1.

concepto, importancia y beneficios del uso de manuales en la empresa

Los manuales son textos utilizados como medio para coordinar, registrar datos e
informacin en forma sistmica y organizada. Tambin es el conjunto

de orientaciones o instrucciones con el fin de guiar o mejorar la eficacidad de las

tareas a realizar.

Importancia

dichos manuales tienen una gran importancia, porque son instrumentos tiles
en la capacitacin del personal, aseguran continuidad y coherencia en los
procedimientos y normas a travs del tiempo y por lo tanto, evitan conflictos
entre los diversos puestos que existen en la empresa, ya que todas las
responsabilidades y objetivos a seguir se encuentran determinados por escrito,
haciendo ms eficiente al personal dentro de la organizacin.

Beneficios de los manuales en la empresa

Son una fuente permanente de informacin sobre las prcticas generales

y sectoriales de la empresa.

Son una herramienta de apoyo en el entrenamiento y capacitacin de

nuevos empleados.

Aseguran que todos los interesados tengan una adecuada comprensin

del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.

Determinan la responsabilidad de cada puesto y su relacin con otros

puestos de la organizacin.

2. tipos de manuales y su estructura, ventajas y limitaciones en su utilizacion

Tipos de manuales

Manual de Organizacin

Manual de Normas y Procedimientos

 Manual para Especialistas

Manual del Empleado

Manual de Contenido Mltiple

Manual de organizacion

Es la versin detallada por escrito de la organizacin formal a travs de la

descripcin de los objetivos, funciones, autoridad, responsabilidad de los
distintos puestos de trabajo que componen su estructura.

Estos manuales contienen informacin detallada referente a los antecedentes,

legislacin, atribuciones, estructura orgnica, funciones organigramas, niveles
jerrquicos, grados de autoridad y responsabilidad, as como canales de
comunicacin y coordinacin de una organizacin.

Manual de normas y procedimientos

Es la expresin analtica de los procedimientos administrativos a travs de los

cuales se canaliza la actividad operativa de la empresa, como la enunciacin de
normas de funcionamiento bsicas a los cuales deber ajustarse los miembros
de la misma.

Se detallan a continuacin los elementos constitutivos de un manual de estas

caractersticas:

Normas de procedimientos: es la relacin por escrito de la secuencia de los

procedimientos que constituyen la base de la organizacin, con la indicacin de
los distintos sectores a travs de los cuales los mismos se desenvuelven.

Formularios: son todos aquellos documentos y comprobantes que circulan

dentro de los circuitos administrativos.

Flujo gramas: son los procedimientos descritos de manera grafica, que se

conocen tambin como diagramas de procedimientos.

Manual de Polticas, Normas y Procedimientos

Este manual comprende los lineamientos que sirven de marco de referencia a la

organizacin. Adems, incluyen toda la informacin referente a la organizacin
(antecedentes, estructura orgnica, funciones, organigramas, etc). Tambin,
incluyen descripciones de cargos y constituyen un instrumento tcnico que
incorpora informacin importante sobre el uso de recursos materiales y
tecnolgicos para el desarrollo de los procedimiento las actividades y tareas
diarias.

Manual para Especialistas

Es aquel que agrupa normas, pautas e instrucciones de aplicacin en forma

especfica a determinado tipo de actividades o tareas como por ejemplo: manual
del vendedor o compendio de la secretaria.

Manual del Empleado

Su objetivo es lograr una rpida asimilacin de personal nuevo (induccin) as

como tambin para posterior entrenamiento, este manual es especialmente til
para niveles intermedios u operativos.

Manual de Contenido Mltiple

Ya se ha visto que un manual puede contener material de tipo diverso, lo que

hace que los tipos mencionados no resulten siempre bien definidos. La inmensa
mayora de los manuales de oficina parecen estar diseados intencionalmente
para varios fines, por ejemplo, en la preparacin de cualquier manual de
procedimientos existen dos requisitos indispensables para asegurar su xito:
manifestacin clara de las normas generales de la empresa. Comprensin total
de la organizacin bsica de la misma.

Estructura de un manual

Las partes principales de un manual pueden ser las siguientes:

Tabla de contenido

Introduccin

Instrucciones para el uso del manual

Cuerpo del manual

 Flujogramas

Glosario de trminos

Conclusiones

Recomendaciones

Anexos

Ventajas

Logran y mantienen un plan de organizacin.

Aseguran que todos los interesados tengan una adecuada comprensin

del plan general de sus propios papeles en la empresa.

Facilitan el estudio de los problemas de organizacin.

Sistematizan la iniciacin, aprobacin y publicacin de las modificaciones

en la organizacin.

Determinan la responsabilidad de cada puesto y su relacin con los

dems de la organizacin.

Evitan conflictos jurisdiccionales y de funciones.

Ponen en claro las fuentes de aprobacin y el grado de autoridad de los

diversos niveles.

Son una fuente permanente de informacin sobre el trabajo a ejecutar.

Ayudan a hacer efectivo los objetivos, las polticas, los procedimientos,

las funciones, las normas, etc.
 Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a
travs del tiempo.

Son instrumentos tiles en la capacitacin del personal.

Incrementan la coordinacin en la realizacin del trabajo.

Auxilian en las labores de auditora administrativa.

Sirven como base para la realizacin de estudios de mtodos y sistemas,

con la finalidad de lograr la agilizacin, simplificacin, automatizacin o
desconcentracin de las actividades que se llevan a cabo en las
ependencias.

Establecen los lineamientos y mecanismos para la correcta ejecucin de

un trabajo determinado.

Limitacion en su utilizacion

Constituyen una herramienta, pero no la solucin para todos los

problemas administrativos que se puedan presentar.

Si no se actualizan permanentemente, pierden vigencia con rapidez.

Incluyen solo los aspectos formales de la organizacin dejando de lado

los informales, cuya vigencia e importancia para la vida de la misma es
notoria.

Muchas compaas consideran que son demasiado pequeas para

necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos
los integrantes

Algunas consideran que son demasiado caro, limitativo y laborioso

preparar un manual y conservarlo al da.

Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentacin y

rigidez.

3. Pasos para la elaboracion de un manual administrativo

Para elaborarlos es necesario ejecutar ciertas etapas que nos permitirn obtener
de manera ptima un manual administrativo sin importar el que fuere, entre esas
etapas estn, el estudio preliminar que es lo primero en realizar, ya que con esto
podemos conocer en forma global las funciones y actividades que se realizan en
el rea o reas donde se va a actuar. Posteriormente se realiza la recopilacin
de la informacin, el cual consiste obtener una descripcin lo ms detallada y
exacta posible de cmo se desarrollan las operaciones que integran el
procedimiento y para recopilar dicha informacin se hace uso de diversas
tcnicas, como la investigacin documental que es la revisin de los archivos de
la institucin, la observacin directa que es ver de manera presencial cmo se
ejecutan las actividades en la empresa, la encuesta que es un cuestionario
aplicado a los empleados y por ltimo la entrevista, la cual nos permite
interactuar a travs de una serie de preguntas con los altos directivos de la
organizacin.

Una vez concluida esta etapa se procede a registrar la informacin, en donde

registramos los hechos aplicando un criterio de discriminacin. Y la ltima etapa
que es propiamente el anlisis de la informacin que es el estudio de cada uno
de los elementos que integramos en la fase anterior, al finalizar esto, obtenemos
el diagnstico que refleja la realidad de la empresa, procedemos entonces a
solicitar la publicacin del contenido, para dar a conocer los objetivos y
funciones de manera general de la organizacin, as como las bondades que
resultan al elaborar manuales administrativos para una empresa.

4. los formatos concepto importancia y caracteristicas de los formatos en

administracion

Se refiere al conjunto de las caractersticas tcnicas y formales de los

documentos donde se materializan los actos administrativos.

Los formatos son importantes porque se orientan a especificar ciertos detalles

de las actividades que normalmente se ejecutan en una empresa con el fin de
unificar criterios al interior de la empresa, a recuperar la informacin de la forma
ms adecuada asegurando su calidad y por ltimo agilizar la circulacin de la
informacin para que esta llegue oportunamente a las secciones que la
requieren.