Compras

Hospital Civil
De Culiacn
Manual de Organizacin
MANUAL DE ORGANIZACIN DEL DEPARTAMENTO DE

COMPRAS
Culiacn, Sinaloa a 28 de Febrero de 2013.

Clave: Compras-MORG-04
Departamento De Compras
Fecha de emisin:
30/06/2010
Ultima modificacin:
28/02/2013
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Lic. Enrique Gamboa de la Cruz

Subdirector Administrativo del HCC
Ing. Paola Guadalupe Alvarado Ramrez

Coordinadora de Calidad del HCC
Lic. Carlos de Jess Rendn Ibarra

Encargado de Compras del HCC
Autoriza
Revisa
Elabora
Hospital Civil
De Culiacn
INDICE
DIRECTORIO
MISIN Y VISIN
VALORES
INTRODUCCIN
OBJETIVO DEL MANUAL
RECOMENDACIONES DEL USO DEL MANUAL
DATOS GENERALES DE LA UNIDAD
ANTECEDENTES HISTRICOS
11
BASE JURDICA
12
OBJETIVOS
14
POLTICAS
15
ESTRUCTURA ORGNICA
16
ORGANIGRAMA
17
FUNCIONES
18
DESCRIPCIN Y PERFIL DEL PUESTO
19
BIBLIOGRAFA
23
Fecha de emisin:
30/06/2010
Ultima modificacin:
28/02/2013
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Autoriza
Revisa
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DIRECTORIO
LIC. CARLOS DE JESUS RENDON IBARRA

Jefe del Departamento de Compras.
LIC. CHRISTIAN ANIBAL PLATA LAZARE
Auxiliar Administrativo.
LIC. MIRIAM ROCIO LEYVA MONTIJO
Auxiliar Administrativo.
Fecha de emisin:
30/06/2010
Ultima modificacin:
28/02/2013
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Autoriza
Revisa
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MISIN
Realizar las compras de todos los insumos que se requiere para llevar a cabo su diaria
operacin en cuanto a la adquisicin de los mejores materiales con la mayor calidad y
mejor precio posible, generando con ello un buen funcionamiento de la institucin.
VISIN
Mantener buenas relaciones con sus proveedores as como establecer negociaciones con
los mismos a efectos de que se tengan los insumos de forma oportuna sin retrasos y a
precios adecuado que le permitan un balance con respecto a sus costos de compras.
Fecha de emisin:
30/06/2010
Ultima modificacin:
28/02/2013
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Autoriza
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VALORES
Hospital Civil de Culiacn cree y fomenta los siguientes valores para brindar una atencin
de calidad al usuario:
Responsabilidad
Entendemos por responsabilidad que nuestros empleados cumplan al 100% con las
normas y actividades asignadas en tiempo y forma.
Humanismo
Inculcamos que nuestro personal proporcione trato amable y cordial al usuario interno y
externo.
Calidad en la atencin
Definimos la calidad como hacer bien las cosas a la primera vez contando con los mejores
procesos y tecnologa de punta, para exceder las expectativas de nuestros usuarios.
Respeto
Impulsamos el respeto y desarrollo integral de las personas y sus familias, buscando
ampliar los conocimientos, habilidades y capacidades de todos nuestros trabajadores,
puesto que slo de esta forma podremos asegurar su crecimiento en la excelencia y el de
nuestro hospital.
tica
Promovemos que nuestros empleados ejecuten los valores de la institucin poniendo en
alto el profesionalismo en el servicio otorgado.
Fecha de emisin:
30/06/2010
Ultima modificacin:
28/02/2013
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I.
INTRODUCCIN
El departamento de compras es el encargado de realizar las adquisiciones necesarias en el

momento debido, con la cantidad y calidad requerida y a un precio adecuado.
Este departamento anteriormente estaba delegado a otras reas, principalmente a
contabilidad, que eran los encargados de proveer el recurso alas diferentes reas para
cubrir as las necesidades de la misma, sin embargo, debido a que no se le daba la
importancia que requiere el departamento, puesto que debe de proporcionar a cada rea
de todo lo necesario para realizar las operaciones de la institucin, se vio la necesidad de
crear el departamento de compras como tal.
Fecha de emisin:
30/06/2010
Ultima modificacin:
28/02/2013
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II.
OBJETIVO DEL MANUAL
La finalidad primordial del presente manual de organizacin es promover la eficiencia,

simplificar el trabajo y no complicarlo. As como servir de gua para el personal actual y de
nuevo ingreso del rea y con ello lograr unificar los criterios de trabajo.
No crear puestos con la consecuente implicacin de costos y esfuerzos intiles, que nada
contribuye a lograr los objetivos, sino que, al contrario solo ocasiona gastos innecesarios.
Fecha de emisin:
30/06/2010
Ultima modificacin:
28/02/2013
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III.
RECOMENDACIONES DEL USO DEL MANUAL
1. Este documento se refiere a las generalidades que el personal del Departamento

de compras debe de considerar para la organizacin y funcionamiento del rea,
por lo cual es necesario que el manual sea estudiado por todas las personas que
laboran en esta unidad.
2. Es necesario que el personal se rija bajo los lineamientos que se sealan en este
documento ya que con ello se podr estandarizar un mtodo de atencin.
3. Este documento deber de permanecer en el Departamento de Compras para que
el personal de dicha rea pueda hacer uso de l en todo momento que lo
requieran. Cabe sealar que existir una copia de resguardo en el Departamento
de Calidad.
4. El personal del rea deber de consultar el manual cada vez que sea necesario, y
con ello evitar la variabilidad en las funciones o actividades a realizar.
5. El manual ser actualizado cada ao con la finalidad de adecuarlo a los cambios
que se presenten en la estructura organizacional del hospital o bien con los
avances tecnolgicos que sean implementados.
Fecha de emisin:
30/06/2010
Ultima modificacin:
28/02/2013
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IV.
DATOS GENERALES DE LA UNIDAD
NOMBRE OFICIAL DE LA UNIDAD:

Departamento de compras
DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA:
Subdireccin Administrativa
CAPACIDAD INSTALADA:
Oficina de Encargado de Compras
Oficina de Auxiliares Administrativos.
Fecha de emisin:
30/06/2010
Ultima modificacin:
28/02/2013
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IV.IUBICACIN GEOGRAFICA
Fecha de emisin:
30/06/2010
Ultima modificacin:
28/02/2013
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V.
ANTECEDENTES HISTRICOS
Desde los comienzos del Hospital Civil de Culiacn en el ao de 1932 hasta el ao de 1977,
no exista un Departamento de Contabilidad como tal, en esa poca se hacan pagos en
forma directa, realizando los registros de manera manual, lo que ocasionaba un cierto
descontrol en el registro de las operaciones.
A partir de 1977 nace la necesidad de crear un Departamento de Contabilidad, en el cual
se realizaran todas las operaciones de carcter financiero como nominas, compras, pagos
y actividades de recursos humanos. Conforme pasaron los aos se fueron depurando as
actividades con el fin de que el departamento contable se dedicara exclusivamente a sus
funciones financieras. En esos aos se contaba con un Administrador que desempeaba
tareas de Contador para Recursos Humanos y de Compras, as como con un Sub-Contador
de Ingresos y de Egresos.
Es en el ao de 1994 cuando se introduce el empleo de herramientas tecnolgicas en el
rea contable, dando inicio al uso de computadoras e implementacin de sistemas para el
correcto registro contable. Asimismo en este ao la Administracin deja cubrir las
funciones de Recursos Humanos y de Compras, creando as puestos que desempearan
estas funciones, a su vez se abre el puesto para el Control de Manejo de Inventarios.
Actualmente el Departamento de compras cuenta con el siguiente personal: encargado de
compras y dos auxiliares de administrativo. En cuanto al recurso tecnolgico se cuenta con
equipos y sistemas de computacin con los que se realizan con eficiencia y eficacia las
operaciones financieras, y de esta forma se presentan los estados financieros
oportunamente con el fin de que las instancias correspondientes puedan tomar las
decisiones que a su juicio consideren correctas.
Fecha de emisin:
30/06/2010
Ultima modificacin:
28/02/2013
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VI.
BASE JURDICA
La atencin mdica en Mxico, est regulada bsicamente por los siguientes

ordenamientos jurdicos:
Constitucin Poltica de los Estados Unidos mexicanos:
Captulo 1 de las garantas individuales.
Artculo 4.- Toda persona tiene derecho a la proteccin de la salud
Artculo 123, del trabajo y previsin social.- Toda persona tiene derecho al trabajo
digno y socialmente til, efecto de promover la creacin de emplear y organizacin social
para el trabajo conforme a la ley
Ley federal de trabajo.
Artculo 123, fraccin XIII.- Las empresas cualesquiera que sean, estarn obligadas a
proporcionar a sus trabajadores capacitacin o adiestramiento para el trabajo.
Artculo 9.
Artculo 47.- Son reas laborales y penales.
Fraccin V, VI, VII, IX.

Artculo 132 y 133 del cdigo penal.- Los profesionistas sern responsables de los
delitos que comentan en el ejercicio de su profesin.
Ley general de salud.
Artculo 20.- El derecho a la proteccin de salud.
Fraccin VI, VII.
Articulo 3.
Fraccin I, II, III, VII, VIII.

Artculo 78.- El ejercicio de las profesiones, de las actividades tcnicas y auxiliares y de
las especialidades para la salud.
Fecha de emisin:
30/06/2010
Ultima modificacin:
28/02/2013
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Revisa
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Fraccin I, II, III, IV.
Artculo 79.- Para el ejercicio de las actividades profesionales en el campo de la

medicina.
Fraccin I.
Artculo 84.- Todos los pasantes de las profesiones para la salud.

Artculo 86 y 87.- para los efectos de la eficaz prestacin del servicio social de
pasantes de las profesiones para la salud.
Artculo 89.- Formacin de recursos humanos para la salud.
Artculo 90.- Capacitacin y actualizacin de los recursos humanos.
Fraccin I, II, III, IV.
Artculo 92.- Formacin, capacitacin y actualizacin de los recursos humanos. La

secretaria dictar las normas tcnicas de los servicios de atencin mdica.
Artculo XIII, XIV, XVIII, XXIV, XXV, XXVII, XXVIII, XXVIV, XXX, XXXI.
Ley de Planeacin.
Ley Orgnica de la Administracin Pblica del Estado de Sinaloa.
Ley de Salud del Estado de Sinaloa.
Ley de Ingresos y Presupuestos y Contabilidad del Estado de Sinaloa.
Ley de Adquisiciones y Administracin de Bienes Muebles e Inmuebles del Estado de
Sinaloa.
Ley de Obras Pblicas del Estado de Sinaloa.
Decreto de Creacin de Hospital Civil de Culiacn.
Leyes Fiscales.
Ley de Responsabilidades de Servidores Pblicos.
Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Pblico.
Ley de Acceso a la Informacin.
Diarios Oficiales de La Federacin.
Diarios Oficiales del Estado de Sinaloa.
Ley de Proteccin a Vctimas de Delitos.
Fecha de emisin:
30/06/2010
Ultima modificacin:
28/02/2013
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VII.
OBJETIVOS
Abastecer los diferentes almacenes de la institucin.

Tener los materiales disponibles en el tiempo que son requeridos.
Asegurar la cantidad de materiales indispensables.
Procurar materiales al precio ms bajo posible, compatible con la calidad y el
servicio requerido.
Controlar que la calidad de los materiales sea la requerida.
Proveerse de ms de una fuente, en previsin de cualquier emergencia que
impida la entrega de un proveedor.
Anticipar alteraciones en precios, por diferencias en las cotizaciones monetarias,
inflacin o escases.
Hacer el seguimiento del flujo de las rdenes de compras coladas.
Fecha de emisin:
30/06/2010
Ultima modificacin:
28/02/2013
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VIII.
POLTICAS Y/ O NORMAS
POLITICAS
Los precios de compra sern seleccionados por el encargado del departamento en

base al precio y calidad de los productos o servicios.
Todas las condiciones de compra deben estar respaldadas por escrito mediante
cotizaciones, facturas, rdenes de compra, etc.
La informacin que se maneje en el departamento de compras ser confidencial,
quedando estrictamente prohibido divulgarla.
Todo medicamento o material de curacin de nueva adquisicin deber estar
autorizado por subdireccin mdica.
Las adquisiciones se harn conforme a las necesidades de los diferentes
departamentos de la institucin.
Se debern respetar los acuerdos de los convenios de compra con los distintos
proveedores por el tiempo determinado en convenios.
Para la adquisicin de sustancias qumicas, ser obligacin del proveedor entregar
la hoja de seguridad de cada sustancia, as como comprometerse a actualizarla
segn lo que marca la NOM-018-STPS-2000.
REGLAS
Puntual asistencia a las reuniones.

Mantener limpia y ordenada el rea.
No fumar
Se deben respetar los horarios de entrada y salida.
Debern portar uniforme.
El personal debe atender de forma amable, respetuosa y rpida a los jefes de
reas.
El personal contara con 30 minutos para tomar sus alimentos.
Fecha de emisin:
30/06/2010
Ultima modificacin:
28/02/2013
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Revisa
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IX.
ESTRUCTURA ORGNICA
1 Jefe del departamento de Compras.

2 Auxiliar Administrativo.
Fecha de emisin:
30/06/2010
Ultima modificacin:
28/02/2013
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IX.I. ORGANIGRAMA
ORGANIGRAMA DEL DEPATAMENTO DE COMPRAS
DIRECCIN
SUBDIRECCIN
ADMINISTRATIVA
JEFE DE COMPRAS
AUXILIAR DE
COMPRAS
Fecha de emisin:
30/06/2010
Ultima modificacin:
28/02/2013
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Revisa
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X.
FUNCIONES
Fecha de emisin:
30/06/2010
Ultima modificacin:
28/02/2013
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X.I.- DESCRIPCIN Y PERFIL DEL PUESTO

Puesto:
rea:
Jefe Inmediato:
Puestos a los que reporta:
Puestos que le reportan:
Contactos Internos:
Contactos Externos:
Condiciones de trabajo:
Escolaridad:
Edad:
Sexo:
Estado Civil:
Experiencia:
Responsabilidad
Capacitacin y Competencias
Actividades Diarias
Actividades Eventuales
Jefe de Compras.
Administracin.
Subdirector Administrativo.
Subdirector Administrativo, subdirector Mdico, Contador General.
Ninguno.
Jefes y Encargados de servicio.
Proveedores.
Buena.
LAE, LC.P.
De 24 a 38 aos.
Indistinto.
Indistinto.
Un ao de experiencia en puestos afines.
Administrar departamento de compras y revisar los procedimientos que ah
se desarrollan.
Capacidad Organizativa.
Capacidad Delegatoria.
Toma de Decisiones.
Visin Laboral.
Habilidad de Comunicacin.
Habilidades de Negociacin.
Manejo y Dispensacin de Medicamento de Farmacia.
Compras y Gestin de Proveedores.
Revisar solicitudes de requisiciones de compras.
Recibir solicitudes de compras de farmacia y laboratorio.
Monitorear entregas de pedidos de farmacia y laboratorio.
Asistir a reuniones de jefes de servicio.
Manejo de caja chica de farmacia.
Contabilizacin de facturas.
Revisar si los procesos de compra se lleven a cabo.
Mantener comunicacin con los diferentes departamentos.
Revisar la caducidad de patentes de diferentes laboratorios de
medicamentos.
Entrega de vales de gasolina y llenar bitcoras de consumo.
Recibir a proveedores
Proporcionar informacin para las licitaciones.
Realizar contrato de compras de equipos.
Fecha de emisin:
30/06/2010
Ultima modificacin:
28/02/2013
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Actividades Espordicas
Revisar contratos de comodatos.

Dar de alta en el sistema a proveedores.
Abrir expedientes de proveedores.
Realizar Roles de actividades
Asistir a cursos de capacitacin
Elaborar programa de trabajo anual
Colaborar en la elaboracin de Manual de Organizacin y Procesos del
servicio.
Realizar inventarios en los diferentes almacenes.
Fecha de emisin:
30/06/2010
Ultima modificacin:
28/02/2013
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RELACIN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS CON LAS DIFERENTES REAS DEL

HOSPITAL
Coordina con (cargo o rea)
Direccin
Subdireccin Mdica
Subdireccin administrativa
Jefatura de Recursos Humanos
Almacenes
Departamento de Calidad
Contabilidad
Jefatura de Enfermera
Activos fijos
Mantenimiento
Sistemas
Para (actividad)
Autorizacin de contrato y convenios de compras.
Entrega de facturas de equipos mdicos.

Revisin de bajas de equipos para su compra.
Solicitar la instalacin de algn programa o sistema.

Solicitar reparaciones de equipo de cmputo o problemas que se
presenten con el manejo del sistema del servicio.
Autorizacin de nuevos medicamentos o materiales de curacin.

Solicitudes de compra de medicamento para derechohabientes.
Revisin de convenios.
Seguimiento de pago de proveedores.
Autorizacin de compras.
Revisin de contrato.
Solicitar personal para laborar en el servicio cuando as se requiera.
Solventar problemas que se susciten con el personal del servicio.
Autorizacin de permutas, permisos, roles, vacaciones y cursos.
Revisar solicitudes de requisiciones de compras.
Ordenes de compras.
Revisin de medicamento o material caducado.
Elaboracin de documentos administrativos.
Restructuracin de procesos.
Variacin de precio para aumento de kardex de paciente.
Revisar pagos de proveedores.
Revisar anticipos a proveedores.
Alta de proveedores.
Revisin de contrato.
Seguimiento de medicamentos y materiales de curacin de acuerdo a
consumos o de nueva adquisicin.
Seguimiento de reparaciones de mobiliario.
Fecha de emisin:
30/06/2010
Ultima modificacin:
28/02/2013
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Autoriza
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Hospital Civil
De Culiacn
Puesto:
rea:
Jefe Inmediato:
Puestos a los que reporta:
Puestos que le reportan:
Contactos Internos:
Contactos Externos:
Condiciones de trabajo:
Escolaridad:
Edad:
Sexo:
Estado Civil:
Experiencia:
Responsabilidad:
Capacitacin y Competencias
Actividades Diarias
Auxiliar administrativo.
Administracin.
Encargado de compra.
Encargado de compra.
Ninguno.
Jefes de reas y almacenes.
Proveedores.
Buenas.
Preparatoria o Carrera trunca.
De 22 a 38 aos.
Indistinto.
Indistinto.
No indispensable.
Recibir pedidos por parte de los Encargados y Jefes de otros
servicios y surtirlos en tiempo y forma.
Habilidad de Comunicacin.
Habilidades de Negociacin.
Compras y Gestin de Proveedores.
Entregar reporte de adeudo de proveedores al Subcontador.
Solicitar cotizaciones.
Efectuar compras de almacn de medicina y materiales de
curacin.
Elaborar lista de pendientes de compras diarias.
Efectuar compras para cocina.
Recibir solicitudes de compras de los diferentes servicios y
almacenes del hospital.
Monitorear entregas de pedidos.
Archivar cotizaciones, facturas y rdenes de compra (cada
tercer da).
Manejo de caja chica y contabilizacin de facturas.
Mandar al banco por cambio.
Actividades Eventuales
Actividades Espordicas
Acudir a cursos de capacitacin.

Entregar 3 cotizaciones a Contabilidad para elaboracin de
cheques.
Apoyar al rea contable en trabajos extraordinarios.
Apoyar en la realizacin de inventario.
Fecha de emisin:
30/06/2010
Ultima modificacin:
28/02/2013
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Hospital Civil
De Culiacn
XI.
BIBLIOGRAFIA
Constitucin Poltica de los Estados Unidos mexicanos(D.O 5-11-1917).
Ley federal de trabajo.
Ley general de salud(D.O. 7-11-1984).
Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos
Ley orgnica de la administracin pblica Federal (D.O 29-XII-1976).
Fecha de emisin:
30/06/2010
Ultima modificacin:
28/02/2013
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MANUAL DE ORGANIZACIN DEL DEPARTAMENTO DE

Culiacn, Sinaloa a 28 de Febrero de 2013.

Lic. Enrique Gamboa de la Cruz

Ing. Paola Guadalupe Alvarado Ramrez

Lic. Carlos de Jess Rendn Ibarra

OBJETIVO DEL MANUAL

RECOMENDACIONES DEL USO DEL MANUAL

DATOS GENERALES DE LA UNIDAD

DESCRIPCIN Y PERFIL DEL PUESTO

Lic. Enrique Gamboa de la Cruz

Ing. Paola Guadalupe Alvarado Ramrez

Lic. Carlos de Jess Rendn Ibarra

LIC. CARLOS DE JESUS RENDON IBARRA

Lic. Enrique Gamboa de la Cruz

Ing. Paola Guadalupe Alvarado Ramrez

Lic. Carlos de Jess Rendn Ibarra

Lic. Enrique Gamboa de la Cruz

Ing. Paola Guadalupe Alvarado Ramrez

Lic. Carlos de Jess Rendn Ibarra

Lic. Enrique Gamboa de la Cruz

Ing. Paola Guadalupe Alvarado Ramrez

Lic. Carlos de Jess Rendn Ibarra

El departamento de compras es el encargado de realizar las adquisiciones necesarias en el

Lic. Enrique Gamboa de la Cruz

Ing. Paola Guadalupe Alvarado Ramrez

Lic. Carlos de Jess Rendn Ibarra

OBJETIVO DEL MANUAL

La finalidad primordial del presente manual de organizacin es promover la eficiencia,

Lic. Enrique Gamboa de la Cruz

Ing. Paola Guadalupe Alvarado Ramrez

Lic. Carlos de Jess Rendn Ibarra

RECOMENDACIONES DEL USO DEL MANUAL

1. Este documento se refiere a las generalidades que el personal del Departamento

Lic. Enrique Gamboa de la Cruz

Ing. Paola Guadalupe Alvarado Ramrez

Lic. Carlos de Jess Rendn Ibarra

DATOS GENERALES DE LA UNIDAD

NOMBRE OFICIAL DE LA UNIDAD:

Lic. Enrique Gamboa de la Cruz

Ing. Paola Guadalupe Alvarado Ramrez

Lic. Carlos de Jess Rendn Ibarra

Lic. Enrique Gamboa de la Cruz

Ing. Paola Guadalupe Alvarado Ramrez

Lic. Carlos de Jess Rendn Ibarra

Lic. Enrique Gamboa de la Cruz

Ing. Paola Guadalupe Alvarado Ramrez

Lic. Carlos de Jess Rendn Ibarra

La atencin mdica en Mxico, est regulada bsicamente por los siguientes

Artculo 47.- Son reas laborales y penales.

Fraccin V, VI, VII, IX.

Artculo 20.- El derecho a la proteccin de salud.

Fraccin VI, VII.

Fraccin I, II, III, VII, VIII.

Lic. Enrique Gamboa de la Cruz

Ing. Paola Guadalupe Alvarado Ramrez

Lic. Carlos de Jess Rendn Ibarra

Fraccin I, II, III, IV.

Artculo 79.- Para el ejercicio de las actividades profesionales en el campo de la

Artculo 84.- Todos los pasantes de las profesiones para la salud.

Fraccin I, II, III, IV.

Artculo 92.- Formacin, capacitacin y actualizacin de los recursos humanos. La

Lic. Enrique Gamboa de la Cruz

Ing. Paola Guadalupe Alvarado Ramrez