MANUAL

DE
DESCRIPCIN
DE
PUESTOS

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MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS

A continuacin se describe un Manual de Descripcin de
Puestos, el cual tiene como objetivo el proporcionar una gua y
orientacin para el llenado del formato a travs de
explicaciones breves y con ejemplos, que permita a quien lo
lea el clarificar las dudas que pudiera tener.

En el Manual contiene dos apartados, los cuales se describen

a continuacin:
***Informacin Bsica en la cual se determina los conceptos
de la descripcin, as como los verbos ms utilizados.
***Formato de Descripcin de Puestos en el cual se determina
una explicacin de cada uno de los apartados que conforma el
Formato y tener una informacin uniforme.

A) INFORMACIN BSICA
QUE ES UN PUESTO?
1) Es la unidad mnima dentro de la organizacin de una
empresa.
2) Es el conjunto de actividades y funciones encaminados al
logro de los objetivos de la empresa.
3) Los puestos son impersonales y su contenido se describe
en el marco de la estructura organizacional y en el presente.
QUE ES UNA DESCRIPCIN DE PUESTOS?
Es un documento que tal como su nombre lo indica describe
las funciones responsabilidades, relaciones, etc., de un puesto
de tal forma que permita a quien lo lea, entender clara y
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correctamente el contenido del puesto con el objeto de poder

determinar:
*La informacin bsica para inducir a un nuevo ocupante.
*Las posibles necesidades de capacitacin del ocupante.
*El desempeo con que el ocupante realiza las funciones
y logra los resultados propios del puesto.
CUALES SON
PUESTOS?

LOS

FINES

DE

LA

DESCRIPCION

DE

Algunos de los fines ms importantes que persigue la

Descripcin de Puestos son los siguientes:
***Delimita la autoridad y facultades que tiene el
puesto, con la finalidad de establecer en forma clara hasta
donde llegan sus lmites, de acuerdo con el nivel del puesto y
funciones a desarrollar.
***Comunicacin jefe-subordinado: otro de los fines es el
mejorar la comunicacin jefe-subordinado a travs del
establecimiento de las funciones, de tal manera que al
momento de aclarar las funciones que debe desempear el
titular del puesto sea una gua para ambos (jefe-subordinado).
***Induccin al puesto: es un elemento importante en la
induccin al puesto de un empleado de recin ingreso o un
colega que tuviera una promocin, ya que al momento de
darle la descripcin de puestos para su lectura y explicarle sus
funciones que debe desarrollar, facilita este proceso y su
adecuacin es ms rpida al nuevo puesto.
***Cobertura de vacantes: es un elemento bsico para la
bsqueda de candidatos que puedan cubrir una vacante,
tratando de que las caractersticas del candidato a cubrir el
puesto, sean las idneas para desarrollar el puesto en forma
efectiva.
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***Valuacin del puesto: la descripcin de puestos nos

sirve para indicar en cuanto contribuye las funciones del
puesto a los objetivos del rea y por ende a los de la
organizacin, con la finalidad de determinar su compensacin
en la pirmide organizacional.
***Evaluacin del desempeo: es la base para evaluar el
desempeo de cada uno de nosotros y determinar que es
necesario mejorar / alcanzar los objetivos del puesto, con la
finalidad de alinear nuestro desempeo a los objetivos de
cada puesto.
***Prctica de sueldos: es tambin un elemento
fundamental para la aplicacin de diferentes aspectos de
sueldos como encuestas, valuacin de puestos, presupuestos
en
incrementos
de
sueldos
(general,
desempeo,
promociones, etc.).
***Necesidades de capacitacin: es la comparacin entre
las capacidades de la persona y la descripcin de puestos, en
donde la brecha de esta comparacin determina las
necesidades que requiere la persona para llevar a cabo el
desempeo al 100%.
***Claridad de los objetivos: el tener claros los objetivos en
cada puesto nos proporciona el rumbo a seguir y concentrar
los esfuerzos y el desempeo de la persona que ocupa ese
puesto, con la finalidad de conseguir el objetivo de la
organizacin.
***Actualizacin de funciones: las descripciones tienden a
desactualizarse conforme la dinmica de cada organizacin,
por lo que es indispensable el tener un proceso sistmico que
nos actualice la informacin, a fin de tener en todo momento
las funciones y objetivos actuales, por lo que se deber de
existir un proceso anual para llevar a cabo esta actualizacin
en las descripciones de puestos.
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A continuacin se enlistan una serie de verbos en su tiempo

infinitivo, los cuales estn clasificados por niveles de
estructura funcional de la organizacin para su uso en las
descripciones de puestos.
Esta clasificacin pretende proporcionar una forma de
orientacin a la persona que esta recabando su descripcin de
puestos, dando la lista de verbos que son mas usados en cada
nivel funcional de la estructura organizacin, sin que esto sea
limitativo para su uso.

LISTA DE VERBOS
NIVELES DE ALTA DIRECCIN
*DIRIGIR
*ADMINISTRAR
*AUTORIZAR
*ESTABLECER
*COORDINAR
*DETERMINAR
*EVALUAR
*ASIGNAR

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*AUDITAR
*DISTRIBUIR
*SUPERVISAR

NIVELES GERENCIALES

*APROBAR
*ASESORAR
*AUTORIZAR
*DISEAR
*ESTANDARIZAR
*INSTALAR
*PLANEAR
*PROGRAMAR
*PROPORCIONAR
*RECOMENDAR
*REPRESENTAR

NIVELES OPERATIVOS

*ACUMULAR

*ESPECIFICAR

*ALMACENAR

*ESTUDIAR

*ANALIZAR

*EXPEDIR

*ESTIMAR
*EXAMINAR
*FACILITAR
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*CALCULAR

FIRMAR

*FORMULAR

*CALIFICAR

*GIRAR

*INFORMAR

*COMPILAR

*INSPECCIONAR

*SEGUIR

*COMPROBAR

*INTERPRETAR

*OBTENER

*COMUNICAR

*INVENTARIAR

*OPERAR

*CONSOLIDAR
*PRESUPUESTAR

*PRESENTAR

*DESARROLLAR

*PRODUCIR

*EJECUTAR

*RECABAR

*ENTREVISTAR
*VERIFICAR

*REALIZAR
*REGISTRAR

*REVISAR

*ENVIAR

B) FORMATO DE DESCRIPCIN DE PUESTOS

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Titulo del puesto
1.- Se debe anotar el nombre del puesto de acuerdo al
organigrama actual.
Empresa: Escribir el nombre de la Empresa del grupo a la que
pertenece
rea / Departamento: Anotar el rea (Subdireccin, Gerencia o
Departamento) al que el puesto reporta en forma inmediata
ascendente.
Nombre del Puesto del jefe inmediato: Debe anotarse el
nombre del puesto que ocupa el jefe al que reporta el puesto.
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DESCRIPCION DE FUNCIONES
Funcin general / Propsito General. Se deber anotar el
propsito bsico del puesto, es decir la contribucin bsica del
puesto a la institucin, iniciando siempre con un verbo en
infinitivo
(ver lista de verbos) y deber contener el Qu,
Cmo y Para qu se realiza . Deber ser redactado en forma
clara con base en lo que el puesto hace en funcin de lo
siguiente:
* Cul es el principal producto que ofrece su puesto a la
organizacin?
* Qu utilizacin se le da en la organizacin al producto
logrado por su puesto?

Ejemplo:
Asegurar que el Grupo Santa Lucia cuente con los artculos y
herramientas de oficina al 100%, a travs del contacto con
empresas del ramo y que nos proporcionen condiciones,
calidad y presupuestos de cada artculo, con la finalidad de
cumplir el abasto a cada rea de la empresa y con los
estndares, normativa y polticas que fija el Grupo a nivel
nacional.

Funciones
Especficas:
El puesto realiza diversas
actividades o funciones especficas dirigidas a producir
determinados resultados finales. Por lo tanto, en este espacio
deben anotarse estas funciones con la siguiente estructura:
verbo accin (que) + funcin (como) + resultado final (para
que).
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Ejemplo de Funcin Especfica

Presupuestar con 5 empresas proveedoras de artculos de
oficina a travs del envi de precios de sus artculos,
condiciones de pago y descripcin de los productos, con la
finalidad de presentar al Comit los presupuestos y
seleccionar el que ofrezca mejores condiciones de acuerdo a
normatividad vigente.
La descripcin de cada funcin deber realizarse con un
verbo en infinitivo y
contener el Qu, Cmo y Para qu
se realiza. Deben redactar en orden de importancia las
funciones que se realizan en el puesto para el logro de la
funcin genrica y asegurar que se especifiquen las funciones
de las que es responsable el puesto, evitando al mismo
tiempo caer en detalles innecesarios o en la confusin de
describir actividades en lugar de funciones.

Funciones o tareas de Control Operativo o Financiero: en este

apartado debern nicamente escribir la palabra si o no;
con el cual determinara si la funcin o tarea descrita tiene el
carcter de control operativo o financiero.
En caso de que se haya determinado la funcin con la palabra
Si, deber de explicar al final de las 10 funciones
especficas, en que consiste esta funcin explicando y
respondiendo a las preguntas quien, que, como, cuando,
donde, por que; as como identificando los formatos y
sistemas relacionados a este control. En caso de que el
control ya se encuentre descrito en algn manual o instructivo
de trabajo o procedimiento operativo, ser suficiente con
hacer referencia a dichos documentos en este formato.

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REQUERIMIENTOS
Conocimiento y Experiencia: en este apartado debers de
indicar los conocimientos adquiridos a travs de estudios
formales, as como la experiencia interna o externa necesaria
en tiempo que el ocupante deber de tener para dominar
totalmente el puesto.

*Conocimientos: Se debe marcar el grado mnimo

indispensable para el puesto: preparatoria, licenciatura,
postgrado o maestra.
*Otros Conocimientos: se refiere a los conocimientos
especializados que requiere el puesto y que son tipo tcnico,
humanstico, especializado de cada campo del rea, etc., que
pudieran ser adquiridos a travs de cursos especficos o
estudios de corto plazo (hasta un ao). Ejemplo: Diplomado
en Oracle, Curso de Supervisin, Curso de Excel avanzado,
Optmetra, etc.
*Experiencia: se debe indicar
el tiempo requerido para
dominar el puesto, el cual podr ser: hasta dos aos, de dos
a cinco aos, de cinco a 10 aos mas de diez aos.

RESPONSABILIDAD
Responsabilidad
por resultados: Es la decisin que
ejerce y la responsabilidad que asume de las funciones que
realiza, en las cuales tiene una toma de decisiones sobre los
aspectos que pueden ser por tiempo, monto de dinero, por
polticas, reas y personas, sucursales, operaciones,
presupuestos, obligaciones y funciones administrativas en
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general, que sean cuantificables de forma significativa. Todo

lo anterior, enmarcado en un tiempo determinado.
Cabe mencionar que si el puesto esta en un nivel mayor en
la estructura,
mayor ser su grado de autoridad y
responsabilidad.

SUPERVISION
Supervisin Recibida: Marcar que tipo de supervisin recibe el
puesto descrito, con la finalidad de determinar el grado de
autonoma o libertad en el desempeo de sus funciones, las
cuales pueden ser desde un grado de rdenes precisas hasta
indicaciones de estrategia general.

Tipo de Supervisin a puestos operativos, administrativos,

especializados o supervisores:
*Ordenes
precisas,
*Instrucciones
para
trabajar
rutinas,*Supervisin sobre avances y resultados, *Con planes
y programas establecidos en los que se cuenta con
precedentes o polticas claramente definidas.
Tipo de Supervisin a puestos gerenciales, directivos y de alta
direccin:
*Con planes y programas establecidos en los que se cuenta
con precedentes o polticas claramente definidas, *Direccin
gerencial, se supervisa la consecucin de resultados
operacionales concretos, *Direccin genrica para el logro de
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metas, desarrolla el trabajo bajo polticas generales, *Se

recibe solamente una gua general por parte de la ms alta
Direccin,
*Estrategia general.
RELACIONES
Relaciones Internas y Externas del puesto: se refiere este
apartado a los contactos del puesto dentro y fuera de la
empresa y escribir de 3 a 5 contactos como mximo, en
donde se indique el objetivo o razn de esta relacin.
COMPETENCIAS
Competencias: en este apartado no se debe de llenar el
espacio, el cual Recursos Humanos ser el responsable de
este apartado, ya que se tiene tipificado las competencias
requeridas por cada puesto por nivel en la estructura.

IDIOMAS
Idiomas: en este apartado deber de indicarse el idioma
requerido por el puesto, considerando los niveles de dominio y
las funciones que realiza, as como en el ambiente en donde
se desarrolla
En caso de que requiera otro idioma, adicional al ingls,
deber de escribirlo en el apartado indicado para ello.
APROBACION
Autorizacin: en estos espacios se determinara quien autoriza
la descripcin del puesto y se refiere bsicamente a tres
personas:
*Titular del puesto: el cual escribir su nombre y su firma

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*Supervisor del puesto: es la persona que supervisa en forma

directa al titular del puesto. El Gerente debe firmar de Vo.Bo.
en este apartado.
*Recursos Humanos: el rea de Estrategia Laboral y
Compensaciones llenara este apartado con firma y nombre de
la persona que otorga el Vo.Bo. a la descripcin.

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