Documenti di Didattica
Documenti di Professioni
Documenti di Cultura
RESUMO
Este artigo consiste em demonstrar a importncia da
utilizao do benchmarking na elaborao do planejamento estratgico. Tal planejamento estabelece a direo
que a empresa dever seguir para aproveitar as oportunidades e afastar os riscos. Entre as anlises que o compreendem, destaca-se a dos sistemas internos da organizao o
que torna possvel a verificao de seus pontos fortes e
fracos. Uma maneira de identific-los e analis-los atravs do benchmarking. Esta tcnica permite que a empresa
verifique e compare as prticas de outras, concorrentes
diretas ou no, que demonstram um desempenho superior em suas funes e incorpore em seus fatores crticos
de sucesso o que houver de melhor. A contnua busca
pela excelncia constitui o objetivo das organizaes que
utilizam o benchmarking. Estas visam maximizar a sua competitividade e alcanar um nvel de superioridade acima
de seus concorrentes.
PALAVRAS-CHAVE
Benchmarking, planejamento estratgico, competitividade e superioridade.
ABSTRACT
This article demonstrates the importance of
benchmarking in the preparation of strategic planning.
Such planning establishes directions to be followed by
the company in order to seize opportunities and repel
risks. Among analysis comprising the strategic planning,
that of the organizations internal systems should be
pointed out, which enables to check its strengthenings
and weaknesses. A way to identify and analyze the latter is
through the Benchmarking. This technique allows the
company to check and compare practices adopted by
other companies either direct competitors or not
which show a high performance in their functions and
incorporates in its critical success factors, the best of those
companies. The ongoing search for excellence constitutes
the objective of companies using benchmarking, aiming
60
Revista Brasileira de Gesto de Negcios
FECAP
1. INTRODUO
As empresas no vivem isoladas nem so autosuficientes para desenvolver as suas atividades. Elas
esto inseridas em um ambiente, extremamente,
dinmico e mutvel e dependem de outras organizaes para alcanar os seus objetivos. As mudanas
que ocorrem no ambiente externo empresa, afetam
diretamente as suas atividades. Essas apresentam
ameaas e oportunidades que contribuem, fortemente, para os resultados apresentados. Sendo assim,
importante que as organizaes desenvolvam estratgias para se adaptar a esse ambiente e, conseqentemente, alcanar os seus objetivos.
As mutaes que acontecem no ambiente externo geram incertezas, fazendo com que a empresa
busque alternativas para a sua sobrevivncia. O seu
sucesso depender de sua capacidade de identificar, analisar e responder, procurando afastar ou
no, as oportunidades e ameaas que o ambiente
a impe. Assim, importante que ela conhea o
ambiente que a cerca para elaborar o seu planejamento estratgico e obter adequada compatibilizao entre as suas potencialidades e as variaes do
turbulento ambiente externo. Planejamento estratgico uma tcnica administrativa que, atravs da
anlise do ambiente de uma organizao, cria a conscincia das suas oportunidades e ameaas dos seus
pontos fortes e fracos para o cumprimento da sua
misso e, atravs desta conscincia, estabelece o proAno 6
Nmero 14
Abril 2004
FECAP
Nmero 14
Abril 2004
61
prio desempenho e comparar com o das organizaes-alvo. A importncia da coleta de dados, para o
sucesso da fase de execuo, surge da necessidade
de se ter informaes relevantes, com dados slidos
e confiveis que venham identificar novas prticas
de gesto para ser aplicadas e fortalecer e/ou criar
vantagens competitivas para a empresa. importante que esta deixe claro, quando entrar em contato
com um possvel parceiro de benchmarking, a sua
inteno em obter informaes sobre as suas prticas administrativas. Em contrapartida, ela deve fornecer informaes sobre suas prprias atividades,
mostrando que no quer copiar e sim compartilhar
dados. Neste caso, ser benfico enviar com antecipao uma carta constando a rea de interesse a ser
analisada, os fatores-chave a serem medidos e um
conjunto de perguntas para discusses.
Aps a empresa coletar os dados de seus parceiros, medir o desempenho deles e comparar aos seus,
a prxima etapa do benchmarking a implementao de melhorias. nesse momento crtico do estudo que a ao da equipe ou a falta dela determina se
o estudo ser um sucesso ou no. Se mudanas no
forem feitas, se a equipe no se tornar catalisadora
para fazer as coisas acontecerem, o seu benchmarking
pode transformar-se em perda de tempo (BOXWELL,
1996, p.124). Nesta etapa a empresa dever desenvolver um plano, visando atingir ou ultrapassar as
que possuem as melhores prticas; obter o compromisso da administrao e dos colaboradores alm
de implementar e monitorar os resultados. Vale ressaltar que o benchmarking resultar em desperdcio
de dinheiro caso as informaes obtidas e todo aprendizado, visando alavancar o desempenho organizacional, no sejam colocadas em prtica. Para que isso
no acontea o apoio da alta administrao e uma
comunicao abrangente, mostrando os seus benefcios, para que haja envolvimento dos funcionrios,
torna-se imprescindvel.
3. A IMPORTNCIA DA ETAPA DE
PLANEJAMENTO PARA AFASTAR OS RISCOS
DE INSUCESSO NO BENCHMARKING
62
FECAP
estabelecer projetos de benchmarking sem meditao ou planejamento. Esses estudos mal planejados
normalmente do resultados abaixo do ideal. Qualquer benchmarking eficaz e estruturado necessita
de um bom planejamento (BOGAN, 1996, p. 29).
O objetivo da empresa em adotar em seus processos organizacionais prticas que venham torn-la
mais competitiva no ser alcanado sem a realizao
do planejamento, a etapa inicial do benchmarking.
Na sua elaborao, todas as pessoas envolvidas no
benchmarking devem estar cientes de sua importncia para o estudo. Caso essa etapa no seja realizada
de maneira eficaz, dificilmente os resultados esperados sero alcanados.
A fase de planejamento exige habilidade para se
analisar as questes que se escolhe para encaminhar
por meio do benchmarking e depois requer habilidades organizacionais para garantir que o estudo seja
planejado para ser executado harmoniosamente e
com sucesso. Um mau planejamento pode tornar o
seu projeto de benchmarking um desperdcio de
tempo e de recurso, mas muitos benchmarkers nefitos subestimam a importncia do planejamento
devido quantidade relativamente menor que ele
representa como um componente de todo o processo (BOXWELL, 1996, p.54). Um planejamento bem
feito ir afastar ou reduzir as chances de algo sair
errado em um estudo de benchmarking. As empresas ao decidirem por essa estratgia devem estabelecer metas de melhorias e saber quais resultados
esperam alcanar. Essas devem dar ateno especial
a trs importantes itens: as atividades em que ser
feito o benchmarking; os fatores-chave a serem medidos e a identificao das empresas que serviro de
referncia no estudo. O benchmarking busca o aprendizado de prticas, comprovadamente eficazes, de
organizaes cujo desempenho , significativamente, melhor. Para isso, a empresa deve identificar e
classificar os seus processos de negcios e depois
priorizar quais afetam diretamente os seus resultados. As organizaes devem estabelecer como critrio principal ao escolher as atividades em que ser
realizado o benchmarking, o retorno financeiro que
obtero com a sua melhoria e como as mudanas
realizadas as ajudaro no desempenho organizacional. Tambm, devem identificar nas suas reas funcionais as atividades em que possveis melhorias
venham torn-las competitivas a ponto de superar a
concorrncia.
Os fatores-chave a medir so de grande importncia na etapa de planejamento. O custo, a qualidade
e a presteza quanto ao tempo so, numa seqncia
Ano 6
Nmero 14
Abril 2004
FECAP
Nmero 14
Abril 2004
63
64
FECAP
es que revelem como e porque as empresas estudadas alcanaram os seus resultados. Assim, ela ir
obter os benefcios reais do processo de benchmarking j que, apenas, quantificar o desempenho no
lhe mostrar as informaes mais valiosas decorrentes das etapas seqenciais de trabalho que esto por
trs desses nmeros.
O levantamento e a anlise dos dados so duas
etapas importantes que antecedem o principal objetivo da etapa de execuo que a comparao interorganizacional. Neste caso, a empresa ir comparar
o desempenho das organizaes identificadas como
aquelas com prticas mais avanadas com o seu. Ao
compar-lo ela deve ter o cuidado de coloc-los em
uma base de igualdade. Ao coletar e analisar os dados
desses referenciais a empresa, possivelmente, ter
que medir novamente o seu desempenho pelo fato de
as melhores do setor realizarem essa atividade, utilizando diferentes parmetros. O objetivo ao comparar tais desempenhos identificar as potencialidades
da empresa para refor-las e as fragilidades para
afast-las. As organizaes a partir do momento em
que identificam os pontos fortes de seus concorrentes, podero adot-los em seus processos organizacionais e a partir da identificar novas oportunidades de
negcios.
5. IMPLEMENTANDO MELHORIAS
NA EMPRESA APS O PLANEJAMENTO
E A EXECUO DO BENCHMARKING
Depois de concludo as etapas de planejamento
e execuo, a empresa implementar melhorias para
maximizar a sua competitividade. O benchmarking
que no resulta em melhorias vale pouco; desperdia
tempo, trabalho e recursos da organizao (BOGAN,
1996, p.143). As informaes coletadas sobre as atividades desenvolvidas pelas empresas lderes devem
ser implementadas e adotadas, visando uma melhoria contnua para a empresa. O apoio da alta administrao e uma comunicao abrangente a nvel
organizacional que mostre os possveis retornos que
a empresa poder alcanar importante. Caso contrrio todo o esforo resultar em desperdcio dos
recursos organizacionais e na descrena por parte
dos funcionrios de que o benchmarking pode trazer
melhorias. Voc concluiu seu levantamento e anlise
de dados e escreveu um belo relatrio detalhando
como sua organizao se comprara com os concorrentes ou com outras empresas melhores do ramo na
atividade em que voc fez benchmarking. A menos
Ano 6
Nmero 14
Abril 2004
que faa algo nesse ponto, porm, voc ter realizado um grande exerccio intelectual com pouco ou
nenhum valor acrescentado. Chegou o momento de
agir, mas seu estudo de benchmarking pode morrer
aqui mesmo se voc e seus companheiros de equipe
no tomarem a iniciativa e promoverem a mudana
benfica (BOXWELL, 1996, p.124). A etapa de implementao de melhorias composta por trs fases:
na primeira, a empresa ir desenvolver um plano
para se tornar mais competitiva. Com o seu desenvolvimento ela estabelecer metas a alcanar para
tentar fortalecer a sua liderana e/ou ultrapassar as
empresas lderes. Na fase seguinte, a equipe envolvida no estudo tentar obter o compromisso da alta
administrao e dos empregados. Essa fase imprescindvel para o sucesso de todo o benchmarking. Por
ltimo, o plano elaborado deve ser implementado e
os resultados obtidos monitorados.
Na fase de implementao de melhorias, a empresa ir definir melhor o seu plano e monitorar os resultados alcanados. Uma vez que as descobertas do
benchmarking tenham sido desenvolvidas e convertidas em planos de ao, os atos finais so crticos
para o sucesso (CAMP, 1993, p.178). A equipe de
benchmarking ir elaborar um plano de ao para
atingir, ultrapassar ou melhorar a posio de liderana. Esse plano ser desenvolvido com as informaes coletadas na etapa de execuo e a sua proposta
no de copiar os processos, produtos e/ou servios das organizaes que serviram de referncia. Tais
informaes sero adaptadas conforme as necessidades de melhorias das reas em que so fatores crticos para o sucesso da empresa.
Existem muitas consideraes a fazer sobre o
gerenciamento das atividades de benchmarking. Por
exemplo, necessrio transmitir a idia do benchmarking a todas as pessoas na organizao isso pode
fazer uma grande diferena, uma vez que o envolvimento de todos sempre traz melhores resultados
(CAMP, 1997, p.68). A participao dos colaboradores da empresa um diferencial importante para o
sucesso do benchmarking. Para isso, necessrio um
trabalho no sentido de mostrar os benefcios que
este poder trazer. No entanto, imprescindvel o
envolvimento da alta administrao para que o comprometimento dos funcionrios seja maior. necessria uma comunicao, de preferncia por parte da
alta administrao, para enfatizar que a busca pela
qualidade, utilizando esta tcnica, tornar a empresa
mais competitiva.
A equipe de benchmarking ao concluir a etapa de
execuo, deve comunicar as informaes obtidas aos
Revista Brasileira de Gesto de Negcios
FECAP
Nmero 14
Abril 2004
65
66
Revista Brasileira de Gesto de Negcios
FECAP
Ano 6
Nmero 14
Abril 2004