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de calidad
total
Control
de calidad
total
Claves, metodologas
y administracin para el xito
Traduccin:
McGRAW-HILL
MXICO BUENOS AIRES CAR AC AS GUATEMALA LISBOA MADRID NUEVA YORK
PAN AM SAN JUAN SANT AF DE BOGOT SANTI AGO SO PAULO
AUCKLAND HAMBURGO LONDRES MILN MONTREAL
NUEVA DELHI PARS SAN FRANCISCO SINGAPUR
ST. LOUIS SIDNEY TOKIO TORONTO
Gerente de producto: Jorge Alberto Ruiz Gonzlez
Supervisor editorial: Eduardo Mendoza Tello
Supervisor de produccin: Margarito Flores Rosas
Supervisor de diseo de portadas: Dolores Parrales
SOIN
ISBN 970-10-1343-3
ISBN 0-07-059548-8
V
vi Contenido
Perspectiva general 47
Aspectos esenciales de un proceso de planeacin 48
Plan de largo alcance 49
Plan anual 51
Proceso de planeacin Hoshin 52
Plan de administracin diaria, o de aspectos fundamentales
del negocio 52
Cmo iniciar el plan 54
Revisiones del plan Hoshin 54
Plan Hoshin: cmo asegurar el xito 54
Relacin entre el plan Hoshin y el plan de Administracin diaria 54
La MBO, o la planeacin Hoshin? 55
Formatos y pautas 56
Plan Hoshin anual 56
Objetivos del director ejecutivo 62
Despliegue y cascada de objetivos 66
Plan para la puesta en prctica 70
Plan de administracin diaria, o de aspectos fundamentales
del negocio 72
Lmites del control 76
Establecimiento de objetivos numricos 77
Revisiones del plan Hoshin y de la administracin diaria, o de
los aspectos fundamentales del negocio 78
Planeacin: cmo armarlo todo 83
Calendario de planeacin 83
Planeacin para proyectos especiales o de investigacin y
desarrollo 83
Planeacin y presupuesto 85
Preguntas y respuestas sobre la planeacin Hoshin y la Administracin
diaria, o Aspectos fundamentales del negocio 85
Resumen: el proceso de planeacin 88
Referencias 89
Contenido vii
Conclusin 279
x Contenido
Bibliografa 299
ndice 301
Prlogo
Craig Walter
Durante los ltimos aos ha habido una oleada de libros sobre la calidad, las
nuevas metodologas de la calidad y los nuevos acrnimos, tales como TQC,
TQM, QFD, que no tiene lmite. Esta tempestad de ideas y mtodos es indicio de
un creciente inters en la calidad. Esto se debe en parte a la onda japonesa de
productos y servicios de elevada calidad, que son atractivos, satisfactorios y al
alcance de todos. A decir verdad, el xito de los japoneses en los mercados mun-
diales se puede encontrar "en los anaqueles y en las salas de exhibicin en todo el
mundo: productos de buena calidad que las personas quieren adquirir y en tal
variedad que es posible satisfacer el capricho de cualquier consumidor", segn
afirma Akio Morita, de Sony. Muchas de las ideas que dan por resultado produc-
tos satisfactorios y de buena calidad se toman en, o son parte de, lo que ahora se
conoce como control de calidad total (TQC).
Aun cuando el TQC puede ser menos importante para una compaa joven y
activa que apenas inicia sus operaciones y que depende de un slo producto o
tecnologa innovadores, es vital para una compaa o una organizacin ms gran-
des, que necesitan enfocar mejor sus esfuerzos e incrementar su efectividad y su
eficiencia.
ste es un libro que ayudar al lector a poner en prctica los aspectos esencia-
les del control de calidad total en su organizacin. Ayudar a una organizacin de
diseo, manufactura, ventas o servicio a iniciar un esfuerzo de TQC. Si usted ya
ha iniciado un esfuerzo de TQC, le proporcionar tcnicas que lo ayudarn a ir
ms all de lo que ya ha establecido. Adems, le ofrecemos un procedimiento de
revisin o auditora que le permitir diagnosticar su esfuerzo actual y mejorarlo.
Este libro tambin presentar o expondr en una forma modificada las inicia-
tivas de calidad actuales y nuevas y las organizar en un sistema de TQC, un
sistema que funcionar bajo la gua de la gerencia y asegurar la generacin
continua de productos y servicios de la mejor calidad. Un sistema completo de
TQC es importante, porque las nuevas iniciativas de calidad no se deben intro-
ducir a la ligera; de lo contrario, se correr el peligro de una confusin o una
xiii
xiv Prefacio
Estoy en deuda con numerosas personas que han contribuido a mi esfuerzo para
escribir este libro, o que me han guiado en l. Les quiero expresar mi agradeci-
miento a Katsu Yoshimoto por sus contribuciones a lo largo de los aos, a Tan
Bian Ee y Paul Ow por su autorizacin para utilizar el material de Hewlett-Packard;
les quiero dar las gracias en especial a Khushroo Shaikh y Mike Ward por la
edicin. A Craig Walter por su aliento, a Neoh Kah Thong por su inapreciable
colaboracin, a Walt Sousa por su continua inspiracin, al doctor Noriaki Kano
por sus valiosos puntos de vista y su autorizacin para utilizar parte de ese mate-
rial y a Mona por su infinita paciencia y su aliento.
Control
de calidad
total
Captulo
1
La revolucin de la calidad
Beneficios de la calidad
Cules son los beneficios del TQC? Muchas personas hablarn con entusiasmo
de los beneficios de la calidad. Pero cul es el valor de un elevado nivel de
calidad para las empresas de negocios? Veamos un modelo genrico del TQC y
despus repasaremos algunos datos de la industria.
El TQC que se pone en prctica en la forma apropiada se enfocar en el
mejoramiento de productos, servicios y procesos; cuando mejoren, causarn un
impacto en la productividad, la satisfaccin del cliente y las utilidades. Ese im-
pacto se ver tanto interna como externamente, como se ilustra en la figura 1.1 y
en lo siguiente:
El estudio PIMS
Para ahora, los datos deberan ser convincentes. La pregunta que tal vez usted se
hace es, cmo puedo lograr que esto d resultado para mi compaa? se es el
propsito de este texto y hablaremos del tema en todos sus detalles, pero primero
vamos a enumerar algunos de los beneficios de un buen esfuerzo de TQC:
Definicin de calidad
Una definicin que alcanz una gran popularidad en los ochenta fue la de Phil
Crosby: "ajustarse a las especificaciones". La dificultad con esta definicin
es que las especificaciones tal vez no son lo que el cliente quiere, o lo que est
dispuesto a aceptar.
Una definicin mucho mejor es la que ha propuesto Joseph Juran durante
muchos aos: "adecuado para su uso". El cliente es quien debe definir lo que
es adecuado.
Noriaki Kano y otros han propuesto un modelo bidimensional de la calidad. 3
Vase la exposicin en el cuadro de la pgina 7. Sugiere que la calidad tiene
dos dimensiones que son la "calidad obligada", o un conjunto de caractersti-
cas esperadas, tales como confiabilidad y la "calidad atractiva", o lo inespera-
do, que va ms all de las necesidades del cliente; stas son caractersticas
extra que al cliente le gustara tener, pero que no ha deseado porque todava
no ha pensado en ellas.
Para ahora, podemos idear una definicin sencilla, pero amplia, de la calidad,
como "Productos y servicios que satisfacen las expectativas del cliente o las
exceden".
La revolucin de la calidad 7
Noriaki Kano y otros3 han propuesto el concepto de dos dimensiones de la calidad: "calidad
obligada" y "calidad atractiva". Vase la figura 1.5.
"Calidad obligada" es el aspecto de un producto o un servicio que el cliente espera. Si el
cliente no lo obtiene, se sentir en extremo insatisfecho. Algunos ejemplos de esto son un
producto confiable, seguro y fcil de usar. ste es el estndar mnimo aceptable, muy seme-
jante al concepto de Joseph Juran de "adecuado para su uso".
"Calidad atractiva" es el aspecto de un producto o un servicio que va ms all de las
necesidades actuales. Si una caracterstica especial est disponible, el cliente se sentir
fascinado y excitado, pero si esa caracterstica no est disponible, el cliente no hace ningn
comentario. Un ejemplo de esto podra ser, en un automvil, una ventanilla corrediza en el
techo para dejar pasar el sol, un sistema de frenos antilock, o una bolsa de aire de seguridad.
Con el tiempo, esa "calidad atractiva" se convierte en una "calidad obligada". Un ejemplo
es la bolsa de aire de seguridad, que rpidamente se est convirtiendo en un aspecto de
"calidad obligada". Otros artculos que antes eran de "calidad atractiva" son el control
remoto y la multiprogramacin. En la actualidad son caractersticas estndar en la mayora
de las grabadoras de video a color (videocaseteras). De manera que la alta calidad es una
bsqueda interminable.
Un producto o un servicio bien diseados deben poseer ambas dimensiones de calidad, ya que eso
puede influir grandemente en la decisin de comprar del cliente.
8 Captulo uno
Necesidad de un sistema
Recientemente ha habido una andanada de nuevas iniciativas y metodologas
concernientes a la calidad. Su introduccin, sin un sistema bsico de TQC, dara
por resultado un beneficio algo menos que ptimo. Incluso sin las nuevas inicia-
tivas, todos los esfuerzos progresivos acerca de la calidad, calidad del producto,
mejoramientos, procesos, moral de los empleados, problemas y necesidades del
cliente, planeacin y un sinnmero de otros aspectos, deben funcionar como la
maquinaria de un reloj. Esto es todava ms decisivo en los tiempos turbulentos
actuales y en un ambiente altamente competitivo. Las pequeas compaas que
inician sus operaciones con productos nicos o innovadores no necesitan un
sistema, pero las grandes organizaciones s lo necesitan. La alternativa es inefi-
ciencia, complacencia y una disminucin del desempeo, slo hay que ver la
desaparicin actual de muchas empresas y el increble desperdicio en muchas
grandes corporaciones.
En las pginas siguientes explicaremos en todos sus detalles lo que es un buen
sistema de TQC y cmo administrarlo. Pero antes vamos a determinar los ele-
mentos del TQC.
Hay muchas formas de cortar el pastel del TQC. Veamos las recomendaciones
de algunos expertos. A. V. Feigenbaum, en su libro Total Quality Control4 im-
preso por primera vez en 1951, sugiere un sistema que administra lo siguiente:
Necesitamos un enfoque que sea sencillo y que sin embargo haga hincapi en
los aspectos antes mencionados. Adems, nos debemos asegurar de tener un
producto de calidad, el producto apropiado, un producto competitivo y una orga-
nizacin poderosa. He aqu nuestro enfoque para separar los varios elementos
del TQC:
1. Obsesin por el cliente. Esto incluye todas las actividades requeridas para
mantener a sus clientes felices, satisfechos y, siempre que sea posible, fasci-
nados.
2. El proceso de planeacin. sta es la mejor forma de demostrar y poner en
prctica el compromiso de la gerencia con los clientes, los empleados, el
mejoramiento de la calidad y la planeacin para el futuro. ste es segura-
mente uno de los ms importantes procesos en cualquier organizacin.
3. El ciclo de mejoramiento. Esto es con el propsito de asegurar un mtodo
riguroso, efectivo y sistemtico de mejorar los procesos o reducir los proble-
mas. Propondremos el empleo del ciclo de mejoramiento de PHVA.
4. Administracin diaria del proceso. Esto asegurar una buena administra-
cin cotidiana de sus procesos clave, lo que dar por resultado procesos efi-
cientes y predecibles. El resultado final ser un costo ms bajo y una organi-
zacin administrada en forma ms eficiente.
5. Participacin de los empleados. Es necesario educar a todos los empleados
en las tcnicas de la calidad, asegurando un alto grado de participacin. Ade-
ms, la gerencia debe dirigir a todos y a la organizacin hacia una meta co-
mn.
Mayor productividad
Menos disputas, lo que da por resultado ms tiempo para la innovacin y la
creatividad
Una calidad mejorada de productos y servicios
Una creciente participacin de mercado
Costos ms bajos
Una creciente satisfaccin del cliente
Mayores utilidades
En el resto de este texto, adoptaremos un enfoque al TQC que abarca estos cinco
elementos; tambin iremos ms all de estos elementos y analizaremos cmo se
debe administrar y medir un esfuerzo exitoso de TQC.
Por ltimo, tomando en cuenta algunos de los datos que repasamos anterior-
mente, el control de calidad total debe ser una parte integral de la estrategia de
negocios de una compaa. sta es la clave para la supervivencia y el crecimien-
to en los finales de los noventa, no hay otra alternativa.
Referencias
1. Buzzel, Robert D. y Bradley Gale. The PIMS Principies: Linking Strategy to Performance.
Nueva York: The Free Press, 1987. En este libro, Buzzel y Gale proporcionan algunos datos
muy convincentes que relacionan la calidad con las utilidades. Esa relacin se resume en nues-
tra figura 1.2. Para desarrollar esta relacin, utilizaron una base de datos de alrededor de 200
unidades estratgicas de negocios (SBU) (Strategic Business Units) de una base de datos total
de alrededor de 3000 SBU. El eje de la calidad relativa percibida en la figura 1.2 se determin
haciendo que grupos de gerentes identificaran los atributos del producto, con excepcin del
precio, que afectaban las decisiones de compra de los clientes. Basndose en esos atributos, se
formul una calificacin de la calidad.
2. Kano, Noriaki. Trenas of Financial Performance Measures of the Companies Who Won the
Deming Prize. Tokio: JUSE, 1987. Estos datos se tomaron de un artculo publicado por JUSE
en Japn, 1987. Katsu Yoshimoto, de Yokogawa Hewlett-Packard Company, tradujo del japo-
ns el artculo. La base de datos incluye 9 compaas ganadoras del Premio Deming en los
sesenta, 8 adicionales en los setenta y 17 adicionales en los ochenta. Las industrias de donde
provienen estas compaas incluyen: qumica, mecnica, electrnica, automotriz y de la cons-
truccin.
12 Captulo uno
3. Kano, Noriaki y otros, "Attractive Q vs Must Be Q", Hinshitsu (Calidad), tomo 14, nmero 2,
1984, pp. 39-48.
4. Feigenbaum, A. V. Total Quality Control. Singapur: McGraw-Hill, 1986.
5. Tomado de las notas personales del autor, recopiladas durante un seminario de OATS, presidi-
do por Kaoru Ishikawa, en Kuala Lumpur en el ao de 1987.
6. Ishikawa, Kaoru. What lsTotal Quality Control? Englewood Cliffs, N.J.: Prentice-Hall, 1985.
Captulo
2
La obsesin por el cliente
El cliente es rey.
ANNIMO, ESTADOS UNIDOS
Perspectiva general
En la mayora de las compaas y de las culturas, se considera que el cliente es
muy importante. Pero qu tan lejos ira cualquier persona para ayudar al clien-
te? Lea el siguiente artculo periodstico:*
Japn tambin nos ha derrotado en el departamento de servicio
Mi esposo y yo compramos un recuerdo la ltima vez que estuvimos en Tokio, un
reproductor para discos compactos Sony. La transaccin se llev siete minutos en
los Grandes Almacenes Odakyu, incluyendo el tiempo que nos llev encontrar el
departamento apropiado y la espera mientras el vendedor llenaba una segunda nota
de cargo despus de escribir mal el nombre de mi esposo en la primera.
Mis suegros, que eran nuestros anfitriones en la ciudad de Sagamihara, en las
afueras de Tokio, estaban ansiosos por ver la compra de su hijo, de manera que a la
maana siguiente abri la caja para que la vieran. Pero cuando trat de demostrarles
el tocadiscos, no funcion. Nos asomamos al interior. No tena nada adentro! Mi
esposo emple el tiempo hasta la hora de abrir de Odakyu, a las 10 de la maana
* Por Hilary Hinds Kitasei. Compendiado con autorizacin del Wall Street Journal, 30 de julio de
1985.
13
14 Captulo dos
para aprovechar la oportunidad, muy rara en ese pas y practicar una actitud indigna-
da. Pero cuando faltaba un minuto para las 10, se le adelant alguien que llamaba de
la tienda.
Mi suegra contest la llamada y tuvo que apartar el auricular de su oreja al escu-
char la andanada de calificativos honorficos en japons. El vicepresidente de Odakyu
iba en camino con un nuevo tocadiscos.
Cincuenta minutos despus, un taxi se detuvo frente a la casa y vimos bajar al
vicepresidente y a un empleado, que iba cargado de paquetes y llevaba en la mano
una tablilla con sujetapapeles. En el vestbulo de la entrada, los dos hombres hicie-
ron una profunda reverencia. El ms joven segua inclinando la cabeza mientras lea
de un diario el progreso de sus esfuerzos para rectificar su error, empezando a las
4.32 p.m. del da anterior, cuando el vendedor puso sobre aviso a los guardias de
seguridad de la tienda para que detuvieran a mi esposo en la puerta. Al ver que eso
no haba dado resultado, el vendedor recurri a su supervisor, quien a su vez recurri
a su supervisor, hasta llegar al vicepresidente, quien puso en movimiento a un equi-
po SWAT para que trabajara con la nica pista que tenan, un nombre y un nmero
de tarjeta de American Express. Al recordar que el cliente le haba preguntado acerca
del funcionamiento del tocadiscos en Estados Unidos, el empleado llam por
telfono a 32 hoteles en Tokio y sus alrededores, para preguntar si tenan registrado
a un seor Kitasei. Cuando no logr nada, el vicepresidente de Odakyu le orden a
un miembro del personal que se quedara hasta las 9.00 p.m. para llamar a la oficina
matriz de American Express en Nueva York. American Express le proporcion nues-
tro nmero de telfono en Nueva York. Eran ms de las 11 cuando al fin logr comu-
nicarse con mis padres, que se haban quedado en nuestro apartamento. Mi madre le
proporcion el nmero de telfono de mis suegros. El empleado apart la vista de la
tablilla y nos entreg, adems del nuevo tocadiscos con un valor de 280 dlares, un
juego de toallas, una caja de pasteles y un disco de Chopin. Tres minutos despus de
su llegada, los dos hombres exhaustos se dirigieron al taxi que los esperaba. De
pronto, el vicepresidente regres corriendo. Se haba olvidado de disculparse por-
que mi esposo haba tenido que esperar mientras el empleado llenaba de nuevo la
nota, pero esperaba que comprendiera que era el primer da de trabajo del joven.
Una historia increble, pero cierta. Por supuesto, eso es lo que quiere cualquier
cliente, productos y servicios excelentes, que lo traten bien y seguirle compran-
do a una compaa obsesionada por sus clientes. Sin embargo, son muy pocos
los gerentes, las compaas o las organizaciones que muestran este tipo de obse-
sin por el cliente.
En el ambiente actual, a medida que aumenta la competencia y que los artcu-
los ms sofisticados se convierten en mercancas, el factor principal que los dis-
tingue llega a ser la calidad, la calidad del producto o del servicio. En la mayora
de los casos, esto significa que el producto debe ser de alta calidad y que se debe
proporcionar con un servicio excelente y si el cliente no obtiene esto, entonces
usted perder ese cliente. En las tiendas pequeas, administradas por pap y
mam o por la familia, todava es posible encontrar un servicio excelente. Mu-
chas pequeas organizaciones o compaas jvenes son giles, se ponen en
movimiento rpidamente y le proporcionan al cliente lo que quiere, un nuevo
producto, un nuevo servicio, o ambos. Pero qu pueden hacer las grandes orga-
nizaciones para evitar la burocracia, la complacencia y las actitudes impersona-
les, que a la larga las hacen perder el contacto con el cliente?
Le ofreceremos algunas metodologas que lo ayudarn a asegurar un podero-
so enfoque al cliente, y de preferencia una obsesin por el cliente. Todo eso,
La obsesin por el cliente 15
junto con una fuerza operativa bien educada y capacitada, lo ayudar a acercar-
se ms a sus clientes, a escuchar sus voces, y a satisfacer sus necesidades.
Actividades reactivas
Actividades proactivas
En el negocio promedio, por cada cliente que se molesta en presentar una queja,
hay otros 26 que guardan silencio.
El cliente "engaado" promedio lo comentar con 8 a 16 personas (ms del 10
por ciento lo comentan con ms de 20 personas).
El 91 por ciento de clientes descontentos jams le volvern a comprar a usted
productos o servicios.
Si usted hace un esfuerzo para remediar las quejas de los clientes, de 82 a 95 por
ciento seguirn siendo sus clientes.
El costo de atraer a un cliente nuevo es 5 veces mayor que el costo de conservar
a un antiguo cliente.
estadstica.* Observe que los clientes tienen una memoria muy amplia, recuer-
dan lo bueno y lo malo que usted hace durante largo tiempo.
Llam por telfono a un cliente de calculadoras HP en Los ngeles, para hacerle algunas
preguntas de nuestra encuesta, como seguimiento de nuestra reciente encuesta de satisfaccin
del cliente. Esta persona es un ingeniero civil muy ocupado, que est al frente de su propia
compaa de consultora. Cada vez que llamaba, me pedan que volviera a llamar a una hora
especfica. La tercera vez que llam, indiqu que esperara y al fin me comunicaron.
Despus de hacer las preguntas durante 10 minutos, le hice la pregunta final. "Hay algo
que quisiera decir acerca de los productos de las calculadoras HP y del servicio?" El cliente
respondi, "No, sus calculadoras son excelentes, pero sus computadoras tienen un problema".
Sigui hablando durante otros 10 minutos (a pesar de ser una persona tan ocupada) acerca
de sus experiencias negativas con una computadora de escritorio HP que haba comprado
haca 12 aos. Se haban demorado mucho en entregarle la computadora, sin darle ninguna
explicacin. Y no logr obtener la ayuda de la oficina de ventas en lo concerniente a algunos
cables que faltaban y a ciertas preguntas que tena acerca de los manuales y del sistema. Al fin
llam a la fbrica en Loveland, en donde obtuvo ayuda y lo enteraron de que poda hacer
arreglos para unas clases de capacitacin a travs de la oficina de ventas.
Hoy da, 12 aos despus, todava recuerda la historia con todos sus detalles; lo que es ms
importante, este usuario de computadoras tcnicas tiene un equipo ABC, no HP. Debido a
algunos problemas menores con el producto y a algunos problemas importantes con el servi-
cio, este antiguo cliente de HP no ha recurrido a HP para que solucione sus necesidades de
computadoras tcnicas durante ms de 12 aos.
Se recopilan las quejas de todas las fuentes. Las quejas por carta, por tel-
fono, durante las juntas y los comentarios verbales se recopilan en forma
rutinaria.
Recopilacin de datos mediante una forma de quejas del cliente y de
retroalimenacin. La recopilacin y la transmisin de datos en la entidad
local se hace mediante una forma de quejas del cliente y retroalimentacin
(QCyR) (vase la figura 2.2). Esta misma forma se le puede enviar al coordi-
nador central, quien utilizar una peticin formal para una peticin de accin
correctiva (PAC) (vase la figura 2.3). Ms adelante trataremos ms este tema.
Resolucin rpida. La queja se resuelve con la mayor rapidez posible y
alguien se pone en contacto con el cliente y se lo informa.
Todos los clientes obtienen una respuesta. Puede ser una nota de agradeci-
miento o una solucin para una queja.
Los problemas se resuelven localmente. En el caso de un problema genera-
do localmente (es decir, generado en la ubicacin que recibi la queja), el
problema se resuelve localmente.
La organizacin resuelve los problemas. En el caso de un problema que
est fuera del control de la entidad local (es decir, que se ha generado en
cualquiera otra parte en la compaa), la informacin se enva a un coordina-
dor o un analista central. Este coordinador har un anlisis adicional del pro-
blema y propondr una solucin para el encargado del proceso en la organi-
zacin.
Resolucin de problemas sistemticos. Sobre una base regular, los datos se
analizan y los problemas sistemticos se identifican, se resuelven y se elimi-
nan. El no hacerlo puede tener un impacto en las compras futuras de los clien-
tes actuales y potenciales. Eso puede dar por resultado negocios perdidos y
una reduccin en la participacin del mercado. Una vez ms, aqu usted pue-
de utilizar la forma PAC.
Identificar y supervisar las medidas del desempeo. Revisar con regulari-
dad las medidas del desempeo tales como el nmero de quejas cada mes, el
tiempo que se lleve la resolucin de las quejas, los diagramas de quejas de
Pareto, etctera. Si se lleva un registro apropiado de todos estos aspectos y se
establecen objetivos apropiados, eso ayudar a proporcionar un control apro-
piado del sistema y ofrecer un indicio de su salud. Los objetivos se deben
establecer slo despus de que hay disponibles datos suficientes sobre la con-
dicin actual. Por ejemplo, si se requiere un promedio de 20 das para resol-
ver las quejas, se puede establecer un objetivo de 10 das y ese objetivo se
puede reducir gradualmente a lo largo de los meses y los aos. Otro ejemplo
de un objetivo apropiado sera la eliminacin de la reduccin gradual de cier-
La obsesin por el cliente 19
Registro de datos de las quejas del cliente. Los datos del cliente se pueden
registrar en un papel, en una forma como la de quejas del cliente y retroalimen-
tacin, o bien se pueden alimentar a una forma en la computadora. No ser fcil
registrar el problema en una hoja de papel o en la base de datos de una computa-
dora. Un representante o un gerente de ventas muy ocupados tal vez slo podrn
transmitir por telfono la queja del cliente. Un empleado de mostrador muy ocu-
pado tal vez puede resolver el problema de inmediato, pero quiz slo dispone
20 Captulo dos
Figura 2.2 Forma tpica para registrar las quejas de los clientes.
de tiempo para escribir unas cuantas palabras. Otros empleados muy analticos
tal vez insistirn en escribir una detallada historia de lo que sucedi.
Por consiguiente, se necesita un sistema flexible, uno que proporcione formas
fciles de recopilar la informacin. Por ejemplo, los datos se pueden recibir por
telfono en un buzn de voz central; se pueden enviar directamente a un especia-
La obsesin por el cliente 21
Revisar las quejas, en especial las quejas pendientes, durante la junta regu
lar del comit directivo de TQC. Referirse al diagrama de flujo y al anlisis
proporcionado en el sistema de aseguramiento de la calidad en el captulo
5, "Administracin diaria del proceso".
Enviar la queja a la gerencia snior si la accin correctiva o el progreso se
consideran inaceptables. Recomendar una accin apropiada.
Cuando sea necesario, asegurarse de que se informe a los clientes acerca
del progreso de su queja.
Servir como una red de seguridad para atrapar las quejas de los clientes que
el sistema normal maneja en forma deficiente.
Convencer a los clientes de que usted tiene inters en ellos.
Le proporcionar a usted una ventaja competitiva.
res y habr quejas. Pero debemos manejar las quejas haciendo lo siguiente: do-
cumentar, resolver, controlar, reducir al mnimo la recurrencia y reducir la inten-
sidad de las quejas. Esto dar por resultado un cambio en las tendencias de las
quejas.
Tendencias de las quejas en una compaa de diseo, manufactura y ventas.
Consideremos una compaa de diseo, manufactura y ventas, grande o pequea.
Cuando empieza a registrar las quejas, encontrar que la mayora de los problemas
se relacionan con el rea de la relacin entre la compaa y el cliente. Estos as-
pectos de las relaciones son aquellos que involucran a los empleados y al cliente:
aspectos tales como problemas administrativos, empleados descorteses o descui-
dados, problemas de apariencia (productos sucios o daados), un psimo servicio
despus de la venta y problemas de entrega A medida que se eliminan esos
26 Captulo dos
Figura 2.4 Diagramas de Pareto de las tendencias en el sistema de quejas del cliente y retroalimen-
tacin, en una compaa de diseo, manufactura y ventas.
La obsesin por el cliente 27
Hay varias clases de encuestas de la satisfaccin del cliente. Aqu slo mencio-
naremos algunas:
Una encuesta as debe medir la satisfaccin del cliente con los varios atributos
de sus productos y servicios. Por ejemplo, si su organizacin es de diseo, ma-
nufactura y ventas, usted medira la satisfaccin en reas tales como:
Programas de mercadotecnia
Interaccin de la fuerza de ventas con los clientes
Servicios administrativos (crdito, facturacin, etctera)
Entrega e instalacin del producto
Educacin y capacitacin sobre el producto
Documentacin e informacin sobre el producto
Servicio y apoyo posteriores a la venta
Calidad del producto
Efectividad y valor de la solucin proporcionada
Costo total de la propiedad (desde la compra hasta su utilizacin)
Facilidad de hacer negocios con la compaa
Cada uno de los atributos se desglosa en un grupo de preguntas. Por ejemplo, las
interacciones de la fuerza de ventas con los clientes incluiran las siguientes:
tos. Pero para esta muestra, usted debe tratar de acercarse a un 100 por ciento de
respuesta. Si el ndice de respuesta es bajo, es necesario investigar a quienes no
respondieron.
Los problemas a los que se enfrentan los clientes, y que se deben resolver, se
pueden clasificar en varias formas:
Si no tienen esos datos, en la prxima visita que le haga a una cuenta importante,
debe sugerir que la recopilen. Puesto que sta sera una evaluacin a grandes
rasgos del desempeo de usted, podra iniciar el anlisis solicitando informacin
en las siguientes reas de sus productos y servicios:
Tecnologa
Confiabilidad y calidad
32 Captulo dos
Metodologas de manufactura
Control y administracin de inventarios
Servicios de almacenamiento y entrega (ms adelante hablaremos ms de
este tema)
Tecnologas de produccin
Tcnicas de automatizacin
Desempeo del producto (ms adelante trataremos ms este tema)
Sistemas de calidad
Proceso de desarrollo del producto
Comprensin y recopilacin de las necesidades del cliente
Instrumentos y tecnologas de diseo
Proceso de diseo rpido e introduccin al mercado
Tcnicas de mercadotecnia
El proceso de comparacin
6. Pruebas ambientales
Radiacin e interferencia generadas
Atributos amistosos con el ambiente, como empacado, ruido generado y
costos de energa
7. Pruebas de resistencia
Caractersticas elctricas
Vulnerabilidad a golpes y vibraciones
Vulnerabilidad a la temperatura y la humedad
1. Productos distribuidos
Mercados y clientes a los que se les presta servicio
Tipos de productos
Volmenes de productos
Precio de embarque
2. Instalaciones de almacenes
Ubicaciones; locales y remotas
Tamao
La obsesin por el cliente 37
Aspectos de seguridad
Mtodos de automatizacin
Sistemas de informacin por computadora
3. Embarques
Mtodos de empacado
Mtodos de embarque
Costos del embarque
Tiempos de trnsito de los embarques
4. Procesamiento del pedido
Mtodos para que los clientes hagan el pedido
Facilidad para que los clientes hagan el pedido
Costos del procesamiento del pedido
5. Empleo de terceras partes o de distribuidores independientes
Distribuidor que se emplea
Servicios proporcionados
Costos y ahorros en los cuales se incurre
6. Eficiencia y calidad de los servicios
Costos de la operacin: salarios y gastos indirectos
Peso, volumen y dlares empacados por empleado
Nmero de inventario por ao
Calidad de los embarques: daos, demoras, fallas en cumplir con los com-
promisos, etctera
Habilidad de coordinar varios pedidos en un solo envo
Tiempo de respuesta del proveedor: tiempo promedio que se lleva el en-
vo, despus de recibir el pedido
Velocidad del surtido de los pedidos: tiempo promedio que lleva embarcar
los artculos, despus de que se recibe un pedido
Tiempo total del proceso: tiempo total que se lleva despus de que un
cliente hace el pedido hasta la entrega en el domicilio del cliente
Quejas del cliente e informacin de retroalimentacin
Rotacin de empleados
Capacitacin y educacin proporcionadas
Utilidades sobre los activos
38 Captulo dos
1. Se ha visto que los innovadores de xito han tenido una mejor comprensin
de las necesidades del usuario.
2. Los innovadores de xito le prestan mucha ms atencin a la mercadotecnia.
3. Los innovadores de xito desempean su trabajo de desarrollo en una forma
ms eficiente que quienes fracasan, pero no necesariamente con mayor ra-
pidez.
La obsesin por el cliente 39
El anlisis del proceso de comparacin competitivo, en el mejor de los casos, lo ayuda a usted
a ser igual al competidor o al lder de la industria ms poderosos. Pero no lo ayudar a saltar
por encima de un competidor, ni a predecir lo que le deparar el futuro.
Acaso la industria automotriz norteamericana pudo predecir el xito de la industria auto-
motriz japonesa en Estados Unidos? Y pudo predecir que los fabricantes japoneses progresa-
ran hasta ingresar al mercado de automviles de lujo, gracias al Lexus de Toyota y al Infiniti
de Nissan? Probablemente no, en ambos casos.
Un artculo recin publicado en la revista The Economista habla de la necesidad de ir ms
all de los procesos de comparacin competitivos. El artculo cita al seor Pankaj Ghemawat,
profesor adjunto en la Harvard Business School, quien afirma que la mayora de las compa-
as slo hacen procesos de comparacin del precio y del desempeo de su producto con el de
un competidor, o con toda la industria. Esta metodologa no lograr detectar a los rivales
potenciales.
Una opcin es adoptar el enfoque de NEC. Cuando hace planes para el futuro, NEC (tal
como se cita en Harvard Business Review*), se concentra en perfeccionar sus "competencias
clave", sus habilidades y tecnologas clave. Cuando haca planes para el futuro, NEC juzg
que sus negocios de comunicaciones, computadoras y componentes se traslaparan cada vez
ms. Predijo que el xito en esos negocios requerira crecientes habilidades en una competencia
especfica clave, la manufactura de semiconductores. Hizo una considerable inversin en esa
tecnologa, de hecho, la divisin de semiconductores de NEC gan recientemente el codiciado
Premio Deming en Japn, establecindose como una proveedora de alta calidad, orientada al
cliente. Esta estrategia la ha colocado en una posicin dominante en el ramo de computadoras
y telecomunicaciones.
El artculo contina ofreciendo otra opcin, al citar el ejemplo de Chaparral Steel, empresa
norteamericana fabricante de acero, que obtiene grandes utilidades. Esta compaa no pierde
tiempo tratando de mejorar sus productos existentes. En vez de ello, visita a sus competidores
y a los departamentos de investigacin de las universidades, con el propsito de detectar las
tendencias, lo que le permite predecir el siguiente producto de xito.
Por ltimo, el artculo llega a una conclusin interesante. El siguiente rival o el ltimo
adelanto importante en las impresoras lser tal vez no provendrn de Hewlett-Packard o de
Apple, las principales proveedoras de impresoras lser. Podran surgir de Cannon, que fabrica
el 80 por ciento de los motores de todas las impresoras lser.
del usuario. Veamos otro estudio que ahonda en la razn por la cual fracasan los
productos.
Estos datos no estn calificados. No sabemos quines son los principales cola-
boradores, pero los artculos 2,4 y 5 se relacionan con las necesidades y percep-
ciones del cliente.
Por qu los productos llegaron a su fin durante la etapa del diseo? Con
mucha frecuencia, las introducciones de productos se cancelan debido a que la
expectativa es que los clientes no los comprarn. Adems, las compaas tienen
sus propias razones para cancelar los productos durante la etapa del diseo. El
resultado es un esfuerzo desperdiciado en el desarrollo del producto. Se han
realizado algunos estudios en esta rea. Vamos a estudiar uno de ellos.
Union Carbide Industrial Gases Divisin (UCIG) (Divisin de Gases Industria-
les de Union Carbide) hizo un anlisis del desperdicio en el desarrollo de produc-
tos. 7 Calcularon que el 12 por ciento del esfuerzo de desarrollo anual de UCIG
se desperdiciaba en proyectos cancelados. Haba tres razones principales para la
cancelacin:
La metodologa del DFC ha existido desde hace varios aos. Segn parece,
Bridgestone Tire Company la utiliz por primera vez. Toyota Motor Company la
ha empleado con xito en el desarrollo del producto y ha ayudado a reducir los
costos del producto, la nueva elaboracin de un producto defectuoso y los cam-
bios en el diseo despus de lanzar el producto al mercado. 8 Toyota fabrica
automviles que satisfacen mejor las necesidades del cliente. Tambin ha redu-
cido el tiempo total que se llevan el diseo y la manufactura de sus automviles.
En la actualidad, Toyota tiene el ciclo de tiempo ms breve para el desarrollo del
producto en la industria automotriz; es de alrededor de 3 aos.
Recomendamos el empleo de la metodologa del DFC; en el captulo 5, "Ad-
ministracin diaria del proceso", se proporcionan los detalles.
En el caso de los productos, es fcil ver la calidad. Por ejemplo, en los auto-
mviles, incluye caractersticas tales como frenos antilock, ventanillas corre-
dizas en el techo para permitir el paso de la luz del sol y la luna, asientos
electrnicamente ajustables, funcionamiento silencioso e interiores lujosos. Y lo
La obsesin por el cliente 43
R2. Las razones pueden ser complejas. Tal vez usted est haciendo las pre-
guntas errneas, es decir, lo que usted pregunta quiz no es importante para los
clientes; es posible que sus competidores estn proporcionando algunas necesi-
dades adicionales.
Al medir la satisfaccin, usted tal vez est hablando con un auditorio cautivo.
Es decir, clientes que poseen sus productos, que tal vez obtienen la mayor
satisfacin de su producto y de la serie determinada de caractersticas que pro-
porciona su producto; sin embargo, otros productos competitivos pueden tener
mejores caractersticas y un valor ms elevado. Usted debe medir todo el espec-
tro de las caractersticas y actividades que puede desear un cliente. Considere la
posibilidad de capturar y cotejar los datos en un modelo de satisfaccin del cliente
similar al que se muestra en la figura 2.6. Esto requerir la recopilacin de datos
de varias fuentes.
Si usted compite a un nivel de precios ms elevado, o si sus esfuerzos de
mercadotecnia son deficientes, su participacin de mercado tambin ser baja.
Para comprender la causa de una participacin de mercado baja, necesita hacer
un anlisis detallado.
Referencias
1. Juran, Joseph M., Frank M. Gyrna y R. S. Bingham. Quality Control Handbook. Nueva York:
McGraw-Hill, 1951.
2. Camp, Robert C. Benchmarking: The Search for Best Practices that Lead to Superior
Performance. Milwaukee: Quality Press, 1989.
3. "Competing with Tomorrow", The Economist Magazine, 12 de mayo de 1990.
4. Prahalad, C. K. y Gary Hamel. "Core Competencies", Harvard Business Review, mayo/junio de
1990, pp. 79-91.
5. The Science Policy Research Unit, Universidad de Sussex. Success and Failures in Industrial
Innovation. Edinburgo: Bishop and Sons, 1972.
6. Doyle, John. Citado de un discurso dirigido a los Gerentes de Calidad de Hewlett-Packard.
Santa Clara, California, mayo de 1990.
7. Timmins, E. Scott y Jack Solomon. "Quality in R&D: How to Involve the Customer and Like
It". 1900 ASQC Quality Congress-San Francisco.
8. Sullivan, L. P. "Quality Function Deployment". Quality Progress, junio de 1986.
Captulo
3
El proceso de planeacin
Perspectiva general
La preparacin para el futuro es decisiva. En el mercado actual, altamente com-
petitivo y cambiante, el margen de errores est disminuyendo; de all que la
planeacin para el futuro sea necesaria para la supervivencia y el xito. La pla-
neacin y la ejecucin del plan son actividades clave en una compaa y los
gerentes se encargan de llevarlas a cabo. Si se hace bien, este proceso producir
los resultados deseados.
La planeacin formal proporciona muchos beneficios, incluyendo pensamiento
sistemtico, mejor coordinaccin, objetivos definidos con mayor precisin, es-
tndares de desempeo mejorados y participacin de la gerencia. Todo esto da
por resultado un enfoque planeado para enfrentarse al mercado, lo que puede
acabar en ventas y utilidades ms elevadas.
El siguiente incidente indica lo que puede suceder cuando la planeacin no es
formal en una compaa.
Visit una operacin de ventas grande para hacer una revisin de la calidad. El
segundo da me reun con un gerente de ventas de distrito y su personal. El gerente
era en extremo inteligente, joven y entusiasta. Durante el ao fiscal en curso haba
perdido su cuenta principal; otra compaa haba adquirido su empresa y las com-
pras que le hacan a su compaa estaban disminuyendo rpidamente. Qu deba
hacer? Decidi preparar un plan y compr un ejemplar de un libro titulado One
Page Management. Lo ley y empez a capacitar a su personal. Adems, inici un
proceso para administrar su embudo de ventas; las medidas de desempeo y las
metas para administrar ese embudo se incluyeron en su plan de administracin de
una sola pgina.
47
48 Captulo tres
Haba estado experimentando con ese plan desde haca varios meses y todava
estaba perfeccionando las medidas de desempeo. Le pregunt por qu lo ha-
ca. Replic que haba sabido que estaba en problemas cuando perdi su cuenta
principal y que ese ao no cumplira su cuota; pero haba decidido que tena que
planear, hacer algo diferente, con el propsito de incrementar sus ventas y motivar a
su equipo. El libro lo haba ayudado a organizarse y ahora pensaba que estaba en
camino de cumplir su cuota.
Le coment que en la compaa haba un proceso de planeacin mejor del que l
tena; adems, aad que yo personalmente haba escrito un libro que abordaba la
forma en la cual se administraba el embudo de ventas en las operaciones de su
compaa en un pas. Con gran sorpresa de mi parte, respondi que l nunca haba
visto ni odo hablar de eso y que esa era la razn por la cual se haba visto obligado
a desarrollar su propio proceso de planeacin.
Plan anual
Toda organizacin debe tener un plan anual. Un buen plan lograr que la orga-
nizacin avance cada ao a una posicin mejor en el mercado. Sin embargo,
hemos encontrado que la literatura sobre un proceso detallado de planeacin
anual, con detalles como flujos del proceso, formatos, pautas para la planea-
cin y material de capacitacin es muy escasa. Incluso las escuelas de negocios
no le conceden mucha importancia a un proceso de planeacin anual. Por consi-
guiente, hablaremos de este tema con ms detalle.
Recomendamos el empleo de la metodologa Hoshin Kanri y Nichijo Kanri.
Es un proceso de planeacin muy exitoso que utilizan casi todas las compaas
japonesas que han ganado el Premio Deming. Se origin en los sesenta en
Bridgestone Tire Company en Japn. En esa poca, los puntos dbiles en su
proceso de planeacin empezaban a ser evidentes.
La filosofa Hoshin Kanri se origina con las antiguas tradiciones y la eficien-
cia militares. Muchas grandes compaas japonesas y varias compaas norte-
americanas que adoptaron la. administracin por objetivos (MBO) [Management
By Objectives], han renunciado a ese proceso y han cambiado al tipo de planea-
cin Hoshin Kanri. En las siguientes exposiciones se proporcionarn los detalles
de Hoshin Kanri y de las comparaciones con la MBO.
Los trminos Hoshin Kanri y Nichijo Kanri se traducen libremente del japo-
ns como sigue:
El proceso se inicia con una revisin de los siguientes aspectos (refirase al flujo
de planeacin en la figura 3.1):
Todos los aspectos anteriores constituyen una lista de aspectos clave y el plan
Hoshin se preparar basndose en ellos. Por lo comn, el gerente general de la
entidad (que puede ser el director ejecutivo/presidente o un gerente de divisin
de un producto o de un servicio) prepararn el plan Hoshin anual. Este plan
proporcionar objetivos, estrategias y medidas de desempeo amplios. El siguiente
nivel de gerentes, de mercadotecnia, finanzas, investigacin y desarrollo, ope-
raciones o manufactura y calidad, preparar entonces un plan ms especfico,
despus de varios anlisis con los gerentes de sus departamentos. Refirase
de nuevo al diagrama de flujo de la planeacin Hoshin en la figura 3.1. Los
gerentes de departamento entonces prepararn ms planes detallados y especfi-
cos. Adems, los gerentes de departamento prepararn un plan para la puesta en
prctica.
Hasta ahora, el plan Hoshin cubre los objetivos que fluyen hacia abajo desde el
nivel de la alta gerencia. Estos indican lo que la entidad debe lograr en el ao.
Pero qu hay de los detalles cotidianos, que es necesario mantener y supervi-
sar? Incluyen controles de costos, moral de los empleados, venta o manufactura
de un producto, mantener o mejorar ligeramente un producto o un proceso, o
alguna otra tarea repetitiva anual.
El proceso de planeacin 53
Las revisiones del plan Hoshin se llevan a cabo con regularidad, de preferencia
cada trimestre. Si todo sigue el curso apropiado, eso significa que el negocio est
funcionando como de costumbre. De no ser as, tal vez ser necesario cambiar
los planes o adquirir ms recursos. Por ltimo, los resultados y las experiencias
del ao en curso se resumen en una revisin Hoshin anual. La revisin anual se
lleva a cabo durante el ltimo trimestre del ao de la planeacin; esto determina
el escenario para iniciar el ciclo de planeacin del siguiente ao.
Usted tal vez se har la pregunta, "Por qu adoptar la planeacin Hoshin? Des-
pus de todo, es muy similar a la MBO y hemos tenido xito con la MBO". Aun
cuando la MBO tiene sus puntos fuertes, tambin tiene muchos puntos dbiles.
Por ejemplo, hay vnculos muy dbiles entre estrategia y puesta en prctica; no
56 Captulo tres
Formatos y pautas
Enseguida, vamos a revisar algunos formatos y pautas que recomendamos para
el proceso de planeacin Hoshin y de Administracin diaria.
El plan Hoshin anual resume los objetivos que son adelantos importantes para la
entidad o la organizacin. Podran ser objetivos que le permitirn a usted saltar por
encima de la competencia. El logro de estos objetivos por lo comn requiere algo
ms que el esfuerzo de apoyo cotidiano y es probable que implique la colabora-
cin de mltiples departamentos. Por lo general, el plan incluye cuatro elementos:
1. Objetivo
2. Blanco o meta
3. Estrategia
4. Medida del desempeo
Objetivos. Antes de preparar los objetivos, usted debe desarrollar una lista de
aspectos. Refirase al diagrama de flujo de la planeacin Hoshin en la figura 3.1.
Esta lista empieza con una revisin de lo siguiente:
Al preparar un plan Hoshin, usted necesita revisar el desempeo del ao anterior al final de
ese ao. Qu puede esperar de una revisin de fin de ao? Seria una lista de problemas o
de lecciones aprendidas de un trabajo bien hecho. La lista de problemas puede influir en el
plan Hoshin del siguiente ao. He aqu algunos ejemplos:
Para una operacin de ventas y mercadotecnia
Se perdi un 35 por ciento de negocios importantes al competir por la venta del producto
A1234. Es necesario comprender qu fue lo que sucedi, se trata de un problema del
producto, o de mercadotecnia?
Se gan un 95 por ciento de negocios importantes cuando se compiti por la venta del
producto B224. Qu fue lo que hicimos bien? Podemos transferir las lecciones aprendi
das a otros productos nuevos y a una nueva mercadotecnia?
Hay un nivel elevado de inventario de unidades de demostracin, que ahora son obsoletas.
Qu fue lo que sucedi?
Los representantes de ventas son inexpertos, debido a la extensiva contratacin durante el
nivel elevado de crecimiento. El prximo ao ser necesario proporcionar una capacitacin.
Se ignoraron los proyectos de mejoramiento del equipo de control de calidad. Qu fue lo
que sucedi?
Hay un nivel elevado de inventario de 2125 productos. Segn parece, la causa pueden ser
los pronsticos del mercado; es necesario investigar.
1. En la filosofa del TQC, se considera que hay cuatro categoras que son esen-
ciales para el xito del negocio; el progreso en cada categora ayudar a lo-
El proceso de planeacin 61
Costos administrativos
Un artculo reciente, publicado en Harvard Business Review, "Verdades vitales acerca de ad-
ministrar sus costos", de Charles Ames y James Hlavecek,3 ofrece una exposicin interesante
sobre los costos de la administracin. Los autores declaran que hay varios axiomas que se
aplican universalmente en el mundo de los negocios. Dos de ellos son:
1. A largo plazo, es absolutamente esencial ser un proveedor con costos bajos.
2. Para seguir siendo competitivo, los costos de producir y proporcionar cualquier producto,
ajustados a la inflacin, deben seguir constantemente una tendencia descendente.
En particular, los costos del producto incluyen gastos generales, u otros costos como diseo,
venta, entrega y servicio y es necesario administrarlos bien. Algo especialmente peligroso es
el hecho de que tienden a acumularse en exceso en los buenos tiempos, cuando no hay una
presin para un desempeo rgido y para usar el sentido comn. En particular, hacen hincapi
en que la mayora de los costos se pueden controlar, mientras que unos pocos son realmente
fijos. Ames y Hlavecek continan discutiendo el ciclo de autoalimentacin de la decadencia
competitiva y en la figura 3.6 les mostramos una copia de su diagrama. Este ciclo vicioso de
deterioro puede resultar cuando empeoran las condiciones y es necesario evitar eso.
Figura 3.6 El ciclo de autoalimentacin de la decadencia competitiva. Copyright 1990 por The
President and Fellows of Harvard College; reservados todos los derechos.
Con estas pautas, el director ejecutivo podr tener uno o dos objetivos espec-
ficos, que signifiquen un adelanto importante y que estn bien enfocados, para la
organizacin.
Siempre que sea posible, trate de tener una de cada una, pero esto no siempre es
posible. En ese caso, haga lo siguiente: a nivel de la gerencia snior, una medida
orientada al resultado ser suficiente; en niveles ms bajos, una medida orientada
al resultado se complementar con un plan de puesta en prctica, que propor-
cionar los detalles sobre las varias fases de la estrategia.
A medida que el plan Hoshin desciende como una cascada en una organiza-
cin, suceder lo siguiente: el plan del gerente snior se desplegar hacia sus
gerentes. Estos gerentes del siguiente nivel seleccionarn las estrategias que son
apropiadas para ellos, que se convertirn en sus objetivos y las medidas de de-
sempeo se convertirn en sus metas; cada uno de estos objetivos generar cier-
to nmero de nuevas estrategias. El concepto se ilustra en la figura 3.8. A
confinacin y en las figuras 3.4 y 3.5, se ofrecen exposiciones adicionales.
Figura 3.10 Una matriz de despliegue de Hoshin. Esta matriz se puede utilizar para desplegar el
objetivo y las estrategias de un gerente general de la divisin de productos. La matriz tambin se
puede utilizar para determinar quin (funcin o departamento) se hace cargo de las varias estrate-
gias que se muestran en la figura 3.5. De esta manera, habr muy poca confusin; y se podran
formular mejor las estrategias y las medidas del desempeo. Ms adelante, en el captulo 4, mostra-
remos el despliegue de las estrategias 2.2 y 2.3 para el departamento de operaciones/manufactura.
Observe que la matriz tambin indica cules estrategias requieren equipos interfuncionales, as
como cules estrategias estarn administradas por equipos de calidad a nivel del departamento.
70 Captulo tres
Figura 3.11
72 Captulo tres
Formato del diagrama de Gant. Menciona todos los pasos que es necesa-
rio seguir para la estrategia, e indica las fechas en el marco de tiempo.
Formato de PHVA. Menciona todos los pasos del ciclo de PHVA (vase
el captulo 4, "El ciclo de mejoramiento")- Adems, indica las fechas en el
marco de tiempo. Este es el formato recomendado.
Figura 3.13
Figura 3.14 Un plan de Administracin diaria, o Aspectos fundamentales del negocio. Aqu se
muestra una pgina del plan de Administracin diaria/Aspectos fundamentales del negocio, del
gerente de calidad. Observe que se enumeran detalles rutinarios que se hacen sobre una base coti-
diana. Son aspectos para los cuales hay una abundancia de experiencias y conocimientos. Por con-
siguiente, las metas y los lmites se basan en la experiencia y no se requiere ningn plan para su
puesta en prctica, debido a que hay procedimientos establecidos. Nota: este departamento de cali-
dad facilita el modelo de satisfacin del cliente de la entidad. Esto se indica en la pgina 2 de plan
de Administracin diaria. En la tabla 2.2 se proporcionan ms detalles. De hecho, toda la tabla 2.2
debe aparecer en la pgina 2 de este plan.
74 Captulo tres
Metas y lmite del control. Cada aspecto tendr una meta y todas las metas
tienen un lmite de control. Cuando un proceso se desva fuera de sus lmites
de control, la desviacin se debe analizar y comprender y se debe impedir su
recurrencia. Ms adelante hablaremos ms de este tema.
Cundo se revisa. Aqu mencionamos el aspecto que se va a revisar o a ve-
rificar.
Sistema de supervisin o fuente de datos. Esto enumera en dnde se obtiene
la informacin sobre el desempeo, para cada aspecto.
Propietario. Se debe definir con toda claridad la propiedad de la responsa-
bilidad, con el fin de evitar confusiones.
Pautas para los planes de administracin diaria. Cuntos aspectos debe in-
cluir un plan de Administracin diaria? Recomendamos un promedio de 10 as-
pectos para cada departamento o gerente. Esto slo es una pauta; lo que nos
preocupa es que ser difcil supervisar demasiadas actividades. Por consiguien-
te, es necesario establecer prioridades. A continuacin se mencionan algunos
ejemplos de los aspectos que son adecuados para diseo, manufactura, ventas y
servicio.
El proceso de ventas. Las ventas planeadas para cada mes estarn respalda
das por el proceso de ventas, que se puede supervisar y administrar. Esto
requiere la supervisin de lo siguiente, acerca de lo cual se proporcionan los
detalles en el captulo 5, "Administracin diaria del proceso".
Embudo de ventas para medir el mejoramiento de los pedidos actuales y
futuros.
Otros procesos clave en ventas y mercadotecnia, tales como "postmrtems"
de ventas ganadas/perdidas y promociones de mercadotecnia.
Recolectar la opinin y las necesidades del cliente durante las visitas rutina-
rias de ventas.
Administracin de los contratos de servicio (visitas planeadas, visitas de man-
tenimiento preventivo, desviacin de los planes, etctera).
Administracin de cuentas (administracin de las cuentas importantes).
Satisfaccin del cliente (por medio de encuestas, sistemas de quejas del clien-
te y retroalimentacin, etctera).
Gastos.
Moral de los empleados.
Capacitacin y educacin.
Administracin y localizacin de la actividad del crculo de calidad.
Cada uno de estos aspectos, con sus metas y lmites, aparecer en el plan de
Administracin diaria.
para los aspectos que requieren revisiones frecuentes, por ejemplo, un proce-
so de manufactura.
Cada meta en el plan debe tener lmites de control que definan los linderos supe-
rior e inferior, por ejemplo, +10 y -10 por ciento. La figura 3.15 ilustra este
concepto. Mientras los valores de la medida flucten dentro de los lmites, no es
necesaria una investigacin. Si se exceden los lmites, como en los puntos A y B,
se deben averiguar las causas de las fallas y se debe emprender una accin co-
rrectiva para que la, medida vuelva a estar bajo control en los periodos subsi-
guientes. Recuerde que los lmites del control son necesarios para las metas en
los planes anuales Hoshin y de Administracin diaria.
Desde un punto de vista ideal, los lmites del control se deben derivar de los
datos que se utilizan para elaborar un diagrama de control. En ese caso, tendra-
mos datos estadsticamente computados sobre los lmites superior e inferior del
control. Sin embargo, en una situacin real, esto puede ser difcil y los lmites se
pueden determinar en forma arbitraria. En este caso, tendramos lmites que ha
establecido la gerencia, basndose en la experiencia o en las necesidades del
negocio.
Los lmites para los planes de Administracin diaria se pueden predecir, debi-
do a que son actividades rutinarias o repetitivas. En el caso de los planes Hoshin
anuales, debido a la naturaleza de adelanto importante del objetivo, es ms dif-
cil establecer los lmites, pero la gerencia debe convenir en una expectativa m-
nima. Por ejemplo, si usted desea tener una meta de ventas mnimas de 1000
millones de dlares, podra tener un objetivo "deseable" de 1100 millones y un
objetivo mnimo aceptable "obligado" de 1000 millones. El establecimiento de
lmites tiene dos propsitos:
2. Ahora la gerencia cuenta con pautas que muestran cundo se debe intervenir
en una situacin: mientras los aspectos de la Administracin diaria funcionen
dentro de los lmites, la gerencia no tiene por qu preocuparse. Este concepto
es similar a los lmites del control en la teora del control del proceso estads-
tico. En los diagramas sobre el control en el apndice 3, hablaremos ms de
este tema.
Pautas para hacer las revisiones. He aqu algunas sugerencias para hacer una
revisin efectiva:
El proceso de planeacin 81
Procedimiento de revisin
Analizar los objetivos y las estrategias.
Revisar las metas y las medidas del desempeo, es decir, comparar el desem-
peo real con el objetivo.
Si hay una desviacin, manifestar la razn de esa desviacin en la columna
del anlisis y mencionar las medidas preventivas en la columna de implica-
ciones.
Si se est progresando hacia el objetivo, o si se ha cumplido, anotar los co-
mentarios y proporcionar puntos de aprendizaje en la columna de implicacio-
nes. Recuerde, la tabla de revisin sigue el formato de PHVA y el ciclo se
debe completar y documentar.
La revisin del gerente debe tener datos de respaldo, en especial debido a que
el formato de la revisin requiere un resumen de los datos.
Enfocarse en la falla en el cumplimiento del plan, ms que en el xito. Pero si
hay buenas razones para el xito, se deben poner de relieve, comprender y
difundir.
Si est programado un objetivo, por ejemplo, para el cuarto trimestre del ao
de planeacin, ser insuficiente decir que se sigui el curso durante la pri-
mera parte del ao. Las seales de peligro que pueden aparecer son las si-
guientes:
Comentario durante el primer trimestre: bien, en curso.
Comentario durante el segundo trimestre: bien, en curso.
Comentario durante el tercer trimestre: bien, se espera cumplir con la
meta
Comentario durante el cuarto trimestre: Cuidado! hay un problema. No hay
recursos. No se ha cumplido con la meta.
Revisiones de los planes para la puesta en prctica. En el caso del plan para
la puesta en prctica, recomendamos una revisin mensual. No se recomienda
ningn formato especial. La revisin se puede hacer entre el propietario del plan
para la puesta en prctica y el supervisor inmediato. En este punto, se verifica el
progreso para planear. Cualquier desviacin o falla se deben analizar y corregir.
Las anotaciones o los comentarios tambin se pueden escribir directamente en
este plan. Estos planes tambin se pueden presentar durante una revisin Hoshin
trimestral, para respaldar cualesquiera declaraciones o comentarios. Por ejem-
plo, si usted est en curso en su plan, respalde la declaracin de su progreso con
el plan para la puesta en prctica.
Las revisiones del plan Hoshin se hacen de abajo hacia arriba. Un ltimo
comentario acerca de las revisiones del Hoshin. Se deben hacer de abajo
hacia arriba. Es decir, primero se revisan los planes para la puesta en prctica
en el nivel inferior, seguidas de las revisiones de los planes en los niveles supe-
riores.
El proceso de planeacin 83
Revisiones de los planes para la puesta en prctica. Los planes para la puesta
en prctica se revisan y despus se revisa el plan Hoshin que impuls los planes
de la puesta en prctica; enseguida, se revisan los planes Hoshin para el personal
del gerente general; despus de eso, el director ejecutivo puede revisar los pla-
nes Hoshin para varias divisiones de productos o de ventas, o los planes para los
gerentes generales. Este proceso es necesario, se debe llevar menos de 4 sema-
nas, con el fin de asegurar una revisin a fondo, con las correcciones necesarias
y de lograr que el barco siga avanzando en la direccin correcta.
Calendario de planeacin
Tal vez usted se pregunta en dnde tienen cabida los proyectos especiales, ad
hoc, o de investigacin y desarrollo, en esta metodologa de planeacin. Puesto
que creemos que toda la actividad se debe planear, documentar y revisar, sugeri-
mos lo siguiente: en el caso de proyectos decisivos y de importantes adelantos
tecnolgicos, el proyecto obviamente tiene cabida en el plan Hoshin; de lo con-
trario, los proyectos se pueden incluir en el plan de Administracin diaria, o de
El proceso de planeacin 85
Planeacin y presupuesto
maciones. Cmo se puede resolver este problema, sin generar cinco, seis o
incluso diez objetivos?
R3. S, esta situacin puede ocurrir. Usted tiene dos elecciones que lo ayuda-
rn a reducir al mnimo este problema. Una de ellas es agrupar varias peticiones
en uno o ms objetivos "sper". Por ejemplo, puede recibir peticiones para redu-
cir los costos, incrementar la productividad y reducir la proporcin de fallas.
Estos tres aspectos se podran convertir en tres estategias de un objetivo: incre-
mentar las utilidades (vase el ejemplo en la figura 3.5). De esta manera, usted
evitar tener tres objetivos separados ms quiz 15 estrategias en su nivel. El
truco radica en ser tan estratgico como sea posible.
La otra eleccin es delegar algunos aspectos o peticiones que aparecen en el
nivel de usted, en especial si son demasiado tcticos. O puede intentar ambas
elecciones. Lo que significa esto es que no todos los aspectos o peticiones (de un
nivel ms elevado) necesitan convertirse en un objetivo en el nivel de usted. De
esta manera, podr controlar el nmero de objetivos en su nivel.
P4. Qu consejo puede ofrecer sobre el empleo de un plan de Administra-
cin diaria, o de Aspectos fundamentales del negocio?
R4. Los siguientes son cuatro errores comunes que usted debe evitar:
La lista debe ser breve. La gerencia snior debe tener una lista breve, tal
vez de 10 aspectos. Una lista ms larga de varias pginas puede dar por
resultado una prdida del enfoque y una generacin innecesaria de pape-
leo. En manufactura o ventas, en los niveles inferiores, uno de los aspectos
podra ser una lista para administrar el proceso de manufactura o de ven-
tas.
Mantenga separados los planes Hoshin y de Administracin diaria. Un pro-
blema comn es tener ambos tipos de planes en un plan Hoshin. Este error
genera demasiados objetivos, que causan una gran confusin y que pueden
dar por resultado objetivos y metas inadecuados; especficamente, una fal-
ta de aspectos que signifiquen un adelanto importante.
Un tercer error es la dificultad de establecer metas para los planes de
Administacin diaria. Le recomendamos que establezca estas metas ba-
sndose en la experiencia. Cuando usted no tiene experiencia en un aspec-
to particular, tal vez lo ms prudente ser convertirlo en una estrategia del
plan Hoshin para el primer ao. Por ejemplo, "establecer y medir un proce-
so", puede ser la estrategia del primer ao. En el segundo ao, este proceso
puede aparecer en el plan de Administracin diaria, con una meta basada
en datos.
Un cuarto error es la falta de lmites para todas las metas (refirase a la
seccin anterior, "Lmites del control", en este captulo).
mos que estaba en contra de la toma de decisiones lenta, que a menudo adopta el
disfraz de la planeacin. Si un gerente tiene algunos datos y contina demoran-
do la toma de decisiones, convenimos con Tom Peters en que es un pecado im-
perdonable.
Por otra parte, en contraste con sus numerosos estudios que muestran que la
planeacin no es til, podemos citar otros estudios que muestran que la planea-
cin es muy til. Las compaas japonesas de xito son excelentes en la pla-
neacin; slo necesitamos ver los ejemplos de Matsushita, Toyota y NEC. No
obstante, debe haber un equilibrio. Demasiada planeacin es mala y hemos re-
comendado planes cortos con unos cuantos objetivos. Adems, cuando sea ne-
cesario, las decisiones rpidas son imperativas. Muchos productos de xito han
sido el resultado de una decisin rpida de la gerencia, en ausencia de datos
suficientes.
P6. Cmo se puede convencer a un gerente escptico para que adopte la
metodologa de la planeacin Hoshin?
R6. Hay dos respuestas a esta pregunta. En primer lugar, esperamos que su
compaa la adopte como un estndar para reemplazar un proceso de planeacin
ms dbil. En ese caso, la pregunta que le hacemos a usted es, por qu el geren-
te no ha adoptado el estndar de la compaa? En segundo, la otra eleccin de
usted es analizar el proceso de planeacin actual. Por ejemplo:
dades y los problemas del cliente, la calidad, los costos, la administracin del
proceso, la participacin de los empleados, etctera. Todos stos son elementos
del TQC y la planeacin Hoshin se asegura de que usted los aborde, si sigue el
proceso en la forma correcta.
PO. Se puede hacer que el mismo aspecto aparezca en el plan Hoshin y en
el plan de Administracin diaria?
RIO. No. Usted debe mantener (o mejorar ligeramente) un aspecto en el
plan de Administracin diaria, o bien puede tener un mejoramiento que signifi-
que un adelanto importante en el plan Hoshin. Pero sobre una base de ao tras
ao, un aspecto puede cambiar de un plan al otro. Por ejemplo, la confiabilidad
del producto podra aparecer un ao en el plan de Administracin diaria, pero
debido a una catstrofe, la confiabilidad se podra convertir en un problema.
Entonces, el siguiente ao, el gerente de operaciones podra incluir en el plan
Hoshin el objetivo de mejorar la confiabilidad del producto.
Pl 1. Podra proporcionar algn otro consejo?
Rl 1. S. No se entusiasme demasiado con el proceso Hoshin. Haga que sus
planes sean breves y concisos. Los gerentes snior deben tratar de tener slo dos
objetivos que signifiquen un adelanto importante y una lista breve, de una pgi-
na, de Aspectos fundamentales del negocio o de aspectos de la Administracin
diaria. Eso equivale a tres o cuatro pginas, utilizando el formato que hemos
proporcionado. Si los planes de usted son ms largos, tal vez son apropiados,
pero le sugerimos que estudie de nuevo sus prioridades.
Referencias
1. Soin, Sarv. Singh. Gran parte de la metodologa de planeacin Hoshin que se menciona aqu se
ha tomado del libro del autor, TQC at Hewlett-Packard-The Asan Experence, segunda edicin,
una publicacin internacional. Se han hecho adiciones y cambios basados en la experiencia
personal del autor. Las categoras que mostramos (objetivos, estrategias y desempeo) son
similares a las de las compaas que emplean la metodologa del plan Hoshin en Estados Uni
dos y Japn. Sin embargo, sus formas pueden ser diferentes.
2. Merrills, Roy. "How Northern Telecom Competes on Time". Harvard Business Review, julio/
agosto de 1990, pp. 108-114.
3. Ames, B. Charles y James D. Hlavecek. "Vital Truths about Managing Your Costs". Harvard
Business Review, enero/febrero de 1990, pp. 140-147.
4. Peters, Thomas J. "Want to Get Ahead? Then Don't Plan, Do It." San Jos Mercury News, 3 de
diciembre de 1990.
Captulo
4
El ciclo de mejoramiento
Perspectiva general
Uno de los dogmas bsicos del TQC es el mejoramiento continuo. El viejo ada-
gio de "no lo arregles si no est roto", ya no da resultado. En el ambiente actual,
si usted no lo arregla, su competidor lo har y adems le quitar su participacin
de mercado. Slo vea los negocios que las compaas de correo expreso le han
quitado a la oficina postal de Estados Unidos, o vea lo que la industria electrni-
ca japonesa les ha hecho a sus competidores europeos y norteamericanos.
Tambin necesitamos mejorar las cosas en una forma sistemtica. Hay dispo-
nibles numerosos instrumentos que ayudarn, como el ciclo de mejoramiento de
PHVA, al que le dedicaremos mucho tiempo, el diseo de experimentos y los
mtodos Taguchi. Pero antes de continuar, he aqu un incidente interesante:
Recientemente visit un laboratorio de investigacin y desarrollo y me mostraron
los varios productos de circuitos integrados que disean. Haba un interesante mon-
taje de conductor que le suministraban a un fabricante de exhibidores. Me comenta-
ron que ese modelo actual era la tercera versin del montaje. Qu haba de diferente
entre esta versin y la primera? La primera versin tena algunas fallas, de manera
que decidieron mejorarla. La segunda versin "mejorada" fue de corta vida, debido
a que no resolva las fallas de la primera versin en la forma adecuada, as que
dedicaron varios meses ms a desarrollar la tercera versin.
Pero esperen un momento, por qu la segunda versin no resolvi el problema?
Pues bien, reconoci el gerente de investigacin y desarrollo, pensaron que tenan la
solucin en la segunda versin, pero estaban equivocados. Pensaron!, as es, pensa-
ron, se basaron en una corazonada y en la experiencia para llegar a la solucin, pero
el anlisis que hicieron fue mnimo.
91
92 Captulo cuatro
Figura 4.1 El iceberg de la mala calidad. Esta figura muestra el iceberg de problemas que pueden
existir en una organizacin. Por lo comn, podemos estar atacando los problemas que existen, sin
percatarnos de los numerosos problemas ocultos, ni de las oportunidades para un mejoramiento.
Estas oportunidades, si se dejan sin resolver, pueden conducir a un desperdicio, a costos ms eleva-
dos y a la insatisfaccin del cliente, lo que da por resultado negocios perdidos. Una organizacin
bien administrada debe tener un iceberg pequeo.
El ciclo de mejoramiento 93
me hablan de sus problemas. John Akers, Presidente del Consejo, IBM Company,
Newsweek: 10 de junio de 1991.
El ciclo PHVA
El ciclo PHVA es muy similar al ciclo Deming. Las cuatro palabras, Planear,
Hacer, Verificar, Actuar, describen muy bien las etapas y se exponen de una
manera ms explcita como sigue:
1. Planear. Determinar las metas y los mtodos para alcanzar esas metas.
2. Hacer. Educar a los empleados y poner en prctica el cambio.
3. Verificar. Verificar los efectos del cambio. Se han alcanzado las metas?
De no ser as, volver a la etapa de Planear.
4. Actuar. Emprender la accin apropiada para institucionalizar el cambio.
El ciclo VA-PHVA
La historia del QC
Este concepto trata de abrirse paso entre la confusin de los varios ciclos de
mejoramiento y proporciona una secuencia de actividades similar a la del ciclo
VA-PHVA, sin emplear las palabras Planear, Hacer, Verificar, Actuar. Una ad-
vertencia sobre la historia del QC: muchas personas tienen la impresin de que
la historia del QC es el nico medio de documentar un proyecto una vez que est
terminado. Esto es errneo. Su propsito es utilizarlo como una gua paso a paso
para resolver un problema y como un procedimiento para documentar un pro-
yecto terminado. El mismo concepto se aplica al ciclo PHVA, que ahora expon-
dremos con ms detalles.
96 Captulo cuatro
El ciclo PHVA
Figura 4.2
Este ltimo punto es muy importante. Parafraseamos como sigue: las personas
pueden ir y venir, pero los procesos se quedan. El ciclo PHVA es parte de un
proceso, el proceso de mejoramiento. A lo largo de los aos, hemos visto nume-
rosos procesos de mejoramiento, cada uno ajustado para satisfacer las necesida-
des de un individuo o la teora favorita. Esto causa una excesiva cantidad de
reaprendizaje y de ineficiencia.
Le sugerimos que reduzca al mnimo el empleo de otros procesos de mejora-
miento. En vez de ello, estandarice el empleo del proceso PHVA que le mos-
tramos aqu. Esto dar por resultado un lenguaje comn y adems facilitar
la comunicacin de los mejoramientos en una organizacin. La mayora de las
compaas lo han adoptado como un estndar, incluyendo la mayora de las com-
paas japonesas y, en Estados Unidos, Florida Power & Light y Hewlett-Packard.
Etapa de Planear
Paso 1b: establecer un objetivo. Esto debe incluir una exposicin del aspecto,
una cifra numrica que se va a lograr y un marco de tiempo para la terminacin
del proyecto, por ejemplo, mejorar 85 por ciento el rendimiento del producto
para el mes de mayo de 1991. Establecer objetivos razonables y realistas; de lo
contrario, ser difcil lograrlos. El objetivo tambin se puede establecer despus
El ciclo de mejoramiento 99
del paso 3, cuando hay disponibles ms datos. La situacin variar con cada
proyecto, pero aqu se puede establecer en forma apropiada un objetivo inicial.
El objetivo se puede establecer utilizando las siguientes pautas: datos sobre el
uso actual para establecer una meta que signifique un adelanto importante, em-
pleo de datos competitivos para igualar o mejorar a la competencia, o utilizar la
regla emprica de reducir los defectos en 50 por ciento cada 12 meses. Refirase
a la regla emprica que proporcionamos ms adelante en este captulo, en el
cuadro titulado "Proporcin de mejoramiento y establecimiento de objetivos".
Paso 1c: preparar un programa de actividades. Aqu se enumeran los siete pasos
en el ciclo PHVA y el marco de tiempo esperado para cada paso. Para nuestro
primer proyecto podemos hacer un clculo y con la experiencia, esto ser ms
fcil. Le recomendamos el formato para la puesta en prctica del plan, que se
muestra en el captulo 3, "El Proceso de planeacin", para llevar un registro del
programa. Esto es muy importante, debido a que establece los lmites externos
del proyecto.
mos ver qu parte de la mquina tiene ms fallas, por ejemplo, la parte supe-
rior, inferior, lateral, del centro, etctera. En lo que concierne al tipo, pode-
mos determinar cul aspecto de la mquina es el que est causando las fallas,
por ejemplo, el tablero de circuito impreso, el suministro de fuerza, o la cu-
bierta de plstico. Los datos disponibles se pueden presentar en grficas y en
diagramas de Pareto. Debemos obtener un diagrama de flujo del proceso del
producto o del proceso que se est estudiando. Si no existe, entonces debe-
mos preparar un diagrama.
Instrumentos del QC que pueden ser tiles. Diagramas de flujo del proceso,
diagramas de Pareto, diagramas de tendencias, diagramas de control, histo-
gramas, ndices de capacidad del proceso.
En la figura 4.4 mostramos una grfica y un diagrama de Pareto. La grfica proporciona los
datos de rendimiento de la prueba final para el montaje del exhibidor y el diagrama de Pareto
proporciona un desglose de las causas de las fallas. Hay disponible un diagrama de flujo del
proceso, pero no se muestra aqu. Observe lo siguiente en el caso de las categoras del diagra-
ma de Pareto: Dgitos abiertos significa cualquier dgito que no se enciende. Secuencia err-
nea significa que el exhibidor falla en exhibir la secuencia correcta, conforme a las especifica-
ciones del producto.
El ciclo de mejoramiento 101
Figura 4.5 Diagramas de causa y efecto para los Dgitos abiertos y la Secuencia errnea.
El ciclo de mejoramiento 103
Los miembros deliberaron sobre las causas posibles y despus votaron por las ms probables.
La base para la seleccin fue la experiencia en el trabajo y los conocimientos de los operado-
res. Son las siguientes:
1. Dgitos abiertos
a) Orientacin errnea de los cables insertados en el conector
b) Ajuste inadecuado de los cables en el conector
c) Cables rotos
d) Conductores sin soldar
e) Unidades defectuosas
2. Secuencia errnea
a) Orientacin errnea de los cables insertados en el conector
b) Orientacin errnea de los cables en la soldadura
c) Enganche inadecuado de los conectores
Verificacin
Se recopilaron datos adicionales de las fallas con el fin de verificar cules de las causas
posibles eran las ms probables. Despus se resumieron los descubrimientos del anlisis,
como se muestra en la figura 4.6. Los miembros tambin observaron que la mayora de las
causas estaban relacionadas con la mano de obra. Se verific que las causas ms probables
eran:
1. Orientacin errnea de los cables insertados en el conector
2. Orientacin errnea de los cables en la soldadura
3. Ajuste inadecuado de los cables en el conector
4. Conductores sin soldar
Etapa de Hacer
Etapa de Verificar
Paso 5a: comparar el resultado total. Aqu revisamos los resultados totales. Tam-
bin debemos revisar los mejoramientos en un par de diagramas de Pareto, con
el fin de comparar el desempeo antes y despus. Los resultados de antes y
despus se deben comparar con todos los dems aspectos seleccionados para su
estudio en el paso 2; utilice los mismos instrumentos para hacer la comparacin,
por ejemplo grficas de barras, par de diagramas de Pareto, diagramas de las
tendencias, diagramas de control, histogramas e ndices de la capacidad del pro-
ceso.
Paso 5b: falla en cumplir con los resultados. Si la falla se debe a una puesta en
prctica inadecuada, debemos regresar al paso 4, puesta en prctica. De lo con-
trario, volvemos al paso 3, anlisis. Si fallamos en cumplir con nuestras metas,
es muy probable que hayamos pasado por alto las causas y se requerir un an-
lisis adicional.
Paso 5c: se han logrado los resultados; se ha cumplido con la meta. Si los resulta-
dos totales son iguales o mejores que el objetivo que se estableci en el paso 1,
revisamos los datos de antes y despus, en especial los diagramas de Pareto, y
El ciclo de mejoramiento 107
Etapa de Actuar
Instrumentos del TQC que pueden ser tiles. Diagrama de tendencias, dia-
grama de control, hoja de verificacin.
donan algunos detalles de los siete instrumentos del control de calidad y de los
siete nuevos instrumentos del control de calidad. En el caso de los dems, las
lecturas recomendadas en la bibliografa proporcionan una gua.
ritmo ms relajado; en el otro, la regla parece ser una atencin inmediata y nin-
guna recurrencia.
A medida que logramos un mejoramiento continuo, el proceso cambia y se
redocumenta y es necesario reeducar a la fuerza trabajadora. Debido al creci-
miento o al desgaste, la fuerza trabajadora necesita una capacitacin continua,
de lo contrario pueden aumentar los defectos. Vase el siguiente cuadro para
una exposicin de una educacin del trabajador y unos estndares de trabajo
inadecuados.
Figura 4.10 El efecto de la capacitacin deficiente y la documentacin sobre los niveles de defec-
tos cuando aumenta la produccin.
112 Captulo cuatro
Errores humanos
Observe que YHP atraves por tres ciclos de mejoramiento importantes y que no
estuvo satisfecha hasta que lleg a una proporcin de fallas de 4 partes por cada
milln. Esto equivale a encontrar a 4000 personas especficas en China, cuya
poblacin es de 1000 millones. Piense en eso. Lo que es ms importante, usted
se habra sentido satisfecho? Despus del primero o el segundo ciclo, habra
seguido adelante, como lo hizo YHP?
Estndares
Antes mencionamos la necesidad de tener una metodologa de mejoramiento
estndar, el ciclo PHVA. Todos en la organizacin deben utilizar la misma meto-
dologa de mejoramiento. Este concepto es similar al de tener estndares en
todas las reas de la industria y el comercio: enchufes elctricos estndar, mate-
rial estndar para la construccin de viviendas, etctera. Esto hace que las com-
pras, la planeacin y el trabajo sean ms fciles. De una manera similar, necesi-
tamos estndares en el ambiente de TQC.
Los estndares representan las mejores prcticas comprobadas que se han
institucionalizado en una organizacin. Es necesario capacitar a todos los em-
pleados para que comprendan los estndares y utilicen los que son pertinentes
para ellos. Los buenos estndares ahorrarn tiempo, puesto que los empleados
no necesitarn reinventar la rueda en otras partes de la organizacin. En vez de
ello, podrn utilizar sus habilidades creativas para inventar cosas en otras reas
nuevas e inexploradas. Esto dar por resultado un empleo ptimo del recurso
ms valioso de usted: todos sus empleados.
Prevencin de recurrencias
Esto le suena familiar? Todas las compaas tienen una situacin similar. El
resultado es que los problemas siguen recurriendo en toda la compaa y que los
proyectos de mejoramiento se repiten, lo que a su vez da por resultado una dis-
minucin de la productividad y la insatisfacin del cliente.
La solucin radica en convertir las lecciones aprendidas en estndares, o en
mejorar los estndares existentes. Cmo se pueden mejorar los estndares exis-
tentes? Le proponemos el empleo de una peticin de actualizacin de los estn-
dares.
Es obvio que en esta ltima fase es la fase en la que todos deseamos encontrar-
nos, siempre.
El ciclo de mejoramiento 121
Referencias
1. Juran, Joseph, Frank M. Gyrna y R. S. Bingam. Quality Control Handbook. Nueva York: McGraw-
Hill, 1951.
2. Feigenbaum, A. V. Total Quality Control. Singapur: McGraw-Hill, 1986.
3. Kume, Hitoshi. "Business Management and Quality Cost, The Japanese View". Quality Progress,
abril de 1985.
4. Deming, W. Edward. Out ofthe Crisis. Cambridge, MA: MIT Press, 1982.
5. Comentarios tomados de "The Japan That Can Say No", de Akio Morita y Shintaro Ishihara.
Traduccin annima al ingls.
6. Preparado por Katsu Yoshimoto, de Yokogawa Hewlett-Packard. Adaptado de "Principies of
New Product Development", de Iizuka, Yoshinori. ICQC, Tokio, 1987.
7. Nikkan Kogyo Shimbun Ltd. (editores). Poka-Yoke: Improving Product Quality by Preventing
Defects. Cambridge, MA: Productivity Press, 1988.
8. Iizuka, Yoshinori. "Key Points for Success in Problem Solving". 7990 ASQC Quality Congress
Transaction, San Francisco.
9. Kuroa, Kozo. "Survey and Research in Japan Concerning Policy Management". 1990 ASQC
Quality Congress, San Francisco.
10. Compendiado de un artculo de Kenzo, Sasaoka, Yokogawa Hewlett-Packard. "A Challenge to
Revitalize Management". Texto mensual de calidad nmero 155, publicado por JUSE en japo-
ns.
Captulo
5
Administracin diaria del proceso
Perspectiva general
En el captulo 3 hablamos de los planes de Administracin diaria o Aspectos
fundamentales del negocio. El plan de Administracin diaria enumera los aspec-
tos o los procesos clave que se administran sobre una base cotidiana. El progreso
se mide seleccionando medidas de desempeo apropiadas, estableciendo metas
y revisndolas con regularidad, a menudo todos los das. En este captulo revisa-
remos en todos sus detalles la forma en la cual se pueden administrar o controlar
los procesos clave en los ambientes de diseo, manufactura y ventas.
En el captulo 4 analizamos la relacin entre mejoramiento y control. Todos
los procesos clave en una organizacin se deben controlar. El siguiente incidente
ilustra este punto.
Noriaki Kano, mi amigo y mentor, miembro del comit del premio Deming en Ja-
pn, en una ocasin estaba revisando una operacin de manufactura. Se haba senti-
do muy impresionado por todo lo que le haban mostrado los gerentes. Cuando pasa-
ban frente a una operadora de produccin que trabajaba en una mquina empacadora,
se detuvo a charlar con ella.
Le pregunt si saba cul era la proporcin de rechazos de su mquina empacadora.
"Oh, s", replic ella, "es del 0.15 por ciento". Qu haca si por alguna razn los
rechazos excedan esa cifra? Ella respondi que le haban indicado que deba llamar
al supervisor siempre que los rechazos excedieran del 0.20 por ciento. Kano decidi
verificar los registros para comprobar su declaracin. Hoje los registros de la joven
y encontr un da en que el porcentaje del lote rechazado haba sido del 0.24 por
ciento, de manera que le pregunt, "Qu hizo usted?" Ella replic que el 0.24 esta-
ba tan cerca del 0.20 por ciento que no haba hecho nada. "Me parece bien", declar
l y sigui leyendo los registros, hasta que encontr otro lote fechado ms o menos
una semana antes, con una proporcin de rechazo del 0.30 por ciento. "Qu hizo
125
126 Captulo cinco
entonces?" le pregunt de nuevo. Ella respondi que por supuesto se lo haba infor-
mado a su supervisor.
Por casualidad, el supervisor se encontraba cerca y nos inform que ella se lo
haba comentado al ingeniero. Kano observ, "Ha pasado una semana, qu ha he-
cho el ingeniero?" El ingeniero no estaba a la vista. El supervisor sugiri que busca-
ran al ingeniero y envi a alguien a hacerlo. Mientras tanto, el gerente de produccin
se empezaba a poner un poco nervioso y sugiri que siguiramos adelante. Kano se
mantuvo firme y pidi hablar con el ingeniero. Al fin lo encontraron. Le haban
informado cul era el problema, pero qu haba hecho l? No haba hecho nada; no
haba disponible ninguna documentacin, ni un anlisis; simplemente nunca logra-
ba hacer nada, pero planeaba hacer algo, cuando tuviera tiempo.
PROPORCIN DE XITOS
Porcentaje de prospectos calificados convertidos en pedidos
Cmo se asegura usted de que un proceso est bien administrado? Cules son
algunos de los requisitos previos necesarios? He aqu una breve lista que es una
buena gua:
En cualquier compaa hay ciertos procesos clave que se inician con las necesida-
des del cliente y que terminan cuando se satisfacen esas necesidades. Por ejemplo,
en investigacin y desarrollo, el producto se disea basndose en las necesidades
iniciales del cliente: despus se manufactura y por ltimo se le entrega al cliente.
Vamos a ilustrar y explorar ms a fondo este concepto. En la figura 5.4 mostra-
mos los procesos clave en un ambiente de diseo, manufactura y ventas. Hay
otros que no hemos incluido, pero queremos enfocarnos en los pocos que son
vitales, los pocos que tienen un mayor impacto. Si convenimos en que estos
procesos son importantes y necesarios, necesitamos comprender los procesos o
las fases, desde la concepcin del producto hasta su entrega. Estos procesos se
deben documentar, administrar bien con medidas del desempeo y se deben
mejorar. Los mejoramientos progresivos proporcionarn un rendimiento ms
rpido, lo que dar por resultado un tiempo ms breve para llevar productos al
mercado.
sta es la forma de tener una organizacin ms activa, que dependa menos
del cambio organizacional o de las personas y de la rotacin a nivel de la geren-
cia. Con esto nos referimos a uno de los mayores problemas del cambio organi-
Administracin diaria del proceso 131
Introduccin al DFC
Cules son los beneficios de emplear el DFC? El beneficio mximo del DFC
para cualquier compaa es su contribucin para satisfacer y exceder las nece-
sidades del cliente, logrando as una mayor participacin de mercado y ms
utilidades. Sin embargo, hay muchos otros beneficios tangibles que pueden ex-
perimentar los participantes. Algunos de ellos se mencionan a continuacin:
1. La definicin del producto es ms firme y tiene lugar antes en el ciclo de
vida del desarrollo del nuevo producto. Esto reduce al mnimo los cambios
de ingeniera y da por resultado una mejor calidad.
2. El DFC aborda los principales problemas y las quejas expresadas por los
clientes durante las primeras etapas de la definicin del producto. Por con
siguiente, el nmero de quejas y el nivel de insatisfaccin acerca de los
nuevos productos disminuyen con el tiempo. Este beneficio se ve despus
de varios ciclos del producto.
136 Captulo cinco
Todos los beneficios anteriores dan por resultado un vigoroso ciclo de desa-
rrollo del nuevo producto y reducen al mnimo las dificultades y los problemas.
El DFC es una de las mejores formas de introducir el TQC en ambientes de
mercadotecnia, diseo y manufactura.
Administracin diaria del proceso 137
La puesta en prctica del DFC es una estrategia muy poderosa para propagar
el TQC en una compaa. El DFC proporciona la trama horizontal tan necesaria
a nivel de toda la compaa. Por lo comn, esta trama horizontal no existe en la
jerarqua administrativa tradicional, debido a que las organizaciones estn admi-
nistradas verticalmente. Los beneficios del DFC incluirn un ciclo de desarrollo
ms breve del producto o del servicio y una mayor productividad.
Figura 5.6 Fases del desarrollo del producto impulsado por el cliente.
138 Captulo cinco
logran la entrega del producto tal como lo desea el cliente. Los requerimientos
de diseo de la primera matriz se alimentan a la segunda, de manera que los
requerimientos de las partes se hagan en la forma correcta. Despus, los reque-
rimientos de las partes impulsan los requerimientos del proceso de la tercera
matriz. Los requerimientos del proceso para la fabricacin determinarn el en-
samble del proceso y los puntos de verificacin del diagrama de la calidad. Los
detalles de los puntos de verificacin de la calidad se proporcionan ms adelante
en este captulo y asegurarn un producto de una calidad uniforme.
La planeacin decisiva para el producto tiene lugar en la primera fase. Esta
fase tambin se conoce como la casa de la matriz de la calidad y matriz de
matrices. Los componentes de esta matriz son los siguientes:
1. Opinin del cliente
2. Calificacin de la importancia
3. Caractersticas del producto o requerimientos del diseo
4. Matriz de la relacin
5. Planeacin de la calidad, utilizando la evaluacin competitiva y el posiciona-
miento estratgico
6. Matriz de correlacin (la porcin triangular del techo)
7. Evaluacin tcnica
8. Determinaciones del valor del objetivo
En la figura 5.7 se muestra una casa de la calidad con estos componentes. La
casa de la calidad que se enfoca en la definicin del producto, es un motor deci-
sivo que gua todos los pasos del desarrollo del producto. Por consiguiente, el
xito total del producto depende de una buena definicin del producto.
Revisin de los aspectos bsicos del DFC por medio del ejemplo del lpiz
CASA DE LA CALIDAD
Figura 5.7 Detalles de la Fase 1. Planeacin del producto o definicin del producto.
casa de la calidad para un lpiz. El ejemplo del lpiz no cubre todos los detalles
del DFC, pero el ejemplo le proporcionar a usted una buena comprensin de los
aspectos bsicos del DFC. Las ideas desarrolladas en este ejemplo germinaron
en una clase sobre el DFC en Hewlett-Packard y los expertos de la industria de
lpices han validado las ideas.3
Lista de necesidades del cliente. Los estudiantes, actuando como clientes,
hicieron una lista de sus necesidades. Estas necesidades o exigencias, conocidas
como la opinin del cliente, estn tabuladas en la tabla 5.1. El desarrollo de una
excelente opinin del cliente es de mxima importancia y ms adelante, en este
captulo, compartiremos algunas ideas sobre el tema.
Despus, se desarroll la casa de la calidad para el lpiz, que describimos en
la figura 5.7. El contenido de la figura se reorden ligeramente; sin embargo, se
incluyen todos los factores pertinentes. En la figura 5.8 se muestra la casa de la
calidad totalmente desarrollada. Los pasos para el desarrollo de la figura se des-
criben a continuacin.
Agrupacin de las necesidades del cliente. Las necesidades, recopiladas en
la tabla 5.1, se agruparon utilizando el mtodo KJ, llamado as para darle crdito
a Kawakito Jiro, quien desarroll este instrumento. Refirase a la exposicin
de los siete nuevos instrumentos del control de calidad en el apndice 2. Este
instrumento utiliza el lado derecho, o creativo, del cerebro, para agrupar los
datos verbales. Adems, el instrumento de KJ conserva las propias palabras del
140 Captulo cinco
Figura 5.10 Fases del desarrollo del producto impulsado por el cliente.
Administracin diaria del proceso 145
Cuntas fases o matrices debe tener usted? En la figura 5.10 hemos mos-
trado cuatro fases. Otros impulsores del DFC sugieren hasta 30 (por ejemplo,
Yoji Akao). Le sugerimos que inicialmente empiece con una: la fase I que
se ilustra en la figura 5.10, tambin conocida como la casa de la calidad. La casa
de la calidad se ilustra en todos sus detalles en las figuras 5.7 y 5.8. Una vez que
haya dominado esta fase, proceda con las dems.
Ahora que contamos con esta comprensin fundamental del DFC, nos gusta-
ra estudiar a fondo dos factores decisivos para el xito:
1. Desarrollar la opinin del cliente
2. Un proceso para incremenar el xito del DFC en su compaa
Queremos poner de relieve otro punto importante. Cada uno de nosotros tiene
una serie de paradigmas, mediante los cuales vemos el mundo a nuestro alrede-
dor. Los paradigmas que tenemos afectan en gran parte nuestra habilidad de
escuchar lo que se est comunicando. Si la necesidad de un cliente no se ajusta a
nuestro paradigma, tal vez no logremos escuchar esa necesidad. Con el fin de
reducir al mnimo la posibilidad de ignorar las necesidades del cliente, utilice
tantos instrumentos como le sea posible, incluyendo grabadoras de cinta y de
video. Le recomendamos que vea un video del futurista Joel Barker, titulado
"Discovering the Future Business of Paradigms" ("Cmo descubrir el futuro
negocio de los paradigmas"),4 antes de ponerse en contacto con sus clientes. Eso
lo sensibilizar al hecho de que todos tenemos nuestros propios paradigmas.
Esta conciencia facilitar un esfuerzo consciente para capturar la opinin del
cliente.
Papel del consultor o facilitador. Un consultor debe ser capaz de pensar con
rapidez y de ir dos pasos adelante del equipo. Debe ser una persona experta en el
148 Captulo cinco
dos para el proyecto. Una buena investigacin del mercado es un punto de parti-
da decisivo para un proyecto de DFC. La gerencia tambin debe identificar al
lder del equipo.
Una organizacin debe estudiar la pregunta de la estructura del equipo con datos
apropiados para la adopcin del mejor modelo para su cultura y su tipo de pro-
ducto (por ejemplo, un producto sencillo, o un producto complejo).
segunda alternativa ofrece los mritos de incluir a expertos para que aborden las
necesidades especiales del equipo conforme vayan surgiendo. El hecho de con-
tar con una representacin limitada de cada rea funcional crtica asegurar que
los representantes asuman la responsabilidad de obtener una informacin perti-
nente.
Hemos expuesto los beneficios del DFC. Se ha utilizado el ejemplo del lpiz
para describir los pasos clave del desarrollo de tablas del DFC. Se han compar-
tido ideas para el desarrollo de una opinin del cliente de un nivel elevado de
calidad y del diagrama de flujo para incrementar el xito del DFC. Tres factores
del xito son una opinin exacta del cliente, un poderoso compromiso de la
gerencia y un buen consultor. Para terminar, nos gustara citar a Chris Fosse, de
Omark Industries: "El DFC no le proporciona a usted las respuestas. Es un ins-
trumento para organizar el pensamiento y la actividad, con el fin de ayudarlo a
hacer las preguntas correctas".
Estndares de diseo
En el captulo 4 hablamos de la importancia y la necesidad de los estndares.
Estos estndares representan las mejores prcticas que han demostrado ser efec-
tivas. Su empleo repetido asegurar resultados mejores y ms predecibles. Los
estndares que mencionaremos aqu se deben utilizar en todos los productos
durante la etapa del diseo. Con el tiempo, basndose en el software disponible,
muchos de los estndares se pueden incorporar en instrumentos de diseo tales
como el diseo de un software con ayuda de la computadora. Es necesario capa-
citar a los ingenieros de diseo en el empleo de estos estndares y, adems, su
aplicacin debe ser obligatoria. Los estndares que enumeramos aqu son los
que calculamos que tendrn el mayor impacto sobre la confiabilidad del producto
en el caso de los productos electrnicos y elctricos.
Para otros tipos de productos, usted necesitar seleccionar y definir los estn-
dares aplicables. Sin embargo, el proceso de anlisis de modo y efecto de fallas
Administracin diaria del proceso 153
(AMEF) ser aplicable para todos los productos (hablaremos ms de esto des-
pus en este captulo).
Otra de las causas principales de las fallas en los productos elctricos y electrni-
cos es la falla de los componentes individuales debido a un exceso de esfuerzo o
carga. Esas fallas se pueden reducir o eliminar mediante la reduccin de la capaci-
dad normal de los componentes. Definimos la reduccin de la capacidad normal
como la limitacin del nivel de esfuerzo aplicado al componente, de manera que
el esfuerzo mximo en servicio est dentro de las capacidades mximas especi-
ficadas o demostradas del componente, con el fin de incrementar su confiabilidad.
Por ejemplo, un nivel de energa reducido en un dispositivo semiconductor da
por resultado una temperatura ms baja en el empalme. De una manera similar,
un voltaje reducido a travs de un capacitor, da por resultado un campo elctrico
ms bajo en el dielctrico, incrementando as la confiabilidad.
Cuando se requiere un nivel particular de esfuerzo, la reduccin de la capaci-
dad normal tambin se puede lograr especificando o seleccionando un compo-
nente que sea ms resistente a ese esfuerzo. Por ejemplo, en el mismo nivel de
energa, el empleo de un paquete de semicondutor diseado para una resistencia
trmica ms baja, dar por resultado una temperatura ms baja en el empalme.
De manera similar, el empleo de un capacitor electroltico con un rea ms gran-
de de superficie, dar por resultado una temperatura electroltica ms baja, si las
dems caractersticas (como la corriente directa con fluctuaciones y la resisten-
cia de series equivalentes) son iguales.
Otro mtodo de reduccin de la capacidad normal es una reduccin en el
desempeo esperado del componente. Por ejemplo, una reduccin en la frecuen-
154 Captulo cinco
cia aplicada del reloj puede permitir el empleo de una escala ms amplia de
temperatura o de voltaje. En la misma forma, el empleo de un transistor bipolar
a un 50 por ciento del aumento mnimo especificado, permitir una operacin a
temperaturas ms bajas.
Los mtodos apropiados de reduccin de la capacidad normal darn por re-
sultado proporciones de fallas ms bajas, debido a que se reducen los niveles de
esfuerzo en los componentes. La reduccin de la capacidad normal de los com-
ponentes es uno de los mtodos ms efectivos que hay disponibles para incre-
mentar la confiabilidad del equipo en el cual se utilizan los componentes.
Despus del diseo, la aplicacin y la reduccin de la capacidad normal, el
diseador debe seguir un programa de anlisis del esfuerzo que incluya voltaje,
corriente, energa y temperatura en el empalme. El anlisis debe incluir la in-
fluencia de la geometra (disposicin) de los componentes en el ensamble del
circuito impreso y la disposicin del ensamble dentro del sistema. Tambin se
recomiendan los mtodos de medicin trmica que mencionamos en la seccin
previa. Por consiguiente, la reduccin de la capacidad normal del componente y
el diseo y la medicin trmicos son metodologas que se complementan una a
la otra.
Para el cliente, la confiabilidad mejorada debido a la reduccin de la capaci-
dad normal del componente dar por resultado un tiempo de entrada mejorado,
una reduccin de distracciones debido a las llamadas solicitando servicio, costos
menores y una creciente satisfaccin. En las lecturas sugeridas en la bibliografa
hay disponibles ms detalles sobre la reduccin de la capacidad normal de los
componentes.
Control de proveedores
El proceso del AMEF. Se hace una lista de los modos de falla potenciales de
cada componente o subensamble y despus se le asigna a cada modo una califi-
cacin numrica para la frecuencia de la ocurrencia, el aspecto crtico y la pro-
babilidad de deteccin. Por ltimo, estas tres cifras se multiplican juntas para
156 Captulo cinco
obtener el nmero de prioridad del riesgo (NPR), que se utiliza para guiar pri-
mero el esfuerzo de diseo al problema ms crtico. Por lo comn, slo se elimi-
nan los aspectos con las cifras ms altas de NPR (digamos un 50 por ciento de
los aspectos totales). Refirase a la figura 5.12, en donde mostramos un sencillo
diagrama de flujo de la actividad del AMEF.
Dos aspectos del AMEF son particularmente importantes: un enfoque de equipo
y la oportunidad. El enfoque de equipo es vital, porque mientras ms vastos sean
los conocimientos que se aplican a la determinacin y la asignacin de valores a
la lista de modos de falla, ms efectivo ser el AMEF. La oportunidad es impor-
tante porque el AMEF es primordialmente un instrumento preventivo que puede
ayudar a guiar las decisiones de diseo entre varias alternativas. Por lo tanto, el
AMEF se debe iniciar al principio de la etapa de diseo. El AMEF se aplica
igualmente al hardware y el software y a los componentes o los sistemas.
El NPR calculado por el AMEF nos permite establecer prioridades para la
lista de modo de fallas, al guiar el esfuerzo de diseo en primer lugar hacia las
reas crticas. Tambin proporciona un registro en forma documental de los es-
fuerzos del equipo de diseo para la prevencin de fallas. Esto le ser til a la
gerencia para medir la calidad y el grado del esfuerzo, a produccin para resol-
ver los problemas que ocurren a pesar de estos esfuerzos y adems, los proyec-
tos futuros se pueden beneficiar con todo el trabajo y el pensamiento que se
dedicaron al modo de falla y a la lista de las causas.
las futuras compras de los productos y es decisiva para crear una buena imagen
de los productos de usted.
Nota: El paso 2 est dirigido por el departamento de Investigacin y Desarrollo, mientras que los pasos
3 a 7 estn dirigidos por el lder de la fuerza operante.
Administracin diaria del proceso 161
bajo la gua del lder del proyecto (del proyecto que se va a revisar), de un gerente
de produccin, o de un gerente de aseguramiento de la calidad. Se reunir
varias veces y analizar los aspectos que mostramos en el reporte a continua-
cin. Todos los datos requeridos estarn disponibles durante el periodo de los
tres meses siguientes al lanzamiento del producto al mercado. Sin embargo, gran
parte de los datos del proceso de investigacin y desarrollo estarn disponibles
en el momento del lanzamiento del producto al mercado; por consiguiente, in-
vestigacin y desarrollo debe recopilar antes estos datos.
Pautas para la junta del postmrtem. Cmo se debe llevar a cabo una junta del
postmrtem? He aqu algunas pautas, basadas en nuestra experiencia, sobre la
forma de asegurar juntas de postmrtem productivas y efectivas.
Para los tres ltimos aspectos, le sugerimos que designe a un custodio central del
proceso, por ejemplo, un gerente de estndares de investigacin y desarrollo, o
un gerente neutral de aseguramiento de la calidad.
a) Pronstico y Embarques
Los clientes han recibido bien el probador de componentes 5000X. Sin
embargo, ventas ha estado en el 71 % del pronstico durante los ltimos
Objetivo 6 meses. El desglose es como sigue:
* Ventas al Segmento A del mercado (pruebas fuera de lnea) = 120%
del pronstico
* Ventas al Segmento B del mercado (pruebas en lnea) = 43% del
pronstico
* Las ventas totales son del 71 % del pronstico (para mayores datos,
refirase al Apndice)
b) Utilidades
Las utilidades de operacin de un ao a la fecha son del 8.3%, una cifra
inferior al pronstico y esto se debe a que los embarques estn por
debajo del pronstico (para mayores datos, refirase al Apndice)
La proporcin del 5000X fue del 73%, que es una comparacin favorable con el
promedio del 65% de la divisin y el obejetivo del 70% para el ao de 1987.
La matriz tipo T
Lea de nuevo las tres fases mencionadas. Obviamente, nunca queremos que ocu-
rran problemas o errores. Y si llegan a ocurrir, queremos detectarlos de inmedia-
to, en la fase de la generacin de problemas. Por desgracia, esto no puede suce-
der cada vez; de all que necesitemos identificar las tres fases de un problema o
de un cambio de diseo. Las tres fases (A, B y C) se muestran en el sentido de las
manecillas del reloj en la matriz tipo T de la figura 5.15.
detectarlo cuando ocurri? Estos datos se recopilan del lado izquierdo de la matriz
tipo T, especficamente de los datos de la suma acumulada no diagonal. Refira-
se a la figura 5.15. Los datos se pueden mostrar en las categoras que aparecen
en la tabla 5.2. Se debe preparar un anlisis del diagrama de Pareto, seguido de
un plan para reducir las causas principales de los problemas. (Proporcionare-
mos un ejemplo para aclarar este punto.)
2. Falta de una evaluacin o de una tecnologa de pruebas. Lo que quere-
mos aqu es comprender por qu el problema de la fase en la cual se habra
podido descubrir (fase B) ocurre ms adelante de lo esperado, despus de la fase
de generacin del problema (la fase A). En otras palabras, por qu no se descu-
bri el problema cuando se cre? Por lo comn, las razones son la falta de una
evaluacin o de una tecnologa de pruebas.
Los datos se recopilan de la parte inferior derecha de la matriz tipo T, espec-
ficamente de los datos de la suma acumulada no diagonal. Refirase a la figura
5.15. Los datos se pueden mostrar en las categoras que aparecen en la tabla 5.3.
Se debe preparar un anlisis de Pareto, seguido de un plan para reducir las cau-
sas principales de los problemas.
3. Raz de la generacin de problemas. Lo que queremos comprender aqu
es, en primer lugar, por qu se generaron los problemas. Los datos de la fase A,
la fase de la generacin del problema, se recopilan de la parte inferior derecha
de la matriz tipo T, especficamente, los datos de la suma acumulada. Refirase
a la figura 5.15. Despus se analizan para averiguar la causa. Los datos se pue-
den exhibir en las categoras que se muestran en la tabla 5.4. Se debe preparar un
anlisis del diagrama de Pareto, seguido de un plan para reducir las causas prin-
cipales de los problemas.
Figura 5.18 Anlisis de un diagrama de Pareto de los puntos dbiles en el proceso de diseo (basa-
do en datos de la figura 5.17).
Administracin diaria del proceso 175
Veamos de nuevo la figura 5.19. Las varias desviaciones de los estndares re-
quieren:
El proceso de venta
A menudo se piensa que el proceso de venta no est estructurado y no es mensu-
rable, pero en realidad es muy sencillo estructurar el trabajo en varios subprocesos
y actividades. En la figura 5.5b, hemos mostrado varias actividades que ocurren
en el ambiente de mercadotecnia y ventas, que varan desde la comprensin de
las necesidades y oportunidades del mercado, hasta la entrega y el apoyo del
producto. Todas las actividades mencionadas se pueden comprender mejor y
documentar en la forma apropiada con medidas del desempeo y, adems, se
puede proporcionar una capacitacin.
184 Captulo cinco
Recientemente, incluso los respetables fabricantes japoneses han tenido fallas, debidas a
problemas con la calidad. Business Week* report que los fabricantes de televisiones ja-
ponesas Matsushita, Sony, Pioneer y Toshiba estaban retirando del mercado docenas de
modelos que despedan humo o causaban incendios. De hecho, un aparato de televisin
Pioneer tal vez fue la causa del primer incendio ms grande de Japn en un edificio de
apartamentos de muchos pisos, segn una revelacin del gobierno. Epson retir del mercado
alrededor de 100 000 computadoras laptop. Incluso Toyota, que goza de una excelente repu-
tacin, tuvo que retirar del mercado su sedn de lujo Lexus para corregir las luces de los
frenos y debido a serios problemas con el control de la velocidad de crucero. He aqu una
lista de productos que se han retirado recientemente del mercado en Japn, recopilada por
Business Week.
Compaa/Producto Problema
Automviles Toyota/Lexus* Control de crucero, luces de frenos
Mitsubishi Motors Pajero Wagn Acelerador
Camiones Isuzu Cinturn suelto
Miniautos Fuji Heavy Rex Contacto del embrague
Motocicletas Yamaha Virago Fuga de combustible
Motocicletas Honda Horizon Dientes de la transmisin
Computadoras laptop Seiko Epson Soldadura de los circuitos
Televisiones Toshiba Circuitos de alto voltaje
Televisiones Pioneer Electric Soldadura de los circuitos
Televisiones Matsushita Aislamiento del transformador
Televisiones Sony Circuitos de alto voltaje
Business Week se pregunta si Japn est perdiendo su ventaja de la calidad. La respuesta es,
todava No. La repentina oleada de problemas se puede atribuir a las siguientes razones, reco-
piladas por Business Week y por nosotros mismos.
Sera absurdo sugerir que un proceso de venta estructurado ser una panacea
para todos los problemas de ventas, ya que no hay un sustituto para un represen-
tante de ventas inteligente y creativo. Las tcnicas que proporcionaremos son las
que ya utilizan muchos representantes o gerentes de ventas exitosos. El efecto
de emplear estas tcnicas puede ser un proceso de venta mejor administrado y
ms predecible, que dar por resultado una mayor productividad.
En esta exposicin, no nos referiremos a las ventas de menudeo, sino ms
bien a los artculos que venden una fuerza de ventas directa, artculos tales como
instrumentos, computadoras, turbinas, motores, maquinaria, etctera. No habla-
remos de todo lo que se muestra en la figura 5.5b, sino que en vez de ello nos
enfocaremos en algunas de las actividades menos bien comprendidas. Le quiero
expresar mi agradecimiento a Shailesh Naik, gerente de ventas y calidad en
Hewlett-Packard Australia, por su ayuda en la edicin de esta seccin.
El concepto del embudo de ventas es muy conocido para la mayora del perso-
nal de mercadotecnia y ventas. En parte, se populariz gracias al libro Strategic
Selling. 1 Un representante de ventas no espera simplemente que lleguen los
pedidos, sino que debe verter sin cesar los prospectos y candidatos hacia un
conducto o embudo y esperar que salgan por el otro extremo en forma de pe-
didos.
Los aspectos del embudo se pueden segmentar en aquellos arriba del embu-
do, en el embudo, los pocos mejores, y los pedidos. Esto se muestra en la figura
5.21. Es necesario hacer un seguimiento de cada pedido potencial, desde la inda-
gacin, a todo lo largo del embudo, hasta que se convierte en un pedido. Los
pasos por los que atraviesa el pedido potencial constituirn el proceso.
Ahora podemos enumerar los pasos en el proceso de venta. Estos pasos ocu-
rrirn arriba, dentro y en la parte inferior del embudo de ventas, que se muestra
en la figura 5.21. Los pasos ms especficos del proceso de ventas se enume-
ran en la tabla 5.6. Todo el proceso debe estar bien documentado y se debe
proporcionar una capacitacin, que se menciona en el primer paso en la tabla
5.6. Los mejoramientos del proceso se deben hacer basndose en el anlisis del
postmrtem de ventas ganadas o perdidas y en otros anlisis.
Basndonos en nuestra exposicin, ahora podemos crear las medidas de de-
sempeo para el proceso de venta, pero antes de hacerlo, veamos la situacin de
ventas desde una perspectiva diferente.
La situacin de ventas
EN EL EMBUDO
Las principales actividades incluyen: un seguimiento y
una calificacin de las indagaciones, una evaluacin
detallada de las necesidades del cliente, un delinea-
miento de soluciones, visitas a lugares de referencia,
demostraciones del producto, entrega de propuestas y
arreglos para formar equipos con otros proveedores
de soluciones (terceras partes). Adems, se establece
un contacto con quienes influyen en las decisiones de
compras importantes en la organizacin del cliente.
PEDIDO
Se hace la compra.
De una manera similar, podemos analizar las caractersticas de los cuatro cua-
drantes en la situacin de ventas. En la figura 5.23 tambin mostramos las carac-
tersticas de cada cuadrante.
Ahora que ya hemos comprendido las caractersticas, podemos hacer varias
cosas. En primer lugar, es obvio que hasta donde sea posible, queremos operar
en el cuadrante 1, en donde una venta se pronostica y se gana. Sin embargo, esto
no puede suceder siempre. De manera que tenemos medidas de desempeo con
objetivos apropiados para cada uno de los cuadrantes. Si hacemos eso, estare-
mos mejor capacitados para controlar cada uno de los cuatro cuadrantes.
Administracin diaria del proceso 187
Ahora expondremos algunas medidas del desempeo que se pueden utilizar para
administrar los varios subprocesos en las ventas. Hemos desarrollado estas me-
didas basndonos en el proceso de ventas y en la situacin de ventas. La deri-
vacin de algunas de estas medidas se muestra en la parte inferior de la figura
5.23. En la tabla 5.7 se proporcionan ms detalles sobre las medidas del desem-
peo, con objetivos y comentarios. Los objetivos son tpicos de varios gerentes
de ventas que conocemos. Sin embargo, las medidas de desempeo y los objeti-
vos variarn segn el negocio que tenga usted y segn su estilo administrativo.
Las medidas de desempeo que mostramos en la tabla 5.7 se deben hacer
mensualmente, comparando los resultados reales con los objetivos. Por lo co-
mn, los datos se recopilan de los representantes de ventas por medio de una
hoja de actividades diaria o semanal. Estos datos se alimentan a una base de
datos, como Lotus 1-2-3. Las medidas de desempeo se deben delinear y comparar
con el objetivo. Una desviacin puede indicar la necesidad de una intervencin.
Por ejemplo, si la proporcin de indagaciones empieza a disminuir, eso puede
indicar programas de mercadotecnia dbiles o la falta de nuevos productos.
En la seccin anterior, una de las medidas del desempeo que expusimos fue el
postmrtem de ventas ganadas o perdidas. El concepto de un postmrtem de
ventas es similar al de nuestra exposicin anterior del postmrtem de un proyec-
to. Lo que queremos hacer aqu es comprender por qu se ganaron o se perdie-
ron los cierres de ventas de un producto o de un servicio.
LA SITUACIN DE VENTAS
Objetivo tpico y
Medida de desempeo lmites (%) Comentarios
TABLA 5.7 Medidas del desempeo y objetivos para el proceso de venta (continuacin)
Objetivo tpico y
Medida de desempeo lmites (%) Comentarios
7. Proporcin de TCC = 40 (+10 a -5) ste es el tiempo que pasa con los clientes
(tiempo pasado cara a un representante de ventas o un gerente
cara con los clientes/ de ventas. Si es bajo, podra haber una
tiempo disponible carga administrativa que requiere
total) atencin. Una alternativa posible es la
proporcin de cobertura de clientes, que
incluye el tiempo cara a cara con los
clientes y el tiempo que se dedica a
trabajar en las necesidades del cliente. Si
se utiliza esta medida del desempeo, el
representante de ventas se debe asegurar
de pasar algn tiempo con todos los
clientes potenciales, en vez de dedicarlo a
unos cuantos.
real depender de la cantidad de datos disponibles, que es una funcin del volu-
men de ventas. El gerente de un producto especfico o el gerente de mercadotec-
nia deben guiar al equipo del postmrtem.
El proceso se inicia despus de que se ha ganado o perdido una venta. Luego
se consolidan y se analizan los datos. A continuacin se ilustran los pasos:
1.0. Se completa el ciclo de ventas y la venta se gana o se pierde.
2.0. El representante de ventas recopila de inmediato los datos pertinentes. Los
datos se pueden tabular manualmente o en la computadora y se almacenan
en un archivo central.
3.0. Se designa el equipo de postmrtem, guiado por el gerente del producto
especfico o por el gerente de mercadotecnia.
4.0. Se planean las juntas:
Agenda
Datos solicitados conforme al formato recomendado
5.0. Se celebran las juntas (despus de 3 a 12 meses de que estn disponibles los
datos):
Las juntas del postmrtem se celebran cuando hay disponible una canti-
dad suficiente de datos
Los datos se revisan y se analizan
6.0. Reporte de aspectos:
Formato estndar
Anlisis y propuestas
7.0. Revisar las propuestas para la accin correctiva, con el fin de mejorar los
procesos y prcticas actuales:
Junta final con la gerencia snior
Acuerdo sobre las propuestas
Planes a corto y largo plazo
Pautas para las juntas del postmrtem. Antes en este captulo proporcionamos
las pautas para las juntas del postmrtem del proyecto. Esas pautas se aplican
igualmente para las juntas del postmrtem de ventas ganadas o perdidas.
Pgina 1 de 6
a
Resumen de ventas ganadas/perdidas - 1 mitad de 1990
Contenido:
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1. Objetivo
2. Pareto de razones
de ventas ganadas/ 1. Objetivo
perdidas
2. Diagrama de Pareto de las razones de las ventas
ganadas/perdidas
3. Proporciones de
ventas ganadas/
perdidas contra los
competidores
durante la primera
mitad de 1990
4. Aspectos competitivos
5. Anlisis
6. Recomendaciones
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4. Aspectos competitivos
Tres de nuestros competidores tienen las siguientes caractersticas
especficas superiores
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6. Recomendaciones (continuacin)
Asegrese de que todas las partes que compra sean buenas, por medio de un
programa efectivo de administracin del proveedor.
Elimine los errores de mano de obra, aplicando el concepto de pokayoke,
que expusimos en el captulo 4. Esto tambin implica automatizar tantos pa-
sos de la produccin como sea posible. Estos pasos deben tener un elevado
ndice de capacidad del proceso, con el fin de reducir al mnimo o eliminar
los defectos.
Automatice la inspeccin siempre que sea posible. Cuando no lo pueda hacer,
haga una inspeccin del 100 por ciento, pero esto tiene ciertos riesgos.
Referencias
1. Akao, Yoji, "History of Quality Function Deployment in Japan". Tomado de las notas de un
curso en el Kaizen Institute of America, 1989, pginas V-A-l-13.
2. Akao, Yoji, Quality Function Deployment, Methuen, Mass.: GOAL, 1990.
3. Khushroo Shaihk Banu, el contribuyente de la seccin sobre el DFC, visit la California Cedar
Company en Stockton, California, en el mes de abril de 1988. Esta compaa hace investigacio-
nes sobre lpices para ayudar a sus clientes. Verificaron que la casa de la calidad para los
lpices era exacta.
4. Barker, Joel, Discovering the Future, The Business of Paradigms, Chart House, 1989.
5. "Does Success Have a Secret? Can LDC (Lesser Developed Countries) Compete in Free Market?
Stanford University, Transactions PEASCON-87, segunda conferencia bienal, Santa Clara,
California, 1987, captulo 8, pginas 1-20.
6. Kano, Noriaki, "Problem Solving in New Product Development: Application Of T-Typed Ma-
trix", World Quality Congress Proceedings, 1984, tomo 3, pginas 45-55.
7. Miller, Robert B. y Stephen E. Heiman, Strategic Selling, Nueva York: Warner Books, 1986.
Captulo
6
Participacin de los empleados
Perspectiva general
Un esfuerzo efectivo de TQC requerir la participacin de todas y cada una de
las personas en su compaa o en su organizacin. Jams subestime la vala
de cada individuo. Considere el siguiente artculo noticioso (extrado de The
International QC Forum, del mes de noviembre de 1984).
201
202 Captulo seis
C = Etapa de hacer
D = Etapa de verificar
F = Presentacin
Exhibir las fotografas de los miembros del equipo y los datos del proyecto
en los pizarrones de avisos. Los proyectos ya terminados se pueden exhibir
y publicar en boletines mensuales.
Las convenciones regulares del crculo o equipo de calidad son un aspecto
obligado. Los departamentos deben celebrar sus propias convenciones, en
Participacin de los empleados 205
las cuales los crculos o equipos pueden presentar sus proyectos. Los me-
jores proyectos del departamento se pueden presentar durante la conven-
cin anual de calidad de la organizacin. Una organizacin grande puede
celebrar ms de una convencin al ao.
Algunos equipos que destacan en una convencin anual pueden llegar a
representar a la organizacin en las convenciones estatales, nacionales o
internacionales. Esto no slo proporciona el reconocimiento de los mejo-
res equipos, sino que tambin los expone a las actividades y las nuevas
tcnicas fuera de la organizacin. Esto puede ser muy motivador.
Durante las convenciones anuales de la calidad, un equipo de jueces, com-
puesto de gerentes experimentados, debe calificar y seleccionar los mejo-
res proyectos. En la figura 6.2 proporcionamos un criterio para la califica-
cin. Recomendamos el empleo de estos criterios. Los jueces deben tener
experiencia en las tcnicas de los crculos o equipos de calidad. Adems, se
debe considerar la posibilidad de buscar jueces experimentados externos.
Tambin se deben celebrar convenciones separadas de equipos de MK.
Considere que debe administrar la actividad del MK con el mismo rigor con
el que administra la actividad regular del crculo o del equipo de calidad.
Figura 6.2a
* Los datos sobre los programas de sugerencias provienen de una encuesta de Japan Human
Relations Association (JHRA) (Asociacin de Relaciones Humanas de Japn).
Participacin de los empleados 207
Figura 6.2b
Figura 6.3a
210 Captulo seis
Figura 6.3b
Participacin de los empleados 211
Fase inicial
Nmero de sugerencias por empleado, por ao.
Porcentaje de empleados que participan.
Tiempo de respuesta al contribuyente.
Tiempo para poner en prctica la sugerencia.
Fase madura
Metas anuales para las sugerencias, por empleado.
Calidad de las sugerencias. Una medida de esto es el porcentaje de suge-
rencias que se han puesto en prctica.
Ahorros en efectivo, por ao.
* % de sugerencias puestas
en prctica
* Ahorro en S/Ao
Las sugerencias variarn desde frvolas hasta excelentes. Con el tiempo y con la educacin
de los empleados, mejorarn la calidad y el nmero de sugerencias. He aqu una lista de
sugerencias seleccionadas al azar, tomadas de Hewlett-Packard Singapur y Hewlett-Packard
Japn:
En conjunto, esta lista es muy impresionante. Representa mejoramientos muy por encima y
ms all de lo que la gerencia de una organizacin pensara siquiera en hacer. De manera que
ayudar enormemente si todos los miembros del personal mantienen los ojos y los odos bien
abiertos y sugieren formas de mejorar los productos y los procesos, lo que dar por resultado
una productividad, unas utilidades y una satisfaccin del cliente cada vez mayores.
1. Introduccin al TQC. Las tendencias y Todos los empleados (se recomienda una
tcnicas de calidad actuales; el por qu, modificacin especial para los gerentes
cmo y qu de la calidad de la producti- snior, con un enfoque en el negocio y en las
vidad y la satisfaccin del cliente. utilidades).
2. El ciclo de mejoramiento PHVA. Todos los empleados.
216 Captulo seis
xito en un da. Los gerentes deben apoyar las actividades del crculo de
calidad en los buenos tiempos y en los malos, a lo largo de los periodos
de mucha o poca actividad y a travs de las crisis y la calma. Slo entonces
el xito ser suyo.
7
Cmo empezar y una
administracin progresiva
Hoy da, las razones 1 y 2 que antes mencionamos se estn volviendo muy co-
munes, en parte debido a que la gerencia comprende que no hay otra eleccin y
en parte porque muchas grandes compaas requieren que sus proveedores me-
joren la calidad. Algunos ejemplos son las compaas ganadoras del Premio
Deming en Japn y todos los fabricantes de automviles en Estados Unidos.
Nuestra exposicin se enfocar en algunas de las formas de iniciar y administrar
un esfuerzo de TQC.
Fase de introduccin
Fase de aceleracin
Fase de velocidad de crucero
Segunda fase de aceleracin
Segunda fase de velocidad de crucero, o madura
Fase de introduccin
Despus de guiar la capacitacin y una vez que las actividades de la calidad han
empezado a surtir efecto, usted ver resultados tales como crculos o equipos de
calidad y una proliferacin de proyectos de mejoramiento.
Fase de aceleracin
Por ltimo, cuando esta fase est bien administrada, usted puede empezar una
segunda fase de aceleracin.
Cmo empezar y una administracin progresiva 229
* No podemos localizar la fuente del modelo de Itoh; lo hemos visto muchas veces, pero sin
ninguna referencia a su fuente. Hemos visto numerosas variaciones de este modelo, incluyendo el
utilizado por el Kaizan Institute of America. El modelo de Itoh en el antecedente al modelo utiliza-
do por el Kaizan Institute.
230 Captulo siete
gerencia o de los empleados que son responsables de esa actividad. Cules son
las principales actividades en una organizacin y quin las desempea?
Obviamente esta actividad es una labor de los gerentes snior. De hecho, tal
como se demuestra con la segmentacin de la actividad, los gerentes snior
desempean la mayor parte.
Probablemente sta es la nica porcin del TQC en la cual el director ejecuti-
vo de la organizacin desempea un papel importante y con toda razn. Si ese
individuo hace muchas otras cosas, eso podra indicar que el tiempo no se
est empleando en una forma ptima.
Muchos profesionales, por ejemplo los ingenieros, tambin participan en esta
actividad, pero en su mayor parte en la creacin, la preparacin y el diseo de
nuevos productos y servicios.
En los cinco captulos anteriores, hemos hablado de los cinco elementos del
TQC, especficamente:
Los elementos del TQC que hemos mencionado se pueden utilizar para mejorar
el desempeo en estas actividades y es conducente a una organizacin ms exi-
tosa y que produce ms utilidades. Estos elementos del TQC se deben planear y
dan mejores resultados si se integran en el proceso de planeacin anual.
Por ltimo, para que el esfuerzo del TQC se inicie y tenga xito, son esencia-
les el compromiso y la participacin de la gerencia. Con el xito puede llegar la
complacencia y eso es algo que se debe evitar, porque el TQC es una jornada
interminable hacia un mejoramiento continuo y una vida mejor.
Captulo
8
Cmo hacer auditoras o
revisiones del TQC
Perspectiva general
Por qu hacer una auditora o revisin del TQC? Para responder a esta pregun-
ta, veamos una analoga en la vida cotidiana. A menudo vamos a que nos hagan
un chequeo mdico. Todos comprendemos muy bien el propsito y las necesida-
des de un chequeo mdico. Midiendo el desempeo contra lo que es posible, el
mdico hace un diagnstico. Cuando nos enteramos de los resultados, decidi-
mos qu es lo que debemos hacer con las recomendaciones. El resultado puede
ser una vida mejor y ms saludable.
El propsito de las auditoras o verificaciones del TQC es similar al de los
chequeos mdicos. Durante la revisin se proporciona un diagnstico y si se
siguen las recomendaciones, pueden ser conducentes a una operacin ms efi-
ciente y productiva. Sin embargo, en el TQC, los requerimientos o estndares no
se conocen muy bien, pero en este texto hemos definido los requerimientos m-
nimos. Ahora proporcionaremos listas de verificacin y pautas detalladas para
hacer una revisin del TQC*
* El procedimiento de revisin del TQC que exponemos aqu es una modificacin del Quality Maturity
System, desarrollado por el autor en Hewlett-Packard Company, Palo Alto, California.
237
238 Captulo ocho
El Comit del Premio Deming, que tiene su base en Japn, analiza 10 categoras
cuando evala a un aspirante al Premio Deming. A continuacin enumeramos
las categoras, con un desglose detallado de cada categora. La lista proviene de
la traduccin al ingls de la lista de verificacin para las solicitudes de los aspi-
rantes al Premio Deming.
1.0. Poltica.
1.1. Las polticas que se siguen para la administracin, la calidad y el con-
trol de calidad
1.2. El mtodo de establecer las polticas
1.3. Justificacin y coherencia de las polticas
1.4. Utilizacin de mtodos estadsticos
1.5. Transmisin y difusin de las polticas
1.6. Revisin de las polticas y de los resultados logrados
1.7. Relacin entre las polticas y la planeacin a corto y largo plazos
2.0. La organizacin y su administracin.
2.1. Carcter explcito de las esferas de accin de la autoridad y la responsa-
bilidad
2.2. Carcter apropiado de las delegaciones de autoridad
2.3. Cooperacin interdivisional
2.4. Comits y sus actividades
2.5. Utilizacin del personal
2.6. Utilizacin de las actividades del crculo de QC
2.7. Diagnstico del control de calidad
3.0. Educacin y divulgacin.
3.1. Programas de educacin y resultados
3.2. Conciencia de la calidad y del control, grados de comprensin del con-
trol de calidad
3.3. Enseanza de conceptos y mtodos estadsticos y el grado de su divul-
gacin
3.4. Comprensin de la efectividad del control de calidad
3.5. Educacin de la compaa relacionada (en particular de aquellas en el
mismo grupo, de subcontratistas, consignatarios y distribuidores)
3.6. Actividades del crculo de QC
3.7. Sistema de sugerir formas de mejoramiento y sus condiciones actuales
Cmo hacer auditoras o revisiones del TQC 239
Ahora, veamos los criterios para el Premio Nacional de Calidad Malcolm Baldrige.
La lista tambin muestra los puntos mximos concedidos en cada categora y se
tom del folleto proporcionado por el comit de anlisis.
Tanto el Premio Deming como el Premio Malcolm Baldrige son positivos, de-
bido a que proporcionan una lista de verificacin detallada y establecen ex-
pectativas para una organizacin orientada al cliente y a la calidad. Cualquier
compaa que les preste atencin a las listas de verificacin, est destinada a
mejorar.
El Premio Malcolm Baldrige proporciona una lista de verificacin muy deta-
llada y es posible obtener ms detalles con el comit de premios. Tambin pro-
242 Captulo ocho
porciona un sistema de calificacin muy detallado que puede ser til en la auto-
evaluacin. Su falla es que est orientado a los resultados y no se enfoca lo
suficiente en el proceso, o en la forma de hacer las cosas.
Creemos que el hecho de no enfocarse lo suficiente en el proceso es una falla
importante. Se refleja en el concepto occidental de la administracin de enfocar-
se en los resultados, a menudo en los resultados a corto plazo. O como comenta
a menudo Edward Deming en sus conferencias: los gerentes occidentales obtie-
nen resultados en cualquier forma, para ello "no se requiere la mente". Como
resultado, es posible ganar el Premio Malcolm Baldrige abrindose paso como una
niveladora hacia las metas especficas. Sin embargo, ms adelante, una compa-
a ganadora del premio tal vez no conserve sus logros; en vez de ello, podra
perder muchos de esos logros.
En nuestra exposicin sobre la esencia del TQC en el captulo siguiente, ha-
cemos hincapi en que el proceso y el ciclo de PHVA son una parte decisiva del
TQC, debido a que aseguran una organizacin slida, una organizacin en don-
de se conservan las ganancias del mejoramiento de la calidad y en donde los
resultados son predecibles, incluso cuando los gerentes llegan y se van.
La lista de verificacin del Premio Deming se enfoca tanto en el proceso
como en los resultados. Hay por lo menos tres categoras que consideran el an-
lisis del proceso, la estandarizacin y el control. Sin embargo, los criterios del
Premio Deming no ofrecen un mtodo detallado de calificacin. Hasta donde
sabemos, no existe ninguno. El comit de examen cuenta con expertos experi-
mentados y conocedores que se basan en su experiencia y en los debates para
calificar a cualquier aspirante. Esto proporciona una extrema flexibilidad y es
posible calificar a casi cualquier tipo de organizacin, ya sea de manufactura o
de servicio. Sin embargo, sera muy til un sistema de calificacin detallado.
Debido a que no existe, un aspirante al Premio Deming por lo comn trabaja con
un consultor registrado de la Japanese Union of Scientists and Engineers (JUSE)
(Unin de cientficos e ingenieros japoneses) en la preparacin de la solicitud.
Hablaremos de cada uno de estos aspectos en todos sus detalles y adems pro-
porcionaremos pautas y recomendaciones.
Proporcionaremos tres agendas para hacer una revisin. Son las siguientes:
Agenda nmero 1. La siguiente es una muestra de una agenda para una enti-
dad de manufactura:
(Contina)
244 Captulo ocho
Agenda nmero 2. La siguiente es una muestra de una agenda para una entidad
de ventas y mercadotecnia:
(Contina)
Cmo hacer auditoras o revisiones del TQC 245
Una nota importante para las agendas 1 y 2. Cuando se revisa de nuevo una enti-
dad, se mide el progreso, comparndolo con las deficiencias observadas en la
revisin anterior. Sin embargo, ser apropiado empezar la revisin con un anli-
sis sobre los mejoramientos desde la ltima revisin. Las revisiones formales se
pueden hacer cada 2 o 3 aos. El gerente de calidad de su organizacin debe
hacer anualmente las revisiones informales de la entidad, o autoauditonas. El
gerente de calidad tambin debe hacer anualmente las revisiones a fondo de los
principales departamentos de la entidad, conforme a la agenda nmero 3.
(Contina)
246 Captulo ocho
Sistema de calificacin
Una vez que se han determinado y calculado las calificaciones para cada categora, se
exhibirn en una grfica de radar como la que se muestra ms abajo. La grfica de
radar les proporcionar a los gerentes una instantnea de la calificacin que obtuvo
su entidad en cada rea.
Nota: en lo que concierne a todos los detalles anteriores, es imperativo que ave-
rigemos qu se ha hecho con los datos recopilados.
Matriz de la calificacin.
Cmo hacer auditoras o revisiones del TQC 253
Calificacin
Matriz de la calificacin.
Cmo hacer auditoras o revisiones del TQC 255
Nota: esta pregunta y los aspectos siguientes se pueden modificar para revisar
los requerimientos de ISO 9000, segn los especifica la International Organiza-
tion for Standarization (Organizacin Internacional para la Normalizacin). Esto
se est convirtiendo rpidamente en un requerimiento en el European Economic
Committee (EEC) (Comit Econmico Europeo).
Procesos que se deben seleccionar para la revisin. Los procesos que se deben
seleccionar incluyen los que mencionamos en el captulo 5; en una entidad del
tipo de diseo y manufactura incluyen:
En mercadotecnia: definicin del producto y procesos de comparacin com-
petitivos.
En investigacin y desarrollo: definicin del producto, diseo confiable
del producto, estndares del diseo y postmrtem del producto.
Nota: en una revisin del postmrtem en una entidad del tipo de manufactura, le
sugerimos que revise un producto problemtico. Esto permitir una idea fants-
tica y un anlisis del esfuerzo de calidad de la entidad, de los mejoramientos y de
la habilidad de aprender de una situacin difcil.
El equipo de revisin
Por consiguiente, durante una revisin, el equipo de revisin primero debe bus-
car el aspecto en la lista de verificacin. Si aparece all, los revisadores lo anotan
y siguen adelante. Si no est presente, los revisadores indagan y hacen pregun-
tas, descendiendo varios niveles. Vamos a revisar algunos ejemplos:
Una exposicin de los puntos fuertes y dbiles de cada elemento del TQC y
recomendaciones para el mejoramiento.
Cinco recomendaciones clave, de preferencia una de cada elemento del
TQC.
Un resumen de las recomendaciones clave. Trate de que la lista sea breve, con
un mximo de cinco aspectos.
Una lista detallada de los puntos fuertes y dbiles para cada uno de los ele-
mentos del TQC.
Ejemplos de las mejores prcticas recomendadas, similares a las que propor-
cionamos en este texto.
En la figura 8.4 se ofrece una muestra de un reporte de revisin del TQC. En esa
muestra seguimos el formato propuesto que mencionamos anteriormente.
Cules son algunos de los problemas o puntos dbiles ms comunes que usted
encontrar durante una revisin? A continuacin le proporcionamos una breve
lista. Adems, le ofrecemos algunas pautas para enfocar sus esfuerzos si est
haciendo una revisin.
Cmo hacer auditoras o revisiones del TQC 265
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A: El gerente general
Divisin XYD
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2. PROCESO DE PLANEACIN
Recomendacin 2a:
Proporcionar metas mensurables para sus objetivos. Por
ejemplo, su objetivo de "Incrementar la productividad", debi
tener una meta especfica, por ejemplo, del 10%. Las
estrategias de apoyo se deben formular mejor y se deben
incluir en su meta. En el apndice, proporcionamos una breve
exposicin sobre la generacin de estrategias.
Aspecto 2b:
Etctera
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3. CICLO DE MEJORAMIENTO
Puntos fuertes observados
Recomendacin 3b:
Deben reemplazar su metodologa actual de combatir el fuego con
el ciclo de mejoramiento PHVA. Los beneficios del ciclo de PHVA
incluyen los siguientes:
Lo mismo que en el caso de una revisin del TQC, esta auditora se debe enfocar
primero en el proceso y despus en los resultados, no debe ser un espectculo de
circo. La auditora se puede terminar en 4 o 5 horas ms o menos. Una agenda
enfocada as permitir que el presidente o el director ejecutivo aborden otros
temas en un da muy ocupado.
Ahora le proporcionaremos una lista de verificacin para la auditora presi-
dencial, seguida de una exposicin que establece las expectativas.
les y en los planes futuros. Los aspectos que se deben considerar incluyen
encuestas, grupos de enfoque en el cliente y retroalimentacin del cliente por
medio de encuestas y tarjetas de respuesta despus de la compra.
2. Las actividades de relaciones con el cliente, visitas y seguimiento estn bien
establecidas.
Exposicin: aqu determinamos los mtodos de visitar a los clientes y or-
ganizar juntas con ellos, con el fin de enterarnos de sus contribuciones, preo-
cupaciones y sugerencias; lo que se hace con los datos; y la forma en la cual
el anlisis de estos datos influye en los productos y servicios actuales y en los
planes futuros.
3. Los procesos de recopilacin de datos sobre la calidad de los productos y
servicios estn bien establecidos. Los datos se utilizan para impulsar el mejo-
ramiento.
Exposicin: aqu consideramos los procesos de recopilacin de datos de
los clientes acerca de las fallas de los productos y servicios despus de la
venta y la forma en la cual el anlisis de estos datos influye en los productos
y servicios actuales y en los planes futuros. Los aspectos que se deben consi-
derar incluyen la informacin sobre las fallas del producto y el sistema de
quejas del cliente y de retroalimentacin.
4. Los datos competitivos estn disponibles y se analizan; el anlisis se utiliza
para influir tanto en los productos y servicios actuales como en los nuevos.
Esto incluye un anlisis de ventas ganadas o perdidas y un seguimiento con
una accin correctiva.
Exposicin: aqu consideramos los procesos de comparacin competiti-
vos (benchmarking) y otros medios de obtener datos competitivos. En el
caso de un departamento de ventas y mercadotecnia, consideramos el anli-
sis de ventas ganadas o perdidas, incluyendo una comprensin de la razn
por la cual se ganan o se pierden las ventas y un seguimiento con una accin
correctiva.
1. Definicin del problema y su vnculo con el plan del director ejecutivo o con
un aspecto decisivo.
Exposicin: se debe seleccionar un proyecto que apoye el objetivo del pre-
sidente o del director ejecutivo. Como una alternativa, el proyecto debe estar
impulsado por el plan anual o por los aspectos decisivos. Los problemas,
definiciones, procesos, metas de mejoramiento y programas del proyecto es-
tn definidos y disponibles.
2. Recopilacin de datos, anlisis y comprensin de la causa.
Exposicin: una buena recopilacin de datos y un empleo apropiado de
instrumentos de la calidad, tales como diagramas de Pareto de causa y efecto
y grficas. Se han identificado las causas ms probables y se han verificado
con datos.
3. Se revisan las soluciones alternativas y se obtienen resultados. Se compren
den las desviaciones de las metas.
Exposicin: Se revisan las soluciones alternativas, se evalan y se ponen
en prctica. Se han obtenido resultados y se han medido; las desviaciones de
las metas estn bien explicadas y se acta para remediarlas.
4. Revisin de la estandarizacin y de los planes futuros. Se estandarizan los
nuevos procesos.
Exposicin: se documentan los procesos nuevos o modificados y se capa-
cita a los empleados; hay planes futuros. Considere un mtodo para actuali-
zar los estndares en toda la organizacin, por ejemplo, un mtodo similar al
del formato SAE, que mencionamos anteriormente. Lo que es ms importan-
te, considere las lecciones aprendidas y la seguridad razonable de que este
problema no recurrir en toda la entidad; usted debe sondear extensamente
a este respecto.
Las recomendaciones, las preocupaciones o los aspectos que surgen durante una
auditora presidencial o una revisin ejecutiva, se deben transmitir durante la
revisin, o inmediatamente despus. Uno de los objetivos de una revisin as es
asegurarse de que el presidente o el director ejecutivo tengan la oportunidad de
transmitir su compromiso, su apoyo y su liderazgo para el esfuerzo del TQC. Por
consiguiente, es esencial una retroalimentacin verbal inmediata. Las tcnicas
de revisin son similares a nuestras exposiciones anteriores.
9
Algunos pensamientos sobre
la esencia del TQC
Cul es la esencia del TQC? Para ahora, usted ya habr deducido que incluye
un enfoque en el proceso, o en "el camino", no slo en la obtencin de resul-
tados. Kaoru Ishikawa lo llam la revolucin del pensamiento en la admi-
nistracin y eso es lo que es el TQC, una forma mejor de administrar. Le ofrece-
mos algunos conceptos que llegan hasta el fondo, hasta la esencia misma del
TQC.
La calidad es lo primero
La calidad est antes que cualquier otra cosa; aqu hay varios aspectos de impor-
tancia.
Mejoramiento continuo
"... equilibrio entre costo y calidad" es una frase que nos afecta como el opio. Al
desgarrar el velo de esta bella frase, "equilibrio del costo y la calidad", se debe
adoptar la poltica de "la calidad es lo primero". sta es la fuente misma de la ener-
ga. Pero yo no tengo ninguna arma para acallar ese murmullo de Satn ...
Calidad atractiva
En los captulos 1 y 2 tratamos este tema en todos sus detalles. En el espritu del
mejoramiento continuo, cuando los niveles de problemas y defectos son bajos,
debemos empezar a proporcionar artculos de una calidad ms atractiva. Un ejem-
plo de esto se encuentra en la industria automotriz. Inicialmente, los fabricantes
japoneses se mantuvieron a la delantera de los fabricantes norteamericanos y
europeos, al proporcionar automviles de elevada calidad y (casi) sin defec-
tos. Para el ao de 1990, los norteamericanos y los europeos los estaban al-
canzando. Pero los japoneses han dado un gran salto hacia adelante al ir ms all
de proporcionar automviles sin defectos, enfocndose en los aspectos de una
calidad atractiva... tales como la ergonoma, las caractersticas de tacto y sensa-
cin, un servicio superior, etctera. En japons, esta caracterstica de calidad
atractiva se llama miryokuteki hinshitsu. Esta calidad atractiva es lo que nosotros
definimos como la segunda dimensin de la calidad. 5/ estamos operando en
forma rutinaria en esta segunda dimensin de la calidad, estaremos operando
en una nueva zona del TQC, la creacin de la calidad total. Obviamente, all es
donde queremos estar. Siempre.
Al poner en prctica los estndares, debe existir un equilibrio entre utilizar los
estndares y disponer de tiempo para ser creativos. A menudo, el argumento en
contra del empleo de estndares, como la planeacin formal o el ciclo de mejo-
ramiento PHVA, es que sofocan la creatividad. En la filosofa del TQC, hacemos
hincapi en el empleo de procesos o estndares comprobados. Guardamos nues-
tras energas creativas para nuevas reas inexploradas. As es como obtenemos
una produccin y una eficiencia mximas en una organizacin.
Conclusin
A todo lo largo de este libro se han ensalzado la necesidad y los beneficios del
TQC. Para el momento en que usted ha llegado a este punto, le hemos transmi-
tido una buena comprensin de los conceptos, las tcnicas y las metodologas
del TQC. Definitivamente, ya est preparado para empezar a poner en prctica
el TQC. Si ya ha empezado a hacerlo, podr mejorar y acelerar su esfuerzo
actual.
Un punto vital que debe recordar es que la meta es un mejoramiento continuo
de la calidad. El TQC nicamente es una filosofa, un instrumento, un medio.
Recuerde, el TQC es una jornada, no es el punto de destino. Una vez que usted
haya empezado, descubrir que ha iniciado una jornada interminable hacia una
calidad mejor. Con un enfoque en la calidad, podr lograr un incremento en las
ventas, una creciente productividad y mayores utilidades. La calidad es la clave
para la supervivencia, el xito, la prosperidad y la felicidad.
Apndice
1
Proyecto de mejoramiento para
reducir el nmero de clientes
insatisfechos utilizando
el ciclo de PHVA
Etapa de planeacin
Tema del proyecto
281
282 Apndice uno
Etapa de hacer
Puesta en prctica de la accin correctiva
La accin correctiva propuesta se puso en prctica a lo largo de un periodo de 5
meses.
Etapa de verificar
Verificar los resultados
Se hizo otra encuesta 16 meses despus. Se observaron los efectos siguientes:
Figura A1.4 Diagramas de causa y efecto para los tres primeros aspectos de Pareto.
286 Apndice uno
La figura Al.7 muestra que cumplimos con nuestra meta de una reduccin del
50% en la categora de interaccin de ventas. Tambin fue evidente un mejora-
miento en las subcategoras de la interaccin de ventas. Esto se muestra en la
figura Al.8. Observe el mejoramiento en las tres primeras barras de Pareto, en
donde el impacto fue mayor. Aqu fue en donde habamos enfocado nuestros
esfuerzos. No hubo ningn efecto secundario indeseado... de hecho, los mejora-
mientos se observaron en todas las categoras.
de la actividad
Planes futuros
2
Los siete instrumentos
o herramientas para el control
de calidad y los siete nuevos
instrumentos o herramientas
Hoja de verificacin
La hoja de verificacin o de evaluacin se utiliza para facilitar la recopilacin y
el anlisis de los datos. "Basura que entra, basura que debe salir" es una vieja
frase trillada, pero es muy cierta. Por consiguiente, el propsito para el cual se
van a recopilar los datos debe ser muy claro. Los datos reflejan hechos, pero slo
si se recopilan en la forma apropiada. En la figura A2.1 se muestra un ejemplo
de la hoja de verificacin que se utiliza en el proceso de soldadura. El nmero de
defectos y las ubicaciones en donde se encuentran se pueden registrar y analizar
para averiguar las causas.
Diagrama de Pareto
Se elabora un diagrama de Pareto para mostrar la relativa importancia de dife-
rentes categoras en un proceso, por ejemplo, defectos, costo y modos de falla.
291
292 Apndice dos
Los pocos que son vitales se pueden separar de los muchos que son triviales.
Esto nos servir como una base para seleccionar los aspectos ms importantes
que se van a mejorar, por lo comn los que aparecen en el lado izquierdo del
diagrama de Pareto. Esto asegurar que lo que tratamos de mejorar tenga el
IMPRESORAS DEFECTUOSAS
(AGOSTO -DICIEMBRE)
Estratificacin
La estratificacin es la tcnica de analizar los datos separndolos en varios gru-
pos con caractersticas similares. Es decisiva para el empleo efectivo de los siete
instrumentos o herramientas. Imagnese a un ingeniero que trata de clasificar los
problemas relacionados con los operadores en su lnea de produccin. Los ope-
radores deben estratificar los datos, con el fin de que puedan comprender mejor
su situacin individual. Puesto que los individuos se comportan de una manera
diferente, tal vez se requerir una accin correctiva especfica ajustada a los
individuos, con el fin de mejorar su desempeo.
Grfica e histograma
Una grfica es una forma ilustrada de resumir los datos. Nos proporciona una
exposicin visual que revela el mensaje oculto en un laberinto de datos. Algunos
de los tipos ms comunes de las grficas que utilizamos son la grfica de lneas,
la grfica de pastel, la grfica de barras, el diagrama de dispersin y el histograma.
Un histograma se utiliza para resumir la frecuencia de la ocurrencia de algo,
a partir de una muestra de datos. La forma de la distribucin y las estadsticas
descriptivas se pueden calcular con facilidad. En el histograma que mostramos
en la figura A2.4, la proporcin de artculos que no cumplen con las especifica-
ciones se puede captar fcilmente.
Un diagrama de dispersin es un tipo de grfica especial que muestra las
relaciones entre dos variables. Si hay una relacin emprica entre las dos varia-
bles, se ver en un diagrama de dispersin. Adems, si la relacin es lineal, se
utiliza el coeficiente de correlacin para medir el grado de asociacin. En una
relacin de causa y efecto, se ajusta una ecuacin de regresin para describir la
conducta. En la figura A2.5 se ofrece un diagrama de dispersin que muestra
la relacin entre el costo de la mano de obra y el volumen de produccin.
Diagrama de control
El requerimiento bsico en un proceso de manufactura es establecer un estado
de control y mantener ese estado a lo largo del tiempo. La estandarizacin de los
mtodos de trabajo es necesaria para mantener este estado. Un diagrama o carta
de control nos permite observar si esta estandarizacin es correcta y si se est
manteniendo.
Figura A2.4 Histograma que muestra los artculos fuera de las especificaciones.
Los siete instrumentos o herramientas para el control de calidad 295
Es fcil trazar una analoga entre las anotaciones promedio de los golfistas y
el desempeo de un proceso de produccin. El golfista inexperto se puede com-
parar con nuestros procesos que no estn bajo control. Despus de una educa-
cin apropiada y de la estandarizacin del trabajo, podremos eliminar todas las
causas asignables y, por consiguiente, darle estabilidad al proceso. Cuando el
proceso est bajo control, como en el caso del golfista experimentado, la geren-
cia y los ingenieros deben intervenir para mejorar el proceso, despus de un
anlisis concienzudo.
El diagrama de matriz
El diagrama de flecha
299
ndice