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Microsoft Project
Hemos diseado el siguiente ejemplo de valor ganado en Microsoft Project para
que tengas mejor control de tus proyectos, por lo que cubriremos los pasos
bsicos que te garantizarn un adecuado seguimiento de un proyecto con la
tcnica de valor ganado.
Son 4 tareas, cada una con una duracin de 10 das. Todas las tareas se
ejecutan en paralelo con el fin de poder comparar los resultados del valor ganado.
Para que Microsoft Project calcule bien el valor ganado, debes configurar la
aplicacin y tu proyecto de manera apropiada, por lo que para este ejercicio
guiado, te recomiendo leer esta otra entrada que da una introduccin al valor
ganado en Microsoft Project.
El valor ganado solo se calcular cuando reportes valores reales, por lo que
necesitas comenzar a ejecutar o reportar el avance del proyecto para que
Microsoft Project calcule el valor ganado.
Como podrs ver, el mtodo de seguimiento del valor ganado o valor acumulado
es [% completado]. La lnea base principal est guardada y es la que utilizaremos
para el clculo del valor ganado.
Por ahora, esto es todo en lo que respecta a las opciones de clculo. Dedicar
otro artculo a analizar en profundizar este tema.
Por ahora, esto es todo en lo que respecta a las opciones de clculo de los costos
reales. Dedicar otro artculo a analizar en profundizar este tema.
Configurar la hoja de
recursos y los costos de los
recursos
Por definicin, es OBLIGATORIO planear los costos de un proyecto sin deseas
trabajar con la tcnica de valor ganado. En el caso de Microsoft Project, no es
diferente.
En este ejemplo, hemos configurado 3 recursos, uno de cada tipo, tal como se
muestra en la siguiente imagen.
Como puedes observar, los recursos de tipo trabajo y material tienen configurados
la tasa estndar, es decir, el costo unitario de las horas hombre y las unidades de
consumo de los materiales. Nota que el recurso de tipo material tiene la etiqueta
de material definida como Unidades.
Projectzate Ejemplo de valor ganado en Microsoft Project Tarea con recurso de tipo
trabajo
Esta tarea tiene una duracin de 10 das y el recurso trabajo tendr una
dedicacin del 100%, es decir, trabajar las 8h/da durante estos 10 das, lo que
representa un total de 80 horas hombre en total.
Projectzate Ejemplo de valor ganado en Microsoft Project Tarea con recurso de tipo
material
Esta tarea tiene una duracin de 10 das. En esta tarea, se consumir un total de
80 unidades, durante los 10 das.
Los costos fijos funcionan bien para efectos del clculo del valor ganado en
Microsoft Project y solo tienes que insertar la columna [Costo fijo] en la tabla de
entrada para las tareas.
En el men Proyecto;
En el men Formato
En el Diagrama de Gantt observars una barra gris debajo de la barra roja, para
cada una de las tareas. Esa es la lnea base y nos ayudar a entender las
desviaciones de fechas y duraciones de nuestro proyecto.
Tipos de recursos;
Costos fijos;
Configurar la fecha de
estado, cada vez que vayas
a reportar avances
La fecha de estado es un elemento clave que hay que configurar cuando
hablamos del valor ganado en Microsoft Project, porque permite definir la fecha
de corte para la que queremos hacer seguimiento en un proyecto.
Ahora bien, casi nunca la fecha de estado es igual a la fecha en la que estamos
haciendo el reporte, como en este ejemplo, donde la fecha de corte que deseo
reportar para el proyecto es Julio 7, aunque la fecha real es 26 de agosto.
En el men Proyecto
Projectzate Ejemplo de valor ganado en Microsoft Project Configurar cuadrcula con fecha
de estado
Configurar la cuadrcula
para mostrar la fecha de
estado
Otro aspecto importante es configurar la cuadrcula para que desde el punto de
vista grfico se vea la fecha de estado o fecha de corte en la que estamos
haciendo el reporte.
En el men Formato
Reportar el [% completado]
de cada tarea
Con respecto a los costos, mira la fila [Costo real] para la tarea 2. Microsoft Project
asume que el costo real es igual al costo de lnea base, entindase, costo
planeado, que en este caso es de $2.400 distribuidos entre el da lunes y el jueves
7 de julio, fecha de corte segn nuestra lnea base.
En lo que al costo se refiere, nuestro costo previsto o planeado era de $100 por
unidad. Esto representara una costo planeado hasta la fecha de $2.400,
equivalentes a las 24 unidades reales consumidas.
Luego, por razones del mercado, la el precio cambi a $115/unidad. Con este
nuevo costo, el costo real de las 24 unidades consumidas fue de $2.760.
En la columna [Costo real] reemplazamos los $2.400 que estima Microsoft Project
por el costo real incurrido de $2.760 y observaremos que este valor se distribuye
entre el da lunes y nuestra fecha de fecha de corte (7 de julio).
La tabla de valor
acumulado
Para efectos de este ejemplo, solo vamos a evaluar 2 indicadores del valor
ganado:
Projectzate Ejemplo de valor ganado en Microsoft Project Analizar indicadores IRP (SPI) e
IRC (CPI)
IRC = 0; IRP = 0
IRC = 1; IRP = 0