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Cdigo: U-PR-15.001.009
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ALCANCE: Inicia con la Programacin del ciclo de auditoras y finaliza con la consolidacin de la evaluacin de competencias de los Auditores Internos. Aplica para las
Auditoras Internas de cumplimiento a los requisitos de las normas aplicables a sistemas de gestin de la Universidad Nacional de Colombia.
DEFINICIONES:
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Auditora: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditora y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar en
que cumplen los criterios de auditora.
Auditora interna: Auditora que se realiza en nombre de la Universidad para la revisin del Sistema de Gestin y la autodeclaracin de conformidad del
cumplimiento de los requisitos.
Criterios de Auditora: Grupo de polticas, procedimientos o requisitos usados como referencia y contra los cuales se compara la evidencia de auditora.
Evidencia de la Auditora: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacin que son pertinentes para los criterios de auditora y que son verificables.
Hallazgos de la Auditora: Resultados de la evaluacin de la evidencia de la auditora recopilada frente a los criterios de auditora.
Conclusiones de la Auditora: Resultado de una auditora que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditora y todos los hallazgos de la
misma.
Cliente de la auditora: Organizacin o persona que solicita una auditora
Auditado: Organizacin que est siendo auditada. Macroproceso, proceso, procedimiento, servicio o requisito al que se le aplica la auditora. Para el Sistema de
Gestin, el auditado se define de acuerdo con la estructura de la auditora programada.
Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditora.
Equipo auditor: Persona o grupo de personas que llevan a cabo una auditora. El equipo auditor se conformar de acuerdo con la estructura de la auditora
programada y puede incluir auditores, auditores en formacin y/o expertos tcnicos si los requiere la auditora. A un auditor del equipo se le designa como lder del
mismo.
Experto Tcnico: Persona que suministra un conocimiento especfico o experiencia (relacionada con la Institucin, proceso o actividad que va a ser auditada) al
equipo auditor.
Observador: Persona que acompaa al equipo auditor, pero no audita.
Programa de Auditora: Conjunto de una o ms auditoras planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propsito especfico.
Alcance de la auditora: Extensin y lmites de una auditora. Incluye la definicin de los criterios de auditora, procesos y/o reas a auditar.
Plan de Auditora: Descripcin de las actividades y de los detalles acordados en una auditora.
Riesgo: Efecto de la incertidumbre en los objetivos.
Competencia: Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes.
Conformidad: Cumplimiento de un requisito.
No conformidad: Incumplimiento de un requisito.
Sistema de Gestin: Sistema para establecer polticas y objetivos y para alcanzar dichos objetivos
Auditora Complementaria: Es aquella que se programa teniendo en consideracin la importancia de los procesos, procedimientos, servicios o requisitos y puede
ser posterior a las auditoras ejecutadas segn necesidad detectada para su realizacin.
Auditora documental: Auditora que se realiza previo a la realizacin de la auditora insitu, tambin hace parte de la visita de auditora en campo, verificando el
cumplimiento de requisitos propios del Sistema de Gestin en la documentacin objeto de auditora.
Auditora extraordinaria: Es la auditora que no se encuentra detallada en el Programa de auditoras, pero que es necesario realizar teniendo en cuenta el
desempeo del proceso, procedimiento, servicio o requisitos aplicables o necesidades propias del sistema.
Auditora Combinada: Cuando se auditan juntos dos o ms sistemas de gestin de diferentes disciplinas (ej. calidad, ambiental, seguridad y salud ocupacional).
DESARROLLO ORGANIZACIONAL
PROCEDIMIENTO AUDITORAS INTERNAS
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25. Auditora Conjunta: Cuando dos o ms organizaciones cooperan para auditar a un nico auditado, se denomina auditora conjunta.
26. Auditora de Seguimiento: Auditora posterior para verificar las acciones emprendidas y su eficacia emprendidas por el auditado.
27. Coordinador de Auditora/ Responsable del Sistema de Gestin: Persona responsable de la gestin del Programa de Auditora Interna, quien coordina las
actividades de las auditoras y del equipo auditor; es responsable de consolidar los resultados y controlar los registros.
28. Lder del equipo auditor: Persona que por su experiencia o conocimiento, lidera una auditora. Tiene autonoma para preparar la ejecucin de la auditora, conciliar
con los auditados, liderar las reuniones de apertura y cierre de auditoras, actuar en el esclarecimiento de eventuales dudas que surjan durante la ejecucin de la
auditora y en la solucin de posibles problemas.
29. Observacin: Hallazgo con tendencia al incumplimiento de un requisito. Cumplimiento parcial de un requisito.
30. Requisito: Necesidad o expectativa establecida.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
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CONDICIONES GENERALES:
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El proceso de Auditora se realizar bajo los principios de auditora como la integridad y la confidencialidad de la informacin.
Cada Sistema de Gestin ser autnomo en la periodicidad de realizacin de las auditoras internas y su aprobacin. El Programa de auditoras internas
obedece a unos criterios de priorizacin que sern definidos por cada Sistema de Gestin, por ejemplo resultados de auditoras anteriores, criticidad e
importancia del proceso, existencia de un producto o proceso nuevo, por solicitud de la Alta Direccin, tipo de proceso entre otros1. La metodologa que se
desarrolla en las auditoras es la aplicacin de tems de la norma NTC-ISO 19011: 2012, los cuales se desarrollan en el presente documento.
En la elaboracin del Programa de Auditora (el cual es realizado por el responsable del Sistema de Gestin), cada Sistema de Gestin debe gestionar los
recursos para el Programa de auditoras, (por ejemplo, incluir los costos en los que se incurre para llevar a cabo la auditoras internas).
La aprobacin del Programa de auditora del Sistema Integrado de Gestin y ambiental es responsabilidad del Comit o Subcomit de Coordinacin de Control
Interno. En el caso de los laboratorios acreditados lo aprobar el coordinador del mismo.
Algunos aspectos del conocimiento y habilidades de los auditores internos de sistemas de gestin son comunes y algunos son especficos para las disciplinas
individuales2 y son registrados en el formato Seleccin de Auditores U-FT-15.001.018. Estos aspectos se definen en la actividad No. 3 del presente
procedimiento. Se debe asegurar independencia e imparcialidad de los auditores.
En el caso de no estar presente la persona responsable de recibir la auditora, ste debe nombrar formalmente un delegado.
Las auditoras internas podrn ser realizadas por personal de la Universidad y/o externo, siempre y cuando tenga el perfil y la competencia de acuerdo con el
Para los laboratorios con ISO IEC 17025 y registro ICA esta periodicidad debe ser de un ao. Se deben incluir actividades de ensayo y/o calibracin.
Cada Sede de la Universidad y cada Sistema de Gestin define los criterios de seleccin adicionales y los registra en el formato Seleccin de Auditores U-FT-15.001.018
DESARROLLO ORGANIZACIONAL
PROCEDIMIENTO AUDITORAS INTERNAS
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Siempre y cuando se soporte adecuadamente esto puede ser por: costos para el auditado; no existe independencia entre el auditor y el auditado.
Esto se debe realizar en un plazo no mayor a un (1) da antes de la ejecucin de la auditora.
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Los formatos que podrn usarse en fsico son Programa de Auditoras internas FT-15.001.017; Seleccin de Auditores U-FT-15.001.018; Lista de Verificacin para Auditoras Internas U-FT-15.001.019;
Evaluacin de Desempeo del Auditor U-FT-15.001.021.
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DESARROLLO ORGANIZACIONAL
PROCEDIMIENTO AUDITORAS INTERNAS
ID.
ACTIVIDAD
Planificar y Aprobar el
Programa de
Auditoras.
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REGISTROS
SISTEMAS DE
INFORMACIN O
APLICATIVOS
Formato Programa de
Auditoras internas FT15.001.017
N/A
U-FT-15.001.008
Formato Matriz riesgos
proceso Mejoramiento
de la gestin
Mdulo de
Riesgos en el Soft
Expert
Identificar y evaluar
los riesgos del
Programa de Auditora
Interna
reas que
coordinan el
Sistema de
Gestin
Coordinador de la
Auditora
DESARROLLO ORGANIZACIONAL
PROCEDIMIENTO AUDITORAS INTERNAS
ID.
3
ACTIVIDAD
Seleccionar el Equipo
Auditor
A udit or L der
Educacin
Educacin Secundaria
Educacin Secundaria
Experiencia
en audit or a
( nmero)
2 auditoras
internas
Auditor Observador en 2
auditoras internas
Como auditor interno en sistema
de gestin; Actualizaciones o
entrenamiento en auditoras
internas, dadas por personal
externo o interno
tico
Buen observador
Tenacidad
Confianza en s mismo
3 auditoras internas
1 auditora como lder auditor
Formacin:
Habilidades
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REGISTROS
Formato Seleccin de
Auditores U-FT15.001.018
SISTEMAS DE
INFORMACIN O
APLICATIVOS
N/A
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DESARROLLO ORGANIZACIONAL
PROCEDIMIENTO AUDITORAS INTERNAS
ID.
4
ACTIVIDAD
Elaborar y
aprobar el Plan
de Auditora
Lder Auditor
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REGISTROS
Mdulo de Auditoras
Gestin en el Sistema
SISTEMAS DE
INFORMACIN O
APLICATIVOS
Mdulo de
Auditoras en el
Soft Expert
Formato Plan de
Auditoras U-FT14.002.003
Auditado
Preparar la Auditora
N/A
Coordinador de
Auditora
Correo Electrnico
Equipo Auditor
Formato Lista de
Verificacin para
Auditoras Internas
U-FT-15.001.019
Para el sistema integrado de gestin se tomar como insumo la Matriz cruzada de requisitos de la Norma NTCGP-1000:2009 aplicable a los procesos de la Universidad Nacional.
La comunicacin puede ser a travs de llamadas telefnicas, correos, oficios, y servir para:
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determinar cualquier requisito especfico de la locacin en cuanto a acceso, seguridad, salud y seguridad y otros;
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No aplica para laboratorios.
Mdulo de
Auditoras en el
Soft Expert
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DESARROLLO ORGANIZACIONAL
PROCEDIMIENTO AUDITORAS INTERNAS
ID.
ACTIVIDAD
Realizar la Reunin de
Apertura
Realizar visita de
auditoria
Proceso de
auditora o
dependencia lder
de este proceso
dentro del sistema
Realizar la Reunin de
Cierre
N/A
Evaluar al auditor
rea o proceso
auditado
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REGISTROS
SISTEMAS DE
INFORMACIN O
APLICATIVOS
Formato Plan de
Auditoras U-FT15.001.019
N/A
Equipo Auditor
Formato Lista de
Verificacin para
Auditoras Internas
U-FT-15.001.020
N/A
Formato Plan de
Auditoras U-FT15.001.019
N/A
Auditado
Formato Evaluacin de
Desempeo del Auditor
U-FT-15.001.021
N/A
DESARROLLO ORGANIZACIONAL
PROCEDIMIENTO AUDITORAS INTERNAS
ID.
ACTIVIDAD
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Elaborar el Informe de
Auditora.
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REGISTROS
Formato Informe de
Auditora
U-FT-15.001.022
SISTEMAS DE
INFORMACIN O
APLICATIVOS
Mdulo de
Auditoras en el
Soft Expert
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Este perodo de tiempo contempla la elaboracin del informe, inclusin del mismo en el sistema y aprobacin del informe por parte del lder auditado.
En el formato Informe de Auditora U-FT-15.001.022 se relaciona la forma de redaccin de cada clasificacin de los hallazgos
En caso de requerirse, debido alguna duda sobre la exactitud de los resultados de los ensayos emitidos por el laboratorio, se notificar al usuario involucrado por escrito de la situacin presentada y de las acciones
que realizar el laboratorio para su correccin adecuada.
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Cdigo: U-PR-15.001.009
Versin: 6.0
DESARROLLO ORGANIZACIONAL
PROCEDIMIENTO AUDITORAS INTERNAS
ID.
11
ACTIVIDAD
Consolidar la
evaluacin de
auditores
ELABOR
CARGO
FECHA
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REVIS
APROB
CARGO
CARGO
FECHA
Febrero de 2015
FECHA
SISTEMAS DE
INFORMACIN O
APLICATIVOS
REGISTROS
Formato
consolidado
Evaluacin de auditores
U-FT-15.001.023
Registros
capacitaciones
entrenamiento
auditores
N/A
de
y
los
VICERRECTOR GENERAL
Febrero de 2015