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ADMINISTRADOR
La primera vez que acceda al programa, Aguapey le pedir que se identifique con un
nombre y una clave de operador. Automticamente el software reconocer al primer
operador como administrador, otorgndole permisos para acceder a todos los mdulos.
Este podr incorporar a travs del men de claves a otros operadores asignndoles los
permisos que considere convenientes.
Instalacin Multiusuario o en Red
Si Aguapey va a funcionar en red deber procederse del siguiente modo:
En el servidor: Verifique la existencia del cableado y funcionamiento de la red.
2. Instale Aguapey (ver Aguapey monousuario)
3. Defina en esa mquina la unidad de disco a la que se le van a asignar las bases de
datos (por ejemplo G:).
Nuevos Operadores
Dentro del men CLAVES; el administrador, es decir, la persona que instal el software,
ser la primera persona habilitada para generar nuevos operadores. El administrador es
la persona autorizada a conceder permisos a los dems operadores. Generar los
permisos que crea convenientes para cada uno de ellos. Haciendo clic en Nuevo
operador le pedir al nuevo operador que introduzca un nombre y una clave. Recuerde
que la clave de cada operador es secreta y no debe proporcionrsela a ninguna otra
persona.
Los permisos habilitan al operador en el uso de los distintos mdulos y ciertas funciones
que, por ser delicadas, se incluyen separadamente. Si, por ejemplo, se habilita una
mquina para la consulta de los usuarios, es decir alumnos y docentes que concurren a
la biblioteca, se podr ingresar un nombre y una clave conocida por todos, por ejemplo
alumno alumno. Al habilitar los permisos se tildar slo la opcin del OPAC. Con esto
evitaremos que los usuarios ingresen a mdulos desde donde se podra alterar la
informacin registrada.
Cambiar de Operador
La creacin o modificacin de registros incluir automticamente el nombre del operador
que gener o edit ese registro. Por eso, es muy importante que al iniciar una sesin de
trabajo estando el programa abierto, cambie de operador y se registre bajo su nombre y
clave. Para cambiar de operador, debe hacer clic en la opcin Cambiar de operador
que se habilita desde el men Claves.
Foro y Actualizaciones
Aguapey es un software que est sujeto a constantes actualizaciones y mejoras. Existe
un foro de la BNM donde se pueden bajar estas actualizaciones adems de consultar e
intercambiar experiencias con colegas y personal de la BNM.
Foro:
http://www.bnm.me.gov.ar/redes_federales/foros/viewforum.php?
f=6&sid=fdedc2538d522d938fa5291cc01e09bc
Para instalar dicha Actualizacin, debe tener cerrado el programa Aguapey y tener
instalado en la computadora un programa de descompresin de archivos (por ejemplo el
winrar que se puede bajar gratis desde www.winrar.es).La informacin que pudiera tener
registrada en su base de datos no sufrir alteraciones. De todas formas, siempre es
recomendable hacer backups antes de actualizar el sistema.
Configuracin
Antes de comenzar a trabajar con Aguapey es necesario establecer algunos parmetros:
Las cuatro primeras celdas refieren a la ruta de cada una de las bases de datos de
Aguapey. Aguapey genera tres bases de datos: una bibliogrfica (que incluye los datos
de todos los documentos ingresados), una de prstamos (que indica qu material se ha
prestado, cundo debe devolverse, etc.) y una de usuarios (que incluye los datos de los
que estn autorizados para solicitar prstamos). La base de Especificaciones delimita
los campos, indicadores y subcampos de MARC21 que son utilizados en la hoja de carga
del Aguapey. Si quisiera trabajar en entorno multiusuario (Aguapey multiusuario) es
necesario cambiar la ruta para indicar la unidad que corresponda.
Si la cantidad de das de prstamo determinada es siempre la misma para cualquier tipo
de material, se consignar el nmero de das en la celda correspondiente. Si esta
cantidad de das se aplica a la mayora de los materiales pero no a todos, es conveniente
tildar la opcin Modificable por el operador para que ste pueda cambiar el dato en la
celda Das de prstamo. La opcin Das de suspensin por cada da de retraso
especifica la cantidad de das que, por defecto, el sistema inhabilitar a un usuario
segn el retraso en el que haya incurrido al devolver un documento. En la configuracin
tambin se podr habilitar la opcin para imprimir boletas de prstamos, boletas de
devolucin y, adems, seleccionar el encabezado de dichas boletas.
Sistema de Clasificacin
Antes de comenzar a cargar los registros, seleccione qu tipo de sistema de clasificacin
se utiliza en la biblioteca. Por defecto, aparecer tildada la opcin CDD , si por el
contrario usa CDU marque la opcin correspondiente. Si no usa ninguno de los sistemas
mencionados, deje la opcin tildada por defecto.
Inventario
Es preferible que la opcin que impide cargar inventarios duplicados est tildada, lo que
nos asegurar no tener dos documentos con el mismo nmero. La siguiente opcin
permite generar inventarios automticamente. El uso de esta opcin debe ser muy
cuidadoso debido a que se podran generar inventarios errneos. Recuerde que deber
Guardar Cambios antes de cerrar la ventana para que los mismos sean efectivos.
Mdulo Catalogacin.
Bsquedas
Esto le permitir ejecutar una bsqueda para verificar si el material a ingresar ya fue
registrado con anterioridad. Por defecto siempre se ver el ltimo registro cargado en la
base de datos.
Tipos de bsquedas
Bsqueda Asistida
Bsqueda Experta
Bsquedas Anteriores
Bsquedas Especiales
Bsqueda Asistida
Operadores Booleanos
Operador
puntos de acceso.
Operador
permite recuperar todos los registros que contienen cualquiera de
los puntos de acceso.
Operador
permite recuperar todos los registros que contienen el primer punto
de acceso pero no el segundo.
Truncamientos
Si la opcin est tildada se recuperarn todos los trminos que inicien con la raz tipeada
en las celdas. Es decir, si se registra en la celda vaca la palabra EDUCA, se recuperarn
todos los trminos que comiencen con dicha palabra, por ejemplo: EDUCA, EDUCAR,
EDUCACION, EDUCATIVO, EDUCACIONAL, etc. Si la bsqueda debe ser exacta, se quitar
la marca en Truncar trminos.
Bsqueda Experta
Para ejecutar una bsqueda experta es necesario conocer los smbolos que representan
a los operadores booleanos y el prefijo del campo o subcampo sobre el que se realizar
la bsqueda. Este tipo de bsqueda es conveniente cuando se realiza una consulta que
incluyams de cuatro puntos de acceso.
Operadores Booleanos
* = AND
+ = OR
^ = NOT
0: nombre
3: nivel
A: entidad
8: soporte
T: ttulo
H: tema
5: trmino controlado
I : inventario
6: trmino propuesto
S: signatura
2: congreso
E: editorial
K: coleccin
L: idioma
P: cualquier campo
V: fecha
Por ejemplo:
En la celda de bsqueda experta se escribir el prefijo seguido de dos puntos y
luego la expresin de bsqueda.
Por ejemplo, si se desean recuperar 6 nmeros de inventarios en una sola
bsqueda la sentencia resultante
sera la siguiente:
Bsquedas Especiales
Las bsquedas especiales buscan registros que no contengan datos, es decir, registros
vacos. Un registro vaco es aquel que nunca ha tenido informacin incorporada,
mientras que un registro borrado ha tenido informacin en algn momento y se ha
decidido borrarlo por algn motivo.
Registro Vaco
Registro Borrado
Formato ISBD
Formato Etiquetado
Barra de Herramientas
En la barra superior y de izquierda a derecha, los conos indican las operaciones que
podrn ejecutarse a partir de esta solapa.
Soportes
Recursos electrnicos.
Material cartogrfico.
Material visual.
Publicaciones peridicas.
Botn de Usuario
Analticas
La hoja de analticas es comn para todos los soportes. Al hacer clic sobre la letra A,
aparecer un cuadro con opciones:
Si desea realizar varias analticas de un mismo tem, siempre edite el registro mayor y
genere nuevamente una analtica desde all, caso contrario sern siempre analticas
de analticas. Nunca duplique ni importe registros analticos. Si puede optar entre
analticas y notas de contenido, prefiera estas ltimas. Reserve las analticas slo
para publicaciones peridicas y recuerde no duplicarlas ni importarlas.
Transformar este registro en una analtica de otro registro
Permite crear una analtica de un registro que se ha ingresado como monografa. Es
decir, si se ha querido crear una analtica pero no se hizo clic sobre el cono de
analticas, se habr creado un registro monogrfico sin conexin con otro registro.
Para proceder a crear una analtica mediante esta opcin es necesario conocer el MFN
del registro madre.
Ver las analticas de este registro
Permite seleccionar las analticas que deseen editarse. En primer lugar se
seleccionar una analtica a partir de la tabla que incluye los MFN y luego se
presionar Proceder.
Tablas
Tablas Fijas:
A la derecha de la celda, la flecha descendente indica que existe una tabla asociada a
ese campo o subcampo y que a partir de ella se deber seleccionar la opcin
correspondiente. Si se escribe sobre la celda, se grabar esa informacin pero no se
incluir en la tabla, es decir no se podr recuperar como punto de acceso.
Tablas Variables:
En algunos campos y subcampos es posible activar este tipo de tablas.
Estas tablas permiten ahorrar tiempo de tipeado y llevar un control de autoridades.
Con slo escribir la primera letra que se incluir en un subcampo y apretando la tecla
F3 se activa la tabla que mostrar el diccionario a partir de los caracteres tipeados.
o F7
La repetibilidad de un subcampo se ejecuta al hacer clic sobre la tabla de subcampos.
Si el subcampo no es repetible, aparecer una leyenda indicndolo.
Campo No Repetible
borrar ocurrencias, bastar con hacer clic con el botn derecho sobre la ocurrencia
que quiere eliminarse y seleccionar la opcin Borrar ejemplar.
Eliminacin de Subcampos
Un subcampo se puede eliminar haciendo clic sobre su etiqueta.
Backups.
Conversiones y migraciones.
bsqueda,
ordenados
Cuando el archivo
desperfecto.
invertido
se
ha
alterado
como
consecuencia
de
un
Los problemas con el archivo invertido suelen hacerse evidentes cuando en las tablas
de diccionario que surgen al presionar F3, un trmino aparece repetido muchas veces,
o no aparece ningn trmino, o varios trminos que deberan aparecer no aparecen.
Reorganizar la base
Este procedimiento permite compactar el tamao de la base de datos. Cuando los
registros de una base sufren muchas modificaciones, el tamao de la base puede
crecer injustificadamente. Esta operacin puede realizarse a grandes intervalos, por
ejemplo: anualmente.
Vaciar la Base
Borra todos los registros de la base de datos indicada. Antes de comenzar a trabajar
sobre las bases de datos de una institucin, debern vaciarse las tres bases de datos
(Bibliogrfica, Prstamos y Usuarios) que Aguapey incluye con registros de muestra.
Desbloquear la base
Cuando Aguapey funciona en red produce bloqueos en la base y sus registros (para
evitar accesos concurrentes indeseados). En caso de que algn usuario sale
abruptamente del programa (debido a un corte de luz, un error del sistema, etc.) la
base queda bloqueada y se debe usar esta opcin para desbloquearla. Si con esta
funcin no basta, deber probar con las opciones arreglolibros, arreglopresta,
Arreglousua.
Backups
Permite generar copias de resguardo para recuperar las bases ante cualquier
inconveniente. Conviene realizar al menos un backup en la computadora y otro en
alguna memoria perifrica.
Al tildar la opcin Realizar backups diarios automticos, el programa realizar
todos los das, un backup de las bases de datos la primera vez que se cierra una
sesin durante el da. El mismo se almacenar en la carpeta BACKUPS dentro de la
carpeta Aguapey del disco rgido. Los nombres de las carpetas con backups que crea
el sistema corresponden al cdigo ISO de la fecha en que se realiz, es decir
AAAAMMDD. Es conveniente eliminar peridicamente backups innecesarios. Qudese
slo con el ms actual.
Si la opcin no estuviera tildada, deber generar backups cuando lo crea oportuno
sobre la base de datos seleccionada. Para guardarlo en el disco rgido presione
Realizar Backup rpido en disco, y para guardar el backup en alguna memoria
perifrica, presione Realizar Backup en diskette y elija la opcin Backup en: con
la extensin de la memoria perifrica seleccionada como destino.
Para restaurar un backup se deber seleccionar qu base de datos se quiere restaurar
(Bibliogrfica, de Prstamos o de Usuarios), hacer clic sobre la opcin Restaurar de
Backup Rpido y luego deber buscar el archivo en la carpeta correspondiente.
No es necesario rescatar todos los archivos de estas carpetas, slo aquellos donde
hemos determinado que se almacenarn los datos (Configuracin de algunos
parmetros). Los backups automticos slo rescatan dos archivos de cada base,
aquellos que tienen las extensiones .mst y .xrf. As, la base marc hace backups de los
archivos marc.mst y marc.xrf, la base presta de presta.mst y presta.xrf y la base usua
de los archivos usua.mst y usua.xrf.
Los archivos .xrf y los .mst son tiles para recuperar las bases en caso que sea
necesario. Bastar con copiar estos seis archivos y pegarlos en alguna carpeta para
hacer un backup. La misma carpeta backups puede servir para eso o bien otra carpeta
fuera de Aguapey e, incluso, en un pendrive, un disquete, etc. Tambin pueden
enviarse por mail estos archivos, lo que generara un backup virtual.
Una vez definida la ubicacin de los archivos, deben buscarse los mismos para
salvaguardarse. Como se vio, seran seis: marc.mst, marc.xrf, presta.mst, presta.xrf,
usua.mst y usua.xrf. Los dos primeros provienen de la carpeta marc, los siguientes de
la carpeta presta y los ltimos de la carpeta usua. Entrando en cada carpeta,
entonces, seseleccionan los archivos deseados haciendo un solo clic en ellos y luego,
con el botn derecho, se elige la opcin Copiar.
Una vez seleccionados los archivos a copiar, debe volver a la unidad de destino
definida previamente para almacenar los backups y, all, con el botn derecho, la
opcin Pegar, dejando as los archivos seleccionados en dicha unidad. Tras
restaurar un backup, debe recordar regenerar el archivo invertido en la solapa de
utilitarios.
As, se pueden resguardar las bases en una forma distinta y ms efectiva que la
automtica. Si se opta por la solapa de utilitarios, recuerde revisar la carpeta de
backups para asegurarse que los archivos se han salvado correctamente. Esta ltima
forma de generar backups, aunque es en apariencia un poco ms complicada, es la
ms recomendable y segura.
Conversiones y Migraciones
Una vez que se han indicado los parmetros necesarios, el programa solicitar el
dispositivo y/o directorio donde almacenar el archivo de salida o desde donde se
importarn los datos.
Un mensaje de confirmacin aparecer en pantalla.
Exportacin
Importacin
Un contador indicar a partir del ltimo MFN los nuevos registros que se van
generando. Al finalizar, el programa le indicar que la operacin ha sido completada.
Recuerde luego, Regenerar archivo invertido de su base bibliogrfica.
Esto se hace automticamente, uno debe limitarse a esperar que el programa recorra
la totalidad de la base y ponga las secuencias en su lugar.
Si bien son menos comunes, estos errores tambin pueden ocurrir en las bases de
prstamos y usuarios. Por eso existen archivos arreglo presta y arreglo usuario en las
carpetas presta y usua del Aguapey. Estos archivos solucionan, en forma sencilla, una
importante cantidad de fallas que pueden surgir. De todas formas, no est de ms
recordar la importancia de hacer backups peridicos y la pantalla de utilitarios con la
regeneracin de archivo invertido y desbloquear las bases como instancias previas a
la utilizacin de este archivo.
Los conos de la barra de herramientas cumplen con las mismas funciones que se han
explicado para la solapa de Edicin del mdulo de Catalogacin. Esto es: crear un
nuevo registro, grabar el registro, borrar el registro actual, duplicar el registro o
deshacer los cambios introducidos a partir de la ltima vez que se grab el registro. El
cartel Habilitado (en color azul) o Suspendido (en color rojo) indica la condicin
del usuario para el prstamo del material. Haciendo clic sobre esa leyenda podr
suspender o habilitar al usuario indicando, en el caso de la inhabilitacin el programa
le pedir que introduzca la fecha (da/mes/ao) en que expirar la suspensin y el
motivo.
El cono que aparece abajo a la derecha permite acceder al Historial del usuario para
conocer el registro de prstamos. El mismo puede imprimirse haciendo clic en el cono
de impresora que surge en la ventana de historial, lo que puede resultar til para
emitir comprobantes de libre deuda de los usuarios.
Prstamos
Al hacer clic sobre Prestar aparece una celda en la cual se pueden buscar usuarios
por apellido o nmero de documento. Una vez seleccionado, se habilitar una celda en
la cual se podrn buscar los documentos a prestar por nmero de inventario.
Si apareciera una leyenda indicando que no est permitido prestar ese tem, no
se podr efectuar el prstamo de ese material debido a que el catalogador ya lo
ha definido como No disponible para el prstamo en la edicin de ese registro.
Renovaciones
Al hacer clic en el botn renovar e ingresar el nmero de inventario se puede fijar una
nueva cantidad de das por la que el documento estar en prstamo. Tambin es
posible generar la renovacin desde el botn Prestar; tras buscar al usuario y hacer
clic sobre el documento prestado, el sistema preguntar si uno desea devolver el
prstamo. Si selecciona No, preguntar si desea renovar. De ser as, el programa
preguntar por cuntos das desea realizar la renovacin.
Devoluciones
Haciendo clic sobre el botn Devolver se puede registrar la devolucin a partir del
ingreso del nmero de inventario del documento. Tambin es posible generar la
devolucin habiendo buscado al usuario y haciendo un clic sobre el documento a
devolver en la opcin Prestar. Un mensaje de confirmacin de la operacin aparecer
en pantalla.
Estadsticas
Al hacer clic sobre el botn Estadsticas, podr conocer la cantidad de prstamos
que se realizaron en el mes y el tipo de usuario que los registraron. El operador tiene
la posibilidad de imprimir estas estadsticas. El mdulo de estadsticas mejora estos
datos.
Morosos Hoy
El listado de morosos permite llevar control sobre los documentos no devueltos. Se
ordena por nmero de inventario e incluye adems los datos de signatura topogrfica,
ttulo, nombre del usuario, nmero de documento del usuario, fecha en que expir el
prstamo y fecha en que se efectu el prstamo. El bibliotecario tiene la opcin de
imprimir este listado y de actualizarlo mediante el botn "Regenerar ndice". Tambin
puede tildar la opcin Prestados hoy, para ver o imprimir los prstamos del da.
OPAC
(Catlogo de Acceso Pblico en Lnea)
Permite a los usuarios realizar las bsquedas sobre la totalidad de los soportes
existentes o especficamente por cada uno de ellos.
La bsqueda se ejecutar a partir de los trminos ingresados por el usuario. Es
importante aclarar que se pueden hacer bsquedas combinadas que incluyan todas
las palabras de la expresin de bsqueda. Los trminos se escribirn separados por
un espacio, sin ningn operador lgico interpuesto (el sistema interpretar el espacio
en blanco como un AND). Las bsquedas se realizan automticamente sobre los
campos recuperables (equivale a una bsqueda por Cualquier campo). El resultado de
la expresin de bsqueda puede recorrerse mediante la barra superior del cuadro de
visualizacin.
En principio, los trminos no pueden recuperarse en forma truncada, es decir que
habra que buscar las palabras enteras. Sin embargo, si despus del trmino que se
quiere buscar se utiliza el signo $, se recuperarn trminos truncados.
Por defecto, el programa buscar esta base de datos en la unidad D:/, motivo por el
cual, la primera vez que ingrese al programa de CxC, un cartel advertir No existe la
base de datos. Haga un clic en Aceptar.
Al hacer clic sobre Marc se abrir otra ventana con el registro en formato Marc. Al
final del registro aparece la indicacin que permite copiar el registro.
Una vez incorporado el registro a nuestra base de datos nos aparece la siguiente
ventana:
La segunda opcin es Guardar, al hacer clic sobre ella se abrir un cuadro para la
descarga del archivo. Esta opcin puede utilizarse si quiere tener una copia del
registro en formato .iso o no cuenta con conexin a internet en la computadora en
que se instal Aguapey. En ese caso, podr guardar el registro en una memoria
perifrica (pendrive, disquete, inclusive enviarlo por mail). No es necesario cambiar el
nombre y no se debe cambiar la extensin de dichos archivos.