Manual Radicacion de Salida

Cdigo del procedimiento a
que corresponde el
Instructivo
MANUAL DE INSTRUCTIVOS
RADICACIN DE SALIDA A TRAVS DEL
SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL
ORFEO
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Soporte Orfeo
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Kathy Espriella
Versin 2
2011
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Nstor Velsquez
SISTEMA ORFEO
GUA DE RADICACIN DE
SALIDA (-1) EN EL
SISTEMA ORFEO
Versin
Fecha
Autor
Descripcin
25/10/2011
Creacin documento que describe y

explica de manera procedimental el
uso de la herramienta Orfeo para
radicados Salida.
17/11/2011
Parametrizacin, cambios efectuados

por el Grupo de Comunicaciones
GUIA_RADICACIN_DE_SALIDA_ORFEO Pgina 1 de 39

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CONTENIDO
1.
COMUNICACIONES OFICIALES ............................................................................................ 5
2.
ELABORACIN DEL DOCUMENTO (OFICIO) ....................................................................... 6
2.1.
ABRIR PLANTILLA ............................................................................................................. 6
2.2.
IDENTIFICACIN DE LA PLANTILLA ................................................................................ 6
2.3.
DILIGENCIAR DOCUMENTO .............................................................................................. 7
2.4.
GUARDAR DOCUMENTO ................................................................................................... 7
3.
INGRESO AL SISTEMA ORFEO ............................................................................................. 8
3.1.
INGRESO A LA PGINA DE ORFEO .................................................................................. 8
3.2.
VALIDACIN EN EL SISTEMA ORFEO ............................................................................ 10
3.3.
ACCESO INVLIDO .......................................................................................................... 10
4.
GENERACIN DEL NMERO DE RADICADO .................................................................... 11
4.1.
INGRESO AL PERMISO DE RADICACIN DE SALIDA................................................... 11
4.2.
VERIFICACIN DE RADICACIN PREVIA ...................................................................... 12
4.3.
TIPOS DE RADICACIN DE SALIDA EN ORFEO ............................................................ 13
4.3.1.
RADICACIN COMO NUEVO
.................................................... 13
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4.3.2.
RADICACIN COMO ANEXO
4.3.3.
RADICACIN COMO ASOCIADO

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................................................................. 14
............................................................... 15
4.4.
INGRESO DE DATOS DEL DESTINATARIO EN EL MDULO DE RADICACIN ........... 16
4.5.
VERIFICACIN DE DATOS DEL DESTINATARIO EN EL SISTEMA ............................... 17
4.5.1.
4.6.
5.
AGREGAR DESTINATARIO Y/O MODIFICAR DESTINATARIO ................................... 19

REGISTRO DE ASUNTO, MEDIO DE ENVO Y ANEXOS DEL DOCUMENTO ................ 22
VERIFICACIN DE DATOS DEL RADICADO GENERADO ................................................. 24
5.1.
ESTRUCTURA DEL NMERO DE RADICADO ................................................................ 25
5.2.
MODIFICAR DATOS (SI APLICA) ..................................................................................... 25
5.3.
VER HOJA RESUMEN....................................................................................................... 26
6.
ASIGNACIN DEL RADICADO AL DOCUMENTO .............................................................. 27
6.1.
INGRESO A LA CARPETA SALIDA.................................................................................. 27
6.2.
INGRESO AL RADICADO GENERADO ............................................................................ 27
6.3.
TIPIFICAR RADICADO ...................................................................................................... 28
6.4.
ANEXAR ARCHIVO ........................................................................................................... 30
6.5.
VENTANA DESCRIPCIN DEL DOCUMENTO................................................................. 31
6.5.1.
ATRIBUTOS ................................................................................................................... 31
6.5.2.
DESTINATARIO ............................................................................................................. 31
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6.5.3.
ADJUNTAR ARCHIVO ................................................................................................... 32
6.5.4.
AGREGAR OTROS DESTINATARIOS (DOCUMENTOS CON COPIA) ......................... 33
6.6.
VERIFICACIN DEL DOCUMENTO ANEXADO ............................................................... 34
6.7.
ASIGNAR RADICADO AL DOCUMENTO ANEXADO ....................................................... 36
6.8.
VISUALIZAR EL DOCUMENTO RADICADO DE SALIDA................................................. 36
6.9.
VER ARCHIVO E IMPRIMIR .............................................................................................. 37
7.
MARCAR DOCUMENTO COMO IMPRESO .......................................................................... 37
8.
GENERAR LISTADO DE ENTREGA..................................................................................... 38
9.
INCLUIR DOCUMENTO A EXPEDIENTE.............................................................................. 39
10.
ENVO DEL RADICADO .................................................................................................... 39
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INTRODUCCIN
Este instructivo est orientado a los usuarios responsables de la produccin de documentos a
travs del Sistema de Gestin Documental Orfeo con previa autorizacin de ingreso y permisos en
el sistema Orfeo. El documento contiene ilustraciones que permiten llevar la consecucin del
procedimiento, desde la generacin del nmero de radicado hasta el marcado como impreso del
documento a enviar.
El uso del escner y digitalizador OrfeoScan sern temas tratados en otro instructivo.
RESPONSABLE: USUARIO RADICADOR (CUALQUIER REA OPERATIVA Y/O

DEPENDENCIA)
1. COMUNICACIONES OFICIALES
DEFINICIN: Son todas aquellas comunicaciones recibidas o producidas en el desarrollo de las
funciones asignadas legalmente en el IDEAM, independientemente del medio utilizado. El acuerdo
060 del ao 2001 establece que la Radicacin de Comunicaciones oficiales1
es el
procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un nmero consecutivo, a las
comunicaciones producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envo, con el
propsito de oficializar su trmite y cumplir con los trminos de vencimiento que establezca la ley.
Archivo General de la Nacin. Acuerdo 060 - Por el cual se establecen pautas para la administracin de las comunicaciones oficiales
en las entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas (30 de Octubre de 2001) [En lnea] - [Consulta: Junio 6 de
2011]. Disponible en: <http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2010#>
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2. ELABORACIN DEL DOCUMENTO (Oficio)

2.1. ABRIR PLANTILLA
Para elaborar una comunicacin que requiera ser radicado en Orfeo como Salida (- 1), abra la
plantilla .docx predeterminada por el IDEAM para la radicacin de documentos externos. La
ubicacin de este formato se encuentra disponible en:
http://intranet.ideam.gov.co
2.2. IDENTIFICACIN DE LA PLANTILLA
La plantilla2, contiene campos de combinacin que no deben ser diligenciados por el
usuario. Dichos campos se reconocen por estar escritos entre asteriscos (*) y permiten la
asignacin automtica de los datos correspondientes a:
a) Dependencia generadora de la comunicacin (*DEPE_CODI*).
b) Nmero del Radicado (*RAD_S*) y su respectivo cdigo de barras.
c) Fecha del Radicado (*F_RAD_S*).
d) Nombre, Direccin, Municipio y Ciudad del Destinatario. (*NOM_R*, *DIR_R*,
*MPIO_R* y *DEPTO_R*).
e) Asunto (*ASUNTO*).
f)
Descripcin de Anexos (*DESC_ANEXOS*).
g) Funcionario quien radic la comunicacin en Orfeo y su dependencia (*FUNCIONARIO*

y *DEPE_CODI*).
A continuacin se presenta la imagen de la plantilla.
La versin del procesador de texto utilizado para la generacin de documentos y puede ser: (Word 97, 2003 o 2007) no altera el
proceso de radicacin en el aplicativo ORFEO.

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2.3. DILIGENCIAR DOCUMENTO

De acuerdo con la proyeccin de su documento, escriba:
a) rea del destinatario (Si se conoce).
b) Saludo.
c) Contenido del documento.
d) Nombre y cargo de quien Firma (Subdirector, Jefe de oficina, Coordinador de Grupo).
e) Nombre de la persona que revisa el documento (si aplica).
2.4. GUARDAR DOCUMENTO
Una vez elaborado el documento, en la opcin guardar como elija la opcin Documento de Word.
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Seleccione la ubicacin en su equipo de cmputo, por ejemplo: Mis documentos, Disco local (C:),
Escritorio, USB, entre otros.
3. INGRESO AL SISTEMA ORFEO
Una vez asignado el usuario en el aplicativo Orfeo realice los siguientes pasos:
3.1. INGRESO A LA PGINA DE ORFEO
Abra el navegador Mozilla Firefox y digite la siguiente direccin: http://intranet.ideam.gov.co
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Luego aparecer la siguiente pantalla denominada mdulo de validacin:
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3.2. VALIDACIN EN EL SISTEMA ORFEO
En la parte superior derecha dentro del panel de

autenticacin, coloque en el campo usuario su
nombre de usuario en el sistema. Ejemplo: ADMON
admon3.
En el campo contrasea4 digite la clave de acceso
a su equipo de cmputo en el IDEAM. A
comparacin del campo usuario, la contrasea si
diferencia las letras maysculas de las minsculas.
Todos los usuarios del IDEAM (funcionarios y/o
contratistas autorizados) podrn ingresar al sistema
Orfeo utilizando siempre el usuario y la contrasea con el cual ingresan diariamente a su PC, y
con la misma clave y usuario podr ingresar a la mesa de ayuda GLPI del Orfeo y al correo
institucional que le fue asignado por la Oficina de Informtica.
3.3. ACCESO INVLIDO
Si al realizar el paso anterior existe alguna

inconsistencia aparecer el siguiente
mensaje. En caso contrario por favor
contine en el paso No. 3.
3
4
En este campo no es importante la digitacin de maysculas o minsculas.

Recuerde que el uso de la contrasea es personal e intransferible.
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En este caso, deber intentar nuevamente el ingreso al sistema. Por ahora no hay un nmero de
intentos lmite para el bloqueo de la contrasea.
4. GENERACIN DEL NMERO DE RADICADO
4.1. INGRESO AL PERMISO DE RADICACIN DE SALIDA
Una vez autenticados de forma correcta en Orfeo, el aplicativo lo ubicar automticamente en el
listado o CARPETA DE ENTRADA como se muestra a continuacin:
Dentro de la pantalla anterior en la parte izquierda encontrar

los permisos de radicacin asignados de acuerdo con su perfil
de usuario5. Verifique que dentro de esta seccin aparezca la
palabra Salida, en caso contrario solicite soporte a travs de
la Mesa de Ayuda.
Para el ejemplo se trabajar con un usuario de prueba
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En la seccin de RADICACIN, seleccione el vnculo sobre la palabra Salida.

4.2. VERIFICACIN DE RADICACIN PREVIA
Al seleccionar el permiso de radicacin Salida, el sistema despliega una vista donde se debe
realizar una verificacin previa para saber si el documento ha sido enviado por otro medio y si ya
se encuentra radicado, o para realizar las relaciones de anexo y asociado segn sea el caso.
Se pueden realizar bsquedas de acuerdo a los siguientes criterios:

Referencia:
Es cuando el documento tiene un cdigo de identificacin o nmero de radicacin (cuenta interna
u oficio).
No. Radicado:
Si en el documento se relaciona un nmero de radicado en Orfeo generado en el IDEAM, se
menciona en este campo.
Expediente:
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Si el documento se relaciona con un nmero de expediente en Orfeo creado en el IDEAM y se

conoce el cdigo del expediente, se menciona en este campo.
Identificacin (TI.,C.C.,Nit):
Coloque en este campo el nmero de documento del destinatario.
Nombres:
Coloque en este campo el nombre del Ciudadano, Entidad o Funcionario destinatario.
Rango de Fechas:
Especifique las fechas en las que se pueda encontrar cualquiera de los anteriores criterios. Por
defecto, Orfeo realiza la bsqueda de estos parmetros en el ltimo mes.
4.3. TIPOS DE RADICACIN DE SALIDA EN ORFEO

En Orfeo existen tres modos para radicar Oficios: Nuevo, Anexo y Asociado. Elija una opcin
dependiendo del trmite a realizar, de acuerdo con las siguientes descripciones.
4.3.1. RADICACIN COMO NUEVO

Se selecciona cuando la comunicacin no se encuentra relacionada, enlazada o vinculada con
otro radicado registrado en el Sistema ORFEO. Para radicar un documento bajo esta opcin, haga
clic en Nuevo (Copia Datos). Contine en el numeral 4.4.
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4.3.2. RADICACIN COMO ANEXO
Se selecciona cuando al realizar la verificacin previa, ya existen datos en la entidad y el

documento a radicar pertenece al mismo expediente. Posteriormente, en el sistema se crea un
vnculo que indica que el documento ser anexo de otro. Los pasos a desarrollar para vincular un
radicado hijo son:
1) Escriba en cualquier campo de la verificacin previa el dato a buscar. Por ejemplo en el campo
No. Radicado: 20119000013401
2) Establezca en Orfeo la fecha del radicado padre encontrado en el rango de fechas (si aplica).
3) Hacer clic en el botn BUSCAR. Si el radicado no se encuentra, verifique el rango de fechas y
repita este paso.
4) Si se encuentra el radicado y sus datos en el resultado de la bsqueda, marque el radicado.
5) Hacer clic en la palabra Como Anexo.
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Por ejemplo:
4.3.3. RADICACIN COMO ASOCIADO

Se selecciona para el caso de los documentos que se emiten indicando varios expedientes.
Para asociar un radicado con las anteriores caractersticas por favor realice los siguientes pasos:
1) Escriba en el campo No. Radicado, el nmero del radicado a asociar6.
2) Establezca en Orfeo la fecha del radicado, encontrado en el rango de fechas (si aplica).
3) Hacer clic en el botn BUSCAR. Si el radicado no se encuentra, verifique el rango de fechas y
repita este paso.
4) Al encontrar el radicado y sus datos, marque el radicado.
Un radicado de Salida puede ser un asociado de un radicado de Salida, Entrada o Memorando. Para el ejemplo el radicado de salida
es un asociado de un radicado de Salida.
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5) Hacer clic en la palabra Asociado.

Por ejemplo:
4.4. INGRESO DE DATOS DEL DESTINATARIO EN EL MDULO DE RADICACIN

Al elegir la forma de radicacin, el sistema ingresa a un mdulo de radicacin donde se encuentra:
La fecha7 del documento:

Es la fecha en la que se origina el documento. Cabe aclarar que esta fecha es la fecha del oficio,
pero el sistema grabar la hora y fecha del servidor de Orfeo las cuales no podrn ser modificadas
una vez generado el nmero de radicado.
Cuenta interna:
Esta fecha es diferente a la fecha que asigna el sistema Orfeo a los documentos.
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Si el radicado a generar tiene algn otro nmero diferente al radicado que lo identifique por favor
escrbalo en este espacio.
Luego, pasar a los datos generales del documento que son diligenciados en dos pestaas
diferentes de acuerdo a las siguientes indicaciones:
Destinatario: Persona o empresa a quien se dirige

el documento desde el IDEAM.
Entidad: Empresa ha quien va dirigido el oficio. (Si aplica)
Para alimentar esta informacin se da clic sobre el botn BUSCAR, ubicado en la parte superior
derecha:
4.5. VERIFICACIN DE DATOS DEL DESTINATARIO EN EL SISTEMA

Para realizar el cargue de la informacin que ser incluida en la radicacin de salida, al hacer clic
en el botn BUSCAR, se abrir el formulario de Bsqueda; all deber buscar los datos del
destinatario con el fin de garantizar que la informacin est completa y sea la correcta.
Este formulario le permite: Buscar destinatario, Modificar la informacin del destinatario y
Agregar nuevo destinatario.
Para buscar el destinatario en este formulario deber:
1. Desplegar el men y seleccionar los datos que se necesitan de acuerdo al tipo de documento
usuario o Entidad.
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Si se tiene el nmero de documento o de identificacin se puede buscar por este campo.

Ejemplo:
2. Si se tiene el nombre del destinatario. Por ejemplo: Pepito.
3. Seleccionar el botn BUSCAR, para realizar la bsqueda.
4. Si en el resultado de la bsqueda8 se despliega el listado con los datos del ciudadano o
empresa buscada, seleccione el link DESTINATARIO.
5. Posteriormente, los datos seleccionados aparecern ubicndose en la parte central DATOS A
COLOCAR EN LA RADICACIN, y si la informacin es correcta (No. del documento, nombre,
direccin, etc.) se debe dar clic en el vnculo PASAR DATOS AL FORMULARIO DE RADICACIN.
Si requiere cancelar la accin, puede hacer clic en el botn CERRAR
6. Luego se cerrar esta ventana.

A continuacin se presenta la secuencia de los pasos (Verificacin de datos del usuario en el
sistema), buscando por nombre de usuario.
Si los datos del usuario no se encuentran registrados en la bsqueda, por favor realice el paso 4.5.1 y contine con el paso 4.5
VERIFICACIN DATOS DEL DESTINATARIO.
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4.5.1. AGREGAR DESTINATARIO Y/O MODIFICAR DESTINATARIO

Si el destinatario buscado no se encuentra en el sistema aparecer el siguiente mensaje:
Para agregar un nuevo destinatario en Orfeo, realice los siguientes pasos:

1. Diligencie los datos:
Documento (Campo obligatorio).
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Nombre, Primer Apellido o Sigla, Segundo Apellido o Representante Legal.
Direccin (Campo obligatorio).
Telfono y email (si se tienen).

2. Luego seleccione el Continente, Pas, Departamento y Municipio, de acuerdo a la direccin
escrita en el paso anterior.
3. Seleccione el tipo de destinatario:

Usuario
Entidad
4. Hacer clic en el botn AGREGAR:
5. Repita el paso 4.5 (VERIFICACIN DE DATOS DEL DESTINATARIO EN EL SISTEMA)
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Para modificar la informacin de un destinatario existente, por favor verifique que los nuevos
datos sean correctos luego dentro del formulario de bsqueda realice los siguientes pasos:
1. Realice la bsqueda del destinatario.
2. Seleccione la opcin destinatario a modificar, para llenar el formulario en la parte inferior de
la pantalla.
3. Sobrescriba los datos:
Documento (Campo obligatorio).

Nombre, Primer Apellido o Sigla, Segundo Apellido o Representante Legal.
Direccin (Campo obligatorio).
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Telfono y email (si se tienen).

Luego seleccione el Continente, Pas, Departamento y Municipio, de acuerdo a la direccin
escrita en el paso anterior.
Seleccione el tipo de destinatario:
Usuario - Entidad
4. Hacer clic en el botn
5. Repita el paso 4.5 (VERIFICACIN DE DATOS DEL DESTINATARIO EN EL SISTEMA)
4.6. REGISTRO DE ASUNTO, MEDIO DE ENVO Y ANEXOS DEL DOCUMENTO

Al cerrarse la ventana de bsqueda, los datos escogidos son ubicados en el mdulo de radicacin,
para que se complete informacin como:

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1) Verifique los datos trasladados, que aparecen en el formulario de radicacin (nombre,

direccin, municipio, departamento, pas, etc.). Si no coinciden estos datos, puede volver a
realizar la bsqueda.
2) Dignatario: En radicacin de salida9, el Dignatario corresponde a la persona que firma el

documento (Subdirector, Jefe de oficina, Coordinador de Grupo).
3) Asunto del documento recibido.
4) Medio de Envi: Es la forma en la que se enva el documento fuera del IDEAM. Puede ser:
Correo, Fax, Mail, Personal, Telefnico, entre otros.
Recuerde que en Radicacin de Salida el Dignatario es la persona quien firma el documento
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5) Descripcin de anexos (CD, libro, revista, etc.), si aplica.
6) Dependencia que radica el documento (Por defecto seleccionar la dependencia actual).
7) Cuando la informacin se encuentra completa se da clic en el botn "RADICAR"
8) El documento que ha sido radicado queda ubicado en la carpeta de salida del usuario que
est generando el radicado.
En este momento queda creado el registro para iniciar su trmite. Recuerde que una vez
generado el nmero radicado, este no podr modificarse al igual que su fecha y hora.
Los documentos fsicos se deben digitalizar y encadenar el registro creado con la imagen
correspondiente.
5. VERIFICACIN DE DATOS DEL RADICADO GENERADO

Al hacer clic en Radicar, el sistema genera un nmero de radicado de acuerdo al consecutivo
correspondiente para la dependencia que se encuentra radicando, donde el ltimo dgito
corresponde al tipo de radicacin realizada: (-1 Salida).
Este nmero ser el que va a
identificar el documento durante todo el proceso.

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5.1. ESTRUCTURA DEL NMERO DE RADICADO

El nmero radicado se compone actualmente por 14 dgitos estructurados de la siguiente manera:
2011
Ao
900
000101
Dependencia
Consecutivo
1
Tipo de Radicacin
5.2. MODIFICAR DATOS (Si aplica)

Luego de hacer clic en RADICAR, esta opcin activar el link MODIFICAR DATOS, la cual
permite:
1) Cambiar los datos del Destinatario. Si requiere cambiarlos, puede hacer clic en el botn
BUSCAR, repitiendo el paso 4.5 (VERIFICACIN DE DATOS DEL DESTINATARIO EN EL
SISTEMA).
2) Informar el radicado generado a otra dependencia. Por jerarqua el sistema ORFEO

informar el radicado al jefe de la dependencia Seleccionada10.
Para cualquier opcin11 o ambas realice los pasos correspondientes y luego haga clic en el botn
MODIFICAR DATOS.
Si el sistema ha modificado los datos aparecer un mensaje de color verde indicando que los
datos del radicado han sido modificados como se muestra a continuacin.
10
Si requiere informar a una o ms dependencias, mantenga oprimida la tecla Ctrl de su teclado, mientras selecciona o deselecciona
con el mouse las dependencias a Informar.
11
Esta opcin NO permite cambiar la dependencia a la cual fue direccionado el radicado con el botn RADICAR
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5.3. VER HOJA RESUMEN

Este link muestra el resumen del radicado generado en formato web y PDF.
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Para verificar la informacin de un radicado generado es posible acceder a la hoja de resumen

donde se consignan datos bsicos como: el numero de radicado, el cdigo de barras, la
dependencia, la fecha del radicado, el asunto, destinatario, direccin, entre otros.
Adems es posible abrir el archivo en formato PDF para realizar algn tipo de trmite adicional.
Si requiere ver esta pgina en formato PDF, haga clic en el vnculo Abrir Archivo Pdf.
6. ASIGNACIN DEL RADICADO AL DOCUMENTO

6.1. INGRESO A LA CARPETA SALIDA
Al generar el nmero radicado, se crear un registro en su Carpeta Salida. Para acceder al
radicado generado, dirjase a carpetas y haga clic sobre la palabra Salida.
6.2. INGRESO AL RADICADO GENERADO

Al entrar en la carpeta Salida encontrar en la primera posicin y en color verde el radicado
generado. Haga clic en la fecha de radicacin para tipificar el documento y adjuntar el archivo
generado.
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6.3. TIPIFICAR RADICADO

La tipificacin de un documento se encuentra relacionada con la asignacin de la Tabla de
Retencin Documental12, y consiste en identificar: la SERIE, SUBSERIE y TIPO DOCUMENTAL a
registrar.
Recuerde que la asignacin de la TRD en los radicados permite en Orfeo realizar transacciones
como: Mover a, Reasignar, Devolver, VoBo y Archivar. De lo contrario el sistema ORFEO
siempre arrojar un mensaje de error y no le permitir continuar con el trmite.
Los siguientes trminos13 hacen referencia a la tipificacin de los documentos en el IDEAM.
1) Tabla de retencin documental: Listado de series y/o subseries documentales, con sus
correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en
cada etapa del ciclo vital de los documentos y el destino final de los mismos.
12
En adelante se denominar TRD.
13
Referenciados en: Archivo General de la Nacin. Acuerdo 027-2006, Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de
1994 (31 de Octubre de 2006) [En lnea] - [Consulta: Junio 21 de 2011]. Disponible en:
<http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2013#>
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2) Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido

homogneos, emanadas de un mismo rgano o sujeto productor como consecuencia del
ejercicio de sus funciones especficas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e
informes, entre otros.
3) Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie,
identificadas de forma separada de sta por su contenido y sus caractersticas especficas.
Ejemplos: Contratos de prestacin de servicios, Contratos de arrendamiento, Actas de
comit, Actas de Reunin, Actas de asambleas, entre otros.
4) Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa,
con diagramacin, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para
clasificarla, describirla y asignarle categora diplomtica.
5) Retencin documental: Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de
gestin o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retencin documental.
Para asignar en ORFEO la Tabla de Retencin Documental Correspondiente a su dependencia,
realice los siguientes pasos:
1) Haga clic sobre la pestaa (INFORMACIN GENERAL)
2) Hacer clic en el botn
y seleccione segn corresponda en el siguiente Orden:
a) Serie: Ej:
Actas
b) Subserie: Ej:
Informe de Gestin Institucional

c) Tipo de Documento: Ej: Informe

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d) Hacer clic en Insertar

14
e) Hacer clic en Cerrar
3) Luego de insertar la TRD se mostrar en la parte inferior de la ventana, si requiere

cambiarla, puede hacer clic en el botn Modificar o en el botn Borrar para volver a
realizar la asignacin de TRD.
6.4. ANEXAR ARCHIVO

Luego de asignar la TRD al radicado, se debe anexar el archivo en ORFEO. Para anexarlo, en la
vista "DOCUMENTOS" haga clic en el vnculo llamado "Anexar Archivo":
14
Cabe aclarar que esta Asignacin de TRD No Aplica para todos los radicados generados en IDEAM.
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6.5. VENTANA DESCRIPCIN DEL DOCUMENTO

Al hacer clic en el enlace Anexar Archivo, aparecer la ventana de descripcin del documento, la
cual se divide en 4 secciones mencionadas a continuacin:
6.5.1.
ATRIBUTOS
Esta seccin hace referencia al tipo de anexo a radicar (por defecto el tipo de anexo 15 es
Documento de Word (.docx)). Luego del primer anexo pueden anexarse ms documentos como
.xls (excel), .pdf (Acrobat Reader), imgenes y archivos comprimidos, entre otros.
Para establecer un nivel de seguridad de no modificacin en el documento, puede marcar la
opcin Slo Lectura. Recuerde que esta opcin no permite la modificacin del documento una vez
adjuntado.
Dentro de esta seccin verifique las opciones Este documento ser radicado, si no se encuentra
marcada por favor seleccinela y la opcin tipo de radicacin (Salida -1).
6.5.2.
DESTINATARIO
Verifique que el destinatario al cual va dirigido el comunicado est marcado. Si el destinatario que
aparece en esta seccin no es correcto, deber modificar los datos del radicado como se explica
en el tem 5.2 (MODIFICAR DATOS) del presente instructivo.
15
Este tipo es el documento en el paso No. 2.1

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6.5.3.
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ADJUNTAR ARCHIVO
En esta seccin encontrar la descripcin del documento a anexar. Esta descripcin no es

obligatoria pero si se van a adjuntar ms archivos se recomienda escribir la descripcin.
Al hacer clic en el botn Examinar16, automticamente se abrir la pantalla de cargar archivos
donde se deber buscar el documento guardado previamente y cuando el espacio en blanco se
llene, haga clic en ACTUALIZAR. Verifique si aparece el mensaje Archivo Anexado correctamente,
de lo contrario repita este paso. Si el documento no va dirigido a otro destinatario por favor
contine en el paso 6.6. (VERIFICACIN DEL DOCUMENTO ANEXADO).
Luego hacer clic en "cerrar".
16
Este paso es muy similar a cuando se adjuntan documentos por correo electrnico.
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6.5.4. AGREGAR OTROS DESTINATARIOS (Documentos con Copia)

Se denomina otro destinatario a las personas referenciadas con copia17 al final de un documento
diferentes al destinatario inicial. Si el documento va dirigido a otro destinatario, luego de hacer clic
en el botn Actualizar (en la pantalla anterior), aparecer una nueva opcin llamada Aadir
18
Destinatario o Copia , en la cual deber:
1) Marcar la opcin + Aadir Destinatario o copia. Perteneciente a la seccin Destinatario.
2) Al abrirse otra ventana, seleccione el botn BUSCAR, el cual lo dirigir nuevamente al

formulario de Bsqueda (paso 4.5).
3) Luego de repetir el paso 4.5 y pasar los datos al formulario, hacer clic en la opcin Grabar
Destinatario.
17
Copia: Reproduccin exacta de un documento. Sacado de: Archivo General de la Nacin. Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07
del 29 de junio de 1994 Acuerdo 027-2006 (31 de Octubre de 2006) [En lnea] - [Consulta: Junio 23 de 2011]. Disponible en:
<http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2013#>
18
Recuerde que esta seccin es para agregar a los destinatarios que han sido referenciados como con copia.
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Luego en la ventana de Descripcin del Documento, podr borrar o agregar ms destinatarios.
6.6. VERIFICACIN DEL DOCUMENTO ANEXADO

Al "cerrar" la ventana descripcin del documento, volver a la pestaa DOCUMENTOS, donde
encontrar el registro correspondiente al documento anexado.
En cada archivo anexo encontrar las siguientes caractersticas.
Iconos de Anexado, Radicado, Impreso y Enviado: Indican los pasos que cumple un radicado
en ORFEO desde la radicacin hasta su envo; En esta parte se puede verificar el estado del
radicado que se est trabajando.
Radicado: En esta columna se observa a travs de un consecutivo la cantidad de documentos

anexos al radicado. Por ejemplo, el nmero 2011900000101100003 indica que para el radicado
20119000001011 existe el anexo19 nmero 00003.
Tipo: Indica la extensin del documento. Para todos los documentos radicados por ORFEO en el
IDEAM el tipo de anexo ser docx y se ubicar en la primera posicin como el primer anexo y ser
el nico que tenga la Accin (Asignar Rad).
Tamao, Solo Lectura, Creador, Descripcin, Anexado: Reflejan las caractersticas del
documento adems del nombre del usuario creador del archivo; el asunto o tema del anexo; fecha
y hora de anexado el documento.
19
Esto quiere decir que el nmero mximo de anexos por un radicado es de 99999.
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Para tener una vista previa haciendo clic en la lupa se observar el documento con los campos de
combinacin, previos a la asignacin del nmero de radicado.
Accin Modificar: Ubicada en la parte derecha de la pantalla, permite volver a la ventana de
descripcin del documento. Se utiliza cuando alguno de los datos mencionados anteriormente no
coinciden con lo requerido o el documento anexado es errneo; esta opcin solo le permite
sobrescribir la informacin ingresada hasta el momento.
Accin Borrar: Seguida de la accin Modificar, permite borrar el documento anexado. Esta
accin slo es permitida una sola vez antes de asignar el nmero radicado y aplica para el usuario
que tenga el radicado en alguna de sus carpetas.
Accin Asignar Rad20: Esta accin se habilita en la ventana de descripcin del documento (ver
paso 6.5.1. Atributos). Si no aparece esta opcin, actvela a travs de la accin Modificar en la
seccin de Atributos.
Luego de verificar las opciones de la pestaa documentos, revise su documento anexo a travs del
icono de la lupa y contine en el paso siguiente.
20
Una vez utilizada la accin Asignar Rad, su nombre cambia por Regenerar.
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6.7. ASIGNAR RADICADO AL DOCUMENTO ANEXADO

Si est seguro del contenido del documento, haga clic sobre la accin Asignar Radicado, entonces
aparecer una ventana de confirmacin donde le consulta si est seguro de asignar un nmero de
radicado al archivo anexado. Hacer clic en el botn Aceptar.
Al Aceptar, automticamente el sistema combinar el nmero de radicado y la fecha de radicacin

del documento, entre otros campos mencionados en el paso 2.2 (Identificacin de la Plantilla).
Al asignar el nmero del radicado, si el documento va dirigido a otro destinatario el sistema genera
los registros correspondientes al destinatario inicial y los dems agregados mediante la opcin otro
destinatario (paso 6.5.4 Agregar otros destinatarios).
6.8. VISUALIZAR EL DOCUMENTO RADICADO DE SALIDA

En la siguiente pantalla se muestra el mensaje que aparece luego de Asignar Rad. Para el
ejemplo, el sistema le indica que ha sido radicado el documento con el nmero asignado por el
sistema, el nmero de copias agregadas y adicionalmente le permite ver el archivo generado.
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6.9. VER ARCHIVO E IMPRIMIR

Al hacer clic en la opcin Ver Archivo, se abre una ventana de Word con el documento radicado,
donde tendr la opcin a travs de Word para imprimir el archivo que se encuentra visualizando.
IMPRIMIR ARCHIVO: Una vez se visualiza el oficio radicado, se imprime desde Word y se entrega
al remitente21 para su aprobacin y firma.
7. MARCAR DOCUMENTO COMO IMPRESO

Para marcar un documento como impreso por favor realice los siguientes pasos:
1. Dirjase a sus permisos de usuario y en la parte izquierda de la pantalla haga clic sobre la
palabra Impresin.
2. Realice la bsqueda del radicado a marcar como impreso.
3. Seleccione en la parte derecha el radicado (Si el radicado tiene copias seale las copias a
marcar como impresas).
4. Haga clic sobre el botn Marcar Documentos como Impresos.
21
El remitente es quien firma el documento. Por procedimiento el Subdirector, Jefe de Oficina, Coordinador de Grupo, es quien firma
todos los documentos.
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Una vez se Marca el documento como impreso aparecerla la siguiente pantalla como registro de
que el documento est listo para enviar.
8. GENERAR LISTADO DE ENTREGA

Si requiere tener un soporte fsico o digital de los documentos entregados a la ventanilla nica de
Correspondencia para el envo del documento, puede generar un listado de entrega, Ingresando
nuevamente al permiso de impresin ubicado en la parte izquierda. Luego busca el radicado ya
marcado como impreso y Hacer clic en el botn Generar Listado de Entrega.
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9. INCLUIR DOCUMENTO A EXPEDIENTE

Si requiere incluir el radicado a un expediente o crear uno nuevo por favor visite la gua de
conformacin de expedientes disponible en: http://intranet.ideam.gov.co
10. ENVO DEL RADICADO

Luego de marcar el radicado como impreso puede dirigirse a la Ventanilla nica de de
Correspondencia para que se realice el envo respectivo. El envo de documentos por el Sistema
Orfeo corresponde a otro instructivo.
Fin del Instructivo.

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Cdigo del procedimiento a

Creacin documento que describe y

Parametrizacin, cambios efectuados

Cdigo del procedimiento a

COMUNICACIONES OFICIALES ............................................................................................ 5

ELABORACIN DEL DOCUMENTO (OFICIO) ....................................................................... 6

ABRIR PLANTILLA ............................................................................................................. 6

IDENTIFICACIN DE LA PLANTILLA ................................................................................ 6

DILIGENCIAR DOCUMENTO .............................................................................................. 7

GUARDAR DOCUMENTO ................................................................................................... 7

INGRESO AL SISTEMA ORFEO ............................................................................................. 8

INGRESO A LA PGINA DE ORFEO .................................................................................. 8

VALIDACIN EN EL SISTEMA ORFEO ............................................................................ 10

ACCESO INVLIDO .......................................................................................................... 10

GENERACIN DEL NMERO DE RADICADO .................................................................... 11

INGRESO AL PERMISO DE RADICACIN DE SALIDA................................................... 11

VERIFICACIN DE RADICACIN PREVIA ...................................................................... 12

TIPOS DE RADICACIN DE SALIDA EN ORFEO ............................................................ 13

RADICACIN COMO NUEVO

RADICACIN COMO ANEXO

RADICACIN COMO ASOCIADO

Cdigo del procedimiento a

INGRESO DE DATOS DEL DESTINATARIO EN EL MDULO DE RADICACIN ........... 16

VERIFICACIN DE DATOS DEL DESTINATARIO EN EL SISTEMA ............................... 17

AGREGAR DESTINATARIO Y/O MODIFICAR DESTINATARIO ................................... 19

VERIFICACIN DE DATOS DEL RADICADO GENERADO ................................................. 24

ESTRUCTURA DEL NMERO DE RADICADO ................................................................ 25

MODIFICAR DATOS (SI APLICA) ..................................................................................... 25

VER HOJA RESUMEN....................................................................................................... 26

ASIGNACIN DEL RADICADO AL DOCUMENTO .............................................................. 27

INGRESO A LA CARPETA SALIDA.................................................................................. 27

INGRESO AL RADICADO GENERADO ............................................................................ 27

TIPIFICAR RADICADO ...................................................................................................... 28

ANEXAR ARCHIVO ........................................................................................................... 30

VENTANA DESCRIPCIN DEL DOCUMENTO................................................................. 31

Cdigo del procedimiento a

ADJUNTAR ARCHIVO ................................................................................................... 32

AGREGAR OTROS DESTINATARIOS (DOCUMENTOS CON COPIA) ......................... 33

VERIFICACIN DEL DOCUMENTO ANEXADO ............................................................... 34

ASIGNAR RADICADO AL DOCUMENTO ANEXADO ....................................................... 36

VISUALIZAR EL DOCUMENTO RADICADO DE SALIDA................................................. 36

VER ARCHIVO E IMPRIMIR .............................................................................................. 37

MARCAR DOCUMENTO COMO IMPRESO .......................................................................... 37

GENERAR LISTADO DE ENTREGA..................................................................................... 38

INCLUIR DOCUMENTO A EXPEDIENTE.............................................................................. 39

ENVO DEL RADICADO .................................................................................................... 39

Cdigo del procedimiento a

RESPONSABLE: USUARIO RADICADOR (CUALQUIER REA OPERATIVA Y/O

Cdigo del procedimiento a

2. ELABORACIN DEL DOCUMENTO (Oficio)

Descripcin de Anexos (*DESC_ANEXOS*).

g) Funcionario quien radic la comunicacin en Orfeo y su dependencia (*FUNCIONARIO*

Cdigo del procedimiento a

RADICACIN DE SALIDA A TRAVS DEL

2.3. DILIGENCIAR DOCUMENTO

Cdigo del procedimiento a

Abra el navegador Mozilla Firefox y digite la siguiente direccin: http://intranet.ideam.gov.co

Cdigo del procedimiento a

Luego aparecer la siguiente pantalla denominada mdulo de validacin:

Cdigo del procedimiento a

3.2. VALIDACIN EN EL SISTEMA ORFEO

En la parte superior derecha dentro del panel de

3.3. ACCESO INVLIDO

Si al realizar el paso anterior existe alguna

Descripcin de Anexos (DESC_ANEXOS).

g) Funcionario quien radic la comunicacin en Orfeo y su dependencia (FUNCIONARIO