EL ARCHIVO COMO SISTEMA DE INFORMACIN

Eduardo Peis y Antonio A. Ruiz-Rodriguez

Universidad de Granada
Facultad de Biblioteconoma y Documentacin
El tratamiento de los documentos de archivo
En la antigedad, y prcticamente hasta el siglo XIX, de todas las funciones a
desarrollar sobre los documentos prevalece la conservacin, manifestada en una celosa
guarda a ultranza, encaminada casi con exclusividad a la utilizacin y beneficio de los
propios conservadores.
Incluso en el siglo XIX , que es cuando se formula el principio de procedencia de
los fondos y aparece el trabajo sobre los archivos como una disciplina independiente, es el
documento el que ocupa el centro de atencin de los profesionales, no el archivo. Se
prefera la documentacin medieval, arrinconando en cierta medida la que ofreca
informacin cuantitativa, ya fuera contable o demogrfica. El fin ltimo del quehacer
profesional resida en la catalogacin precisa y minuciosa de documentos reales,
nobiliarios y eclesisticos. No obstante, es en estos momentos cuando nace la denominada
entonces archivologa como una tcnica emprica para el arreglo y conservacin de los
archivos y en la mayora de los paises se crean sistemas de archivo como una rama ms de
la administracin, con sus rganos ejecutivos, consultivos y directivos.
Frente al anterior carcter cerrado, el archivo quedar sometido a un proceso de
apertura bastante antes del reconocimiento constitucional del derecho del ciudadano a la
informacin. La importancia de la conservacin cede el puesto a la difusin, que se
convierte en prioritaria, y el archivo adquiere la categora de servicio.
Tras la segunda guerra mundial, la archivstica alcanz su condicin de tcnica
autnoma ante un acuciante problema: la identificacin, valoracin y seleccin de
imponentes masas documentales, ajenas en principio a la historia, producidas por las
administraciones del siglo XX. Cobrar dimensin un elemento unido de siempre al
documento, pero que hasta ahora no haba resaltado con entidad propia: la informacin.
Pero en el caso del archivo, la informacin estar intimamente unida al llamado
documento de archivo. No obstante, esto no provoca el aislamiento de la archivstica, sino
muy al contrario, hace que comparta el objeto y fines con las llamadas ciencias de la
informacin. Es decir, el archivo pasa a ser considerado como servicio de informacin
(como las bibliotecas o los centros de documentacin) que forma parte del sistema de
informacin de un pas o regin.
A pesar de ello, siguen existiendo especificidades que provocaran el desarrollo de
diferentes subsistemas de servicios de informacin. Entre el archivo y la biblioteca la
diferencia puede venir de la contraposicin entre las nociones de fondo de archivo y
coleccin. Fondo de archivo es el conjunto de documentos procedente de la actividad de
una persona fsica o moral o de un organismo, cuya reunin es fruto de un proceso natural
en el que el productor genera y conserva esos fondos, al igual que se forman los
sedimentos de las capas geolgicas, progresiva y constantemente1. La coleccin es el
resultado de reunir documentos creados como fruto del saber y destinados a su difusin. La
funcin primordial de las bibliotecas y los archivos es la misma, hacer accesible al pblico
en general la informacin. Sin embargo, en los archivos los documentos, en tanto resultado
de una gestin administrativa, tienen un valor probatorio de carcter jurdicoadministrativo, y al menos durante un perodo de su vida no son libremente consultables.
Los procesos empleados en documentacin para el tratamiento documental, tienden
a reunir todas las informaciones posibles, procedentes de las fuentes mas diversas, sin

importar su soporte, sobre una cuestin determinada. Su finalidad consiste en poder

responder rpida y eficazmente a las demandas informativas, pero al contrario que el
archivo, sin intencionalidad probatoria. En el archivo el documento tiene valor por s
mismo.
Otra cuestin fundamental en la evolucin del tratamiento de documentos y
archivos ha sido la dicotoma, siempre latente, entre archivos histricos y archivos
administrativos.
En este siglo, de una dedicacin casi exclusiva por los archivos histricos, se pasa
al otro extremo: los archivos administrativos. De los profesionales norteamericanos surge
la idea de conjuntar ambas vertientes: la denominada records management o gestin de
documentos. Basndose precisamente en la citada teora del ciclo de vida, no consideran el
tratamiento de la documentacin activa y de la documentacin inactiva como algo
independiente, sino todo lo contrario. Se trata de los mismos documentos pero en fases
distintas de su vida. El tratamiento archivstico que se de a los documentos en su fase
activa (cuando estan siendo utilizados administrativamente), determinar lo que ocurra con
ellos en su fase inactiva (de disposicin o histrica). Esto quiere decir que por influencia de
la llamada gestin de documentos o records management se tiende a tratar la
documentacin incluso desde el momento mismo de su produccin. El modelo
norteamericano, precisamente, al estar basado en la teora del ciclo de vida, que como
apuntbamos, establece un paralelismo entre la vida de la documentacin y la vida de un
organismo vivo, distingue entre tres fases diferenciadas: la fase de nacimiento (creacin),
la fase de desarrollo (mantenimiento y uso) y la fase de disposicin (eliminacin o
conservacin permanente).
La definicin del trmino gestin de documentos que da el Consejo Internacional
de Archivos, contenida en el Dictionnary of archival terminology2, confirma el carcter de
gestin administrativa de esta prctica: "rea de gestin administrativa general relativa a
conseguir economa y eficacia en la creacin, mantenimiento, uso y disposicin de los
documentos". Tambien define claramente al profesional que se ocupa del records
management -punto en el que existe un gran debate abierto-. Sin ms remedio, hablar de
gestin de documentos es hacerlo partiendo de la referencia que constituye el modelo
norteamericano3.
La UNESCO, en su programa RAMP4 (Programa para la Gestin de Documentos
y Archivos), ya mantena en 1979 el carcter administrativo al que aludamos en el prrafo
anterior y defina gestin de documentos como el "dominio de la gestin administrativa
general con vistas a asegurar la economa y la eficacia de las operaciones desde la
creacin, mantenimiento y utilizacin, hasta la afectacin final de los documentos". Esta
ltima frase refleja que la anterior definicin no abandona a su suerte el carcter histrico
de la documentacin de archivo, ya que habla de economa y eficacia aplicados al ciclo de
vida completo. Efectivamente, en el mismo trabajo se afirma que "la nocin de gestin de
documentos abraza todo el ciclo de utilizacin de los documentos, desde su creacin o
recepcin, hasta el momento en que los documentos no son necesarios en la conduccin de
los asuntos corrientes de una organizacin o institucin. La afectacin final dada al
documento depende de la evaluacin que se haga de su valor y de su utilidad potencial, y
puede tomar la forma de una transferencia a un depsito intermedio para su
almacenamiento temporal, de su transferencia directa a un servicio de archivos, de una
donacin a un depsito habilitado, de reproduccin antes de su destruccin o, por ltimo,
de destruccin pura y simple".
Los principios a destacar de la gestin de documentos son los principios de
economa y eficacia. Charles M. Dollar 5 destaca el nfasis que la gestin de documentos
tradicional da a los beneficios econmicos que resultan de hacer frente a la duplicacin

innecesaria de los documentos, del uso de formularios normalizados, de la disposicin

rpida de los documentos de valor temporal, y del bajo coste de almacenamiento de la
documentacin valiosa a largo plazo.
Por su parte, la teora de la gestin sistemtica de los documentos administrativos
ha sido establecida por un archivero canadiense, Michel Roberge 6. Este, defiende que la
gestin de documentos administrativos debe satisfacer en primer lugar las necesidades de
la administracin, dando preferencia al cuadro de clasificacin sobre otras herramientas,
como son el calendario de conservacin y el inventario de los documentos o de los
expedientes administrativos. Segn esta aproximacin global -tambien denominada
corporativa-, la preservacin de los documentos con valor permanente es la consecuencia
-y no el objetivo- de un sistema de gestin de documentos administrativos.
Sin embargo, la cuestin no es denostar la impresionante vertiente histrica de los
archivos, sino de integrarla en un modelo que permite potenciar la explotacin de sus
valores para la investigacin y la cultura. Por ejemplo, Henri Bautier 7 se situaba en el otro
extremo y afirmaba en 1985: Por nuestra parte creemos que el archivista tiene no
solamente el derecho, sino tambien el deber, de hacer tareas de historiador. Pensamos que
no puede cumplir sus tareas profesionales de modo satisfactorio, si no utiliza los
documentos como historiador, pues solamente as puede mantenerse al tanto de la
problemtica histrica, seguir la evolucin y los progresos de la historia, comprender, en
fin, las necesidades y los problemas de los usuarios. En los archivos regionales y locales el
archivista se familiariza as con los distintos aspectos de la historia de la regin; aparte que
no estara capacitado para aconsejar a estudiantes e investigadores si l mismo no sumara a
su experiencia como archivista los conocimientos de historiador. An ms: ser acaso
excesivo insinuar que gozar de mayor peso y prestigio ante los servicios pblicos y frente
a los universitarios, si despus de sus aos de formacin prosigue con el cultivo de la
historia?.
Artel Ricks8 resume estas dos posturas diciendo que existen dos visiones
tradicionales de la gestin de documentos: los historiadores interesados en la organizacin
de los fondos para servicio de sus necesidades de investigacin y aqullos que consideran
la gestin de documentos como una aplicacin de la administracin cientfica al papeleo
con fines de eficiencia y economa pero sin ningn beneficio para los investigadores
futuros, sino simplemente como un subproducto afortunado. Nuestra opinin es que ante
estas cuestiones es necesario adoptar una postura integradora y globalizante obviando la
polmica de si la gestin de documentos corrientes constituye simplemente el primer
estadio en un sistema de archivo, o bien si el archivo -en su funcin de asegurar la
preservacin de los documentos de valor permanente- es nicamente la etapa final en un
programa eficaz de records management. En definitiva, un sistema de archivos debe ser
considerado como un todo, en el que en muchas ocasiones no tiene sentido distinguir entre
archivo y documentos. Un todo que debe ser institucionalizado, mediante su planificacin
racional y con el respaldo de una legislacin, reglamentacin y normalizacin que asegure
su funcionamiento eficaz.
No se trata de debatir, en nuestra opinin intilmente, sobre cules son ms
importantes si los archivos administrativos o los archivos histricos. Como dice Jose
Ramn Cruz Mundet9: Cada vez es ms unnime el sentimiento que no ve tan claras las
fronteras entre unos y otros, cuyos problemas en materia tcnica, de formacin,
apreciacin social, etc. deberan solucionarse desde una perspectiva integradora. No existe
una funcin documental administrativa y otra histrica, ambas son caras de una misma
moneda. Es lo que C. Couture y C. Ptillat han denominado como Archivstica integrada
que abarca el tratamiento de la documentacin desde sus orgenes en el proceso
administrativo hasta su conservacin definitiva, lo que implica aglutinar el ciclo de vida,

base del records management: el anlisis de las necesidades de las administraciones, el

establecimiento de un calendario de conservacin, el diseo racional de los documentos, la
proteccin de los documentos esenciales, la organizacin y el tratamiento de los
documentos, su eliminacin o transferencia a los archivos definitivos.
Se trata de aunar y racionalizar esfuerzos: Todos partimos de una nueva
concepcin de "archivos totales" que a partir de la unidad nacida del reconocimiento del
proceso vital de los documentos, busca el equilibrio entre los archivos administrativos y
los archivos histricos. Los documentos histricos son los documentos administrativos
evolucionados y hechos mayores10.
Si se persigue la suma de esfuerzos es necesario hacer referencia al proceso
normativo en los archivos. En el campo de los archivos se utilizan "normas", por ejemplo,
en el terreno de la conservacin o de la reprografa, pero nunca, hasta ahora, se haba
elaborado y llevado a la prctica una norma para la descripcin de aceptacin generalizada
(con lo que esto implica de dificultades de comprensin de tales descripciones por parte de
los usuarios o de restricciones en la deseable y necesaria actitud de compartir recursos).
Afortunadamente, siguiendo con el ejemplo, ya existe una norma internacional para la
descripcin de documentos de archivo (ISAD-G 11). Naturalmente, el proceso debe
continuar y abarcar todos los procedimientos archivsticos posibles para que el beneficio
sea tangible.
Las normas y el proceso que conlleva su establecimiento son fundamentales para la
profesin archivstica, ya que: facilitaran el acceso a la informacin contenida en los
archivos, al extenderse unas normas que seran idnticas en todos los centros y seran por
ello ms fciles de interpretar por los usuarios; promoveran el intercambio de informacin
entre archivos; facilitaran la propia gestin de los archivos, proporcionando un ahorro
efectivo y mayor efectividad en el trabajo; y, ofreceran la oportunidad de regular
legislativamente operaciones relacionadas con la gestin y difusin de la informacin, as
como de regular la gestin electrnica de documentos.
Con respecto a esta ltima cuestin, no podemos obviar las posibilidades que
ofrece la tecnologa actual. En efecto, los archivos deben acomodarse a las nuevas
posibilidades tecnolgicas, ya que su concurso puede resultar fundamental para
rentabilizar los recursos, incrementando el grado de explotacin de la informacin. Los
pasos clave de este esfuerzo de adaptacin no pasan nicamente por utilizar de forma
especfica las herramientas informticas ya existentes (soportes pticos que permiten un
almacenamiento antes impensable, aplicaciones para la gestin, digitalizacin de
imgenes...), sino que tambin consisten en el de productos informativos desarrollados de
tal forma que permitan la difusin a nivel internacional de la informacin de archivo
utilizando la tecnologa de red.
Ya existen modelos electrnicos de instrumentos de descripcin (EAD 12) -que
utilizan como base un metalenguaje normalizado a nivel internacional como SGML13- que
permiten, por ejemplo, que la informacin para localizar los documentos sea accesible a
travs de la red mediante mltiples entradas y que facilitan la conexin de esta
informacin descriptiva con la imagen digitalizada del documento en cuestin (un usuario
de Granada, utilizando Internet, puede localizar un documento ubicado fsicamente en el
archivo de la Universidad de Berkeley en California tecleando tan slo un nombre
propio y una fecha sin necesidad de conocer el lenguaje de recuperacin de aquella
mquina- y, pulsando en un icono o llamada concreta, consultar su imagen digitalizada).
Es obvio comentar, entre otras cosas, la facilidad, rapidez y economa que esto reporta al
usuario y la preservacin fsica de un material que es nico y en muchas ocasiones
delicado.

En definitiva, el objetivo es claro: satisfacer las necesidades del usuario del archivo
como servicio de informacin (ya sea este usuario la administracin, con necesidades de
gestin, el investigador, con necesidades de fuentes de informacin o el ciudadano curioso,
con necesidades culturales), y para ello gestionar de forma eficiente todos los recursos
disponibles, ya sean humanos, tecnolgicos, legislativos, administrativos, de instalaciones,
etc.
En este Pas (y en sus Comunidades Autnomas) queda un largo recorrido para
conseguir esto, pero siguiendo con la argumentacin a favor del usuario (potencialmente
todos los ciudadanos) es nuestra intencin desarrollar una tarea informativa/formativa (y
este trabajo es buena prueba de ello) que ayude a dicho usuario a conocer un poco mejor
las posibilidades con las que cuenta a la hora de utilizar los archivos (sus archivos).
El archivo como sistema. Los sistemas de archivo
La nica forma de conseguir el archivo total es disear un sistema eficaz, que no
slo satisfaga las necesidades de los usuarios de la forma ms cmoda y rpida, sino
tambin que lo haga de forma rentable. La manera lgica de conseguir esto es disear un
sistema global de archivos que se configure como un subsistema de gestin de recursos
informativos en el sistema general de la administracin.
Como se puede advertir, el marco terico lgico de esta proposicin parte de la
Teora General de Sistemas para considerar el archivo como un sistema que forma parte,
a su vez, del sistema de informacin de la administracin (entendiendo a la administracin
como un macro-sistema).
Bertalanffy14 en el marco de la Teora General de Sistemas defini sistema como
complejo de componentes interactivos caractersticos de unidades organizadas como
interaccin, suma, mecanizacin, centralizacin, competencia, finalidad, etc. y su
aplicacin a fenmenos concretos.
Desde esta perspectiva, se puede definir sistema de informacin como conjunto de
hombres, mquinas y procedimientos debidamente integrados que procesan una
informacin de entrada y, mediante su transformacin tcnica, difunden una nueva
informacin de salida lista para remediar una determinada necesidad informativa
encaminada a obtener nuevo conocimiento o a tomar una decisin15
Un archivo no es sino un tipo especial de sistema de informacin y, como tal
sistema, est determinado por su funcionalidad social -factores de la demanda- y su
disponibilidad de recursos -factores de la oferta-; condicionada sta ltima, a su vez, por
las constricciones econmicas que le impone el medio, pero tambin por su propio
desempeo como sistema16.
El archivo no puede ser comprendido sin referencia a su entorno, del que recibe
diferentes tipos de recursos informativos, humanos, financieros, materiales y energticos;
y, al que sirve diferentes tipos de productos.
Roberge, en su ya citada teora de la gestin sistemtica de los documentos
administrativos (GDDA), considera al archivo desde una doble perspectiva: sistemtica y
sistmica.
Sistemtica, porque es preciso situar la gestin de los documentos administrativos
y de los archivos en relacin con el resto de funciones de una organizacin y comprender
sus interrelaciones: cada organizacin constituye un sistema y desarrolla diferentes
subsistemas para llevar a trmino sus actividades; as, el sistema de gestin de la
documentacin administrativa y de los archivos es un subsistema dependiente del sistema
de la gestin de la informacin, y este mismo tiene otros subsistemas, interrelacionados e
interactivos, dependientes el uno del otro. Aceptar esta realidad supone desarrollar sistemas
de gestin especficos en todos los subsistemas -sistemas de creacin de documentos y de
eliminacin de documentos inactivos, propios de los documentos administrativos, y

sistemas de adquisicin y valoracin, propios de los archivos- y tambin, por otra parte,
sistemas de gestin comunes a los documentos administrativos y a los archivos -cuadro de
clasificacin, calendario de conservacin e inventario de los documentos o de los
expedientes-.
Sistmica, porque en la gestin de documentos administrativos y de archivos hay
que hablar de sistema, esto es, un conjunto de recursos y actividades ordenadas en una
secuencia a travs de la cual pasan los "entrantes" para resultar modificados. En el caso de
la GDAA, los "entrantes" son los documentos administrativos producidos y recibidos por
una institucin. Los "resultados" son los documentos administrativos organizados,
descritos, conservados y accesibles, sea en estado activo, semiactivo o inactivo -tanto
aquellos que tienen valor permanente como aquellos que tienen que ser eliminados-. La
tarea de los profesionales consiste en concebir, desarrollar y poner en marcha el proceso, y
para ello se requieren tareas de planificacin, organizacin y control.
Este modelo integrador y globalizante, implica la actualizacin no slo de tcnicas,
herramientas y procedimientos, sino tambin de la base conceptual en la que se sostiene la
archivstica.
En efecto, las necesidades de las administraciones modernas deben ser satisfechas,
en lo que concierne a documentos, estableciendo un programa general de gestin de
documentos, que mediante el anlisis de las necesidades de la administracin en materia de
documentos y de los flujos documentales que se producen en el desarrollo de su actividad,
establezca un sistema eficaz que proporcione los productos adecuados contando con los
recursos disponibles, para satisfacer aquellas necesidades.
As mismo, sin olvidar sus principios fundamentales ni los procedimientos y
sistemas positivamente establecidos, debe hacer frente al control, tratamiento y
accesibilidad de la enorme masa de documentos ya considerados como histricos; para
ello, se dispone de nuevos soportes para la digitalizacin y almacenamiento de estos
documentos y de tecnologa que puede mejorar enormemente, en calidad y rapidez,
aquellos procedimientos y sistemas.
Desde este punto de vista la concepcin del archivo como sistema incluye
cuestiones relativas al archivo en s mismo, gestin, instalaciones, operaciones,
profesionales, legislacin, normativa, servicios, tecnologa, etc.
Por lo tanto, el sistema que se establezca debe considerar asuntos tan
fundamentales hoy da, como el tratamiento de los documentos electrnicos, los sistemas
de gestin automatizados, las redes de telecomunicaciones, la falta de espacio fsico, las
nuevas tcnicas de conservacin y restauracin, la necesidad de la reglamentacin sobre la
identificacin, valoracin y tranferencias de los fondos, la accesibilidad a la informacin
que contienen los documentos, la bsqueda de la complementariedad con el resto de las
ciencias de la informacin, etc.
Sin querer adoptar una actitud crtica, pasamos a comentar el Sistema Estatal de
Archivos y el Sistema Andaluz de Archivos, en un ejercicio que pretendemos sirva para
conocer el estado de la cuestin.
El Sistema Estatal de Archivos
La difcil situacin que nos plantea el desarrollo del Sistema Estatal de Archivos
en el Estado Espaol ha supuesto que se tengan que adoptar soluciones creativas para
paliar una contradiccin, como es el caso de realizar leyes de archivos autonmicas sin que
exista una ley de archivos marco que represente los intereses de todos los integrantes del
Estado.
Los aos 1984 y 1985, fueron los fundamentales para entender la existencia de la
situacin legal actual. En estas fechas surgi primero la Ley de Archivos de Andaluca
(Ley 3/ 1984 de 9 de enero) y meses despus la Ley de Archivos de Catalua ( Ley 6 /

1985, de 26 de abril). En fechas sucesivas irn desarrollando el marco legal el resto de las
comunidades autnomas.
De esta situacin surgen algunos cuestiones fundamentales que analizamos, de
forma resumida a continuacin.
El Estado, que haba permanecido redactando la Ley General de Archivos del
Estado durante meses, tiene que guardar el documento ya que no resulta lgico que surja
una ley marco tras el desarrollo de leyes especficas para cada autonoma, ms an cuando
las autonomas se han de preocupar de las transferencias y, aunque de forma incipiente, de
su situacin especfica y no de la general.
Otra cuestin importante es que la Ley General de Archivos, que nunca existi,
se ha de entender a partir de leyes como la Constitucin Espaola, la Ley del Patrimonio
Histrico Espaol, la LORTAD etc. Es ms, la Ley 13 / 1985 sobre el PHE, que es la ms
recurrida para entender la situacin, tiene problemas bsicos con respecto al archivo: no es
una ley de archivos en sentido estricto; se preocupa fundamentalmente de la conservacin
de los documentos, que es una parte esencial de las funciones del archivo pero no la nica;
no define claramente el Sistema de Archivos del Estado; y, adems, esta situacin se ir
complicando en aos futuros al entrar en conflicto con el desarrollo de las Leyes de
Patrimonio Autonmico.
Bien es verdad que la Constitucin Espaola no tiene como objetivo, lgicamente,
pormenorizar la Ley de Archivos ya que no es su funcin, pero s se preocupa de derechos
bsicos como la Informacin o la Privacidad, establece las competencias del Estado en
materia de Patrimonio y regula las transferencias a las Autonomas.
Por otra parte, el rpido desarrollo de las transferencias en materia de archivos
provoc situaciones peculiares por no decir errores polticos, como la transferencia a la
Comunidad Andaluza del Archivo de la Real Chancillera de Granada sin entender su
situacin histrica y las competencias jurdicas de la institucin que representaba que, sin
duda, exceden a la propia Comunidad.
En definitiva, con el desarrollo de las competencias autonmicas se llega a
situaciones muy difciles de solucionar sin un marco legal adecuado (recordemos el caso
de la documentacin de la Guerra Civil Espaola que provoc decisiones polticas
contradictorias sobre su integridad, que en un momento pudieron llegar a dividir los fondos
del Archivo Histrico Nacional).
Esta situacin nos lleva a un punto sin retorno: tener que inventar la relacin
entre Sistemas de Archivos Autonmicos y el Sistema de Archivos del Estado.
Para entender mejor las caractersticas de un sistema debemos realizar algunas
especificaciones y para ello volvemos a las cuestiones tericas preliminares. Sintetizando,
un sistema de archivos tanto estatal como autonmico se basa en la relacin de cuatro
pilares fundamentales: la red de archivos; los centros que sin ser archivos se relacionan con
la red, tanto en el mbito de la conservacin como en la informacin; la administracin que
se ocupa de proteger y dar entidad al sistema; y, el marco legal que lo regula.
En el marco legal que hemos presentado y que tenemos que asumir con sus
errores e inconvenientes, debemos entender el Sistema de Archivos del Estado como la
suma de los diferentes Sistemas de Archivos y los elementos bsicos no regulados del
Sistema de Archivos del Estado, es decir:
1. La Red de Archivos del Estado.
2. El Instituto de Conservacin, Servicio Nacional de Microfilmacin, Consejo
del Patrimonio Histrico, Junta de Valoracin y Exportacin de Bienes del
Patrimonio Histrico Espaol, Comisin Superior Calificadora de Documentos,
Centro de Informacin Documental de Archivos, que dio lugar a las Bases de

datos de uso general como BARC (bibliografa Archivstica) o Censo de

Archivos Iberoamericanos.
3. El Ministerio de Educacin y Cultura y especialmente la Subdireccin General
de Archivos.
4. Las Leyes Generales que regulan los Derechos de los Espaoles.
Pues bien, a este sistema tenemos que sumarle los distintos sistemas autonmicos.
El resultado tiene que partir de una convivencia que refleje la historia comn de las
distintas administraciones autonmicas y fomente aquellos lazos que mantienen un
desarrollo institucional compartido, que hoy es difcil de entender desde una sola
perspectiva.
El archivo es un reflejo de la institucin a la que sirve y la institucin, a su vez, es
una imagen de la historia administrativa que propici la creacin del centro. Por este
motivo, es imposible partir de cero en la creacin de sistemas archivsticos autonmicos y
se hace imprescindible permanecer en un dilogo constante con el resto de los sistemas, ya
sean central o autonmicos, creando da a da la relacin de convivencia.
El Sistema Andaluz de Archivos
El Sistema Andaluz de Archivos parte de los planteamientos legales expresados en
la Ley 3/1984 de 9 de enero y encuentra su desarrollo en el Reglamento del Sistema
Andaluz de Archivos17.
Es justo reconocer la actitud pionera de la legislacin de archivos en Andaluca,
que tanto en la Ley como en el Reglamento posterior ha supuesto un trabajo fundamental,
que luego ha servido de inspiracin a otras autonomas.
Como hemos apuntado anteriormente, en el caso de Andaluca los pilares de su
sistema de archivos son:
Organos
Organos Centrales
1. Consejera de Cultura
2. Direcciones Generales del Patrimonio Histrico y de Bienes Culturales
3. Comisin Andaluza de Archivos y Patrimonio Documental y Bibliogrfico
4. Comisin Andaluza Calificadora de Documentos Administrativos
5. Comisin Coordinadora del Sistema Andaluz
Organos Perifricos
1. Delegaciones Provinciales de la Consejera de Cultura.
El marco legal se establece en la Ley General de Archivos de Andaluca y en las
sucesivas aportaciones legales, muy especialmente en el Reglamento de Archivos de
Andaluca, que pormenorizadamente da las correspondientes misiones de direccin,
control y planificacin a los rganos, al igual que especifica, con detalle, los archivos que
integran el sistema:
Red de Archivos
Archivos de Titularidad Autonmica
Archivos de Titularidad Estatal y Gestin Autonmica
Archivos de Titularidad Local
Archivos de Titularidad Privada integrados en el Sistema Andaluz
Archivos de Entidades Religiosas. Entendiendo que han solicitado su entrada
en el Sistema o, como en el caso de la Iglesia Catlica, por que se establecen
acuerdos entre Junta de Andaluca y Obispos Andaluces.
El deseo de toda red de archivos es vincular el mayor nmero de centros posibles,
ya que facilita la planificacin y cualquier accin que se adopte tendr ms sentido si
cuenta con el eco adecuado.

El control de los archivos pertenecientes al Sistema se realiza mediante la

inscripcin en el Registro General del Sistema, y es ah precisamente donde podemos
entender que no existe una red en sentido estricto, sino una red de redes. Como sabemos,
los archivos son muy diversos y esto propicia que cada grupo, segn su dependencia
orgnica y/o funcional se integre en una red propia. En este sentido podemos citar algunos
casos ejemplares, como la Red de Archivos de los Servicios Centrales de la
Administracin Autonmica, la Red de Archivos de los Servicios Perifricos de la
Administracin o, por ltimo, la Red de Archivos de Corporaciones Locales.
Este complejo mundo de los sistemas debemos comprenderlo intentando
reproducir una imagen visual de crculos concntricos, donde cada red se representa por un
crculo y la suma de todos nos hace entender mejor el sistema. Dicho sistema tiene sentido
cuando alcanza su objetivo global, y este objetivo, simplificando, no es otro, como ya
hemos repetido, que el de satisfacer las necesidades documentales e informativas de la
administracin y sus administrados. Para ello, todo sistema de archivos y las redes que los
integran tienen unos elementos comunes para desarrollar la gestin documental, como son
los procesos de: identificacin, valoracin, seleccin, transferencia...
Coordinados, estos procesos permiten un funcionamiento perfecto de los archivos y
de los documentos, rentabilizando los recursos econmicos y personales de la forma ms
idnea.
El ciudadano no suele ser consciente del trabajo archivstico intenso que requiere
una buena gestin documental hasta que se enfrenta a un hecho: el desarrollo legal del
derecho a la informacin.
El acceso a la informacin es, por tanto, una necesidad legal que debe ser
satisfecha. Con respecto a esta fundamental cuestin, queremos terminar este apartado con
algunas consideraciones sobre el acceso a la informacin y el archivo en la sociedad de la
informacin.
Acceso a la Informacin
Para poder satisfacer esta necesidad legal, un sistema de archivos se ha de
preocupar de fomentar dos acciones: normalizar y describir.
No podemos entender un sistema de archivos que no acomete la accin
fundamental de describir si la intencin es intercambiar informacin. Es imprescindible
describir de forma normalizada para que las tecnologas no encuentren lmites en la
posibilidad de convertir y entender al sistema de archivos como un sistema de informacin.
En el Informe Mundial sobre la Informacin de 1997, realizado por la UNESCO 18,
se entiende al archivo como un centro de informacin capaz de satisfacer la demanda
potencial del ciudadano en el ejercicio de sus derechos bsicos. Fomentar esta capacidad es
la forma que el archivo adopta para poder demostrar al usuario la importante labor que
realiza. As pues, aunque los objetivos del archivo todos sabemos que son tanto conservar
como informar, es el segundo el que puede establecer una conexin directa con el pblico
y demostrar que para poder informar previamente se tiene que conservar el objeto sobre el
que se informa.
Confirmando que el archivo es un centro de informacin nos detendremos en las
posibilidades que el ciudadano tiene a su servicio para acceder a los documentos, y
especficamente, cmo se contempla este tema en el Reglamento del Sistema Andaluz de
Archivos.
El acceso a la consulta de los documentos es libre y gratuito, y as se especifica en
la legislacin andaluza. El proceso siempre ha de comenzar por revisar los instrumentos de
descripcin normalizados, sobre este aspecto el Reglamento reconoce en el captulo 5,
artculo 88, puntos 1 y 2, lo siguiente:

1.-

La consulta pblica de los documentos del Patrimonio Documental Andaluz se

realizar preferentemente a travs de los instrumentos de descripcin de que
disponga el titular de aquellos, stos podrn ofrecerse en cualquier tipo de soporte
estn o no editados.
2.A efecto de lo dispuesto en el apartado anterior, los archivos del Sistema Andaluz
tienen la obligacin de poner a disposicin del pblico, en zonas de libre acceso,
todos los instrumentos de descripcin elaborados sobre los documentos que sean de
consulta pblica.
De la misma forma los documentos secundarios creados o reproducidos a partir de
los originales sern los que se entreguen al pblico, una vez solicitada su consulta (cap. 5,
art. 99). Es decir, siempre que sea posible se ha de evitar perjudicar la conservacin de los
documentos y para ello el archivo prev la creacin de alternativas como: digitalizacin,
facsmil, microfilmacin, etc. No obstante, el documento original se podr consultar en
sala, sin ningn problema, si no est sujeto a restricciones como las siguientes:
No haber cumplido la edad de consulta.
No implicar riesgo para la seguridad, pblica o privada.
Cuando la consulta conlleve peligro para la seguridad del Estado o afecte a
intereses vitales de Andaluca.
Cuando afecte o pueda lesionar la seguridad, honor o intimidad de las personas
fsicas.
Cuando las condiciones de depsito de los documentos se encuentren sujetas a
restricciones.
Estas puntualizaciones son extraordinariamente excepcionales y an existiendo se
pueden solventar mediante una solicitud pormenorizada que especifique el fin de la
consulta.
Sin duda, la finalidad de informar en el archivo se ve reflejada por la vocacin de
servicio, que est por encima de cualquier dificultad que pueda surgir. El personal,
tradicionalmente, ha realizado y realiza todos los esfuerzos necesarios para poder atender
la demanda de los usuarios. Esta circunstancia se ve magnificada por la nueva concepcin
que el archivo trata de representar en la Sociedad de la Informacin.
El archivo en la Sociedad de la Informacin
Hemos tratado de conducirnos por unos planteamientos generales de teora
sistmica, que nos han hecho descender desde el Sistema Estatal de Archivos al Sistema
Andaluz, y por ltimo, debemos hacer alguna puntualizacin que situe al archivo como un
sistema de informacin en s mismo en el contexto de la llamada sociedad de la
informacin.
Con la finalidad de facilitar al ciudadano el acceso a los documentos, debemos
destacar al archivo como un ncleo bsico de la informacin en la ciudad. Es decir nos
movemos desde lo general a lo especfico, y ahora en la Sociedad de la Informacin
queremos reflejar esa dualidad general/especfica con otra tanto o ms importante, la que
se refiere al concepto global/local, en la que el archivo ocupa un papel destacado, que ir
en aumento a medida que el tiempo avance.
Vivimos en una sociedad dominada por las tecnologas de la informacin, y
aunque el archivo se ha incorporado a sta con ms sacrificios que otros centros, es
imprescindible para obtener una informacin realmente global. Un ciudadano necesita una
informacin en la red que le aporte soluciones sobre la investigacin all donde se
encuentre: bibliotecas, archivos, centros de documentacin, etc. Por tanto, el usuario debe
reclamar esfuerzos a la administracin para representar en la red el patrimonio documental
de una forma relacional. Hoy la infraestructura informtica ha racionalizado su precio y la
capacidad de los soportes pticos ha aumentado de forma vertiginosa, si unimos a estas
10

circunstancias los esfuerzos por desarrollar proyectos de normalizacin y la incesante

demanda ciudadana por obtener informacin de los archivos, comprenderemos que todo
coincide para explicar los motivos por los que el archivo reclama ms atencin que ningn
otro centro de informacin. No obstante, aunque el archivo asuma los presupuestos de
globalidad en las redes informticas, no se aleja de lo especfico y tambin encuentra en el
marco espacial de la ciudad, un terreno abonado para seguir siendo centro eficiente en el
servicio directo y personalizado al ciudadano.
Referencias

11

10

11

12

13

14

15

16

17

18

.
Bautier, R. H. "Les archives", en L`histoire et ses mthodes. Paris, La Plyade,
1961.
12. Dictionary of Archival Terminology. Dictionaire de terminologe archivistique. Munich
[etc.]: K. G. Saur, 1988
13. Llans i Sanjuan, J. Gestin de documentos. Definicin y anlisis de modelos. Bergara,
IRARGI, 1993.
14. UNESCO. Consultation dexperts en vue de letablissement dun programe a long
terme en matire de gestion des documents et des archives (RAMP) dans le cadre du
programe general dinformation. Rapport final, 14-16 mayo 1979 (PGI-79/WS/10).
.
Dollar, C. M. Electronics records management and archives in international
oraganizations: a RAMP study with guidelines. Paris, PGI/86/WS/12, 1986.
.
Roberge, M. La gesti de documents administrtius. Barcelona, Diputaci de Barcelona,
1993.
.
Bautier, R. H. La funcin de los archivo: la misin de los archivos y las tareas de los
archivistas. La administracin moderna de archivos y la gestin de documentos: el
prontuario RAMP. Paris, UNESCO, 1985.
.
Ricks, A. La gestin de documentos como una funcin archivstica. La administracin
moderna de archivos y la gestin de documentos: el prontuario RAMP. Paris, UNESCO,
1985.
.
Cruz Mundet, J. R. La Gestin de Documentos en el Estado Espaol: Balance y
Perspectivas. Mei n 17-18. http://www.uv.es/cde/mei/mei17/pag28.html (septiembre de
1999)
.
Heredia Herrera, A. El debate sobre la gestin documental. Mtodos de Informacin,
vol. 5, n 22-23, enero-marzo 1998. http://www.uv.es/cde/mei/mei22/pag30.html
(septiembre de 1999)
.
International Council on Archives. ISAD(G): General International Standard Archival
Description, adopted by the Ad Hoc Commission on Descriptive Standards, Stockholm,
Sweden, 21-23 January 1993 (Ottawa, Ont.: International Council on Archives, 1994).
http://data1.archives.ca/ica/cds/isad(g)e.html (septiembre de 1999).
.
Gilliland-Swetland, A. J. Encoded Archival Description Document Type Definition
(DTD). Applications GuidelinesTechnical Document No. 1., 1996. http://www.loc.gov/ead/
(septiembre de 1999)
.
Cover, R. The SGML/XML Web page. http://www.oasis-public.com/cover (septiembre
de 1999)
.
Bertalanffy, L. Von. Teora general de los sistemas: fundamentos, desarrollo,
aplicaciones. 1 ed. En espaol. Madrid, Fondo de Cultura Econmica, 1993.
.
Lpez Yepes, J. El archivo como sistema de informacin histrica. Anlisis e
implantacin y notas sobre la formacin de los archiveros. III Congreso de la Asociacin de
Archiveros de Andaluca (Crdoba, 5-6 de noviembre de 1998).
.
Garca Marco, F. J. Los sistemas de informacin histrica: entre la archivstica y la
historia. En: Ruiz Rodrguez, A. A. Manual de archivstica. Madrid, Sntesis, 1995
.
Borrador del Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos, de desarrollo de la Ley 3 /
1984 de 9 de enero. BOJA, 4 (10 de enero), 1984
.
UNESCO. Informe mundial sobre la informacin 1997-1998. Madrid, Centro de
Informacin y Documentacin Cientfica, 1997.