COLEGIO MUNICIPAL EXPERIMENTAL SEBASTIAN DE BENALCAZAR EXAMEN ESPECIAL CUENTAS DISPONIBILIDADES, BIENES DE LARGA DURACION Y ESPECIES| VALORADAS DEL COLEGIO MUNICIPAL EXPERIMENTAL SEBASTIAN DE| BENALCAZAR, POR EL PERIODO COMPRENDIDO ENTRE EL 1 DE| SEPTIEMBRE DE 2008 Y EL 31 DE DICIEMBRE DE 2008 DIRECCION DE AUDITORIA 2 Quito-EcuadorINDICE CONTENIDO Carta de presentacién CAPITULO I.- INFORMACION INTRODUCTORIA Motivo del examen ‘Objetivos del examen Alcance del examen Base legal Estructura Orgénica Objetivos de la entidad Monto de recursos examinados Funcionarios relacionados CAPITULO I.- RESULTADOS DEL EXAMEN Incumplimiento de recomendaciones del informe anterior Reglamento Interno sin actualizaciones Valores manejados por la Asociacién de Padres de Familia Control de Asistencia Falta de accionar de la Comisin Econémica y de Finanzas Carga horaria Disponibilidades. Bancos Inversiones en existencias Viaje a Espafia del Coordinador del Bachillerato Internacional Bienes de larga duracién Bienes no transferidos al Plantel por la Asociacién de Padres de Familia Especies valoradas PAGINA OakOonnn "1 15 19 21 23 27 27 30 34 40 43Quito Sefiores Rector y Miembros del Consejo Directivo Colegio Municipal Experimental Sebastian de Benalcazar Ciudad.- Hemos efectuado el examen especial a las cuentas Disponibilidades, Bienes de Larga Duracion y Especies Valoradas del Colegio Municipal Experimental Sebastién de Benalcdzar, por el periodo comprendido entre el 1 de septiembre de 2006 y el 31 de diciembre de 2008. Nuestro examen se efectué de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Auditoria Guberamental emitidas por la Contraloria General del Estado. Estas formas requieren que el examen sea planificado y ejecutado para obtener certeza razonable que la informacion y documentacién examinada no contiene exposiciones erroneas de cardcter significative; igualmente, que las operaciones a las cuales corresponden, se hayan ejecutado de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, politicas y demas normas aplicables. Debido a la naturaleza especial de nuestro examen, los resultados se encuentran expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones que constan en el presente informe. De conformidad con lo dispuesto en el articulo 92 de la Ley Orgénica de la Contraloria General de! Estado, las recomendaciones deben ser aplicadas de manera inmediata y con el cardcter de obligatorio. Atentamente, Dios, Patria y Libertad, Por el Contralor General del Estado If Dr. Manuel Arroyo Alvarez DIRECTOR DE AUDITORIA 2, Encargadoeecer og roa 2 Prodi y Campin ene Cen ent CAPITULO | INFORMACION INTRODUCTORIA Motivo del examen EI Examen especial al Colegio Municipal Experimental Sebastian de Benalcazar se realiz6 con cargo al Plan Anual de Control del afio 2009 de la Direccién de Auditoria 2, en cumplimiento a la orden de trabajo 02672-DA2 y memorando 091-DA2 de 12 y 26 de febrero de 2009, respectivamente. Objetivos del examen — Establecer el cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y demés normas aplicables. Establecer la propiedad, veracidad y legalidad de las operaciones administrativas y financieras ejecutadas por la entidad durante el periodo examinado. — Comprobar la veracidad de los saldos de Bancos, que estén disponibles y sin restriccién alguna, — Comprobar que los activos fijos existan, sean propiedad de la entidad y que las adquisiciones y retiros se efectuaron de acuerdo al Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administracion de Bienes del Sector Publico. ~ Verificar la existencia de las especies valoradas y que las ventas estén depositadas Alcance del examen Se analizaron las cuentas Disponibilidades, Bienes de Larga Duracién y Especies Valoradas, por el periodo comprendido entre el 1 de septiembre de 2006 y el 31 de diciembre de 2008. 905wicca oe auoronts2 redacted enn Co de Co Base legal El Colegio Sebastién de Benalcazar fue creado por el Ministerio de Educacion Publica con Resolucién Circular 512 de 22 de septiembre de 1951 El Ministerio de Educacion y Cultura, con Resolucién 385 de 14 de marzo de 1985, dispuso declarar planteles experimentales a los que reunen condiciones para desarrollar proyectos que innoven los sistemas pedagdgicos y didécticos en procura de mejorar cualitativamente la _gestién educativa, entre ellos el Colegio Municipal Sebastian de Benaleazar. Esa Cartera de Estado, con Resolucién 1272 de 8 de julio de 1986, ratificé y amplié el caracter de experimental al Colegio Sebastién de Benalcazar. Estructura Organica Para el cumplimiento de los objetivos, el Colegio esta integrado por los siguientes niveles administrativos: Directivo - Autoridades ~ Rector - Vicerrectores Inspector General - Organismos ~ Consejo Directivo - Junta General de Directivos, Profesores, Empleados - Asociacion de Profesores, Empleados y Trabajadores ~ Asociacién de Padres de Familia - Asociacién Estudiantil Académico - Consejo de Coordinacién y Desarrollo Académico Experimental - Centro de Investigacién Experimental e Innovacién ~ Centro Curriculo, Plan y Evaluacién - Centro de formacién de personal docente, administrativo y de servicio - Junta de Coordinadores de Area - Junta de Profesores de Curso - Junta de Profesores de Area - Coordinador de Bachillerato Internacional - Comisiones Permanentes ~ Excursiones y giras educativas wees gebescero oe aron2 oductidd Canasta ent Ge - Servicios Generales Educativos o Pedagégicos - Laboratorio de Informatica - Biblioteca - Audiovisuales = Centro de cémputo Formativo —- Departamento de Inspeccién ~ Consejo de Orientacién y Bienestar Estudiantil - Departamento de Orientacién y Bienestar Estudiantil = Trabajadores Sociales - Profesores Gulas de curso - Departamento Médico Dental y Laboratorio Clinico - Laboratorios de Investigacién y experimentaciones cientificas = Administracién del Complejo Deportive y Recreacional - Personal Docente ~ Alumnado Operativo — - Secretaria General ~ Colecturia ~ Contabilidad - Guardalmacén y Agente de Compras - Comité de Adquisiciones - Talleres y Salas de Arte - Varios Servicios Generales - Guardiania -Conserjeria -Bar Objetivos de la entidad El Colegio Municipal Experimental Sebastién de Benalcdzar, a mas de los objetivos generales establecidos en la Ley Organica de Educacion y su Reglamento General, tiene como objetivos especificos los siguientes: - Formar integralmente al estudiante, a partir de un arménico desarrollo de las potencialidades del ser, inserto en un contexto concreto, capaz de responder a las necesidades individuales y colectivas de la sociedad presente y futura - Propiciar en el/la estudiante una formacién en valores, creativa, recreativa, critica, reflexiva, investigativa, constructiva, autoconstructiva, humana, social, valida para la vida, - Integrar en la formacién del bachiller a todos los componentes de la comunidad educativa: estudiantes, docentes, padres/madres de familia, arae eaautoridades, personal administrativo, de servicios, egresados y otros de la sociedad. - Propender la integracién del Colegio con la sociedad, en la busqueda de soluciones a los problemas que esta tiene. ~ Propiciar en los estudiantes disciplinas y comportamientos que conlleven a la autodisciplina, a través de valores éticos y morales. Monto de recursos examinados En el periodo sujeto a examen se analizaron los recursos que se indican a continuacion: CONGEPTO 2006 () 2007 2008 | TOTAL USD Transterencias Catal 577977,28| 1968359,00| 2317 98168| 496431287 Especies fecales 3e0| 19212,30| _360.37| __13505.56 Rentas de edificio, iocales xz6s321| _20756,94| 2558764 _67087,79 Ventas Benes y senicios =| 2148000] _25035,00| _46215.00 Otros no j especticados _ 49304] se0878| 2330416| _20 785,98 Financiamiento interno 47 099,84 47 000.84 TOTAL: 591167,24] 208450185] 2392.367,88) 6068 037,04| Funcionarios relacionados (Anexo 1) eee, E—CAPITULO II RESULTADOS DEL EXAMEN Incumplimiento de recomendaciones del informe anterior De la evaluacién al cumplimiento de las recomendaciones que constan en el informe 2007-01-AUDIMQ, efectuado por la Direccién General Metropolitana de Auditoria Interna, como resultado de la Auditoria de Gestion del Colegio Municipal Experimental Sebastin de Benalcdzar, por el periodo comprendido entre el 1 de enero de 2002 y el 31 de agosto de 2006, se determin que 8 de las 25 recomendaciones formuladas no se cumplieron, ocasionando que las situaciones administrativas y financieras observadas se mantengan Las recomendaciones no cum s son las siguientes Recomendacién 11 Al Rector. Dispondré al Asesor Legal del Colegio, establezca en los contratos de obras y adquisiciones de bienes cléusulas relativas a “Multas" y “Recepciones’, que permitan al Colegio en los casos que jos contratistas y proveedores no entreguen los trabajos y bienes adquiridos en el plazo convenido, sancionarles, mediante el cobro de una multa correspondiente a ios dias de demora en la entrega; y, suscribir dentro del plazo previsto en el contrato las actas de entrega recepcién definitiva de las obras concluidas.- [qualmente, en las cléusulas relacionadas a “Garantias" estipule la obligacién que tiene el contratista de presenta, antes del cobro de la primera planilla 0 del anticipo, una “Garantia por la Debida Ejecucién de la Obra’, equivalen al 5% del monto del contrato que ampare a la Institucién, ante posibles inconformidades 0 incumplimiento con los trabajos, imputables al contratista...” Situacién actual Los contratos suscritos no disponen de todas las cldusulas, como ejemplo se cita el contrato suscrito el 27 de septiembre de 2007, con la empresa Microsys para la provision de 60 computadores, por 51 515,00USD no incluyd las cldusulas de multas, entregas recepciones, garantias; y, en el contrato suscrito de 31 de julio de 2008 con la empresa Colecdidacticum para la provision de equipos y materiales de laboratorio por 18 953,42USD, no se considerd la cléusula de entregas-recepciones. 3674,bev ow avoroRe aut El ex Rector en comunicacién del 25 de marzo del 2009 sefialé: Sobre la recomendacién nimero 11, debo manifestar que conforme a la recomendaci6n, se ha dispuesto al sefior Secretario General y a la sefiora Colectora, el cumplimiento de esta recomendacién, conforme al oficio que consta ena secretaria de la institucién...” No adjunté documento que confirme la disposicién para el cumplimiento de la recomendacién Recomendacién Al Rector 14.- Designara a un servidor, independiente de aquel que tiene a su cargo el registro y manejo de las existencias, para que programe y efectue por lo menos tuna vez al afio constataciones fisicas de suministros y materiales adquiridos por €! Colegio, a fin de conciliar los resultados obtenidos con los registros contables; asi como, para disponer de informacién confiable para un adecuado control, Producto de Io cual se elaboraré una acta y las diferencias que se obtengan soran analizadas, en los casos que amerita se registraran los ajustes respectivos previa su autorizacion...” Situacién actual El ex Rector, con comunicacién de 29 de enero de 2008, dispuso a dos profesores efectien la constatacién fisica de suministros y materiales de bodega, con corte al 31 de diciembre de 2007, sin embargo no existe evidencia documental de los resultados obtenidos. Con comunicacién de 10 de febrero del 2008, los delegados para esta actividad Gnicamente informaron al Rector que se cumplié con la diligencia, El ex Rector en comunicacién del 25 de marzo del 2009 sefialé. es importante manifestar que los delegados han realizado lo encomendado y han presentado los informes correspondientes, en cuanto a la elaboracién de actas, se debe implementar una politica institucional de seguimiento y contro! estriclo que permita dar fiel cumplimiento a esta recomendaci6n...” Recomendacién Al Rector 18.- Conformaré una Comision para que inicie el proceso de baja de los bienes ungibles e infungibles que no se encuentren susceptibles de! uso 0 no presten rningin servicio a la Institucién, considerando las disposiciones legales emitidas sobre ef tema, lo que les pemitiré curmplir con las diligencias y procesos administrativos correspondientes, a fin de que en ef inventario consten tinicamente los bienes que se hallan al servicio de los servidores en el desempefio de sus actividades Institucionales...”. Serenec oe auoronin2 sen ituacién actual El Guardalmacén con oficio de 5 de febrero de 2009, luego de 19 meses de emitida la recomendacién, remitié al ex Rector un listado de actives fijos, bienes de control y accesorios en desuso en el plantel En sesién de Consejo Directivo de 10 de de febrero de 2009 se nombré la comisién, para que emitan el informe para proceder a la baja, informe que hasta la lectura de borrador de informe, 26 de mayo de 2009, no fue presentado. El ex Rector en comunicacién del 25 de marzo de 2009 sefialé: hhe sugerido que esos bienes sean dados de baja y selgan de la institucién ya que ocupan espacio y no son de utilidad para el colegio; entonces sobre esta recomendacién, debo manifestar que si se ha dado cumplimiento, lo que estaba pendiente es la presentacién del informe respectivo “...Recomendacion Al Rector 16.- Dispondré a los Miembros de la Comisién de Orato y Mantenimiento del Colegio, disefien y ejecuten programas de mantenimiento preventivo y corrective de los muebles en general, el que le sera puesto en su conocimiento para su anélisis y aprobacién, luego de fo cual se aplicara de acuerdo @ su programacién, Jo que permitiré conservar a los activos Institucionales en un éptimo estado de funcionamiento y prolonger su vide util.” Situacién actual No se realizé el disefio y ejecucion del programa anual de mantenimiento preventivo y correctivo de los muebles en general. La Comisién de Omato y Mantenimiento el 26 de junio de 2007 presenté el detalle de actividades sin el cronograma de cumplimiento y los responsables de la ejecucion. El ex Rector en comunicacién de! 25 de marzo del 2009 sefialé: “no tengo comentarios que justifiquen su cumplimiento, se debera implementar Jos procesos para dar cumplimiento a esta recomendacién “...Recomendacién Al Rector.- 17 Dispondré al guardalmacén cumpla las siguientes recomendaciones: a) Proceda a codificar los bienes en forma inmediata ingreso a bodega por atiquisicién 0 donacién, de acuerdo a ntimero asignado en el sistema de contro! de inventarios, lo que le permitiré mantener los bienes identificados organizados ereascton DE nonin y adecuadamente controlados ante cualquier siniestro. b) Proceda a actualizar as actas de entrega-recepcion en los casos de custodios que tienen cambios administrativos 0 renuncien, fo que permitiré disponer de sustento legal que identifique a los responsables directos de su uso y custodia ante cualquier siniestro que pudiera oourrir y facilitaré su organizacién y proteccion..” Situacién actual Varios bienes no se encontraron codificados, como es el caso de equipos de Laboratorio de Qi ica. Las actas de entrega recepcién de bienes al 31 de diciembre del 2008, no se encontraron actualizadas, en ciertos casos constaron bienes que no estén en Poder de los usuarios y en otros, se encontraron bienes que no constan en el acta entregada. Como ejemplo: no se registraron a cargo de la Secretaria General, 5 archivadores de 5 gavetas color negro y una radiograbadora CSD — £099 sin marca, El Guardalmacén no elaboré el acta de entrega recepcién de varios bienes y equipos entregados al responsable del Laboratorio de Fisica. .Recomendacién Al Rector 19.- Dispondré al responsable del proyecto “Innovaci6n Pedagégica y Curricular del Bachillerato en Ciencias’, establezca_cuantitativamente el alcance que tendré el Intercambio Estudiantil dentro del Colegio, a fin de valorar las logros y accién Institucional...” Situacion actual El ex Rector con comunicacién de 29 de enero de 2008, solicité al Coordinador del Proyecto, cumpla las recomendaciones. El Coordinador adjunté los convenios suscritos con la Fundacién Azul Rojo (EXPLORER) por los afios lectivos 2007- 2008 y 2008-2009, en septiembre de 2007 y julio de 2008, respectivamente, cuyo objetivo fue el intercambio estudianti, sin establecer en un informe en forma cuantitativa, el aleance del Intercambio Estudiantil dentro del Colegio. El ex Rector en comunicacion del 25 de marzo de 2009 sefialé: “..debo manifestar que no se ha determinado cuantitativamente el alcance que tendra el intercambio Estudianti! ya que esta relacionado con el mejoramiento y préctica del idioma inglés de los/as estudiantes de la institucién (...), es necesario aclarar que los intercambios se han realizado por un periodo quimestral y no se cuenta con resultados del mismo...”“4. Recomendacion Al Rector 21.- Dispondra a la responsable del proyecto “Educacién Bilingue” cumpla lo siguiente: a) Adopte las medidas pedagdgicas pertinentes que incluya la revision de las competencias linguisticas, que permitan al estudiante desarroliar con solvencia sus destrezas comunicativas y consecuentemente, mejorar el limiento de ios alumnos en el idioma Ingiés.- b) Diversifique las lareas y actividades que los estudiantes realizan en las horas de inglés, a fin de asegurar ‘a aplicacién del programa de estudio “-Independent Studies”, lo que permitiré a Jos estudiantes acceder a las pruebas de suficiencia del idioma inglés, y consecuentemente, estar preparados de acuerdo a las exigencias del programa de! Bachillerato interacional.- c) Realice la reprogramacién de las metas establecidas, cuando no sea posible ejecutar lo planificado, considerando las actividades que se realizarin en remplazo de lo previsto y e! presupuesto disponible para ejecutar las adecuaciones de las aulas.- d) Coordine con los demds miembros del area de inglés, a fin de elaborar el proyecto de reglamento para la creaci6n del Instituto de Idiomas Benaleézar, luego de lo cual pondra en consideracion de las autoridades del Plantel, para dar curso a la meta propuesta...” Situacién actual El responsable del proyecto Educacién Bilingue, no presenté el Proyecto aprobado de creacién del Instituto de Idiomas Sebastian de Benalcazar, proyecto que se encuentra en revision desde el 10 de abril del 2007. Con oficio de 29 de enero de 2008 el ex Rector solicité al director del Area de Inglés el cumplimiento de esta recomendacién, sin obtener respuesta favorable. El ex Rector en comunicacién de 25 de marzo del 2009 sefial6: *...debo manifestar que la comisién nombrada para el efecto sigue realizando la planificacién y hay que exigir su cumplimiento...” “..Recomendacién 23 Al Rector.- 23 Dispondr al responsable del proyecto “Clubes" realice una reprogramacion de Jas metas previstas en funcién del espacio fisico existente en el plantel, Io que permitiré ef cumplimiento de lo programad...” Situacién actual No existe documento que evidencie que el Plantel realiz6 la reprogramacién de metas en funcién del espacio fisico existente. Egasco avomonin2 ceed Competed tn deo El ex Rector en comunicacién del 25 de marzo de 2009 sefialé: ‘so nombr6 al Dr. (...) que realice la reprogramacién de las metas previslas en funcién del espacio fisico, pero todavia no hemos tenido respuesta sobre este pedido (...)”. EI Rector, principal responsable de la implementacién, omitié aplicar las sugerencias indicadas y no realizé acciones de seguimiento en forma oportuna a efecto de que se cumplan, por lo que persisten las mismas deficiencias. EI Rector incumplié lo dispuesto en la letra c) del numeral 1 del articulo 77 y el articulo 92 de la Ley Organica de la Contraloria General del Estado Conclusion EI incumplimiento de las recomendaciones que constan en el informe de auditoria de gestién, ocasioné que las situaciones administrativas y financieras observadas se mantengan. Recomendacion Al Rector 1. En conocimiento de los informes de examen especial o autitoria, realizados por la Contraloria General del Estado y Direccién General Metropolitana de Auditoria Interna, cumplira y vigilara que los responsables de su implantacién, ejecuten las recomendaciones impartidas, con el fin de que se adopten oportunamente las medidas correctivas y optimizar la administracién de la entidad. Proceso de implantacién que se evaluaré en forma periédica a base de los informes que presentaran los servidores a quienes estuvo dirigida Reglamento Interno sin actualizaciones La Unidad Educativa no cuenta con el Reglamento Interno actualizado, a pesar de que el vigente, fue aprobado con Resolucién C 0708 de 27 de septiembre de 2007, por parte del Consejo Metropolitano, luego de tres afios de efectuado el estudio y analisis del documento. emceecen euro? rad Compa nan a EI Director Metropolitano de Educacién con oficio 368-DMEDyD de 29 de febrero de 2008, comunicd a los Rectores que se rigen por el sistema de educacién municipal to siguiente: Una vez que se ha logrado operativizar el proceso de aprobacién de los reglamentos internos de los diferentes centros educativos del Subsistema Metropolitano de Educaciin y luego de que se ha aprobado mediante Resolucién del Consejo Metropolitano el Reglamento Interno del Colegio Municipal Sebastian de Benalcézar, solicito comedidamente se sirvan remitirme Tas respuestas de Reglamentos Internos de las Instituciones Educativas vuestro cargo, debidamente aprobados por las Asambleas Generales de directives, docentes , personal administrativo y de servicios.- En los centros educativos, donde haya manual de convivencia , este debera ser parte de! Reglamento Intemo...” EI Reglamento Interno del Plantel fue aprobado sin considerar el Acuerdo 182 del Ministerio de Educacién, de 22 de mayo de 2007, que en el articulo 1 dispone: INSTITUCIONALIZAR el Cédigo de Convivencia (instrumento que debe ser elaborado, aplicado, evaluado y mejorado continuamente) en todos los planteles educativos del pais, en diferentes niveles y modalidades del sistema, como un instrumento de construcci6n colectiva por parte de la comunidad educativa que fundamente las normas de! Reglamento Interno y se convierta en el nuevo modelo de coexistencia de dicha comunidad...” El Coordinador del DOBE en comunicacién de 13 de septiembre del 2007 dirigida al Rector del Plantel, indicé en el numeral 3 lo siguiente: Es necesario iniciar el proceso de Construccién del Cédigo de Convivencia, instrumento que normaré las relaciones interpersonales dentro de la comunidad educativa (...), ef comité de redacci6n estaré presidido por el seftor vicerrector...” Al ex Rector y actual Rector, con oficios 20 y 21-RL-09 de 20 y 22 de abril de 2009, respectivamente, se remitié el Perfil de Proyecto del Cédigo de Convivencia presentado por la Comisién del Plantel el 31 de julio de 2007 y se solicité informen las gestiones efectuadas para su aprobacién y cumplimiento, El Vicerrector como Presidente de la Comision de Elaboracién del Cédigo de Convivencia en comunicacién del 24 de abril de 2008 dirigida al Rector manifesto’ ime permite informar a Usted que en reunion mantenida e! 23 de abril de 2008, resolvié solicitarle se de cumplimiento con Jo establecido en el Acuerdo No. 182 del Ministerio de Educacion , Articulos 10,11,12 y 14..."En comunicacién de 12 de mayo de 2008, el Rector encargado comunicé al Presidente de la Comisin de Elaboracién del Codigo de Convivencia la conformacién e inicio de funcionamiento del Comité de Redaccién. El ex Rector con oficio 436-R-CSB de 29 de abril de 2008, solicits a los Miembros de la Comisién Juri ‘a, analicen y revisen los documentos de cambios y recomendaciones al Reglamento Intemo del Colegio. En Acta 39 del Consejo Directivo de 9 de diciembre de 2008 se indicé: *...£I Rector (2) de! Plante! entrega personaimente a cada miembro del Consejo Directivo las reformas al Reglamento Interno de la institucién para su andlisis y también se entregaré a los Coordinadores Pedagégicos para que sean analizados y luego aprobados en la Junta General de Profesores y Directivos...." EI Reglamento Interno vigente, no fue difundido con oportunidad al personal de la institucién, ni conocido por la Junta General de Directives y Profesores, integrantes que segun establece el articulo 109 de! Reglamento a la Ley Organica de Educacién, debieron proponer las reformas pertinentes, sin embargo fue tramitado para la aprobacién al Director Metropolitano de Educacién, por lo que se mantienen las siguientes deficiencias: - Enel atticulo 3, se hizo constar al Bachillerato Internacional como una especializacién cuando en la practica es un Programa Internacional. — Enel Titulo Ill, Capitulo tll, Del Comité de Calidad, articulos 16 y 17 consta la Norma Técnica Ecuatoriana NTE INEN-ISO 9001:2000 relacionada con e! Sistema de Calidad, motive Proyecto Institucional, que se aplicd en el Plantel hasta el primer semestre del 2006, No se incorporaron las funciones del Jefe de Mantenimiento, quien de acuerdo a la practica, tiene a cargo el control de las actividades del personal de conserjes y de los trabajadores de servicio. — En el articulo 89 numeral 4 se indicd que la Comisién de Economia y Finanzas realizaria lo siguiente: *..Revisar la documentacién que respalde a cada comprobante de ingreso y egreso; asi como, constatar las firmas de los beneficiarios y de las autoridades correspondientes. mace,lmEcab 9 DONA? Situaci6n que no se cumplié, ya que a esta Comisién no le corresponde la revisién de toda la documentacién que respalda las operaciones financieras del Plante. — Enel articulo 226 numeral 18, se indica que el Agente de Compras legalice con su firma la entrega de bienes, actividad que no se cumplié ni consta como funciones en el contrato suscrito con este funcionario, como Regente de la Imprenta EI Presidente de la Comisién Juridica, con comunicacién de 31 de marzo de 2009, indicé al Rector encargado, lo siguiente: En lo principal, la Comisién Juridica compuesta por el compareciente y los Doetores (...), @ pesar de no tener las facilidades minimas, hemos procedido a elaborar e! BORRADOR DE LAS REFORMAS DEL REGLAMENTO INTERNO mismas que oportunamente fueron entregadas al anterior Rector, funcionario que a pedido de fa Comisién procedié a socializar e! documento, a fin de que se hagan llegar a la Comisién las observaciones respectivas. Las observaciones formuladas han sido analizadas y admitidas por la Comision mismas que se han introducido en of texto del documento. Esta por definir un ligero punto por parte del Consejo Directivo, por lo que no se ha concluido el trabajo, aclarando que nuestra labor esta précticamente finalizada...” EI Rector, no solicité a la Junta General de Directivos y Profesores, presenten el proyecto de reformas para la revisién y aprobacién, Io que ocasioné que no se disponga del Reglamento Interno que incluya normativa y reglamentacion acorde a las necesidades y actividades que desarrolla el Plante EI Rector y los Miembros del Consejo Directivo inobservaron: el articulo 96 letra a) y el articulo 107 letra c) del Reglamento a la Ley Organica de Educacién, el articulo 1 y las letras b) y c) del articulo 15 del Acuerdo 182 del Ministerio de Educacién y la Norma de Control interno 110-05 Actitud Hacia el Cambio; incumplieron la letra a) de los numerales 1 y 2 del articulo 77 de la Ley Organica de la Contraloria General del Estado. Conclusion El Consejo Directivo no consideré en el Reglamento interno aprobado el 27 de septiembre de 2007 lo establecido en el Acuerdo 182 del Ministerio de Educacién con el que se institucionalizé el Cédigo de Convivencia. El ex Rector del Plantel no Present6 a consideracién, ni solicité a los Miembros de la Junta General de carrobyrecods oz auaronin2 retary Coop Directivos y Profesores, el proyecto de reformas del Reglamento Intemo, ocasionando que el establecimiento no cuente con herramientas administrativas actualizadas para el cumplimiento de los objetivos y la misién institucional. Recomenda nes: Al Consejo Directivo 2. Coordinarén con el Rector, el estudio y revisién del Reglamento Interno presentado por la Comisién Juridica, considerando que las reformas estén de conformidad a las disposiciones del Reglamento General de la Ley Organica de Educacién, alas del Acuerdo 182 emitido por el Ministerio de Educacién que sefiala la aplicacién del Cédigo de Convivencia y mas disposiciones legales vigentes, documento que seré consensuado con los Miembros de la Junta General de Directivos y Profesores; y se remitird a la Direccién Metropolitana de Educacién para la aprobacién, a fin de que el establecimiento cuente con disposiciones legales y reglamentarias Vigentes que permitan un adecuado desarrollo de las actividades, 3. Verificaran que el Comité de Redaccién del Codigo de Convivencia, elabore de manera participativa el documento base, asi como ejecutaran el seguimiento, control, evaluacién y mejoramiento continuo desde el momento de su aplicacién, Al Director Metropolitano de Educacién 4. Previa la aprobacién de los Reglamentos Internos, verificaré que se incorporen los Cédigos de Convivencia respectivos de conformidad con la normativa vigente, a efecto de que los centros educativos del Subsistema Metropolitano de Educacién, cuenten con los instrumentos necesarios acordes a los modelos de coexistencia de la comunidad educativa. Valores manejados por la Asociacion de Padres de Familia La Directora de Educacién del Distrito Metropolitano de Quito, con memorando 218-PGE-DE de 13 de agosto de 2007 y el Director Metropolitano de Educacién wunree,mec orORA? roses con memorando 136-UDE-DE de 28 de abril de 2008, autorizaron al Rector (E) del Colegio Municipal Sebastian de Benalcazar, el cobro de algunos rubros en las matriculas de los afos lectivos 2006-2007, 2007-2008 y 2008-2009, por los valores de 640 508,30USD, 655 166,01USD y 289 354,80USD, respectivamente (Anexo 2) EI total de recursos en los ajios lectivos sefialados, ascendié a 1.585 029,11USD, los que fueron administrados por la Asociacién de Padres de Familia, en cumplimiento a los Estatutos Reformados de esa Asociacién, suscrito or el Rector de! Colegio y Presidente de la Asociacién el 18 de noviembre de 1992 Cobros que se realizaron sin cumplir lo que dispone la Constitucién de la Republica del Ecuador y la Ley Organica de Educacién en los siguientes articulos: Uttimo parrafo del articulo 28 de la Carta Fundamental emitida en Registro Oficial 449 de 20 de octubre de 2008, dispone: La educacién pablica sera universal y laica en todos sus niveles, y gratuita hasta el tercer nivel de educacién superior inclusive...” El articulo 18 de la Ley Orgénica de Educacién, dispone La educacién oficial es gratuita en todos los niveles.. Con los recursos recaudados por la Asociacién y de conformidad con lo establecido en la Ordenanza Municipal 126, Seccién V De la Contribucién Unica Voluntaria Anual, Quinto Articulo innumerado, se cancelaron valores mensuales Por bonificaciones al Rector, Inspector General, Colector, Secretario General e inspectores del Colegio, funcionarios del Plantel con nombramiento. Ademas se Pagaron las remuneraciones de 28 funcionarios administrativos y 26 profesores con contrato de trabajo, los cuales datan de afios anteriores, El Director Metropolitano de Educacién con oficio N. 492-DME de 22 de marzo de 2009 indicé: EI Subsistema Metropolitano de Educacién administra y financia 42 instituciones educativas en los tres niveles, subrayando que la transferencia de competencias asumidas por el Municipio de! Distrito Metropolitano de Quito eetSer5,ourccan oe arronda2 Prods Cet desde el afio 2002, se realizé sin la asignacién de recursos econémicos por arte del gobierno nacional, segin la Constitucién vigente.- Ante esta situacion, los Comités de Padres de Familia de las instituciones educativas, por iniciativa propia y voluntaria, han sometido a consideracién de esta Direccién Metropolitana sus propuestas de contribucién para financiar pagos a docentes para potenciar actividades concretas de las y los estudiantes a través de las actividades extracurriculares especificamente, fundamentados en la Ordenanza Metropolitana Nro. La contribucién voluntaria de padres de familia se orienta, ademas, a la contratacién de instructores y entrenadores en el ambito deportivo, en cuyas disciplinas fos planteles municipales han tenido destacada y Preponderante participacién logrando campeonatos en multiples ocasiones.- La Constitucién Politica de la Reptiblica vigente contempla la gratuidad de la educacién publica y por ello el Gobierno nacional asume el pago de UD$ 25,00 por estudiante y los gastos por mantenimiento y otros de orden operativo de las instituciones educativas fiscales. Luego de varias reuniones de trabajo con el sefior Minisiro de Educacion se acordé que a partir del préximo afio lectivo 2009-2010 ef MEC asumiré la asignacién de US$ 25,00 por estudiante en nuestra instituciones municipales. A ello obedece el oficio circular que hemos enviado a los Rectores y Directores sobre las nuevas politicas de gestion para of nuevo afio escolar...” EI Director Metropolitano de Educacién con memorando 038-DME de 12 de mayo de 2009 remitié a los Rectores de varias unidades educativas municipales, las politicas para la gestion educativa que serén observadas el afio lectivo 2009- 2010 e indies: El gobierno nacional, a través de su ministro de educacién (...), s@ ha comprometido a asignar la cantidad de US$25,00 por cada estudiante matriculado en nuestras instituciones educativas municipales, esto es ol valor que actualmente se acredita en las instituciones piblicas fiscales del, pais...” Dentro de las politicas de gestién sefialadas se menciona entre otras: *...Admision.- Se elimina la venta de prospectos a partir del arto lective 2009- 2010.- Se suprime el aporte de USD 25,00 por estudiante, por inscripcién y matricula...” La ex Directora de Educacién del Municipio de Quito, con comunicacién de 15 de mayo de 2009, tnicamente anexé la Ordenanza Metropolitana 126 de 16 de agosto de 2004 Los valores del rubro Anuario (Revista del Colegio) por 42 320,00USD correspondientes a los tres periodos analizados, no fueron utilizados, de acuerdo a la certificacion proporcionada el 25 de mayo de 2009, por la Contadora de la ‘Asociacion de Padres de Familia, quien indo:E] ultimo anuario entregado es e! del afio lective 2005-2006; desconozco las razones por la que no se han elaborado y entregado los anuarios de los siguientes afios...” ‘Ademas informé que esos valores se encuentran en las cuentas de la Asociacion y serén utilizados parcialmente en mayo de 2009, por la Presidenta de la Comision de Cultura y Comunicaciones del Plante Los Directores de Educacién del Distrito Metropolitano de Quito, ineumplieron lo que dispone el articulo 18 de la Ley Organica de Educacién, Conclusion La Aso jcién de Padres de Familia, administré 1 585 029,11USD, en el periodo de analisis que corresponden a valores cobrados a los alumnos en la matricula y en forma mensual, en contraposicion a disposiciones expresas de la Constitucién y Ley Orgénica de Educacién. Recomendaciones A los Miembros del Consejo Directivo 5. Prohibiran al Presidente de la Asociacién de Padres de Familia y Rector del Colegio, ef cobro de valores a los padres de familia y alumnos en concepto de conttibuciones voluntarias anuales y mensuales, aportes de ingreso, boletines _informativos, consejoestudiantil, deportes, departamento médico dental, anuario, uso de pis contingencias, escarapelas y certiicaciones de secretaria, forma de actuar que permitira el cumplimiento de lo dispuesto en la Constitucién a, aporte fondo de vigente y en la Ley Organica de Educacién. 6. _Dispondrd al Presidente de la Asociacién de Padres de Familia, presente al Consejo Directivo, el informe de los valores administrados, a fin de establecer la utilizaci6n y saldos disponibles. 7. Nombraré una comisién para que conjuntamente con la Colectora del Plantel, liquiden los valores manejados por la Asociacién de Padres de Familia; y, los saldos sobrantes de la liquidacién se depositaran en la cuenta de ingresos del Colegio. peeled,eect oro redaady ono 8. _Dispondra a la Presidenta de la Comision de Cultura y Comunicaciones del Plantel, complete la emisién de la Revista Anuario del Colegio, con los fondos recaudados para este fin por la Asociacién de Padres de Familia, cuyos valores seran liquidados con los documentos de sustento respectivos. Al Rector del Colegio 9. Coordinaré con el Director Metropolitano de Educacién, previa planificacién, la asignacién de los recursos necesarios para el funcionamiento, cumplimiento de los objetivos y mision institucional del Colegio, Control de Asistencia De conformidad a lo dispuesto en el articulo 101, letra f), del Reglamento a la Ley Organica de Educacién, el Inspector General informe diariamente al Rector las novedades respecto a la asistencia del personal docente, administrativo y de servicios. El Rector justificé las faltas 0 atrasos, para lo cual en algunos casos, calificd los justificativos presentados por el personaly en otros justificé sin contar con los documentos pertinentes, actividad que seguin el organico funcional le correspondia realizar al Inspector General, quien es el responsable del control de la asistencia y de disefiar las estrategias més idéneas para controlar la permanencia del personal en el lugar de trabajo. En reportes presentados por el Inspector General, de 3 de octubre, 5 de noviembre y 10 de diciembre de 2008, se encontraron las siguientes novedades: — Las justiicaciones no se presentaron con los documentos de respaldo, — Se justificaron circunstancias personales, como: cumpleafios, curso de capacitacion personal, calamidad doméstica sin explicacién, asistencia a otras instituciones particulares. = Se permitid que un docente de! Proyecto de Bachillerato Internacional reporte sus, salias permanentes del Plantl, al Coordinador del mismo yscan ve ubronaz chido acednoemvomonas dy Coe no a la instancia correspondiente, en el caso la Inspeccion General representada por la Inspectora asignada a ese Bachillerato. La falta de un Reglamento Intemo de Personal, que norme y regule el proceso de justificacion de las faltas cometidas por el personal, dio lugar a que se cree un ambiente laboral inadecuado de trabajo, toda vez que el tratamiento que aplicé el Rector para las justificaciones, no se ejecuté bajo los principios de igualdad, equidad y transparencia El Rector no observé Io dispuesto en los articulos 96 letra a); y, 101 letra ), respectivamente, del Reglamento a la Ley Organica de Educacién, las Normas de Control Interno 110-08 Actitud Hacia el Control Interna, 120-01 Ambiente de Control, 210-04 Documentacién de Respaldo y su Archivo y 300-06 Asistencia y Rendimiento; e incumplié la letra a) del numeral 1 del articulo 77 de la Ley Organica de la Contraloria General del Estado Conclusion El proceso de control de asistencia liderado por el Rector, justificd faltas y atrasos del personal docente, administrativo y de servicios, en varios casos sin los justificativos pertinentes, funciones que competen al Inspector General Recomendaciones Al Rector 10. Dispondré al Inspector General, que en coordinacién con los jefes de reas, unidades administrativas, Asociacién de Profesores y autoridades del establecimiento, elaboren el Reglamento interno de Personal, en el que se establezca el procedimiento administrativo para justificar las faltas y atrasos del personal docente y administrative, tomando como base los principios de: legalidad, transparencia, igualdad, equidad y racionalidad, para que una vez aprobado, se implante y comunique a todo el personal para el cumplimiento. Este Reglamento contendra, entre otros aspectos lo siguiente ene ao"1 12. - Formularios para la obtencién de permisos por: calamidad doméstica, enfermedad o personales. = Calificacién de los documentos de justificacién que seran presentados para obtener este permiso. - Tiempo de presentacién de los documentos de justificacion - Cuadro de calificacién por calamidad doméstica (genealogia por Parentesco) y ntimero de dias de permiso por tipo de calamidad, = Procedimiento administrative y flujodiagramacién para la obtencion de estos permisos, jerarquias inmediatas que autorizaran dichos permisos, ete. - Programacién de vacaciones anuales. = Programacién de capacitacién anual - Sanciones disciplinarias. - Sistema de evaluacién del desemperio, entre otras Dispondré al Inspector General, quien realiza las funciones de Jefe de Recursos Humanos, se responsabilice de la aplicacién e impiantacion del proceso de control de asistencia, Dispondra al Inspector General inicie una campafia de induccién y fortalecimiento institucional, cuyo objetivo seré que todo el personal administrativo, docente y de servicio, conozca los _tramites, procedimientos y documentos a presentar para justificar: permisos, licencias, faltas y atrasos, asi como sanciones disciplinarias. Falta de accionar de la Comision Economica y de Finanzas EI Reglamento General de la Ley Organica de Educacién, dispone en la letra f) del articulo 107, como deberes y atribuciones de! Consejo Directivo: Conformar las comisiones permanentes. Disposicién que fue aplicada por el cuerpo colegiado, quien designé la conformacién de los integrantes de la Comision Econémica y de Finanzas, sin embargo sus integrantes, que fueron los mismos durante los afios lectivos 2007- emreyune 22008 y 2008-2009, no elaboraron el plan de actividades para su funcionamiento, no existe evidencia documental de que controlaron y supervisaron las actividades de Colecturia en el manejo de las disponibilidades, bienes de larga duracién, inversiones en existencias y especies valoradas. Hecho que se comuniod al Presidente de la mencionada Comision y al Vicerrector, con oficios 22 y 26-RL-09 de 23 de abril y 12 de mayo de 2009, respectivamente, EI Presidente de la Comisién Econémica y de Finanzas con comunicacién de 22 de mayo de 2009, informs: *..Las Comisiones darén cumplimiento a to dispuesto, pero se solicita tener el tiempo necesario para hacerlo debido a que se tienen otras obligaciones prioritarias a la vez que cumplirlas...” EI Presidente, los Miembros de la Comisién Econémica y de Finanzas y el Rector inobservaron los numerales 1, 5, 7 y 9 el atticulo 89, el numeral 34 del articulo 10 del Reglamento Interno. EI Vicerrector lo que dispone letra f) del articulo 98 del Reglamento General a la Ley de Educacion, y el numeral 8 del articulo 11 del Reglamento interno, la Norma de Control interno 110-08 Actitud hacia el Control Interno e incumplieron las letras d) y g) del numeral 1 y letra a) del numeral 2 del articulo 77 de la Ley Organica de ta Contraloria General de! Estado. Conelusién Se designé a los integrantes de la Comision Econémica y de Finanzas del Plantel de acuerdo a lo que dispone el Reglamento General de la Ley Organica de Educacién, sin que éstos realicen las funciones normativas reglamentarias. Hecho Subsecuente Con oficio 679-C de 2 de junio de 2009 la Colectora indicé: *...Los miembros del Consejo Directivo preocupados por no haberse realizado las constataciones fisicas de Jos bienes de la Instilucién disponen en sesién del 21 de abril de 2009 a la Comisién Econémica cumpla con esta actividad. Al ‘momento la comisién esta trabajando en este tema...” ven eneRecomendaciones Al Consejo Directivo 13. _ Dispondra al Presidente de la Comision de Economia y Finanzas, asi como a los Responsables o Lideres de las Comisiones permanentes designadas por el Plantel, presenten a inicios del afio lectivo los planes, programas y cronogramas de trabajo, a fin de evaluar periédicamente el avance y cumplimiento y de ser necesario, se tomen en forma oportuna las acciones correctivas pertinentes. 14, Dispondra al Vicerrector realice la supervision de los trabajos que realizan las comisiones permanentes designadas por el Rector 0 por el Consejo Directivo, que se ajustardn a lo que establece la normativa vigente, a fin de que los resultados obtenidos se reflejen en_beneficio institucional. Al Rector 15. Solicitara a los presidentes de las comisiones salientes, presenten los informes de rendicion de actividades desarrolladas en el periodo de gestion. Al Presidente de la Comision Econémica y de Finanzas 16. Mantendra archivos ordenados de la documentacién e informacion de las actividades que realice a efecto de presentar a las autoridades que requieran y exista evidencia de lo actuado, Esta forma de trabajo deberé ser adoptada por todas las Comisiones nombradas por el Consejo Directivo, sean de caracter permanentes o temporales. Carga horaria La Distribucién de Carga Horaria, corresponde al 80 %, de docentes con horas clase semana, en concordancia con lo que disponen los articulos 136 y 137, del Reglamento a la Ley Organica de Educacién, que rige para los maestros, Verne yrne sesci x oreo El articulo 136, del Reglamento a la Ley Organica de Educacién, establece que los docentes laboraran 22 periodos / semana, distribuidos 20 de Catedra y 2 para tareas de planificacién; el articulo 32, numeral 2 del Reglamento Especial para los Planteles Experimentales del Sistema Educativo Nacional, emitido por el Ministerio de Educacién con Acuerdo 167 de 7 de mayo de 2007, dispone que los docentes laboren 3 periodos mas; es decir, 25 periodos semanales. En los horarios se determiné que existe heterogeneidad en la asignacién de las. horas de planificacién especificas, toda vez que existen maestros que tienen mas horas, otros menos que el nimero reglamentario establecido, incluso algunos carecen de ellas. El pénsum de estudios que dispone el Ministerio de Educacién, en coordinacién con el sistema educativo municipal, no siempre es compatible con el nimero de docentes y especialidad de los mismos; por lo que el articulo 137 del citado Reglamento, establece que para la Carga Horaria, se tomara en cuenta las labores de los docentes, referentes a tareas extraescolares y deportivas, guias de estudio, entre otras. En {os horarios indivi luales presentados por !2 Inspeccién General correspondiente a la carga horaria de los docentes con nombramiento y/o contrato, se establecieron las siguientes novedades: EI 50 % de los docentes registraron en el distributive 25 horas semanales y e150 % restante, incumplieron lo que dispone el reglamento de los planteles experimentales, No se realizé el contro! de permanencia y cumpiimiento de los horarios para las actividades extraescolares, como son: Planificacion, Area, entre otras; los docentes registraron la firma en una hoja de control, en la Oficina de Coordinacién Pedagégica, en distintas horas de las programadas en los horarios individuales; sin embargo, los docentes realizaron otra actividad, sin ningiin control de avance o cumplimiento de objetivos pedagégicos institucionales, puesto que no existe una actividad pedagégica investigativa estructurada a nivel de la entidad, en base de la cual los docentes cumplan con lo establecido en el horario, Lei Ty CAT AGpinecogn pe avoroni2 rods Comptia en ann de Cnt = Los horarios individuales, no fueron disefiados técnicamente, como las actividades de Planificacién, Area y otras, que fueron insertadas para sumar la carga horaria dispuesta en el Reglamento que fige para los planteles experimentales; en unos casos, la planificacién se realiz6 con 2 y 4 horas seguidas; pasando una hora, etc. — De los 82 docentes con carga héraria, 30 suscribieron contratos civiles con el Colegio, que corresponde al ‘30 %, de los cuales, 4 celetraron con el Municipio de Quito y 26 con la Asodiacién de Padres de Familia del Colegio, relacién laboral que no tiene sustento legal en la docencia — Los contratos suscritos por la mencionada Asociacién se suscribieron luego de seguir un proceso de seleccién, sin embargo no se registraron ante el Inspector del Ministerio de Trabajo, conforme establece el articulo 20 de la Codificacién de! Cédigo del Trabajo. Lo comentado se comunicé a los Vicerrectores y Rector de! Plante! con oficios 26,27 y 28 -RL-09 de 12, 13 y 14 de mayo de 2009, sin obtener respuesta. EI Rector y Vicerrector no observaron lo que disponen las letras a) y y) del atticulo 98; b) e i) del articulo 98 y el articulo 136 del Reglamento General a la Ley de Educacién; el numeral 2 del articulo 32 del Reglamento Espacial para los Planteles Experimentales del Sistema Educativo Nacional, expedido con Acuerdo Ministerial 167 de 11 de mayo de 2007, numeral 21 del Articulo 10, numerales 4 y 12 del Articulo 11 del Reglamento Interno Vigente; la Norma de Control Intemo 110-08 Actitud Hacia el Control Interno e incumplieron las letras a), d) y g) del numeral 1 y letra a) del numeral 2 del articulo 77 de la Ley Organica de la Contraloria General del Estado. Con comunicacién de 21 de mayo de 2009 el ex Vicerrector, indice \..2- En 16 fotostéticas agrego el Anexo No. 1 en donde demuestro que cada uno de los sefores Profesores de la Institucién recibié muna (sic) carga horaria de trabajo de VEINTE Y SIETE HORAS SEMANALES.- 3.-Se cumplid con lo dispuesto en la legislacién vigente sobre los planteles experimentales.-4.- En el Anexo No2 Usted podré apreciar un muestreo de control y exigencia de presentar las planificaciones de cada uno de los sofiores Frofescres. " “TELRGOTINGPAL EXPERIMENTAL EBASTUNDE BENLEXINR 25Se revisaron los documentos presentados, los cuales no justifican lo comentado, por cuanto se adjunté, entre otros, el Distributivo de Trabajo Docente del afio 2006-2007 que sefialan 27 horas semanales de carga horaria, en el que se identificd que varios docentes tuvieron 5,6 y hasta 7 horas de planificacién, mientras otros no tuvieron. Ademas presenté la solicitud de las planificaciones de actividades de recuperacién académica-pedagégica que no se relacionan con las deficiencias comentadas. El Vicerrector con oficio 73-VR de 25 de mayo de 2009, indice: “Para la elaboracién del Distributive de Trabajo y Horario de! presente afio lectivo, se nombré una Comisién que estaba conformada por (...), yo no participé por cuanto para esa fecha tuve una operacién de peritonitis...” Las razones expuestas no modifican lo comentado por auditoria, Conclusiones — La Asignacién de Carga Horaria 0 Distributive de Trabajo para los Docentes del Plantel, no se sujetaron a las disposiciones reglamentarias para los colegios experimentales. — Del 80% de los docentes que tienen asignadas més de 18 horas/catedral de carga horaria, el 50 % no cumplieron con los 25 periodos semana que determina la base legal — 30 docentes mantienen relacién contractual con el Colegio, de los cuales 4 suscribieron contratos civiles, sin relacién de dependencia con el Municipio de Quito y 26 con la Asociacién de Padres de Familia del Colegio, relacién laboral que no tiene sustento legal en la docencia, y no se encuentran registrados en la Inspectoria de Trabajo, = No se aplicd un proceso de control administrativo eficiente, que determine: cumplimiento, permanencia, planificacién, area, etc. Recomendaciones Al Rector 47. Dispondré, que la Comisién que elabora los horarios generales € individuales, considere que los docentes con nombramiento otorgado porel Municipio y los contratados a tiempo completo, laboren 25 periodos semanales, establecidos para los planteles experimentales, cumplimiento que sera controlado por el Inspector General 18. Solicitaré al Vicerrector programe que las horas asignadas en los horarios, relacionadas con aspectos de Planificacin, obedezcan a una reingenieria y 2 un proyecto de investigaci6n educativa institucional, los mismos que sera evaluados en forma periédica 19. Dispondra, que el Consejo de Coordinacién y Desarrollo Académico, responsable de las actividades pedagdgicas, en coordinacién con el Inspector General, disefien y apliquen un control administrativo eficiente para que el personal docente, cumpla con los periodos semanales que se sefialan en el distributivo de trabajo. 20. Realizaré los tramites administrativos pertinentes que regulen la relacion laboral de los 26 docentes, que tienen contratos por servicios profesionales, suscritos por el Municipio de Quito y la Asociacién de Padres de Familia, para que los funcionarios mantengan las mismas condiciones de responsabilidad, remunerativas, entre otras. Disponil lidades Bancos EI saldo contable de la cuenta Bancos al 31 de diciembre de 2008, ascendié a 1 130,02USD, desglosado asi BANCO aT OR US$ Central del Ecuador (_ wi220009 3 TORR Del Pichincha ‘3245327004 336,00 ‘SUMAN 1 130,02 Inversiones en existent is La entidad maneja alrededor de 150 items en el sistema de bodegas a cargo del Guardaimacén de la entidad, de los cuales el 30 % se adquieren para stock y se efecttia la renovacion en funcién de las necesidades; éstos se clasifican en 10 PENI TE y CTE,lineas de articulos, de los que se genera el reporte mensual que sirve para conciliar con los saldos contables. ‘Al 31 de diciembre del 2008 el sistema que maneja el Guardalmacén reflej6 12 047,83USD, mientras que en el Estado de Situacién Financiera en la cuenta Inversiones en Existencias se presenté 11 604,52USD, estableciéndose la diferencia en mas de 443,31USD en los registros del guardalmacén, valores que datan de afos atras, en especial en las lineas 131.01.04 Existencias en Materiales de Oficina, por 279,68USD y 131.01.11 Existencia en Materiales de Construccién por 134,98USD. En el registro de los movimientos de esta cuenta se observé lo siguiente: — Se realizaron egresos fisicos de la linea 11 "Materiales de Construccion” por 2 889,24USD, cuando contablemente se disponia de 2 631,56USD, la diferencia de 57,68USD se aplicé a la linea 13 “Repuestos’ a efecto de no manejar saldos negativos. = El guardalmacén no adjunto a los egresos de bodega, la copia de los formularios de pedido de materiales, que respalden los egresos efectuados y que posibilitan cruzar informacién. — Al 20 de abril de 2009 se realizé la constatacién fisica de tres items, de los cuales en dos se encontraron diferencias en menos, correspondiente a: 3 toner por 225,00USD y 13 pelotas de football por 370,S0USD, argumentando el Guardalmacén que a esa fecha no registré los egresos del 2009. — En el registro del Guardalmacén, en ocasiones, aparecen cédigos de barras duplicados, lo que dificulté el manejo del control fisico de las existencias, como es el caso de los cédigos 312513, 312514, 3123315 y 312316. ‘Auditoria con oficios 17; 18 y 19-RL-09 de 21 de abril de 2009, comunicé al Colector, Contador y Guardalmacén, respectivamente, sobre lo comentado. La Colectora en oficio 657-C de 28 de abril de 2009, indicé: veinrE cre, = youre,inecabn se arrosaz Informé en forma verbal a Consejo Directivo sobre la necesidad de realizar una toma fisica de los bienes del Colegio, conozco que se va a disponer a la Comision Economica que se cumpla con esta actividad, con fo cual se regularé estas diferencias...” El Guardaimacén en oficio 10-ALM-09 de 27 de abril de! 2009, indicé: EI cierre de cada afto del sistema de bodegas, lo realiza la Direccién de Informatica, los errores del sistema son corregidos por ellos y se proceden a entregar los saldos correspondientes, los que el Almacén tiene registrados, este inconveniente se viene dando desde hace unos 6 aftos atras aproximadamente, es por ello que en el Almacén existen saldos diferentes y mayores al de la contabilidad...” La Contadora, con oficio 02-MDP-2009 de 28 de abril de 2009, indice: Me ratitico en Io anteriormente mencionado con la informacién obtenida luego de la toma fisica efectuaré los ajustes y registros correspondientes..... La Comisién de Economia y Finanzas no realizé las verificaciones fisicas de las Inversiones en Existencias. La Comisién Econémica y de Finanzas, el Colector y Guardalmacén inobservaron lo que disponen la letra g) del articulo 130, y el articulo 133 de! Reglamento General a la Ley de Educacién, el numeral 7 del Articulo 89, los numerales 2, 12 y 26 del Articulo 223, y numeral 13 del Articulo 226 del Reglamento Interno Vigente, la Norma Técnica de Contabilidad 3.2.4.4 Control de Existencias, las Normas de Control Interno 110-08 Actitud hacia el Control Interno, 250-08 Constatacion Fisica de las Existencias y Bienes de Larga Duracién, e incumplieron la letra a) del numeral 2 y las letras a),b),c), y j) del numeral 3 del articulo 77 de la Ley Orgénica de la Contraloria General del Estado. Conclusién No se realiz6é con oportunidad la toma fisica de los suministros y materiales que Posibilite mantener saldos confiables de estas inversiones. De la conciliacién de informacién en las existencias que preparan mensualmente contabilidad y guardaimacén, se establecieron diferencias a ser ajustadas, yar re yr eve >Recomendaciones Al Rector 24, Dispondré a los Miembros de la Comision Econémica planifiquen y realicen la toma fisica de las Inversiones en Existencias, de los resultados se tomaran los saldos reales efectivos y se efectuaran los ajustes contables correspondientes. 22. Dispondra al Guardalmacén utilice los formularios necesarios y mantenga actualizados los egresos de materiales con la documentacién de soporte pertinente. Viaje a Espafia del Coordinador del Bachillerato Internacional EI Rector del Plantel con oficio 327-R-CSB de 25 de febrero de 2008, solicité al Director Metropolitano de Educacién, Cultura y Deportes inicie el tramite para comisién de servicios, vidticos y transporte aéreo para el Rector y Coordinador del Bachillerato Internacional para participar como invitados en el Vill Congreso Mundial de Educacién a celebrarse en Valencia Espatia El Administrador General del Municipio Metropolitano de Quito con oficio 0251 de 17 de marzo de 2008, solicité evaluar la necesidad y la importancia de que el Rector y Coordinador del Bachillerato Internacional participen en el evento. El Director Metropolitano de Educacién con oficio 506-DME de 24 de marzo de 2008, insistié en el pedido al Administrador General del Municipio Metropolitano de Quito argumentando la participacién de expertos conferencistas y la existencia de presupuesto en la institucién de la siguiente manera * _reitero mi pedido de Comisién de Servicios, pago de vidticos y adquisicién de Jos pasajes Quito-Valencia-Quito, para los doctores ... del 16 al 19 de abril de! 2008, con cargo a la partida respectiva del Bachillerato Internacional..." El Rector y Colectora, con oficio de 28 de marzo de 2008, autorizaron al Banco Central del Ecuador efectiien el débito de 1 440,00EUROS que al tipo de cambio paernh, CoPlantel mantiene en esa entidad financiera, para la inscripcin funcionarios invitados, operaci6n que se efectud en forma previa a la emision de las acciones de personal de Comisién de Servicio con sueldo, suscritas por el Director Metropolitano de Educacién y el Administrador General de! Municipio el 1 de abril de 2008, signadas con los nimeros 18-98 y 18-99. Con comprobante de egreso 10368 de 31 de marzo de 2008, se registré la cancelacién efectuada a la Caja Madrid Internacional 2 314,89USD en concepto de inscripcién al VII Congreso Mundial de Educacién, para el Rector del Plantel y el Coordinador de! Bachillerato Internacional. En sesién Ordinaria del Consejo Directivo de 8 de abril de 2008, se resolvid por unanimidad no autorizar la asistencia de los invitados al evento y suspender los tramites, EI Rector con oficio 381-R de abril 8 del 2008 manifesté a la Colectora *...En reunién del H. Consejo Directivo del dia de hoy, se resolvié no autorizar la asistencia de los sefiores: Dr.(...). Rector (e) y Dr.(...), Coordinador BI (¢), al VIII Congreso Mundial de Educacion, que se realizara en la ciudad de Valencia, Espaiia, del 17 al 19 de abril del presente afio.- Por lo expuesto , solicito a usted suspenda tramites que corresponda para la asistencia a este evento..." Con formulario para justificar inasistencia de 14 de abril de 2008 el Rector de! Plante! autorizé el permiso personal del 15 al 18 de abril de 2008 al Coordinador, en el que se sefialé como motivo atender asuntos personales. EI Rector, con oficio 427-R-CSB de 25 de abril de 2008, puso en conocimiento del Director Metropolitano de Educacién, lo siguiente: “..Debo comunicarte que mi solicitud fue aprobada, sin embargo por la intervencion y negativa del Consejo Directivo del Colegio, no asisti a este evento que so realizé en Valencia - Espanta el pasado 17-19 de abril de 2008.- Igualmente, cabe mencionar que a pesar de la negacién de! Consejo Directivo de! Colegio, el doctor (...) si asistié al Congreso con recursos propios...”. El Director Metropolitano de Recursos Humanos, con oficio 01573 de 29 de abril de 2008, solicit dejar insubsistente la accién de personal 18-98 asignada para el Rector. PLS Na, Beecco auron2 La Colectora con oficio 622 de 11 de febrero de 2009, comunicé al Coordinador del Bachillerato Internacional, lo siguiente: *..Luego de solicitar fa devolucién del valor por inscripcién este organismo transfiere a la cuenta del Colegio el valor de $768,89.- Solicitud de Cobro: Al no cubrir el valor total de la devolucién y luego de efectuar las consultas verbales a funcionarios competentes, solicito a Usted se digne reintegrar a ia brevedad posible a la cuenta del Colegio el valor de $773.00, que coresponde a la diferencia no devuelta por la Organizacién, que en su totalidad es de $1.546.00, 01 otro 50% deberd cancelar el Dr.(...)". El Coordinador del B . con oficio 167-BI-CSB de 13 de mayo de 2009, manifesté ala Colectora lo siguiente: “..Con fecha 10 de marzo del afio 2008, la Direccién Administrativa de! Municipio Metropolitano de Quito, con la accién de personal nimero 956, autoriza se proceda a legalizar la comisién de servicios con sueldo a favor de (..), en las fecha arriba indicadas.- Con fecha 8 de abril del alto 2008, ef Honorable Consejo Directivo desconociendo la disposiciin de la autoridad superior, no autoriza la asistencia; sin embargo, de acuerdo al proceso quo se cumple para la admision de ios eventos, asistl en las fechas indicadas al Congreso, el mismo que se podré evidenciar con el certificado y diploma de asistencia que adjunto.- Con este antecedente indicar (sic) que no existe ningun valor por reintegrar por concepto del evento en mencién; ya que este tuvo la autorizacién correspondiente; y, si fuese e caso, las personas que deberian cancelar los mencionados rubros por su oposicién, serian los seriores del Honorable Consejo Directivo Auditoria con oficios 28, 34 y 36-RL-09 de 13, 21 y 25 de mayo de 2009, solicité al Rector, Coordinador de! Bachillerato Internacional y Colectora expongan los criterios sobre los pagos realizados. El Coordinador del Bachillerato Internacional con oficio 172-BI-CSB de 25 de mayo de 2008, manifesté: Con oficio No. 167-BI-CSB, de 13 de mayo del afio en curso, remiti una comunicacién a la sefiora Colectora de! Plante! con los documentos habiltantes de mi salida, quiero indicar que por un error en los documentos de respaldo, omiti la Accién de Personal No. 18-99, de Abril 01/08, la misma que estoy adjuntado en este documento, para el descargo del viaje.- Sobre la omisién a la resoluci6n emitida por el Honorable Consejo Directivo del Plantel, el 8 de abril de! 2008, en donde resuelven por unenimidad negar la patticipacién a la mencionada conferencia, indicar que en este despacho, jamas se recibié por escrito algun oficio ami nombre, que me diera a conocer dicha resolucion. Renny poleamped en Gein dont La falta de procedimientos administrativos adecuados y de comunicacién interdepartamental, posibilits que se realicen pagos anticipados que no fueron autorizados por el Consejo Directivo por 2 314,89USD en concepto de inscripcién al Vill Congreso Mundial de Educacién, de los cuales se encuentran pendientes de recuperacién 1 546,00USD. EI Rector, el Coordinador de Bachillerato Internacional y el Colector inobservaron lo dispuesto en las letras a) y t) del articulo 96, letra a) del articulo 131 del Reglamento General a la Ley de Educacién, los numerales 1 y 55 del Articulo 10, y los numerales 1 y 2 del articulo 223 del Reglamento Interno Vigente, las Normas de Control Interno 110-08 Actitud hacia el Control Interno, 140-03 Autorizacién de Operaciones, 140-04 Informacién Gerencial, ¢ incumplieron la letra a) y d) del numeral 1, letra a) del numeral 2 y las letras a),c), yj) del numeral 3 del articulo 77 de la Ley Organica de la Contraloria General del Estado, La Colectora con oficio 678-C de 2 de junio de 2009, informé: Con relacién al viaje a Espafia de! Coordinador de Bachillerato Internacional (...), informo que este gasto se aplica a la partida presupuestaria SERVICIO DE CAPACITACION, por Jo tanto para el pago de /a inscripcién al evento no es requisito indispensable la autorizacién del Consejo directive; ademas e! pago esté sustentado con la autorizacién de! Administrador General tal como consta enla Resolucion No. A 0004 susorita por el Sr. Alcalde Metropolitano...” Lo expuesto no modifica lo comentado por auditoria, por cuanto la Resolucién citada, se relaciona con los montos para contratacién de obras, bienes y servicios para el afio 2008 emitida por el Municipio del Distrito Metropolitano de Quito. Conclusiones El Rector realiz6 el tramite de solicitud del viaje y comisién de servicios, para él y el Coordinador del Bachillerato Internacional, ante el Director Metropolitano de Educacién, al Vill Congreso Mundial de Educacién a realizarse en Valencia Espafia, sin contar con la autorizacion del Consejo Directivo.__ Rewiny aes,mec x aurroia2 reduuady Cpe ea Goin eC — El Rector y Colectora realizaron el pago de Ia inscripcin al evento sin poner en conocimiento previo del Consejo Directivo. — El Coordinador del Bachillerato Internacional no observé la Resolucién emitida por el Consejo Directivo del Plantel de & de abril de 2008, en que se resolvié por unanimidad no autorizar la asistencia de los invitados a! evento, Recomendaciones Al Consejo Directivo 23. Dispondra al Rector que en forma previa a realizar los tramites de solicitud de comisién de servicios de cualquier funcionario de! Plantel, ponga en conocimiento del Consejo Directivo a efecto de que se obtengan las autorizaciones necesarias y se apliquen los procesos administrativos establecidos legalmente. 24, — Dispondra a la Colectora efectue los tramites administrativos necesarios para recuperar los 1 46,00USD, entregados en concepto de inscripcion al Congreso Mundial de Educacién y verificara se efectie el registro contable correspondiente. Bienes de larga duracién EI saldo del rubro Bienes de Larga Duracién al 31 de diciembre de 2008 ascendié a 10 661 450,41USD, descompuesto asi Descripcion: Valor USD Mobiliario 322 238,58 Maquinaria y Equipo 471 593,39 Vehiculos 80 137,11 Herramientas 5.02616 Equipos, Sistemas y Paquetes Informaticos 416 361,35 Bienes Artisticos y Culturales 1057.67 Libros y Colecciones 20111,17 Terrenos 5724 420,00 Edificios Locales y Residencias 3.620 504,98 Res y ATMO, to —Del analisis a las operaciones de este rubro se determiné lo siguiente: — No se efectué el reavalio técnico de los bienes muebles, se mantienen a costos histéricos. Esta actividad debié realizarse simulténeamente con la constatacién fisica que se programé para cada afio, pero que no fue ejecutada por el Guardalmacén ni por la Comisién de Economia y Finanzas, pese a que fue solicitado por la Colectora con oficios 61-C y 451-C de 24 de marzo de 2006 y 28 de enero de 2008, dirigidos al Rector del Plantel. La Colectora con oficio 439-C de 9 de enero de 2008 al Rector indicé: Las autoridades del Plantel formaron una comisién para la toma fisica de inventarios de los bienes, no ha cumplido a cabalidad con esta funcién, ‘sin embargo he solicitado en forma verbal y escrita al Sr. Rector para que nombre una nueva comisién para este fin...” En las actas de entrega recepcién suscritas con los responsables del ‘manejo, en ciertos mobiliarios y equipos no existe la informacién que identifique los bienes, como cédigo, descripcién del bien, series y marcas, lo que dificulté la actividad de verificacion. — Sin embargo de io que estabiece ei Manual operativo para el manejo de la gestion de las Areas Administrativas y Financieras del Municipio del Distrito Metropolitano de Quito, en lo que corresponde al Instructivo para los procesos de Adquisicién de Bienes Muebles, Ejecucién de Obras y Prestacién de Servicios, no se exigié la suscripcién de contratos a pesar de que los montos por los que se realizaron las adquisiciones ameritaba, situacién que rest6 seguridad a estas operaciones. Como ejemplo citamos las siguientes adquisiciones realizadas: Proveedor Concepto ‘Comprobante Fecha] Valor de pago usp | t Vahamiart | Equipos de Laboratorio | 9822 2006-222 | 16422,70 Cesar Equipos de Laboraiono | 10186 Doort4 | 1854354 Vasconez | Tndustila | Compra de juegos de] 10614 2008-08-15 7242000 Metélica | mesas y silas Seguro RED y Az= La entidad suscribié contratos por montos menores a los establecidos en la reglamentacién intema, los mismos que tienen formatos diferentes y en especial en la cléusula de plazos, éstos se determinaron como se indica a continuacién: de ocho a doce semanas(...), 60 dias a partir del anticipo(...) hasta el 14 de diciembre del 2007(.. No disponen de todas las condiciones contractuales que garanticen su ‘cumplimiento, en varias ocasiones se formularon sin la clausula de entrega- recepcién, necesaria en los casos de la adquisicién de cualquier tipo de bienes, por lo que no se efectud el procedimiento administrativo, asi Proveedor Concepta | Comproban | Fecha Valor USD tede pago Indusiia | Compra de Metalica | mesas y silas Seguro 10253 | 2007-12-19 | 8 487,00 ‘Compra de un servidor para AKROS | al centro de| 10262 | 2007-12-28, 879,00 compute César Vasconez | Equipos materiales de Laboratorio 10596 | 2008-08-01 5966.00 Colecdidactioum | Equipes __y| 10502 | 2008-08-01 materiales de Laboratorio 40890 | 2008-11-11 18 953,42 En el contrato suscrito con el proveedor Colecdidacticum, la recepcién de los, bienes realizé el encargado del laboratorio de fisica, por ser su usuario directo. — Nose efectuaron registros contables por bajas de bienes de larga duracion autorizadas en Acta 45 del Consejo Directive con Resolucién de 12 de diciembre de 2008 por 6 586,51USD, particular que fue comunicado en la misma fecha por el Rector del Plantel al Guardalmacén. Rei y Eewsco0 0 — Existen desde afios anteriores bienes sin uso, obsoletos y en mal estado que no prestan ningun servicio al Colegio, ocupando espacio fisico y sujetos a deterioro o pérdida, lo que sobrestima el saldo del rubro Inversiones en Bienes de Larga Duracién en § 300,55USD. EI detalle de estos bienes fueron comunicados por el Guardalmacén al Rector del Plantel con comunicacién de § de febrero de 2009 para que autorice la baja, sin que se efectue el tramite respective. El Rector, Colector y Guardalmacén no cumplieron las disposiciones legales ni implementaron procedimientos de control y supervision adecuados para el manejo y control de los bienes, lo que no permitié contar con informacién actualizada y oportuna para la toma de decisiones. La Colectora en oficio 657-C de 28 de abril de 2009, indicé: "La toma fisica de los bienes es incompatible con las funciones que desempeno, sin embargo entregué a la méxima autoridad la programacién de los, inventarios conforme a la recomendacién de una auditoria; también he solicitado la conformacién de la comisién especitica para esta actividad, pero no se ha cumplido a cabalidad con esta delegacién.- No corresponde a mis funciones realizar contratos (...) quizé lo ms importante no hay erogaciones de fondos sin que los bienes 0 servicios se hayan recibido a satisfaccién de la Institucion.(...). Tampoco e! Colegio cuenta con un profesional del derecho que pueda encargarse de este tema, sin embargo conozco que el Consejo Directivo va a delegar a la Comision Juridica para este propésito.- El acta de baja de los bienes debidamente legalizada es recibida por el Sr. Guardalmacén el 20 de ‘marzo de 2009, razén por la cual no estaba registrada en la Contabilidad...)”. El Guardalmacén con oficio 10-ALM-09 de 27 de abril del 2009, indicé: “El reavaltio (...), de los bienes muebles no se ha realizado, porque debe ser tun equipo de trabajo quien los ejecute, ya que se necesita que los resultados de este reavaltio se ingrese tanto a Contabilidad como al Almacén y suscribir actas de ejecucién con resultados. La mayoria de traspasos intemos el usuario no cumple el procedimiento por lo que el inventario no se actualiza inmediatamento, sino después de buscar los bienes en ef Plantel.- En | caso del Laboratorio de Fisica existen 3 personas que tienen las llaves , el sistema de bienes asigna un solo usuario, por lo tanto conversé con los 3 compafieros (...), los que accedieron a firmar el documento para correponsabilizarse de los Bienes de Laboratorio.- La comunicacién entregada al Consejo Directivo, de los muebles en desuso en Diciembre del 2006, para dar de baja, se me entrego en Marzo del 2009 la Resolucién del Consejo Directive por parte de la secretaria, para proceder a realizar la baja respectiva(. PReIeTA 9 OTEyascoon 4uorONA2 Pca Cong El Guardalmacén, con comunicacién de 5 de mayo de 2009 insistié al Rector del Plantel, autorice la baja de los bienes de larga duracion y de control deteriorados, e indicé “demas tenemos en la bodega Accesorios y Materiales deteriorados que se necesita evacuar, ya que esta bodega esté sobre el sauna, ef turco y ol hidromasaje, y el peso de lo que ahi se encuentra algtin momento puede causar una desgracia... EI Rector no contesté lo comunicado con oficio 20-RL-09 de 20 de abril de 2009. El Rector, los Miembros de la Comisién de Economia y Finanzas, Colector y, Guardalmacén, inobservaron las letras a) del articulo 96, a) y f) del articulo 131 y 133 del Reglamento General de la Ley Organica de Educacién; los articulos 2, 3, 10 y 12 del Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administracién de Bienes del Sector Publico; el numeral 13 del Articulo 223 y los numerales 10, 49 y 23 del Articulo 226 de! Reglamento Interno Vigente, la Norma Técnica de Contabilidad 3.2.1.8 Periodos de Contabilizacién, las Normas de Control Interno 110-10 Control interno Concurrente, 250-02 Aimacenamiento y Distribucién, 250- 04 Identificacion y Proteccién, 250-08 Constatacion Fisica de las Existencias y Bienes de Larga Duracién, e incumplieron las letras a) y d) del numeral 1, letras a) del numeral 2 y letras a),b),0),)) y j) del numeral 3 del articulo 77 de la Ley Organica de la Contraloria General del Estado, Conclusiones — No se realiz6 el reavaltio técnico de los Bienes de Larga Duracién, por lo gue los saldos de este rubro se presentaron subvalorados por valores incuantificables por el volumen de actives fijos que posee la institucion = No'se implementaron procedimientos para el adecuado control y uso de los bienes existentes en la institucién, dando lugar a la deficiente administracion de los mismos y que la informacién contable presentada no se encuentre actualizada, — No se suscribieron contratos a pesar de que en varias transacciones realizadas, por los montos ameritaba, En otro casos no se incluyeron las cléusulas necesarias que protejan los intereses de la entidad. enim yongHecho Subsecuente La Colectora con oficio 679-C de 2 de junio de 2009, indics No es parte de mis funciones elaborar contratos, sin embargo para que en adelante no se vueivan a repetir las faiencias presentadas en los contratos ef Consejo Directivo mediante Resolucién de fecha 21 de abril de 2009 compromete a la Comisién Juridica de! Colegio para que se encargue de la elaboracién amparéndose en la ley...” Recomendaciones Al Consejo Directive 25. Dispondré a la Comisién de Economia y Finanzas, y al Guardalmacén, realicen anualmente el inventario de bienes obsoletos o fuera de uso con la finalidad de determinar la venta, donacién o baja, cumpliendo lo establecido en el Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administracién de Bienes del Sector Publico, 26. Dispondré a la Comisién Juridica, elaboren los contratos, los cuales deberan realizarse conforme los procedimientos y montos establecidos para la contrataci6n de obras, bienes y servicios en el Manual Operativo para el manejo de la Gestién de las Areas Administrativas y Financieras del Municipio de Quito y contendran todas las clausulas que garanticen el cumplimiento del objeto contractual Al Rector 27. Nombraré una Comisién que se encargue de actualizar los costos a precio de mercado de todos los bienes de larga duracién, lo que permitiré actualizar los valores y considerar una nueva vida util. Los resultados obtenidos comunicaré a Contabilidad y Guardalmacén para el registro correspondiente, de manera que la informacién financiera de este rubro presente valores reales. 28. _Dispondré al Guardalmacén actualice la codificacién de los bienes que lo requieran_asi, como la informacién de los bienes con relacién a FeeNrA yee29 Bienes no transferidos al Plantel por la Asoc! descripcién del bien, series y marcas que posibilite la localizacion inmediata, considerando la ubicacién por unidad administrativa y custodio de los bienes. Solicitaré a los miembros de la Comisién de Economia y Finanzas cumplan sus atribuciones, realicen constataciones e inspecciones de los bienes por lo menos una vez al ao conjuntamente con el Guardaimacén y Contabilidad, dejando constancia en una acta e informen al Consejo Directivo las novedades a fin de tomar las decisiones que correspondan. n do Padres de Fa En el rubro Bienes de Larga Duracién se determiné que no se encuentran registradas a nombre del plantel las siguientes adquisiciones y obras: ‘Adecuaciones realizadas a las oficinas de la Asociacién de Padres de Familia, que constan en Factura 001-001-0001570, de 24 de mayo de 2007, de la empresa Muebles y Sistemas Modulares de Oficina, por 3.889,39USD Construccién de la bodega para el Plantel por 44 381,79USD, que consta enel acta de 29 de noviembre de 2007 de donacién y entrega recepcién de bienes por parte de la Asociacién de Padres de Familia al Colegio Municipal Experimental Sebastian de Benalcazar Dos lotes de terreno de 8 hectareas con 30 areas y diecinueve hectéreas, que forman un solo cuerpo con la superficie total de veinte y siete hectdreas, ubicados en la Cooperativa Agropecuaria Union Bolivarense, sector Mulaute, adquirido por la Asociacién de Padres de Familia, el 5 de junio de 2008, segun escritura de compraventa registrada en la Notaria Trigésima Primera, por 50 000,00USD. Auditoria informé los hechos indicados al Presidente de la Asociacién de Padres de Familia, Rector y Colector del Plantel, con oficios 14, 17 y 20-RL-09 de 14, 15 y 20 de abril de 2009, respectivamente, Cohen AEI Presidente de la Asociacién con comunicacién de 21 de abril de 2009 sefialé: 1 La finea que la APF adquirié para el Colegio Municipal Sebastién de Benaleazar ubicada en la Cooperativa Union Bolivarense no se realizé el acta de donacién por temor a que el Municipio intervenga en los bienes del colegio, pero cabe ratificar que el uso del inmueble es para actividades académicas del colegio. 2.- Las adecuaciones de la oficina de la APF, si se encuentran sus respectivas actas de donacién, al inicio no se realiz6 la entrega por cuanto estos muebles son lo tinico que la Asociacién tenia (...). Al momento ya estén entregadas las actas al colegio-3.-La construcci6n de la bodega no se Ia realiz6 el traspaso respectivo porque en el sistema contable todo lo que son ampliaciones y/o construccianes no constan como tal, y mas bien constituyen un gasio, pero Superada esta interpretacién se procedié a realizar las actas de entrega al Colegio(...)” El Coordinador del Proyecto en abril del 2008 presenté el Plan de Manejo para la finca experimental, documento que no tuvo el apoyo ni se dio la importancia por arte de los Directivos del Colegio, inmueble que fue adquirido para las précticas de los estudiantes, a efecto de vincular en el proceso educativo la teoria con la practica, La Colectora con oficio 657-C de 28 de abril de 2009 indic6 La decision de adquirir los dos lotes de terreno a nombre de la Asociacion de Padres de Familia del Colegio no es mi responsabilidad, (...). Los Directivos deberdn explicar el porqué no entregan el inmueble al Colegio.- La construccién de la bodega para el Plantel, al igual que en el punto anterior el acta de entrega recepcién legalizada recibi e! 8 de abril de 2009...” EI Rector no contesté lo solicitado en oficio 20-RL-09 de 20 de abril de! 2009. Varias adquisiciones, obras y adecuaciones realizadas por la Asociacién de Padres de Familia no fueron transferidas al patrimonio del plantel para capitalizar el rubro de Inversiones en Bienes de Larga Duracién, por lo que se encontré subvalorado el costo histérico en 98 271,18USD. de Padres de Familia adquirié en el 2005 el bus marca Chevrolet, placag PJO-0339) ) valorado en 41 500,00USD, que es utilizado en el transporte de proféseres4 alumnos, el que se mantiene a nombre de la Asociacién sin donar o transferir al Colegio. evansaraynecen auorona2 cman ence done No se cumplié lo que dispone el articulo 30 de los Estatutos Reformados de la Asociacién de Padres de Familia del Colegio Municipal Experimental Sebastian de Benaleazar, que indica: Los bienes que la Asociacién adquiera con cualesquiera de los fondos, serén siempre destinados af Plantel- La entrega se haré por inventario valorado, del que se dejaran copias autografiadas en los Archivos de la Asociacién...” El Rector y Colector, inobservaron las letras a) del articulo 96 y letras a) y f) del articulo 131 del Reglamento General de la Ley Organica de Educacién; los articulos 3 y 10 del Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y ‘Administracién de Bienes del Sector Piblico; las Normas de Control Interno 110- 08 Actitud hacia el Control interno, 110-10 Control Interno Concurrente, € incumplieron tas letras a) y d) del numeral 1, y letras a),b), yc), del numeral 3 del articulo 77 de la Ley Organica de la Contraloria General del Estado. Conclusion Varios actives adquiridos por la Asociacién de Padres de Familia no fueron transferidos al patrimonio institucional, subvalorando el rubro Inversiones en Bienes de Larga Duracién en 98 271,18USD. Hecho Subsecuente La Asociacién de Padres de Familia en abril del 2009 realizé la transferencia de las adecuaciones realizadas a sus oficinas, asi como la construccién de las bodegas mediante actas de entrega recepcién remitidas a contabilidad en abril del 2009 por 47 854,29USD. El Vicerrector con oficio 73-VR de 25 de mayo de 2008, informo: "...En lo referente a la Finca del Colegio, me permito indicar que no es un proyecto, sino un Plan de Manejo,(...), también se realizaron gestiones ante el Comité Ejecutivo de Padres de Familia, nombrandose una Comision Técnica. GUAR TN DOStaksco og avoroni2 Prodi y Gmetad ena Gein Cont Recomendaciones Al Rector 30, 31 32. Como Miembro del Comité Ejecutivo, conjuntamente con la Colectora supervisarén que las inversiones en bienes de larga duracién que adquiera © construcciones que efecttie la Asociacién de Padres de Familia, pasen a registrarse en forma inmediata en la informacién financiera del plantel. Brindara el apoyo al Coordinador del Proyecto, a fin de que cumpla el Plan de Manejo de la Finca Experimental, se ejecuten los objetivos de la inversion realizada, vinculando la teoria con la practica en beneficio del proceso educativo de los estudiantes del plantel. Solicitara al funcionario de la Coordinacién Pedagogica encargado de los proyectos experimentales, realice el seguimiento del denominado Finca Experimental, quien comunicard a las autoridades sobre el avance segtin el cronograma que se establezca. Especies valoradas Al 31 de diciembre de 2008 no se present saldo de la cuenta Especies Valoradas, por cuanto en Colecturia se mantienen registros extracontables, los cuales no se incorporaron en la informacién financiera de la entidad. En la documentacién de respaldo de las especies valoradas y en los registros que sustentan los movimientos, se determiné lo siguiente: No se registré la numeracién de las especies valoradas vendidas, por lo que no existe control de la seouencia de especies utilizadas. La Comision Econémica no realizo arqueos sorpresivos a las recaudaciones por venta de especies valoradas, ni constataciones fisicas de las existencias. GUNREn yom- No se registraron las especies valoradas en las cuentas de orden de la informacién financiera. En Registro Oficial 259 de 24 de enero de 2008 el Ministerio de Finanzas actualiz6 la normativa del Sistema de Administracién Financiera, y entre otras las Normas Técnicas de Contabilidad Gubernamental en las que se establecieron los conceptos a controlarse en la cuenta 3.2.31.3 Cuentas de Orden Contabilizacién, considerando la emisién de especies veloradas, garantias diferentes en dinero y los bienes de control administrativo, situacién que no se cumplid, La Colectora en oficio 657-C de 28 de abril de 2009 manifesto: Al momento estamos en contacto con la Direccién Financiera para que nos den el asesoramiento técnico y la capacitacion del médulo que esta integrado al sistema contable CG, de esta manera podremos registrar las cuentas de orden(...)* La Contadora en oficio 02-MDP-2009 de 28 de abril de 2009 sefialé: Pedimos el asesoramiento y capacitacién a la Direccién Financiera del ‘Municipio para el manejo de la Especies Valoradas y Garantias diferentes a dinero, en un médulo de contro! de las mismas que enlaza la informacién directamente al Sistema de Contabilidad luego del registro respectivo.- En cuanto a los Bienes de Control con los reportes entregados de la toma fisica realizaré el registro correspondiente...” Los funcionarios del area financiera del Colegio no implementaron procedimientos internos para el control y registro de las especies valoradas, tampoco la Comision Econémica y de Finanzas realiz6 actividades de control y supervisién, sin contar con informacién para la comprobacién y conciliacion. Los Miembros de la Comisién Econémica y Finanzas, el Colector y la Contadora, inobservaron la letra a) del articulo 131 del Reglamento General de la Ley Orgénica de Educacién, el numeral 5 del Articulo 89, el numeral 3 del articulo 223 y el numeral 2 del articulo 224 del Reglamento Interno del Colegio; las Normas de Control interno: 110-08 Actitud hacia el Control Interno, 120-05 Actividades de Monitoreo yfo Supervisién, 230-07 Arqueos Sorpresivos de los Valores en Efectivo,e incumplieron las letras a) del numeral 2, b) c) y j) del Bye y GUATner orn Freddy Compete Geen de Con numeral 3 del articulo 77 de la Ley Organica de la Contraloria General del Estado. Conclusién Las autoridades del Colegio y el personal administrative no formularon ni aplicaron procedimientos para el control y registro de las especies valoradas. Recomendaciones Al Consejo Directivo: 33. Dispondra a la Comision Econémica realice arqueos sorpresivos a las recaudaciones por la venta de especies valoradas y por lo menos una vez al afio la constatacién fisica, a fin de conciliar con los registros contables respectivos. Al Rector 34. Dispondré al Colector registre en el kardex de control de especies valoradas la secuencia numérica de las especies emitidas y vendidas, lo que permitira disponer de informacién para confrontar el numero de especies adquiridas con las facturas de emisién y las existencias fisicas con los saldos contables. 35. Dispondra al Contador que realice los registros necesarios que permitan revelar los movimientos de las cuentas de orden establecidas en la normativa emitida por el Ministerio de Finanzas, para lo cual se apoyaré en el médulo existente en el sistema contable del Plantel. Atentamente, IL} Dr, Manuel Arroyo Alvarez DIRECTOR DE AUDITORIA 2, EncargadoANEXO 1 Examen Especial a Disponibilidades, Bienes de Larga Duracion y Especies Valoradas del Colegio ExperimentalSebastian de Benalcazar FUNCIONARIOS PRINCIPALES, NOMBRES: ‘CARGO PERIDO DE ACTUACION DESDE | HASTA ‘Br Joe Radi Gordan | Rector BOOEOTTE | 2OORAEST Rosera (Br Jorge Enrique Reariguez | ex Viearector DOOEOTOT | ROOT | catsraga [Te ean René | Vieorector O78. 18 | 7008-12-34 | covascange Paredes ‘Dr Oswaldo Arturo Cavieds | inspector General qea0r-0F | 2008-1234 Valeo Te Freday Ramiro Towes | Secretaria General 2007-07-08 | 2O08TZ ST Aemijos Te Wala det Rasaro | Cotectors Tore) 200A Cuesta Ormaza ‘Sra. Manica de Tos Angeles | Coniadora TWO ETT | ROTA del Pozo Estovex Te Gonzalo —Aveina | Guardamacén T5870 | POET (Cacores Sanchez Tea, Aeucona del Pilar | Cano de Compute FeSO] 2008-1237 Medina Tayupanta Dr Witon Eduardo | Vocal del Consefo Dredive afe | 2007-0807 | 20061237 Benalcazar Galarza aaah ‘Dr Ramén Humberto Flores | Vocal del Consejo Dect ato | 2007-08-07 | 2008-7251 peas 2007-2008 ‘se. Edgar Mijal Boles | Vocal del Conssja Ovesive | 2007-08-01 | 200-1271 vena Presidente de la Comision de Economia y Finanzas afo 2007-2009, Ue: Grsian Wiedimir Panchr | Miembro de Ta Comaion de | 2007-08-01 | 2008-12-31 Hoxora Economia y Finenzas aflo 2007-2009 Lic Wier Rigbero Frias | Wiembro de Ta Comisién de | 2007-08-01 | 2008-12-37 Montenegro Economia y Finanzas afo 2007-2009 Tis Carlos Luis Monta | Vocal det Consejo Drecive | 20050807 | 2007 OTST Santamaria Presidente de la Comision 6 Economia y Finanzas ato 205.2007 EEANEXO 2 DETALLE DE VALORES MANEJADOS POR LA ASOCIACION DE PADRES DE FAMILIA, Concepte | Valor USD_[ Valor Total USD ‘Observacion ‘fio lective [ 2008-2007 ‘Aporte — ingreso_estudianti Primer curso y (quevos) 5.00 2.627,00 | alumnos nuevos Por 10 meses de ‘Aporte mensual 28,00 341 133,00 | septiembre 2006 a Junio 2007, ‘Comunicaciones @ Boletines informativos 34 460,30 | estudiantes y padres ‘Consejo Estudianti 200 2910.00 | Aporte —Gnico en ‘matriculas 10.00 14 550,00 | Uniformes, Deportes inscripciones, entradas refrigarios 400 Medicinas, Departamento Médico Dental 6230.00 | materiales, varios, para uso. estudiantl “Anuar (Revisia del Colegio) 70.00 15810,00 | Costo del anuarioy revistas Uso de Piscina 300] 7 275,00 | Mantenimiento ae Instalaciones 500 ‘500,00 | Valor considerado ‘Aporte fondo de contingencias para ‘Seguro Estudiantil | Municipal Taboratono Clinics 400 110,00 | Examenes laboratorio Transpore 738 170.00 | Valor mensual utlizacion buses Escarapelas 00 {808,00 | Costo de escarapela parte del uniforme Cerificaciones de Secretaria Asistencia, conducta, matricula, Promociones, pensién, becas, | 0,20 0,50 Por cada ‘ottos:_copias de actas de grado 1.826,00 | documento ‘SUMAN (640 508,30 ‘Afio Lective 2007-2008. Aporte — ingreso _estudiantil Boo 1 61500] Primer curso y (nuevos) alumnos nuevos 28,00 B41 939,00 | Por 10 meses de Aporte mensual ‘septiembre 2007 a junio 2008, aia 4686.40 | Comunicaciones @ Boletines informativas estudiantes oy padres ‘Consejo Estudianti 2,00 980,00 | Aporte nico en) matriculas Uniformes, Deportes 10,00 14 960,00 | inscripciones, entradas refrigerios Fe