SISTEMA DE GESTIN EN SALUD, SEGURIDAD E

HIGIENE EN EL TRABAJO
(SG-QHSE)
GESTIN EN SALUD,
SEGURIDAD E HIGIENE EN
EL TRABAJO

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1. OBJETIVO
El presente manual permite exponer los elementos que componen el sistema de gestin en
Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo brindando un panorama general de los documentos
que aplican para cada una de las etapas del sistema.

2. ALCANCE
El alcance de este manual comprende el sistema de Gestin en Salud, Seguridad e Higiene en
el Trabajo.

3. RESPONSABILIDAD
Es responsabilidad de todas las partes interesadas la adecuada aplicacin del presente manual
bajo la direccin de la Coordinacin del rea de Gestin en Salud, Seguridad e Higiene en el
Trabajo

4. SISTEMA DE GESTIN EN SALUD, SEGURIDAD E HIGIENE EN EL TRABAJO

El Sistema de Gestin se basa en la metodologa conocida como PHVA que se describe
brevemente de la siguiente manera.

Planificar: establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir resultados de

acuerdo con la poltica de S y SO de la organizacin.

Hacer: implementar los procesos.

Verificar: realizar el seguimiento y la medicin de los procesos con respecto a la poltica,

objetivos, requisitos legales de S y SO, e informar sobre los resultados.

Actuar: tomar acciones para mejorar continuamente el desempeo de S y SO.

ELABOR:
Nombre: J. ALONSO CELY I.
Cargo: COORD. QHSE
Fecha: 01/05/2013

REVIS:
Nombre: ALEXANDRA SANTANDER
Cargo: DIR. DTO GESTIN TALENTO
HUMANO.
Fecha: 01/05/2013

APROB:
Nombre: P. FAUSTINO CORCHUELO
ALFARO
Cargo: RECTOR SECCIONAL
Fecha: 01/05/2013

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4.1. POLTICA DEL SISTEMA DE GESTIN EN SALUD, SEGURIDAD E HIGIENE EN EL

TRABAJO

La Universidad Santo Toms, entidad educativa de orden superior orientada

en lo dictado por la legislacin Colombiana en materia de Salud, Seguridad e
Higiene en el Trabajo y por los requisitos que en dicha materia suscriba de
manera particular; se compromete con la proteccin integral de sus
trabajadores y de todas las personas que realizan trabajos en las
instalaciones de las mismas o que hacen uso de ellas; estableciendo para
ello un Sistema de Gestin en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo (SGQHSE).
Para dar cumplimiento a la presente poltica se compromete a poner a
disposicin y asegurar los recursos necesarios para dar cumplimiento a los
objetivos y programas establecidos para tal fin; as mismo se compromete a
promover la formacin continua de los trabajadores, generar espacios y
canales de comunicacin para con el cliente interno como el externo,
promoviendo en todos los campos la participacin activa de todos los
miembros de la Universidad.
Dentro del marco de la mejora continua y la revisin constante, esta Poltica
cubrir a toda la institucin y estar disponible para todas las personas que
hacen parte de la comunidad universitaria, entes de control y partes
interesadas, quienes sern informados acerca de ella y continuamente

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exhortados a recordarla a fin de que sean conscientes de su vital

importancia, de los deberes y obligaciones que ella les exige y que el SGQHSE busca poner a su alcance.
4.2. ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIN EN SALUD, SEGURIDAD E HIGIENE EN EL
TRABAJO

El Sistema de Gestin en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo es aplicable para todos los
trabajadores, contratistas, estudiantes y visitantes de la Universidad Santo Toms en todas sus
Sedes y Seccionales.

4.3. PLANIFICACIN
4.3.1.
IDENTIFICACIN DE PELIGROS,
DETERMINACIN DE LOS CONTROLES

VALORACIN

DE

RIESGOS

La Universidad Santo Toms dise una Matriz de Panorama de Factores de Riesgo por perfil
de cargo con el objetivo de identificar los peligros existentes en la institucin y realizar la
respectiva valoracin de los riesgos. Con miras al adecuado diligenciamiento de la matriz se
tiene documentado Y el cual brinda una gua de las acciones a realizar para la prevencin de
efectos adversos en la salud de los trabajadores.

4.3.2.
IDENTIFICACIN DE REQUISITOS LEGALES Y OTROS APLICABLES ALA
ORGANIZACIN
Para efectos de ajustarse a los lineamientos de la Norma Tcnica OHSAS 18001: 2007 y dar
cumplimiento a la legislacin colombiana en materia de Seguridad y Salud en el trabajo, la
Universidad Santo Toms estableci un procedimiento de identificacin del cumplimiento legal
en el cual se explica el proceso para la evaluacin respectiva que emplea para ello una matriz
de requisitos legales.
4.3.3. OBJETIVOS Y PROGRAMAS
OBJETIVOS DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
(SG-SST)

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1.

Promover la salud integral de todos los trabajadores por medio de una cultura que
integre el autocuidado y la autoproteccin evidenciables en conductas seguras y
responsables en todos los estamentos de la Universidad.

2.

Identificar los peligros y evaluar los riesgos, permitindole a la Universidad establecer

los controles necesarios con el fin de prevenir incidentes, lesiones y enfermedades.

3.

Gestionar, documentar y mantener el Sistema de Gestin en Salud, Seguridad e Higiene

en el Trabajo (SG-QHSE) bajo un principio de mejoramiento continuo.

4.

Cumplir con la legislacin colombiana aplicable a la Universidad en materia de Salud

Ocupacional, Seguridad Industrial e Higiene en el Trabajo.

5.

Comunicar a los trabajadores, partes interesadas y rganos de control segn sus

intereses y competencias la informacin correspondiente a la Gestin realizada en el
Sistema a fin de asegurar su pertinencia, reconocimiento de obligaciones individuales,
colectivas y su continuo mejoramiento.

La norma OHSAS 18001 establece que la organizacin debe establecer, implementar y

mantener un(os) programa(s) para lograr sus objetivos. Con base en lo anterior, en la
Universidad se implementaron los siguientes programas:

Programa de Seguridad Industrial

Programa de Medicina Preventiva y del Trabajo
- Subprograma de acondicionamiento fsico
Programa de Vigilancia epidemiolgica
- Subprograma de Vigilancia epidemiolgica riesgo biolgico
- Subprograma de Vigilancia epidemiolgica lesiones osteomusculares
- Subprograma de Vigilancia epidemiolgica psicosocial
Programa de Higiene Industrial
4.4. IMPLEMENTACIN Y OPERACIN

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4.4.1.
FUNCIONES,
AUTORIDAD

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RESPONSABILIDAD,

RENDICIN

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DE

CUENTAS

La Alta Direccin de la Universidad como mxima autoridad del Claustro universitario asume la
responsabilidad por la salud y seguridad de sus contratistas, estudiantes, y visitantes mediante
un compromiso institucional con el Sistema de Gestin en Salud, Seguridad e Higiene en el
Trabajo.
Con el fin de dar cumplimiento al numeral 4.4.1 de la Norma OHSAS 18001:2007, la
Universidad Santo Toms estableci un manual de recursos, funciones, responsabilidad,
rendicin de cuentas y autoridad cuyo objetivo consiste en suministrar unos lineamientos que
permitan el buen ejercicio de las funciones; en dicho documento se establecen las diferentes
funciones en el sistema, se asigna responsabilidades, competencias y autoridad, lo mismo que
el modo de rendicin de cuentas, el cual ser pblico y dado a conocer a los trabajadores,

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proveedores externos, visitantes y entes de control con el fin de facilitar una gestin adecuada
del SG - QHSE.

4.4.2.

COMPETENCIA, FORMACIN Y TOMA DE CONCIENCIA

La Universidad debe garantizar que todo el personal que labora en ella sea idneo para
desempear las funciones y responsabilidades correspondientes a su perfil de cargo. Teniendo
en cuenta lo anterior en el reclutamiento se exige que los aspirantes cumplan con los atributos,
formacin mnima y se encuentren dentro del perfil biomdico establecido para el cargo a
ocupar.
De igual forma se debe tomar en consideracin las capacitaciones que deber suministrrsele
de acuerdo a los riesgos a que est expuesto segn la naturaleza del trabajo a realizar. Lo
anterior es evaluable de una forma ms prctica haciendo uso de la Matriz de Competencia,
Formacin y Toma de Conciencia en la cual se realiza un anlisis de cada perfil de cargo en
cuanto a requerimientos de aptitudes y formacin.

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Por lo tanto, el proceso para la realizacin de capacitaciones por perfil de cargo es descrito en
forma detallada en el Procedimiento de Competencia, Formacin y Toma de Conciencia.

4.4.3.

COMUNICACIN, PARTICIPACIN Y CONSULTA

4.4.3.1. COMUNICACIN Y CONSULTA

Para dar cumplimiento al 4.4.3 de la Norma OHSAS 18001: 2007 la Universidad Santo Toms
estructur un Procedimiento de Comunicacin y Consulta en el cual se indica el proceso que
ha de seguirse para la comunicacin de los diferentes documentos relacionados con el Sistema
de Gestin en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo, a los empleados de la institucin y los
mecanismos para que stos puedan realizar sus inquietudes, sugerencias o comentarios
respecto a dichos documentos.
Mediante el procedimiento anteriormente mencionado tambin se propone el conducto regular
para llevar a cabo Peticiones, Quejas (oportunidades de mejora), Reclamos y Sugerencias, y se
muestra la forma en que ha de llevarse a cabo todo el proceso desde que la PQRS es enviada
hasta su respuesta al remitente por parte de la Coordinacin en Salud, Seguridad e Higiene en
el Trabajo.
Es importante aclarar que la Universidad Santo Toms hace distincin entre los procesos de
comunicacin y consulta para sus empleados (comunicacin Interna) y para el personal externo,
aunque el proceso es muy similar en el caso del personal externo la comunicacin se da por
medio de comunicaciones va pgina web o mediante reuniones extraordinarias para tratar
temas acerca de la tarea a realizar. Para el caso de las PQRS se realizar el diligenciamiento
de documentacin respectiva siempre y cuando no se trate de tareas de alto riesgo, caso en el
cual la notificacin se har en forma oral y se enviar al rea de Gestin hasta el momento de
su respuesta por el rea pertinente.

4.4.3.2.

PARTICIPACIN

La participacin de los trabajadores de la comunidad universitaria en el Sistema de Gestin en

Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo se ve reflejada en la integracin de los comits de
Convivencia Laboral y el Comit Paritario de Salud Ocupacional.

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Mediante el procedimiento de Participacin se describe el proceso realizado para la

conformacin de los comits, y los conductos a seguir para la inscripcin de candidatos,
votacin, escrutinio y posesin de los miembros de stos.
Los estudiantes y personal externo por su parte tienen su cuota participativa mediante las
consultas, peticiones, quejas, reclamos y sugerencias tramitadas ante la Universidad mediante
la pgina web y los medios fsicos.

4.4.4.

DOCUMENTACIN

Tomando como base la norma OHSAS 18001:2007 se realiz una revisin de los
requerimientos documentales explcitos en sta para dar cumplimiento a cada uno de los
numerales exigidos para un sistema de Gestin en Seguridad y Salud en el Trabajo y conforme
a lo anterior se estructur el Listado Maestro de Documentos del SG QHSE, el cual est
disponible para todas las personas teniendo en cuenta la correspondiente relacin con el
Sistema de Gestin.
TIPOS DE DOCUMENTOS DEL SG-QHSE
WW
P
OR
MP
CP
MN
PR
IN
PT
F
MT
RG
OB
PG
CM
FI
CR
G
PL

4.4.5.

TIPO DE DOCUMENTO
Poltica
Organigrama
Mapa de procesos
Caracterizacin de proceso
Manual
Procedimiento
Instructivo
Protocolo
Formato
Matriz
Reglamento
Objetivos
Programas
Compromiso
Ficha
Cronograma
Gua
Plan

CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

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El numeral 4.4.5 de la Norma OHSAS 18001 establece que todos los documentos
pertenecientes al Sistema de Gestin en Seguridad y Salud en el Trabajo deben ser controlados
con el objetivo de garantizar su constante revisin, actualizacin y disponibilidad cuando sea
necesario.
La Universidad Santo Toms tiene establecido para cumplir con este requisito un Procedimiento
para el Control de Documentos del SG- QHSE en el cual se muestran los tipos de
documentos, se realiza una explicacin del contenido de cada tipo de documento y se muestra
la forma de identificacin de los documentos la cual se realiza mediante encabezados ms
ampliamente abordados en el documento respectivo.

Poltica
Mapa de
procesos
Procedimientos
- Instructivos
Manuales Matrices
protocolos programas

Formatos - fichas Guas

4.4.6.

CONTROL OPERACIONAL

El objetivo de la realizacin de controles operacionales en una organizacin consiste en

determinar las operaciones y actividades asociadas con los peligros identificados con el fin de
generar controles que faciliten el funcionamiento del Sistema de Gestin de Seguridad y Salud
en el Trabajo.
La universidad Santo Toms cuenta con un Procedimiento de Control Operacional para dar
cumplimiento a este numeral de la Norma OHSAS 18001:2007 e indicar las actividades a las
cuales se les hace control.
4.4.7.

PREPARACIN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS

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La norma OHSAS 18001 establece en sus requisitos la existencia de un procedimiento

encaminado a la prevencin de consecuencias de Seguridad y Salud en el Trabajo adversas y
la reaccin ante situaciones de emergencia.
En mrito de lo anterior en la Universidad Santo Toms se estableci el Procedimiento de
Preparacin y Respuesta ante Emergencias en el cual se indica bsicamente la secuencia de
pasos a realizar para la preparacin ante situaciones que signifiquen efectos adversos.
De igual forma, se estructur un Manual del Comit de Emergencias cuyas acciones estn
establecidas en los Procedimientos Operativos Normalizados con el objetivo de permitir a los
involucrados, actuar de forma coordinada y especfica al momento de presentarse una
emergencia, facilitando las comunicaciones y optimizando el uso de los recursos disponibles.
4.5. VERIFICACIN

4.5.1.

MEDICIN Y SEGUIMIENTO DEL DESEMPEO

Todas las actividades adelantadas en el desarrollo y funcionamiento del Sistema de Gestin en

Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo deben ser medibles de tal manera que en cualquier
momento se pueda evaluar el cumplimiento de los objetivos trazados en materia de Seguridad y
Salud en el trabajo, as como de la eficacia de los controles establecidos con miras a garantizar
la seguridad y salud de la comunidad tomasina.
Dentro del marco del Sistema de Gestin en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo se
estableci una Matriz de Eficiencia en la cual se relacionan los objetivos junto con sus
indicadores de gestin planteados para facilitar la medicin del desempeo del Sistema.
El seguimiento al desempeo se realiza tambin mediante la elaboracin de estadsticas acerca
del estado de salud de los trabajadores segn las patologas encontradas en exmenes de
ingreso y exmenes peridicos y los indicadores de consecuencia descritos en la NTC 3701 los
cuales permiten evaluar el dao o lesin ocurrido y son tiles para comparaciones del
rendimiento de la accidentalidad entre un periodo de tiempo determinado y otro.
4.5.2.

EVALUACIN DEL CUMPLIMIENTO LEGAL

Con el fin de dar cumplimiento al numeral 4.5.2 de la norma OHSAS 18001, la Universidad
Santo Toms estableci un procedimiento de evaluacin del cumplimiento legal en el cual se
indica la forma estimada para la evaluacin del cumplimiento de los requerimientos aplicables a

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la institucin en materia legal. Para el caso de la Universidad se emplea como herramienta de

evaluacin una Matriz de requisitos legales en la cual se analiza minuciosamente cada
normatividad aplicable y se asigna un porcentaje de acuerdo al cumplimiento observado.
4.5.3. INVESTIGACIN DE INCIDENTES, NO CONFORMIDADES Y ACCIONES
CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS
4.5.3.1.

INVESTIGACIN DE INCIDENTES

La Norma OHSAS 18001 establece entre sus requerimientos que las organizaciones deben
establecer, implementar y mantener unos procedimientos para registrar, investigar y analizar
incidentes con el fin de identificar acciones correctivas, preventivas y de mejora aplicables con
miras a salvaguardar la salud de los trabajadores.
La Universidad Santo Toms da cumplimiento a este requisito de la Norma OHSAS 18001
mediante el establecimiento de un Procedimiento para la Investigacin de Incidentes y
Accidentes de Trabajo cuyo objetivo incluye la deduccin de las causas que generan los
accidentes lo cual permite disear e implantar medidas correctoras encaminadas, tanto a
eliminar las causas como a aprovechar la experiencia para mejorar la prevencin en la
Institucin.
El anlisis causal de los incidentes se lleva a cabo haciendo uso del Formato de investigacin
de incidentes y accidentes de trabajo teniendo en cuenta los parmetros establecidos en la
resolucin 1401 de 2007 para tal fin.
4.5.3.2.

NO CONFORMIDAD, ACCIN CORRECTIVA Y ACCIN PREVENTIVA

La Norma OHSAS 18001 establece que las organizaciones deben establecer, implementar y
mantener procedimientos para tratar las no conformidades con miras a la adopcin de acciones
correctivas y preventivas para cada una de ellas.
Con el fin de acatar este requisito la Universidad Santo Toms maneja el Procedimiento de no
Conformidades, acciones correctivas y preventivas, en ste se especifica la manera en que la
institucin realiza el tratamiento a las no conformidades que se detectan producto de
actividades como Preguntas, quejas, reclamos y sugerencias, seguimiento de las tareas de
control operacional, comunicaciones internas de los responsables del cumplimiento y de las
partes interesadas externas y resultados de las auditoras externas o internas realizadas.
4.5.4.

CONTROL DE REGISTROS

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Para dar cumplimiento al requisito 4.5.4 de la Norma OHSAS 18001 la Universidad Santo
Toms estableci el Procedimiento para el Control de Documentos dentro del cual se muestra el
proceso a seguir para el control de los registros del Sistema de Gestin en Salud, Seguridad e
Higiene en el Trabajo, teniendo en cuenta que los registros son documentos que proporcionan
evidencias objetivas de actividades realizadas o resultados obtenidos. Las disposiciones de
codificacin, almacenamiento y proteccin estn consignadas en el mismo procedimiento.
4.5.5.

AUDITORIA INTERNA

La auditora interna es un proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener

evidencias, que se rige por los principios establecidos en la NTC-ISO 19011, base para la
imparcialidad de la auditora y la objetividad de las conclusiones de sta.
Siguiendo los lineamientos de la NTC ISO 19011 y de la NTC OHSAS 18001, la Universidad
Santo Toms Seccional Bucaramanga estableci un Procedimiento de Auditora Interna con el
fin de determinar si el Sistema de Gestin en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo cumple
a cabalidad con la poltica y los objetivos establecidos, y requerimientos del estndar en
Seguridad y Salud en el trabajo as como para estructurar un mecanismo de informe para
revisin por la Alta direccin.
4.6. REVISIN POR LA DIRECCIN
Segn lo establece la Norma OHSAS 18001, la alta direccin debe revisar el Sistema de
Gestin en Seguridad y Salud en el Trabajo a intervalos definidos para asegurar su
conveniencia, adecuacin y eficacia continua. Las revisiones deben incluir la evaluacin de
oportunidades de mejora, y la necesidad de efectuar cambios al sistema de gestin de S y SO,
incluyendo la poltica y los objetivos de S y SO. Para efectos de las revisiones dentro del marco
del Sistema de Gestin en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo se ha documentado un
instructivo para la revisin del Sistema de Gestin por la Alta Direccin.
5. GLOSARIO
ACCIN CORRECTIVA: Accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad
detectada u otra situacin no deseable.
ACCIN PREVENTIVA: Accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial
u otra situacin potencial no deseable.

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AUDITORA: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener "evidencias de

la auditora" y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se
cumplen los "criterios de auditora".
DESEMPEO DE S Y SO: Resultados medibles de la gestin de una organizacin en relacin
con sus riesgos de S y SO
DOCUMENTO: Informacin y su medio de soporte.
ENFERMEDAD: Condicin fsica o mental adversa identificable, que surge, empeora o ambas,
a causa de una actividad laboral, una situacin relacionada con el trabajo o ambas.
IDENTIFICACIN DEL PELIGRO: Proceso para reconocer si existe un peligro y definir sus
caractersticas.
INCIDENTE: Evento(s) relacionado(s) con el trabajo, en el (los) que ocurri o pudo haber
ocurrido lesin o enfermedad (independiente de su severidad), o vctima mortal.
LUGAR DE TRABAJO: Cualquier espacio fsico en el que se realizan actividades relacionadas
con el trabajo, bajo el control de la organizacin
MEJORA CONTINUA: Proceso recurrente de optimizacin del sistema de gestin en S y SO,
para lograr mejoras en el desempeo en S y SO, de forma coherente con la poltica en S y SO
de la organizacin
NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito.
OBJETIVO DE S Y SO: Propsito en S y SO en trminos del desempeo de S y SO que una
organizacin se fija.
PELIGRO: Fuente, situacin o acto con potencial de dao en trminos de enfermedad o lesin
a las personas, o una combinacin de estos.
POLTICA DE S Y SO: Intenciones y direccin generales de una organizacin relacionados con
su desempeo de S y SO, expresadas formalmente por la alta direccin.
PROCEDIMIENTO: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

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REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos, o proporciona evidencia de las

actividades desempeadas.
RIESGO: Combinacin de la probabilidad de que ocurra un(os) evento(s) o exposicin(es)
peligroso(s), y la severidad de la lesin o enfermedad que puede ser causada por el(los)
evento(s) o exposicin(es).
SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL (S Y SO): Condiciones y factores que afectan o
pueden afectar la salud y la seguridad de los empleados u otros trabajadores (incluidos los
trabajadores temporales y personal por contrato), visitantes o cualquier otra persona en el lugar
de trabajo
SISTEMA DE GESTIN DE S Y SO: Parte del sistema de gestin de una organizacin,
empleada para desarrollar e implementar su poltica de S y SO y gestionar sus riesgos de S y
SO.
VALORACIN DEL RIESGO: Proceso de evaluar el(los) riesgo(s) que surgen de un(os)
peligro(s), teniendo en cuenta la suficiencia de los controles existentes, y de decidir si el (los)
riesgo(s) es (son) aceptable(s) o no.

6. HISTORIAL DE CAMBIOS
FECHA DE MODIFICACIN
03/12/2013

VERSIN MODIFICADA
01

CAMBIOS REALIZADOS
Original