Conceptos bsicos sobre bases de datos

En este artculo, se ofrece informacin general sobre bases de datos: qu son, qu utilidad tienen y cules
son las funciones de las diferentes partes de una base de datos. La terminologa es especfica de las bases
de datos de Microsoft Office Access 2007, pero los conceptos son aplicables a todos los productos de bases
de datos.
Qu es una base de datos?
Una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar informacin. En las bases de datos, se
puede almacenar informacin sobre personas, productos, pedidos o cualquier otra cosa. Muchas bases de
datos empiezan siendo una lista en un programa de procesamiento de texto o en una hoja de clculo. A
medida que crece la lista, empiezan a aparecer repeticiones e inconsistencias en los datos. Cada vez resulta
ms complicado comprender los datos presentados en la lista y existen pocos mtodos para buscar o
recuperar subconjuntos de datos para revisarlos. Cuando empiezan a observarse estos problemas, es
aconsejable transferir la informacin a una base de datos creada mediante un sistema de administracin
de bases de datos (DBMS), como Office Access 2007.
Una base de datos computarizada es un contenedor de objetos. Una base de datos puede contener ms
de una tabla. Por ejemplo, un sistema de seguimiento de inventario que usa tres tablas no son tres bases
de datos, sino una base de datos que contiene tres tablas. Salvo que se haya diseado especficamente
para usar datos o cdigos de otro origen, una base de datos de Access almacena sus tablas en un solo
archivo, junto con otros objetos como formularios, informes, macros y mdulos. Las bases de datos creadas
en formato de Access 2007 tienen la extensin de archivo .accdb y las bases de datos creadas en formatos
anteriores de Access tienen la extensin de archivo .mdb. Puede usar Access 2007 para crear archivos en
formatos de archivo anteriores (por ejemplo, Access 2000 y Access 2002-2003).
Con Access, puede:
Agregar ms datos a una base de datos como, por ejemplo, un nuevo artculo de un inventario.
Modificar datos existentes en la base de datos, por ejemplo, cambiar la ubicacin de un elemento.
Eliminar informacin, por ejemplo, si se ha vendido o retirado un artculo.
Organizar y ver los datos de distintas formas.
Compartir los datos con otros usuarios mediante informes, mensajes de correo electrnico, una intranet o
Internet.

Partes de una base de datos de Access

Tablas
Formularios
Informes
Consultas
Macros
Mdulos

Prof. Miguel Temaj Centro Tcnico de Informtica: www.cti.edu.gt

Tablas
Una tabla de una base de datos es similar en apariencia a una hoja de clculo, en cuanto a que los datos
se almacenan en filas y columnas. Como consecuencia, normalmente es bastante fcil importar una hoja
de clculo en una tabla de una base de datos. La principal diferencia entre almacenar los datos en una hoja
de clculo y hacerlo en una base de datos es la forma de organizarse los datos.
Para lograr la mxima flexibilidad para una base de datos, la informacin tiene que estar organizada en
tablas, para que no haya redundancias. Por ejemplo, si se almacena informacin sobre empleados, cada
empleado se insertar una sola vez en una tabla que se configurar para contener nicamente datos de los
empleados. Los datos sobre productos se almacenarn en su propia tabla, y los datos sobre sucursales
tambin tendrn su tabla aparte. Este proceso se conoce como normalizacin.
Cada fila de una tabla se denomina registro. En los registros es donde se almacena cada informacin
individual. Cada registro consta de campos (al menos uno). Los campos corresponden a las columnas de
la tabla. Por ejemplo, puede trabajar con una tabla denominada "Empleados", en la que cada registro (fila)
contiene informacin sobre un empleado distinto y cada campo (columna) contiene un tipo de informacin
diferente, como el nombre, los apellidos, la direccin, o similares. Los campos se deben configurar con un
determinado tipo de datos, ya sea texto, fecha, hora, numrico, o cualquier otro tipo.
Otra forma de describir registros y campos es imaginando un catlogo de fichas tradicional de una biblioteca.
Cada ficha del armario corresponde a un registro de la base de datos. Cada informacin contenida en una
ficha (autor, ttulo, etc.) corresponde a un campo de la base de datos.
Formularios
Los formularios se conocen a veces como "pantallas de entrada de datos". Son las interfaces que se utilizan
para trabajar con los datos y, a menudo, contienen botones de comando que ejecutan diversos comandos.
Se puede crear una base de datos sin usar formularios, editando los datos de las hojas de las tablas. No
obstante, casi todos los usuarios de bases de datos prefieren usar formularios para ver, escribir y editar
datos en las tablas.
Los formularios proporcionan un formato fcil de utilizar para trabajar con los datos. Adems, se les puede
agregar elementos funcionales, como botones de comando. Puede programar los botones para determinar
qu datos aparecen en el formulario, abrir otros formularios o informes, o realizar otras tareas diversas. Por
ejemplo, podra crear un formulario denominado "Formulario de cliente" para trabajar con datos de clientes.
El formulario de cliente podra tener un botn para abrir un formulario de pedido en el que se pudiese escribir
un pedido nuevo del cliente.
Los formularios tambin permiten controlar la manera en que otros usuarios interactan con los datos de la
base de datos. Por ejemplo, puede crear un formulario que muestre nicamente ciertos campos y que
permita la ejecucin de determinadas operaciones solamente. As, se favorece la proteccin de los datos y
se facilita la entrada correcta de datos.
Informes

Prof. Miguel Temaj Centro Tcnico de Informtica: www.cti.edu.gt

Los informes sirven para resumir y presentar los datos de las tablas. Normalmente, un informe responde a
una pregunta especfica, como "Cunto dinero se ha facturado por cliente este ao?" o "En qu ciudades
estn nuestros clientes?" Cada informe se puede disear para presentar la informacin de la mejor manera
posible.
Un informe se puede ejecutar en cualquier momento y siempre reflejar los datos actualizados de la base
de datos. Los informes suelen tener un formato que permita imprimirlos, pero tambin se pueden consultar
en la pantalla, exportar a otro programa o enviar por correo electrnico.
Consultas
Las consultas son las que verdaderamente hacen el trabajo en una base de datos. Pueden realizar
numerosas funciones diferentes. Su funcin ms comn es recuperar datos especficos de las tablas. Los
datos que desea ver suelen estar distribuidos por varias tablas y, gracias a las consultas, puede verlos en
una sola hoja de datos. Adems, puesto que normalmente no desea ver todos los registros a la vez, las
consultas le permiten agregar criterios para "filtrar" los datos hasta obtener solo los registros que desee.
Las consultas a menudo sirven de origen de registros para formularios e informes.
Algunas consultas son "actualizables", lo que significa que es posible editar los datos de las tablas base
mediante la hoja de datos de la consulta. Si trabaja con una consulta actualizable, recuerde que los cambios
se producen tambin en las tablas, no solo en la hoja de datos de la consulta.
Hay dos tipos bsicos de consultas: las de seleccin y las de accin. Una consulta de seleccin simplemente
recupera los datos y hace que estn disponibles para su uso. Los resultados de la consulta pueden verse
en la pantalla, imprimirse o copiarse al portapapeles. O se pueden utilizar como origen de registros para un
formulario o un informe.
Una consulta de accin, como su nombre indica, realiza una tarea con los datos. Las consultas de accin
pueden servir para crear tablas nuevas, agregar datos a tablas existentes, actualizar datos o eliminar datos.

Macros
Las macros en Access se pueden considerar como un lenguaje de programacin simplificado, que se puede
utilizar para aumentar la funcionalidad de la base de datos. Por ejemplo, puede adjuntar una macro a un
botn de comando en un formulario, de modo que la macro se ejecute cuando se haga clic en el botn. Las
macros contienen acciones que realizan tareas, como abrir un informe, ejecutar una consulta o cerrar la
base de datos. Casi todas las operaciones de bases de datos que normalmente se realizan manualmente
se pueden automatizar mediante macros, ahorrando as mucho tiempo.
Mdulos
Los mdulos, como las macros, son objetos que sirven para aumentar la funcionalidad de la base de datos.
Mientras que las macros en Access se crean seleccionando acciones de una lista, los mdulos se escriben
en el lenguaje de programacin de Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Un mdulo es una coleccin de
declaraciones, instrucciones y procedimientos que se almacenan conjuntamente como una unidad. Un

Prof. Miguel Temaj Centro Tcnico de Informtica: www.cti.edu.gt

mdulo puede ser de clase o estndar. Los mdulos de clase se adjuntan a formularios o informes, y
normalmente contienen procedimientos especficos del formulario o el informe al que se adjunta. Los
mdulos estndar contienen procedimientos generales que no estn asociados a ningn otro objeto. Los
mdulos estndar se enumeran en Mdulos en el panel de exploracin, pero los mdulos de clase no.

Edgar Frank Codd

fue un cientfico informtico ingls (19 de agosto de 1923 - 18 de abril

de 2003),
Conocido por crear el modelo relacional de bases de datos.

Reglas de Codd
Regla 0: El sistema debe ser relacional, base de datos y administrador de sistema. Ese sistema debe utilizar
sus facilidades relacionales (exclusivamente) para manejar la base de datos.
Regla 1: La regla de la informacin, toda la informacin en la base de datos es representada
unidireccionalmente, por valores en posiciones de las columnas dentro de filas de tablas. Toda la
informacin en una base de datos relacional se representa explcitamente en el nivel Lgico exactamente
de una manera: con valores en tablas.
Regla 2: la regla del acceso garantizado, todos los datos deben ser accesibles sin ambigedad. Esta regla
es esencialmente una nueva exposicin del requisito fundamental para las llaves primarias. Dice que cada
valor escalar individual en la base de datos debe ser lgicamente direccionable especificando el nombre de
la tabla, la columna que lo contiene y la llave primaria.
Regla 3: Tratamiento sistemtico de valores nulos, el sistema de gestin de base de datos debe permitir
que haya campos nulos. Debe tener una representacin de la "informacin que falta y de la informacin
inaplicable" que es sistemtica, distinto de todos los valores regulares.
Regla 4: catlogo dinmico en lnea basado en el modelo relacional, el sistema debe soportar un catlogo
en lnea, el catlogo relacional debe ser accesible a los usuarios autorizados. Es decir, los usuarios
autorizados deben poder tener acceso a la estructura de la base de datos (catlogo).
Regla 5: la regla comprensiva del sublenguaje de los datos, el sistema debe soportar por lo menos un
lenguaje relacional que:
Tenga una sintaxis lineal.
Puede ser utilizado de manera interactiva.
Soporte operaciones de definicin de datos, operaciones de manipulacin de datos (actualizacin as como
la recuperacin), seguridad e integridad y operaciones de administracin de transacciones.

Prof. Miguel Temaj Centro Tcnico de Informtica: www.cti.edu.gt

Regla 6: regla de actualizacin, todas las vistas que son tericamente actualizables deben ser actualizables
por el sistema.
Regla 7: alto nivel de insercin, actualizacin y borrado, permitiendo el sistema realizar manipulacin de
datos de alto nivel, es decir, sobre conjuntos de tuplas. Esto significa que los datos no solo se pueden
recuperar de una base de datos relacional de filas mltiples y/o de tablas mltiples, sino tambin pueden
realizarse inserciones, actualizacin y borrados sobre varias tuplas y/o tablas al mismo tiempo (no slo
sobre registros individuales).
Regla 8: independencia fsica de los datos, los programas de aplicacin y actividades del terminal
permanecen inalterados a nivel lgico cuando quiera que se realicen cambios en las representaciones de
almacenamiento o mtodos de acceso.
Regla 9: independencia lgica de los datos, los cambios al nivel lgico (tablas, columnas, filas, etc.) no
deben requerir un cambio a una solicitud basada en la estructura. La independencia de datos lgica es ms
difcil de lograr que la independencia fsica de datos.
Regla 10: independencia de la integridad, las limitaciones de la integridad se deben especificar por separado
de los programas de la aplicacin y se almacenan en la base de datos. Debe ser posible cambiar esas
limitaciones sin afectar innecesariamente las aplicaciones existentes.
Regla 11: independencia de la distribucin, la distribucin de las porciones de la base de datos a las varias
localizaciones debe ser invisible a los usuarios de la base de datos. Los usos existentes deben continuar
funcionando con xito:
Cuando una versin distribuida del SGBD se introdujo por primera vez
Cuando se distribuyen los datos existentes se redistribuyen en todo el sistema.
Regla 12: la regla de la no subversin, si el sistema proporciona una interfaz de bajo nivel de registro, a
parte de una interfaz relacional, que esa interfaz de bajo nivel no se pueda utilizar para subvertir el sistema,
por ejemplo: sin pasar por seguridad relacional o limitacin de integridad. Esto es debido a que existen
sistemas anteriormente no relacionales que aadieron una interfaz relacional, pero con la interfaz nativa
existe la posibilidad de trabajar no relacionalmente.

Prof. Miguel Temaj Centro Tcnico de Informtica: www.cti.edu.gt