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    La comunicaci6n escrita en la empresa. La carta comercial Cuando se firma y manda una carta comercial en su manera tradicional o a través del fax 0 del correo electronico se de- be tener en cuenta el dicho: «No se tiene una segunda oportunidad para obtener otra primera impresin». El contenido, la presentacisn y la correcta utilizaci6n de las normas de escritura son la base de una buena comunicacién escrita. En este capitulo se estudiaran los diferentes modelos de cartas comerciales, su contenido y la estructura propia de la correspondencia mercanti, también algunas anotaciones de las abreviaturas comerciales, oficiales, de tratamiento y ttulos de cortesfa CS RaTsS Entonder la importancia de la correspondencia comer: cial en el mundo de la empresa. Conocer las normas de redaccién y contenido que debe reunir la correspondencia comercial Contenido 4.4. La carta comerelal: aspectos formales, 4.2 Contenido y estructura de la carta comercial. 4.3 Tipos de cartas comerciales. Resumen, Actividades de ensefianza y aprendizaje Para saber mas. Conocer o distinguir los diferentes estilos de cartas co mercales. Elaborar los diferentes modelos de cartas comerciales utilizando un procesador de textos. CConocimiento de las abreviaturas ce uso comercial mas usuales. 44 4.1 La carta comercial: aspectos formales La carta comercial es una comunicacién escrita entre dos empresas, 0 entre una empresa y un particular. Est considerada como uno de los medios de comunicacién e intercambio de informacion y consultas mas eficaces en el mundo empresarial. Por esto, es muy importante la primera impresién que produce una carta comercial, tanto por la presentacién de la misma como por los requisitos que retinen a la hora de estructurarlas o escribirlas, que son fundamentales. Cuando se firma y envia una carta comercial en su manera tradicional o a través del correo electrénico, se debe tener en cuenta el dicho: «No se tiene una segunda oportunidad para obtener otra primera impresién». Hoy en dia, la correspondencia comercial se realiza de diferentes formas: una la manera tradicional, es decir con la utilzacion del papel y el sobre, otra 1 través del fax, por ejemplo para hacer un pedido, y otra a través del correo electrénico, cada vez mas utlizado, ya que resulta muy répido para el inter cambio de informacién, consultas, pedidos, etostera. En cualquier caso, para una buena presentacién de las cartas mereantiles es importante tener en cuenta una serie de reglas o normas bésicas. Normas que también son aplicables, en lo que les atafe, a la correspondencia por corres electrénico. En cuanto a la forma y el tipo de papel, conviene seguir estas recomenda- clones ‘* Usar papel de color claro: blanco, gris claro o marfil, por ejemplo. Se debe prescindir de papeles llamativos. ‘* Es conveniente utilizar papel con membrete impreso. ‘+ La medida del papel que més se utiliza es DINAA. En cuanto al sobre: ‘+ Es conveniente que hagan juego con el papal en su forma y color. ‘* Es preferible utlizar sobres con membretes impresos; si no es posible, no hay que olvidar escribir el nombre y direcci6n del remitente. ‘* Es conveniente escribir la direccién del destinatario afladiendo su cargo, Profesi6n o tratamiento, si lo tuviere. ‘+ Es necesario franquear debidamente las cartas. En cuanto a las pautas para su elaboracién, hay que tener en cuenta que las cartas comerciales nunca se escriben a mano; actualmente se confeccionan con el ordenador. Deben ser escritas de forma clara, sencilla y concisa y el color de la tinta debe ser negro 0 azul oscuro Asimismo, no deben presentar errores de sintaxis, ortografia o puntuaci6n; tampoco tachaduras ni rectificaciones, y es necesario el uso correcto de pa- labras y expresiones. Ademds, hay que dar una respuesta lo antes posible a las cartas recibidas. ‘Se empleard el «usted o vie», si la carta va dirigida a una persona, 0 »uste- des» y sles», si va dirigida a mas destinatarios. Las cartas comerciales tendrén unos espacios y margenes a respetar, como ‘son: ‘+ Dependiendo de la extensién de la carta, se escribird a uno o dos espa- clos; en general, se escribe @ un espacio, salvo que sea muy breve. ‘© Entre un parrafo y otro se dejard el doble de separacién al interlineado. ‘* No se escribira nunca en el reverso de la carta. Si ésta es demasiado lar- ga, se utllizard una segunda hoja. ‘+ El margen derecho de la carta deberd estar justificado, ‘© En el margen izquierdo se reflejarén, con un tamafio de la letra mas pe quefio, datos tales como el numero de inscripcisn en el registro correspon- diente (Registro de Fundaciones, Registro Mercantil, Registro Industrial, ete,), u otros datos como el Codigo de Identificacién Fiscal, etoétera. 4.1.1 Estilos de cartas comerciales En la comespondencia comercial o de negocios, es conveniente guardar ciertas, reglas que son comunes a todas las cartas comerciales; por esto se debe man- ‘tener siempre el mismo estilo, tanto en el comienzo como en la despedida. Hay diferentes estilos de cartas comerciales, como son el estilo moderno, el estilo moderno modificado, el estilo profesional y el estilo evolucionaco. ‘Modern. Comienza en el margen izquierdo del papel y no se emplea ningu- na sangria. ‘Moderno modificado. Es muy parecido al anterior excepto que la despedida, la antefirma, y la firma se escribirdn en el margen derecho. Profesional. Se utiliza la sangria para la {6rmula del saludo y al comienzo de cada parrafo, Evolueionado. Se prescinde del saludo y de la despedida. Para el resto, se opta por la distribucion de cualquiera de los tres estilos anteriores. 4.2 Contenido y estructura de la carta comercial La carta comercial se compone de tres partes: el encabezamiento, el cuerpo © texto de la cartay el cierre, 4.2.4 Encabezamiento El encabezamiento abarca la parte superior de la carta. Esté formado por el membrete, el destinatario, el lugar y la fecha donde se esoribe la carta, las referencias (si las hubiera), el asunto y el saludo, Membrete. Aparece impreso en la parte superior de las cartas, bien en el centro 0 a la izquierda del papel. Contiene datos como el nombre, la direc-

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