Manual de Archivo

Elaborado por:
Mara Fernanda Da Silva

Caracas, abril de 2013

GERENCIAMOS LA INCLUSIN

TABLA DE CONTENIDO
Introduccin3
1. Definiciones..4
2. Acervo documental de la FEGS....7
2.1 Archivos de Gestin.....7
2.1.1 Documentacin Activa........7
2.2 Depsito...17
2.3 Personal encargado...19
2.4 Fases del Tratamiento Documental.....20
2.4.1 Produccin...20
2.4.2 Organizacin....23
2.4.3 Valoracin....31
2.4.4 Transferencia...33
2.4.5 Desincorporacin43
Fuentes consultadas..46

INTRODUCCIN
La Fundacin Escuela de Gerencia Social, como organizacin pblica
venezolana

que

promueve

la

gerencia

social

mediante

actividades

de

investigacin, capacitacin, asistencia tcnica y difusin de informacin en el

marco de la Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela, genera
documentos que adems de ser patrimonio nacional, son una herramienta
imprescindible para dar testimonio de dichas actividades, cuyo enfoque principal
es afianzar la gestin pblica social en Venezuela.
Los documentos de la institucin permiten el acceso a informacin precisa
acerca de productos, transacciones y actos administrativos. Adems sirven para
verificar

proyectos

anteriores,

cumplidos

pendientes,

llevar

cabo

investigaciones, tomar decisiones rpidas, responder a trmites y demandas de

orden legal, administrativo o fiscal, y por ltimo, pero no menos importante,
satisfacen el derecho al acceso a la informacin de los ciudadanos, segn lo
contemplado en nuestra Constitucin.
En el presente Manual de Archivo, se especifican los procedimientos que
corresponden a las fases del tratamiento documental que requieren los
documentos de la FEGS para su produccin, organizacin y conservacin. Est
estructurado en diez temas que servirn de apoyo para la gestin documental en
la institucin, y estn orientados al personal designado para llevar a cabo dicha
labor.

1. DEFINICIONES
Documento
Un documento es un testimonio material de un hecho o acto realizado en el
ejercicio de sus funciones por instituciones o personas fsicas, jurdicas, pblicas o
privadas, registrado en una unidad de informacin en cualquier tipo de soporte
(papel, cintas, discos magnticos, fotografas, etc.) en lengua natural o
convencional. Es el testimonio de una actividad humana fijada en un soporte.
Los documentos pblicos administrativos son el soporte en el que se
materializan los distintos actos de la Administracin Pblica, es decir, la forma
exterior de dichos actos. Suelen integrase en expedientes, que son el conjunto
ordenado de documentos que materializan actuaciones secuenciales de la
Administracin, encaminadas a la resolucin de un asunto.
Archivo
En el Decreto N 6.217, con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgnica de la
Administracin Pblica, publicada en la Gaceta Oficial N 5.890 Extraordinario de
fecha 31 / 07 / 2.008, en su artculo N 143, se establece que se denomina como
rgano de archivo, al ente o unidad administrativa del Estado que tiene bajo su
responsabilidad

la

custodia,

organizacin,

conservacin,

valoracin,

desincorporacin y transferencia de documentos oficiales sea cual fuere su fecha,

forma y soporte material, pertenecientes al Estado o aquellos que se derivan de la
prestacin de la prestacin de un servicio pblico.
Antonia Heredia especifica que un Archivo es uno o ms conjuntos de
documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en
un proceso natural por una persona o institucin pblica o privada en el transcurso
de su gestin, conservados, respetando aquel orden, para servir como testimonio
e informacin para la persona o institucin que los produce para los ciudadanos o
para servir de fuentes de historia.

Archivo de Gestin
De acuerdo de lo planteado por el GITAA, dentro del ciclo vital de los
documentos, es el Archivo de la oficina que rene su documentacin en trmite o
sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por las mismas oficinas.

En el Manual de Normas y Procedimientos Archivsticos de la Universidad

Pblica de Navarra, se establece que el Archivo de Gestin integra al Sistema
Archivstico en la etapa inicial o activa del ciclo de vida de los documentos. En
ellos se conservan los documentos recibidos o generados por la actividad de la
propia unidad mientras dure la tramitacin de los asuntos a que hace referencia.

Archivo Central
Para las autoras Espaolas M Dolores Carnicer y M Luisa Conde
Villaverde, el Archivo Central es el encargado de coordinar y controlar el
funcionamiento de los distintos archivos de oficina y rene los documentos
transferidos por los mismos, una vez finalizado su trmite y cuando su consulta no
es constante.
Dentro del ciclo de vida de los documentos, el Archivo Central es el
encargado de dictar polticas archivsticas, coordinar, dirigir y controlar el
funcionamiento y las diversas actividades a cumplir en cada uno de los Archivos
de Gestin, que agrupan al sistema de archivo de las organizaciones o
instituciones pblicas como privadas.
Sistema de Archivo
Segn El Manual de Procedimientos para el Tratamiento Documental del
Archivo Nacional de la Repblica de Cuba, un sistema es un todo compuesto por
partes que interactan entre s con una misma finalidad. Por tanto, los elementos,
las relaciones y los principios constituyen de esta forma las unidades
fundamentales en la definicin de un sistema.

Los sistemas de archivos consisten en el conjunto de normas e instituciones

que participan en la direccin, seguimiento, coordinacin e inspeccin de los
programas para la conservacin, tratamiento y difusin del patrimonio documental.
Lo componen los archivos, los servicios archivsticos, la administracin de
archivos, la legislacin archivstica y el personal.
En la Fundacin Escuela de Gerencia Social se generan una cantidad
considerable de expedientes que se almacenan en los archivos de oficina o de
gestin, y no existe interaccin y operacin alguna entre ellos. Esto quiere decir
que no existe una unificacin de las diferentes dependencias en cuanto a la
gestin de los documentos que ellas generan.
Cada dependencia gestiona los documentos por separado y despus de un
tiempo determinado, los enva al Archivo Central sin ningn tipo de criterio
establecido para el control y mantenimiento de una organizacin adecuada, lo que
ocasiona un desorden en el depsito que se acumula ao tras ao.
Las normas y procedimientos de archivo presentes en este manual servirn
para comenzar a instaurar un sistema de archivo adecuado para la Fundacin
Escuela de Gerencia Social, que permitir la gestin de los documentos
generados y conservados, conforme con las funciones, necesidades, recursos y el
marco legal inherente a cada una de las unidades administrativas que forman
parte de la institucin.

2. ACERVO DOCUMENTAL DE LA FEGS

2.1 Archivos de Gestin

En la Fundacin Escuela de Gerencia Social existen 6 Archivos de Gestin,
distribuidos en toda la institucin en las distintas oficinas administrativas. Ellos
son:
1. El Archivo de Gestin de Presidencia.
2. El Archivo de Gestin de la Coordinacin de Recursos Humanos.
3. El Archivo de Gestin de la Direccin de Administracin y Servicios.
4. El Archivo de Gestin de la Direccin de Formacin.
5. El Archivo de Gestin de la Direccin de Investigacin y Asistencia Tcnica.
6. El Archivo de Gestin del Centro de Informacin y Documentacin Simn
Rodrguez.
2.1.1 Documentacin Activa
En cada uno de los anteriormente mencionados Archivos de Gestin de la
FEGS existe una constante produccin de documentos, segn la funcin que
cumple cada una de ellas. A continuacin, se especifica dicha produccin:
Presidencia y Direccin Ejecutiva
Los expedientes que se generan en estas oficinas son las siguientes:

Correspondencias enviadas y recibidas, tanto internas como externas.

Puntos de cuenta al MPPPF.

Memorndums enviados y recibidos.

Actas de Juntas Directivas.

Mensajes presidenciales.

Proyectos de presupuesto.

Memoria y cuenta al MPPPF.

Normas y procedimientos para la correspondencia.

Planes Operativos.

Programas Sustantivos de la FEGS.

Marco normativo institucional.

Lineamientos y directrices para la memoria y cuenta.

Proyectos Estratgicos.

Instructivo para la ficha tcnica de Memoria y Cuenta.

Informes de Gestin.

Informes Ejecutivos.

Desarrollo programtico de la FEGS.

Especificaciones de los logros por ao.

Currculum institucional de la FEGS.

Resultados sociales.

Perfil institucional.

Manual conceptual y metodolgico.

Actas de entrega y anexos.

Cursos.

Talleres.

Proyectos.

Libros de Actas.

Gacetas con informacin relevante.

Consultora Jurdica.

Fondo de Ahorro de empleados.

Viticos.

Banco Mundial.

Fotos.

Coordinacin de Recursos Humanos

Los expedientes que se generan en la oficina de la Coordinacin de Recursos
Humanos, son en su mayora las siguientes:

Nmina

Memorndums enviados y recibidos

Recibos de pago

Gastos Mdicos

Seguros La Previsora

Cestaticket

Guardera

Contratos

Fondo de Jubilaciones y Pensiones

rdenes de Pago

Seguros Carabobo H.C.M.

Bancaribe

Presupuesto de Nmina

Contralora

Banco de Venezuela

Seguro Social

Gacetas Oficiales

IVSS

Ley Poltica Habitacional

Personal Inactivo

Reporte de disfrute de vacaciones

Movimiento de personal

Beneficios escolares

Permisos

tiles Escolares

Creacin de cargos

Ttulos universitarios y tcnicos

Ttulos en fondo negro de empleados

Horario de clases personal FEGS

Uniformes

Paro forzoso

10

Elaboracin de Manual de Polticas

Historial de Cargos y Sueldos

Gastos decembrinos

Vacaciones

Asistencia

Prestaciones sociales

Seguros Nuevo Mundo

Declaracin de vida

Permisos para accesos a instalaciones en das no laborales

Clculo y trmites de jubilaciones

Control de Horas Extras

Presupuestos de plizas

Formatos para evaluacin de competencias

Formatos para La Previsora

Matriz de Movilizacin de Recursos

Fideicomiso Banco Venezuela

Fideicomiso Bancaribe

Direccin de Administracin y Servicios y la Coordinacin de Planificacin,

Presupuesto y Organizacin
Estas dependencias gestionan documentos administrativos tales como:

Gacetas Oficiales

Comprobantes de pago

Estados Financieros

Libro Banco

Registros Contables

Vauchers de pago

Banco de Venezuela

Comprobante de retencin ISLR

11

Facturas de cursos

Recibos de pago

I.V.A. Retenido

Facturas PNUD

Compras mensuales SAINT

Cuentas por cobrar

Cuentas por pagar

rdenes de pago

Correspondencia enviada y recibida

PDVSA

Descargos

Pagos

Facturas CIDEGS

Documentos anulados

Comprobantes de gastos causados

Nmina de presupuesto

Presupuestos de gastos

Balances de comprobacin

Informacin presupuestaria

Presupuestos

Ejecucin fsica y financiera

Balances

Reportes de operaciones

Direccin de Formacin
En esta dependencia se han generado los siguientes expedientes:

Proyecto Alcalda Valdez Guiria.

Banco Mundial. Proyecto Migracin de Mdulos.

Curso Avanzado para Gerentes Sociales (CAGES).

12

FUDECO III. Diplomas de proyectos 2007.

Contralora Social. Dimensin Educativa de la Democracia Local.

Instituciones varias 200.

CAGES. Metro de Caracas 2008.

Proyectos varios

Universidades.

Evaluaciones.

FUDECO.

SINCOR.

Formacin a los promotores de CAMEBA 2006.

Programas varios.

VENANCHAM .

Anteproyectos. Informes de evaluacin de formacin PNUD y FOCASEPU

2008.

FOCASEPU 2008.

I.UT. Diplomado en Gerencia Social. Edo. Sucre.

Electricidad de Caracas .

Evaluaciones de Gerencia Social Comunitaria 2009.

Evaluaciones de Gerencia de Programas Sociales 2009.

Relacin de Ingresos y Gastos de los Cursos de Docencia

Evaluaciones CANTV 2009.

Evaluaciones EDC 2009 (3 expedientes).

Proyecto Sistema de Educacin a Distancia 2008.

Programa de Seminarios de Poltica Social. Sntesis Curriculares.

Articulacin Escuelas MPPPD. FEGS, FEVP, SNA.

Sntesis Curricular de Docentes.

Direccin de Investigacin y Asistencia Tcnica

Los expedientes que se han generado en esta dependencia son los siguientes:

13

Proyecto PNUD, Calle 18

Proyecto PNUD, Fort. Inst. Alcaldas

Proyecto PNUD, Fort. Inst. Alcaldas, Cuenca de Unare

Proyecto PNUD, Fort. Inst. Alcaldas, Mun. Valdez

Proyecto PNUD, Sist. Mesa. Tec. El Valle

Proyecto PNUD, Apoyo para la gestin

PDVSA-CVP, Faja

PDVSA-CVP, Gastos administrativos

PDVSA-CVP, Informes Consultores

Proyecto SINCOR

Proyecto Dispositivo Tele informtico CAF

Proyecto FAO, Agricultura urbana y periurbana

Informe Final del Proyecto SINCOR

Plan Com. De Desarrollo, San Diego de Cabrutica

Plan Com. De Desarrollo, Uverito

Plan Com. De Desarrollo, Brisas de la Antena

Proyecto Promocin del Desarrollo Sustentable. Mapire, Zuata.

Diagnstico de las Parroquias. Mapire, Zuata.

Diagnstico socioeconmico Jos Gregorio Monagas

Planes comunales de desarrollo, Mun. Monagas

Proyecto comunitario, Brisas de Antena

Proyecto comunitario, sector este

Diagnstico/Plan municipal de desarrollo

Plan comunal de desarrollo, San Diego Cabrutica

Aportes para la formulacin del plan. Jos Gregorio Monagas

Aportes para la formulacin del plan. Francisco de Miranda

Aportes para la formulacin del plan Municipio de Desarrollo, Municipio

Bruzual

Aportes para la formulacin del plan Municipio de Desarrollo, Municipio

Carvajal

14

Plan comunal de desarrollo, Luz de Dios

Presentacin Situacin Mun. Francisco de Miranda

Informe final del Proyecto Fort. Asist. Tec. Desarrollo. Hum. Sust.

Instituto Metropolitano de Urbanismo. Plan Especial, Calle 18

GESCOM, Propuesta de Asesora, Plan Integral

CD de ponencia Calle 18

Diagnstico social, Centro La Paz y la Integracin

Resultados del diagnstico participativo Calle 18

Asesora Revisin Tcnica Plan Especial Calle 18

Informe de seguimiento Desarrollo Comunal Calle 18

Diagnstico Institucional, Alcalda del Municipio San Juan de Capistrano

Diagnstico Institucional, Alcalda del Municipio Jos Flix Ribas

Diagnstico Institucional, Alcalda del Municipio San Jos de Guaribe

Diagnstico Institucional, Alcalda del Municipio Carvajal

Diagnstico Institucional, Alcalda del Municipio Bruzual

Diagnstico Institucional, Alcalda del Municipio Zaraza

Diagnstico socioeconmico, Municipio San Juan de Capistrano

Diagnstico socioeconmico, Municipio Jos Felix Ribas

Diagnstico socioeconmico, Municipio San Jos de Guaribe

Gua metodolgica para la For. Del Plan Municipal de Desarrollo

Proyecto construido con la participacin del consejo comunal La Florida

Proyecto construido con la participacin del consejo comunal Palo Seco

Proyecto construido con la participacin del consejo comunal El Calvario

Unido

Jornada de Asistencia Tcnica, Material de apoyo para la formulacin de

planes y proyectos comunitarios

Proyecto para la Alcalda del Municipio Valdez del Edo. Sucre

Proyecto Fort. De Cap. Para la Ges. Des. Alcalda. Memoria Descriptiva

Aportes para la fort. Del plan mun. De desarrollo, Municipio Valdez

Plan comunal de desarrollo, consejo comunal El Calvario Unido

15

Plan comunal de desarrollo, comunidad Palo Seco. Aportes.

Gua metodolgica para la formulacin del Plan Municipal de Desarrollo

Observatorio Urbano y socio territorial del Municipio Valdez

Metodologa para la Formulacin del Plan Social Municipal

Reforma Plan de Ordenacin Urbanstica de Guiria, Municipio Valdez

Plan de Desarrollo Urbano Local de la ciudad de Guiria

Propuesta de trabajo Proyecto de Reestructuracin Orgnica, Municipio

Valdez

Informe Final Creacin del Viab. Sociopoltica para ejecutar el Proyecto

Observatorio Urbano

Informe Final Consultora y Asistencia Tcnica para la ejecucin del

Proyecto Observatorio Urbano

Borrador de Estatutos Observatorio Urbano y Socio territorial del Municipio

Valdez

Informe Const. Y asistencia tcnica Ejecucin del Proyecto Observatorio

Urbano y Socio territorial del Municipio Valdez

Informe Const. Apoyo Fort. Inst. para promover el desarrollo humano

sostenible local obs.

Informe Const. Y asistencia tcnica ejecucin del proyecto Observatorio

Urbano y Socio territorial

Polticas pblicas dirigidas hacia las mujeres, resultados 1999-2009

Lnea base socioeconmica, rea de influencia del proyecto desarrollo

Corocoro

Informe de una entrada a los programas sociales nacionales

Seminario Poder Popular y Desarrollo Humano Local

Informe de actualizacin de la informacin base de datos BDPROS

Propuesta de creacin del Observatorio Urbano y Socio territorial, Guiria

Ley Orgnica del Poder Pblico Municipal, ABODAVE

Anteproyecto Ley Especial regula la participacin de la comunidad org.

Prevencin integral

16

Diagnstico de potencialidades del Municipio Eulalia Buroz

Metodologa para la identificacin de potencialidades locales

Plan de desarrollo comunal para la Calle 18 de la Parroquia El Valle

Bases para la estructuracin espacial del rea Carabobo

Modo Gerencial de la poltica social en la presente gestin gubernamental

Informe sobre garantas y el ejercicio de los derechos de participacin y

asociacin en Venezuela

Sistema Consejo local de planificacin pblica del Municipio Eulalia Buroz

Gob. Comun. Municipio Libertador, Edo. Carabobo, Colec. Haciendo

camino al andar

Identificacin del proyecto Escala Urbano-Regional, Faja del Orinoco

Directorio de Establecimientos, Barrancas del Orinoco

PNUD. Agenda Gen. Proyecto Impacto rpido para el desarrollo humano

sostenible local

PNUD. Estudio sobre vinculacin entre la demanda de bienes y servicios

del sector pblico

Estudio Socioeconmico Barrancas del Orinoco

Bases para la estructura espacial de la Faja Petrolfera del Orinoco

Herramientas para la participacin. Haiman Troudi

Elaboracin de propuesta de ley sobre la participacin comunal pre. Y seg.

Ciudadana

Actualizacin de la informacin de los Programas Sociales Nacionales

Proyecto Petrocedeo, Planes comunales de desarrollo, Parroquia San

Diego de Cabrutica

PNUD. Aportes para la formulacin del plan municipal de desarrollo,

Municipio Manuel Ezequiel Bruzal

PNUD. Aportes para la formulacin del plan municipal de desarrollo,

Municipio Pedro Zaraza

SINCOR. Aportes para la formulacin del plan municipal de desarrollo,

Municipio Francisco de Miranda

17

Experiencia de apoyo al desarrollo comunal Calle 18, El Valle

Asesora bibliotecolgica al dispositivo teleinformtico para el anlisis y

discusin de problemas sociales en Venezuela

Modelo normativo y sistemas de seguimiento para la Misin Robinson

Modelo normativo y sistemas de seguimiento para la Misin Sucre

Modelo normativo y sistemas de seguimiento para la Misin Mercal

Informe final Sist. Exp. Aplicacin del enfoque de gnero, Fundacin Ciara

Informe final Sist. Proceso de participacin y desarrollo (CLPP), Municipio

Eulalia Buroz.

Centro de Informacin y Documentacin Simn Rodrguez

En esta oficina se generan documentos, tales como:

Expedientes de personal

Convenios con otras instituciones

Procesos de adquisicin y correspondencia

Correspondencia enviada y recibida

Proyectos

Documentos administrativos

2.2 Depsito
Estructura fsica

El Archivo Central debe poseer un espacio de trabajo constituido al menos por

un despacho cercano al depsito, en el cual se llevar la administracin de la
documentacin y se atendern a los usuarios.

El depsito debe albergar espacio suficiente para el mobiliario y al mismo

tiempo, debe permitir la circulacin del personal que transite por el rea.

Es importante destacar que bajo ninguna circunstancia se deben colocar

objetos que no sean propios del Archivo, tales como cajas, herramientas,

18

materiales extraviados, entre otros, ya que los mismos dificultan el paso del
personal y generan una acumulacin de objetos innecesaria.

La puerta debe mantenerse siempre cerrada, para evitar la entrada de insectos

y roedores, adems de mantener la confidencialidad de la informacin all
almacenada. La llave de la puerta debe ser guardada cuidadosamente por la
persona encargada o en su defecto, por las autoridades de la institucin.

Temperatura y humedad relativa

Los extractores de aire deben mantenerse siempre encendidos, permitiendo el

flujo de aire en el rea. De esta manera, la temperatura se mantendr en un
nivel estable y adecuado para que la documentacin no se deteriore y pueda
preservarse en el tiempo.

La humedad debe medirse con un higrmetro una vez al mes para verificar que
los niveles se encuentren entre el 30% y el 50%, cantidad adecuada para la
preservacin de los documentos.

En caso de que la humedad se encuentre muy alta, debe utilizarse un

deshumidificador en el ambiente para erradicar el problema.

Luz

La luz debe mantenerse apagada mientras el depsito no est operativo, en

funcin de proteger a los documentos de daos qumicos a largo plazo.

Limpieza

Es importante realizar una limpieza general por lo menos una vez al mes, para
evitar la acumulacin de partculas de polvo y otras sustancias qumicas que
perjudiquen a los documentos y al personal.

La limpieza se debe realizar con cuidado de no mojar los documentos con

agua o productos qumicos, y en la medida de la posible, para quitar el polvo
deben utilizarse materiales limpios y que no suelten partculas que puedan
quedar impregnadas en el mobiliario y los documentos.

19

2.3 Personal encargado

En la determinacin del personal necesario para el funcionamiento de un
Archivo institucional, debe tenerse en cuenta el volumen total de su fondo
documental, as como la perspectiva de crecimiento anual de este y de su
utilizacin.
En la Fundacin Escuela de Gerencia Social, se necesita por lo menos un
universitario especialista en el rea de Archivologa para llevar a cabo las
actividades inherentes al Archivo, tales como el control de la produccin de
documentos y el resguardo de los mismos.
El personal designado debe ejecutar y coordinar tareas que permitan el
desarrollo de sus funciones, entre ellas:

Elaborar diagnsticos y recomendaciones acerca de los espacios fsicos, las

condiciones ambientales y el mobiliario del rea destinada al Archivo.

Clasificar el fondo documental de la institucin en funcin de obtener las

agrupaciones de documentos correspondientes a las funciones que realiza
cada unidad.

Codificar cada una de las series documentales que se generan en la institucin

para sistematizar la informacin.

Ordenar el material archivado de acuerdo a las normas establecidas.

Almacenar la informacin a travs de medios automatizados.

Elaborar inventarios de la documentacin existente en la institucin que

permita un registro y descripcin especfica de los archivos producidos.

Desincorporar del fondo documental aquellos documentos que ya no sean

necesarios, mediante la autorizacin previa de las autoridades.

Movilizar los materiales archivados con el fin de prestarlos para revisiones y

consultas, llevando control de entrada y salida.
Para esta ltima funcin, es necesaria la utilizacin del siguiente formato de
control para las consultas por parte de los usuarios:

20

2.4 Fases del Tratamiento Documental

2.4.1 Produccin
En cuanto a los documentos:

Para la creacin de los expedientes, es importante que todos los documentos

almacenados en las carpetas estn normalizados, es decir, que todos los
documentos que se crean para una funcin de cada dependencia posean un
mismo formato.

Cada tipo documental originado en las distintas dependencias debe estar

identificado con el nombre de las mismas, para as poder identificar su
procedencia y agilizar el proceso de tratamiento documental.

Los documentos no deben estar rayados, manchados, doblados o rasgados ya

que esto puede afectar su valor jurdico y fiscal.

En cuanto a las carpetas:

No se debe sobrepasar el lmite de capacidad de cada carpeta para mantener

su integridad y no daar los ganchos. El lmite permitido es de 5 cm de ancho.
En caso de que un expediente tenga una gran cantidad de documentos, el
mismo se puede dividir en varias carpetas.

Las carpetas deben ser del mismo tipo para cada serie documental, es decir,
que las carpetas no varen en su forma o tamao. Por ejemplo, si los
documentos de un expediente de una serie documental estn recogidos en
carpetas bibliorato OSLO, todos los documentos de la misma serie documental
deben ser almacenados en el mismo tipo de carpeta.

En el caso de que una carpeta se deteriore, se debe cambiar por una nueva,
as se protege la documentacin almacenada en ella de sufrir posibles
prdidas.

En cuanto a las etiquetas:

Cada expediente debe estar identificado con el logotipo institucional y el

21

nombre de la unidad administrativa de donde proviene, con la finalidad de

establecer un criterio eficiente de recuperacin de informacin que respete el
principio de procedencia.

Las etiquetas de identificacin deben tener un mismo formato para los

expedientes de todos los Archivos de Gestin, variando el nombre de la
dependencia, el cdigo y el nombre de la serie documental segn corresponda.

El texto de las etiquetas no debe llevar informacin extra e innecesaria, ya que

esto ocasiona confusin al momento de identificar los tipos de documentos que
contienen las carpetas.

Dichas etiquetas deben ser pegadas a las carpetas de forma segura y

permanente. Si son impresas en papel, deben ser adheridas a las carpetas con
cinta pegante o pega, a fines de evitar levantamientos que ocasionen la
prdida de las mismas y se haga difcil la identificacin de los expedientes.

22

Formato de etiquetas

NOMBRE DE LA DEPENDENCIA

CDIGO DE LA SERIE DOCUMENTAL

NOMBRE DE LA SERIE DOCUMENTAL

FECHA

Instrucciones:

En el borde superior, debe colocarse centrado el logo y el nombre de la

institucin.

Inmediatamente debe colocarse el nombre de la dependencia. Por ejemplo:

Direccin de Administracin y Servicios.

Abajo, debe colocarse centrado el cdigo y el nombre de la serie documental

23

correspondiente al expediente segn el cuadro de clasificacin. Por ejemplo:

ADS.4 Registros Contables.

En el borde inferior debe colocarse, centrada, la fecha en la que cre el

expediente, bien sea simplemente el ao o el mes especfico del ao.

2.4.2 Organizacin

Clasificacin
Para organizar los documentos activos, acelerar y sistematizar su
recuperacin para la toma de decisiones, y para optimizar los recursos y los
espacios disponibles, el fondo documental de la Fundacin Escuela de Gerencia
Social se puede ubicar en dentro de un cuadro de clasificacin documental
orgnico-funcional, que refleje la estructura organizativa y agrupe los expedientes
segn las funciones de cada una de las dependencias, como se muestra a
continuacin:

CUADRO DE CLASIFICACIN DOCUMENTAL

JD. JUNTA DIRECTIVA

JD.1 ACTAS
PRE. PRESIDENCIA
PRE.1 MARCO INSTITUCIONAL
PRE.1.1 NORMATIVA INSTITUCIONAL
PRE.1.2 CURRICULUM INSTITUCIONAL
PRE.1.3 DESARROLLO PRAGMTICO
PRE.1.4 PLAN OPERATIVO
PRE.1.4.1 LINEAMIENTOS DE PLAN OPERATIVO
PRE.1.5 PROGRAMAS SUSTANTIVOS
PRE.1.6 LOGROS POR AO
PRE.1.7 MANUAL CONCEPTUAL Y METODOLGICO

24

PRE.1.8 MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES

PRE.2 CORRESPONDENCIA
PRE.2.1 INTERNA ENVIADA
PRE.2.2 INTERNA RECIBIDA
PRE.2.3 EXTERNA ENVIADA
PRE.2.4 EXTERNA RECIBIDA
PRE.2.5 NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA
CORRESPONDENCIA
PRE.3 MENSAJES PRESIDENCIALES
PRE.4 PROYECTOS
PRE.4.1 PROYECTOS ESTRATGICOS
PRE.4.1.1 COMIT ESTRATGICO DE PLANIFICACIN Y
DESARROLLO DE LOS FUNCIONARIOS PBLICOS
PRE.4.2 PROYECTOS DE PRESUPUESTO
PRE.4.3 PROYECTO BALANCE SOCIAL
PRE.5 MEMORIA Y CUENTA AL MPPPF
PRE.5.1 PUNTOS DE CUENTA
PRE.5.2 LINEAMIENTOS Y DIRECTRICES PARA LA MEMORIA Y
CUENTA
PRE.5.3 INSTRUCTIVO PARA FICHA TCNICA DE MEMORIA Y
CUENTA
PRE.6 CONSULTORA JURDICA
PRE.7 BANCO MUNDIAL
PRE.7.1 PROGRAMACIONES
DE. DIRECCIN EJECUTIVA
DE.1 INFORMES
DE.1.1 INFORMES DE GESTIN
DE.1.2 INFORMES EJECUTIVOS
DE.2 MINUTAS
DE.3 CORRESPONDENCIA
DE.3.1 ENVIADA

25

DE.3.1 RECIBIDA
ADS. DIRECCIN DE ADMINISTRACIN Y SERVICIOS
ADS.1 GACETAS OFICIALES
ADS.2 ESTADOS FINANCIEROS
ADS.3 PAGOS
ADS.3.1 COMPROBANTES
ADS.3.2 RECIBOS
ADS.3.2.1 FORMACIN-DIAT
ADS.3.2.2 CID-SR
ADS.3.2.3 ADMINISTRACIN
ADS.3.3 VAUCHERS
ADS.3.4 FACTURAS
ADS.3.4.1 FORMACIN
ADS.3.4.2 CID-SR
ADS.3.4.3 PNUD
ADS.3.5 RDENES DE PAGO
ADS.3.6 RDENES DE COMPRA
ADS.3.7 REPORTE DE PAGO DE NMINA
ADS.3.8 CANTV
ADS.3.9 ANULADOS
ADS.4 REGISTROS CONTABLES
ADS.5 RETENCIN DE ISLR
ADS.6 I.V.A.
ADS.6.1 RETENCIONES
ADS.6.2 DECLARACIONES
ADS.7 CUENTAS
ADS.7.1 POR COBRAR
ADS.7.2 POR PAGAR
ADS.8 MEMORIA Y CUENTA
ADS.9 ACTAS DE ENTREGA
ADS.10 OPERACIONES BANCARIAS

26

ADS.10.1 BANCO DE VENEZUELA

ADS.11 MINISTERIOS
ADS.12 CERTIFICADOS
ADS.13 CAJA DE AHORRO
ADS.14 GASTOS DEL PERSONAL
ADS.14.1 PRESUPUESTO
ADS.15 INVENTARIO
ADS.16 SAINT
ADS.17. LIBROS DE COMPRA Y VENTA
ADS.18 CONTRALORA GENERAL
ADS.19 PROVEEDORES
ADS.20 SERMAT
ADS.21 MOBILIARIOS Y EQUIPOS
ADS.22 FILVEN
ADS.23 ACTIVOS FIJOS
ADS.24 CORRESPONDENCIA
ADS.24.1 ENVIADA
ADS.24.2 RECIBIDA
RRHH. COORDINACIN DE RECURSOS HUMANOS
RRHH.1 PERSONAL ACTIVO
RRHH.1.1 NMINA
RRHH.1.2 CONTRATOS
RRHH.1.3 CESTATICKETS
RRHH.1.4 GASTOS MDICOS
RRHH.1.5 SEGUROS H.C.M.
RRHH.1.5.1 CARABOBO
RRHH.1.5.2 NUEVO MUNDO
RRHH.1.5.3 LA PREVISORA
RRHH.1.5.4 GUAYANA
RRHH.1.5.5 SEGURO SOCIAL
RRHH.1.5.6 PRESUPUESTOS DE POLIZAS

27

RRHH.1.5.7 AMORTIZACIONES
RRHH.1.5.8 APORTES PATRONALES
RRHH.1.6 PRESTACIONES SOCIALES
RRHH.1.7 LEY DE POLTICA HABITACIONAL
RRHH.1.8 FIDEICOMISOS
RRHH.1.8.1 BANCO DE VENEZUELA
RRHH.1.8.2 BANCARIBE
RRHH.1.9 ASISTENCIA
RRHH.1.10 MOVIMIENTOS DE PERSONAL
RRHH.1.11 TTULOS
RRHH.1.11.1 UNIVERSITARIOS
RRHH.1.11.2 TCNICOS
RRHH.1.12 HORARIOS DE CLASE
RRHH.1.13 UNIFORMES
RRHH.1.14 PARO FORZOSO
RRHH.1.15 HORAS EXTRAS
RRHH.1.16 PAGOS EXTRAS AL PERSONAL
RRHH.1.17 RELACIONES PBLICAS
RRHH.2 HIJOS DE PERSONAL ACTIVO
RRHH.2.1 GUARDERA
RRHH.2.2 BENEFICIOS ESCOLARES
RRHH.3 PERSONAL INACTIVO
RRHH.3.1 FONDO DE JUBILACIONES Y PENSIONES
RRHH.3.2 CLCULO Y TRMITES DE JUBILACIONES
RRHH.4 CORRESPONDENCIA
RRHH.4.1 ENVIADA
RRHH.4.2 RECIBIDA
RRHH.5 INSTALACIONES
RRHH.6 BANCARIBE
RRHH.7 ANULADOS

28

PPO. COORDINACIN DE PLANIFICACIN, PRESUPUESTO Y

ORGANIZACIN
PPO.1 PRESUPUESTO
PPO.1.1 ANTEPROYECTOS DE PRESUPUESTO
PPO.1.2 MODIFICACIONES AL PRESUPUESTO
PPO.1.3 CLASIFICADOR PRESUPUESTARIO
PPO.1.4 PRESUPUESTO REPROGRAMADO
PPO.1.5 INGRESOS POR DIRECCIN
PPO.1.6 CUADRES DE CONTABILIDAD
PPO.2 EJECUCIN FSICA Y FINANCIERA
PPO.2.1 SOLICITUDES DE EJECUCIONES MENSUALES
PPO.3 BALANCES
PPO.4 LIBRO BANCO
PPO.5 REPORTES DE OPERACIONES
PPO.6 COMPROBANTES DE GASTOS CAUSADOS
PPO.7 NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL PRESUPUESTO
PPO.7.1 MANUAL DE PROGRAMAS DE CIERRE CONTABLE
PPO.7.2 MANUAL DE APLICACIN DE NUEVA ETAPA
PPO.7.3 MANUAL DEL RGIMEN VENEZOLANO DEL ISRL
PPO.7.4 MANUAL DE PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD
PPO.7.5 MANUAL DEL SISTEMA DE MODIFICACIONES
PRESUPUESTARIAS
PPO.7.6 MANUAL PARA ELABORAR ANTEPROYECTOS DE
PRESUPUESTO
PPO.8 COMPROBANTES DE GASTOS CAUSADOS
PPO.9 PLANES
DF. DIRECCIN DE FORMACIN
DF.1 CURSOS
DF.1.1 CAGES
DF.1.2 RELACIN DE INGRESOS Y GASTOS
DF.2 EVALUACIONES

29

DF.2.1 INFORMES
DF.3 PROGRAMAS
DF.4 FACILITADORES
DF.4.1 SNTESIS CURRICULARES
DF.5 SEMINARIOS Y DIPLOMADOS
DF.6 RECONOCIMIENTOS
DF.7 UNIVERSIDADES
DF.8 PROYECTOS
DF.9 CORRESPONDENCIA
DF.9.1 ENVIADA
DF.9.2 RECIBIDA
DIAT. DIRECCIN DE INVESTIGACIN Y ASISTENCIA TCNICA
DIAT.1 PROYECTOS
DIAT.1.1 PNUD
DIAT.1.1.1 ASPECTOS METODOLGICOS
DIAT.1.1.2 INFORMES FINANCIEROS
DIAT.1.1.3 CONTRATOS
DIAT.1.1.4 RENDICIN DE ANTICIPOS
DIAT.1.1.5 EJECUCIONES
DIAT.1.1.6 PROCESOS DIARIOS
DIAT.1.1.7 VITICOS PARA TRASLADOS
DIAT.1.2 FAO
DIAT.1.3 SINCOR
DIAT.1.4 PROMOCIN DEL DESARROLLO SUSTENTABLE
DIAT.1.5 OBSERVATORIO URBANO Y SOCIOTERRITORIAL
DIAT.1.6 PDVSA-CVP
DIAT.1.7 PROCESO DE PARTICIPACIN Y DESARROLLO DE UN
CLPP
DIAT.1.7.1 MUNICIPIO EULALIA BUROZ
DIAT.1.8 FORMACIN Y ASISTENCIA TCNICA PARA LAS
ALCALDAS

30

DIAT.1.8. MUNICIPIO VALDEZ DEL ESTADO SUCRE

DIAT.1.9 AGRICULTURA URBANA Y PERI-URBANA
DIAT.1.10 PDVSA. FORTALECIMIENTO DE LOS CLPP.
DIAT.1.11 MIGRACIN DE MDULOS
DIAT.1.12 PROYECTOS COMUNITARIOS
DIAT.4 DIAGNSTICOS
DIAT.3.1 CAPACIDADES DE LOS ACTUALES PROGRAMAS
SOCIALES VENEZOLANOS
DIAT.5 PLANIFICACIN PBLICA
DIAT.5.1 CONSEJOS LOCALES
DIAT.6 SISTEMATIZACIONES
DIAT.6.1 EXPERIENCIAS EXITOSAS CON LA APLICACIN DEL
ENFOQUE TRANSVERSAL DE GNERO
DIAT.7 SISTEMAS DE SEGUIMIENTO
DIAT.7.1 MISIONES ROBINSON, SUCRE Y MERCAL
DIAT.8 POLITICAS SOCIALES
DIAT.8.1 MODO GERENCIAL
DIAT.8.2 CONTRALORA
DIAT.8.3 PARADIGMA
DIAT.9 CORRESPONDENCIA
DIAT.9.1 ENVIADA
DIAT.9.2 RECIBIDA
CID-SR. CENTRO DE INFORMACIN Y DOCUMENTACIN SIMN
RODRGUEZ
CID-SR.1 SISCOM
CID-SR.1.1 SISTEMATIZACIONES
CID-SR.1.2 INSTRUMENTOS DE OBSERVACION
CID-SR.2 CORRESPONDENCIA
CID-SR.2.1 ENVIADA
CID-SR.2.2 RECIBIDA

31

CID-SR.3 REQUISICIONES
CID-SR.4 DONACIONES
CID-SR.5 PLAN OPERATIVO
CID-SR.6 MEMORIA Y CUENTA CID-SR

Instrucciones:

Al momento de crear un expediente, el mismo se ubicar en alguna de las

series y subseries que integran el fondo documental reflejado anteriormente en
el cuadro de clasificacin.

Para codificar un expediente, se tomar el cdigo del cuadro de clasificacin y

se le agregar el nmero de la fecha, separado con guiones. Por ejemplo: el
expediente Registros Contables de enero de 2013 ser: ADS.4.01-13 Registros
Contables.

Si se crea un expediente que no coincida con ninguna de las series y subseries

del cuadro de clasificacin, el personal encargado del Archivo crear una
nueva divisin para el mismo.

Ordenacin

Para una mejor y ms rpida localizacin de los documentos, los mismos se

ordenarn de forma cronolgica. En este tipo de ordenacin, se seguir un orden
por ao (y mes de ser necesario). Los expedientes se ubicarn de abajo hacia
arriba en el orden en el que fueron creados.

2.4.3 Valoracin
En la valoracin se determina la importancia de la documentacin, se fijan
los plazos de transferencia y eliminacin, as como se asegura la conservacin de
los documentos esenciales para la institucin. Todo ello facilita y hace ms
operativo el acceso a los documentos y racionaliza el gasto destinado a equipos e
infraestructuras.

32

Es importante destacar que la valoracin documental la debe realizar slo el

especialista encargado del Archivo, es decir, la persona que posea los
conocimientos de archivstica necesarios para determinar los valores primarios y
secundarios que posean los documentos existentes.
En el artculo 151 de la Ley Orgnica de la Administracin pblica, se
expresa la la obligatoriedad de la elaboracin y adopcin de tablas de retencin
documental en razn de las distintas cronologas documentales y el tratamiento
que recibirn los documentos de los registros pblicos, notarias y archivos
especiales de la Administracin pblica.
Por lo tanto, la valoracin documental de la Fundacin Escuela de Gerencia
Social, se realizar por medio de las denominadas tablas de retencin,
instrumentos tcnicos archivsticos conformados por un conjunto de series
documentales a las cuales se les ha realizado el estudio de denominacin e
identificacin, reseando los tipos de valor, el tiempo de la custodia, el perodo de
retencin en aos, y el basamento legal que influye sobre la disposicin de las
series y documentos reseados en dicha tabla.
2.4.4 Transferencia
Dado a la constante actividad administrativa en la Fundacin Escuela de
Gerencia Social, se produce un crecimiento progresivo de la documentacin que
obliga a su transferencia desde los Archivos de Gestin al Archivo Central, una
vez cumplido el perodo de tiempo en que debe permanecer en cada uno. Para
realizar la transferencia de documentos, es necesario que el personal encargado
registre la actividad, utilizando el formato propuesto (VER ANEXOS).
2.4.5 Desincorporacin
En el proceso de la destruccin fsica de los documentos, se debe tener en
cuenta lo siguiente:
Debe tratarse de:

33

Documentacin duplicada.

Manuales derogados.

Material editado.

Copias de referencia.

Mensajes telefnicos.

Documentos contaminados si no es posible el tratamiento de

conservacin pertinente.

Para realizar la desincorporacin de documentos, es necesario que el

personal encargado registre la actividad, utilizando el formato propuesto (VER
ANEXOS).

34

ANEXOS

35

FUENTES CONSULTADAS

Decreto N 6.217, con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgnica de la

Administracin Pblica, publicada en la Gaceta Oficial N 5.890
Extraordinario de fecha 31 / 07 / 2.008.

FUNDACIN ESCUELA DE GERENCIA SOCIAL (2013). Instructivo para la

Elaboracin y Control de Comunicaciones. Versin 1ra.

GITAA (1997). Hacia un diccionario de terminologa archivstica. Santaf de

Bogot. Archivo General de la Nacin.

HEREDIA HERRERA, Antonia (2007). Qu es un Archivo?. Asturias:

Ediciones Trea.

Ley Orgnica de la Administracin Pblica en Gaceta Oficial N 37.305 de

fecha 17 / 09 / 2001.

ARCHIVO NACIONAL DE LA REPBLICA DE CUBA (2008). Manual de

Procedimientos

para

el

Tratamiento

Documental.

Santo

Domingo,

Repblica Dominicana.

RONDN DE RINCN, Martha (2010). Archivo de Gestin y Produccin

Documental. Gua de Estudios 1 y 2. Caracas: Escuela de Bibliotecologa y
Archivologa, Universidad Central de Venezuela.