REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGA

ANTONIO JOS DE SUCRE
ANACO EDO. ANZOTEGUI.

Politicas, Normas,
Sistemas y
Procedimientos
Administrativos

PROFESOR: BACHILLERES:
Olivero Mara Santamara Yanibell C.I 16.961.798
Lpez Rudiannys C.I 20.712.188
Palma Luis C.I 25.250.825
Natera Carlos C.I 26.660.340
Aguilera Aleydis C.I 26.313.978
 Enero, 2017

INTRODUCCIN

En la actualidad se aprecia el explosivo crecimiento de organizaciones

modernas, el cual ha creado retos que, a su vez, dan lugar al desarrollo de sistemas,
mismos que hacen frente a la complejidad y multiplicacin de las operaciones en
forma bastante efectiva. De manera que toda organizacin, para realizar sus
actividades en forma adecuada, necesita sistemas de trabajo orientados a lograr una
coordinacin integral de todos sus elementos.

An no existe un concepto preciso de lo que es o representa un sistema de

trabajo, ya que los diferentes autores y estudiosos de la administracin no se han
puesto de acuerdo y cada uno de ellos enfoca el problema desde diferente punto de
vista y con mucha frecuencia, incluso, usa una terminologa diferente. No obstante, se
tratar de establecer un concepto de lo que significa, enfocndose bsicamente en los
elementos que de modo indistinto tratan los diferentes autores de la materia.

No obstante, la gran mayora de las empresas estn conscientes de que para

obtener mejores resultados se necesita adaptarse constantemente a las nuevas
condiciones del entorno, un entorno que ha dejado de ser estable para convertirse en
turbulento.
 1. Los Sistemas Administrativos.

El conjunto de componentes que interactan entre s y se encuentran

interrelacionados recibe el nombre de sistema. Administrativo, por su parte, es
aquello vinculado a la administracin (el acto de administrar: organizar o gestionar
recursos).

En su acepcin ms amplia, un sistema administrativo es una red o un

esquema de procesos cuya finalidad es favorecer el cumplimiento de los objetivos de
una organizacin. El sistema apunta a que los recursos de la organizacin en cuestin
sean administrados de forma eficiente.

Todo sistema administrativo determina una serie de procedimientos que deben

ser respetados por los miembros de una compaa a la hora de tomar decisiones. Esta
compleja red se encuentra integrada en la estructura misma de la empresa y permite
que cada paso que d cualquiera de sus integrantes apunte hacia los mismos fines.

La administracin como sistema.

Cuando hablamos de empresa o de organizacin pensamos en unas personas

que estn trabajando en distintas reas pero con un fin determinado, lo cual hace
recordar el enfoque sistmico que permite que la empresa interacte casi con todos
los elementos que la rodean y que la componen.

Tambin vale la pena destacar un elemento de esta que es la sinergia social e

integra las partes de la empresa; hay que tener en cuenta si en la prctica funciona de
la misma manera que se escucha, ya que el hombre es un ser social por naturaleza y
con esta necesidad de comunicarse constantemente asume posiciones que lo pueden
alejar de lo que es realmente la sinergia social.

En este punto podemos fijarnos como la administracin se encarga de llevar el

control dentro de la empresa a travs de su propio sistema, convirtindose de esta
forma en parte fundamental para la compaa y de esta forma ayudarla a lograr sus
metas u objetivos.

Tipos de Sistemas Administrativos.

Abstracto: Es el que est compuesto de conceptos tales como doctrinas

filosficas, nmeros o idiomas.

Concreto: Se opone al anterior, ya que este sistema administrativo consta de

mquinas, equipos o cualquier componente tangible.

Operacional: Tiene el objetivo de generar reportes, adems de llevar a cabo

el procesamiento de la informacin, la cual suele ser reiterativa.

Directivo: Los datos que administra no pasan por un proceso de seleccin ni

son modificados de ninguna forma.

Informativo: ste es el tipo de sistema administrativo crucial a la hora de

tomar decisiones que sean coherentes con los objetivos planteados por la
empresa en primer lugar. A grandes rasgos, se encarga del procesamiento de
datos y de la produccin de reportes.
 2. Polticas Administrativas.

Una poltica es un plan general de accin que gua a los miembros de una
organizacin en la conducta de su operacin.

Beneficios de las polticas.

Suministra un marco que permite actuar rpidamente y controlar las

delegaciones administrativas de autoridad.

Fija los lmites y los campos en que las personas autorizadas pueden tomar
decisiones y realizar actos administrativos.

Anticipa condiciones y situaciones e indica cmo enfrentarse a ellas.

Mantienen un clima administrativo favorable, crea sentimiento de confianza

en las decisiones administrativas, facilita las decisiones.

Las polticas administrativas de una compaa tienen por objeto orientar la accin,
por la cual sirven para formular, interpretar y suplir las normas concretas. La
importancia de stas en la administracin es decisiva, ya que son indispensables para
lograr una adecuada delegacin de autoridad, la cual es muy importante, pues la
administracin consiste en hacer a travs de otros.

La empresa es un conjunto de individuos particularmente diferentes entre ellos,

deben desempear las funciones que les han sido asignadas, donde esa actividad tiene
que conducir hacia el logro de los objetivos que se ha fijado la empresa sin embargo
al no existir ciertos guas generales de accin, cada persona tendera a resolver
problemas o a tomar decisiones de acuerdo con su propio criterio.

La empresa es un conjunto de individuos particularmente diferentes entre ellos,

deben desempear las funciones que les han sido asignadas, donde esa actividad tiene
que conducir hacia el logro de los objetivos que se ha fijado la empresa sin embargo
al no existir ciertos guas generales de accin, cada persona tendera a resolver
problemas o a tomar decisiones de acuerdo con su propio criterio. Por este motivo es
importante mantener las polticas administrativas dentro de la compaa, para de esa
forma guiar y a los trabajadores y mantenerlos enfocados en lo que se cumplir el
objetivo, siempre dentro de los reglamentos y parmetros que tenga la empresa.

3. Normas Administrativas.

Una norma es una regla de conducta, obligatoria en su cumplimiento, emitida

por quien legalmente tiene facultades para ello, que rige y determina el
comportamiento de los servidores pblicos y de los particulares frente a la
Administracin. Tambin puede definirse como el conjunto de reglas que determinan
las condiciones a que deben sujetarse el empleador y los trabajadores en sus
relaciones de trabajo..
 Origen de las Normas Administrativas.

La norma administrativa tiene su origen en las primeras sociedades primitivas

en donde existe un esfuerzo comn (bienestar social, paz, tranquilidad). Sin embargo
podemos afirmar que con el transcurso del tiempo la norma administrativa ha
modificado su estructura y mtodos y todo esto ha sucedido a raz de la revolucin
francesa de 1789, en donde comienza a germinar la estructura del Estado Moderno, y
de ah a nuestros tiempos surge la necesidad de reformar el complejo aparato
administrativo, con el objetivo de responder en un modo ms eficiente a nuestra
realidad social, administrndose bajo un estudioso dialogo abierto entre el ciudadano
administrado y el gobierno administrador, as como la necesidad de una
especializacin en el funcionamiento pblico, adems es necesario y aunque suene
repetitivo que la Norma Administrativa, conserve la caracterstica de ser eficaz y
eficiente para la sociedad.

Las normas tienen diversas clasificaciones, entre ellas se pueden mencionar

las siguientes:

Normas creadas: Surgen por iniciativa de la direccin, para orientar el

criterio de los subordinados y deben poseer un alto grado de permanencia
teniendo en cuenta la estabilidad, la cual es esencial para que se pueda tener
xito en su objetivo. (Ejemplo. Normas de control interno).
 Normas impuestas: Son aquellas que por exigencias externas, son impuestas
a la empresa, por ejemplo leyes, decretos, sindicatos, entre otros. Y obliga a la
direccin a incluirlas entre las normas de la empresa para que estn de
acuerdo a las legislaciones.

Normas Solventes: Son aquellas normas destinadas exclusivamente a la

solucin o de algn problema administrativo dentro de la empresa, es decir,
para solventar algn tipo de inconveniente. Cabe destacar que esta norma
suele aplicarse cuando no se ha seguido alguna de las otras normas
administrativas que la empresa ha impuesto, y por lo tanto se ha acarreado
alguna consecuencia que debe ser solventada.

4. Procedimientos Administrativos.

Los procedimientos administrativos son las actividades que el administrador

debe llevar a cabo para aprovechar los recurso humanos, tcnicos, materiales, entre
otros, con los que cuenta la empresa.

Caractersticas de los Procesos Administrativos.

Universalidad: Se refiere a su carcter social, pues donde exista un grupo de

individuos en busca de un objetivo (independiente de su naturaleza) debe
existir una coordinacin de recursos.
 Especificidad: Aunque la administracin este integrada por otras ciencias
complementarias su esencia es nica.

Unidad de proceso temporal: La administracin siempre se dar en funcin

de la planeacin, organizacin, direccin y control; independientemente del
grado de aplicacin de cada uno.

Unidad jerrquica: Delimita la administracin en un marco de lneas de

autoridad. Relacin superior-subordinado.

Objetivos y Ventajas de los Procesos Administrativos.

Eficiencia: La administracin no slo busca lograr obtener resultados, sino

optimizarlos mediante el aprovechamiento de todos los recursos.

Grupo social: Para que la administracin exista, es necesario que se d dentro

de un grupo social.

Colaboracin del esfuerzo ajeno: La administracin aparece precisamente

cuando es necesario lograr ciertos resultados a travs de la colaboracin de
otras personas.

Coordinacin de recursos: Para administrar, se requiere combinar,

sistematizar y analizar los diferentes recursos que intervienen en el logro de
un fin comn.
 Un procedimiento es una gua completa de los pasos que se deben realizar para
llevar adelante una tarea definida. Por ejemplo, una compra. El manual de
procedimiento debera indicar los siguientes pasos:

Definir el producto a comprar con detalle de marca, cantidad y

especificaciones

Elevar la orden al departamento de compras con una anterioridad del mes. La

orden debe estar firmada por el jefe del rea

Recibir en el rea la mercadera solicitada que ser enviada por la seccin

compras.

Evaluar la pertinencia de la mercadera

Dar conformidad por nota firmada

Elevar nota a gerencia de administracin

La gerencia de administracin deber remitir copia de la conformidad a

tesorera para aprobar pago

5. Relacin entre poltica, norma, sistema y procedimientos

La poltica es una formalidad utilizada por ms personas. A nivel corporativo,

se necesita establecer una poltica para que todos hagan los procedimientos de una
misma manera. Las normas se utilizan para un menor nmero de personas y es menos
formal. Una norma puede ser departamental o hasta familiar. Esta puede tener
variaciones dentro de ese crculo pequeo de personas para ajustarse a sus
necesidades especficas pero cumpliendo a la vez con la poltica establecida de la
empresa o sociedad. Un ejemplo puede ser las personas que tengan una discapacidad,
una secta religiosa o el departamento de cmputos de una empresa. Espero haberte
dado ms datos.

En este punto se hace evidente como la poltica y la norma guardan cierta

cercana pero tambin grandes diferencias. Siendo la primera ms estricta en su forma
de ser aplicada y en como la misma puede acarrear severas consecuencias en el
momento de ser violada, mientras la norma es algo un poco ms cotidiano en nuestra
vida.

Cuando hablamos de la relacin entre poltica y procedimientos simplemente

basta con explicar que para entender las diferencias entre una poltica y un
procedimiento podemos decir que una poltica es un documento de alto nivel,
expresado por la alta direccin, para definir sus intenciones y direccin general en
relacin con el funcionamiento de la organizacin. Y un procedimiento es una
definicin de bajo nivel donde se detalla la forma de llevar a cabo determinadas
partes de la operativa de la organizacin. Pueden ser definidos por escrito
(documentados) o comunicados de forma oral (no documentados).

Mientras tanto de manera an ms sencilla se puede explicar la diferencia que

hay entre un sistema y procedimiento.

Un sistema es una globalidad, es decir, es algo que ya est establecido y que

funciona de determinada manera para llegar a los objetivos que tenga fijados.
Mientras que un procedimiento es un mtodo que integra una globalidad, es decir, es
aquel conjunto de pasos o de mtodos que se utilizan para cumplir un objetivo o
incluso para llegar a establecer un mismo sistema. Y en este punto se hace evidente
como ambos trminos pueden llegar a trabajar de la mano, ya que un sistema para
llegar a ser lo que es; comienza como una serie de procedimientos.

6. Importancia de la comunicacin y conocimiento de las polticas,

normas y procedimientos administrativos.

Las polticas administrativas son todas aquellas directrices a las que la

empresa decide acogerse, de tal forma que dichas directivas e ideas sean las que
motiven las normas generales de actuacin de la empresa, determinando as los
valores que posee la misma.

De este modo, las polticas de toda compaa suelen estar recogidas por
escrito, de tal forma que estn a la mano de todos aquellos colectivos a los que van
dirigidas, generalmente clientes, proveedores, accionistas y trabajadores.

La importancia de estas polticas radica en establecer qu direccin tomar en

caso de que exista cualquier tipo de conflicto con alguno de los agentes que nos
rodean, por lo que nos permitir ser justos si aplicamos siempre una decisin bajo los
mismos mtodos.

Otro factor importante de las polticas empresariales es que nos permiten

definir objetivos amplios acerca de qu tipo de empresa queremos llegar a ser. Con
esto nos referimos, si por ejemplo decidimos centrarnos en polticas de respeto al
medio ambiente, de beneficios al empleado o centradas en los clientes.

De esta forma nos fijamos como el conocimiento de las polticas o normas de

una compaa nos son de vital importancia ya que nos ayuda a desenvolvernos mejor
dentro de la misma e incluso a crecer de manera profesional.
 CONCLUSIN

Los Procesos Administrativos tienen en nuestra vida cotidiana un efecto que

en general vivimos todos los das, y la mayora de las veces ni caemos en cuenta que
todo lo que realizamos gira alrededor de una secuencia o mejor un cronograma de
actividades que a diario organizamos para poder llevar a cabo nuestros objetivos, pero
en realidad, para poder dar cumplimiento a cada meta que tenemos en mente,
siempre se debe tener en cuenta los pasos del Proceso Administrativo.

Ahora bien, un proceso es materializar una accin y a su vez agruparla para

formar determinado producto, en el caso del Proceso Administrativo, hace referencia
a la serie de pasos que se llevan a cabo para alcanzar los objetivos, ya sean personales
o empresariales, estos pasos son la planeacin, organizacin, direccin y el control; a
travs de estos pasos, todas las personas los implementamos de maneras distintas para
poder llevar una vida organizada, que a media que transcurra el tiempo se pueda
visualizar en hechos todos esos esfuerzos realizados para estar en donde queremos
estar, sin perder el sentido de nuestra visin personal y tambin como profesionales.

El Proceso Administrativo ayuda a que cada persona y cada empresa o

compaa le ponga orden a su vida personal o empresarial segn sea el caso, que se
plante sus metas a corto, mediano y largo plazo, que establezca sus objetivos, que
sepa lo que en realidad quiere lograr y que de verdad pueda estar a su alcance, que
maximice sus recursos para poder cumplir con efectividad sus tareas diarias, y ante
todo tener una planeacin para cada proyecto de vida.