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Outlook
Informtica
Capacitacin 2004
RESUMEN
La incesante modernizacin que el INEGI ha llevado en todas sus
actividades, as como la necesidad de aprovechar eficientemente todas
las bondades que nos ofrece la Red Nacional INEGI, hace cada da
ms necesaria el uso de herramientas que nos permitan administrar
nuestro tiempo utilizando los recursos disponibles y la tecnologa que
actualmente posee el Instituto.
Outlook es una poderosa herramienta para ayudar a la organizacin de
su agenda personal ya que le permite controlar sus actividades
mediante un calendario, mostrar avisos sonoros y visuales en la
pantalla de la computadora que le recordaran de sus citas; puede
programar actividades que se repiten cclicamente; asignar tareas a
otras personas y monitorear su desarrollo, organizar reuniones a travs
de la red o personalizadas, darle seguimiento a los correos recibidos y
enviados; adems de administrador un directorio completo de sus
contactos; todo esto en un ambiente grfico y amigable al usuario con
los botones tpicos de MS Windows as como de utilidades propias del
programa, como lo son bsqueda por texto a travs de toda la
informacin del Outlook y por si fuera poco, si dispone de una agenda
electrnica puede transferir informacin de su computadora a la agenda
y viceversa.
Outlook
OBJETIVO GENERAL
Al finalizar el curso de capacitacin, los participantes utilizarn el Outlook como una herramienta para
manejo de correo, citas, contactos, tareas, calendario y diario, a fin de realizar de manera ms eficiente el
trabajo colaborativo
Objetivos particulares
Introduccin al MS-Outlook: Al finalizar el tema, los
participantes identificarn los elementos de la ventana de
Outlook, a fin de que puedan iniciar y salir del programa.
1 Correo electrnico:: Al finalizar el tema, los participantes
conocern el procedimiento para organizar el correo electrnico
en carpetas y realizar ordenaciones y filtros, as como dar
diferentes formatos a sus mensajes a fin de administrar
eficientemente los mensajes.
2 Calendario: Al finalizar el tema, los participantes usarn la
herramienta de calendario, a fin de programar citas y avisos
sobre las tareas que tiene asignadas.
3 Contactos Al finalizar el tema, los participantes conocern la
forma de crear, eliminar, ordenar y filtrar la informacin acerca de
los contactos, a fin de formar un banco de datos que sirva para la
programacin de citas a travs del correo electrnico.
4 Tareas: Al finalizar el tema, los participantes crearn,
eliminarn y asignarn tareas, a fin de llevar un control sobre sus
actividades.
5 Diario: Al finalizar el tema, los participantes configurarn la
herramienta de Diario, a fin de realizar un seguimiento de las
acciones realizadas a lo largo del tiempo.
6 Notas: Al finalizar el tema, los participantes generarn y
eliminarn notas, a fin de que sirvan como auxiliar para recordar
asuntos de importancia.
Informtica
Capacitacin 2004
Contenido
INTRODUCCIN .............................................................................................7
Qu es el Outlook?.....................................................................................7
iniciar MS Outlook ........................................................................................7
Descripcin de la Pantalla Principal..............................................................7
Outlook para hoy ..........................................................................................7
Barra de Outlook ..........................................................................................8
CORREO ELECTRNICO...............................................................................9
La bandeja de Entrada .................................................................................9
Crear un mensaje.......................................................................................10
Adjuntar un archivo a un elemento .............................................................10
Opciones de entrega ..................................................................................10
Leer un mensaje.........................................................................................11
Responder a un mensaje ...........................................................................12
Reenviar mensajes.....................................................................................12
Volver a enviar un mensaje ........................................................................12
Eliminar mensajes ......................................................................................12
Iniciar la Carpeta de Elementos Eliminados ...............................................12
Cambiar la vista de la Bandeja de Entrada.................................................13
Lista de carpetas ........................................................................................14
Manipulacin de Carpetas..........................................................................14
Eliminar una carpeta...................................................................................15
Mover mensajes .........................................................................................15
La Bandeja de salida..................................................................................15
Acerca de las categoras ............................................................................15
Ordenar......................................................................................................18
Acerca de los filtros ....................................................................................20
Acerca de los grupos..................................................................................21
Firmas ........................................................................................................22
Utilizacin de Fondos .................................................................................23
Marcas de Seguimiento..............................................................................24
Outlook
CALENDARIO ............................................................................................... 25
Las citas, las Reuniones y los Eventos ...................................................... 25
Abrir un elemento del calendario................................................................ 27
Principales actividades sobre el calendario................................................ 27
Modificar una Cita ...................................................................................... 30
Programar una Reunin............................................................................. 30
CONTACTOS ................................................................................................ 33
Abrir la carpeta de Contactos..................................................................... 34
Crear contactos.......................................................................................... 34
Eliminar un contacto................................................................................... 34
Cambiar la vista de la Carpeta ................................................................... 35
Buscar informacin de un Contacto desde un elemento ............................ 36
Crear un mensaje a partir de un contacto .................................................. 36
Crear una convocatoria de reunin a partir de un Contacto ....................... 36
Listas de distribucin personales ............................................................... 36
TAREAS ........................................................................................................ 39
Abrir una Tarea .......................................................................................... 39
Crear una Tarea......................................................................................... 40
Eliminar una Tarea..................................................................................... 43
Vistas de las Tareas................................................................................... 43
Crear una solicitud de tarea a partir de una Tarea existente ...................... 44
Copiar una tarea ........................................................................................ 44
Cambiar el nombre de una Tarea............................................................... 45
Establecer las opciones der los avisos para las Tareas nuevas................. 45
Marcar una Tarea como completada.......................................................... 45
Cambiar la configuracin de una Tarea...................................................... 45
DIARIO .......................................................................................................... 46
Descripcin del diario................................................................................. 46
Abrir una entrada del Diario ....................................................................... 46
Registrar una entrada en el diario .............................................................. 47
Eliminar una Tarea del Diario..................................................................... 49
Vistas del Diario ......................................................................................... 49
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Capacitacin 2004
Movimiento sobre la fecha en la carpeta del diario .....................................49

ACERCA DE LAS NOTAS .............................................................................51
Iniciar la carpeta de Notas..........................................................................52
Crear una Nota...........................................................................................52
Abrir una Nota ............................................................................................52
Cambiar las opciones de formato para las Notas nuevas ...........................53
Eliminar una Nota.......................................................................................53
Outlook
INTRODUCCIN
Qu es el Outlook?
Microsoft outlook es un programa de mensajera y administracin de
informacin personal que le ayuda a administrar los mensajes, citas,
contactos y tareas. Lejos de ser una simple herramienta ms para
enviar y recibir correos electrnicos,
iniciar MS Outlook
Para iniciar el Outlook, basta con dar clic en el icono que esta en el
escritorio. O bien a travs del men de inicio dirjase a la opcin
Programas y busque la opcin Outlook. Es importante mencionar que el
Outlook es diferente al Outlook Express, el cual solo tiene las utilidades
de correo electrnico y administracin de contactos.
Descripcin de la Pantalla Principal
Barra de
mens
Barra de
herramientas
Barra de
Outlook
Outlook para hoy

Outlook para hoy proporciona una vista rpida del da. Con Outlook
para hoy, puede ver cuntos mensajes tiene en la Bandeja de entrada,
las citas para los siguientes das y la lista de tareas, todo en un solo
lugar. Tambin puede realizar algunas tareas comunes, como marcar
elementos de tarea que ya ha completado. Y si desea informacin
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Capacitacin 2004
detallada acerca de una cita o reunin, simplemente de clic en ella.

Para personalizar la pgina Outlook para hoy de acuerdo con sus
necesidades, de clic en Opciones.
Barra de Outlook
En la barra del Outlook podemos encontrar accesos directos a cada una
de las utilidades que nos ofrece este programa, adems tenemos
acceso directo a Mi pc, as como a diferentes carpetas dentro del disco
duro de la maquina que estemos utilizando. Como la mayora de las
opciones que nos ofrece el Outlook es configurable segn nuestras
necesidades y preferencias.
Cambiar el aspecto del Outlook para Hoy

! En la barra de Outlook, de clic en Outlook para hoy.
! En la pgina Outlook para hoy, de clic en Personalizar Outlook para hoy.
Outlook
! En el rea Estilos, de clic en una opcin de la lista Mostrar Outlook para hoy
con este estilo.
! El grfico situado bajo la lista muestra la presentacin de la pgina de Outlook
para hoy.
! De clic en Guardar cambios.
Ver varias citas en Outlook para Hoy

! En el rea Calendario, escriba un nmero de das. Las citas que tienen lugar
dentro de este intervalo de tiempo aparecern en la pgina Outlook para hoy
bajo Calendario.
Cambiar Tareas
!
!
!
!
En la barra de Outlook, de clic en Outlook para hoy.

En la pgina Outlook para hoy, de clic en Personalizar Outlook para hoy.
En el rea Tareas, de clic en la opcin que desee.
De clic en Guardar cambios.
Ordenar lista de tareas

! En el rea Tareas, de clic en una opcin de la lista Ordenar mi lista de tareas
por.
! Para ordenar las tareas por un segundo criterio, de clic en una opcin de la
lista Luego por.
CORREO ELECTRNICO
La bandeja de Entrada
En la bandeja de entrada vamos a encontrar los mensajes de correo
electrnico que hemos recibido, tanto aquellos que ya fueron ledos
como los mensajes nuevos. Al respecto podemos configurara el Outlook
para que nos informe cuando recibimos un mensaje nuevo mediante un
aviso sonoro y/o visual
! De clic en Bandeja de entrada
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Capacitacin 2004
Crear un mensaje
! En el men Archivo, elija Nuevo y, a continuacin, de clic en Mensaje.
! Escriba los nombres de los destinatarios en los cuadros Para, CC y CCO. Para
seleccionar destinatarios en una lista, de clic en los botones Para, CC o CCO.
! En el cuadro Asunto, escriba el asunto del mensaje.
! En el cuadro de texto, escriba el mensaje.
Adjuntar un archivo a un elemento

! Cree o abra el elemento al que desea adjuntar el archivo.
! Site el punto de insercin en el cuadro de texto del elemento y de clic en
Insertar archivo.
! Elija el archivo que desea adjuntar y de clic en Insertar.
! En un mensaje, de clic en Enviar y, en otro tipo de elemento, de clic en
Guardar y cerrar.
Opciones de entrega
RETRASAR LA ENTREGA DE UN MENSAJE
! En el mensaje, de clic en Opciones.
! Active la casilla de verificacin No entregar antes del y, a continuacin, escriba

la fecha y la hora de entrega que desee.
! Para proporcionar una hora, debe escribir en el cuadro.
ESTABLECER EL NIVEL DE IMPORTANCIA DE UN MENSAJE

! Cree o abra un mensaje.
! En el men Ver, de clic en Opciones.
! En la lista Importancia, realice una de las siguientes acciones:
Para marcar un mensaje como muy importante, de clic en Alta.
Para marcar un mensaje como no importante, de clic en Baja.
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Para quitar el smbolo del nivel de importancia del mensaje, de clic de

nuevo en Normal.
Nota Puede marcar todos los mensajes que enve con el mismo nivel de importancia.
En el men Herramientas de la ventana principal, de clic en Opciones, de clic en la
ficha Preferencias y, a continuacin, de clic en Opciones de correo electrnico. De
clic en Opciones de correo avanzadas y, a continuacin, en el cuadro Importancia, de
clic en el nivel de importancia que desee utilizar.
MARCAR UN MENSAJE COMO PRIVADO, PERSONAL O

CONFIDENCIAL
! En el mensaje cuyo carcter desee establecer, de clic en Opciones.
! En el cuadro Carcter, de clic en la opcin que desee.
Notas Al marcar un mensaje como Privado, se evita que el mensaje pueda ser
modificado una vez enviado.
Puede marcar todos los mensajes que enve con el mismo carcter. En el men
Herramientas de la ventana principal, de clic en Opciones, de clic en la ficha
Preferencias y, a continuacin, de clic en Opciones de correo electrnico. De clic en
Opciones de correo avanzadas y, a continuacin, en el cuadro Carcter, de clic en el
carcter que desee utilizar.
MOSTRAR U OCULTAR EL CAMPO CON EN UN MENSAJE

! Cree un mensaje.
! En el men Ver, de clic en Campo CCO.
MARCAR MENSAJES COMO LEDOS O NO LEDOS
! Seleccione los mensajes que desee cambiar.

! Para marcar mensajes como ledos, de clic en el men Edicin y, a
continuacin, de clic en Marcar como ledo.
! Para marcar mensajes como no ledos, de clic en el men Edicin y, a
continuacin, de clic en Marcar como no ledo.
Notas Para marcar todos los mensajes de una carpeta como ledos, de clic en el men
Edicin y, a continuacin, de clic en Marcar todos como ledos.
Si utiliza el panel de vista previa para leer mensajes, los mensajes pueden marcarse
automticamente como ledos una vez vistos.
Si selecciona un mensaje respondido o reenviado, el smbolo del mensaje no cambia
cuando se marca el mensaje
Leer un mensaje
! De clic en Bandeja de entrada.
! En la lista de mensajes, haga doble clic en el mensaje que desee abrir.
NOTIFICARME CUANDO LLEGAN MENSAJES NUEVOS
! En el men Herramientas, de clic en Opciones.
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! De clic en la ficha Preferencias y, a continuacin, de clic en Opciones de

correo electrnico.
! Active o desactive la casilla de verificacin Mostrar un mensaje de notificacin
cuando llegue nuevo correo.
! Nota Tambin puede hacer que se reproduzca un sonido o que cambie el
cursor del mouse (ratn) cuando lleguen mensajes. En el men Herramientas,
de clic en Opciones, de clic en Preferencias, de clic en Opciones de correo
electrnico, de clic en Opciones de correo avanzadas y, a continuacin, bajo
Cuando lleguen nuevos elementos, seleccione las opciones que desee.
Responder a un mensaje
! Abra el mensaje al que desee responder.
! Para responder slo al remitente del mensaje, de clic en Responder.
! Para responder a todos los destinatarios de los cuadros Para y CC, de clic en
Responder a todos.
Reenviar mensajes
! Seleccione los mensajes que desee reenviar.

! De clic en Reenviar.
! Escriba los nombres de los destinatarios en los cuadros Para, CC y CCO. Para
seleccionar destinatarios en una lista, de clic en los botones Para, CC o CCO.
! Si desea reenviar varios mensajes, escriba el asunto del mensaje en el cuadro
Asunto.
! De clic en Enviar.
Nota Si selecciona varios mensajes, se reenviarn como datos adjuntos en un

mensaje nuevo.
Volver a enviar un mensaje

Slo es posible enviar de nuevo los mensajes ya enviados.
! En la Lista de carpetas, de clic en Elementos enviados.
! Abra el mensaje que desee enviar de nuevo.

! En el men Acciones, de clic en Enviar de nuevo este mensaje y, despus, de
clic en Enviar.
Eliminar mensajes
! Seleccione los mensajes que desee eliminar.

! De clic en Eliminar.
Iniciar la Carpeta de Elementos Eliminados
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En la Lista de carpetas, de clic en elementos eliminados.
Outlook
Cambiar la vista de la Bandeja de Entrada
Para utilizar cualquiera de las vistas siguientes, de clic en Bandeja de

entrada En el men Ver, elija Vista actual y, a continuacin, de clic en
la vista que desee. Cada vista, excepto Escala de tiempo de mensajes,
muestra la importancia, el tipo de mensaje, si hay datos adjuntos a una
marca y el asunto.
De clic en esta vista
Para ver los mensajes
Mensajes
En una lista.
Mensajes con vista previa

automtica
En una lista con las tres

primeras lneas del texto del
mensaje mostradas.
Por marca de seguimiento
En una lista agrupados por

marcas. Tambin muestra la
fecha de vencimiento para la
accin de la marca de
seguimiento.
ltimos siete das
Que llegaron en los ltimos

siete das, en una lista.
Marcado para los prximos siete

das
En una lista que muestra un

indicador para las acciones de
seguimiento que vencen en los
prximos siete das.
Por tema de conversacin

temas.
Por remitente

remitente.
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Capacitacin 2004
Para ver los mensajes
Mensajes sin leer
Que estn marcados como no

ledos, en una lista.
Enviado a
En una lista que muestra los

nombres de los destinatarios
del mensaje (en lugar del
remitente).
Escala de tiempo de mensajes
Representados por iconos

ordenados cronolgicamente
por fecha de envo, en una
escala de tiempo.
Lista de carpetas
Muestra las carpetas disponibles en el
buzn. Para mostrar la Lista de carpetas, en
el men Ver, de clic en Lista de carpetas.
Para ver las subcarpetas, de clic en el signo
ms (+) situado junto a la carpeta.
! Seleccione los mensajes que desee mover.
! De clic en Mover a una carpeta y, a
continuacin, de clic en el nombre de la
carpeta a la que desee mover los mensajes.
Para mover a una carpeta no incluida en la

lista, de clic en Mover a una carpeta y, a continuacin, en la lista
Mover los elementos seleccionados a la carpeta, de clic en la
carpeta a la que desee mover los mensajes.
Manipulacin de Carpetas
Mostrar u ocultar carpetas
Para ver la Lista de carpetas, de clic en el men Ver y, a

continuacin, de clic en Lista de carpetas.
Mover una carpeta

! En el men Ver, de clic en Lista de carpetas.
! De clic en la carpeta que desee mover.
! En el men Archivo, elija Carpeta y, a continuacin, de clic en Mover
Nombre de la carpeta.
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Outlook
! En la lista Mover la carpeta seleccionada a la carpeta, de clic en la

ubicacin a la que desee mover la carpeta
Mover automticamente a una carpeta los mensajes enviados por un

usuario
! Seleccione un mensaje procedente de la persona cuyos mensajes desee mover

automticamente a una carpeta.|
! De clic en Organizar.
! De clic en Mediante carpetas.
! En el segundo elemento con vieta, de clic en las opciones que desee.
! Para mover mensajes a una carpeta no incluida en la lista, de clic en Nueva
carpeta en el cuadro a.
! De clic en Crear.
Eliminar una carpeta

! En el men Ver, de clic en Lista de carpetas.
! De clic en la carpeta que desee eliminar.
! En el men Archivo, elija Carpeta y, a continuacin, de clic en Eliminar
Nombre de la carpeta
En la Lista de carpetas, de clic en Bandeja de salida.
Mover mensajes
! En el men Archivo, elija Nuevo y, a continuacin, de clic en Carpeta.
! En el cuadro Nombre, escriba un nombre para la carpeta.
! En el cuadro Contenido de la carpeta, de clic en el tipo de elementos que
desea que contenga la carpeta.
! En la lista Seleccionar ubicacin de la carpeta, de clic en una ubicacin
para la carpeta
La Bandeja de salida
Aqu se alojan todos aquellos mensajes que no han sido enviados aun a
travs del servidor de correo electrnico, si desea que sean enviados
inmediatamente de clic en enviar y recibir
Acerca de las categoras
Una categora es una palabra clave o una frase que le ayuda a
relacionar entre s los elementos de modo que pueda buscarlos,
ordenarlos, filtrarlos o agruparlos. Utilice las categoras para realizar un
seguimiento de los distintos tipos de elementos que estn relacionados
entre s pero almacenados en carpetas diferentes. Por ejemplo, puede
realizar un seguimiento de todas las reuniones, contactos y mensajes
del proyecto Neptuno mediante la creacin de una categora
denominada Proyecto Neptuno y la asignacin de elementos a ella.
Las categoras tambin proporcionan una forma de relacionar entre s
los elementos sin necesidad de incluirlos en carpetas independientes.
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Informtica
Capacitacin 2004
Por ejemplo, puede mantener tareas de trabajo y personales en la

misma lista de tareas y utilizar las categoras Trabajo y Personal para
ver las tareas de forma independiente.
Outlook proporciona una lista de categoras a las cuales es posible
asignar elementos, denominada la Lista principal de categoras. Puede
utilizar esta lista tal como est o bien puede agregarle sus propias
categoras.
Segn cul sea su modo de trabajo, puede:
Asignar elementos a una categora ya disponible en la Lista
principal de categoras.
Agregar una nueva categora a la Lista principal de categoras y

asignarle elementos.
Crear nuevas categoras en la Lista principal de categoras por

adelantado y asignarles elementos posteriormente.
Asignar elementos de uno en uno a las categoras a medida que

crea cada elemento.
Si importa tareas desde Microsoft Schedule+, puede utilizar Outlook

para asignar tareas a categoras del mismo modo que incluira tareas
en proyectos con Schedule+.
Puede seleccionar una categora en una lista o escribirla en el cuadro
de dilogo del elemento. Para asegurarse de que los elementos se
asignan a la categora correcta y evitar errores de escritura, es mejor
seleccionar las categoras en la lista. Los elementos pueden asignarse
a ms de una categora. Por ejemplo, una tarea puede asignarse a las
categoras Trabajo, Cliente principal y Estrategias.
Puede ver rpidamente los elementos (excepto los mensajes de correo
electrnico) agrupados por categoras. En el men Ver, elija Vista
actual y, a continuacin, de clic en Por categora.
Categoras incluidas en Outlook
Las siguientes categoras estn disponibles en la Lista principal de
categoras. Si restablece esta lista, stas son las categoras que ver
en el cuadro Categoras disponibles del cuadro de dilogo Categoras
(de clic en Categoras en el men Edicin).
Cliente principal
Metas y objetivos
Competencia
Miscelnea
Da no laborable
Personal
En espera
Personalidades
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Outlook
Estado
Principales Contactos
Estrategias
Proveedores
Favoritos
Regalos
Ideas
Tarjetas de das no laborables o

festividades
Internacional
Tiempo y gastos
Llamadas de telfono
Trabajo
Asignar un elemento a una categora

! Seleccione los elementos que desee asignar a una categora.
! En el men Edicin, de clic en Categoras.
! En el cuadro Categoras disponibles, active las casillas de verificacin
situadas junto a las categoras que desee asignar.
Si la categora que desea no est disponible, puede agregar

rpidamente una categora nueva a la Lista principal de categoras.
Escriba el nombre de la categora en el cuadro Los elementos
pertenecen a estas categoras y, a continuacin, de clic en Agregar a la
lista.
Nota Si una casilla de verificacin aparece sombreada, slo algunos de los elementos
seleccionados estn asignados a esa categora. Para agregar todos los elementos
seleccionados a la categora, de clic en la casilla de verificacin sombreada hasta que
aparezca una marca de verificacin sin sombreado. Para quitar todos los elementos
seleccionados de la categora, de clic en la casilla de verificacin sombreada hasta
que se desactive
Crear nuevas categoras para su uso posterior

! En el men Edicin, de clic en Categoras.
Si Categoras no est disponible, de clic en cualquier elemento y
vuelva a intentarlo.
! De clic en Lista principal de categoras.
! En el cuadro Nueva categora, escriba un nombre para la categora.
! De clic en Agregar.
Asignar un elemento a una categora cuando se crea el elemento
! Cree un elemento.
! Realice una de las siguientes acciones:
a. En un mensaje, de clic en Opciones
b. En una cita o una reunin, de clic en la ficha Cita.
c. En una tarea o una solicitud de tarea, de clic en la ficha Tarea.
d. En un contacto, de clic en la ficha General.
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Capacitacin 2004
En una nota, de clic en el icono de nota en la parte superior de la nota.

! De clic en Categoras.
! En el cuadro Categoras disponibles, active las casillas de verificacin
situadas junto a las categoras que desee.
Si la categora deseada no est disponible, puede agregar rpidamente

una categora nueva a la Lista principal de categoras. Escriba el
nombre de la categora en el cuadro Los elementos pertenecen a
estas categoras y, a continuacin, de clic en Agregar a la lista.
Nota En cualquier elemento, excepto en una nota o un mensaje, puede escribir el
nombre de la categora en el cuadro Categoras en lugar de seleccionarlo en el cuadro
Categoras disponibles. Si utiliza este mtodo, asegrese de escribir correctamente el
nombre de la categora, puesto que de lo contrario el elemento no se asignar a una
categora de la Lista principal de categoras. Las categoras que no estn incluidas en
la Lista principal de categoras no estn disponibles en el cuadro de dilogo
Categoras para asignarles otros elementos.
Quitar elementos de una categora

!
!
!
!
Busque los elementos que desee quitar de una categora.

Seleccione los elementos.
En el men Edicin, de clic en Categoras.
En el cuadro Categoras disponibles, desactive las casillas de verificacin
situadas junto a las categoras de las cuales desee quitar los elementos.
Buscar todos los elementos de una categora

! En el men Herramientas, de clic en Bsqueda avanzada.
! En el cuadro Buscar, de clic en Cualquier elemento de Outlook.
! Si la carpeta en la que desea buscar no aparece en el cuadro En o si desea

buscar en ms de una carpeta, de clic en Examinar para seleccionarla en una
lista. En el cuadro Carpetas, active las casillas de verificacin situadas junto a
las carpetas en las que desee buscar y desactive las casillas de verificacin
situadas junto a las carpetas en las que no desee buscar. De clic en Aceptar.
! De clic en la ficha Opciones adicionales.
! De clic en Categoras y, a continuacin, active la casilla de verificacin
situada junto a la categora que desee.
Si la categora que desea no est disponible en el cuadro Categoras

disponibles, de clic en Lista principal de categoras, escriba un
nombre para la categora, de clic en Agregar y, a continuacin, de clic
en Aceptar.
! De clic en Aceptar y, a continuacin, de clic en Buscar ahora
Ordenar
La ordenacin es una forma de organizar elementos en orden
ascendente o descendente. Puede ordenar los elementos de cualquier
vista, segn un campo o segn varios campos, con la excepcin de las
vistas basadas en tiempo, como la vista Da, semana y mes y la escala
18
Outlook
de tiempo. Por ejemplo, puede ordenar una lista de mensajes de correo

electrnico alfabticamente por remitente y a continuacin por asunto.
O bien, puede ordenar las tareas por fecha de vencimiento para ver el
orden con que debe dedicarse a ellas.
Con la ordenacin, se ven todos los elementos en una lista en orden
ascendente o descendente; por ejemplo, mensajes de correo
electrnico organizados alfabticamente por asunto. Con la agrupacin,
se ven los ttulos bajo los cuales estn agrupados elementos
relacionados, como por ejemplo todos los mensajes organizados por
remitente. La agrupacin es similar a un esquema en que es posible
expandir o contraer los ttulos para ver los elementos agrupados bajo
ellos.
Ordenar los elementos agrupados de una tabla
! En el men Ver, elija Vista actual y, a continuacin, de clic en una vista que
muestre los elementos en una tabla.

! Agrupe los elementos si todava no lo ha hecho.
! En el men Ver, elija Vista actual y, a continuacin, de clic en Personalizar
la vista actual.
! De clic en Ordenar.
! En el cuadro Ordenar elementos por, de clic en un campo por el cual desee
ordenar.
Si el campo que desea no se encuentra en el cuadro Ordenar

elementos por, de clic en un conjunto de campos diferente en el
cuadro Seleccionar campos disponibles en.
! De clic en Ascendente o en Descendente para establecer el orden.
! Para ordenar por un campo adicional, de clic en un campo en el cuadro Luego
por.
Nota Si el campo por el que se ordena es el mismo por el que estn agrupados los
elementos del campo, Outlook ordena los ttulos de grupo en lugar de los elementos de
cada grupo. Para ordenar los elementos individuales de un grupo, de clic en un
cuadro Ordenar elementos por que sea diferente del campo Agrupar por que ha
elegido
Ordenar una lista de elementos

muestre elementos en un tipo de vista de tabla, de tarjetas de visita o de
iconos.
la vista actual.
! En el cuadro Ordenar elementos por, de clic en un campo por el cual desee
ordenar.
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Informtica
Capacitacin 2004
Si el campo que desea seleccionar no se encuentra en el cuadro

Ordenar elementos por, de clic en un conjunto de campos diferente en
el cuadro Seleccionar campos disponibles en.
! De clic en Ascendente o en Descendente para establecer el orden.
! Para ordenar por un campo adicional, de clic en un campo del cuadro Luego
por.
Notas Cuando se ordena por ms de un campo, se ordenan todos los elementos por el
primer campo y, a continuacin, dentro de ese orden, se vuelven a ordenar por el
segundo campo. Por ejemplo, si elige ordenar alfabticamente y luego por nmeros, la
estructura de ordenacin es la siguiente "A 1 2 3, B 1 2 3".Una columna creada
mediante un campo personalizado o un campo de frmula no puede ordenarse .Las
abreviaturas RE y RV del cuadro Asunto se pasan por alto al ordenar mensajes
alfabticamente por asunto.
Quitar la ordenacin
la vista actual.
! En el cuadro Ordenar elementos por, de clic en ninguno
Acerca de los filtros

Un filtro es una forma sencilla de ver slo los elementos o archivos que
cumplen las condiciones especificadas. Por ejemplo, puede filtrar todos
los elementos que contengan "Antonio Moreno" en el cuadro De para
ver slo los elementos de Antonio Moreno. Todos los dems elementos
siguen estando en la carpeta y pueden volver a verse quitando el filtro.
Cuando se aplica un filtro a una carpeta seleccionada, la barra de estado
muestra las palabras "Filtro aplicado" en la esquina inferior izquierda de la
pantalla
Crear o modificar un filtro para una carpeta sin conexin

! En el men Herramientas, elija Sincronizar y de clic en Configuracin de
carpetas sin conexin.

! De clic en la carpeta que desea filtrar y de clic en Filtrar carpeta seleccionada.
! Seleccione las opciones de filtro deseadas.
! Para filtrar mediante criterios adicionales como una categora o el nivel de
importancia, de clic en la ficha Opciones adicionales y seleccione las opciones
deseadas.
! Para filtrar mediante campos adicionales o personalizados, de clic en la ficha
Avanzado y seleccione las opciones deseadas.
Nota Si selecciona ms de una opcin, slo aparecern los elementos que cumplan
todos los criterios. Sin embargo, si utiliza el mismo campo para establecer varios
criterios, aparecern los elementos que cumplan un criterio del campo.
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Outlook
Quitar un filtro
la vista actual.
! De clic en Filtrar.
! En la esquina inferior derecha, de clic en Borrar todo.
Acerca de los grupos

Un grupo es un conjunto de elementos con algo en comn, como por
ejemplo mensajes de correo electrnico del mismo remitente o tareas
con la misma fecha de vencimiento. Agrupe elementos para ver juntos
elementos relacionados, de forma similar a un esquema. Por ejemplo,
agrupe los elementos por prioridad para separar los elementos de
prioridad alta de los elementos de prioridad baja. Puede expandir o
contraer los ttulos de los grupos para mostrar u ocultar los elementos
que contienen.
Slo se pueden agrupar los elementos que se encuentran en un tipo de
vista de tabla o de escala de tiempo. Cuando se agrupan elementos por
un campo que puede contener ms de una entrada, como el campo
Categoras, los elementos pueden aparecer ms de una vez en la tabla
o en la escala de tiempo. Por ejemplo, si agrupa por el campo
Categoras y un elemento tiene dos categoras, como Trabajo e Ideas,
el elemento se enumera bajo el ttulo de grupo Trabajo y bajo el ttulo
de grupo Ideas. Aunque el elemento se ve ms de una vez, en realidad
existe como un solo elemento. Cualquier cambio realizado en una
repeticin del elemento se almacena con todas las repeticiones del
elemento agrupar elementos
muestre elementos en un tipo de vista de tabla o de escala de tiempo.

la vista actual.
! De clic en Agrupar por...
! En el cuadro Agrupar elementos por, de clic en un campo por el cual
agrupar los elementos.
Si el campo que desea seleccionar no est en el cuadro Agrupar

elementos por, de clic en un conjunto de campos diferente en el
cuadro Seleccionar campos disponibles en.
! De clic en Ascendente o en Descendente para elegir el orden de los ttulos
de grupo.
! Para mostrar el campo por el cual desea agrupar los elementos, active la casilla
de verificacin Mostrar el campo en la vista.
! Para agrupar por subgrupos, de clic en un campo en el cuadro Luego por.
21
Informtica
Capacitacin 2004
Desagrupar elementos
la vista actual.
! De clic en Agrupar por.
! En el cuadro Agrupar elementos por, de clic en ninguno
Firmas
CREAR UNA FIRMA PARA LOS MENSAJES
! En el men Herramientas, de clic en Opciones y, a continuacin, de clic en la
ficha Formato de correo.

! En el cuadro Enviar en este formato de mensaje, de clic en el formato de
mensaje con el que desee utilizar la firma.
! De clic en Selector de firmas y, a continuacin, de clic en Nuevo.
! En el cuadro Escriba un nombre para su nueva firma, escriba un nombre.
! En Elija cmo crear su firma, seleccione si desea empezar desde cero o utilizar
una firma existente.
! Para seleccionar un archivo en el que basar su firma, escriba la ruta de acceso
y el nombre de archivo en el cuadro Utilizar este archivo como plantilla o bien
de clic en Examinar para seleccionarla en una lista.
! De clic en Siguiente.
! En el cuadro Texto de la firma, escriba el texto que desee incluir en la firma.
! Tambin puede pegar texto de otro documento en el cuadro Texto de la firma.
! Para cambiar el formato del prrafo o de la fuente, seleccione el texto, de clic
en Fuente o en Prrafo y, a continuacin, seleccione las opciones que desee.
Estas opciones no estn disponibles si utiliza texto sin formato como formato
del mensaje.
Notas Para cambiar el fondo o las fuentes utilizados en el mensaje, emplee los diseos
de fondo.Si utiliza Microsoft Word como editor de correo electrnico, puede crear su
firma en Word.
ESTABLECER LA FIRMA PREDETERMINADA

! En el cuadro Utilizar esta firma de forma predeterminada, de clic en la firma
que desee.
! Active o desactive la casilla de verificacin No utilizar al responder o reenviar.
INSERTAR UNA FIRMA EN UN MENSAJE

! Cree o abra el mensaje.
! En el cuadro de texto, de clic en el lugar en que desee insertar la firma.
! En el men Insertar, elija Firma y, a continuacin, de clic en la firma que
desee.
Si la firma que desea insertar no est incluida en la lista, de clic en Ms y, en el
cuadro Firma, seleccione la firma que desee utilizar.
22
Outlook
CAMBIAR UNA FIRMA

! De clic en Selector de firmas.
! En el cuadro Firma, de clic en la firma que desee cambiar y, a continuacin, de
clic en Modificar.
! En el cuadro Texto de la firma, escriba el texto que desee incluir en la firma.
Tambin puede pegar texto de otro documento en el cuadro Modificar la firma.
! Para cambiar el formato del prrafo o de la fuente, seleccione el texto, de clic
en Fuente o en Prrafo y, a continuacin, seleccione las opciones que desee.
Estas opciones no estn disponibles si utiliza texto sin formato como formato
del mensaje.
Nota Para cambiar una firma slo en un mensaje, escriba los cambios directamente
en la firma en ese mensaje.
DEJAR DE UTILIZAR UNA FIRMA O UN DISEO DE FONDO

AUTOMTICOS

! Para dejar de utilizar diseos de fondo, en el cuadro Utilizar este diseo de
fondo de forma predeterminada, de clic en <Ninguno>.
Para dejar de utilizar una firma, en el cuadro Utilizar esta firma de forma
predeterminada, de clic en <Ninguno>.
Para desactivar una firma para los mensajes respondidos o reenviados, active
la casilla de verificacin No utilizar al responder o reenviar.
Notas Para quitar una firma slo de un mensaje, seleccione la firma en el mensaje y,
a continuacin, presione la tecla SUPRIMIR (SUPR). Para quitar un diseo de fondo
slo de un mensaje, en el men Acciones, elija Nuevo mensaje de correo con y, a
continuacin, de clic en HTML (sin diseo de fondo).
Utilizacin de Fondos
CREAR DISEOS DE FONDO
Este procedimiento slo est disponible si utiliza HTML como formato del mensaje.
! En el cuadro Enviar en este formato, de clic en HTML.
! De clic en Selector de diseo de fondo y, a continuacin, de clic en Nuevo.
! En el cuadro Especifique un nombre para el nuevo diseo de fondo, escriba un
nombre.
! En Elija la forma de crear el diseo de fondo, seleccione si desea empezar
desde cero o si desea utilizar diseos de fondo existentes.
23
Informtica
Capacitacin 2004
Para seleccionar un archivo en el que basar el diseo de fondo, escriba la ruta

de acceso y el nombre del archivo en el cuadro Utilizar este archivo como
plantilla o de clic en Examinar para seleccionarlo en una lista.
! De clic en Siguiente.
! Seleccione las opciones que desee utilizar.
!
Notas Si le gusta el diseo de fondo de un mensaje que haya recibido, gurdelo con
sus diseos de fondo. En el mensaje, de clic en el men Archivo, seleccione Guardar
como diseo de fondo y de clic en Aceptar. Si desea agregar automticamente texto a
los mensajes de correo electrnico que enve, como por ejemplo una respuesta
estndar a los mensajes, utilice una firma.
CREAR UN MENSAJE NUEVO CON DISEO DE FONDO

! En el men Acciones, elija Nuevo mensaje de correo con y, a continuacin, de
clic en el diseo de fondo que desee utilizar.
Si el diseo de fondo que desea utilizar no est incluido en la lista, de clic en Ms
diseos de fondo y, en el cuadro Diseo de fondo, seleccione el que desee utilizar.
ESTABLECER EL DISEO DE FONDO PREDETERMINADO
! En el cuadro Utilizar este diseo de fondo de forma predeterminada, de clic en
el diseo de fondo que desee utilizar.
! ELIMINAR EL DISEO DE FONDO
! Este procedimiento slo est disponible si utiliza HTML como formato del
mensaje.
! De clic en Selector de diseo de fondo.
! En el cuadro Diseo de fondo, de clic en el diseo de fondo que desee eliminar
y, a continuacin, de clic en Quitar
Marcas de Seguimiento
MARCAR UN MENSAJE O UN CONTACTO PARA SU SEGUIMIENTO
!
!
!
!
Seleccione el mensaje o el contacto que desee marcar.

En el men Acciones, de clic en Marca de seguimiento.
En el cuadro Marca, de clic en la marca que desee o escriba su propia marca.
Escriba una fecha en el cuadro Vencimiento
CAMBIAR LA FECHA DE VENCIMIENTO DE UNA MARCA

! Seleccione el mensaje o el contacto cuya fecha de vencimiento desee cambiar.
! En el men Acciones, de clic en Marca de seguimiento.
! Escriba una fecha en el cuadro Vencimiento.
24
Outlook
Nota Los elementos cuya fecha de vencimiento ha transcurrido aparecen en el color

establecido en el cuadro de dilogo Formato automtico. De forma predeterminada,
los elementos marcados cuya fecha de vencimiento ha transcurrido aparecen en rojo.
MARCAR UN MENSAJE O UN CONTACTO COMO COMPLETADO

! Seleccione el mensaje o el contacto que desee marcar como completado.
! Active la casilla de verificacin Completado
BORRAR UNA MARCA
! Seleccione el mensaje o contacto cuyas marcas desee borrar.

! De clic en Borrar marca.
Ejercicios
Ordene la Bandeja de entrada segn remitente.
Enve un correo adjuntando un archivo, turnando copia a dos

personas ms y que tenga marca de informativo.
Reenve un mensaje con carcter de confidencial y de

importancia alta.
Elimine un mensaje, entre a la carpeta de mensajes eliminados y

mueva el mensaje a la carpeta de borradores.
CALENDARIO
Las citas, las Reuniones y los Eventos
25
Informtica
Capacitacin 2004
Las citas son actividades programadas en el Calendario que no

implican invitar a otras personas ni reservar recursos.
Puede establecer avisos para las citas. Tambin puede especificar la
forma en que otros usuarios ven su Calendario mediante de la
designacin del tiempo que ocupa una cita como ocupado, disponible,
provisional o fuera de la oficina. Es posible programar citas peridicas.
Cuando se hace clic en una cita se selecciona y cuando se hace doble
clic en el cuadro de movimiento izquierdo se abre. Puede ver las citas
por da, semana o mes.
Cuando se seleccionan horas de comienzo y finalizacin para una cita,
se puede utilizar la funcionalidad Autofecha y escribir texto como
"prximo Martes" o "medioda" en lugar de escribir una fecha u hora
exactas.
Puede programar una cita en su propio Calendario y, adems, otros
usuarios pueden concederle permiso para programar o realizar cambios
en sus Calendarios. Las citas tambin pueden establecerse como
privadas. Una reunin es una cita a la que se invita a otras personas o
para la cual se reservan recursos.
Puede crear y enviar convocatorias de reunin y reservar recursos para
las reuniones cara a cara o para las conferencias en lnea. Para crear
una conferencia en lnea, como las establecidas con NetMeeting, active
la casilla de verificacin Esta conferencia en lnea utiliza en la ficha Cita
de la convocatoria de reunin. Cuando se crea una reunin, se
identifica a las personas a las que se va a invitar y los recursos que se
van a reservar y se elige una hora de reunin. Las respuestas a la
convocatoria de reunin aparecen en la Bandeja de entrada. Para
realizar un seguimiento de las respuestas, abra una reunin y de clic en
Mostrar estado de los asistentes en la ficha Disponibilidad del asistente
del cuadro de dilogo Reunin. Tambin es posible agregar usuarios a
una reunin existente o volver a programar una reunin. Un evento es
una actividad que dura 24 horas o ms.
Un evento puede ser, por ejemplo, una feria comercial, las olimpiadas,
un da no laborable o un seminario. Un evento anual, como un
cumpleaos o un aniversario, se produce una vez al ao en una fecha
especfica, mientras que un evento estndar se produce una sola vez y
puede durar uno o varios das. Los eventos y los eventos anuales no
ocupan bloques de tiempo en el Calendario, sino que aparecen en
ttulos. Una cita de todo el da muestra la hora como ocupada cuando la
ven otros usuarios, mientras que un evento o un evento anual muestra
la hora como disponible.
26
Outlook
Abrir un elemento del calendario

! De clic en Calendario.
! De clic en el elemento que desee abrir.
! En el men Archivo, elija Abrir y, a continuacin, de clic en Elementos

seleccionados.
! Si se trata de un elemento peridico, de clic en Abrir esta repeticin o en Abrir
la serie.
Sugerencia Para abrir el elemento, tambin puede hacer doble clic en l.
Principales actividades sobre el calendario

Cambiar la cantidad de tiempo que se muestra en un Calendario
De un da
De siete das
De cinco das, de lunes a viernes
De un mes
PROGRAMAR EN EL CALENDARIO EL TIEMPO PARA COMPLETAR
UNA TAREA
! Arrastre la tarea para la que desee programar tiempo desde Tareas hasta
Calendario.
! En la ficha Cita, seleccione las opciones que desee.
! De clic en Guardar y cerrar.
Informacin que puede escribirse en los campos fecha y hora
27
Informtica
Capacitacin 2004
En lugar de escribir los nmeros de una fecha o una hora, puede escribir la descripcin
con palabras. A continuacin, Outlook convierte automticamente la descripcin en un
formato numrico. Esta conversin se denomina Autofecha. Por ejemplo, si escribe
una semana a partir de hoy en un campo de fecha, Outlook muestra los nmeros que
representan el mes, da y ao correctos.
La siguiente lista muestra ejemplos de la informacin que se puede escribir en los
campos de fecha y hora. Utilice esta lista como referencia y trate de escribir algunas
descripciones propias. Por ejemplo, podra escribir Feb en lugar de Febrero.
Fechas escritas
en un mes desde hoy
este viernes, en dos das, sesenta das despus
hace tres semanas, semana prxima
Veintitrs de julio, 28 de marzo, uno de septiembre
Horas escritas
medioda, medianoche
nueve de la maana, cinco y veinte
Descripciones de fechas y horas

ahora
ayer, hoy, maana
despus, antes, previamente, a partir de, anterior, inicio
despus, fin, terminado, a continuacin
durante, desde, ese, este, hasta, durante, al
siguiente, ltimo
Das no laborables que caen en la misma fecha todos los aos (la puntuacin es
opcional)
Ao Nuevo, Nochevieja
Cinco de Mayo
Da de la Constitucin
Da de la Independencia
Da de Todos los Santos
Da del Trabajador
Doce de octubre
Navidades, Navidad, Nochebuena
Pentecosts
28
Outlook
San Valentn
Viernes Santo
Nota Si escribe algo en un campo de fecha u hora y despus cambia de opinin,

puede eliminar la entrada o escribir ninguno.
ELIMINAR UN ELEMENTO DEL CALENDARIO
! Seleccione el elemento que desee eliminar.

Para eliminar ms de un elemento del Calendario, presione y
mantenga presionada la tecla CONTROL (CTRL) y de clic en los
elementos que desee.
! De clic en Eliminar
ESTABLECER O QUITAR LAS OPCIONES DE AVISOS PARA LAS

CITAS NUEVAS
ficha Preferencias.
! Para activar o desactivar automticamente un aviso para las citas nuevas,
active o desactive la casilla de verificacin Aviso predeterminado.
! Si ha activado la casilla de verificacin, escriba cunto tiempo antes de la cita
desea que se produzca el aviso.
CAMBIAR EL COLOR DE FONDO DEL CALENDARIO

! En el men Herramientas, de clic en Opciones y, despus, de clic en Opciones
del Calendario.
! En la lista Color de fondo, de clic en el color que desee.
Notas
El color que elija se aplica a las vistas Da y Semana laboral. Las vistas
Semana y Mes utilizan blanco y gris como colores de fondo.
El color que elija se aplica a las horas del da de la semana. A las horas
nocturnas y de fin de semana se aplica un color de fondo ms oscuro.
ACTIVAR O DESACTIVAR LOS AVISOS Y LOS SONIDOS DE AVISO

! De clic en la ficha Otros y, a continuacin, de clic en Opciones avanzadas.
! De clic en Opciones de aviso.
! Active o desactive la casilla de verificacin Mostrar el aviso.

Si se estn mostrando los avisos, puede activar o desactivar la casilla de verificacin
Reproducir un sonido y, a continuacin, escribir la ruta de acceso de un archivo de
sonido.
MOSTRAR LAS HORAS DE LAS CITAS COMO RELOJES EN

MINIATURA
! En el men Ver, elija Vista actual y, a continuacin, de clic en Personalizar la
vista actual.
! De clic en Ms opciones.
29
Informtica
Capacitacin 2004
! Bajo Semana o Mes, active la casilla de verificacin Mostrar la hora en forma de

reloj.
Modificar una Cita

! Abra la cita que desee cambiar.
! En la ficha Cita, seleccione las opciones que desee cambiar.
Sugerencia En el Calendario, puede arrastrar la cita a una fecha diferente. Tambin
puede modificar el asunto; para ello, de clic en el texto de descripcin y realice los
cambios que desee.
PROGRAMAR UNA CITA, UNA REUNIN O UN EVENTO

Una cita es una actividad programada en el Calendario que no implica invitar a otras
personas ni reservar recursos. Una cita peridica se repite de forma regular.
Un evento es una actividad que dura 24 horas o ms. Un evento anual, como un
cumpleaos o un aniversario, se produce una vez al ao en una fecha especfica. Los
eventos y los eventos anuales no ocupan bloques de tiempo en el tu Calendario, sino
que aparecen en ttulos.
ESTABLECER UN AVISO DE CITA
! Abra la cita (o la serie de citas si se trata de una cita peridica).

! Active la casilla de verificacin Aviso y, a continuacin, escriba cunto tiempo
antes de la cita desea que se produzca el aviso.
! Para personalizar el sonido del aviso slo para esta cita, de clic en el aviso y, a
continuacin, seleccione el sonido que desee que se reproduzca.
CONVERTIR UNA CITA EN PERIDICA
! Abra la cita que desee convertir en peridica.

! En el men Acciones, de clic en Periodicidad.
! De clic en la frecuencia (Diaria, Semanal, Mensual, Anual) a la que desee que
se repita la cita y, a continuacin, seleccione las opciones que desee para la
frecuencia.
! De clic en Aceptar y, a continuacin, de clic en Guardar y cerrar
CONVERTIR UNA CITA EN UNA REUNIN
Abra la cita.
De clic en la ficha Disponibilidad del asistente.
Invite a los asistentes y los recursos.
Determine una hora de reunin.
De clic en la ficha Cita.
Si no ha programado el uso de un saln, escriba la ubicacin en el cuadro
Ubicacin.
Sugerencia Para convertir rpidamente una cita en una reunin, abra la cita, de clic
en el men Acciones, de clic en Invitar a los asistentes y, a continuacin, escriba
nombres en el cuadro Para.
!
!
!
!
!
!
Programar una Reunin

Una reunin es una cita a la que se invita a otras personas o para la cual se reservan
recursos. Una reunin peridica se repite de forma regular. Las reuniones pueden ser
cara a cara o bien pueden tratarse de conferencias en lnea.
30
Outlook
! En el men Acciones, de clic en Organizar una reunin.

De clic en Autoseleccin y, a continuacin, de clic en una opcin.
De clic en Crear reunin.
En el cuadro Asunto, escriba una descripcin.
Ubicacin.
! Seleccione otras opciones que desee.
!
!
!
!
!
31
Informtica
Capacitacin 2004
Sugerencia Para enviar el orden del da o notas acerca de la reunin, adjunte un

archivo a la convocatoria de reunin.
PROGRAMAR UNA REUNIN PERIDICA

! En el men Acciones, de clic en Organizar una reunin.

De clic en Autoseleccin y, despus, de clic en una opcin.
De clic en Crear reunin.
Ubicacin.
! En el men Acciones, de clic en Periodicidad.
!
!
!
!
!
! Seleccione las opciones de frecuencia e intervalo de repeticin que desee.

! De clic en Aceptar y, a continuacin, de clic en Enviar.
32
Outlook
CANCELAR UNA REUNIN
! En el Calendario, abra la reunin que organiz.

! En el men Acciones, de clic en Cancelar reunin.
Sugerencia Para eliminar la reunin, de clic en la reunin y, a

continuacin, de clic en Eliminar.
Ejercicios
Programe una cita en su calendario para el prximo viernes a las

10:30
Invite a una reunin mensual por lo menos a dos personas, la

reunin se realizara los das 5 de cada mes, durante los
siguientes 3 meses, a las 9:00 a.m., se llevara a cabo en su rea
de trabajo.
CONTACTOS
La carpeta de contactos es la libreta de direcciones de correo
electrnico y el lugar donde se guarda la informacin de las personas y
organizaciones con las que desea comunicarse. Utilice la carpeta de
contactos para guardar las direcciones de correo electrnico,
direcciones de correspondencia, nmeros de telfono y cualquier otra
informacin relacionada con el contacto, por ejemplo, fecha de
cumpleaos o aniversario. Vincular un elemento de Outlook o un
documento de Office a un contacto le ayudar a realizar el seguimiento
de las actividades relacionadas con l.
Al escribir el nombre o la direccin de un contacto, Outlook los separa
en partes y coloca cada una en un campo diferente. Puede ordenar,
agrupar o filtrar los contactos por cualquier parte del nombre o de la
direccin que desee.
Elija un contacto de la lista de contactos y de clic en un botn o
comando de men para que Outlook enve una convocatoria de
reunin, un mensaje de correo electrnico o una solicitud de tarea al
contacto. Si tiene un mdem, tambin puede hacer que Outlook llame al
nmero de telfono del contacto, que registre la duracin de la llamada
y que guarde un registro completo en el Diario con las notas tomadas
durante la conversacin.
Puede archivar la informacin del contacto por el apellido, el nombre, el
nombre de la organizacin, el apodo o cualquier palabra que le ayude a
encontrar el contacto rpidamente, por ejemplo, "proveedor". Outlook
ofrece varios nombres con los que archivar el contacto o puede
seleccionar uno propio. Puede escribir tres direcciones por cada
contacto. Indique una direccin como direccin de correspondencia y
33
Informtica
Capacitacin 2004
utilcela para etiquetas de correo y sobres, o para crear cartas para

combinacin de correspondencia.
Abrir la carpeta de Contactos
Para iniciar la carpeta de contactos, de clic en el icono de contactos que
se ubica en la barra de Outlook o bien utilice el men en nuevo y luego
elija contactos.
Crear contactos
Un contacto es una persona u organizacin con la que se mantiene
correspondencia. Es posible almacenar informacin acerca de los
contactos, como por ejemplo, puestos, nmeros de telfono,
direcciones, direcciones de correo electrnico, direcciones de correo
electrnico de Internet y notas.
Cuando se crea un contacto, se puede escribir toda la informacin
nueva o bien se puede utilizar informacin de un contacto existente de
la misma compaa.
Crear un contacto con informacin nueva
! En el men Archivo, elija Nuevo y, a continuacin, de clic en Contacto.
! En el cuadro Nombre completo, escriba un nombre para el contacto.
! Escriba la informacin que desee incluir para el contacto.
! De clic en Guardar y cerrar
Eliminar un contacto
! De clic en Contactos
! Seleccione los contactos que desee eliminar.
34
Outlook
! De clic en Eliminar
Nota Cuando se elimina un contacto, no se eliminan las entradas del Diario que
hacen referencia a ese contacto.
Cambiar la vista de la Carpeta

Para utilizar cualquiera de las vistas siguientes, de clic en Contactos
. En el men Ver,
Ver elija Vista actual y, a continuacin, de clic en la
vista que desee.
Para ver los contactos
Tarjetas de visita
En tarjetas individuales con una

direccin de correo y nmeros de
telfono de trabajo y particulares.
Tarjetas de visita detalladas
En tarjetas individuales con

direcciones de trabajo y particulares,
nmeros de telfono y detalles
adicionales.
Lista de telfonos
En una lista con el nombre de la

organizacin, el nmero de telfono
del trabajo, el nmero de fax del
trabajo y el nmero de telfono
particular.
Por categora
En una lista agrupados por categoras

y ordenados por los nombres por los
cuales los contactos estn archivados
dentro de cada categora.
Por organizacin

organizacin con el puesto, el nombre
de la organizacin, el departamento, el
nmero de telfono del trabajo y el
nmero de fax del trabajo.
Por ubicacin
En una lista agrupados por pas con el

nombre de la compaa, el estado, el
pas, el nmero de telfono del trabajo
y el nmero de telfono particular.
35
Informtica
Capacitacin 2004

Por marca de seguimiento
Para ver los contactos

En una lista agrupados por indicador.
Tambin muestra la fecha de
vencimiento para la accin de
seguimiento del indicador.
Buscar informacin de un Contacto desde un elemento

Puede buscar informacin acerca de un contacto desde un mensaje de
correo electrnico, una convocatoria de reunin y una solicitud de tarea.
Tambin puede buscar informacin acerca de un contacto desde una
entrada del Diario si el nombre del contacto est subrayado en el
cuadro Contactos. El contacto debe encontrarse en la lista de contactos
original. Si dispone de varias listas de contactos en diferentes carpetas,
la lista de contactos original es la lista que se ve cuando se hace clic en
Contactos en el grupo Outlook en la barra de Outlook.
En los cuadros Para, CC y CCO de un mensaje de correo electrnico,
convocatoria de reunin o solicitud de tarea que reciba, de clic con el
botn secundario del mouse (ratn) en el nombre del contacto y, a
continuacin, de clic en Buscar contacto en el men contextual.
En el cuadro Contactos de un elemento, haga doble clic en el nombre del contacto
subrayado.
Crear un mensaje a partir de un contacto

! Seleccione el contacto, de clic en el men Acciones y, a continuacin, de clic
en Nuevo mensaje para el contacto.
! En el cuadro Asunto, escriba el asunto del mensaje.
! En el cuadro de texto, escriba el mensaje.
Crear una convocatoria de reunin a partir de un Contacto

! Seleccione el contacto, de clic en el men Acciones y, a continuacin, de clic
!
!
!
!
!
en Nueva convocatoria de reunin para el contacto.

En el cuadro Ubicacin, escriba la ubicacin.
Escriba las horas de comienzo y finalizacin.
Seleccione otras opciones que desee.
De clic en Enviar
Listas de distribucin personales

Una lista de distribucin personal es un conjunto de contactos. Es un
medio sencillo de enviar mensajes a un grupo de personas. Por
ejemplo, si enva mensajes al equipo de mercadotecnia con frecuencia,
puede crear una lista de distribucin denominada Equipo de
mercadotecnia que contenga los nombres de todos los miembros de
dicho equipo. Un mensaje que se enve a esta lista de distribucin se
36
Outlook
entregar a todos los destinatarios incluidos en la misma. Los

destinatarios ven su nombre y el de los dems destinatarios en la lnea
Para del mensaje, en lugar de ver el nombre de la lista de distribucin.
Puede utilizar las listas de distribucin en mensajes, solicitudes de
tarea, convocatorias de reunin y otras listas de distribucin personales.
Se puede agregar y eliminar nombres fcilmente de una lista de
distribucin, enviarla a otros e imprimirla.
Si anteriormente utilizaba una libreta personal de direcciones en lugar
de la lista de la carpeta de contactos para almacenar las direcciones,
puede mover fcilmente las direcciones y listas de distribucin a la
carpeta de contactos utilizando el comando Importar y exportar (men
Archivo).
! En el men Archivo, elija Nuevo y, a continuacin, de clic en Lista de
distribucin.
! En el cuadro Nombre, escriba un nombre.
! La lista de distribucin se guardar en la carpeta de contactos con el nombre
que le asigne.
! De clic en Seleccionar miembros. En la lista Mostrar los nombres que figuran
en, de clic en las libretas de direcciones que contienen las direcciones de
correo electrnico que desea incluir en la lista de distribucin.
! En el cuadro Escriba el nombre o seleccinelo en la lista, escriba el nombre que
desea incluir. En la siguiente lista, seleccione el nombre y, a continuacin, de
clic en Agregar. Seleccionar varios elementos.
! Si desea agregar una descripcin mayor de la lista de distribucin, de clic en la
ficha Notas y escriba el texto.
! De clic en Guardar y cerrar.
AGREGAR UN NOMBRE A UNA LISTA DE DISTRIBUCIN

PERSONAL
! De clic en Contactos .
! Abra la lista de distribucin en la carpeta de contactos.
! Siga uno de estos procedimientos:
Para agregar una direccin de una libreta de direcciones o una carpeta

de contactos, de clic en Seleccionar miembros.
Para agregar una direccin que no est en una carpeta de contactos o
libreta de direcciones, de clic en Agregar nuevo.
MOSTRAR LOS NOMBRES DE UNA LISTA DE DISTRIBUCIN
PERSONAL
! En un mensaje nuevo, de clic en Para.
! En la lista Mostrar los nombres que figuran en, de clic en la libreta de
direcciones que contiene la lista de distribucin acerca de la cual desea
informacin.
37
Informtica
Capacitacin 2004
! En el cuadro Escriba el nombre o seleccinelo en la lista, escriba el nombre de

la lista de distribucin. En la lista que aparece debajo, de clic en el nombre que
desee.
! De clic en Propiedades.
QUITAR UN NOMBRE DE UNA LISTA DE DISTRIBUCIN

PERSONAL
! De clic en Contactos .
! Abra la lista de distribucin en la carpeta de contactos.
! En el cuadro Nombre, de clic en el nombre que desea quitar.
! De clic en Quitar.
ACTUALIZAR UNA LISTA DE DISTRIBUCIN CON NUEVAS

DIRECCIONES DE CORREO ELECTRNICO
! De clic en Contactos.
! Abra la lista de distribucin personal de la carpeta de contactos.
! De clic en Actualizar ahora.
AGREGAR A LA CARPETA CONTACTOS UNA LISTA DE

DISTRIBUCIN RECIBIDA
! Abra el mensaje que contiene la lista de distribucin.

! De clic en la lista de distribucin adjunta y arrstrela a Contactos
Ejercicios
Cree los siguientes contactos y ubquelos en la categora de trabajo:
Margarita Ordez Mndez
38
Gerente general , telas importadas de Mxico.
Av. Carteros 1005
Col. Nuevo Mxico
CP. 84500
Nuevo Laredo Tamaulipas
Tel: 01 867 7105890
Email: mordoez@elfoco.com.mx
Federico Colmenares Prez
Proveedor, Materiales Elctricos el contacto
Calle 10 Poniente 1008
Col. El faro
CP. 10026
Veracruz , ver.
Outlook
Tel: 01229 8920649
Email: elcontacto@prodigy.net.mx
Pedro Jaime Rosales Robles
Director general deportes del campo
Av. Del valle 458
C.P. 46978
Cruz Quemada, Gro.
Tel 01745 2596487 particular
01745 2968715 oficina
Email: jaimerosales@yahoo.com.mx
Cree dos contactos de familiares o amigos y ubquelos en la categora

de personal
Organice sus contactos por categoras.
TAREAS
Una tarea es un recado personal o relacionado con el trabajo al cual
desea realizar un seguimiento hasta que se realiza. Una tarea puede
tener lugar una sola vez o varias (tarea peridica). Una tarea peridica
puede repetirse a intervalos regulares o bien puede repetirse segn la
fecha en la que se marque la tarea como completada. Por ejemplo, es
posible que desee enviar un informe de estado a su jefe el ltimo
viernes de cada mes o cortarse el pelo transcurrido un mes desde su
ltimo corte de pelo.
Las tareas peridicas se agregan de una en una a la lista de tareas.
Cuando se marca una repeticin de la tarea como completada, la
siguiente repeticin aparece en la lista.
Abrir una Tarea
! De clic en Tareas o en Calendario.
39
Informtica
Capacitacin 2004
TAREA
COMPLETADA
Busque la tarea en la lista de tareas y, a continuacin, haga doble clic en el icono

de la tarea.
Crear una Tarea

Una tarea es un recado personal o relacionado con el trabajo al cual
desea realizar un seguimiento hasta que se realiza. Una tarea puede
tener lugar una sola vez o varias (tarea peridica). Una tarea peridica
puede repetirse a intervalos regulares o bien puede repetirse segn la
fecha en la que se marque la tarea como completada. Por ejemplo, es
posible que desee enviar un informe de estado a su jefe el ltimo
viernes de cada mes o cortarse el pelo transcurrido un mes desde su
ltimo corte de pelo.
40
Outlook
ENVIAR INFORME
MARCAR TAREA
COMPLETADA
Las tareas peridicas se agregan de una en una a la lista de tareas. Cuando se marca
una repeticin de la tarea como completada, la siguiente repeticin aparece en la lista
Crear una tarea que se realice una vez

!
!
!
!
En el men Archivo, elija Nuevo y, a continuacin, de clic en Tarea.

En el cuadro Asunto, escriba un nombre de tarea.
Seleccione las opciones que desee.
De clic en Guardar y cerrar.
Crear una tarea que se repita a intervalos regulares

!
!
!
!
En el men Archivo, elija Nuevo y, a continuacin, de clic en Tarea.

En el men Acciones, de clic en Periodicidad.
41
Informtica
Capacitacin 2004
! De clic en la frecuencia (Diaria, Semanal, Mensual, Anual) a la que desee

que se repita la tarea y, a continuacin, seleccione las opciones para la
frecuencia.
No de clic en Volver a crear una tarea nueva, porque de lo contrario la

tarea no se repetir a intervalos regulares.
! Si desea que la tarea comience y finalice en fechas especficas, establezca las
fechas de comienzo y finalizacin.
Crear una tarea que se repita segn la fecha en que se complete

! En el men Archivo, elija Nuevo y, a continuacin, de clic en Tarea.

En el men Acciones, de clic en Periodicidad.
De clic en la frecuencia (Diaria, Semanal, Mensual, Anual) con la que
desee que se repita la tarea.
! De clic en Volver a crear una tarea nueva y, a continuacin, escriba una
frecuencia en el cuadro.
! Si desea que la tarea comience y finalice en fechas especficas, establezca la
fecha de comienzo y finalizacin.
!
!
!
!
Crear una solicitud de tarea a partir de una tarea existente
! En la lista de tareas, abra la tarea para la que desea crear una solicitud.
! De clic en Asignar tarea.
! En el cuadro Para, escriba el nombre de la persona a la que desea asignar la
tarea.
Para seleccionar el nombre de una lista, de clic en el botn Para.

Para
! Seleccione la fecha de vencimiento y las opciones de estado que desee.
! Si desea que la tarea se repita, de clic en Periodicidad, seleccione las
opciones que desee y, a continuacin, de clic en Aceptar. Para obtener Ayuda
acerca de una opcin, de clic en el signo de interrogacin y, a continuacin, de
clic en la opcin.
! Active o desactive las casillas de verificacin Enviarme un informe de
estado cuando esta tarea est terminada y Conservar una copia
actualizada de esta tarea en mi lista de tareas.
! En el cuadro de texto, escriba instrucciones o informacin acerca de la tarea.
ESTABLECER LA FECHA DE COMIENZO Y FIN DE UNA TAREA
! Abra la tarea cuyas fechas de comienzo y finalizacin desee establecer.

! En el cuadro Vencimiento, escriba la fecha en que la tarea debe quedar
completada.
! En el cuadro Inicio, escriba una fecha para empezar a trabajar en la tarea.
! Para restablecer la fecha de comienzo sin cambiar la fecha de vencimiento,
escriba Ninguna en el cuadro Inicio, presione la tecla ENTRAR y escriba la
nueva fecha de comienzo.
42
Outlook
Nota En lugar de escribir una fecha, puede escribir una breve descripcin, como
"prximo lunes" o "un mes a partir de hoy".
Eliminar una Tarea

! En la lista de tareas, seleccione las tareas que desee eliminar.
Nota Si elimina una tarea que ha asignado a otro usuario, en realidad slo se
eliminar de su lista de tareas, puesto que permanecer en la lista de la persona que
acept la tarea. Ya no recibir informes de estado de la tarea.
Vistas de las Tareas

Para utilizar cualquiera de las vistas siguientes, de clic en Tareas En el
men Ver, elija Vista actual y, a continuacin, de clic en la vista que
desee. Todas las vistas muestran el icono de tarea, el asunto y la fecha
de vencimiento. Algunas vistas muestran informacin adicional acerca
de cada tarea.
Para ver las tareas
Lista sencilla
En una lista con slo unos pocos

detalles, de modo que pueda ver de un
vistazo las tareas que estn
completadas.
Lista detallada
En una lista que muestra muchos

detalles acerca de cada tarea, incluida la
prioridad y el porcentaje completado.
Tareas activas
Que estn incompletas (incluidas las que

estn atrasadas), en una lista.
Prximos siete das
Que vencen en los prximos siete das,

en una lista.
Tareas atrasadas
Que estn atrasadas, en una lista.
Por categora
En una lista, agrupadas por categora y

ordenadas por fecha de vencimiento
dentro de cada categora.
Asignacin
En una lista que muestra slo las tareas

que se han asignado a otros, ordenadas
por el nombre del propietario de la tarea
y la fecha de vencimiento.
43
Informtica
Capacitacin 2004
Para ver las tareas
Por persona encargada
En una lista, agrupadas por el nombre

del propietario de la tarea y ordenadas
por la fecha de vencimiento dentro de
cada propietario de tarea.
Tareas completadas
Que se han marcado como completadas,

en una lista.
Escala de tiempo de tareas
Representadas por iconos organizados

en orden cronolgico por fecha de
comienzo en una escala de fechas. Las
tareas sin fechas de comienzo se
organizan por fecha de vencimiento.
Crear una solicitud de tarea a partir de una Tarea existente

! En la lista de tareas, abra la tarea para la que desea crear una solicitud.
! De clic en Asignar tarea.
! En el cuadro Para, escriba el nombre de la persona a la que desea asignar la
tarea.
! Para seleccionar el nombre de una lista, de clic en el botn Para.
! Seleccione la fecha de vencimiento y las opciones de estado que desee.
! Si desea que la tarea se repita, de clic en Periodicidad, seleccione las opciones
que desee y, a continuacin, de clic en Aceptar.
! Active o desactive las casillas de verificacin Enviarme un informe de estado
cuando esta tarea est terminada y Conservar una copia actualizada de esta
tarea en mi lista de tareas.
! En el cuadro de texto, escriba instrucciones o informacin acerca de la tarea.
Nota Si asigna una tarea peridica, en su lista de tareas quedar una copia de la
tarea pero no se actualizar. Si activa la casilla de verificacin Enviarme un informe
de estado cuando esta tarea est completada, recibir un informe de estado cada vez
que se complete una repeticin de la tarea.
Copiar una tarea

!
!
!
!
En la lista de tareas, seleccione las tareas que desee copiar.

En el men Edicin, de clic en Copiar.
En el men Edicin, de clic en Pegar.
Si es necesario, abra la tarea y cambie sus opciones.
Nota Para copiar rpidamente una tarea, de clic en ella y, a continuacin, presione y
mantenga presionada la tecla CONTROL (CTRL) y arrastre la tarea a otro lugar en la
lista de taras.
44
Outlook
Cambiar el nombre de una Tarea

! En la lista de tareas, de clic en el nombre de la tarea que desee cambiar.
! Escriba un nuevo nombre y, a continuacin, presione la tecla ENTRAR.
Nota Si se trata de una tarea peridica, las repeticiones ya completadas conservarn

el nombre antiguo.
Establecer las opciones der los avisos para las Tareas nuevas
! En el men Herramientas, de clic en Opciones, de clic en la ficha Otros y, a
continuacin, de clic en Opciones avanzadas.
! De clic en Tareas delegadas.
! Para activar automticamente un aviso para las tareas nuevas, active la casilla
de verificacin Establecer avisos para las tareas con fecha de vencimiento.
Notas Estas opciones de avisos slo afectan a las tareas que tienen una fecha de
vencimiento. Si asigna a otra persona una tarea con un aviso, Outlook desactiva el
aviso de modo que la persona que acepte la tarea pueda establecer un aviso.
Marcar una Tarea como completada

! Abra la tarea que desee marcar como completada.
! En el cuadro % completado, escriba 100%.
Nota Si el campo Completada (que aparece como una marca de verificacin en el

ttulo de columna) aparece en la lista de tareas, puede activar la casilla de
verificacin del campo Completada para marcar la tarea como completada. O bien, si
el campo Estado aparece en la lista de tareas, puede escribir Completada en el campo
Estado
Cambiar la configuracin de una Tarea

! Abra la tarea cuya configuracin desee cambiar.
! En las fichas Tarea y Detalles, seleccione las opciones que desee.
Ejercicios
Programe una tarea Actualizar el presupuesto para el siguiente

da
Asigne una tarea Elaborar reportes mensuales para los das 29

de cada mes a un colaborador y adjunte un archivo.
Enve el informe de estado de una tarea a su jefe que se la haya

asignado
Marque una tarea como aplazada.
45
Informtica
Capacitacin 2004
DIARIO
Descripcin del diario
Puede utilizar el Diario para registrar interacciones con contactos
importantes, para registrar elementos o documentos que son
importantes para usted y para registrar actividades de todos los tipos.
ACTIVIDADES QUE SE PUEDEN GUARDAR AUTOMTICAMENTE
EN EL DIARIO
Mensaje de correo electrnico
Convocatoria de reunin
Respuesta a la reunin
Cancelacin de la reunin
Solicitud de tarea
Respuesta a la tarea
DOCUMENTOS CREADOS EN ESTOS PROGRAMAS SE PUEDEN

GUARDAR AUTOMTICAMENTE EN EL DIARIO*
Microsoft Access
Microsoft Excel
Cuaderno de Microsoft Office
Microsoft PowerPoint
Microsoft Word
Otros programas compatibles con Microsoft Office
* Para guardar automticamente los documentos, el programa debe estar instalado en

el sistema.
Abrir una entrada del Diario

! De clic en Diario.
! De clic con el botn secundario del mouse (ratn) en la entrada del Diario y, a
continuacin, de clic en Abrir la entrada del Diario o en Abrir el elemento
correspondiente en el men contextual.
Nota Para especificar si deben abrirse la entrada del Diario o el elemento al hacer
doble clic en las entradas del Diario, de clic en el men Herramientas, de clic en
Opciones y, a continuacin, de clic en la ficha Preferencias. De clic en Opciones del
Diario y, a continuacin, de clic en Abrir la entrada del Diario o en Abrir el elemento
correspondiente a la entrada del diario.
46
Outlook
Registrar una entrada en el diario

! Localice el elemento o el documento que desee registrar. Puede utilizar
Outlook, el Explorador de Windows o el escritorio.
! Arrastre el elemento a Diario.
! Seleccione las opciones que desee de la entrada del Diario
GRABAR MANUALMENTE UNA ACTIVIDAD EN EL DIARIO

! En el men Archivo, elija Nuevo y, a continuacin, de clic en Entrada del
Diario.
! En el cuadro Asunto, escriba una descripcin.
! En el cuadro Tipo de entrada, de clic en el tipo de entrada del Diario que
desee registrar.
47
Informtica
Capacitacin 2004

! De clic en Guardar y cerrar
REGISTRAR AUTOMTICAMENTE ELEMENTOS PARA LOS

CONTACTOS EN EL DIARIO
! En la ficha Preferencias, de clic en Opciones del Diario.
! En el cuadro Grabar automticamente estos elementos, active las casillas de

verificacin de los elementos que desee que se registren automticamente en
el Diario.
! En el cuadro Para estos contactos, active las casillas de verificacin de los
contactos cuyos elementos desee registrar automticamente.
REGISTRAR AUTOMTICAMENTE DOCUMENTOS EN EL DIARIO

! En el cuadro Grabar tambin archivos de, active las casillas de verificacin

situadas junto a los programas cuyos archivos desee registrar automticamente
en el Diario.
DESACTIVAR LA GRABACIN AUTOMTICA DE LAS ENTRADAS

DEL DIARIO PARA UN CONTACTO
! En el cuadro Para estos contactos, desactive la casilla de verificacin situada

junto al contacto cuyo registro automtico desee detener.
ABRIR EL CONTACTO AL QUE HACE REFERENCIA UNA ENTRADA

DEL DIARIO
! De clic en Diario.
48
Outlook
! Abra la entrada del Diario correspondiente al contacto que desee.

! Para resolver los nombres de contactos que no estn subrayados, de clic en el
men Herramientas y, a continuacin, de clic en Comprobar nombres.
! En el cuadro Contacto, haga doble clic en los nombres subrayados.
Nota Si un nombre no est subrayado despus de hacer clic en Comprobar nombres,

el nombre no se encuentra en la carpeta Contactos.
Eliminar una Tarea del Diario

! En el Diario, seleccione la entrada del Diario.
! En el men Edicin, de clic en Eliminar.
Nota La eliminacin de una entrada del Diario no elimina el elemento, el documento

ni los contactos a los que se refiere la entrada del Diario. De forma similar, cuando se
elimina un elemento o un documento que se ha registrado en el Diario, la entrada del
Diario correspondiente a ese elemento o documento no se elimina.
Vistas del Diario

Para utilizar cualquiera de las vista siguientes, de clic en Diario En el
men Ver, elija Vista actual y, a continuacin, de clic en la vista que
desee. Cada vista muestra las entradas del Diario ordenadas por fecha
de comienzo (desde la primera hasta la ltima en una escala de tiempo
o desde la ltima hasta la primera en una lista).
Para ver las entradas del Diario
Por tipo
Representadas por iconos en una escala de

tiempo y agrupadas por el tipo de elemento.
Por contacto

tiempo y agrupadas por el nombre del
contacto.
Por categora

tiempo y agrupadas por la categora.
Lista de entradas
En una lista.
ltimos siete das
Creadas durante los ltimos siete das, en

una lista.
Llamadas de telfono
Que son llamadas de telfono, en una lista.
Movimiento sobre la fecha en la carpeta del diario

MOVER UNA ENTRADA DEL DIARIO
! Abra la entrada del Diario.
! Escriba una nueva fecha de comienzo y de finalizacin.
49
Informtica
Capacitacin 2004
Nota Cuando se mueve una entrada del Diario, no se cambia la hora de comienzo del
elemento, el documento o el contacto al que hace referencia.
VER LAS ENTRADAS DEL DIARIO DE UN CONTACTO

! Abra el contacto cuyas entradas del Diario desee ver.
! De clic en la ficha Actividades.

! En el cuadro Mostrar, de clic en Diario
CAMBIAR LA LONGITUD DE LA ETIQUETA DEL ELEMENTO EN UNA

ESCALA DE TIEMPO
! Desde la escala de tiempo, de clic en el men Ver, elija Vista actual y, a
continuacin, de clic en Personalizar la vista actual.
! En el cuadro Ancho mximo de etiqueta, escriba el nmero de caracteres
mximo que desee que tenga la etiqueta.
CAMBIAR LOS CAMPOS UTILIZADOS PARA MOSTRAR

ELEMENTOS EN UNA ESCALA DE TIEMPO
Cuando se ven elementos y documentos en una escala de tiempo, cada
elemento y documento se muestra a la hora especfica en que se cre,
guard, envi, recibi, abri o modific, dependiendo de qu campos se
utilizan para mostrar cada elemento. Puede cambiar los campos
utilizados para mostrar elementos en una escala de tiempo. Como
resultado, tanto la ubicacin como la duracin de los elementos pueden
cambiar en la escala de tiempo.
! En el men Ver, elija Vista actual y, a continuacin, de clic en Personalizar la
vista actual.
! De clic en Campos.
50
Outlook
! En el cuadro Seleccionar campos disponibles en, de clic en el conjunto de

campos que desee.
! En el cuadro Campos de fecha y hora disponibles, de clic en el campo que
contiene la hora que desee utilizar para la fecha de comienzo del elemento y, a
continuacin, de clic en Inicio.
! En el cuadro Campos de fecha y hora disponibles, de clic en el campo que
contiene la hora que desee utilizar para la fecha de finalizacin del elemento y,
a continuacin, de clic en Fin.
MOSTRAR U OCULTAR LA ETIQUETA DEL ELEMENTO CUANDO SE

VEA POR MESES EN UNA ESCALA DE TIEMPO
! Active o desactive la casilla de verificacin Mostrar etiqueta al ver por mes.
Cambiar la cantidad de tiempo que se muestra en una escala de

tiempo
De clic en
Para ver los elementos

En incrementos de horas en la escala de
tiempo
En incrementos de das en la escala de
tiempo
En incrementos de semanas en la escala
de tiempo
MOSTRAR U OCULTAR LOS NMEROS DE SEMANA EN UNA

ESCALA DE TIEMPO
! Para mostrar u ocultar los nmeros de semana, active o desactive la casilla de

verificacin Mostrar los nmeros de la semana.
ACERCA DE LAS NOTAS

Las notas son el equivalente electrnico de las notas de papel
adhesivas. Utilice las notas para anotar preguntas, ideas, recordatorios
y cualquier cosa que escribira normalmente en una nota de papel. Las
notas tambin resultan tiles para almacenar bits de informacin que es
51
Informtica
Capacitacin 2004
posible que necesite ms adelante, como instrucciones o texto que

desee volver a utilizar en otros elementos o documentos.
Puede dejar notas abiertas en la pantalla mientras trabaja. Cuando se
cambia una nota, los cambios se guardan automticamente.
Iniciar la carpeta de Notas
! De clic en Notas
.
! Seleccione las notas que desee abrir.
En el men Archivo, seale Abrir y, a continuacin, de clic en

Elementos seleccionados.
Crear una Nota

! En el men Archivo, elija Nuevo y, a continuacin, de clic en Nota.
! Escriba el texto de la nota.
! Para cerrar la nota, de clic en el icono de nota situado en la esquina superior
izquierda de la ventana Nota y, a continuacin, de clic en Cerrar.
Abrir una Nota

! De clic en Notas.
! Seleccione las notas que desee abrir.

! En el men Archivo, seale Abrir y, a continuacin, de clic en Elementos
seleccionados.
52
Outlook
Cambiar las opciones de formato para las Notas nuevas

ficha Preferencias.
! De clic en Opciones de nota.
! Bajo Aspecto, seleccione las opciones que desee.
CAMBIAR EL COLOR DE UNA NOTA
! Abra una nota.

! En la parte superior de la nota, de clic en el icono de nota.
! Elija Color y, a continuacin, de clic en el color que desee
MOSTRAR U OCULTAR LA HORA Y LA FECHA EN LAS NOTAS

! En el men Herramientas, de clic en Opciones, de clic en la ficha Otros y, a
continuacin, de clic en Opciones avanzadas.
! Active o desactive la casilla de verificacin Al ver Notas, mostrar fecha y hora.
Eliminar una Nota

! De clic en Notas.
! Seleccione las notas que desee eliminar.

Ejercicios
Elabore una nota recoger el informe
Elabore una nota en color azul
Elabore una nota Hazme un caf por favor en color verde y

envela a su secretaria
53
Informtica
Capacitacin 2004
Acomode sus notas en forma de lista
Para utilizar cualquiera de las vistas siguientes, de clic en Notas. En el

men Ver, elija Vista actual y de clic en la vista que desee.
Para ver las notas
Iconos
Representadas por iconos organizados de

izquierda a derecha por fecha de creacin.
Lista de notas
En una lista ordenadas por fecha de

creacin.
ltimos siete das
Creadas durante los ltimos siete das, en

una lista.
Por categora
En una lista agrupadas por categoras y

ordenadas por fecha de creacin dentro de
cada categora.
Por color
En una lista agrupadas por color y

ordenadas por fecha de creacin dentro de
cada color.
Fin del Manual
54
http://intranet.capacitacion.inegi.gob.mx

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Outlook

Movimiento sobre la fecha en la carpeta del diario .....................................49

Outlook para hoy

detallada acerca de una cita o reunin, simplemente de clic en ella.

Cambiar el aspecto del Outlook para Hoy

Ver varias citas en Outlook para Hoy

En la barra de Outlook, de clic en Outlook para hoy.

Ordenar lista de tareas

Adjuntar un archivo a un elemento

! Active la casilla de verificacin No entregar antes del y, a continuacin, escriba

ESTABLECER EL NIVEL DE IMPORTANCIA DE UN MENSAJE

Para quitar el smbolo del nivel de importancia del mensaje, de clic de

MARCAR UN MENSAJE COMO PRIVADO, PERSONAL O

MOSTRAR U OCULTAR EL CAMPO CON EN UN MENSAJE

MARCAR MENSAJES COMO LEDOS O NO LEDOS

! Seleccione los mensajes que desee cambiar.

! De clic en la ficha Preferencias y, a continuacin, de clic en Opciones de

! Seleccione los mensajes que desee reenviar.

Nota Si selecciona varios mensajes, se reenviarn como datos adjuntos en un

Volver a enviar un mensaje

! Abra el mensaje que desee enviar de nuevo.

! Seleccione los mensajes que desee eliminar.

Iniciar la Carpeta de Elementos Eliminados

En la Lista de carpetas, de clic en elementos eliminados.

Cambiar la vista de la Bandeja de Entrada

Para utilizar cualquiera de las vistas siguientes, de clic en Bandeja de

Para ver los mensajes

Mensajes con vista previa

En una lista con las tres

Por marca de seguimiento

En una lista agrupados por

ltimos siete das

Que llegaron en los ltimos

Marcado para los prximos siete

En una lista que muestra un

Por tema de conversacin

En una lista agrupados por

En una lista agrupados por

De clic en esta vista

Para ver los mensajes

Mensajes sin leer

Que estn marcados como no

En una lista que muestra los

Escala de tiempo de mensajes

Representados por iconos

Para mover a una carpeta no incluida en la

Para ver la Lista de carpetas, de clic en el men Ver y, a

Mover una carpeta

! En la lista Mover la carpeta seleccionada a la carpeta, de clic en la

Mover automticamente a una carpeta los mensajes enviados por un

! Seleccione un mensaje procedente de la persona cuyos mensajes desee mover

Eliminar una carpeta

En la Lista de carpetas, de clic en Bandeja de salida.

Por ejemplo, puede mantener tareas de trabajo y personales en la

Agregar una nueva categora a la Lista principal de categoras y

Crear nuevas categoras en la Lista principal de categoras por

Asignar elementos de uno en uno a las categoras a medida que

Si importa tareas desde Microsoft Schedule+, puede utilizar Outlook

Tarjetas de das no laborables o

Asignar un elemento a una categora

Si la categora que desea no est disponible, puede agregar

Crear nuevas categoras para su uso posterior

Asignar un elemento a una categora cuando se crea el elemento