UNIVERSIDADE DO PORTO

FACULDADE DE LETRAS
DEPARTAMENTO DE CINCIAS E TCNICAS DO PATRIMNIO

Os sistemas de informao na gesto de coleces museolgicas

Contribuies para a certificao de museus

Alexandre Manuel Ribeiro Matos

Dissertao a apresentar no mbito do

Mestrado em Museologia

Porto
2007

UNIVERSIDADE DO PORTO
FACULDADE DE LETRAS
DEPARTAMENTO DE CINCIAS E TCNICAS DO PATRIMNIO

Os sistemas de informao na gesto de coleces museolgicas

Contribuies para a certificao de museus

Alexandre Manuel Ribeiro Matos

Dissertao a apresentar no mbito do

Mestrado em Museologia
Orientador: Prof. Doutor Rui Manuel Sobral Centeno

Porto
2007

 Sandra e aos Pais

ii

Agradecimentos
O tema escolhido para esta dissertao, sobre o qual nos temos debruado ao longo da
nossa vida profissional, interessou-nos desde o momento em que inicimos funes no
Museu de Aveiro. Desde ento foram vrios os contributos de pessoas e entidades que
importa reconhecer e agradecer, de forma especial, na apresentao deste trabalho.
Desde logo ao Professor Doutor Rui Centeno, orientador desta dissertao, pela forma
exigente e crtica com que sempre nos guiou. Teremos sempre presente o seu interesse
no tema, as discusses tidas e os importantes conselhos reveladores de imensa
sabedoria.
A todos os professores e colegas do Mestrado pela importante discusso de ideias e
amizade.
Sistemas do Futuro, por ser uma empresa que apoia e investe na formao
especializada dos seus quadros, e a toda a sua equipa pela disponibilidade e preciosa
ajuda, sem as quais dificilmente teria sido possvel conciliar este trabalho com as
exigncias profissionais, com uma especial referncia ao Fernando Cabral pela
amizade, estmulo, perseverana e interesse crtico que desde sempre demonstrou.
Rede Portuguesa de Museus e ao Instituto Portugus de Museus, pela resposta
pronta nas solicitaes apresentadas. A todos os museus que colaboraram connosco
neste trabalho respondendo ao extenso inqurito enviado, recordando em especial o
Museu Regional de Arqueologia D. Diogo de Sousa e os Museus de Cascais, nas
pessoas da Dr. Isabel Silva e da Dr. Maria Jos Almeida, pela especial colaborao
nos testes ao questionrio.
A todos os colegas de profisso com quem temos convivido ao longo dos anos, em
especial ao Mrio Brito e Isabel Pereira, pelo estmulo e sabedoria.
Aos Amigos, eles sabem quem so, pela pacincia e compreenso.
A toda a Famlia, em especial aos Pais, pelo estmulo e exemplo que so e pelo
contributo na concluso de mais esta etapa.
Sandra pela pacincia e por todo o amor e estmulo que espero saber retribuir em
igual dose.

iii

iv

Lista de abreviaturas
CHIN Canadian Heritage Information Network
CIDOC International Committee for Documentation
CRM CIDOC Conceptual Reference Model
EXIF - Exchangeable image file format
ICOM International Council of Museums
INE Instituto Nacional de Estatstica
IMC Instituto de Museus e Conservao
IPA Instituto Portugus de Arqueologia
IPM Instituto Portugus de Museus
IPPAR- Instituto Portugus do Patrimnio Arquitectnico
ISO International Standard Organization
PDF Portable Document Format
OAC Observatrio das Actividades Culturais
RPM Rede Portuguesa de Museus

vi

Sumrio

INTRODUO................................................................................................................ 1
NORMALIZAO EM MUSEUS ................................................................................. 7
PONTO DE SITUAO INTERNACIONAL ......................................................................... 17
O CASO PORTUGUS .................................................................................................... 27
INQURITO SOBRE DOCUMENTAO E GESTO DE COLECES............... 33
METODOLOGIA ADOPTADA .......................................................................................... 35
Construo do universo .......................................................................................... 37
Construo do inqurito ......................................................................................... 39
Envio e recepo do inqurito mtodo e calendrio............................................ 46
TRATAMENTO ESTATSTICO DOS DADOS RECOLHIDOS ................................................. 49
Anlise da amostra.................................................................................................. 50
Anlise dos dados ................................................................................................... 54
CONTRIBUTO PARA A NORMALIZAO EM MUSEUS PROPOSTA DE
NORMA ......................................................................................................................... 89
PROPOSTA DE NORMALIZAO DE ESTRUTURA DE DADOS ........................................... 95
Modelo de dados................................................................................................... 102
Modelo da ficha de inventrio de patrimnio mvel............................................ 106
Modelo da ficha de entidades relacionadas com objectos.................................... 126
NORMALIZAO DE CONTEDOS ............................................................................... 132
NORMALIZAO DE PROCEDIMENTOS........................................................................ 136
CONCLUSO.............................................................................................................. 141
BIBLIOGRAFIA .......................................................................................................... 149
ANEXOS ...................................................................................................................... 161

vii

viii

Grficos
Grfico 1 ......................................................................................................................... 50
Grfico 2 ......................................................................................................................... 51
Grfico 3 ......................................................................................................................... 52
Grfico 4 ......................................................................................................................... 53
Grfico 5 ......................................................................................................................... 54
Grfico 6 ......................................................................................................................... 55
Grfico 7 ......................................................................................................................... 56
Grfico 8 ......................................................................................................................... 58
Grfico 9 ......................................................................................................................... 60
Grfico 10 ....................................................................................................................... 61
Grfico 11 ....................................................................................................................... 62
Grfico 12 ....................................................................................................................... 63
Grfico 13 ....................................................................................................................... 65
Grfico 14 ....................................................................................................................... 66
Grfico 15 ....................................................................................................................... 67
Grfico 16 ....................................................................................................................... 69
Grfico 17 ....................................................................................................................... 70
Grfico 18 ....................................................................................................................... 70
Grfico 19 ....................................................................................................................... 71
Grfico 20 ....................................................................................................................... 74
Grfico 21 ....................................................................................................................... 75
Grfico 22 ....................................................................................................................... 76
Grfico 23 ....................................................................................................................... 77
Grfico 24 ....................................................................................................................... 79
Grfico 25 ....................................................................................................................... 80
Grfico 26 ....................................................................................................................... 81
Grfico 27 ....................................................................................................................... 82
Grfico 28 ....................................................................................................................... 83
Grfico 29 ....................................................................................................................... 84
Grfico 30 ....................................................................................................................... 85
Grfico 31 ....................................................................................................................... 87

Ilustraes
Ilustrao 1 ................................................................................................................... 104
Ilustrao 2 ................................................................................................................... 105
Ilustrao 3 ................................................................................................................... 129

Tabelas
Tabela 1 .......................................................................................................................... 67
Tabela 2 .......................................................................................................................... 73

ix

Introduo

A expresso cultura material tem vindo a ser referida, em diversos estudos de

museologia, como sendo o sentido lato para aquilo a que nos referimos como objectos,
bens, espcimes ou at coisas que adquirem um significado atravs da interveno
humana na sua construo, transformao e uso (PEARCE, 1994a: 9). Desde o
aparecimento dos primeiros museus que o Homem procura guardar e coleccionar os
testemunhos materiais da sua presena na Terra, aos quais atribui um significado
distinto, permitindo assim uma continuidade temporal que perpetuar para alm da sua
relativamente curta existncia.
O objecto adquire desta forma, na sociedade contempornea, um significado de relquia,
de bem precioso que preciso salvaguardar a todo custo e cujo estudo aprofundado
permitir, s geraes futuras e mesmo nossa, adquirir um conhecimento mais vasto
da prpria histria da Humanidade. Os museus, como repositrio por excelncia destes
testemunhos, tm ento a grande responsabilidade de adquirir, conservar, estudar e
divulgar a cultura material1 que tm sua guarda por forma a que o seu conhecimento
seja abrangido pelo maior nmero possvel de pessoas.
Para que o Museu possa cumprir esta misso fundamental com sucesso, condio
essencial que conhea previamente os objectos que so, em ltima anlise, o prprio
significado da sua existncia. Para tal o Museu teve que se municiar de sistemas de
classificao e registo dos bens culturais que tm vindo a ser alvo de constante evoluo
que acompanha, de resto, as mudanas verificadas no campo dos estudos de
museologia, bem como, e ainda com maior dependncia, o desenvolvimento
tecnolgico do ltimo sculo.
Desde que surgiram os primeiros museus criaram-se sistemas de registo e classificao
dos objectos relativamente simples, que teriam como objectivo o conhecimento dos
bens existentes, entendendo este procedimento como uma forma simples de os
salvaguardar2. No entanto, com o desenvolvimento e democratizao dos Museus e com
o desenvolvimento das cincias que se renem volta destas instituies percebeu-se a
necessidade da criao de sistemas de classificao e registo de informao sobre as
1

Como nos diz a definio de museus do Internacional Council of Museums, disponvel em

http://icom.museum/statutes.html#2 (consultado em 16-01-2007).
2
Embora no se trate especificamente de um museu, veja-se o que sucedeu aps a extino das ordens
religiosas em Portugal, em 1834, onde foram feitos, por cada convento extinto, arrolamentos dos bens
existentes, dando especial destaque aos bens de carcter artstico que hoje compem, na sua maioria, as
coleces dos museus tutelados pelo Estado.

coleces que fossem para alm do simples registo. A necessidade de registar para
salvaguardar ainda se mantinha, como bvio, mas foram sendo criadas outras s quais
foi/ necessrio dar resposta.
Aos inventrios manuais que proliferaram por diversos museus3, juntaram-se as mais
valias que a democratizao da tecnologia trouxe com a criao de hardware e software
a custos cada vez mais baixos e significativamente mais acessveis no que diz respeito
sua utilizao por utilizadores no especializados. Hoje em dia, so cada vez menos as
pessoas sem preparao para trabalhar com diversas ferramentas tecnolgicas que se
tornaram, nos mais diversos sectores, um auxlio imprescindvel na execuo da maioria
da quase totalidade de tarefas. Os Museus e seus profissionais no poderiam deixar de
entrar nesta nova era e utilizar, em seu claro benefcio, as ferramentas que se encontram
sua disposio.
Contudo no basta apenas utilizar, sem regra, o software de registo, tratamento de
informao e pesquisa de informao, mais comummente conhecido como bases de
dados, para que se possa ter um sistema de documentao e gesto das coleces
museolgicas digno desse nome. As bases de dados, os repositrios de informao ou os
sistemas de gesto por si s podero constituir, se a sua construo no for pensada
previamente, uma fonte de problemas, contrariamente ao que deveriam ser: a soluo
para um problema.
A regra a que nos referimos a normalizao documental para os museus que
necessrio discutir, criar e depois utilizar na construo das bases de dados de gesto
do patrimnio cultural. A nvel internacional este assunto discutido pelos mais
diversos especialistas no mbito do International Committee for Documentation4 do
International Council of Museums que tem, desde a dcada de 70 do sculo passado,
promovido atravs de vrios grupos de trabalho a criao e utilizao, a nvel mundial,
de um conjunto de linhas de orientao para o registo e gesto da informao do esplio
guarda dos museus.
Em Portugal todo este processo s comeou a ser discutido bastante mais tarde e, na
nossa opinio, foi-o apenas num crculo bastante circunscrito no qual participaram

So vrias as fichas de inventrio criadas ao longo do tempo, pelas mais diversas instituies, das quais
temos conhecimento apenas em Portugal.
4
Cf. http://www.willpowerinfo.myby.co.uk/cidoc/ (consultado em 10-06-2006).

alguns dos mais importantes museus nacionais, mas que negligenciou o importante
contributo que os museus de tutelas autrquicas e universitrias poderiam ter dado para
este tipo de discusso.
Desta forma, propomo-nos nesta dissertao perceber qual o ponto de situao, a nvel
internacional e nacional, nesta matria, para que possamos, atravs da anlise de dados
obtidos em inqurito e da normalizao internacional existente, propor uma norma de
estrutura de dados5 a ser utilizada, independentemente do software em uso nos distintos
museus, no registo, documentao e gesto do patrimnio cultural. Norma que depois
poder ser completada com outras acerca de contedos e de procedimentos.
Ao longo de 10 anos de trabalho ligados ao mundo dos museus em Portugal deparmonos, invariavelmente, com diversas dificuldades sentidas pelo enorme leque de
instituies com quem temos colaborado, directa ou indirectamente, na elaborao de
sistemas de auxlio gesto de coleces. Desde a primeira experincia no Museu de
Aveiro, at ao projecto de implementao do sistema de informao para os museus do
concelho de Cascais, como colaborador da Sistemas do Futuro, que se mantm as
mesmas perguntas: que informao devemos registar sobre os objectos? Como
deveremos proceder para a registar? Que campos so necessrios para registar toda a
informao disponvel? Qual a linguagem mais apropriada para utilizar neste processo?
Que ferramentas podemos utilizar? Que regras e boas prticas podemos utilizar como
referncia nesta matria? O que pretendemos obter do registo dessa informao? De que
forma poderemos tirar proveito dessa informao no futuro? Vale a pena o investimento
na documentao de coleces? De que forma podemos validar a qualidade do trabalho
efectuado?
A estas perguntas tentamos responder ao longo deste trabalho, apresentando uma
proposta de norma que dever ser utilizada pelos museus na construo ou utilizao de
sistemas de gesto de bases de dados, a qual esperamos possa vir a ser um importante
contributo na discusso deste tema, numa altura em que se encontra em fase de
implementao, em Portugal, o processo de certificao das instituies museolgicas,
conduzido pela Rede Portuguesa de Museus que, de acordo com critrios definidos na
Lei Quadro dos Museus6, exige precisamente a existncia de um inventrio criterioso
dos bens guarda de todos os museus que pretendam obter a referida qualificao. A
5
6

Norma que define a estrutura de um sistema de gesto de coleces.

Lei n. 47/2004, de 19 de Agosto.

norma que se apresentar pretende ser um contributo para a validao da referida

certificao, no que diz respeito s categorias de informao obrigatrias para qualquer
inventrio e aos sistemas de gesto de coleces utilizados nos museus

Normalizao em museus

Because of the dramatic changes in the computers available, it was

not possible to consider re-writing and updating the earlier book. The
present volume includes approaches, concepts, and techniques that are
completely different from our ways of thinking 13 years ago. The
principles of cataloguing have not changed significantly since 1975,
but the machines available to assist in the creation of usable museum
catalogs are nothing short of revolutionary.
(CHENDALL e VANCE, 1988: ix)
O texto que acima transcrevemos e que encontramos no prefcio obra de Robert G.
Chendall e David Vance Museum Collections and todays computers permite-nos,
apesar de ter sido escrito j em 1988, introduzir uma das principais questes da
documentao do patrimnio cultural, a sua normalizao.
um facto que os museus tm, como mencionou Chendall7, um instrumento a que
podem recorrer para facilitar a tarefa de documentar as suas coleces. Hoje em dia o
computador pessoal est (ou deveria estar) presente nas mesas de trabalho dos
conservadores de museu ou do pessoal tcnico que tem a seu cargo a tarefa da gesto
documental das coleces e todos os dias assistimos a evolues tecnolgicas que nos
permitem melhorar, cada vez mais, os procedimentos adoptados para esse fim. Mas as
evolues tecnolgicas em nada melhoram a documentao de coleces se no existir
uma organizao coerente da informao que se pretende registar. Os dados s se
transformam em informao quando so relacionados entre si ou percepcionados por
algum.
Desde a dcada de 70 do passado sculo que possvel encontrar diversas referncias a
normas que permitiriam documentar as coleces dos museus de uma forma coerente e
consistente. No entanto, este trabalho tem sido mais moroso do que aconteceu, por
exemplo, nas bibliotecas8 e nos arquivos. A que se deve este atraso? Ser impossvel
construir uma norma para registo e documentao dos acervos dos museus? Um objecto
assim to diferente de um livro ou de documentos de arquivo? Se , em que medida
isso condiciona a sua normalizao?

No prefcio da obra Museum Collections and Todays Computers (CHENDALL e VANCE, 1988).
Nas bibliotecas este processo, como sabido, j conta com muitas definies e com normas
internacionais adoptadas por quase todos os pases.
8

 nossa inteno neste captulo escalpelizar a importncia da existncia de

normalizao nos sistemas de documentao dos museus, bem como abordar o processo
de construo das normas9 nas instncias internacionais de forma a melhor se entender o
ponto de situao actual.
O que ento a normalizao e qual a sua aplicao no mbito do trabalho de
documentao do patrimnio cultural?
Segundo o dicionrio da Texto Editora o termo norma corresponde a:
princpio que serve de regra;
preceito;
lei;
exemplo;
modelo;
mtodo;
lei determinada pelo fundador de uma ordem religiosa;
procedimento, costume ou hbito aceite;
estado habitual;
conjunto de regras de uso relativas s caractersticas de um produto ou de um
mtodo, compiladas com o objectivo de uniformizar e de garantir o seu modo
de funcionamento e a sua segurana;
aquilo que de uso geral, relativamente lngua;
regra de direito, regra jurdica;
Todas estas definies se aplicariam, de uma ou outra forma, ao tema principal deste
trabalho. Afinal a norma existente numa Ordem Religiosa pensada de forma a que os
monges ou as monjas se possam comportar em sociedade segundo determinadas regras
que fazem com que o conjunto funcione, mas concentremo-nos apenas nas por ns
destacadas.
Uma norma dever ser um modelo, um mtodo ou, para usarmos um termo mais forte,
uma lei que deve ser seguida de forma a criar unidade naquilo que, por natureza, no
unitrio. sabido que a diversidade da evidncia material humana, os objectos por ns
criados, dificulta de sobremaneira o trabalho essencial de registo e catalogao a cargo

Referimo-nos s distintas normas usadas em conjunto na documentao de coleces (ex: normas

processuais e normas aplicadas a modelos de base de dados).

10

dos museus10. A forma como um objecto criado, o tempo em que ele foi produzido, a
funo, ou funes, a que se destinava, as pessoas que o utilizaram, entre muitos outros,
so factores que condicionam a anlise presente e, no raras vezes, influenciam a forma
como registamos a informao conhecida relativa a ele. Um objecto resultante de uma
escavao arqueolgica ter, por fora da forma como estudado, uma abordagem de
estudo e classificao diferente de um instrumento cientfico construdo no sculo
XVIII para demonstrar, em contexto de aula, determinado princpio fundamental da
Fsica. No entanto, a lei, ou melhor, a norma a aplicar ao trabalho de documentar um e
outro ter que ser a mesma, sob pena de no existir uma coerncia na anlise de um e
outro que permita, inclusivamente, diferenci-los. Seno vejamos, um e outro objectos
tiveram algum material, ou materiais, na base da sua construo. Tiveram, tambm,
tcnicas de construo associadas que so susceptveis de identificao e classificao.
Foram contrudos com um fim que os distingue, mas que podemos utilizar para os
classificar e determinar a funo a que se destinavam. Um e outro tm dimenses que
importa documentar para melhorar alguns procedimentos do trabalho de museu, por
exemplo, o acondicionamento em reservas.
Embora possamos analisar um conjunto mais vasto de elementos intrnsecos e
extrnsecos aos objectos a incluir na recolha e estruturao de dados existentes sobre
eles, estes exemplos permitem perceber uma ideia de extrema importncia: a norma
deve ser criada para a generalidade dos objectos e no restringida a uma classe
especfica de objectos, uma vez que h conceitos comuns indiferentes s caractersticas
especficas de cada objecto.
ento importante a criao e existncia da normalizao para que a tarefa de
documentao do patrimnio funcione, bem como para conferir as bases necessrias ,
hoje em dia indispensvel, informatizao. No entanto, mais importante do que a
criao de normas a sua posterior utilizao pelas instituies e pelas empresas que
vo criar os produtos (bases de dados e sistemas de gesto de informao) destinados ao
registo e documentao do patrimnio. A normalizao dever ser uma base slida, um
modelo com regras de estruturao de informao definidas que permita que os dados
inseridos sejam depois lidos, indexados, cruzados entre si e, no menos importante,
pesquisados e resgatados de uma forma satisfatria de acordo com os interesses do
10

E, acrescentamos, de outro tipo de instituies que no sendo museus tm tambm a seu cargo esta
tarefa.

11

utilizador comum. Ou seja que os dados se transformem em informao, contribuindo

assim para que o conhecimento do patrimnio cultural possa ser alargado ao maior
nmero de pessoas.
H tambm outros factores importantes resultantes da utilizao da norma. No so
visveis num primeiro momento, mas so determinantes em diversos pontos de um
projecto de documentao de coleces. A partilha de informao, a importncia do
valor da informao a longo termo e a especializao dos recursos humanos so trs
pontos que a utilizao de standards permite pacificar.
Na actualidade so cada vez mais os exemplos de instituies que necessitam de trocar
informaes sobre o patrimnio que tm sua guarda. Uma exposio sobre um dado
autor, por exemplo, mesmo que seja coordenada por determinada instituio, necessita
da colaborao de diversas instituies que detm objectos realizados por ele. A criao
de vocabulrios estruturados para a catalogao e registo dos objectos, bem como para a
procura de certos termos numa pesquisa outro dos factores que implica troca de
informao. Num e noutro exemplo mais do que relevante a utilizao da norma, para
permitir uma comunicao sem rudo, na qual emissor e receptor percebam
fidedignamente a mensagem.
Por outro lado as instituies responsveis pela documentao do patrimnio tm que
estar cada vez mais alerta para o facto de que, mais do que o investimento na compra de
hardware e software ou em consultoria para a criao de um sistema, so essenciais o
tempo e os recursos humanos para a pesquisa de dados e estudo sobre as coleces e sua
introduo numa base de dados informatizada. Deve-se isto ao facto de a tecnologia
estar sujeita a evolues de toda a espcie (hardware e software) o que representa a
contnua migrao e actualizao dos dados para novos e mais funcionais sistemas. A
normalizao ir ser vital para possibilitar a existncia de formatos de exportao dos
dados entre sistemas criados de acordo com a norma vigente11.
Por fim a existncia de normas possibilita a melhor integrao dos recursos humanos
especializados, uma vez que sendo conhecedores de uma norma, como acontece com os
tcnicos de bibliotecas, a recolha e sistematizao dos dados e o seu tratamento eficaz
11

Para este fim contribuem tambm outro tipo de normas de comunicao e informtica que esto em
constante desenvolvimento de entre os quais destacamos o Z39.50 Information Retrieval Protocol (ISO
23950) no mbito da troca de informaes entre dois sistemas. Pode ser consultado em
http://www.niso.org/standards/resources/Z3950_Resources.html. (consultado em 28-07-2006)

12

em bases de dados feita com elevados critrios de qualidade e com custos cada vez
mais reduzidos. de referir que existem, em determinados pases, novas funes em
museus que se reflectem numa cada vez maior especializao nesta matria. Os
registars ingleses so o exemplo perfeito desta situao, porque no sendo especialistas
em Arte, Arqueologia, Msica ou qualquer outra rea, so-no na documentao e
percebem melhor as necessidades tcnicas do processo de digitalizao do patrimnio
que urgente fazer.
Existem trs tipos de normas que podem ser aplicadas aos sistemas de informao para
o patrimnio cultural: as normas tcnicas, as convenes e, por fim, os guidelines ou,
traduzindo, as linhas de orientao (CIDOC, 1995). H entre estas algumas diferenas e
uma gradao que importa reter. As primeiras so as mais exactas e delas dependem
questes to exactas como a frequncia de comunicao entre avies, a voltagem a ser
utilizada no dia-a-dia em casa, o cdigo morse, os prefixos de telefone internacionais
ou, ainda, cdigos informticos como o ASCII que permite o reconhecimento de
caracteres em termos informticos. J as convenes so mais flexveis do que as
primeiras normas. Aqui h lugar para distines relacionadas com a rea ou pas onde a
conveno ser adoptada, sendo certo que, quando aplicadas correctamente, permitem
obter resultados muito satisfatrios. E por fim as linhas de orientao que tm o papel
de modelo para determinada tarefa, procedimento, produto, etc. e com as quais estes se
podem comparar de forma a determinar a sua qualidade final. A ttulo de exemplo
poderamos nomear as linhas de orientao para a escolha de determinado sistema de
informao, ou para percebermos a consistncia de determinado software usado por um
museu. possvel, de forma muito fcil e eficaz, comparar o software de gesto de
coleces existente num museu com as guidelines existentes no CIDOC e saber se o
software que esse museu dispe se enquadra naquelas que so as recomendaes para o
fim a que se destina.
Dentro destes trs grandes grupos de normas vamos encontrar alguns mais especficos
que se aplicam de forma directa aos sistemas de informao utilizados pelos museus.
Uma vez mais segundo o International Committee for Documentation (CIDOC, 2001)
estes dividem-se em quatro principais categorias:
- Normas de sistemas de informao;
- Normas de dados:
13

- Normas de procedimentos;
- Normas de intercmbio de informao (interchange information standards no
original).
Importa sabermos algo mais sobre cada uma destas categorias de normas para
percebermos como so criadas e utilizadas na documentao de patrimnio cultural.
As normas de sistemas de informao permitem definir as funcionalidades necessrias
totalidade do sistema. Na construo destas normas importa saber se pretendemos um
sistema que permita apenas o registo dos objectos ou se, pelo contrrio, iremos registar
toda a informao sobre procedimentos e outras tarefas de responsabilidade do museu,
para que a norma possa ser feita de acordo com esses requisitos. Neste tipo de normas
definem-se as funcionalidades que devem compor o sistema como um todo: a
catalogao e inventrio, a documentao associada, as questes administrativas do
museu e das coleces, a gesto dos recursos existentes entre outros pontos da gesto
corrente de um museu.
As normas de dados (data standards no original) so divididas em trs subcategorias
importantes que constituem o ponto central no trabalho que agora apresentamos. So
estas normas que permitem definir a forma como deve ser construda uma base de dados
ou sistema de informao sobre as coleces do ponto de vista da estrutura de dados e
dos contedos que esta ir integrar.
Estas subcategorias organizam-se da seguinte forma:
- Estrutura de dados (data structure): definio dos campos necessrios para todo o
tipo de informao que o sistema ir comportar e das relaes entre os diferentes
campos e tabelas de informao. Hoje em dia, comum serem utilizadas bases de dados
relacionais12 na construo das estruturas de dados.
- Convenes13 (data contents): definio da forma como os contedos devem ser
inseridos nos distintos campos. Aqui sero descritas todas as convenes utilizadas (por
12

Um sistema de bases de dados onde a informao pode ser acedida e organizada de acordo com as
relaes existentes entre as diferentes tabelas que a compem. Em termos bsicos uma base de dados
com um conjunto de tabelas que contm determinados registos que podem ser relacionadas entre si. Este
tipo de bases de dados facilita a no repetio de informao em distintas tabelas.
13
Traduzimos desta forma a expresso original data contents porque nos parece a designao mais
correcta para este tipo de norma.

14

exemplo nos formatos de data (01-03-2005 ou 2005-01-03) e todas as regras a seguir

pelo utilizador na criao dos registos (por exemplo a determinao dos campos que so
de preenchimento obrigatrio).
- Contedos (data value): definio de que tipo de vocabulrio, thesauri ou listas de
terminologia podem ser associadas a determinados campos e especificaes para
distintos campos com caractersticas particulares (por exemplo, campos utilizados para
transcrever inscries feitas em alfabeto diferente do utilizado normalmente pelo
sistema, como por exemplo, Mandarim, ou Japons).
A definio de um modelo de dados claro e inequvoco algo que ainda no est feito
em Portugal. No h um documento que permita ao museu ou aos fornecedores de
software para gesto de coleces ter uma base de trabalho para a construo de um
sistema de informao para a gesto de coleces e, desta forma, a referncia em
Portugal ter que ser, uma vez mais, o CIDOC.
Em paralelo com as anteriores normas esto as normas de procedimentos, ou seja, os
procedimentos a adoptar pelas pessoas que gerem e utilizam o sistema para que a
informao seja fidedigna e facilite cada vez mais as tarefas do museu.
Neste tipo de normas so definidos procedimentos adoptados para a cedncia e
emprstimo de objectos, procedimentos de incorporao de objectos nas coleces,
normas para a sua marcao, para citar apenas alguns exemplos que possibilitaro ao
sistema agilizar a gesto da coleco. Imaginemos que feito um pedido ao museu para
emprstimo de um objecto. Existe um procedimento reflectido no sistema de
informao a indicar que todos os objectos com mau estado de conservao s podem
ser emprestados se forem recuperados. Nestes casos o software pode, assim que lhe
chegar a indicao que um objecto pedido para emprstimo, verificar o seu estado de
conservao e informar o utilizador desse facto ou, ainda, direccionar o utilizador para a
prxima aco lgica de acordo com o estado de conservao.

15

Por fim temos um conjunto de normas mais tcnicas, mas que no devem ser descuradas
pelos gestores de projectos de documentao nos museus: as normas de intercmbio de
informao14.
este tipo de normas que permite, como acontece h j alguns anos nas bibliotecas, por
exemplo, fazer com que dois ou mais sistemas de informao possam comunicar entre
si dentro da mesma instituio ou em distintas instituies, com as vantagens que da
resultam. Estas regras definem as condies tcnicas para que tal possa acontecer e os
seus resultados dependem em grande parte da utilizao das normas citadas.

14

O projecto da Museum Documentation Association, SPECTRUM XML DTD for collections information
interchange, um exemplo deste tipo de normas. Pode ser consultada mais informao em
http://www.mda.org.uk/spectrum.htm. (consultado em 30-07-2006).

16

Ponto de situao internacional

A abordagem normalizao de documentao e gesto de coleces, neste trabalho, ir
ter como principal fonte a experincia e trabalho do CIDOC, organismo do
International Council of Museums que tem a seu cargo a investigao deste tema e a
criao e divulgao das boas polticas e prticas nesta matria. Assim sendo,
necessrio compreendermos um pouco da histria da criao de normas por este
organismo.
Desde 1978, altura em que foi estabelecido um conjunto mnimo de categorias de
informao para registo dos objectos museolgicos com base numa proposta feita por
Robert G. Chendall e Peter Homulos, existe no mbito do CIDOC um documento de
referncia que viria a ser colocado considerao dos seus membros e recomendada a
sua utilizao s comisses nacionais dos diversos pases que integram o ICOM. Na
altura a necessidade de implementar regras, semelhana das bibliotecas e arquivos,
para a identificao e registo da histria15 da evidncia material humana era imperativa.
Existiam alguns projectos pontuais em diversos museus e pases, mas nunca se tinha
discutido esta questo numa perspectiva mais alargada. O CIDOC o stio ideal para
discutir este tema, no somente por razes de ordem formal, mas principalmente por
contar com algumas centenas de especialistas de mais de 60 pases que trabalham
diariamente na implementao de sistemas de informao para este fim. Entre esses
especialistas encontramos documentalistas, conservadores, registars, analistas de
sistemas informticos, entre outros, que tm como objectivo encontrar uma forma eficaz
de levar a cabo uma das tarefas primordiais nos museus, a documentao e gesto das
suas coleces16.
O trabalho apresentado por Chendall e Homulos em 1978 em Julita, na Sucia, passou a
ser ento a base de trabalho na procura de normas de documentao para os museus
dentro do CIDOC e em algumas iniciativas de mbito nacional. No entanto, entre os
anos de 1980 e 1992 o referido comit desenvolveu o trabalho apresentado em 1978
com base em duas iniciativas distintas: o Data Standard Working Group17 e o Data

15

Entenda-se registo das utilizaes, fabrico ou criao, proprietrios, entre outras categorias de
informao.
16
Na definio de museu (ICOM, 2001) encontramos diversas tarefas atribudas aos museus que sero
impossveis de realizar sem o conhecimento pleno das coleces de cada instituio.
17
http://www.willpowerinfo.myby.co.uk/cidoc/guide/guidefor.htm. (consultado em 31-06-2006).

17

Model Working Group18. Criava-se assim o grupo de trabalho que iria analisar e
construir as distintas categorias de informao para coleces de arte e arqueologia (o
primeiro caso) e o grupo de trabalho que teria a responsabilidade de arquitectar um
modelo de dados que permitisse o registo da informao das coleces. A existncia dos
distintos standards existentes no campo dos museus, j apresentados, possibilitam uma
melhor percepo desta separao em dois grupos.
O trabalho ento desenvolvido permitiu que em 1992, na conferncia do ICOM em
Quebc, se reavaliasse a situao e iniciasse a criao de um documento de boas
prticas nesta matria que pudesse ser difundido e utilizado pelos diversos membros da
instituio. Foi o incio do que hoje conhecido como International Guidelines for
Museum Object Information (CIDOC, 1995), o documento de referncia sobre este
assunto a nvel internacional, apresentado na Conferncia Trienal do ICOM de 1995 em
Stavanger, Noruega. Tambm nesta conferncia foi apresentado o CIDOC Relational
Data Model (CROFTS e REED, 1996) resultante do trabalho do Data Model Working
Group e que se torna o documento basilar na construo de sistemas de informao
capazes de registar e documentar de forma eficiente o patrimnio cultural. A partir de
ento os dois grupos de trabalho foram agregados e surgiu um nico grupo de trabalho
denominado Data Standards Workgroup19 que, no seu relatrio publicado em newsletter
do CIDOC em 1996, afirma a inteno de criar elos de ligao entre alguns grupos de
trabalho que vinham a discutir questes especficas de documentao e os produtos
apresentados em Stavanger, a saber o CIDOCs Archeological Sites Working Group, o
CIDOCs Ethno Working Group, o AFRICOM Project e o International Project on
Documentation Standards for the Protection of Cultural Objects20. Estes ltimos
complementavam o trabalho do grupo com questes especficas sobre documentao de
stios arqueolgicos, de coleces de etnografia e coleces africanas, bem como
questes mais vastas relacionadas com a proteco dos bens culturais.
Coube a Toni Petersen e a Alice Grant, membros de um e outro grupos de trabalho que
se uniram, a tarefa de liderar a equipa incumbida de continuar o trabalho de criao das
categorias de informao para o registo dos objectos de museus. O mtodo de trabalho

18

http://www.willpowerinfo.myby.co.uk/cidoc/guide/guidefor.htm. (consultado em 31-06-2006).

Criado na conferncia do CIDOC de 1993 (Ljubljana, Eslovnia) e tambm designado CIDOC data
and Terminology Working Group.
20
Deste projecto viria a ser produzido o Object ID. Pode ser consultada informao sobre este projecto
em http://www.object-id.com. (consultado em 31-06-2006).
19

18

seguido implicou a reviso das normas internacionais e nacionais vigentes na poca e o

pedido a 19 membros do ICOM de distintos pases para a redaco de uma norma que
posteriormente seria discutida e tratada pelo grupo de trabalho. Mais tarde foram
acrescentados mais 4 contributos relativos a museus de Histria Natural que tm, como
sabido, de ter em considerao a classificao existente para as espcies e
especmenes. Da juno e anlise dos diversos contributos seria criado um primeiro
documento que, em sede da conferncia do CIDOC em 1994, seria discutido pelos mais
diversos especialistas na matria que habitualmente se encontram nestas ocasies. Esse
documento acabaria por ser alvo de uma reviso extensa e passaria a estruturar-se em
distintos elementos:
- as categorias de informao;
- convenes e formatos de introduo dos dados nas categorias;
- terminologia que poderia ser utilizada em cada uma das categorias.
Importa tecer algumas consideraes sobre esta norma para a posterior discusso de
algumas questes no mbito deste trabalho. Em primeiro lugar este documento do
CIDOC incorpora, como atrs foi dito, a experincia de diversos especialistas de
documentao, bem como a experincia de diversos projectos de documentao em
museus. Por outro lado estas normas tiveram em considerao as normas existentes em
alguns pases como os Estados Unidos, o Canad e o Reino Unido das quais falaremos
mais adiante. Por fim e como podemos ler no website do CIDOC (ROBERTS, 2000)
devemos referir que estas mesmas ainda no constituem um produto final e devem ser
tidas em conta como um elemento em construo com todas as vicissitudes decorrentes
do facto, sendo que de evitar que sejam negligenciadas por todas as entidades que
tenham a inteno de criar uma norma prpria21.
No entanto, no foi este o nico caminho seguido pelo CIDOC. Atrs j fizemos
referncia ao CIDOC Relational Data Model que se ir tornar num importante
instrumento para a construo dos sistemas de informao de museus.

21

H alguns pases que criaram tambm normas tendo em conta a adequao das guidelines do CIDOC s
leis e procedimentos que aquelas obrigam no mbito nacional. Espanha e Reino Unido so dois casos que
mais tarde abordaremos.

19

Como podemos ler na introduo do website do CIDOC CRM22 este modelo estabelece
definies e uma estrutura formal para descrever os conceitos implcitos e explcitos e
as relaes usadas na documentao do patrimnio. O objectivo principal criar uma
plataforma de entendimento, uma linguagem, sobre os sistemas de informao de
patrimnio cultural e natural que facilitar a sua concepo, implementao e,
principalmente, a posterior comunicao entre diferentes sistemas de bibliotecas,
arquivos ou museus. Neste momento o CRM j conta com dez anos de experincia,
divididos entre o CIDOC Documentation Standards Working Group e o presente
CIDOC CRM SIG e, depois de admitido, como documento de trabalho norma ISO,
est neste momento na fase final de aprovao como norma ISO com a designao
ISO/PRF 2112723.
Importa retermos algumas consideraes sobre a construo desta norma e a forma
como ela deve ser entendida pelos que a pretendem utilizar, ou implementar, na
documentao do patrimnio cultural. O objectivo do CRM proceder estruturao de
toda a informao cientfica necessria documentao do patrimnio, tendo em vista a
promoo da troca e integrao de informao proveniente de distintas plataformas (ou
sistemas de informao). Assim sendo, e ainda segundo o website deste modelo
(CROFTS, 2003), necessrio esclarecer alguns pontos:
1- o CRM no pode excluir qualquer tipo de informao sobre o patrimnio cultural.
Desde informao til ao utilizador comum, at informao que permite aos
investigadores e conservadores dos museus o desenvolvimento de trabalhos acadmicos
e de investigao, entende-se que qualquer informao importante de reter e, desta
forma, deve ser sempre tida em conta na construo do CRM. A inteno providenciar
o mais nfimo detalhe conhecido sobre o patrimnio a documentar.
2- todo e qualquer tipo de patrimnio cultural guarda dos museus objecto do CRM.
O que inclui, como bvio, a histria natural, os stios arqueolgicos, os monumentos,
a arqueologia, etnografia, etc., no esquecendo as coleces de arte e artes decorativas.
3- a troca de informao entre os museus e os arquivos e bibliotecas, que so as
instituies detentoras da documentao sobre patrimnio cultural, deve ser promovida
22

http://cidoc.ics.forth.gr/index.html (consultado em 07-08-2006).

Prevemos que data de concluso deste trabalho, esta norma esteja aprovada. Poder ser consultado em
http://www.iso.org/iso/en/CatalogueDetailPage.CatalogueDetail?CSNUMBER=34424&scopelist=PROG
RAMME. (consultado em 07-08-2006).
23

20

e a harmonizao deste modelo com os das outras duas instituies entendido como
um caminho extremamente urgente de percorrer.
4- entende-se como fora do mbito deste modelo toda a informao que no seja
directamente relevante para a histria da coleco, de um objecto em particular ou de
algum grupo de objectos, toda a informao de carcter administrativo e de gesto das
instituies museais. A informao sobre nmero de visitantes, pessoal, contabilidade,
etc. encontra-se fora deste modelo.
5- o CIDOC CRM objectivamente construdo para cobrir a documentao que permite
contextualizar o patrimnio. Como as informaes de carcter terico, histrico e
geogrfico associadas a cada um dos objectos so as que conferem a maior parte do seu
valor e significado, atribuda a esta informao a mxima importncia neste modelo.
6- o modelo deve ser entendido como supra institucional e abstrado de qualquer
contexto local, de forma a que possa ser cumprido um dos seus principais objectivos:
permitir a troca e integrao de informao proveniente de diferentes sistemas. Este
objectivo tambm determina a construo e o nvel de detalhe do CRM.
7- este modelo tambm tem a preocupao de se adaptar s tecnologias emergentes, ao
mesmo tempo que se preocupa em permitir a comunicao com os sistemas e
tecnologias j ultrapassados, mas que ainda so utilizados em determinadas instituies.
Em cada um destes pontos est presente, em forma de declarao de princpios, a
maneira como devemos entender e analisar o CRM. Estes constituem a regra de criao
do modelo e permitem a quem o pretende utilizar, perceber de que forma o poder fazer
e quais os pressupostos que foram tidos em conta no CRM.
Para tal h que ter em conta que este documento, muito exaustivo, no produzido com
a inteno de ser seguido risca por todas as instituies. Seguramente uma instituio
que no registe dados sobre coleces de histria natural, no ter que se preocupar em
prever a possibilidade de as registar na sua base de dados. O intuito que o documento
seja uma base de trabalho para quem ir construir o esquema de dados a ser utilizado
pelo museu segundo as necessidades deste. Como se pode ler no documento que

21

apresenta o modelo24 (ICOM/CIDOC CRM Special Interest Group, 2003: ii) [] the
CRM is not aimed at proposing a complete matching of user documentation structures
with the CRM, nor that a user should always implement all CRM concepts and
associations; rather it is intended to leave room for all kinds of extensions to capture
the richness of cultural information, but also for simplifications for reasons of
economy., ou seja, a pretenso no castradora, mas sim a de conseguir uma melhor
estruturao da informao existente em cada instituio acerca do patrimnio que
detm, adequando-a a uma norma.
No sendo o objecto deste trabalho uma anlise mais profunda ao CRM importante
ainda referir que este modelo baseado em linguagem orientada por objectos (object
oriented)

com

classes,

subclasses,

propriedades,

sub-propriedades

que

tm

dependncias umas das outras e que se relacionam entre si. Este tipo de linguagem
permite descrever todo o processo de registo de determinado tipo de informao sobre
qualquer tipologia de patrimnio que se pretenda documentar. Vejamos o seguinte
exemplo:
Uma Aquisio (subclasse) uma Actividade (classe) que por sua vez uma
subclasse de Evento (Super-classe da actividade); assim sendo, quando um museu
compra determinada obra de arte a informao que este processo gera tem que ser
associada a estas trs classes do objecto, sendo que este tem ainda outras propriedades
associadas, como por exemplo, a pessoa que responsvel pela aquisio ou ainda o
propsito que levou a instituio a adquiri-la.
Existindo este esquema de dados associado ao sistema de informao que o museu
utiliza, a informao registada poder ser utilizada nos mais diversos propsitos e
poder ser lida por um outro sistema que siga um esquema baseado no CRM.
Alguns projectos de normalizao encontram-se j compatibilizados com o CIDOC
CRM, dos quais citamos apenas25 o MDA SPECTRUM26, o Dublin Core e o Nazi-era
Provenance Standard27 da Association of American Museums; outros encontram-se
numa fase de adaptao a este modelo e estaro em breve compatveis com ele. Neste
24

Na sua verso 4.2. disponvel em http://cidoc.ics.forth.gr/docs/cidoc_crm_version_4.2.pdf (consultado

em 12-07.2006).
25
A lista de todos os projectos citados no site do Concept Reference Model pode ser consultada em
http://cidoc.ics.forth.gr/scope.html. (consultado em 12-07-2006).
26
http://www.mda.org.uk/spectrum.htm. (consultado em 12-07-2006).
27
http://www.nepip.org. (consultado em 12-07-2006).

22

caso importante referir como exemplo o Consortium for the Computer Interchange of
Museum Documentation28 (CIMI) com o Z39.50 Profile e, entre muitos outros, o The
International Core Data Standard for Archeological and Architectural Heritage29 que
tambm da responsabilidade do CIDOC. H no entanto alguns projectos importantes
que ainda no esto em processo de compatibilizao com o CIDOC CRM, mas que so
dados como desejados no website deste modelo. Podemos encontrar nesta situao
projectos importantssimos como, por exemplo, o Getty CDWA Categories for the
description of Works of Art30 e os Data Dictionaries31 do Canadian Heritage
Information Network.
Para alm destes projectos que mencionamos acima, podemos tambm encontrar,
referenciados no website do CIDOC, um conjunto de iniciativas nas distintas reas da
normalizao de documentao para museus que trabalham em parceria com o CIDOC.
Algumas das referncias a esses projectos podem ser encontradas na pgina do CIDOC
em http://www.willpowerinfo.myby.co.uk/cidoc/stand2.htm#CAIE (consultado em 1508-2006).
Dentro destas destacamos o SPECTRUM, standard de referncia para a documentao
nos museus do Reino Unido, gerido pela Museum Documentation Association (MDA),
reconhecido internacionalmente como um dos documentos mais importantes nesta rea.
Publicado pela primeira vez em 1994, o SPECTRUM tornou-se um standard em 2005
depois de ter sido alvo de uma profunda reflexo por mais de 100 instituies num
processo que se iniciou em 2003. Hoje esta norma aberta a todos os que a pretendam
utilizar e feita de acordo com os requisitos de documentao exigidos para os museus
que pretendem ser creditados oficialmente no Reino Unido pelo The Museums,
Libraries and Archives Council32.
O SPECTRUM dividido em duas seces principais: os procedimentos e os requisitos
de informao. A primeira define os procedimentos que devem ser utilizados nos
museus, em termos de documentao, sempre que um objecto adquirido, emprestado,
transportado, sujeito a uma aco de conservao ou restauro; e a segunda, no menos
28

http://www.cni.org/pub/CIMI/framework.html. (consultado em 12-07-2006).

http://www.willpowerinfo.myby.co.uk/cidoc/arch0.htm. (consultado em 12-07-2006).
30
http://www.getty.edu/research/conducting_research/standards/cdwa/. (consultado em 13-07-2006).
31
http://www.chin.gc.ca/English/Collections_Management/index.html. (consultado em 13-07-2006).
32
Entidade oficial no Reino Unido para a creditao dos museus. Define e desenvolve a estratgia
nacional no mbito dos trs tipos de instituies que tutela. Cf. http://www.mla.gov.uk/. (consultado em
15-08-2006).
29

23

importante, consiste nos requisitos de informao necessrios para a documentao das

coleces. A propriedade do objecto, a sua histria, as aces de restauro a que j foi
sujeito, qual a sua provenincia, entre muitos outros exemplos, so alguns dos tipos de
informao que, tratada de uma forma estruturada e normalizada, permitiro s
instituies museais a sua utilizao para a obteno de um conhecimento aprofundado
das suas coleces. Este standard est j to enraizado que a indstria de software para
museus o tem como referncia essencial na construo dos sistemas de informao a
nvel internacional, sendo uma das principais razes para que a Museum Documentation
Association venha desenvolvendo um esquema de parceria com a indstria para a
criao de aplicaes com base nesta norma que, depois de creditadas, so etiquetadas
como compatveis com o SPECTRUM33.
Mencionamos aqui o SPECTRUM porque um caso que pensamos ser exemplar em
todos os aspectos. No apenas um standard de dados que permite a construo de uma
base de dados, mas principalmente uma norma de procedimentos que permite aos
tcnicos nos museus, mesmo sem um sistema de informao, saber os passos para
documentar uma qualquer aco comum na gesto das coleces.
Um outro caso relevante o espanhol. Em 1998 foi publicada, pela Direccin General
de Bellas Artes y Bienes Culturales, rgo do Ministrio da Cultura Espanhol, a
Normalizacin Documental de Museos: Elementos para una aplicacin informtica
de gestin museogrfica (CARRETERO, 1998), que fruto do trabalho da Comisin
de Normalizacin Documental de Museus presidida por Andrs Carretero Prez e
coordenada por Marina Chinchilla Gomz. O objectivo deste trabalho foi proporcionar
aos museus uma preciosa ajuda no tratamento e gesto da documentao associada ao
patrimnio, de forma a facilitar o seu trabalho dirio e a possibilitar um melhor servio
para investigadores e pblico em geral. Resultou deste documento a criao, pelo
prprio Ministrio, de uma aplicao informtica (designada por DOMUS) que seria
utilizada numa primeira fase pelos museus estatais (tutelados directamente pelo
Ministrio da Cultura espanhol), mas cujo objectivo alcanar o mximo de museus
possvel, independentemente da sua tutela administrativa. Para tal o Ministrio tem
vindo a desenvolver um conjunto de convnios com as comunidades autnomas e com
outras entidades no sentido de criar uma rede que permitir aceder informao de uma

33

http://www.mda.org.uk/memp.htm. (consultado em 15-08-2006).

24

forma coerente e uniformizada34. O mesmo standard permite a todas as empresas que

desenvolvem software, a possibilidade de se compatibilizarem com a norma vigente
para que os seus sistemas de informao possam ser utilizados por um qualquer museu
de Espanha, sem prejuzo de virem a integrar a rede de comunicao, um dos objectivos
principais do Ministrio. A existncia da norma possibilita, como atrs referimos, esta
situao.
Este documento um standard de procedimentos e tambm um standard de dados, uma
vez que a par da descrio dos processos que devem ser seguidos para a correcta
documentao das coleces, fornece tambm a estrutura de dados que necessita de ser
criada (ou compatibilizada) para que uma qualquer aplicao informtica possa cumprir
os requisitos exigidos nesta norma.
importante frisar algumas das consideraes abordadas ao longo deste captulo sobre
a construo de normas e standards. A primeira e, na nossa opinio, a mais importante
de todas que para criar qualquer tipo de normalizao devemos ter sempre em
considerao o trabalho que desenvolvido a nvel internacional sobre esta matria.
No podemos correr o risco de criar uma normalizao que sirva apenas os interesses de
determinado pas, instituio ou mesmo projecto. Um standard deve ser to genrico
quanto possvel e dever ter em conta as normas j estabelecidas internacionalmente e,
no raras vezes, testadas em contexto prtico.
Na construo de uma norma devem ser envolvidas todas as partes que sero
influenciadas pela sua aplicao prtica. Os museus independentemente das tutelas a
que esto associados e os seus profissionais, como bvio, devero liderar este
processo, mas no devero excluir dele as bibliotecas e arquivos, os especialistas em
documentao e em cincia da informao, os especialistas em desenvolvimento de
software e tecnologias associadas documentao, entre outras entidades nas quais
inclumos as empresas que desenvolvero no futuro os sistemas de gesto de bases de
dados segundo a norma que ir ser criada. Neste ponto, o caso do SPECTRUM e das
parcerias criadas com diversas empresas parece-nos ser um exemplo a seguir.

34

Esta situao tem tido, na nossa opinio, reflexos positivos na informatizao das coleces em
Espanha, motivados pela crescente adeso da comunidade museolgica do pas vizinho. Cf.
http://www.mcu.es/jsp/plantilla_wai.jsp?id=613&area=museos&contenido=/museos/col/doc/implantacio
n.html. (consultado em 25-08-2006).

25

O mbito da norma a ser criada no pode ser restringido apenas estrutura de tabelas e
campos a fornecer aos interessados na criao de uma base de dados para o inventrio
das coleces, mas dever ser alargado de modo a incluir procedimentos a seguir pelos
tcnicos de documentao nos museus (thesauri, linguagens e termos a utilizar no
sistema de informao), bem como contemplar as questes tcnicas para possibilitar o
intercmbio de informao entre plataformas e facilitar o acesso a diferentes sistemas a
partir de um nico motor de pesquisa. As questes colocadas por standards que
influenciam a documentao do patrimnio e, consequentemente, a sua normalizao
como, por exemplo, os standards industriais na rea das tecnologias (tipos de ficheiros
que podero ser associados, formatos de imagem a utilizar, formatos de realidade
virtual, tecnologias relacionadas com conservao e restauro, portais para a
disponibilizao da informao) devero ser, obviamente, contemplados tambm.
Uma norma no , no entanto, um processo fechado. uma lei, como referimos no
incio deste captulo que deve ser seguida pela totalidade das instituies para as quais
foi pensada. Mas, como todas as leis, deve estar sujeita a alteraes que a possam
melhorar, no sentido de providenciar as ferramentas adequadas s pessoas e instituies
que a utilizam. Afinal de contas o intuito facilitar o acesso ao conhecimento por
especialistas e pblico em geral e contribuir para a preservao e conservao do
patrimnio nossa guarda.

26

O caso Portugus
Passada em revista a situao internacional, importa agora analisar o ponto de situao
no caso especfico de Portugal no que concerne normalizao da documentao e
gesto do patrimnio museolgico.
Desde os anos oitenta que existem algumas tentativas pontuais de criar um sistema
informatizado de inventrio das coleces. Pontuais porque so iniciativas de apenas
alguns museus e pensadas exclusivamente para dar resposta s necessidades dessas
instituies. Os exemplos mais conhecidos so o Museu Regional de Arqueologia D.
Diogo de Sousa, em Braga, e o do Museu da Cidade, em Lisboa. Estas instituies,
confrontadas com a necessidade de lidar com inmeros registos de objectos e
documentao associada, partiram, a bom tempo, para a construo de um software que
pudesse responder s suas necessidades especficas. Um e outro museu desenvolveram,
com o auxlio de empresas e ferramentas que j existiam no mercado, novos sistemas.
Um outro sistema foi tambm criado pelo Museu de Cincia da Universidade de Lisboa
que se baseou nas ferramentas disponibilizadas pelos sistemas operativos da Apple35
para criar internamente um programa que respondesse s necessidades de um museu de
cincias no que respeita documentao das suas coleces. Estes trs sistemas,
juntamente com um quarto que falaremos mais adiante, foram objecto de estudo de caso
efectuado por Pedro Teotnio Pereira36 no mbito da tese de mestrado apresentada
Universidade Nova em 1996 (PEREIRA, 1996). Nesse estudo, baseado na anlise dos
sistemas ento em uso nos museus referidos, o autor levanta algumas questes
relevantes, como a anlise dos inventrios manuais utilizados anteriormente, a anlise
da normalizao existente a nvel internacional, a normalizao dos sistemas a criar, a
dificuldade em hegemonizar os distintos sistemas e a necessidade de alertar as tutelas
para a importncia fundamental da existncia de um sistema de informao nos museus.
Comecemos ento por abordar algumas questes de carcter mais amplo para melhor
compreender o ponto de situao no nosso pas.

35

Empresa que desenvolve sistemas operativos para computadores e outro tipo de software, bem com os
prprios computadores. Pode obter-se mais informao em http://www.apple.com. (consultado em 03-082006).
36
Neste trabalho feita uma avaliao de quatro casos de estudo, tidos como os principais em 1996, no
desenvolvimento de projectos prticos em que a documentao das coleces e a sua normalizao fosse
o objectivo principal.

27

Fruto de diversas circunstncias, a introduo, em massa, das novas tecnologias na

maior parte das instituies museais portuguesas foi tardia. No vai muito longe o
tempo em que existia apenas um computador para todas as tarefas necessrias a realizar
pelos museus. Normalmente era utilizado nas tarefas administrativas tidas como as mais
importantes pelo seu carcter mais imediato e oficial. Para alm desta situao, ainda h
bem pouco tempo atrs, como to bem demonstra Lus Pequito Antunes no seu trabalho
sobre o ensino da documentao nos cursos de museologia em Portugal (ANTUNES,
2002), intitulado Museus e documentao - Entre a teoria e a prtica: uma
abordagem da realidade portuguesa (1910-1980)37, o ensino desta matria nos cursos
de museologia no considerava a introduo das novas tecnologias numa poca em que
este problema, ou oportunidade se quisermos, j era bastante discutido em diversos
fruns internacionais onde Portugal poderia - e deveria - participar. Por outro lado, a
ausncia de regulamentos, normas ou simples linhas de orientao, criadas de acordo
com as necessidades dos museus e tendo em conta o processo, j avanado, de criao
de normas de mbito internacional sobre esta matria, fazia com que a documentao
das coleces dos museus em Portugal se fosse atrasando cada vez mais. Os inventrios
eram continuadamente feitos em papel, com sistemas de arquivo completamente
ineficazes e desactualizados que exigiam muito mais horas de trabalho para os escassos
recursos humanos que so caracterstica dos museus portugueses.
fcil recordarmo-nos, baseados apenas na nossa experincia profissional, das
dificuldades com que o Museu de Aveiro, onde inicimos a carreira ligada
museologia, vivia neste particular aspecto. Em 1997 ainda no era um museu
contemplado com o programa informtico desenvolvido pelo Instituto Portugus de
Museus e todas as tarefas relacionadas com o inventrio e gesto das coleces eram
feitas em sistemas de arquivo manuais, completamente desajustados s necessidades e,
em alguns casos, completamente desfasados das coleces que deveriam documentar.
Recordamos, como exemplo, o caso de uma coleco de desenhos que, a determinada
altura, foi reclassificada e passou a constar da coleco de gravuras, comprometendo
uma anlise mais profunda da coleco de desenhos e gravuras do museu, bem como de
diversas situaes em que, por falta de actualizao de dados nas fichas respectivas, se
perdiam informaes importantssimas para a histria dos objectos guarda da
37

Neste trabalho avaliada a relao entre o ensino da documentao em museus ao longo do perodo
temporal mencionado e estabelecida uma comparao, que nos parece muito pertinente, com os resultados
que esse ensino consegue na prtica dos profissionais de museus.

28

instituio. Em alguns casos de objectos com menor relevncia, por vezes, nem a sua
localizao era conhecida. Tais situaes, certamente, no acontecem apenas em
determinado museu. So fruto de uma diminuta capacidade dos museus em termos
tcnicos e humanos para cumprirem uma das suas principais misses: a identificao e
estudo da cultura material que lhe est confiada.
Desta forma, em meados dos anos 90, foi criado um projecto dentro do Instituto
Portugus de Museus que tinha como propsito dotar os museus tutelados pela
administrao central com um programa que pudesse alcanar os objectivos de uma
melhor inventariao e gesto das coleces das referidas instituies. Esse programa,
designado Matriz38, hoje a ferramenta utilizada pelos museus tutelados pelo IPM, bem
como por um conjunto de outras instituies no pas, e j uma plataforma
desenvolvida e comercializada por uma empresa privada. Sucede que, neste processo de
criao de uma ferramenta informtica que pudesse, a curto prazo, resolver um dos
principais problemas da documentao nos museus, a

sua informatizao, foram

esquecidas algumas etapas e consideraes de extrema importncia sobre este assunto.

De modo que hoje em dia no exista ainda em Portugal o que se poderia chamar,
semelhana do caso espanhol, uma normalizao documental

dos museus

portugueses. Ou seja, um documento tcnico que contenha em si definies de

estruturas de bases de dados, bem como procedimentos a adoptar pelos museus na
gesto das suas coleces ou, pelo menos, algumas linhas de orientao nesta matria39.
No entanto, apercebendo-se o IPM da necessidade de criar algumas normas para os
utilizadores deste sistema de informao, criaram-se a posteriori um conjunto de
documentos, intitulados Normas de Inventrio, que rene alguns dos procedimentos a
adoptar nas tarefas de inventrio das coleces, baseadas ainda na aplicao Matriz,
utilizada pelo referido instituto. Estas normas de inventrio so, em todo o caso,
limitadas. So-no porque se referem especificamente a determinadas categorias de
objectos, includas em trs grandes super-categorias criadas na definio do programa
Matriz: Artes e artes decorativas, Arqueologia e Etnologia, descurando reas como a

38

Podero ser obtidas mais informaes sobre este programa de gesto de coleces em
http://www.ipmuseus.pt/pt/iniciativas/i24427/TA.aspx (consultado em 10-09-2006) ou ainda na pgina da
empresa que agora o comercializa em http://matriz.pararede.com (consultado em 10-09-2006).
39
Nesta linha poderamos citar o SPECTRUM, da Museum Documentation Association do Reino Unido,
que tido internacionalmente como um bom exemplo a seguir.

29

dos museus de cincia, de transportes, de histria natural, entre outros ainda com
alguma representatividade no tecido museal nacional.
Apesar disso estas normas sero, na nossa perspectiva uma excelente ferramenta de
trabalho para os colaboradores de todos os museus, devendo servir de base para um
trabalho mais aprofundado na definio de procedimentos a adoptar pela generalidade
dos museus quando confrontados com coleces desta natureza. O Matriz e a sua
utilizao pelos museus tutelados pelo IPM foi o quarto caso de estudo de Teotnio
Pereira que atrs referimos. Desde a apresentao da tese deste autor at aos nossos
dias, a aplicao foi alvo de uma evoluo de carcter tecnolgico, mantendo-se
estruturalmente quase inalterada.
Um outro sistema de informao, com alguma relevncia no processo de inventrio e
gesto do patrimnio guarda dos museus, e que no foi estudado por Teotnio Pereira
dado que se encontrava em fase embrionria, aquele que foi criado em parceria pela
Sistemas do Futuro e pela Polcia Judiciria do Porto (Ncleo de Furtos de Obras de
Arte), mais comummente conhecido como In arte. Esta aplicao, actualmente com uma
verso mais complexa, conta desde 1996 com um crescente nmero de museus como
utilizadores e tem sido, a par do Matriz nos museus tutelados pelo IPM, a principal
ferramenta utilizada para a documentao do patrimnio em Portugal. Substituiu os trs
sistemas que foram alvo de estudo por Teotnio Pereira em 1996, nomeadamente o do
Museu da Cidade de Lisboa, o do Museu Regional de Arqueologia D. Diogo de Sousa40
e o do Museu de Cincia da Universidade de Lisboa, e tem-se afirmado como um
sistema de informao eficaz nos museus que o utilizam. Contribui para tal o facto da
Sistemas do Futuro organizar, periodicamente, encontros cientficos em que o principal
objecto de discusso so os assuntos relacionados com a documentao das coleces e
a sua normalizao.
Passando alm dos distintos sistemas de informao e do seu contributo para o
desenvolvimento deste tema especfico, queramos mencionar aqui o importante papel
que alguns encontros e conferncias tm tido na chamada de ateno dos responsveis,
para as questes da normalizao associada documentao do patrimnio. Neste
domnio gostaramos de referir em particular um encontro realizado no ido ano de 1999,
no Museu Alberto Sampaio e na Biblioteca Raul Brando, em Guimares, onde, pela
40

Este museu utiliza os dois sistemas mencionados. Um por fazer parte dos museus tutelados pelo IPM e
outro atravs de um protocolo com a Universidade do Minho.

30

primeira vez, se discutiu em larga escala o tema Normalizao em Museus que

inclusivamente deu nome ao seminrio. Neste encontro foram discutidos diversos
assuntos relacionados com a escassa normalizao existente nos museus e apenas
lamentamos o facto de no ter sido dada alguma continuidade com os grupos de
trabalho que naquela altura foram criados (BRITO, 1999). No entanto, foi uma espcie
de pontap de sada para a discusso e alerta sobre as questes tratadas neste trabalho.
No passada dcada de 90 foram dados, como se poder observar, vrios passos
importantes no que diz respeito normalizao em Portugal, mas com o despontar do
novo milnio a situao do panorama museolgico nacional iria sofrer algumas
mudanas. Vejamos quais.
No incio desta dcada foi criada, como estrutura de projecto dentro do IPM, a Rede
Portuguesa de Museus com a pretenso de se tornar um sistema organizado, baseado
na adeso voluntria, configurado de forma progressiva e que visa a descentralizao, a
mediao, a qualificao e a cooperao entre museus41. Esta estrutura de projecto,
hoje transformada em estrutura de misso pela Resoluo do Conselho de Ministros, n.
117/2005 de 30 de Junho de 2005, tem como objectivos a valorizao e a qualificao
da realidade museolgica nacional, a cooperao institucional e a articulao entre
museus, a descentralizao de recursos, o planeamento e a racionalizao dos
investimentos pblicos em museus, a difuso da informao relativa aos museus, a
promoo do rigor e do profissionalismo das prticas museolgicas e das tcnicas
museogrficas e o fomento da articulao entre museus42. Para alcanar com sucesso
estes objectivos a RPM foi dotada de um instrumento muito til que permitir certificar
qualitativamente os museus em Portugal que a credenciao dos museus, prevista no
Despacho Normativo n.3/2006, de a 25 de Janeiro de 2006, onde exigido (aos museus
que queiram ser certificados) o cumprimento de todas as funes museolgicas
estabelecidas pela Lei Quadro dos Museus Portugueses43, bem como a existncia de
meios humanos, financeiros e fsicos para que o museu possa cumprir a sua misso.
Estes instrumentos legais, bem como todas as iniciativas da RPM em relao ao
inventrio e gesto das coleces nos museus tm sido importantes contributos para a
percepo da importncia desta funo nos museus. A prpria Lei Quadro dos Museus
41

Cf. http://www.rpmuseus-pt.org (consultado em 10-09-2006).

Objectivos da RPM consultados no site da referida instituio em http://www.rpmuseus-pt.org
(consultado em 10-09-2006).
43
Lei n. 47/2004, de 19 de Agosto de 2004.
42

31

tem, na seco IV, artigo 15. e seguintes, referncias bastante explcitas em relao ao
inventrio e documentao das coleces e patrimnio guarda dos museus, bem
como sua informatizao, incluindo alguns conceitos como a diferenciao do
inventrio dos bens pblicos e dos bens particulares. Contudo continuamos a notar a
inexistncia a nvel nacional de uma, ou mais44, normas que apontem caminhos a seguir
pelos museus na documentao e gesto das suas coleces e por todo o tipo de
entidades que, de alguma forma, esto relacionadas com esta funo essencial. Essa
ausncia e o seu prolongamento so, como mencionmos atrs, uma das principais
causas do atraso que existe em relao a outros pases mais avanados nesta matria
como o Reino Unido, os Estados Unidos da Amrica e, at, a vizinha Espanha, onde j
se encontra publicada pelo Ministrio da Cultura a Normalizacin documental de
museos qual os museus podem recorrer para criar e comparar sistemas de informao
para a documentao do seu patrimnio.
A tarefa complexa, mas de extrema importncia. Nos dias de hoje seria importante
existir uma norma que, de acordo com a normalizao internacional (nas suas mais
diversas vertentes), pudesse responder s necessidades do tecido museolgico nacional
e possibilitar a todos os museus e seus profissionais o acesso a um documento simples e
eficaz para a compreenso das diversas questes tcnicas presentes na documentao.

44

Referimos aqui uma ou mais normas no sentido de poderem coexistir normas de procedimentos,
normas de estruturas de dados ou outras normas que se venham a considerar importantes para a
documentao do patrimnio no nosso pas.

32

Inqurito sobre documentao e gesto de

coleces

33

34

Metodologia adoptada
O Inqurito aos museus em Portugal realizado no final da dcada passada teve uma
repercusso enorme na comunidade museolgica nacional. Em boa hora o Instituto
Portugus de Museus decidiu juntar-se ao Observatrio das Actividades Culturais para
perceber qual era, altura, o real panorama dos museus em Portugal. Antes deste
inqurito o conhecimento existente sobre os museus portugueses era insuficiente e raras
vezes encontrvamos uma base de dados que obedecesse, como refere Raquel
Henriques da Silva na apresentao daquele trabalho (SILVA, 2000: 11), a critrios
homogneos de definio e aplicao do conceito de museu e a sua adaptao
realidade portuguesa.
Importava altura saber quantos museus existiam no pas que so realmente museus45,
quais as entidades que os tutelavam, que misses tinham, quais os objectivos enquanto
instituio, onde se localizavam, quais os meios tcnicos que dispunham, que recursos
financeiros e humanos estavam sua disposio, que caractersticas se podiam
encontrar nos seus acervos, como executavam a misso de estudar, conservar e divulgar
o patrimnio sua guarda, entre muitos outros factores, mas onde tambm eram
consideradas as acessibilidades, os servios extra que ofereciam ao pblico e as
perspectivas de desenvolvimento a curto e mdio prazo. Alguns destes dados, na nossa
opinio a grande maioria, no se podiam aferir de modo cientfico e da esta importante
deciso do IPM ter sido uma das melhores tomadas por aquele organismo nos ltimos
tempos. Nada como conhecer a realidade, com os seus pontos bons e fracos, para se
poder decidir e traar um rumo para a poltica museolgica nacional.
Para alm deste trabalho inicial, do qual no nos cansamos de repetir a importncia, o
IPM teve tambm o mrito de lhe dar continuidade, estabelecendo uma parceria com o
OAC e o INE tendo em vista a constante actualizao dos dados deste primeiro
inqurito, que veio a dar os seus frutos com a publicao do trabalho O panorama
museolgico em Portugal 2000-2003 (SANTOS, 2005), no qual foi publicada a
continuao da anlise dos dados relativa aos anos posteriores concluso do primeiro
inqurito.

45

No o sendo apenas pela utilizao da palavra Museu na sua designao, mas por cumprirem os
pressupostos da definio consagrada pelo ICOM e que Portugal preconiza.

35

Tendo por ponto de partida estes pressupostos, pareceu-nos bvia a resposta pergunta,
colocada no incio desta investigao, sobre o mtodo a utilizar para encontrar as
respostas ao tema por ns escolhido. Qual a melhor forma de encontrar a resposta para o
caminho que deve seguir o inventrio e gesto das coleces, do que o perguntar
directamente aos mais interessados? Claro que algumas das respostas que procurmos j
se encontravam no inqurito feito pelo IPM, mas para este estudo necessitamos de
aprofundar o conhecimento da realidade no que diz respeito gesto das coleces, aos
recursos disponveis nos museus para a execuo desta tarefa, bem como, ao papel da
tecnologia nesta actividade.
Outra razo que nos levou a enveredar pelo caminho do inqurito nesta tese, prendeu-se
com a necessidade de procurar algumas respostas a questes para as quais apenas
tnhamos informao de carcter emprico fruto do nosso trabalho, ao longo dos ltimos
10 anos, junto dos diversos museus. J em 1997, ainda o Museu de Aveiro no estava a
trabalhar com o programa Matriz, nos debatamos diariamente com a dificuldade de
obter informao sobre a coleco de gravura nos diversos repositrios de informao,
em papel, que tinham sido criados ao longo do tempo para registar os dados referentes a
esta pequena parte do acervo do museu aveirense. Os antigos inventrios em papel eram
confusos e continham informao errnea, mas a procura de informao era o trabalho
mais penoso. Invariavelmente tnhamos de percorrer todas as fichas para encontrar
apenas aquelas que continham os dados pretendidos, para alm de o cruzamento de
dados para encontrar determinada informao ser uma tarefa quase impossvel pela
morosidade que acarretava. Mais tarde viramos a constatar estas, e muitas outras,
dificuldades nos diversos museus com os quais temos colaborado na nossa actividade
profissional, mas importava neste trabalho aferir essas dificuldades, encontrar as suas
causas e, mais frente, tentar encontrar algumas propostas que pretendem solucionar os
problemas detectados.
Pensamos ser do conhecimento geral que os inventrios dos museus e a sua
informatizao tm tido um desenvolvimento relevante na ltima dcada, potenciados
pelo rpido crescimento e implementao tecnolgica que coloca ao dispor, desta e de
outras reas do trabalho museal, um maior nmero de recursos e ferramentas. Por outro
lado tambm deve ser considerado o investimento, facilitado pela disponibilizao de
fundos comunitrios destinados rea do patrimnio, em termos financeiros e de
recursos humanos que as entidades de tutela tm reservado para o inventrio do
36

patrimnio cultural. A visibilidade deste trabalho est tambm a aumentar. J existem

websites46 onde podemos consultar a informao registada nas coleces dos museus,
mas tambm tem sido recorrente assistir a comunicaes de algumas instituies47 em
diversas conferncias sobre o inventrio que esto a produzir.

Construo do universo
Debatemo-nos com algumas dvidas nos critrios de escolha da amostra que iramos
utilizar neste trabalho. primeira vista, a escolha recairia no critrio utilizado pelo IPM
na incluso dos museus no Inqurito aos Museus em Portugal (SILVA, 2000: 29-30),
mas tal escolha resultaria num universo maior do que poderamos analisar no espao
temporal disponvel para este trabalho. Analisar as respostas dos 680 casos
considerados elegveis para o referido inqurito pareceu-nos despropositado. Havia que
reduzir o nosso universo, tendo em conta o objectivo e os prazos inerentes a uma tese de
mestrado. claro que a diminuio do universo que pretendamos inquirir poder trazer
o perigo de alguma da informao no poder ser entendida num contexto alargado, ou
seja, a anlise produzida com as respostas obtidas ter sempre que ter em conta a
amostra utilizada e, por isso, procuraremos nunca cair na tentao bvia de extrapolar
alguns dos dados e informao recolhida.
O objectivo principal deste trabalho contribuir para uma melhor eficcia e
desenvolvimento do registo, documentao e gesto do patrimnio mvel guarda dos
museus. Pretendemos propor um mtodo de trabalho que possibilite a optimizao desta
importante rea de trabalho, procurando saber assim que museus eram, altura de
recolha de informao, a referncia em Portugal. A escolha dos museus que
compunham ento a Rede Portuguesa de Museus pareceu-nos ser a mais apropriada e
sensata pela seguinte ordem de razes:
- so instituies que correspondem a alguns critrios de qualidade definidos
pelo organismo estatal responsvel para esta rea;
- entre esses critrios est a obrigatoriedade de existncia de um quadro de
pessoal com formao na rea da museologia;

46

Apenas a ttulo de exemplo, cf. o MatrizNet em http://www.matriznet.ipmuseus.pt e a coleco online

do Museu da Olaria em www.museuolaria.org.
47
Cf. o programa do Workshop Informatizao e divulgao de acervos cientficos disponvel em
http://www.sistemasfuturo.pt/eitec/workshop.pdf (consultado em 30-11-2006).

37

- tm definido como um dos principais critrios, sendo tambm um objectivo, a

informatizao do inventrio das coleces que tm sua guarda;
- sendo um grupo reduzido de museus (120 segundo lista fornecida pela RPM48),
contm uma razovel amostra de diferentes tutelas, regies e, acima de tudo, de
tipologias (ou categorias) de coleces.
Desta forma encontramos um primeiro grupo do que viria a ser o universo deste
inqurito, ao qual decidimos juntar os museus das Cmaras de Lisboa49 e Cascais por
sabermos do seu empenhamento, passado e presente, na informatizao dos inventrios
do patrimnio mvel geridos pelas referidas entidades e, tambm, os museus tutelados
pelas universidades de Coimbra e do Porto por sabermos se encontrarem a desenvolver
projectos ambiciosos nesta matria e porque teramos dados mais relevantes em relao
aos museus tutelados por Universidades50. Ao todo so mais 3351 casos, a juntar aos
120, segundo uma lista que tambm foi solicitada RPM. Temos assim um universo
com 153 casos que analismos numa primeira fase, segundo alguns pressupostos que
tnhamos como base para o desenvolvimento da nossa investigao.
Um desses pressupostos seria a ferramenta de trabalho para recolha de dados. Numa
primeira fase chegamos a pensar utilizar uma ferramenta de inqurito baseada em
algumas aplicaes existentes na Internet que permitem a resposta online. No entanto,
so ferramentas que, apesar de extraordinariamente teis, no contemplam ainda
algumas questes como autenticao do museu que estaria a introduzir a resposta
(essencial para este trabalho), e trazem um conjunto de dificuldades ao preenchimento
do inqurito que nos preocuparam. Assim decidimos construir o inqurito e envi-lo por
e-mail a todas as instituies. Sendo uma forma oficial e banal, nos nossos dias, de
comunicao pareceu-nos a ferramenta mais apropriada, sabendo partida que teramos
um maior trabalho no tratamento da informao constante nas respostas. No entanto, e
mesmo sendo um meio oficial de comunicao, ainda existem algumas instituies que
resistem introduo desta tecnologia e deparmo-nos com a dificuldade de no ter

48

Cf. Anexo 1.
A Cmara Municipal de Lisboa, atravs do Museu da Cidade, foi uma das primeiras instituies no pas
a ter o inventrio das suas coleces informatizado atravs de uma aplicao que funcionava no sistema
operativo MS-DOS. Pedro Teotnio Pereira, j em 1996, na sua tese de mestrado o abordou como estudo
de caso (PEREIRA, 1996).
50
Dentro dos 120 museus presentes na listagem fornecida pela RPM, apenas trs tm este tipo de tutela.
A saber, o Museu de Cincia da Universidade de Lisboa, o Museu dos Lanifcios da Universidade da
Beira Interior e o Museu Nogueira da Silva, em Braga, tutelado pela Universidade do Minho.
51
Cf. Anexo 2.
49

38

para onde enviar o inqurito (via correio electrnico) para um total de 35 instituies52
que no tinham, nos ficheiros cedidos pela RPM, o endereo electrnico preenchido.
Esta dificuldade obrigou-nos a procurar os endereos electrnicos dessas instituies
para perceber se no existiriam mesmo ou se, pelo contrrio, existiam, mas no eram do
conhecimento da RPM. Aps esta pesquisa ficamos com um total de 143 instituies53
das quais conseguimos obter algum endereo electrnico atravs de pesquisa na
Internet, nas pginas das instituies de tutela ou atravs de outro tipo de fontes de
informao.
Nestas 143 instituies procedemos, aps um primeiro contacto com os dados
fornecidos pela RPM, a algumas adequaes resultantes dos conhecimentos que
tnhamos previamente sobre os museus que pretenderamos incluir no nosso universo.
Para citar apenas um exemplo: do confronto dos dados enviados pela RPM com os
museus existentes na Cmara Municipal de Cascais resultou a excluso de trs museus54
que no fazem ainda parte do projecto de inventrio dos museus de Cascais e a incluso
de outros dois55 que tm vindo a trabalhar nesse projecto. Num outro caso tivemos
tambm que incluir o Museu do Vinho do Porto, tutelado pela Cmara Municipal do
Porto, que, fazendo parte dos museus da cidade do Porto, mas no constando na
listagem fornecida pela RPM, enviou oportunamente a resposta ao inqurito. Ficamos
ento com um total de 143 instituies que, obedecendo aos critrios atrs expostos,
constituiro o universo utilizado neste estudo.

Construo do inqurito
Segundo William Foddy, no prefcio sua obra Como Perguntar, ... a teoria relativa
ao modo de questionar no progrediu tanto quanto seria desejvel. Apesar de alguns
estudos terem permitido aumentar o nosso conhecimento sobre o processo perguntaresposta, so poucos os sinais de progressos significativos nas estratgias seguidas pelos
cientistas sociais. (FODDY, 2002: xiv). Segundo o mesmo autor so dois os principais
52

Cf. Anexo 3.
Sendo que para algumas delas o e-mail se repete, como se verifica nos casos dos museus dependentes
das Cmaras do Porto, Lisboa e Cascais.
54
Espao da Memria dos Exlios, Moinho de Armao Tipo Americano e o Ncleo Museolgico do
Forte de S. Jorge dos Oitavos so os espaos excludos.
55
Casa Museu Reynaldo dos Santos/Irene Quilh e futuro Museu Municipal de Arqueologia que, muito
embora esteja em fase de projecto, conta j com um trabalho bastante aprofundado no inventrio das
coleces de arqueologia do concelho de Cascais.
53

39

motivos para falta de preocupao com o processo de construo da pergunta. A procura

de resultados imediatos (e a dependncia relativamente a eles por parte de quem
encomenda questionrios e estudos de opinio por questes econmicas ou polticas) e
o crescente aumento de profisses e cincias sociais que recorrem a este mtodo sem
que exista preocupao sobre as metodologias adoptadas para a recolha de informao.
Ainda segundo o mesmo autor [...] a investigao social tem confiado no senso comum
e num pequeno conjunto de regras que decorrem da experincia colectiva entretanto
acumulada. Poucas tentativas se fizeram para integrar os problemas metodolgicos que
tm sido discutidos na literatura disponvel e menos ainda tm sido os esforos para
aplicar as concluses que vo sendo avanadas. (FODDY, 2002: xiv)
No entanto a discusso sobre a investigao conduzida por questionrio tem sido
orientada pelos pressupostos (FODDY, 2002: 14) apresentados a seguir, que pensamos
serem teis para ter em conta na construo e posterior anlise dos resultados do
inqurito utilizado neste trabalho. So eles:
1. o investigador pode definir com preciso o tpico relativamente ao qual
pretende informao;
2. os inquiridos detm a informao que o investigador pretende obter;
3. os inquiridos podem disponibilizar a informao que solicitada no quadro
das condies particulares impostas pelo processo de pesquisa;
4. os inquiridos podem compreender todas e cada uma das perguntas
exactamente como o investigador pretende que elas sejam entendidas;
5. os inquiridos querem (ou so susceptveis de ser motivados para) fornecer a
informao solicitada pela investigao;
6. as respostas tm maior validade se os inquiridos no conhecerem as razes
pelas quais a pergunta feita;
7. as respostas dos inquiridos a determinada pergunta tm maior validade se no
forem as sugeridas pelo investigador;
8. a situao de pesquisa, por si s, no influencia as respostas fornecidas pelos
inquiridos;
9. em si mesmo, o processo de responder s perguntas no interfere com as
opinies, crenas e atitudes dos inquiridos;
10. as respostas de diferentes inquiridos a determinada pergunta podem ser
validamente comparadas entre si.
40

Atentos a estes importantes pressupostos enumerados por Foddy, bem como a outras
questes relativas aos modelos de comportamento pergunta-resposta explanados por
aquele autor, decidimos construir um inqurito que tinha como ponto de partida a
obteno da maior informao possvel sobre os processos de inventrio e gesto de
coleces dos museus que compem o universo que nos propusemos estudar.
Numa primeira fase decidimos consultar os inquritos existentes at altura da
construo do nosso e utilizar alguns dos pressupostos neles seguidos. Para tal o
Inqurito aos Museus em Portugal, publicado em 2000, e a sua actualizao, fruto de
um protocolo j referido entre o IPM, o Observatrio das Actividades Culturais e o
Instituto Nacional de Estatstica, publicada na edio Panorama Museolgico em
Portugal (2000-2003) foram importantes fontes de recolha de informao para a
elaborao das perguntas. Obviamente que o mbito daqueles dois trabalhos bastante
mais lato do que o que nos propomos seguir nesta dissertao, mas algumas das
questes a colocadas, bem como os resultados apresentados, so referncias que
importa considerar em qualquer investigao em que o mtodo seguido seja o de
questionrio.
Assim decidimos dividir o nosso questionrio em 5 partes distintas56, antecipadas de
uma parte genrica em que se pedia a identificao do museu e do responsvel pelo
preenchimento do inqurito. Na identificao do museu eram pedidos tambm alguns
dados como a tutela, localizao administrativa, ano de criao e horrio de abertura ao
pblico, que nos permitiriam, a posteriori, cruzar essa informao com a obtida nos
cinco grandes grupos de perguntas.
O restante inqurito estava ento organizado em cinco grandes grupos de perguntas
relativas a cinco pontos que considermos essenciais para o desenvolvimento do nosso
trabalho. A saber:
1. Coleces
2. Bases de dados
3. Recursos logsticos
4. Recursos humanos
5. Comunicao
56

Cf. Anexo 5

41

Entre todos estes grupos h um denominador comum. ele a sua relao com o
trabalho de gesto de coleces como elemento fundamental no cumprimento da misso
que todos os museus esto obrigados, segundo a definio de museu do ICOM57. No
entanto importa analisar cada conjunto de perguntas separadamente.
O primeiro grupo de perguntas centrou-se na caracterizao das coleces existentes em
cada instituio. Foram consideradas questes como o tipo, ou categorias, de
coleces58 existentes nos museus e qual a coleco que se destacava no universo de
cada museu, a quantificao das coleces e o tipo de informao existente
relativamente aos objectos que se encontram registados em bases de dados, assim como
sobre determinados aspectos relativos ao arquivo fotogrfico do acervo. Este conjunto
de questes possibilita uma posterior anlise quantitativa da totalidade dos acervos da
amostra deste inqurito e permitir medir, com as devidas precaues, o grau de
prioridade que os museus atribuem a esta importante tarefa, quando comparada a
informao obtida com a de outros grupos. A caracterizao das coleces permitir
tambm perceber quais os museus que mais dificuldades tm na realizao dos
inventrios e gesto de coleces e a relao deste factor com o tipo ou categorias de
coleces, com o empenhamento das tutelas, etc.
As questes aqui colocadas so maioritariamente fechadas, no entanto, a ltima questo
deste grupo ser a que nos colocar mais problemas de anlise por se tratar de uma
resposta mista. fechada, mas pede a opinio da instituio que responde atravs da
justificao da sua resposta.
O segundo grupo de questes centra-se no tema das bases de dados. So colocadas
diversas perguntas de forma a saber que base de dados utilizada, quem a produziu e
que qualificaes tinha para o fazer, se a instituio pode aferir a sua qualidade com
base nas normas internacionais vigentes e ainda algumas caractersticas da sua
utilizao, como por exemplo, que tipos de campos ou categorias de informao so
mais utilizadas pelos tcnicos do museu, se contempla a utilizao de thesauri ou outras

57

Um museu uma instituio permanente, sem fins lucrativos, ao servio da sociedade e do seu
desenvolvimento, aberto ao pblico, e que adquire, conserva, estuda, comunica e expe testemunhos
materiais do homem e do seu meio ambiente, tendo em vista o estudo, a educao e a fruio. ICOM
Portugal http://www.icom-portugal.org (consultado em 30-01-2007).
58
Esta questo seguiu a classificao de coleces proposta no inqurito realizado entre 1998-2000 pelo
Instituto Portugus de Museus cujos resultados foram publicados no Inqurito aos Museus em Portugal.

42

ferramentas de auxlio introduo de dados, se contempla campos de informao

obrigatria ou, ainda, o grau de satisfao das instituies com o sistema utilizado.
importante referir que este grupo de perguntas o mais extenso e o mais complexo de
responder. A pergunta que suscitou mais dvidas nas respostas59 encontra-se neste
grupo e , ao mesmo tempo, uma das perguntas centrais do questionrio porque permite
avaliar de certa forma quais as informaes importantes para os museus no registo do
patrimnio sua guarda. No entanto, o grupo de questes que nos permitir avaliar,
confrontado com os restantes como no poderia deixar de ser, qual o melhor caminho a
seguir para a concluso das tarefas que se prendem directamente com o inventrio.
Desde o processo de escolha do sistema/base de dados a utilizar pelo museu, at sua
utilizao final podem ser retirados daqui alguns dados importantes para as concluses
deste trabalho. A definio de uma norma no que concerne estrutura de dados60 ser
retirada, em grande parte, da anlise dos dados recolhidos neste grupo de perguntas.
Maioritariamente, as questes apresentadas no grupo 2 so fechadas, dado que
permitem uma anlise directa e matemtica do ponto de vista estatstico, mas tambm
inclumos algumas questes abertas no final desta parte, porque no nos era possvel
determinar quais eram, a ttulo de exemplo apenas, os thesauri utilizados ou se que
seriam de todo utilizados alguns em cada museu.
O terceiro grupo de perguntas no nosso questionrio direccionado aos recursos
logsticos existentes em cada instituio directamente relacionados com o inventrio e
gesto de coleces. A importncia deste grupo na avaliao dos resultados finais do
inqurito determinante. sabido por todos quais as dificuldades em termos de
recursos que so vividas nos museus em Portugal, mas fazendo este grupo de museus
parte da RPM, quais as condies existentes em cada uma destas instituies para o
desenvolvimento de um trabalho da importncia que devida ao inventrio? As
questes centram-se nos recursos tecnolgicos, dado que o que pretendemos obter so
informaes sobre os recursos utilizados no inventrio, mas seria importante existir
uma anlise das capacidades de cada uma destas e outras instituies nos recursos
relativos conservao e restauro, para citar apenas um exemplo.

59

A pergunta a 2.9 do inqurito aos museus. Cf. anexo 5.

A normalizao referente estrutura de dados corresponde a um dos trs tipos de normalizao por ns
referidos em anterior captulo sobre o ponto de situao internacional da normalizao documental de
museus.

60

43

Uma vez mais as questes apresentadas so maioritariamente fechadas, sendo que nos
vimos na necessidade de abrir lugar nas, ltimas duas questes, a respostas abertas.
Um outro tipo de recursos afectos ao inventrio que no podamos deixar de tentar
avaliar o dos recursos humanos existentes nas diversas instituies afectos, directa ou
indirectamente, gesto das coleces. Qual a quantidade de tcnicos afectos a esta
tarefa? Que ligao contratual existe com a instituio? Que grau de formao tem cada
um desses tcnicos? Que colaboraes so mantidas com especialistas nas mais diversas
reas importantes para a documentao de coleces? Quais as tutelas que melhor
utilizam os seus recursos? So apropriados para este trabalho? Estas foram algumas das
questes s quais pretendamos obter respostas para posterior anlise.
Foi preocupao constante, como de resto se percebe nos grupos anteriores, a utilizao
do maior nmero de perguntas fechadas neste questionrio. Alis, s desta forma
poderamos tratar os dados de uma forma eficaz e de acordo com o tempo disponvel
para esta investigao. Assim, uma vez mais temos uma maioria de perguntas fechadas,
s quais se junta, quando conveniente para obter uma resposta mais sincera por parte
dos inquiridos, uma segunda parte da questo que possibilita respostas no
condicionadas. o caso das questes 4.2 e 4.3 que permitem outra resposta, alm dos
graus acadmicos mencionados e das categorias profissionais dos colaboradores
externos.
O ltimo grupo de questes relaciona-se com algo que relativamente recente em
Portugal, mas que comea a ser cada vez mais uma realidade quotidiana para grande
parte dos inquiridos. A utilizao da informao existente nas bases de dados para a
comunicao com o exterior e como meio de divulgao do patrimnio que o museu
salvaguarda. Embora este factor de comunicao esteja contemplado na definio de
museu do ICOM, j atrs referida, s muito recentemente que existiram as condies
em termos de tecnologia para colocar esse conhecimento disposio de uma audincia
to vasta como a Internet. Assim pretendamos aferir a capacidade de cada instituio
e do grupo dos inquiridos, em geral, para disponibilizar e utilizar a informao sobre o
patrimnio que detm atravs da World Wide Web e da disponibilizao das coleces
online. As perguntas centram-se na existncia de websites da instituio, na existncia
ou no de ferramentas de pesquisas nas bases de dados atravs dos referidos websites,
na informao disponvel relativamente aos objectos que so disponibilizados para

44

pesquisa e nos outros meios, alm da WWW, existentes para disponibilizao da

coleco e comunicao com os diferentes pblicos.
Este o grupo de questes que mais perguntas abertas tem, mas mesmo assim as
questes chave do grupo so fechadas, possibilitando um tratamento de dados mais
eficaz e uma anlise menos subjectiva.
A construo de todo o inqurito foi morosa e, importa dizer, penosa para ns por
sabermos da dificuldade em construir um inqurito que fosse ao mesmo tempo simples
de preencher e no qual pudssemos obter respostas a todas as questes que fizemos a
ns prprios na altura da sua construo.
O primeiro inqurito que foi elaborado e discutido em sesso de orientao era
manifestamente extenso e complicado, como depois verificamos em dois testes a que o
submetemos. Num e outro caso as duas instituies que o testaram apresentaram como
principal queixa a extenso do inqurito e a dificuldade que existia em responder a
questes que no eram da sua competncia exclusiva61. Assim, decidimos retirar
algumas questes que, embora nos pudessem clarificar alguns pontos da anlise, no
nos trariam uma grande mais valia em termos de informao, uma vez que os museus
no teriam dados, por si s, para responder. Alertaram-nos para isso distintos colegas
responsveis por museus de diferentes tutelas, dizendo-nos que era quase impossvel
calcular as verbas gastas para a realizao do trabalho de documentao em museus.
Este , no o podemos deixar de referir, um dos aspectos que importava estudar
seriamente para a melhor justificao de um trabalho cujo resultado no visvel a curto
prazo nos museus.
Corrigidos alguns dos pontos mencionados atrs, foi necessrio submeter o inqurito
outra vez a testes. Para tal foram escolhidas outras duas instituies que fazem parte do
universo alvo deste estudo, simulando em todos os aspectos o que seria o posterior
envio final dos inquritos. Desta vez o resultado foi mais de acordo com o que nos
propnhamos e, aps a correco de alguns erros e reformulao de algumas das

61

sabido que a maior parte dos museus no tm autonomia financeira e dependem de oramentos do
IPM, ou de autarquias, ou ainda de oramentos de fundaes.

45

perguntas que estavam menos claras, ficamos com o que viria a ser a matriz do inqurito
na sua verso final62.
Aps estes testes discutimos ainda uma outra vez o documento em sesso de orientao
e devido sua extenso e complexidade, risco que assumimos prontamente, foi decidido
enviar tambm um documento63 com o qual pretendamos clarificar o objectivo de cada
pergunta, bem como instruir os inquiridos para o que era pedido. Sabamos partida
que este documento poderia condicionar a veracidade das respostas e comprometer os
dados que seriam submetidos a anlise64, por isso tentamos clarificar as respostas sem
dar qualquer pista sobre a forma como deveriam ser respondidas ou entendidas as
questes, conscientes que este facto pode ter alterado o sentido de algumas respostas,
pelo que teremos isso em considerao na anlise e avaliao dos dados recolhidos.
O inqurito estava pronto a ser enviado para os museus que compem o universo que
pretendamos analisar. Importa ento saber que metodologia foi utilizada e qual o
calendrio que nos propusemos seguir.

Envio e recepo do inqurito mtodo e calendrio

No dia 17 de Abril de 2006 foi enviado um correio electrnico, no qual seguiu, em
forma de anexo, o documento com a verso final do inqurito e o documento de
instrues para o seu preenchimento. O texto deste e-mail continha uma breve
apresentao pessoal, uma apresentao do trabalho que nos propnhamos realizar e os
seus objectivos, assim como os contactos que poderiam ser utilizados para qualquer
assunto relativo a este trabalho. Era pedida nesse documento a resposta s questes
colocadas e a sua posterior devoluo, independentemente do meio pelo qual o
pretenderiam fazer, para um endereo de correio electrnico disponibilizado ou para
uma morada includa no texto do documento.
Naquela altura no nos pareceu importante determinar uma data final para a devoluo
dos inquritos, dado que no tnhamos ainda a percepo do tempo que poderia demorar

62

Cf. Anexo 5.
Cf. Anexo 6.
64
A este facto se refere William Foddy quando cita as principais causas de insucesso na recolha de
informao atravs de questionrios apontadas por Belson num estudo de 1986 (FODDY, 2000: 2).
63

46

a responder ao inqurito, ou mesmo a obter a autorizao das tutelas para a sua

resposta65.
Os primeiros sinais foram muito encorajadores no que concerne recepo das
respostas no mais curto espao de tempo. Dois dias depois de termos enviado esta
primeira solicitao j tnhamos uma resposta e nos dias seguintes iam chegando, por
correio electrnico, algumas respostas de distintos museus. No entanto, aps este incio
prometedor o envio das respostas comeou a decair e tivemos a necessidade de enviar
um segundo e-mail solicitando a prontido da resposta. O envio desta segunda
comunicao foi feito a 3 de Julho de 2006 e optmos tambm por ainda no incluir
aqui uma data final da recepo dos inquritos preenchidos. Contudo, e aps termos
verificado um perodo de menor afluncia de respostas, decidimos fazer uma srie de
contactos informais com os museus que ainda no tinham respondido ao inqurito de
forma a sensibilizar os seus responsveis para a importncia da resposta com vista
concluso proveitosa do presente trabalho.
Houve nesta altura um acrscimo de respostas, mas ainda assim foi necessrio fazer
uma terceira comunicao solicitando, uma vez mais, uma resposta to breve quanto
possvel, a qual seguiu, pelo meio utilizado nas duas anteriores comunicaes, a 24 de
Outubro do ano passado. Nesta ltima solicitao estipulmos a data de 15 de
Novembro como data final para a recepo das respostas, dado que no era possvel
adiar mais o tratamento estatstico dos dados recolhidos. Mesmo assim ainda recebemos
dois inquritos poucos dias aps o estipulado como data final para a sua recepo.
Importa tambm referir que as ferramentas tecnolgicas nossa disposio so
extremamente teis num processo em que a comunicao feita totalmente atravs da
Internet. Todos as comunicaes enviadas para os inquiridos seguiam sempre com a
sinalizao dos relatrios de entrega e de leitura que nos permitiram saber quais os
inquritos que eram entregues e quais os que, por algum motivo, no tinham chegado ao
65

Neste ponto em particular devemos retratar-nos por no termos feito este pedido directamente aos
organismos estatais de tutela de alguns museus. Deveramos t-lo feito no caso dos museus tutelados pelo
IPM e pelos governos regionais, dado que nestes casos existe uma entidade que teria que autorizar a
resposta a um questionrio que poderia ter dados sensveis. No entanto, esses pedidos foram feitos
posteriormente e no queremos deixar passar a oportunidade de agradecer a estas trs instituies
(Instituto Portugus de Museus e Governos Regionais da Madeira e dos Aores representados nos
respectivos organismos que tutelam a Cultura.) a amabilidade e prontido da resposta nossa solicitao.
No caso dos museus tutelados por autarquias, universidades e privados a questo no foi colocada por
nenhum dos inquiridos, excepo da Cmara Municipal de Lisboa que nos solicitou um pedido formal
da parte da Faculdade de Letras da Universidade do Porto onde iremos apresentar o presente trabalho, o
qual foi enviado prontamente.

47

seu destinatrio. Esta ferramenta ajudou-nos nos casos em que as caixas de correio
electrnico dos inquiridos estavam sem espao para recepo de mais mensagens, ou
em que os anexos superassem o espao disponibilizado para recepo de mensagens nos
destinatrios e ainda quaisquer outras falhas que pudessem ocorrer na sua recepo.
Alguns destes problemas foram detectados e oportunamente solucionados.

48

Tratamento estatstico dos dados recolhidos

A escolha desta metodologia, a recolha de informao por questionrio para a realizao
um trabalho de investigao algo que tem que ser cuidadosamente pensado na
planificao e calendarizao das tarefas a realizar. uma forma de trabalho que deixa
o investigador na mo de terceiros, se nos permitido o uso desta expresso. J atrs
mencionamos William Foddy quando este investigador nos alertava para os perigos da
investigao por questionrio. Este investigador aponta, remetendo para Belson, como
um dos principais perigos do inqurito, a falta de esforo, interesse ou motivao da
parte dos inquiridos (FODDY, 2002: 2) em relao s questes que lhes so colocadas.
No desenvolvimento do nosso trabalho sentimos bem presente este perigo.
Sentimos no decorrer deste trabalho, atravs dos contactos que fomos mantendo com
algumas das instituies que faziam parte do universo inquirido, uma grande resistncia
e uma falta de motivao para a resposta ao inqurito. Vrias causas foram sendo
apontadas, tal como a dimenso do inqurito, a falta de pessoal nos museus para tratar
deste tipo de assuntos, o descrdito neste tipo de investigao ou nos resultados que ela
produz ou, ainda, a inexistncia de informao no museu que possibilitasse a resposta s
questes colocadas. No seria preciso dizer que todos estes motivos nos preocupam.
Tivemos essa preocupao na construo do inqurito, o qual tentamos minimizar em
extenso, mas tendo sempre presente a necessidade de obter os dados imprescindveis
para a anlise que pretendemos realizar. Contudo a nossa maior preocupao recaiu no
descrdito que notmos existir sobre estes trabalhos de investigao em Museologia e,
principalmente, na inexistncia de informao nos museus sobre os temas presentes no
nosso inqurito.
Esta preocupao prende-se com uma crtica mais alargada ateno que dada
investigao em Museologia no pas. So vrios os casos de trabalhos de investigao
no mbito de ps-graduaes e mestrados com bastante relevncia cientfica que no
so conhecidos, nem sequer utilizados como contribuio para o trabalho dos museus.
No teria cabimento discutir este assunto neste trabalho, mas importa ressalvar esta
questo para uma discusso futura, de forma a que este e outros trabalhos no se
esqueam nas bibliotecas universitrias. Por outro lado, a inexistncia de informao
sobre o acervo do museu tem uma relao directa com este trabalho. No foram poucos
os casos nos quais soubemos, atravs de contacto telefnico, que os museus no

49

detinham informao para responder, por exemplo, estimativa de objectos que tm sob
a sua responsabilidade. Este facto , embora no sendo sustentado cientificamente,
revelador da situao grave em que se encontra a documentao nos museus
portugueses.
Vamos entretanto anlise dos dados recolhidos para conhecer realmente quais os
dados em que nos podemos basear para a discusso do tema proposto.

Anlise da amostra
O universo que inquirimos contava com um total de 143 casos/instituies66. A todas
elas foi enviado o inqurito no mesmo formato e pelo mesmo meio, tendo sido feitos
posteriores contactos para a obteno da resposta ao mesmo. Para este universo
conseguimos obter, at dia 15 de Novembro de 2006, um total de 76 respostas que
foram consideradas vlidas67 e um total de 62 casos sem resposta, ou nos quais a
resposta foi considerada invlida68. Tal facto d uma percentagem de 55% de respostas
vlidas contra um percentual de 45% de no-respostas ou respostas invlidas, como se
pode verificar no grfico 1, no qual o Sim representa o primeiro caso e o No o
segundo.
Percentagem de R espostas

45%
Sim
N o
55%

Grfico 1
66

importante salientar que contamos aqui apenas os museus dos quais tnhamos contacto atravs de
endereo electrnico.
67
Cf. Anexo 4.
68
Podiam ser vrios os motivos para considerar a resposta como invlida, mas nos casos com que nos
deparamos foram-no por ausncia total de respostas a todas as perguntas.

50

Podemos ainda comparar este grfico com um outro (Grfico 2) que nos mostra a
totalidade dos casos com que nos deparamos na anlise do universo principal69.
Total de respostas

7%
3%

49%

Sim
No
Justificado
Sem e-mail

41%

Grfico 2

Neste segundo grfico podemos verificar a maior percentagem das respostas positivas,
ainda que a percentagem de no-respostas ou de respostas invlidas seja bastante
considervel. A questo da quantidade das respostas recolhidas era, como referimos, de
extrema importncia para este trabalho, mas mesmo tendo um universo no muito
grande a dificuldade de obteno de respostas enorme. Por diversas vezes deparamonos com situaes de recusa resposta, sem que nos tenha sido dada qualquer hiptese
de contestao com a apresentao dos nossos objectivos. Temos a conscincia plena de
que a adeso resposta teria sido bastante maior se o inqurito tivesse sido feito por
uma instituio tutelar, por exemplo. Apesar de tudo consideramos que temos uma base
bem slida de trabalho com as respostas que obtivemos dos museus que colaboraram
connosco.
O universo escolhido para este trabalho teve em considerao um outro factor: as tutelas
dos museus. imperioso num trabalho deste gnero contar com uma variedade de
tutelas que nos permitam ter uma imagem semelhante que encontramos na realidade.
O quadro seguinte mostra a percentagem por tutela de museus inquiridos onde, como
69

Como universo principal entenda-se a totalidade dos museus que pretendamos inquirir, incluindo os 10
museus para os quais no foi possvel encontrar contacto atravs de correio electrnico vlido.

51

acontece na realidade, a preponderncia de museus que so tutelados pelas autarquias

relevante, sendo seguida a alguma distncia percentual pelos museus tutelados pelo
IPM.
Museus inquiridos por Tutela

Universidade
Poder Local
5%

2%

4%

Igreja

12%

IPM

10%

Privado
Estado Central
Governo Regional dos Aores
Governo Regional da Madeira
18%
45%
4%

Grfico 3

Para facilitar a compreenso de alguns dos dados decidimos manter as tutelas

estruturadas nas categorias apresentadas, mas no podemos deixar de referir que, apesar
do IPM ser um organismo da estrutura central do estado, tal como acontece com as
universidades que dependem da tutela do Ministrio do Ensino Superior, no
considermos os museus dependentes daquele instituto ou de universidades, como
fazendo parte da categoria Estado Central, onde inclumos alguns museus como por
exemplo, o Museu Geolgico70. Na categoria Igreja foram tambm includos museus
que pertencem a instituies como as Misericrdias, mas no contmos nesta categoria
com um nmero de casos relevante, se tivermos em conta a proporo das entidades que
tm sob a sua alada o patrimnio em Portugal. Se assim fosse a Igreja teria certamente
uma maior relevncia em termos percentuais neste estudo.
Importa tambm verificar se existe uma significativa alterao entre as percentagens de
tutelas na totalidade dos inquiridos, em relao dos museus que responderam ao
inqurito. Para tal atentemos no seguinte grfico.

70

Tutelado pelo Instituto Nacional de Engenharia, Tecnologia e Inovao (INETI, IP.)

52

% de tutelas que responderam

% Total de Tutelas

Comparao entre as percentagens de Tutelas

44,44%

45,00%

40,00%
34,21%
35,00%
30,26%
30,00%

25,00%
18,30%

20,00%

15,00%

12,42%
10,53%

9,80%
7,89%

7,89%

10,00%
3,95% 3,92%

5,00%

5,23%

3,95%
1,96%

3,92%
1,32%

0,00%
Universidade

Poder Local

Igreja

IPM

Privado

Estado Central

Governo
Regional dos
Aores

Governo
Regional da
Madeira

Grfico 4

Neste quadro verificamos que a proporcionalidade se mantm entre o total de inquiridos

e as respostas recebidas, exceptuando o caso dos museus tutelados pelo IPM que foram
os que tiveram um ndice superior nas respostas recebidas entre todas as tutelas e o dos
museus tutelados por autarquias que responderam em menor percentagem face ao
nmero total de respostas.
A par com o IPM, apenas os museus tutelados pelo Estado Central, pelo Governo
Regional dos Aores e pela Igreja71 aumentaram a sua percentagem de relevncia na
amostra, contribuindo o primeiro com um total de 3,95% das respostas obtidas e o
segundo com um total de 7,89%. Assim, constatamos que a amostra um tanto
diferente do que o universo, relativamente s tutelas, mas os principais dados mantmse, ou seja, o Poder local e o IPM so os responsveis pelo maior nmero de casos e
existem na amostra final exemplos de todas as tutelas inquiridas.
Importa tambm perceber se a amostra utilizada, tem correspondncia, ou equiparao,
em relao ao universo de museus inquiridos no que concerne regio do pas de cada
museu. Consideramos as regies que so apresentadas na publicao O Panorama
Museolgico em Portugal (2000-2003) (SANTOS, 2005: 40) e podemos considerar
que apenas na regio de Lisboa e Vale do Tejo, dada a escassez de respostas, que no
existe uma relao proporcional entre o total de inquiridos e as respostas recebidas.
71

No caso da Igreja a diferena no significativa para esta anlise.

53

Museus por Regio

60
52

50

47
40

30

28
Museus com resposta

20
18

8
10

21

Museus inquiridos

24

4
0

2
Aores

Alentejo

Algarve

Museus inquiridos

1
Centro

Lisboa e
Vale do
Tejo

Museus com resposta

Madeira

Norte

Grfico 5

Neste grfico podemos tambm verificar o total de respostas em cada regio e perceber
que os Aores, que conta com um projecto de inventrio e gesto das coleces dos
museus tutelados pelo Governo Regional, foram a regio com melhor ndice de resposta
em relao ao universo inquirido.

Anlise dos dados

Analisados que esto os dados relativos ao universo e sua relao com a amostra que
ser objecto de estudo, passamos a tratar cada um dos grupos de questes colocadas no
inqurito e que foram j descritas atrs. Ser importante relembrar que o total de casos
que compe a amostra de 76 museus.
O primeiro grupo de questes pretendia caracterizar as coleces existentes nos museus
e quantificar alguns dados que poderiam ser teis para perceber o ponto de situao em
que se encontra o trabalho de gesto de coleces nos museus portugueses.
Desde logo importa referir que h uma grande disparidade de tipos ou categorias de
coleces dentro dos museus que compem a amostra. No estvamos espera de outro
tipo de dados sobre as categorias das coleces. sabido que os museus municipais, por
norma, tm reunido no seu acervo objectos que caracterizam a vivncia de uma regio e,
por este motivo, os museus tutelados pelo poder local tm sempre uma grande variedade
de coleces. Da mesma forma, alguns museus tutelados pelo IPM assumem-se como
54

museus de regio (Museu de Aveiro, Museu da Guarda, etc.) e pela sua histria so
tambm repositrio de coleces bastante diversas. interessante notar que apenas 11
museus dos 76 inquiridos apenas escolheu uma nica categoria72. Este facto revelador
das circunstncias em que os museus so normalmente criados em Portugal e revela
pouca especializao nesta ou naquela rea cientfica. O seguinte quadro revela a
quantidade de museus que seleccionou cada uma das categorias propostas no inqurito.
C a s o s d e C o le c e s
22

O u tr a s
12

E s p c ie s n o v iv a s
3

E s p c ie s v iv a s

12

T r a n s p o r te s

24

T r a je
N u m is m tic a

17
8

M a r tim o / M a r in h a

20

F o t o g r a fia
2

F ila t e lia
1

A r te s d o e s p e c t c u lo

L ite r a t u r a
I n d s tr ia

H is t r ia N a tu r a l

11

Educao

D e s p o r to

M ilita r

H is t r ia

22

C i n c ia e t c n ic a

14

E tn o lo g ia / e tn o g r a fia

41

A r te s a c r a

23

A rte

38

A r q u e o lo g ia

34
0

10

20

30

40

50

60

70

Grfico 6

Estes dados sero melhor compreendidos se nos detivermos a analisar o grfico seguinte
onde podemos verificar as percentagens de cada tipo ou categoria de coleco em
relao amostra.

72

Estes casos ocorrem em situaes em que o museu especializado em determinado tipo de coleces,
como acontece com o Museu D. Diogo de Sousa, em Braga, ou com o Museu Nacional de Etnologia.

55

Categorias existentes

Arqueologia
Arte
28,95%

Arte sacra

44,74%

15,79%
3,95%
15,79%

Etnologia/etnografia
Cincia e tcnica
50,00%

31,58%

Histria
Militar
Desporto
Educao
Histria Natural
Indstria
Literatura

22,37%

30,26%

Fotografia
Martimo/Marinha

26,32%
53,95%
2,63%
1,32%

Artes do espectculo
Filatelia

10,53%

11,84%
14,47%

3,95%

Numismtica
Traje

5,26%

5,26%
1,32%

28,95%

18,42%

Transportes
Espcies vivas
Espcies no vivas
Outras

Grfico 7

Etnologia ou Etnografia, Arte e Arqueologia, por esta ordem, so as categorias que mais
se destacam nos museus inquiridos e encontramos aqui semelhana com os dados
publicados pelo IPM no ltimo estudo estatstico sobre os museus portugueses
(SANTOS, 2005: 53), onde estas trs categorias ocupam os lugares cimeiros, sendo que
a Arqueologia na mesma publicao apenas a quarta categoria dominante, sendo o
terceiro posto ocupado pela categoria Histria. Na nossa anlise essa categoria est
referenciada como a sexta categoria dominante, a par de Outro tipo de categorias no
referenciadas. Pensamos que este facto se deve diferenciao das amostras deste e do
trabalho referido que tm, como bvio, contextos e objectivos bastante distintos. A par
da categoria Histria, a Arte Sacra e Traje so tambm bastante referenciadas pelos
museus inquiridos, no entanto, importante mencionar que todas as categorias so
referenciadas como existindo em pelo menos um museu, facto que antecipa alguns
problemas na definio de normas que incluam todas as especificidades de cada tipo de
coleco.
Outro dado relevante para este estudo a quantificao das coleces dos museus
inquiridos. No total dos 76 casos temos um valor aproximado de 3320649 objectos73.
Podendo parecer um nmero exagerado, gostaramos de referir que os principais museus
73

Valor obtido atravs da soma dos dados obtidos na pergunta 1.2 quando se perguntava o total de
objectos no acervo da instituio.

56

que contribuem para este valor so o Museu Acadmico de Coimbra e o Museu

Geolgico que indicam um valor aproximado de 1 milho de objectos, seguidos do
Museu Municipal de Coruche, Museu Nacional de Arqueologia, do Museu de Histria
Natural da Universidade do Porto e do Museu Monogrfico de Conmbriga, todos com
valores superiores centena de milhar de objectos e inferior a duas centenas e meia de
milhar. importante referir que destes objectos cerca de 0,16%74 encontram-se
depositados noutras instituies. Se nos debruarmos na anlise do quadro publicado
pelo IPM (SANTOS, 2005: 53) sobre a totalidade de objectos no acervo dos museus
verificamos que para um total de 532 respostas estabelecido um nmero muito
prximo dos 25 milhes de objectos. Ora este facto pode tambm auxiliar na verificao
da veracidade dos dados recolhidos, uma vez que as 76 respostas obtidas no nosso
inqurito representam 14,29% das respostas obtidas em 2002 e o valor total dos
objectos existentes no acervo dos museus inquiridos representa 13,31% do total de
objectos existentes nos 532 museus referidos (dados para 2002)75.
de salientar tambm que para alm do nmero total de objectos no acervo, portanto
propriedade do museu, ainda temos um total de 3497976 objectos que se encontram em
depsito nos museus inquiridos.
Mais preocupantes so os dados que obtivemos em relao situao em que se
encontra o inventrio dos acervos. Quando inquiridos sobre o nmero de objectos
inventariados, estudados e o nmero de objectos que tinham j registo em formato
digital, isto , em base de dados, os museus revelaram dados que so no mnimo
preocupantes, mesmo tendo em conta que alguns dos museus inquiridos nos tenham
revelado que tinham quase toda a coleco inventariada. Atentemos nos resultados
destas trs questes apresentados no seguinte grfico.

74

Cerca de 5422 objectos.

Esta relao no varia em mais do que dois pontos percentuais nos anos de 2000, 2001 e 2002 segundo
os dados apresentados na referida publicao do IPM (SANTOS, 2005).
76
O que representa 1,05% do nmero total de objectos sob a responsabilidade dos museus que compem
a amostra.
75

57

Situao dos Inventrios de Objectos

100,00%
90,00%
80,00%
70,00%
60,00%
50,00%
40,00%
30,00%

19,67%
10,44%

20,00%
3,63%
10,00%
0,00%
Nmero de objectos inventariados

Nmero de objectos estudados

Nmero de objectos em Base de

dados

Grfico 8

Atravs deste grfico conseguimos perceber que a situao no que respeita a estes trs
indicadores muito grave. Mesmo sem falar em registos informticos, apenas 19,67%
dos objectos contam com inventrio feito. importante salientar que sabemos que em
alguns museus inquiridos todo o inventrio est concludo, em alguns casos at o
processo de informatizao das coleces est quase completo, o que denota a
gravidade em relao a alguns dos museus em estudo. No caso dos objectos estudados a
situao ainda pior. Apenas 3,63% do total dos acervos foi alvo de um estudo mais
aprofundado77 do que o necessrio para o simples inventrio ou insero na base de
dados. No entanto verifiquemos de que forma so tratados os objectos em base de dados
para obtermos uma noo mais correcta desta situao.
Em relao ao total de objectos que se encontram em base de dados (346518 objectos
obtidos pela resposta pergunta 1.2) encontramos algumas questes incoerentes na
resposta pergunta 1.3, onde se pretendia saber que tipo de informao era carregada na
base de dados para cada objecto. Nesta pergunta decidimos utilizar os 3 nveis de
inventrio anteriormente definidos no inqurito aos museus em Portugal, realizado entre
77

Por objecto estudado entendemos os objectos que foram alvo de um estudo mais pormenorizado no
qual so envolvidos especialistas, anlises e exames de distintas naturezas em que toda a informao
possvel de obter sobre o objecto consegue ser reunida e do conhecimento do museu.

58

1999 e 2000, que so Registo/Cadastro, Inventrio sumrio e Inventrio

desenvolvido. A estes trs juntamos um quarto nvel, o qual designamos por Inventrio
com informao adicional de gesto que deveria ser considerado no caso dos objectos
aos quais acrescentada informao de gesto (pedidos de emprstimos, relatrios de
acompanhamento de obras, etc.). A utilizao desta terminologia foi determinada por
ser j do conhecimento dos museus inquiridos, uma vez que j tinha sido a utilizada nos
inquritos levados a cabo pelo protocolo entre IPM, OAC e INE (SILVA, 2000).
No primeiro nvel de inventrio, diz-nos a coerncia, que deveramos ter exactamente o
mesmo nmero de objectos do encontrado na resposta anterior sobre o total de objectos
em base de dados. No possvel ter um objecto em base de dados sem que este tenha o
nvel mnimo de informao, ou seja, sem ter pelo menos o Registo/Cadastro. A esta
questo o resultado obtido perfaz 87,12% do total dos objectos em bases de dados. Mas
o ponto mais estranho nas respostas obtidas neste quadro, onde se pedia dados apenas
sobre os objectos que estavam j inseridos numa base de dados, foi o relativo ao
segundo nvel, o Inventrio sumrio. A acreditar nos dados obtidos existem mais
objectos com inventrio sumrio, no valor de 365896, do que aqueles que existem
realmente na base de dados (346518). Pensamos, no entanto, que apenas se trata de
algum erro da parte de um dos inquiridos na resposta a esta questo, sendo que a
simples anlise de dados no nos permite chegar a uma concluso satisfatria para este
erro.
Por outro lado, os dados obtidos nesta questo permitem-nos, atravs da comparao de
um grfico semelhante publicado pelo IPM (SANTOS, 2005: 55), separar estes museus,
que na maioria fazem parte da Rede Portuguesa de Museus, do total de museus
inquiridos sobre este assunto. Nos dados por ns obtidos existe uma clara diferena em
relao s percentagens de objectos tratados segundo cada um dos nveis daquele estudo
que conta com respostas de diversos museus extra RPM.

59

Tratamento de objectos em Base de dados

97672

Inventrio com informao adicional

de gesto

145686

Inventrio desenvolvido

365896

Inventrio sumrio

301870

Registo/Cadastro

50000

100000

150000

200000

250000

300000

350000

400000

Grfico 9

Aproveitamos ainda esta questo para saber qual a percentagem de objectos em depsito
que inserida na base de dados e os resultados, embora no existindo forma de
comparao com outros estudos, so bastante satisfatrios. Num total de 34979 objectos
em depsito nos diversos museus, 21459 objectos esto inseridos no sistema de gesto
informtico do museu, o que corresponde a uma percentagem de 61,35%.
Um outro aspecto relevante no inventrio de coleces so os registos fotogrficos. No
inqurito quisemos saber qual o tipo de suporte utilizado maioritariamente nos arquivos
fotogrficos dos museus e, apesar da ausncia da resposta em dois casos, estes dividemse como se pode verificar no seguinte grfico.

60

Tipos de arquivo fotogrfico

10

13
Com base em suportes no digitais
Digital
Ambos

49

Grfico 10

Como fcil notar a maior parte dos museus inquiridos utiliza um sistema misto no
arquivo fotogrfico (num total de 49 casos) e ainda encontramos 10 casos que apenas
utilizam suportes no digitais. No entanto, pensamos que cada vez mais ser utilizado o
sistema digital no que diz respeito s fotografias para inventrio e gesto pela poupana
e facilidade de trabalho que esta soluo acarreta.
Refira-se que os museus inquiridos contam com um total de 239767 imagens relativas
ao acervo78 e um total de 111781 de imagens relacionadas com outras actividades do
museu. Estes nmeros so, em diversos casos, referenciados como aproximados.
Por fim, neste primeiro grupo de questes, foi colocada uma questo sobre a prioridade
do inventrio para o museu. O seguinte grfico elucida-nos sobre as respostas dadas.

78

No temos dados para diferenciar entre as que so digitais e as que esto em suporte no digital.

61

Prioridade do inventrio

4%

3%

Sim
No
Sem resposta

93%

Grfico 11

Um total de 71 dos 76 museus que compem a amostra responde que considera o

inventrio prioritrio para o museu. Os motivos apresentados para o considerarem desta
forma so manifestados na questo aberta, na qual questionvamos o porqu dessa
prioridade.
De forma quase unnime todos os museus apontaram como razo fundamental para
atribuir uma prioridade a esta tarefa a mais valia que a informatizao representa na
gesto da coleco e no melhor acesso ao conhecimento que assim se obtm. O
cruzamento de informao, a relao de registos de objectos entre si e com outros dados
relacionados com os objectos e sua histria, bem como a melhor resposta aos pblicos
do museu permitida por um sistema informatizado, so outros motivos que os museus
utilizam para a justificao da necessidade imperativa da informatizao das coleces.
Muito embora a nomeiem como prioridade, alguns dos museus inquiridos sustentaram
com a falta de recursos humanos e financeiros o incumprimento deste trabalho79.
Um dos museus inquiridos80 encontra-se no que consideramos uma situao
privilegiada em relao ao restante panorama nacional. Para este museu o inventrio
no uma prioridade dado que um processo concludo. Apenas esto, segundo

79
80

Voltaremos a este ponto quando analisarmos os recursos utilizados nos museus para o inventrio.
O Museu da Guarda, tutelado pelo Instituto Portugus de Museus.

62

resposta a esta questo, a 1,79% da concluso da informatizao das coleces. Situao

que sendo rara, no queramos deixar de mencionar.
Temos ento a informatizao como prioridade para possibilitar melhor gesto das
coleces, melhor gesto da informao destas e como meio para possibilitar a sua
divulgao. No foi referido por nenhum museu as vantagens em termos de recursos
humanos e tempo gastos nestas tarefas como benefcio da informatizao81, mas penso
que a mdio-longo prazo este ser um dos factores de maior relevo nesta situao.
Aps esta anlise dos dados que caracterizam as coleces existentes na amostra
recolhida abordaremos em seguida os dados relacionados com os sistemas de gesto de
coleces utilizados pelos museus e as caractersticas da sua utilizao, correspondendo
ao segundo grupo de questes do inqurito.
Importa observar no grfico que abaixo se apresenta, que uma grande maioria dos
museus inquiridos contam com sistemas de gesto informticos e, dentro destes h uma
grande percentagem que utilizam sistemas desenvolvidos por alguma empresa.
Construo da Base de dados

60
60

50

40

30

20

13

10

0
Desenvolvida pelo prprio museu

Comercializada por uma empresa

Sem resposta

Grfico 12

81

A utilizao das tecnologias acarreta normalmente um melhor aproveitamento dos recursos humanos e
do tempo utilizado nas suas tarefas quotidianas.

63

No total de 76 respostas ao inqurito, encontramos 72 museus82 que baseiam este

trabalho em sistemas informticos. claramente uma opo que tem vindo a ser seguida
por todos os museus, principalmente e por razes de ordem legal83, pelos museus que
compem a Rede Portuguesa de Museus. A evoluo nesta ltima dcada tem sido
enorme como facilmente se compreender na leitura da tese de mestrado, apresentada
em 1996, por Pedro Teotnio Pereira Universidade Nova (PEREIRA, 1996) onde
podemos encontrar quatro estudos de casos de museus84 que desenvolveram as suas
prprias bases de dados. Na altura ainda no existia qualquer soluo no mercado e os
museus referidos na tese de Pedro Teotnio Pereira desenvolveram as suas prprias
bases de dados. Ao que nos dado a saber, apenas a base de dados desenvolvida pelo
IPM (Matriz) conseguiu vingar e ainda se encontra em utilizao por diversos museus.
Todos os outros trs casos85 utilizam, hoje em dia, sistemas comercializados por uma
empresa.
Em termos tecnolgicos teremos que dividir os museus que optam por construir a base
de dados que iro utilizar e os que optam por adquirir sistemas construidos e
desenvolvidos por empresas. No primeiro caso, onde temos um universo de 13 museus,
as bases de dados so desenvolvidas, maioritariamente, em plataformas de utilizao
pessoal como o Microsoft Access ou o FileMaker mas tambm encontramos
referenciadas solues tecnolgicas como o Clipper, o Microsoft Excel e o Microsoft
Word86 e resta ainda um caso que desenvolve uma base de dados relacional com uma
aplicao em linguagem php com uma arquitectura multi-tier, segundo resposta obtida
no respectivo inqurito. Na outra opo, ou seja, a por compra de um sistema

82

Embora o total das respostas Desenvolvida pelo prprio Museu e Comercializada por uma empresa
seja 73, h um ligeiro desvio neste nmero, porque um dos museus tinha data do inqurito uma base de
dados desenvolvida por si e ainda em uso, mas j adquiriu um sistema de gesto de coleces
comercializado por uma empresa.
83
A informatizao do inventrio e da gesto das coleces uma das condies para que um museu
possa pertencer rede e, a breve prazo, para a certificao que se encontra em curso. Cf. Lei Quadro dos
Museus Portugueses - Lei n. 47/2004 de 19 de Agosto e Despacho Normativo n. 3/2006 de 25 de
Janeiro de 2006.
84
Um dos estudos de caso refere-se ao IPM e ao desenvolvimento inicial do programa Matriz que j
abordamos em captulo relativo normalizao em Portugal.
85
Museu da Cidade de Lisboa, Museu Regional de Arqueologia D. Diogo de Sousa e Museu de Cincia
da Universidade de Lisboa, sendo que o Museu Regional de Arqueologia D. Diogo de Sousa usa tambm
a base de dados Matriz.
86
Importa referir que o Microsoft Word nunca pode ser considerado uma base de dados. uma aplicao
que apenas serve como repositrio de informao por se tratar de um processador de texto. O Microsoft
Excel sendo uma folha de clculo j permite algum tratamento de dados, mas igualmente nunca dever
ser considerado uma base de dados.

64

comercializado por uma empresa, a maior parte dos casos corresponde a aplicaes que
utilizam como motor de dados o Microsoft SQL Server87.
importante mencionar neste ponto que as bases de dados construdas pelos museus
tiveram os contributos de tcnicos de informtica e museologia, bem como, tcnicos
com formao em reas to distintas como a Biologia Marinha, Arqueologia, Geologia,
Arquivstica, Aviao e Histria que, de certa forma, representam os saberes especficos
das instituies que criaram as suas prprias bases de dados.
Utilizao das normas na construo de sistemas prprios

2
Sim
No
Sem resposta

Grfico 13

Uma questo colocava-se neste ponto. Ser que os museus tinham considerado as
normas nacionais e internacionais sobre documentao do patrimnio mvel nas bases
de dados criadas? A questo foi colocada e dos 13 museus que construram as prprias
bases de dados obtivemos os resultados que acima se apresentam em grfico.
Nove dos 13 museus que compem o grupo dos que construiu a prpria base de dados
tiveram em conta as referidas normas na determinao da estrutura de dados que
pretendiam utilizar para registar a informao das coleces e apenas 2 museus no
utilizaram as referidas normas. Este um factor relevante e um indicador da maior

87

Para mais informaes sobre esta ferramenta consultar: http://www.microsoft.com/sql/default.mspx

(consultado em 03-02-2007).

65

preocupao, potenciada pelo conhecimento das vantagens de normalizar, em seguir

regras j estabelecidas e que facilitam este tipo de trabalho aos museus.
O caso dos museus que optaram por comprar um sistema desenvolvido e
comercializado por uma empresa permite-nos obter, no entanto, um maior nmero de
informaes para adicionar s que recolhemos atravs de outros meios sobre os sistemas
utilizados.
O quadro seguinte mostra, em termos percentuais, quais as empresas que tm maior
nmero de museus como clientes.
Percentagem por empresa

40,00%
35,53%
34,21%
35,00%

30,00%

25,00%

22,37%

20,00%

15,00%

10,00%

7,89%

5,00%
0,00%

0,00%

0,00%
DID

FCO

Mobydoc

Pararede

Sistemas do Futuro

Outra

Grfico 14

As empresas por ns seleccionadas so aquelas que tnhamos conhecimento de terem

pelo menos um dos museus portugueses como cliente no que diz respeito ao sistema de
gesto de coleces, no entanto, existem outras empresas que se encontram
contabilizadas dentro da resposta Outra88. O quadro mostra uma inequvoca utilizao
maioritria dos sistemas desenvolvidos pela Pararede89 e pela Sistemas do Futuro que
so, data deste trabalho, as empresas que lideram este sector de negcio em Portugal.

88

So mencionadas as seguintes empresas T.I.T. Solues informticas, ASSEC, SIM! Sistemas de

Informao e Multimdia, Incentea e 360 Graus Sistemas de Informtica.
89
A Pararede deixou de ser a responsvel, nos finais de 2006, pela aplicao Matriz. A empresa que
detm a comercializao e desenvolvimento do software referenciado a Cofipor, S.A. Cf. Portaria
1312/2006, publicada em Dirio da Repblica, 2. Srie, a 20 de Setembro de 2006.

66

Os sistemas de gesto de coleces tm tido, na ltima dcada, um desenvolvimento

considervel. Em Portugal podemos referenciar neste momento os sistemas de
documentao e gesto indicados na tabela apresentada em baixo.
Empresa
DID
FCO
Mobydock
Pararede90

Sistema de gesto - Aplicao

DocBase Museu
Index Rerum
Micromuse
Matriz
In arte Plus
In arte Premium
In domus Plus
In domus Premium
In natura Plus
In natura Premium
In memoria Plus
In memoria Premium
In patrimonium Plus
In patrimonium Premium

Sistemas do Futuro

Tipo de patrimnio
Mvel
Mvel
Mvel
Mvel
Mvel
Mvel
Imvel
Imvel
Natural
Natural
Imaterial
Imaterial
Todos
Todos

Tabela 1

No inqurito perguntamos aos museus qual o sistema utilizado e os resultados podem

ser verificados no seguinte grfico.
Utilizao dos diferentes sistemas

Outra

DocBase Museu
0

Micromuse

27

Matriz
0

Index Rerum

In patrimonium Premium

In patrimonium Plus
In memoria Premium

In Memoria Plus

In natura Premium

In natura Plus

In domus Premium

In domus Plus

0
3

In arte Premium

13

In arte Plus
0

10

20

30

40

50

60

70

Grfico 15

90

Como atrs foi referenciado a Pararede no , desde final de 2006, a detentora da comercializao e
responsvel pelo desenvolvimento do Matriz. Cf. Portaria 1312/2006, 2. Srie, publicada em Dirio da
Repblica a 20 de Setembro de 2006.

67

Uma grande maioria dos inquiridos utiliza o sistema Matriz (35,53%) e o segundo
sistema mais utilizado o In arte Plus, com 17,11% de museus a adoptarem esta
plataforma. So seguidos pelos sistemas In patrimonium Plus com um total de 8 casos
(10,53%) e In patrimonium Premium e DocBase Museu que se encontram empatados no
nmero de casos, 6 (7,89%). A situao da resposta Outra aqui diferente da que
descrevemos no grfico 14. Aqui so excludos os museus sem bases de dados ou com
bases de dados construdas pelo prprio museu.
Importa tambm analisar os dados deste grfico com a informao obtida e apresentada
no grfico 14 e na tabela 1, por forma a percebermos a distncia que separa a aplicao
Matriz, comercializada pela Pararede, das restantes. Se olharmos separadamente para
um e outro grfico ser difcil perceber como que apesar de duas das empresas
estarem to prximas em termos percentuais, as bases de dados apresentam-se com uma
diferena substancial. A tabela 1, onde se encontra a relao de sistemas existentes e a
empresa que os comercializa, permite compreender esta diferena, pelo facto da
empresa Sistemas do Futuro contar com um maior nmero de aplicaes no mercado.
No caso das aplicaes no utilizadas em qualquer dos museus inquiridos, relembro que
o nosso estudo incide em 76 casos e, portanto, corresponde a uma amostra que deve ser
considerada como tal. do nosso conhecimento a sua utilizao em alguns museus e,
por isso, seleccionmos estas para o nosso inqurito, sendo que no so de facto as
aplicaes mais utilizadas em Portugal.
Salientamos ainda o facto da maior parte destas aplicaes ser de origem nacional. O
nico representante de sistemas desenvolvidos por empresas estrangeiras o
Micromuse.
O ano de 1989 marca a primeira referncia de utilizao de uma base de dados pelos
inquiridos. O Museu do Ar, o Museu de Histria Natural da Universidade do Porto e o
Museu Etnogrfico e Arqueolgico Dr. Joaquim Manso comeam naquele ano a utilizar
um sistema informatizado para registo das coleces. Contudo, o incio de utilizao de
bases de dados bastante compartimentado ao longo dos anos, sendo o ano de 2005 o
mais relevante em termos de incio de informatizao das coleces nos museus.

68

Implementao de bases de dados por ano

1989; 3

1993; 1
1994; 5

Sem resposta; 14

1995; 2
1997; 5
2006; 5

1998; 6

2005; 11

1999; 7

2004; 7

1989
1993
1994
1995
1997
1998
1999
2000
2001
2002
2003
2004
2005
2006
Sem resposta

2000; 5
2003; 2

2001; 2
2002; 1

Grfico 16

No grfico acima podemos verificar que, desde o primeiro ano referenciado (1989) at
ao segundo (1993), ocorre um hiato, no qual no foi implementada uma soluo
informtica para a gesto das coleces em qualquer museu. No entanto, e exceptuando
o ano de 1996, no encontramos qualquer caso em que no tenha havido pelo menos um
museu a iniciar este processo.
Atravs dos anos de utilizao dos sistemas de gesto os museus inquiridos j detm
dados para responder, segundo alguns critrios, sobre o grau de satisfao em relao s
aplicaes. O seguinte grfico (Grfico 17) remete-nos, na generalidade, para uma
avaliao positiva do conjunto de solues referenciadas neste estudo.
Os valores percentuais obtidos em cada um dos critrios so, exceptuando o ltimo,
sempre superiores a 50%, dado que permite confirmar uma avaliao positiva das
aplicaes utilizadas. Em relao exportao de dados parece-nos que um tipo de
ferramenta pouco utilizada pela maioria dos museus, j que por diversas vezes nos foi
comentada a sua irrelevncia no mbito ou estado de desenvolvimento do inventrio por
diversos museus.

69

ndice de satisfao com a BD

100,0%

90,0%

Satisfeito
Pouco satisfeito
Nada satisfeito
Sem opinio
Sem resposta

80,0%

70,0%

69,74%
65,79%

63,16%

63,16%

60,0%
52,63%
50,0%

40,0%

38,16%

30,0%
22,37%
20,0%
14,47%

17,11%

17,11%

17,11%

13,16%

10,53%

10,0%
5,26%

2,63%
0,00%

0,0%

Flexibilidade

3,95%
1,32%

2,63%
0,00%

1,32%

Estrutura de dados

14,47%

Usabilidade

22,37%
18,42%

17,11%

Adequao s
coleces

14,47%

13,16%
11,84%

6,58%
0,00%
Interface

Exportao de
dados

Grfico 17

Importa tambm analisar os mesmos dados, desta feita relativos a cada uma das
empresas mais representadas, a Pararede e a Sistemas do Futuro.
ndice de satisfao Pararede
100,00%

90,00%
81,48%

81,48%

80,00%
74,07%
70,37%

70,00%

60,00%
55,56%

Satisfeito
Pouco satisfeito
Nada satisfeito
Sem opinio
Sem resposta

50,00%
40,74%

40,00%

30,00%
22,22%
18,52%

20,00%
14,81%
10,00%

0,00%

3,70%
0,00%
0,00%
Estrutura de dados

Grfico 18

70

18,52%
14,81%
11,11%

14,81%
3,70%
3,70%
3,70%
Flexibilidade

3,70%
0,00%
0,00%
Usabilidade

3,70%
0,00%0,00%
Adequao s
coleces

22,22%
18,52%
14,81%

3,70%
0,00%
Interface

Exportao de
dados

ndice de satisfao Sistemas do Futuro

100,00%

90,00%
84,62%
80,00%

80,77%

80,77%
76,92%
73,08%

70,00%

60,00%
53,85%
50,00%

40,00%
34,62%

Satisfeito
Pouco satisfeito
Nada satisfeito
Sem opinio
Sem resposta

30,00%

20,00%
15,38%

15,38%
11,54%
10,00%

7,69%

7,69%
3,85%
0,00% 0,00%

0,00%

Estrutura de dados

15,38%

11,54%
7,69%
3,85%

3,85%
0,00% 0,00%
Flexibilidade

0,00% 0,00%
Usabilidade

0,00% 0,00%
Adequao s
coleces

3,85%
3,85%
3,85%

0,00%
Interface

Exportao de
dados

Grfico 19

bvio que a avaliao de sistemas deste tipo no pode ser feita de forma to
minimalista. No objectivo deste trabalho fazer uma completa anlise dos sistemas
utilizados em Portugal para o que teramos de ter um universo bastante mais alargado
de museus porm, os dados recolhidos nesta pergunta, comparados com outras deste
grupo, permitiro algumas concluses relevantes na discusso do tema proposto.
Os dados obtidos na pergunta 2.9, a mais extensa e cuja resposta foi mais difcil para os
museus, so difceis de apresentar em grfico, ou tabela de forma directa. Era pedido a
cada um dos inquiridos que classificassem os campos91 e grupos de informao92 que
normalmente existem nos sistemas de gesto de coleces, utilizando os seguintes
critrios:
1. Registo/Cadastro
Registo base do inventrio. Devem ser considerados neste grupo todos os campos e
grupos de informao que sejam obrigatrios no registo mnimo de informao
sobre os objectos.
91

Campo corresponde a uma unidade de informao dentro de uma tabela em qualquer base de dados.
Por exemplo, o Nmero de Inventrio, ou a Designao principal dos objectos.
92
Grupo de informao corresponde ao conjunto de campos relativo a determinada categoria de
informao. Por exemplo os campos relativos categoria de informao Dimenses, onde deve existir a
unidade de Medida, o tipo de medida e o valor da medida.

71

2. Inventrio sumrio
Registo de informao bsica sobre o objecto. Devem ser considerados neste critrio
todos os campos e grupos de informao que no sendo essenciais para a imediata
identificao e registo/cadastro inicial, constituem informao muito relevante sobre
os objectos.
3. Inventrio desenvolvido
Registo de toda a informao produzida com o continuado estudo das coleces.
Devem ser considerados neste critrio todos os grupos de informao em que se
possam registar dados obtidos com o estudo dos objectos a longo prazo.
4. Gesto
Registo de todos os dados relativos a processos de gesto das coleces. Devem ser
considerados neste critrio todos os campos e grupos de informao que permitam o
registo de informao de gesto de coleces, mesmo que essa no esteja
directamente relacionada com o objecto.
De forma a serem utilizados estes critrios foi apresentada uma lista93 com todos os
campos e grupos de informao que pudemos recolher da normalizao nacional e
internacional94, na qual era pedido aos inquiridos uma classificao de acordo com o
procedimento normal no museu.
Esta classificao importante para este estudo porque nos permitir saber, pela anlise
das respostas obtidas, quais os campos mais relevantes a considerar numa estrutura de
dados para as diferentes fases na documentao e posterior gesto das coleces. Na
tabela que apresentamos em seguida esto referenciados os campos e grupos de
informao especfica, segundo os critrios adoptados.

Critrio

Registo/Cadastro

Inventrio Sumrio

93

Campo ou Grupo de Informao

N. de Inventrio
Designao Principal
Ttulo
Data de registo
Autorias
Categorias
Cronologia
Entrada
Incorporaes
Inventariantes
Medidas
Proprietrios
Descrio
Caractersticas tcnicas
Classificaes
Coleces
Inscries

Cf. Anexo 5 Pergunta 2.9.

Normas de Inventrio do IPM, International Guidelines for Museum Object Information: the CIDOC
Information Categories e Normalizacin Documental de Museos.
94

72

Critrio

Inventrio desenvolvido

Gesto

Campo ou Grupo de Informao

Localizaes
Materiais
Pesos
Componentes
Contexto de campo
Cpias
Cores
Departamentos
Designaes
Direitos
Disposies legais
pocas
Escavaes
Escolas
Estados
Estilos
Funes/Usos
Fundo documental
Grupos
Iconografias
Inspiraes
Marcas
Numeraes
Numismtica
Originalidade
Produes
Recolha etnogrfica
Tcnicas
Ttulos
Valores
Associao de ficheiros multimdia (foto, som, vdeo e
outros)
Exposies
Conservao
Reproduo
Material grfico
Material audiovisual
Bibliografia
Epistolografia
Cartografia
Arquivo histrico
Arquivo corrente
Arquivo fotogrfico
Abate
Movimentos
Seguros
Outros eventos

Tabela 2

Se nos detivermos numa anlise desta tabela percebemos a importncia dos campos e
grupos de informao relativos aos dois primeiros critrios, Registo/Cadastro e
Inventrio Sumrio, para a realizao bem sucedida de um trabalho de inventrio. Estas
categorias de informao devem ser as presentes em qualquer sistema de informao,
mesmo os construdos internamente. Nesta anlise percebemos que embora estas
categorias de informao possam ser teis a grande parte dos museus, nos casos de
museus de especialidade, por exemplo de Arqueologia ou de Etnologia, a situao pode
e deve, no nosso entender, ser adequada s necessidades especficas deste tipo de
coleces. Apenas como exemplo gostaramos de apontar o caso da informao relativa
ao contexto de campo, ou seja, aos dados de recolha dos objectos arqueolgicos ou
73

etnogrficos, que apenas encontramos, segundo a tabela referida, no grupo relativo ao

critrio Inventrio desenvolvido.
Duas categorias de informao que se encontram tambm no terceiro critrio
constituram uma surpresa para ns. Tcnicas e Estados so dois grupos de informao
que normalmente aparecem associados informao obrigatria no registo de objectos,
mas compreendemos este resultado, uma vez que este tipo de informao resulta muitas
vezes de um estudo e anlise mais aprofundada do patrimnio.
Nos dois ltimos critrios, para alm da incluso de Tcnicas e de Estados, no nos
deparamos com grandes surpresas em relao ao que acontece na normalizao
internacional. Apenas nos casos de museus temticos, como acima referimos, podem ser
referenciados alguns campos deste critrio, num dos critrios anteriores. A ttulo de
exemplo j citamos os museus de Arqueologia e de Etnologia, mas podemos tambm
encontrar aqui categorias de informao essenciais para museus especficos de
Numismtica, nos quais a categoria de informao relativa deve ser, na nossa opinio,
considerada como Inventrio sumrio.
Acrescentando a estes dados, uma grande maioria dos museus considera ser til a
existncia de campos e grupos de informao de preenchimento obrigatrio nos
sistemas utilizados. pergunta existem campos de informao obrigatria na base de
dados? os resultados obtidos foram os que apresentamos no seguinte grfico.
Informao obrigatria na base de dados

12%

7%

Sim
No
Sem resposta

81%

Grfico 20

74

Temos ento que 81% dos museus consideram a existncia de informao obrigatria
til, mas em que campos ou grupos de informao a consideram teis?
Segundo os dados recolhidos nesta questo os campos mais vezes mencionados so os
apresentados no grfico que se segue.
Meno de campos obrigatrios

Data do registo; 2

poca; 2

Material; 2
Tcnica; 2

Localidade; 4
Ttulo; 5
Museu; 5
Descrio; 12

Designao; 49

Cronologia; 14
Conservao; 16

Autoria; 16

N. Inventrio; 47

Proprietrio; 18
Dimenses; 21

Localizao; 18
Incorporao; 19

Categoria; 19

Designao
N. Inventrio
Dimenses
Categoria
Incorporao
Localizao
Proprietrio
Autoria
Conservao
Cronologia
Descrio
Museu
Ttulo
Localidade
Data do registo
poca
Material
Tcnica

Grfico 21

Temos ento a Designao com 49 menes nesta pergunta e o Nmero de inventrio,

com 47, como campos que mais frequentemente so referenciados como obrigatrios
nas bases de dados, sendo que Dimenses, Categorias, Incorporao, Localizao e
Proprietrio so os grupos de informao que se seguem com menes sempre prximas
das duas dezenas.
Ainda neste grupo de questes obtivemos os dados sobre a utilizao de thesauri ou de
listas terminolgicas hierrquicas dentro dos sistemas de gesto utilizados nos museus,
por forma a perceber qual o controlo existente na normalizao de contedos, bem
como a sua relevncia para os museus. Do total de inquiridos, 65,79% responderam
afirmativamente questo da utilizao deste tipo de ferramentas. Apenas 15,79%
declaram que no recorrem a este tipo de gesto da informao nas bases de dados das
coleces, contando-se os restantes na situao indefinida Sem resposta. Estes valores
so importantes e relevantes porque permitem perceber a disseminao da organizao
75

de contedos nesta matria. Em todo o caso apenas os museus tutelados pelo Governo
Regional dos Aores indicaram os nomes dos thesauri por si desenvolvidos e utilizados
na documentao do patrimnio (THPEA Etnologia, Antropologia, THMUSA
Bens Museolgicos, THMAC Macrothesaurus, THEUR Eurovoc, THMDE
Descritores para Museus, THCDU Classificao Decimal Universal, THMAU
Autorias em Museus, THGEO Geografia, THMCL Class. Especficas em Museus,
THMINS Instituies para Museus, THNUC Ncleo Museolgicos).
O mesmo se poderia dizer com a criao dos manuais internos de procedimentos para
orientao do trabalho de inventrio e gesto das coleces. Vejamos o seguinte quadro.
Percentagem de existncia de Manual de Procedimentos

100,00%

90,00%

80,00%

70,00%
53,95%
60,00%

50,00%
34,21%
40,00%

30,00%
11,84%

20,00%

10,00%

0,00%
Sim

No

Sem resposta

Grfico 22

Este grfico representa as percentagens de museus que tm criado manuais de

procedimentos e os utilizam no trabalho dirio como instrumentos orientadores.
importante referir que os museus tutelados pelo IPM tm nas Normas de inventrio
criadas por aquele organismo, uma referncia muito importante. So tidas como
documento de referncia e consulta indispensvel, funcionando tambm como auxlio
na introduo de dados para a aplicao Matriz. Este facto, ou seja, a orientao destas
normas processuais para determinado produto existente no mercado, faz com que a sua
utilizao seja mais coerente nos casos dos inquiridos que utilizam essa ferramenta de

76

gesto. No entanto, consideramos que so um excelente recurso para o inventrio do

patrimnio e que devem ser utilizadas, de forma crtica, tanto quanto possvel.
Os museus inquiridos revelaram ter algumas limitaes, mas tambm algumas mais
valias no que respeita aos recursos logsticos e humanos para a execuo do trabalho de
inventrio e gesto de coleces. Inquiridos sobre a existncia de uma sala especfica
para este tipo de trabalho, os dados indicam que 57% da amostra no conta com uma
sala especificamente atribuda ao inventrio. Normalmente, diz-nos o conhecimento que
temos dos museus portugueses, um trabalho que feito nos gabinetes de trabalho
normais, mas pensamos que este tipo de recursos de extrema importncia quer a nvel
de conservao preventiva, quer em termos de organizao do trabalho. A restante
percentagem divide-se entre 38% dos inquiridos que afirmam ter sala prpria para a
realizao desta tarefa e os restantes 5% no respondem questo.
Em termos de meios tcnicos utilizados nesta tarefa percebemos atravs do seguinte
grfico que a situao tem vindo a sofrer claras melhorias, no que concerne utilizao
das novas tecnologias.
Utilizao de PC no Inventrio

20%

Total de PC: 228

Directamente
Indirectamente

80%

Grfico 23

Note-se que no inqurito realizado em 1999-2000 foram menos de 50% as respostas que
afirmavam que o museu dispunha de recursos informticos (SILVA, 2000: 108) e nesta

77

consulta percebemos que a totalidade dos inquiridos, exceptuando trs casos95, tem pelo
menos um computador que utiliza nas tarefas de inventrio e no total os 76 museus que
responderam ao inqurito tm sua disposio 228 computadores. Tratando-se de uma
avaliao meramente especulativa, este dado corresponde, aproximadamente, a uma
mdia de 3 computadores por cada museu. A distino que se percebe no grfico acima
corresponde ao tipo de utilizao que estes recursos tm. Em termos percentuais, 80%
dos computadores utilizados so-no directamente em tarefas do inventrio, enquanto os
restantes 20% so utilizados tambm em outra tarefas do museu.
Sucede que a crescente inovao tecnolgica obriga a que os museus no se possam
contentar apenas com o computador96. Existem outro tipos de recursos, de baixo e
mdio custo, facilitadores das tarefas de inventrio e registo dos objectos, que so cada
vez mais utilizados em larga escala. Um dos principais uma simples ligao Internet
que permite a consulta de informao, em todo o mundo e de forma rpida, relacionada
com o patrimnio que o museu se encontra a registar. Este recurso, numa altura em que
existem cada vez mais coleces disponveis online97, abre uma fonte quase infindvel
de informao sobre o patrimnio.
No grfico que apresentamos em seguida, podemos observar uma clara tendncia de
melhoria das condies dos museus para a execuo do trabalho de inventrio, com a
excepo de alguns instrumentos muito especficos, como o caso dos scanner de
diapositivos e negativos, onde temos um menor nmero de museus que afirmam t-los.

95

Museu Municipal de Santiago do Cacm, Museu de Mrtola e Museu de Histria Natural da

Universidade do Porto.
96
Sendo este, no entanto, a ferramenta principal para o inventrio.
97
Existe mesmo um motor de pesquisa especfico para as coleces de museus que pode ser encontrado
em www.museumcollections.org (consultado em 09-02-2007).

78

Recursos disponveis
100,00%

90,00%
81,58%

85,53%

82,89%

80,26%

80,00%
72,37%
68,42%

70,00%

60,00%

Sim
50,00%

No

40,00%
31,58%
27,63%

30,00%

20,00%

18,42%

19,74%

17,11%

14,47%

10,00%

0,00%
Mq. Foto Digital

Scanner

Scanner de
negativos

Scanner de
diapositivos

Internet

Outros

Grfico 24

Ainda neste grfico podemos observar que grande parte dos museus utiliza uma, ou
mais, mquinas fotogrficas digitais, o que representa uma vantagem muito clara na
reduo dos custos com fotografia do acervo, bem como com na manuteno do arquivo
fotogrfico em formato analgico.
Uma anlise tambm importante a dos recursos humanos afectos a este trabalho. No
captulo dos recursos logsticos foi pedido aos inquiridos que nos indicassem se
recorriam contratao de servios externos para tarefas relacionadas com o inventrio.
A maioria dos museus no o faz (69%), mas ainda h uma parcela, relativamente
expressiva (29%), de inquiridos que nos revelam contratar servios na rea da
fotografia, introduo de dados e estudos de coleces especficas.
J no plano interno obtivemos alguns dados relativos ao quadro de pessoal que nos
parecem ser, a acreditar nas respostas obtidas, bastante optimistas. Recorde-se, porque
nos parece til na anlise dos dados que apresentaremos abaixo, que os museus que
compem a nossa amostra so instituies que pertencem Rede Portuguesa de Museus
e tm condies supostamente melhores do que as que encontramos no restante pas.

79

No total dos inquiridos os colaboradores afectos a tarefas de inventrio, a tempo inteiro

ou parcial, correspondem a um total de 214 pessoas. O que corresponde a uma mdia de
2 ou 398 pessoas por museu encarregues de levar a cabo esta tarefa.
As qualificaes dos colaboradores afectos ao trabalho de inventrio so as expressas no
seguinte grfico99.
Percentagem de colaboradores por grau acadmico

3%
8%

1%

3%
10%

Doutoramento
Mestrado

16%

Ps-graduao
Licenciatura
Bacharelato
12 ano
24%

9 ano
Ensino bsico
Outros

2%

33%

Grfico 25

de salientar nestes dados a enorme relevncia que atribuda s categorias Psgraduao e Licenciatura. Juntas perfazem um total de 57% dos colaboradores afectos
ao trabalho de inventrio e gesto das coleces. Contudo, a prpria natureza desta
tarefa faz-nos interrogar acerca da necessidade destas qualificaes, pelo menos nas
percentagens obtidas, para que os museus a possam executar eficientemente. No
podemos deixar de mencionar a falta que fazem bons tcnicos profissionais100 (12 ano
equivale apenas a 16% do universo de colaboradores) para tarefas sistemticas como o
carregamento de dados, medio de objectos, transporte interno dos objectos ou outras
tarefas em que a necessidade de um tcnico superior no seja to premente.
98

A mdia obtida atravs da diviso do total de colaboradores (214) indicados pelos inquiridos, pelo total
de casos da nossa amostra (76) d um valor de 2,82 como mdia de colaboradores por museu.
99
H uma diferena entre o nmero total de colaboradores obtido na resposta 4.1 (214) e na soma total
das indicaes dos graus acadmicos dos colaboradores na pergunta 4.2 (262). Este facto poder
contribuir para alguma confuso na anlise de dados, uma vez que num e noutro caso falamos de
universos distintos.
100
Os tcnicos profissionais de museografia ou, por exemplo, a criao da figura equivalente ao registar
ingls.

80

Ainda para aferir estes dados importante que nos detenhamos no grfico que nos
indica a quantidade de colaboradores por grau acadmico.
Colaboradores por grau acadmico

Outros

Ensino bsico

21

9 ano

43

12 ano

Bacharelato

85

Licenciatura

64

Ps-graduao

26

Mestrado

Doutoramento
0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

Grfico 26

Resulta desta anlise um dado curioso. Existem para um total de 76 museus, 85

colaboradores com grau acadmico correspondente a licenciatura, o que significa uma
mdia superior a um licenciado por museu. Contudo, voltamos a frisar, que nos parece
um nmero bastante exagerado, mesmo tratando-se de dados relativos a museus que tm
como obrigao, perante a RPM, ter um quadro de pessoal adequado. Importa ainda
salientar a existncia de 8 colaboradores com Doutoramento.
Note-se, como poder ser verificado no grfico 8, que apesar deste elevado nmero de
colaboradores afecto ao inventrio, a percentagem de coleces inventariadas (19,67%),
bem como a percentagem de objectos carregados em base de dados (10,44%) so
claramente insuficientes. Mas estes dados s poderiam ser analisados se pudssemos
confrontar as datas de incio do trabalho de inventrio, com a evoluo do quadro de
pessoal dos museus. Nada nos garante que cada instituio tenha tido estes recursos
disponveis ao longo dos anos.
A acrescentar a estes dados relativos aos recursos humanos queremos ainda referir a
existncia de pessoal externo contratado pelo museu para execuo de determinadas
81

tarefas. O grfico 27 mostra o nmero de contratos para cada uma das categorias de
recursos externos ao museu.
Recursos externos ao museu

Investigadores/especialistas

12
Fotgrafos

Consultores

48
23

Especialistas de documentao e gesto

de coleces
Informticos
Empresas especializadas
Outros

4
5
29

Grfico 27

Na categoria Outros foram mencionados servios de voluntariado (atravs de

contratos estabelecidos com o Estado Plano Nacional de Estgios ou com instituies
de ensino), bem como servios de coordenao diversos a nvel de conservao e
restauro101.
Por fim, resta-nos elencar os dados obtidos sobre a utilizao da informao registada
no sistema de gesto na comunicao estabelecida entre o museu e os seus pblicos.
Como sabido esta uma rea onde tem havido um grande investimento e pode ser, em
determinadas situaes, a fasca que despoleta um projecto de documentao de
coleces, dado que no possvel utilizar as novas tecnologias para a divulgao do
museu e suas coleces sem termos os contedos e a documentao referente em
formato digital.
Assim sendo ser que os museus prevem algum tipo de acesso informao contida no
sistema de gesto de coleces? De que forma o fazem? Que meios so utilizados na
comunicao entre a informao registada e o utilizador final? Estas so algumas das
101

82

Categoria que no tnhamos colocado como hiptese.

questes para as quais procuramos obter resposta no grupo final de questes do

inqurito.
O seguinte grfico permite a percepo dos museus que contemplam o acesso s
coleces segundo determinada categoria de pblico. Nesta pergunta, que pedia a
indicao de qual o tipo de pblico ao qual disponibilizado em cada museu o acesso s
coleces, entendemos a no indicao de resposta Sem resposta como uma resposta
negativa.
Acesso coleco em BD

100,00%

93,42%

90,00%
80,26%
80,00%
72,37%
70,00%

63,16%

60,00%
51,32%
48,68%

50,00%
40,00%

Sim
Sem resposta

36,84%
27,63%

30,00%
19,74%
20,00%

6,58%

10,00%
0,00%
Pblico geral

Investigadores

Escolas

Pessoas com
deficincia

Outros

Grfico 28

Neste grfico interessante notar a relevncia que dada ao Pblico em geral e

Investigadores, uma vez que so os dois nicos tipos de pblico que contam com uma
percentagem superior relativamente aos que respondem negativamente102. No entanto,
as Escolas, pblico cada vez mais tido em conta pela maioria dos museus, contam j
com uma percentagem de respostas afirmativas (48,68%) muito prxima das respostas
contrrias.
Relativamente percentagem de respostas positivas obtida em Pessoas com deficincia
no podemos deixar de mencionar o esforo que tem sido feito em Portugal103, no
102

Contribui para este facto a disponibilizao, por parte dos museus tutelados pelo IPM, das coleces
online atravs do MatrizNet que disponibiliza estes dois tipos de acesso. Cf.
http://www.matriznet.ipmuseus.pt. (consultado em 25-02-2007).
103
No podemos deixar passar esta oportunidade sem mencionar o GAM Grupo para a Acessibilidade
aos Museus e o trabalho profcuo que tem vindo a desenvolver.

83

mbito dos museus, no sentido de uma maior integrao e da eliminao das barreiras
(tambm tecnolgicas) ainda existentes.
Um outro instrumento de comunicao eficaz com o pblico a Internet. Quais os
recursos dos inquiridos nesta matria foi o que pretendemos saber com a pergunta 5.2.
A presena na Internet , hoje em dia, quase essencial para um museu que pretenda ser
reconhecido e, principalmente, conhecido A informao que consta de cada website
tambm pode condicionar a mensagem e os seus objectivos, mas neste estudo no
iremos aprofundar os contedos que poderiam figurar na pgina de um museu. Esse
tema, bastante interessante de resto, merecia ser alvo da ateno de um estudo
especfico.
Apresentamos, ento, no grfico que se segue e em termos percentuais os dados
relativos aos museus que tm, ou no, website.
Existncia de Website

5%

29%

Sim
No
Sem resposta

66%

Grfico 29

Confessamo-nos surpreendidos com os resultados obtidos nesta resposta. No pela

positiva, mas sim negativamente. A percentagem de museus que tem website (66%),
embora j bastante relevante, cifra-se bastante abaixo do que julgvamos que seriam os
valores de museus pertencentes RPM. Contudo, este nmero tem vindo
constantemente a aumentar, como fcil perceber atravs das notcias que nos vo

84

chegando sobre a criao de novos websites de museus ou da utilizao por parte dos
Museus de uma nova ferramenta que so os blogs104.
No entanto, ao contrrio destes dados, o prximo grfico contm informao muito
relevante sobre o tipo de informao disponibilizada nos websites.
Coleco online com pesquisa

16; 21%

31; 41%
Sim
No
Sem resposta

29; 38%

Grfico 30

Um total de 31 museus, o que corresponde a 41% da amostra, tem no seu website a

possibilidade de efectuar pesquisas na coleco do prprio museu. No caso dos museus
tutelados pelo IPM essa pesquisa pode ser alargada totalidade de museus que
disponibilizam informao atravs do website MatrizNet j atrs referenciado.
Assim sendo esta informao permite-nos dizer que os museus esto a ser cautelosos na
forma como abordam o canal de comunicao que a Internet. J no pode bastar uma
pgina meramente informativa em relao a horrios e preos, hoje em dia preciso
bastante mais para que a Internet sirva para a captao de novos pblicos e ajude a
cumprir uma outra parte da misso dos museus que a divulgao do patrimnio sua
guarda.

104

Apenas para citar alguns exemplos podemos citar os blogs dos museus da Chapelaria
(http://museudachapelaria.blogspot.com), do museu de Estremoz (http://museuestremoz.blogspot.com)
ou, ainda, do Museu Municipal de Benavente (http://museudebenavente.wordpress.com).

85

Sendo a Internet um excelente meio de comunicao, no pode ser considerado nico.

Os dados sobre as coleces que o museu disponibiliza atravs do seu website, podem
ser tambm veiculados atravs de outros meios de comunicao tecnolgicos. Os
quiosques multimdia, os audio guides105 e multimedia guides106 so instrumentos que
comeam a ser utilizados num crescente nmero de museus. Os casos que compem a
nossa amostra utilizam-nos na medida apresentada em grfico.
Recursos comunicao

70,00%
61,84%
57,89%

60,00%
51,32%
50,00%

40,00%

36,84%

35,53%
31,58%

30,00%

Sim
No
Sem resposta

17,11%

20,00%

6,58%

10,00%

1,32%
0,00%
Quiosque multimdia

Audioguides

Multimedia guides

Estes recursos de comunicao interna107 dos museus tm vindo a ganhar adeptos. Neste
momento so vrios os museus a que contam com sistemas de audio guides (6,58%) e,
como podemos verificar no grfico, j existem alguns casos de museus com multimedia
guides (1,32%). Este facto, dado que estes sistemas so mais recentes e mais
dispendiosos, no nos causa grande admirao, porque as vantagens da sua utilizao
so enormes. Os multimedia guides so bastante mais interessantes do ponto de vista
das solues apresentadas, porque permitem conjugar udio, vdeo, texto e imagem num
s aparelho.
Falta-nos, por fim, saber que informao veiculada pelos canais mencionados (Base de
dados, Internet e outros dispositivos tecnolgicos). Que tipo de informao pensam os
105

Sistema de auxlio visita ao museu no qual fornecido ao visitante um aparelho que quando
accionado relata, atravs de uma gravao, a informao pretendida pelo visitante.
106
Sistema de auxlio visita ao museu que permite ter a mesma soluo dos audio guides acrescentandolhe a possibilidade do registo de vdeo, imagem e texto. Os aparelhos utilizados neste sistema so os
comuns Pocket PC.
107
Estas tecnologias so, normalmente, utilizadas dentro das instalaes fsicas do museu.

86

museus inquiridos ser til para disponibilizar aos seus pblicos? Atravs de uma anlise
aos textos de resposta da pergunta 5.3.1 obtivemos os dados que figuram no seguinte
grfico108.
Informao Online

Localizao; 3
Marcas; 3
Designao; 11

Localizao
Marcas

Peso; 3
Coleco; 4

Peso

Incorporao; 4

Imagem; 10

Ttulo; 4
Provenincia; 5

Coleco
Incorporao
Ttulo
Provenincia
Categoria
Tcnicas
Cronologia

Descrio; 10

Autoria

Categoria; 6

Dimenses
N inventrio

Tcnicas; 6

N inventrio; 9
Dimenses; 9

Cronologia; 7

Descrio
Imagem
Designao

Autoria; 9

Grfico 31

Estes so os termos que mais vezes aparecem no total das respostas. E se analisarmos os
mais mencionados verificamos que se referem ao tipo de informao existente em
qualquer base de dados para identificao mnima dos objectos. Designao, Imagem,
Descrio e N. de inventrio, todos com aproximadamente uma dezena de menes nas
respostas, so realmente os campos mais importantes para a identificao. de frisar o
aparecimento da imagem em segundo lugar, dado que a informao disponibilizada na
Internet, por exemplo, muito dificilmente teria impacto sem qualquer representao
grfica.
Estas categorias de informao so assim tidas como as mais relevantes para a
disponibilizao da informao. Existem outros meios nos quais os museus podem tirar
partido da informatizao das coleces. O atendimento ao pblico, a organizao de
exposies, a gesto dos processos de emprstimo, a elaborao de catlogos ou outras
publicaes, bem como o auxlio aos servios educativos dos museus, so algumas das
tarefas museais que podem usufruir de um bom sistema de gesto das coleces.

108

Os termos encontrados apenas uma ou duas vezes no total das respostas no esto mencionados neste
grfico.

87

A investigao por questionrio, j acima o tnhamos salientado, no um trabalho que

se abrace de nimo leve. O tratamento de dados e a sua anlise moroso e por vezes
levanta dvidas e problemas que tentamos ultrapassar recorrendo bibliografia de
referncia sobre este tipo de estudos. Contudo, temos conscincia que a anlise agora
construda, poderia ser vista por diferentes perspectivas, ou acrescentada de outras
questes e cruzamento de dados. No entanto julgamos ser este o caminho mais
apropriado e que melhor serve o mbito do presente trabalho109.

109

A anlise destes dados foi feita recorrendo s aplicaes SPSS (Tratamento estatstico de dados) e ao
Microsoft Excel.

88

Contributo para a normalizao em Museus

Proposta de norma

89

90

Documentation is often easy to ignore in the early stages of

establishing a museum, because the dire consequences of neglect may
take several generations to manifest themselves. Poor documentation
reduces the usefulness of a collection and stores up potential problems
for the future.
(HOLM, 1991)
O texto com que Stuart A. Holm aborda as consequncias de uma m documentao das
coleces na publicao da Museum Documentation Association (MDA) intitulada
Facts & Artefacts - How to document a museum collection (HOLM, 1991: 2),
deveria estar sempre colocado no tampo das secretrias de trabalho dos responsveis
pelas coleces nos museus portugueses, num local bem visvel. A documentao das
coleces deveria ser, na nossa opinio, a principal preocupao nos museus em
Portugal. Como podemos verificar nos dados recolhidos no inqurito, dos quais demos
conta no captulo anterior, a percentagem de 10, 44% relativa aos objectos registados
em base de dados e de 19,67%110 em relao ao nmero de objectos estudados, so
francamente baixas se tivermos em conta que os objectos so o principal motivo para a
constituio de um museu e o seu objecto de trabalho dirio. Embora existam vrias
teorias que discutem acaloradamente este assunto, parece-nos um pouco improvvel a
existncia de um museu sem objectos.
Vrios so os problemas com que nos debatemos no trabalho dirio num museu em que
no exista um conhecimento mnimo das coleces e/ou objectos com que o museu tem
de lidar. A gesto do museu, a sua misso, os recursos que tem sua disposio, a
definio de estratgias, a divulgao, os planos de conservao, as polticas de
incorporao, enfim, o trabalho no museu depende, em grande parte, do conhecimento
existente sobre os objectos que o museu guarda. Como ser possvel ter um boa poltica
de incorporao sem conhecer a(s) coleco(es) que pretendemos melhorar? De que
forma se pode ter um bom plano de conservao sem saber o estado global dos objectos
existentes? Como planear uma exposio sobre um tema, sem saber quais os objectos
que melhor o ilustram, ou que se relacionam com o referido tema? Afinal de que outra

110

Estas percentagens sobem para 14,93% e 28,15% se excluirmos dos dados obtidos na amostra um
museu que referenciou como total de objectos no acervo o nmero de 1000000 de objectos. Julgamos
importante fazer esta referncia para se perceber a gravidade do problema, mesmo considerando aquela
resposta nula (o que optamos por no fazer neste estudo)

91

forma poderia o museu cumprir as funes s quais est obrigado pela definio111 que
encontramos no ICOM? So ou no as coleces o principal motivo de existncia dos
museus?
Os objectos como fonte de conhecimento devero ser tidos, cada vez mais, em
considerao na construo e anlise da histria e compreenso do mundo, dado que
contm em si informao muito valiosa. Importa saber procurar, registar e sistematizar
os dados encontrados nos diversos estudos efectuados, de forma a facilitar a utilizao
desta informao para obter uma melhor percepo do passado. Neste ponto os museus
assumem uma importncia extrema, dado que destes a responsabilidade de os estudar
e divulgar e perceber o(s) seu(s) significado(s) dentro do tempo no qual foram utilizados
e/ou criados.
Neste processo devem ser seguidos dois caminhos: um em que prevalece a procura de
informao intrnseca do objecto e outro que procura os dados que so extrnsecos ao
objecto.
No primeiro, partida mais simples, o objecto de estudo apenas e somente o objecto:
os materiais com que foi produzido, as tcnicas utilizadas pelo(s) seu(s) autor(es), as
decoraes existentes, a iconografia nele representada, as suas marcas ou inscries,
enfim toda a panplia de informao contida no prprio artefacto que possa representar
alguma informao sobre a sua histria ou da cultura que representa.
No segundo, em nada menos importante que o primeiro, mas muitas vezes mais difcil
de traar, perseguem-se todas as informaes que so externas ao artefacto: as
informaes relativas ao(s) seu(s) autor(es), ao local onde foi produzido, utilizao
dos materiais naquele local, iconografia e sua representao no contexto cultural em
que se insere cronologicamente o objecto, ao seu uso e funo inicial, documentao
que, potencialmente, lhe pode ser associada. Enfim, um sem nmero de informao,
uma vez mais referimos, externa ao objecto, mas que complementa os dados intrnsecos
que se podem obter. A conjuno de uma e outra anlise permitem que possamos

111

Um museu uma instituio permanente, sem fins lucrativos, ao servio da sociedade e do seu
desenvolvimento, aberto ao pblico, e que adquire, conserva, estuda, comunica e expe testemunhos
materiais do homem e do seu meio ambiente, tendo em vista o estudo, a educao e a fruio. Retirada
do website da Comisso Nacional Portuguesa do ICOM, em http://www.icom-portugal.org. (consultado
em 13-03-2007).

92

construir, melhor reconstruir, o trajecto histrico desde a criao do objecto, at sua

chegada ao museu e consequente mistificao112.
Da unio destes dois caminhos possvel obter o resultado final pretendido, ou seja, a
documentao necessria para a compreenso do(s) significado(s) da cultura material
Humana. Numa perspectiva mais alargada, segundo Susan Pearce, este processo permite
alcanar o conhecimento sobre cada um dos objectos estudados, mas tambm o seu
significado enquanto parte participante no processo de constituio de uma coleco
(PEARCE, 1994: 1) e do seu significado colectivo. O significado de cada objecto
possibilita a sua interaco com outros objectos e o aparecimento posterior de coleces
de objectos que ilustram de uma forma mais completa determinados perodos, estilos,
mtodos de fabrico, formas de vida, etc.
partida simples separar um e outro caminho e fazer anlises separadas da
informao resultante de um e outro. Sucede que a constituio de um bom processo de
documentao de coleces obriga a que se pense a longo prazo e no nos resultados
imediatos. Numa primeira abordagem parece simples obter a informao intrnseca dos
artefactos: basta olhar para os objectos, mas raras so as vezes em que o objecto nos
diz tudo, ou nos deixa saber vista desarmada tudo que contm. Seria fcil demais
diro, mas tambm no podemos condenar desde logo este processo ao insucesso.
Importa saber que cada museu tem em mos uma tarefa bastante rdua e trabalhosa, de
extrema importncia na prossecuo das tarefas inerentes ao trabalho museal e que
existem formas de seguir estes caminhos j regulamentadas e normalizadas das quais
podemos tirar algumas lies.
Como bem se percebe nos resultados apresentados no captulo anterior, h um longo
caminho a percorrer que pode muito bem ser traado de forma mais segura, aprendendo
com os erros cometidos e seguindo os mais recentes mtodos utilizados nos pases113 em
que este trabalho se encontra solidificado. Neste momento, em Portugal, e com o
trabalho muito meritrio que tem vindo a ser feito pela Rede Portuguesa de Museus na
qualificao dos museus e dos seus profissionais, exige-se uma profunda alterao dos
112

Ao objecto museolgico dado um significado que ultrapassa, em larga escala, a sua inicial funo.
No museu o objecto representa uma cultura.
113
Poderamos citar os exemplos Ingls e Canadiano nos quais a Museum Documentation Association
(http://www.mda.org.uk) e o Canadian Heritage Information Network (http://www.chin.gc.ca),
respectivamente, tm feito um trabalho muito profcuo na criao de standards para a documentao do
patrimnio cultural.

93

mtodos de trabalho e a atribuio de uma maior importncia do papel que a

documentao e gesto das coleces tem nos museus.
Assim, iremos propor neste captulo, considerando a normalizao internacional e
utilizando, sempre que possvel e conveniente, alguns exemplos de boas prticas no
registo, documentao e gesto das coleces, as bases para uma normalizao
documental nos museus a respeitar pelas instituies que pretendem ser certificadas
como Museu114. Para tal, como explicmos no captulo relativo normalizao
internacional, iremos propor caminhos a seguir em trs reas distintas, mas
indissociveis, da normalizao documental. A saber, a norma referente estrutura de
dados, a norma relativa aos contedos a utilizar pelos museus e, finalmente, a norma de
procedimentos a adoptar pelos museus na realizao do trabalho de documentao e
gesto de coleces.

114

94

Dentro do programa e regras que a RPM est a organizar para este efeito.

Proposta de normalizao de estrutura de dados

A estrutura utilizada na construo de uma base de dados determinante para que o
processo de documentao das coleces seja bem sucedido. No raras vezes deparamonos, no mbito da nossa actividade profissional, com a existncia de bases de dados115
em museus que, no podendo ser consideradas como tal, so a nica ferramenta
utilizada como repositrio de informao nos museus. Por diversos factores, entre os
quais destacamos o financeiro, at h pouco tempo atrs, os museus no investiam
quase nada na aquisio ou desenvolvimento de bases de dados para a documentao
das coleces116, com a consequente proliferao de documentao fragmentada e
criada por cada um dos responsveis das diversas coleces ou em ficheiros
compartimentados pelas tipologias dos objectos e coleces. Facilmente encontramos
casos de instituies que registam de forma diferente cada uma das coleces que lhe
pertencem, sem qualquer cuidado na anlise da informao que pretendem guardar
sobre o patrimnio que gerem.
O processo de construo deste tipo de bases de dados ligava-se directamente s
necessidades sentidas em determinada altura pelo responsvel no museu e raramente
eram entendidas como uma resposta global aos problemas de documentao das
coleces. informao de base que era includa na estrutura inicialmente pensada,
juntavam-se, sem qualquer cuidado que no fosse a necessidade imediata de registar um
determinado tipo de informao, outros campos (no Excel em colunas) que permitiam o
registo da informao em falta. Muito facilmente este tipo de desenvolvimento no
estruturado, ao gosto das necessidades imediatas, resultava numa mescla de informao,
dificilmente pesquisvel e utilizvel nos diferentes contextos do trabalho de um museu.
Para agravar esta confuso a inexistncia de terminologia pensada previamente e
controlada por Thesauri ou listas de terminologia adoptadas e pensadas pela instituio,
fazia com que a informao relativa a determinado assunto se afigurasse completamente
impossvel de encontrar.
115

A designao de base de dados atribuda nestes casos totalmente errada, uma vez que a maior parte
deles so folhas de clculo (Excel), utilizadas para um propsito diferente daquele para o qual este tipo de
tecnologias so desenvolvidas, nas quais so vertidos em colunas (Campos) e linhas (diferentes registos
de informao) os dados relativos a cada objecto.
116
A mais antiga referncia a uma aquisio de uma base de dados para o registo de informao sobre os
objectos num museu que obtivemos nas respostas ao inqurito relativa ao ano de 1989, sendo que a
maior percentagem de museus que adquiriram uma base de dados reporta-se ao ano de 2005 (14,47% do
total da amostra).

95

Tecnologicamente estas solues caseiras so tambm muito limitadas. No permitem

a utilizao de determinados campos de uma forma estruturada ou interligada com
relaes a outros campos, no tm controlo da informao registada e permitem erros
bsicos, sem hiptese de correco ou com correco dificultada, bem como no
permitem a partilha de informao com base numa rede centralizada117 onde exista
controlo de acesso por utilizador ou perfis de utilizador, apenas para citar alguns
exemplos de limitaes inerentes a este tipo de tecnologia.
Assim, neste estudo, partiremos do pressuposto da necessidade de criao ou aquisio
pelos museus de uma base de dados118, tanto quanto possvel, de uma assente no modelo
relacional119, em vez das tradicionais bases de dados documentais120. Neste ponto os
museus deparam-se com duas alternativas, vlidas no nosso entender, que representam
vantagens e desvantagens que importa considerar.
O primeiro caminho, o menos seguido pelos museus em Portugal, como nos
demonstram os resultados do inqurito que podem ser observados no grfico 12, no qual
o total de museus de apenas 13121, corresponde criao da base de dados e sistema de
gesto documental pelo prprio museu. Embora esta opo aparente ser a melhor, por
permitir a cada museu uma resposta mais aproximada s suas necessidades especficas,
a experincia mostra que so raros os casos de sucesso e de longevidade deste tipo de
projectos. A ttulo de exemplo poderamos citar os casos estudados122 por Teotnio
Pereira, na sua tese de mestrado (PEREIRA, 1996), que comearam por desenvolver os
prprios sistemas e hoje em dia, excepo do caso Matriz que perdura e sempre foi

117

No possvel partilhar um ficheiro de Excel, por exemplo, de forma a que este possa ser acedido por
duas pessoas ao mesmo tempo.
118
Uma base de dados a coleco de informao guardada num computador de uma forma sistemtica,
de tal forma que seja possvel com a utilizao de um software (DBMS Data Base Management System)
apropriado utiliz-la para obter determinadas respostas.
119
Mtodo de estruturao de dados em diversas tabelas que so associadas logicamente entre si atravs
de atributos comuns. Qualquer registo pode ser encontrado neste tipo de bases de dados atravs das
relaes existentes entre as diferentes tabelas. Tm como principal mais valia evitar a duplicao de
informao numa s tabela como acontece no modelo documental.
120
Consistem em bases de dados em que toda a informao carregada numa s tabela, sem outra
estruturao de dados que no a simples definio de campos.
121
Sendo que um deles j no utiliza a base de dados criada no passado e adquiriu uma base de dados
comercializada por uma empresa.
122
Os casos so o do Museu da Cidade de Lisboa, o do Museu Regional de Arqueologia D. Diogo de
Sousa e o do Museu de Cincia da Universidade de Lisboa.

96

desenvolvido com a colaborao de uma empresa externa ao IPM, utilizam um sistema

de gesto de coleces desenvolvido por uma empresa123.
As desvantagens da construo por um museu da sua prpria base de dados so muitas,
mas importa enumerar aqui as mais importantes:
1. Modelo de base de dados nico desenvolvendo uma soluo especfica que
responda s necessidades do museu maior o risco de no compatibilidade com
a normalizao existente.
2. Tecnologia inapropriada sendo construdas com base em software de criao
de bases de dados para utilizao pessoal, no permitem as mais valias que uma
base de dados deste gnero dever conter. Apenas para citar um exemplo a
aplicao de bases de dados Microsoft Access tem como limite de tamanho de
ficheiro, por base de dados, apenas 2GB.
3. Recursos humanos no de todo possvel, conhecendo ns a dificuldade da
maioria dos museus portugueses neste captulo, a existncia em cada museu de
equipas apropriadas ao desenvolvimento de sistemas de gesto de coleces,
onde teria, obrigatoriamente, de existir um tcnico qualificado na construo de
bases de dados e um especialista em documentao em museus.
4. Actualizao das tecnologias como sobejamente conhecido, a actualizao
tecnolgica verificada hoje em dia implica uma actualizao constante do
software utilizado no desenvolvimento de uma base de dados, para no correr o
risco de inutilizao dos dados registados em determinados sistemas124.
5. Financeiramente mais dispendioso pelos motivos apresentados atrs, este tipo
de solues afigura-se mais caro, no longo prazo, do que a aquisio de um
sistema de gesto de base de dados que representa um custo inicial mais
elevado, mas que traz benefcios a mdio termo, desde que a sua escolha seja
correctamente planificada.

123

Os trs casos utilizam bases de dados desenvolvidas pela Sistemas do Futuro, sendo que o Museu
Regional de Arqueologia D. Diogo de Sousa utiliza tambm a base de dados Matriz.
124
As bases de dados dos Museus estudados por Pedro Teotnio Pereira (PEREIRA, 1996) foram
desenvolvidas para o sistema operativo MS-DOS e se estivessem ainda em uso, implicariam a existncia
de computadores que ainda permitissem executar este tipo de aplicaes, bem como manteriam as
limitaes inerentes a este tipo de tecnologia.

97

6. Intercmbio de dados entre sistemas e divulgao este tipo de sistemas

raramente so preparados para possibilitar a troca de informao entre bases de
dados e dificilmente permitem o acesso atravs da utilizao da Internet.
O museu necessitaria de estudar a normalizao produzida pelos diversos organismos
internacionais mais referenciados em relao a standards documentais, como o CIDOC,
a MDA ou o CHIN, escolher um dos caminhos propostos, ou estudar uma soluo que
os conjugasse e, finalmente, reunir os recursos tcnicos para a construo de uma base
de dados e do programa que permitiria introduzir e visualizar os dados125. Na criao do
sistema de gesto teria que ser tida em considerao as outras duas vertentes da
normalizao documental em museus: a dos contedos e a dos procedimentos a adoptar
pelo museu neste tipo de tarefas.
Afigura-se, como pensamos ser bvio, uma tarefa to dispendiosa em termos de
recursos, como desnecessria nos nossos dias.
O caminho paralelo, que julgamos ser a melhor opo para os museus126, o da
aquisio de um sistema concebido por terceiros. No poder ser um sistema qualquer,
nem o seu processo de aquisio poder ser encarado levianamente. Normalmente este
tipo de sistemas de gesto de coleces so dispendiosos (dependendo do grau de
exigncias colocadas pelo museu que o pretende adquirir), mas resultam, se bem
explorados, em benefcios claros num mdio-longo prazo. No total dos inquiridos (76
museus) encontramos 60 casos que optaram por adquirir um sistema de gesto das
coleces j desenvolvido por uma empresa. Sabemos, no entanto, atravs de consultas
s pginas de diversas empresas127 que comercializam, em Portugal, estes sistemas, que
o nmero de museus a utilizar solues desenvolvidas por terceiros tem vindo
gradualmente a aumentar.
Este caminho elimina, tratando-se como bvio de sistemas creditados ou com provas
dadas em diferentes museus, as desvantagens supra enumeradas e, ao mesmo tempo,
contempla a vantagem da adequao a qualquer museu desde que se trate de uma base
125

Mesmo utilizando software j existente, este tem que ser configurado e programado para trabalhar de
acordo com as necessidades da estrutura de dados criada.
126
Secundamo-nos na prtica recorrente dos museus em Portugal que optam, cada vez mais, por esta
situao em detrimento da primeira.
127
Foram consultadas as pginas das empresas Sistemas do Futuro, Lda e Pararede, S.A. em
http://www.sistemasfuturo.pt e http://matriz.pararede.com, em Agosto de 2006 e comparadas com dados
recolhidos no mesmo ms do ano anterior.

98

de dados normalizada segundo os standards nacionais e internacionais em vigor. No

entanto, no se esperem solues miraculosas, nem completamente seguras. O trabalho
de recolha e sistematizao dos dados que iro compor a informao sobre a coleco
tem, obrigatoriamente, de ser feito pelos colaboradores dos museus e sendo uma
soluo desenvolvida por terceiros h que ter em conta alguns riscos inerentes
aquisio de produtos deste tipo comercializados por empresas, como por exemplo, a
sua sustentabilidade econmica e durabilidade no mercado128.
Ora sendo um e outro caminho teoricamente viveis, o que deve nortear a instituio
que pretende organizar e planear a documentao e gesto das suas coleces?
A resposta a esta questo aparentemente simples e bvia. Seria bastante dizer que a
orientao deveria assentar na utilizao da normalizao existente. No entanto, que
normalizao utilizar em Portugal, sendo que no existe no pas um documento que
normalize a estrutura de dados para os sistemas de gesto de coleces129? Seguirmos os
exemplos estabelecidos internacionalmente? E que exemplos devemos seguir? O do
International Council of Museums, criados atravs do CIDOC (International Committee
for Documentation), o da britnica Museum Documentation Association130, ou ainda o
da Canadian Heritage Information Network, que so os mais referenciados modelos a
nvel internacional?
Mais uma vez a resposta parece-nos simples e bvia. Conhecidos que so os bons
resultados dos trs modelos em discusso, importe-se e utilize-se o modelo que nos
mais prximo e que se tem constitudo como a mxima referncia na documentao e
gesto de coleces em museus, o SPECTRUM131 da Museum Documentation
Association. No entanto, ser que a importao de um modelo como este ser eficaz
para Portugal? Teremos ns chegado ao tal ponto em que podemos utilizar o
SPECTRUM, sem qualquer alterao dos hbitos e procedimentos enraizados no
trabalho dos museus portugueses? Podemos faz-lo sem discusso prvia e alargada a
128

Uma empresa que no assegure a continuidade de um produto, no dever ter sida em considerao na
aquisio de um sistema de gesto de coleces.
129
Importa referir que as Normas de Inventrio que tm vindo a ser publicadas pelo Instituto Portugus de
Museus, como referimos atrs neste estudo, no so normas de estrutura de dados, mas sim normas
processuais relativas aplicao utilizada nos museus tutelados pelo Estado.
130
O SPECTRUM foi recentemente adoptado pela Holanda e Blgica como standard para a
documentao e gesto de coleces. Cf. http://www.mda.org.uk/pr070226.htm (consultado em 07-032007).
131
Esta norma pode ser obtida atravs da pgina da MDA (http://www.mda.org.uk/spectrum.htm),
bastando um simples preenchimento de formulrio de identificao e aceitao dos termos da licena para
a sua utilizao.

99

todos os sectores132 que uma deciso destas influenciaria? A resposta a esta questo
complica, no nosso entender, o que poderia ser simples. A importao de uma norma,
feita sem qualquer preparao, poderia acarretar diversos problemas no futuro e por este
motivo pensamos ser importante dar os primeiros passos nesse sentido, sem no entanto
esquecer que no decorrer desse tempo o trabalho de documentao nos museus tem que
continuar.
Pelos motivos apresentados penso que seria til existir uma normalizao criada e
discutida em Portugal que permitisse, ainda que num perodo transitrio, uma maior
definio desta matria para todas as partes envolvidas na criao e utilizao de um
sistema de gesto de coleces. Neste sentido proporemos um modelo, com base em
dados recolhidos no inqurito que realizamos e na normalizao de base estabelecida,
h j alguns anos, pelo International Council of Museums comummente designada por
International Guidelines for Museum Object Information: the CIDOC Information
Categories, como ponto de partida para a discusso do modelo de dados a adoptar para
certificar a qualidade do trabalho de documentao e gesto de coleces.
O modelo de dados proposto pelo CIDOC consiste num determinado nmero de
categorias de informao133 (CIDOC, 1995) que so, na perspectiva daquele comit
internacional, as indicadas e absolutamente necessrias para as boas prticas de
documentao de coleces. Ao todo so 22 grupos que contm uma ou mais categorias
de informao directamente relacionadas com o tipo de dados que se pretende ver
registado em cada um dos grupos. A sua totalidade perfaz uma ficha de inventrio e
cada grupo de informao encontra-se descrito no website do CIDOC134 da seguinte
forma:
Designao do grupo de informao
Propsito
Indicao das razes pelas quais cada grupo de informao foi includo
na norma e qual o critrio de incluso utilizado da seguinte lista:
1. Segurana da coleco
132

Estado enquanto legislador, tutelas, documentalistas e demais profissionais de museus, empresas que
criam este tipo de sistemas, responsveis por cursos de formao nesta rea, etc.
133
Cf. http://www.willpowerinfo.myby.co.uk/cidoc/guide/guidecat.htm (consultado em 16-12-2006).
134
Cf. http://www.willpowerinfo.myby.co.uk/cidoc/guide/guidefm.htm (consultado em 16-12-2006).

100

2. Responsabilidade sobre as coleces

3. Acessibilidade s coleces
4. Histrico das coleces
Categorias de informao
Lista das categorias de informao que fazem parte do grupo de
informao.
Exemplos
Exemplos da forma como as categorias de informao de cada grupo so
utilizadas em conjunto.
Notas
Nas notas poderemos encontrar o seguinte tipo de informao:
Se o grupo de informao pode ser utilizado mais do que uma vez
para cada registo de objecto (relao de n registos em cada
categoria de informao para 1 objecto.)
Recomendaes e sugestes para a implementao do grupo de
informao num sistema quando apropriadas.
Da reunio deste modelo e da anlise por ns realizada s respostas que os museus nos
forneceram com a informao sobre a utilizao das categorias de informao,
classificadas

segundo

determinados

critrios135,

obtivemos

proposta

que

apresentaremos em seguida para um possvel modelo de estrutura de dados que poderia

ser utilizado, sem desrespeito pela normalizao internacional, escala nacional. Ou
seja, melhor adaptado s necessidades e aspiraes dos museus portugueses.

135

Registo/Cadastro, Inventrio Sumrio, Inventrio desenvolvido e Informao adicional de gesto de

coleces.

101

Modelo de dados
O modelo de dados que propomos dever ser construdo tendo em considerao que se
trata de uma base de dados relacional e poder realizar-se recorrendo a ferramentas
como o Microsoft Access, ou o FileMaker Pro (apenas para citar dois produtos
comerciais para a construo de bases de dados) ou qualquer outro programa de
construo e gesto de bases de dados disponvel no mercado, nos casos em que o
museu pretenda, pelos seus meios, criar o sistema que utilizar na documentao e
gesto de coleces.
A organizao da base de dados relacional assenta, por sua vez, no pressuposto
fundamental de que a informao dever ser estruturada e que nunca ter que ser
introduzido mais do que uma vez o registo referente a um objecto, entidade, evento ou
documento nas diferentes tabelas136 que necessariamente sero criadas por cada uma das
tarefas supra citadas. A organizao da estrutura de dados que propomos assenta na
seguinte diviso137:
Inventrio Objectos: base de dados de inventrio dos objectos que compem a
coleco, subdividida em diferentes categorias de informao, dependentes de uma
primria que conter, segundo modelo que apresentaremos frente, os campos relativos
ao nmero de identificao do objecto, a sua designao, uma descrio breve e a data
de registo de cada um dos objectos na base de dados;
Terminologia/Thesauri tarefa onde se registaro, em listas de termos (estruturadas
ciclicamente com nvel principal e dependentes) ou em aplicaes de gesto de thesauri
(em casos mais complexos), os termos mais utilizados na documentao das coleces,
de tal modo que seja possvel obter um controlo e eficcia na linguagem da base de
dados. Esta base de dados de terminologia dever ser utilizada sempre que a informao
a carregar na base de dados seja passvel de ser organizada de forma estruturada. No se
aplicar este caso a campos de descrio ou outros campos de texto que o sistema
poder conter;

136

Conjunto de dados organizados em Linhas e colunas, representados graficamente na aplicao por

campos.
137
Cf. Anexo 7.

102

Entidades base de dados de todas as entidades, e informao relativa a estas, que de

alguma forma se relacionam ou relacionaram com os objectos que compem a coleco.
Aqui ficaro registadas informaes de autores, colectores, restauradores, comissrios
de exposies, proprietrios, etc.;
Documentao tarefas ou bases de dados onde sero registadas as informaes
relativas aos documentos que se relacionam com a coleco ou com a sua gesto.
Bibliografia, cartografia, fotografias, vrios documentos de arquivo, entre os quais se
contam pedidos de emprstimo, documentos de propriedade, etc., so alguns dos
exemplos da informao que poder ser registada nestas tarefas. Nos casos dos museus
nos quais exista uma base de dados de biblioteca ou arquivos138 poder, e dever, na
nossa opinio, ser aqui considerada uma ligao deste sistema com as bases de dados
referidas, evitando a repetio deste trabalho pelos profissionais dos museus.
Eventos tarefas onde se registar a informao relativa s exposies, emprstimos,
seguros, aces de conservao preventiva ou de restauro, iniciativas dos servios de
educao dos museus, entre outras que se relacionem com qualquer objecto da coleco.
Neste grupo sero exploradas as tarefas que se direccionam mais para a gesto da
coleco.
Multimdia base de dados onde sero registados todos os ficheiros digitais139 que
sero associados ao sistema de gesto da coleco. A associao de ficheiros
multimdia140 , hoje em dia, uma mais valia de documentao das coleces que
permitida pelo constante desenvolvimento tecnolgico ao nosso dispor. Desde a
imagem dos objectos, a sua reconstruo em sistemas 3D, a digitalizao dos
documentos relacionados com a histria dos objectos, como por exemplo, textos de
catlogo, pedidos de emprstimos, citaes em pginas da web, desenhos tcnicos

138

Temos conhecimento de alguns museus camarrios (Cmara Municipal de Cascais com os cincos
museus) e universitrios (Museu da Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto) que pretendem
ligar as bases de dados dos museus, bibliotecas e arquivos de forma a rentabilizar a sua utilizao interna
e externa (Internet).
139
Hoje possvel ter registado numa base de dados, atravs de links de referncia para a localizao
fsica dos ficheiros digitais, uma quantidade quase ilimitada de ficheiros digitais associados a uma base de
dados, uma vez que no h a necessidade de inserir esses contedos na sua estrutura. Por outro lado, os
Metadata (informao utilizada para descrever e catalogar a informao digital) dos ficheiros digitais
podem, atravs de protocolos normalizados (EXIF, por exemplo) ser, por sua vez, importados
directamente por estes sistemas de gesto.
140
Entendemos por ficheiros multimdia todos os ficheiros que manipulam, em separado ou em conjunto,
texto, imagem, voz, vdeo e outros tipos de dados digitais.

103

computorizados, so variados e quase ilimitados os recursos informticos que podem

contribuir para o melhor conhecimento das coleces museolgicas.
O esquema da estrutura da base de dados que propomos poderia ser representado da
forma que apresentamos na seguinte figura.
Existindo uma parte central que se refere
aos objectos e informao directamente
relacionada

com

estes,

intrnseca

ou

extrinsecamente e radialmente encontramos

um sistema de tabelas que por sua vez
podem constituir diferentes bases de dados,
ligadas directamente tabela central (ou
base de dados central) que , como
referimos, o inventrio/registo de objectos.
A ligao destas tabelas divide-se em dois
mtodos. Um directo, no qual alguns dos
campos existentes no inventrio de objectos
Ilustrao 1

recorrem

informao

registada

previamente nas tabelas exteriores e um

indirecto, no qual necessria a interveno do utilizador, ou inventariante, para
determinar a forma como a relao entre a informao se dever processar. Este
segundo mtodo pode ser contemplado atravs de software que permita a ligao entre
as vrias tabelas da bases de dados relacional de acordo com os critrios de
documentao de cada instituio.
No entanto, o elemento principal do sistema de gesto de coleces ser sempre o
registo da informao dos objectos. A sua centralidade e destaque no esquema
apresentado so propositados, remetem para a importncia que deve ser dada a esta
matria na construo da estrutura de dados a adoptar, uma vez que sem informao
correctamente registada sobre os objectos, dificilmente pode ser gerida uma coleco
nas suas mais distintas facetas.
A estrutura da base de dados de registo de objectos dever comportar as tabelas e
campos necessrios para o registo do maior nmero de informao possvel e considerar
104

alguns princpios, como o histrico da informao ou a necessidade de criao de mais

do que um registo em determinados grupos/categorias de informao. Como
facilmente perceptvel a informao relativa a um estado de conservao que data de
2004, por exemplo, nunca dever ser perdida na base de dados, muito menos em
detrimento da introduo de um novo estado de conservao motivado por um restauro.
Em outros casos, necessrio ter mais do que um registo simultaneamente para a
mesma categoria de informao, seno veja-se os objectos que tm mltiplas autorias,
ou diversos registos de dimenses, por exemplo. Um e outro princpio so, neste tipo de
bases de dados de gesto de patrimnio imprescindveis e por este motivo que no
possvel a utilizao de bases de dados documentais, ou que recorrem a apenas uma
tabela, uma vez que cada um dos exemplos acima referidos, Estados de conservao e
Autorias, a par de muitos outros dos quais falaremos em seguida implicam uma prtica
assente nestes dois pressupostos.
Tendo em conta estes dois princpios obrigatrios, bem como a organizao da
informao atrs apresentada no esquema geral, propomos a utilizao de uma estrutura
para a base de dados de objectos semelhante do esquema que se segue.141.

Ilustrao 2
141

Esta descrio poder vir a ser completada com outras de carcter mais tcnico, ou direccionadas a
diferentes pblicos, por exemplo.

105

A dependncia de cada um dos grupos de informao apresentados dos dados de

informao genrica do objecto representa exactamente os dois princpios que atrs
expomos: histrico de registos e a existncia de registos diferentes relativos ao mesmo
objecto em cada categoria de informao. A utilizao de tabelas dependentes permite a
existncia das relaes de n registos em qualquer categoria, para apenas um registo de
inventrio, ou seja, vrios autores, vrios estados de conservao com datas
diferenciadas, para o mesmo objecto. Assegurados estes princpios importa referir que
este esquema de organizao de dados permite uma evoluo da estrutura de dados sem
os condicionalismos existentes em outros142. A qualquer momento, havendo alterao
das normas em vigor, podem ser acrescentadas categorias de informao que no
alteram em nada o funcionamento da restante base de dados, melhorando assim o
desempenho do sistema no inventrio e registo de objectos.

Modelo da ficha de inventrio de patrimnio mvel.

A ficha de objectos por ns proposta comporta as seguintes categorias de informao
Informao genrica do objecto
Identificao mnima do objecto com o nmero de inventrio, que dever ser
obrigatrio, e a designao a assumirem os campos principais. Os campos que devem
compor esta categoria de informao principal so:

Nmero de inventrio Campo alfanumrico de forma a permitir a introduo

de acrnimos, utilizados comummente pelos museus, e de introduo
obrigatria.

Designao campo alfanumrico que dever recorrer a listagens de

terminologia ou, sempre que possvel, a thesauri existentes ou a criar pela
instituio.

Descrio campo de texto alargado para introduo livre de informao

relativa discrio do objecto.

142

Em bases de dados documentais podem acrescentar-se campos, mas sempre condicionados coerncia
existente na tabela e ao tamanho mximo permitido pelo motor de dados para a tabela em utilizao.
Neste caso as tabelas so de tamanho reduzido, dado que so relativa apenas a determinadas categorias de
informao.

106

Imagem campo que permita apresentar a imagem do objecto ou, em

alternativa, a localizao fsica do ficheiro digital que a representa.

Data de registo - data na qual criado o registo do objecto na base de dados.

Tanto quanto possvel este campo deve utilizar as datas do sistema operativo em
utilizao, de forma a impedir erros de digitao.

Autorias/Produes
Identificao e registo da informao relativa aos autores e sua interveno na criao
ou produo dos objectos. Designamos esta categoria de informao como
Autorias/Produes, porque entendemos que os dados sobre produo e autoria podem
ser complementares em determinadas ocasies e porque em determinadas situao
apenas ocorre uma delas, sendo que a informao a reter, num e noutro caso, bastante
similar. Os campos que devero existir nesta categoria so:

Autor/Entidade produtora campo onde se regista a designao da entidade

que produz ou cria o objecto. Dever recorrer base de dados de entidades na
qual ficaro registadas todas as informaes complementares para cada uma das
entidades utilizada no sistema de gesto de coleces.

Tipo de autoria/produo indicao, recorrendo a thesauri ou a lista de

termos previamente definida, do tipo de interveno que a entidade mencionada
no campo anterior teve em relao ao objecto registado.

Data data, se conhecida, da produo ou criao do objecto. Embora os

campos de data devam ser, tanto quanto possvel, formatados para conterem
datas, nas bases de dados de gesto de coleces esta situao , muitas vezes,
desaconselhvel, pelo facto de muitas vezes ser impossvel de determinar, dia,
ms e ano da datao atribuda aos objectos. Existindo esta limitao
tecnolgica, o melhor optar por um campo de texto nestes casos e normalizar,
internamente, a forma como se introduz este tipo de informao.

Local local, se conhecido, onde foi criado ou construdo o objecto. Este campo
dever utilizar uma tabela de termos relativa a lugares ou locais previamente
criada pela instituio.

107

Classificaes/Categorias
A categoria de informao relativa a classificaes dos objectos ou, segundo a
classificao vigente no Instituto Portugus de Museus (IPM, 1999), s categorias pelas
quais se organizam os objectos nos museus tutelados pelo Estado central, pretende
organizar as coleces e os objectos que as compem segundo determinados critrios
que se relacionam directamente com caractersticas comuns que se podem sistematizar.
No caso das Normas Gerais de Inventrio existem trs grandes categorias denominadas
Super Categorias, as quais se desdobram em Categorias e posteriormente em
Subcategorias. A ttulo de exemplo, verifique-se o exposto nas Normas de Inventrio
para Mobilirio, Categoria dependente de Artes Plsticas e decorativas (Super
Categoria) que se desdobra nas Subcategorias de Mobilirio Civil e de Mobilirio
Religioso (SOUSA, 2004: 17). A criao deste tipo de classificaes ter que ter em
conta um grupo/categoria de informao que permita o registo de objectos com mais do
que uma categoria ou classificao distintas. O mesmo objecto pode ser classificado ou
includo em diversas categorias e este tipo de dados devem ficar registados no sistema.
Os campos disponveis nesta categoria de informao so:

Classificao/Categoria campo alfanumrico que dever recorrer a listagens

de terminologia ou, sempre que possvel, a thesauri existentes ou a criar pela
instituio. A utilizao das Categorias do IPM dever ter em conta o registo de
informao estruturada em tabelas taxonmicas, ou seja, com registos pai (Super
Categorias) e registos filho (Categorias) sem limite143.

Justificao campo de texto que permitir a incluso de maior informao

sobre a classificao atribuda no campo anterior.

Componentes
No so todos os objectos que tm componentes. Uma simples gravura no ter mais do
que a folha de papel onde impressa como componente, no entanto, nos casos onde
existam diversos componentes para um s objecto, como o caso de um relgio, por
exemplo, o registo da informao sobre cada uma das partes que compem o todo do
objecto determinante para a boa documentao de uma coleco. Como objectos
143

Este tipo de tabelas permite a criao de registos estruturados em rvore, ou seja, com dependncias
entre os registos que so criados, de acordo com o registo a partir do qual so criados.

108

compostos consideramos todos aqueles que tendo partes separveis, no podem sem a
sua presena, cumprir as funes para as quais foram criados. Seria possvel ver as
horas num relgio que, embora totalmente funcional no que diz respeito ao seu
mecanismo, no tivesse os ponteiros de hora e minutos? Assim os campos existentes
nesta categoria de informao so:

Tipo de componente indicao, atravs de thesauri ou de listagem de termos,

do tipo de componente existente no objecto.

Nmero de componentes indicao do nmero de componentes existente

relativamente ao tipo de componente inserido. Por exemplo, se o tipo de
componente no relgio fosse Ponteiro, poderamos indicar a existncia de dois
ou trs, caso o relgio tivesse a indicao dos segundos.

Descrio campo de texto com a descrio detalhada de cada um dos

componentes registados.

Coleces
Categoria de informao onde devero ser registadas a(s) coleco(es) qual pertence,
ou pertenceu, o objecto registado e os dados relativos a cada coleco. Os campos que
compem esta categoria de informao so:

Tipo de coleco campo que poder recorrer a lista de termos ou thesaurus

onde dever ser feita a indicao do tipo de coleco, ou da designao da
coleco em causa. Por vezes registam-se apenas as tipologias de coleco, mas
em alguns casos encontramos objectos que tm como provenincia coleces
que foram constitudas por determinada pessoa ou instituio e so,
comummente, conhecidas pelo nome dessa pessoa ou instituio. A ttulo de
exemplo poderamos citar a coleco de D. Fernando II, monarca conhecido
pelo seu gosto pelas artes, ou Calouste Gulbenkian que legou a Portugal uma das
melhores coleces de arte do mundo. Campo que dever recorrer a lista de
termos ou a thesaurus.

Lugar campo de texto que poder recorrer a lista de termos ou thesaurus

relativo a localizaes geogrficas onde se dever registar o lugar de onde
provm a coleco, ou por hiptese onde esta foi constituda. Algumas coleces
109

etnogrficas apenas tm o lugar de provenincia como referncia. Neste campo

deve recorrer-se a listas de locais previamente definidas pela instituio ou a
thesauri existentes.

Data campo de texto onde dever ser registada a data na qual o objecto
relacionado com a coleco. Este campo de data, semelhana do que acontece
no campo de data da categoria de informao Autorias/Produes tem o
constrangimento de no poder ser um campo de data normal dentro de uma base
de dados, mas os registos nele introduzidos devero ser normalizados em cada
instituio.

Colector campo no qual devero ser introduzidos os dados sobre a pessoa que
coleccionou o objecto agora registado. Este campo dever recorrer aos dados
existentes na base de dados de entidades existente no sistema de gesto da
coleco.

Mtodo campo de texto onde dever ser feita a descrio do mtodo pelo qual
/foi constituda a coleco registada e os motivos que fazem com que o objecto
pertena a esta coleco. Campo de texto alargado.

Cronologia
A categoria de informao relativa cronologia do objecto permite introduzir todos as
informaes conhecidas sobre o objecto relativas a datas. A data de produo, as datas
de acontecimentos significativos na histria do objecto podem ser aqui registadas e
posteriormente utilizadas na construo de um histrico cronolgico dos objectos.
Permitir, atravs de comparaes com outros objectos similares, perceber mais sobre a
evoluo de determinado conjunto de objectos ou mesmo de determinadas coleces.
Os campos que compem este grupo de informao so:

Data inicial campo de data onde dever ser introduzida a data correspondente
ao incio do perodo no qual se desenrola a aco descrita no campo
Acontecimento.

Data final campo de data onde dever ser introduzida a data correspondente
ao fim do perodo no qual se desenrola a aco descrita no campo
Acontecimento.

110

Acontecimento indicao do acontecimento relevante na histria do objecto

que se baliza pelas datas atrs descritas. Dever ser um campo de texto livre.

Perodo campo que utilizar uma tabela de termos ou thesauri normalizados

com registos de perodos culturais que podem datar determinado acontecimento
da histria do objecto, ou de forma mais comum balizar a data da sua criao.

Data textual campo de texto que permita a introduo de datas em formato de

texto, das quais so exemplo as menes a finais do sculo XX ou outras
designaes deste tipo.

Tipo de data indicao, atravs de tabela fechada, se os valores registados em

datas so Datao exacta, Datao aproximada ou Datao duvidosa. Recorre a
uma tabela com este tipos de data, ou outros que se entendam teis.

Parte ou componente dado que muitas vezes as datas das diferentes partes de
um objecto composto so diferentes das relativas ao objecto, a indicao da
parte ou componente ao qual corresponde a data registada torna-se
absolutamente necessria. Este campo dever recorrer a uma lista de
terminologia ou thesaurus relativo a componentes de objectos.

Designaes
A par da designao principal do objecto comum encontrarmos diferentes designaes
de carcter popular, cientfico, comercial, entre outros, relativas ao mesmo objecto. Um
arado tambm conhecido por charrua, uma determinada espcie tem a sua designao
comum e a designao cientfica segundo a classificao proposta por Lineu, e por a
adiante. Neste sentido necessrio registar todas as designaes pelas quais conhecido
um objecto e para isso reserva-se esta categoria de informao. Os campos que a
constituem so:

Tipo de designao campo que recorre a lista terminolgica com a indicao

dos diferentes tipos de designao (Popular, Cientfica, Comercial, etc.) segundo
critrios a definir pelo museu.

111

Designao campo que dever recorrer lista de termos ou thesaurus144

relativo ao nome dos objectos. Neste campo deve ser utilizado o mesmo
thesaurus que se utiliza no campo da designao principal do objecto na
Categoria de informao genrica dos objectos, uma vez que a designao
utilizada como principal em determinados objectos, pode muito bem ser uma
designao de outro tipo para diferentes objectos e evitam-se assim duplicaes
de thesauri ou listas de termos sobre o mesmo assunto.

Descries
A maioria dos sistemas de gesto de coleces que conhecemos no contam ainda com
esta categoria de informao, porm a sua necessidade sentida por diversos museus
que tm de criar diferentes descries de carcter tcnico, ou direccionadas a
determinados pblicos e no tm local para o fazer. A par da descrio principal145
nesta categoria de informao que se descrevem, em diferentes formas e para distintos
propsitos, os objectos. Compem esta categoria de informao os campos:

Tipo de descrio lista de termos com a indicao do tipo de descrio que

ser registada no campo seguinte. Alguns exemplos de tipos de descries so a
descrio tcnica ou funcional, descrio cientfica, descrio para interface
web146, entre outras.

Descrio campo de texto onde ser introduzida a informao que pretende

descrever o objecto, segundo determinado critrio fixado pelo tipo de descrio
que foi registado no campo anterior.

Dimenses
Dimenses ou medidas147 uma das categorias de informao que, no nosso entender,
deveria ser to obrigatria, como o nmero de inventrio o . informao intrnseca a
todos os objectos, ou seja, est presente em qualquer objecto e basta ter um instrumento
de medio para que qualquer inventariante, segundo regras determinadas pelos museus

144

Uma das possibilidades de thesaurus a utilizar neste caso o British Museum Object Name Thesaurus.
Cf. http://www.mda.org.uk/bmobj/Objintro.htm (consultado em 12-12-2006).
145
Presente na categoria de informao genrica do objecto.
146
Que permitir disponibilizar a informao na Internet de acordo com uma comunicao mais eficaz e
muitas vezes menos densa tecnicamente.
147
Em alguns sistemas de gesto referida esta categoria de informao por este termo.

112

para cada coleco148, possa retirar as medidas mais apropriadas para uma eficaz gesto.
Os campos necessrios, segundo a normalizao do CIDOC149, para esta categoria de
informao so:

Tipo de medida campo que recorre a lista de termos previamente construda

pela instituio onde constaro os tipos de medida adequados ao registo desta
informao para as coleces existentes. Altura, Largura, Comprimento,
Profundidade, Peso, Densidade, Dimetro, rea, etc., so alguns dos tipos de
medida mais comuns. Este tipo de campo, que permite a introduo de diversos
tipos de medida para cada coleco, possibilita o registo de quaisquer medidas
que venham a ser importantes de referenciar para todo o tipo de objectos.

Valor campo numrico, com no mnimo duas casas decimais150, onde ser
registado o valor encontrado nas medies do objecto.

Unidade de medida este campo, que dever recorrer tambm a uma listagem
auxiliar de termos, servir para registar a unidade de medida que utilizada na
medio dos objectos. As unidades de medida (Centmetro, Milmetro, Metro
cbico, Metro quadrado, Quilograma, Grama, etc.) que o museu utilizar so
determinadas pelo prprio museu e podero ser diferentes para cada tipo de
coleco registada, sendo que devero ser utilizadas as mesmas unidades para o
registo de informao de objectos similares.

Parte ou componente registo da parte ou componente do objecto ao qual

referente a medida registada nos campos anteriores. No caso de registos de
medidas para a totalidade dos objectos este campo dever ficar vazio, ou ter a
indicao que se refere totalidade do objecto.

Direitos
So vrios os direitos legais associados a diferentes tipos de objectos. Direitos de
imagem e de propriedade so os mais relevantes no mbito do patrimnio cultural. Este

148

Algumas das boas regras relativas forma correcta de medio dos objectos podem ser encontradas
nas mais diversas publicaes relativas s Normas de Inventrio do IPM.
149
Cf. http://www.willpowerinfo.myby.co.uk/cidoc/guide/guidemea.htm (consultado em 12-12-2006).
150
A indicao de casas decimais importante, dado que muitas medidas no resultam em nmeros
inteiros, no entanto, cada instituio poder optar por incluir, se tal for conveniente, mais casas decimais
nestes campos.

113

tipo de informao condiciona a forma como a coleco pode e deve ser gerida, dado
que algumas formalidades legais devem ser consideradas sempre que, por exemplo, seja
solicitado o emprstimo de um objecto. Nesta categoria de informao devem ser
registados todos os direitos atribudos a cada objecto, existindo para tal os seguintes
campos:

Tipo de direito indicao, segundo listagem de termos previamente criada, ou

thesaurus, do tipo de direito atribudo ao objecto inventariado. Os tipos mais
comuns so Direitos de Imagem, Direitos de Autor, Direitos de Propriedade,
mas podero ser includos nesta listagem todas as tipologias que cada instituio
entenda como teis.

Documento campo de texto no qual deve ser mencionado o documento legal

que constitui o direito sobre o objecto mencionado no campo anterior.

Entidade campo que dever recorrer base de dados de Entidades,

mencionada na estrutura geral da base de dados151, e no qual ser registado o
nome ou designao pela qual conhecida a entidade que detm os direitos
referenciados no campo Tipo de direito.

Entrada
A categoria de informao sobre entrada dos objectos deve ser utilizada para o registo
de entradas de objectos independentemente de se tratar de depsitos, ou de entradas
definitivas na coleco. O registo de entradas permite contabilizar a totalidade de
objectos registados no sistema que se encontram no museu. Segundo o CIDOC152, os
campos que devero ser utilizados nesta categoria de informao so os seguintes:

Proprietrio actual campo que recorre base de dados de entidades, no caso

a relativa ao tipo de entidade Proprietrios, existente na estrutura apresentada,
onde dever ser indicado o proprietrio do objecto data de entrada no museu.

Depositante campo que recorre, semelhana do anterior, base de dados de

entidades, sendo que aqui dever ser utilizada a totalidade daquela base de

151
152

Cf. Anexo 7.
Cf. http://www.willpowerinfo.myby.co.uk/cidoc/guide/guideent.htm (consultado em 12-12-2006).

114

dados, e onde deve ser registado o nome da entidade que efectua o depsito no
museu.

Data de entrada campo de data onde dever ser registada a data na qual o
objecto entrou no museu.

Nmero de entrada campo alfanumrico (possibilitando a utilizao de

acrnimos) no qual dever ser registado o cdigo atribudo pelo museu que
identificar o objecto na coleco. Este nmero ou cdigo identificar o objecto
para efeitos de gesto, substituindo o nmero de inventrio no caso de objectos
que no so propriedade da instituio153.

Motivo campo de texto no qual devero ser registados os motivos pelos quais
o objecto deu entrada no museu. Se o museu o entender este campo pode ser
estruturado para recorrer a uma listagem de termos que identificaro os
diferentes motivos pelos quais os objectos do entrada nos museus.

Estados
A categoria de informao relativa aos estados de conservao do objecto dever ser
utilizada para o registo de todos os tipos de estado que afectam os objectos das
coleces. O estado de conservao qumico e fsico, o estado de conservao
relacionado com a funcionalidade do objecto ou a descrio do comum estado genrico
do objecto, comummente classificado por Bom, Razovel e Mau em grande parte dos
museus portugueses, so exemplo do tipo de informao que esta categoria comporta.
Os campos que a compem so:

Estado campo que dever recorrer a listagem hierrquica normalizada com a

indicao dos estados normalmente utilizados pela instituio. Na maioria dos
casos os museus optam por uma lista simples, na qual so utilizados apenas os
registos Bom, Mau e Razovel, mas esta lista poder ser bem mais complexa e
incluir categorias para o estado de funcionamento dos objectos, ou a um nvel
mais especfico registando os estados qumico e fsico dos objectos.

153

Na normalizao comummente utilizada em Inglaterra este cdigo ou nmero corresponde ao Entry

Number, conforme se pode consultar no SPECTRUM - The UK Documentation Standard (verso 3.0)
(McKENNA, PATSATZI, 2005: 22).

115

Data de estado campo de data onde deve ser registada a data em que se
verifica o estado registado no campo anterior. A estrutura de dados permite
guardar o histrico de todos os estados de conservao observados para o
mesmo objecto ao longo do tempo.

Descrio de estado campo de texto no qual se registar informao mais

detalhada sobre cada estado observado no objecto. Este campo permitir
identificar de forma mais credvel as patologias associadas a determinado estado
de conservao.

Condies especiais campo de texto onde podero ser registadas as condies

especficas (de ambiente ou armazenamento, por exemplo) para que o objecto se
conserve ao longo do tempo.

Incorporao(es)
O registo de incorporao de um objecto numa coleco ou museu obrigatrio por
lei154 em Portugal e da mesma forma deveria ser obrigatrio o preenchimento dos
campos existentes na presente categoria de informao para todos os objectos que
integram formalmente a coleco de qualquer museu. A mesma lei, no n. 2 do artigo
13, consagra as diferentes modalidades de incorporao que podem ser utilizadas no
caso portugus. So elas a Compra, Doao, Legado, Herana, Recolha, Achado,
Transferncia, Permuta, Afectao permanente, Preferncia e Dao em pagamento. Os
campos que constituem este grupo de informao so:

Tipo de incorporao campo que recorre a lista fechada com os termos

legalmente previstos e acima mencionados como modalidades de incorporao.

Data campo de data onde dever ficar registada a data em que a incorporao
se verifica.

Local campo de texto, ou campo que recorre a listagem de termos relativa a

localizaes geogrficas, onde se registaro, caso se verifiquem, os dados do
local de onde o objecto provm (nos casos de incorporao por Achado ou
Recolha).

154

Cf. Artigo 13 da Lei Quadro dos Museus Portugueses Lei n. 47/2004 de 19 de Agosto de 2004.

116

Provenincia campo que recorre tabela de entidades, especificamente ao

tipo de entidade Proprietrios, para registar os dados da entidade que detinha, at
ao momento da incorporao no museu, os direitos de propriedade legal do
objecto.

Localizao
semelhana do que acontece com a categoria de informao Estados, a importncia da
possibilidade de registar n localizaes para um s objecto determinante nesta
categoria. O historial dos locais pelos quais passam os objectos fica registado neste
grupo de informao graas a essa possibilidade, atravs da qual podemos inserir um
novo registo de localizao na base de dados sem perder qualquer informao dos
registos anteriores. Os campos existentes nesta categoria so:

Tipo de localizao indicao, recorrendo a uma lista de termos, dos

diferentes tipos de localizao existentes em cada museu. Normalmente os
museus consideram desde logo dois diferentes tipos: localizao externa e
localizao interna. Abaixo deste primeiro nvel surgem distintas organizaes
da informao que reflectem a organizao espacial do museu. Um exemplo de
localizao interna poderia ser o seguinte: Interna/Reserva/Metais ou
Interna/Reserva/Caixa forte.

Localizao indicao, em campo de texto, do local exacto onde se encontra o

objecto. Neste campo deve ser indicada a posio de um objecto numa
prateleira, por exemplo, ou a gaveta do armrio onde est armazenado.

Data campo de data onde se registar a informao relativa ao dia, ms e ano

referente localizao registada nos campos anteriores. Este campo dever
permitir encontrar qualquer localizao num intervalo de datas, por exemplo.

Localizao habitual indicao, atravs da utilizao de um campo boleano,

caso se trate da localizao na qual habitual o objecto se encontrar.

Marcas/Inscries
Uma outra categoria de informao que diz respeito informao intrnseca dos
objectos a de Marcas e Inscries que neles so encontradas. Nesta categoria devero
117

ser registados os sinais encontrados nos objectos que os tornam nicos e que muitas
vezes permitem a identificao de informao adicional (autorias, locais de produo,
decoraes utilizadas em determinados contextos culturais, etc.). Os campos que
constituem esta categoria de informao so:

Tipo de marca/inscrio campo que recorre a listagem de termos ou

thesaurus onde se encontram tipificadas as diferentes marcas ou inscries que
podem ser encontradas nos objectos. Assinaturas, punes de ourives, datas,
diferentes tipos de decorao so alguns dos exemplos de informao que este
thesaurus pode conter.

Texto campo de texto onde dever ser reproduzido na ntegra o texto (nos
casos em que se verifica a existncia de texto) encontrado no objecto. A
informao pode ser um simples nome numa assinatura, ou nos casos de
Epigrafia, para citar um exemplo, ser um texto bem mais complexo. Esta
categoria de informao ter que recorrer variadas vezes utilizao da imagem
para a identificao das marcas e inscries encontradas, dado que
tecnologicamente existem alguns problemas na utilizao de determinados
caracteres de outras lnguas155.

Descrio campo de texto que permitir, nos casos em que no seja possvel
registar o texto pelos motivos atrs apresentados, registar a informao que
permitir identificar em pesquisas futuras a marca ou inscrio registadas no
primeiro campo deste grupo.

Posio campo de texto que permitir identificar o local onde se encontra a

marca/inscrio no objecto.

Lngua campo que recorre a lista de termos com as lnguas conhecidas, ou

pelo menos as mais comuns em determinada coleco, para registar a que
utilizada na marca ou inscrio presente no objecto.

Traduo campo de texto que possibilitar a traduo do texto presente na

inscrio ou marca e consequentemente a sua melhor compreenso.

155

Imagine-se o caso de alguns caracteres rabes num sistema que utilize o alfabeto latino, ou em casos
em que se teriam que registar caracteres de escrita cuneiforme criada e utilizada pelos Sumrios por volta
de 3500 a. C.

118

Materiais
A presente categoria de informao permite a introduo de informao sobre todos os
materiais possveis de identificar num objecto. Para obter melhores resultados na
utilizao desta categoria de informao aconselhvel a utilizao de thesauri j
construdos e que tm sido utilizados com sucesso em diferentes museus. Um dos
thesaurus mais utilizados a nvel internacional o criado pelo Museu Britnico
designado por The British Museum materials thesaurus. Sabemos que este thesaurus
j utilizado em algumas instituies portuguesas156. Na normalizao existente no
CIDOC so registados nesta categoria de informao os dados referentes tcnica,
contudo, decidimos atribuir as Tcnicas utilizadas na criao/produo dos objectos
uma categoria de informao separada para melhor estruturao da informao em base
de dados. Os campos necessrios, segundo o CIDOC157, para esta categoria de
informao so:

Tipo de material campo que dever recorrer utilizao de thesauri ou listas

de terminologia de forma a melhor organizar os diferentes tipos de material
encontrados nos objectos. No thesaurus do Museu Britnico158 existem trs
grandes categorias de materiais, as quais se ramificam alcanando um nvel de
especificao muito elevado. So eles Materiais orgnicos, Materiais
inorgnicos e Materiais transformados (Processed materials no original). Dentro
de cada um destes trs podem ser criadas estruturas hierrquicas de materiais
que permitem especificar exactamente o material encontrado no objecto, ou nos
casos de inexactido determinar, pelo menos, um nvel mais geral de
classificao dos materiais. Imaginemos que no seria possvel determinar a liga
metlica encontrada num determinado objecto sem uma anlise qumica, por
exemplo. Neste caso o inventariante poderia sempre registar que se tratava de
Material transformado/Liga metlica, deixando para mais tarde a especificao
da liga metlica ou da sua composio qumica.

Parte ou componente campo de texto que tambm poder recorrer, caso o

museu assim o entenda, a uma lista de termos relativa a componentes ou partes

156

Segundo o Manual de Procedimentos do Sistema de Informao dos Museus de Cascais este o

thesaurus utilizado para a classificao dos materiais encontrados nos objectos em utilizao nos museus
da Cmara Municipal da referida cidade. (Documento interno da Cmara de Cascais).
157
Cf. http://www.willpowerinfo.myby.co.uk/cidoc/guide/guidemat.htm (consultado em 12-12-2006).
158
Cf. http://www.mda.org.uk/bmobj/Objintro.htm (consultado em 12-12-2006).

119

de objectos, no qual deve ser registado a parte do objecto ou o seu componente

onde se encontra a matria registada no campo anterior.

Cor campo que poder e, tanto quanto possvel, dever recorrer a determinado
thesaurus de cores, como por exemplo o Pantone159, para efectuar o registo das
cores dos materiais encontrados nos objectos.

Numeraes
A histria das coleces e da sua gesto diz-nos que este um grupo de informao que
dever ser sempre considerado em qualquer sistema de gesto de patrimnio cultural.
Nmeros de cadastro, nmeros de exposio, nmeros de entrada, nmeros de campo,
antigos nmeros de inventrio, nmeros atribudos em inventrios produzidos em
tempos pela administrao fiscal, so alguns dos incontveis exemplos de diferentes
numeraes relacionadas, em determinado perodo, com os objectos e coleces a que
estes pertencem. Vrias vezes se encontram em Portugal casos nos quais se verificam,
num curto espao de tempo, alteraes ao nmero de inventrio utilizado na mesma
instituio. Este facto reflecte, por sua vez, algumas tentativas de implementao de
melhores prticas museolgicas no tratamento da informao sobre os objectos. Assim
esta categoria de informao permite traar a histria das numeraes atribudas ao
longo do tempo para cada objecto. Os campos existentes neste grupo de informao so:

Tipo de numerao indicao, utilizando uma lista de termos, ou mesmo

thesaurus, do tipo de numerao ao qual corresponde determinado nmero
encontrado no objecto. Alguns exemplos de numeraes mais comuns so os
Nmeros de campo, ou os Nmero de inventrio antigos.

Nmero campo de texto alfanumrico, de forma a permitir o registo de

nmeros que so constitudos por uma parte numrica e um acrnimo, por
exemplo.

Data da numerao campo de texto160 no qual deve ser indicada, o mais

precisa possvel, a data relativa numerao registada nos campos anteriores, de

159

Pantone uma marca comercial registada que tem um formato normalizado para definio de cores.
Como j referimos atrs, alguns dos campos que supostamente deveriam ser campos de data, no o
podem ser para permitir a introduo de datas em formatos que no o de dia, ms e ano.
160

120

tal forma que seja possvel identificar o nmero atribudo a um objecto em

determinada altura da sua existncia.
Tcnicas
Como referimos no grupo de informao relativo a Materiais decidimos, na proposta de
normalizao que agora apresentamos, separar as Tcnicas, constituindo uma categoria
de informao especfica para o registo desta informao. As tcnicas de criao e
produo de objectos podem ser muitas vezes confundidas com os materiais nelas
utilizados, mas nossa crena que uma e outra constituem distinta informao que pode
e deve ser estruturada de forma independente. Afinal uma gravura pode apresentar os
mesmos materiais que uma outra (papel como suporte e a tinta) e a tcnica utilizada na
criao das duas ser completamente distinta. Os campos que compem este grupo de
informao so:

Tcnica campo que recorrer a um thesaurus com as tcnicas utilizadas na

criao e/ou produo dos objectos.

Parte ou componente campo de texto, ou campo que recorrer a uma lista de

termos ou thesaurus, com as partes dos objectos e os seus componentes.

Ttulos
Categoria de informao comummente utilizada nas Artes e Artes decorativas onde
devero ser registados os dados referentes aos diferentes ttulos que um objecto pode
ter. Ttulo atribudo pelo autor, ttulo comum, ttulo atribudo por estudo, etc. so alguns
dos exemplos que podemos referenciar neste caso. Os campos existentes nesta categoria
para o registo de informao so:

Tipo de ttulo indicao, segundo lista de termos previamente construda, dos

diferentes tipos de ttulo encontrados nas coleces

Ttulo campo de texto onde deve ser registado o ttulo atribudo ao objecto.

Data campo de texto relativo data em que o ttulo registado no campo

anterior foi atribudo ao objecto registado.

121

Lngua campo de texto, que poder recorrer a uma lista de termos ou

thesaurus de lnguas existentes, onde dever ficar registada o idioma de origem
do ttulo do objecto.

Traduo campo de texto onde poder ser feita, caso seja necessrio, a
traduo do ttulo para o idioma utilizado na base de dados.

Apesar de se estruturarem em categorias de informao distintas e separadas entre si,

existem aspectos comuns que importa reter sobre esta estrutura de dados. Em primeiro
lugar, todas as categorias de informao devero ter os formatos dos campos utilizados
normalizados, ou seja, ao campo de texto utilizado na descrio em Informao
genrica, devem corresponder as caractersticas (em termos de tamanho e formatao)
dos campos semelhantes encontrados nas restantes categorias de informao propostas.
Esta normalizao deve ser feita na criao da base de dados e deve ser extensvel
designao tcnica das tabelas e campos que as compem.
Um outro aspecto a existncia obrigatria em cada uma das categorias de informao
de um campo com a identificao do utilizador que insere e/ou altera a informao no
sistema de gesto e as datas em que uma ou outra aco ocorre. Este campo poder ser
criado directamente pela aplicao se for utilizado um sistema de autenticao (no
motor de dados ou atravs do sistema operativo utilizado) que permita identificar o
utilizador no incio de cada sesso de trabalho na base de dados. Hoje em dia
comummente utilizado, em plataformas Windows, um sistema designado por Active
Directory161 que permite gerir as permisses de determinado utilizador do sistema para
qualquer programa a correr sobre esta plataforma tecnolgica.
Finalmente um outro aspecto que dever ter sido em conta, principalmente na
elaborao de normas de procedimentos, mas que julgamos ser importante referir desde
j, a criao regras na introduo da informao que permitam uma leitura mais fiel e
concreta dos dados atravs das pesquisas que mais tarde sero efectuadas. Uma dessas
regras prende-se com a criao de termos nas listas de terminologia, ou nos thesauri que
possibilitem a identificao de situaes nas quais a informao no possvel de

161

Cf. O website da Microsoft sobre este tipo de tecnologia que normalmente instalado em grandes
sistemas e infra-estruturas de redes informticas adequadas a este tipo de situao.
http://www.microsoft.com/windowsserver2003/technologies/directory/activedirectory/default.mspx
(consultado em 02-03-2007).

122

determinar ou desconhecida162. Outra dessas regras prende-se com a introduo de

datas com um formato pr-definido, mesmo nos campos de texto utilizados para registar
este tipo de informao quando se desconhece algum dos dados da data. o caso de
introduo de uma data da qual s conhecemos o ano e que poderia ser registada, para
possibilitar ordenaes e pesquisas de datas, da seguinte forma: 1999-00-00
(correspondendo os zero aos dados de ms e dia desconhecidos).
Assim sendo seria possvel determinar a obrigatoriedade de insero de informao em
cada uma das referidas categorias de informao. Obrigao essa que permitiria obter
um inventrio mais completo sobre as coleces guarda do museu e,
consequentemente, melhoraria a sua gesto. A informao obrigatria neste tipo de base
de dados , frequentemente, contraproducente. comum verificarmos, em campos de
introduo obrigatria, dados aleatrios, muitas vezes em forma de um ponto ou outro
carcter qualquer, que tm como nico objectivo permitir a concluso da insero de
dados. A existncia de termos como Indeterminado ou Desconhecido evitariam esse
problema e possibilitariam, no futuro, uma anlise mais profunda s necessidades de
estudo da coleco163.
A necessidade de limitao das categorias de informao s estritamente necessrias
para uma primeira construo da estrutura de dados que propomos, justifica-se, na nossa
opinio, nos dados recolhidos no inqurito relativos ao fraco desempenho na
documentao das coleces por parte dos museus. Recorda-se que apenas 19, 67%164
do nmero total dos objectos existentes nos museus inquiridos se encontram
inventariados, sendo que desse mesmo total, apenas 10,44%165 se encontram registados
em base de dados e, assim sendo, h que assumir um modelo de dados que permita
registar facilmente a informao bsica e, segundo os resultados do inqurito, mais
relevante em termos de registo primrio de informao. A ter de optar pela criao, ou
mesmo adopo de um modelo j existente como o SPECTRUM166, de um sistema
normalizado complexo e que demorar certamente algum tempo at ser perfeitamente
162

Utilizando os termos Indeterminado ou Desconhecido em cada uma das listas ou thesauri em uso
para este tipo de situaes.
163
Atravs de uma pesquisa para encontrar todos os registos que tivessem os termos Indeterminado ou
Desconhecido em qualquer uma das categorias de informao propostas, obtinham-se os objectos que
necessitam de um estudo mais aprofundado para conseguir determinar a existncia, ou no, desse tipo de
informao.
164
Cf. Grfico 8.
165
Idem
166
Cf. http://www.mda.org.uk/stand.htm (consultado em 12-02-2007).

123

enraizado no panorama museolgico portugus e entre um sistema mais bsico, mas que
permita a qualquer museu o registo e gesto da informao relacionada com as
coleces que tem a seu cargo, optamos claramente, nas circunstncias actuais, por
implementar um sistema mais simples, mas que ao mesmo tempo d garantias para a
transio eficaz num futuro que se pretende, como bvio, o mais prximo possvel.
Contudo, no podemos deixar de frisar que para alm das categorias de informao que
apresentamos neste modelo de dados, existem outras, porventura mais especficas e
direccionadas para determinadas coleces, que podero e devero ser utilizadas pelos
museus, seguindo todavia a estrutura adoptada para a presente proposta, isto , cada
categoria de informao constitui um grupo de campos (tabela) relativo a determinado
tipo de dados no qual se permite a introduo de vrios registos para o mesmo objecto.
Essas outras categorias de informao podem ser encontradas numa breve consulta a
qualquer uma das normalizaes de mbito mais alargado s quais tivemos, no mbito
do presente estudo, acesso. O SPECTRUM - The UK standard for documentation in
museums167, a Normalizacin Documental de los Museos de Espanha (CARRETERO,
1998), as Categories for the Description of Works of Art (CDWA)168 da Art Information
Task Force fundada dentro do J. Paul Getty Trust, o Mthode d'inventaire informatique
des objets beaux-arts et arts dcoratifs169 da Direction des Muses de France, entre
outros de menor relevncia, apresentam um conjunto de outras categorias de informao
que poderamos incluir na nossa proposta. Dados especficos sobre Numismtica como
a posio relativa de cunhos, ou a oficina e a entidade emissora do numisma, ou dados
especficos sobre classificaes de estilo ou iconogrficas ou mesmo informaes de
escavao relacionadas com objectos arqueolgicos poderiam (e so-no em diversos
sistemas de gesto comercializados entre ns) constar no desenvolvimento do modelo
de dados aqui apresentado.
Decidimos no os incluir pelos motivos j apresentados e, ao mesmo tempo, por
considerarmos que a discusso deste tema ainda muito rara no contexto museolgico
nacional, acontecendo apenas em algumas conferncias organizadas para o discutir no
mbito do projecto de uma s instituio ou referindo-se apenas a determinadas
167

Idem.
Cf. http://www.getty.edu/research/conducting_research/standards/cdwa/index.html (consultado em 0201-2007).
169
Cf. http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/aide-musees.htm
(consultado em 02-01-2007).
168

124

coleces e tipologias de objectos. Em todo o caso importa referir que nos ltimos anos
este assunto foi debatido pela Associao Profissional de Arquelogos, num
workshop170 dedicado ao tema do registo de informao obtida em contexto
arqueolgico e num outro encontro171 organizado pela Fundao Eugnio de Almeida,
no mbito do trabalho que desenvolve no inventrio da Diocese de Beja, e a breve prazo
esto previstos dois outros encontros sobre esta temtica organizados pela Cmara
Municipal de Vila Franca de Xira e pela Diocese do Porto.
A escolha destas categorias de informao deve ser ento entendida como um mnimo
denominador comum que dever ser utilizado por todos os museus, independentemente
dos sistemas de gesto que utilizem e que dever ser adoptado pelas tutelas tendo em
vista a certificao do trabalho de inventrio nos museus e ainda, numa perspectiva
qualitativa, a aferio das competncias dos sistemas de inventrio comercializados ou
em uso no pas. A obrigatoriedade de utilizao destas categorias de informao
permitiria tambm uma normalizao da informao sobre as coleces colocada online
e a sua transversalidade, ou seja, independentemente do sistema de gesto utilizado seria
possvel ter numa plataforma, ou em vrias, a informao de qualquer base de dados que
realmente seguisse esta ou outra norma adoptada.
Por fim importa tambm, ainda na normalizao de estrutura de dados, abordar as
questes relativas s restantes tarefas que integram a presente proposta.
No as inclumos como categorias de informao na dependncia directa de objectos
por sabermos que numa estrutura de dados relacional podemos ter distintas bases de
dados relacionadas entre si, de acordo com especificaes criadas aquando da
construo do modelo, ou posteriormente, recorrendo ao software de gesto que dever
disponibilizar as ferramentas necessrias para este efeito.
O grupo de tarefas designado por Eventos inclui todas as fichas necessrias para
registar a informao relativa a determinados acontecimentos que se relacionam com
um objecto ou um conjunto de objectos ou, ainda, com a coleco inteira. Dentro desta
tarefa devero ser registadas as aces de conservao preventiva ou restauros, as
170

Documentao e sistemas de informao de registos arqueolgicos Auditrio do Museu Nacional

de Arqueologia, Lisboa 11 e 12 de Novembro de 2005 organizado pela Associao Profissional de
Arquelogos.
171
Workshop Inventariar para Conhecer Frum Eugnio de Almeida, vora 11 e 12 de Novembro
de 2005 organizado pela Fundao Eugnio de Almeida.

125

exposies, os movimentos e informao a eles associada, como por exemplo, contratos

de seguros, pedidos de emprstimos, reprodues de objectos ou ainda os dados de uma
operao de abate de um ou mais objectos. A definio da estrutura de dados para cada
uma das tarefas apresentadas uma matria que necessita de uma profunda anlise e
reflexo aos mtodos de trabalhos nos museus e que no foi objectivo deste estudo,
sendo porm um tema que teremos que abordar adiante na reflexo que faremos sobre a
normalizao de procedimentos na gesto das coleces museolgicas.

Modelo da ficha de entidades relacionadas com objectos

J a tarefa de Entidades mais simples de estruturar. Basta recorrer a qualquer software
de gesto de contactos, como o Microsoft Outlook, ou o Address Book que vem
instalado de raiz em sistemas Apple, para perceber quais os campos necessrios para
uma base de entidades que ser relacionada com a de objectos nos campos cuja
informao diga respeito a qualquer tipo de entidade, como por exemplo, Proprietrio
ou Autor. A ligao entre esta base de dados e os campos que a ela recorrem deve ser
feita na prpria estrutura de dados, de forma a impossibilitar qualquer introduo de
informao no relacionada com a entidade pretendida. A estrutura da base de dados de
entidades poder ser similar que apresentamos em seguida:
Entidade informao genrica

Designao campo onde dever ser introduzido o nome da entidade. Neste

campo deve existir uma possibilidade de formatao do nome para que possa
aparecer, em distintos stios, com formataes diferentes. Por exemplo se
tivermos um autor de uma pintura que ao mesmo tempo autor de uma
monografia, ser benfico que o seu nome possa aparecer, no segundo caso,
conforme as tradicionais normas de citao bibliogrfica (Ex: MATOS,
Alexandre para o segundo caso e Alexandre Matos (1972 - )172 para o
primeiro.)

Data de registo campo de data onde o sistema dever inserir a data em que
acrescentada a entidade na base de dados.

Cronologia
172

No caso de se pretender registar as datas de nascimento e morte da entidade.

126

Categoria de informao onde ser inserida toda a informao biogrfica conhecida

sobre a entidade registada. Os campos que dever conter so:

Data inicial campo de data no qual deve ser introduzida a data de incio do
acontecimento que se pretende registar.

Data final campo de data no qual deve ser introduzida a data de concluso do
acontecimento que se pretende registar.

Data textual campo de texto a ser utilizado nos casos em que necessrio
registar um perodo cronolgico sem datas precisas (Ex. Incios do Sculo
XX)

Acontecimento campo de texto onde devem ser registados os acontecimentos

relevantes da vida ou obra da entidade registada.

Contactos
Categoria de informao de entidades referente informao dos contactos da entidade.
A utilizar nos casos de entidades para as quais esta informao seja relevante. No caso
de um artista morto, esta informao no ser relevante. Os campos que dever conter
so:

Morada campo de texto que permita a introduo da morada da entidade.

Localidade campo que poder recorrer a uma lista de termos relativos a

localizao geogrfica para indicar a localidade da morada da entidade.

Cdigo postal campo que poder recorrer s diferentes listagens de cdigos

postais que so disponibilizadas pelos operadores de servios postais de todo o
mundo para a introduo do cdigo postal da morada da entidade.

Pas campo que serve para indicar o pas de residncia, ou contacto, da

entidade registada, podendo servir-se de uma lista de pases criada previamente.

Telefone campo de texto para registar o contacto telefnico da entidade.

Fax campo de texto para registar o contacto de fax da entidade.

127

Telemvel campo de texto para registar o contacto telefnico mvel da

entidade.

E-mail campo de texto para registar o endereo electrnico utilizado pela

entidade.

Outros nomes
Categoria de informao onde podem ser registados os diferentes nomes atribudos a
determinada entidade, como o caso dos pseudnimos. Os campos que compem esta
tarefa so:

Nome campo de texto no qual dever ser indicado o outro nome atribudo
entidade.

Justificao campo de texto que dever ser utilizado para justificar a

informao introduzida no campo anterior.

Tipo de entidade
Categoria de informao que permite, atravs da atribuio de diferentes tipos a uma s
entidade, a no duplicao da mesma entidade em diversas tabelas distintas de Autores,
Proprietrios, Inventariantes, etc. Os campos existentes nesta categoria so:

Tipo de entidade campo que recorrer a tabela previamente discutida e criada

com todos os tipos de entidade que cada instituio prev necessitar no
inventrio e gesto das coleces.

Um bom sistema de gesto de coleces ser aquele que conseguir integrar esta base de
dados de entidades na utilizao geral da aplicao evitando, com este tipo de estrutura,
a repetio de dados que aconteceria se os campos de entidades fossem sempre
preenchidos em cada um dos registos de objecto. Por outro lado, a adopo deste
sistema previne e evita erros de introduo de dados173, dado que a informao sobre a
entidade apenas introduzida uma nica vez e depois ser utilizada em todos os
objectos que com ela estejam relacionados.

173

Erros de digitao de caracteres e mesmo erros ortogrficos, uma vez que a sua correco feita
atravs de uma ficha nica que poder ser corrigida a qualquer altura.

128

O esquema apresentado em seguida permite uma melhor percepo do funcionamento

das entidades quando integradas num sistema deste tipo.

Ilustrao 3

Para ltimo deixamos as tarefas relativas documentao174 que se relaciona com os

objectos e os thesauri e/ou listas de terminologia que so utilizados de forma corrente
para a organizao e gesto da linguagem que utilizada nas categorias de informao
do sistema de gesto. Um e outro conjunto de tarefas175 foram alvo de um processo
semelhante ao que aqui apresentamos de criao de normas176 h algumas dezenas de
anos atrs e por este motivo remetemos a criao da estrutura de dados relativa aos
documentos para a que utilizada nas bibliotecas (Cf. o exemplo da PORBASE177) e,

174

Por documentos entenda-se bibliografia, documentos grficos, cartografia, documentos de arquivo,

epistolografia, entre outros que de alguma forma sejam relevantes para o estudo, classificao e
divulgao das coleces.
175
Consideramos um e outro conjunto de tarefas pelo facto de no mesmo sistema poderem ser utilizados
distintos thesauri e, tambm, pela existncia de distintos tipos de documentao que se podem relacionar
com os objectos ou as coleces e a sua gesto.
176
sabido que as Bibliotecas e os Arquivos contam h j alguns anos com normas estabelecidas
internacionalmente e em uso em Portugal h vrios anos com bastante sucesso.
177
Cf. http://pesquisa.bn.pt/ (consultado em 10-01-2007).

129

nos casos de documentao de arquivo, para a normalizao utilizada nos arquivos

portugueses178.
Alis, julgamos mesmo ser melhor que neste contexto se caminhe no sentido da
interligao entre as normas, de forma a que o trabalho desenvolvido separadamente em
bibliotecas, arquivos e museus possa vir a ser utilizado e referenciado em conjunto ou
por qualquer das instituies supra citadas. Para tal bastaria que existisse uma simples
ligao entre as bases de dados referidas, de acordo com normas como a Z3950179 ou o
Heritage Connect180, para citar apenas alguns exemplos, que permitisse aos museus
utilizar a informao que carregada por profissionais habilitados para o fazer nas
bibliotecas e arquivos. O contrrio tambm podia ser vlido, isto , da mesma forma,
bibliotecas e arquivos tambm poderiam referenciar objectos e a sua informao.
No que diz respeito aos thesauri a sua normalizao ainda mais simples. Existem duas
normas ISO para a construo de thesauri, a ISO 2788:1986181 para a construo e
desenvolvimento de um thesaurus utilizando apenas uma lngua e a ISO 5964:1985182
para a construo e desenvolvimento de thesauri multilngues que devem ser, uma vez
que se tratam de normas internacionais, a base da construo de uma ferramenta que
permita a gesto e controlo da terminologia associada a qualquer sistema de gesto de
coleces.
A estrutura de dados um passo essencial no desenvolvimento de normas para a gesto
e documentao do patrimnio cultural. A sua inexistncia impossibilita o
desenvolvimento de sistemas coerentes e assentes em pressupostos comuns na gesto de
coleces, por outro lado, dificulta o trabalho que os museus necessitam de realizar
nesta rea e no futuro, e aqui talvez esteja o ponto principal da questo, torna invivel a
utilizao da informao, registada sem regra, em plataformas de comunicao183
178

Cf. as distintas normas que so apresentadas na pgina dos Arquivos Nacionais.

http://www.iantt.pt/instituto.html?menu=menu_organizar_arquivos&conteudo=normas&conteudo_nome
=Normas (consultado em 10-01-2007).
179
Cf. http://www.niso.org/standards/resources/Z3950_Resources.html (consultado em 12-01-2007).
180
Cf. http://www.inherit.co.uk/heritage/connect.htm (consultado em 12-01-2007).
181
Cf. a pgina na qual disponibilizada toda a informao sobre este standard.
http://www.iso.org/iso/en/CatalogueDetailPage.CatalogueDetail?CSNUMBER=7776&ICS1=1&ICS2=14
0&ICS3=20 (consultado em 12-01-2007).
182
Esta norma deve ser vista como uma extenso ISO 2788:1986 e usada como seu complemento, dado
que a maioria dos procedimentos e as recomendaes daquela norma se aplica construo de thesauri
miltilngues.Cf.http://www.iso.ch/iso/en/CatalogueDetailPage.CatalogueDetail?CSNUMBER=12159&IC
S1=1&ICS2=140&ICS3=20 (consultado em 12-01-2007).
183
Motores de pesquisas online, protocolos de comunicao entre distintas bases de dados, exportao de
dados para outros sistemas, etc.

130

internas ou externas ao museu. Assim, esperamos contribuir com este trabalho para a
discusso mais alargada sobre este tema, na certeza porm de que muito trabalho ainda
se encontra por realizar.

131

Normalizao de contedos
A normalizao de contedos, semelhana do que acontece com a norma de estrutura
de dados, tem tido alguns desenvolvimentos pontuais e especficos em Portugal.
conhecido o esforo que tem vindo a ser feito neste sentido pelo organismo
governamental que tem a responsabilidade de definir polticas e estratgias de actuao
para os museus (IPM), com a publicao no mbito das normas de inventrio e dos
catlogos de algumas das coleces nas quais so definidos os termos mais apropriados
para utilizar no registo da informao sobre determinadas coleces.
Foi tambm publicado, em 2004, o Thesaurus Vocabulrio de Objectos de Culto
Catlico, pela Fundao Casa de Bragana no contexto de um projecto internacional
designado Thesaurus multilingue del corredo eclesiastico, que teve incio na dcada de
1990, sob a responsabilidade do Ministero per i Beni e la Attivit Culturali, e que
constitui um exemplo a seguir, dentro do contexto europeu, para a criao de thesauri
multilngues. Este projecto foi coordenado pela Professora Doutora Natlia Correia
Guedes da Faculdade de Cincias Humanas da Universidade Catlica Portuguesa e, no
caso portugus, consistiu numa traduo dos termos comuns s diversas lnguas
(Francs, Italiano e Portugus) e na introduo de vocbulos especficos da realidade
nacional, () designadamente os que se referem aos objectos que eram utilizados nas
Misericrdias ou os do cerimonial presidido pelo Patriarca de Lisboa (a quem foram
conferidas pelo papado, no sculo XVIII, prorrogativas nicas na Europa)(...)
(GUEDES, 2004: 15) sempre de acordo com a norma ISO 5964 que regula a criao
dos thesauri de vrias lnguas, como atrs referimos.
Tambm os museus da Direco Regional de Cultura dos Aores so um bom exemplo
nesta matria. Segundo dados obtidos nas suas respostas ao inqurito verificamos que a
par da implementao do sistema de gesto de informao, foi criado um conjunto de
thesauri184 com o objectivo de normalizar e aferir a terminologia utilizada.
Existem tambm alguns museus, dos quais temos conhecimentos por motivos
profissionais, que utilizam thesauri internacionais como matriz para a construo dos

184

THPEA Etnologia, Antropologia, THMUSA Bens Museolgicos, THMAC Macrothesaurus,

THEUR Eurovoc, THMDE Descritores para Museus, THCDU Classificao Decimal Universal,
THMAU Autorias em Museus, THGEO Geografia, THMCL Class. Especificas em Museus,
THMINS Instituies para Museus, THNUC Ncleo Museolgicos.

132

seus prprios, ora fazendo simples tradues dos termos adoptados, ora utilizando a
estrutura dos thesauri j publicados e utilizados com sucesso, para a construo das
estruturas terminolgicas que pretendem utilizar para organizar os contedos inseridos
nos seus sistemas de gesto.
Um outro projecto, coordenado pela empresa Sistemas do Futuro com a colaborao de
algumas entidades que utilizam os sistemas de gesto desenvolvidos por aquela
empresa, tem como objectivo discutir os vocabulrios utilizados pelas diversas
instituies para construir, atravs da experincia dos diversos museus, um futuro
thesaurus a disponibilizar com as diferentes aplicaes.
A par destas iniciativas meritrias, mas repito pontuais, encontramos projectos e
preocupaes europeias na construo de thesauri multilngues, justificadas pelo
enorme nmero de lnguas oficiais da Unio Europeia, que tendem a estimular cada vez
mais a participao dos pases. Portugal tem tido uma participao pouco activa, no
conhecendo ns altura em que escrevemos este texto nenhum thesaurus criado
especificamente para a rea de museus e das suas coleces, exceptuando o caso
especfico dos Aores j mencionado. Porm temos tido uma participao dentro do
projecto MINERVA185, ao qual apresentamos um conjunto de projectos186 que se
encontram em execuo e que so de extrema relevncia na digitalizao do patrimnio
cultural e na sua interoperabilidade com outros sistemas europeus. No mbito deste
projecto europeu existe um grupo de trabalho, designado por Inventories, discovery of
digitised content, multilingualism issues, dentro do qual, fruto do trabalho do subgrupo
Multilingualism and thesaurus, foi criado um documento187 que promove a importncia
dos thesauri multilngues na disponibilizao dos contedos relativos ao patrimnio
cultural, apresentando algumas das boas prticas para a sua criao. Recordamos
tambm que dentro da Comisso Europeia no mbito da European Heritage Network,
rede na qual Portugal participa com representao atravs do Ministrio da Cultura,
produzido um thesaurus multilngue188 que se encontra disponvel em Ingls, Espanhol,
Francs, Blgaro, Hngaro, Holands, Croata, Alemo, Grego, Lituano, Polaco,
185

Projecto financiado pela Comisso Europeia que visa promover e difundir boas regras e prticas para a
digitalizao de contedos na rea cultural e cientfica. Cf. http://www.minervaeurope.org//home.htm
(consultado em 13-02-2007).
186
Cf. http://minerva.bn.pt/frontend.ProjectoBrowse.do (consultado em 14-02-2007).
187
Cf. http://www.minervaeurope.org/publications/multilingualismandthesaurus.htm (consultado em 1602-2007).
188
Cf. http://www.european-heritage.net/sdx/herein/thesaurus/introduction.xsp. (consultado em 14-022007).

133

Romeno e inclusive Esloveno, onde no deixa de ser estranha, por exemplo, a ausncia
da contribuio portuguesa ou italiana.
Contudo, continuam a ser raras as publicaes de thesauri ao contrrio do que acontece,
por exemplo, no Reino Unido e Estados Unidos onde os museus e outras instituies
similares desempenham um papel determinante na criao e consequente publicao
destes importantes trabalhos. Se tomarmos apenas como exemplo o British Museum,
que criou o Materials Thesaurus189 e o Object Name Thesaurus190 (referncias
mundiais), ou o Getty Institute que contribuiu largamente para o desenvolvimento da
normalizao de contedos com a publicao do Art & Architecture Thesaurus
(AAT)191, percebemos a importncia e a premncia com que se colocam estas questes
no mbito nacional. importante agir nesta matria, mas como o fazer?
A resposta questo colocada simples. Estabelecer parcerias internacionais e criar
grupos de trabalho nacionais coordenados pelo Instituto Portugus de Museus, futuro
Instituto de Museus e Conservao, atravs da Rede Portuguesa de Museus192,
compostos por conservadores, linguistas e documentalistas apoiados, quando
necessrio, por outros especialistas em matrias como desenvolvimento de sistemas de
gesto digitais para thesauri ou de outras reas complementares.
O principal objectivo deste(s) grupo(s) de trabalho seria criar uma normalizao de
contedos a utilizar em Portugal e noutros pases de lngua portuguesa193 que pudesse
interagir num contexto multilngue.
As mais valias da existncia de um projecto desta natureza so evidentes. Os museus
passariam a ter sua disposio uma ferramenta importantssima para a gesto e
controlo da terminologia associada ao sistema informtico de gesto das suas coleces,
evitando-se assim o desenvolvimento de projectos pontuais que, embora sendo muito

189

Thesaurus para a descrio e classificao dos materiais encontrados nos objectos museolgicos.
Disponvel em http://www.mda.org.uk/bmmat/matintro.htm (consultado em 17-02-2007).
190
Thesaurus para a classificao e descrio dos nomes dos objectos museolgicos. Disponvel em
http://www.mda.org.uk/bmobj/Objintro.htm (consultado em 17-02-2007).
191
Thesaurus para a classificao da terminologia utilizada nos campos das artes visuais e arquitectura.
Disponvel em http://www.getty.edu/research/conducting_research/vocabularies/aat/ (consultado em 1702-2007).
192
Uma vez que a proximidade deste organismo do Estado aos museus no tutelados pelo Estado Central
, evidentemente, maior e possibilita uma contribuio mais alargada nesta discusso.
193
Na nossa opinio este trabalho poderia muito bem ser alvo de um projecto integrado no mbito da
promoo da lngua portuguesa em parceria com os pases de lngua portuguesa, que teria como
representantes portugueses o Instituto Portugus de Museus e o Instituto Cames.

134

meritrios, no podem ter a complexidade que exigida a um thesaurus alargado a toda

a terminologia utilizada pelos museus (nomes de objectos, materiais, tcnicas,
classificaes de objectos, coleces, etc.) e no tm tambm a certificao necessria
para serem constitudos como norma.
Uma outra mais valia da utilizao de uma norma de contedos, esta de carcter mais
prtico, seria o museu poder deixar de concentrar os seus esforos na discusso desta
matria e poder focalizar o seu trabalho no registo e gesto do patrimnio pelo qual
responsvel, podendo assim disponibilizar mais e melhor informao sobre as suas
coleces.

135

Normalizao de procedimentos
Ao contrrio do que sucede com as normas relativas estrutura ou modelo de dados e
ao desenvolvimento de thesauri e contedos normalizados, os procedimentos tm sido
alvo, de h uns anos a esta parte, de uma ateno redobrada pela parte do IPM194.
Embora se apliquem nas mais diversas reas do trabalho museal, alguns destes
procedimentos dizem directamente respeito ao inventrio e podemos encontrar as suas
referncias nas Normas de Inventrio195 criadas para as distintas reas existentes nos
museus tutelados pelo IPM196. Nesta srie de publicaes so descritas formas de medir
os objectos, aspectos relevantes sobre a criao de nmeros de inventrio, marcao de
objectos, acondicionamento dos objectos em reserva e sua identificao em base de
dados, ou cuidados a ter no registo da informao sobre os autores (PINHO e
FREITAS, 2000)197 que constituem, na nossa opinio, procedimentos a utilizar como
padro perante qualquer uma das situaes apresentadas como exemplos. Alis as
publicaes referidas constituem verdadeiros manuais de aplicao prtica para os
museus que utilizam o sistema Matriz, desenvolvido pelo IPM em colaborao com
vrias empresas na rea tecnolgica198.
Para alm destas normas, nicas com ligao directa com o inventrio das coleces, o
IPM tem vindo a publicar online um conjunto de procedimentos199 sobre cedncias de
imagens de objectos museolgicos, incorporao e circulao de bens culturais (nos
quais se encontram os relatrios de acompanhamento de obra, ou os formulrios para
cedncias de objectos para exposies, por exemplo), depsitos e, ainda, formulrios de
apoio exportao, temporria ou definitiva, de bens culturais mveis, segundo regras

194

Recordamos que a percentagem de museus que responderam questo de utilizao de manuais de

procedimentos (59, 95%) , em larga escala, resultado do facto de se tratarem de museus dependentes do
estado ou de outros que indicam seguir as Normas de Inventrio propostas pelo IPM, mesmo utilizando
outras aplicaes informticas.
195
Disponveis para download em formato PDF em http://www.ipmuseus.pt/pt/servicos/A13/SL.aspx
(consultado em 19-02-2007).
196
As normas de Inventrio do IPM no contemplam, por enquanto, as situaes das coleces de
Histria Natural e de Museus de Cincia e Tcnica.
197
Referimos aqui apenas as Normas Gerais de Inventrio Artes e Artes decorativas a ttulo de
exemplo.
198
Referimos vrias empresas porque, como sabido, o projecto Matriz iniciou-se em colaborao com a
Empresa SMD, que depois foi adquirida pela Pararede e, hoje em dia, desenvolvido pela empresa
Cofipor.
199
Designados por normas e regulamentos dos quais se pode fazer o download em
http://www.ipmuseus.pt/pt/servicos/s264/SL.aspx (consultado em 19-02-2007).

136

impostas pela Unio Europeia para este sensvel e particular mundo do patrimnio
cultural.
Recentemente foram publicados dois manuais, sob o signo da srie Temas de
Museologia, sobre Circulao de Bens Culturais Mveis e sobre Museus e
Acessibilidades que tambm podero ser consideradas normas de procedimentos a
adoptar nos casos em que o museu se confronte com a necessidade de emprestar um
qualquer objecto da sua coleco, ou mais importante ainda, que pretenda assegurar
todas as condies para permitir o acesso s suas coleces por pessoas com
necessidades especiais200.
Mas que tipo de procedimentos necessitam os conservadores e tcnicos de museus
quando confrontados com a necessidade de registo e gesto da informao relativa s
coleces? So todos os que descrevemos atrs? Tero que ser outros? De que forma
podero ser criados, ou quais os modelos de sucesso que podemos utilizar como ponto
de partida?
A resposta a estas questes variada. Depende directamente das polticas e estratgia a
aplicar pelo organismo responsvel em Portugal. Segundo o nosso ponto de vista, o
desenvolvimento de regras processuais no tratamento das coleces museolgicas
deveria ser considerado, no mbito do processo de globalizao que se verifica
actualmente, a uma escala maior do que a realidade de cada pas europeu. A larga escala
seria possvel desenvolver um manual de procedimentos, cuja aplicao prtica
contribusse para facilitar o processo de documentao e digitalizao dos bens culturais
mveis com base na experincia acumulada do trabalho museolgico desenvolvido por
instituies de referncia internacional.
Neste campo o standard desenvolvido pela Museum Documentation Association,
organizao do Reino Unido que investiga e desenvolve boas prticas para a
documentao nos museus referncia nesta matria a nvel internacional designado
por SPECTRUM, a norma de procedimentos que recebe o maior consenso na
museologia internacional, tendo sido inclusivamente adoptado pela Holanda e
Blgica201 como norma para a gesto de coleces dos museus de cada um destes

200

No podemos deixar de mencionar aqui o agrado que este tipo de publicaes nos suscita e felicitar os
autores pelo importante contributo para a museologia Portuguesa.
201
Cf. http://www.mda.org.uk/pr070226.htm (consultado em 04-04-2007).

137

pases. utilizado, em todo o mundo, por mais de 3000 instituies que trabalham na
rea da cultura, com grande relevncia para os pases anglo-saxnicos. A sua utilizao
bem sucedida em alguns dos melhores exemplos de museus na rea da documentao e
gesto das coleces a prova da mais valia que este standard poder trazer para os
museus que o adoptem.
Mas de que forma que pode ser til a utilizao de uma norma to complexa e
completa, como o SPECTRUM, no caso portugus?
Este standard de procedimentos est construdo de tal forma que indica, passo a passo,
o que deve ser feito em grande parte das situaes com que se deparam os
conservadores de museu. Apenas como mero exemplo vejamos o que nos diz esta
norma, como resposta pergunta: tenho que organizar e documentar o transporte de
uma pintura da coleco que vai ser emprestada para uma exposio temporria, o que
devo fazer? Se consultarmos as pginas 91 e seguintes da verso 3.1 do
SPECTRUM202, encontramos as indicaes constantes no anexo 8.
Pensamos que fcil perceber todas as vantagens da utilizao de uma norma como
esta, que no se limita a este exemplo, como bvio. Desde a entrada de um objecto no
museu, mesmo tratando-se de uma entrada temporria, ou da sua incorporao em
definitivo, passando pelos procedimentos a adoptar em caso de emprstimos, de abates
de objectos, pelos procedimentos de controlo de localizao dos objectos ou do seu
estado de conservao, at gesto dos direitos associados s coleces ou gesto dos
riscos aos quais aquelas se encontram sujeitas esta norma responde, da forma exposta,
com todo o tipo de informao necessria para o desempenho bem sucedido das tarefas
museais.
Pelos motivos apresentados entendemos que Portugal poderia, sem qualquer desprimor
para os seus profissionais de museus, mas, pelo contrrio, em seu claro benefcio, e
semelhana do que fizeram os pases supracitados, adoptar esta norma para a gesto das
coleces de todos os seus museus, atravs de uma parceria que teria que ser negociada
entre o IPM e RPM e a Museum Documentation Association.

202

Disponvel para download no website da Museu

http://www.mda.org.uk/stand.htm (consultado em 04-04-2007).

138

Documentation

Association

em

Um processo destes implicaria mudanas para os museus em Portugal, mas seria melhor
desenvolvermos no pas uma norma de procedimentos prpria? No nos parece o
melhor caminho a seguir. Implicaria sempre um estudo aprofundado dos procedimentos
adoptados nos museus para as mais diversas questes aplicadas documentao e
gesto das coleces. O que, na nossa opinio, seria um enorme desperdcio de recursos
humanos e financeiros, evitvel com a simples adequao do referido standard ingls,
semelhana do que se passa em todas as instituies e pases que a pretendem a utilizar.
Fica, ento, em aberto mais um assunto para posteriores discusses.

139

140

Concluso

141

142

[] Objects embody unique information about the nature of man in

society: the elucidation of approaches through which this can be
unlocked is our task, the unique contribution which museum
collections can make to our understanding of ourselves.
(PEARCE, 1994b: 125)
Susan Pearce atravs deste pequeno excerto do texto Thinking about things esclarecenos sobre qual o papel que est reservado aos objectos, museus e seus profissionais no
mbito do trabalho de investigao sobre a cultura material. Esta sua anlise sustenta-se
no trabalho que tem vindo a ser feito em Inglaterra desde o ps-guerra com grande
relevncia para a documentao de coleces na perspectiva da sua conservao, em
vez de se centrar na procura do conhecimento que os objectos podero conter sobre a
sociedade que representam atravs de estudos sobre a cultura material. Segundo a
mesma autora o foco da questo ter que ser passado para a obteno de respostas s
perguntas como, o qu, quando, onde, quem e porqu, para cada um dos objectos que
existem nos museus.
Estas respostas, quando obtidas e tratadas, contribuiro com toda a certeza para o
crescimento do conhecimento da cultura que cada objecto representa, atravs de estudos
que tero sempre que ter em conta anlises transversais no que diz respeito s diferentes
disciplinas cientficas que podero interagir neste contexto.
Desta forma, o trabalho de registo e documentao das coleces que os museus tm
como uma das suas principais misses, reveste-se de uma importncia fundamental
como ferramenta de apoio s mais diversas cincias que tm como objecto de estudo a
cultura material, sendo que em primeira anlise ferramenta essencial para todas tarefas
desenvolvidas no trabalho dirio no museu.
Sem o registo da informao conhecida dos objectos existentes nas suas coleces de
que forma poderia o Museu conserv-las, estud-las e mesmo divulg-las ao pblico?
No ser esta a principal tarefa do museu, ou melhor dizendo, a tarefa basilar para o
trabalho dos museus? Se no conhecer as suas coleces, como poder o museu cumprir
as funes que lhe esto atribudas?
o conhecimento do patrimnio guarda dos museus e, principalmente, a forma como
esse conhecimento obtido e guardado que constituem o principal contributo deste
143

trabalho. Os museus tm ao longo do tempo guardado a informao sobre os objectos de

forma um pouco aleatria, sem correspondncia com qualquer regra, o que tem
resultado na inexistncia de um trabalho slido em grande parte destas instituies, em
Portugal, no que concerne sua informatizao. Como se poder verificar nos dados
obtidos em inqurito, descritos no captulo Inqurito sobre documentao e gesto de
coleces desta dissertao, o panorama portugus no que diz respeito documentao
das coleces no o melhor. Porm, tm vindo a registar-se importantes contribuies
atravs de fruns de debate sobre estes assuntos, de criaes de normas processuais de
registo de informao por parte do IPM, bem como de programas de apoio execuo
de inventrios, financiados por fundos comunitrios, promovidos pela RPM e tambm
pelo Programa Operacional para a Cultura.
O problema central, contudo, mantm-se. Aquilo que em nossa opinio o factor
condicionante para a pouca percentagem de museus com a documentao de coleces
concluda a inexistncia de documentos normativos na rea da gesto do patrimnio
cultural continua a verificar-se em Portugal.
Tivemos ento como principal objectivo deste trabalho conceber e apresentar uma
proposta de normalizao de estrutura de dados, baseada na normalizao internacional
existente e no contributo recolhido no inqurito realizado, secundada por algumas
consideraes dos caminhos a seguir para complementar o referido contributo com
normas de contedos e de procedimentos a utilizar no registo da informao e gesto
das coleces dos museus portugueses.
A existncia de um documento203 deste tipo trar claros benefcios aos museus, em
primeira instncia, mas tambm a todos os profissionais de museus que se debatem
todos os dias com este importante trabalho. Possibilitar, numa primeira anlise, uma
escolha mais sustentada do sistema utilizado, ou a sua construo com base em critrios
previamente definidos, evitando o problema recorrente de criao de bases de dados
sem norma que resultam, maioritariamente, em amontoados de informao com poucos
resultados positivos, num perodo temporal mais alargado, no que diz respeito
documentao e gesto do patrimnio.

203

Referimos apenas um documento, porque pensamos ser possvel a juno de todas as normas num s
documento, mas tal no condio absolutamente necessria.

144

Por outro lado, a existncia de uma norma permitir, no mbito das competncias da
Rede Portuguesa de Museus, a certificao dos sistemas de gesto de coleces que se
encontram disponveis no mercado, segundo os critrios estabelecidos pela
normalizao, e que podero ser adquiridos pelos museus com base numa avaliao da
resposta que cada sistema d ao que a enunciado. Esta certificao deveria ser em
tudo semelhante que feita pelo Canadian Heritage Information Network, atravs do
Collections Management Software Review204; que classifica os referidos sistemas de
acordo com a sua capacidade de resposta a um conjunto de critrios que compem uma
lista de verificao pr-definida.
Para alm dos aspectos enunciados atrs, a existncia de normalizao poderia servir
para certificar, ou melhor, garantir a qualidade do trabalho de inventrio e
documentao das coleces efectuado pelos museus. Em resposta ao inqurito, bem
como em vrios casos com que nos temos deparado ao longo da nossa experincia
profissional, encontrmos situaes de inventrios que so criados com ferramentas
inadequadas, sem uma escolha criteriosa na forma de registo da informao ou da sua
estruturao que, em nosso entender, no podero nunca ser considerados como
inventrios informatizados.
No artigo 17 da Lei Quadro dos Museus205 referida a importncia da informatizao
das coleces, exceptuando os casos em que no existam as ferramentas necessrias
para tal trabalho, mas em nenhum ponto da lei encontramos referncia necessidade de
criao, por parte do organismo competente, das regras que permitiro a prossecuo da
informatizao dos acervos com elevados padres de qualidade. No basta apenas
enumerar um conjunto de elementos que devem compor a ficha de inventrio para que a
realizao deste tipo de trabalhos possa ter sucesso.
Numa outra perspectiva poderemos afirmar, tambm, que no suficiente o
estabelecimento de normalizao referente estrutura de dados, na qual se devem
basear os sistemas de gesto de coleces, para que este trabalho tenha bons frutos. A
definio dos contedos e os procedimentos adoptados na realizao desta importante
tarefa ser, igualmente, um importante e essencial contributo.

204

Cf. http://www.chin.gc.ca/English/Collections_Management/Software_Review/index.html (consultado

em 26-03-2007).
205
Lei Quadro dos Museus Lei n. 47/2004, de 19 de Agosto de 2004.

145

Neste captulo tm vindo a ser dados passos muito concretos, no que diz respeito
criao de normas de procedimentos que podero ser utilizadas na documentao das
coleces. O IPM tem vindo a publicar um conjunto de normas de inventrio, bem
como dois importantes trabalhos sobre circulao de obras de arte e acessibilidades a
museus, na coleco intitulada Temas de Museologia, que contm alguns dos
procedimentos necessrios para uma correcta documentao das coleces em diversos
contextos. No entanto, este trabalho poderia ser acrescido da adopo da norma
internacional de referncia nesta matria, o SPECTRUM, como referimos
anteriormente.
No caso da normalizao de contedos o cenrio no , apesar de tudo, o mesmo. O
desenvolvimento de thesauri ou de listas de terminologia que possam ser utilizadas
neste contexto no tem tido a ateno necessria e, neste particular e sensvel ponto,
pensamos que o IPM e a RPM tm um importante papel a desempenhar na sua criao e
disponibilizao aos diversos museus em Portugal. este campo, a par da criao de
uma normalizao documental, que est, como demos conta, menos desenvolvido.
Necessita, urgentemente, da ateno de todos os interessados. Neste ponto especfico os
organismos estatais responsveis pela rea poderiam valer-se do contributo dos museus
por si tutelados ou dos que compem a rede para a criao dos referidos contedos206,
sem prejuzo da existncia de outros contributos que possam vir a ser realizados neste
mbito.
Esta uma rea na qual, fruto das circunstncias actuais, o desenvolvimento tem sido
mais moroso, mas sabemos que a situao da documentao das coleces dos museus
em Portugal tem vindo a sofrer constantes melhorias que so consequncia directa do
empenho de todos os sectores da comunidade museolgica. J as podemos ver
reflectidas na publicao online de portais e websites de museus com acesso ao
patrimnio cultural. O caso do MatrizNet207, bem como da Diocese de vora208, da
Diocese de Lamego209, do Museu de Olaria210, do Museu Municipal de Vale de
Cambra211, do Museu Martimo de lhavo212 e do Museu Virtual da Universidade do

206

Com a criao de Thesauri sobre materiais, tcnicas, nomes de objectos, classificaes, etc.
Cf. http://www.matriznet.ipmuseus.pt (consultado em 12-03-2007).
208
Cf. http://www.inventarioaevora.com.pt (consultado em 12-03-2007).
209
Cf. http://www.diocese-lamego.pt/inventario (consultado em 10-04-2007).
210
Cf. http://www.museuolaria.org (consultado em 10-04-2007).
211
Cf. http://www.museusportugal.org/mmvc/ (consultado em 10-04-2007).
212
Cf. http://www.museumaritimo.cm-ilhavo.pt (consultado em 10-04-2007).
207

146

Porto213, que conta com os contributos do Museu da Faculdade de Belas Artes, do

Museu da Faculdade de Medicina e da Casa Museu Abel Salazar, e de outros que temos
notcia de que tero esta ferramenta disponvel a breve trecho, so exemplo desta nova
preocupao que se tem vindo a afirmar como indispensvel para os museus.
Contudo o trabalho nesta matria no se esgota com facilidade. O contributo que
pretendemos dar com o presente trabalho uma nfima parte do que h a fazer neste
contexto. A prpria proposta de estrutura de dados poder ser bastante mais complexa e
especificamente direccionada s diferentes categorias de coleces existentes nos
museus portugueses. O nosso objectivo era criar uma norma, a ser seguida, sem
excepo, por todos os museus e para todas as coleces214, que pudesse registar a
informao suficiente sobre os objectos de forma a que cada museu possa ter
conhecimento aprofundado da totalidade do patrimnio que guarda e, assim, definir
com base em dados realistas as estratgias de estudo, conservao e divulgao das
coleces.
Este processo ter, obrigatoriamente, que envolver uma grande parte da comunidade
museolgica nacional. Inventariar, documentar e gerir o patrimnio cultural uma
tarefa rdua, exigente e que obriga contribuio de todos os que nela participam para
que com a sua experincia se possam construir normas cada vez mais eficazes, thesauri
mais completos e qualificados e, assim, conservar e divulgar o patrimnio com mais
qualidade.
Por fim ser importante mencionar que a maior parte dos recursos documentais por ns
utilizados para o desenvolvimento deste trabalho se encontra online e que raramente
encontramos na nossa pesquisa trabalhos realizados em Portugal, exceptuando as teses
de mestrado de Pedro Teotnio Pereira (PEREIRA, 1996), Lus Pequito (ANTUNES,
2002), e Maria Joo Santos (SANTOS, 2005a) e algumas contribuies pontuais,
directamente relacionados com esta matria. A nvel internacional os recursos existentes
online, bem com as publicaes que versam este tema, foram um excelente auxlio.

213

Cf. http://museuvirtual.up.pt/MuseuVirtual (consultado em 10-04-2007).

As categorias de informao da tarefa Objectos devero ser consideradas como obrigatrias em
qualquer processo de inventrio.
214

147

148

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Projecto Minerva http://www.minervaeurope.org
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Z39.50 Resource Page http://www.niso.org/standards/resources/Z3950_Resources.html

160

Anexos

161

162

Anexo 1 Lista de Museus que compem a Rede Portuguesa de Museus

Museus da Rede Portuguesa de Museus

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
49

Casa-Museu Abel Salazar

Casa-Museu de Camilo
Casa-Museu Guerra Junqueiro
Casa-Museu Marta Ortigo Sampaio
Casa-Museu Teixeira Lopes / Galerias Diogo de Macedo
Museu Agrcola de Entre Douro e Minho
Museu Bernardino Machado
Museu da Casa Grande
Museu da Cidade
Museu da Fundao Cupertino de Miranda
Museu da Fundao Maria Isabel Guerra Junqueiro
Museu da Quinta de Santiago / Centro de Arte de Matosinhos
Museu da Terra de Miranda
Museu de Alberto Sampaio
Museu de Arqueologia e Numismtica de Vila Real
Museu de Arte Contempornea de Serralves
Museu de Lamego
Museu de Olaria
Museu de Vila do Conde
Museu do Abade de Baal
Museu do Carro Elctrico
Museu do Papel Moeda
Museu do Papel Terras de Santa Maria
Museu do Traje de Viana do Castelo
Museu dos Biscanhos
Museu dos Transportes e Comunicaes
Museu Municipal Abade Pedrosa
Museu Municipal Amadeo de Souza Cardoso
Museu Municipal de Esposende
Museu Municipal de Etnografia e Histria da Pvoa de Varzim
Museu Municipal de Penafiel
Museu Municipal de Vale de Cambra
Museu Municipal de Viana do Castelo
Museu Nacional da Imprensa
Museu Nacional de Soares dos Reis
Museu Nogueira da Silva
Museu Pio XII
Museu Regional de Arqueologia D. Diogo de Sousa
Museu Regional de Paredes de Coura
Tesouro-Museu da Catedral de Braga
Museu da Guarda
Museu da Imagem em Movimento
Museu da Pedra
Museu da Villa Romana do Rabaal
Museu de Aveiro
Museu de Francisco Tavares Proena Jnior
Museu de Gro Vasco
Museu de Lanifcios da Universidade da Beira Interior
Museu do Caramulo

163

Museus da Rede Portuguesa de Museus

50
51
52
53
54
55
56
57
58
59
60
61
62
63
64
65
66
67
68
69
70
71
72
73
74
75
76
77
78
79
80
81
82
83
84
85
86
87
88
89
90
91
92
93
94
95
96
97
98
99
100
101

164

Museu Escolar de Marrazes

Museu Jos Luciano de Castro
Museu Monogrfico de Conmbriga
Museu Nacional de Machado de Castro
Casa-Museu Dr. Anastcio Gonalves
Casa-Museu Leal da Cmara
Ecomuseu Municipal do Seixal
Museu Anjos Teixeira
Museu Arqueolgico do Carmo
Museu Arqueolgico So Miguel de Odrinhas
Museu Calouste Gulbenkian
Museu da gua
Museu da Msica
Museu da Plvora Negra
Museu das Comunicaes
Museu de Arte Popular
Museu de Arte Sacra e Etnologia
Museu de Cermica
Museu de Cermica de Sacavm
Museu de Cincia da Universidade de Lisboa
Museu de Jos Malhoa
Museu de So Roque
Museu de Setbal - Convento de Jesus
Museu do Ar
Museu do Brinquedo
Museu do Chiado
Museu do Trabalho Michel Giacometti
Museu Etnogrfico e Arqueolgico Dr. Joaquim Manso
Museu Ferreira de Castro
Museu Geolgico
Museu Municipal Carlos Reis
Museu Municipal de Alcochete
Museu Municipal de Benavente - Dr. Antnio Gabriel Ferreira Loureno
Museu Municipal de Coruche
Museu Municipal de Loures
Museu Municipal de Santarm
Museu Municipal de Vila Franca de Xira
Museu Municipal Leonel Trindade
Museu Nacional de Arqueologia
Museu Nacional de Arte Antiga
Museu Nacional de Etnologia
Museu Nacional do Azulejo
Museu Nacional do Teatro
Museu Nacional do Traje
Museu Nacional dos Coches
Museu Biblioteca da Casa de Bragana - Pao Ducal de Vila Viosa
Museu de vora
Museu de Mrtola
Museu Municipal de Aljustrel
Museu Municipal de Moura
Museu Municipal de Santiago do Cacm
Museu Municipal Pedro Nunes

Museus da Rede Portuguesa de Museus

102
103
104
105
106
107
108
109
110
111
112
113
114
115
116
117
118
119
120

Museu Municipal de Arqueologia de Albufeira

Museu Municipal de Faro
Museu Municipal de Portimo
Museu Municipal de Tavira
Museu Carlos Machado
Museu da Graciosa
Museu da Horta
Museu das Flores
Museu de Angra do Herosmo
Museu de Santa Maria
Museu de So Jorge
Museu do Pico / Museu dos Baleeiros
Casa Colombo
Casa-Museu Frederico de Freitas
Museu da Quinta das Cruzes
Museu de Arte Contempornea - Fortaleza So Tiago
Museu de Arte Sacra
Museu Etnogrfico da Madeira
Photographia - Museu "Vicentes"

165

166

Anexo 2 Lista de museus das Cmaras Municipais de Lisboa e Cascais e das

Universidades de Coimbra e do Porto

Museus das Cmaras de Lisboa e Cascais e das Universidades de

Coimbra e Porto
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33

Museu Acadmico de Coimbra

Museu Antropolgico do Museu de Histria Natural
Museu Botnico do Museu Histria Natural
Museu de Anatomia Patolgica da Universidade de Coimbra
Museu de Arte Sacra
Museu de Fsica
Museu Mineralgico e Geolgico do Museu de Histria Natural
Museu Zoolgico da Universidade de Coimbra
Observatrio Astronmico da Universidade de Coimbra
Biblioteca-Museu Repblica e Resistncia
Casa do Fado e da Guitarra Portuguesa
Espao da Memria dos Exlios
Estufa Fria de Lisboa
Monho de Armao Tipo Americano
Museu Antoniano
Museu da Cidade
Museu da Marionete
Museu da Msica Portuguesa - Casa Verdades de Faria
Museu da Vida Submarina e da Histria Submersa
Museu do Bombeiro - R.S.B. de Lisboa
Museu do Mar - Rei D. Carlos
Museu Municipal do Automvel "Fernando Pessa"
Museu Rafael Bordalo Pinheiro
Museu-Biblioteca dos Condes de Castro Guimares
Ncleo Museolgico do Cemitrio dos Prazeres
Ncleo Museolgico do Forte de S. Jorge dos Oitavos
Padro dos Descobrimentos
Jardim Botnico do Porto
Museu da Faculdade de Belas Artes do Porto
Museu de Histria da Medicina "Maximiano Lemos"
Museu de Histria Natural da Universidade do Porto
Ncleo Museolgico da Faculdade de Engenharia da Univ. do Porto
Ncleo Museolgico da Faculdade de Farmcia

167

168

Anexo 3 Lista de Museus sem e-mail segundo dados da RPM

Museus sem e-mail nas listas fornecidas pela RPM

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
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15
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17
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21
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24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35

Museu da Quinta de Santiago / Centro de Arte de Matosinhos

Museu do Traje de Viana do Castelo
Museu Municipal Amadeo de Souza Cardoso
Museu Jos Luciano de Castro
Casa-Museu Leal da Cmara
Museu Anjos Teixeira
Museu Arqueolgico do Carmo
Museu Arqueolgico So Miguel de Odrinhas
Museu de So Roque
Museu de Setbal - Convento de Jesus
Museu Municipal de Moura
Museu Municipal de Arqueologia de Albufeira
Casa Colombo
Museu Acadmico de Coimbra
Museu Antropolgico do Museu de Histria Natural
Museu de Anatomia Patolgica da Universidade de Coimbra
Museu de Arte Sacra
Museu Mineralgico e Geolgico do Museu de Histria Natural
Espao da Memria dos Exlios
Estufa Fria de Lisboa
Monho de Armao Tipo Americano
Museu da Msica Portuguesa - Casa Verdades de Faria
Museu da Vida Submarina e da Histria Submersa
Museu do Bombeiro - R.S.B. de Lisboa
Museu do Mar - Rei D. Carlos
Museu Municipal do Automvel "Fernando Pessa"
Museu-Biblioteca dos Condes de Castro Guimares
Ncleo Museolgico do Cemitrio dos Prazeres
Ncleo Museolgico do Forte de S. Jorge dos Oitavos
Jardim Botnico do Porto
Museu da Faculdade de Belas Artes do Porto
Museu de Histria da Medicina "Maximiano Lemos"
Museu de Histria Natural da Universidade do Porto
Ncleo Museolgico da Faculdade de Engenharia da Univ. do Porto
Ncleo Museolgico da Faculdade de Farmcia

169

170

Anexo 4 - Museus com resposta ao inqurito vlida

Museus com resposta vlida

1
2
3
4
5
6
7
8
9
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11
12
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14
15
16
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30
31
32
33
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35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
49
50

Museu dos Transportes e Comunicaes

Tesouro-Museu da Catedral de Braga
Museu Municipal de Alcochete
Museu Municipal de Aljustrel
Museu de Olaria
Museu da Pedra
Museu da Msica Portuguesa - Casa Verdades de Faria
Museu do Mar - Rei D. Carlos
Museu-Biblioteca dos Condes de Castro Guimares
Casa Museu Reynaldo dos Santos / Irene Quilh
Museu Municipal de Arqueologia (em projecto)
Museu Municipal de Coruche
Museu Municipal de Esposende
Museu Municipal de Faro
Museu da Vida Submarina e da Histria Submersa
Museu de Mrtola
Museu Municipal de Penafiel
Museu Municipal de Etnografia e Histria da Pvoa de Varzim
Museu do Papel Terras de Santa Maria
Museu Municipal de Santiago do Cacm
Museu do Trabalho Michel Giacometti
Museu Municipal de Tavira
Museu Municipal de Vale de Cambra
Museu do Traje de Viana do Castelo
Museu de Arqueologia e Numismtica de Vila Real
Museu do Vinho do Porto
Museu Carlos Machado
Museu da Graciosa
Museu da Horta
Museu de Santa Maria
Museu de So Jorge
Museu do Pico / Museu dos Baleeiros
Museu Agrcola de Entre Douro e Minho
Museu da Quinta das Cruzes
Museu da Marionete
Museu do Ar
Museu da Faculdade de Belas Artes do Porto
Jardim Botnico do Porto - Museu do Departamento de Botnica da FCUP
Museu de Histria Natural da Universidade do Porto
Museu Antropolgico do Museu de Histria Natural
Museu Botnico do Museu Histria Natural
Museu de Histria da Medicina "Maximiano Lemos"
Museu do Caramulo
Museu do Brinquedo
Museu Calouste Gulbenkian
Museu da Fundao Cupertino de Miranda
Museu Geolgico
Museu de Arte Sacra e Etnologia
Casa-Museu Dr. Anastcio Gonalves
Museu da Guarda

171

Museus com resposta vlida

51
52
53
54
55
56
57
58
59
60
61
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63
64
65
66
67
68
69
70
71
72
73
74
75
76

172

Museu da Msica
Museu de Alberto Sampaio
Museu de Arte Popular
Museu de Aveiro
Museu de Cermica
Museu de vora
Museu de Francisco Tavares Proena Jnior
Museu de Gro Vasco
Museu de Jos Malhoa
Museu de Lamego
Museu do Abade de Baal
Museu dos Biscanhos
Museu Etnogrfico e Arqueolgico Dr. Joaquim Manso
Museu Monogrfico de Conmbriga
Museu Nacional de Arqueologia
Museu Nacional de Etnologia
Museu Nacional de Machado de Castro
Museu Nacional de Soares dos Reis
Museu Nacional do Traje
Museu Nacional dos Coches
Museu Regional de Arqueologia D. Diogo de Sousa
Museu Escolar de Marrazes
Museu Jos Luciano de Castro
Museu do Carro Elctrico
Museu de Lanifcios da Universidade da Beira Interior
Museu Acadmico de Coimbra

Anexo 5 Inqurito aos Museus

Inqurito sobre inventrio e gesto de

coleces museolgicas
Identificao do responsvel pelo preenchimento do inqurito
Nome:
Funo:
Telefone:
e-mail:

Caracterizao do museu
Identificao do Museu
Designao:
Morada:
Cdigo Postal:
Telefone:
Fax:
Website:
e-mail:
Distrito:
Concelho:
Freguesia:
Tipo de museu:
Ano de criao:
Horrio de abertura ao
pblico:
Tutela

173

Coleces
1.1. Categorias dominantes do acervo de que dispe: (assinalar as mais
representativas)
Arqueologia
Arte
Arte sacra
Etnologia/etnografia
Cincia e tcnica
Histria
Militar
Desporto
Educao
Histria Natural
Indstria
Literatura
Artes do espectculo
Filatelia
Fotografia
Martimo/Marinha
Numismtica
Traje
Transportes
Espcies vivas
Espcies no vivas
Outras
Quais?:

___________________________________________________
___________________________________________________
___________________________________________________
1.1.1. Dentro das categorias escolhidas qual a mais significativa no
museu? Por que motivos?

___________________________________________________
___________________________________________________
___________________________________________________
___________________________________________________
________________
1.2. Qual , aproximadamente, o nmero:
Nmero
Nmero
Nmero
Nmero
Nmero
Nmero

de
de
de
de
de
de

objectos
objectos
objectos
objectos
objectos
objectos

no acervo
em depsito
depositados em outras instituies
inventariados
estudados
em Base de dados

1.3. Dos objectos registados em base de dados quantos se enquadram nas

seguintes opes: (indicar nmero de objectos para cada opo)
Registo/Cadastro (registada a informao bsica tipo

174

cadastro):
Inventrio sumrio (registo com informao de medidas,
autores, tcnicas, materiais, contexto de campo, cronologia, etc.)
Inventrio desenvolvido (com associao de ficheiros
multimdia imagem, som, vdeo e outros.)
Inventrio com informao adicional de gesto (registos de
objectos com associao de informao de emprstimos,
conservao, documentao, etc.)
Inventrio de depsitos
1.4. Arquivo fotogrfico do acervo
1.4.1. O arquivo fotogrfico do museu : (se a resposta for apenas a
primeira opo passe, por favor, pergunta 1.5)
Com base em suportes no digitais
Digital
Ambos
1.4.2. Quantas imagens digitais tm registadas no arquivo fotogrfico?
Imagens de objectos
Outras imagens215

1.5. A informatizao do acervo uma prioridade para o Museu? Porqu?

_____________________________________________________
_____________________________________________________
_____________________________________________________
_____________________________________________________
_____________________________________________________
_____________________________________________________
_____________________________________________________
______________

215

Imagens de eventos, processos de restauro, exposies, aces de servios educativos,

etc.

175

2. Caracterizao da base de dados utilizada

2.1. A base de dados utilizada para registo do inventrio :
Desenvolvida pelo prprio museu (responda pergunta 2.1)
Comercializada por uma empresa (passe pergunta 2.4)
2.2. Qual o motor de dados utilizado?
Access
File Maker
SQL Server
Oracle
Outro
Qual?
______________________________________________________________
2.3. Qual a formao dos tcnicos responsveis pela elaborao da base de
dados?
Informtica
Museologia
Ambas
Outras
Quais!?
______________________________________________________________
______________________________________________________________
______________________________________________________________
2.4. Foram tidas em conta a normalizao nacional (IPM) e internacional (ICOM)
na elaborao da base de dados?

_____________________________________________________
_____________________________________________________
_____________________________________________________
2.5. Qual empresa?
Sistemas do Futuro, Lda.
Pararede, S.A.
DID
MOBYDOC
FCO
Outra
Qual?

____________________________________________________
____________________________________________________
2.6. Qual a base de dados utilizada?
In arte Plus
In arte Premium
In domus Plus

176

In domus Premium
In natura Plus
In natura Premium
In memoria Plus
In memoria Premium
In patrimonium Plus
In patrimonium Premium
Index Rerum
Matriz
Micromuse
Outra
Qual?

____________________________________________________
____________________________________________________
____________________________________________________
2.7. Utilizada(s) na instituio desde _____/_____/_________
2.8. Nos pontos abaixo referidos classifique o grau de satisfao do museu sobre
o programa utilizado
Satisfeito

Pouco
satisfeito

Nada
satisfeito

Sem
opinio

Estrutura de dados
Flexibilidade
Usabilidade
Adequao s coleces
Interface
Exportao de dados
2.9. Classifique os seguintes campos ou grupos de informao segundo ordem
de importncia para a classificao do acervo do museu.
Campo/grupo de informao

Registo/
Cadastro

Inventrio
Sumrio

Inventrio
desenvolvido

Gesto
da
coleco

N. de Inventrio
Designao Principal
Ttulo
Descrio
Data de registo
Autorias
Caractersticas tcnicas
Categorias
Classificaes
Coleces
Componentes
Contexto de campo
Cpias
Cores
Cronologia
Departamentos
Designaes
Direitos
Disposies legais
Entrada

177

Campo/grupo de informao

Registo/
Cadastro

Inventrio
Sumrio

Inventrio
desenvolvido

Gesto
da
coleco

pocas
Escavaes
Escolas
Estados
Estilos
Funes/Usos
Fundo documental
Grupos
Iconografias
Incorporaes
Inscries
Inspiraes
Inventariantes
Localizaes
Marcas
Materiais
Medidas
Numeraes
Numismtica
Originalidade
Pesos
Produes
Proprietrios
Recolha etnogrfica
Tcnicas
Ttulos
Valores
Associao
de
ficheiros
multimdia
(foto,
som,
vdeo e outros)
Abate
Movimentos
Seguros
Exposies
Conservao
Reproduo
Outros eventos
Material grfico
Material audiovisual
Bibliografia
Epistolografia
Cartografia
Arquivo histrico
Arquivo corrente
Arquivo fotogrfico

2.10.
Existem campos de introduo obrigatria de dados na base de dados
utilizada?
Sim
No
2.10.1.
Indique, por favor alguns exemplos de campos obrigatrios no
seguinte quadro:

178

Nome do Campo

Observaes

2.11.
Existem listagens de terminologia ou a possibilidade de criao e
utilizao de thesauri na aplicao utilizada?
Sim
No
2.11.1.
Se sim, quais os thesauri utilizados e, no caso de criao de
prprios thesauri, estes esto disponveis para o pblico em geral?

___________________________________________________
___________________________________________________
___________________________________________________
___________________________________________________
___________________________________________________
___________________________________________________
2.12.
A estrutura de dados da aplicao utilizada , na sua opinio
compatvel com a normalizao nacional (IPM) e internacional (ICOM)?

_____________________________________________________
_____________________________________________________
_____________________________________________________
2.13.
Existe internamente no museu um Manual escrito para regulamentar
os procedimentos do inventrio e gesto de coleces?
Sim
No
2.13.1.
Porque motivo(s) foi criado e quem participou na sua
elaborao?

___________________________________________________
___________________________________________________
___________________________________________________
___________________________________________________

179

3. Recursos logsticos
3.1. O museu dispe de uma Sala/gabinete criado especificamente para o
inventrio?
Sim
No
3.2. Quantos computadores esto afectos ao trabalho de inventrio? _________
3.2.1. Dos quais:
Directamente (postos de trabalho da aplicao)
Indirectamente (computadores de tratamento de imagem e outras
tarefas ligadas ao Inventrio)
3.3. Quais os meios informticos adicionais de que dispe a instituio e esto
directamente afectos ao inventrio:
Mquina fotogrfica digital
Scanner
Scanner de negativos
Scanner de diapositivos
Ligao Internet
Outros
Quais?

____________________________________________________
____________________________________________________
____________________________________________________
3.4. So contratados servios externos ao museu para alguma das tarefas
relacionadas com o inventrio?
Sim
No
Quais?

_____________________________________________________
_____________________________________________________
_____________________________________________________

180

4. Recursos humanos
4.1. Quais os recursos humanos afectos directamente ao inventrio?
Nmero total de colaboradores afectos ao Inventrio
4.1.1. Dos quais:

Tempo
Parcial

Tempo
inteiro

Afectos
ao
inventrio
a:

Categoria profissional

Efectivo

Contrato a
termo certo

Estagirio

Out
sourcing

Tcnico superior
Tcnico profissional
Tcnico auxiliar
Tcnico
administrativo
Outra
Tcnico superior
Tcnico profissional
Tcnico auxiliar
Tcnico
administrativo
Outra

4.2. Nmero de colaboradores por grau de formao:

Grau
Doutoramento
Mestrado
Ps-graduao
Licenciatura
Bacharelato
12 ano
9 ano
Ensino bsico
Outros
Quais?

n.

____________________________________________________
____________________________________________________
____________________________________________________
4.3. Que outros profissionais colaboram, pontualmente ou permanentemente,
com o museu no trabalho de inventrio:
Categoria
Investigadores/especialistas
Fotgrafos
Consultores (reas tcnicas como por ex. Documentao)
Especialistas de documentao e gesto de coleces
Informticos (assistncia tcnica)
Empresas especializadas
Outros
Quais?

n.

____________________________________________________
____________________________________________________
____________________________________________________

181

5. Utilizao da informao e comunicao com o exterior

5.1. Que tipos de acesso informao registada em base de dados o museu
prev?
Pblico em geral
Investigadores
Escolas
Pessoas com deficincia
Outros
Quais?

____________________________________________________
____________________________________________________
____________________________________________________
5.2. A instituio dispe de site na Internet?

Sim

No

5.2.1. Qual o endereo?

http://_______________________________________________________
5.2.2. Se no tem quando que prev a criao de um site?

___________________________________________________
___________________________________________________
5.3. No site existe a possibilidade de efectuar pesquisas sobre a coleco?
Sim

No

5.3.1. Se sim que tipo de informao disponibiliza sobre cada objecto?

___________________________________________________
___________________________________________________
___________________________________________________
5.4. O museu dispe de algum dos seguintes recursos:
Quiosques multimdia
Audioguides
Multimedia Guides (visitas
guiadas por PDA)
5.5. De que outras formas a informao guardada na base de dados utilizada
na comunicao do Museu?

___________________________________________________
___________________________________________________
___________________________________________________
___________________________________________________
___________________________________________________
___________________________________________________
___________________________________________________

182

Anexo 6 - Instrues para resposta ao inqurito

Inqurito sobre inventrio e gesto de

coleces museolgicas
Instrues de preenchimento do questionrio.
Pretende-se com este documento facilitar a compreenso das questes
do inqurito submetido e auxiliar no preenchimento dos dados por parte
do Museu.
Em caso de dvida por favor contacte-me para o e-mail
alexandre@museusportugal.org ou por telemvel para o n. 937505656.
Consideraes iniciais
Todo o inqurito direccionado para obter informao sobre a actividade de
inventrio e gesto de coleces nos Museus, assim sendo as perguntas sobre
recursos sero apenas relativas aos meios directamente ligados actividade
supra-citada.
1

Coleces:

1.1 Assinale com x as categorias existentes no museu.

1.1.1

Indique qual a categoria que tem maior relevncia no museu e porque motivos.

1.2 Escreva o nmero (pode ser aproximado) correspondente a cada item da primeira coluna.
1.3 Escreva o nmero (pode ser aproximado) de objectos que correspondam aos seguintes
critrios:
- Registo/Cadastro Objectos que apenas tm registada a informao bsica e
necessria sua identificao;
- Inventrio sumrio registo de objectos com informao de autores, tcnicas de
construo, dados de recolha, contexto de campo, cronologia, etc.;
- Inventrio desenvolvido registo de objectos com a informao existente no anterior,
qual so associados ficheiros multimdia: foto, vdeo, som ou outros;
- Inventrio com informao adicional de gesto registos de objectos com associao
de informao sobre restauro, emprstimos, exposies, referncias bibliogrficas, etc.;
- Inventrio de depsitos registo dos objectos depositados no museu.
1.4 Neste ponto basta indicar (mesmo que sejam valores aproximados) os dados pedidos em
relao ao arquivo fotogrfico do museu.

Base de dados

2.1 Indicar com X qual das duas situaes apresentadas corresponde situao do museu.
Caso a base de dados utilizada no museu seja comprada a uma empresa no necessita de
responder s questes 2.2, 2.3 e 2.4.
2.2 O motor de dados a aplicao que suporta a base de dados utilizada. Caso tenha
alguma dvida nesta questo poder obter a informao junto do tcnico que desenvolveu
a tecnologia utilizada na base de dados.

183

2.3 Indicar qual a formao base das pessoas que elaboraram a base de dados.
2.4 Pode consultar a normalizao citada em www.ipmuseus.pt e em www.icom.museum.
2.5 Indicar a empresa que comercializa a base de dados.
2.6 Indicar qual, ou quais, as bases de dados em utilizao no museu.
2.7 Indicar data de incio de utilizao da base de dados.
2.8 Indicar o grau de satisfao segundo a escala apresentada para os seguintes itens:
- Estrutura de dados a avaliao deve ser feita tendo em conta a organizao da
estrutura de dados na base de dados, a facilidade de cruzamento de dados em pesquisas,
etc.
- Flexibilidade a avaliao deve ser feita considerando a utilizao da base de dados
para registar informao de forma escalonvel (comeando no inventrio bsico, at
chegar ao estudo completo do objecto).
- Usabilidade avaliao de facilidade de uso da base de dados.
- Adequao s coleces - a avaliao deve ser feita considerando a utilizao da base
de dados para registar informao de distintas coleces.
- Interface avaliao da interface da aplicao com o utilizador (apresentao dos
dados, acesso aos dados, facilidade de construo de pesquisas, etc.)
- Exportao de dados deve ser avaliada a capacidade de exportao dos dados para
outros formatos (Excel, Access, Word, CSV, etc.)
2.9 Nesta questo dever ser indicado qual o nvel de registo a que corresponde cada um dos
itens da coluna Campo/Grupo de informao. Para o fazer basta incluir um X na opo
escolhida.
Por exemplo, caso o museu tenha o nmero de inventrio como um campo utilizado em
Registo/Cadastro dever colocar uma cruz na clula que corresponde intercepo
entre a linha de Nmero de Inventrio e da coluna Registo/Cadastro.
Em cada linha dever apenas escolher uma das opes possveis, ou seja, indicar
apenas uma das quatro opes disponveis.
Considera-se que se um campo/grupo de informao necessrio para o
Registo/Cadastro, ser tambm para as restantes opes.
Campo/Grupo de informao a coluna onde esto colocados campos e grupos de
informao comummente utilizados nas bases de dados de gesto de coleces.
Alguns, como N. de Inventrio ou Designao, apenas tm como objectivo registar a
informao pedida, no entanto, os grupos de informao contm todos os campos para
o registo de informao sobre o item descrito na coluna. Por exemplo, em Autorias o
grupo de informao refere-se a toda a informao sobre a Autoria de determinado
objecto (nome de autor, tipo de autoria, etc.).
2.10Indicar, se existirem, quais os campos de introduo obrigatria de dados na base de
dados utilizada pelo museu. Nas respostas Sim ou No cortar a que no interessa. No
caso de devolver o inqurito em Word, apagar a que no interessa, deixando a opo que
escolher.
2.11Tabelas de terminologia ou thesauri so ferramentas de controlo terminolgico que
permitem uma maior fiabilidade dos dados utilizados. Podero ser utilizados alguns que j
esto publicados, ou adaptaes de outros que so publicados em outras lnguas. Indique
quais e se os disponibiliza. Nas respostas Sim ou No cortar a que no interessa. No caso
de devolver o inqurito em Word, apagar a que no interessa, deixando a opo que
escolher.
2.12Pode consultar a normalizao citada em www.ipmuseus.pt e em www.icom.museum.
2.13Manual de procedimentos um documento interno que estabelece as regras de introduo
de dados, permisses de utilizadores, reviso de dados, entre outras tarefas importantes
para a documentao de coleces. Nas respostas Sim ou No cortar a que no interessa.

184

No caso de devolver o inqurito em Word, apagar a que no interessa, deixando a opo

que escolher.

Recursos logsticos

Neste ponto do inqurito pretendem-se saber quais os recursos associados s tarefas de

inventrio, gesto e documentao das coleces.
Nas respostas sim ou no cortar a que no interessa. No caso de devolver o inqurito em
Word, apagar a que no interessa, deixando a opo que escolher.

Recursos humanos

Neste ponto do inqurito pretendem-se saber quais os recursos humanos, suas qualificaes e
tempo dispendido nestas tarefas.
4.1 Indicar nmero de colaboradores que trabalham no inventrio das coleces.
4.1.1

No quadro indicar quais os trabalhadores a tempo inteiro (primeira metade do quadro)

segundo categoria profissional e forma contratual. Em cada caso indicar o nmero de
colaboradores. Na parte inferior do quadro indicar a mesma informao (nmero de
colaboradores) que esto afectos em tempo parcial, tendo em conta os mesmos
critrios de categoria profissional e forma contratual.

4.2 Indicar o nmero de colaboradores que detm os graus de formao da primeira coluna.
4.3 Indicar, indicando o nmero sempre que possvel, de outro tipo de profissionais que
colaboram tambm no inventrio e gesto de coleces.

Utilizao da informao e comunicao com o exterior

5.1 Indicar o tipo de acessos previstos para os dados registados em base de dados.
5.2 Indique o endereo da pgina do museu se existir. Caso no exista indique data de
previso para a sua disponibilizao. Nas respostas Sim ou No cortar a que no
interessa. No caso de devolver o inqurito em Word, apagar a que no interessa, deixando
a opo que escolher.
5.3 Indique, caso o museu disponha de "site" se este contempla a pesquisa sobre a coleco
on-line. Nas respostas Sim ou No cortar a que no interessa. No caso de devolver o
inqurito em Word, apagar a que no interessa, deixando a opo que escolher.
5.4 Indique quais dos recursos o museu dispe
5.5 Indique outras formas de utilizao da informao registada em base de dados para alm
do "site" e recursos apresentados na questo 5.4.

185

186

Anexo 7 Esquema de dados proposto

187

188

Anexo 8 Trancrio do captulo referente a procedimentos de transporte do

SPECTRUM.
Transport

Definition
The management and documentation of the transport of objects for which the organisation is partially or
fully responsible.

Minimum Standard
The organisation must have a policy relating to the transport of objects. Refer to Before you start Policy requirements for details.
The procedure for documenting and managing transport must:
Ensure that all transport is carried out in compliance with the organisations transport policy;
Ensure that, in the case of borrowed objects, the requirements of the lender and their insurance
policy (e.g. Government Indemnity) are met;
Ensure that all legal obligations are complied with, including any customs requirements,
CITES,
airfreight security legislation, and firearms regulations;
Ensure that a condition check of the object is carried out (and recorded) prior to transport
arrangements being made;
Ensure that a method statement for the move is prepared, including a risk assessment and
emergency plan;
Ensure that appropriate insurance/indemnity arrangements are in place prior to the transport;
Record and maintain an audit trail of the reasons for the move, mode of transport, dates of the
transport, and details of those carrying out the transport.

Before you start

From time to time, every organisation will find it necessary to transport items from their collections. The
reasons of the transport may include:
Acquisition;
Loans in or out;
Conservation;
Reproduction or research;
Exhibition and display;
Disposal.
The transport can take place:
To the organisation from another place (including private individuals);
From the organisation to another place (including private individuals);
Between places owned by the organisation (e.g. from store to display).
The complexity of the transport will depend upon the nature of the collections being moved, the reasons
for the movement and the type of journey.
Use the procedure for any movements of objects that including vehicles either owned by the organisation,
or by a third party. Use the procedure in conjunction with other procedures, as appropriate.

Legal environment
Rights
Objects and other material may have rights associated with them (e.g. copyright). Also information that
the organisation records about the persons will be governed by rights legislation (e.g. Data Protection).

189

The procedure for the transport of objects needs to take into account these rights. See the Rights
management procedure for full details on how to do this.

Policy requirements
The organisation must have a policy stating its position in relation to how it transports its own collections
and, also, objects owned by a third party. It is good practise for the policy to:
Identify the circumstances when it will undertake its own transport;
Identify the circumstances when it will call in the expertise and resources of a third party for
transport;
Identify the accepted standards of care that it applies to the transport of objects and state the
occasions when it may vary from those standards;
Identify the costs involved in transport and responsibilities for meeting those costs (for
example, in the case of loans, the borrower pays for transport);
Identify the criteria for deciding whether a courier should accompany objects leaving the
organisation;
State any legal and financial obligations that it may have in relation to transport.

Procedure
Procedure set-up and review
1 Study the Before you start section above in order to:
Be aware of the legal environment affecting operation of the procedure;
Create the written policy that will govern the operation of the procedure;
Create the part of the written documentation procedural manual that refers to the transport of
objects.
2 Regularly review and change, if necessary, the part of the documentation procedural manual that refers
to the transport of objects. Changes may be made because of:
Changes to the legal environment;
Changes to the policy of the organisation.

Planning and initiating transport

3 The transport of objects is initiated from within the Location and movement control procedure.
[See Location and movement control - Moving objects - Step 12]
Decisions regarding the movement of objects must only be made by authorised persons, with
responsibility for managing collections. The organisation's collections management policy and other
policies (such as loans), will identify such responsibilities.

4 Once the decision has been made to transport objects, the person or department responsible for
arranging this, should be provided with the following information:
The reason transport is required;
The name of the person responsible for approving the movement of the object;
The owner of the object (the organisation or a third party);
If there are any special conditions that apply (including those of the UK Government Indemnity
Scheme);
A copy of the agreement between those sending and receiving the object(s), confirming the
reason for the movement;
A description of the object(s) being transported (see Note below);
Whether a courier is required;
The contact names and addresses for collection and delivery, with preferred dates for the
transport.
Record references to this information.
Information requirements:
Reference information.
Note: Object description
The information provided should be sufficient to clearly identify the object and for transport should
include its:

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 Object number;
Brief description;
Physical description (including dimensions and weight);
Valuation (if the object is to be insured or covered by UK Government Indemnity Scheme);
Condition (and availability of a condition report);
An indication of any Health & Safety issues associated with transporting the objects.
This information may be accessible from the organisation's own documentation system.
Information requirements:
Object identification information;
Object description information;
Object valuation information;
Object condition and technical assessment information;
Reference information.
If documentation does not exist for the object and it is not on the organisation's premises, then the
Preentry or procedures should be followed to allow for its documentation and tracking of movement.
[Go to Pre-Entry - Procedure] or [Go to Pre-Entry - Procedure]

5 The person making the arrangements for the transport should establish whether there are any access
issues that may exist at the collection or delivery destination and assess any handling issues, for example
if specialist handlers or equipment will be required. Agree the route with all the parties involved.
Information requirements:
Object requirement information;
Reference information.

6 Establish the most appropriate means of transport. Influences on the decision include:
The organisation's collections management policy and other policies (such as that on Loans
out);
The types of objects being transported (e.g. the organisation's vehicles may be constrained by
loading limits);
The costs of the transport;
The legal restrictions on transport of the object;
The packed dimension of the objects;
The availability of transport routes to or from destination/origin of objects;
The requirements of insuring bodies;
The requirement for the agreement from a third party (depending upon the reason for the
transport). Organisations and individuals lending objects to the organisation must approve the
proposed arrangements.
Options include:
Public transport
It may be appropriate, and cost effective, to transport low value items by post, courier company or public
transport. The organisations collection management policy and terms of insurance/indemnity cover may
determine the circumstances when this method is used.
In-house transport
This includes use of the organisation-owned vehicles or staff (or volunteer) personal vehicles. The
organisation's collections management policy may determine the circumstances when this method is used.
Depending upon the organisation's resources and demands upon available vehicles, there may be a
booking system managed by a central body, such as a registrar's or facilities department. Follow the
organisation's internal procedures for arranging dates for collections and deliveries.
Third party transport (e.g. a transport agent)
Refer to the organisation's policy regarding contracting external suppliers and follow the required steps to
comply with accounting procedures. Supply the agent with the following information:
Details of the objects to be moved, their destination, the reason for the move and desired dates;
Any known areas of difficulty, such as access, handling restrictions, weight loading;

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 Specify whether Government Indemnity or a commercial policy covers the transport and any
special conditions;
Any restrictions under CITES or hazardous materials regulations;
Flag up the possibility of a site visit for agent to assess access, staffing, vehicle and equipment
requirements, and method statement.
If the object is travelling to or from abroad, the transport agent will have to undertake Customs clearance.
For items travelling abroad, arrange for the necessary licences to be obtained by the agent, including
CITES, and compliance with airfreight security regulations.
Receive confirmation of transport from the agent, along with the following information:
Detailed itinerary (e.g. route and timings);
Transport method and route for approval, including for long trips any stopovers;
Any overseas agents involved;
Courier travel arrangements;
Airport loading/unloading and security procedures in UK and overseas;
The vehicle registration;
The names of drivers;
The mobile phone number of the vehicle's driver.
Once confirmed, circulate details of the arrangements to the appropriate persons (e.g. curator,
conservator, security and technical handling staff).
Once confirmed, circulate details of the arrangements to the appropriate persons (e.g. curator,
conservator, security and technical handling staff).

Preparing for transport

7 Arrange for any conservation treatment necessary to make the object safe to travel.
[Go to Conservation and collections care - Procedure]

8 Arrange for the object to be appropriately packed prior to transport to provide suitable protection from
environmental changes or vibration during the transit. In the case of loans in, these arrangements may be
made by a third party.

9 Arrange insurance or indemnity as appropriate, according to the organisation's policy regarding

insurance.
[Go to Insurance and indemnity management - Procedure

10 Prepare appropriate documentation for the transport and create a reference it.
Information requirements:
Object requirement information;
Reference information.

Implementing transport
11 The transport of the objects should be monitored.
For transport of objects between the organisation's premises, follow the procedure for Location and
movement control.
[Go to Location and movement control - Procedure]
For objects leaving the organisation's premises, follow the procedure for Object exit.
[Go to Object exit - Procedure]

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