ejecucin
4.2.3.1 Informe de control/ Listado Informes
1. En la Barra del Men Principal d clic en Ejecucin y seleccione la
opcin Informe de Control / Listado de Informes.
4.2.4 Seguimiento
4.2.4.1 Medidas Correctivas
1. En la Barra del Men Principal d clic en Seguimiento y seleccione la
opcin Medidas Correctivas.
Nota:
Editar, permitir modificar los datos del involucrado, previamente debe seleccionar el
registro.
Eliminar, permitir eliminar un registro de la relacin.
Nota:
Editar, permitir modificar los datos de un informe, para lo cual previamente debe
seleccionar el registro.
Eliminar, permitir eliminar un registro de la relacin.
Nota:
Editar, permitir modificar los datos de una accin judicial, para lo cual previamente
debe seleccionar el registro.
Eliminar, permitir eliminar un registro de la relacin.
Buscar
La bsqueda de un funcionario se puede realizar de las siguientes formas:
a. Ingrese el Nro de Documento en el campo Nro. Doc o ingrese los
apellidos y nombres en el campo Apellidos y Nombres y luego presione
el botn Buscar.
Nuevo
Para crear un nuevo registro de personal o especialista siga los siguientes
pasos:
a. En la ventana Capacidad Operativa del OCI presione el botn Nuevo:
Nota:
Los campos de mayor relevancia son: el Costo H.H (todos los funcionarios deben
tener asociado este valor), y Fecha Costo (debe ser inferior a la fecha del instante del
registro de la Capacidad Operativa), estos datos son de suma importancia, si faltase
uno de ellos no se podr proseguir con el registro del PAC.
3
Nota ( )
Descripcin de botones adicionales:
En la ventana Capacidad Operativa del OCI, seleccione un registro de funcionario en
la seccin Relacin Personal Activo, se habilitan los botones Editar y Eliminar
como se aprecia a continuacin:
Editar
Para editar la informacin de un funcionario siga los siguientes pasos:
1. En la ventana Capacidad Operativa del OCI, seleccione el registro a editar luego
presione el botn Editar, se muestra la siguiente ventana:
Eliminar
Para eliminar un registro de funcionario siga los siguientes pasos:
1. En la ventana Capacidad Operativa del OCI, seleccione el registro a eliminar
luego presione el botn Eliminar, se muestra el siguiente mensaje:
Nota:
No se podr eliminar registros de funcionarios que tengan asociados Labores de
Control.
Explorador de Anteproyecto
Nota:
Para editar la informacin del OCI siga los siguientes pasos:
a. En el explorador de Planificacin seleccione la opcin Informacin OCI, a
continuacin presione el botn Editar ( ).
Nota:
Para editar la informacin de la Entidad siga los siguientes pasos:
a. En el explorador del Planificacin seleccione la opcin Informacin Entidad, a
continuacin presione el botn Editar ( ).
Nota
Si desea aadir un registro presione el botn Nuevo, y siga los pasos b, c, d,
e.
Si desea editar o eliminar un registro, seleccione el registro, se habilitarn los
botones Editar y Eliminar como se muestra a continuacin:
Nota:
Para editar la informacin de las Horas Disponibles siga los siguientes pasos:
a. En el explorador del Planificacin seleccione la opcin Horas Disponibles, a
continuacin presione el botn Editar ( ).
Nota:
Deber completar todos los datos de las secciones Datos Generales y Detalle de las
Actividades de Control, para poder grabar la Actividad de Control.
Nota:
De no encontrar la actividad de control a planificar, seleccione otros en la seccin de
Datos Generales indicar la descripcin de la actividad y completar los dems datos.
Nota:
Se deber completar/actualizar los datos de la capacidad operativa previo al registro
de la Actividad (ver el punto 4.2.1.1), tambin deber registrar la distribucin de las
horas disponibles del personal previamente (ver el punto 4.2.1.5).
Nota
Si desea aadir un registro presione el botn Nuevo, y siga los pasos b, c, d, e.
Si desea editar o eliminar un registro, seleccione el registro dando clic sobre el
mismo, se habilitarn los botones Editar y Eliminar como se muestra a
continuacin:
j. De la lista seleccione
seleccione un periodo luego presione el botn Editar
complete los datos de la seccin Datos
Datos del Periodo de Evaluacin
Evaluacin y
presione el botn Guardar.
Nota:
Cabe precisar que el ingreso de la meta es de manera acumulada y la registrada en el
ltimo periodo debe ser igual a la meta anual.
Nota:
Se recuerda que al presionar el botn Guardar,
, el registro es agregado a las relacin
de Periodos de Evaluacin Trimestral,
Trimestral, pero esto no significa que se haya guardado en
la base de datos esto ocurrir cuando se presione el botn Guardar uardar(ubicado en la
parte inferior del formulario), al finalizar
finalizar el registro de todos los datos de la Actividad de
Control.
Nota:
Para editar o eliminar la informacin de la Actividad de Control siga los siguientes
pasos:
a. En el explorador del Planificacin seleccione el correlativo de la Actividad de
Control, a continuacin presione el botn Editar ( ) o el botn Eliminar (
) respectivamente.
Nota:
Para registrar una Actividad de Control por encargo siga los siguientes pasos:
a. En la siguiente pantalla seleccione la casilla Encargo ( ) y ubique el nmero de
encargo haciendo uso del icono ( ).
Nota:
Deber completar todos los datos de las secciones y pestaas del formulario, para
poder grabar la Accin de Control.
Nota:
Se recuerda que al presionar el botn Guardar, el registro es agregado a las relacin
de Objetivos Especficos, pero esto no significa que se haya guardado en la base de
datos esto ocurrir cuando se presione el botn Guardar(ubicado en la parte inferior
del formulario), al finalizar el registro de todos los datos de la Accin de Control.
Nota:
Para desplazar ms de un Lineamiento, mantenga presionado la tecla Control y con
el puntero del mouse seleccione las Lineamientos a desplazar, una vez realizada la
seleccin presione el botn .
Para retirar un Lineamiento de la lista de Lineamiento Seleccionados:
Seleccione el lineamiento a retirar, dando clic sobre el mismo.
Presione el botn , se muestra el siguiente mensaje:
Nota:
Si desea aadir un registro presione el botn Nuevo, y siga los pasos b, c, d, e.
Si desea editar o eliminar un registro, seleccione el registro dando clic sobre el
mismo, se habilitarn los botones Editar y Eliminar como se muestra a
continuacin:
Notas adicionales
Cabe indicar lo siguiente,
Es obligatorio considerar un integrante con el cargo de Auditor Encargado.
Al presionar el botn Guardar, el registro es agregado a las relacin de
Integrantes, pero esto no significa que se haya guardado en la base de datos esto
ocurrir cuando se presione el botn Guardar(ubicado en la parte inferior del
formulario), al finalizar el registro de todos los datos de la Accin de Control.
Nota:
Cabe precisar que el intervalo de cada periodo es establecido por la CGR, para el
caso del ejemplo se muestra solo un periodo y por ende en la columna Estado se
aprecia el 100% del avance y en la columna Costo se aprecia el total estimado para
ese trimestre; en el caso existieran 2 trimestres definidos, el segundo trimestre debe
cumplir las caractersticas antes mencionadas dado que el requerimiento especifica
que el ltimo trimestre debe mostrar el total acumulado por los trimestres definidos. En
efecto el ingreso de la meta es de manera acumulada y la registrada en el ltimo
periodo debe ser igual a la meta anual.
Nota:
Para editar o eliminar la informacin de la Accin de Control siga los siguientes pasos:
a. En el explorador del Planificacin seleccione el correlativo de la Actividad de
Control, a continuacin presione el botn Editar ( ) o el botn Eliminar (
) respectivamente.
Nota:
Para registrar una Actividad de Control por encargo siga los siguientes pasos:
a. En la siguiente pantalla seleccione la casilla Encargo ( ) y ubique el nmero de
encargo haciendo uso del icono ( ).
Nota:
Si el encargo est asociado a un objetivo especfico, seleccione la pestaa Obj.
Especfico, en ella se puede apreciar el campo encargo y su respectiva casilla de
seleccin, como se aprecia a continuacin:
Siga los pasos mencionados en el captulo correspondiente para completar los datos
de la Accin de Control.
Nota:
Desde este punto se iniciar el proceso de aprobacin del plan; de ser devuelto con
observacin, el plan debe seguir los pasos 1 al 6 posterior a la modificacin o ajustar los
datos del plan segn lo coordinado con el personal de la CGR.
Donde:
Los campos Fecha Inicio De y Fecha Fin De: definen el periodo de ejecucin.
El campo Justificacin: Campo en el que se indicar el motivo por el cual se
requiere crear la Accin de Control, de acuerdo a la justificacin la CGR evaluar la
solicitud.
Nota:
Esta solicitud puede ser aceptada o rechazada por la CGR.
Nota:
Se puede apreciar que se habilitan los botones, Nuevo, Editar y Eliminar.
Nuevo, permitir crear un nuevo registro el cual se agregar a la Relacin de
Integrantes.
Editar, permitir modificar los datos de un integrante, para lo cual previamente
debe seleccionar el registro.
Eliminar, permitir eliminar un registro de la relacin.
a) Informe Especial
1. En la siguiente ventana, en el campo Tipo de Informe seleccione la
opcin Informe Especial, luego presione el botn Generar.
Nota:
Una vez concluido el ingreso de toda la informacin del formulario (todas las pestaas),
seleccione la pestaa Datos Generales, luego seleccione el botn Validar envo, se
visualiza un mensaje de validacin de envo, como se aprecia a continuacin:
Nota:
La fecha de corte para la vigencia laboral: Es la fecha de la informacin de
los Funcionarios Involucrados actualizado a la fecha de emisin del informes.
Si el funcionario contina laborando, entonces, la fecha que se considera es la
fecha de emisin del informe, caso contrario, se consignar la fecha en que se
retir la persona.
Nota:
Tipos de Recomendacin:
Sancionadora Entidad: Cuando se recomienda al Titular de la Entidad
para el deslinde de responsabilidades segn: NAGU 440, Rubro IV
Recomendaciones, Literal B.
Sancionadora PAS: Cuando se remite las observaciones pertinentes al
Organo Instructor segn: NAGU 440, Rubro IV Recomendaciones, Literal
A.
Mejora de Gestin: Cuando se recomienda otras recomendaciones que
no son de deslinde.
10. Presione el botn Nueva Asp e ingrese los datos del Aspecto de
importancia, luego presione Guardar, se muestra un mensaje de
grabacin satisfactoria, como se aprecia a continuacin:
Nota:
Perodo de Gestin del Funcionario Involucrado:
Es la fecha de inicio y fin de la gestin del Funcionario Involucrado, si el
funcionario contina laborando, entonces, para la fecha fin se consignar la
fecha de emisin del informe.
Nota:
Una vez concluido el ingreso de toda la informacin del formulario (todas las pestaas),
seleccione la pestaa Datos Generales, luego seleccione el botn Validar envo, se
visualiza un mensaje de validacin de envo, como se aprecia a continuacin:
c) Dictamen Financiero
1. En la siguiente ventana, en el campo Tipo de Informe seleccione la
opcin Dictamen Financiero luego presione el botn Generar.
Nota:
Se puede apreciar,
Que el Periodo Dictaminado debe estar dentro del periodo fijado en el
Alcance y la Fecha de Oficio, debe ser posterior a la fecha de Ejecucin.
Se habilitan los botones Nuevo, Editar y Salir.
Nota:
Se puede apreciar que,
Se habilitan los botones Nuevo, Editar, Eliminar y Salir.
3. Modifique los datos del formulario segn crea conveniente, siguiendo los
pasos detallados en el capitulo correspondiente.
Nota:
La pantalla muestra los botones:
Nuevo: Permite ingresar los datos de un nuevo participante.
Editar: Permite modificar los datos de un registro de participante.
Eliminar: Permite eliminar un registro de la lista de participante.
Abrir: permitir abrir un informe reformulado para modificacin, para lo cual siga los
siguientes pasos:
k. En la lista de informes seleccione el registro a modificar, luego presione el
botn Abrir como se aprecia continuacin:
Nota:
Se puede apreciar que se habilitan los botones Buscar, Editar, Nuevo, Eliminar y Salir.
Buscar, permitir buscar una determinada Actividad de Control, por Cdigo o
seleccionando el origen o por el Estado o la Descripcin o combinando
cualquiera de estos criterios.
Editar, permitir modificar una Actividad de Control, para lo cual previamente debe
seleccionar el registro.
Eliminar, permitir eliminar una Actividad de Control.
Salir, permitir salir de esta ventana.
2
2. Se muestra la siguiente ventana Nota :
Nota 1:
Para el caso de suspender o cancelar una actividad de control, siga los siguientes
pasos:
1. En el men Ejecucin, seleccione la opcin Actividades de Control y a
continuacin Suspender Cancelar - Activar:
2. Siga los pasos 2 al 6 de este capitulo.
Nota 2
1. Para Suspender: Si el estado del plan es Por Aprobar incluir las labores de
control cuyo estado est En Proceso y sean de origen No Planificado;
Y el estado del plan Aprobado incluir las labores de control cuyo estado est En
Proceso ya sean Planificados o No Planificados.
2. Para Cancelar: Si el estado del plan es Por Aprobar incluir las labores de control
cuyo estado est Pendiente, En Proceso y Suspendida, y sean de origen No
Planificado;
Si el estado del plan es Aprobado incluir las labores de control cuyo estado est
Pendiente, En Proceso y Suspendida, ya sean de origen Planificados o No
Planificados.
Nota 1:
Para el caso de suspender, cancelar, activar una actividad de control, siga los siguientes
pasos:
1. En el men Ejecucin, seleccione la opcin Actividades de Control y a
continuacin Suspender Cancelar - Activar:
2. Siga los pasos 2 al 5 de este capitulo.
Nota 2:
Para Activar: Si el estado del plan es Por Aprobar incluir las acciones de control
cuyo estado est Suspendida Cancelada, y sean de origen No Planificado; Si
el estado del plan es Aprobado incluir las acciones de control cuyo estado est
Suspendida Cancelada ya sean de origen Planificados o No Planificados.
Nota:
Una vez enviado el informe de cumplimiento, los Avances para ese periodo no podrn
ser modificados ni eliminados, salvo la CGR lo observe.
Nota:
Se puede apreciar que se habilitan los botones Buscar, Editar, Nuevo, Eliminar y Salir.
Buscar, permitir buscar una determinada solicitud, por Nro. De Solicitud o
seleccionando el periodo o por Estado o combinando cualquiera de estos
criterios.
Editar, permitir modificar una solicitud, para lo cual previamente debe seleccionar el
registro.
Eliminar, permitir eliminar un registro de solicitud.
Salir, permitir salir de esta ventana.
-
Figura 288 Ventana Solicitud de Modificacin
Nota:
Si la Solicitud es observada por la CGR, se debe dirigir a la Bandeja Encargado de OCI
(Ver bandeja), abra la solicitud, modifquela y vulvala a enviar.
Nota:
Si el tipo de modificacin es por Reprogramacin en el explorador de Modificacin
se mostrar solo el botn Editar ( ).
Mientras se est realizando el proceso de modificacin:
No se podr ejecutar Labores planificadas .
Si se podr ejecutar labores NO planificadas
Nota:
Si el presupuesto se ve afectado, ser necesario registrar el VB del titula, ver el
punto 4.2.3.
Una vez realizado el envo, no se podr modificar la informacin de Modificacin
de PAC, salvo sea observado por la CGR.
Nota:
Buscar, permite ubicar un registro en la lista.
Salir, permitir cerrar la ventana actual.
Nota:
Eliminar, permitir eliminar un registro de la relacin.
Salir, permitir cerrar la ventana actual.
4.7 Reportes
4.6.1. Formulacin del Plan
4.6.1.1. Informacin del rgano Auditor
1. En el men Reportes, seleccione la opcin Formulacin del Plan y a
continuacin Informacin del rgano Auditor.
Figura 333 Reporte Anexo 04: Programacin de H/H del Personal OCI.
Figura 339 Reportes Formato B-1 Estado de Ejecucin de las Acciones de Control.
Figura 341 Reporte Formato B-2 Estado de Ejecucin de las Actividades de Control.
Figura 348 Men Reporte Anexo9 Estado de Ejecucin de las Acciones de Control del Pasivo
Figura 354 Reporte Anexo 08: Estado de Ejecucin de los Encargos de Acciones de Control.
4 RECOMENDACIONES
No aplica.