ANLISIS ESTRATGICO

Matriz DOFA
FORTALEZAS
1
2
3
4

CONCLUSIN:
La propuesta para
Pharmaceutical Health Care
S.A. es implementar un
Sistema Integrado de
Gestin basado en las
normas ISO 9001:2008 y
OHSAS 18001:2007. A
mediano plazo incluir las
normas ISO competencia
del recurso humano e ISO
28000 para el control de la
cadena de suministro.

6
7
8

OPORTUNIDADES

ESTRATEGIAS FO

Expectativas de crecimiento del PIB

Obligatoriedad de BASC, EUREP GAP, ISO 9001 en

algunos sectores

Paz social

Cumplimiento de requisitos legales.

Reformas a la calidad: ley de calidad

Niveles de re empleo

Aumento de la inversin en seguridad

Aceptabilidad
tecnolgico

Automatizacin de procesos en pro de eficiencia

de

productos

con

alto

contenido 4

10 Facilidad de acceso a la tecnologa

11 Disponibilidad de tecnologa amiga compatible con los

sistemas de Gestin
12 Poder de los sistemas de informacin a la hora de tomar
decisiones
13 Falta de credibilidad en los procesos de certificacin
14 Responsabilidad civil, penal, administrativa
15 Los rivales tienen sistemas de gestin integrados o
certificaciones lo cual hace la diferencia en el mercado.
16 Control de Riesgos.

17 Acciones sobre los Riesgos operacionales.

18 Acciones sobre los Riesgos operacionales.
19 Calidad.

AMENAZAS
1

La apertura econmica

Leyes de mercados y valores

ESTRATEGIAS FA
1

Normas y leyes de entidades financieras (prestamos,

impuestos, et)

Estabilidad poltica cambiaria (en la TRM)

Diversificacin de mercados del sector

Creacin de nuevos impuestos

Apertura econmica: TLC, ALBA, etc.

Incremento de la responsabilidad social

Falta de credibilidad de las instituciones del estado que

regulan los temas ambientales, calidad y s y SO

10 Reformas al sistema de seguridad social

11 Desempleo
12 Crisis Poltica
13 Crisis de valores
14 Rotacin del talento humano
15 Falta de aporte en las auditorias de certificacin
16 Contaminacin del medio ambiente
17 Ciclo de vida de los productos
18 Requerimientos de capital: Capacidad de
endeudamiento ? Cmo aporta QHSE ?
19 Mrgenes de costos
20 Costos

ANLISIS ESTRATGICO
Matriz DOFA
FORTALEZAS

DEBILIDADES

Habilidad para responder a la tecnologa cambiante

Sistemas de control

Nivel acadmico del Talento humano

Disponibilidad de materiales y contratistas

Identificacin de los servicios asociados a la operacin: 5

comunicaciones, transporte, energa, servicios sanitarios,
combustibles, servicios de aseo
6
Disponibilidad de EPP y equipos apoyo a la operacin segura

Sistemas de informacin para capturar los pedidos

Tiempos de despacho

9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20

ESTRATEGIAS FO
(F1,F2,F7,F8)(O8,O9,O10,O11,O12) Adquirir nuevas tecnologas
para la eficiencia de los procesos, reflejndose en disminucin de
tiempos de entrega, incremento en los sistemas de control y
calidad de los productos y servicio ofrecidos.
(F3)(O4,O5,O6,O14,O15,O16,O25,O26,O27) Mantener y mejorar
los niveles de competencia del talento humano para facilitar la
comprensin en materia de calidad, ambiente y control de riesgos,
as como realizar el diseo e implementacin del SIG-QHSE, en
un futuro se puede optar por el re-empleo, se desarrollan
destrezas en el manejo de nuevas tecnologas y se incrementar la
experiencia.

ESTRATEGIAS DO
1

(F4)(O8,O20,O21) Consolidar alianzas estratgicas con

contratistas y proveedores para asegurar el stock de productos y
distribucin de los mismos.

(F5)(O22,O23,O24,O25,O26,O27) Afianzar la identificacin de los

servicios operacionales con las responsabilidades legales para
mayor control de los riesgos operacionales.

(F6)(O7,O24,O27) Aprovechar la disponibilidad de EPP para

apoyar las acciones enfocadas al control de riesgos
ocupacionales incrementando la seguridad.

ESTRATEGIAS FA
(F1)(A1,A7)Adquirir nuevas tecnologas para la eficiencia de los
procesos, reflejndose en disminucin de tiempos de entrega,
incremento en los sistemas de control y calidad de los productos y
servicio ofrecidos

ESTRATEGIAS DA
1

(F3)(A11,A13,A14) Desarrollar un programa de capacitacin

orientado al hacer y al ser, que mantenga y mejor el nivel
acadmico de los trabajador y que desarrollen habilidades que les
permitan potencializarse en otros cargos de la organizacin.
(F5)(A20) Continuar con la estandarizacin del sistemas de costos
operativos, que permitir priorizar recursos y general controles,
manteniendo rentabilidad.

(F2,F7,F8)(A1,A5) Creacin de poltica de inventarios, que

permitan continuar respondiendo oportunamente a los cliente
3

DEBILIDADES
Uso de planes estratgicos
Habilidad para competir con precios
Flexibilidad de la estructura organizacional
Sistemas de toma de decisiones
Sistemas de planificacin

Evaluacin de la gestin
Maquinaria beneficia la gestin en S y SO
Habilidad para competir con valores agregados
Instalaciones
resistencia

cumplen

requisitos

legales

de

sismo

Capacidad de formacin en temas relacionados con el

producto
Capacidad de formacin en S y SO
ndices de desempeo
Capacidad de innovacin
Mejoramiento de procesos
Sinergia entre sistemas de gestin
Programas de mejoramiento con proveedores y partes
interesadas
Inversin en investigacin y desarrollo
Riesgos de S y SO generados por la operacin
Capacidad operativa de satisfaccin de necesidades y
expectativas de las partes interesadas
Sinergia entre sistemas de gestin

ESTRATEGIAS DO
(D2,D3,D16)(O1,O7) La flexibilidad de la estructura
organizacional, le permite realizar contrataciones en varios
regiones del pas, en donde se presente crecimiento
gracias a la inversin en seguridad por parte del gobierno,
permitiendo as, ampliar la red de distribucin de
medicamentos y suministros manteniendo la rentabilidad.
(D1,D14,D17,D18,D19,D20, D27, D31)(O2,O13,O17,O19)
Pese a que la Empresa no cuenta con un Sistema de
Gestin Integral, desde la gerencia se han realizado
inversiones de maquinaria, recursos econmicos y
tcnicos orientados al mejoramiento continuo y a la
calidad, buscando as proyectarse al 2016, para obtener la
certificacin en Sistemas Integrados (Calidad, Ambiental y
Seguridad y Salud en el Trabajo) no solo como un
requisito legal sino porque hace parte de los planes
estratgicos de la compaa.

(D12,D13,D14)(O6) En los procesos de seleccin y

contratacin se incluirn personas que laboraron con
anterioridad en esta compaa, permitiendo reducir
tiempos de induccin, entrenamiento y formacin en las
actividades propias del puesto de trabajo y de los sistemas
HSEQ.
(D17,D22)(O9,O12) Buscar a travs de la innovacin en el
mercado de nuevas tecnologas, maquinaria y materiales
mas amigables, buscando margen de utilidad superior al
2% por reduccin de costos de no calidad en un plazo no
mayor a 2 aos a partir de la fecha.

(D30,D25,D27)(O20,21) Determinar anlisis de riesgos

para el procesos de gestin de proveedores incluyendo
actividades de compras y contrataciones, as mismo,
generar directrices en esta gestin que incluyan
programas postconsumo y certificaciones en sistemas de
gestin QHSE.

ESTRATEGIAS DA
(D1,D14,D17,D18,D19,D20, D27, D31)(A1,A5,A7)Pese a
que la Empresa no cuenta con un Sistema de Gestin
Integral, desde la gerencia se han realizado inversiones de
maquinaria, recursos econmicos y tcnicos orientados al
mejoramiento continuo y a la calidad, buscando as
proyectarse al 2016, para obtener la certificacin en
Sistemas Integrados (Calidad, Ambiental y Seguridad y
Salud en el Trabajo) no solo como un requisito legal sino
porque hace parte de los planes estratgicos de la
compaa.

(D1,D14,D17,D18,D19,D20, D27, D31)(A1,A5,A7)Pese a

que la Empresa no cuenta con un Sistema de Gestin
Integral, desde la gerencia se han realizado inversiones de
maquinaria, recursos econmicos y tcnicos orientados al
mejoramiento continuo y a la calidad, buscando as
proyectarse al 2016, para obtener la certificacin en
Sistemas Integrados (Calidad, Ambiental y Seguridad y
Salud en el Trabajo) no solo como un requisito legal sino
porque hace parte de los planes estratgicos de la
compaa.

(D2,D3,D16)(A1,A7A19,A20) Estructurar planes de

contingencia para el aos 2016, que permitan con la
misma capacidad instalada aumentar la rentabilidad en
5%
(D35)(A8,A16) Continuar con los programas postcosumo
ampliando cobertura de los mismos

FINANZAS

Cumplimiento de
las
especificaciones
CLIENTES

PROCESOS INTERNOS

FORMACION Y
CRECIMIENTO

BALANCE SCORE CARD

Rentabilidad

Dismin
cos
Admin

Aumentar indice de
ventas

Cumplimiento de
las
especificaciones

Oportunidades en
la entrega de
solicitudes

Efectividad de la
cadena de frio
(Medicamentos
vencidos)

Indice de
frecuencias de AT
y EL

Cum
los p
ma
prev
v

Evaluaciones de
desempeo

Cumplimiento del
programa da de
capacitacion

Satis
clim

dor de
as

CDIGO:

GESTIN DE CALIDAD

FECHA:

HOJA DE VIDA DEL INDICADOR

VERSIN:

PERODO A MEDIR
NOMBRE DEL INDICADOR

Cumplimiento de especificaciones
de pedidos entregados

FRMULA MATEMTICA

# pedidos entregados que cumplen las

especificaciones
x100
total de pedidos recibidos

PROCESO

META

MEDICIN
ANTERIOR

ACTUAL

90%

Mensual

DATOS

Distribucin de Medicamentos y Dispositivos

Mdicos

FRECUENCIA

REGISTROS

Especificaciones de cada pedido recibido en el

perodo

Formato Solicitud del Cliente (OPE-GMD-F-13)

Cantidad de pedidos recibidos en el perodo

Formato Remisin (OPE-GMD-F-14)

INTERPRETACIN

RESPONSABLE

Mide la cantidad de los pedidos que fueron entregados al cliente sin fallas en las especificaciones de los
productos solicitados. Un resultado del indicador por debajo de la meta refleja una mala gestin en el
proceso de distribucin.

Tcnico en Servicios Farmacuticos

GRFICA

MES

# PEDIDOS
ENTREGADOS CON
LAS
ESPECIFICACIONES
/ EN EL PERIODO

TOTAL DE
PEDIDOS
RECIBIDOS

RESULTADO

ENE

170

250

###

68%

FEB

210

272

###

77%

MAR

210

270

###

78%

ABR

198

250

###

79%

MAY

170

210

###

81%

JUN

105

140

###

75%

JUL

217

250

###

87%

AGOST

300

333

###

90%

SEPT

326

360

###

91%

OCT

378

397

###

95%

NOV

390

470

###

83%

DIC

310

340

###

91%

ANLISIS Y SEGUIMIENTO

PLAN DE ACCIN
ACTIVIDAD

RESPONSABLES

FECHA DE CUMPLIMIENTO

CUMPLIMIENTO
SI
NO

CARACTERIZ
DEL PROC

OBJETIVO : Entregar los medicamentos y dispositivos

medicos oportunamente establecidas con el cliente y
conservar las caracteristicas tcnicas; disminuir la
contaminacin generada por el transporte y mantener
las condiciones seguras para nuestros colaboradores.

ALCANCE: Este proceso va de

solicitud del cliente en la bode

mercanca en el punto de disp

Puntos de
dispensacion

Ordenes de
servicio
ENTRADAS
ENTRADAS

PR
OV
EE
DO
RES

Gestin
Comercial

Droguerias

Autorizaciones
Pedidos desde
puntos de
dispensacin

REGISTROS

DA-GRF-F-05 Programa de de
Manteniento
DA-GRF-F-03 Control de
Mantenimiento
OPE-GMD-F-13 Solicitud del Cliente
OPE-GMD-F-14 Remisin
OPE-GMD-F-15 Guia de Transporte
DA-GRF-F-12 Repor. de Inv. Acci. e
incidentes de trabajo

ACTIVIDADES
ACTIVIDADES

P- Recepcion Ordenes de servic

autorizacin
P- Priorizacin de ordenes de s
H- Alistar ordenes de servicio.
H- Programacin de rutas.
H- Embalaje
H- Entrega ordenes de servicios
V- Verificacin de entrega
A- Tomar acciones correctivas y

INDICADORES

1. Cumplimiento del programa de mantenim

preventivo
2.
Errores en distribucin
3. Cumplimiento
de especificaciones de pe
entregados
4. Efectividad en la cadena de frio
5. Distribucin de Medicamentos y Disposit
Mdicos
6. ndice de severidad de accidentes de tr
perodo

PROCESOS D
FINANCIERO
Presupuesto e inversiones

TECNOLGICOS
telefono, equipos de computo, Harware,
Software

CARACTERIZACION
DEL PROCESO

Recepcion Ordenes de servicio y/o

rizacin
Priorizacin de ordenes de servicio.
Alistar ordenes de servicio.
Programacin de rutas.
Embalaje
ntrega ordenes de servicios
erificacin de entrega
omar acciones correctivas y preventivas

INDICADORES

DOC.
DOC. DE
DE REFERENCIA
REFERENCIA

licitud del cliente en la bodega, hasta la entrega de la

ercanca en el punto de dispensacin del cliente.

RESPONSABLES DEL PROCESO:

Procedimiento de
Distribucion de
medicamentos

SALIDAS
SALIDAS

LCANCE: Este proceso va desde la recepcin de la

REQUISITOS A CUMPLIR

PARAMETROS DE C

o del programa de mantenimiento

stribucin
o de especificaciones de pedidos

en la cadena de frio
de Medicamentos y Dispositivos
everidad de accidentes de trabajo en un

PROCESOS DE APOYO

OLGICOS
de computo, Harware,
tware

FISICO: REDES
Electricas, red de datos, Iluminacion

TALENTO HUMANO:
Auditores Internos , lideres de p
empleados

SALIDAS
SALIDAS

CESO:

Remisin
Formula
dispensada

PARAMETROS DE CONTROL

ALENTO HUMANO:
Internos , lideres de proceso,
empleados

GESTIN DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MDICOS

SOLICITUD DEL CLIENTE
FECHA PEDIDO:

CDIGO:
FECHA:
VERSIN:

FECHA A ENTREGAR:

CLIENTE:
DIRECCIN DE DESPACHO:
TELFONO:
CORREO ELECTRNICO:
N NOMBRE GENRICO NOMBRE COMERCIAL FORMA FARMACEUTICA

CONCENTRACIN

PRESENTACIN

CANTIDAD

PROGRAMA DE CAPACITA

El plan de capacitacin establecido para Pharmacutical Health Care S.A.S. Tiene un alcance para todo el persona
especficamente en el procedimiento de las operaciones en las que cada uno de ellos participe.

En este programa de capacitacin tiene como objetivo capacitar al 100 % del personal de la empresa tanto person
cuenta las estrategias y metodologas de capacitacin necesarias para el xito del mismo.
1. Estrategias:
Las estrategias a emplear son:
* Metodologia de exposicion
* Realizacion de Talleres para concientizacion al personal con casos propios del area.
2. Temas de capacitaciones
Para el personal en general de la empresa, rea administrativa y puntos de atencin, la capacitacin contempla:
a) Formacin General
b) Formacin Especfica:

3. Recursos:
* Recurso Humano: Lo conformaran los participantes , facilitadores y expositores especializados en el tema .

4. Materiales:
*Infraestructura: las actividades de las capacitaciones se realizaran en ambientes adecuados y apropiados proporc
*Mobiliario, equipos y otros: est conformado por carpetas y mesas de trabajo, marcadores, computador y video be
*Documentos: entre ellos tenemos: certificados, encuestas de evaluacin, folletos, etc.
5. Conograma

FECHA

HORA

TEMA DE CAPACITACION
DIA

MES

AO

INICIAL

AMA DE CAPACITACIN

nce para todo el personal de la empresa, ser capacitado

cipe.

a empresa tanto personal oeprativo como administrativo y se tendrn en

acitacin contempla:

zados en el tema .

os y apropiados proporcionados por la gerencia.

s, computador y video beam.

HORA

LUGAR CAPACITACION
FINAL

RESPONSABLE PARA EJECUTAR

LA ACTIVIDAD

PLAN DE COMUNICACIONES INTER

c
TEMAS DE
COMUNICACIN

A QUIEN
COMUNICAR

QUIEN COMUNICA

MEDIOS

Todos los empleados

de la empresa

Gerente General

Presentacion presencial, correo

electronico, pantallazos
en escritorio de
computadores

Normatividad legal vigente

y aplicable - Cambios en
legislacin

Todos los empleados

de la empresa

Responsable del Sistema

de Gestion Integrada QHSE

Correo electronico

Funciones y
responsabilidades

Todos los empleados

de la empresa

Responsable del Sistema

de Gestion Integrada QHSE

Memorandos y actas

Todos los empleados

de la empresa

Responsable del Sistema

de Gestion Integrada QHSE

Correo electronico y/o

presencial

Indicadores de Gestin

Todos los empleados

de la empresa

Responsable del Sistema

de Gestion Integrada QHSE

Presentacion presencial

Control operacional

Todos los empleados

de la empresa

Responsable del Sistema

de Gestion Integrada QHSE

Presentacion presencial

Requerimientos y
requisitos a proveedores

Proveedores

Responsable del Sistema

de Gestion Integrada QHSE

Memorandos y actas

Resultado de auditoria
Internas y planes de
mejoramiento

Todos los empleados

de la empresa

Responsable del Sistema

de Gestion Integrada QHSE

Presentacion presencial

Planes de emergencia

Todos los empleados

de la empresa

Responsable del Sistema

de Gestion Integrada QHSE

Presentacion presencial

Politica, objetivos y
programas del sistema de
gestion Integral

Cambios y actualizaciones
en los procedimientos y
documentos relacionados

MUNICACIONES INTERNAS

FRECUENCIA

REGISTRO

Semestral

Actas de capacitacion evaluacion de

capacitaciones

Cuando se
requiera

Correos electronicos

Cuando se
requiera

Actas

Cuando se
requiera

Actas, correos electronicos

Semestral

Actas

Cuando se
requiera

Actas

Cuando se
requiera

Actas

Anual

Actas

Semestral

Actas

GESTIN DE CALIDAD
PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS

1.OBJETIVO (Se describe en forma general, el propsito que se tiene con la aplicacin del contenido del
campo siempre se debe diligenciar).

Establecer una metodologa que contemple los parmetros obligatorios que se deben aplicar para elabora
revisar, actualizar, identificar cambios o modificaciones, conservacin y distribucin de los documentos int
que sean necesarios controlar dentro del Sistema de Gestin de Calidad-SGC.

2. ALCANCE (Se escribe la primera actividad con la que inicia el procedimiento y hasta la actividad con la

Inicia con el diseo de los documentos, anlisis de las solicitudes de elaboracin, creacin, modificacin y
actualizacin de documentos y, listado maestro de documentos hasta el control de distribucin, divulgaci
clasificacin, almacenamiento, acceso, conservacin, actualizacin y retiro de obsoletos.
3. RESPONSABLE (S) (El cargo responsable de la aplicacin del procedimiento)
Coordinador de Calidad

4. NORMATIVIDAD (Referenciar con cdigo y nombre los documentos que estn relacionados con las ac
describen)
NTC 6001:2008: Norma Tcnica de Calidad para pequeas y medianas empresas-PYMES, 3.3.2.1

5. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS (Describir el significado de los trminos que no son de uso o conoc
son necesarios para el buen entendimiento y aplicacin de las actividades)

APROBACIN DE DOCUMENTOS: Accin que consiste en verificar que lo que se encuentra documen
corresponde a la descripcin de una tarea o un conjunto de actividades necesarias para desarrollar en l
DISTRIBUCIN: Ubicacin fsica de las copias de un documento, necesarias en cada una de las reas
DOCUMENTO: Informacin y su medio de soporte, que puede ser en papel (impreso), disco magntico
electrnico, fotografa o muestra patrn, o una combinacin de stos.
DOCUMENTO CONTROLADO: Documentos emitidos, reproducidos y distribuidos por el autor, que deb
reemplazados o modificados en el momento de sufrir cambios el original. Los cambios son registrados e
modificaciones de documentos.
COPIA NO CONTROLADA: Documento una vez se descargue o imprima de la red se considera no con
DOCUMENTO OBSOLETO: Documentos que contiene informacin desactualizada, por lo cual se proh
DOCUMENTO EXTERNO: Documentos que estn relacionados con la operacin del sistema, que se u
consulta o gua en la ejecucin de ciertas actividades que son de carcter mandatorio y/o con fines info
DOCUMENTO VIGENTE: Documento aprobado cuyo contenido corresponde plenamente a la realidad.
ELABORACIN: Accin que consiste en el proceso de concepcin, diseo y desarrollo de un documen
con la normatividad y requisitos pertinentes.

FECHA EMISIN: Fecha en la que se hace efectivo los cambios de la nueva versin del documento.
INSTRUCTIVO: Documento que detalla minuciosamente las tareas secuenciales que se deben seguir p
operacin, o una actividad especfica de un procedimiento, para conseguir un resultado. Indica una acc
efectuar.
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS: Relacin de documentos del Sistema de Calidad, implement
organizacin, donde se informa los datos principales de cada documento (cdigo, nombre, versin, fech
actualizacin, ubicacin, entre otros).
N.A.: No Aplica
PROCEDIMIENTO: Descripcin de la forma como se realiza una actividad o cada uno de los pasos de
asegurar su correcta ejecucin, permitiendo identificar lo que se debe hacer y quin lo debe hacer, cun
cmo se debe hacer, que materiales, equipos y documentos se deben usar, y como se controlar y se r
REVISIN DE DOCUMENTOS: Accin emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuacin y la e
objeto de la revisin, para alcanzar unos objetivos establecidos.
REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades des
SGC: Sistema de Gestin de Calidad
TRAZABILIDAD: Capacidad para seguir la historia, la aplicacin o la localizacin de todo aquello que e
consideracin.
VERSIN: Indica el nmero de edicin del documento.

6.

DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

No

DESCRIPCION ACTIVIDAD O TAREA

(En qu consiste, cuando, como, donde, con qu y cada cuanto tiempo se

hace)

RESPONSABLE

AREA

IDENTIFICAR LA NECESIDAD DE ELABORAR, MODIFICAR O

ELIMINAR UN DOCUMENTO DEL SGC
1

Identificar la necesidad de elaborar, modificar o eliminar un

documento del SGC, teniendo en cuenta las exigencias del rea.
La anterior accin ser discutida por el responsable del SGC, y si
es aprobada se diligenciar el formato de solicitud

Todas las
reas

SOLICITAR ELABORACIN, MODIFICACIN Y ELIMINACIN

DE DOCUMENTOS DEL SGC
2

Solicitar la elaboracin, modificacin y eliminacin del SGC de

forma escrita o por correo electrnico al coordinador de calidad,
utilizando la solicitud del formato.

Todas las
reas

REALIZAR EL ANALISIS DE ELABORACIN, MODIFICACIN

O ELIMINACIN DEL DOCUMENTO DEL SGC

Realizar el anlisis, revisin y evaluacin con respecto a la

elaboracin, modificacin o eliminacin del documento del SGC,
debe ser en compaa de los dueos de los procesos, as mismo
los cambios necesarios deben cumplir con los requisitos legales o
reglamentarios, y que aporte valor con los otros procesos. En el
caso que no sea viable se notifica al dueo del proceso por escrito
o correo electrnico.

Calidad

ELABORAR MODIFICAR DOCUMENTO DEL SGC

Si el coordinador de calidad aprueba el documento, el interesado

debe elaborar o modificar el documento borrador, segn el caso y
remitirlo al dueo del proceso, quien luego de revisarlo lo enva a
Calidad con los lineamientos de la Gua de Diseo de
Documentos del SGC.

Calidad

APROBAR LOS DOCUMENTOS DEL SGC

5

Aprobar los documentos del SGC nicamente por el Gerente de la

compaa desde el nivel administrativo y operativo, esto lo har al
final del documento y se divulgar y publicar el documento
scaneado con formato pdf.

Gerencia

ASEGURAR LAS VERSIONES PERTINENTES Y

ENCUENTREN DISPONIBLES EN LOS PUNTOS DE USO.

SE

Asegurar la versin pertinente de los documentos e identificar la

fecha de vigencia del documento, (Teniendo en cuenta tiempo
para divulgacin y capacitacin) actualiza el listado maestro de
documentos del SGC, recoge las respectivas firmas de los
campos de elabor, revis y aprob), saca las copias requeridas
de acuerdo a lo identificado en el anterior listado y coordina la
capacitacin (si aplica) y se identifican con los documentos a
distribuir. Una vez impreso los documentos de la red en el pie de
pgina se coloca: Este es un documento controlado; una vez se
descargue o se imprima de la red se considera COPIA NO
CONTROLADA

Calidad

ACTUALIZAR DOCUMENTOS Y PREVENIR EL USO DE

DOCUMENTOS OBSOLETOS ELIMINADOS

Se consideran vigentes los documentos aprobados (firmados) por

la Gerencia General, y publicados en la red PHARMA; se
distribuye el documento, tener en cuenta que la distribucin se
realiza electrnicamente, segn lo establecido en el Listado
Maestro de documentos del SGC, para la distribucin de copias
electrnicas se utilizar la unidad de red, correo interno y los
documentos obsoletos se comunicar al personal y se proceder
a eliminar para reemplazarlo por el documento vigente.

Calidad

ACTUALIZAR LOS DOCUMENTOS MODIFICADOS O

ELIMINADOS EN EL LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS.
Calidad

Actualizar los documentos aprobados en el Listado Maestro de

Documentos- LMD, segn el cambio realizado.
DIVULGAR EL DOCUMENTO DEL SGC
9

Divulgar o emitir el documento del SGC implica a travs de la red

de la empresa, que se encontrar publicado, una vez impreso se
definir como COPIA NO CONTROLADA

REALIZAR
SEGUIMIENTO
DOCUMENTACIN DEL SGC
10

APLICACIN

Calidad

LA

Calidad

10

Para garantizar que los documentos divulgados al personal se

estn aplicando, se debe realizar una planificacin de seguimiento
a la documentacin divulgada con el fin de evidenciar su
cumplimiento y si es el caso generar las acciones respectivas.

Calidad

OTROS DOCUMENTOS EXTERNOS

IDENTIFICAR LOS DOCUMENTOS EXTERNOS
Identificar los documentos externos y la necesidad de controlar su distribucin,
que se encuentran identificado en el Listado Maestro de Documentos Externos.

Calidad

ANALIZAR LA DOCUMENTACIN RECIBIDA

Analizar la documentacin recibida, capacitar al personal del rea que la
requiera y si esta nueva documentacin afecta un documento interno del
Sistema de Gestin de Calidad realizar la respectiva solicitud al Coordinador de
Calidad.

Calidad

FIN DEL PROCEDIMEINTO

7.DOCUMENTOS ASOCIADOS
DIR-GCA-GUI-01 GUIA DE DISEO DE DOCUMENTOS

DIR-GCA-F-01 FORMATO SOLICITUD ELABORACIN MODIFICACIN O ELIMINACIN DE DOCUM

GCA-LMD-01 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS
DIR-GCA-F-02 SEGUIMIENTO A LA APLICACIN DEL SGC
Elabor:

Revis:

Aprob:
Fecha de Aprobacin

N DE CALIDAD
CONTROL DE DOCUMENTOS
la aplicacin del contenido del documento, este

e se deben aplicar para elaborar, aprobar,

tribucin de los documentos internos y externos
GC.

iento y hasta la actividad con la que finaliza)

racin, creacin, modificacin y eliminacin,

ntrol de distribucin, divulgacin, identificacin,
o de obsoletos.

miento)

e estn relacionados con las actividades que se

mpresas-PYMES, 3.3.2.1

nos que no son de uso o conocimiento comn y

e lo que se encuentra documentado (escrito),

necesarias para desarrollar en la organizacin.
arias en cada una de las reas que lo requiera.
pel (impreso), disco magntico, ptico o

stribuidos por el autor, que deben ser

Los cambios son registrados en el control de

a de la red se considera no controlada.

actualizada, por lo cual se prohbe su uso.
peracin del sistema, que se utilizan para
er mandatorio y/o con fines informativos.
onde plenamente a la realidad.
o y desarrollo de un documento, de acuerdo

ueva versin del documento.

enciales que se deben seguir para realizar una
uir un resultado. Indica una accin que se debe

Sistema de Calidad, implementado por la

(cdigo, nombre, versin, fecha de

ad o cada uno de los pasos de un proceso, para

cer y quin lo debe hacer, cundo, en dnde y
sar, y como se controlar y se registrar.
nveniencia, la adecuacin y la eficacia del tema

na evidencia de actividades desempeadas.

alizacin de todo aquello que est bajo

RESPONSABLE

CARGO

Todos los
dueos de
proceso

FORMATO O
REGISTRO QUE
SE GENERA

N.A.

PUNTO
DE
CONTRO
L

N.A.

Formato
Solicitud
Todos los
Elaboracin,
dueos de
Modificacin o
proceso
eliminacin de
documento.

N.A.

Formato
Solicitud
Coordinador Elaboracin,M
de Calidad odificacin o
eliminacin de
documento.

Gua de
Coordinador
Diseo de
de Calidad Documentos
del SGC

Gerente

N.A.

N.A.

Coordinador
de Calidad

N.A.

N.A.

Coordinador
de Calidad

Listado
Maestro de
Documentos

Coordinador
de Calidad

Listado
Maestro de
Documentos

Coordinador
de Calidad

N.A.

N.A.

Seguimiento a
Coordinador
la Aplicacin
de Calidad
del SGC

Seguimiento a
Coordinador
la Aplicacin
de Calidad
del SGC

Listado
Coordinador Maestro de
de Calidad Documentos
Externos

Solicitud de
Elaboracin,
Coordinador modificacin o
de Calidad eliminacin de
documentos
del SGC

NOS

N O ELIMINACIN DE DOCUMENTOS DIR-

Aprob:

Fecha de Aprobacin

PROCESO

ACTIVIDAD

PELIGRO / DESCRIPCION

Posible accidente de transito en

el desplazamiento a las
diferentes farmacias en la
ciudad

Distribucin de
medicamentos

Exposicin a gases y vapores

debido a la circulacin de las
diferentes
zonas de la ciudad
Entrega de medicamentos a
los diferentes puntos de
venta
Posibles enfermedades
profesionales por posiciones
repetitivas
Estrss y fatiga
de las circunstancias del trfico
urbano
Riesgos electricos por cortos
circuitos o falla de equipos de
refrigeracin

Almacenamiento de
medicamentos y dispositivos
mdicos y conservacin
hasta la entrega o
dispensacin.

Custodia y mantenimiento
de bodega de
medicamentos e insumos

Posibles caidas de escaleras

Riesgo biologicos por mala
manipulacion de medicamentos
e insumos
Golpes con cajas u objetos
durante el almacenamiento

Contacto directo con toma

corrientes electricas de baja
tension

Procesos contables y
gestin administrativa

Revisin de documentos,
digitacin de documentos y Exposicin a Radiaciones no
ionizantes (Fuentes
dems labores
Lumnicas CLF,
administrativas, uso de
telfono, archivo de
pantalla computadores)
documentos, anlisis de
Exposicin a temperaturas
documentos, dar vistos
no aptas para ambiente
buenos a documentos,
laboral (aire acondicionado
verificacin de requisitos
no regulado)
legales,
Posibles enfermedades
profesionales por posiciones
repetitivas

Uso de herramientas
manuales de oficina
(cosedora, perforadora y
sacaganchos, tijeras, bistur)

MATRIZ D

CONTROLES EXISTENTES

PROBABILID

EFECTOS
POSIBLES
FUENTE

MEDIO

INDIVIDUO

POSIBLE OCURRENCIA

Golpes, traumas,
fracturas, muerte

Uso de vehiculo
autorizado

Tomar vias
seguras

Cumplir las normas

de transito

Alergias, malestar e
general

Ninguno

Ninguno

Ninguno

Ninguno

Ninguno

Ninguno

Fatiga

Ninguno

Ninguno

Ninguno

Quemadura

Ninguno

Ninguno

Ninguno

Alteraciones msculo
esquelticas y
vasculares

2
Golpes, traumas

Barandas

Ninguno

Ninguno

Pinchazos,
intoxicacin

Ninguno

Organizacin de
areas

Capacitacin

Ninguno

Organizacin de
areas

Golpes, traumas

2
Ninguno

Electrocucion

Ninguno

Distancia
suficiente con
respecto a los
cuartos tecnicos

Fatiga visual

Ninguno

Ninguno

Pausas durante la
Jornada laboral

Daos en la piel,
dolores de cabeza

Ninguno

Ninguno

Ninguno

Sillas
Ergonmicas
Apoya
muecas para
teclado

Ninguno

Pausas durante la
Jornada laboral

Herramientas
en Buen
Estado

Ninguno

Ninguno

Alteraciones msculo
esquelticas y
vasculares

Heridas, Golpes

Ninguno

MATRIZ DE IDENTIFICACIN DE PELIGROS, VALORACIN DE RIESGOS Y

EVALUACION DEL RIESGO

PROBABILIDAD

NIVEL DEL RIESGO

POSIBLE EXPOSICION

NIVEL DE
PROBABILIDAD

CONSECUENCIA

VALOR

INTERPRETACION

EXTREMADAMENTE
ALTO

10

ALTO

ALTO

14

MEDIO

EXTREMADAMENTE
ALTO

ALTO

18

MEDIO

ALTO

ALTO

14

MEDIO

14

MEDIO

ALTO

14

MEDIO

N DE RIESGOS Y DETERMINACIN DE CONTROLES

MEDIDAS DE INT
ACEPTABILIDAD DEL
RIESGO ( SE ACEPTAN
RIESGOS EN EL RANGO
DE 23 A 25)

ELIMINACION

NO

NO

NO

Capacitacion, entreamiento
en el uso adecuado del carro
trasportador

NO

NO

NO

NO

Implementacion programa 5S

NO

Cambiando lugar de
ubicacion de objetos e
instalando barreras de
proteccion (muro)

SUSTITUCION

NO

NO

NO

NO

NO

Implementacion programa 5S

MEDIDAS DE INTERVENCION

CONTROLES DE INGENIERIA,

CONTROLES ADMON

Mantenimiento vehiculos

Capacitacion y entrenamiento
en las actividades
desarrolladas

SEALIZACION

Mantenimiento vehiculos

Mantenimiento vehiculos

Capacitacin en Higiene
Postural, Pausas Activas
Capacitacion y entrenamiento
en las actividades
desarrolladas

Disear red electrica para

proteccion de cables,
mantenimientos oportunos a
equipos incluidas las
calibraciones

Demarcacion de zonas de
trabajo, redes electricas,
peligros posibles
Demarcacion de zonas de
trabajo, peligros posibles

Revisin escaleras,
antideslizantes
Capacitacion y entrenamiento
en las actividades
desarrolladas
Reestructuracion de areas de
trabajo

Demarcacion de zonas de
trabajo, peligros posibles
Demarcacion de zonas de
trabajo, peligros posibles

Demarcacion de zonas de
trabajo, redes electricas,
peligros posibles

Disear red electrica para

proteccion de cables.

Mantenimiento de equipos y
luminarias

Capacitacin en Higiene
Postural, Pausas Activas

Mantenimiento de equipos

Mantenimiento muebles
oficina

Capacitacin en Higiene
Postural, Pausas Activas

EPP

Hacer estudio de anlisis de

necesidades de EPP y a
partir de ello construya matriz
de EPP y suministrarlos si
aplica

MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES

VIGENTE
NORMATIVIDA
D

CLASIFICACION/
SISTEMA

TITULO DE LA
NORMA

ARTICULO

SI
SI

1072 de 2015

Sistema de gestin de
Seguridad y Salud en el
trabajo

1477 de 2014

Sistema de gestin de
Seguridad y Salud en el
trabajo

Por medio del cual

se expide el
CAPITULO VI
Decreto Unico
Cumplimiento total
Reglamentario
del Sector Trabajo

Tabla de
Enfermedades
Laborales

Aplicacin Total

EQUISITOS LEGALES Y OTROS

Fecha de Actualizaci

VIGENTE
NO

CONTENIDO

DOCUMENTO
RELACIONADO

NO
regul desde las competencias del
Ministerio de Trabajo, hasta las
relaciones laborales individuales,
abordando temas como la jornada de
trabajo suplementario, las
vacaciones, los riesgos laborales,
Implementacion del Sistema
juntas de calificacin de invalidez,
de Gestion de Seguridad y
entre otros.
Salud en el Trabajo
Este decreto aplica para las
entidades del sector trabajo, as
como las relaciones jurdicas
derivadas de los vnculos laborales y
a las personas naturales o jurdicas
que en ellas intervienen

A travs del cual el Ministerio del

Trabajo expide la nueva Tabla de
Enfermedades Laborales, la cual
debe actualizarse cada tres aos
atendiendo a estudios tcnicos

Programa de Vigilancia
Epidemeolgica.Actividades
del Subprograma de medicina
preventiva y del trabajo

Fecha de Actualizacin:_____________________

COMO CUMPLE

Cumplimiento del Sistema de

Gestin de la Seguridad y Salud
en el Trabajo, Reglamento de
Higiene y Seguridad Industrial

Cumplimiento del programa de

medicina preventiva y del
trabajo.

RESULTADO DE
LA EVALUACIN
DE
CUMPLIMIENTO

CDIGO:

GESTIN DE RECURSOS HUMANOS

FECHA:

REPORTE DE INVESTIGACIN DE ACCIDENTES E

VERSIN:
INCIDENTES DE TRABAJO
FECHA:________________________

CASI ACCIDENTE

Proyecto:
Cliente:
Caso No
Descripcin del evento
Alcance

Seguridad

ACCIDENTE

CIERRE DE LA INVESTIGACIN

Salud

NOTIFICACION DEL EVENTO

Propiedad

Medio Ambiente

Consecuencia
Lesin

Imagen de la compaa

Derrame

Dao a material

Dao a la Propiedad

Casi accidente

Accidente de trnsito

Impacto al aire

Interrupcin del negocio

Impacto al agua

Impacto al suelo

Contaminacin

Otro - describa:
Categora

Accidente

Casi accidente

No conformidad

Otro

Sitio

Sitio

Sitio del Cliente

Vehculo/ Viaje

Otro

Informacin General
SITIO

Ciudad:

Fecha evento:
Da:

Mes:

Hora del evento

Ao:

Tipo de trabajador: Contratista: ____________ Subcontratista___________ Directo _____________ Visitante

:_______________ Otro:______________

Identificacin

Compaa

Genero

Nacionalidad

Edad

Experiencia
en el rol
actual
(meses)

Nombre y apellidos de la persona lesionada:

EPS

ARP

Cargo

Tiempo en la
empresa
(meses)

Nombre del supervisor inmediato

Reportado por:
Cargo:
Descripcin de los eventos (qu, quien, cmo, donde, hora)

Cargo
Recursos Humanos
Director QHSE
Cliente
Jefe Inmediato
Autoridad local
ARP
Asegurador
Otro

Se notific a (indicar):
Nombre

Analisis causal
Herramienta de
analisis causal (puede
utilizarse, los 5
porque, espina de
pescado, etc)

SI

NO

Fecha

Nota

GESTIN DE RECURSOS HUMANOS

CDIGO:
FECHA:

REPORTE DE INVESTIGACIN DE ACCIDENTES E

VERSIN:
INCIDENTES DE TRABAJO
FECHA:________________________

Golpe por vehculo en movimiento

Exposicin a, o contacto con, substancia peligrosa

Accidente de trnsito
Lesin por animal

Lesin con herramienta manual

Asalto por un persona

Cada, resbalada en mismo nivel

Exposicin a explosin

Contacto con electricidad o descarga elctrica

Asfixia o ahogo

lesin por manipulacin

Lesin alzando o cargando

Colapso de algo

Otro

Golpe algo fijo o estacionario

Objeto o sustancia con la que hubo lesin :

Medio Ambiente - impacto en
Impacto en
Aire
Suelo
Agua

Comunidad

Propiedades:
Impacto en
Equipo

Otro

Edificio

Flora

Fauna

Comentarios:
Parte del cuerpo humano afectada
Manos
Mueca/Brazos
Pie

Ojos
Espalda
Pierna

Cara
Pecho

Cabeza
Otro

Descripcin de la lesin:
Accin inmediata
tem

Accin

Persona

Empresa

Fecha

Anlisis del accidente/incidente

Severidad del evento
1 Catastrfico

2 Serio

3 Moderado

4 Preocupante

5 Mnimo

Causas Inmediatas:
Seleccione mximo 3 Condiciones Subestndar y Prcticas Subestndar
Condiciones Subestndar

Accin Subestndar

Guarda/cerca inadecuada

Operando equipo sin autoridad

Equipo protectivo incorrecto

Entrenamiento inadecuado

Enclavamiento/sealizacin inadecuado (LOTO)

En apuro

Sealizacin de prevencin inadecuada

Broma (horseplay)

Herramientas, equipos, materiales defectuosos

Inhabilitacin de dispositivo de seguridad

Substancias peligrosas

Uso inapropiado equipos de proteccin personal

Condiciones ambientales peligrosas

Influencia de alcohol / droga

Pobre cuidado, mantenimiento, orden

Uso incorrecto de herramientas/equipos

Iluminacin inadecuada

Levantamiento/izaje inapropiado

Sistema inadecuado de advertencia

Utilizando equipo defectuoso

Otro - explique

Otro - explique

GESTIN DE RECURSOS HUMANOS

CDIGO:
FECHA:

REPORTE DE INVESTIGACIN DE ACCIDENTES E

VERSIN:
INCIDENTES DE TRABAJO
FECHA:________________________
Causas Bsicas (Seleccione mximo 3 factores personales y laborales que pudieron ser la causa)
Factores de conocimiento
Factores motivacionales
Induccin inadecuada

Tratando de ahorrar tiempo o esfuerzo

Instruccin inicial inadecuada

Frustracin

Entrenamiento inicial inadecuado

Ejemplo inadecuado del supervisor

Prctica inadecuada

Retroalimentacin inadecuada sobre desempeo

Entrenamiento de actualizacin inadecuado

Inadecuado refuerzo a la conducta adecuada

Falta de entrenamiento : "coaching"

Presin de compaeros

Falta de experiencia

Incentivos de produccin

No aplica

No aplica

Factores fsicos

Factores fsicos

Fobias o miedos

Cargas conflictivas

Deficiencia auditiva

Solicitudes conflictivas

Incapacidad para comprender

Sobre carga emocional

Tamao, peso, resistencia inadecuado

Exigencia extrema de concentracin/percepcin

Coordinacin pobre

Fatiga por carga o velocidad mental

Juicio pobre

Preocupacin por problemas

Sensibilidad sensorial (temperatura, sonido, etc.)

Monotona o rutina

Alergia

No aplica

visin deficiente
No aplica
Factores de ingeniera

Estndares de trabajo

Consideracin de factores ergonmicos

Inadecuada comunicacin e normas

Evaluacin de la exposicin a prdida

Inadecuado desarrollo de normas

Evaluacin inadecuada de cambios

Normas inadecuadas de mantenimiento

Seguimiento inadecuado de la construccin

No aplica

Normas, especificaciones o criterios inadecua

dos de diseo
No aplica
Factores de liderazgo y supervisin

Factores de mantenimiento

Poltica, procedimientos y prcticas inadecuadas

Extensin impropia del tiempo de vida

Objetivos, metas y normas conflictivas

Carga o tasa de uso inadecuada

Inadecuada retroalimentacin del desempeo

Inspeccin/seguimiento inadecuado

Instrucciones, induccin , entrenamiento

Uso previsto inadecuado

Medicin y evaluacin del desempeo

Mantenimiento preven inadecuado-ajuste/ensamble

Suministro de documentos, directrices, requisitos

Mantenimiento preventiv inadecuado -evaluacin de necesidades

Responsabilidades poco claras o conflictivas

Mantenimiento preventivo inadecuado - limpieza

Relaciones jerrquicas conflictivas

Mantenimiento prevent inadecuado- Comunicacin de necesidades

Programacin del trabajo

Mantenimiento inadecuado - Lubricacin y servicio

No aplica

Reparacin inadecuada - comunicacin de necesidades

Reparacin inadecuada - sustitucin de partes
Reparacin inadecuada - programacin del trabajo
Uso por parte de personal no calificado/entrenado
Uso para propsito equivocado
No aplica

Factores de compra

Factores en herramientas y equipos

Manejo inadecuado de materiales

Evaluaciones de necesidades y de riesgos

Almacenamiento inadecuado de materiales

Consideraciones de ergonoma/factor humano

Transporte inadecuado de materiales

Ajuste/reparacin/mantenimiento inadecuado

Comunica inadec requisitos segurid, salud, ambiente

Disponibilidad insuficiente

Identificacin inadecuada de riesgos

Retiro/reemplazo inadecuado de tems

Moto o ruta inadecuada de transporte

Cuidado inadecuado

Recepcin, inspeccin, aceptacin inadecuadas

Especificaciones / normas inadecuadas

Especificaciones inadecuadas en la requisicin

No aplica

Provisin de especificaciones en la requisicin

Investigacin sobre materiales/equipo
No aplica

Comentarios
METODOLOGIA DIAGRAMA DE ESPINA DE PEZCADO

MATERIALES

MAQUINARIA

CAUSAS

MANO DE OBRA

EFECTO

GESTIN DE RECURSOS HUMANOS

CDIGO:
FECHA:

REPORTE DE INVESTIGACIN DE ACCIDENTES E

VERSIN:
INCIDENTES DE TRABAJO
FECHA:________________________

HUMANO

CAUSAS

METODOS

EFECTO

MEDIO
AMBIENTE

GESTIN DE RECURSOS HUMANOS

CDIGO:
FECHA:

REPORTE DE INVESTIGACIN DE ACCIDENTES E

VERSIN:
INCIDENTES DE TRABAJO
FECHA:________________________
Anlisis y gestin de riesgos
Evaluacin de riesgos - peor escenario que pudo haber ocurrido
Severidad
Probabilidad de recurrencia

Catastrfica
Frecuencia

Seria
Ocasional

La actividad requera anlisis de riesgo

Est disponible el anlisis de riesgo?
Se cumpli el anlisis de riesgos?
Se revis el anlisis de riesgos?

Moderada
Poco frecuente

La actividad requera mtodo de trabajo

Hay mtodo de trabajo escrito?
Se cumple el mtodo de trabajo escrito?
Se revis el mtodo de trabajo escrito?
Lesin

Lesin menor

Lesin incapacitante

Primeros auxilios
Comentarios

Fatalidad

Das Perdidos
Das Perdidos

Estimados
(Anexar la incapacidad)

En caso de lesin incapacitante:

Se hizo visita a empleado en su domicilio
Hubo visita mdica/hospital
Versin o entrevista con trabajadores - anexe hojas si se requiere

Trabajador
Nombre :
Firma
Identificacin:

Testigos:

Elementos de proteccin personal que estaba utilizando:

Parte del
cuerpo

Elemento

Tipo

Marca

Especificacin

Nota

Conclusiones
Costo esperado

Comentarios

Hombres da
Plan de Accin

Preventiva

Correctiva

Responsable del seguimiento:

tem

Accin

Leccin Aprendida

Responsable

Fecha Divulgacin

Controles sugeridos para ser reforzados por la Direccin

Fijar normas
Supervisin
Comunicacin
Informacin
Entrenamiento
Comentarios

Fecha Lmite

Competencias

Trabajo en equipo

Asesora
Identificacin peligro
Evaluacin riesgo
Procedimiento

Promocin de Seguridad
Vigilancia de la salud
Recursos
Auditora /inspeccin

GESTIN DE RECURSOS HUMANOS

CDIGO:
FECHA:

REPORTE DE INVESTIGACIN DE ACCIDENTES E

VERSIN:
INCIDENTES DE TRABAJO
FECHA:________________________
PREPARADO POR - COMIT INVESTIGADOR
Nombre
Cargo
Firma
Sitio
Empresa
Grupo de investigacin Accidente de Trabajo

Jefe Inmediato y/o supervisor Representante del COPASS

Nombre
Nombre
C.C.
C.C.
Cargo
Cargo

Director QHSE
Nombre
C.C.
Cargo

Representante de la Direccin
Nombre
C.C.
Cargo
Grupo de investigacin Accidente Ambiental

Director de Calidad
Nombre
C.C.
Cargo

Encargado del centro de trabajo

Nombre
C.C.
Cargo

Experto en Impactos Ambientales

Nombre
C.C.
Cargo

FORMARO REVISION POR LA DIRECCION

ACTA DE REVISION POR LA DIRECCIN No.
Hoja
FECHA REVISIN:

PERIODO REVISADO:

Cargo

PARTICIPANTES
Nombre

Firma

TEMAS TRATADOS Y DECISIONES TOMADAS

TEMA Y ANALISIS
DECISIONES
RESULTADOS CONSOLIDADO DE AUDITORIAS INTERNAS Y
EXTERNAS
Observaciones
INFORME DE QUEJAS Y RECLAMOS
Observaciones
EVALUACIN DE LA SATISFACCIN DEL CLIENTE
Observaciones
REPORTE DEL ESTADO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS Y
PREVENTIVAS
Observaciones
DESEMPEO DE S Y SO DE LA ORGANIZACIN
Observaciones
ESTADO DE LAS INVESTIGACIONES DE INCIDENTES,
ACCIONES CORRECTIVAS Y ACCIONES PREVENTIVAS
Observaciones
REPORTE DE CAMBIOS QUE PODRAN AFECTAR EL
SISTEMA
Observaciones
VERIFICACION DE COMPROMISOS ADQUIRIDOS EN REVISIONES ANTERIORES
COMPROMISO REVISADO
RESULTADO ENCONTRADO
ACCION A SEGUIR
No.
Acta
1

Cumplido

Registro asociado a las responsabilidades de la Direccin Diseado por: Mara del Rosario Velsquez R.

Cumplido

Se cumpli segn lo esperado

No.

COMPROMISOS ADQUIRIDOS EN LA PRESENTE REUNION

OBSERVACIONES Y CONCLUSIONES

Registro asociado a las responsabilidades de la Direccin Diseado por: Mara del Rosario Velsquez R.

RESPONSABLE

FECHA

2016
TEMA

ACTIVIDAD

METODOLOGIA

Enero

Febrero

Marzo

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 5

Sensibilizacion

Charla de enfoque hacia la calidad, mejoramiento

continuo y sistemas de Gestin Integral

Sensibilizacin y
capacitacin

Diagnstico y
Encuadre

E
Capacitacin norma ISO
Charlas teorico-prcticas de construccin conjunta
9001:2008y OHSAS
para definir cada uno de los elementos
18001:2007

Diagnosticos y
levantamiento de
informacin

Levantamiento de informacin con los mIembros

cabezas de las principales actividades

reunin de encuadre
estratgico

Reunin con le gerencia y los representantes del

sistemas

E
P
E

Poltica Integral y
Responsabilidades
Objetivos; indicadores,
de la direccion
alcance, exclusiones

Estructura
Pharmaceutical
Health S.A.

Grupo directivo
Grupo directivo

P
E

Estructura
Organizacional

Definicin del organigrama

Funciones y
responsabilidades
(manuales)

Basandose en la estructura organizacional, el mapa

de procesos, las caracterizaciones y los
procedimientos, se contruyen los manuales de
funciones.

Procesos, secuencia e
interaccin (mapa)

Taller con grupo directivo en el cual se tratan los

conceptos necesarios para definir los procesos y
crear el mapa de procesos.

Caracterizaciones de
procesos

Taller con equipo de trabajo en el cual se tratan los

conceptos basicos de la caracterizacion y
elaboracion de primeros borradores para los
procesos establecidos en el Mapa de proceso

Elaboracin de
procedimientos y
registros de procesos

Partiendo de las caracterizaciones y del formato

establecido para procedimientos, se elaboraran los
procedimienos requeridos y ajustados a los
requisitos de las norma ISO 9001

P
E
P
E
P
E
P
E
P
E
P

Manual de Calidad

recopilacion de documentos para su creacion

Identificacion de
requisitos legales,
enfoque al cliente y
requisitos y necesidade
del paciente

Partiendo de los requisitos legales en Salud

Ocupacional y seguridad en el trabajo y requisitos
del ministerio de Salud y entidades relacionadas se
montara matriz legal.

Procedimientos
obligatorios (6)

Aclaracion de requsitos de la norma ISO 9001:2008

revision y ajuste de procedimientos existentes.
ESTO TODAVIA APLICA

Identificacion de
peligros, valoracin de
riesgos

Aclaracion de requsitos de la norma OHSAS

18001:2008 revision y ajuste de procedimientos
existentes.

Investigacion de
incidentes

Aclaracion de requsitos de la norma OHSAS

18001:2008 revision y ajuste de procedimientos
existentes.

Aclaracion de requsitos de la norma OHSAS

Preparacion y respuesta
18001:2008 revision y ajuste de procedimientos
ante emergencias
existentes.

E
Procesos y
documentos

De acuerdo a la estructura organizacional y a los

Competencias
manuales de funciones, se estableceran las
(Definicin y evaluacin) competencias por cargo y se diseara un formato
de evaluacion.

Competencias

Programa de
capacitacin

Capacitacin de
auditores integrales

Evaluado el personal, se establecer al programa de

desarrollo de competenicas para Pharmaceutical
Health S.A.

Curso de capacitacion teorico prctico

P
E

E
P
E
P
E
P
E

Auditorias internas

Acompaamiento al grupo auditor en la ejecucion

de auditorias

P
E

Medicin, anlisis y
mejora
Indicadores de gestin

Definicin y seguimiento de Indicadores de

objetivos, procesos, evaluacin de proveedores

P
E

Responsabilidad de
Revision por la direccion Explicacion y desarrollo de la revision por la
la direccion
direccion

Definir ente certificador

P
E
P
E

Certificacion
Auditoria de Certificacion

P
E

P = programado
E = Ejecutado

Responsable: CONSULTORES ASOCIADOS HSEQ

Abril

Mayo

Junio

Julio

Agosto

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4 1 2 3 4