Documenti di Didattica
Documenti di Professioni
Documenti di Cultura
INTRODUCCIN ................................................................................................................... 5
1.1
1.2
1.2.1
1.2.2
1.2.3
1.3
1.4
1.5
1.6
1.7
2
3.1.1
3.1.2
3.1.3
3.1.4
3.1.5
3.1.6
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
3.7
IMPRIMIR ............................................................................................................................. 30
4.1
4.2
4.3
INICIAR EXCEL................................................................................................................. 6
PANTALLA PRINCIPAL .................................................................................................... 6
6.1
6.2
6.3
6.4
7
10
OPERADORES................................................................................................................. 83
OPERACIONES ............................................................................................................... 83
FRMULA ....................................................................................................................... 83
10.3.1
10.3.2
10.4
10.4.1
REFERENCIA A CELDAS EN FRMULAS ........................................................................ 94
10.4.2
USO DE RANGOS ................................................................................................................ 94
10.4.3
REFERENCIA A CELDAS O RANGOS QUE SE ENCUENTRAN EN OTRAS HOJAS DEL
MISMO LIBRO ....................................................................................................................................... 95
10.4.4
RANGOS EN MLTIPLES HOJAS ...................................................................................... 96
10.4.5
REFERENCIA A CELDAS EN OTROS LIBROS .................................................................. 97
11
11.3
11.4
11.4.1
11.4.2
11.4.3
12
13
13.3.1
13.3.2
13.3.3
13.3.4
13.4
13.5
13.5.1
13.5.2
13.5.3
13.5.4
13.6
13.8.1
13.9
13.7.1
13.7.2
13.7.3
13.7.4
13.7.5
13.8
13.6.1
13.6.2
13.6.3
13.6.4
13.6.5
13.6.6
13.6.7
13.6.8
13.6.9
13.6.10
13.6.11
13.6.12
13.6.13
13.7
13.9.1
13.9.2
13.10
13.10.1
13.10.2
13.11
13.11.1
13.11.2
13.11.3
13.12
13.13
13.13.1
13.13.2
13.13.3
14
15
LISTAS............................................................................................................................ 179
15.1.1
15.2
15.2.1
15.3
FILTROS........................................................................................................................... 181
AUTOFILTRO (FILTER) .................................................................................................... 181
15.3.1
15.3.2
15.3.3
16
17
18
19
20
Microsoft Excel
Introduccin
1 INTRODUCCIN
Las hojas de clculo aparecen como respuesta a las mltiples necesidades de los
usuarios, que tenan que trabajar con datos repetitivos para obtener resultados
inmediatos en funcin de clculos muchas veces complejos, desde el punto de vista
manual.
Debido a la relativa facilidad de manejo, las hojas de clculo, aparecen como respuesta a
millares de organizaciones y personas que invierten su tiempo en la elaboracin de
proyectos, tablas y generacin de valores basados en variables, lo que constituye su
principal carga operacional.
Microsoft Excel
1.1
Introduccin
INICIAR EXCEL
Para ingresar a trabajar en Excel
Inicio
1.2
PANTALLA PRINCIPAL
La pantalla principal de Excel 2010 es una hoja de clculo y tiene la interfaz que se
muestra en la imagen de la parte inferior. Est organizada en forma de matriz de celdas,
teniendo la posibilidad de colocar en ellas informacin de diferente tipo como son: textos,
nmeros, frmulas, funciones, grficos, imgenes, objetos, botones, entre otros.
Microsoft Excel
1.2.1
Introduccin
Barra de Ttulo, donde se lee la aplicacin que se est usando y el nombre del
archivo (Microsoft Excel, Libro 1 Book1). En el extremo de la derecha estn los
botones para minimizar
, maximizar
y cerrar
Microsoft Excel
Introduccin
, Deshacer (Undo)
o Rehacer (Redo)
Esta barra puede personalizarse, para ello hacer clic en una opcin y aparecer
marcada. De igual forma, si vuelve a hacer clic sobre ella se eliminar de la barra.
Si no encuentra la opcin en la lista que aparece, seleccione Ms comandos
(More commands.).
Microsoft Excel
Introduccin
Podemos utilizar esta cinta de opciones sin el mouse, presionando la tecla ALT.
La barra de Frmulas
La barra de Etiquetas
Microsoft Excel
Introduccin
La barra de estado
Indica el estado del documento abierto, tiene herramientas para realizar zoom
sobre la hoja de trabajo, desplazando el marcador o pulsando los botones + y -.
Tambin dispone de botones para visualizar el libro de distintas formas.
La ayuda
F1.
1.2.2
LIBRO DE TRABAJO
Un libro de trabajo es el archivo que se crea cuando se trabaja con Excel, el libro
de Excel en la versin 2010 tienen la extensin .XLSX.
Un libro de trabajo est formado por varias hojas, por defecto son 3 hojas y
pueden variar entre 1 y 255, los nombres de las hojas estn en la parte inferior de
la ventana de Excel, cada una nombrada de la forma Hoja1 (Sheet1), Hoja2
(Sheet2)...
Microsoft Excel
1.2.3
Introduccin
HOJA DE CLCULO
La hoja de clculo es una de las distintas clases de hojas que puede contener un
libro de trabajo, en estas se pueden realizar clculos u operaciones.
Microsoft Excel
Introduccin
1.3
SALIR DE EXCEL
Para cerrar Excel 2010, se puede utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:
Microsoft Excel
1.4
Introduccin
1.5
ABRIR UN DOCUMENTO
Cuando se inicia una sesin de trabajo en Excel, seguramente se desea continuar
con un trabajo guardado previamente. Para esto, haga clic en la ficha Archivo
Microsoft Excel
(File)
Introduccin
, o bien
de
Microsoft Excel
1.6
Introduccin
Cuando se guarda el libro por primera vez, Excel muestra un cuadro de dialogo en
el que debe especificar la Carpeta (Folder), en la que desea guardar el libro o la
unidad.
En el recuadro Nombre del archivo (File name), escribir el nombre que quiere
dar a su libro, luego presionar en el botn Guardar (Save).
Microsoft Excel
Introduccin
slo guarda la nueva versin del libro sin volver a solicitar el nombre. Tambin
eligiendo la opcin Guardar (Save) de la ficha Archivo (File).
1.7
CERRAR UN LIBRO
Si est trabajando en un libro y se desea salir de l, pero no desea salir de Excel,
se debe seleccionar la opcin Cerrar (Close)
Archivo (File), o dar clic en el botn
de la ficha
del libro.
El sistema cierra el libro y, si era el ltimo que estaba abierto, queda listo para
abrir uno nuevo.
Microsoft Excel
Introduccin
Microsoft Excel
Controlador de relleno
Pequeo cuadro negro situado en la esquina inferior derecha de la seccin.
Cuando se seala con el puntero, el controlador de relleno cambia a una cruz
negra para copiar el contenido en las celdas adyacentes, o para rellenar una
serie de datos.
2.2
Controlador de seleccin
Pequea cruz situada en el interior o exterior de la celda o celdas que se ha
seleccionado.
Para seleccionar un grupo de celdas, hacer clic en la primera celda del rango
a seleccionar y arrastrar hasta la ltima celda.
Microsoft Excel
2.3
Controlador de movimiento
Microsoft Excel
3.1
Microsoft Excel
3.1.1
Antes de trabajar con celdas, se debe seleccionar una celda o grupos de celdas.
Cuando se selecciona una nica celda, sta se vuelve activa y su referencia aparece
en el Cuadro de nombres (Name box), en el extremo izquierdo de la barra de
frmulas (Formula bar). Aunque en cada momento slo puede estar activa una sola
celda, a menudo se puede acelerar las operaciones seleccionando grupos de celdas
denominados rangos.
seleccionado (aunque no fuera del rango) sin modificar la seleccin del rango.
En este captulo se describen las tcnicas utilizadas con el ratn y el teclado para
seleccionar celdas y rangos.
3.1.2
Para seleccionar una celda, se sita el puntero en ella y se pulsa el botn del ratn.
El selector de celda enmarca la celda seleccionada y la referencia de la misma se
visualiza en el Cuadro de nombres. La figura muestra cmo seleccionar un rango de
celdas.
Microsoft Excel
3.1.3
En vez de arrastrar el puntero para seleccionar todas las celdas con las que se
quiere trabajar, se puede indicar dos esquinas del rango, situadas en diagonal. Esta
tcnica se conoce como extender una seleccin. Por ejemplo, para extender la
seleccin A1:C6 y ampliarla a A1:D10, se tiene que mantener pulsada la tecla Mays
y luego pulsar el ratn sobre la celda D10. Cuando se necesite seleccionar un rango
amplio, es mucho ms eficiente esta tcnica que la de arrastrar el ratn a travs de
la seleccin completa.
3.1.4
MODOS DE TECLADO
EXT
Microsoft Excel
AGR
NUM El modo BLOQ NUM se activa por omisin, y fija el teclado numrico para
entrada de valores numricos. Para desactivar este modo pulse la tecla
BLOQ NUM.
FIJO
Modo Nmero fijo de decimales. Se puede aadir una coma decimal a los
datos numricos en la posicin que especifiquemos, dentro del cuadro de
edicin Posicin decimal, si se selecciona la orden Opciones (Options) del
men Herramientas (Tools), se pulsa la ficha Modificar (Edit) y se selecciona
el casillero Nmero fijo de decimales (Fixed decimal).
F8 representa una alternativa a tener que mantener pulsada la tecla Mays para
extender una seleccin. Por ejemplo, para seleccionar A1:G15 seguir estos pasos:
1. Pulsar sobre la celda A1
2. Pulsar F8. La barra de estado presenta EXT, indicando que ha activado
el modo Extender.
3. Pulsar la celda G15.
4. Para desactivar el modo Extender, pulsar F8 de nuevo.
3.1.5
La parte de libro
Microsoft Excel
orden Zoom de la barra de estado. Por ejemplo, para seleccionar el rango A15:A25,
seguir estos pasos:
1. Pulsar sobre la celda A15.
2. Arrastrar el puntero del ratn hasta la celda A25 (cuando el puntero
alcance la parte superior de la ventana, la hoja de clculo comienza a
desplazarse).
3. Suelte el botn del ratn. La Figura muestra el resultado.
Microsoft Excel
3.1.6
Los rangos con varias reas (tambin se conocen como rangos no adyacentes o no
contiguos) son rangos de celdas que no abarcan una nica rea rectangular. Para
seleccionar rangos mltiples con el ratn se utiliza la tecla Control, como se muestra
en la Figura.
Tambin se puede utilizar el modo AGR (Agregar a la seleccin) para seleccionar
rangos mltiples.
Mays-F8 para pasar al modo AGR. Cuando aparece el indicador AGR a la derecha
de la barra de estado, se arrastra sobre las celdas del nuevo rango. Pulsando Esc o
Mays-F8 se desactivar el modo AGR.
3.2
Microsoft Excel
Tambin se puede utilizar el teclado para seleccionar celdas y recorrer una hoja de
clculo. Para seleccionar una celda simple, se utilizan las teclas de direccin. Por
ejemplo, si la celda A1 est activa, se pulsa la tecla Flecha hacia Abajo una vez para
seleccionar la celda A2. Se pulsar la tecla Flecha Derecha o Izquierda para activar
la celda localizada inmediatamente a la derecha o a la izquierda de la celda activa.
3.3
Las teclas Inicio y Fin resultan tiles para la seleccin y el desplazamiento. La tabla
que est a continuacin muestra cmo utilizar estas teclas de forma individual o
conjuntamente con otras teclas para realizar selecciones o recorrer una hoja de
clculo.
Pulsar
Para
Inicio
Control-Inicio
Control-Fin
Fin
Bloq Despl-Inicio
Bloq Despl-Fin
Para navegar en las hojas de un libro de Excel podemos tomar como referencia la
siguiente tabla:
TECLA
Flecha a la derecha
Flecha a la izquierda
Flecha arriba
Flecha abajo
CTRL + Flecha a la izquierda o FIN + Flecha a la izquierda
CTRL + Flecha a la derecha o FIN + Flecha a la derecha
CTRL + Flecha a la abajo o FIN + Flecha a la abajo
CTRL + Flecha a la arriba o FIN + Flecha a la arriba
RePag
AvPAg
ALT+RePag
ALT+AvPag
CTRL+Retroceso
Microsoft Excel
TECLA
CTRL+Inicio
F5
3.4
seleccionar A1:Z100 se pulsa sobre A1, se selecciona la orden Ir a (Go to), se teclea
Z100 y, manteniendo pulsada la tecla Mays, se pulsa Intro.
Para situarse en otra hoja de clculo dentro del mismo libro de trabajo, se selecciona
Ir a (Go to) y se introduce el nombre de la hoja de clculo seguido de un signo de
exclamacin y el nombre de la celda o su referencia. Por ejemplo para situarse en la
celda J10 de una hoja de clculo llamada Hoja3 (Sheet), se teclea Hoja3!J10.
Cuando se utiliza la orden Ir a, Excel lista en el cuadro de edicin Referencia
(Reference) la celda o el rango desde el cual se acaba de desplazar. De esta forma
se puede retroceder fcilmente y alternar entre dos posiciones pulsando
repetidamente F5 y despus Intro.
posiciones desde las cuales se ha utilizado la orden Ir a, y las listas dentro del
cuadro de dilogo Ir a (Go to). Tambin se puede utilizar esta lista para desplazarse
entre estas posiciones dentro de la hoja de clculo.
3.5
Igual que cuando se utiliza el ratn, se puede extender una seleccin desde el
teclado usando las teclas Mays o F8 (no se puede extender una seleccin con la
tecla Tabulador).
Por ejemplo, para seleccionar el rango A1:C6 con la tecla Mays, siga estos pasos:
1. Seleccionar la celda A1.
Microsoft Excel
3.6
Microsoft Excel
3.7
Microsoft Excel
Imprimir
4 IMPRIMIR
4.1
La vista preliminar sirve nicamente para dar una ltima revisin al aspecto general
del archivo antes de imprimir.
Lo primero que debemos realizar es marcar o sealar el rea que deseamos
imprimir; procedemos a establecer el rea de impresin, requiriendo para ello irnos
al men Diseo de pgina (Page Layout), rea de impresin (Print Area),
Establecer rea de impresin (Set Print Area).
Microsoft Excel
Imprimir
Desde esta vista podemos seguir trabajando con la hoja de clculo como hasta
ahora, la nica diferencia es que sabremos cmo quedar la hoja al imprimirla.
Veremos los saltos de pgina, mrgenes, encabezados y pies de pgina y sabremos
cuntas hojas ocuparn y cmo se ajustan los datos a la pgina.
Si los datos ocupan ms de una pgina, deberemos utilizar las barras de
desplazamiento para ir vindolas:
Microsoft Excel
Imprimir
Con la opcin Zoom, se abre una ventana que permite escoger entre varios valores.
La opcin central devuelve la vista al 100%, es decir, al tamao real.
Y Ampliar seleccin (Zoom Selection) aumenta el zoom a 400%, centrndolo en la
celda u objeto seleccionado.
Cuando volvemos a la vista Normal, aparecern unas lneas discontinuas que nos
indicarn donde har Excel los saltos de pgina. Estas lneas no se imprimirn.
4.2
Microsoft Excel
Imprimir
CONFIGURAR PGINA
Microsoft Excel
Imprimir
Si la hoja tiene encabezado o pie de pgina, tambin nos permite indicar a cuntos
centmetros del borde del papel queremos que se siten.
Microsoft Excel
Imprimir
Si deseas que tu salida tenga centradas las hojas tanto horizontal como
verticalmente, Excel nos lo realizar automticamente activando las casillas
Horizontalmente y/o Verticalmente respectivamente.
En la ficha Encabezado y pie de pgina podrs personalizarlos y ajustar diferentes
parmetros.
Impresin
La ltima ficha es Hoja, que nos permite definir cmo queremos que se impriman los
datos contenidos en la hoja.
Microsoft Excel
Imprimir
- Repetir filas en extremo superior para que en cada pgina que se imprima
aparezca como ttulo de columnas aquella fila que est indicada en ese recuadro.
- Repetir columnas a la izquierda para que en cada pgina que se imprima
aparezca como ttulo de la fila aquella columna indicada en el recuadro.
En el recuadro Imprimir podrs activar opciones, como:
- Lneas de divisin para imprimir las lneas que delimitan cada celda de la hoja.
- Blanco y negro para no gastar las tintas de colores.
- Calidad de borrador para realizar una impresin rpida pero menos bonita de
nuestra hoja. Slo tendr sentido si la impresora dispone de esta herramienta.
- Encabezados de filas y columnas para imprimir los encabezados de filas (los
nmeros de filas de la izquierda) y columnas (las letras de los nombres de las
columnas superiores) de la hoja.
- Comentarios permite elegir si quieres imprimir o no los comentarios que hayas
podido incluir, y si quieres hacerlo donde los has insertado o al final de la hoja.
- Tambin podrs elegir si quieres imprimir las celdas con errores.
Por ltimo, podrs elegir el Orden de las pginas, es decir, la direccin que
seguirn para la impresin.
Tanto en sta ficha como en las otras, podrs acceder a las Opciones especficas
de la impresora seleccionada para la impresin, as como dirigirte a la opcin
Imprimir, desde sus correspondientes botones.
4.3
Microsoft Excel
Imprimir
IMPRIMIR
Microsoft Excel
Imprimir
2,2,2
3,3,3
4,4,4
1,2,3,4
1,2,3,4
. Si
Microsoft Excel
Imprimir
Microsoft Excel
Tipos de datos
5 TIPOS DE DATOS
Microsoft Excel acepta dos tipos bsicos de datos de entrada para una celda:
constantes y frmulas. Las constantes se engloban en tres grandes categoras:
valores numricos, valores de tipo texto (tambin llamados rtulos o cadenas de
caracteres) y valores de fecha y hora.
Excel tambin reconoce dos tipos especiales de constantes denominados valores
lgicos y valores de error.
5.1
Un valor numrico es un dato de entrada que incluye los nmeros del 0 al 9 y ciertos
caracteres especiales como + - E e ( ) . , $ % y /. Cualquier entrada que contenga
otro carcter cualquiera ser un valor de texto.
5.2
Valores de texto
Ventas
Hola
Un rtulo
Calle Mayor 123
No. 324
Microsoft Excel
Tipos de datos
Una forma fcil de aumentar el ancho de una columna hasta obtener un ajuste
perfecto es hacer doble clic en el borde derecho del encabezado de la columna.
5.3
5.3.1
CARACTERES ESPECIALES
Microsoft Excel
Tipos de datos
Si se comienza una entrada numrica con el signo menos (-). Excel interpreta
el dato como un nmero negativo y mantiene el signo.
Si se finaliza un dato numrico con un signo de tanto por ciento (%), Excel
asigna un formato de Porcentaje a la celda. Por ejemplo, si se introduce 53%,
Excel visualiza 53% en la barra de frmula y asigna un formato de porcentaje
a la celda, que visualiza 53%.
Microsoft Excel
Tipos de datos
5.3.2
5.3.3
Microsoft Excel
Tipos de datos
5.3.4
5.3.5
Aunque es posible mostrar las fechas y horas bajo varios formatos estndar, Excel
almacena todas las fechas como nmeros de serie y todas las horas como
fracciones decimales. Dado que las fechas y horas son consideradas nmeros, se
pueden sumar, restar y aadir a otros clculos. Para ver una fecha o una hora con
Microsoft Excel
Tipos de datos
Para introducir la fecha, utilice una barra diagonal (/) o un guin (-).
Microsoft Excel
6.1
SELECCIN DE RANGOS
6.2
Microsoft Excel
Para definir un rango de copia, marque el rango, que puede ser una celda, un grupo
de celdas o toda la hoja.
El contenido del rango puede ser: caracteres alfanumricos, grficos, dibujos, etc.
En la Ficha Inicio (Home), grupo Portapapeles (Clipboard), o tambin la
combinacin de teclas CTRL+C, despus de lo cual el rango queda marcado por una
lnea intermitente en su borde exterior en movimiento.
Microsoft Excel
Pegar
Microsoft Excel
6.3
Cortar (Cut)
Seleccionar el rango.
Microsoft Excel
Tambin se puede realizar esta operacin con el manejo de las teclas Ctrl+X
(cortar) (Cut) y posteriormente Ctrl+V (para pegar) (Paste).
Seleccin del rango a Cortar (Cut) A3:A5.
6.4
Borrado - Eliminacin
Microsoft Excel
Microsoft Excel
Microsoft Excel
7.1
Insertar filas
En el
Microsoft Excel
Para insertar ms de una fila, hay que seleccionarlas por cualquier sistema y
seguir el mismo procedimiento.
7.2
Eliminacin de filas
Microsoft Excel
2. Del Men Inicio (Home), opcin Eliminar filas de hoja (Delete Sheet
Rows), y se eliminan las dos filas o, con el uso del Men contextual,
botn derecho del Mouse y seleccionar Eliminar (Delete).
7.3
Microsoft Excel
Insertar columnas
Microsoft Excel
7.4
Microsoft Excel
Eliminacin de columnas
Su
4. El resultado ser:
Microsoft Excel
Microsoft Excel
Para cambiar el ancho de una columna, arrastrar el borde situado a la derecha del ttulo
de la columna hasta obtener el ancho deseado.
8.2
Para cambiar el alto de una columna, arrastrar el borde inferior del ttulo de la fila hasta
que tenga el alto deseado.
Microsoft Excel
Microsoft Excel
Formatos de celdas
9 FORMATO DE CELDA
Microsoft Excel ofrece diversas opciones de formato para destacar los datos, o bien, para
que las hojas de clculo sean ms fciles de leer y que tengan una apariencia ms
atractiva.
Es posible asignar formato a las celdas de la hoja de clculo antes o despus de ingresar
los datos. Por ejemplo, se puede introducir un rango de celdas y luego asignarle el
formato para que el rango aparezca en negrita. O bien, si aplica el formato de negrita al
rango de celdas, cualquier dato que se introduzca en dicho rango estar en negrita al
introducirlo.
Los formatos de una celda son entidades independientes de los datos contenidos en la
misma. Es posible copiar en otras celdas los formatos de celda y modificarlos de manera
independiente de los datos que contienen las celdas.
Dar formato a una hoja de trabajo implica realizar cambios de los contenidos de las
celdas y en las lneas de divisin de la hoja. Sin formato, una hoja de clculo llena de
datos podra parecer un mar de datos sin sentido.
9.1
El grupo Celdas (Cells) del men de Inicio (Home) controla la mayora de los formatos
que se aplican a las celdas de las hojas de clculo.
seleccionar la celda o el rango y elegir las rdenes apropiadas del men Formato
(Format). Por ejemplo, para aplicar un formato de numrico a las celdas B4:F10, se
deben seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar las celdas B4:F10.
2. Desde el men Inicio (Home), seleccionar Formato (Format)
3. Posteriormente elegir Formato de Celdas (Format Cell)
Microsoft Excel
Formatos de celdas
En el Libro1 los datos se visualizan en sus formatos por omisin. En el Libro2 a hoja de
clculo formateada es ms fcil de leer.
9.2
Microsoft Excel
Formatos de celdas
La Figura muestra el grupo Portapapeles (Clipboard), del Men Inicio (Home) que
contiene el botn Copiar formato (Format Painter). Este botn permite copiar formatos
desde celdas seleccionadas a otras celdas y hojas de clculo en el libro de trabajo activo
e incluso en otros libros de trabajo.
Para copiar formatos a otras celdas, seguir estas instrucciones:
1. Seleccionar la celda o celdas desde las que desea copiar sus formatos.
2. Pulsar el botn Copiar Formato (Format Painter) (junto al puntero aparecer un
pequeo icono en forma de brocha).
3. Seleccionar la celda o celdas donde desea copiar los formatos.
Sin embargo, si se
9.3
Microsoft Excel
Formatos de celdas
Se puede ahorrar mucho tiempo utilizando la orden Estilos (Syles) del men Inicio
(Home).
Microsoft Excel
Formatos de celdas
Microsoft Excel
Formatos de celdas
9.4
Microsoft Excel
Formatos de celdas
o bien, la opcin Formato de celdas del men contextual y luego seleccionar la etiqueta
Nmero.
Microsoft Excel viene con formatos de contabilidad con los smbolos de la moneda de
casi todos los pases del mundo incorporados. Los formatos de contabilidad mantienen el
smbolo de la moneda a la izquierda de la celda, muestran los valores negativos segn
como est la Configuracin Regional de Panel de Control, pueden estar entre parntesis,
o el signo negativo a la izquierda o derecha del valor.
A continuacin se podr mirar cmo de una manera rpida y visual, tal como se puede
apreciar en la Figura, de los pasos que se deben seguir, para lograr el cometido.
1. Seleccionar la celda o el rango que contenga el nmero o los nmeros a los que
se quiera dar el formato.
2. Hacer clic en el men Formato (Format) y despus en Celdas (Cells).
3. Si fuese necesario, hacer clic en la etiqueta Nmero (Number).
4. Hacer clic para seleccionar una categora (Category).
5. Seleccionar las opciones de formato que se quiera aplicar.
6. En el cuadro Muestra (Sample) aparecer una vista previa de las selecciones.
7. Hacer clic en Aceptar (Ok).
Microsoft Excel
Formatos de celdas
9.4.1
Microsoft Excel
Formatos de celdas
CATEGORAS DE FORMATOS
General
Nmero (Number)
Moneda (Currency)
Utilizado para valores monetarios en general. El estndar son dos puntos decimales
(aunque se puede personalizar), signo de moneda, y la eleccin de nmeros negativos
(prdidas y ganancias, por ejemplo).
Contabilidad (Accounting)
Microsoft Excel
Formatos de celdas
Fecha (Date)
Permite establecer un determinado formato de fecha (ao, mes y/o da) en el orden
deseado y bajo una seleccin predeterminada. Permite usar separadores entre guiones
(/) y diagonales (/). Su nomenclatura es:
Hora (Time)
Porcentaje (Porcentage)
Microsoft Excel
Formatos de celdas
Fraccin (Fraction)
Cientfica (Scientific)
El formato se representa por dos dgitos a la derecha del punto decimal. Se representa la
mantisa denominada en forma cientfica.
Texto (Texto)
Su funcin es desplegar una celda a manera de texto. Se muestra la celda tal y como fue
escrita. Se pueden hacer combinaciones alfanumricas. Su alineacin en la celda es al
lado izquierdo como texto.
Especial (Special)
Microsoft Excel
Formatos de celdas
Personalizados (Custom)
Es la parte que el usuario utiliza para configurar el formato de una celda bajo un valor
predeterminado, esto es, el usuario manipula manualmente el resultado en una celda de
acuerdo a sus necesidades. Se puede configurar la celda para formato de fechas, horas
nmeros etc.
9.4.2
Una fuente (Font) es una coleccin de caracteres alfanumricos que comparten la misma
tipografa, o diseo, y que tienen caractersticas similares. La mayora de las fuentes
estn disponibles en una gran variedad de tamaos. El tamao de cada carcter de la
fuente se mide en puntos (aproximadamente el 1/72 de una pulgada). Se puede utilizar
cualquiera de las fuentes que estn instaladas en la computadora, pero la
predeterminada es la Times New Roman de 10 puntos.
9.4.3
1. Seleccionar la celda o el rango que contenga los datos a los que se quiere dar
formato con nueva fuente o tamao de fuente.
2. Hacer clic derecho con el botn del ratn y despus hacer clic en Formato de
celdas (Format cells).
3. Si fuese necesario, hacer clic en la etiqueta Fuente (Font).
4. Seleccionar la fuente (Font) que se quiera utilizar.
5. Seleccionar el estilo de fuente (Font Style).
Microsoft Excel
Formatos de celdas
9.4.4
Microsoft Excel
Formatos de celdas
1. Seleccionar la celda o el rango que contenga los datos cuya alineacin se quiera
modificar.
2. Hacer clic derecho y despus hacer clic en Formato de celdas (Format celss).
3. Si fuese necesario, hacer clic en la etiqueta Alineacin (Alignment).
4. Hacer clic en la flecha de lista desplegable Horizontal y seleccionar una
alineacin.
5. Hacer clic en la flecha de lista desplegable Vertical y seleccionar una alineacin.
6. Seleccionar una orientacin haciendo clic en uno de los puntos del mapa de
orientacin (Orientation) o hacer clic en la flechas Grados que apuntan hacia
arriba o hacia abajo.
7. Si fuese necesario, hacer clic en una o ms de las casillas de verificacin de la
seleccin Control del texto (Text control).
8. Hacer clic en Aceptar (Ok).
9.4.5
Microsoft Excel
Formatos de celdas
1. Seleccionar una celda o rango que contenga el texto que se quiera ajustar.
2. Hacer clic con el botn derecho del ratn y seleccionar Formato de celdas
(Format cells).
3. Si fuese necesario, hacer clic en la etiqueta Alineacin (Alignment).
4. Hacer clic en una o ms casillas de verificacin de la seccin Control del texto
(Text control).
Ajustar texto (Wrap text), ajusta el texto a mltiples lneas dentro de la celda.
Reducir hasta ajustar (Shrink to fit), reduce el tamao de los caracteres para
que se ajusten dentro de la celda.
Combinar celdas, combina las celdas (Merge cells) seleccionadas dentro de
una sola celda.
5. Hacer clic en Aceptar (Ok)
9.4.6
Microsoft Excel
Formatos de celdas
Microsoft Excel
Formatos de celdas
2. Hacer clic derecho con el botn del ratn y despus hacer clic en Formato de
celdas (Format cells).
3. Si fuese necesario, hacer clic en la etiqueta Fuente (Font).
4. Hacer clic en flecha de lista desplegable Color y despus en el color que se quiera
utilizar.
5. Mirar la vista previa (Preview) de la seleccin.
6. Hacer clic en Aceptar (Ok).
9.4.7
Microsoft Excel
Formatos de celdas
9.4.8
Microsoft Excel
Formatos de celdas
Microsoft Excel
Formatos de celdas
2. Hacer clic derecho con el botn del ratn y despus hacer clic en Formato de
celdas (Format cells).
3. Si fuese necesario, hacer clic en la etiqueta Bordes (Borders).
4. Seleccionar un tipo de lnea de la lista Estilo (Style).
5. Si se desea un borde en la parte exterior de una celda o rango, o lneas dentro de
un rango de celdas, hacer clic en la opcin Contorno o Interior (Outline o Inside).
Si lo que se quiere es quitar un borde, hacer clic en la opcin Ninguno (None).
6. Para elegir las otras opciones de Borde disponibles, hacer clic en uno de los
botones de Borde (Border) o hacer clic, dentro del cuadro Borde, donde se quiera
que aparezca el borde.
7. Hacer clic en la flecha de lista desplegable Color y despus en uno de los colores
para el borde que se haya seleccionado.
8. Hacer clic en Aceptar (Ok).
Microsoft Excel
Formatos de celdas
Microsoft Excel
10.1
OPERADORES
Los operadores que se utilizan en Excel son signos para estructurar determinadas
operaciones o frmulas; sumar dos nmeros, comparar elementos, etc.
Los operadores pueden clasificarse en cuatro grupos:
Aritmticos
Relacionales (Comparacin)
Texto
Referencia
10.2
OPERACIONES
10.3
FRMULA
=B2*SUM(A1,A2,A3,A4)
10.3.1
Microsoft Excel
OPERADORES ARITMTICOS
Ejecutan operaciones bsicas con valores numricos como: sumas, restas, divisiones,
multiplicaciones, etc., basado en los siguientes signos:
Operador
+
*
^
Descripcin
Suma
Multiplicacin
Exponencial
Operador
/
%
Descripcin
Resta
Divisin
Porcentaje
Microsoft Excel
Microsoft Excel
De Comparacin: son aquellos que nos entregan valores lgicos como respuesta, es
decir VERDADERO (TRUE) o FALSO (FALSE).
Operadores de comparacin:
Operador
de Descripcin
comparacin
=
Igual a
>
Mayor que
<
Menor que
>=
Mayor o igual
que
<=
Menor o igual
que
<>
Diferente
Ejemplo
A1=B1
A1>B1
A1<B1
A1>=B1
A1<=B1
A1<>B1
Microsoft Excel
Mayor que:
Ejemplo: Con el operador Mayor que comparar los contenidos de las celdas A1 y B1
Menor que:
Ejemplo: Con el operador Menor que comparar los contenidos de las celdas A1 y B1
Microsoft Excel
Mayor o igual a:
Ejemplo: Con el operador Mayor o igual a comparar los contenidos de las celdas A1 y
B1.
Diferente:
Ejemplo: Con el operador Diferente comparar los contenidos de las celdas A1 y B1
Microsoft Excel
(espacio)
Descripcin
Ejemplo
10.3.2
Microsoft Excel
PRECEDENCIA
1
2
2
3
3
4
5
5
5
5
5
5
10.4
Microsoft Excel
Para dejar fija una celda al momento de arrastrar una frmula o funcin se debe modificar
aadiendo el smbolo de dlares ($) antes de la letra de la columna y el nmero de la fila.
Por ejemplo si la frmula original es =C3*20%, se consigue dejar constante o congelada
la celda al momento de arrastrar si se inserta: =$C$3*20%. El smbolo de dlares se
puede poner digitando o automticamente usando la tecla de funcin F4 si el cursor est
antes de la celda C3.
=C4*100/$C$13.
Microsoft Excel
resultados correctos.
La
frmula
en
la
ltima
celda
que
genera
el
resultado
correcto
es
Microsoft Excel
10.4.1
Microsoft Excel
Excel tiene 255 columnas y 65536 filas, las columnas estn nombradas con letras de la A
a la IV, mientras que las filas estn numeradas desde el 1 al 65355. Cada celda tiene
una direccin o referencia que est formada por la columna y la fila. La direccin o
referencia de la celda activa aparece en la parte izquierda de la barra de frmulas como
se ve en la figura siguiente, en la que la celda activa es la AH5:
10.4.2
USO DE RANGOS
comprendido entre dos celdas y se expresa por la referencia de las celdas separada por
dos puntos.
comprendidas entre la celda A2 y C5; en la siguiente figura se usa la funcin suma para
calcular la suma de todas las celdas de este rango:
Algunas funciones permiten especificar ms de un rango como argumento, por ejemplo la
funcin suma como se muestra a continuacin:
Microsoft Excel
Las referencias de las celdas o de los rangos en las frmulas pueden ser escritas en
maysculas o minsculas, Excel transforma a maysculas.
10.4.3
Si la celda o rango se encuentran en otra hoja del mismo libro, se debe usar el nombre de
la hoja seguido del caracter ! y la direccin de la celda:
Microsoft Excel
En el ejemplo de la figura se tiene un libro con tres hojas: SIERRA, Datos Costa y
Resumen Nacional. En la celda B3 de la hoja Resumen nacional se ha escrito la frmula
=SIERRA!B12 + Datos Costa!B6.
En esta frmula observe que si el nombre de la hoja consta de varias palabras debe ir
entre comillas simples como en el caso Datos Costa!B6.
Si se necesita referirse a rangos de celdas que se encuentran en otras hojas, deben
escribirse los rangos a continuacin de los nombres de las hojas como en el siguiente
ejemplo:
10.4.4
Cuando el usuario tiene varias hojas con el mismo tipo de datos, puede usar un rango
que haga referencia al mismo conjunto de celdas a travs de las hojas. El siguiente
Microsoft Excel
ejemplo muestra un libro con varias hojas y se necesita calcular la suma de los valores de
cada hoja:
Esta frmula suma todos los valores de las celdas E4 de las hojas comprendidas entre la
hoja ESMERALDAS y ELORO inclusive.
10.4.5
Microsoft Excel
Microsoft Excel
11.1
Excel dispone de un recurso que puede servir de gran ayuda si se necesita rellenar
automticamente varias celdas con distintos tipos de datos. Este recurso se denomina
Autollenado, mediante el cual, Excel comprueba el contenido de las celdas
seleccionadas y, dependiendo de ello, hace una copia literal del contenido o incrementa
el valor en las celdas siguientes.
Esta opcin de Excel permite autollenar un grupo de celdas con valores generales
colocados en la primera celda de la fila a rellenar.
Ejemplo:
Suponga que desea generar una columna con los meses del ao, no es necesario
escribir todos, simplemente escribir Enero en la primera celda, luego colocar el ratn en
el vrtice inferior derecho de la celda en donde el cursor toma la forma de un ms (+)
como se aprecia en la figura.
Arrastrar el selector de la celda tal como se muestra en la Figura al alcanzar la fila 12,
suelte el botn del ratn y observe lo que ocurre.
Microsoft Excel
Las celdas A1 hasta la A12 tienen los meses del ao. Es importante observar que el
rellenado reconoce y hace la distincin entre letras maysculas y letras minsculas,
repitiendo el modelo de escritura de la palabra inicial en las dems celdas.
11.2
Microsoft Excel
LISTA PERSONALIZADA
Microsoft Excel
11.3
En un rango de celdas, escriba los valores por los que desea ordenar o rellenar, en el
orden en que desee, de arriba abajo.
Ejemplo:
Seleccione el rango que acaba de escribir es decir seleccionara las celdas A1:A8.
Microsoft Excel
11.4
Microsoft Excel
SERIES
11.4.1
SERIE LINEAL
Microsoft Excel
Digitar el primer nmero de la serie en la celda donde iniciar la serie (el cursor
debe estar sobre esta celda para empezar el proceso de generacin).
Elija Series.
En la ventana
Elija columnas
En Valor paso (Step value) escriba el valor del incremento (0.1)
Elija Tipo (Type) lineal (linear)
En Valor de parada (Stop value) escriba 1.5.
Presione la tecla OK
Microsoft Excel
Si se quiere generar una serie en forma descendente, se debe colocar con un signo
negativo el incremento (Step value).
11.4.2
SERIE GEOMTRICA
al
anterior
por
el
filas o
columnas (Rows o Columns), en tipo (Type) se debe seleccionar la opcin Growth (serie
geomtrica), el incremento (step value) y el lmite (stop value). Por ejemplo si se inicia la
serie en el nmero 2, el incremento de 3 y el lmite 1000 se genera la siguiente lista de
nmeros.
Microsoft Excel
11.4.3
SERIE DE FECHA
Microsoft Excel
En el ejemplo se debe notar que al usar la unidad de fecha Weekday, la serie se genera
sin los das Sbados ni Domingos, como es el caso de 24/07/2010 y 25/07/2010, etc.
Microsoft Excel
Grficos
12 GRFICOS
Un grfico es la representacin grfica de los datos de una hoja de clculo para facilitar
su interpretacin de los datos.
A menudo un grfico nos dice mucho ms que una serie de datos clasificados por filas y
columnas.
Cuando se crea un grfico en Excel, podemos hacerlo:
Como grfico incrustado: Insertar el grfico en una hoja normal como cualquier
otro objeto.
Como hoja de grfico: Crear el grfico en una hoja exclusiva para el grfico (en
las hojas de grfico no existen celdas ni ningn otro tipo de objeto).
12.1
CREAR GRFICOS
Microsoft Excel
Grficos
Microsoft Excel
Grficos
Vamos a crear un grfico utilizando del tipo Columna (Colum), el tipo Cilindro
Agrupado (Clustered Cylinder).
Aqu se visualizan listados todos los grficos disponibles, seleccione uno y pulse Aceptar
(OK) para empezar a crearlo.
Microsoft Excel
Grficos
12.2
GRFICOS CIRCULARES
Si deseamos cambiar el tipo de grfico seleccionado, bastar con dar un clic en el cono
Microsoft Excel
Grficos
El resultado ser:
12.3
GRFICOS EN BARRAS
Si deseamos cambiar el tipo de grfico seleccionado, bastar con dar un clic en el cono
Microsoft Excel
Grficos
El resultado ser:
Para poder personalizar los grficos, utilizaremos la barra de herramientas que aparecer
al final de las dems llamada: Herramientas de grficos (Chart Tools), con tres
pestaas: Diseo (Design), Presentacin (Layout) y Formato (Format).
12.4
Una de las grandes habilidades del Excel es poder realizar grficas y uno de los
modelos muy tiles es el tipo X vs. Y, es decir el modelo Scatter, que permite
realizar la grfica de funciones en un sistema cartesiano de coordenadas.
La funcin a graficar puede ser cualquiera como una lineal, cuadrtica, con raz
cuadrada, con raz ensima, racional, con funciones trigonomtricas, etc. Para
hacer una grfica de la funcin se requiere dos datos: primero entre que valores
de X se va a realizar la grfica y segundo la funcin.
Se debe realizar entonces una tabla a 2 columnas donde en la primera estn los
valores de X y en la segunda los valores Y, que se calculan con la funcin
propuesta. Cuando se tenga la tabla de valores X y Y se puede realizar la grfica.
Microsoft Excel
Grficos
) entre los
incremento de 0,2.
Microsoft Excel
Grficos
Microsoft Excel
Grficos
entre los
Microsoft Excel
Grficos
La funcin a graficar tiene la funcin trigonomtrica seno, que para el Excel es sin.
El valor de PI () dentro del seno se usa para no digitar 3,14159. Cuando se
requiere trabajar una raz cbica se considera como potencia, en donde el
exponente es (1/3) que debe estar entre parntesis.
Microsoft Excel
Grficos
Microsoft Excel
Funciones
13 FUNCIONES
Una funcin es una frmula predefinida por Excel (o por el usuario) que opera con uno o
ms valores y devuelve un resultado que aparecer directamente en la celda donde
escriba la funcin o ser utilizado para calcular la frmula que la contiene.
La sintaxis de cualquier funcin es:
=NOMBRE_FUNCIN(ARGUMENTO1;ARGUMENTO2;...;ARGUMENTON)
Reglas:
Ejemplo: =SUMA(A1:C8)
=SUMA(A1:C8)
13.1
ASISTENTE DE FUNCIONES.
13.2
Microsoft Excel
Funciones
Si queremos introducir una funcin en una celda debemos seguir los siguientes pasos:
1. Situarse en la celda donde queremos introducir la funcin.
2. Hacer clic en la pestaa Frmulas.
3. Elegir la opcin Insertar funcin.
Microsoft Excel
Funciones
de la barra de frmulas.
Excel 2010 nos permite buscar la funcin que necesitamos escribiendo una breve
descripcin de la funcin necesitada en el recuadro Buscar una funcin: y a
continuacin hacer clic sobre el botn
conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que l nos mostrar en el
cuadro de lista Seleccionar una funcin: las funciones que tienen que ver con la
descripcin escrita.
Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una
categora del cuadro combinado O seleccionar una categora: esto har que en el
cuadro de lista slo aparezcan las funciones de la categora elegida y reduzca por lo
tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categora podemos elegir Todas.
Microsoft Excel
Funciones
En el cuadro de lista Seleccionar una funcin: hay que elegir la funcin que deseamos
haciendo clic sobre sta.
Observe como conforme seleccionamos una funcin, en la parte inferior nos aparecen los
distintos argumentos y una breve descripcin de sta. Tambin disponemos de un enlace
Ayuda sobre esta funcin para obtener una descripcin ms completa de dicha funcin.
A final, hacer clic sobre el botn Aceptar.
Justo debajo de la barra de frmulas aparecer el cuadro de dilogo Argumentos de
funcin, donde nos pide introducir los argumentos de la funcin: Este cuadro variar
segn la funcin que hayamos elegido, en nuestro caso se eligi la funcin SUMA().
En el recuadro Nmero1 hay que indicar el primer argumento que generalmente ser una
celda o rango de celdas tipo A1:B4. Para ello, hacer clic sobre el botn
para que el
Microsoft Excel
Funciones
Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botn Aceptar.
Si por algn motivo insertramos una fila en medio del rango de una funcin, Excel
expande automticamente el rango incluyendo as el valor de la celda en el rango. Por
ejemplo: Si tenemos en la celda A5 la funcin =SUMA(A1:A4) e insertamos un fila en la
posicin 3 la frmula se expandir automticamente cambiando a =SUMA(A1:A5).
13.3
FUNCIONES MATEMTICAS
13.3.1
Sintaxis:
=RAIZ(nmero)
=SQRT(number)
13.3.2
Microsoft Excel
13.3.3
RAZ ENSIMA
Ejemplo: calcular la raz quinta del valor 32.
=POWER(number, power)
Funciones
13.3.4
Microsoft Excel
Funciones
FUNCIN PRODUCTO
13.4
=RAND()
13.5
Microsoft Excel
Funciones
Sintaxis:
=ALEATORIO.ENTRE(NUMERO_INICIO; NUMERO_FIN)
=RANDBETWEEN(NUMERO_INICIO; NUMERO_FIN)
=ALEATORIO.ENTRE(1;10)
13.5.1
=RANDBETWEEN(1;10)
Descripcin
Operador que indica el inicio de la frmula
Devuelve como resultado la suma de sus argumentos.
Celda constitutiva para realizar la operacin. (se puede
utilizar tambin como celda inicial de un conjunto de
celdas a ser utilizadas en la funcin)
Celda constitutiva para realizar la operacin. (se puede
utilizar tambin como celda final de un conjunto de
celdas a ser utilizadas en la funcin).
Se
podrn
utilizar
tantas
Microsoft Excel
celdas
sean
necesarias
Funciones
expresadas
como
valores
13.5.2
SUMA PRODUCTO
Microsoft Excel
Funciones
13.5.3
Microsoft Excel
Funciones
Descripcin
Operador que indica el inicio de la frmula
Devuelve como resultado la suma de las celdas que
cumplen una condicin dada.
rea donde voy a encontrar la condicin.
Condicin a ser evaluada
rea donde voy a encontrar el resultado
Para trabajar con sta funcin se necesitan de datos adicionales como por ejemplo una
tabla de datos a la que se hace referencia.
Ejemplo: Calcular el total de las ventas de los monitores
13.5.4
Microsoft Excel
Funciones
Descripcin
Operador que indica el inicio de la
frmula
Devuelve como resultado la suma de las
celdas que cumplen un determinado
conjunto de condiciones o criterios.
rea donde voy a encontrar el resultado.
rea donde voy a encontrar la primera
condicin.
Primera condicin a ser evaluada
rea donde voy a encontrar la segunda
condicin.
Segunda condicin a ser evaluada
Para trabajar con sta funcin se necesitan de datos adicionales como por ejemplo una
tabla de datos a la que se hace referencia.
Ejemplo 1:
De los datos de la Tabla 2, calcular el total del monto de depsitos realizados a partir del
27/11/2000. Los datos de la tabla constan desde la celda A12 hasta la C172
Microsoft Excel
Funciones
En resumen esta funcin suma las celdas del rango_suma siempre y cuando las celdas
de rango_criterio cumplan con las condiciones de criterio.
Ejemplo 2:
Con los datos que se indican en la siguiente tabla (imagen) calcular el total de la cantidad
vendida por el vendedor Juan en el mes de enero.
Microsoft Excel
Funciones
=SUMAR.CONJUNTO.SI(C2:C9;B2:B9:Enero;D2:D9;Juan)
13.6
FUNCIONES ESTADSTICAS
FUNCIN DESVIACIN ESTNDAR STDEV DESVEST
13.6.1
Sintaxis:
=DESVEST(nmero1; nmero2; )
=STDEV(number1; number2; )
Ejemplo:
Suponga que en una pldora de arroz hay una mquina que empaca sacos de 100 libras.
Tiene una produccin diaria de 500 sacos y usted escoge al azar 20 sacos para verificar
el peso exacto. Los pesos son los siguientes: (101, 99, 101, 102, 100, 102, 100, 102, 97,
101, 98, 99, 102, 102, 97, 97, 100, 102, 97, 102) que resulta en un peso promedio de
100.05 libras. Cul es la desviacin estndar del peso de los sacos?
13.6.2
Microsoft Excel
Sintaxis:
=MAX(nmero1; nmero2; )
=MAX(number1; number2; )
Ejemplo: Hallar el valor mayor del conjunto del siguiente conjunto de nmeros
13.6.3
Sintaxis:
=MIN(nmero1; nmero2; )
=MIN(number1; number2; )
Ejemplo: Hallar el valor menor del conjunto del siguiente conjunto de nmeros
Funciones
13.6.4
Microsoft Excel
Funciones
Sintaxis:
=MEDIANA(nmero1; nmero2; )
=MEDIAN(number1; number2; )
13.6.5
Esta funcin devuelve la moda de los nmeros dados. La moda es el valor que ms se
repite de un conjunto de nmeros.
Sintaxis:
=MODA(nmero1; nmero2; )
=MODE(number1; number2; )
13.6.6
Microsoft Excel
Funciones
Esta funcin cuenta de un rango de celdas, cuntas de estas tienen contenido numrico.
Sintaxis:
=CONTAR(valor1, valor2, .)
=COUNT(value1, value2, .)
Elementos de la Frmula
=
CONTAR (espaol)
COUNT (ingls)
valor1
value1
valor2
value2
Descripcin
Operador que indica el inicio de la frmula
Devuelve como resultado el nmero total de
celdas de un rango que contiene nmeros.
Es el primer elemento a ser tomado en
cuenta por la funcin.
Es el segundo elemento a ser tomado en
cuenta por la funcin.
13.6.7
Microsoft Excel
=CONTARA(valor1, valor2, )
=COUNTA(value1, value2, )
Ejemplo: Del rango de celdas de la tabla siguiente cuntas celdas no estn vacas
13.6.8
Descripcin
Operador que indica el inicio de la frmula
Devuelve como resultado el nmero al contar las
celdas en el rango que coinciden con la condicin
dada.
Es el rea del que se desea contar el nmero de
celdas que cumplen con la condicin dada.
Es la condicin en forma de nmero, expresin o
texto que determina qu celdas deben contarse.
Funciones
13.6.9
Microsoft Excel
Funciones
Sintaxis:
=CONTAR.SI.CONJUNTO(rango1; criterio1; rango2; criterio2; )
=COUNTIFS(range1; criteria1; range2; criteria2; )
Elementos de la Frmula
=
CONTAR.SI.CONJUNTO
(espaol)
COUNTIFS (ingls)
rangos_criterio1
criteria_range1
criterio1
criteria1
Descripcin
Operador que indica el inicio de la frmula
Devuelve como resultado el nmero al contar
las celdas que cumplen un determinado
conjunto de condiciones o criterios.
Es el rango de celdas que se desean evaluar
para la condicin determinada.
Es la condicin en forma de nmero, expresin
o texto que determina qu celdas deben
contarse.
13.6.10
Microsoft Excel
Descripcin
Operador que indica el inicio de la
frmula
Cuenta el nmero de celdas en blanco
dentro de un rango especificado.
Es el rango del que se desea contar el
nmero de celdas en blanco.
Funciones
13.6.11
Microsoft Excel
Funciones
Se pueden incluir de 1 a
13.6.12
Microsoft Excel
Funciones
13.6.13
Microsoft Excel
Funciones
Sintaxis:
=PROMEDIO.SI.CONJUNTO(rango_promediarse;rango_criterio1;criterio1; rango_criterio2;criteria2;..)
13.7
13.7.1
FUNCIONES LGICAS
FUNCIN Y - AND
Microsoft Excel
Funciones
logical1, logical2, son condiciones, que pueden ser entre 1 y 255. El resultado de la
funcin AND es True (verdadero) si todas y cada una de las condiciones son verdaderas.
Si solamente una de las condiciones es falsa aunque todas las dems sean verdaderas,
el resultado de AND es False (Falso).
Sintaxis:
=Y(logica1, logica2, logica3, ... )
=AND (logical1, logical2, logical3, ... )
Ejemplo: Verificar quien cumple con las 2 condiciones siguientes: que sea una dama y
que tenga menos de 19 aos.
13.7.2
Microsoft Excel
Funciones
FUNCIN O - OR
condiciones es verdadera aunque las dems sean falsas. Si todas las condiciones son
falsas es la nica posibilidad para que el resultado de OR sea False (Falso).
Sintaxis:
=O (lgica1, lgica2, lgical3, . )
=OR ( logical1, logical2, logical3, . )
Ejemplo: Verificar los estudiantes que pertenecen a la escuela de Diseo o Turismo.
13.7.3
Ejemplo: verificar quien cumple con las condiciones que sea un caballero de la Escuela
de Diseo o de Turismo.
Microsoft Excel
Funciones
13.7.4
FUNCIN CONDICIONAL SI - IF
Microsoft Excel
Funciones
=IF(A1>A2;A1;A2)
13.7.5
Microsoft Excel
Funciones
Microsoft Excel
Funciones
Sintaxis:
=SI(O(condicin1; condicin2;...;condicin n); respuesta por verdad; respuesta por
falso)
= IF(OR(logical1; logical2;.;logicaln); logical_test; value_if_true; value_if_false)
Ejemplo: El resultado debe ser Participa, si el estudiante es de informtica y de quinto
nivel, caso contrario No participa.
Como tenemos dos condiciones, nicamente si se cumple una de las dos condiciones
ingresadas, por valor verdadero: Participa, por valor falso: No participa.
La funcin se escribe de la siguiente manera:
=SI(O(C3=Informtica;D3=5);Participa;No participa)
=IF(OR(C3=Informtica;D3=5);Participa;No participa)
13.8
Microsoft Excel
Funciones
Esta funcin sirve generalmente para resolver problemas donde existan varias
condiciones que deben cumplirse para ejecutar alguna accin.
Sintaxis general:
=SI(condicin1; accin1; SI(condicin2; accin2; SI(condicin3; accin3; .)))
=IF(condicin1; accin1; SI(condicin2; accin2; SI(condicin3; accin3; .)))
Ejemplo:
Microsoft Excel
Funciones
=SI(A2<6;0;IF(O(AND(A2>=6;A2<=18);A2>65);0,12;0,25))
=IF(A2<6;0;IF(OR(AND(A2>=6;A2<=18);A2>65);0,12;0,25))
Ejemplo: En base a los valores de las celdas A1 hasta A3, si el valor es 1 la respuesta
ser Pedro, Si el valor es 2, la respuesta es Juan, caso contrario la respuesta es Pabalo.
=SI(B8=1;"Pedro";SI(B8=2;"Juan";"Pablo"))
=IF(B8=1;"Pedro";IF(B8=2;"Juan";"Pablo"))
=SI(Y(A8>=1;A8<7);"Infancia";SI(Y(A8>=7;A8<13);"Niez";SI(Y(A8>=13;A8<18);"Adolesc
encia";"Juventud")))
=IF(AND(A8>=1;A8<7);"Infancia";IF(AND(A8>=7;A8<13);"Niez";IF(AND(A8>=13;A8<
18);"Adolescencia";"Juventud")))
13.8.1
Microsoft Excel
Funciones
FUNCIN SI ERROR
Sintaxis:
=SI.ERROR(valor; valor_si_error)
=IFERROR(value; value_if_error)
Ejemplo:
Microsoft Excel
Funciones
=SI.ERROR(A2/B2;"Error en el clculo")
=IF.ERROR(A2/B2;"Error en el clculo")
13.9
FUNCIONES DE REFERENCIA
13.9.1
Microsoft Excel
Funciones
Si los valores que se tenga entre B3:B6 son, 10, 20, 30 y 40 respectivamente, el
resultado que se obtendr en la celda B7 es 1 porque la celda en la primera posicin de
matriz_buscada contiene un valor que coincide con el valor_buscado.
El argumento tipo_de_coincidencia (match_type) define las reglas para la bsqueda, y
debe ser 1, 0 1. Si es 1 se omite. La funcin COINCIDIR (MATCH) buscar el valor
ms grande del rango que sea menor o igual que el valor_buscado. La matriz_buscada
debe estar ordenada en forma ascendente.
Si el tipo_de_coincidencia es 0, la funcin COINCIDIR (MATCH) encuentra el primer
valor del rango que coincide exactamente con el valor_buscado. La matriz_buscada no
necesita estar ordenada.
Microsoft Excel
Funciones
Si ningn elemento del rango es mayor o igual que el valor_buscado, la funcin devolver
el valor de error #N/A.
13.9.2
Microsoft Excel
Funciones
de columna de la matriz.
Esta funcin tiene dos formas de actuar:
Primera forma
La primera forma (o forma matricial) de la funcin INDICE funciona nicamente con
argumentos de matriz y devuelve los valores de los resultados, y no sus referencias de
celdas.
Sintaxis:
=INDICE(matriz;nm_fila;nm_columna)
=INDEX(array,row_num,column_num)
Ejemplo: Recuperar el contenido de la interseccin de la fila 1 con la columna 2 de la
matriz A2:C3.
=INDICE(A2:C3;1;2)
=INDEX(A2:C3;1;2)
Resultado: Devuelve el valor 20, porque 20 es el valor de la celda que se encuentra en la
segunda columna de la primera fila.
La segunda forma
La segunda forma (o forma de referencia) de INDICE (INDEX) devuelve una direccin de
celda, y es til cuando desea realizar operaciones (como cambiar el ancho de una celda),
Microsoft Excel
Funciones
en lugar de hacerlo sobre su valor. Sin embargo, esta funcin puede ser confusa porque
si anidamos una funcin INDICE (INDEX) en otra funcin, esa otra funcin podr utilizar
el valor de la celda cuya direccin es devuelta por INDICE (INDEX). Ms an, la forma
de referencia de INDICE (INDEX) no visualiza su resultado como una direccin; visualiza
el valor(es) de esa direccin.
nm_columna, INDICE (INDEX) devolver una referencia para toda la fila o columna
respectivamente.
El argumento nm_rea (area_num) slo es necesario si se incluye ms de un rea en la
referencia.
Microsoft Excel
Funciones
nm_rea, ste se tomar como 1. El argumento nm_rea siempre debe ser un entero
positivo. Si nm_rea es menor que 1, la funcin devolver el valor de error #REF!
13.10.1
Microsoft Excel
Funciones
=BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;bsqueda_apro
ximada)
=VLOOKUP(lookup_value; table_array; col_index_num; range_lookup)
El argumento valor_buscado (lookup_value) es un valor a buscar en la tabla para
encontrar el primer indicador, matriz_buscar_en (table_array) es una matriz o nombre de
rango que define la tabla e indicador_columnas (col_index_num) designa la columna de
la tabla (el segundo indicador de la tabla) desde la cual seleccionar el resultado. Como
se compara el valor_buscado con la primera columna de datos para determinar el primer
indicador, se llamar a los datos de esa primera columna valores de comparacin. El
argumento bsqueda_aproximada (range_lookup) es un valor lgico que determina si la
funcin busca una coincidencia exacta o aproximada con el valor buscado. Utilizar
FALSO (FALSE) en bsqueda_aproximada para una coincidencia exacta con el
valor_buscado.
Los valores de comparacin pueden ser nmeros o texto. En cualquier caso, deben estar
ordenados en forma ascendente. Adems, ningn valor de comparacin debe utilizarse
ms de una vez en una tabla.
El argumento indicador_columnas (denominado a veces desplazamiento) proporciona el
segundo indicador de la tabla, y le indica a la funcin de bsqueda en qu columna de la
tabla debe buscar para obtener el resultado de la funcin.
El argumento
indicador_columnas debe ser mayor o igual a 1 y nunca debe ser mayor que el nmero
de columnas de la tabla; es decir, si una tabla vertical tiene un ancho de tres columnas, el
indicador de columnas no puede ser mayor que 3. Si algn valor no satisface esas
reglas, la funcin devolver un valor de error.
Ejemplo:
VALOR BUSCADO
TABLA
NMERO DE COLUMNA
TIPO DE ORDENACIN
Microsoft Excel
Funciones
13.10.2
Microsoft Excel
Funciones
=HLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,range_lookup)
El que una tabla se considere vertical u horizontal depende de donde se encuentren los valores de
comparacin. Si se hallan en la columna del extremo izquierdo de la tabla, la tabla es vertical; si
estn en la primera fila de la tabla, la tabla es horizontal.
VALOR BUSCADO
APROXIMADA)
Microsoft Excel
Funciones
deben
estar
ordenados
y
es
FALSE/FALSO no estn ordenados y se
desea una bsqueda exacta.
Microsoft Excel
Funciones
13.11.1
Va (pv) es el valor actual o lo que vale ahora la cantidad total de una serie de
pagos futuros.
Vf (fv) es el valor futuro o saldo en efectivo que desea lograr despus de efectuar
el ltimo pago. Si el argumento vf (fv) se omite, se asume que el valor es 0 (por
ejemplo, el valor futuro de un prstamo es 0).
Observaciones
El pago devuelto por la funcin PAGO (PMT) incluye el capital y el inters, pero no
incluye impuestos, pagos en reserva ni los gastos que algunas veces se asocian con los
prstamos.
Microsoft Excel
Funciones
Mantenga uniformidad en el uso de las unidades con las que especifica los argumentos
tasa (rate) y nper. Si efecta pagos mensuales de un prstamo de 4 aos con un inters
anual del 12 por ciento, use 12%/12 para el argumento tasa y 4*12 para el argumento
nper.
Si efecta pagos anuales del mismo prstamo, use 12 por ciento para el
Usando el mismo prstamo, si los pagos vencen al comienzo del perodo, el pago es:
=PAGO(B3/12; 10; 10000; 0; 1) es igual a -1.030,16 $
=PMT(B3/12; 10; 10000; 0; 1)
Microsoft Excel
Funciones
La siguiente frmula devuelve la cantidad que se deber pagar cada mes si presta $
5.000 durante un plazo de cinco meses a una tasa de inters del 12 por ciento:
=PAGO(B3/12;B2; -B1) es igual a $1030,20
=PMT(B3/12;B2; -B1)
13.11.2
Microsoft Excel
Funciones
Sintaxis:
=PAGOPRIN(tasa,No.pagos,nper,va,[vf],[tipo])
=PPMT(rate,per,nper,pv,[fv],[type])
Donde:
Tasa (rate) es la tasa de inters del prstamo.
No. Pagos (per) especifica el periodo y debe ser en el rango de 1 hasta nper.
Nper es el nmero total de pagos del prstamo.
Va (pv) es el valor actual o lo que vale ahora la cantidad total de una serie de
pagos futuros.
Vf (fv) es el valor futuro o saldo en efectivo que desea lograr despus de efectuar
el ltimo pago. Si el argumento vf (fv) se omite, se asume que el valor es 0 (por
ejemplo, el valor futuro de un prstamo es 0).
Tipo (type) es el nmero 0 (cero) o 1 e indica el vencimiento de pagos.
Ejemplo: La siguiente frmula devuelve el pago principal de un prstamo de $ 10.000
con una tasa de inters anual del 8 por ciento pagadero en 10 meses para el perodo
nmero 1.
=PAGOPRIN(8%/12;1;10;10000) es igual a $ -970,37
=PPMT(8%/12;1;10;10000) es igual a $ -970,37
Microsoft Excel
Funciones
Ejemplo:
13.11.3
Microsoft Excel
Funciones
Donde:
Tasa (rate) es la tasa de inters del prstamo.
No. Pagos (per) especifica el periodo y debe ser en el rango de 1 hasta nper.
Nper es el nmero total de pagos del prstamo.
Va (pv) es el valor actual o lo que vale ahora la cantidad total de una serie de
pagos futuros.
Vf (fv) es el valor futuro o saldo en efectivo que desea lograr despus de efectuar
el ltimo pago. Si el argumento vf (fv) se omite, se asume que el valor es 0 (por
ejemplo, el valor futuro de un prstamo es 0).
Tipo (type) es el nmero 0 (cero) o 1 e indica el vencimiento de pagos.
Ejemplo: La siguiente frmula devuelve el pago que se debe pagar de inters por un
prstamo de $ 10.000 con una tasa de inters anual del 8 por ciento pagadero en 10
meses para el perodo nmero 1.
=PAGOINT(8%/12;1;10;10000) es igual a $ -,37
=IPMT(8%/12;1;10;10000) es igual a $ -970,37
Microsoft Excel
Funciones
Microsoft Excel
Funciones
Microsoft Excel
Funciones
acumula con la frmula =F14+D15 para el segundo pago, con lo que se arrastra esta
ltima celda para generar toda la tabla.
Microsoft Excel
Funciones
13.13.1
Esta funcin nos devuelve la fecha y la hora actual del sistema con formato de fecha y
hora.
Sintaxis:
=AHORA()
=NOW()
=HOY()
=TODAY()
Este fecha transformada a formato general representa un nmero el cual en Excel para
funciones de fecha lo conocen como nmero de serie.
13.13.2
Microsoft Excel
Funciones
FUNCIN AO
Esta funcin tiene como parmetro un nmero de serie o a la celda con formato de fecha
o nmero y devuelve el ao en formato ao entre el rango de 1900-9999.
Sintaxis:
=AO(NUM_DE_SERIE)
=YEAR(SERIAL_NUMBER)
13.13.3
FUNCIN DA
Sintaxis:
= DIA(NM_DE_SERIE)
=DAY(SERIAL_NUMBER)
Ejemplo:
Microsoft Excel
Ejemplo:
=ENTERO(($B$3-D6)/365.25)
=INT(($B$3-D6)/365.25)
Funciones
Microsoft Excel
Formato condicional
14 FORMATO CONDICIONAL
El formato condicional sirve para que dependiendo del valor de
la celda, Excel aplique un formato especial o no sobre esa
celda.
Aqu tenemos varias opciones, como resaltar algunas celdas dependiendo de su relacin
con otras, o resaltar aquellas celdas que tengan un valor mayor o menor que otro.
Utiliza las opciones Barras de datos, Escalas de color y Conjunto de iconos para
aplicar diversos efectos a determinadas celdas.
Microsoft Excel
Formato condicional
Aqu tenemos varias opciones, como resaltar algunas celdas dependiendo de su relacin
con otras, o resaltar aquellas celdas que tengan un valor mayor o menor que otro.
Utiliza las opciones Barras de datos (Data Bars), Escalas de color (Color Scales) y
Conjunto de iconos (Icon Sets) para aplicar diversos efectos a determinadas celdas.
Vamos a fijarnos en la opcin Nueva regla (New Rule) que permite crear una regla
personalizada para aplicar un formato concreto a aquellas celdas que cumplan
determinadas condiciones.
Nos aparece un cuadro de dilogo Nueva regla de formato como el que vemos a
continuacin:
Microsoft Excel
Formato condicional
Los valores de las condiciones pueden ser valores fijos o celdas que contengan el valor a
comparar.
Si pulsamos sobre el botn Formato (Format...) entramos en un cuadro de dilogo
donde podemos escoger el formato con el que se mostrar la celda cuando la condicin
se cumpla. El formato puede modificar, el color de la fuente de la letra, el estilo, el borde
de la celda, el color de fondo de la celda, etc.
Al pulsar sobre Aceptar (OK) se crear la regla y cada celda que cumpla las condiciones
se marcar. Si el valor incluido en la celda no cumple ninguna de las condiciones, no se
le aplicar ningn formato especial.
Si pulsamos sobre Cancelar (Cancel), no se aplicarn los cambios efectuados en el
formato condicional.
Ejemplo: Si se tiene una hoja de beneficios y se desea poner un determinado color
dependiendo del beneficio, a todos los beneficios mayores a $200 el color verde y de
todos los beneficios menores de $200 como el amarillo y el rojo como todas las perdidas,
esto al realizarlo de forma manual podra tardar demasiado tiempo especialmente si se
tiene miles de entradas, para lo cual se utiliza un formato condicional.
Para demostrar la primera parte del ejemplo como poner de color verde a cualquier valor
superior de $200, se realiza lo siguiente:
Resaltar las celdas con las reglas (Highlight Cells Rules) y Mayores que
(Greater Than)
Microsoft Excel
Formato condicional
El valor al cual vamos aplicar el formato requerido en este caso a los beneficios
mayores a $200 el color verde (Green Fill with Dark Green Text).
La misma lgica se utiliza para resolver el resto del ejemplo, teniendo un resultado como
muestra la figura a continuacin:
Microsoft Excel
Formato condicional
15 LISTAS, FILTROS
15.1
LISTAS
Una lista es una serie etiquetada de filas de hoja de clculo que contiene datos
relacionados, como una base de datos de factura, o, una lista de direcciones y telfonos
de amigos o clientes. Una lista puede utilizarse como una base de datos en donde las
filas corresponden a los registros y las columnas a los campos. Se utiliza la primera fila
de datos para colocar los rtulos de las columnas.
Microsoft Excel tiene varias caractersticas que facilitan la gestin y el anlisis de los
datos de una lista. Para aprovechar estas caractersticas, se deben ingresar los datos en
la lista, de acuerdo a las siguientes instrucciones:
15.1.1
Algunas de las
Dejar en blanco, como mnimo, una columna y una fila entre la lista y los dems datos de
la hoja de clculo. Microsoft Excel podr detectar con mayor facilidad y seleccionar la
lista cuando se haga una clasificacin, un filtrado o se inserten subtotales
automticamente.
Evitar la colocacin de filas y columnas en blanco, dentro de la lista, para que Microsoft
Excel pueda detectarla y seleccionarla con mayor facilidad.
Evitar la colocacin de datos crticos a la derecha o a la izquierda de la lista, los cuales,
podran ocultarse cuando se filtre la lista.
Rtulos de columna
Al crear rtulos de columna en la primera fila de la lista, Microsoft Excel los utiliza para
generar informes, as como para buscar y organizar los datos.
En los rtulos de columna, utilizar una fuente, una alineacin, un formato, una trama, un
borde o un estilo de letras maysculas que sea diferente del formato que se asigne a los
datos de la lista.
Cuando desee separar los rtulos de los datos, utilizar bordes de celda, no utilizar filas en
blanco ni guiones para insertar lneas debajo de los rtulos.
Contenido de filas y columnas
Disear la lista de forma que las filas tengan elementos similares en la misma columna.
No insertar espacios adicionales al comienzo de una celda, ya que afectarn a las
clasificaciones y a las bsquedas.
No utilizar una fila en blanco para separar los rtulos de columna de la primera fila de
datos.
15.2
Filtros
Filtros
Una de las utilidades del trabajo con listas es la creacin de filtros, los que son utilizados
para poder seleccionar los registros que desea observar.
Creacin de filtros
Para crear un filtro, se debe ubicar en una celda de la lista. No es necesario seleccionar
la lista completa.
pertenecen a la lista.
A continuacin, seleccionar la ficha Datos (Data), luego el botn Filtro (Filter) que
corresponde a los autofiltros.
15.2.1
AUTOFILTRO (FILTER)
Filtros
En el cuadro de lista de filtro (Text Filters), podr ver todos los elementos componentes
del campo seleccionado. En caso de que un elemento se repita en la lista, lo que no
sucede en este cuadro, no aparecer en la lista, salvo que haya sido escrito de manera
diferente (con espacio adicional, con maysculas, o cualquier smbolo distinto).
Filtros
Personalizacin de filtros
Muchas veces se puede requerir filtrar datos que cumplan con una o dos
tipos de
Filtros
Autofiltro personalizado
En este cuadro podr seleccionar las caractersticas del filtro. Consta de dos listas y dos
posibles filtros. En la primera lista se selecciona el tipo de comparacin deseada, donde
podr seleccionar una de las siguientes opciones:
Es igual a. (Equals)
Contiene. (Contains)
Filtros
En la segunda lista se ve los datos disponibles, usted podr escoger el dato a filtrar. El
segundo filtro debe ser seleccionado escogiendo un tipo de condicin lgica ("y"
(And),"o" (Or)); en caso de seleccionar la condicin "y" el filtro es excluyente, es decir,
que se debe cumplir simultneamente las dos condiciones o no aparecer en la lista; si
la seleccin se hace con la condicin lgica "o", el filtro ser incluyente, es decir,
mostrar todos los datos que cumplan simultneamente las dos condiciones.
15.3
Filtros
FILTRO AVANZADO
Este tipo de filtro le permitir crear una nueva lista que contendr los datos seleccionados
en el filtro.
Para crear este tipo de filtro necesitar tener por lo menos tres filas vacas que pueden
utilizarse como rango de criterios sobre la lista y que deber incluir rtulos de columna.
Deber existir por lo menos una fila en vaca entre la lista y los rangos de criterios.
15.3.1
Filtros
15.3.2
Los criterios de filtro avanzado pueden incluir varias condiciones aplicadas a una sola
columna, varios criterios aplicados a varias columnas y condiciones creadas como
resultado de una frmula.
TRES O MS CONDICIONES
Si incluye tres o ms condiciones en una sola columna,
escriba los criterios en filas independientes, una directamente
bajo otra. Por ejemplo se tiene la siguiente tabla de datos:
Filtros
Se desea filtrar los registros que cumplan la siguiente condicin: Los registros por
concepto de Ropa o Regalos o Tarjetas.
Para resolver este ejemplo antes de la tabla de datos en registros en blanco y en
cualquier columna escribir lo siguiente:
Filtros
criterios presenta todas las filas que contienen en la columna Concepto" los productos
Ropa y en la columna Ventas los valores de las ventas superiores a $ 200.
Nota
presentar slo las filas que cumplan todas las condiciones mediante el comando Autofiltro
del men Datos.
Para buscar datos que cumplan una condicin de una columna o una condicin de otra,
introduzca los criterios en filas diferentes del rango. Por ejemplo basndonos en la tabla
de datos anterior, filtrar los registros que por Concepto sea Ropa o que la cantidad de
Ventas sean ms de 200. El diseo del filtro sera:
Para buscar filas que cumplen una de dos condiciones en una columna y una de dos
condiciones en otra, introduzca los criterios en filas independientes.
Por ejemplo, el
siguiente rango de criterios presenta las filas que contienen Tarjetas en la columna
Concepto y valores de Ventas superiores a 3000 o las filas del Concepto Ropa con
valores de Ventas superiores a 1000.
15.3.3
Filtros
Filtros
celda que contiene el criterio, puede ignorarlo, ya que no afecta a la forma en que se filtra
la lista.
Ordenamiento de datos
16 ORDENAMIENTO DE DATOS
La ordenacin es una de las partes esenciales del anlisis de
datos. Con esta funcionalidad, puede poner en orden alfabtico
a un listado, ordenar cronolgicamente una serie numrica o de
fechas.
Ordenamiento de datos
Cuando hemos completado un criterio, podemos incluir otro pulsando Agregar nivel,
como se muestra en la imagen. De forma que podremos ordenar por ejemplo por nombre
y en caso de que dos o ms registros tengan el mismo nombre, por apellido.
Seleccionando un nivel, y pulsando las flechas hacia arriba o hacia abajo, aumentamos o
disminuimos la prioridad de ordenacin de este nivel. Los datos se ordenarn, primero,
por el primer nivel de la lista, y sucesivamente por los dems niveles en orden
descendente.
En la parte superior derecha tenemos un botn Opciones, este botn sirve para abrir el
cuadro Opciones de ordenacin dnde podremos especificar ms opciones en el criterio
de la ordenacin.
Ejemplo:
Ordenamiento de datos
Subtotales
17 SUBTOTALES
Obtiene el total de varias filas de datos relacionados insertando
automticamente
subtotales
totales
para
las
celdas
seleccionadas.
Esta herramienta es utilizada generalmente en una tabla de datos. Para el libro
electrnico u hoja de clculo, una tabla de datos puede ser creada colocando cabeceras
y registros.
Una vez que tenemos la tabla de datos, empezaremos ordenando segn los criterios que
nos presente el problema; esto es muy importante ya que nos permitir agrupar los datos
para poder aplicar correctamente la generacin de subtotales.
La generacin de subtotales lo podremos realizar ingresando al men Datos (Data).
Subtotales
Lo primero que debemos hacer es ordenar nuestra tabla de datos por el criterio
ESCUELA, no importa si es de manera ascendente o descendente, lo importante es
tener ubicados uno debajo de otro todos los registros o elementos coincidentes; para ello
nos ubicamos en la primera celda que contenga datos de la tabla y vamos a dar un clic
en el cono
Subtotales
Aqu empezaremos a llenar con las condiciones expresadas para el desarrollo del
ejercicio:
Vamos a seleccionar en: para cada cambio escogemos ESCUELA; la funcin a utilizar es
PROMEDIO (AVERAGE) y seleccionaremos solamente los campos EDAD y ESTATURA
para que en stas columnas se apliquen los SUBTOTALES, el resto de columnas
debern ser desmarcadas.
Para marcas las columnas basta con dar un clic en el recuadro, para desmarcar de igual
manera se da un clic en el recuadro con el visto puesto.
Una vez concluido el ingreso de las condiciones, daremos un clic en Aceptar (OK).
Subtotales
Subtotales
Microsoft Excel
Tabla dinmica
18 TABLA DINMICA
Una de las necesidades en todos los campos, es la de
convertir
los
datos
iniciales
tabulados
en
informacin
procesada para hacerla til. Esta nueva informacin permitir hacer anlisis minuciosos o
tomar decisiones.
La tabla dinmica (Pivot Table) es una herramienta de manejo de datos en Excel, que
procesa una tabla o lista inicial, generando una nueva sin usar frmulas ni funciones.
Con los datos indicados en la tabla se va a revisar el siguiente ejemplo
Microsoft Excel
Tabla dinmica
Con el cursor en cualquier celda dentro de la tabla a procesar clic en Men Insert
PivotTable y se abre el asistente de esta herramienta. En la lnea Table /Range: ya est
el dato del rango que se va a procesar, esto es la tabla original. En la parte inferior se
selecciona Hoja nueva (New Worksheet) o en una que ya existe (Existing Worksheet), clic
botn OK. En una hoja nueva se ve en pantalla las reas a donde se deben arrastrar los
botones que se encuentran en el lado derecho. La nueva hoja puede ser cambiada de
nombre si el usuario asi lo desea. Los botones a considerar son los que corresponde a la
cabecera de la tabla.
Dependiendo de los datos entonces se hace clic en el botn respectivo de la lista derecha
y sin soltar el mouse se arrastra y se suelta en el rea que corresponde. Para el ejemplo:
El botn Gnero se arrastra al rea Page (primer rea arriba de las dems). El botn
Escuela al rea Fila (Row). El Botn Campus al rea columna (Column). El botn edad
para calcular el promedio y el botn Nota 1 para encontrar el mnimo se arrastra al rea
de datos (Data). Se generan los resultados de la tabla dinmica:
Microsoft Excel
Tabla dinmica
El Excel en principio calcula los resultados de la tabla suponiendo que el usuario quiere
encontrar la Suma de la Edad (Sum of Edad) y la Suma de la Nota 1 (Sum of Nota 1).
Para cambiar las funciones se hace doble clic en la celda B5 donde se lee: Sum of Edad
y se abre una ventana donde est la lista de funciones de las cuales se selecciona
Average para calcular el promedio de la edad y clic en el botn OK.
El Excel
automticamente cambia los valores para mostrar los resultados de la tabla dinmica
como el promedio de la edad.
De la misma manera se hace doble clic en la celda B6 donde se lee Sum of Nota 1 para
en la ventana que se abre seleccionar la funcin Min y calcular la Nota 1 Mnima. Clic en
el botn OK.
Se cambian los valores numricos para mostrar los resultados deseados en el rea de
datos (Data).
Microsoft Excel
Tabla dinmica
Es posible que se requiera los resultados numricos como porcentajes calculados por
filas o por columnas. De ser as doble clic en la celda B5 donde se lee Average of Edad
para seleccionar la pestaa Show values as desplegar el botn y seleccionar la opcin
respectiva como por ejemplo % of Row Total ( porcentaje del total por filas) o % of
Column Total (porcentaje del total por columnas).
Al hacer clic en el botn OK automticamente se ven los resultados en la tabla dinmica
como porcentajes.
Microsoft Excel
Tabla dinmica
En los botones desplegables de la tabla dinmica se puede seleccionar las opciones que
se requieran si se desea ver la tabla ms sencilla. Por ejemplo en el botn Gnero se
despliega y se selecciona solo las damas en lugar de todos (All) y los resultados se
muestran corregidos solo para las damas.
18.1
GRFICO DINMICO:
Microsoft Excel
Tabla dinmica
Campus al
rea
Columna (Column) y Edad al rea de Datos (Data). Mientras se arrastran y sueltan los
botones en las reas respectivas, se va viendo en pantalla que se generan
automticamente, tanto la tabla dinmica como el grfico dinmico.
Microsoft Excel
Tabla dinmica
Para finalizar, con el botn derecho sobre el grfico se selecciona Format Chart Area
si se desea elegir un color de fondo del grfico que puede ser un color slido, un
degradado, una textura o una imagen. Para dejar transparente el grfico de columnas en
el fondo seleccionado, sobre el rea donde estn dichas columnas con botn derecho del
mouse se selecciona Format Plot Area y se activa la opcin No Fill. El usuario tiene
muchas opciones para colorear el fondo del grfico dinmico generado.
Microsoft Excel
Tabla dinmica
19 ANLISIS DE DATOS
19.1
Para habilitar la herramienta, el problema debe estar planteado. Luego debe hacer clic en
la ficha Datos (Data), Anlisis Y si (What -IF Analysis) y Buscar Objetivo (Goal Seek).
Ejemplo:
Mediante la funcin pago (PMT) se ha calculado en la celda B4 la cuota fija mensual para
un prstamo de $. 10,000 (celda B1) a una tasa de inters anual del 15% (celda B3), y a
18 meses (celda B2). Se desea conocer cul es el monto del prstamo si slo se puede
pagar $.600
Para resolver el problema podemos ubicar el cursor en cualquier celda. En la ficha Datos
(Data), del grupo de comandos Herramientas de datos (Data Tools) elegimos Qu si se
analiza (What-If Analysis) y seleccionamos la opcin Buscar objetivo (Goal Seek), la
Microsoft Excel
Tabla dinmica
Al aceptar este cuadro de dilogo, Excel recalcula los datos de la hoja mostrando los
nuevos valores.
Microsoft Excel
Tabla dinmica
Ejemplo: Con los mismos datos iniciales del ejemplo anterior, calcular la tasa de inters
anual para que la cuota mensual sea de $ 620
Al aceptar este cuadro de dilogo, Excel recalcula los datos de la hoja mostrando los
nuevos valores; como puede apreciarse en el siguiente cuadro.
Microsoft Excel
Tabla dinmica
La disposicin de los datos muestra los exmenes, las notas obtenidas en los 5 primeros
exmenes, los porcentajes con los que contribuyen cada examen a la nota final, la nota
ponderada que es el producto de cada nota por el respectivo porcentaje, y la nota final
que es la suma de las notas ponderadas.
En el cuadro de dilogo se define la celda E10 con el valor de 8 que es el valor mnimo
para aprobar, la celda que cambia es C8.
Microsoft Excel
Tabla dinmica
19.2
Microsoft Excel
Solver
HERRAMIENTA SOLVER
Problemas enteros: son aquellos en los cuales la solucin est restringida a valores
de las variables y Solver se toma ms tiempo en solucionarlos.
Microsoft Excel
Solver
Microsoft Excel
Solver
Ejemplo:
Luego de leer el problema, debemos sacar las restricciones del problema as:
Microsoft Excel
Solver
Es importante trabajar bajo las mismas unidades para obtener el xito en la resolucin del
problema.
Una vez detectadas las restricciones, procedemos a elaborar la tabla que nos permita
llegar a la resolucin del problema, basado en los datos que nos entrega el enunciado del
ejercicio.
Ubicado cualquier celda del ejercicio, vamos a dar un clic en el cono de Solver
y saldr el siguiente cuadro donde ingresaremos los siguientes datos:
Microsoft Excel
Solver
Segn los datos del problema debemos MAXIMIZAR la UTILIDAD TOTAL, damos un clic
en Max.
Las celdas que debern cambiar para conseguir mi objetivo, debo ingresar en el siguiente
cuadro:
Ahora deberemos ingresar las restricciones del problema, debemos dar un clic en
Agregar (Add).
Microsoft Excel
Solver
Microsoft Excel
Solver
Damos un clic en Aceptar para conservar la solucin encontrada por Solver, caso
contrario podemos Restaurar los valores originales y volver a construir. El resultado ser
el siguiente:
Microsoft Excel
Esta utilizacin de
20.1
Con el conocimiento previo de trabajo con varias hojas de un libro, utilizando vnculos e
hipervnculos, el intercambio de informacin y utilizacin de bases de datos se puede
trabajar con libros.
A continuacin se presenta el Libro 1 de Excel con 2 hojas (Venta Mensual y Resumen
Anual)
En la hoja Venta Mensual, se presenta un estado de las ventas de los meses de Enero a
Marzo:
En la lnea 7 se totaliza las ventas mensuales, que son $ 100, 200 y 300. Estas sumas
se quieren utilizar en la hoja Resumen Anual y que su resultado se pase
automticamente desde la hoja de Venta Mensual.
Microsoft Excel
Microsoft Excel
Microsoft Excel
Esto indica que del libro 2 (detalle de costos de matrcula) de Excel de la hoja electrnica
UTE, REALICE EL VNCULO DEL CONTENIDO DE LA CELDA C6.
Es importante indicar que, por efectos del vnculo, si se cambia el costo de la matrcula
de 30 a 40 del ejemplo, automticamente el total cambia a 110 de la misma hoja y libro y,
a su vez, en el Libro1 (Book1) se actualiza como se ilustra a continuacin.
De esta forma, se ha mostrado, con un ejemplo sencillo, un trabajo con varios libros de
Excel, intercambio de informacin y vinculacin de frmulas.