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ndice
1 Gestin del tiempo
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Bibliografia
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Biblioweb
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Factores y variables
que afectan al tiempo de trabajo
De forma general una adecuada gestin (planificacin u organizacin) del tiempo, requiere de tres componentes sobre los
que ha de trabajar el empresario autnomo:
Lista de objetivos
Lista de tareas
Cronograma de realizacin
A partir de los componentes anteriores los factores que pueden
provocar dificultades en el uso del tiempo estn relacionados
con:
Falta de seguridad en lo que debemos conseguir, en el objetivo de nuestras acciones.
Dificultades en la definicin de las tareas necesarias para
alcanzar el objetivo marcado.
Falta de criterio en el establecimiento de los tiempos que
requiere la realizacin de una tarea.
Aplicando herramientas de planificacin del tiempo obtendremos beneficios como los que se indican en el esquema 2.
Identificar las tareas o trabajos ms importantes y realizarlas en los momentos del da en que nos encontramos con
ms energa. Esto supone priorizar los trabajos que tenemos que acometer (puedes usar categoras de nmeros o
colores).
El tiempo de reflexin es una economa de tiempo.
Publio Sirio.
Utilizar los ltimos minutos de la jornada para planificar
las tareas del da siguiente.
Ser ordenado.
Gestionar el tiempo de forma eficaz no significa medir o planificar cada minuto de nuestra jornada de trabajo pero s orientar
Tcnicas y herramientas
para la planificacin de tiempo
De forma general, en la aplicacin de las tcnicas de planificacin del tiempo, puede ser til organizar las tareas como packs,
de forma que se aborden de forma conjunta aquellas que son
similares.
Tareas de anlisis
Tareas de revisin
Tareas de archivo
Tareas de comunicacin
Tareas de correo
Tareas administrativas
LO
IMPORTANTE
!Ahora!
Requiere atencin Inmediata.
Situaciones que aportan valor a nuestro trabajo o
nuestra vida.
Son actividades que contribuyen a alcanzar los
objetivos que nos hemos planmteado.
IMPORTANTE
No Urgente
I.
Crisis
Problemas apremiantes
Proyectos cuyas fechas vencen
II.
Prevencin
Construir relaciones
Reconocer nuevas oportunidades
Planificacin, recreacin
NO IMPORTANTE
IMPORTANCIA
Urgente
III.
Interrupciones, algunas llamadas
correo, algunos informes
Algunas reuniones
Cuiestione inmediatas, acuciantes
Actividades populares
IV.
Trivialidades, ajetreo inttil
Algunas cartas
Algunas llamadas telefnicas
Prdida de tiempo
Actividades de ocio
Esta matriz puede elaborarse para cada da, para una semana e,
incluso para periodos ms amplios como el mes o el ao. Depende de la cantidad de tareas que debas incorporar.
Es importante que:
Elaborar esta matriz te permitir extraer conclusiones importantes en relacin a tus hbitos de gestin del tiempo, en
funcin del cuadrante en el que se focalicen la mayor parte de
tus actividades y, por tanto, tu tiempo y energa:
Esta tcnica consiste en trabajar intensamente en una tarea especfica durante un periodo de tiempo establecido y despus
tomarse un descanso. Se establecen periodos de trabajo de 25
minutos de duracin (pomodoros1) con descansos de 5 min
entre ellos. Esta forma de organizacin del tiempo hace que
en una hora se estructuren fcilmente dos sesiones de trabajo.
Para aplicarla de forma rigurosa necesitas un temporizador, un papel y un bolgrafo. Como en otras tcnicas, al inicio del da o al
finalizar la jornada anterior, elaboras la lista de las tareas que quieres abordar, ordenada por prioridades. A continuacin se aplica
el siguiente esquema:
Poner el reloj o
cronmetro en marcha
Finalizado el tiempo
poner una marca
(X) en esa tarea
y tomar un breve
descanso ( no ms
de 5 minutos)
Continuar con
la siguiente tarea
de la lista
Cada cuatro
sesiones tomar una
pausa ms larga (15
minutos
Esta tcnica es muy apropiada si organizas tus tareas en bloques de tareas, aunque tengas que alargar la duracin de los
pomodoros a media hora, una hora o, incluso ms.
Ventajas de la tcnica Pomodoro
Ayuda a controlar el tiempo.
Favorece la motivacin al poner de manifiesto las tareas acabadas y, por
tanto, la aportacin a un proyecto.
Permite estimar el tiempo necesario para realizar un trabajo e identificar
usos desproporcionados.
Favorece el aprendizaje sobre el orden y la priorizacin de las tareas.
Elimina distracciones y mejora la concentracin, al disponer de un tiempo
limitado para el desarrollo de la tarea
En esencia el mtodo consiste en crear una cadena de das productivos. Para ello hay que crear un cronograma de actividades
y mantenerse en l. Cada da programa una tarea (o conjunto
de tareas) que debas hacer y una vez que termines, marca ese
da con una equis en el calendario. Despus de unos das de
hacerlo de forma seguida se va formando una cadena que va
creciendo cada da. El objetivo ltimo es no romper la cadena,
que no falte ninguna X en el calendario, puesto que debes aplicar el sistema todos los das. Para ello, adems de las tareas laborales o profesionales, puedes incluir en los das no laborables,
actividades relacionadas con tus responsabilidades familiares,
personales o tus momentos de ocio.
Establece la cantidad
Marca unas reglas para situaciones
mnima de trabajo o
excepcionales como enfermede tareas que quieres
dad, fines de semana o perioacabar cada da para
dos vacacionales para que la
poder poner una x en
cadena pueda mantenerse en
tu calendario.
situaciones justificadas.
PROCESAR
ORGANIZAR
REVISAR
HACER
Para RECOPILAR se colocan en cubos o cestas externas todas las actividades que necesitemos hacer, recordar o chequear.
Estas cestas pueden ser agendas, libretas de notas, carpetas
archivadoras, etc.
Actividad o elemento
Requiere alguna
accin?
Archivar como
referencia
NO
Desechar
Conservar en stand-by
SI
SI
Hacerla
Delegar
De menos de 2
minutos?
NO
Organizar/posponer
PROYECTO
Actividad o elemento
Planificacin
del proyecto
Requiere alguna
accin?
Conservar en stand-by
ALGN DA
SI
Hacerla
SI
De menos de 2
minutos?
Desechar
PAPELERA
NO
Delegar
EN ESPERA
Organizar/posponer
AGENDA
ACCIONES
PRXIMAS
La clave de xito del sistema GTD es la REVISIN. La evaluacin de la agenda y la lista de acciones siguientes han de
ser sistemticas. Si no revisamos de forma frecuente, incluso
diaria, las listas de acciones y recordatorios, la recopilacin y
organizacin de las tareas habr sido en vano. El mtodo GTD
requiere como aspecto clave una revisin semanal en la que se
chequeen todos los elementos, se revise el sistema, se actualicen
las listas y las cestas queden despejadas y al da.
TRUCO DEL AUTOR Marca las pginas que no estn activas (no tienen tareas por analizar o acometer) con una cruz
en la esquina externa superior de la pgina, y pon un crculo
alrededor de la cruz cuando ya no hay pginas activas antes
de esa pgina. Esto facilita encontrar la primera pgina activa.
Para finalizar este documento, queremos indicar que solo hemos recogido una pequea muestra de los mtodos existentes para la gestin o manejo del tiempo. Existen otros muchos
mtodos de organizacin, cada uno con sus propias fortalezas
y que funcionan para perfiles profesionales diferentes. Adems,
pueden utilizarse unos u otros en funcin de las necesidades
de cada momento e, incluso, puedes crear tu propio mtodo, a
partir de diferentes tcnicas, tomando las propuestas que ms
se ajustan a tus requerimientos profesionales o empresariales.
Hay que ser consciente de que aplicar un mtodo de organizacin o gestin del tiempo puede ayudarte en la consecucin
de tus objetivos, reduciendo los niveles de estrs, pero tambin
exige de un compromiso, y una cierta reestructuracin de los
esquemas mentales y hbitos de trabajo.
Si quieres profundizar sobre los mtodos recogidos en este folleto u otros aspectos relativos a la gestin del tiempo puedes
consultar las referencias bibliogrficas incorporadas en este folleto.
BIBLIOGRAFIA DE CONSULTA
18 Minutos: encuentre su foco, controle las distraciones y consig a
hacer lo realmente importante. Peter bregman _ conecta, 2012
Como administrar su tiempo. Patrick forsyth _ gedisa, 2005
Do it tomorrow and other secrets of time management. Mark
forster_amazon
Gestion del tiempo para abogados 2 ed. Benno heussen_aranzadi, 2007
Gestion del tiempo, recursos e instalaciones. Vv.Aa. _ Valbuena
(adams), 2012
Gestion del tiempo: incremente su productividad y eficacia
person ales: una guia para directivos ocupados. Vv.Aa. _ Deusto
s.A. Ediciones, 2007
BIBLIOWEB
http://www.slideshare.net/nernix/manejo-del-tiempo-2194808
http://www.pomodorotechnique.com/
http://markforster.squarespace.com/
http://www.davidco.com/
http://dominatutiempo.com/
http://organizatutrabajo.com/
El Instituto Regional de Seguridad y Salud en el Trabajo colabora en esta publicacin en el marco del IV Plan Director de Prevencin de Riesgos Laborales de la Comunidad de Madrid 2013-2016 y no se hace responsable de los contenidos de la misma ni las valoraciones e interpretaciones de sus autores.
La obra recoge exclusivamente la opinin de su autor como manifestacin de su derecho de libertad de expresin.