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Filtrar registros de una tabla

Existe una caracterstica en Excel conocida como Auto filtrar que


permite esconder los registros de una tabla de Excel excepto aquellos
que deseamos ver. Al filtrar los registros de una tabla slo estamos
mostrando un subconjunto de los datos y de esa manera tenemos
una mejor visibilidad de los mismos para realizar un buen anlisis.
Filtrar datos en Excel

El filtrado no re-ordena los datos, simplemente oculta de manera


temporal los registros que no cumplen con los criterios especificados.
Para aplicar un filtro sobre los datos de una tabla sigue los siguientes
pasos. Haz clic dentro de la tabla y selecciona el comando Ordenar y
Filtrar que se encuentra en el grupo Modificar de la ficha Inicio y
dentro de las opciones mostradas selecciona Filtro:

Inmediatamente aparecen flechas de filtrado al lado de los


encabezados de cada columna. Si ya habas dado formato a los datos
como tabla previamente, entonces estas flechas de filtrado ya
estaban presentes. Ahora haz clic sobre la flecha de filtrado de la
columna que deseas filtrar y Excel desplegar una lista que incluye
cada uno de los valores nicos de la columna.

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Para aplicar el filtro en los datos remueve la marca de seleccin de la


opcin (Seleccionar todo). Esto limpiar todas las cajas de seleccin
permitindote seleccionar solamente las opciones que ests
interesado ver:

Filtrar por varios criterios o columnas

Puedes seleccionar mltiples cajas de seleccin para filtrar por varios


criterios. Al hacer clic en el botn Aceptar Excel desplegar solamente
los datos que cumplen son la seleccin realizada. Tambin puedes
aplicar filtros en varias columnas a la vez, solamente repite los pasos
que acabamos de revisar para cualquier otra columna.
Podrs notar que una columna tiene un filtro aplicado porque el
cono de flecha de filtrado es reemplazado por un cono de filtro.

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Remover un filtro

Para remover un filtro puedes hacer clic sobre el cono de filtro de la


columna deseada y seleccionar la opcin Borrar filtro

Si has aplicado filtros a varias columnas y deseas quitar todos los


filtros al mismo tiempo puedes hacer clic en el comando Ordenar y
filtrar y seleccionar la opcin Borrar

Filtro avanzado

En Excel puedes realizar un filtrado de datos totalmente


personalizado proporcionando los criterios que deseas aplicar a la
informacin. Este tipo de filtrado es conocido como Filtro avanzado y
en esta ocasin te mostrar cmo utilizarlo.
Supongamos la siguiente tabla de datos.

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Los criterios por los cuales se realizar el filtrado deben especificarse


dentro de celdas de la misma hoja. Supongamos que deseo filtrar los
registros del departamento de Finanzas.

Para este ejemplo coloqu los criterios por arriba de la tabla de datos
aunque realmente su ubicacin no es de importancia.
Aplicar un filtro avanzado a los datos

Antes de aplicar el filtro avanzado debo seleccionar la tabla de datos


(A4:D13) y posteriormente ir a la ficha Datos y pulsar el botn
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Avanzadas que se encuentra en el grupo Ordenar y filtrar. Se mostrar


el cuadro de dilogo Filtro avanzado.

Observa cmo en el cuadro de texto para Rango de criterios he


seleccionado el rango que contiene las condiciones del filtro
avanzado necesarias. Solamente resta pulsar el botn Aceptar para
aplicar el filtro.

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El resultado es precisamente lo que necesito, as que el filtrado


avanzado ha sido exitoso. Pero ahora tengo un desafo mayor Cmo
podra hacer para especificar condiciones para una segunda
columna? Supongamos que deseo filtrar la informacin de las
personas que tienen apellido Hernndez y que adems pertenecen al
departamento de Finanzas. Para filtrar los datos por estos criterios
debo agregar dichas condiciones en otra celda.

Observa cmo el Rango de la lista es el mismo que en el caso anterior


ya que son los mismos datos, pero el Rango de criterios ahora abarca
tambin las celdas que contienen el criterio para el Apellido. Al
aceptar los cambios Excel aplicar el filtro avanzado
adecuadamente.

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De la misma manera puedes especificar un criterio para cada


columna. Hasta ahora solamente he especificado una sola condicin
por columna, pero ahora deseo agregar a los resultados del filtro la
informacin del departamento de Informtica. Para ello solamente
agregar una fila adicional al rango de criterios de la siguiente
manera.

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Al aceptar los cambios Excel filtrar la informacin de los empleados


de Finanzas con apellido Hernndez y adems mostrar la
informacin de los empleados del departamento de Informtica sin
importar el apellido que tengan.

Filtrar valores nicos

A veces tenemos una lista que contiene valores repetidos y


necesitamos conocer los valores nicos de dicha columna de datos.
En esta ocasin de mostrar cmo podemos utilizar el Filtro Avanzado
de Excel para lograr este objetivo.
El cuadro de dilogo Filtro Avanzado lo podrs abrir al hacer clic en el
botn Avanzadas que se encuentra en la ficha Datos y dentro del
grupo Ordenar y filtrar. Es importante ubicar correctamente dicho
comando porque ser el encargado de ayudarnos a filtrar valores
nicos en Excel.
Filtrar valores nicos en Excel

El primer paso que debemos dar es seleccionar adecuadamente los


datos que sern filtrados. Puedes seleccionar solamente el rango que
contiene los datos como lo observas en la imagen inferior, donde he
seleccionado el rango A1:A26, pero tambin puedes seleccionar la
columna entera haciendo clic en el encabezado de la columna A.
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En los datos del ejemplo puedes notar que la celda A1 tiene el


encabezado de columna Da el cual est en negritas y eso es
necesario para que el Filtro Avanzado de Excel funcione
correctamente.

Si tus datos no tienen un encabezado de columna, ser necesario que


agregues uno o de lo contrario el Filtro Avanzado te obligar a
hacerlo. Adems, dicho encabezado de columna deber tener un
formato diferente al resto de las celdas. No tiene que ser un formato
especial sino que puede ser algo tan simple como aplicar el formato
negrita tal como lo observas en los datos del ejemplo. Si no aplicas
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dicho formato, vers un mensaje de advertencia de parte del Filtro


Avanzado indicando que Excel no puede determinar qu fila contiene
las etiquetas de columna requeridas.
Una vez que tus datos tienen el formato adecuado y adems has
seleccionado el rango de celdas, debers ir a la ficha Datos y dentro
del grupo Ordenar y filtrar debers hacer clic en el botn Avanzadas..

De inmediato aparecer el cuadro de dilogo Filtro avanzado, y


debers asegurarte de seleccionar la opcin Filtrar la lista sin moverla
a otro lugar y adems debers activar la casilla de verificacin Slo
registros nicos y finalmente debers hacer clic en Aceptar.

Lista con valores nicos

Como resultado de aplicar el filtro avanzado, observars que la lista


de datos se contrae y solamente se mostrarn las celdas que
contienen los valores nicos. Los datos originales no han sido
afectados, solamente se ha aplicado un filtro sobre ellos. Esto lo
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puedes comprobar porque los encabezados de fila se han tornado de


un color diferente (azul) y adems despus de la fila 10 observamos la
fila 27, lo cual nos indica que existen algunas filas que estn ocultas.

Para ver de nuevo todas las celdas debers seleccionar los datos y
proceder a remover el filtro haciendo clic sobre el botn Borrar que
tambin se encuentra en la ficha Datos.

Ya hemos logrado filtrar los valores nicos de nuestra lista pero dicho
filtro esconde las celdas de los valores repetidos. Ser que Es posible
evitar que las filas sean ocultadas? Qu pasa si necesitamos copiar
los valores nicos a otra ubicacin?
A continuacin haremos una pequea modificacin a los pasos del
ejemplo anterior para lograr que los valores nicos sean colocados en

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un rango de celdas diferente de manera que nuestros datos


originales queden intactos.
Colocar valores nicos en otro rango

Con una pequea modificacin a nuestro ejemplo anterior, podremos


filtrar valores nicos en Excel y hacer que la lista resultante sea
colocada en un rango diferente evitando as que se oculten las filas
que contienen los valores repetidos.
Para lograr este comportamiento debemos seguir los mismos pasos
del ejemplo anterior y solamente asegurarnos de seleccionar una
opcin diferente dentro del cuadro de dilogo Filtro Avanzado.
Suponiendo que ya hemos hecho la seleccin de los datos de
ejemplo, al momento de aplicar el Filtro avanzado debemos
seleccionar la opcin Copiar a otro lugar y posteriormente en el
cuadro Copiar a debemos escribir la referencia de la celda a donde se
copiarn los valores nicos. Por supuesto, no podemos olvidar la
seleccin de la opcin Slo registros nicos.

En este ejemplo he elegido que la lista de valores nicos sea colocada


a partir de la celda B1. Como resultado, nuestros datos originales, que
se encuentran el rango A1:A26, quedarn intactos y la lista de valores
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nicos ser colocada en la columna B tal como lo observas en la


siguiente imagen.

La lista de valores nicos recin generada no estar ordenada bajo


ningn criterio, solamente sern mostrados los valores de acuerdo al
orden en que son encontrados por Excel dentro del rango de celdas
especificado.
Cualquiera de los mtodos mostrados en este artculo ser de utilidad
para filtrar valores en Excel. En el primer mtodo aplicamos un filtro
sobre los datos de origen lo cual ocultar las filas que contienen los
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datos duplicados y solamente visualizaremos los valores nicos. En el


segundo mtodo, no aplicaremos un filtro sobre los datos sino que
depositaremos los resultados de dicho filtro sobre la columna de
nuestra eleccin.

Filtrar con vistas personalizadas en Excel

Los filtros de Excel son una excelente herramienta para llegar a la


informacin que necesitamos analizar. Una vez que has aplicado los
filtros a los datos puedes crear vistas personalizadas para volver a
aplicar dichos filtros sobre otro rango de datos.
En ocasiones tenemos tablas muy extensas y para llegar a los datos
que necesitamos debemos aplicar mltiples filtros. Si esta accin la
tenemos que realizar varias veces terminaremos invirtiendo mucho
tiempo solamente en el filtrado de los datos. Las vistas
personalizadas en Excel nos ayudarn a ahorrarnos el tiempo de
creacin de los filtros.
Crear una vista personalizada en Excel

Observa el siguiente rango de datos que ya tiene aplicados los filtros


que necesito para observar la informacin que me interesa.

Para crear la vista personalizada debemos ir a la ficha Vista y dentro


del grupo Vistas de libro pulsar el botn Vistas personalizadas. Se
mostrar el cuadro de dilogo Vistas personalizadas y debemos
pulsar el botn Agregar.
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El cuadro de dilogo Agregar vista debemos especificar un nombre


para la vista personalizada que estamos por crear. Asegrate de que
la opcin Configuracin de filas ocultas, columnas ocultas y filtros est
seleccionada y pulsa el botn Aceptar para cerrar el cuadro de
dilogo.
Aplicar una vista personalizada

Ahora supongamos que tengo un rango con datos en donde deseo


aplicar los mismos filtros que en el ejemplo anterior. En lugar de
volver a crear todos los filtros ser suficiente con aplicar la vista
personalizada recin creada. Lo nico que debemos hacer es ir a la
ficha Vista y dentro del grupo Vistas de libro hacer clic sobre el botn
Vistas personalizadas. Dentro del cuadro de dilogo Vistas
personalizadas debemos seleccionar la vista personalizada que
aplicaremos al rango.

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Al pulsar el botn Mostrar se aplicarn los filtros a nuestro rango de


datos sin la necesidad de que los hayamos creado manualmente.
Consideraciones especiales de las vistas personalizadas

Las vistas personalizadas no funcionarn sobre una tabla de Excel


(Insertar > Tablas > Tabla) por lo que los pasos mencionados
previamente solo aplicarn cuando ests utilizando un rango de datos
normal. Si tus datos estn dentro de una tabla de Excel debes
convertirlos primero en un rango utilizando el comando Herramientas
de Tabla > Diseo > Herramientas > Convertir en rango.
Debes recordar que un rango que tiene filtros no es considerado por
Excel como una tabla aunque la fila superior con los encabezados de
columna la hagan parecer como una tabla.

Filtrar por mltiples colores en Excel

El filtro es una caracterstica muy importante en Excel porque nos


permite ver solamente las celdas que cumplen con los requerimientos
especficos que hayamos indicado. En Excel 2010 podemos filtrar por
color los datos de acuerdo al color de las celdas.
Sin embargo, filtrar una misma columna por mltiples colores es
imposible en Excel ya que solo podemos elegir un color a la vez. Pero
en esta ocasin voy a sugerir un truco para obtener un resultado
similar.
Ordenar los datos por mltiples colores

EL truco est en ordenar la tabla por mltiples colores, lo cual har


que los colores de las celdas que estamos interesados en analizar
sean los primeros de la tabla. En la siguiente tabla deseo filtrar
aquellas celdas de la columna Precio que sean de color verde y
amarillo.
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Para iniciar con este truco debo hacer clic en el filtro de la columna
Precio y seleccionar la opcin Ordenar por color y posteriormente
seleccionar la opcin Orden personalizado.

En el cuadro de dilogo Ordenar especificar los dos colores de celda


que deseo colocar en la parte superior de la tabla.

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Despus de pulsar el botn Aceptar se ordenarn los datos y tendr


las filas que deseo analizar en la parte superior de la tabla.

Un paso adicional que podemos hacer es ocultar las filas que estn
por debajo de estos dos colores, solamente las seleccionamos y
hacemos clic derecho sobre cualquiera de ellas para seleccionar la
opcin Ocultar. De esta manera quedaran solamente visibles las
celdas con los colores seleccionados.

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