PROCESO DE GESTIN DOCUMENTAL

TATIANA ALEJANDRA ALONSO PULIDO

DIEGO FERNANDO AMAYA VELAZCO
LEIDY JOHANNA GUEVARA SANABRIA
VALENTINA HERRERA BUITRAGO
MARIA CAMILA MONTOYA ROCHA
MARIA CAMILA MUOZ ANACONA
INGRID GERALDIN OBANDO PEA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

FICHA: 1126085
ORGANIZACIN DOCUMENTAL
BOGOT D.C.
2016

PROCESO DE GESTIN DOCUMENTAL

TATIANA ALEJANDRA ALONSO PULIDO

DIEGO FERNANDO AMAYA VELAZCO
LEIDY JOHANNA GUEVARA SANABRIA
VALENTINA HERRERA BUITRAGO
MARIA CAMILA MONTOYA ROCHA
MARIA CAMILA MUOZ ANACONA
INGRID GERALDIN OBANDO PEA

Instructor:
Yenny Rodriguez Bahamon

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

FICHA: 1126085
ORGANIZACIN DOCUMENTAL
BOGOT D.C.
2016

1. INTRODUCCIN
Para las entidades que se rigen bajo la ley 594 del 2000 es indispensable cumplir
en su mayora con los lineamientos de ubicacin, medidas, limpieza adecuada y
dems con respecto al archivo documental y el mobiliario que forma parte de este,
teniendo como bases los acuerdos que se desglosan de esta ley donde se
recomienda realizar en gran parte lo que all se consolida, en esta ocasin se
darn a conocer los procesos que se llevan a cabo en la gestin documental, su
definicin, correspondientes diagramas de flujo y dems caractersticas que hacen
parte de cada uno de ellos evidenciados en la empresa Ecopetrol S.A.

2. OBJETIVO GENERAL:
Conocer los aspectos ms representativos dela Organizacin Documental con el
fin de desempearnos adecuadamente en el mbito laboral.

OBJETIVOS ESPECIFICOS:

Identificar la normatividad que se debe tener en cuenta y ejecutar en los

archivos delas organizaciones pblicas o privadas con funciones pblicas.
Comprender los procesos que se deben realizar en el ciclo vital del
documento desde su produccin hasta su disposicin final.
Facilitar la comprensin de los procesos de Produccin Documental por
medio de diagramas de flujo.

3. BASES LEGALES SOBRE LA ORGANIZACIN DOCUMENTAL

LEY 594 DE 2000.
Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras
disposiciones.
ACUERDO 007 DE 1994.
Por el cual se adopta y expide el Reglamento General de Archivos.
ACUERDO 037 DE 2002.
Por el cual se establecen las especificaciones tcnicas y los requisitos para
la contratacin de los servicios de depsito, custodia, organizacin,
reprografa y conservacin de documentos de archivo en desarrollo de los
artculos 13 y 14 y sus Pargrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivo 594
de 2000.
ACUERDO 047 DE 2000.
Por el cual se desarrolla el artculo 43 del captulo V "Acceso a los
documentos de archivo", del AGN del Reglamento general de archivos
sobre "Restricciones por razones de conservacin".
ACUERDO 048 DE 2000.
Por el cual se desarrolla el artculo 59 del captulo 7 -conservacin de
documentos- , del reglamento general de archivos sobre conservacin
preventiva, conservacin y restauracin documental".
ACUERDO 049 DE 2000.
Por el cual se desarrolla el artculo del Captulo 7 Conservacin de
Documentos del Reglamento General de Archivos sobre condiciones de
edificios y locales destinados a archivos.
ACUERDO 050 DE 2000.
Por el cual se desarrolla el artculo 64 del ttulo VII "conservacin de
documento", del Reglamento general de archivos sobre "Prevencin de
deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo".
ACUERDO 056 DE 2000.
Por el cual se desarrolla el artculo 45, Requisitos para la Consulta del
captulo V, Acceso a los documentos de archivo, del Reglamento General
de Archivos.
ACUERDO 060 DE 2001.
Por el cual se establecen pautas para la administracin de las
comunicaciones oficiales en las entidades pblicas y las privadas que
cumplan funciones pblicas.
ACUERDO 16 DE 2002.
Por el cual se adopta la poltica archivstica y se dictan otras disposiciones
para el manejo de los archivos pblicos de las cmaras de comercio.
ACUERDO 038 DE 2002.

Por el cual se desarrolla el artculo 15 de la Ley General de Archivos 594 de

2000.
ACUERDO 041 DE 2002.
Por el cual se reglamenta la entrega de documentos y archivos de las
entidades que se liquiden, fusionen o privaticen y se desarrolla el Artculo
20 y su pargrafo, de la Ley 594 de 2000.
ACUERDO 042 DE 2002.
Por el cual se establecen los criterios para la organizacin de los archivos
de gestin en las entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones
pblicas, se regula el Inventario nico Documental y se desarrollan los
artculos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.
ACUERDO 15 DE 2003.
Por el cual se adiciona un pargrafo al artculo 1 del Acuerdo 041 del 31 de
octubre de 2002.
ACUERDO 002 DE 2004.
Por el cual de establecen los lineamientos bsicos para la organizacin de
fondos acumulados.
ACUERDO 027 DE 2006.
Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.
ACUERDO 004 DE 2013.
Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012
y se modifica el procedimiento para la elaboracin, presentacin,
evaluacin, aprobacin e implementacin de las Tablas de Retencin
Documental y las Tablas de Valoracin Documental.
ACUERDO 005 DE 2013.
Por el cual se establecen los criterios bsicos para la clasificacin,
ordenacin y descripcin de los archivos en las entidades pblicas y
privadas que cumplen funciones pblicas y se dictan otras disipaciones.
ACUERDO 002 DE 2014.
Por medio del cual se establecen los criterios bsicos para la creacin,
conformacin, organizacin, control y consulta de los expedientes de
archivo y se dictan otras disposiciones.
ACUERDO 006 DE 2014.
Por medio del cual se desarrollan los artculos 46, 47 y 48 del Ttulo XI
Conservacin de Documentos de la LeyAQ 594 de 2000.
ACUERDO 007 DE 2014.
Por medio del cual se establecen los lineamientos para la reconstruccin de
expedientes y se dictan otras disposiciones.
ACUERDO 008 DE 2014.
Por el cual se establecen las especificaciones tcnicas y los requisitos para
la presentacin de los servicios de depsito, custodia, organizacin,

reprografa y conservacin de documentos de archivo y dems procesos de

la funcin archivstica en desarrollo de los artculos 13 y 14 y sus
pargrafos 1 y 3 de la Ley 594 de 2000.
ACUERDO 003 DE 2015.
Por el cual se establecen lineamientos generales para las entidades del
Estado en cuanto a la gestin de documentos electrnicos generados como
resultado del uso de medios electrnicos de conformidad con lo establecido
en el captulo IV de la Ley 1437 de 2011, se reglamenta el artculo 21 de la
Ley 594 de 2000 y el captulo IV del Decreto 2609 de 2012.
4. PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS
Los principios que rigen la organizacin de los fondos documentales:
Procedencia:

Cada documento debe conservarse en el fondo documental al que

naturalmente pertenece.

Este hace hincapi en las caractersticas conceptuales de los documentos y

no en caractersticas fsicas.

Los documentos de instituciones u organizaciones separados deben ser

admitidas por separado.

No deben combinarse
organizaciones.

los

documentos

de

dos

instituciones

Orden y originalidad

Se debe ordenar segn su secuencia cronolgica (solo el original), tambin

a la llegada del documento, dar su secuencia cronolgica en su defecto los
originales.

Los documentos se producen paulatinamente, segn su asunto en que las

etapas van pasando el trmite.

Nos permite conocer cules son los pasos necesarios para tal produccin
para as determinar con qu documento iniciamos, cuales le siguen a este,
hasta finalizar.

5. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

6. PRODUCCION DE DOCUMENTOS
a. Definicin: Comprende los aspectos de origen, creacin y diseo de
formatos y documentos conforme a las funciones propias de cada entidad o
dependencia.
b. Proceso:
Actividad 1:
Identificacin de dependencias productoras.
La dependencia productora de Ecopetrol define los tipos de documentos a los al
igual que los formatos utilizar; por ultimo debe mirar el # de copias que se
requieren.
Actividad 2:
Creacin y diseo de documentos
Se realiza el diseo del documento segn la GTC -185, teniendo en cuenta el
logotipo, las caractersticas especficas del redaccin o utilizacin del documento
que se realizar y la diplomacia documental que ayude y preserve la imagen
corporativa
Actividad 3:
Medios y tcnicas de produccin documental
En esta ltima actividad se define el papel en el que se va a imprimir ya sea
carta u oficio, tambin la tinta o tipo de impresora que se debe utilizar en caso de
que el documento lleve caracteres especficos, el tipo de soporte en el que va a ir
generalmente se enva en sobre de manila pero este soporte puede variar; todo
esto se escoge y realiza teniendo en cuenta las normas de calidad por las cuales
se rige la empresa y la imagen corporativa
c. Diagrama:

d. Definicin de cada uno de los documentos y su clasificacin

CARTA
Comunicacin escrita que se utiliza en las relaciones entre organizacin y
personas naturales; igualmente, en las relaciones entre las organizaciones
y sus empleados. En algunas entidades se denomina oficio.
Clases:
- organizacionales: se producen en el desarrollo de las actividades de
la organizacin.
-

oficiales: se producen en las oficinas pblicas y organizaciones del

Estado.

personales: se producen entre quienes se conocen, en ellas se

permite utilizar un lenguaje informal.

MEMORANDO
Es una comunicacin escrita de carcter interno de una empresa, que se
utiliza para transmitir informacin, orientaciones y pautas a las
dependencias locales. Regionales, nacionales, o internacionales.
Clases:

CIRCULAR
Circular tiene su origen en el vocablo latino circulares y permite nombrar a
aquello perteneciente o relativo al crculo. Como adjetivo, se utiliza para
hacer referencia a cualquier objeto que tenga forma redondeada, incluso
aquellos que no sean perfectamente circulares, ya que principalmente sirve
para hacer alusin a la falta de esquinas o ngulos.
Clases:
- La circular general se dirige a un grupo especfico de personas.
-

La carta circular est dirigida en forma personalizada.

ACTAS
Se denomina acta al documento que durante una reunin es escrito por una
persona presente en la misma, y a travs de la cual se registran a que sus
temas que han sido tratados, como as tambin las conclusiones o
acuerdos que han resultado adoptados luego de dicha reunin.
Clases:
-

actas de comits.

actas del concejo municipal.

actas de consejos.

actas de junta directiva.

actas de asambleas.

INFORME
El concepto de informe, como derivado del verbo informar, consiste en un
texto o una declaracin que describe las cualidades de un hecho y de los
eventos que lo rodean. El informe, por lo tanto, es el resultado o la
consecuencia de la accin de informar (difundir, anoticiar).
Clases:

resumen ejecutivo, que tiene de una a tres pginas.

informe corto, que consta de una a 10 pginas.

informe extenso, de 11 pginas en adelante.

CERTIFICADO
Documento de carcter probatorio, pblico o privado. Que asegura la
adversidad y la legalidad de un hecho un acto solemne (acontecimiento
acompaado de formalidades necesarias para la validez de un acto judicial,
ceremonia, juramento o norma).

CONSTANCIA
Documento de carcter probatorio en el que se describen hechos o
circunstancias que no requieren solemnidad.

HOJA DE VIDA CORPORATIVA

Es la relacin de los datos personales, la informacin laboral, acadmica y
la experiencia y competencias de una persona, que registra y conserva la
organizacin a la cual sta se encuentra vinculada laboral mente. Este
documento se genera dentro de la organizacin y se alimenta con las
actividades, logros, eventos y novedades que acontecen durante el
desempeo laboral del colaborador en la organizacin.

SOBRES COMERCIALES
El sobre tiene el propsito de ser la cubierta de los documentos, para su
entrega o envo.
Clases:
Segn su uso, los sobres se clasifican en:

Sobre oficio con ventanilla o sin ventanilla.

Sobre carta con ventanilla o sin ventanilla.

Sobre para tarjeta.

Sobre de manila (extra oficio, oficio, carta y media carta, con ventanilla o sin
ventanilla).
De acuerdo con su destino, en:

Local.

Nacional.

Internacional.

TARJETAS PROTOCOLARIAS
Estas tarjetas forman parte de las comunicaciones organizacionales
escritas para el manejo de las relaciones pblicas y de negocios.
Proyectan no slo la imagen corporativa, sino tambin la de los ejecutivos
y de aquellas personas que manejan todo lo relacionado con oferta, venta
de bienes y servicios.
Clases:
- Tarjetas de presentacin
Buscan facilitar, a quien las recibe, tener la informacin para contactar al
directivo o funcionario requerido.
-

Tarjetas de invitacin.

Tarjetas de agradecimiento y felicitacin.

e. Esquema de la normatividad
CARTA:

MEMORANDO:

CIRCULAR:

ACTA:

INFORME:

CONSTANCIA:

SOBRES:

TARJETAS PROTOCOLARIAS:

f.

creacin y diseo de los tipos documentales

CARTA:

CIRCULAR:

MEMORANDO:
CONSTANCIA:

CERTIFICADO:
ACTA:

INFORME:
HOJA VIDA

g. Tcnicas de impresin
Tintas: deben poseer
estabilidad qumica, ser
insolubles en contacto
con la humedad, no
presentar modificacin de

color y no transmitir acidez al soporte. Se conocen como sistemas de

impresin el denominado lser y los de inyeccin.
Se recomienda utilizar cartuchos originales. Para documentos que sean de
conservacin permanente no se recomienda emplear los sistemas de
impresin de matriz de punto (Concepto tcnico Grupo Laboratorio de
Restauracin, Archivo General de la Nacin, 2001).
Las tintas que se empleen en la generacin de documentos de archivo
debern cumplir con las siguientes especificaciones:
El Papel para escribir e imprimir (papel bond): el destinado a la escritura y a
la impresin tipogrfica, con buena resistencia al borrado mecnico y con
superficies libres de pelusas NTC 1673 Papel y cartn: papel para escribir e
imprimir.
Soportes digitales: NTC 2676. Los soportes deben revisarse peridicamente,
sea cual sea la tecnologa empleada para su conservacin y si es de caso
deben hacerse migraciones o conversiones a otras tecnologas ms
avanzadas que garanticen la integridad de la informacin guardada y su
reproduccin exacta.
h. Tipos de soportes
Se recomienda la utilizacin de papelera con gramaje entre 75 y 90 g/m2,
libre de cido y exento de lignina cuyo valor de pH est en rango de 7.0 a 8.5
de acuerdo con los aspectos contemplados en la NTC 4436 Papel para
documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad.
Las tintas de impresin deben poseer estabilidad qumica, ser insolubles en
contacto con la humedad, no presentar modificacin de color y no transmitir
acidez al soporte.
Para la informacin generada o guardada en medios magnticos, deben
seguirse las instrucciones de sus fabricantes en relacin con su preservacin y
debe producirse en formatos compatibles, cuidando la posibilidad de
recuperacin, copiado y reproduccin libre de virus informticos. La
manipulacin, las prcticas de migracin de la informacin y la produccin de
backups, sern adaptadas para asegurar la reproduccin y recuperacin hasta
tanto se estandaricen los sistemas de almacenamiento y formatos de
grabacin de la informacin.
i.

Marcacin de etiquetas y rtulos de los sobres.

Inscripcin de los siguientes datos:

Nombre del Remitente.
Nombre del destinatario.
Cargo, direccin.
Telfono, fax.
Ciudad y pas.

En el caso de medios magnticos:

Cuando se envan dos o ms comunicaciones, se debe adjuntar la lista con los
nombres de los archivos contenidos en l, y sus correspondientes anexos,
adems cada sistema de almacenamiento se deber identificar claramente
con el nombre de la dependencia. En razn del riesgo de virus informtico y
con el fin de preservar la informacin, se deben examinar y vacunar los
elementos de almacenamiento de informacin, antes y despus de remitirlos,
adems deben ser trasladados y guardados en los empaques de proteccin
diseados para tal fin.
7. PROCESO DE RECEPCION

a. Es el conjunto de operaciones de verificacin y control que realiza una

entidad pblica o privada en la admisin de documentos, tanto de forma
interna como externa, que son remitidos por una persona natural o jurdica.

b. Proceso de Recepcin de Documentos:

Recepcin:
Consiste en recibir las comunicaciones oficiales provenientes de
diferentes entidades y diversos medios, tanto fsico como directo, as
como de modo magntico o indirecto.
La recepcin directa es aquella que se comunica con una empresa
mensajera, correo, etc.
La recepcin indirecta es cuando la misma entidad se encarga de la
entrega del documento, se hace personalmente.

Clasificacin:
Consiste en separar los documentos en el momento en el que se
reciben, segn el tipo de comunicaciones ya sea si es personal u
oficial, las comunicaciones personales son privadas y no se pueden
abrir, a excepcin de los documentos contables, la comunicacin
oficial es toda comunicacin producida o realizadas por la entidad.

Apertura:
En este paso consiste en abrir el sobre o el empaque de las
comunicaciones oficiales para verificar el contenido del documento,

no se abren los documentos personales, verificamos el documento

tales como los folios o anexos.

Revisin:
Se revisa el estado del documento, como sus anexos, del
destinatario, de los datos de procedencia y verificacin del asunto
para poder contestar la solicitud. En caso de que no cumpla con
todos los requisitos en el proceso de revisin y verificacin como por
ejemplo no ir firmada, se considerara annima y deber ser remitida
sin radicar.

Radicacin:
En este proceso se verifica que el documento no este tachado, que
no se dejen consecutivos, adems de que no estn enmendados.
Solo se radican los documentos oficiales, en caso que sean ya
documentos contables.

Registro:
Una vez radicadas las comunicaciones, se realiza el registro
anotando los datos que son ms significativos de las solicitudes en
un formato de registro para su trmite con la elaboracin de planillas
para cada documento, utilizando una planilla para registrar los
documentos personales as como una planilla especfica para los
documentos contables.
Planillas con:
N de folios
N de consecutivo
Remitente
Destinatario
Fecha
Hora

Distribucin:

Es este proceso de reparto hacia las oficinas que deben realizar el

proceso de trmite correspondiente, las unidades que cuentas como
la unidad de correspondencia realiza este procedimiento por medio
de un mensajero interno o patinador el cual siempre hace los
recorridos en horas fijas, dado as el control y seguimiento a las
comunicaciones.
Esto se hace para que las comunicaciones oficiales continen con su
procedimiento normal sin demora ni extravi en toda la secuencia de
trmite.

8. PROCESO DE DISTRIBUCIN:

INTERNO-EXTERNO (Recibidos):

1. La Secretaria General y soporte a Presidencia realiza la actividad de

reparto de los documentos a cada una de las dependencias.

2. Las dependencias verifican si estos documentos son de su competencia

para realizar el trmite de no ser as enrutamos y redireccionamos la
documentacin.
3. Firmamos la planilla de reparto o distribucin generada por la entidad para
cada uno de los documentos.

DISTRIBUCIN (Envos):

1. Cada una de las dependencias proyectan sus respectivas respuestas para

dar trmite a las correspondencias recibidas de la distribucin interna y
externa.
2. Destinacin del documento en trmite:
Dependencia:
1. Llevar a la unidad de correspondencia para que ellos verifiquen
firma, anexos y folios.
2. Verificacin de que el documento venga en la unidad de
conservacin adecuada (carpeta).
3. Radicacin segn la Tabla de Retencin Documental.
4. Registrar en la planilla.
5. Entregar el documento.

 Externa:
1. Llevar a la unidad de correspondencia con la unidad de
conservacin rotulada segn la norma GTC-185.
2. Elegir el medio de distribucin (Fax, correo, empresa de
mensajera, etc.).
3. Verificacin del peso, valor de la gua, volumen.
4. Radicacin segn la Tabla de Retencin Documental.
5. Registrar en la planilla.
6. Entregar el documento.

9. PROCESO
DE
TRAMITE
DE
DOCUMENTOS

Definicin:
Conjunto
de
actuaciones
necesarias para el
registro,
la
vinculacin a un
trmite,
la
distribucin
incluidas las actuaciones o
delegaciones, la descripcin (metadatos), la disponibilidad,
recuperacin y acceso para consulta de los documentos, el control y
seguimiento a los trmites que surte el documento hasta la resolucin de
los asuntos.
Proceso: Para este proceso se le recomienda a Ecopetrol seguir lo
estipulado por el AGN en el trmite de cada una de sus dependencias

Es el tratamiento que se le da al documento, se realiza a travs de tres

actividades y en cada una de las dependencias de Ecopetrol; primero
recepcin, aqu se revisa que el documento si corresponde a dicha
dependencia y si se puede dar tratamiento al mismo teniendo en cuenta el
tiempo de respuesta que posea; segundo respuesta, se asigna quien est
en facultades de responder la comunicacin, esta persona debe analizar el
contenido y recolectar informacin que sea til luego l puede proceder a
redactar la respuesta de la comunicacin, se dirige a su superior o jefe
inmediato para su aprobacin, si este decide que la respuesta necesita ms
informacin la persona asignada debe volver a recolectar la informacin y
corregir el documento, de lo contrario si el jefe inmediato lo aprueba se
imprime y se prepara el documento para su envi.

DIAGRAMA

10. CONSULTA
10.01. CONCEPTO:
Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de conocer
la informacin que contienen.

10.02. REGLAMENTO PARA SOLICITAR UN DOCUMENTO PARA

CONSULTA.

1. Ser ciudadano mayor de edad.

2. Emitir solicitud de consulta o prstamo de documentos de forma
presencial, por la pgina web y por telfono. La solicitud ser
respondida en 10 das hbiles.
3. Presentar una carta donde se describa el documento de consulta y el
motivo por el cual se realiza su consulta.
4. 2 Fotocopias de la cedula de ciudadana.
5. Diligenciar formato de consulta en fsico y en sistema.

Nombre y apellidos completos.

Cedula de ciudadana o de extranjera.

Profesin.

Entidad donde labora.

Direccin de la entidad donde labora.

Domicilio.

Ciudad.

Localidad.

Barrio.

Telfono.

Telfono celular.

Documento de consulta.

Motivo por el cual consulta el documento.

Firma del solicitante.

Nombres y apellidos del funcionario.

Cedula de ciudadana del funcionario.

Cargo del funcionario.

Telfono del funcionario.

Telfono celular del funcionario

Firma del funcionario.

6. Elaboracin del carnet de visitante y de consultante.

Presentar una foto 3x4.

2 Fotocopias de la cedula de ciudadana o extranjera.

Realizar firma digital.

Tiempo de consulta o prstamo del documento.

El carnet de visitante y consulta ser renovado cada ao.

7. Diligenciar planilla.
Requisito especial de prstamo de documentos de gran importancia:
8. Acta de compromiso, donde se establece:

Fecha, ciudad.

Nombres y apellidos del solicitante.

Cedula e ciudadana o extranjera del solicitante.

Nombres y apellidos del funcionario.

Cedula de ciudadana del funcionario.

El tiempo de consulta o prstamo del documento.

Nombre del documento o expediente.

Cdigo asignado al expediente en fsico

Cdigo asignado al expediente en sistema

Serie.

Subserie.

Folios

Numero de caja.

Numero de carpeta.

Documento original.

Copia del documento autenticada.

Copia del documento.

Descripcin de estado del documento en prstamo o consulta.

Diligenciamiento del compromiso de preservacin y

conservacin del documento o expediente en consulta o
prstamo.

Firma del funcionario.

Firma del solicitante.

9. Acta de entrega de documento en prstamo o consulta.

Fecha, ciudad.

Nombres y apellidos del solicitante.

Cedula e ciudadana o extranjera del solicitante.

Nombres y apellidos del funcionario.

Cedula de ciudadana del funcionario.

El tiempo de consulta o prstamo del documento.

Nombre del documento o expediente.

Cdigo asignado al expediente en fsico

Cdigo asignado al expediente en sistema

Serie.

Subserie.

Folios

Numero de caja.

Numero de carpeta.

Documento original.

Copia del documento autenticada.

Copia del documento.

Descripcin del estado del documento de entrega.

Firma del funcionario.

Firma de la persona solicitante.

o Motivos por los cuales se dar a consulta o prstamo una copia del
documento solicitante:

El documento tiene restriccin.

El documento se encuentra en procesos tcnicos.

El documento original se encuentra en consulta o prstamo.

Hubo prdida del documento original y se brindara a la consulta o

prstamo una copia autenticada.

10.03 DOCUMENTOS CON RESTRINCCIONES

Actas de constitucin: 30 aos.

Actas de reunin o de asamblea: 30 aos.

Acta de asamblea extraordinaria de accionistas: 30 aos.

10.04 PROCESO DE CONSULTA

Realizar solicitud de consulta o prstamo de documentos de forma

presencial, telefnica o por la pgina web. Esta solicitud ser
respondida en 10 das hbiles, el documento dir: los das, horarios y
lugar al que se puede acercar el solicitante para formalizar la
solicitud.

El solicitante se acercar al lugar donde debe realizar la solicitud de

prstamo o consulta. El lugar ser asignado de acuerdo al
documento solicitado y donde se encuentre el mismo.

El solicitante proceder con el diligenciamiento del formato y del

carnet.

El funcionario encargado proceder a buscar el documento solicitado

en el sistema.

Presentar el documento solicitado ante la persona solicitante.

El funcionario deber decirle a la personal solicitante el tiempo

mximo de prstamo que ser de 10 das avils dependiendo el
documento solicitado.

El funcionario deber informarle a la persona solicitante las medidas

de precaucin que debe tener segn el documento en prstamo o
consulta.

La persona solicitante proceder al diligenciamiento de la planilla.

La persona solicitante puede hacer uso del documento que esta

consultando.

Despus de cumplirse el tiempo de prstamo o consulta estipulado,

la persona solicitante deber realizar la entrega del documento al
funcionario.

El funcionario encargado proceder a la organizacin de documento

que estaba en prstamo o consulta.

o Horarios de atencin y medios de comunicacin.

Lunes a viernes
Bogot 7:30 a.m. a 4:30 p.m.
Kr 7 No. 37-69 Ed Teusac Piso 1
Telfono. (57+5) 2344000 Ext. 50845

Lnea gratuita
018000918418

Pgina web
www.ecopetrol.com.co

10.05. DIAGRAMA

11. ORGANIZACIN
A. DEFINICIN
Este proceso comprende operaciones tcnicas de clasificacin, ordenacin y
descripcin documental en las etapas de archivo de gestin y archivo central.
B. PROCESO

Clasificacin
- Recepcin de los documentos
- Identificacin de unidades administrativas y funcionales
- Actualizacin de TRD(conformacin de series, sub series y tipos
documentales)
- Control en el tratamiento y organizacin de los documentos teniendo en
cuenta su unidad de conservacin
Ordenacin
- Relacin entre unidades documentales
- Verificar si existe la carpeta destinada al documento a organizar, de no
existir se abre, se rotula, se genera el respectivo expediente, se archiva
el documento y se folia.
- Si son mas folios de los que se encuentran en el rotulo de la carpeta los
que se anexaran se realiza la respectiva actualizacin de la TRD.
- Determinacin de los sistemas de ordenacin
- Organizacin de series
Descripcin
- Anlisis de informacin
- Extracto de contenidos
- Diseo de instrumentos de recuperacin(guas, catlogos, inventarios e
ndices)
- Actcualizacin de instrumentos
- Transferencias documental

C. DIAGRAMA DE FLUJO
D. SISTEMA DE ORDENACIN
Para la ordenacin de los documentos en Ecopetrol S.A. se sugieren los
siguientes sistemas de ordenacin:
- CRONOLOGICO
Este sistema de ordenacin consiste en colocar un documento detrs de otro en
forma secuencial de acuerdo con la fecha en que la documentacin ha sido
tramitada, teniendo en cuenta en primer lugar el ao seguido del mes y al final el
da. Ejemplo:

2005, 02, 15

2015, 10, 12
- ALFANUMERICO
Se ordena la serie documental utilizando a la vez orden alfabtico y numrico
cronolgico. En este sistema de ordenacin, los datos que se cruzan no sern
separables, siempre estarn asociados. Ejemplo:
2014 ALZATE LOPERA, Juan Manuel
Se puede utilizar en la ordenacin de la series de una dependencia cuando estn
representadas letras del alfabeto que identifican a oficina productora, seguido se
dgitos de series y sub series. Ejemplo:
DF-O2 Informes
DF-O2-O1 Informes de Actividades
DF-O2-O2 Informes de Gestin
Tambin se pueden ordenar de forma mixta. Se utiliza para el acceso a series
documentales de gran volumen y tienen que ver con expedientes de personas en
entidades con un nmero elevado de empleados como Historias clnicas. Ejemplo:
1000163696 GUEVARA SANABRIA, Tatiana Alejandra
- ONOMSTICO
Se utiliza para el acceso a series documentales compuestas por expedientes que
permanecen abiertos por lapsos grandes de tiempo, como, las Historias Laborales.
Es ideal para archivos de gestin pequeos en el que su crecimiento no es muy
alto y facilita la consulta.
1. Los nombres de los individuos constan de dos unidades. Los apellido siendo la
primera unidad y los nombres la segunda. Ejemplo:
OLGA MARIA PEREZ SANCHEZ PEREZ SANCHEZ, Olga Mara
2. Si los nombres tienen la primera unidad igual, se considera la segunda.
Ejemplo:
OLGA MARIA PEREZ SANCHEZ
ANGIE MARCELA PEREZ SANCHEZ
Queda:

PEREZ SANCHEZ, Angie Marcela

PEREZ SANCHEZ, Olga Mara
3. Cuando los nombres de los individuos tienen la primera y segunda unidad
idntica se toma el documento de identidad para su ordenacin. Ejemplo:
ANGIE MARCELA PEREZ SANCHEZ C.C 51.967.169
ANGIE MARCELA PEREZ SANCHEZ C.C 30.176.40
Queda:
PEREZ SANCHEZ, Angie Marcela, cedula 30.176.402
PEREZ SANCHEZ, Angie Marcela, cedula 51.967.169
4. Apellidos con prefijo o compuestos no se considera elementos separados
dentro de cada unidad. Ejemplo:
CUESTA DUQUE, Isabela
D CASTRO DIAZ, Sofa
DE LPEZ LPEZ, Gilberto
DE LA ROCA, Ligia
5. Cuando las personas son solicitadas por sus ttulos acadmicos, religiosos,
militares y nobiliarios se escribe al final en parntesis. Ejemplo:
PEREZ SANCHEZ, Angie Marcela (Psicloga)
PEREZ SANCHEZ, Olga Mara (Ingeniera industrial)
6. Los nombres de las mujeres casadas tienen dos criterios:
Hispano: se toma los apellidos paternos como ordenador.
LILIANA FAJARDO DE MILLAN FAJARDO de MILLN, Liliana
Americano: se toma el primer apellido del esposo.
MILLN, Liliana Fajardo de

7. REGLAS PARA RAZONES SOCIALES

Los nombres de las razones sociales se ordenan tal como aparece registrado.
Ejemplo: HELADERIA la poderosa.
En las razones sociales se debe evitar la abreviatura que induzca al error y pero,
si esta es conocida debe colocarse en parntesis al final. Por otro lado, cuando la
empresa no es conocida por su sigla no debe colocarse. Ejemplo:
FONDO de Garantas de Instituciones Financieras (FOGAFIN)
Cuando en el nombre de la empresa existen nmeros deben tratarse como si
estuviera en letra, salvo cuando son consecutivos que existen en la razn social.
Ejemplo:
DROGUERIA 14 DROGUERIA la Catorce
JUZGADO 36 CIVIL MUNICIPAL - JUZGADO 36 Civil Municipal
Cuando los nombres de las personas naturales hace parte de la razn social.
Ejemplo:
ROSA VARGAS Y LTDA VARGAS y Ltda, Rosa

12. CONSERVACION
. En la parte de CONSERVACIN se le recomienda a Ecopetrol tener en cuenta
la importancia de este procedimiento y la normatividad estipulada por el AGN para
la adecuada conservacin de sus documentos en el ciclo vital del mismo.
a. DEFINICIN: Conjunto de medidas preventivas adoptadas para asegurar la
integridad fsica funcional de los documentos de archivo
IMPORTANCIA: Es importante ya que asegura la integridad fsica del documento,
y que llegue en buenas condiciones a todo su ciclo vital, incluso cuando ya se
encuentre en el archivo histrico el documento este en buen estado por si se
necesita para consulta o proceso que lo requiera
b. CAUSAS: las causas del deterioro en un documento son las siguientes:

FISICAS: Se dan debido a la manipulacin del hombre

BIOLOGICAS: Se presentan por bacterias, hongos, insectos. Etc

QUIMICAS: Por la composicin misma del documento

ANTROPOGENICAS: Se presentan debido a desastres, siniestros o

vandalismo
EFECTOS
Se puede afectar parte del documento, romperse, quemarse, mojarse o
perderse completamente; por eso es importante tener en cuenta las causas
de deterioro o dao en los documentos

C. MEDIDAS PREVENTIVAS Y DE CONSERVACIN DE LOS DOCUMENTOS

EDIFICIO Y DEPSITO: El edificio debe estar ubicado lejos de industrias

contaminantes y lugares que puedan sufrir atentados; adems en un
terreno sin riesgo de humedad.
Para la estructura; deben ser placas que soporten una carga mnima de
1200 kg y una estantera de 2. 20 cm de altura, debe estar construido y
pintado con material ignifugo.
Para el depsito; se debe tener una adecuacin climtica, seguridad y
garantizar el desplazamiento cmodo de los documentos, las reas de
tratamiento, consulta y prestacin de servicios deben estar lejos del
almacenamiento de documento al igual que los archivos electrnicos de los
archivos fsicos

ESTANTERIA: Se le recomienda a Ecopetrol utilizar estantera construida

en material metlico con tratamiento anticorrosivo, cada bandeja debe
soportar 100 kg mnimo y la banda inferior debe estar separada a la 10 cm
del piso, al igual que de la pared a 20 cm con una separacin entre
estantes de 70 cm y el pasillo de 1.20 cm.

UNIDADES DE CONSERVACIN:
Para los documentos fsicos se recomienda usar cajas de 200 o carpetas
de 4 solapas no contengan ningn material metlico como ganchos, clips o
legadores.
Para fotografas y negativos se deben guardar en sobres individuales y en
cajas de ph neutro.
Para rollos de microfilmacin se deben mantener en el carrete y en
contenedores de material estable e inerte
Para cintas magnticas de audio, video o datos, deben estar alejadas de
lugares magnticos

Para CD y disquetes; se debe contar con una unidad de conservacin

plstica.

ILUMINACIN: No deben recibir la luz natural directamente; la luz natural

debe ser menor a 100 lux y la radiacin ultravioleta no debe superar los 70n
micro vatios (luz artificial )

HUMEDAD Y TEMPERATURA
Debe ser de 15 a 20 C, con una humedad de 45% y 60%
Para fotografas debe ser menor a 10 C con una humedad entre 25% y
35%

VENTILACIN
El archivo debe tener un ciclo de renovacin de aire continuo; la utilizacin
de filtros de aire debe impedir el ingreso de partculas slidas y
contaminantes

SEGURIDAD INDUSTRIAL

1. NORMATIVIDAD
LEY 100 DE 1993: El sistema de seguridad social integral es el
conjunto de instituciones, normas y procedimientos, de que disponen la
persona y la comunidad para gozar de una calidad de vida, mediante el
cumplimiento progresivo de los planes y programas que el Estado y la
sociedad desarrollen para proporcionar la cobertura integral de las
contingencias, especialmente las que menoscaban la salud y la
capacidad econmica, de los habitantes del territorio nacional, con el fin
de lograr el bienestar individual y la integracin de la comunidad.
DECRETO 1295 DE 1994: "Por el cual se determina la organizacin y
administracin del Sistema General de Riesgos Profesionales"

2. PLAN DE EMERGENCIA
Ecopetrol posee un plan de emergencia para cada uno de sus procesos
debido a que es una empresa muy grande; por eso se le recomienda
tener en cuenta los siguientes aspectos para un plan de emergencia y la
prevencin de posibles desastres o siniestros completo:

Levantamiento y valoracin del panorama de riesgos

Se debe establecer una clasificacin de dichos riesgos, se recomienda
esta:

Riesgos exteriores

Riesgos de la estructura del edificio

Riesgos por las personas o algn tipo de material

Peligros geogrficos o climticos

Medidas preventivas
Principalmente el acervo documental o el edificio como tal deben estar
protegido contra fuego:
Se deben tener:

Detectores automticos de humo

Personal de vigilancia continua

Extintores y asesora de bomberos

Puertas contrafuego

Programas de mantenimiento a instalaciones elctricas

Salidas de emergencia de fcil acceso

Preparacin de un plan de emergencia como tal

Que lo compongan los siguientes tems:

Directorio telefnico de seguridad, vigilancia y bomberos

Planos del edificio

Lista de documentos a salvar

Detalles de operaciones de salvamiento

Reaccin en caso de siniestro

-

Guardar la calma

Alertar los servicios de emergencia

Localizar el lugar del siniestro e intentar neutralizarlo

Luego de terminado el siniestro valorar los daos

No desechar ningn documento

3. ERGONOMIA EN EL AREA DE ARCHIVO

Es una parte fundamental para el funcionario encargado del archivo y
sobre todo influye en su salud mental y fsica:

4. REACCIN EN CASO DE SINIESTRO

a. Proceso de secado de documentos:

SECADO MANUAL: Se realiza cuando el documento se encuentra
hmedo, primero se realiza la separacin de hojas y luego se realiza
el secado con un secador de pie como primera instancia y por ultimo
con un secador de cabello, tambin se pueden colgar
SECADO SISTEMATIZADO: Se realiza por medio de una mquina
que realiza el secado con solo introducir el documento en ella.

b. Proceso de desinfeccin de documentos

Se realiza despus del proceso de secado para la desinfeccin de
todos los documentos secos, se necesita de lonas, cajas plsticas,
traperos, baldes, esponjas adsorbentes, etiquetas adhesivas, bolsas
de basura, productos desinfectantes, secadores de pie y de pelo.
o Es indispensable no mezclar los materiales de limpieza con lo
contaminado
o Hacer diferentes jornadas de limpieza
o Identificar el material contaminado y colocarlo en carpeta de
cartulina blanca con los datos para identificar el documento
dejando un folio testigo
o El material debe estar en cuarentena
o El material contaminado debe limpiarse mecnicamente con
brocha y mini aspiradora
o Reintegrar los documentos al haber terminado todo el proceso de
desinfeccin puntual y el desecho de materiales utilizados
c. Proceso de restauracin de documentos
Para este proceso se hace presente el Acuerdo 07 del 2014 que trata
de reconstruccin de expedientes (documentos)
-

Constancia de la prdida del documento

Presentar una denuncia segn la importancia del documento o

contenido

Se abre una investigacin por la perdida

Declaraciones de perdida, reconstruccin de informacin

Secretarios generales deben estar pendientes de todo el proceso

Reconstruccin del expediente o declaracin de la prdida total del

documento

Se debe tener en cuenta que para este proceso hay que contar con el personal y
presupuesto necesario; en caso de no contar con el personal se debe contactar a
una empresa que preste este servicio.

13. DISPOSICION FINAL

13.01 Definicin
Decisin resultante de la valoracin hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los
documentos, registrada en las tablas de retencin y/o tablas de valoracin
documental, con miras a su conservacin total, eliminacin, seleccin y/o
reproduccin. Un sistema de reproduccin debe garantizar la legalidad y la
perdurabilidad de la informacin.

13.02 Proceso

Teniendo en cuenta la Tabla de Retencin Documental que establece

Ecopetrol en compaa del Archivo General de la Nacin, en donde dice la
disposicin final que se dar a los documentos de acuerdo de su
importancia, que puede ser:
o Eliminacin de documentos: Actividad resultante de la disposicin
final sealada en las tablas de retencin o de valoracin documental,
para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y
secundarios, sin perjuicio de conservar su informacin en otros
soportes.
o Seleccin documental: Actividad de la disposicin final sealada en
las tablas de retencin o de valoracin documental y realizada en el

archivo central, con el fin de escoger una muestra de documentos de

carcter representativo, para su conservacin permanente.
o Microfilmacin: Tcnica que permite fotografiar documentos y
obtener pequeas imgenes en pelcula.
o Digitalizacin: Tcnica que permite la reproduccin de informacin
que se encuentra de manera analgica (papel, video, sonido, cine,
microfilme y otros) en otra, que slo puede ser leda o interpretada
por computador.
13.03 Diagrama

14. TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

Definicin: La transferencia documental es la etapa de anlisis y preparacin del
conjunto de expedientes y series documentales, para su traslado sistemtico, una
vez que stas han cumplido el plazo de permanencia fijado por las normas de
valoracin segn cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos.
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO:

ARCHIVO DE
GESTIN

1 A 3 AOS

USO
FRECUENTE

DEFINITIVO

ARCHIVO
HISTORICO

MUY POCA
CONSULTA

USO NO
FRECUENTE

ARCHIVO CENTRAL

5 AOS

PROCESO:
ARCHIVO DE GESTIN O DE OFICINA
Para transferir los documentos de este archivo al archivo central se deben seguir
los siguientes parmetros:

Que se hayan cumplido los trminos de la TRD

Se deben expedir los Expedientes con tipos documentales ordenados

respetando la secuencia de produccin

Se deben transferir previamente depurados (sin copias, tarjetas sociales,

circulares, memorandos informativos etc.)

Se debe anexar a la transferencia el inventario relacionando series,

subseries y unidades documentales

Fechas extremas y nmero de folios

ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO

Para transferir los documentos de este archivo al archivo histrico se deben seguir
los siguientes parmetros:

Se debe aplicar la disposicin final de todos los

documentos y
procedimientos estipulados en la tabla de retencin documental

Debe estar inventariado

ARCHIVO HISTORICO
A este archivo se transfieren los documentos de importancia cultural, de
investigacin o ciencia.
Para todas las transferencias se debe tener en la preparacin fsica de la
documentacin; la limpieza, la eliminacin de material metlico, foliacin, revisin
de las unidades de conservacin etc.

15. PLANILLAS