Ean250 - Informatica Aplicada A La Administracion

Vicerrectora Acadmica
Cuaderno de Apuntes 2010
I.
PROGRAMA DEL MDULO
NOMBRE DEL MDULO:
INFORMTICA APLICADA A LA ADMINISTRACIN
UNIDAD DE COMPETENCIA:
Al finalizar el mdulo los participantes sern capaces de:

Desarrollar aplicaciones informticas para la administracin basadas en planillas electrnicas de datos.
DURACIN:
HORAS LABORATORIO PC:
54 horas pedaggicas
54 horas pedaggicas
II: DESCRIPCIN POR REA DE FORMACIN Y PRERREQUISITO

rea de formacin:
Especialidad
Ubicacin en la malla:
2o semestre
Prerrequisito:
No tiene
III: UNIDADES DE APRENDIZAJE
1 UNIDAD:
DURACIN:
EXCEL BSICO
32 horas pedaggicas
APRENDIZAJES ESPERADOS
CONTENIDOS
Aplican los comandos de edicin y formato de la planilla de clculo.
Seleccin de datos; bsqueda y reemplazo; ingreso y eliminacin de datos; rellenar series; formato de
celdas; formato de columna y fila.
Realizan operaciones utilizando frmulas predefinidas y por definir.
Operadores y su precedencia; creacin de frmulas.
Aplican funciones incorporadas en el programa matriz.
Funciones bsicas: Suma, Promedio, Min, Max, Contar, Otras.
Aplican los comandos necesarios para la organizacin de listas de datos
Comandos de men datos: ordenar, filtro automtico, texto en columnas
Aplican los comandos necesarios para disear grficos.
Grficos: seleccionar datos, tipo de grfico, configurar las opciones.
Utilizan funciones de bsqueda en tablas.
Funciones Buscarv y Buscarh y otras.
Utilizan funciones lgicas para resolver problemas.
Operadores de comparacin; funciones lgicas SI, Y, O.
Utilizan funciones y utilidades para manejar listas y bases de datos.
Concepto, criterios, filtros y funciones de bases de datos.
Utilizan tablas dinmicas de datos.
Tablas dinmicas con bases de datos.
2 UNIDAD:
DURACIN:
MANEJO DE HERRAMIENTAS EXCEL AVANZADO

22 horas pedaggicas
OBJETIVOS
Desarrollar Aplicaciones utilizando

herramientas avanzadas en Excel
en beneficio de la gestin
administrativa.
CONTENIDOS
Administran las herramientas y funciones de Excel avanzado,

aplicndolas a la gestin administrativa.
Herramientas de Formularios.
Funciones anidadas para base de datos.
Validacin de datos de entrada.
Formatos condicionales.
Cuadros combinados y de listas.
Botones de Opcin.
Confeccionan formularios para el ingreso de informacin en bases de

datos, aplicndolas a la gestin administrativa.
Combinacin de funciones en el llenado de

formularios.
Combinacin de correspondencia con informacin
de la base de datos.
Obtener datos externos
Confeccionan de Macros, utilizando diferentes elementos de las paletas

de herramientas, aplicndolas a la gestin administrativa.
Botones para macros.

Grabacin de funciones en una macro.
Eliminacin y modificacin de macros.
VI: BIBLIOGRAFA
-Manuales electrnicos de planilla Excel.
-Guevara, A. y otros: Informtica Aplicada a la gestin de la empresa. Editorial Anaya, Ediciones Pirmide, 2004. ISBN: 978-84-368-1854-3.
II.
DESARROLLO
PRIMERA UNIDAD:
CLASE
EXCEL BSICO
Conocen la nueva interfaz de Excel 2007
Utilizan nuevas funcionalidades de Excel 2007
Comparan Excel 2007 con versiones anteriores y OpenOffice
CONTENIDOS
Nueva interfaz de Excel, barra Ribbon, botones, opciones
de seguridad, nuevo formato de archivos.
Vista general a OpenOffice
Lo nuevo en Excel 2007

Microsoft Excel 2007 es la nueva versin de esta utilizada planilla de clculos, la cual permite realizar las mismas funciones que
su versin anterior (2003) pero con mayor rapidez, agregando seguridad y la posibilidad de compartir.
El mayor cambio de esta nueva versin, es su interfaz. Ya no estn las clsicas listas de mens, ahora existe una cinta ancha
llamada Ribbon, la cual se basa en pestaas con todas las opciones que se encontraban en las versiones anteriores.
La idea de Microsoft con este cambio, es acelerar nuestro trabajo y reducir el nmero de clic que realizamos para utilizar las
planillas. Ahora en cada pestaa se encuentra las principales opciones que se pueden ir aplicando con un solo clic y tambin, se
puede previsualizar como va a quedar alguna opcin que aplicaremos, por ejemplo, al cambiar el tipo de letra, uno puede ir
desplazndose por todas las fuentes y se ver como nuestros datos en las celdas seleccionadas irn cambiando, as podremos
ver como quedaran antes de aplicarlo.
En la siguiente imagen, se ve la cinta Ribbon en Excel 2007:
De esta cinta se destacan las pestaas, las que renen las principales opciones que tiene Excel, si se requieren ms opciones,
solo hay que hacer clic en la pequea flecha que se ubica en la esquina inferior derecha de cada grupo de opciones.
Otra novedad, es el botn Office que viene a reemplazar al clsico men Archivo de las versiones anteriores. En este botn, se
encuentran algunas opciones bsicas para el manejo de los archivos, como Abrir, Nuevo, Guardar, Imprimir, entre otras. En la
siguiente imagen, se visualizan las opciones del botn Office:
Tambin est la Barra de Acceso Rpido, situada por defecto en la parte superior junto al botn Office nos servir para ejecutar
acciones, colocacin de objetos o aplicacin de formato de forma rpida y simple.
Esta barra permite la insercin de nuevos botones para que el usuario pueda incluir sus mtodos ms utilizados haciendo el uso
del programa ms rpido y verstil.
Ahora cada planilla de Excel tiene 1.048.576 filas y las columnas llegan a XFD.
En trminos de seguridad, ahora se puede proteger cada hoja de una planilla, junto con la funcionalidad ya conocida en versiones
anteriores de poder proteger el archivo completo.
Formato de archivos
Uno de los cambios drsticos junto a la interfaz, es el nuevo formato de archivo que utiliza Microsoft Office y especficamente
Excel. Ahora el formato est basado en XML 1 , el cual tiene la ventaja de hacer ms livianos en tamao los archivos generados en
Excel y en general en Microsoft Office.
La nueva extensin ahora es XLSX, la que tiene un tamao ms reducido y mejor capacidad de recuperacin en caso de
corrupcin, permitiendo trabajar con ms eficiencia y seguridad. Todos los archivos que se guardan en Excel 2007, quedan por
defecto con la extensin XLSX, es decir, nombre_archivo.xlsx
Por un lado, el nuevo formato de archivo tiene la desventaja de que no es compatible con versiones anteriores de Excel, pero da
la opcin de guardar como libro de Excel 97-2003, tal como se muestra en la siguiente imagen.
ParamsreferenciasobreXMLvisitehttp://goo.gl/sHu8
Tambin, en los equipos que tengan Excel 2003, se puede instalar un paquete de compatibilidad con la versin 2007, la que
puede ser descargada 2 en forma gratuita desde el sitio de Microsoft.
Una de las grandes ventajas del nuevo formato es el tamao reducido que se logra para un mismo archivo, generado por ejemplo
con Excel 2003 y 2007, tal como se puede comprobar en la imagen siguiente, que muestra la diferencia de tamao para un
mismo archivo (mismo contenido).
Hay que recordar que Microsoft Excel, trata los archivos como libros, el que contiene mltiples hojas que corresponden a las
planillas y cada una de sta, se compone de celdas, en las cuales podemos ingresar informacin.
OpenOffice
OpenOffice es un conjunto de herramientas muy parecidas a Microsoft Office, con la gran particularidad que es gratuita y puede
ser descargada desde el sitio web. Ofrece aplicaciones para crear documentos, planillas de clculo, presentaciones, base de
datos, entre otras.
Con gran similitud a la interfaz de Office 2003, OpenOffice es una buena alternativa gratuita que se integra bien con documentos
de Microsoft Office.
Calc se llama la aplicacin de OpenOffice para realizar planillas como Excel.
Paradescargarpaquetedecompatibilidadiralsitiohttp://goo.gl/ILqa
III.
EJERCICIOS Y PROBLEMAS RESUELTOS
Se debe practicar libremente el ingreso a Excel 2007, crear un libro nuevo y recorrer la nueva interfaz para familiarizarse con las
nuevas caractersticas. Grabar el archivo para verificar su formato.
Personalizar la barra de herramientas de acceso rpido.
IV.
RECURSOS COMPLEMENTARIOS
Sitio Web: se sugiere ver como apoyo el siguiente video en Youtube sobre el nuevo entorno de Excel 2007.
http://goo.gl/h6m8
Descarga de paquete de compatibilizacin de Excel 2007.
http://goo.gl/sHu8
Copiar curso de Excel 2007 ofrecido por el docente.

Descarga de OpenOffice como herramienta ofimtica alternativa.
http://es.openoffice.org/
CLASE
2
CONTENIDOS
Aplican los comandos de edicin y formato de la Seleccin de datos, bsqueda y reemplazo

planilla de clculo
Ingreso y eliminacin de datos, rellenar series
Desplazamiento
Excel ofrece varias formas de moverse entre las celdas de cada planilla, as de como introducir y modificar los diferentes tipos de
datos disponibles.
Solo una parte de la hoja es visible en la ventana del libro (archivo). Nuestra hoja, la mayora de las veces, ocupar mayor
nmero de celdas que las visibles en el rea de la pantalla y es necesario moverse por el documento rpidamente.
Una forma de desplazamiento es a travs del teclado, en la siguiente tabla, se indican las teclas que permiten algn tipo de
movimiento a travs de la planilla.
Movimiento
Celda abajo
Celda arriba
Celda derecha
Celda izquierda
Pantalla abajo
Pantalla arriba
Primera celda (A1)
Primera celda de columna activa
Ultima celda de columna activa
Primera celda de fila activa
Ultima celda de fila activa
Tecla
Flecha abajo
Flecha arriba
Flecha derecha
Flecha izquierda
AvPag
Re Pag
Ctrl + Inicio
Fin + Flecha arriba
Fin + Flecha abajo
Fin + Flecha izquierda
Fin + Flecha derecha
Otra forma de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda donde se desea ir, es escribir su referencia
(columna y fila, por ejemplo A1) en el cuadro de texto a la izquierda de la de la barra de frmulas.
Ingreso de datos
En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, nmeros o frmulas. Para hacerlo, hay que colocar el cursor
del mouse sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que desees introducir.
Aparecern en dos lugares, en la celda activa y en la Barra de Frmulas, como se puede observar en la siguiente imagen:
Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres mtodos que te explicamos a continuacin:
ENTER: Se valida el valor introducido en la celda y adems la celda activa pasa a ser la que se encuentra justo por debajo.
TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y adems la celda activa cambiar dependiendo de la
flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA DERECHA ser la celda contigua hacia la derecha.
CUADRO DE ACEPTACIN: Es el botn de la barra de frmulas, al hacer clic sobre l
se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguir siendo la
misma.
Modificar datos
Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se est escribiendo o ms tarde, despus del ingreso.
Si an no se ha validado la introduccin de datos y se comete algn error, se puede modificar utilizando la tecla DELETE del
teclado para borrar el carcter situado a la izquierda del cursor, haciendo retroceder ste una posicin. No se puede utilizar la
tecla FLECHA IZQUIERDA porque equivale a validar la entrada de datos.
Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, se puede seleccionar la celda adecuada, despus se activa la
Barra de Frmulas pulsando la tecla F2 o iremos directamente a la barra de frmulas haciendo clic en la parte del dato a
modificar.
EJERCICIOS Y PROBLEMAS PROPUESTOS

Se debe practicar el ingreso de datos en una hoja y el desplazamiento en todo el libro, entre hojas y celdas, para familiarizarse
con el ingreso de datos.
Modificar los datos ingresados directamente en las celdas y utilizando la barra de frmulas.
Sitio Web: se sugiere ver como apoyo el siguiente video en Youtube sobre como introducir datos en Excel 2007.
http://goo.gl/cHAI
CLASE
3
CONTENIDOS
Aplican los comandos de edicin y formato de la Formato de celdas, formato de columna y fila
planilla de clculo
Formato de celdas
Cada celda en una planilla Excel puede tener un formato diferente, es decir, color, fondo, tipo y tamao de letra, entre otras
opciones de formato.
Existen diferentes opciones disponibles en Excel 2007 respecto al cambio de aspecto de las celdas de una hoja de clculo y
cmo manejarlas para modificar el tipo y aspecto de la letra, la alineacin, bordes, sombreados y forma de visualizar nmeros en
la celda.Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de clculo cambiando la fuente, el tamao, estilo y color
de los datos de una celda.
Para cambiar la apariencia de los datos de una hoja de clculo, se puede utilizar los cuadros de dilogo o la cinta de opciones. A
continuacin se describen dos formas, en cualquiera de las dos primero se deber previamente seleccionar el rango de celdas al
cual se quiere modificar el aspecto:
Fuente: En la pestaa Inicio grupo Fuente se puede cambiar la letra, el tamao y color, como tambin el color de relleno de
la celda, aplicar negrita, cursiva o subrayado. Si se desean ms opciones clic en la flecha que se encuentra al pie del grupo
Fuente.
Alineacin: Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden alineados u orientados de
una forma determinada. Para cambiar la alineacin de los datos de la hoja de clculo, se debe seleccionar el rango de celdas
al cual queremos modificar la alineacin, luego clic las opciones que se encuentran en la pestaa Inicio, grupo Alineacin,
ah se puede aplicar alineacin a la izquierda, a la derecha, al centro o justificado, como tambin
alinear el texto en la parte inferior, superior o al centro. Tambin se pueden combinar 2 o ms
celdas, las que quedara como si fuera una sola. Si se desean ms opciones clic en la flecha que se
encuentra al pie de la seccin Alineacin.
10
Bordes: se pueden crear lneas en los bordes o lados de las celdas. Para cambiar la apariencia de los datos de la hoja de
clculo aadiendo bordes, se selecciona el rango de celdas al cual se quiere modificar el aspecto, hacer clic sobre la flecha
que se encuentra bajo el grupo Fuente y aparecer un cuadro de dilogo, clic sobre la pestaa Bordes y aplicar las opciones
que se deseen.
Numero: se puede modificar la visualizacin de los nmeros en la celda, seleccionar el rango de celdas al cual se quiere
modificar el aspecto de los nmeros y seleccionamos la pestaa Inicio y el grupo Numero de la cinta, finalmente aplicar la
categora correspondiente, si se desean
decimales o el smbolo $. Si se desean ms
opciones clic en la flecha que se encuentra al
pie del grupo Nmero.
11
Filas y columnas
Los mtodos disponibles en Excel 2007 para modificar el aspecto de las filas y columnas, se orienta a darle un
aspecto ms ordenado y estructurado a una hoja de clculo.
Excel 2007 ajusta automticamente la altura de una fila o el ancho de una columna dependiendo del tipo de letra
ms grande utilizado en esa fila y/o columna.
Tambin se pueden realizar ajustes manuales al ancho o alto de una columna o fila, respectivamente. Primero,
manualmente utilizando el mouse se colocar el puntero en la lnea situada debajo del nmero de la fila o columna
que se desee modificar, mantener pulsado el botn del mouse y arrastrar la lnea a la nueva posicin. Conforme se
mueve el mouse, la altura de la fila o el ancho de la columna cambian.
Otra opcin es utilizar el men que se ofrece a travs de la cinta y se debe seleccionar las filas o columnas a las que
se quiera modificar la altura o ancho. En caso de no seleccionar ninguna, se realizar la operacin a la fila en la que
nos encontramos.Seleccionar del men Formato que se encuentra en la pestaa Inicio, elegir la opcin Alto de fila o
Ancho de columna. Aparecer el cuadro de dilogo Alto de fila o Ancho de columna en el que se tendr que indicar
el alto de la fila o ancho de columna, para indicar decimales utilizar la
coma ",".Escribir la altura o ancho deseado y finalmente hacer clic sobre
el botn Aceptar para que los cambios se hagan efectivos.
III.
Crear una planilla con los datos dados, aplicando los siguientes requerimientos:
Los valores de las notas tienen formato numrico con un decimal y estn centrados, con color azul.
Los datos del encabezado (alumno, certamen1, etc.) estn en negrita
Los valores correspondientes a los nombres de alumnos estn alineados a la izquierda.
Los bordes utilizados son de tipo simple (lnea continua, grosor estndar), color cafe.
En total eximidos y total examen, utilizar la funcin CONTAR.SI

Guardar el archivo con el nombre Ejercicio1 (ejercicio1.xlsx)
12
Alumno
Loreto
Pedro
Luis
Juan
Jos
promedio
nota mxima
nota mnima
IV.
certamen 1
6,2
5,8
4,5
5,6
6,0
certamen 2
5,8
5,0
4,6
3,5
5,1
certamen 3
5,0
5,2
5,0
3,8
4,9
promedio
evaluacin
Sitio Web: se sugiere ver como apoyo el siguiente video en Youtube sobre formato bsico en Excel 2007.
http://goo.gl/XK8h
13
CLASE
Conocen y aplican criterios de seguridad
Manejo de hojas
CONTENIDOS
Proteger hoja
Proteger archivo
Mostrar/ocultar hojas, cambiar nombre y color hojas
Proteger hoja
Dentro de las nuevas opciones de seguridad que ofrece Excel 2007, est la posibilidad
de proteger los contenidos de la hoja en forma independiente, es decir, podemos
proteger cada una de las hojas que tiene la planilla de clculo.
Para poder proteger una hoja, podemos hacer clic en el botn derecho del mouse
sobre la hoja que queremos proteger y seleccionamos la opcin Proteger hoja del
men contextual que aparece. O tambin podemos llegar a la misma opcin a travs
del botn formato en la pestaa Inicio de la cinta.
Aparece un cuadro de dialogo, el cual nos permite proteger la hoja y su contenido, colocando opcionalmente una contrasea e
indicando lo que permitiremos hacer a los usuarios que acceden a la planilla de clculo. Es importante indicar que lo que quede
marca se permitir hacer al usuario, por lo tanto, si queremos que no se acceda a cierta accin sobre nuestra hoja, hay que
desmarcar las opciones.
14
Proteger libro
Tambin existe la opcin de bloquear la estructura de un libro para impedir que los usuarios agreguen o eliminen hojas de clculo,
o que muestren hojas de clculo ocultas. Tambin se puede impedir que los usuarios cambien el tamao o la posicin de las
ventanas que ha configurado para mostrar un libro. La proteccin de la estructura y la ventana del libro se aplica a todo el libro.
Para aplicar la seguridad a todo el libro ir a la pestaa Revisar de la cinta Ribbon y en el grupo Cambios, seleccionar Proteger
libro, luego Proteger estructura y ventanas.
Se desplegar un cuadro de dialogo, en el cual se puede seleccionar lo que queremos proteger del libro (estructura y/o ventanas),
junto con poder ingresar una contrasea.
Una vez que se protege un libro no se podr agregar, eliminar, mover o cambiar el nombre de las hojas, as como ocultarlas o
mostrarlas.
Para quitar la proteccin al libro, basta con ir nuevamente a la pestaa Revisar de la cinta y en el grupo Cambios, seleccionar
Proteger libro, luego Proteger estructura y ventanas y nos pedir la contrasea que se ingres al momento de proteger el libro.
Proteger archivo
Una caracterstica de seguridad que Excel 2007 ofrece al igual que las versiones anteriores, es la proteccin al archivo completo,
colocndole una contrasea de apertura y/o escritura, es decir, al momento de abrir el archivo Excel, nos solicitara una
contrasea y si adems queremos modificar el contenido o la estructura del libro, tambin opcionalmente nos pedir una clave.
La seguridad mediante contrasea en el nivel de libro usa el cifrado avanzado para proteger el libro frente a accesos no
autorizados. Se puede definir una contrasea al guardar el libro. Puede especificar dos contraseas distintas que deben escribir
los usuarios para:
15
Abrir y ver el libro: Esta contrasea est cifrada para proteger los datos frente a accesos no autorizados.
Modificar el libro: Esta contrasea no est cifrada y slo est destinada a conceder permiso a usuarios especficos para
que modifiquen los datos del libro y guarden los cambios en el archivo.
Estas contraseas se aplican a todo el libro. Para conseguir una seguridad ptima, debe asignar siempre una contrasea para
abrir y ver el archivo. Para otorgar a usuarios especficos permiso para modificar los datos, puede ser conveniente asignar ambas
contraseas.
Importante: Es importante utilizar siempre contraseas seguras que ojala combinen maysculas, minsculas, nmeros y
smbolos para que sean menos vulnerables. Una contrasea segura puede ser Y6dh!et5, por el contrario, una contrasea
vulnerable: casa27. Utilice una contrasea segura que pueda recordar sin necesidad de escribirla.
Para proteger el archivo, ir al botn Office y seleccionar Guardar Como, en el cuadro de dialogo que aparece, hacer clic en el
botn Herramientas, luego seleccionar Opciones generales, tal como se muestra en la siguiente imagen.
Se abrir un cuadro de dialogo, en el cual se puede marcar la opcin para que Excel 2007 genere un archivo de respaldo (.bak) y
el ingreso de las contraseas, tanto para apertura (cuando se abre el archivo) como de escritura, se abre el archivo pero no se
puede modificar sin la clave. Es importante indicar que ambas contraseas son excluyentes y opcionales.
16
III.
Al archivo ejercicio1.xlsx generado anteriormente, proteger la hoja que tiene la tabla con los datos y colocarle una
contrasea, desmarcando todas las opciones, para que nada se pueda modificar en dicha hoja.
Adicionalmente y para mayor seguridad, guardar el archivo con una contrasea de apertura y escritura.
IV.
Sitio Web: se sugiere ver como apoyo los siguientes videos en Youtube sobre seguridad en Excel 2007.
http://goo.gl/0Frk
http://goo.gl/U2Pn
http://goo.gl/ZW9L
17
CLASE
Aplican funciones incorporadas en el programa.
CONTENIDOS
Operadores, uso de frmulas y funciones
Frmulas
Una frmula es una secuencia formada por valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones u operadores.
Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de clculo como *, +, -, Seno, Coseno, etc.
En una frmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La frmula se
escribe en la barra de frmulas y debe empezar siempre por el signo =.
Los distintos tipos de operadores que se pueden utilizar en una frmula son:
Operadores aritmticos: se emplean para producir resultados numricos. Ejemplo: + - * / % ^

Operador tipo texto: se emplea para concatenar celdas que contengan texto. Ejemplo: &
Operadores relacionales: se emplean para comparar valores y proporcionar un valor lgico (verdadero o falso) como
resultado de la comparacin. Ejemplo: <> = <= >= <>
Operadores de referencia: indican que el valor producido en la celda referenciada debe ser utilizado en la frmula. En
Excel pueden ser:
Operador de rango indicado por dos puntos (:), se emplea para indicar un rango de celdas. Ejemplo: A1:G5
Operador de unin indicado por una coma (,), une los valores de dos o ms celdas. Ejemplo: A1,G5
Cuando hay varias operaciones en una misma expresin, cada parte de la misma se evala y se resuelve en un orden
determinado. Ese orden se conoce como prioridad de los operadores.
Se pueden utilizar parntesis para modificar el orden de prioridad y forzar la resolucin de algunas partes de una expresin antes
que otras.
Las operaciones entre parntesis son siempre ejecutadas antes que las que estn fuera del parntesis. Sin embargo, dentro de
los parntesis se mantiene la prioridad normal de los operadores.
Cuando hay expresiones que contienen operadores de ms de una categora, se resuelve antes las que tienen operadores
aritmticos, a continuacin las que tienen operadores de comparacin y por ltimo las de operadores lgicos.
Los operadores de comparacin tienen todos la misma prioridad, es decir que son resueltos de izquierda a derecha, en el orden
en que aparecen.
Comparacin
Igualdad (=)
Desigualdad (<>)
Menor que (<)
Mayor que (>)
Menor o igual que (<=)
Mayor o igual que (>=)
18
Los operadores lgicos y aritmticos son resueltos en el siguiente orden de prioridad (de mayor a menor)
Aritmticos
Exponenciacin (^)
Negacin (-)
Multiplicacin (*) y Divisin (/)
Suma (+) y Resta (-)
Lgicos
Not
Or
And
Cuando hay multiplicacin y divisin en la misma expresin, cada operacin es resuelta a medida que aparece, de izquierda a
derecha. Del mismo modo, cuando se presentan adiciones y sustracciones en una misma expresin, cada operacin es resuelta
en el orden en que aparece, de izquierda a derecha.
Funciones
Una funcin es una frmula predefinida por Excel 2007 (o por el usuario) que opera con uno o ms valores y devuelve un
resultado que aparecer directamente en la celda o ser utilizado para calcular la frmula que la contiene.
La sintaxis de cualquier funcin es:
nombre_funcin(argumento1;argumento2;...;argumentoN)
Siguen las siguientes reglas:
1) Si la funcin va al comienzo de una frmula debe empezar por el signo =.
2) Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No dejes espacios antes o despus de cada
parntesis.
3) Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas o funciones.
4) Los argumentos deben de separarse por un punto y coma.
Ejemplo:
=SUMA(A1:C8)
=SUMA(A1:B3) esta funcin equivale a =A1+A2+A3+B1+B2+B3
Tenemos la funcin SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de
celdas, as A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, as la funcin anterior sera equivalente a la formula:
=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8
En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la funcin.
Las frmulas pueden contener ms de una funcin y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la frmula.
Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)
Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operacin o clculo que realizan. Hay funciones matemticas y
trigonomtricas, estadsticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lgicas, de base de datos, de bsqueda y referencia y de
informacin.
Para introducir una frmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto, precedida siempre del
signo =.
19
Una funcin como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis, pero Excel 2007 dispone
de una ayuda o asistente para utilizarlas, as resultar ms fcil trabajar con ellas.
Insertar funcin con asistente
Si queremos introducir una funcin en una celda, hay que situarse en la celda donde queremos introducir la funcin, hacer clic en
la pestaa Frmulas y elegir la opcin Insertar funcin.
Aparecer el siguiente cuadro de dilogo Insertar funcin, tal como se muestra en la siguiente imagen.
Excel 2007 nos permite buscar la funcin que necesitamos escribiendo una breve descripcin de la funcin necesitada en el
recuadro Buscar una funcin y a continuacin hacer clic sobre el botn Ir, de esta forma no es necesario conocer cada una de
las funciones que incorpora Excel ya que nos mostrar en el cuadro de lista Seleccionar una funcin las funciones que tienen
que ver con la descripcin escrita.
Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una categora del cuadro combinado O
seleccionar una categora, esto har que en el cuadro de lista slo aparezcan las funciones de la categora elegida y reduzca
por lo tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categora podemos elegir Todas.
En el cuadro de lista Seleccionar una funcin hay que elegir la funcin que deseamos haciendo clic sobre sta.
A final, hacer clic sobre el botn Aceptar.
Aparecer el cuadro de dilogo Argumentos de funcin, donde se deben ingresar los argumentos de la funcin: Este cuadro
variar segn la funcin que se haya elegido, en este caso se eligi la funcin SUMA ().
20
En el recuadro Nmero1 hay que indicar el primer argumento que generalmente ser una celda o rango de celdas tipo A1:B4.
Para ello, hacer clic sobre el botn Minimizar para que el cuadro se haga ms pequeo y podamos ver toda la hoja de clculo, a
continuacin seleccionar el rango de celdas o la celda deseada como primer argumento (para seleccionar un rango de celdas
hacer clic con el botn izquierdo del mouse sobre la primera celda del rango y sin soltar el botn arrastrarlo hasta la ltima celda
del rango) y pulsar la tecla ENTER para volver al cuadro de dilogo.
En el recuadro Nmero2 habr que indicar cul ser el segundo argumento, slo en caso de que existiera. Si se ingresa un
segundo argumento, aparecer otro recuadro para el tercero y as sucesivamente.
Cuando se tengan ingresados todos los argumentos, hacer clic sobre el botn Aceptar.
Utilizar Expresiones como argumentos de las Funciones
Excel permite que una funcin tenga como argumentos expresiones, por ejemplo la suma de dos celdas (A1+A3). El orden de
ejecucin de la funcin ser primero resolver las expresiones y despus ejecutar la funcin sobre el resultado de las expresiones.
Por ejemplo, si existe la siguiente funcin =Suma((A1+A3);(A2-A4)) donde:
A1 vale 1
A2 vale 5
A3 vale 2
A4 vale 3
Excel resolver primero las expresiones (A1+A3) y (A2-A4) por lo que se obtendr valores 3 y 2 respectivamente, despus
realizar la suma obteniendo as 5 como resultado.
Utilizar Funciones como argumentos de las Funciones
Excel tambin permite que una funcin se convierta en argumento de otra funcin, de esta forma se puede realizar operaciones
realmente complejas en una simple celda. Por ejemplo =MAX(SUMA(A1:A4);B3) , esta frmula consta de la combinacin de dos
funciones, la suma y el valor mximo. Excel realizar primero la suma SUMA(A1:A4) y despus calcular el valor mximo entre el
resultado de la suma y la celda B3.
21
CLASE
Levantan los requerimientos del cliente para una base de datos.
CONTENIDOS
Funciones bsicas: Promedio, Min, Max, Contar, SI.
Funcin Promedio
Devuelve la media aritmtica de la lista de valores.
Ejemplo:
=PROMEDIO(5;5;2) devuelve 4
=PROMEDIO(C3:C5) donde C3 es igual a 23, C4 es igual a 34 y C5 es 56, devuelve 38
Funcin Min
Devuelve el valor mnimo de la lista de valores.
Ejemplo:
=MIN(5;5;2;15;12;18) devuelve 2
=MIN(C3:C5) donde C3 es igual a 23, C4 es igual a 34 y C5 es 56, devuelve 23
Funcin Max
Devuelve el valor mximo de la lista de valores.
Ejemplo:
=MAX(5;5;2;15;12;18) devuelve 18
=MAX(C3:C5) donde C3 es igual a 23, C4 es igual a 34 y C5 es 56, devuelve 56
Funcin SI
Realiza una comprobacin y devuelve un valor si la comprobacin es verdadera y otro valor si resulta falsa. Esta funcin es muy
til para obtener valores dependiendo de alguna condicin.
Ejemplo:
=SI(5=5;"Es verdad";"No es verdad") devuelve Es verdad
=SI(A1>=0;A1;0) la celda que contenga esta frmula contendr el valor de la celda A1 si este es positivo y un cero si este es
negativo.
Funcin Contar
Esta funcin, permite contar el nmero de celdas de un rango de celdas, solo si son nmeros.
Ejemplo:
=CONTAR(B4:B8)devuelve 5, que es la cantidad de celdas con nmeros entre B4 y B8.
Funcin Contar.Si
Esta funcin, permite contar el nmero de celdas de un rango de celdas con nmeros, pero siempre y cuando se cumpla una
condicin dada.
Ejemplo:
=CONTAR.SI(B4:B8;">150") devuelve 3, donde B4 es 234, B5 es 45, B6 es 66, B7 es 778 y B8 es 444.
22
III.
Crear una planilla con los datos dados, aplicando los siguientes requerimientos:
Calcular promedio por alumnos y por certmenes, utilizando funcin promedio.
Calcular nota mxima y mnima por certmenes, utilizando funciones max y min, respectivamente.
Determinar la situacin, tomando en consideracin que el promedio por alumno, debe ser mayor o igual a 4, si
es as, est aprobado, de lo contrario, reprobado. Utilice la funcin Si.
Calcular la cantidad de aprobados y reprobados con la funcin contar.si.
Alumno
Loreto
Pedro
Luis
Juan
Jos
promedio
nota mxima
nota mnima
IV.
certamen 1
6,2
5,8
4,5
5,6
6,0
certamen 2
5,8
5,0
4,6
3,5
5,1
certamen 3
5,0
5,2
5,0
3,8
4,9
promedio
evaluacin
Aprobados
Reprobados
Sitio Web: se sugiere ver como apoyo los siguientes videos en Youtube sobre formulas y funciones en Excel 2007.
http://goo.gl/H68J
http://goo.gl/DyPm
http://goo.gl/lhf6
23
CLASE
7
Aplican los comandos necesarios

organizacin de listas de datos
CONTENIDOS
para
la Comandos de men datos: ordenar, filtro automtico, texto

en columnas
Ordenar datos
Excel 2007 al igual que versiones anteriores tiene la funcionalidad de ordenar los datos que se encuentran en una
planilla, dado varias posibilidades de orden.
Generalmente, esta funcin est orientada a los datos en listas que se encuentran en una hoja de clculo, donde se
puede reflejar en forma correcta el orden de los datos de acuerdo a algn criterio.Excel puede hacerlo de forma
simple, es decir, ordenar por un nico campo u ordenar la lista por diferentes campos a la vez.
Para aplicar un orden simple, por ejemplo ordenar una lista con nombres de clientes
(nombre, apellido, direccin, telfono, correo, etc.) por el apellido, debemos
posicionarnos en la columna del apellido, despus podemos acceder a la pestaa
Datos y pulsar sobre Ordenar y escoger el criterio de ordenacin o bien pulsar sobre
uno de los botones de la seccin Ordenar y filtrar para que la ordenacin sea
ascendente o descendente respectivamente. Estos botones tambin estn disponibles
al desplegar la lista que aparece pulsando la pestaa junto al encabezado de la
columna.
Para ordenar la lista por ms de un criterio de ordenacin, por ejemplo ordenar la lista por el primer apellido ms la
direccin, en la pestaa Datos, pulsamos sobre Ordenar, aparece el cuadro de dilogo Ordenar donde se pueden
seleccionar los campos por los que se quiere ordenar (pulsando Agregar Nivel para agregar un campo), si se ordena
segn el valor de la celda, o por su color o icono (en Ordenar Segn) y el Criterio de ordenacin, donde se elige si el
orden es alfabtico (A a Z o Z a A) o sigue el orden de una Lista personalizada.
24
Filtro automtico
Filtrar una lista no es ni ms ni menos que de todos los registros almacenados en la planilla, seleccionar aquellos
que se correspondan con algn criterio.
Excel ofrece dos formas de filtrar una lista:
Utilizando el Filtro (autofiltro).

Utilizando filtros avanzados.
Para utilizar el Filtro se seleccionan de las listas desplegables asociadas a las cabeceras de campos (se puede
mostrar u ocultar el autofiltro en la pestaa Datosmarcando o desmarcando el botn Filtro).
Continuando con el ejemplo anterior, si se pulsa, sobre la flecha del campo Apellido, aparece un men desplegable
como el que se muestra en la imagen, donde ofrece una serie de opciones para realizar el filtro.
Por ejemplo, si se marca Prez, Excel filtrar todos los registros que tengan Prez en el apellido y las dems filas
'desaparecern' de la lista.
Otra opcin, es usar los Filtros de texto, donde se despliegan una serie de opciones, tal como se visualiza en la
siguiente imagen:
25
Texto en columnas
Una funcionalidad de Excel til cuando se tienen datos en una planilla que queremos separar, por ejemplo, tenemos
los siguientes datos:
Y se quiere separar el apellido del nombre para tenerlos en columnas separadas, entonces se puede aplicar la
funcin Texto en columnas, la que se encuentra en la pestaa Datos.
Primero se selecciona la columna con los datos que se quieren separar. Se sugiere
agregar la columna donde quedaran los datos separados (tambin se pueden dejar
en otra planilla). Luego se presiona el botn Texto en columnas, que est en la
pestaa Datos, aparece un asistente para convertir el texto en columnas.
Paso 1: elegir el tipo de datos originales, por lo general Excel automtica propone el tipo segn los datos que se
seleccionan.
26
Paso 2: establecer el separador contenido en los datos, que es el criterio por el cual Excel separara los datos. Para
nuestro ejemplo, elegimos espacio. Se puede visualizar inmediatamente como quedaran los datos.
Paso 3: opcionalmente se puede elegir el formato de los datos y el destino, por defecto, Excel deja los datos
separados en la columna que se encuentra a la derecha de los datos de origen.
Finalmente, presionar el botn Finalizar y Excel dejara los datos tal como se muestran en la siguiente imagen:
27
III.
Completar la siguiente tabla y aplicar lo solicitado:
Ordenar la lista completa por el campo Etiqueta de la A-Z

Aplicar filtros en la lista por Etiqueta, Cantidad y Neto.
IV.
Producto
Descripcin
Etiqueta
Cantidad
Neto
MN21
Monitor 21 pulgadas
Monitor
$ 112.000
CPUic18
CPU Celeron 1.8
CPU
$ 29.600
TVgt102
Tarjeta video PCIe
Video
$ 32.400
HD120
Disco duro
Disco
$ 28.000
MN17
Monitor 17 pulgadas
Monitor
$ 75.000
CPUic20
CPU Celeron 2.0
CPU
$ 45.900
RAM2g
Memoria RAM 2GB
Memoria
$ 25.300
TS5.1
Tarjeta sonido 5.1
Sonido
$ 16.400
TVgt103
Tarjeta video PCIe
Video
$ 35.400
HD150
Disco duro
Disco
$ 32.000
RAM1g
Memoria RAM 1GB
Memoria
10
$ 11.800
TRnet100
Tarjeta red 100Mbps
Red
25
$ 11.000
Subtotal
TOTAL
Sitio Web: se sugiere ver video en YouTube sobre filtros y orden de datos en Excel 2007
http://goo.gl/E2ZS
http://goo.gl/QRQr
28
CLASE
8
Aplican los comandos necesarios para disear

grficos.
CONTENIDOS
Grficos: seleccionar datos, tipo de grfico, configurar las
opciones.
Grficos
Un grfico es la representacin grfica de los datos de una hoja de clculo y facilita su interpretacin. La utilizacin de grficos
hace ms sencilla e inmediata la interpretacin de los datos. A menudo un grfico nos dice mucho ms que una serie de datos
clasificados por filas y columnas.
Cuando se crea un grfico en Excel 2007, se puede optar por crearlo:
Como grfico incrustado: Insertar el grfico en una hoja normal como cualquier otro objeto.
Como hoja de grfico: Crear el grfico en una hoja exclusiva para el grfico, en las hojas de grfico no existen celdas ni
ningn otro tipo de objeto.
Crear grficos
Para insertar un grfico tenemos varias opciones, pero siempre utilizaremos la seccin Grficos que se encuentra en la pestaa
Insertar.
Es recomendable que se seleccione el rango de celdas que se quiere graficar, de esta forma, Excel podr generarlo
automticamente. En caso contrario, el grfico se mostrar en blanco o no se crear debido a un tipo de error en los datos que
solicita.
Existen diversos tipos de grficos que se pueden insertar haciendo clic en el tipo para que se despliegue el listado de los que se
encuentran disponibles.
En cada uno de los tipos generales de grficos se puede encontrar un enlace en la parte inferior del listado que muestra Todos
los tipos de grfico. Hacer clic en esa opcin equivaldra a desplegar el cuadro de dilogo de Insertar grfico que se muestra al
hacer clic en la flecha de la parte inferior derecha de la seccin Grficos.
29
Si se selecciona un rango de celdas se visualizara el nuevo grfico inmediatamente y lo insertar en la hoja de clculo con las
caractersticas predeterminadas del grfico escogido.
Modificar caractersticas del grafico
En la pestaa Presentacin se podr encontrar todas las opciones relativas al aspecto del grfico. Por ejemplo, se podr decidir
que ejes mostrar o si se quiere incluir una cuadrcula de fondo para poder leer mejor los resultados. Todo esto se encuentra en la
seccin Ejes.
Utiliza las opciones de la seccin Etiquetas para establecer qu opciones de texto se mostrarn en el grfico.
30
Desde esta seccin tambin podrs configurar la Leyenda del grfico.
Finalmente se encuentran las opciones de la seccin Fondo que permiten modificar el modo en el que se integrar el grfico en el
cuadro de clculo.
Tambin se puede ir a la pestaa Formato, donde se encuentra la seccin Estilos de forma que se utiliza para enriquecer la
visualizacin de los objetos.Para ello, simplemente se selecciona el rea completa del grfico o de uno de sus componentes
(reas, barras, leyenda, etc.) y luego hacer clic en el estilo que ms se ajuste a lo que se busca.
31
Modificar tamao del grafico

Tambin se puede seleccionar un elemento del grfico para modificarlo. Cuando se tiene un elemento seleccionado aparecen
diferentes tipos de controles.
Los controles cuadrados establecen el ancho y largo del objeto, hacer clic sobre ellos y arrastrarlos para modificar sus
dimensiones. Haciendo clic y arrastrando los controles circulares se podr modificar su tamao manteniendo el alto y ancho que
se haya establecido, de esta forma se podr escalar el objeto y hacerlo ms grande o pequeo.
Excel tambin permite decidir la posicin del grfico en el documento. Adems de poder establecer su tamao y
moverlo por la hoja de clculo tambin se podr establecer su
ubicacin.
Para ello hacer clic en el botn Mover grfico que se encuentra en la
pestaa Diseo.
Se abrir un cuadro de dialogo donde mostrara algunas opciones. La primera opcin Hoja nueva permite establecer
el grfico como una hoja nueva. Se tendr la ventaja de que no molestar en la hoja de clculo, pero no se podr
contrastar los datos numricos si se mantiene en una hoja aparte. Escribir un nombre en el cuadro de texto y hacer
clic en Aceptar.
32
III.
Graficar para todos los alumnos sus promedios (en porcentaje). Tipo de grafico circular 3D, debe incluir ttulo del
grfico, etiqueta de datos (porcentaje) y leyenda. Debe quedar guardado en una hoja nueva (con nombre grafico 1)
dentro del libro.
alumno
Loreto
Pedro
Luis
Fernando
Alejandra
Cristian
IV.
certamen 1
6
5,8
2,5
4
5,1
4
certamen 2
5,8
5,0
4,6
5
5,7
4,5
certamen 3
3,0
5,2
5,0
5,6
6
4,8
Examen
6,0
5,9
4,8
5,0
5,2
5,0
Sitio Web: se sugiere ver como apoyo los siguientes videos en YouTube sobre creacin de grficos en Excel 2007.
http://goo.gl/kwnh
http://goo.gl/nO2R
33
CLASE
9
Utilizan tablas dinmicas de datos
CONTENIDOS
Tablas dinmicas
Crear una tabla dinmica

Una tabla dinmica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupacin,
representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretacin de dichos datos. Es dinmica porque
permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentacin de los datos, visualizando o no
los datos origen, etc.
.
Para crear una tabla dinmica, Excel nos proporciona las tablas y grficos dinmicos.
Se tomara como ejemplo, un conjunto de datos de los artculos de un negocio con el nmero de cdigo y el mes de
compra, adems se conoce la cantidad comprada.
Se creara una tabla dinmica a partir de estos datos para poder examinar mejor las ventas de cada artculo en cada
mes. Hacer clic en la pestaa Insertar y luego hacer clic en Tabla dinmica (tambin se puede desplegar el men
haciendo clic en la flecha al pie del botn para crear un grfico dinmico).
Aparece el cuadro de dilogo de creacin de tablas dinmicas. Desde aqu se puede indicar el lugar donde se
encuentran los datos que se quieren analizar y el lugar donde se desea ubicar.
34
En este caso se indica que se van a seleccionar los datos de un rango de celdas y que se quiere ubicarla en una
hoja de clculo nueva. Tambin se puede crear una conexin con otra aplicacin para obtener los datos desde otra
fuente diferente a Excel 2007. En el caso de seleccionar dicha opcin se deben seleccionar todas las celdas que
vayan a participar, incluyendo las cabeceras.
Hacer clic en el botn Aceptar para continuar.
Se abrir un nuevo panel en la derecha de la pantalla, tal como se muestra en la siguiente imagen:
35
Desde este panel se puede personalizar la forma en que van a verse los datos en la tabla dinmica. Con esta
herramienta se podra construir una tabla dinmica con la siguiente estructura:
Una fila para cada una de los cdigos de la tabla.

Una columna para cada uno de los Meses de la tabla.
En el resto de la tabla se incluir el total del precio para cada cdigo en cada Mes.
Para ello simplemente se tienen que arrastrar los elementos que se ven listados a su lugar correspondiente al pie del
panel.
En este ejemplo se debera arrastrar el campo Cdigo a Rtulos de fila, el campo Mes a Rtulos de columna y
finalmente el campo Precio a la seccin Valores.
Tras realizar la tabla dinmica, este sera el resultado obtenido:
Se puede visualizar que la estructura es la que se ha definido anteriormente, en el campo fila tenemos los cdigos,
en el campo columnas estn los meses y en el centro de la tabla las sumas de las cantidades.
Con esta estructura es mucho ms fcil analizar los resultados.
Una vez creada la tabla dinmica nos aparece la pestaa Opciones.El panel lateral seguir pudindose utilizar, as
que en cualquier momento se puede quitar un campo de un zona arrastrndolo fuera.
Con esto se puede ver que rpidamente la estructura de la tabla puede cambiar y obtener otros resultados.
Para eliminar una tabla dinmica simplemente se selecciona la tabla en su totalidad y se presiona la tecla Supr.
36
IV.
Sitio Web: se sugiere ver como apoyo los siguientes videos en YouTube sobre creacin de tablas dinmicas en Excel 2007.
http://goo.gl/jRsC
http://goo.gl/f5Sd
SEGUNDA UNIDAD:
MANEJO DE HERRAMIENTAS EXCEL AVANZADO
CLASE
10
Administran las herramientas y funciones de Excel

avanzado, aplicndolas a la gestin administrativa.
CONTENIDOS
Formato condicional
Validacin de datos de entrada
Formato condicional
El formato condicional sirve para que dependiendo del valor de la celda, Excel aplique un formato especial o no sobre esa celda.
El formato condicional suele utilizarse para resaltar errores, para valores que cumplan una determinada condicin, para resaltar
las celdas segn el valor contenido en ella.
Cmo aplicar un formato condicional a una celda:
Seleccionamos la celda a la que vamos a aplicar un formato condicional.

Accedemos al men Formato condicional de la pestaa Inicio.
En esta ltima opcin, existen varias opciones, como resaltar algunas celdas dependiendo de
su relacin con otras, o resaltar aquellas celdas que tengan un valor mayor o menor que otro.
Se utilizan las opciones Barras de datos, Escalas de color y Conjunto de iconos para aplicar
diversos efectos a determinadas celdas.
La opcin Nueva regla permite crear una regla personalizada para aplicar un formato concreto a
aquellas celdas que cumplan determinadas condiciones.
Aparece un cuadro de dilogo Nueva regla de formato como el que se ve en la imagen.
37
En este cuadro se seleccin a un tipo de regla. Normalmente se requiere que se aplique el formato nicamente a las celdas que
contengan un valor.
En Editar una descripcin de reglase debe indicar las condiciones que debe cumplir la celda y de qu forma se marcar. De esta
forma si se basa en el Valor de la celda se puede elegir entre varias opciones, como pueden ser un valor entre un rango mnimo y
mximo, un valor mayor que, un valor menor que, entre otros. Los valores de las condiciones pueden ser valores fijos o celdas
que contengan el valor a comparar.
Si se hace clic en el botn Formato se ingresa en un cuadro de dilogo donde se puede escoger el formato con el que se
mostrar la celda cuando la condicin se cumpla. El formato puede modificar el color de la letra, el estilo, el borde de la celda, el
color de fondo de la celda, etc.
Al hacer clic en el botn Aceptar se crear la regla y cada celda que cumpla las condiciones se marcar. Si el valor incluido en la
celda no cumple ninguna de las condiciones, no se le aplicar ningn formato especial.
Validacin de datos
La validacin de datos es muy similar al formato condicional, salvo que esta caracterstica tiene una funcin muy concreta y es
validar el contenido de una celda; pudiendo incluso mostrar un mensaje de error o aviso si llegara el caso.
Para aplicar una validacin a una celda, se debe seleccionar la celda que se quiere validar, luego se accede a la pestaa Datos y
pulsamos Validacin de datos. Aparecer un cuadro de dilogo Validacin de datos como el que se visualiza en la imagen donde
se puede elegir entre varios tipos de validaciones.
38
En la seccin Criterio de validacin indicamos la condicin para

que los datos sean correctos. Siguiendo con el ejemplo de los
productos visto en las tablas dinmicas, dentro de Permitirse
selecciona Numero entero, as Excel slo permitir nmeros
enteros en esa celda, si el usuario intenta escribir un nmero
decimal, se producir un error. En Datosmayor o igual que y en
Mnimo 1300.
En la pestaa Mensaje de entradase puede ingresar un
mensaje que se muestre al acceder a la celda. Este mensaje
sirve para informar de qu tipos de datos son considerados
vlidos para esa celda.
En la pestaa Mensaje de errorse puede escribir el mensaje de
error que se le mostrara al usuario cuando introduzca en la
celda un valor incorrecto.
39
III.
En la siguiente tabla aplicar formato condicional a todas las celdas que contengas notas y dejar en color rojo, todas
las que sean menor que 4. Adicionalmente, aplicar validacin de datos a todas las celdas que tienen notas,
permitiendo solo decimales, que incluya las celdas en blanco y que sean menores o iguales que 7,0
alumno
Loreto
Pedro
Luis
Fernando
Alejandra
Cristian
IV.
certamen 1
6
5,8
2,5
4
5,1
4
certamen 2
5,8
5,0
4,6
5
5,7
4,5
certamen 3
3,0
5,2
5,0
5,6
6
4,8
Examen
6,0
5,9
4,8
5,0
5,2
5,0
Sitio Web: se sugiere ver el siguiente video en YouTube sobre formato condicional y validacin de datos en Excel 2007.
http://goo.gl/0xbg
40
CLASE
11
CONTENIDOS
Confeccionan formularios para el ingreso de informacin en bases de datos, aplicndolas a la gestin Obtener datos externos
administrativa.
Obtener datos externos

Una de las funcionalidades que ofrece Excel 2007 es la de obtener datos desde fuentes externas, como una base de datos, un
archivo de texto un sitio web. El objetivo de esta caracterstica, es tener la posibilidad de crear planillas de clculo con datos
externos a Excel.
Excel 2007 ofrece principalmente la obtencin de datos desde Access y SQL Server, desde un archivo de texto plano y desde un
sitio web.
Desde Access
Haciendo clic enDesde Access, aparecer el dilogo Abrir para que se elija de qu base de datos Access se desea importar los
datos, una vez elegida la base y una lista de tablas y consultas, si existe solo una tabla, omite este cuadro de dialogo y exporta
directamente los datos a Excel.
Como ejemplo, usaremos una base de datos Access llamada bd_prueba, que contiene una tabla llamada alumnos.
Al importar los datos a Excel, se activan automticamente los filtros y formato a la tabla con los datos, tal como se muestra en la
siguiente imagen:
41
Desde web
Otra opcin para importar datos, es a travs de un sitio Web. Haciendo clic sobre esta opcin, se abrir una ventana delaconsulta
web, donde se debe ingresar la direccin web del sitio (URL) que se desea obtener datos y presionar el botn Ir o la tecla
ENTER. Una vez que se carga el sitio, se presiona el botn Importar. Se marcan con flechas amarillas las tablas existentes en la
pgina web.
42
Finalizada la importacin de los datos desde el sitio web, Excel despliega un cuadro de dialogo en el cual consulta donde se
dejaran los datos, hacer clic en el botn Aceptar para finalizar.
Finalmente, dependiendo del sitio web y los datos de ste, se mostraran los datos en la planilla de clculo, como por ejemplo se
muestra en la siguiente imagen:
Desde texto
Tambin se pueden importar datos desde un archivo de texto plano sin formato, para este ejemplo, se usara el
archivo de texto llamado datos.txt, el cual contiene 8 filas de datos, tal como se puede visualizar en la siguiente
imagen:
Teniendo el archivo de texto, desde Excel se hace clic en el botn Desde texto en la pestaa Datos, lo que abrir un
cuadro de dialogo pidiendo el archivo de texto.
43
Luego de buscar y seleccionar el archivo de texto, se iniciara el asistente para importar texto.
Paso 1: elegir el tipo de datos originales, por lo general Excel automtica propone el tipo segn los datos que se
seleccionan.
44
Paso 2: establecer el separador contenido en los datos, que es el criterio por el cual Excel separara los datos. Para
nuestro ejemplo, elegimos espacio. Se puede visualizar inmediatamente como quedaran los datos.
Paso 3: opcionalmente se puede elegir el formato de los datos y el destino, por defecto, Excel deja los datos
separados en la columna que se encuentra a la derecha de los datos de origen.
Para terminar la importacin, se presiona el botn Finalizar, aparece una pequea ventana, solicitando la ubicacin
de los datos.
45
Finalmente, los datos son importados desde el archivo de texto y quedan en la planilla seleccionada, tal como se
muestra en la siguiente imagen:
III.
1. Obtener desde un sitio web a eleccin, los datos a travs de Excel 2007 y guardarlos en una planilla.
2. De acuerdo al archivo de texto (datos.txt, ver imagen) sin formato entregado, se pidetener datos externos desde
el archivo y guardarlos en formato Excel 2007 como una planilla.
IV.
Sitio Web: se sugiere ver el siguiente video en YouTube sobre obtener datos externos desde un sitio web en Excel 2007.
http://goo.gl/TfD8
46
CLASE
12
Confeccionan de Macros
CONTENIDOS
Botones para macros.
Grabacin de funciones en una macro.
Creando macros
Cuando se trabaja con un libro personalizado, es decir, que se ha definido con una serie de caractersticas especficas como
puede ser el tipo de letra, el color de ciertas celdas, los formatos de los clculos y caractersticas similares, se pierde mucho
tiempo en formatear todo el libro si se dispone de muchas hojas.
Con las macros lo que se pretende es automatizar varias tareas y fusionarlas en una sola, aadiendo por ejemplo un botn en el
libro que al pulsar sobre l realice todas esas tareas.
La forma ms fcil de crear macros es crearlas mediante el grabador de macros del que dispone Excel 2007.Este grabador de
macros permite grabar las acciones deseadas.
Para grabar una macro se debe acceder a la pestaa Vista y desplegar el submen Macros y dentro de este submen seleccionar
la opcin Grabar macro.
Adems de esta opcin en el men se puede encontrar las siguientes opciones:

Ver Macros: se puede visualizar las macros creadas en ese libro.
Usar referencias relativas: se pueden utilizar referencias relativas para que las macros se graben con acciones relativas a la celda
inicial seleccionada.
Al seleccionar la opcin Grabar macro, lo primero que se visualiza es
el cuadro de dilogo Grabar macro donde se le da un nombre a la
macro (no est permitido insertar espacios en blanco en el nombre de
la macro). Tambin se puede asignar un mtodo abreviadomediante
la combinacin de la tecla CTRL + una tecla del teclado, procurando
no indicar una combinacin que ya utilice Excel o sea una
combinacin estndar, como por ejemplo, CTRL + C que permite
copiar texto seleccionado.
En Guardar macro ense puede seleccionar guardar la macro en el
libro activo, en el libro de macros personal o en otro libro y en
Descripcin se puede escribir cul es el contenido de la macro.
47
Para comenzar la grabacin de la macro se pulsa el botn Aceptar y a continuacin, en la barra de estado,
aparecer un botn que permite detener la grabacin.
A partir de entonces se deben realizar las acciones que se quieran grabar, es conveniente no seleccionar ninguna
celda a partir de la grabacin, ya que si se selecciona alguna celda posteriormente, cuando se ejecute la macro, la
seleccin puede ocasionar problemas de celdas fuera de rango.
Una vez concluidas las acciones que se deseen grabar, se presiona el botn Detener de la barra de estado, o
accediendo al men de Macros y haciendo clic enDetener grabacin.
Ejecutar macros
Una vez creada una macro, se puede ejecutar las veces que se requiera. Antes de dar la orden de ejecucin de la
macro, dependiendo del tipo de macro que sea, ser necesario
seleccionar o no las celdas que queramos queden afectadas por las
acciones de la macro.
Para el ejemplo, se cre una macro que automticamente da formato a
las celdas seleccionadas, entonces se tendr que seleccionar las
celdas previamente antes de ejecutar la macro.
Para ejecutar la macro se debe acceder al men Ver Macros que se
encuentra en el men Macros de la pestaa Vista y aparece el cuadro
de dilogo Macro donde hay una lista con las macros creadas. Se
debe seleccionar la macro deseada y pulsar sobre el botn Ejecutar.
Se cerrar el cuadro y se ejecutar la macro.
Las otras opciones del cuadro de dialogo que se visualiza son:

Cancelar: Cierra el cuadro de dilogo sin realizar ninguna accin.
Paso a paso: Ejecuta la macro instruccin por instruccin abriendo
el editor de programacin de Visual Basic.
Modificar - Abre el editor de programacin de Visual Basic para
modificar el cdigo de la macro.
Eliminar - Borra la macro.
Opciones - Abre otro cuadro de dilogo donde podemos modificar la
tecla de mtodo abreviado (combinacin de teclas que provoca la
ejecucin de la macro sin necesidad de utilizar el men) y la
descripcin de la macro.
48
III.
Crear una macro de nombre grafico que permita crear un grfico simple de columnas para representar todas las notas de los
certmenes de los alumnos con formato a eleccin, segn datos de la imagen siguiente. La macro debe asignarla a un botn de
la barra de acceso directo y a la combinacin de tecla CTRL + y
alumno
Loreto
Pedro
Luis
Fernando
Alejandra
Cristian
IV.
certamen
1
6
5,8
2,5
4
5,1
4
certamen
2
5,8
5,0
4,6
5
5,7
4,5
certamen
3
3,0
5,2
5,0
5,6
6
4,8
Examen
6,0
5,9
4,8
5,0
5,2
5,0
Sitio Web: se sugiere ver video de YouTube sobre macros en Excel 2007:
http://goo.gl/RiBZ
49
CLASE
13
Aplican opciones de impresin
CONTENIDOS
Impresin
Vista preliminar
Configuracin pagina
Vista preliminar
La vista preliminar es una herramienta que permite visualizar la hoja de clculo antes de imprimirla. Es aconsejable ver la Vista de
Diseo de pgina para poder ver los saltos de pgina, mrgenes, encabezados y pies de pgina, el formato completo de la hoja.
Para visualizar la Vista de Diseo de pgina, seleccionar la pestaa Vista y elegir la opcin Vista de Diseo de pgina.
En el centro de la ventana aparecer una pgina de la hoja de clculo. Se observa en la parte inferior de la ventana la informacin
que se est visualizando la pgina 1 de un total de 1 pgina (Vista previa: Pgina 1 de 1).
Desde esta vista se puede seguir trabajando con la hoja de clculo como hasta ahora, la nica diferencia es que se sabe cmo
quedar en la hoja al imprimirla.
50
Una vez terminado, para ver la vista preliminar de la hoja en una pgina se puede utilizar la opcin Vista preliminar que se
encuentra en el botn Office, haciendo clic en la flecha a la derecha de Imprimir.
Luego, la pgina se visualizara de esta forma:
En caso de tener ms de una pgina, se puede cambiar la pgina a visualizar utilizando los siguientes botones:
: Para ir a la pgina anterior. Tambin se puede presionar la tecla RePg del teclado.
: Para ir a la pgina siguiente. Tambin se puede presionar la tecla AvPg del teclado.
51
Si la hoja slo tiene 1 pgina stos botones estarn desactivados.Al situarse sobre la hoja, dentro de vista preliminar, el puntero
del ratn se convierte en una lupa, de tal forma que se puede ampliar o reducir cualquier zona de la pgina.
Configuracin de pgina
Excel 2007 ofrece la opcin de modificar variables que afectan a la presentacin de las pginas
impresas, como la orientacin, encabezados y pies de pgina, tamao del papel, entre otros.Si se
desea modificar algunos de las variables anteriores, desde la vista preliminar, se debe hacer clic en el
botn Configurar pgina.
Luego aparece el cuadro de dilogo Configurar pgina,el que tiene 4 fichas.
La primera de las fichas se denomina Pgina y permite indicar caractersticas como la orientacin del papel, el tamao del papel
que se utilizaran y otros parmetros.
Para modificar los mrgenes superior, inferior, derecho e izquierdo de las hojas a imprimir, utilizar la ficha Mrgenes.
52
Para definir los encabezados y pies de pginas se utiliza la ficha Encabezado y pie de pgina.
En esta ficha existen dos recuadros, en los cuales aparece una muestra del encabezado y pie cuando hay alguno definido.
En el recuadro Encabezado aparece el tipo de encabezado elegido, en este caso no hay ninguno. Presionando la flecha de la
derecha aparecern posibles encabezados a utilizar.
Para modificar el encabezado, hacer clic sobre el botn Personalizar encabezado.
En el recuadro Pie de pgina aparece el tipo de pie de pgina elegido, en este caso no hay ninguno. Presionando la flecha de la
derecha aparecern posibles pies de pgina a utilizar.
Para modificar el pie de pgina, hacer clic sobre el botn Personalizar pie de pgina.
53
Dentro del cuadro de dilogo Configurar pgina existe la ficha Hoja que permite definir cmo se imprimirn los datos contenidos
en la hoja.
En rea de impresiones puede indicar qu rango de celdas se quiere imprimir. En Imprimir ttulo se puede activar cualquiera de
las siguientes opciones:
Repetir filas en extremo superior: para que en cada pgina que se imprima aparezca como ttulo de columnas aquella fila
que est indicada en ese recuadro.
Repetir columnas a la izquierda: para que en cada pgina que se imprima aparezca como ttulo de la fila aquella columna
indicada en el recuadro.
En el recuadro Imprimirse puede activar cualquiera de las siguientes opciones:
Lneas de divisin: para imprimir las lneas que delimitan cada celda de la hoja.
Blanco y negro: por si se tienen asignados colores en la hoja y se va a utilizar una impresora en blanco y negro o no se
quiere gastar el cartucho de colores.
Calidad de borrador: para realizar una impresin rpida pero menos bonita de nuestra hoja. Slo tendr sentido si la
impresora dispone de esta herramienta.
Ttulos de filas y columnas: para imprimir los encabezados de filas (los nmeros de filas de la izquierda) y columnas (las
letras de los nombres de las columnas superiores) de la hoja.
54
Impresin
Para poder imprimir las planillas de clculo, hay que hacer clic en el botn Office y luego en la opcin Imprimir, se desplegara un
cuadro de dialogo, como el que se visualiza en la siguiente imagen:
En el recuadro Impresora, aparecer el nombre de la impresora que est instalada en el equipo.En caso de querer cambiarla,
hacer clic sobre la flecha derecha del Nombre para elegir otra impresora de la lista desplegable que se abrir.
Con el botn Propiedades podremos cambiar algunas caractersticas de la impresora.
En el recuadro Intervalo de pginas, se puede indicar si se quiere imprimir todas las pginas o slo un rango de ellas,
especificndolo en Desde: y Hasta
En el recuadro Imprimir, se puede indicar si se desea imprimir todo el libro o slo las hojas activas (seleccionadas o nuestra hoja
activa), o bien, Seleccin para imprimir slo los objetos seleccionados de la hoja.
Finalmente en Nmero de copias se puede indicar el nmero de copias a realizar.
55

Ean250 - Informatica Aplicada A La Administracion

Caricato da

Informazioni sul documento

Titolo originale

Copyright

Formati disponibili

Condividi questo documento

Condividi o incorpora il documento

Opzioni di condivisione

Hai trovato utile questo documento?

Questo contenuto è inappropriato?

Copyright:

Formati disponibili

Ean250 - Informatica Aplicada A La Administracion

Caricato da

Copyright:

Formati disponibili

Vicerrectora Acadmica

Cuaderno de Apuntes 2010

PROGRAMA DEL MDULO

NOMBRE DEL MDULO:

INFORMTICA APLICADA A LA ADMINISTRACIN

Al finalizar el mdulo los participantes sern capaces de:

II: DESCRIPCIN POR REA DE FORMACIN Y PRERREQUISITO

Aplican los comandos de edicin y formato de la planilla de clculo.

Realizan operaciones utilizando frmulas predefinidas y por definir.

Operadores y su precedencia; creacin de frmulas.

Aplican funciones incorporadas en el programa matriz.

Funciones bsicas: Suma, Promedio, Min, Max, Contar, Otras.

Aplican los comandos necesarios para la organizacin de listas de datos

Comandos de men datos: ordenar, filtro automtico, texto en columnas

Aplican los comandos necesarios para disear grficos.

Grficos: seleccionar datos, tipo de grfico, configurar las opciones.

Utilizan funciones de bsqueda en tablas.

Funciones Buscarv y Buscarh y otras.

Utilizan funciones lgicas para resolver problemas.

Operadores de comparacin; funciones lgicas SI, Y, O.

Utilizan funciones y utilidades para manejar listas y bases de datos.

Concepto, criterios, filtros y funciones de bases de datos.

Utilizan tablas dinmicas de datos.

Tablas dinmicas con bases de datos.

MANEJO DE HERRAMIENTAS EXCEL AVANZADO

Desarrollar Aplicaciones utilizando

Administran las herramientas y funciones de Excel avanzado,

Confeccionan formularios para el ingreso de informacin en bases de

Combinacin de funciones en el llenado de

Confeccionan de Macros, utilizando diferentes elementos de las paletas

Botones para macros.

Lo nuevo en Excel 2007

EJERCICIOS Y PROBLEMAS RESUELTOS

Descarga de paquete de compatibilizacin de Excel 2007.

Copiar curso de Excel 2007 ofrecido por el docente.

Aplican los comandos de edicin y formato de la Seleccin de datos, bsqueda y reemplazo

EJERCICIOS Y PROBLEMAS PROPUESTOS

EJERCICIOS Y PROBLEMAS PROPUESTOS

Los valores correspondientes a los nombres de alumnos estn alineados a la izquierda.

En total eximidos y total examen, utilizar la funcin CONTAR.SI

EJERCICIOS Y PROBLEMAS PROPUESTOS

Operadores aritmticos: se emplean para producir resultados numricos. Ejemplo: + - * / % ^

EJERCICIOS Y PROBLEMAS PROPUESTOS

Aplican los comandos necesarios

la Comandos de men datos: ordenar, filtro automtico, texto

Utilizando el Filtro (autofiltro).

EJERCICIOS Y PROBLEMAS PROPUESTOS

Completar la siguiente tabla y aplicar lo solicitado:

Ordenar la lista completa por el campo Etiqueta de la A-Z

CPU Celeron 1.8

Tarjeta video PCIe

CPU Celeron 2.0

Memoria RAM 2GB

Tarjeta sonido 5.1

Tarjeta video PCIe

Memoria RAM 1GB

Tarjeta red 100Mbps

Aplican los comandos necesarios para disear

Desde esta seccin tambin podrs configurar la Leyenda del grfico.

Modificar tamao del grafico

EJERCICIOS Y PROBLEMAS PROPUESTOS

Utilizan tablas dinmicas de datos

Crear una tabla dinmica