Liceo Lic.

Mario Vindas Salazar

Fundado en 1972 - Telfono 2237-8709/2260-6231
Email: liceo.mario.vindas@mep.go.cr
San Pablo de Heredia, Costa Rica

CIRCULAR DIR-LMVS -8-2017

PARA: PERSONAL DOCENTE, ADMINISTRATIVO Y TECNICO
DOCENTE, ESTUDIANTES Y
ENCARGADOS LEGALES
DE: DIRECCION
ASUNTO: PROTOCOLO DE MATRCULA DE ESTUDIANTES POR
TRASLADO PROCEDENTES DE INSTITUCIONES NACIONALES O
INTERNACIONALES Y DEL LICEO A OTRAS INSTITUCIONES.
FECHA: MIERCOLES 1 DE FEBRERO 2017
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Procedimien Autorizacin de matrcula a estudiantes provenientes de otras

to instituciones nacionales o extranjeras al Liceo Mario Vindas
Salazar. Y del Liceo a otras instituciones educativas.
Elaborado Comit de Calidad de la Educacin

Objetivo Establecer el procedimiento de anlisis de variables a seguir

para autorizar la matrcula a estudiantes provenientes de otras
instituciones nacionales o extranjeras en el Liceo Lic. Mario
Vindas Salazar. Y del Liceo a otras instituciones educativas.
Alcance Este procedimiento es de acatamiento obligatorio para todos los
funcionarios encargados legales y estudiantes de la institucin.
Responsables:

Funciones y acciones del Director Institucional. Previo anlisis de las variables

presentadas por los encargados legales de los estudiantes.

1. Definir el Protocolo Institucional sobre lineamientos generales para

posible matricula por traslado.
2. Comunicar a los interesados (estudiantes, madres, padres y encargados
legales de familia) los lineamientos generales.
3. Definir la capacidad locativa de la institucin.
4. Autorizar o no, los traslados, en las fechas establecidas en el calendario
escolar o en su defecto por su propia autoridad as como referir a
centros educativos o modalidades que correspondan por las
caractersticas de edad, acadmicas y de repitencia.
5. Velar que este protocolo de control interno se aplique correctamente.
6. Realizar los ajustes necesarios para la buena aplicacin del presente
protocolo y modificaciones pertinentes al mismo.
7. Informar anualmente a los agentes de seguridad, auxiliares
administrativos y personal docente y administrativo del cumplimiento
para corroborar el seguimiento a las pautas establecidas en los
Protocolos correspondientes.

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Funciones y acciones de los Auxiliares Administrativos:

1. Informar a los solicitantes de los procedimientos y requisitos para la

autorizacin de los traslados de institucin. (Circular DIR-LMVS-105-
2016), se entregan y reciben en la Direccin del Liceo.
2. Orientar y entregar la documentacin correspondiente a los solicitantes.
3. Recibir y verificar la documentacin correspondiente para la
formalizacin del traslado y matricular en el sistema digital PIAD las
asignaturas y el nivel que debe cursar durante el ao.
Certificacin de notas (firmadas por Director, de la institucin
educativa de procedencia; selladas y con los timbres, segn la
normativa vigente).
Los estudiantes de undcimo deben aportar las certificaciones con
calificaciones de dcimo completas y Certificado de Conclusin de la
Educacin General Bsica.
Los encargados de los estudiantes, deben aportar las certificaciones
de todos los aos anteriores, secundaria y Titulo de Sexto grado.
Certificacin de haber aprobado el Servicio Comunal Estudiantil
(undcimo ao).
Fotocopia de carta, con sello y firma de recibido, dirigida por el
encargado legal al Director (a) de la institucin de procedencia donde
se solicita que el expediente nico sea enviado al Liceo Lic. Mario
Vindas Salazar.
Documento idneo donde conste la residencia del padre,
madre encargado legal del estudiante. La prioridad de
matrcula es para los estudiantes del cantn de San Pablo de
Heredia.
Certificacin oficial debidamente legalizada (apostillada y
traducida al espaol) del plan de estudios, calificaciones
obtenidas y equivalencias de todos los aos cursados y
aprobados (Extranjeros).
Documento de identificacin (pasaporte, salvoconducto,
cdula de residencia, cdula de identidad) de madre-padre
y/o encargado legal y estudiante.
Carta del Liceo de procedencia indicando si recibe o no adecuacin
curricular.
4 Fotografas recientes tamao pasaporte
Otros administrativamente establecidos (compromiso de matrcula y
matrcula condicionada).
Copia de Seguro Estudiantil. Se recomienda que se contrate dicho
servicio. Se solicitar para autorizar la participacin en actividades
extra muros diversas, a saber: deportivas, polticas, recreativas,
culturales, convivencias, campamentos, giras educativas (Protocolo
extra muros).
4. Informar por medio de Circular al correo personal correspondiente los

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ingresos de nuevos estudiantes indicando el nivel, fecha de ingreso y

materias matriculadas.
5. Remitir a los docentes, por correo electrnico u otro medio debidamente
oficializado en el momento de la formalizacin de la matrcula, la
documentacin oficial con la calificacin de los diferentes componentes.
6. Remitir, en el caso de estudiantes que repiten o adelantan, en el
momento de la formalizacin de la matrcula, al (a) orientador (a)
respectivo una copia de la certificacin de traslado, para la confeccin
del respectivo horario.
7. Entregar al estudiante el horario respectivo firmado y sellado,
incluyendo los adelantos previa coordinacin con la Orientadora
respectiva.
8. Matricular en el sistema PIAD las materias que adelanta.
9. Informar por escrito del nuevo ingreso al agente de seguridad.
10. Entregar al agente de seguridad una copia del horario de
adelantamiento o repitencia de los estudiantes.
11. Presentar en coordinacin con la Orientadora respectiva al
estudiante ante los compaeros de seccin, durante las lecciones
(Orientadora).
12. Dejar constancia escrita (en la bitcora) de las acciones
realizadas.

Funciones y acciones del docente:

1. Recibir y registrar a los estudiantes, provenientes de otras instituciones,

previa verificacin de la boleta de autorizacin de ingreso debidamente
firmada por el auxiliar administrativo y previa inclusin del estudiante en
el sistema digital PIAD y por ende en las asignaturas que les corresponde
cursar.
2. No permitir la permanencia de estudiantes en el aula sino se encuentran
en la lista oficial o no presenten la boleta de autorizacin de ingreso.
Remitirlos donde el respectivo auxiliar administrativo para el trmite
correspondiente, quien revisar el proceso y coordinar con los
encargados legales lo correspondiente.
3. Proceder a calificar los diferentes componentes de la evaluacin
(Trabajo extra clase, trabajo cotidiano, pruebas, proyecto, concepto y
asistencia).
4. En caso de que el traslado se realice cuando el trimestre no ha concluido
debe proceder a completar la calificacin de los componentes.
5. En caso de que el estudiante ingrese a partir del segundo trimestre,
como estudiante de nuevo ingreso, debe calificarlo con las notas
obtenidas en el segundo y tercer trimestre.
6. En caso de que en la institucin de procedencia, no se imparta la
asignatura, debe calificarle con los datos obtenidos a partir del momento
de su ingreso al Liceo. Si el ingreso se realiza ya avanzado el tercer
trimestre, la asignatura no se calificar, an cuando, el estudiante

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deber asistir y actuar en todo como alumno regular. El docente deber

realizar las adecuaciones curriculares del caso.
7. En el caso de los estudiantes extranjeros, si no tiene notas del primer
trimestre, debe proceder a realizar la evaluacin correspondiente. Debe
entregarle por escrito los objetivos y contenidos de la asignatura y
establecer las notas respectivas.
8. Revisar, para lo que compete, el expediente nico del estudiante y dar
el seguimiento correspondiente al proceso de evaluacin de los
aprendizajes del joven.

Funciones y acciones del orientador.

1. Confeccionar, en el momento de la formalizacin de la matrcula, el

horario de los estudiantes que repiten y/o adelantan asignaturas.
2. Entregar una copia del horario a la madre, padre o encargado legal
del estudiante y una copia al auxiliar administrativo.
3. Revisar el expediente nico del estudiante y dar el seguimiento
correspondiente de conformidad con su competencia.

Funciones y acciones de las oficinistas.

1. Brindar la informacin respectiva de los lineamientos para traslados.

2. Recibir y registrar en el libro de actas correspondiente, el expediente
nico de los estudiantes provenientes de otras instituciones.
3. Entregar el expediente nico al respectivo auxiliar administrativo.
Registrar en el libro de actas correspondiente dicha recepcin.
4. Dar informacin precisa y actualizada a los interesados sobre los
procedimientos de gestin y formalizacin de matrcula por traslado.

Acciones del Agente de Seguridad.

1. Remitir a los interesados a la Recepcin de la Direccin para que retiren

el Protocolo correspondiente sobre Circular DIR-LMVS-105-2016, acerca
de los lineamientos generales para posible matricula por traslado.

Responsabilidad de las madres, padres o encargados legales:

1. Gestionar de forma personal ante la Direccin Institucional, en los

periodos establecidos en el Calendario Escolar, la posibilidad de
matrcula de sus hijos.
2. Formalizar ante la administracin, en los periodos establecidos, la
matrcula de sus hijos.
3. Aportar un documento idneo que compruebe el lugar de residencia del
padre la madre o el encargado legal. La prioridad es para estudiantes
residentes en San Pablo de Heredia.
4. Aportar los documentos establecidos por la reglamentacin vigente

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sobre matrcula.
5. Asumir la responsabilidad de la educacin de sus hijos. Dar el
seguimiento a la evaluacin de sus hijos visitar una vez al mes el Liceo
con la Orientadora respectiva.
6. Asumir la responsabilidad los daos por dolo, negligencia o imprudencia
que ocasionaran sus hijos a las personas, instalaciones fsicas, equipo,
laboratorio y en general a los bienes de la institucin educativa.
7. Brindar la informacin exacta en cuanto a domicilio familiar, nmeros de
telfono, correo electrnico, telfono de trabajo de ambos conyugues.
8. Hasta que se comunique la matricula en el Liceo Lic. Mario Vindas
Salazar es obligacin del encargado legal mantenerlo matriculado en la
institucin de procedencia.
9. Casos excepcionales (traslados de zonas alejadas por cambio de
residencia) sern considerados por el Director Institucional.

FINALMENTE SE LES INFORMA QUE LOS PADRES DE ESTUDIANTES O

ENCARGADOS LEGALES INTERESADOS EN TRASLADAR A SUS HIJOS DEL LICEO
LIC. MARIO VINDAS SALAZAR A OTRAS INSTITUCIONES EL SIGUIENTE
PROCEDIMIENTO:

1. Presentarse en la Recepcin (Oficinista) de la Sub Direccin con cdula

de identidad a realizar la solicitud y firmar la solicitud correspondiente.
2. Aportar timbres fiscales por un valor de 300 y un timbre de archivo de
5, 10 o 20 por cada certificacin.
3. Indicar por escrito la institucin educativa a la que debe enviarse el
expediente del estudiante.
4. Tiempo de entrega 8 das hbiles.

Cordialmente,

Lic. Luis Fernando Vega Matamoros

Director