DELEGAR

crescer

Porque delegar importante para

o crescimento da sua empresa
e os caminhos para se fazer isso

Sobre Frank Jencik

Empresrio h mais de 25 anos, e
consultor financeiro de micro e
pequenas empresas h 15, propem
uma viso diferenciada na gesto
empresarial. Acumulou experincia
docente
como
professor
de
ps-graduao da Funcefet, e de
graduao da Faculdade Arthur S
Earp, alm de participar como
multiplicador de consultores do Sebrae,
atravs do desenvolvimento de
materiais didticos nacionalmente. J
transformou
centenas
de
empreendedores atravs de suas
palestras, treinamentos, consultorias e
workshops.

Acompanhe o dia-a-dia de Frank Jencik e receba contedo

sobre Gesto Financeira para voc aplicar e atingir
o Prximo Nvel em seu negcio.

frankjencik.com.br
frank@frankjencik.com.br

SUMRIO
Delegar: o que significa?

04

Por que delegar?

06

O que delegar?
Como delegar?
O planejamento

10
12
16

A execuo

18

O aprendizado

19

Desenvolvendo a empresa

20

DELEGAR:
O QUE SIGNIFICA?

Segundo o dicionrio Saraiva, delegar significa atribuir, transmitir (direito,

tarefa, responsabilidade) a outra pessoa.
De acordo com Idalberto Chiavenato, em sua obra Introduo Teoria
Geral da Administrao, delegar representa o processo de transferir
autoridade e responsabilidade para posies inferiores na hierarquia.
Em outras palavras, delegar significa transferir funes para outras
pessoas, de forma estruturada.
O processo compreende a escolha criteriosa da pessoa que ir cumprir
com uma determinada funo, a sua orientao e preparo, a
disponibilizao dos recursos e informaes necessrias, o
acompanhamento, o feedback e o reconhecimento.
delegar para crescer - frank jencik

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DELEGAR: O QUE SIGNIFICA?

Escolher bem a pessoa: pouco adiantar convocar um zagueiro para fazer

o papel de atacante. No incomum que o insucesso da delegao esteja
na escolha das pessoas.
Orientar e treinar: significa deixar as coisas claras, implicando no s no
ensinamento do como fazer, mas tambm na definio dos objetivos
almejados e do que se espera da pessoa. Envolve tambm manter-se
disponvel para o esclarecimento de dvidas e troca de ideias.
Disponibilizar recursos e informaes: a pessoa precisa contar com as
ferramentas e informaes necessrias ao desempenho da funo, as
mesmas ou at melhores das que contamos ao fazermos ns mesmos.
Acompanhar: manter o controle, verificando sistematicamente o
desempenho, com foco nos resultados e no na atividade em si.
Dar feedback e reconhecimento: dar cincia ao subordinado a respeito do
seu desenvolvimento e dos seus resultados, de forma construtiva,
enaltecendo as conquistas, mas apontando tambm os erros e
desempenhos insatisfatrios, sempre no sentido da correo de rumos.

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2 POR QUE DELEGAR?

Administrao a arte de fazer

coisas atravs de pessoas
Mary Parker Follet

Mary Parker Follet (1868 1933):

pesquisadora e autora sobre temas da
administrao,
defendeu
ideias
revolucionrias numa poca em que reinava
o modelo Taylorista, tendo ficado conhecida
como a profetisa do gerenciamento.

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POR QUE DELEGAR?

Os nveis hierrquicos na empresa:

ESTRATGICO

TTICO OU GERENCIAL

OPERACIONAL

DICA: Clique aqui e assista este vdeo.

POR QUE DELEGAR?

A definio do que significa administrar clara no que diz respeito

realizao do trabalho com e atravs das pessoas, pressupondo a
existncia de lderes e liderados.
Porm, quando o scio trabalha no operacional, acaba limitando o
crescimento da empresa.
Envolvido em todos os setores e funes, acaba sobrecarregado e passa
a representar gargalo para o desenvolvimento das atividades.

No perca de vista!
Por vezes, enquanto a empresa recm
nascida e muito pequena, a fora de trabalho
se resume ao empresrio e, nesta hiptese,
ele precisar cumprir com todas as funes.
Mas sem perder de vista a necessidade de
delegar, ao que deve ser conduzida assim
que houver a contratao do primeiro
funcionrio.

DICA: Clique aqui e assista este vdeo.

POR QUE DELEGAR?

Como demonstrado no organograma
abaixo, o empresrio que tudo
faz fica sobrecarregado de tarefas e
responsabilidades, deixando de fazer
as coisas que so importantes, ou
faz de forma inadequada ou incompleta.

DICA: Clique aqui e assista este vdeo.

3 o QUE DELEGAR?
Cargos, funes e atividades por vezes so vistos como sinnimos, o que
pode gerar dvidas.
Cargo: o ttulo resultante do agrupamento de tarefas ou
responsabilidades de mesma natureza, nvel de complexidade e
requisitos. Intitulado normalmente para indicar a posio na hierarquia,
aquele registrado no contrato de trabalho.
Funo: um conjunto de tarefas e responsabilidades atribudas a um
cargo.
Atividades (ou tarefas): menor unidade componente do trabalho que
possui uma ordem, coerncia e consome tempo em sua execuo.

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o QUE DELEGAR?

O que deve ser

delegado
so as funes
ou atividades!

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4 COMO DELEGAR?

Para que possamos melhor delegar, primeiro precisamos ter conscincia

de como no delegar!
Passar a funo adiante sem escolher corretamente a pessoa, sem
orient-la adequadamente, sem prover os recursos necessrios, sem o
acompanhamento e o feedback no delegar, mas sim DELARGAR!
Muito provavelmente o processo ir dar errado e os problemas insistiro
em retornar voc!!!

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COMO DELEGAR?

NINGUm faz do
meu jeito...

EVITE AS ARMADILHAS!
MEDO: comum o empresrio ter medo de
delegar, seja por achar que o subordinado
no cumprir com a tarefa da mesma
maneira que ele, ou pela insegurana de
compartilhar informaes, como por
exemplo, do Financeiro.

NINGUm pode saber

o saldo bancrio
da empresa...

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COMO DELEGAR?

EVITE AS ARMADILHAS!
Apego ao hbito: s vezes, por fora do
hbito, o empresrio reluta em repassar
funes ou atividades que executa
rotineiramente.
Dilema da produtividade: Significa pensar
que, no tempo dispendido para passar a
tarefa ao subordinado ele prprio faria, e
melhor.

No tempo que perco

ensinando eu mesmo
fao!

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COMO DELEGAR?

O processo estruturado para delegao de funes compreende as

seguintes fases:

SELECIONAR
planejamento

PRIORIZAR

execuO

DELEGAR

APRENDIZADO

AVALIAR

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5 O PLANEJAMENTO
Etapa fundamental, da qual depende o xito do processo como um todo.
Subdivide-se em Selecionar e Priorizar.

SELECIONAR:
Nesta etapa o empresrio deve listar todas as tarefas que executa no seu
dia a dia, sendo minucioso na sua descrio; mesmo as tarefas mais simples devem ser relacionadas, como por exemplo o pagamento de contas.
Nesta lista dever classific-las em estratgicas, crticas (podem resultar
em impactos substantivos no curto prazo) e rotineiras, estas ltimas de
natureza operacional.
Em seguida deve separar aquelas que forem delegveis, deixando para si
aquelas que forem estratgicas ou crticas.
Por fim, dever selecionar as pessoas para as quais ir delegar cada
tarefa, tomando o cuidado de escolher aquelas que entregam e no as
desocupadas.
Em alguns casos pode-se considerar a delegao de determinadas atividades para terceiros, sendo bons exemplos as de recrutamento e seleo.

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O PLANEJAMENTO

PRIORIZAR:
Definidas as tarefas e as pessoas para quem sero delegadas, passa-se
etapa de priorizao.
Isso para que a transferncia das atividades seja feita de forma
escalonada pois, do contrrio, pode haver o risco do comprometimento da
rotina e da perda do controle.
Para tal, as tarefas devem ser ordenadas numa pilha ou lista, que
determinar a transferncia de maneira sequencial e progressiva.
O ordem deve observar o critrio do grau de dificuldade ou de
complexidade, definindo nveis dos tipos A, B e C.
A delegao das tarefas deve ser conduzida uma por vez, partindo da mais
simples.

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6 a execuO
Aqui se d a delegao propriamente dita, consistindo nos seguintes passos:
1. Preparao: Prepare-se antecipadamente, reunindo todas as informaes e
ferramentas que sero transferidas para o subordinado, definindo tambm a
forma como ir exercer o controle sobre a atividade (prestao de contas,
relatrios, indicadores de desempenho, etc).
2. Orientao: Instrues claras, objetivos gerais e especficos definidos, e
principalmente o esclarecimentos dos resultados esperados, isto , o que deve
ser entregue.
3. Definio de prazos: Defina os prazos em conjunto com o colaborador, a
tarefa deve ter dia e hora para sua finalizao.
4. Concesso de autonomia: Defina o que o colaborador pode fazer durante a
execuo da tarefa. Existem 3 nveis de autonomia:
Nvel bsico: Recomendar O colaborador pode apenas recomendar
alteraes e melhorias no processo.
Nvel Intermedirio: Informar O colaborador deve avisar
antecipadamente quais alteraes e melhorias ir fazer, e logo em seguida
agir.
Nvel Avanado: Agir O colaborador tem confiana total para
desenvolver a tarefa, e somente no final da execuo dir como foi feito."
5. Verificao: Solicitar que o colaborador repita tudo o que foi dito e combinado
para que o entendimento seja completo. Crie reunies intermedirias para
saber como a tarefa est sendo desenvolvida e auxiliar em caso de algum
problema encontrado.
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O APRENDIZADO

Nesta etapa cumpre-se o loop do processo, visando o seu

aperfeioamento.
Consiste na verificao dos resultados, do que deu certo e o que deu
errado.
O que funcionou deve ser formalizado como padro e incorporado rotina.
O que no deu certo deve ser alvo da anlise e separado para a realizao
de novo planejamento, ou seja, para retorno etapa 1.

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8 DESENVOLVENDO
A EMPRESA
O ambiente que envolve uma empresa, interna e externamente, vive em
constante mudana. Da mesma forma, a sua estrutura e os seus
processos tambm mudam, com surgimento de novas atividades e
extino de outras, fazendo com que a tarefa de delegar se renove
continuamente, principalmente na medida em que a empresa cresce.
Com isso em mente, o empresrio deve constantemente refletir sobre o
tema, fazendo os seguintes questionamentos:
Estou delegando tudo o que eu poderia?
Os processos e mecanismos de controle esto adequados
configurao atual do negcio e me permitem a correta avaliao
do desempenho?
As pessoas no nvel de gerncia esto acumulando atividades
operacionais?
Ao passo em que a empresa cresce, o empresrio deve dedicar tempo
capacitao dos seus lderes para que possam delegar e multiplicar as
melhores prticas dentro da organizao pois, do contrrio, o problema
apenas mudar de patamar hierrquico e, mais uma vez, a empresa se
ver limitada ao crescimento.

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DESENVOLVENDO A EMPRESA

PRATICAR:
Agora que voc detm o conhecimento, hora de colocar tudo em prtica.
Bom trabalho!
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