REPORTE DE AUDITORA

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Reporte de auditora interna

Auditora nmero:

05

Fecha de elaboracin
del reporte:
No. de auditados:

Del 10 al 18 de noviembre de
2008

Fecha de Auditora:

14 de noviembre
Fecha reunin de apertura:
de 2008
49
Fecha reunin de cierre:

10 de noviembre de 2008
18 de noviembre de 2008

reas auditadas

Procesos auditados

Coordinacin General de Servicios Escolares

Ingreso, Revalidacin Externa de Estudios

Coordinacin Administrativa de Tecnologas de la

Informacin

Soporte de Tecnologas de Informacin

Coordinacin General de Educacin Media

Superior

Seleccin de Aspirantes (nivel Medio Superior)

Coordinacin General de Desarrollo Financiero

Administracin de Recursos Financieros, Materiales

y Humanos.

Coordinacin del Sistema Bibliotecario

Servicios Bibliotecarios

Psicologa

Servicios Bibliotecarios

Qumica

Servicios Bibliotecarios

Contadura

Servicios Bibliotecarios

Economa

Servicios Bibliotecarios

CIR-Sociales

Servicios Bibliotecarios

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Hallazgos
Folio.

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Descripcin de la No Conformidad
(R. Requerimiento I. Incumplimiento E. Evidencia)

R. La norma ISO 9001:2000 en su clusula 4.2.1

inciso d), establece que la documentacin del Sistema
de Gestin de la Calidad debe incluir los documentos
necesitados por la organizacin para asegurarse de la
eficaz planificacin, operacin y control de sus
procesos.
I. En el procedimiento con cdigo P-SG-CGSE-01
del proceso de Ingreso que forma parte del Sistema
de Gestin de la Calidad no se encuentran
incorporados ni referenciados los siguientes
documentos:
E. Calendario departamento editorial y formato
recibo de entrega.
I. En el procedimiento con cdigo P-DGF-CGDF-04
del proceso de Administracin de Recursos
Financieros, Materiales y Humanos que forma parte
del Sistema de Gestin de la Calidad no se
encuentran incorporados ni referenciados los
siguientes documentos:
E. Formato relacin de las convocatorias de PIFI y el
formato movimiento de bancos.
I. En el procedimiento con cdigo P-DGDA-CSB-04
del proceso de Servicios Bibliotecarios que forma
parte del Sistema de Gestin de la Calidad no se
encuentran incorporados ni referenciados los
siguientes documentos:
E. En la biblioteca de la Facultad de Psicologa se
encontraron los formatos prstamo a usuarios
externos y prstamo de pruebas.
R. La norma ISO 9001.2000 en su clausula 8.3
establece que la organizacin debe asegurarse de
que el producto que no sea conforme con los
requisitos, se identifica y controla para prevenir su uso
o entrega no intencional.
I. No existe evidencia objetiva que demuestre el
registro de los productos no conformes.
E. En la biblioteca de la Facultad de Qumica no se

Punto de la norma
ISO 9001:2000

No Conformidad
Mayor

Menor

4.2.1

4.2.1

4.2.1

8.3

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mostr evidencia del registro de productos no

conformes.
I. No existe evidencia objetiva que demuestre el
registro de los productos no conformes.
E. En la biblioteca de la Facultad de Economa no se
mostr evidencia del registro de productos no
conformes.
I. No existe evidencia objetiva que demuestre el
registro de los productos no conformes.
E. En la biblioteca de CIR-Sociales no se mostr
evidencia del registro de productos no conformes.
R. La norma ISO 9001.2000 en su clusula 8.4 inciso
c) establece que la organizacin debe determinar,
recopilar y analizar los datos apropiados de los
indicadores establecidos para demostrar la idoneidad
y la eficacia del Sistema de Gestin de la Calidad y
para evaluar dnde puede realizarse la mejora
continua de la eficacia del Sistema de Gestin de la
Calidad, las caractersticas y tendencias de los
procesos y de los productos, incluyendo las
oportunidades para llevar a cabo acciones
preventivas.
I. No existe evidencia objetiva que demuestre el
anlisis de los datos.
E. En el proceso de Seleccin de Aspirantes de nivel
Medio Superior y Superior (licenciatura), en el
procedimiento P-DGDA-CGEMS-02 no se encontraron
documentos relacionados con la toma de decisiones
sobre los resultados de la medicin de indicadores
(minutas, reportes, presentaciones, informes,
acuerdos y cumplimientos de fechas) y acciones
documentadas derivadas del anlisis.
I. No existe evidencia objetiva que demuestre el
anlisis de los datos.
E. En la biblioteca de las Facultades de Economa,
Psicologa, Qumica y CIR-Sociales el 100% del
personal entrevistado desconoce el tratamiento a los
resultados de la encuesta de satisfaccin de los
usuarios de la biblioteca.
I. No existe evidencia objetiva que demuestre el
anlisis de los datos.
E. En el proceso de ingreso no se pudo mostrar la

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evidencia de la medicin de los indicadores

establecidos en los procedimientos: P-SG-CGSE-01 y
P-SG-CGSE-02.
R. La norma ISO 9001.2000 en su clusula 8.5.1
establece que la organizacin debe mejorar
continuamente la eficacia del sistema de gestin de la
calidad mediante el uso de la poltica de la calidad, los
objetivos de la calidad, los resultados de las
auditoras, el anlisis de datos, las acciones
correctivas y preventivas y la revisin por la direccin.
I. No existe evidencia objetiva que demuestre el
registro de acciones de mejora.
E. En la biblioteca de la Facultad de Economa no se
mostr evidencia del registro de acciones de mejora.
I. No existe evidencia objetiva que demuestre el
registro de acciones de mejora.
E. En la biblioteca de la Facultad de Psicologa no se
mostr evidencia del registro de acciones de mejora.
I. No existe evidencia objetiva que demuestre el
registro de acciones de mejora.
E. En la biblioteca de la Facultad de Qumica no se
mostr evidencia del registro de acciones de mejora.
I. No existe evidencia objetiva que demuestre el
registro de acciones de mejora.
E. En la biblioteca del CIR-Sociales no se mostr
evidencia del registro de acciones de mejora.
I. No existe evidencia objetiva que demuestre el
registro de acciones de mejora.
E. En el proceso de Administracin de Recursos
Materiales, Financieros y Humanos no se mostr
evidencia del registro de acciones de mejora.
R. La norma ISO 9001.2000 en su clusula 8.5.2
inciso e) establece que la organizacin debe tomar
acciones para eliminar la causa de no conformidades
con objeto de prevenir que vuelva a ocurrir,
registrando los resultados de las acciones tomadas
I. No existe evidencia objetiva que demuestre el
registro de acciones correctivas.
E. En la biblioteca del la Facultad de Qumica no se
mostr evidencia del registro de acciones correctivas.
R. La norma ISO 9001.2000 en su clusula 8.5.3
inciso d) establece que la organizacin debe

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determinar acciones para eliminar las causas de no

conformidades potenciales para prevenir su
ocurrencia, registrando los resultados de las acciones
tomadas.
I. No existe evidencia objetiva que demuestre el
registro de acciones preventivas.
E. En la biblioteca del la Facultad de Qumica no se
mostr evidencia del registro de acciones preventivas.
I. No existe evidencia objetiva que demuestre el
registro de acciones preventivas.
E. En la biblioteca del la Facultad de Psicologa no se
mostr evidencia del registro de acciones preventivas.
I. No existe evidencia objetiva que demuestre el
registro de acciones preventivas.
E. En el proceso de Recursos Financieros, Materiales
y Humanos no se mostr evidencia del registro de
acciones preventivas en un perodo de seis meses.
I. No existe evidencia objetiva que demuestre el
registro de acciones preventivas.
E. En el proceso de Ingreso no se mostr evidencia
del registro de acciones preventivas en un perodo de
seis meses.
R. La norma ISO 9001.2000 en su clusula 7.5.4.
establece que la organizacin debe cuidar los bienes
que son propiedad del cliente mientras estn bajo el
control de la organizacin o estn siendo utilizados
por la misma.
I. No se siguen las [L-SG-CATI-04] Polticas
Institucionales de Seguridad en Cmputo para
proteger las fotografas propiedad del alumno
E. En el proceso de Ingreso no existe evidencia de la
proteccin de la base de datos de las fotografas de
los estudiantes.

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Conformidad

rea

Proceso

Descripcin de la Conformidad

Todos

Todos

Los registros permanecen legibles,

fcilmente identificables y recuperables.

Coordinacin General de Servicios

Escolares

Revalidacin Externa de Estudios

No se encontraron no conformidades

Direccin General de Finanzas

Recursos Financieros Materiales y

Humanos

Se cuenta con un comit de calidad y

con crculos de calidad para dar
seguimiento al cumplimiento de la
conformidad con la norma ISO
9001:2000

Coordinacin Administrativa de
Tecnologas de Informacin

Soporte de Tecnologas de Informacin

Sistematizacin del control de los

documentos de calidad

Recomendacin
rea

CSB

Todos

Proceso

Recomendacin

Servicios bibliotecarios

Incluir en la seccin de
documentos de referencia del
procedimiento P-DGDA-CSB-06 el
documento llamado relacin de
equipo adjudicado en la licitacin
vigente.

Todos

Difundir la informacin sobre la

existencia y propsito de las
acciones correctivas, preventivas,
de mejora y producto no conforme
a todas las reas operativas de
los procedimientos.

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Departamento de Servicios
Escolares

Departamento de Servicios
Escolares

Departamento de Servicios
Escolares

Coordinacin del sistema

bibliotecario

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Ingreso

Documentar una Accin

Correctiva para el caso de las
credenciales propiedad del
estudiante que no resiste el uso.

Ingreso

Documentar una Accin

Preventiva para el caso de la
destruccin de credenciales con
datos del estudiante que
resultaron defectuosas.

Ingreso

Documentar una Accin de

Mejora para proporcionar a los
supervisores infraestructura de
cmputo que les permita la
movilidad en las Dependencias
como apoyo a sus actividades.

Servicios Bibliotecarios

Analizar el procedimiento para

registrar los equipos adquiridos
por la Coordinacin del Sistema
Bibliotecario, considerando
excepciones no consideradas
como el caso de transferencias de
equipos de cmputo.

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Representante de la Direccin:
Nombre

Firma

MDO. Juan de Dios Prez Alayn

Coordinador General de Planeacin, Evaluacin y Gestin
Institucional

Equipo auditor:
Nombre

Firma

MATI. Carmen Daz Novelo

(Auditor Lder)
Lic. Educ. Brenda Gmez Ortegn
Lic. Educ. Edith Coello Cervera
LI. Aurora Cinta Gendulain
Br. Graciela Pastrana Contreras
Lic. Armando Burgos Amaya
Lic. en Doc. Silvia Medina Campoy
Lic. Educ. Katia Toledo Lugo
Lic. en Psic. Mara Ortega Horta

Los auditores internos que fungieron como observadores:

Nombre

Firma

Br. Olga Caamal Hoyos

Q.I. Lizbeth Estrada Osorio

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