1.

OBJETIVO
Este documento establece las actividades que deben seguirse cuando los usuarios
del Sistema de Bibliotecas presenten sanciones.
2. ALCANCE
El alcance de este documento cubre las sanciones de los usuarios en las bibliotecas
comprendidas en el alcance declarado por el Sistema de Gestin de la Calidad.
3. TERMINOLOGIA
3.1 Cancelacin de Sancin
Perdonar una sancin de un usuario del Sistema de Bibliotecas.
3.2 Material bibliogrfico y especial
Se refiere a todos los tipos de formatos que existen en las colecciones del Sistema
de Bibliotecas.

Material Bibliogrfico: Libros

Material Especial: Tesis, Revistas, Libros Electrnicos, Bases de Datos,
Pginas Web, Partituras, DVD, Mapas, CD, CD-ROM, Realia (material de la
realidad), etc.

3.3 Sancin
Pena que establece el Sistema de Bibliotecas para los usuarios que no cumplen con
los plazos de prstamo establecidos.
3.4 Suspensin
Sancin que consiste en la suspensin de los das de prstamo.

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4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Reposicin de Material Bibliogrfico y Especial (SIB-I-02).

5. RESPONSABLES

6.

Jefe de Biblioteca.
Bibliotecario
Tcnico de Biblioteca
Asistente de Biblioteca.

INSTRUCCIONES DEL PROCESO DE SANCIONES

6.1. Flujograma
No aplica.
6.2. Actividades
6.2.1 Sancin: SUSPENSIN.
6.2.1.1 Si un usuario solicita un prstamo y en el Sistema Symphony se visualiza
con sancin:

El personal de biblioteca le informa al usuario sobre los das de suspensin segn

coleccin del material atrasado:
Coleccin Reserva: 1 da de atraso equivale a 2 das suspensin.
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Coleccin General: 1 da de atraso equivale a 1 da suspensin.

Anlisis de clculo de suspensin

Coleccin Reserva (Copia 1, Prstamo por 4 horas): Cuando el alumno devuelve este
material atrasado, el sistema lo sanciona con 1 da de suspensin.
Coleccin Reserva: cuando el alumno se demora 1 da en devolver se suspende por
2 das, pero se debe considerar la cuenta desde el da siguiente de la devolucin.
Ej: Tena que devolver el 23/04/2015 (jueves) y devolvi el 24/04/2015 (viernes),
tiene 2 das de suspensin que se cuentan a partir del da 27/04/2015 (lunes),
porque el Sistema Symphony slo cuenta das hbiles tanto para la suspensin
como para el atraso.
Cuando el alumno se demora 2 das en devolver se suspende por 4 das, pero se
debe considerar la cuenta desde el da siguiente de la devolucin.
Ej: Tena que devolver el 22/04/2015 (mircoles) y devolvi el 24/04/2015 (viernes),
tiene 4 das de suspensin que se cuentan a partir del da 27/04/2015 (lunes) hasta
el 30/04/2015 (jueves).
Coleccin General: cuando el alumno se demora 1 da en devolver se suspende por
1 da, pero se debe considerar la cuenta desde el da siguiente de la devolucin.
Ej: Tena que devolver el 23/04/2015 (jueves) y devolvi el 24/04/2015 (viernes),
tiene 1 das de suspensin que se cuentan a partir del da 27/04/2015 (lunes),
porque el Sistema Symphony slo cuenta das hbiles tanto para la suspensin
como para el atraso.

6.2.1.2 Si un usuario devuelve el material atrasado aparece la siguiente ventana

emergente:

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Cancelar suspensin
6.2.1.3 En el caso que el usuario presente certificado mdico (ver ejemplo en Anexo
1) se procede a perdonar la sancin. Para condonar la deuda se debe ir a Sistema
Symphony, Mdulo de Circulacin en barra de tareas: Usuario/Cancelar suspensin
de usuario y seleccionar en el campo Razn para cancelacin de suspensin, la
opcin Suspensin perdonada.

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6.2.1.4 Luego se debe llenar el campo Cancelar suspensin durante un nmero de

das, en este campo se deben calcular los das de atraso del material segn el
punto 6.2.1.1. La cantidad de das se calcula desde el da que venca el material
hasta el da de devolucin. Por ejemplo en la pantalla siguiente se calcula la
cantidad de das utilizando las fechas devolucin creado el 17/04/2015 y la
fecha de siguiente prstamo 21/04/2015, 5 das entre ambas fechas:

6.2.1.4.1 Tambin se puede hacer clic sobre la Fecha de siguiente prstamo

permitido, y en campo Nmero de unidades se visualiza la cantidad de das de
suspensin que se anotan en Cancelar suspensin por un nmero de das:

6.2.1.5 En el campo Clave de suspensin se selecciona el nmero que

corresponda. Para elegirlo se debe guiar de acuerdo al nmero que aparece en el
campo Clave de suspensin.
Finalmente se hace clic en el botn Cancelar suspensin de usuario.
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6.2.2. Sancin: Suspensin por no devolucin de material

6.2.2.1 Si al momento de solicitar material, la cuenta del usuario tiene un prstamo

pendiente, se le informa para que proceda a la devolucin de este.
6.2.2.2 Si el usuario asegura haber devuelto el material el personal de Biblioteca
debe verificar si se encuentra en estantera:
a) Si se encuentra el material en la estantera, se procede a su devolucin
sin sancin. Para realizar este procedimiento se debe ir al Sistema
Symphony, Mdulo de Circulacin, tareas comunes/Devolucin sin sancin:

b) En el caso que no se encuentre el material en la biblioteca, el usuario

debe proceder a su reposicin (ver instructivo Reposicin de Material
Bibliogrfico y Especial SIB-I-02).

6.2.3 Informe de Prstamos Pendientes

Prstamos pendientes actuales
6.2.3.1 Mensualmente el Jefe de Biblioteca genera un informe de prstamos
pendientes del mes anterior al mes en curso, en el cual se listan los usuarios que
mantienen deuda en su biblioteca. Ejemplo: si el mes en curso es abril 2015 se
debe generar un informe de prstamos pendientes del mes de marzo 2015.

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6.2.3.1.1 En este informe se deben incluir los prstamos pendientes de

usuarios institucionales (prstamos PIB de Universidades con convenio de
prstamo interbibliotecario).
6.2.3.1.2 En el caso del material solicitado en trnsito y que se prest a un
usuario, pero que se encuentra pendiente de devolucin. La biblioteca que
prest el tem al usuario y solicit el trnsito debe encargarse de cobrar el
prstamo pendiente. Esta actividad no la realizar la bibliotecaria propietaria
del tem.
Prstamos pendientes histricos
6.2.3.2 Mensualmente el Jefe de Biblioteca genera un informe de prstamos
pendientes histricos, en el cual se listan los usuarios que mantienen deuda en su
biblioteca.

Se

consideran

prstamos

pendientes

histricos

aquellos

que

corresponden a dos meses anteriores al mes en curso hacia atrs.

Ejemplo si el mes en curso es abril 2015 se consideran histricos los prstamos
pendientes desde febrero 2015 hacia atrs.
Cartas de Aviso Prstamos Pendientes
6.2.3.3 El personal de biblioteca confecciona la Carta Aviso Prstamos Pendientes
(ver Anexo 2) para enviarla mediante correo electrnico 1 a cada uno de los
usuarios.
6.2.3.3.1 Si el Jefe de Biblioteca distribuye el envo de Cartas de Aviso de Prstamos
Pendientes a ms de un funcionario se debe controlar que no se duplique el envo a
los usuarios as como la cantidad de cartas.
6.2.3.4 Se enviarn 3 cartas de aviso de prstamo pendiente por usuario mediante
correo electrnico con copia al Jefe de Biblioteca; al enviar la tercera carta al
usuario y una vez vencido un mes de plazo se procede a vetarlo en el Sistema
Symphony. Cada carta se debe encabezar con el ttulo: 1era Carta Aviso Prstamos
Pendientes, 2da Carta Aviso Prstamos Pendientes y 3era Carta Aviso Prstamos
Pendientes (ver Anexo 2).
6.2.3.5 Se debe anotar en el registro de usuario de Sistema Symphony pestaa
Info. Adicional, opcin Carta aviso prstamo pendiente, el nmero de la carta
enviada, fecha y cdigo de biblioteca que enva.
1 Se debe enviar al correo institucional y al correo personal si lo hubiera.
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Ej.: Carta N1 (25/06/2015) CEN-REP; Carta N2 (25/07/2015) CEN-REP; Carta N3

(25/08/2015) CEN-REP

6.2.3.5.1 En el caso que un usuario tenga prstamos pendientes en ms de una

biblioteca, cada biblioteca ingresar la informacin de las cartas enviadas.
Ej.: Carta N1 (25/06/2015) CEN-REP; Carta N2 (25/07/2015) CEN-REP; Carta N3
(25/08/2015) CEN-REP -- Carta N1 (10/06/2015) Via; Carta N2 (10/07/2015) Via;
Carta N3 (10/08/2015) Via.

6.2.3.6 Luego de la tercera carta y cumplido el plazo de un mes se procede a vetar

al usuario, en pestaa Privilegio, opcin Estado: VETADO y en opcin Afirma
devolucin ingresar un nmero 1. Se debe ingresar clave de operador una vez
ingresados estos datos.

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6.2.3.6.1 Si un usuario en estado VETADO solicitara material nuevamente

no se le levantar el veto y se le explicarn las razones del bloqueo. Si el
reclamo del usuario persiste se le indica que debe presentar su queja al Jefe
de Biblioteca.
6.2.3.7 En el momento en que al usuario se visualice aparecer la ventana
emergente del bloqueo.

6.2.3.8 Si un usuario regulariza su situacin y devuelve el material que tena con

prstamos pendientes. Se proceder a desbloquear al usuario y se mantiene la
informacin en el campo Carta aviso prstamo pendiente.
6.2.3.9 Con respecto al cobro de prstamos pendientes de docentes o funcionarios
que mantienen contrato vigente con la Universidad y que no hayan devuelto
material despus de la tercera carta de aviso (6.2.3.6), se realizar una cuarta carta
de cobro de dichos prstamos (ver Anexo 3).
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6.2.3.9.1 Esta cuarta carta ser enviada por la Directora General del Sistema de
Bibliotecas a los directores de unidades acadmicas en donde se presenten
docentes o funcionarios morosos. En ella se solicitar a los directores que gestionen
y apoyen el cobro del material adeudado a la biblioteca.
6.2.3.9.2 Al cumplirse el envo de la tercera carta de aviso de prstamos pendientes
dirigida a docentes o funcionarios con contrato vigente con la Universidad, los Jefes
de Biblioteca enviarn listado con estos usuarios a la Directora General del Sistema
de Bibliotecas para que proceda a enviar la cuarta carta de cobranza (6.2.3.9.1).
6.2.3.9.3 Si luego de haber realizado la actividad sealada en 6.2.3.9 no hubiese
respuesta ni devolucin del material, se proceder a vetarlo y considerarlo como
prstamo pendiente perdido (ver 6.2.3.10).
Prstamos Pendientes Perdidos
6.2.3.10 El Jefe de Biblioteca una vez vetado el usuario proceder a devolver el
material con prstamo pendiente.
6.2.3.11 El Jefe de Biblioteca en el registro del material devuelto debe cambiar el
estado de la Ubicacin Actual del tem:
a) En el caso de los usuarios que an mantienen una vinculacin con la Universidad
se debe cambiar el estado a extraviado (MISSING).
b) En el caso de los usuarios que ya no tienen una vinculacin con la Universidad se
debe cambiar el estado a perdido (LOST).
6.2.3.12 Luego se debe ocultar tem en cualquiera de los casos anteriores, y
agregar una nota staff que indique lo siguiente: Prestado a [nombre del usuario]
[estado del usuario]2.
Ej.: Prestado a Pedro Prez, desvinculado de la Universidad.

2 Estados: desvinculado, eliminado acadmicamente, desertor, titulado, finalizado el proceso acadmico,

etc.
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6.2.3.13 En el registro del usuario se debe ingresar la siguiente informacin en la

pestaa Info. Adicional, opcin Nota: Usuario perdi [Ttulo, Autor, ID de item].
Ej.: Usuario perdi [Algebra, Baldor, 3561340001232].

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7.CONTROL DE REGISTROS

Identificacin
Registro
Cuenta del
usuario en
Sistema
Symphony
(6.2.2.1)
Informe de
prstamos
pendientes
(6.2.3)
Carta Aviso
Prstamos
Pendientes
(6.2.3.3)

Proteccin/
Ubicacin

Periodo
de
Retencin

Almacenamient
o

Recuperaci
n

Jefe de
Biblioteca,
Bibliotecario,
Tcnicos de
Biblioteca y
Asistentes de
Biblioteca
Jefe de
Biblioteca

Sistema
Symphony

A travs de
personal de
biblioteca

Servidor de
respaldo de
Symphony

Vigencia anual

Mantener

Digital en
computador de
Jefe de Biblioteca

A travs de
Jefe de
Biblioteca

Copia en
Servidor
Sistema
Symphony

Vigencia anual

Eliminar

Jefe de
Biblioteca

Correo
electrnico en
computador de
Jefe de Biblioteca

A travs de
personal de
biblioteca

Personal de la
biblioteca

Vigencia anual

Eliminar

Responsable

Disposicin

8. ANEXOS
Anexo 1: Ejemplo Certificado Mdico
Anexo 2: Carta Aviso Prstamos Pendientes
Anexo 3: Cuarta Carta de Cobro de Prstamos Pendientes

9.

CONTROL DE CAMBIOS
Versin
Modificada
4
4

Prrafo Modificado

Modificacin realizada

3.Terminologa
4.Documentos de
Referencia
6.2.2.2

4
4

6.2.3.1
6.2.3.4

6.2.3.5

4
4

6.2.3.6.1
6.2.3.8

4
4
4
4

6.2.3.9
6.2.3.10
6.2.3.11
6.2.3.13

4
4

7.Control de Registros
8.Anexos

Elabor:

Se agrega definicin de material bibliogrfico y especial.

Se actualiza documento de referencia.
Se actualiza nombre de instructivo: Reposicin de Material Bibliogrfico y
Especial SIB-I-02.
Se agregan puntos 6.2.3.1.1 y 6.2.3.1.2.
Se agrega frase: mediante correo electrnico con copia al Jefe de
Biblioteca.
Se cambia frase: Boleta de pago de sancin por Carta aviso prstamo
pendiente.
Se agrega punto.
Se cambia frase: Boleta de pago de sancin por Carta aviso prstamo
pendiente.
Se agrega este punto y sub-puntos 6.2.3.9.1 al 6.2.3.9.3
Se agrega cargo Jefe de Biblioteca en punto.
Se agrega cargo Jefe de Biblioteca en punto.
Se agrega en prrafo: [Ttulo, Autor, ID de item]. Ej.: Usuario perdi
[Algebra, Baldor, 3561340001232].
Se agrega en registros los puntos donde se desarrolla la actividad.
Se agrega anexo 3.

Revis:

Sandra Morales

Carlos Rodriguez

Aprob:
Claudia Cataln

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Subdirectora del Sistema de

Bibliotecas

Jefe Gestin de Calidad

Directora General del Sistema

de Bibliotecas

Fecha: 23 marzo 2016

Fecha: 28 marzo 2016

Fecha: 09 marzo 2016

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ANEXOS

Anexo 1: Ejemplo de Certificado Mdico

La impresin de este documento constituye una COPIA NO CONTROLADA.

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Anexo 2: Carta Aviso Prstamos Pendientes

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Anexo 3: Cuarta Carta de Cobro de Prstamos Pendientes

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