MANEJO DE ARCHIVOS EN EL INSTITUTO BBLICO

Introduccin
En toda actividad humana es necesario documentar los procesos de manera escrita, para guardar
un registro fidedigno de cada elemento, esta verdad se hace ms relevante cuando se trata de
Instituciones educativas, las cuales tienen la responsabilidad de producir y custodiar toda la
documentacin oficial que atestige la realizacin del proceso de enseanza.
Por lo cual es preciso conocer los diferentes documentos que una Institucin educativa cristiana
debe manejar:

Documentos de uso comn.

A. Solicitud de admisin.
1. Este documento es el que recoge los datos oficiales de cada estudiante que ingresa, por lo
cual debe drsele mucha importancia.
2. En ella debe registrarse todos los datos personales, ministeriales y dems elementos que
permitan a la institucin tener un perfil del estudiante que ingresa a nuestras filas
3. La institucin debe manejar un formato para esta solicitud de admisin y proceder con su
llenado al inicio del ao lectivo.
4. Cada ao la solicitud de admisin debe ser renovada por el estudiante para actualizar sus
datos.
B. Constancia de plena comunin.
1. Este documento que por lo general acompaa a la solicitud de admisin, es el documento
legal que acredita que el estudiante goza de plena comunin con su iglesia local o con su
denominacin, segn sea el caso.
2. Este documento debe ser llenado ntegramente por la autoridad correspondiente y validar
la informacin con la firma y sellos de dicha autoridad.
3. La institucin debe tener un formato para este fin ya que de esa manera se uniforma los
elementos requeridos
C. Cuadros de calificaciones
1. La secretara del Instituto bblico debe proveer al maestro un cuadro para consignar las
calificaciones, el cual debe llenar las siguientes caractersticas.
a. Los datos generales como ser nombre de la asignatura, cantidad de horas clase,
cantidad de unidades valorativas, nombre del maestro y fecha de inicio y
finalizacin, deben venir ya grabados en el documento desde la secretara del
Instituto.
b. La lista de los alumnos debe ser con los nombres completos y estar ordenada
alfabticamente, estos nombres deben estar registrados en el documento por parte
de la secretara, y usar todo el ao y en todas las asignaturas el mismo orden.
c. Debe haber un espacio para la firma del Maestro de la clase y el visto bueno del
Secretario y/o Director del Instituto.
2. La direccin del instituto debe establecer un mecanismo de evaluacin que sea estndar
para todos los maestros, eso evitara confusiones en los cuadros de notas.
a. Se debe decidir si se evaluara por parciales y despus se promediara o se har una
evaluacin en base a cien para toda la asignatura.
b. Se debe decidir el porcentaje que corresponde a exmenes y el porcentaje que
corresponde a acumulativos.

3. Ninguna casilla puede quedar en blanco en el cuadro de notas, si el alumno reprob la

materia debe quedar consignado con la nota en rojo, si no se present a la asignatura debe
llenar las casillas con las iniciales NSP, si se retir antes de cursar la clase se debe llenar
las casillas con la palabra RETIRADO.
4. Este cuadro de calificaciones debe ser entregado por el profesor de la asignatura a la
secretara del Instituto despus de haber hecho el dictado de notas al secretario(a) del
mismo.
5. Estos cuadros deben ser guardados bajo buena custodia por las autoridades del
establecimiento y sirven para hacer consultas en casos necesarios.
D. Libro oficial de calificaciones
1. La secretara del establecimiento debe tener un libro oficial de calificaciones, que est
debidamente foliado, y cuente con las autorizaciones correspondientes.
2. Este libro es para uso exclusivo de la secretaria y ser el documento oficial que recoge las
calificaciones de los estudiantes, a lo largo de sus aos en la institucin.
3. Los profesores harn el dictado manual de las notas y el secretario(a) los anotara en el
libro oficial de calificaciones a la vista del profesor.
4. En la parte final de la hoja se estampara la firma del profesor de cada asignatura para
convalidar la nota que aparece en este libro.
5. En los anexos de este material aparece una hoja modelo del libro oficial de calificaciones.
E. Cuadros de asistencia
1. El profesor debe recibir este cuadro de asistencia antes de empezar a impartir su materia
2. La asistencia debe anotarse diariamente y no al final de la materia como acostumbran
algunos maestros.
3. El orden en los nombres de la lista debe ser exactamente el mismo que en el cuadro de
calificaciones.
F. Formatos de excusa
1. La institucin debe proveer al estudiante un formato de excusa, para justificar su ausencia,
la cual debe establecer los criterios mnimos para que una ausencia se considere
justificada.
2. Las excusas solo sern vlidas si se presentan en el formato indicado y en la fecha
correspondiente, y con los comprobantes que justifican la ausencia.
G. Certificaciones de estudio
1. Se debe elaborar un formato para extender certificaciones de estudio a aquellos alumnos
que lo soliciten.
2. Este formato debe incluir toda la informacin oficial del establecimiento, logo, nombre
oficial, personera jurdica de la denominacin, y dems datos pertinentes para darle
legalidad al mismo.
3. Se debe llenar usando el nombre completo del alumno y su respectivo nmero de
identidad.
4. El secretario es quien extiende las certificaciones de estudio con el visto bueno del Director.
5. En este documento no deben haber errores, borrones o tachaduras, debe redactarse ntido
y debe llevar firmas y sello de la autoridad que lo emite.
H. Cartillas de calificaciones finales
1. Al final del ao lectivo, la institucin debe brindar a cada estudiante una cartilla de
calificaciones finales, en la cual se consignan todas las materias que curso con sus
respectivas notas.

2. Esta cartilla debe ser llenada por el secretario de la institucin y validada por el director del
mismo, con sus firmas y sello.
3. Esta cartilla sirve de comprobante al estudiante para mostrar las unidades valorativas que
lleva acumuladas.

Documentos de uso interno de secretaria

A. Agendas sugeridas de las sesiones
1. En cada reunin de Junta administrativa, se debe sugerir una agenda la cual se convierte
en un documento importante, que resume los puntos analizados en las diferentes
reuniones.
2. El secretario debe tener una carpeta en la cual guardar todas las agendas de reuniones en
orden correlativo.
3. Las agendas de reuniones permiten la reconstruccin de actas y documentos en caso de
extravi o deterioro de los mismos.
4. Las agendas de reuniones por lo general tienen el siguiente orden
a. Comprobacin del Qurum
b. Apertura de la sesin
c. Lectura, discusin y aprobacin del acta anterior
d. Correspondencias
e. Informes
f. Puntos pendientes (se da prioridad a aquellos puntos que han quedado pendientes
de reuniones anteriores)
g. Puntos nuevos (es el momento de incluir los puntos que se discutirn por primera
vez)
h. Acuerdos
i. Cierre de la sesin.
B. Actas de sesiones
1. El secretario debe tomar apuntes de todo lo tratado en las reuniones, preferiblemente debe
hacerlo en un cuaderno de borradores de actas.
2. Una vez terminada la reunin se procede a transcribir el acta al libro oficial, con sumo
cuidado ya que en el libro de actas no se pueden hacer borrones o tachaduras.
3. El libro de actas debe estar debidamente autorizada y foliado por la autoridad competente.
4. Las actas deben escribirse con lpiz tinta de color negro y solo por el lado derecho de la
pgina, el reverso se utiliza para anotar enmiendas.
5. Las actas deben estar numeradas en orden correlativo ascendente.
6. No debe dejarse espacios en el libro de actas, donde termina un acta, en el siguiente
rengln comienza la siguiente, salvo que sea muy pequeo el espacio se dar por cerrada la
pgina escribiendo la frase Ultima lnea til de esta pgina y se prosigue en la siguiente
pgina.
7. Toda acta debe incluir los siguientes elementos bsicos
a. Numero de acta
b. Nombre oficial del cuerpo que est reunido
c. Fecha de reunin
d. Lugar de reunin
e. Hora de reunin
f. Carcter de la reunin (Ordinaria o extraordinaria)
g. Agenda a tratar
h. Desarrollo de la agenda
i. Firmas
8. El libro de actas no debe salir de la oficina, ya que es un instrumento delicado y valioso y
merece cuidado.

C. Actas de graduacin
1. Debe llevarse un libro oficial de graduaciones, el cual debe estar autorizado con todas las
formalidades de ley.
2. En este libro se anotan las actas de graduacin, elaborando un acta por cada promocin.
3. En dicha acta se anota el encabezado formal de un acta y se agrega el listado de los
estudiantes graduandos en orden alfabtico, a la vez que se agrega el ndice de
promocin, las unidades valorativas con las que grada y se complementa con la firma de
cada estudiante graduando.
4. Debe anotarse el nombre de la promocin, y la autoridad que preside los actos de
juramentacin.
5. Los Institutos Bblicos por extensin pueden llevar un libro de Graduacin con fines de
historia del establecimiento, aun cuando el libro oficial de graduaciones lo lleva el Instituto
Bblico central.
D. Actas de expulsin
1. Este tipo de actas es necesaria cuando el Instituto Bblico sanciona a uno de sus
estudiantes con la expulsin debido a actos de indisciplina.
2. Debe hacerse mencin especfica de las faltas por las cuales se aplica la sancin y hacer
mencin de las artculos que se aplican de acuerdo al reglamento, para hacer efectiva la
expulsin.
3. Esta acta debe ser firmada por las autoridades del instituto como por el estudiante
expulsado.
E. Correspondencia enviada y recibida
1. El secretario debe establecer una carpeta para el manejo de correspondencia
2. En esta carpeta se debe almacenar en orden cronolgico toda correspondencia recibida y
guardar una copia de toda correspondencia enviada.
3. En caso de utilizar una de estas correspondencias para fines de consulta, deber volverse
a colocar en el lugar que le corresponde.

Expedientes Estudiantiles
A. Expediente disciplinario
1. La administracin del instituto debe abrir un expediente en su archivo para registrar la
conducta de cada uno de sus estudiantes.
2. En este expediente debe haber una ficha que recoja los datos personales del estudiante,
su formacin acadmica, sus relaciones familiares y su estado de salud fsica y emocional.
3. En la carpeta del expediente disciplinario deben almacenarse las evaluaciones de
personalidad, las cuales deben hacerse cada ao.
4. Las excusas, llamados de atencin, y reconocimientos recibidos se almacenan en este
expediente.
5. Las solicitudes de admisin y constancias de comunin se guardan en el este expediente.
B. Expediente acadmico
1. En este expediente acadmico se guardan las calificaciones obtenidas por el estudiante en
cada una de sus materias.
2. Se incluye aqu una ficha que resume la trayectoria del estudiante en la institucin.
3. Se debe asignar a cada expediente un nmero, en orden correlativo ascendente para hacer
ms fcil el proceso de bsqueda de la informacin.
4. En este expediente se anota el nombre de la materia cursada, la nota con que aprob, la
cantidad de unidades valorativas que recibi, el nombre del maestro y la fecha en que
curso la clase.

5. Es recomendable guardar en este expediente una copia de la cartilla de calificaciones

finales que se le entrega al estudiante, para hacer las comparaciones pertinentes en caso
de reclamo.
6. Este expediente debe actualizarse cada ao.

Recomendaciones Generales
1. Aquellas instituciones que manejan sistema de cmputo para llevar el control de los procesos,
se recomienda siempre llevar los registros manuales, o imprimir todos los cuadros, para
asegurar, que no habr prdida de informacin debido a fallos tecnolgicos.
2. La documentacin que se maneja en la secretara de los Institutos Bblicos debe trabajarse
con toda pulcritud, ya que se trata de documentos oficiales.
3. La administracin de los Institutos Bblicos debe preocuparse de tener archivos adecuados
para la custodia de la informacin, ya que esta informacin es el alma de las Instituciones.

INSTITUTO BIBLICO BEREA

DE LAS ASAMBLEAS DE DIOS
EXTENSION TOCOA COLON

CALIFICACIONES DE LOS
ESTUDIANTES

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Nombre
del
Estudian
te

2016
Primero
Sabatina
Tocoa Coln

Materias / Aprovechamiento
Orientaci
n

Panorama
del Antiguo
Testamento

Panorama
del Nuevo
Testamento

Evangelio
s
Sinpticos

Teologa
Bblica I

Evangeli
o de Juan

Desarrollo
Integral
del Lder

Promedio

Ao
Curso
Jornad
a
Lugar

Oratoria y
Homiletic
a

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1
9
2
0
_______________________
Profesor de Orientacin

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Profesor de PAT

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Profesor de PNT

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Profesor de Evang. Sinopt.

______________________
Profesor de TBS I

______________________
Profesor de Evang. Juan

_______________________
Profesor de Homiletica

______________________
Secretario del IBB

______________________
V B Director del IBB