7

GUA PARA LA GESTIN DE PROYECTOS

EN LA OFICINA DE CONTABILIDAD

de la Pontificia Universidad Catlica del

Per

Bajo el Enfoque PMI-PMBOK

Gestin e Innovacin
Direccin de Administracin y Finanzas

PUCP | Gua para la Gestin de Proyectos en la Oficina de Contabilidad

Resumen
Esta gua bsica interna se interesa por el desarrollo de unos lineamientos metodolgicos
bajo el enfoque de Gestin de Proyectos formulados por el PMI (Project Managment
Institute), de acuerdo al contexto actual en la Oficina de Contabilidad de la Direccin de
Administracin y Finanzas, para una gestin de proyectos exitosa y la consecucin de los
resultados esperados.
La ejecucin de proyectos exitosos permite el logro de la planes estratgicos, objetivos de
Calidad de la Direccin de Administracin y Finanzas, as como objetivos tcticos que tiene
la Oficina de Contabilidad y sus secciones, en este sentido el PMI ofrece una serie de
lineamientos consignados en el PMBOK (Guide to the Project Management Body of
Knowledge), as mismo para su aplicacin se requiere el desarrollo de unos lineamientos con
herramientas definidas, procesos ajustados a las necesidades, plantillas, formatos y pasos a
seguir en la gestin de proyectos.
PUCP | Gua para la Gestin de Proyectos en la Oficina de Contabilidad

7
A continuacin veremos estos lineamientos los cuales se acompaarn con una capacitacin
preliminar para unificar estos conceptos, herramientas y tcnicas, los procesos que
conformarn el que hacer de los proyectos, desde el mismo momento es que se estructura
una idea hasta que se entra en curso y se empieza el monitoreo de los beneficios logrados
por dicha iniciativa.

Contenido
I.

GESTIN DE PROYECTOS ... 4

II.

DESCRIPCIN .. 5

III.

DEFINICIONES.. 6

IV.

CLASIFICACIN 8-9

V.

GESTIN DE LA DEMANDA 10-11

VI.

ETAPAS ..12-22

INICIO
PLANIFICACIN
EJECUCIN
SEGUIMIENTO Y CONTROL
CIERRE

PUCP | Gua para la Gestin de Proyectos en la Oficina de Contabilidad

VI.

ANEXOS
23-31
7

I. Gestin de Proyectos
La gestin de proyectos es la aplicacin de conocimiento, habilidades, herramientas y
tcnicas a las actividades necesarias para alcanzar los objetivos del proyecto.
La gestin eficiente del proyecto implica la utilizacin de procesos de gestin para las etapas
de inicio, planificacin, ejecucin, control y cierre del proyecto.
Un proyecto por definicin es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un
producto, servicio o resultado nico. La naturaleza temporal de los proyectos indica un
principio y un final definidos. El final se alcanza cuando se logran los objetivos del proyecto o
cuando se termina el proyecto porque sus objetivos no se cumplirn o no pueden ser
cumplidos, o cuando ya no existe la necesidad que dio origen al proyecto. Temporal no
necesariamente significa de corta duracin. En general, esta cualidad no se aplica al
producto, servicio o resultado creado por el proyecto; la mayor parte de los proyectos se
emprenden para crear un resultado duradero. El PMI divide a la Direccin de Proyectos en
grupos de procesos, reas de conocimiento, y responsabilidad profesional y social.
PUCP | Gua para la Gestin de Proyectos en la Oficina de Contabilidad

II. Descripcin
Propsito
Establecer los lineamientos, actividades y tareas utilizadas por la Seccin Gestin
e Innovacin Contable (GIC) para la recepcin, aprobacin, gestin e
implementacin de una solucin.
Alcance
Se inicia con la identificacin de un problema o necesidad por parte del rea
Usuaria, la cual es canalizada a la Seccin Gestin e Innovacin (la cual junto a
la Jefatura definen la factibilidad) y culmina con la solucin e implementacin de
la idea.
Objetivos

Establecer lineamientos estndar para que la gestin de proyectos

sea exitosa y consiga los resultados esperados.
Involucrar a todos los interesados sobre su rol en las diversas
fases de la Gestin del Proyecto.

PUCP | Gua para la Gestin de Proyectos en la Oficina de Contabilidad

7 de Gestin de Proyectos que pueda ir

Mantener una cultura
madurando con el tiempo, contando con el aporte de todos.

III. Definiciones
Definiciones por trminos que encontraremos en nuestra gua bsica para la gestin de
proyectos en la Oficina de Contabilidad.
Idea: Solicitud de Requerimiento que segn su complejidad y los resultados de la
matriz de Scoring Model pueden autorizarse como Proyectos.
Stakeholders: Los stakeholders o interesados son todas aquellas personas que
sern afectadas por el proyecto en funcin de sus intereses particulares. Entre los
principales interesados se pueden mencionar: el director del proyecto, los usuarios, la
organizacin, los miembros del equipo de trabajo, directores, gobierno, la comunidad,
etc.
Solicitante: Son los interesados que a travs de una necesidad o problema solicitan
un requerimiento a la Jefatura para poder gestionar la idea como proyecto luego de
su autorizacin.
Equipo Gestor del Proyecto (EGP): Es el cuerpo o entidad dentro de la
organizacin que tiene varias responsabilidades asignadas con relacin a la direccin
centralizada y coordinada de aquellos proyectos que se encuentran bajo su
PUCP | Gua para la Gestin de Proyectos en la Oficina de Contabilidad

jurisdiccin. Las responsabilidades de7 un rea de direccin de proyectos pueden

abarcar desde el suministro de funciones de soporte para la direccin de proyectos
hasta la responsabilidad de la direccin directa de un proyecto. Entre sus funciones,
el EGP puede proporcionar: servicios de apoyo administrativo, tales como polticas,
metodologas y plantillas; capacitacin, mentora y asesora a los directores del
proyecto; apoyo al proyecto, lineamientos y capacitacin sobre la direccin de
proyectos y el uso de herramientas; alineacin de los recursos de personal del
proyecto, y/o centralizacin de la comunicacin entre directores del proyecto,
patrocinadores, directores y otros interesados.
Gestor de Proyecto: Son los facilitadores en la gestin y control del proyecto,
brindan apoyo administrativo y controlan el avance del proyecto.
Equipo del proyecto: El equipo del proyecto est conformado por el director del
proyecto, el equipo de direccin del proyecto y otros miembros del equipo que
desarrollan el trabajo, pero que no necesariamente participan en la direccin del
proyecto. Este equipo est compuesto por quienes llevan a cabo el trabajo del
proyecto.
Project Manager: Es el encargado de liderar el proyecto en su totalidad y es
designado por el Portfolio Manager, Sponsor o Jefe de oficina o Directores.
Portfolio Manager: Es el Jefe de la cartera de Proyectos asignados a un rea o
Seccin, Tiene bajo su responsabilidad una serie de proyectos, podra hacerse cargo
de uno en especial y tomar el rol de Project Manager de dicho proyecto, es
designado por el Sponsor, Jefe de oficina o Directores.
Weigthed Score Model (Puntuacin por peso): Puntuacin de peso es una tcnica
para poner una apariencia de objetividad en un proceso subjetivo. El uso de una lista
de criterios coherente, ponderada en funcin de la importancia o prioridad de los
criterios para la organizacin.
Acta de Constitucin: Documento que autoriza formalmente un proyecto o una fase
Enunciado del Trabajo del Proyecto (SOW): Es una descripcin narrativa de los
productos, servicios o resultados que debe entregar el proyecto. En el caso de
proyectos internos, el iniciador del proyecto o patrocinador proporciona el enunciado
del trabajo sobre la base de las necesidades de la organizacin o de los requisitos del
producto o servicio. En el caso de proyectos externos, el enunciado del trabajo puede
ser proporcionado por el cliente como parte de un documento de licitacin (p.ej., una
solicitud de propuesta, una solicitud de informacin, o una solicitud de oferta), o como
parte de un contrato.
Plan General del Proyecto (PGP): Herramienta que debe contener el alcance
detallado, estructura detallada de trabajo, cronograma y Riesgos del Proyecto.
Estructura Desglosada de trabajo (EDT) Herramienta de Gestin de Proyectos
mediante la cual se definen los entregables de un proyecto estructurados por fases
del proyecto, se muestran de forma grfica.

PUCP | Gua para la Gestin de Proyectos en la Oficina de Contabilidad

IV. Clasificacin
Clasificacin mediante Modelo de Puntuacin (Scoring Model)
Una idea de acuerdo a una necesidad o problema puede ser solicitada mediante un
requerimiento sustentatorio y elevada a la Jefatura y/o Direccin por parte de los
interesados para su autorizacin y poderla gestionar como proyecto.
Esta idea que segn su complejidad y los resultados de la matriz de Scoring Model (Ver
anexo 1) pueden autorizarse como Proyectos de Complejidad Alta, Media o Baja.
Tipos
Proyecto de Complejidad Alta
Soluciones de complejidad alta (segn la aplicacin de los
criterios de evaluacin).
Estas soluciones cumplirn todas las fases del ciclo de vida del
proyecto, as mismo se debern cumplir con todos los procesos
de gestin de proyectos de acuerdo a los lineamientos
planteados y sus documentos de gestin de proyectos por
etapa, para su correcta ejecucin.
PUCP | Gua para la Gestin de Proyectos en la Oficina de Contabilidad

7
Proyecto de Complejidad Media
Soluciones de complejidad media (segn la aplicacin de los
criterios de evaluacin).
Estas soluciones cumplirn todas las fases del ciclo de vida del
proyecto, as mismo se debern cumplir con una serie de
procesos establecidos para este tipo de proyectos y sus
documentos, para su correcta ejecucin.
Proyecto de Complejidad Baja
Soluciones de complejidad baja (segn la aplicacin de los
criterios de evaluacin).
Estas soluciones cumplirn todas las fases del ciclo de vida del
proyecto, sin embargo slo debern debern cumplir con una
serie de procesos establecidos para este tipo de proyectos y
sus documentos, para su correcta ejecucin.

PUCP | Gua para la Gestin de Proyectos en la Oficina de Contabilidad

V.Gestin de la Demanda
Ideas
Las ideas son la base fundamental para hacer frente a oportunidades, problemas o
amenazas, cambios en el entorno, nuevos sistemas, etc. dado que permiten organizar
la informacin pertinente para ser evaluadas, autorizadas y convertidas en proyectos
de acuerdo a su clasificacin.

Gestin de la Demanda
Una demanda sobre Nuestra Oficina puede adquirir diversas formas, una demanda
puede ser una solicitud de un servicio, una idea para mejorar algo, una iniciativa
estratgica que aporte con el cumplimiento de los objetivos, una solicitud de un
proyecto, una solicitud de apoyo o una tarea.

PUCP | Gua para la Gestin de Proyectos en la Oficina de Contabilidad

7 las demandas estratgicas y operacionales

Nuestra Oficina necesita visualizar todas
que se estn produciendo para poder determinar si los recursos que tiene
disponibles son suficientes.
Definicin del problema u oportunidad
De no comprender a cabalidad el problema que se desea resolver o a la oportunidad
a aprovechar, se corre el riesgo de desperdiciar tiempo y recursos; al asignar
soluciones simples, complicadas o inadecuadas a la resolucin del problema.
Para conocer las necesidades verdaderas de la idea, puede ser til realizarse algunas
preguntas:
Cul es la necesidad o propsito de lo que estamos tratando de realizar?
Qu efectos tiene sobre las personas, para considerarlo un problema
necesario de resolverse?
Quin tiene participacin en la resolucin?
Cmo difieren los objetivos de las diferentes partes interesadas?
Priorizacin
La priorizacin permite realizar el anlisis en una etapa preliminar con el objetivo de
eliminar las ideas que son insuficientes o inadecuadas antes de que se conviertan
en proyectos y malgasten los recursos limitados de la Oficina de Contabilidad.
Decidir cules demandas atender y en qu momento es muy importante
para cualquier organizacin. Lo que se busca es destinar preferentemente los
recursos disponibles hacia aquellas demandas de mayor bondad relativa.

PUCP | Gua para la Gestin de Proyectos en la Oficina de Contabilidad

01

Inicio

La etapa de Iniciacin se enfoca en definir un nuevo proyecto o una fase de proyecto

existente mediante la autorizacin formal por parte de la Jefatura, Direccin y/o
Sponsor para comenzar dicho proyecto o fase.
Desarrollar el Acta de Constitucin
El primer paso es desarrollar el acta de constitucin del proyecto, el cual sirve para
autorizar formalmente el inicio de un proyecto o fase.
A menudo se utiliza el juicio de expertos para evaluar las entradas que se usan para
elaborar el acta de constitucin del proyecto. El juicio de expertos se aplica a todos
los detalles tcnicos y de gestin a lo largo de este proceso.
Tambin se pueden usar tcnicas de facilitacin para guiar el desarrollo del acta de
constitucin. El acta de constitucin (Anexo 3) puede incluir:

El propsito o la justificacin del proyecto,

Los objetivos del proyecto,
Los requisitos de alto nivel,
Los supuestos y las restricciones,
La descripcin de alto nivel del proyecto y sus lmites,
Los riesgos de alto nivel,
El resumen del cronograma de hitos,
La lista de interesados,

PUCP | Gua para la Gestin de Proyectos en la Oficina de Contabilidad

7
El director del proyecto asignado,
su responsabilidad y su nivel de
autoridad.

Identificar a los Stakeholders (Interesados)

Nos permitir contar con una lista de todos los interesados que afectan o son
afectados por el proyecto, lo cual servir para desarrollar estrategias que permitan
gestionarlos eficazmente.
Es importante identificar a todos los interesados en la realizacin del proyecto, con el
propsito de realizar un trabajo en conjunto y conocer sus expectativas. Para poder
identificar a todos los interesados en el proyecto, puede ser til recurrir a las
siguientes preguntas:

Qu actividades o personas pueden verse afectadas por las actividades

del proyecto o los resultados del mismo?
Quines aportan recursos - personas, espacio, tiempo, herramientas o
dinero al proyecto?
Quines en ltima instancia podran ser los usuarios y beneficiarios, de la
implementacin del proyecto?

Documentar los requisitos iniciales que satisfacen las necesidades y expectativas de

los interesados
Analizar la viabilidad del proyecto
En esta etapa inicial llegamos al punto primigenio de cualquier proyecto y su objetivo
es analizar si la organizacin debe o no embarcarse en dicho proyecto, pues en
ciertas ocasiones la organizacin puede tener ms problemas que beneficios a la
hora de realizar un proyecto.
El anlisis de viabilidad debe incluir al menos las siguientes actividades:
Anlisis previo del alcance del proyecto dado por un caso o enunciado de trabajo.
Anlisis de los riesgos de ejecucin del proyecto.
Anlisis de viabilidad de acuerdo a plazos, recursos y calidad.
Si el anlisis de viabilidad es positivo, es decir, no existen motivos iniciales para no
abordar el proyecto, se autoriza el proyecto y continuaremos con los dems procesos
correspondientes.
Revisin por Pares (Peer Review)
Consiste en la revisin del proyecto por parte de personas capacitadas en la
materia, las cuales pueden recomendar la aprobacin o rechazo del proyecto
en forma parcial o total.
Revisin por la Jefatura y/o Direccin
Consiste en la revisin del proyecto por parte de la Jefatura y/o Direccin, las
cuales pueden dar la aprobacin o rechazo del proyecto en forma parcial o
total.

Llevar a cabo el KICK Off Meeting (Reunin de arranque)

PUCP | Gua para la Gestin de Proyectos en la Oficina de Contabilidad

Reunirse con las diferentes personas 7involucradas en el proyecto usuarios, equipo,

gestores del proyecto, etc. El objetivo de este encuentro es la de recabar la mayor
cantidad de informacin posible sobre el proyecto y definir claramente los objetivos
que se pretenden conseguir en el mismo, sus etapas del mismo, las funciones y
responsabilidades de cada miembro del equipo.

KICK
Off
Meetin
g
PUCP | Gua para la Gestin de Proyectos en la Oficina de Contabilidad

02

Planificacin

Se establece el alcance del proyecto, se refinan los objetivos y se define el curso de

accin del proyecto, con la finalidad cumplir con sus objetivos.
Identificar los requisitos
Definir y documentar la necesidad y expectativas de los interesados.
Definir el alcance
Desarrollar una descripcin detallada del proyecto y el producto.
(Ver anexo 4 Enunciado de Alcance)
Crear la EDT (Estructura desglosada de trabajo)
Subdividir los entregables y el trabajo de proyecto en componentes ms pequeos
con la finalidad de dirigirlos ms fcilmente. (Ver anexo 5 Ejemplo de EDT)

Generar el Cronograma del Proyecto

PUCP | Gua para la Gestin de Proyectos en la Oficina de Contabilidad

7
Para la generacin del cronograma del proyecto se debe definir y secuenciar las
acciones necesarias para producir, crear u obtener los entregables del proyecto, as
como establecer un aproximado de tiempo del periodo de trabajo que ser necesario
para realizar cada una de las actividades. Este proceso es llevado a cabo mediante la
herramienta de planificacin Smartsheet, la cual permitir tener informacin en lnea,
as como adjuntar documentos por acciones.
Este proceso suele ser iterativo porque muy probablemente requiera de una o varias
revisiones de los estimados de duracin y recursos para desarrollar un
cronograma de Proyecto realista y aprobado, que servir como lnea de base con
respecto a la cual mediremos el avance real del Proyecto.
Identificar los requerimientos de Calidad y los estndares que deben ser
cumplidos
Tanto para proyecto como para el producto, con la finalidad de con cumplir los
criterios de aceptacin que los Stakeholders especifiquen.
Identificar los Recursos Humanos
Identificar y documentar los roles, responsabilidades y habilidades requeridas. (Ver
anexo 6)
Establecer el Plan de Comunicaciones
Determinar la necesidad y la informacin de los diferentes interesados y definir un
enfoque para gestionarlos. (Ver anexo 7)
Identificar y Planificar la respuesta a los Riesgos
Identificar los riesgos para lo cual se deber determinar que riesgos son los que
podran afectar al proyecto. Realizar el anlisis cualitativo de los riesgos, consiste en
priorizar los riesgos, para lo cual se deber combinar la probabilidad que ocurra con
el impacto si ocurriese.
Se debern planificar la respuesta a los riesgos, consiste en definir estrategias para
mejorar la oportunidad y minimizar las amenazas que afectan los objetivos del
proyecto. (Ver anexo 8)

03

Planificar las Adquisiciones

Se debe determinar que parte del proyecto podemos subcontratar o que acuerdos
firmar, as como decisiones relacionadas con la compra de proyecto e identificar
posibles proveedores.

Ejecucin
PUCP | Gua para la Gestin de Proyectos en la Oficina de Contabilidad

Tiene que ver con la realizacin de actividades que se han definido, con la finalidad
de cumplir con las especificaciones y/o requerimientos del proyecto.
Durante la ejecucin es posible que sea necesario actualizar los planes.
Dirigir y Gestionar la Ejecucin del Proyecto
Es el proceso que consiste en realizar el trabajo definido en el Plan de direccin para
cumplir o alcanzar sus objetivos.
Adquirir el Equipo del Proyecto
Confirmar la disponibilidad de los recursos humanos y formar el equipo necesario
para completar las actividades del proyecto.
Desarrollar el Equipo del Proyecto

PUCP | Gua para la Gestin de Proyectos en la Oficina de Contabilidad

Desarrollar el Equipo del Proyecto que7permitir mejorar sus competencias, as como

la interrelacin del equipo y su ambiente, es importante propiciar un ambiente de
colaboracin y participacin entre todos los miembros del equipo de proyecto.
Gestionar las Comunicaciones
Distribuir la informacin permite poner a disposicin de los interesados del proyecto
informacin relevante de acuerdo a lo planificado.
Realizar las Adquisiciones
Consiste en obtener respuesta de los proveedores, seleccionar a un proveedor y
asignar un contrato.

04
Seguimiento y
Control

PUCP | Gua para la Gestin de Proyectos en la Oficina de Contabilidad

Son necesarios para realizar el seguimiento, revisar y regular el avance del proyecto
con la finalidad de cumplir con los objetivos de desempeo establecidos.
Mediante los procesos de seguimiento y control lo que se busca es identificar las
desviaciones, con la finalidad de ejecutar acciones correctivas (si ya se produjeron) o
acciones preventivas (si an no ocurren).
Supervisar y Controlar el Trabajo del Proyecto
Permite determinar si se estn realizando las actividades que han sido planificadas,
esto con la finalidad de evitar que se ejecuten actividades no planificadas.
Realizar el Control Integrado de Cambios
Consiste en revisar los pedidos de cambios, aprobarlos y gestionarlos, cualquier
cambio a los entregables, a los documentos, etc.
Validar el Alcance

PUCP | Gua para la Gestin de Proyectos en la Oficina de Contabilidad

Permite formalizar la aceptacin de 7los entregables, mediante la verificacin del

cumplimiento de los criterios de aceptacin.
Controlar el Alcance
Supervisar el estado del alcance del proyecto y del producto, servicio o resultado, y
as mismo gestionar los cambios a la lnea base. Se controla que se haga nicamente
lo que se ha planeado para el proyecto, para lo cual se usa la EDT.
Controlar el Cronograma
Supervisa el estado del proyecto usando el cronograma del proyecto, verificando que
las actividades se inicien y terminen de acuerdo a lo planificado.

La actualizacin con respecto a los avances es semanalmente.

Precisar que lo que se llena en la bitcora es referencial pues cada Project
Manager es responsable del avance de sus actividades y el llenado de
este archivo no deslinda responsabilidad del proyecto por parte del lder.
El archivo cuenta con semforos para alertas de vencimientos.

Controlar la Calidad
Detectar fallas, errores, inconsistencias antes que lleguen al usuario final.
Controlar las Comunicaciones
Recolectar y/o distribuir la informacin relacionada con el desempeo del proyecto
como los informes de estado, las mediciones del avance, proyecciones, etc.
Informar el desempeo permite comunicar como es que vamos con el proyecto.
Controlar los Riesgos
Consiste en implementar planes de respuesta a los riesgos, haciendo seguimiento a
los riesgos identificados.
Controlar las Adquisiciones
Consiste en gestionar las acciones de las adquisiciones, supervisar el desempeo del
contrato y de ser necesario generar cambios y modificaciones.

05

PUCP | Gua para la Gestin de Proyectos en la Oficina de Contabilidad

Cierre

Completar el proyecto o fase, as como las obligaciones contractuales.

Para cerrar el proyecto es necesario cumplir con el control de calidad, y con la
verificacin del alcance.
El control de calidad es verificado con las especificaciones y el control del alcance se
valida con la funcionalidad del producto, servicio o resultado.
En el cierre del proyecto o fase, puede ocurrir lo siguiente:

que se obtenga la aceptacin del cliente o del patrocinador para cerrar

formalmente el proyecto fase,
que se realice una revisin tras el cierre del proyecto o la finalizacin de una
fase,
que se documenten las lecciones aprendidas,
que se archiven todos los documentos relevantes del proyecto en el sistema
de informacin para la direccin de proyectos para ser utilizados como datos

PUCP | Gua para la Gestin de Proyectos en la Oficina de Contabilidad

7
histricos,
que se cierren todas las actividades de adquisicin asegurando la finalizacin
de todos los acuerdos relevantes, y
que se realice la evaluacin de los miembros del equipo y se liberen los
recursos del proyecto.

Cerrar el Proyecto o Fase

Cerrar el Proyecto o Fase es el proceso de la culminacin de todas las actividades de
los Grupos de Procesos de la Direccin de Proyectos para completar formalmente el
proyecto o una fase del mismo. El beneficio clave de este proceso es que proporciona
las lecciones aprendidas (Ver anexo 10), la finalizacin formal del trabajo del
proyecto, y la liberacin de los recursos de la organizacin para afrontar nuevos
esfuerzos.
Se debe tambin realizar el llenado de las lecciones aprendidas (Ver anexo 9)
Cerrar las Adquisiciones
Cerrar las adquisiciones es el proceso de finalizar cada adquisicin para el proyecto
as como las obligaciones contractuales. El beneficio clave de este proceso es que
documenta los acuerdos y la documentacin relacionada para una referencia futura.

Anexos

PUCP | Gua para la Gestin de Proyectos en la Oficina de Contabilidad

PUCP | Gua para la Gestin de Proyectos en la Oficina de Contabilidad

7
Anexo 1

PUCP | Gua para la Gestin de Proyectos en la Oficina de Contabilidad

Anexo72

PUCP | Gua para la Gestin de Proyectos en la Oficina de Contabilidad

Anexo 3

ACTA DE CONSTITUCIN DEL PROYECTO

PUCP | Gua para la Gestin de Proyectos en la Oficina de Contabilidad

Nombre del
Proyecto

Descripcin del
Proyecto (QU,

PROY-1402 Generar Lineamientos para

establecimiento de indicadores y desarrollo e

implementacin de tableros de gestin por
indicadores (TGI) a procesos claves de la Oficina
de Contabilidad
7

Qu es el proyecto?.

QUIN, CMO, CUNDO Y

DNDE).

Designacin de
Project Manager

Definicin del
producto del
proyecto:

Justificacin del
Proyecto

A quin se le da autoridad para dirigir el proyecto, y puede

l o
ella determinar, gestionar, y aprobar cambios, cronograma,
personal, etc.?.
(Descripcin del producto, servicio o capacidad a generar).
Cul es resultado final del proyecto y los entregables
esperados.

Razones o evidencias
que justifica la
existencia del
proyecto

(Justificar por qu se desea realizar el proyecto)

Alineacin con
los Objetivos
Estratgicos y
Calidad

A cules objetivos est alineado el proyecto, con cules contribuye

su ejecucin.

Objetivos del
proyecto

Interesados
(STAKEHOLDERS)

Finalidad del Proyecto: (Fin ltimo, propsito general, u objetivo

de nivel superior por el cual se ejecuta el proyecto, el cual se logra
con sus resultados).

(Todas aquellas partes que podran ser impactados positiva

o negativamente al trmino del proyecto):

(Cuntos y qu recursos se proporcionarn?

Recursos
preasignados

PUCP | Gua para la Gestin de Proyectos en la Oficina de Contabilidad

Identificar amenazas(negativos) y oportunidades (positivos)
Riesgos de Alto
para el proyecto
Nivel del

Anexo 4

ENUNCIADO DEL ALCANCE

INFORMACIN GENERAL DEL PROYECTO
ID Proyecto

Proy 14xx Ejemplo

Fecha

Nombre del
Proyecto
Project Manager

OBJETIVOS DEL PRODUCTO DEL PROYECTO:

Condiciones o capacidades que debe satisfacer el producto, servicio o resultado
para cumplir con contratos normas, especificaciones u otros documentos
formalmente impuestos.

DESCRIPCIN DEL ALCANCE DEL PRODUCTODEL PROYECTO (El

alcance define los lmites del proyecto e identifica los productos y/o servicios
entregados por el proyecto. El alcance establece las fronteras del proyecto y
debe describir tambin los productos y/o servicios que estn fuera del alcance del

PUCP | Gua para la Gestin de Proyectos en la Oficina de Contabilidad

proyecto)

ENTREGABLES DEL PROYECTO: PRODUCTOS ENTREGABLES INTERMEDIOS Y FINALES QUE SE

GENERARN EN CADA FASE DEL PROYECTO.

Etapas del Proyecto

Entregables

EXCLUSIONES DEL PROYECTO: ENTREGABLES, PROCESOS, REAS, PROCEDIMIENTOS,

CARACTERSTICAS, REQUISITOS, FUNCIONES, ESPECIALIDADES, FASES, ETAPAS, ESPACIOS
FSICOS, VIRTUALES, ETC., QUE SON EXCLUSIONES CONOCIDAS Y NO SERN ABORDADAS POR
EL PROYECTO, Y QUE POR LO TANTO DEBEN ESTAR CLARAMENTE ESTABLECIDAS PARA EVITAR
INCORRECTAS INTERPRETACIONES ENTRE LOS STAKEHOLDERS DEL PROYECTO.

Liste brevemente aquellas actividades o entregables que le parece

pertinente explicitar que no sern incluidos como parte del proyecto

[Describir cualquier restriccin del proyecto impuesta en rea tales como

calendario, presupuesto, recursos, productos a ser reutilizados, tecnologa
a emplear, productos a adquirir, e interfaces a otros productos. Listas las
restricciones del proyecto basados en el conocimiento actual.]
RESTRICCIONES DEL PROYECTO : FACTORES QUE LIMITAN EL RENDIMIENTO DEL
PROYECTO, EL RENDIMIENTO DE UN PROCESO DEL PROYECTO, O LAS OPCIONES DE
PLANIFICACIN DEL PROYECTO. PUEDEN APLICAR A LOS OBJETIVOS DEL PROYECTO O A LOS
RECURSOS QUE SE EMPLEA EN EL PROYECTO.

INTERNOS A LA ORGANIZACIN

AMBIENTALES O EXTERNOS A
LA ORGANIZACIN

PUCP | Gua para la Gestin de Proyectos en la Oficina de Contabilidad

PUCP | Gua para la Gestin de Proyectos en la Oficina de Contabilidad

Anexo 5 : Ejemplo EDT

PUCP | Gua para la Gestin de Proyectos en la Oficina de Contabilidad

7 6
Anexo

Anexo 7
PUCP | Gua para la Gestin de Proyectos en la Oficina de Contabilidad

Anexo 8
PUCP | Gua para la Gestin de Proyectos en la Oficina de Contabilidad

Anexo 9
PUCP | Gua para la Gestin de Proyectos en la Oficina de Contabilidad

Relacin de Lecciones Aprendidas Generadas

NOMBRE

DEL

PROYECTO

ID

DEL

PROYECTO

Reflexin y listado de los aspectos que resultaron en los problemas principales que se enfrentaron durante el proyecto, as como su solucin; adems
de los aspectos
que representaron reas de oportunidad o mejora en la ejecucin del proyecto; Resumen de las principales decisiones tomadas y su impacto en el
proyecto

DESCRIPCIN DEL
PROBLEMA, INICIDENCIA

u
OPORTUNIDAD DE MEJORA

CAUSA

ACCIN CORRECTIVA
REALIZADA /
SUGERENCIA

RESULTADO
OBTENIDO (Solamente

PUCP | Gua para la Gestin de Proyectos en la Oficina de Contabilidad

accin correctiva)

para

LECCIN APRENDIDA

7
Anexo 10

PUCP | Gua para la Gestin de Proyectos en la Oficina de Contabilidad