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Captulo 4

Procesos y
tecnologa del
suministro

McGraw-Hill/Irwin

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4-2

Razones para desarrollar un


vigoroso proceso de suministro





Alto nmero de artculos


Grandes cantidades de dinero
Necesidad de un seguimiento de auditora
Consecuencias severas debido a un desempeo
deficiente
Contribucin potencial a operaciones
organizacionales efectivas inherentes a la funcin

4-3

Pasos Esenciales del proceso de


Suministro
1.
2.
3.

4.

5.
6.

7.
8.

Reconocimiento de la necesidad
Descripcin de la necesidad
Identificacin y anlisis de las posibles fuentes de
suministro
Seleccin del proveedor y determinacin de los
trminos
Preparacin y colocacin de la orden de compra
Seguimiento y /o despacho rpido de la orden
Recepcin e inspeccin
Autorizacin y pago de la factura
Mantenimiento de registros y de relaciones

4-4

Diagrama del flujo de Proceso


de Suministro (pag.82)

4-5

Algunos mtodos posibles para


reducir costos de pequeas
transacciones














rdenes de compra y sistemas de contratos


Tarjeta de compras
Establecer rdenes abiertas
Sistemas de adquisiciones electrnicas o intercambio electrnico de datos (EDI)
Subastas inversas
Ajustes de los niveles de autoridad y las prcticas de licitacin
Utilizacin de un conjunto de proveedores integrados
Procesamiento de pedidos de pequeo valor subcontratado a terceras personas
Estandarizacin
Pedidos por lote
Establecer horarios de requisicin
Autoliquidacin
Emisin de rdenes de compra acompaadas de cheques en blanco.

4-6

Informacin necesaria para las


requisiciones









Fecha
Nmero (identificacin)
Departamento de origen
Nmero de cuenta a la que deber cargarse
Descripcin completa del material o servicio y la
cantidad que se desea
Fecha en que necesitar el material o el servicio
Cualquier instruccin especial de embarques o de
entrega de servicios
Firma de la persona autorizada

4-7

Flujos de informacin interna


hacia Compras
Previsin de ventas
Control de Produccin

Planeacin
Produccin

Nuevos productos
Control de
inventario

Compra

Control de calidad
Recepcin

Ingeniera

Presupuesto
Control financiero

Legal

Contabilidad

4-8

Flujos de informacin externa


hacia Compras
Condiciones generales
del mercado Informacin del producto
Fuentes de suministro
Informacin de
Capacidad de los
nuevos productos
proveedores
Disponibilidad de
Compra
transporte
Tasas de produccin
de los proveedores
Costos de transporte
Precios y descuentos
Trminos de
negociacin Ventas e impuestos
de aduanas

4-9

Flujos de informacin interna


desde Compras
Administracin general
Ingeniera
Fuentes, producto,
informacin de precios

Condiciones
Econmicas

Informacin de precios
y producto

Produccin
Disponibilidad de producto,
Tiempo respuesta, calidad y
price

Condiciones
de competencia

Compra

Mercadeo

Compromisos de
presupuesto

Contratos

Legal

Desarrollo del Producto

Ordenes
colocadas

Departamentos

Costos, ajuste
de precios

Contabilidad

Finanzas

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Beneficios de la tecnologa de
los sistemas de informacin








Reduccin de costos y mayor eficiencia


Accesibilidad de los datos
Comunicacin ms rpida
Dedicar recursos a aspectos estratgicos
Exactitud de los datos
Integracin de sistemas
Control monetario

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Sistemas de Informacin
(pag.88 texto)

4 - 12

Los Cuatro Tipos de EDI


(Intercambio electrnico de datos)






Red con valor aadido (EDI, VAN)


Intercambio electrnico de datos a travs de internet
o declaracin de aplicabilidad (AS2)
Intercambio electrnico de datos a travs de la web
Servicios subcontratados de intercambio electrnico
de datos

4 - 13

Tres tipos de e-subastas


inversas
Subastas de ofertas abiertas:
 Proveedores seleccionan artculos para la licitacin y registran tantas
ofertas como lo deseen hasta el cierre especificado.
 Los nombres no son revelados a otros oferentes
Subastas de ofertas privadas:
 El comprador fija un precio y una cantidad que se han establecido
como meta.
 Los proveedores registran una o varias ofertas en un tiempo especfico
 El comprador evala y publica un reglamento. Los niveles del
reglamento son: Aceptada; cerrado; BAFO; abierto
Subasta de precio publicado: comprador publica precio aceptado, el
primer proveedor que lo satisfaga obtiene la concesin

4 - 14

Cundo utilizar Subastas Inversas







Especificaciones claramente definidas, incluyendo los requerimientos


tecnolgicos, logsticos y comerciales.
Un mercado competitivo con proveedores calificados dispuestos a participar.
Por lo general, se requieren al menos tres proveedores. Ms de seis
proveedores pueden agregar complejidad y costos innecesarios.
La comprensin de las condiciones del mercado con el fin de establecer las
expectativas adecuadas para un precio de reserva.
Familiaridad y competencia del comprador y del vendedor utilizando la
tecnologa de la subasta.
Reglas claras de conducta. Por ejemplo, las condiciones para la ampliacin de
los criterios de la duracin de la subasta y los criterios de concesin
El comprador est dispuesto a cambiar de proveedor si es necesario.
El comprador considera que el ahorro proyectado justifica una subasta
inversa.

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Problemas Potenciales del


Comprador en Subastas Inversas


Comprador acepta de manera deliberada ofertas de


los proveedores con precios indebidamente bajos.
Presentan ofertas fantasma durante el evento para
aumentar la competencia de forma artificial
Comprador incluye proveedores no calificados para
aumentar la competencia sobre precios.

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Problemas Potenciales del


Proveedor en Subastas Inversas



La colusin
Ofrecen precios indebidamente bajos y tratan de
renegociarlos despus
Observan a distancia o participan en el evento pero
no hacen ofertas para recopilar inteligencia de
mercado. Una regla que requiera la presentacin de
ofertas antes de entrar a la subasta puede evitar
esta forma de comportamiento.
Presentan ofertas despus de la subasta como un
intento para conseguir negocios

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Problemas Potenciales del uso


de las Subastas en Lnea



Riesgo de interrumpir buenas relaciones con los proveedores


Riesgo de desarrollar una reputacin de compras con precios
agresivos sobre otras consideraciones
Los costos de funcionamiento la subasta versus ahorros
previstos.
El potencial de ahorro en costos de la subastas frente a los
procesos de abastecimiento como el requerimiento con base
en uso/requerimiento con base en cantidad (RFP/RFQ) y las
negociaciones
Preparacin anticipada as como los costos en comparacin
con la determinacin del precio a travs de un RFP/RFQ.
Precio real cuando los costos imprevistos se consideran frente
a un precio de oferta.

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Preguntas Claves Cuando se


Adopta una Nueva Tecnologa
de Sistemas de Informacin



Debemos ser un lderes o seguidores?


Qu debera adquirirse a travs del comercio
electrnico?
Qu herramientas debemos usar para adquirir
esos artculos?
A quienes deberamos elegir como proveedores de
servicios?
Deberamos llevar a cabo una alianza y en caso de
ser as, de qu tipo, o deberamos trabajar en forma
privada?

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