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La elaboracin de la informacin se puede realizar cada vez que sea necesario ante una
necesidad particular, pero cuando se deben tomar decisiones en forma rutinaria, como
ocurre en el caso de gestin de organizaciones, hay que establecer un mtodo o
procedimiento para que la informacin surja sin necesidad de estar pensando su
procesamiento. Imagine que sera imposible tomar decisiones en el actual mundo de los
negocios, cambiante, globalizado, de riesgo (ms todava en nuestro pas); si para cada
decisin de gestin en la organizacin, debemos elaborar desde cero la informacin, a
fin de contar con ms herramientas para establecer qu curso de accin tomar, en el
momento que finalicemos de elaborar la informacin, la misma ya no ser oportuna, por
lo tanto dejar de ser til. En este caso ya no hablaremos de informacin, ya que no
cumplira con los requisitos necesarios.
Esto implica establecer un sistema que nos brinde informacin permanentemente para
apoyar la toma de decisiones de gestin de las organizaciones.
Ahora, Qu es un sistema?
Lo podemos definir, tal como lo pueden encontrar en numerosa bibliografa, como un
conjunto de objetos o elementos relacionados entre si y que en forma organizada se
encuentran dirigidos para permitir lograr un objetivo determinado.
Asimismo un Sistema de Informacin puede definirse tcnicamente como un conjunto de
componentes interrelacionados que permiten capturar, procesar, almacenar y distribuir
la informacin para apoyar la toma de decisiones y el control en una organizacin. O
bien, podemos decir que es un conjunto de subsistemas que generan informacin a
partir de datos que, luego de ordenados y clasificados, son utilizados para conocer una
situacin y elegir sobre esa base un curso de accin para alcanzar un objetivo. Por ello,
cuando hablamos de un subsistema nos estamos refiriendo a un sistema que forma
parte de uno mayor o general.
Importancia de la Informacin en la Toma de Decisiones
Detngase un minuto en la lectura y piense qu entiende usted por tomar una decisin.
Ahora constate su definicin con la siguiente:
Adoptar una decisin es escoger una alternativa o un camino de accin entre varias
posibilidades, destinadas a alcanzar un objetivo.
La experiencia, la intuicin y el buen juicio son factores imprescindibles a la hora de
adoptar decisiones, pero a medida que los entornos se vuelven ms complejos y hostiles,
complementar estos ingredientes con un buen sistema de captacin,
ordenamiento, procesamiento, anlisis e interpretacin de todo el cmulo de datos que
se generan, puede reducir en gran medida la probabilidad de equivocarnos.
En otras palabras, para que podamos conocer todo lo que pasa en las organizaciones,
inclusive sus resultados, debemos contar con informacin, a fin de poder elegir con
mayor seguridad el camino de accin frente a diferentes alternativas.
Definitivamente respondemos que no, ya que si bien las organizaciones sin fines de lucro
no buscan otorgarle a los dueos los niveles de utilidades por los cuales han invertido en
la misma, como es el caso de las empresas, stas persiguen fines distintos a la
obtencin de una utilidad, como puede ser la difusin de valores culturales o deportivos
y para alcanzar estos objetivos, necesitan tambin administrar correctamente los
recursos.
Imagine el caso en el que una organizacin sin fines de lucro tenga gastos mayores a los
ingresos que obtiene siendo estos ltimos a modo de ejemplo donaciones, cuotas de
socios, ingresos por actividad, entre otros; seguramente no podra conseguir el fin para
el cual fue creada y debera cerrar sus puertas. Es decir, si el club deportivo basa sus
ingresos solamente en la cuota mensual de sus asociados y logra reunir $ 50.000 al mes,
pero los gastos por servicios, de mantenimiento del saln social, de las canchas de
ftbol, tenis y rugby y las remuneraciones y cargas sociales de los empleados totalizan $
80.000. mensuales, obviamente este club no podr perdurar en el tiempo, ya que tarde
o temprano no contar con fondos suficientes para pagar los servicios, entonces le
cortarn el agua y la luz, no le podr pagar a sus empleados, por lo que no podr contar
ms con ellos, etc. Por lo tanto, ahora no nos queda ninguna duda de que las
organizaciones sin fines de lucro, tambin deben obtener una rentabilidad en su
actividad.
Por todo esto, los conceptos que analizaremos desde el punto de vista econmico para la
administracin de una empresa, son totalmente adaptables y vlidos para la conduccin
tanto de organizaciones con como sin fin de lucro.
Estas organizaciones en su funcionamiento habitual deben tomar permanentemente
decisiones y como usted ha estudiado con anterioridad, para ello, necesitan de
informacin; todo esto forma parte de la administracin de la organizacin. Administrar
una organizacin es realizar una combinacin de los recursos disponibles, a fin de
encauzarlos para lograr el objetivo propuesto.
Contabilidad
Si bien podemos encontrar numerosas definiciones y distintos puntos de vista de una
gran cantidad de estudiosos de la disciplina contable, todos giran sobre los mismos
conceptos bsicos y en esta oportunidad nos enfocaremos en un concepto simple de lo
que se entiende por Contabilidad.
Es una disciplina tcnica que se encarga de recolectar, organizar y registrar todos los
hechos que afectan al patrimonio de una organizacin, generando informacin confiable
para la toma de decisiones, que hacen a la economa, finanzas y patrimonio de la
misma.
Esta definicin, usted la puede constatar en la bibliografa bsica (El Proceso Contable
de Hugo Luis Sasso), en el captulo 1, tambin en la bibliografa complementaria e
incluso en cualquier material de contabilidad bsica al cual tenga acceso.
Pero cabe aclarar que la Contabilidad no slo brinda informacin para la gestin de las
organizaciones, sino que tambin cumple un rol importante a nivel de control, dado que
permite detectar hechos o actos irregulares contrarios a los intereses de los dueos,
adems de darles proteccin legal, ya que cuando han sido debidamente registrados,
sirven como medio de prueba ante la justicia.
Si bien los medios informticos han facilitado sus procesos, la contabilidad
esencialmente contina brindando las mismas prestaciones que al momento de crearse
la partida doble. Pero hoy no debe ser entendida solamente como una herramienta para
generar informacin esttica y referida a un objeto determinado, sino que debe servir
para evaluar y proyectar los distintos escenarios que enfrentan las organizaciones;
brinda informacin tendiente a demostrar la situacin actual de la empresa y tambin
permite analizar su pasado y proyectar su futuro.
La Contabilidad como Sistema de Informacin
Recuerde la definicin de Sistema de Informacin, en la que se lo consideraba como un
conjunto de subsistemas que generan informacin a partir de datos que, luego de
ordenados y clasificados, son utilizados para conocer una situacin y elegir sobre esa
base un curso de accin para alcanzar un objetivo. Pues bien, de este modo, el sistema
de informacin general de cualquier organizacin, estar conformado por distintos
subsistemas que se generan en distintas reas de la misma, como Recursos Humanos,
Comercializacin, Finanzas, entre otras y tambin por el Sistema de Informacin
Contable o Contabilidad, que acta a su vez como centralizador de los otros.
A su vez, cuando hablamos de la sistematizacin de la informacin, decamos que esto
era necesario para que la misma se encuentre disponible para la toma de decisiones y
no que haya que elaborarla en cada oportunidad; lo mismo ocurre en el caso de la
Contabilidad.
Debemos tener en cuenta que la Contabilidad no es ni ms ni menos importante que el
resto de los subsistemas de informacin que posee la organizacin.
Los Informes Contables
Si bien veremos en profundidad el tema Informes Contables al estudiar el Mdulo 2 de la
asignatura, correspondiente al Captulo 3 del programa, aqu definiremos cada uno de
estos sin analizar la forma en que se deben exponer los mismos.
Los datos que son procesados por el proceso contable deben ser reordenados,
analizados y sintetizados a travs de los informes contables. Si analiza el esquema del
presente mdulo, podr observar que los Informes Contables son la salida (el output) del
Proceso Contable.
Estos informes contables se elaboran teniendo en cuenta los destinatarios de los
mismos, stos pueden ser:
1. De Uso Interno
futuro, ya que en definitiva lo que tenemos que hacer es tomar una decisin entre varias
alternativas disponibles (entre varias inversiones que podemos realizar). Tal como hemos
visto en este mdulo, cuando debo tomar una decisin, elegir una alternativa, siempre
se debe recoger informacin que nos ayude. En este caso, esta informacin sern los
Estados Contables, los cuales nos mostrarn la capacidad de generacin de utilidades
del ente, la poltica de distribucin de dividendos, su estructura de financiamiento (si se
encuentra financiada principalmente con fondos propios o de terceros), entre otros
anlisis que veremos ms adelante en la asignatura al estudiar el anlisis de Estados
Contables.
Directores, gerentes generales, departamentales: para evaluar la gestin de la
empresa. Los administradores del ente deben cumplir con un rol especfico: aumentar el
valor de la empresa. A fin de ir monitoreando su gestin y poder tomar las decisiones
correctas, como as tambin las medidas correctivas que fueran necesarias, estos
administradores toman la informacin correspondiente de los Estados Contables.
Empleados: para evaluar la estabilidad y rentabilidad del ente, as como la capacidad
para afrontar sus obligaciones laborales y previsionales. Si bien en nuestro pas no es de
comn aplicacin, en muchos pases una gran parte del sueldo de los empleados deriva
de los resultados obtenidos por la organizacin y muchas veces los premios que les
otorgan, son acciones de la misma empresa. Obviamente desde el punto de vista del
empleado (suponiendo estabilidad laboral y un buen nivel de empleo), tendr que
analizar la conveniencia de su continuidad en la organizacin o bien si es ms favorable
cambiarse a otra empresa. A su vez, la empresa debe realizar los aportes previsionales
de sus empleados, en caso de que la misma no posea capacidad de pago, comenzar a
incumplir con sus obligaciones. Cabe reiterar la aclaracin de que en nuestro pas no es
tan comn que todos los empleados posean acceso a los Estados Contables de la
empresa de la cual forman parte, pero no dejan de ser un potencial usuario de los
mismos.
Clientes: para evaluar su estabilidad y rentabilidad. Cuando llegamos a un acuerdo
comercial con un proveedor, obviamente esperamos y nos conviene que el mismo
cumpla con su parte; si nuestro proveedor posee problemas financieros, es probable que
en algn momento baje su calidad o bien no realice las entregas en tiempo y forma. Por
estos puntos, desde el punto de vista de los clientes tambin les interesar conocer la
situacin de sus proveedores, a fin de anticiparse a un posible problema con el mismo o
bien cambiarlo.
Hasta aqu hemos visto la parte correspondiente al captulo 1 del programa, si desea
profundizar estos conceptos le sugiero consultar la bibliografa indicada como
complementaria, en sus primeros captulos o bien cualquier libro de contabilidad bsica
al que tenga acceso, ya que en la bibliografa obligatoria no se encuentran analizados los
mismos en profundidad.