FORMACION DE AUDITORES INTERNOS

DE SISTEMAS INTEGRADOS
DE GESTION

Referencia ISO 19011

Contenido:
- Introduccin
- Revisin de los Requisitos de las Normas
- Conceptos bsicos de Auditora.
- Principios para la auditora de Sistemas de Gestin.
- Planificacin de la auditora.
- Ejecucin de la auditora.
- Evaluacin, hallazgos y redaccin de No conformidades.

AUDITORA
Proceso sistemtico, independiente y
documentado para obtener evidencias
de la auditora y evaluarlas de manera
objetiva con el fin de determinar la
extensin en que se cumplen los
criterios de auditora

QU ES AUDITAR?
Revisar los sistemas de gestin de una
organizacin y sus procesos, y verificar la
conformidad con diferentes criterios tales
como legislacin, procedimientos escritos y
normas.
El resultado es la confirmacin de que el
sistema cumple con los criterios de la
auditoria o que requiere mejora

PARA QU HACER AUDITORIAS?

Conocer la capacidad de los sistemas de
gestin para cumplir con los requisitos.
(Cliente, ISO, OHSAS, legales y de la
organizacin).

Evaluar las fortalezas y debilidades de los

sistemas.
Detectar oportunidades para la mejora
continua.

PARA QU HACER AUDITORIAS?

Verificar la capacidad de los procesos para

cumplir con los requisitos.

Evaluar el compromiso del recurso humano con

su sistema de gestin.

Validar el uso eficaz y eficiente de los recursos.

Evaluar

las
interesadas.

relaciones

con

las

partes

Ejecutar seguimiento de la eficacia de las

acciones: correctivas, preventivas y de mejora.

HALLAZGO DE LA AUDITORIA
Resultado de la evaluacin de
la evidencia de la auditoria,
recopilada frente a los criterios
de la auditoria.
Indican:
Conformidad
No Conformidad

NO CONFORMIDAD, CORRECCIN,
ACCIN CORRECTIVA Y PREVENTIVA
NO CONFORMIDAD

Incumplimiento
De un requisito

CORRECCIN

Eliminar una
no conformidad
detectada

MEJORA DE LOS
SISTEMAS

ACCIN
CORRECTIVA

Eliminar la causa
de una no
conformidad
detectada u otra
situacin

ACCIN
PREVENTIVA

Eliminar la causa de
una no conformidad
potencial u otra
situacin
potencialmente
indeseable

Parte de la gestin orientada a

aumentar la capacidad de cumplir
con los requisitos

CLASES DE AUDITORIA
PRIMERA PARTE

AUDITORIA INTERNA

ORGANIZACIN

1
SEGUNDA PARTE

AUDITORIA EXTERNA

COMPRADOR

2
TERCERA PARTE

AUDITORIA EXTERNA

CERTIFICADOR

OBJETIVOS:
Determinar si el SGC:
Es conforme con los requisitos
planificados.
Se ha implementado y se mantiene
de manera eficaz.

OBJETIVOS:
Evaluar la adecuacin para
cumplir
eficazmente
los
requisitos de los sistemas de
gestin y el
desarrollo del
proveedor.
Verificar la aplicacin de
disposiciones contractuales.

OBJETIVOS:
Evaluar la capacidad para
cumplir los requisitos mnimos
del modelo ISO y OHSAS.
Disminuir la necesidad de
efectuar auditoria por los
clientes.

REQUISITOS DE AUDITORIA INTERNA

8.2.2 NORMA ISO 9001:2008
8.4.1 ISO 22000:2005
4.5.5 NORMA ISO 14001:2004
4.5.5 NORMA OHSAS 18001:2007

El SGI es:
Conforme a disposiciones
Eficaz
4
5
6
7
8

E F A M M
X
X
X

SELECCIN:
OBJETIVIDAD (COMPETENTE)
IMPARCIALIDAD

X
X

Estado
Importancia
Otras Auditorias
ACTIVIDAD POR
AUDITAR

Criterios y
Mtodo

Registrar
resultados
Auditoria

ACCIONES
CORRECTIVAS
APLICACIN
Y
EFICACIA DE
ACCIONES
CORRECTIVAS

Registrar
resultados
verificacin

PRINCIPIOS
CONDUCTA
ETICA

AUDITORES

CUIDADO
PROFESIONAL
PRESENTACION
JUSTA

INDEPENDENCIA

PROCESO DE
AUDITORIA

EVIDENCIA

PROCESO DE AUDITORIA
ENTRADA
INICIO

SALIDA

PLANIFICAR

HACER
VERIFICAR

PROGRAMA

ACTUAR

RESULTADOS

ETAPAS DE LA AUDITORIA
1. ELABORAR PROGRAMA DE AI.

2. INICIAR LA AUDITORIA: PLAN DE AI.

Designar al auditor jefe de equipo.
Definir los objetivos, alcance y criterios.
Determinar la viabilidad.

Conformar el equipo auditor.

3. REVISIN DE LA DOCUMENTACIN

ETAPAS DE LA AUDITORIA

4. PREPARAR LA AUDITORIA DE CAMPO

Preparacin de documentos de trabajo:
Listas de Verificacin, SACP.
Asignar trabajo al equipo auditor.

ETAPAS DE LA AUDITORIA
5. REALIZAR LA AUDITORIA DE CAMPO:
Reunin de apertura.
Comunicacin durante la auditora

Funciones y responsabilidades de los

observadores.
Recoleccin y verificacin de la informacin.
Generacin de hallazgos de auditoria.

Preparacin de las conclusiones de la auditoria.

Realizacin de la Reunin de cierre.

ETAPAS DE LA AUDITORIA

V
6. PREPARAR, APROBAR Y DISTRIBUIR EL INFORME

Preparacin Informe.
Aprobacin y distribucin informe.

ETAPAS DE LA AUDITORIA
V
7. FINALIZACIN DE LA AUDITORA

8. ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO

ANLISIS DE LA DOCUMENTACIN

MANUAL INTEGRADO

ANLISIS DEL MANUAL INTEGRADO DE GESTION

OBJETIVOS:

Verificar la adecuacin del

Manual Integrado.
Conocer la configuracin del
SGI.

Adecuacin: Suficiencia para satisfacer una necesidad.

Requisitos: DEBES.

ANLISIS DEL MANUAL INTEGRADO DE GESTION

INFORME DE ANLISIS
1.

2.

3.

Aspectos relevantes.
Debilidades de carcter general
respecto a la configuracin y
administracin.
Observaciones por proceso.

ANLISIS DEL MANUAL INTEGRADO DE GESTION

EJEMPLO INFORME DE ANLISIS

PROCESO

FORTALEZA

DEBILIDAD

OBSERVACIONES
/COMENTARIOS
PARA EL CAMPO

PROGRAMA DE AUDITORIA
INTERNA
Responsable: Cliente de la AUDITORIA
(alta direccin)

TALLER 1: PROGRAMA DE
AUDITORIA
Actividades:
Definir a la persona o personas encargadas de elaborar el programa de
auditora.
Establecer los objetivos de la auditora
Establecer el calendario de las auditorias de acuerdo a los procesos de la
organizacin.
Definir los registros relacionados

PLAN DE AUDITORIA

Responsable: Auditor lder

PLAN DE LA AUDITORIA
Suministra informacin necesaria.
Facilita la programacin y coordinacin de
actividades

CONTENIDO
Objeto y alcance de la AUDITORIA.

Criterios de la AUDITORIA.

PLAN DE LA AUDITORIA

CONTENIDO
Fechas y lugares donde se conducir
la AUDITORIA y las actividades de la
AUDITORIA de campo.

Unidades organizacionales y los

procesos a ser auditados.
Tiempo y duracin
esperados de las
actividades.

PLAN DE LA AUDITORIA

CONTENIDO
Equipo auditor y auditado.

Metodologa de comunicacin.
Informe de AUDITORIA.

Arreglos logsticos.
Confidencialidad.

PLAN DE LA AUDITORIA
REVISIN Y APROBACIN
CLIENTE

REVISA
APRUEBA
AUDITADO

TALLER 2: PLAN DE
AUDITORIA
Actividades:
De acuerdo al programa de auditora, elaborar el plan de auditora, teniendo en
cuenta:
Objetivo de la Auditora
El alcance de la auditora
Criterios de auditora
Fechas y horarios de las entrevistas y reuniones de apertura y cierre
Auditores
Auditados
Observaciones adicionales

P
PREPARACIN DE LA AUDITORIA DE CAMPO

LISTA DE VERIFICACIN
Responsable: Equipo Auditor

LISTA DE VERIFICACIN
Herramienta
Identificar

PROCESOS

REQUISITOS
APLICABLES

INTERRELACIONES

DOCUMENTOS

RECURSOS

Verificar
IMPLEMENTACIN,
EFICACIA SGC

MEJORA SGC

LISTA DE VERIFICACIN
UTILIDAD:
Ayudar a la gestin del tiempo,
indicando lo que ha de cubrirse en
cada proceso.
Recopilar las evidencias de
AUDITORIA en orden lgico.

la

Facilitar el cubrimiento de cada

actividad, obteniendo respuesta
para los requerimientos.

LISTA DE VERIFICACIN
PREGUNTAS:

En lenguaje de la empresa Basadas en requisitos

de la norma.

Deben estar dirigidas a la verificacin del propsito y

alcance de la AUDITORIA.
Asegurar que produzcan respuestas que permitan
al auditor valorar efectivamente la situacin
evaluada.

LISTA DE VERIFICACIN

NUNCA LAS AGRESIVAS

PREGUNTAS PARA ABRIR Y CERRAR

TIPO DE
PREGUNTAS

TIPO DE
RESPUESTA

EFECTO

QU, PORQU,
DNDE

ABIERTAS (larga)

QUIN, CUNDO

CORTA

CIERRAN EL
INTERCAMBIO

ABIERTAS, DAN
LIBERTAD PARA
EXPRESARSE

GUIAN AL
AUDITADO SIN
CONTROLARLO

ASI QUE, EN TERMINOS

DEL PROCESO CULES
SERAN LAS
IMPLICACIONES?

ABREN LA
CONVERSACIN

LISTAS DE VERIFICACIN
ESTRUCTURA DE LISTAS CON
ENFOQUE DE EFICACIA:
ACTUAR
PLANIFICAR

VERIFICAR

HACER

TALLER 3: LISTAS DE
VERIFICACIN
Actividades:

Elaborar las listas de verificacin para cada proceso, teniendo en cuenta el

enfoque a suficiencia y el enfoque a la eficacia.

H
REALIZACIN DE LA AUDITORIA DE CAMPO

REUNIN DE APERTURA
Responsable: Auditor Lder y Equipo Auditor

REUNIN DE APERTURA
OBJETO

Establecer ambiente de confianza y

consolidarlo cuando no exista.
Aclarar desde el comienzo, si es necesario,
los conceptos bsicos de la AUDITORIA.
Confirmar la logstica.

REUNIN DE APERTURA

CONTENIDO
Presentacin de los equipos auditor y
auditado.
Reconfirmacin del plan de
la AUDITORIA .
Confirmacin del
cronograma de la
AUDITORIA.
Confirmacin de enlaces de
comunicacin.
Solucin de inquietudes.

REUNIN DE APERTURA
CONTENIDO

Forma de informar al auditado

durante el proceso.

Confirmacin disponibilidad de recursos e

infraestructura.
Requisitos de confidencialidad.
Funciones de los auditores acompaantes,
en entrenamiento o expertos.

TALLER 4: REUNIN DE
APERTURA
Actividades:
Presentacin del equipo auditor
Confirmacin de los objetivos, alcance y criterios de auditora
Confirmacin de horarios
Mtodos y procedimientos a utilizarse
Confirmacin de los canales de comunicacin y del idioma
Confirmacin que durante la auditoria el auditado ser informado del progreso
de la misma
Confirmacin de la disponibilidad de recursos
Confirmacin de la confidencialidad
Confirmacin de la disponibilidad, funciones e identidad de los guas
Informacin de las condiciones en las que la auditoria puede darse por
terminada

RECOLECCIN DE INFORMACIN
Fuentes de Informacin

Recoleccin mediante muestreo

INFORMACIN

Verificacin

EVIDENCIA

Evaluacin vs.. Criterios

HALLAZGOS

Revisin

Conclusiones de AUDITORIA

RECOLECCIN DE INFORMACIN

Personas
Responsabilidad
Entrenamiento
Competencia
Autoridad
Interrelaciones

Criterios

CRITERIOS

Manual integrado
Procedimientos
Instrucciones
Registros
Reglamentos
Planes

Procesos

PROCESOS

Condiciones especficas
Almacenes
Obras
Proyectos
Indicadores de Seguimiento

RECOLECCIN DE INFORMACIN

H
ANLISIS DE LA EVIDENCIA
Propsito.
Requisito.
Interrelacin de procesos.
Adecuacin.
Criterios de evaluacin de la Documentacin
Existencia.
Difusin.
Adecuacin.
Implementacin.
Apropiacin.
Generacin de evidencias.

RECOLECCIN DE INFORMACIN

Ejemplos de Evidencias
CONDICIONES DE
OPERACIN

EQUIPO EN FUNCIONAMIENTO

REGISTROS
MEDICIN

OBSERVACIN

CONDICIONES DE ENSAYO

ESTADSTICAS (DATOS)

CONDICIONES DE ALMACENAMIENTO

REALIZACIN DE LA AUDITORIA
DE CAMPO

LA ENTREVISTA
Responsable: Auditor Lder, Equipo Auditor y
Auditado

PROCESO DE ENTREVISTA

ACTIVIDADES

ESCUCHAR

PREGUNTAR

OBSERVAR

HABILIDADES

REGISTRAR

ANALIZAR

EVALUAR

PROCESO DE ENTREVISTA
BLOQUEOS DE LA COMUNICACIN
IMPACIENCIA

DESCONFIANZA

DOMINIO DE S MISMO Y DE LA AUDITORIA

PROCESO DE ENTREVISTA
EL AUDITOR NO DEBE:
Ser controvertido.
Ser negativo.
Ser crtico.
Discutir tpicos causando
disputas.
Discutir cosas personales.
Comparar al auditado.
Ser sarcstico.
Blasfemar.

ASPECTOS POR VERIFICAR

SISTEMA

Identificacin y comunicacin de
los requisitos del cliente.
Despliegue de Directrices y
objetivos.

Identificacin de los
objetivos del proceso.
Evidencia de
planificacin del
proceso.

PROCESOS

Suficiencia de los
recursos y ambiente de
trabajo.

ASPECTOS POR VERIFICAR

Seguimiento del desempeo del
proceso y control de no
conformidades.
Indicadores del desempeo de los
procesos.
Satisfaccin del cliente y
mejoramiento continuo.
Eficacia.
Asignacin y manejo de los
recursos.

ASPECTOS POR VERIFICAR

Aplicacin de Acciones correctivas, preventivas
y de mejora.

Mecanismos de comunicacin.
Retroalimentacin y seguimiento de los
procesos.
Auditorias internas de gestion, Revisin
gerencial.
Consulta y comunicacin con el cliente.

TALLER 5: ENTREVISTA
Actividades:
Entrevistar al auditado de acuerdo a la lista de verificacin y teniendo en
cuenta los tiempos

H
REALIZACIN DE AUDITORIA DE CAMPO

GENERACIN DE LOS
HALLAZGOS DE LA
AUDITORIA
Responsable: Auditor Lder, Equipo Auditor

GENERACIN DE LOS HALLAZGOS

Documentar los
Hallazgos
Revisar los
hallazgos
Documentar las No
Conformidades
Elaborar
Conclusiones de
Auditoria
Revisar vs.. plan,
Lista

TALLER 6: REDACCIN DE
LAS NO CONFORMIDADES
Actividades:
Redactar las no conformidades teniendo en cuenta el criterio que se incumple

REALIZACIN DE AUDITORIA DE CAMPO

REALIZACIN DE LA
REUNIN DE CIERRE
Responsable: Auditor Lder

REUNIN DE CIERRE
Presentacin de los resultados de
la AUDITORIA:

Procesos auditados, interacciones,

niveles de la organizacin.
Hallazgos y conclusiones de la
Auditoria. Solicitud accin correctiva.

Fechas tentativas para las acciones correctivas.

Eventualmente, acuerdos sobre la
precisin de las No Conformidades.

TALLER 7: REUNIN DE
CIERRE
Actividades:
Mencionar las fortalezas del sistema de gestin
Presentar los hallazgos de auditora
Presentar las recomendaciones para la mejora

PREPARACIN DEL
INFORME DE AUDITORIA
Responsable: Auditor Lder

INFORME DE AUDITORIA

Contenido

Incluir o hacer referencia a:

Objetivo, alcance y criterios.

Fechas y lugares de realizacin de las
actividades de la Auditoria.

Procesos auditados.
Responsables de las actividades.

INFORME DE AUDITORIA

Contenido

Incluir o hacer referencia a:

Personal entrevistado.
Auditor lder, equipo auditor.
Aspectos favorables de la actividad auditada.
Aspectos dbiles de la actividad auditada.

Solicitud de acciones correctivas.

Conclusiones de la Auditoria.

INFORME DE AUDITORIA
LO QUE NO DEBE INCLUIR:

Opiniones subjetivas.
Informacin confidencial.
Crtica a individuos.

Declaraciones ambiguas.
Detalles triviales.
Observaciones, Hallazgos, No conformidades
que no fueron discutidos en la reunin de
cierre.

TALLER 8: ELABORACIN
DEL INFORME DE AUDITORA

DISTRIBUCIN DEL INFORME DE AUDITORIA

CONCLUSIN DE LA AUDITORIA
Responsable: Auditor Lder

V
ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS

VERIFICACIN DE
ACCIONES TOMADAS
Responsable: Auditor Lder, Equipo Auditor,
Auditado

SEGUIMIENTO DE ACCIONES

Verificar las respuestas a las

solicitudes de acciones correctivas.
Elaborar el programa de la
AUDITORIA de seguimiento.
Verificar la eficacia de las
acciones implementadas.

ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS

ACCIONES FINALES
Responsable: Auditor Lder

ACCIONES FINALES

Elaborar el informe de la Auditoria de seguimiento.

Registrar la solucin de las no conformidades o ejecutar
un nuevo programa de implementacin de acciones.
Declarar el cumplimiento satisfactorio de las acciones
correctivas.
Generar el registro de solucin.
Distribuir las copias pertinentes, notificando a los
implicados.

ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS

DISPOSICIN DE
REGISTROS
Responsable: Auditor Lder

CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONES

GRACIAS!!
Ennio Peirano Mejia
epeirano@icontec.net