PLAN DE CAPACITACIN EN

GESTIN DOCUMENTAL

2016

Superintendencia Nacional de Salud

Bogot, D.C, marzo de 2016

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1. PRESENTACIN
Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos, regula en su artculo 18. Capacitacin
para a los funcionarios y dems servidores pblicos de archivo. Las entidades
tienen la obligacin de capacitar y actualizar a los funcionarios archivo, en
programas y reas relacionadas con su labor. Es por esto, que el desarrollo de
los procesos de la gestin documental al interior Superintendencia, deben estar
enmarcados en el conocimiento y comprensin de los procesos de planeacin,
produccin, recepcin, distribucin, trmite, organizacin, consulta, conservacin y
disposicin final de los documentos.
Por lo tanto, en el desarrollo del Proyecto Sistema Integral de Gestin Documental
y del Plan Institucional de Capacitacin 2016 de la Superintendencia Nacional de
Salud SNS, se presenta a continuacin el Plan de Capacitacin en Gestin
Documental 2016, encaminado a darle continuidad al proceso de implementacin
de los instrumentos archivsticos actuales: Programa de Gestin Documental y
Tabla de Retencin Documental.
El presente plan, est basado en el cumplimiento de la normatividad archivstica y
en el fortalecimiento de una cultura archivstica institucional la cual solo se
mantendr funcional si la capacitacin, el seguimiento, el control y el apoyo de la
alta direccin, se convierten en una prctica permanente.
El propsito finalmente, es garantizar la consolidacin de los archivos
institucionales desde la organizacin tcnica, como nico camino para lograr que
funcionen como verdaderos centros de informacin de fcil y oportuno acceso
para los usuarios internos y externos de la Superintendencia Nacional de Salud
SNS.

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2. Objetivo General:
Capacitar a los funcionarios y dems servidores pblicos responsables de la
administracin de la documentacin de la Superintendencia Nacional de Salud, a
travs de las directrices, procesos y procedimientos contemplados y establecidos
en el Programa de Gestin Documental, con el fin de lograr una cultura sostenible
de organizacin de archivos, de la conservacin y preservacin de la memoria
institucional, as como apoyar la buena administracin pblica de la entidad.

2.1. Objetivos Especficos:

Reconocer la normatividad vigente y las orientaciones metodolgicas

impartidas por el Archivo General de la Nacin y dems normas aplicables
a la gestin documental para el fortalecimiento del Subsistema de Gestin
Documental de la Entidad.

Resaltar la importancia que tienen los documentos, como parte fundamental

de la memoria institucional, de la administracin pblica y del patrimonio
documental.

Reforzar los conocimientos archivsticos mediante talleres terico-prcticos,

en las Unidades Administrativas del Superintendencia Nacional de Salud,
con el fin de lograr una adecuada comprensin y apropiacin de proceso.

Proyectar los archivos como verdaderos centros de informacin, tiles para

la administracin e importantes en la evidencia del cumplimiento de la
gestin.

Crear y difundir la gestin documental, en aras de mejorar los servicios

archivsticos mediante el uso adecuado de las tcnicas archivsticas.
Promocionar el Proceso de Administracin de la Gestin Documental y
los procedimientos establecidos, as como el contino seguimiento a la
aplicacin de las Tablas de Retencin Documental de la Nacional de
Salud.
Familiarizar los conceptos archivsticos esenciales base para la
organizacin de los archivos.
Fomentar la cultura archivstica al interior del Superintendencia, lo que a
largo plazo permitir darle uso racional y adecuado a sus archivos y

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garantizar la construccin y preservacin de la memoria y patrimonio

documental tanto de la entidad como del pas.
Comprometer a los funcionarios y dems servidores pblicos
responsables del manejo documental, como agentes multiplicadores
para continuar la aplicacin de las Tablas de Retencin Documental de
la Superintendencia Nacional de Salud en la organizacin de los
archivos de gestin.
Divulgar la existencia de procedimientos y guas para realizar las
transferencias primarias, como instrumentos esenciales en la
estandarizacin de la gestin institucional.
Impartir induccin o reinduccin a los funcionarios y dems servidores
pblicos que sern asignados como responsables de la custodia y
conservacin de la documentacin correspondiente a los archivos de
gestin, en lo relacionado con la disposicin final de los documentos y la
adopcin de controles de prstamo y consulta sobre los mismos.

2.2. Objetivos conjuntos a la Sensibilizacin

Propiciar adecuados estmulos para el desarrollo de las competencias
bsicas, aptitudes y valores a los funcionarios y dems servidores pblicos
mediante la autocrtica y la reflexin sobre la responsabilidad de su labor en
la organizacin documental.
Dignificar el trabajo con los archivos.
Generar un clima de confianza en el manejo de la documentacin con valor
histrico y misional.

3. Alcance
Se busca que los funcionarios y dems servidores pblicos de la Superintendencia
reconozcan los conceptos archivsticos esenciales y las habilidades bsicas para
la organizacin de los archivos as como la implementacin del Programa de
Gestin Documental (PGD) desde su produccin y recepcin de la documentacin
hasta su destino final.

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4. Estrategia metodolgica
Se vincularn activamente dentro del proceso capacitacin, las cuatro fuentes para
la construccin del conocimiento: el entorno, las nuevas tecnologas, el
capacitador, el orientador y el trabajo en equipo, partiendo encuentros
presenciales y no presenciales, desde las siguientes estrategias:
4.1 Capacitaciones presenciales
Las jornadas de capacitacin permitirn desarrollar competencias laborales en los
funcionarios y dems servidores pblicos en el saber-hacer mediante la
exposicin, explicacin y presentacin de situaciones problmicas de
demostracin, formulacin de preguntas que permitan lograr los resultados de
aprendizaje, mediante la aplicacin de normatividad y de procesos Archivsticos y
la Gestin Documental.
Las jornadas de capacitacin se realizarn:
Internamente, con el liderazgo del Grupo de Gestin Documental de la
Subdireccin Administrativa, adscrito a la Secretaria General.
Interna o externamente, de acuerdo a la metodologa producto de la
contratacin de programas de formacin y capacitacin formal y no formal,
desarrollados por instituciones educativas.
Como miembros del Sistema nacional de Archivos (SNA), segn la
metodologa y programacin del Archivo General de la Nacin, disponible en la
pgina web www.archivogeneral.gov.co, Ruta: consulte/capacitaciones.

4.2 Tips Web

Orientaciones virtuales para recordar aplicacin de normatividad y de procesos
Archivsticos y la Gestin Documental, acorde a las estructuras temticas
descritas.

5. Cobertura
El Plan de Capacitacin en Gestin Documental 2016, est dirigida a los a los
funcionarios y dems servidores pblicos de la SUPERSALUD.

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6. Programacin
Se realizar de acuerdo a los cronogramas adjuntos, confirmados por medio de
asignacin del Grupo de Talento Humano.
6.1 Capacitaciones presenciales

Intensidad
horaria

Nmero de
sesiones

Metodologa para la
conformacin de grupos

Cantidad de
personas

Fase 1. SUPERCOR Y GESTION DOCUMENTAL**

1 hora y 30
minutos

12

Segn las novedades en

nmina, se conformar un
grupo de capacitacin
mensual.

Mximo 35

Fase 2. GESTION DOCUMENTAL: ARCHIVOS FISICOS Y DIGITALES**

12

Se conformar un grupo de
capacitacin mensual por
asignacin del Grupo de
Talento Humano segn las
novedades en nmina.

Mximo 35
personas

De acuerdo a las
solicitudes de las
dependencias

Talleres y capacitaciones a la
medida por demanda de las
oficinas productoras

Mximo 20
personas

3 horas

Permanente?***
N/A

**Capacitaciones abiertas. Dirigido a todos los funcionarios. Se conformarn grupos de acuerdo a

los listados de personal, y el Grupo de Talento Humano realizar la asignacin.
***Capacitacin en temas puntuales a demanda, segn lo establecido en la estructura temtica de
la capacitacin presencial y lo dispuesto desde el cronograma.

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7. Estructuras temticas
7.1 Capacitacin presencial
SUPERCOR Y GESTIN DOCUMENTAL
INTENSIDAD
HORARIA

TEMAS

OBJETIVOS

1 hora y 30
minutos

Capacitar sobre los tipos de trmites que se manejan a travs de la

herramienta SUPERCOR.
Interpretar los conceptos bsicos y ciclo vital de los documentos.
Interpretar el Programa de Gestin Documental, su incidencia en las
Organizaciones y los procedimientos de produccin, recepcin,
distribucin, trmite, organizacin, consulta y disposicin final de los
documentos.
Identificar las agrupaciones documentales, teniendo en cuenta la
estructura orgnico-funcional: Fondo, seccin, Subseccin, Serie, sub
serie documental.
Identificar la importancia de la organizacin de los documentos como
nico camino para conformar estructuras de informacin consultables
oportunamente en el tiempo.

DOCUMENTOS DE ENTRADA
Creacin del documento
Radicacin del documento
Vinculacin de imagen y anexos
Descarga de documentos a la bandeja de entrada
Asignacin del documento
Tipificacin del documento
Finalizacin del documento de forma manual
Finalizacin del documento de forma automtica
Agregar referenciados
Historial

DOCUMENTOS DE SALIDA
Creacin del documento de salida
Crear borrador
Editar borrador
Tipificar documento
Enviar documento a revisin

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Revisar documento
Devolver documento
Aprobar documento
Radicar documento
Referenciar documentos
Aplicar confidencialidad
Entregar documento a correspondencia
Enviar documento a destinatario
Historial

MEMORANDOS
Creacin del memorando
Crear borrador
Editar borrador
Tipificar documento
Enviar documento a revisin
Revisar documento
Devolver documento
Aprobar documento
Radicar documento
Referenciar documentos
Historial
VISUALIZACIN DE DOCUMENTOS DE PERIODOS ANTERIORES
BSQUEDAS Y RECOMENDACIONES
Aclarar dudas y hacer recomendaciones pertinentes.

GESTION DOCUMENTAL
DOCUMENTOS EN SOPORTE FSICO Y ELECTRNICO
INTENSIDAD
HORARIA

TEMAS
SENSIBILIZACIN Y GENERALIDADES DE LA ARCHIVSTICA

Mximo
4 horas

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OBJETIVO
Sensibilizar al personal sobre los temas generales de la archivstica y la gestin
documental.

EL DOCUMENTO, EL ARCHIVO Y EL PROGRAMA DE GESTIN

DOCUMENTAL: LEGISLACIN Y CONCEPTOS
Normatividad archivstica y el programa de gestin documental.
Conceptos Bsicos.
Componentes e importancia de un programa de gestin documental.
Procedimientos de produccin, recepcin, distribucin, trmite, organizacin,
consulta y disposicin final de los documentos.
OBJETIVOS
Interpretar los conceptos bsicos y ciclo vital de los documentos.
Interpretar el Programa de Gestin Documental, su incidencia en las
Organizaciones frente a los procedimientos de produccin, recepcin,
distribucin, trmite, organizacin, consulta y disposicin final de los
documentos.
Reconocer los conceptos de archivo de gestin, archivo central, archivo
histrico, de acuerdo con el ciclo vital de los documentos.

TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL: LEGISLACIN Y CONCEPTOS

Normatividad asociada a las TRD.
Organizacin de los archivos.
La estructura orgnico-funcional de la organizacin como insumo de
organizacin tcnica de la informacin.

OBJETIVOS
Interpretar la legislacin para la aplicacin de las Tablas de Retencin
Documental.
Interpretar la conformacin y aplicacin de las series y subseries de las
Tablas de Retencin Documental.

PASOS PARA LA ORGANIZACIN Y TRANSFERENCIAS DE ARCHIVOS

SEGN LA TRD
Pasos para la organizacin de los archivos de gestin segn las Tablas de
Retencin Documental.
Tipificacin en Supercor.
Sesin de Preguntas.

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OBJETIVOS
Clasificar los documentos de acuerdo con las funciones y/o procesos de las
unidades administrativas de la Organizacin, aplicando la normatividad,
principios archivsticos y ciclo vital de los documentos.
Aplicar las normas y principios archivsticos.
Identificar las agrupaciones documentales, teniendo en cuenta la estructura

orgnico-funcional: Fondo, seccin, Subseccin, Serie, sub serie

documental.
Identificar la importancia de la organizacin de los documentos como nico
camino para conformar estructuras de informacin consultables
oportunamente en el tiempo.

RECOMENDACIONES - Organizacin de Documentos e Informacin

Procesos, procedimientos y formatos actuales de la Administracin de la

Gestin Documental disponibles en la Intranet
Aclarar dudas y hacer recomendaciones pertinentes.
Cierre

Es de aclarar que durante el desarrollo de la capacitacin se tomarn ejemplos de

las series y subseries contempladas en las TRD de forma tal, que la fase de
prctica ser asistida, para que cada funcionario o servidor pblico adquiera la
competencia y fundamento sobre la organizacin de los archivos de gestin que
produzca o reciba en razn del cumplimiento de sus funciones.
Por otra parte, es fundamental que los asistentes a la capacitacin lleven consigo
las TRD de su dependencia, as como las funciones y procedimientos, de modo tal
que se pueda evidenciar y comprender, el origen de las series y subseries
documentales.
8. Talento Humano y Perfiles
Para el desarrollo del proyecto es necesario contar con dos profesionales:
CARGO

PERFIL

CANTIDAD

Profesional
Especializado

Profesional en Ciencias de la
Informacin y la
Documentacin

Profesional
Especializado

Ingeniero de Sistemas con

conocimiento y manejo en el
Sistema de Gestin
documental y correspondencia
SUPERCOR

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9. Materiales
1. Video beam
2. Equipo de cmputo
3. Tablero Acrlico
4. Marcadores
5. Borrador para tablero acrlico
6. Lpices, pegamento en barra
7. Escarapelas
8. Materiales didcticos para demostraciones y ejercicios
9. Bibliografa
10. Formatos para registrar asistencia
11. Sistema de Informacin SUPERCOR

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PROGRAMACIN DE JORNADAS
MES -SEMANA FEBRERO
FASES
1. SUPERCOR Y GESTIN
DOCUMENTAL

2. GESTIN DOCUMENTAL:
ARCHIVOS FSICOS Y DIGITALES

MARZO

ABRIL

MAYO

JUNIO

JULIO
AGOSTO SEPTIEMBRE
MODALIDAD PRESENCIAL

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1
Una
jornada
mensual*

Una
jornada
mensual*

Una
jornada
mensual*

Una
jornada
mensual*

Una
jornada
mensual*

Una
jornada
mensual*

Una
jornada
mensual*

Una
jornada
mensual*

Una
jornada
mensual*

Una
jornada
mensual*

Una
jornada
mensual*

Una
jornada
mensual*

Una
jornada
mensual*

Una
jornada
mensual*

OCTUBRE

NOVIEMBRE DICIEMBRE
OBSERVACIONES

4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

Una jornada
mensual*

Una jornada Una jornada Una jornada

mensual*
mensual*
mensual*

Una jornada
mensual*

*Mnimo una jornada

mensual, programada en
coordinacin con el Grupo
Una jornada Una jornada Una jornada
de Talento Humano
mensual*
mensual*
mensual*

MODALIDAD MEDIOS ELECTRNICOS Y DESCENTRALIZACIN HACIA LOS ESPACIOS INSTITUCIONALES

3. TIPS Y SENSIBILIZACION:
GESTIN DOCUMENTAL

PERIODICIDAD DE ACUERDO A LAS CAMPAAS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN (SIG) Y EL PLAN DE COMUNICACIONES APROBADO

Cronograma institucional
integrado con los dems
Subsistemas del SIG

Observacin
Las capacitaciones presenciales no son de asistencia opcional, son asignadas por el Grupo de Talento Humano previo a la programacin de
fechas, separacin de espacios y conformacin de grupos.
La asistencia siendo obligatoria, ser controlada y verificada por cada una de las jornadas programadas1.

Ley 594 del 2000, Artculo 18. Capacitacin para los funcionarios de archivo. Las entidades tienen la obligacin de capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo, en programas y reas
relacionadas con su labor.

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