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Funes de Ligao
Funes Tcnico-Administrativas
Funes Psicolgicas
CONHECIMENTOS REQUERIDOS
Cientficos
Tcnicos
Psicolgicos
CIENTFICOS:
Devem possuir:
Uma razovel cultura geral;
Imaginao;
Capacidade de concentrao;
Ordem e mtodo;
Capacidade de ligar os assuntos entre si e fazer uma sntese;
Saber falar e escrever correctamente a sua lngua e lnguas
estrangeiras, principalmente as mais utilizadas no mundo comercial:
Ingls e o Francs;
Conhecimento de:
Dactilografia e Estenografia.
Relaes Pblicas e Humanas, Psicologia.
Documentao Comercial e Oficial.
Ordem Jurdica, Contabilstica e de Informtica.
Organizao de empresas, administrativas e de trabalho.
Conhecimento de diversas tarefas de escritrio dentro da empresa;
TCNICOS:
"A execuo tcnica est intimamente relacionada com a sua preparao cientfica".
O Secretariado desempenha na empresa uma funo tcnica, pois muitas das suas
tarefas so puramente administrativas.
PSICOLGICOS:
A par dos conhecimentos cientficos e tcnicos, o Profissional de
Secretariado tem um papel muito importante na medida em que o ponto de
ligao de toda uma rede de ligaes Humanas, uma das suas funes a de
receber os visitantes de modo a que facilita as entrevistas, as prolongue e,
por vezes, as evita.
O seu constante contacto com pessoas a base de toda a sua actividade. Por isso,
mesmo os elementos de Secretariado tm que ter conhecimentos de ordem Psicolgica.
Assim, para o bom desempenho das suas funes o Profissional de Secretariado deve
possuir e desenvolver uma srie de qualidades pessoais.
AFD Gesto e Consultoria Administrativa
TEMA: Qualidades Pessoais.
DISCRIO: a primeira qualidade que lhe exigida e que consiste num silncio absoluto de
todos os assuntos relacionados com a empresa, j que est em permanente contacto com
assuntos importantes e confidenciais da mesma.
No deve fornecer informaes sobre que assunto for respeitante com a empresa. Nunca deve
dar ou emprestar documentos que esto em sua responsabilidade a quem quer que seja, sem
autorizao do seu Chefe.
O seu lema deve ser ver, ouvir e calar.
MATURIDADE EMOCIONAL: deve em qualquer momento sentir e actuar sem perder o equilbrio.
No deve em situaes crticas perder o controlo dos nervos.
O auto-domnio o elemento principal da autoridade e dignidade natural.
COOPERAO: saber cooperar com o seu superior, com os colegas e pblico em geral, criando
um clima agradvel e salutar a sua volta para que na empresa reine a amizade e a cordialidade.
AMABILIDADE: consiste numa maneira de ser, pela qual nos tornamos agradveis ou prestamos
um servio (atitude ou aco). Deve ser equilibrada para no se tornar incomodativa.
DELICADEZA: estando em contacto permanente com pessoas da empresa ou de fora, deve ser
delicado e simptico, pois uma maneira de captar a simpatia de todos. No entanto, o seu
excesso pode transformar-se em servilismo, assim como a sua falta se transforma em mau humor
que resulta da m educao (excesso ou falta).
INICIATIVA: qualidade muito necessria para pensar de forma criadora, buscando maneiras de
organizar e melhorar o seu trabalho para o tornar mais fcil e eficaz.
As melhores bases para ter esprito de iniciativa so: a confiana em si prprio, o interesse, a
vontade de orientar a aco para um aperfeioamento contnuo .
INTELIGNCIA: a capacidade que cada ser humano tem de se adaptar a novas situaes,
capacidade esta que lhe d ou permite: prever, construir, utilizar smbolos, raciocinar,
relacionar factos, inverter, portanto tudo o que prprio do Homem. Influenciam a inteligncia
dois factores importantes: Hereditariedade e o Meio Ambiente.
uma das qualidades mais apreciadas em qualquer profisso, porque hoje com a evoluo
contnua da Cincia e da Tcnica, necessrio uma adaptao contnua ao progresso, o
que exige um grande esforo cerebral.
Superior: procurar dar-se bem com ele. Sintonizar o seu trabalho com o dele, para
obter maior eficcia e rendimento. Preparar o trabalho com cuidado e simplific-lo
quanto possvel. Evitar a desordem e confuso;
Colegas: facilitar-lhes o trabalho. Ajud-los quando necessrio. Interessar-se
pelos seus trabalhos. No apresentar ares de superioridade nem modos autoritrios.
Colaboradores da empresa: criar um clima de simpatia no local de trabalho.
Compreender os outros e respeitar a sua personalidade. Dispensar toda a ateno
aos visitantes, dando um tratamento humano a cada caso.
Como meios para uma melhor adaptao, deve conhecer bem a empresa e sua organizao nos
aspectos: material e humanos.
Com capacidade de adaptao ser mais fcil aceitar com seriedade tudo o que lhe exigido.
MEMRIA: faculdade que nos permite aprender reter para mais tarde recordar. Uma boa
memria absolutamente necessria a um Profissional de Secretariado mas uma memria
inteligente capaz de fazer seleco. No deve no entanto confiar demasiado nela, porque pode
falhar.
Para isso, deve utilizar os auxiliares de memria blocos de bolso, agenda, calendrio ou outros,
onde anotar os seus compromissos e os do seu Chefe.
As anotaes devem ser bem organizadas para serem encontradas rapidamente.
Sempre que possvel deve hierarquizar o trabalho, tendo como base os factores:
urgncia e importncia. Com esta finalidade existem as folhas de tarefas e os planings onde se
registam os trabalhos a executar.
AGENDA
A agenda definida como caderno de anotar dia dia, hora hora, aquilo que se
tem de fazer .
As agendas devem ser guardadas no fim de cada ano e nunca destrudas, pois elas
podem ajudar a reconstruir alga de importante.
AFD Gesto e Consultoria Administrativa
MARCAO DE TRABALHOS DIRIOS A EXECUTAR
Dia _____/_____/______
ESPECIAL ATENO:
PSICOLOGIA NA EMPRESA
TEMPERAMENTO NERVOSO
Reagir com calma tanto exterior como interior, falando pouco. Exige-se um perfeito auto-
domnio. Tem aplicao aqui a maturidade emocional.
TEMPERAMENTO SANGUNEO
Actuar com inteligncia, rapidez, deciso e contnua adaptao, porque ele cria sempre novas
situaes.
TEMPERAMENTO SENTIMENTAL
Com calma, eficiente sem se agitar, porque ele detesta barulhos. Evitar importun-lo nos
momentos de reflexo e concentrao nos seus trabalhos.
AFD Gesto e Consultoria Administrativa
TEMPERAMENTO COLRICO
Generoso, cordial, cheio de vitalidade, optimista, tem geralmente bom humor, de fcil
reconciliao.
Pode ter acesso de clera, mas desaparecem como surgiram.
TEMPERAMENTO APTICO
Pertencem a este tipo as pessoas de gnero tranquilo. So trabalhadoras mas sem habilidade
e sentido prtico.
solitrio, melanclico, fechado, de difcil reconciliao. A sua caracterstica principal a sua
calma aparente.
MTODOS DE TRABALHO
Para bem executar todas as suas tarefas o profissional de secretariado deve criar
mtodos de trabalho que implica algumas normas:
Trabalho x Im portncia
Pr odutividade
Tempo x Energia
Quanto aos instrumentos de trabalhos deve providenciar para que existam: lpis
afiados, blocos de notas, borracha, esferogrficas, etc.
Na sua mesa de trabalho deve haver uma ordem minuciosa constante e infalvel.
A mesa deve ser colocada de maneira que a luz incida do lado esquerdo.
Os ficheiros devero ser colocados atrs dela, para poderem ser consultados com
facilidade.
As mquinas de escrever e calculadora, direita em mesa rolante se possvel.
O telefone do lado esquerdo para que possa ser atendido com a mo esquerda e
simultaneamente tirar apontamentos com a direita.
Na gaveta superior do lado direito, coloca-se papel para escrever, qumico, envelopes,
etc.
Noutra gaveta, coloca-se a lista telefnica, dicionrio, pronturio, etc. Outra deve ser
reservada para guardar artigos pequenos de que precisamos muitas vezes.