INTRODUCCIN.

La complejidad de las actividades econmicas ha hecho que los

simples acuerdos verbales queden obsoletos, por la constancia escrita de los
pactos o acuerdos celebrados. El mundo moderno de los negocios exige que
cualquier paso que se d en el campo mercantil se sustente a travs de
documentos con firmas de funcionarios calificados de la empresa. Donde
toda emisin y recepcin de documentos de diversas ndoles podrn
respaldar las transacciones econmicas y financieras.
Los documentos mercantiles son ttulos, efectos, recibos, facturas,
notas de dbito y crdito, planillas de sueldos, vales de mercaderas, etc. Los
cuales sirven para legitimar el ejercicio de las transacciones y documentar
las operaciones mercantiles en los comprobantes de contabilidad.
Estos documentos mercantiles se concentran en el Departamento de
Contabilidad, donde el profesional contador obtiene los datos necesarios
para procesar las cuentas y efectuar los asientos contables en los
comprobantes de contabilidad. Cuanto ms grande sea la empresa mucho
mayor ser la necesidad de usar estos documentos.

DOCUMENTOS MERCANTILES
Son todas aquellas constancias, que sirven para aprobar la realizacin
de una operacin mercantil. Estos pueden ser negociables y no negociables.
IMPORTANCIA DE LA DOCUMENTACIN MERCANTIL
La importancia de la documentacin mercantil es tal que ha creado
normas especiales de carcter tcnico y disposiciones legales para
impresin, archivo y conservacin de los distintos documentos que se utilizan
en las operaciones mercantiles. An los formularios de simple orden interno
para tramitacin entre dependencias de una misma empresa constituyen
elementos probatorios que permiten seguir el curso de un lote de
mercancas, identificar un envo de dinero o exigir el cumplimiento de una
norma o disposicin interna cualquiera como pudiera ser la de reclamar al
Departamento de Compras, haciendo mencin de la fecha y nmero de una
solicitud de compras, el que un pedido no se hubiera recibido dentro del
plazo establecido.
CLASIFICACION DE LOS DOCUMENTOS
Los documentos que se utilizan en las empresas mercantiles son tan
variados y complejos como las propias operaciones, pero aqu solo se
explicarn los que mas comnmente se utilizan, atendiendo a la siguiente
clasificacin:
Comprobantes de compras, El procedimiento que se adopte para las
compras, como todo el sistema de contabilidad, deben adaptarse a la
organizacin interna de la empresa. El departamento encargado de la
compras ha de recibir aviso de las mercancas que necesiten l, o los

departamentos de ventas, lo cual suele hacerse mediante solicitudes de

compras o requisiciones de material, en virtud de las cuales se transmita la
adquisicin de las mercancas en las cantidades que dichos documentos
indiquen.
Teniendo como base estos documentos y una vez consultados los precios
a los distintos proveedores, se procede a enviar la orden de compra a aqul
que ofresca, como es natural, las condiciones ms favorables. En caso de
que las mercancas sean recibidas conforme, se libra un cheque a favor del
proveedor si la condicin acordada hubiera sido que el pago sea al contado,
o bien se registra una obligacin a su favor, si hubiera establecido que el
pago fuera a crdito, siempre utilizando como base para la anotacin en los
libros la factura expedida por el proveedor. Abarca, como pudimos ver al
principio, cuatro etapas que dan lugar a los comprobantes siguientes:
Documentos corrientes
Solicitud de compra, El departamento de compras, de no existir ste, quien
haga sus veces, actuar de acuerdo con una solicitud por escrito aprobada
por un empleado suficientemente calificado que represente alguno de los
departamentos en que la empresa se divida. Por ejemplo el Departamento de
ventas puede solicitar que se le tramite la adquisicin de artculos que se
destinan a la reventa.
Orden de compra, Su finalidad es documentar en un formulario propio toda
adquisicin autorizada por la empresa. Si est tiene un departamento de
compras, la orden de compras suele hacerse en una hoja impresa destinada
a tal fin, en otros casos puede consistir en una simple carta firmada por el
propietario de la empresa o por su subordinado, y en ocasiones consiste en
una orden verbal que se da al representante del proveedor.

La factura, Consiste en una relacin detallada de las mercancas

compradas, debe contener los nombres y domicilios tanto del vendedor como
del comprador, la fecha, las condiciones, las instrucciones del embarque y
las cantidades, descripcin y precios de las mercancas.
Las notas de debito, Si las mercancas llegan averiadas son de calidad
inferior a la requerida o se comprueba la falta de algn artculo, es preciso
obtener un ajuste en el precio que haya cargado el proveedor.
Comprobantes de ventas, Los procedimientos que se siguen para la venta
de mercancas pueden ser ms muy simples o ms complicados, segn sea
la magnitud y particularidades de cada empresa. En empresas de pequeas
de venta al por menor no se hace mas registro que el de ingreso a caja por el
importe de las ventas, en otras de mayor importancia la maquina donde se
registran las ventas produce un ticket, el cual se entrega a el cliente.
Comprobantes de operaciones bancarias, Los cheques han ocupado el
lugar del dinero efectivo en las operaciones ms importantes que requieren
el cobro y pago del mismo. En contabilidad suelen considerarse a los
cheques como numerario. Cuando una empresa hace uso de los cheques, se
da por sentado que previamente a depositado dinero en el banco sobre el
cual libra sus cheques, y sus depsitos pueden estar constituidos en gran
parte por cheque de sus clientes.
Documentos Mercantiles negociables
Los documentos mercantiles negociables sustituyen al dinero en efectivo; en
consecuencia son negociables. Estos son: Letras de Cambio, Pagars y
Cheques.

Letra de cambio, Es el instrumento negociable que constituye una orden

escrita en virtud de la cual una persona manda a pagar a otra, a la orden de
un tercero, la cantidad de dinero que exprese. Documento mercantil
mediante el cual una persona (el librador) concede un crdito a otra (el
librado) comprometindose esta ltima a pagar el importe sealado a la
fecha de vencimiento acordada. Como documento mercantil es un
instrumento negociable cuya propiedad puede transferirse, de forma que el
librador puede diferir del tenedor de la letra. Asimismo, la letra de cambio
puede presentarse en una entidad financiera al descuento, es decir, la
entidad financiera paga al tenedor el importe de la letra antes de la fecha de
vencimiento y se encarga de cobrrsela al librado llegada la fecha del
vencimiento.
Sus caractersticas son:
1.- Es una orden de pago.
2.- En su emisin intervienen tres personas (librador, librado y beneficiario)
3.- Debe llevar la firma del suscriptor.
4.- Cantidad en nmero.
El pagar, Es un documento de crdito en virtud del cual una persona
promete formalmente pagar una deuda en determinada fecha posterior. Es
un ttulo valor o instrumento financiero; documento escrito mediante el cual
una persona el emisor se compromete a pagar a otra persona el beneficiario
una determinada cantidad de dinero en una fecha acordada previamente.
Los pagars pueden ser al portador o endosables, es decir, que se pueden
transmitir a un tercero. Los pagars pueden emitirlos individuos particulares,
empresas o el estado.
Sus caractersticas son:

1.- Es una promesa de pago.

2.- Intervienen dos personas en su emisin (suscriptor y beneficiario)
3.- Debe de levar la firma del suscriptor.
El cheque, Es un giro a nombre del Banco donde se tenga
establecida la cuenta. Constituye una orden que el titular de la cuenta dirige
a su banquero para que ste pague una determinada cantidad al beneficiario
que se indique o al portador. Es una orden o mandato de pago incorporado a
un ttulo de crdito que permite al librador disponer, en favor de una
determinada persona o del simple portador del ttulo, de fondos que tenga
disponibles en un banco.
Sus caractersticas son:
1.- Es un orden de pago.
2.- Posee un nmero que lo identifica.
3.- Cantidad en nmero.
Documentos mercantiles no negociables
Son todos aquellos documentos que sirven de base para los registros
en los libros de contabilidad y a la vez probar desde el punto de vista legal la
realizacin de una operacin mercantil. Estos son:
Recibo:
Documento en el cual quien firma, reconoce haber recibido la cantidad
que en el mismo se expresa por concepto de dinero u otra cosa.
Sus caractersticas son:
Lugar, da, mes ao en el que se emite el recibo.

Nombre completo de la persona a favor de quien se extiende.

Cantidad de dinero en letra o mencionar el objeto que se entrega.
Indicacin del concepto por el cual se extiende el recibo.
Cantidad en nmeros.
Firma de quien emite el recibo.

Factura:
Es la nota que el vendedor entrega al comprador, en el que se detallan
las mercancas compradas. Sus caractersticas son:

Nombre y domicilio del comprador y el vendedor.

Lugar, da, mes y ao en el que se realiza la operacin.
Condiciones de pago.
Mencionar los descuentos si los hay
Instrucciones relacionadas con las cantidades, descripcin y precios

de las mercancas.
Firma del comprador.
Nota debito:
Es un comprobante que una empresa enva a su cliente, en la que se
le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o
valor, por el concepto que se indica en la misma nota. Este documento
incrementa el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en
la facturacin, inters por mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que
signifique el incremento del saldo de una cuenta. Sus caractersticas son:
La nota dbito ser emitida al mismo usuario para modificar
comprobantes de pago emitidos con anterioridad.
Especficamente para incrementar (carga o debitar) el importe de una
factura emitida a la que no se le ha considerado oportunamente si es
por gastos adicionales, as como por anulacin de operaciones.

El recibo de caja
El recibo de caja es una constancia de pago, un certificado de haber
pagado por un servicio o producto, es un registro y control fiscal de una
operacin comercial realizada y sobre la cual se debe recaudar un impuesto.
El recibo es una constancia escrita de una actividad mercantil que en este
caso es el pago de dinero por una venta realizada o un prstamo otorgado o
un servicio prestado o que se va a ofrecer en el futuro. Entre las
caractersticas estn.
Se debe emitir cuando la operacin est sujeta al cobro de impuestos
sobre las ventas, tambin cuando se trata de exportaciones de bienes o
servicios, y cuando el usuario lo solicite .

CONCLUSIN
Los documentos mercantiles son todas aquellas constancias, que
sirven para aprobar la realizacin de una operacin mercantil. Estos pueden
ser negociables y no negociables. Los documentos mercantiles suelen tomar
forma en el momento en que la operacin se realiza, y su objeto es el de
certificar entendimiento que existe entre las dos partes que han efectuado un
convenio.

Puede ser el ticket que emite una caja registradora de ventas, el cual
se entrega a el cliente que ha hecho una compra al contado, o bien un
complicado contrato de muchas pginas relativo al arrendamiento de una
costosa maquinaria; pero tanto en uno como en otro caso describe la
operacin en forma escrita, reduciendo as en gran parte las posibilidades de
discrepancia futuras por parte de los interesados. Se comprenden no
solamente los papeles revestidos de caractersticas formales, sino todos los
que puedan sustituirlos y tomen otra forma como ocurrira en ultimo extremo
con la correspondencia.
Los documentos mercantiles son documentos de crdito de mucha
importancia para realizar las transacciones legales en cualquier pas. Esas
transacciones suelen tener su base legal en el Cdigo de Comercio Vigente,
en donde se estipula todo lo referente a las mismas. Tanto la letra de cambio,
como el pagar y el cheque son documentos de crdito son mucha
importancia ya que los mismos conforman una garanta de recuperacin del
valor de la prestacin de un servicio o de la venta de algn bien, ya sea
mueble o inmueble; puesto que mediante su emisin, el tomador puede
recurrir a fuentes legales establecidas para hacer efectivo su pago.
BIBLIOGRAFIA
Mina H. (2002) fundamentos de la contabilidad tomo I Ediciones COBO.