TEMA 16. CONCEPTO DE DOCUMENTO, REGISTRO Y ARCHIVO.

Definicin:

Segn L. 30/92; todo aquel vlidamente emitido por los rganos de la Admn. Pblica.

Clases de documentos ( 2 tipos):

_Privados
_Pblicos (3 tipos)
*Legislativos
*Judiciales
*Administrativos (4 tipos)
+De instruccin.
+Resolutorios.
+De comunicacin.
+De constancia.
Importa resaltar del documento su relacin con el original a efectos de su valor
testimonial. De ah que cualquier documento puede incluirse en alguno de estos apartados:
.-Minuta: es el borrador o escrito preparatorio del que surge el documento original.
.-Original: es el documento hecho por voluntad de su autor y conservado en materia y forma que
se emiti.
.-Copia: es la reproduccin del original. Puede ser:
*Simple: reproduccin que hace un particular que no tiene autoridad para garantizar la exactitud
de la copia.
*Certificada: la reproduccin la hace la Administracin que, mediante diligencia, garantiza la
exactitud de la copia.
*Compulsadas: copias simples, pero cotejadas por la Administracin.
Documento:

Caractersticas de los documentos:

*Producido por un rgano administrativo.
*Debe poder incorporarse a un expediente.
*Normalmente escriturado.
Definicin de los principales documentos administrativos:
.-Providencia: Decisin de un rgano que no pone fin a un asunto.
.-Resolucin: Decisin de forma definitiva. Debe ser notificada.
.-Informe y dictmen: Pareceres que emiten los funcionarios, autoridades

u organismos distintos de
aquellos a quienes corresponde dictar resolucin o propuesta de resolucin.
.-Propuestas y mociones: Se llama propuesta a la proposicin de resolucin que el funcionario y
rgano instructor presenta en el ejercicio de sus funciones al rgano que ha de decidir. Se llama
mocin razonada de los subordinados a la proposicin que que un funcionario hace a su
inmediato superior, sobre la conveniencia y oportunidad de adoptar una resolucin determinada.
Definicin de los principales documentos de constancia:
.-Diligencia: declaracin de la constancia de un hecho de tipo procedimental.
.-Certificacin: declaracin solemne de conocimiento que pone de manifiesto

lo que existe en

archivos preestablecidos o se conoce por otro medio.

Definicin de los principales documentos de comunicacin:
.-El oficio: comunicacin a destinatario nominalmente conocido.
*Notificacin: acto formal de un rgano destinado a comunicar

a los interesados una resolucin

administrativa.
*Citacin: es la convocatoria con sealamiento del sitio, hora y da en que deba comparecer el
citado.
*Emplazamiento: es la convocatoria para comparecer dentro de un trmino que se seala.
*Requerimiento: es un acto formal de intimidacin que se hace a alguna persona para que se
entregue, haga o deje de hacer alguna cosa.
.-Los edictos: son anuncios que tienen lugar cuando quiere darse general conocimiento de unos
hechos o cuando no sea posible hacer la notificacin personalmente.
Confeccin de documentos:

Todos los documentos administrativos deben contener:

*El ttulo del documento, y en su caso, el procedimiento que se inicia.
*El nmero o clave asignado para la identificacin del expediente en el que se integra el
documento.
*La denominacin completa del cargo o puesto de trabajo del titular del rgano competente para
la emisin del documento, as como el nombre y apellidos de la persona que formaliza el
documento.
*El lugar y fecha en que se formaliz el documento.
*La identificacin del destinatario.
Modelos normalizados; material impreso (solicitud):
*En la 1 hoja de todo modelo normalizado

de solicitud figurar en su encabezamiento un ttulo,

dos espacios para la constancia de las fechas de entrada en el rgano de presentacin y de
registro en el rgano competente.
*Datos del solicitante; apartados para que el ciudadano seales datos personales de
identificacin, estrictamente necesarios en funcin del procedimiento.
*Datos relativos a la solicitud; la peticin en que se concreta la solicitud, hechos y razones en los
que se fundamenta.
*La relacin de los documentos preceptivos que el ciudadano debe acompaar al modelo de
acuerdo con la normativa correspondiente
*Datos relativos a la notificacin.

REGISTRO:
Las oficinas de registro de la AGE son unidades administrativas que tienen la
consideracin de rgano administrativo por tener atribuidas funciones con efectos jurdicos
frente a terceros.
Definicin:

Creacin, modificacin y supresin:

Se efectuar de acuerdo con las reglas establecidas en la LOFAGE.

Las oficinas de registro de las Delegaciones y Subdelegaciones del Gobierno y de los servicios
territoriales en ellas integrados se crean, modifican o suprimen por Orden del Ministro de
Administraciones Pblicas.
Registro general: recoge cualquier asiento o comunicacin. Deben instalarse en soporte informtico.
remitirn copia de la totalidad e los asientos que practiquen a la correspondiente
oficina de registro general, siendo esta ltima la que ejerce las funciones de constancia y
certificacin.
Registro auxiliar:

Contenido de una anotacin registral:

*Un nmero de orden.
*Epgrafe expresivo de su naturaleza (instancia, recurso, notificacin, etc.)
*Fecha de entrada.
*Identificacin del interesado.
*rgano administrativo remitente, si procede.
*Persona u rgano al que se enva.
*Referencia al contenido de la comunicacin que se registra en su caso.

Los asientos se anotarn respetando el orden temporal de recepcin o salida de los escritos o
comunicaciones e indicarn la fecha del da de la recepcin o salida.
Funciones del registro:
*Recepcin de solicitudes,

escritos o comunicaciones dirigidos a cualquier rgano de la

Administracin Pblica.
*La expedicin de recibos de la presentacin de solicitudes, escritos y comunicaciones.
*Anotacin de asientos de entrada o salida de las solicitudes, escritos y comunicaciones.
*La remisin de las solicitudes, escritos y comunicaciones a las personas u rganos.
*La expedicin de copias selladas de los documentos que se deban aportar.
*La realizacin de cotejos y copias compulsadas (stas tendrn la misma validez que el
original aportado en el procedimiento de que se trate, sin que en ningn caso acredite la
autenticidad del documento original).
Registros telemticos:

La presentacin de solicitudes, escritos y comunicaciones podr realizarse a travs de estos

registros durante las 24h de todos los das del ao. Se regirn por la fecha y hora oficial espaola.
Cmputo de plazos:

Se regir a los efectos de cmputo de los plazos fijados en das hbiles por los siguientes
criterios:
*Sern das inhbiles los as declarados para todo el territorio nacional. Tambin se considerarn
das inhbiles los que as lo sean en la comunidad autnoma donde se encuentre el rgano al que
corresponda la competencia.

ARCHIVOS:

Archivos
*Privados
*Pblicos
.-Histricos
.-Administrativos.
Archivos histricos:
*Archivo Histrico Nacional.
*Archivo de la Corona de Aragn.
*Archivo General de Simancas.
*Archivo General de Indias
*Archivo General de la Guerra Civil

Espaola.

Archivos administrativos:

*Archivos de gestin:
.-Caractersticas:

.Archivo de oficina
. Existe uno por cada unidad administrativa.
. No son de libre consulta.
. Pertenecen a la primera edad de los documentos.
.-Finalidades:

. Custodiar documentos en pleno trmite.

. Remitirlos al Archivo General si tramitados en dependencias centrales.
. Remitirlos al Archivo Prov si tramitados en dependencias perifricas.
. La remisin se efecta anualmente.
*Archivos centrales:
.-Caractersticas:

. Existe uno en cada Departamento. Son de libre consulta.

. Pertenecen a la segunda edad de los documentos.
.-Finalidades:

. Custodiar documentos tramitados.

. Remitirlos al Archivo General pasados 15 aos.
*Archivos intermedios:
.-Caractersticas:

. Existe uno ubicado en Alcal de Henares.

. Depende de la Direcc. Gral. Del Libro, Archivos y Bibliotecas.
. Pertenece a la tercera edad de los documentos.
.-Finalidades:

. Custodiar documentos que carecen de vigencia administrativa.

. Remitirlos al Archivo Histrico Nacional, pasados 25 aos.
( si tienen valor histrico, si no, no )

Criterios de ordenacin:
.-Orgnico.
.-Funcional.
.-Alfabtico.
.-Numrico.
.-Cronolgico.
.-Etc.
Operaciones relacionadas con el orden:
.-Desdoble.
.-Signaturacin y sellado.
.-Datacin.
.-Numeracin y foliacin.
.-Agregacin.
.-Expurgo: slo con documentos que

no se trasfieran a la 2 fase y slo las copias.