Manual Access 2007 I

Manual de Access 2007 - Nivel I
MANUAL CURSO DE
ACCES NIVEL I 2007
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4
BASE DE DATOS ....................................................................................... 3

1.1 INTRODUCCIN.................................................................................. 3
1.2 COMPONENTES DE UNA BASE DE DATOS ............................................ 4
1.3 CLAVE PRINCIPAL .............................................................................. 6
ORGANIZACION DE UNA BASE DE DATOS ................................................ 9
2.1 DISEO DE BASE DE DATOS ............................................................. 10
COMO INICIAR ACCESS .......................................................................... 11
3.1 PARA INICIAR ACCESS: .................................................................... 11
3.2 LA PANTALLA INICIAL ...................................................................... 12
ABRIR, CREAR Y CERRAR UNA BASE DE DATOS ...................................... 15
4.1 CREAR UNA BASE DE DATOS ............................................................. 15
4.2 CERRAR LA BASE DE DATOS ............................................................. 17
4.3 ABRIR UNA BASE DE DATOS ............................................................. 17
CREAR TABLAS DE DATOS ...................................................................... 20
5.1 LA CLAVE PRINCIPAL ....................................................................... 22
5.2 GUARDAR UNA TABLA EN LA BASE DE DATOS................................... 23
5.3 CERRAR UNA TABLA EN LA BASE DE DATOS ..................................... 23
EDITAR LA BASE DE DATOS.................................................................... 24
6.1 MODIFICAR EL DISEO .................................................................... 24
6.2 INTRODUCIR Y MODIFICAR DATOS .................................................. 24
6.3 DESPLAZARSE DENTRO DE UNA TABLA ............................................. 26
6.4 BUSCAR Y REEMPLAZAR DATOS ........................................................ 26
LAS RELACIONES ................................................................................... 29
7.1 CREAR LA PRIMERA RELACIN ......................................................... 29
7.1.1 PARA CREAR LA RELACIN ......................................................... 30
7.2 AADIR TABLAS A LA VENTANA RELACIONES .................................. 30
7.3 QUITAR TABLAS DE LA VENTANA RELACIONES ................................ 31
7.4 MODIFICAR RELACIONES ................................................................. 31
7.5 ELIMINAR RELACIONES .................................................................... 31
7.6 BORRAR EL DISEO DE LA VENTANA RELACIONES ........................... 31
7.7 MOSTRAR RELACIONES DIRECTAS ................................................... 31
7.8 VISUALIZAR TODAS LAS RELACIONES .............................................. 32
7.9 TIPOS DE RELACIONES DE TABLA..................................................... 32
7.9.1 UNA RELACIN UNO A VARIOS .................................................. 32
7.9.2 UNA RELACIN DE VARIOS A VARIOS ........................................ 32
7.9.3 UNA RELACIN UNO A UNO ........................................................ 33
7.10
EXIGIR INTEGRIDAD REFERENCIAL .............................................. 33
7.11
ACTIVAR O DESACTIVAR LA INTEGRIDAD REFERENCIAL .............. 33
7.12
CONFIGURAR LAS OPCIONES EN CASCADA ................................... 35
CAMPOS ................................................................................................. 37
8.1 TIPOS DE CAMPO .............................................................................. 37
8.2 PROPIEDADES DE CAMPO ................................................................. 38
8.3 TAMAO DE CAMPO .......................................................................... 38
8.4 FORMATO ......................................................................................... 39
8.5 MSCARA DE ENTRADA .................................................................... 41
8.6 TTULO ............................................................................................. 41
8.7 VALOR PREDETERMINADO................................................................ 41
8.8 REGLA DE VALIDACIN .................................................................... 41
8.9 TEXTO DE VALIDACIN .................................................................... 41
8.10
REQUERIDO ................................................................................... 42
8.11
PERMITIR LONGITUD CERO ........................................................... 42
8.12
INDEXADO ..................................................................................... 42
LAS CONSULTAS ..................................................................................... 43
9.1 CREAR CONSULTAS........................................................................... 43
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Coordinacin Gestin de Mejoras en los Servicios de TI
Pg. 1
Direccin Aseguramiento de la Calidad y Control de Gestin de TI
Direccin General Informtica e Innovacin Tecnolgica
MANUAL CURSO DE
ACCES NIVEL I 2007
9.2 LA VISTA DISEO ............................................................................. 45

o AADIR CAMPOS ................................................................................. 46
9.3 COMO INTRODUCIR DISTINTOS CRITERIOS A UNA CONSULTA ........ 46
9.3.1 OPERADORES ............................................................................. 47
9.4 ENCABEZADO DE COLUMNA .............................................................. 48
9.5 CAMBIAR EL ORDEN DE LOS CAMPOS ............................................... 48
9.6 GUARDAR LA CONSULTA ................................................................... 48
9.7 EJECUTAR CONSULTA ....................................................................... 49
9.8 MODIFICAR EL DISEO DE UNA CONSULTA ...................................... 49
9.9 ORDENAR LAS FILAS ........................................................................ 49
9.10
SELECCIONAR FILAS ..................................................................... 50
9.11
AGREGAR PARMETROS A LA CONSULTA....................................... 51
9.12
LAS CONSULTAS MULTITABLA ....................................................... 53
9.13
COMBINAR TABLAS ....................................................................... 54
10 FORMULARIOS ....................................................................................... 55
10.1
INTRODUCCIN............................................................................. 55
10.2
EL ASISTENTE PARA CREAR FORMULARIOS................................... 55
10.3
LA HERRAMIENTA FORMULARIO ................................................... 58
10.4
LA HERRAMIENTA FORMULARIO DIVIDIDO................................... 59
11 INFORMES.............................................................................................. 60
11.1
INTRODUCCIN............................................................................. 60
11.2
EL ASISTENTE PARA CREAR INFORMES ......................................... 60
12 NDICE ................................................................................................... 66
12.1
CREAR UN NDICE DE UN SOLO CAMPO ......................................... 67
12.2
CREAR UN NDICE DE VARIOS CAMPOS ......................................... 67
12.3
VER Y MODIFICAR NDICES........................................................... 68
12.4
CREAR AUTOMTICAMENTE UN NDICE......................................... 69
13 IMPORTAR DATOS .................................................................................. 70
14 LAS CONSULTAS DE RESUMEN ............................................................... 72
14.1
DEFINICIN .................................................................................. 72
14.2
LAS FUNCIONES DE AGREGADO ..................................................... 73
14.3
INCLUIR EXPRESIONES ................................................................. 74
14.4
INCLUIR CRITERIOS DE BSQUEDA .............................................. 74
15 LAS CONSULTAS DE ACCIN .................................................................. 76
15.1
CONSULTAS DE CREACIN DE TABLA ............................................ 76
15.2
CONSULTAS DE ACTUALIZACIN ................................................... 78
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Pg. 2
MANUAL CURSO DE
ACCES NIVEL I 2007
1
1.1
BASE DE DATOS
INTRODUCCIN
Una base de datos es una coleccin de informaciones o datos relacionados con un

tema particular. Todos los que hemos trabajado en los archivos de una oficina o
simplemente consultado un libro en una biblioteca, sabemos qu es una base de
datos: un contenedor adecuado (fichero) en donde se disponen una cantidad de
tarjetas o fichas de manera que puedan revisarse con facilidad, y generalmente en un
orden determinado como, por ejemplo, en forma alfabtica.
Cada una de las tarjetas contiene datos sobre un determinado artculo (libros, en el
caso de la biblioteca), los que ingresan de una manera prefijada y uniforme para todas
ellas (autor, ttulo, nmero de catlogo, tema, cantidad de pginas, editorial, lugar y
fecha de la impresin) por ejemplo:
QU ES ACCESS?
En las bases de datos electrnicas la informacin se ingresa, se guarda y se
administra en la PC mediante programas especializados, entre los que se destaca
Access, objeto de este manual.
BASES DE DATOS Y FICHEROS MANUALES
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MANUAL CURSO DE
ACCES NIVEL I 2007
Si necesitramos ubicar un libro por su ttulo, est claro que de estar las tarjetas en el
fichero ordenadas alfabticamente por ttulo, no tendremos que mirar cada una de las
fichas hasta encontrarlo.
En cambio, si lo que buscamos en ese fichero son libros sobre determinado tema,
debemos revisar el fichero completo para ubicarlos.
Siempre refirindonos al fichero manual, podemos dar una solucin a este problema
manteniendo adems una copia del mismo ordenada por tema, otra por autor, etc., lo
que nos obligara a la tediosa tarea de actualizar todos y cada uno de estos ficheros
cada vez que se produzca una novedad.
1.2
COMPONENTES DE UNA BASE DE DATOS
Un campo es la pieza ms pequea de informacin de la que se compone una base de

datos. Esta parte indivisible contiene un nico dato, como por ejemplo un precio, un
nombre, una direccin, etc.
Los campos se disponen en conjuntos llamados registros. Un registro es, en
computacin el equivalente de la ficha.
Del mismo modo que las fichas, cada registro est compuesto por los mismos campos,
y en la misma disposicin; slo cambia el contenido, pero permanece invariable la
longitud y la ubicacin de cada uno de los datos en todos los registros. Esta coleccin
de registros idnticos en cuanto a su formato, se agrupa en Access en lo que se
denomina una tabla, que es el equivalente del fichero manual. Veamos un ejemplo de
una tabla de proveedores:
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MANUAL CURSO DE
ACCES NIVEL I 2007
La denominacin de tabla se debe a su organizacin en forma de filas y columnas.

Cada fila o rengln contienen los datos de un nico registro, dispuesto uno al lado del
otro, por lo que, siguiendo hacia abajo, en cada columna encontraremos un
determinado campo de cada uno de los registros de la tabla. En la ilustracin anterior
cada registro corresponde a un proveedor, por ejemplo:
La base de datos que arma Access es una base de datos relacional.
As se denomina al sistema especficamente diseado para el manejo de informacin
que ha sido previamente organizada en forma de una o varias tablas relacionadas
entre s.
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MANUAL CURSO DE
ACCES NIVEL I 2007
1.3
CLAVE PRINCIPAL
Identificador nico llamado clave principal para identificar cada registro de una tabla.
Al igual que un nmero de matrcula de un coche, la clave principal identifica un
registro de manera exclusiva.
Todas las tablas deben tener una clave principal. Hay algunos campos, por ejemplo el
apellido de una persona, que no son recomendables como clave, ya que existe la
posibilidad de que estn repetidos. En general los nmeros de cdigo, de empleado,
matrculas, CUIL, CUIT, son buenos campos para ser utilizados como clave principal.
La potencia de un sistema de base de datos como ACCESS, reside en su capacidad
para
encontrar
reunir
rpidamente
informacin
almacenada
en
las
tablas
relacionadas, mediante consultas, formularios e informes.

Por ello cada tabla debe incluir un campo o un conjunto de campos que identifique
exclusivamente cada registro almacenado en la tabla. Esta informacin se denomina
clave principal de la tabla. Una vez designada, Access impide que se almacenen en l
valores duplicados o Nulos, con el fin de garantizar su exclusividad.
A continuacin presentamos los distintos objetos que nos ofrece Access, como gestor
y administrador de una base de datos. Es importante recalcar, que todos los datos se
almacenan en las TABLAS. Los dems elementos toman los datos de ellas:
FORMULARIOS
CONSULTAS
INFORMES
MACROS
MODULOS
Para buscar y recuperar tan slo los datos que necesito, se crea una consulta, a la
que se puede indicarle condiciones. Una consulta puede tambin actualizar o eliminar
varios registros al mismo tiempo, y realizar clculos predefinidos o personalizados en
los datos.
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MANUAL CURSO DE
ACCES NIVEL I 2007
Para imprimir los datos Access nos provee de una facilidad denominada Informes que
facilita nuestra tarea. Por ejemplo, puede imprimir un informe que agrupe datos y
calcule totales, y otro para imprimir etiquetas postales.
Con Access podr hacer informes, escribir datos o analizar datos de manera
interactiva, utilizando una pgina de acceso a datos.
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MANUAL CURSO DE
ACCES NIVEL I 2007
Con esta ventana que se abre al principio, ACCESS nos ofrece todas sus utilidades.
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MANUAL CURSO DE
ACCES NIVEL I 2007
ORGANIZACION DE UNA BASE DE DATOS
Una base de datos est conformada por tablas, como lo muestran las siguientes
ilustraciones:
A travs de la Vista de Diseo de las tablas se pueden crear, modificar y elegir las
propiedades de los campos que utilicemos.
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MANUAL CURSO DE
ACCES NIVEL I 2007
2.1
DISEO DE BASE DE DATOS
Antes de crear una base de datos debera hacerse las siguientes preguntas:
Qu tipo de informacin se va a guardar en la base?
Qu datos necesito conocer, consultar, y procesar?
Cmo se ingresa esta informacin?
Qu datos deseo almacenar y cul es la mejor forma de organizarlos?
CUANTAS TABLAS SE VAN A NECESITAR?
Tcnicamente, slo se necesita una. Ese es el nmero mnimo con el que puede
funcionar una base de datos. No obstante, sera un error agrupar demasiada
informacin en una sola tabla.
Access es un programa de bases de datos relacionales, que est preparado para
manejar un gran nmero de tablas y crear relaciones entre ellas.
Es ms fcil antes de crear las tablas, investigar y planificar el contenido de cada una
de ellas, que modificar su estructura posteriormente.
Un error comn es considerar a las tablas como entidades de datos independientes.
Por ejemplo que se repita el nombre y la direccin de una persona en varias tablas.
Esto trae aparejado prdida de tiempo, ms espacio ocupado al ingresar el nombre y
la direccin varias veces, con el riesgo de no hacerlo igual cada vez, y al tener que
actualizar la informacin habr que saber en qu tablas se repite el mismo dato, y
haciendo la misma tarea varias veces.
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MANUAL CURSO DE
ACCES NIVEL I 2007
COMO INICIAR ACCESS
Access considera como parte de las bases de datos no slo a las tablas, sino tambin a
los otros objetos que se sirven de las tablas como consultas, informes, formularios,
macros y mdulos.
CONSULTAS
MODULOS
INFORMES
TABLA
S
MACROS
FORMULARIO
De tal forma que cuando se abre una base de datos, ACCESS nos provee el acceso a
generar y trabajar con todos los objetos descriptos.
3.1
PARA INICIAR ACCESS:
Pulse el botn Inicio
Resalte Programas
Seleccione Microsoft Access 2007
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MANUAL CURSO DE
ACCES NIVEL I 2007
El cono que identifica a ACCESS 2007 es:

Al iniciar ACCESS, lo primero que se ve es un cuadro de dilogo que pregunta si se
desea crear una base de datos nueva o abrir una existente.
3.2
LA PANTALLA INICIAL
Al iniciar Access aparece una pantalla inicial como sta, vamos a ver sus componentes
fundamentales. As conoceremos los nombres de los diferentes elementos y ser ms fcil
entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuacin (y en general todas las
de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu computadora, ya que cada
usuario puede decidir qu elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos ms
adelante.
La barra de ttulo contiene el nombre del programa y del archivo con el que estamos
trabajando en el momento actual. En el extremo de la derecha estn los botones para
minimizar, maximizar/restaurar y cerrar.
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MANUAL CURSO DE
ACCES NIVEL I 2007
La barra de acceso rpido
contiene las operaciones ms habituales de
Access como Guardar, Imprimir o Deshacer.

Esta barra puede personalizarse para aadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic
en la flecha desplegable de la derecha y aparecern los comandos ms frecuentes para elegir.
La banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestaas.
Al hacer clic en Crear, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la creacin de
los diferentes elementos que se pueden crear en Access. Todas las operaciones se pueden
hacer a partir de estos mens. Pero las ms habituales podramos aadirlas a la barra de
acceso rpido como hemos visto en el punto anterior. Las pestaas que forman la banda
pueden ir cambiando segn el momento en que te encuentres cuando trabajes con Access.
Est diseada para mostrar solamente aquellas opciones que te sern tiles en cada pantalla.
Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma
aparecern pequeos recuadros junto a las pestaas y opciones indicando la tecla (o conjunto
de teclas) que debers pulsar para acceder a esa opcin sin la necesidad del ratn. Para salir
del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.
Haciendo clic en el botn de Office que se encuentra en la parte superior izquierda de la
pantalla podrs desplegar un men con las opciones que puedes ver en la imagen como
Guardar, Imprimir... Si conoces versiones anteriores de Access es el sustituto del men
Archivo.
Este men contiene dos tipos bsicos de elementos:
Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos.
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MANUAL CURSO DE
ACCES NIVEL I 2007
Opcin con otro men desplegable. Se reconocen porque tienen un tringulo a la

derecha. Colocando el ratn en ese tringulo puedes acceder a otro listado de opciones.
La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene

indicaciones sobre el estado de la aplicacin, proporciona distinta informacin segn la
pantalla en la que estemos en cada momento.
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MANUAL CURSO DE
ACCES NIVEL I 2007
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4.1
ABRIR, CREAR Y CERRAR UNA BASE DE DATOS

CREAR UNA BASE DE DATOS
Para crear una nueva base de datos debemos hacer clic sobre la opcin Nuevo del Botn de
Office.
Aparecer la ventana de Introduccin a Microsoft Office Access, selecciona la opcin Base

de datos en blanco.
A continuacin aparecer en un panel a la derecha de la pantalla el siguiente cuadro:
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MANUAL CURSO DE
ACCES NIVEL I 2007
Aqu debers indicar el Nombre de archivo de la base de datos y para seleccionar la carpeta
donde guardar el archivo puedes hacer clic en el botn Buscar ubicacin
Se abre un cuadro de dilogo donde indicaremos el nombre de la base de datos que estamos
creando y el lugar donde se guardar.
En el cuadro Guardar en: seleccionar la carpeta donde se guardar la base de datos. En el

cuadro Nombre de archivo: escribir el nombre que queremos poner a la base de datos y
luego hacer clic sobre el botn Aceptar. Se cerrar el cuadro de dilogo y volvers a la
pantalla de Introduccin a Microsoft Office Access. En el cuadro de texto Nombre de
archivo aparecer la ruta y el nombre que escogiste, pulsa el botn Crear para crear la base
de datos.
Access abrir una nueva tabla para que puedas empezar a ingresar datos.
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MANUAL CURSO DE
ACCES NIVEL I 2007
Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los dems objetos
se crean a partir de stas.
Si observas esta ventana, a la izquierda aparece el Panel de Exploracin, desde donde
podremos seleccionar todos los objetos que sean creados dentro de la base de datos.
En principio slo encontraremos el de Tabla1 pues es el que Access crear por defecto,
puedes ocultarlo haciendo clic en el botn Ocultar
Desplegando la cabecera del panel puedes seleccionar qu objetos mostrar y de qu forma.

4.2
CERRAR LA BASE DE DATOS
Al salir del programa Access 2007 se cerrar la base de datos. Para ello ir al Botn de Office
y elegir la opcin Salir de Access bien hacer clic sobre el botn Cerrar
de la ventana
Base de datos.
Otra forma consiste en cerrar la base de datos sin salir del programa: en el Botn de Office,
elegir la opcin Cerrar base de datos.
4.3
ABRIR UNA BASE DE DATOS
Desde el Botn de Office: Ir al Botn de Office, elegir la opcin Abrir...
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MANUAL CURSO DE
ACCES NIVEL I 2007
Desde los documentos recientes del Botn de Office: Despliega el Botn de

Office donde aparecen las ltimas bases de datos que se abrieron bajo el ttulo de
Documentos recientes, hacer clic en la base de datos que se desea abrir.
Desde la ventana de Introduccin a Microsoft Office Access: Nada ms abrir

Access desde su icono en el Escritorio o desde la opcin en Inicio Todos los
Programas Microsoft Office Microsoft Office Access 2007. Aparecer la
pantalla de Introduccin a Microsoft Office Access. Aqu encontrars la opcin
de abrir una base de datos en blanco o una ya existente.
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MANUAL CURSO DE
ACCES NIVEL I 2007
En cualquiera de los casos en los que no selecciones una base de datos concreta se abrir el
cuadro de dilogo Abrir para que busques el archivo:
Elegir la carpeta donde est la base de datos que queremos abrir y hacer doble clic sobre ella.
Al abrir una carpeta, sta se situar en el cuadro superior Buscar en: y ahora en el cuadro
inferior aparecer toda la informacin de dicha carpeta. Hacer clic sobre la base de datos a
abrir para colocar su nombre en el cuadro Nombre de archivo: y hacer clic sobre el botn
Abrir.
O bien hacer doble clic sobre la base de datos y se abrir directamente.
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MANUAL CURSO DE
ACCES NIVEL I 2007
CREAR TABLAS DE DATOS
Para crear una tabla de datos se debe que hacer clic en la pestaa Crear para visualizar sus
opciones. En el marco Tablas podremos seleccionar estas opciones:
El botn Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir directamente los datos
en la tabla y segn el valor que introduzcamos en la columna determinar el tipo de datos
que tiene la columna.
Vista diseo es el mtodo que detallaremos en esta unidad.
Plantillas de tabla crea una tabla de entre un listado que tiene predefinido, abre una tabla
de este tipo y slo tendrs que rellenarla con sus datos.
Listas de SharePoint consiste en crear un objeto compatible con un sitio SharePoint desde
el que se puede compartir los datos almacenados en la lista o tabla con otros usuarios con
acceso al mismo sitio.
Explicaremos a continuacin la forma de crear una tabla en vista diseo. Este mtodo
consiste en definir la estructura de la tabla, es decir, definir las distintas columnas que esta
tendr y otras consideraciones.
Otra forma rpida de llegar a la vista Diseo es seleccionando la vista desde la pestaa Hoja
de datos, o haciendo clic en el botn de Vista de Diseo en la barra de estado:
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MANUAL CURSO DE
ACCES NIVEL I 2007
Aparecer la vista de Diseo de la tabla:
En la pestaa tenemos el nombre de la tabla (como todava no hemos asignado un nombre

a la tabla, Access le ha asignado un nombre por defecto Tabla1).
A continuacin, veremos la cuadrcula donde se encuentra el campo Id; el cursor estar en el
valor contiguo. Para completar los valores slo se debe escribir dentro de las celdas.
Presionando Tab en el teclado podremos desplazarnos de un valor hacia el siguiente (de
izquierda a derecha). Para ingresar un nuevo registro slo se debe presionar la tecla Enter,
ingresamos los valores correspondientes al nuevo registro y as sucesivamente hasta
completar la base de datos.
En la parte inferior tenemos a la izquierda dos pestaas (General y Bsqueda) para definir
propiedades del campo es decir caractersticas adicionales de la columna que estamos
definiendo.
Y a la derecha tenemos un recuadro con un texto que nos da algn tipo de ayuda sobre lo
que tenemos que hacer, por ejemplo en este momento el cursor se encuentra en la primera
fila de la rejilla en la columna Nombre del campo y en el recuadro inferior derecho Access nos
indica que el nombre de un campo puede tener hasta 64 caracteres.
Una vez tengamos algn tipo de dato en la segunda columna, la parte inferior de la ventana,
la correspondiente a Propiedades del campo, se activa para poder indicar las caractersticas
del campo.
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MANUAL CURSO DE
ACCES NIVEL I 2007
La tercera columna sirve para introducir un comentario, normalmente una descripcin del
campo de forma que la persona que tenga que introducir datos en la tabla sepa qu debe
escribir ya que este cometario aparecer en la barra de estado de la hoja de datos.
5.1
LA CLAVE PRINCIPAL
Es el campo de la tabla que identifica cada registro de una tabla de manera exclusiva.
Cuando busque un registro de una tabla por medio del campo clave, esta organizacin
indexada de base de datos acceder directamente al registro correspondiente.
Todas las tablas deben tener una clave principal. Hay campos, por ejemplo el apellido de una
persona, que no son recomendables como clave, ya que existe la posibilidad de que estn
repetidos. En general los nmeros de cdigos, de empleado, matrcula, CUIL, CUIT, son
buenos campos para ser utilizados como clave principal.
La potencia de un sistema de base de datos como ACCESS, reside en su capacidad para
encontrar y reunir rpidamente informacin almacenada en las tablas relacionadas, mediante
consultas, formularios e informes.
Por ello cada tabla debe incluir un campo o un conjunto de campos que identifique
exclusivamente cada registro almacenado en la tabla. Esta informacin se denomina Clave
Principal de la tabla.
Una vez designada, Access impide que se almacenen en l valores
duplicados o Nulos, con el fin de garantizar su exclusividad.

Para asignar una clave principal a un campo hacer clic sobre el nombre del campo que ser
clave principal y luego seleccionar el botn Clave principal en el marco Herramientas de la
pestaa Diseo.
A la izquierda del nombre del campo aparecer una llave indicndonos que dicho campo es la
clave principal de la tabla.
Si queremos definir una clave principal compuesta (basada en varios campos), seleccionar
los campos pulsando simultneamente la tecla Ctrl y el campo a seleccionar y una vez
seleccionados todos los campos hacer clic en el botn anterior
Importante: Recordar que un campo o combinacin de campos que forman la clave principal
de una tabla no puede contener valores nulos y no pueden haber dos filas en la tabla con el
mismo valor en el/los campo/s clave principal.
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MANUAL CURSO DE
ACCES NIVEL I 2007
5.2
GUARDAR UNA TABLA EN LA BASE DE DATOS
Una vez que fueron completados todos los datos de la tabla, es conveniente guardarla. Para
ello, debemos ir al Botn de Office/Guardar. A continuacin, aparecer el cuadro de dilogo
donde nos pedir un nombre para la tabla. Luego de ingresarlo presionar el botn Aceptar.
O bien hacer clic sobre el botn Guardar
de la barra de Acceso Rpido.
Podremos observar que en el panel izquierdo aparecer el nombre que le hayamos asignado a
la tabla. Aplicando un clic derecho all, podremos cambiarle su nombre, eliminarla, y hasta
importar y exportar datos desde otras aplicaciones y hacia ellas.
Nota: Si no hemos asignado clave principal antes de guardar la tabla, nos aparece un cuadro
de dilogo avisndonos de ello, y preguntndonos si queremos que Access cree una, si le
decimos que S nos aade un campo de tipo autonumrico y lo define como clave principal.
5.3
CERRAR UNA TABLA EN LA BASE DE DATOS
Hacer clic derecho sobre la pestaa con el nombre de la tabla y seleccionar Cerrar en
el men emergente.
O bien hacer clic sobre el botn Cerrar
que se encuentra en la parte derecha al mismo nivel
que la pestaa.
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MANUAL CURSO DE
ACCES NIVEL I 2007
EDITAR LA BASE DE DATOS
6.1
MODIFICAR EL DISEO
Si una vez creada una tabla, queremos cambiar algo de su definicin tendremos que realizar
una modificacin en su diseo. Para ello Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla a
modificar, en el caso de que no lo estuviera, Hacer clic derecho sobre la tabla que queremos
modificar y seleccionar Vista Diseo en el men contextual. Aparecer la ventana de diseo
de tablas estudiada en la unidad temtica anterior.
Para modificar la definicin de un campo, posicionar el cursor sobre el campo a

modificar y realizar las sustituciones necesarias.
Para aadir un nuevo campo ir al final de la tabla y escribir la definicin del nuevo
campo, o bien, situarse en uno de los campos ya creados y hacer clic en el botn
de la pestaa Diseo, en este ltimo caso el nuevo campo se insertar
delante del que estamos posicionados.
Para eliminar un campo posicionarse en el campo y hacer clic en el botn

de la pestaa Diseo, o bien, seleccionar toda la fila correspondiente al campo haciendo
clic en su extremo izquierdo y cuando est remarcada pulsar la tecla Supr o Del. Se
borrar el campo de la definicin de la tabla y los datos almacenados en el campo tambin
desaparecern.
Por ltimo, guardar la tabla.

6.2
INTRODUCIR Y MODIFICAR DATOS
Para introducir datos en una tabla, podemos elegir entre:
Hacer doble clic sobre el nombre de la tabla en el Panel de Exploracin.
Desde el Panel de Exploracin hacer clic derecho sobre la tabla a rellenar y seleccionar
la opcin
en el men contextual.
Si estamos en la vista de Diseo de tabla, hacer clic sobre el botn Vistas de objeto y
elegir Vista Hoja de datos en la pestaa Inicio o diseo.
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MANUAL CURSO DE
ACCES NIVEL I 2007
En los tres casos aparecer la ventana Hoja de datos:
Escribir el valor del primer campo del registro que queramos cambiar y pulsar INTRO para
desplazarse al siguiente registro. Cuando terminamos de introducir todos los campos del
primer registro, pulsar INTRO para introducir los datos del segundo registro. Los cambios en
los registros se almacenan automticamente, no es necesario guardar los registros de la tabla.
Por ltimo hacer clic sobre el botn Cerrar
para terminar con dicha tabla.
Si lo que queremos es borrar un registro entero debemos seleccionar el registro a

eliminar haciendo clic sobre el cuadro de la izquierda del registro, pulsar la tecla SUPR del
teclado o hacer clic en el botn Eliminar que se encuentra en el panel Registros de la
pestaa Inicio.
Si lo que queremos es modificar algn valor introducido no tenemos ms que situarnos

sobre el valor a modificar y volverlo a escribir.
Si queremos cambiar algo de la estructura de la tabla, tenemos que pasar a la Vista

Diseo haciendo clic sobre el botn de Vista de objeto de la pestaa Inicio.
____________________________________________________________________________
Pg. 25
MANUAL CURSO DE
ACCES NIVEL I 2007
6.3
DESPLAZARSE DENTRO DE UNA TABLA
Para desplazarse por los diferentes registros de una tabla vamos a utilizar la barra de
desplazamiento:
La barra nos indica en qu registro estamos situados y el nmero total de registros de la

tabla.
Haciendo clic sobre los diferentes botones realizaremos las operaciones indicadas a
continuacin:
Para ir al primer registro de la tabla.
Para ir al registro anterior en la tabla.
Para ir al registro siguiente en la tabla.
Para ir al ltimo registro de la tabla.
Para crear un nuevo registro que se situar automticamente al final de la tabla.
Podemos ir tambin directamente a un registro determinado haciendo doble clic sobre el
cuadro en blanco donde pone el nmero del registro actual.
Escribir el nmero del registro al cual queremos ir.
Pulsar INTRO.
Tambin podemos desplazarnos por los diferentes campos y registros pulsando las teclas
FLECHA ABAJO, FLECHA ARRIBA, FLECHA IZQUIERDA y FLECHA DERECHA del teclado.
6.4
BUSCAR Y REEMPLAZAR DATOS
Muchas veces necesitaremos buscar algn registro conociendo el valor de alguno de sus
campos. Para poder realizar esta operacin tenemos a nuestra disposicin la herramienta
Buscar de Access 2007. Para hacer uso de esta herramienta debemos visualizar los datos por
ejemplo con la vista Hoja de datos, a continuacin posicionar el cursor en el campo donde
queremos buscar y finalmente hacer clic en el botn Buscar de la pestaa Inicio:
Aparecer el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar siguiente:
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Pg. 26
MANUAL CURSO DE
ACCES NIVEL I 2007
En el cuadro Buscar: escribimos el valor (NUMRICO O TEXTUAL) a buscar.

En el cuadro Buscar en: indicamos el campo donde se encuentra el valor a buscar. Por
defecto coge el campo donde tenemos el cursor en ese momento, si queremos que busque en
cualquier campo seleccionamos de la lista el nombre de la tabla.
En el cuadro Coincidir: elegimos entre estas tres opciones:
Hacer coincidir todo el campo para que el valor buscado coincida exactamente con el valor
introducido en el campo.
Cualquier parte del campo para que el valor buscado se encuentre en el campo pero no
tiene porque coincidir exactamente con l.
Comienzo del campo para que el valor buscado sea la parte inicial del campo.
Despus podemos indicarle Buscar:
Todos para buscar en todos los registros de la tabla.

Arriba para buscar a partir del primer registro hasta el registro en el que nos encontramos
situados.
Abajo para buscar a partir del registro en el cual nos encontramos situados y hasta el ltimo.
Si activamos la casilla Maysculas y minsculas diferencia a la hora de buscar entre
maysculas y minsculas (si buscamos Mara no encontrar mara). Hacemos clic sobre el
botn Buscar siguiente para empezar la bsqueda y se posicionar en el primer registro que
cumpla la condicin de bsqueda. Si queremos seguir la bsqueda, hacer clic sobre el botn
Buscar siguiente sucesivamente para encontrar todos los valores que buscamos. Para
finalizar la bsqueda cerrar el cuadro de dilogo.
____________________________________________________________________________
Pg. 27
MANUAL CURSO DE
ACCES NIVEL I 2007
Si lo que queremos es sustituir un valor por otro utilizaremos la opcin Reemplazar. Para
hacer uso de esta herramienta debemos visualizar los datos por ejemplo con la vista Hoja de
datos a continuacin posicionar el cursor en el campo donde queremos reemplazar y
finalmente hacer clic en el botn Reemplazar
del marco Buscar de la pestaa Inicio.
O bien hacer clic sobre el botn Buscar en el mismo sitio y seleccionar la pestaa
Reemplazar.
La pestaa Reemplazar tiene las mismas opciones que para buscar y adems un cuadro para
introducir el valor de sustitucin, el cuadro Reemplazar por: y un botn Reemplazar que
reemplaza el valor donde nos encontramos en ese momento, y un botn Reemplazar todos
que sustituye todos los valores encontrados por el de sustitucin.
Esta opcin hay que utilizarla con mucho cuidado porque a veces pueden ocurrir resultados
inesperados sobre todo si no utilizamos la opcin Hacer coincidir todo el campo.
____________________________________________________________________________
Pg. 28
MANUAL CURSO DE
ACCES NIVEL I 2007
LAS RELACIONES
7.1
CREAR LA PRIMERA RELACIN
Para crear relaciones en Access 2007 primero deberemos acceder a la ventana Relaciones,
para ello deberemos hacer clic en el botn Relaciones que se encuentra en la pestaa
Herramientas de base de datos.
Aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tabla

de la derecha esperando indicar las tablas que
formarn parte de la relacin a crear.
Despus seleccionar una de las tablas que
pertenecen a la relacin haciendo clic sobre
ella, aparecer remarcada; hacer clic sobre el
botn
Agregar.
Repetir
los
dos
pasos
anteriores hasta aadir todas las tablas de las

relaciones a crear.
Por ltimo hacer clic sobre el botn Cerrar.
Aparecer
la
ventana
Relaciones
con
las
tablas
aadidas
en
el
paso
____________________________________________________________________________
Pg. 29
anterior.
MANUAL CURSO DE
ACCES NIVEL I 2007
7.1.1 PARA CREAR LA RELACIN

Ir
sobre
relacin
el
campo
de
la
de
tabla
principal, pulsar el botn

izquierdo
del
ratn
mantenindolo
pulsado
arrastrar hasta el campo

numero
de
la
tabla
secundaria. Luego soltar el

botn del ratn. Aparecer
el
cuadro
de
dilogo
Modificar relaciones (a la
derecha).
En la parte superior deben estar los nombres de las dos tablas relacionadas y debajo de stos el
nombre de los campos de relacin. Siempre deben ser campos que contengan el mismo tipo de
informacin y por lo tanto del mismo tipo.
Observa en la parte inferior el Tipo de relacin que se asignar dependiendo de las
caractersticas de los campos de relacin.
Activar el recuadro Exigir integridad referencial haciendo clic sobre ste.
Si se desea, se puede activar las casillas Actualizar en cascada los campos relacionados y
Eliminar en cascada los registros relacionados.
Para terminar, hacer clic sobre el botn Crear.
Se crear la relacin y sta aparecer en la ventana Relaciones.
7.2
AADIR TABLAS A LA VENTANA RELACIONES
Si ya hemos creado una relacin y queremos crear otra pero no se dispone de la tabla en la
ventana Relaciones debemos aadir la tabla a la ventana:
Primero nos situamos en la ventana Relaciones haciendo clic en el botn Relaciones en la
pestaa Herramientas de base de datos. Para aadir la tabla hacer clic sobre el botn
Mostrar tabla en la pestaa Diseo.
Aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tablas
y aadir las tablas necesarias.
Cerrar el cuadro de dilogo
____________________________________________________________________________
Pg. 30
MANUAL CURSO DE
ACCES NIVEL I 2007
7.3
QUITAR TABLAS DE LA VENTANA RELACIONES
Si queremos eliminar una tabla de la ventana Relaciones debemos situamos en la ventana

Relaciones haciendo clic en el botn Relaciones en la pestaa Herramientas de base de datos.
Despus podemos elegir entre:
Hacer clic con el botn derecho sobre la tabla y elegir la opcin Ocultar tabla del men
contextual que aparecer.
Hacer clic sobre la tabla para seleccionarla y hacer clic en el botn Ocultar tabla en la
pestaa Diseo.
7.4
MODIFICAR RELACIONES
Para modificar relaciones ya creadas posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre estas
dos formas:
hacer clic con el botn derecho sobre la relacin a modificar y elegir la opcin Modificar
relacin... del men contextual que aparecer.
hacer clic sobre la relacin a modificar y hacer clic en el botn Modificar relaciones
que encontrars en la pestaa Diseo de la banda de opciones.
Se abrir el cuadro de dilogo Modificar relaciones, realizar los cambios deseados y acer clic
sobre el botn Aceptar.
7.5
ELIMINAR RELACIONES
Si lo que queremos es borrar la relacin podemos:

Hacer clic con el botn derecho sobre la relacin a borrar y elegir la opcin Eliminar del men
contextual.
Hacer clic con el botn izquierdo sobre la relacin, la relacin quedar seleccionada, y a
continuacin pulsar la tecla DEL o SUPR.
La relacin queda eliminada de la ventana y de la base de datos.
7.6
BORRAR EL DISEO DE LA VENTANA RELACIONES
Para borrar el diseo de la ventana Relaciones haz clic en el botn Borrar diseo en la
pestaa Diseo. Desaparecern todas las tablas y todas las relaciones de la ventana
Relaciones. Desaparecen las relaciones de la ventana pero siguen existiendo en la base de
datos, nicamente hemos limpiado la ventana.
7.7
MOSTRAR RELACIONES DIRECTAS
Esta opcin nos permite visualizar en la ventana Relaciones todas las relaciones basadas en una
tabla determinada. Para ello posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre:
____________________________________________________________________________
Pg. 31
MANUAL CURSO DE
ACCES NIVEL I 2007
Hacer clic con el botn derecho sobre la tabla y elegir la opcin Mostrar directas del
men contextual que aparecer.
Hacer clic sobre la tabla para seleccionarla y hacer clic en el botn Mostrar relaciones
directas en la pestaa Diseo.
Aparecern todas las relaciones asociadas a la tabla y todas las tablas que intervienen en estas
relaciones.
7.8
VISUALIZAR TODAS LAS RELACIONES
Si queremos visualizar en la ventana Relaciones todas las relaciones posicionarse en la ventana

Relaciones y elegir entre:
Hacer clic con el botn derecho sobre el fondo de la ventana y elegir la opcin Mostrar
todo del men contextual que aparecer.
7.9
Pulsar el botn Mostrar todas las relaciones en la pestaa Diseo.
TIPOS DE RELACIONES DE TABLA
7.9.1 UNA RELACIN UNO A VARIOS

Considere una base de datos de seguimiento de pedidos que incluya una tabla Clientes y una
tabla Pedidos. Un cliente puede realizar cualquier nmero de pedidos. Por lo tanto, para
cualquier cliente representado en la tabla Clientes puede haber representados muchos pedidos
en la tabla Pedidos. Por consiguiente, la relacin entre la tabla Clientes y la tabla Pedidos es una
relacin de uno a varios.
Para representar una relacin de uno a varios en el diseo de la base de datos, tome la clave
principal del lado "uno" de la relacin y agrguela como un campo o campos adicionales a la
tabla en el lado "varios" de la relacin. En este caso, por ejemplo, agregara un nuevo campo:
(el campo Id. de la tabla Clientes) a la tabla Pedidos, con la denominacin: Id. cliente. Access
utilizara entonces el nmero de identificador del cliente de la tabla Pedidos para localizar el
cliente correcto de cada producto.
7.9.2 UNA RELACIN DE VARIOS A VARIOS
Considere la relacin entre una tabla Productos y una tabla Pedidos. Un solo pedido puede
incluir varios productos. Por otro lado, un nico producto puede aparecer en muchos pedidos.
Por tanto, para cada registro de la tabla Pedidos puede haber varios registros en la tabla
Productos. Adems, para cada registro de la tabla Productos puede haber varios registros en la
tabla Pedidos. Este tipo de relacin se denomina relacin de varios a varios porque para un
producto puede haber varios pedidos, y para un pedido puede haber varios productos. Tenga en
cuenta que para detectar las relaciones de varios a varios existentes entre las tablas, es
importante que considere ambas partes de la relacin.
____________________________________________________________________________
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MANUAL CURSO DE
ACCES NIVEL I 2007
Para representar una relacin de varios a varios, debe crear una tercera tabla, a menudo
denominada tabla de unin, que divide la relacin de varios a varios en dos relaciones uno a
varios. Debe insertar la clave principal de cada una de las dos tablas en la tercera. Como
resultado, la tercera tabla registra cada ocurrencia, o instancia, de la relacin. Por ejemplo, la
tabla Pedidos y la tabla Productos tienen una relacin varios a varios que se define mediante la
creacin de dos relaciones uno a varios con la tabla Detalles de pedidos. Un pedido puede
incluir muchos productos, y cada producto puede aparecer en muchos pedidos.
7.9.3 UNA RELACIN UNO A UNO
En una relacin uno a uno, cada registro de la primera tabla slo puede tener un registro
coincidente en la segunda tabla y viceversa. Este tipo de relacin no es comn porque, muy a
menudo, la informacin relacionada de este modo se almacena en la misma tabla. Puede utilizar
la relacin uno a uno para dividir una tabla con muchos campos, para aislar parte de una tabla
por razones de seguridad o para almacenar informacin que slo se aplica a un subconjunto de
la tabla principal. Cuando identifique esta relacin, ambas tablas deben compartir un campo
comn.
7.10 EXIGIR INTEGRIDAD REFERENCIAL

La integridad referencial tiene como finalidad evitar los registros hurfanos y mantener
sincronizadas las referencias de modo que no haya registros que hagan referencia a otros
registros que ya no existen. Para exigir la integridad referencial, es preciso habilitarla para una
relacin de tabla. Una vez habilitada, Access rechazar todas las operaciones que infrinjan la
integridad referencial para esa relacin de tabla. Esto significa que Access rechazar las
actualizaciones que cambien el destino de una referencia as como las eliminaciones que quiten
el destino de una referencia.
7.11 ACTIVAR O DESACTIVAR LA INTEGRIDAD REFERENCIAL
1. Haga clic en el botn de Microsoft Office
y, a continuacin, haga clic en Abrir.
2. En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

3. En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Herramientas de base de datos, haga clic
en Relaciones.
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Pg. 33
MANUAL CURSO DE
ACCES NIVEL I 2007
Aparece la ficha de documentos Relaciones.

Si an no ha definido ninguna relacin y sta es la primera vez que abre la ficha de
documentos Relaciones, aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tabla. Si aparece, haga
clic en Cerrar.
4. En el grupo Relaciones de la ficha Diseo, haga clic en Todas las relaciones.
Se muestran todas las tablas que tengan relaciones y las lneas de relacin. Observe que
no se muestran las tablas ocultas (tablas con la casilla de verificacin Oculto activada en
el cuadro de dilogo Propiedades de la tabla) ni sus relaciones, a menos que est
seleccionada la opcin Mostrar objetos ocultos en el cuadro de dilogo Opciones de
exploracin.
5. Haga clic en la lnea de relacin correspondiente a la relacin que desee cambiar. La
lnea de relacin aparece con mayor grosor cuando est seleccionada.
6. Haga doble clic en la lnea de relacin.
O bien,
En el grupo Herramientas de la ficha Diseo, haga clic en Modificar relaciones.
Aparece el cuadro de dilogo Modificar relaciones.
7. Active la casilla de verificacin Exigir integridad referencial.
8. Realice todos los cambios en la relacin y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
Tras habilitar la integridad referencial, se aplican las siguientes reglas:
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Pg. 34
MANUAL CURSO DE
ACCES NIVEL I 2007
No se puede especificar un valor en el campo de clave externa de una tabla relacionada si ese
valor no existe en el campo de clave principal de la tabla principal. En caso contrario, se
crean registros hurfanos.
No se puede eliminar un registro de una tabla principal si existen registros coincidentes en

una tabla relacionada. Por ejemplo, no se puede eliminar el registro de un empleado de la
tabla Empleados si hay pedidos asignados a ese empleado en la tabla Pedidos. Sin embargo,
se puede optar por eliminar un registro principal y todos los registros relacionados en una
sola operacin activando la casilla de verificacin Eliminar en cascada los registros
relacionados.
No se puede cambiar un valor de clave principal en la tabla principal si ese cambio crea
registros hurfanos. Por ejemplo, no se puede cambiar un nmero de pedido en la tabla
Pedidos si hay artculos de lnea asignados a ese pedido en la tabla Detalles de pedidos. Sin
embargo, se puede optar por actualizar un registro principal y todos los registros relacionados
en una sola operacin activando la casilla de verificacin Actualizar en cascada los campos
relacionados.
Notas
Si surgen problemas al habilitar la integridad referencial, observe que deben cumplirse las
siguientes condiciones para exigir la integridad referencial:
El campo comn de la tabla principal debe ser una clave principal o debe tener un ndice
nico.
Los campos comunes deben tener el mismo tipo de datos. Por ejemplo: un campo
Autonumrico debe estar relacionado con un campo de tipo Nmero cuya propiedad Tamao
del campo tenga el valor entero Largo.
Ambas tablas existen en la misma base de datos de Access. No se puede exigir la integridad
referencial en las tablas vinculadas. Sin embargo, si las tablas de origen tienen formato de
Access, se puede abrir la base de datos en las que estn almacenadas y habilitar la integridad
referencial en esa base de datos.
7.12 CONFIGURAR LAS OPCIONES EN CASCADA
Puede darse el caso de que haya una necesidad vlida de cambiar el valor en el lado "uno" de
una relacin. En ese caso, es necesario que Access actualice automticamente todas las filas
afectadas como parte de una sola operacin. De ese modo, la actualizacin es completa y la base
de datos no tiene un estado inconsistente con algunas filas actualizadas y otras no. Access ayuda
____________________________________________________________________________
Pg. 35
MANUAL CURSO DE
ACCES NIVEL I 2007
a evitar este problema ya que incluye la opcin Actualizar en cascada los campos relacionados.
Cuando se aplica la integridad referencial, se selecciona la opcin Actualizar en cascada los
campos relacionados y, a continuacin, si actualiza una clave principal, Access actualiza
automticamente todos los campos que hacen referencia a la clave principal.
Puede que tambin se halla que eliminar una fila y todos los registros relacionados; por ejemplo,
un registro Compaa de transporte y todos los pedidos relacionados de esa compaa de
transporte. Por ello, Access incluye la opcin Eliminar en cascada los registros relacionados.
Cuando se aplica la integridad referencial y se activa la casilla de verificacin Eliminar en
cascada los registros relacionados, Access elimina automticamente todos los registros que
hacen referencia a la clave principal al eliminarse el registro que contiene la clave principal.
____________________________________________________________________________
Pg. 36
MANUAL CURSO DE
ACCES NIVEL I 2007
8
8.1
CAMPOS
TIPOS DE CAMPO
TEXTO
Permite teclear todos los tipos de caracteres, tanto nmeros como letras smbolos especiales,
hasta 255 caracteres.
MEMO
Permite introducir texto con una longitud mxima de 64.000 caracteres. Los campos memo no
pueden utilizarse como campos clave ni pueden estar indexados.
NUMRICO
Cualquier valor numrico. Permite realizar clculos y operaciones matemticas. Existen
diferente tipos de precisin: byte, entero, entero largo, doble, etc.
FECHA/HORA
Valores de fecha/hora.
MONEDA
Valores monetarios con precisin de hasta 15 dgitos a la izquierda del separador decimal y 4
dgitos a la derecha.
AUTONUMRICO
Un nmero que Access incrementa automticamente en una unidad, empezando desde una
para cada registro que se aada a la tabla.
SI/NO
Se utiliza para campos lgicos, que en Access utilizan valores numricos: 1 equivale a S
(Verdadero) y 0 equivale a No (Falso)
OBJETO OLE
Permite incrustar objetos como hojas de clculo, grficos, imgenes, sonidos, etc.
ASISTENTE PARA BSQUEDA
Crea un campo que le permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante
un cuadro combinado
HIPERVNCULO
Este tipo de campos guardan direcciones de pginas Web. Una direccin Web almacenada en un
campo hipervnculo, puede hacer referencia a una pgina Web de Internet o bien a una pgina
Web almacenada en su computadora o dentro de una red.
____________________________________________________________________________
Pg. 37
MANUAL CURSO DE
ACCES NIVEL I 2007
8.2 PROPIEDADES DE CAMPO

Cada campo de una tabla dispone de una serie de caractersticas que proporcionan un control
adicional sobre la forma de funcionar del campo.
Las propiedades aparecen en la parte inferior izquierda de la vista Diseo de tabla cuando
campo es seleccionado.
Las propiedades se agrupan en dos pestaas, la pestaa General donde indicamos las
caractersticas generales del campo y la pestaa Bsqueda en la que podemos definir una
lista de valores vlidos para el campo.
Las propiedades de la pestaa General pueden cambiar para un tipo de dato u otro mientras
que las propiedades de la pestaa Bsqueda cambian segn el tipo de control asociado al
campo.
Hay que tener en cuenta que si se modifican las propiedades de un campo despus
de haber introducido datos en l se pueden perder estos datos introducidos.
8.3
TAMAO DE CAMPO
Establece el tamao mximo de los datos almacenados como tipo de datos Texto, Nmero o
Autonumrico.
Valores de la propiedad segn tipo de datos:
Texto: Especifique un valor entre 1 y 255. En campos de texto mayores, use el tipo de datos
Memo. La propiedad Tamao del campo es el tamao mximo del valor del campo.
Nmero: Seleccione uno de los siguientes valores:
Byte:
para
nmeros
enteros
comprendidos
entre
255.
El
requisito
almacenamiento es 1 byte.
____________________________________________________________________________
Pg. 38
de
MANUAL CURSO DE
ACCES NIVEL I 2007
Entero: para nmero enteros comprendidos entre 32.768 y +32.767. El requisito de

almacenamiento son 2 bytes.
Entero
Largo:
para
nmeros
enteros
comprendidos
entre
-2.147.483.648
+2.147.483.647. El requisito de almacenamiento es 4 bytes. Use el tipo de datos

Entero Largo cuando cree una clave externa para relacionar un campo con el campo de
clave principal Autonumrico de otra tabla.
Simple: para valores numricos e punto flotante comprendidos entre -3,4 x 1038 y
+3,4 x 1038 de hasta siete dgitos significativos. El requisito de almacenamiento es de 4
bytes.
Doble: para valores numricos de punto flotante comprendidos entre -1,797 x 10308 y
+1,797 x 10308 de hasta 15 dgitos significativos. El requisito de almacenamiento es 8
bytes.
Id. De rplica: para almacenar un identificador nico global necesario para la rplica.
El requisito de almacenamiento es de 16 bytes. Observar que la rplica no se admite
con el formato de archivo .accdb.
Decimal: para valores numricos comprendidos entre -9,999 u +9,999x1027. El

requisito de almacenamiento es 12 bytes.
Autonumrico:
Entero
Largo:
+2.147.483.648
para
valores
cuando
la
numricos
propiedad
exclusivos
Nuevos
comprendidos
valores
est
entre
establecida
y
en
Incrementalmente. El requisito de almacenamiento es de 4 bytes.
Id. de rplica: para almacenar un identificador nico global necesario para la rplica.
El requisito de almacenamiento es de 16 bytes. Observe que la rplica no se admite
con el formato de archivo accdb.
8.4
FORMATO
Esta propiedad se utiliza para personalizar la forma de presentar los datos en pantalla o en un
informe.
Se puede establecer para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y Autonumrico.
Para los campos Numrico y Moneda, las opciones son:

Nmero general: presenta los nmeros tal como fueron introducidos.
Moneda: presenta los valores introducidos con el separador de millares y el smbolo
monetario asignado en Windows como puede ser .
Euro: utiliza el formato de moneda, con el smbolo del euro.
Fijo: presenta los valores sin separador de millares.
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Pg. 39
MANUAL CURSO DE
ACCES NIVEL I 2007
Estndar: presenta los valores con separador de millares.

Porcentaje: multiplica el valor por 100 y aade el signo de porcentaje (%).
Cientfico: presenta el nmero con notacin cientfica.
Los campos Fecha/Hora tienen los siguientes formatos:

Fecha general: si el valor es slo una fecha, no se muestra ninguna hora; si el valor es
slo una hora, no se muestra ninguna fecha. Este valor es una combinacin de los
valores de Fecha corta y Hora larga. Ejemplos: 3/4/93, 05:34:00 PM y 3/4/93 05:34:00
PM.
Fecha larga: se visualiza la fecha con el da de la semana y el mes completo. Ejemplo:
Lunes 21 de agosto de 2000.
Fecha mediana: presenta el mes con los tres primeros caracteres. Ejemplo: 21-Ago2000.
Fecha corta: se presenta la fecha con dos dgitos para el da, mes y ao. Ejemplo:
01/08/00.
El formato Fecha corta asume que las fechas comprendidas entre el 1/1/00 y el
31/12/29 son fechas comprendidas entre los aos 2000 y el 2029 y las fechas
comprendidas entre el 1/1/30 y el 31/12/99 pertenecen al intervalo de aos entre 1930
y 1999.
Hora larga: presenta la hora con el formato normal. Ejemplo: 17:35:20.
Hora mediana: presenta la hora con formato PM o AM. Ejemplo: 5:35 PM.
Hora corta presenta la hora sin los segundos. Ejemplo: 17:35.
Los campos S/No disponen de los formatos predefinidos S/No, Verdadero/Falso y

Activado/Desactivado.
S, Verdadero y Activado son equivalentes entre s, al igual que lo son No, Falso y
Desactivado.
Nota: El control predeterminado para un dato S/No es la casilla de verificacin por lo que en la
vista Hoja de Datos los datos de este tipo aparecen como una casilla de verificacin y no se ve
el efecto de la propiedad formato. Si queremos ver el efecto tenemos que cambiar el control
predeterminado en la pestaa Bsqueda de las propiedades del campo, en la propiedad Mostrar
control elegir el Cuadro de texto como te mostramos a continuacin.
Los campos Texto y Memo no disponen de formatos predefinidos, para los campos Texto se
tendran que crear formatos personalizados.
____________________________________________________________________________
Pg. 40
MANUAL CURSO DE
ACCES NIVEL I 2007
8.5
MSCARA DE ENTRADA
Se utiliza la mscara de entrada para facilitar la entrada de datos y para controlar los valores
que los usuarios pueden introducir. Por ejemplo, puedes crear una mscara de entrada para
un campo Nmero de telfono que muestre exactamente cmo debe introducirse un nmero
nuevo: (___) ___-____.
Access dispone de un Asistente para mscaras de entradas que nos facilita el establecer esta
propiedad, y al cual accederemos al hacer clic sobre el botn
que aparece a la derecha de
la propiedad a modificar una vez activada dicha propiedad.

8.6
TTULO
Se utiliza esta propiedad para indicar cmo queremos que se visualice la cabecera del campo.
8.7
VALOR PREDETERMINADO
El valor predeterminado es el valor que se almacenar automticamente en el campo si no

introducimos ningn valor. Se suele emplear cuando se sabe que un determinado campo va a
tener la mayora de las veces el mismo valor, se utiliza esta propiedad para indicar o
especificar cul va a ser ese valor y as se introduzca automticamente en el campo a la hora
de introducir los datos de la tabla.
Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el
Autonumrico.
8.8
REGLA DE VALIDACIN
Esta propiedad nos permite controlar la entrada de datos segn el criterio que se especifique.
Hay que escribir el criterio que debe cumplir el valor introducido en el campo para que sea
introducido correctamente.
Para ayudarnos a escribir la regla de validacin tenemos el generador de expresiones que se
abre al hacer clic sobre el botn
que aparece a la derecha de la propiedad cuando hacemos
clic en ella.
8.9
TEXTO DE VALIDACIN
En esta propiedad escribiremos el texto que queremos nos aparezca en pantalla si introducimos
en un campo un valor que no cumple la regla de validacin especificada en la propiedad
anterior.
Debe ser un mensaje para que la persona que se equivoque a la hora de introducir los datos,
sepa el porqu de su error y pueda solucionarlo.
____________________________________________________________________________
Pg. 41
MANUAL CURSO DE
ACCES NIVEL I 2007
Autonumrico.
8.10 REQUERIDO
Si queremos que un campo se rellene obligatoriamente tendremos que asignar a esta propiedad
el valor S, en caso contrario el valor ser el de No.
Autonumrico.
8.11 PERMITIR LONGITUD CERO
Los campos Memo y Texto cuentan con esta propiedad para controlar que no se puedan
introducir valores de cadena que no contengan caracteres o estn vacos.
8.12 INDEXADO
Se utiliza esta propiedad para establecer un ndice de un solo campo. Los ndices hacen que las
consultas basadas en los campos indexados sean ms rpidas, y tambin aceleran las
operaciones de ordenacin y agrupacin.
Por ejemplo, si buscas empleados basndose en un campo llamado Apellidos, puedes crear un
ndice sobre este campo para hacer ms rpida la bsqueda.
Esta propiedad dispone de tres valores:
No: Sin ndice.
S (con duplicados): Cuando se asigna un ndice al campo y adems admite valores duplicados
(dos filas con el mismo valor en el campo).
S (sin duplicados): Cuando se asigna un ndice pero sin admitir valores duplicados.
____________________________________________________________________________
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MANUAL CURSO DE
ACCES NIVEL I 2007
LAS CONSULTAS
Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una
tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla.
Existen varios tipos de consultas:
Consultas de seleccin.
Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos datos de una tabla
que cumplen los criterios especificados. Una vez obtenido el resultado podremos consultar los
datos para modificarlos (esto se podr hacer o no segn la consulta). Una consulta de
seleccin genera una tabla lgica (se llama lgica porque no est fsicamente en el disco duro
sino en la memoria del computadora y cada vez que se abre se vuelve a calcular).
Consultas de accin.
Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de consultas de
accin, de eliminacin, de actualizacin, de datos anexados y de creacin de tablas.
Consultas especficas de SQL.
Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrcula QBE de Access sino que se tienen
que definir directamente en SQL. Estas consultas no se estudiarn en este curso ya que para
definirlas hay que saber SQL, cosa que no es objeto de este curso.
9.1
CREAR CONSULTAS
Para crear una consulta abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear y
hacer clic en el botn Diseo de Consulta en la pestaa Crear:
Tambin tenemos la posibilidad de utilizar el Asistente para consultas que puedes ver en la
imagen anterior para crear consultas con un poco de ayuda.
Si haces clic en el botn Asistente para consultas aparecer el siguiente cuadro de dilogo:
____________________________________________________________________________
Pg. 43
MANUAL CURSO DE
ACCES NIVEL I 2007
El
Asistente
sencillas
crea
para
una
consultas
consulta
de
seleccin sencilla como definimos en

el
apartado
asistentes
anterior.
nos
Los
permiten
otros
generar
tipos especiales de consulta.

Nosotros explicaremos detenidamente
la opcin Diseo de consulta que te
permitir
crear
cualquiera
de
las
anteriores por ti mismo.

Al entrar en la Vista Diseo de
consulta nos pide primero las tablas
de las que la consulta sacar los datos
con un cuadro de dilogo parecido al
siguiente:
Seleccionar la tabla de la cual queremos obtener datos y hacer clic sobre el botn Agregar.
Si queremos obtener datos de varias tablas agregar de la misma forma las dems tablas.
Finalmente hacer clic sobre el botn Cerrar.
Aparecer la ventana Vista Diseo de consultas.
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Pg. 44
MANUAL CURSO DE
ACCES NIVEL I 2007
9.2
LA VISTA DISEO
Si observas la pantalla, en la parte superior tenemos la zona de tablas donde aparecen las
tablas aadidas con sus correspondientes campos, y en la parte inferior denominada
cuadrcula QBE se debe definir la consulta.
Cada columna de la cuadrcula QBE corresponde a un campo.
Cada fila tiene un propsito que detallamos brevemente a continuacin, ms adelante iremos
profundizando en la explicacin:
Campo: ah ponemos el campo a utilizar que en la mayora de los casos ser el campo
a visualizar, puede ser el nombre de un campo de la tabla y tambin puede ser un
campo calculado.
Tabla: nombre de la tabla a la que pertenece el campo. Nos ser til cuando
definamos consultas basadas en varias tablas.
Orden: sirve para ordenar las filas del resultado.
Mostrar: si la casilla de verificacin aparece desactivada la columna no aparecer en el

resultado, se suele desactivar cuando queremos utilizar el campo para definir la
consulta pero no queremos que aparezca en el resultado. Por ejemplo si queremos que
la consulta nos saque todos los alumnos de Valencia, necesitamos el campo Poblacin
para seleccionar los alumnos pero no queremos que aparezca la poblacin en el
resultado ya que todos son de la misma poblacin.
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Pg. 45
MANUAL CURSO DE
ACCES NIVEL I 2007
Criterios: sirve para especificar un criterio de bsqueda. Un criterio de bsqueda es

una condicin que deben cumplir los registros que aparecern en el resultado de la
consulta. Por lo tanto est formado por una condicin o varias condiciones unidas por
los operadores Y (AND) y O (OR).
O: esta fila y las siguientes se utilizan para combinar condiciones.

o
AADIR CAMPOS
Para aadir campos a la cuadrcula podemos:
Hacer doble clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas, este se
colocar en la primera columna libre de la cuadrcula.
Hacer clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas y sin soltar el
botn del ratn arrastrar el campo sobre la cuadrcula, soltar el botn cuando estemos
sobre la columna delante de la cual queremos dejar el campo que estamos aadiendo.
Hacer clic sobre la fila Campo: de una columna vaca de la rejilla, aparecer a la
derecha la flecha para desplegar la lista de todos los campos de todas las tablas que
aparecen en la zona de tablas. Si tenemos muchos campos y varias tablas podemos
reducir la lista seleccionando primero una tabla en la fila Tabla: as en la lista
desplegable slo aparecern campos de la tabla seleccionada.
Tambin podemos teclear directamente el nombre del campo en la fila Campo: de una
columna vaca de la cuadrcula.
Si queremos que todos los campos de la tabla aparezcan en el resultado de la consulta

podemos utilizar el asterisco * (sinnimo de 'todos los campos').
9.3
COMO INTRODUCIR DISTINTOS CRITERIOS A UNA CONSULTA
CONDICIONES DE TEXTO: Sera el ejemplo anterior buscar una expresin literal por ejemplo
Londres, se puede elegir una segunda alternativa en la fila siguiente a Criterios la fila O,
donde ponemos la segunda alternativa por Ej.: Madrid.
CARACTERES COMODN: Son caracteres muy utilizados en informtica para sustituir otros
caracteres ms largos o complejos, por Ej.: podramos poner el criterio G*, en un campo
Apellido y seran todos los apellidos que comenzaran con G.
ASTERIZCO (* ) Sustituye cualquier Nro. de caracteres y se utiliza al principio o al final de
una cadena de letras:
Ej: CA* ----- CASA CAMION, ETC; *TAL ------ TOTAL o METAL, y otras terminadas en TAL
SIGNO? Sustituye cualquier carcter alfabtico individual.
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MANUAL CURSO DE
ACCES NIVEL I 2007
Ej: C? S --- CASA, COSA, CESAR, COSER, CASAMENTERA, ETC

CORCHETES Y GUION: Hace coincidir cualquier letra en un intervalo de caracteres, en orden
alfabtico Ej.: (AR [A-C]) Encuentra: ARAL, ARBL, ARCL
CORCHETES: Busca los caracteres individuales que coincidan con los que hay entre corchetes
EJ: (M [ao] R) Trae: MARIA o MORENO
Para hacer la funcin inversa se hace aadiendo !
(M[!AO]R) Trae: MIRANDA, MERINO o MURANO
SIGNO NUMERICO:
Hace coincidir cualquier carcter numrico Individual Ej: (1#3) sirve para 103, 113, 123, etc.
9.3.1
OPERADORES
Son expresiones muy sencillas

OPERADORES DE COMPARACIN:
=
IGUAL A
<>
DISTINTO
>
MAYOR
<
MENOR
>=
MAYOR E IGUAL
<=
MENOR E IGUAL
OPERADORES LGICOS:
Y: AMBOS CRITERIOS SE CUMPLEN SIMULTANEAMENTE
O: QUE CUALQUIER CRITERIO SE CUMPLA INDISTINTAMENTE
EXPRESIONES:
COMO: A semejanza de (se utiliza con caracteres comodn)
ENTRE: Busca entre dos datos (Ej: entre 1000 y 10000)
ES NULO: Trae todos los registros en que el campo no tiene datos
NEGADO: Cuando el valor del campo no sea el indicado
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Pg. 47
MANUAL CURSO DE
ACCES NIVEL I 2007
9.4
ENCABEZADO DE COLUMNA
Podemos cambiar el encabezado de las columnas del resultado de la consulta.

Normalmente aparece en el encabezado de la columna el nombre de la columna, si queremos
cambiar ese encabezado lo indicamos en la fila Campo: escribindolo delante del nombre del
campo y seguido de dos puntos ( : ). Se suele utilizar sobre todo para los campos calculados.
9.5
CAMBIAR EL ORDEN DE LOS CAMPOS
Si hemos incluido campos en la cuadrcula y queremos cambiar el orden de estos campos

podemos mover una columna (o varias) arrastrndola o bien cortando y pegando.
Para mover una columna arrastrndola:
Posicionar el cursor sobre el extremo superior de la columna y cuando aparece la flecha

hacer clic, la columna aparecer resaltada, esto significa que se encuentra seleccionada.
Mover un poco el cursor para que aparezca la flecha
. Pulsar el botn del ratn y sin
soltarlo arrastrar la columna hasta la posicin deseada.
Para mover una columna cortndola:
Seleccionar la columna (posicionar el cursor sobre el extremo superior de la columna y cuando

aparece la flecha
hacer clic).
Hacer clic sobre el icono
en la pestaa Inicio (o bien teclear Ctrl+X), desaparecer la
columna.
A continuacin crear una columna en blanco en el lugar donde queremos mover la columna
que hemos cortado con la opcin Insertar Columnas de la pestaa Diseo.
Seleccionar esa columna y hacer clic sobre el icono Pegar la pestaa Inicio (o bien teclear
Ctrl+V).
Podemos
seleccionar
varias
columnas
consecutivas
seleccionando
la
primera
manteniendo la tecla May pulsada, seleccionar la ltima columna, se seleccionarn las dos
columnas y todas las columnas que se encuentren entre las dos.
9.6
GUARDAR LA CONSULTA
Podemos Guardar la consulta:
Haciendo clic sobre el botn
de la barra de Acceso Rpido
Seleccionando la opcin Guardar del Botn de Office.
Si es la primera vez que guardamos la consulta aparecer el cuadro de dilogo para darle un
nombre.
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MANUAL CURSO DE
ACCES NIVEL I 2007
Se puede poner cualquier nombre excepto el de una tabla ya creada.

A continuacin hacer clic sobre el botn Aceptar.
Para cerrar la consulta hacer clic sobre su botn
9.7
EJECUTAR CONSULTA
Podemos ejecutar una consulta desde la ventana Diseo de consulta o bien desde el Panel
de Exploracin.
Desde el Panel de Exploracin:
Haciendo doble clic sobre su nombre.
Desde la vista diseo de la consulta:
Haciendo clic sobre el botn Ejecutar de la
pestaa Diseo:
Cuando estamos visualizando el resultado de una consulta, lo que vemos realmente es la

parte de la tabla que cumple los criterios especificados, por lo tanto si modificamos algn dato
de los que aparecen en la consulta estaremos modificando el dato en la tabla (excepto algunas
consultas que no permiten esas modificaciones).
9.8
MODIFICAR EL DISEO DE UNA CONSULTA
Si lo que queremos es modificar el diseo de una consulta:

Situarse en el Panel de Exploracin y hacer clic derecho sobre el nombre de la consulta.
En el men contextual seleccionar
9.9
ORDENAR LAS FILAS
Para ordenar las filas del resultado de la consulta:

Hacer clic sobre la fila Orden: del campo por el cual queremos ordenar las filas, hacer clic
sobre la flecha que aparecer para desplegar la lista y elegir el tipo de ordenacin.
Puede ser Ascendente en este caso se ordenarn de menor a mayor si el campo es
numrico, por orden alfabtico si el campo es de tipo texto, de anterior a posterior si el campo
es de tipo fecha/hora, etc. o bien puede ser Descendente en orden inverso.
Podemos ordenar tambin por varios campos para ello rellenar la fila Orden: de todas las
columnas por las que queremos ordenar. En este caso se ordenan las filas por la primera
columna de ordenacin, para un mismo valor de la primera columna, se ordenan por la
segunda columna, y as sucesivamente.
El orden de las columnas de ordenacin es el que aparece en la cuadrcula, es decir si
queremos ordenar por ejemplo por provincia y dentro de la misma provincia por localidad
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MANUAL CURSO DE
ACCES NIVEL I 2007
tenemos que tener en la cuadrcula primero la columna provincia y despus la columna

localidad.
El tipo de ordenacin es independiente por lo que se puede utilizar una ordenacin distinta
para cada columna. Por ejemplo ascendente por la primera columna y dentro de la primera
columna, descendente por la segunda columna.
9.10 SELECCIONAR FILAS
Para seleccionar filas tenemos que indicar un criterio de bsqueda, un criterio de bsqueda
es una condicin que debern cumplir todas las filas que aparezcan en el resultado de la
consulta.
Normalmente la condicin estar basada en un campo de la tabla por ejemplo para seleccionar
los alumnos de Valencia la condicin sera poblacin = "Valencia". Para escribir esta
condicin en la cuadrcula tenemos que tener en una de las columnas de la cuadrcula el
campo poblacin y en esa columna ponemos en la fila Criterios: el resto de la condicin o
sea ="Valencia".
Cuando la condicin es una igualdad no es necesario poner el signo =, podemos poner
directamente el valor Valencia en la fila Criterios: ya que si no ponemos operador asume por
defecto el =.
Tampoco es necesario poner las comillas, las aadir l por defecto. Siempre que se encuentra
un texto lo encierra entre comillas.
Si en la fila Criterios: queremos poner un nombre de campo en vez de un valor (para
comparar dos campos entre s) tenemos que encerrar el nombre del campo entre corchetes [
]. Por ejemplo queremos poner la condicin precio = costo en la que precio y costo son dos
campos, tenemos que poner en la fila criterios: [costo], si no ponemos los corchetes aadir
las comillas y entender Precio = "costo", precio igual al valor Costo no al contenido del
campo Costo.
Para indicar varias condiciones se emplean los operadores Y y O.
En un criterio de bsqueda en el que las condiciones estn unidas por el operador Y, para que
el registro aparezca se deben cumplir todas las condiciones. Por ejemplo precio > 100 y
precio < 1200, aparecen los registros cuyo precio est comprendido entre 101 y 1199.
En un criterio de bsqueda en el que las condiciones estn unidas por el operador O, el
registro aparecer en el resultado de la consulta si cumple al menos una de las condiciones.
Todas las condiciones establecidas en la misma fila de la cuadrcula quedan unidas por el
operador Y.
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MANUAL CURSO DE
ACCES NIVEL I 2007
En el ejemplo siguiente se mostrarn pedidos del cliente 1, con pedidos realizados en marzo
del 2006.
Del mismo modo pasa con cada una de las filas o:

Si queremos que las condiciones queden unidas por el operador O tenemos que colocarlas en
filas distintas (utilizando las filas O: y siguientes).
Por ejemplo, si en la cuadrcula QBE tenemos especificado los siguientes criterios:
Visualizaremos de la tabla Pedidos los campos Id de pedido, Id de empleado, Id de cliente, y

fecha de pedido, pero nicamente del cliente 1 los pedidos realizados en marzo del 2006, y
todos los pedidos realizados en mayo del mismo ao.
NOTA: Access no diferencia entre maysculas y minsculas a la hora de realizar la bsqueda
de registros.
9.11 AGREGAR PARMETROS A LA CONSULTA
A menudo, en una consulta necesitamos utilizar un valor que no es conocido en ese momento
sino que queremos que lo introduzca el usuario cuando se ejecute la consulta. Por ejemplo,
queremos hacer una consulta para obtener los alumnos de una determinada Poblacin, la
poblacin la introducir el usuario cuando Access se lo pida.
En este caso necesitamos utilizar, en nuestra consulta, un parmetro.
Un parmetro funciona de forma parecida a un campo de tabla, pero el valor que almacena
lo introduce el usuario cuando se ejecuta la consulta.
En una consulta cuando utilizamos un nombre de campo que no est en el origen de datos,
Access considera este campo como un parmetro y cuando se ejecuta la consulta nos pide
Introducir el valor del parmetro mediante un cuadro de dilogo como este:
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MANUAL CURSO DE
ACCES NIVEL I 2007
En el ejemplo anterior, en la consulta tendramos que aadir una condicin de bsqueda,

solicitando que introduzca una fecha:
Cuando pongamos el nombre del parmetro es importante escribirlo entre corchetes,

de lo contrario Access le aadir comillas y no lo considerar como un nombre de
parmetro sino como un valor.
Otra forma de utilizar un parmetro en una consulta es definindolo mediante el botn
Parmetros de la pestaa Diseo.
En este caso, despus de elegir la opcin, se abre el cuadro de dilogo Parmetros de la

consulta donde podemos indicar el nombre del parmetro y el tipo de dato.
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Pg. 52
MANUAL CURSO DE
ACCES NIVEL I 2007
La diferencia entre escribir directamente un nombre de parmetro y definirlo con el botn

Parmetros
es
que,
si
le
hemos
asignado
un
tipo
de
dato,
Access
comprueba
automticamente el tipo del valor introducido por el usuario.

9.12 LAS CONSULTAS MULTITABLA
Una consulta multitabla es una consulta que obtiene datos de varias tablas por lo que
deber contener en la zona de tablas de la ventana Diseo las distintas tablas de donde
obtiene esos datos.
El siguiente ejemplo, mostrar el Id y fecha de cada Pedido, y el Apellido y Nombre de los
empleados que estn a cargo de cada uno de ellos.
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MANUAL CURSO DE
ACCES NIVEL I 2007
Para aadir una tabla a la zona de tablas (una vez en la ventana Diseo de consulta)
haremos clic en el botn Mostrar tabla de la pestaa Diseo:
9.13 COMBINAR TABLAS

Combinamos dos tablas por un mismo campo (o varios) de la misma forma que relacionamos
tablas en la ventana Relaciones arrastrando el campo de una de las tablas sobre el campo de
la otra tabla. De hecho si aadimos a la zona de tablas, tablas relacionadas, stas aparecern
automticamente combinadas en la zona de tablas de la ventana Diseo de Consulta.
Cuando dos tablas estn combinadas en una consulta, para cada fila de una de las tablas
Access busca directamente en la otra tabla las filas que tienen el mismo valor en el campo
que las relaciona, con lo cual se emparejan slo las filas que luego aparecen en el resultado
y la consulta es ms eficiente.
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MANUAL CURSO DE
ACCES NIVEL I 2007
10 FORMULARIOS
Los formularios sirven para definir pantallas, generalmente para editar los registros de una
tabla o consulta.
10.1 INTRODUCCIN
Para crear un formulario tenemos varias opciones.
Podemos acceder a todas ellas desde la pestaa Crear:
Diseo del formulario abre un formulario en blanco en la vista diseo y tenemos que ir
incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en l. Este mtodo no se suele
utilizar ya que en la mayora de los casos es ms cmodo y rpido crear un autoformulario
o utilizar el asistente y despus sobre el formulario creado modificar el diseo para ajustar
el formulario a nuestras necesidades. En esta unidad veremos ms adelante cmo
modificar el diseo de un formulario.
Asistente para formularios utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la
creacin del formulario.
Formulario consiste en crear automticamente un nuevo formulario que contiene todos

los datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Exploracin.
Grficos dinmicos
abrir un formulario en blanco basado en la utilizacin de grficos
dinmicos.
10.2 EL ASISTENTE PARA CREAR FORMULARIOS
Para iniciar el asistente para formularios haz clic en la opcin Asistente para formularios
que puedes ver en la imagen anterior.
Aparece la primera ventana del asistente:
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MANUAL CURSO DE
ACCES NIVEL I 2007
En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el formulario.

1. Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde tomar los datos del cuadro
Tablas/Consultas, este ser el origen del formulario. Si queremos sacar datos de
varias tablas lo mejor ser crear una consulta para obtener esos datos y luego elegir
como origen del formulario esa consulta.
2. A continuacin seleccionamos los campos a incluir en el formulario haciendo clic sobre
el campo y clic sobre el botn
o simplemente doble clic sobre el campo.
3. Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botn
y el campo se quita de la
lista de campos seleccionados.

4. Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn
deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn
Una vez seleccionada la distribucin que nos interesa pulsamos el botn Siguiente y aparece
la siguiente pantalla:
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MANUAL CURSO DE
ACCES NIVEL I 2007
En esta pantalla elegimos la distribucin de los datos dentro del formulario. Seleccionando un
formato aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendr el formulario con esa
distribucin.
A continuacin pulsamos el botn Siguiente>
En esta pantalla elegimos el estilo que queremos dar al formulario, podemos elegir entre los
estilos que tiene definidos Access. Seleccionando un estilo aparece en el dibujo de la izquierda
el aspecto que tendr el formulario con ese estilo.
Una vez seleccionado el estilo que nos interesa pulsamos el botn Siguiente y aparece la
ltima pantalla del asistente para formularios:
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MANUAL CURSO DE
ACCES NIVEL I 2007
En esta ventana el asistente nos pregunta el ttulo del formulario, este ttulo tambin ser
el nombre asignado al formulario.
Antes de pulsar el botn Finalizar podemos elegir entre:
Abrir el formulario para ver o introducir informacin en este caso veremos el

resultado del formulario preparado para la edicin de registros.
Modificar el diseo del formulario, si seleccionamos esta opcin aparecer la vista

Diseo de formulario donde podremos modificar el aspecto del formulario.
10.3 LA HERRAMIENTA FORMULARIO

Puede usar la herramienta Formulario para crear un formulario con un solo clic. Cuando usa
esta herramienta, todos los campos del origen de datos subyacente estn colocados en el
formulario. Puede comenzar a usar inmediatamente el nuevo formulario, o bien, puede
modificarlo en la vista Presentacin o Diseo para ajustarlo a sus necesidades.
En el panel de exploracin, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos que desee ver
en el formulario.
En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Formulario.
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Pg. 58
MANUAL CURSO DE
ACCES NIVEL I 2007
Access crea el formulario y lo muestra en la vista Presentacin. En la vista Presentacin, se

pueden realizar cambios de diseo en el formulario mientras muestre datos. Por ejemplo, se
puede ajustar el tamao de los cuadros de texto para que quepan los datos si es necesario.
Si Access encuentra una sola tabla que tenga una relacin uno a varios con la tabla o consulta
usada para crear el formulario, agregar una hoja de datos al formulario basado en la tabla o
consulta relacionada. Por ejemplo, si se crea un formulario simple basado en la tabla Empleados
y hay una relacin uno a varios definida entre la tabla Empleados y la tabla Pedidos, en la hoja
de datos se muestran todos los registros de la tabla Pedidos que formen parte del actual
registro Empleado. Se puede eliminar la hoja de datos del formulario si se decide que no es
necesario. Si hay ms de una tabla con una relacin uno a varios con la tabla usada para crear
el formulario, Access no agrega ninguna hoja de datos al formulario.
10.4 LA HERRAMIENTA FORMULARIO DIVIDIDO
Un formulario dividido es una caracterstica nueva de Microsoft Office Access 2007 que permite
obtener dos vistas de los mismos datos a la vez: una vista Formulario y una vista Hoja de
datos.
Las dos vistas estn conectadas al mismo origen de datos y estn en todo momento
sincronizadas entre ellas. Si se selecciona un campo en una parte del formulario, se selecciona
el mismo campo en la otra parte del formulario. Se pueden agregar, editar o eliminar datos de
ambas partes (siempre y cuando el origen de registros sea actualizable y el formulario no est
configurado para evitar estas acciones).
Los formularios divididos aportan las ventajas de ambos tipos de formularios en un solo
formulario. Por ejemplo, se puede usar la parte correspondiente a la hoja de datos para buscar
rpidamente un registro y, a continuacin, usar la parte correspondiente al formulario para ver
o editar el registro.
Para crear un formulario dividido mediante la herramienta Formulario dividido:
En el panel de exploracin, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos que desee
incluir en el formulario. O bien, abra la tabla o consulta en la vista Hoja de datos.
En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Formulario dividido.
Access crea el formulario y lo muestra en la vista Presentacin. En la vista Presentacin, se
pueden realizar cambios de diseo en el formulario mientras muestre datos. Por ejemplo, se
puede ajustar el tamao de los cuadros de texto para que quepan los datos si es necesario.
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MANUAL CURSO DE
ACCES NIVEL I 2007
11 INFORMES
Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta generalmente para
imprimirlos. La diferencia bsica con los formularios es que los datos que aparecen en el
informe slo se pueden visualizar o imprimir (no se pueden modificar) y en los informes se
puede agrupar ms fcilmente la informacin y sacar totales por grupos.
11.1 INTRODUCCIN
Para crear un informe podemos utilizar la seccin Informes que encontrars en la pestaa
Crear:
Diseo de informe abre un informe en blanco en la vista diseo y tenemos que ir

incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en l. Este mtodo no se suele
utilizar ya que en la mayora de los casos es ms cmodo y rpido crear un autoinforme o
utilizar el asistente y despus sobre el informe creado modificar el diseo para ajustar el
informe a nuestras necesidades. En esta unidad veremos ms adelante cmo modificar el
diseo de un informe.
Asistente para informes utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la
creacin del informe.
Informe consiste en crear automticamente un nuevo informe que contiene todos los
datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Exploracin.
Informe en blanco abre un informe en blanco en vista Presentacin.
11.2 EL ASISTENTE PARA CREAR INFORMES

Para iniciar el asistente para informes haz clic en el botn Asistente para informes que
puedes ver en la imagen anterior.
Aparece la primera ventana del asistente:
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Pg. 60
MANUAL CURSO DE
ACCES NIVEL I 2007
En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el informe:

1. Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde tomar los datos del cuadro
Tablas/Consultas este ser el origen del informe. Si queremos sacar datos de
varias tablas lo mejor ser crear una consulta para obtener esos datos y luego elegir
como origen del informe esa consulta.
2. A continuacin seleccionamos los campos haciendo clic sobre el campo para
seleccionarlo y clic sobre el botn
o simplemente doble clic sobre el campo.
3. Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botn
y el campo se quita de la
lista de campos seleccionados.

4. Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn
deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn
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Pg. 61
MANUAL CURSO DE
ACCES NIVEL I 2007
En esta pantalla elegimos los niveles de agrupamiento dentro del informe. Podemos
agrupar los registros que aparecen en el informe por varios conceptos y para cada concepto
aadir una cabecera y pie de grupo, en el pie de grupo normalmente se visualizarn totales de
ese grupo.
Para aadir un nivel de agrupamiento, en la lista de la izquierda, hacer clic sobre el campo por
el cual queremos agrupar y hacer clic sobre el botn
(o directamente hacer doble clic
sobre el campo).
En la parte de la derecha aparece un dibujo que nos indica la estructura que tendr nuestro
informe, en la zona central aparecen los campos que se visualizarn para cada registro, en
nuestro ejemplo, encima aparece un grupo por poblacin, y encima un grupo por cdigo
postal.
Para quitar un nivel de agrupamiento, hacer clic sobre la cabecera correspondiente al grupo
para seleccionarlo y pulsar el botn
Si queremos cambiar el orden de los grupos definidos utilizamos los botones Prioridad, la
flecha hacia arriba sube el grupo seleccionado un nivel, la flecha hacia abajo baja el grupo un
nivel.
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MANUAL CURSO DE
ACCES NIVEL I 2007
Una vez tenemos los niveles de agrupamiento definidos hacemos clic en el botn Siguiente>
En esta pantalla podemos elegir ordenar los registros por hasta cuatro campos de
ordenacin. Seleccionamos el campo por el que queremos ordenar los registros que saldrn
en el informe, y elegimos si queremos una ordenacin ascendente o descendente, para elegir
una ordenacin descendente hacer clic sobre el botn Ascendente y pasar a ser
Descendente.
Podemos elegir un tipo de ordenacin diferente en los distintos campos de ordenacin.
Para seguir con el asistente hacemos clic sobre el botn Siguiente>
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Pg. 63
MANUAL CURSO DE
ACCES NIVEL I 2007
En esta pantalla elegimos la distribucin de los datos dentro del informe. Seleccionando
una distribucin aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendr el informe con esa
distribucin.
En el cuadro Orientacin podemos elegir entre impresin Vertical u Horizontal (apaisado).
Con la opcin Ajustar el ancho del campo de forma que quepan todos los campos en
una pgina, se supone que el asistente generar los campos tal como lo dice la opcin.
En esta pantalla elegimos el estilo que queremos dar al informe, podemos elegir entre los
estilos que tiene definidos Access. Seleccionando un estilo aparece en el dibujo de la izquierda
el aspecto que tendr el informe con ese estilo.
Una vez seleccionado el estilo que nos interesa pulsamos el botn Siguiente y aparece la
ltima pantalla del asistente para informes:
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Pg. 64
MANUAL CURSO DE
ACCES NIVEL I 2007
En esta ventana el asistente nos pregunta el ttulo del informe, este ttulo tambin ser el
nombre asignado al informe.
Antes de pulsar el botn Finalizar podemos elegir entre:
Vista previa del informe en este caso veremos el resultado del informe preparado para
la impresin
Modificar el diseo del informe, si seleccionamos esta opcin aparecer la ventana

Diseo de informe donde podremos modificar el aspecto del informe.
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Pg. 65
MANUAL CURSO DE
ACCES NIVEL I 2007
12 NDICE
Un ndice se puede utilizar para ayudar a Microsoft Office Access 2007 a buscar y ordenar
registros con mayor rapidez. Un ndice almacena la ubicacin de los registros basndose en el
campo o campos que se decidan indizar. Una vez que Access ha obtenido la ubicacin en el
ndice, puede recuperar los datos al ir directamente a la ubicacin correcta. De esta forma,
utilizar un ndice puede ser mucho ms rpido que buscar en todos los registros para encontrar
los datos.
Es posible crear ndices basados en un nico campo o en varios. Es probable que desee indizar
aquellos campos que busca con frecuencia, que ordena y que combina con campos de otras
tablas en consultas de varias tablas. Los ndices pueden acelerar las bsquedas y las consultas,
aunque tambin pueden ralentizar el rendimiento cuando se agregan o actualizan datos. Al
especificar datos en una tabla que contiene uno o ms campos indizados, Access debe
actualizar los ndices cada vez que se agrega o modifica un registro. Tambin es probable que la
adicin de registros mediante una consulta de datos anexados o por medio de la anexin de
registros importados sea ms lenta si la tabla de destino contiene ndices.
NOTA La clave principal de una tabla se indiza automticamente.
No se puede indizar un campo cuyo tipo de datos sea Objeto OLE o Datos adjuntos. En los
dems campos, considere la posibilidad de indizar si se cumplen todas estas condiciones:
Si el tipo de datos del campo es Texto, Memo, Nmero, Fecha/Hora, Autonumrico, Moneda,
S/No o Hipervnculo.
Si prev que va a buscar valores almacenados en el campo.
Si prev que va a ordenar valores del campo.
Si prev que va a almacenar muchos valores distintos en el campo. Si muchos de los valores
del campo son iguales, puede que el ndice no acelere las consultas de una forma significativa.
Si cree que va a buscar u ordenar por dos o ms campos a la vez con frecuencia, puede crear
un ndice para esa combinacin de campos. Por ejemplo, si suele establecer criterios para los
campos Proveedor y NombreProducto en la misma consulta, tiene sentido crear un ndice de
varios campos en ambos campos.
Si ordena una tabla por un ndice de varios campos, Access ordena en primer lugar por el
primer campo definido para el ndice. El usuario establece el orden de los campos al crear un
ndice de varios campos. Si hay registros con valores duplicados en el primer campo, Access
ordena a continuacin por el segundo campo definido para el ndice y as sucesivamente.
NOTA
En un ndice de varios campos es posible incluir hasta 10 campos.
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MANUAL CURSO DE
ACCES NIVEL I 2007
Para crear un ndice, primero es necesario decidir si se va a crear un ndice de un solo campo o
de varios campos. Un ndice de un solo campo se crea al establecer la propiedad Indizado. En
la siguiente tabla se indican los posibles valores de la propiedad Indizado.
Valor
de
Indizado
la
propiedad
Significado
No
No crear un ndice en este campo (o eliminar el ndice

existente)
S (con duplicados)
Crear un ndice en este campo
S (sin duplicados)
Crear un ndice nico en este campo
Si crea un ndice nico, Access no le permitir especificar un valor nuevo en el campo si ese
valor ya existe en el mismo campo de otro registro. Access crea automticamente un ndice
nico para las claves principales, aunque tambin es posible que desee prohibir valores
duplicados en otros campos. Por ejemplo, puede crear un ndice nico en un campo que
almacene nmeros de serie, de modo que no haya dos productos con el mismo nmero de
serie.
12.1 CREAR UN NDICE DE UN SOLO CAMPO
En el panel de exploracin, haga clic con el botn secundario del mouse (ratn) en el nombre de
la tabla en la que desea crear el ndice y, a continuacin, haga clic en Vista Diseo en el men
contextual.
Haga clic en el Nombre de campo del campo que desea indizar.
En Propiedades del campo, haga clic en la ficha General.
En la propiedad Indizado, haga clic en S (con duplicados) si desea permitir duplicados o en
S (sin duplicados) para crear un ndice nico.
Para guardar los cambios, haga clic en Guardar en la barra de herramientas de acceso
rpido o presione CTRL+G.
12.2 CREAR UN NDICE DE VARIOS CAMPOS
Para crear un ndice de varios campos para una tabla, incluya una fila para cada campo del
ndice, as como el nombre del ndice nicamente en la primera fila. Access trata todas las filas
como parte del mismo ndice hasta que llega a una fila que contiene otro nombre de ndice.
Para insertar una fila, haga clic con el botn secundario en la ubicacin en la que desea insertar
la fila y, a continuacin, haga clic en Insertar filas en el men contextual.
En el panel de exploracin, haga clic con el botn secundario en el nombre de la tabla en la que
desea crear el ndice y, a continuacin, haga clic en Vista Diseo en el men contextual.
En la ficha Diseo, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en ndices.
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MANUAL CURSO DE
ACCES NIVEL I 2007
Aparece la ventana ndices. Modifique el tamao de la ventana para que se vean algunas filas
en blanco y las propiedades de ndice.
En la columna Nombre del ndice, en la primera fila en blanco, escriba el nombre del ndice.
Puede utilizar el nombre de uno de los campos del ndice o cualquier otro nombre.
En la columna Nombre de campo, haga clic en la flecha y, a continuacin, en el primer campo
que desee utilizar para el ndice.
En la siguiente fila, deje en blanco la columna Nombre del ndice y, a continuacin, en la
columna Nombre de campo, haga clic en el segundo campo del ndice. Repita este paso hasta
que haya seleccionado todos los campos que desee incluir en el ndice.
NOTA
El orden predeterminado es Ascendente.
Para cambiar el orden de los valores del campo, en la columna Criterio de ordenacin de la
ventana ndices, haga clic en Ascendente o en Descendente.
En la ventana ndices, en Propiedades del ndice, establezca las propiedades del ndice para
la fila en la columna Nombre del ndice que contiene el nombre del ndice. Establezca las
propiedades segn la siguiente tabla.
ETIQUETA
VALOR
Principal
Si el valor es S, el ndice es la clave principal.
nica
Si el valor es S, todos los valores del ndice deben ser nicos.
Ignorar
Si el valor es S, los registros con un valor nulo de los campos indizados se
Nulos
excluyen del ndice.
Para guardar los cambios, haga clic en Guardar en la barra de herramientas de acceso
rpido.
Mtodo abreviado de teclado Presione CTRL+G.
Cierre la ventana ndices.
12.3 VER Y MODIFICAR NDICES
Es posible que desee ver los ndices de una tabla para evaluar su efecto sobre el rendimiento o
para asegurarse de que unos campos concretos estn indizados.
En el panel de exploracin, haga clic con el botn secundario en el nombre de la tabla en la que
se encuentra el ndice que desea modificar y, a continuacin, haga clic en Vista Diseo en el
men contextual.
En la ficha Diseo, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en ndices.
Aparece la ventana ndices. Modifique el tamao de la ventana para que se vean algunas filas
en blanco y las propiedades de ndice.
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MANUAL CURSO DE
ACCES NIVEL I 2007
Vea o modifique los ndices y las propiedades de ndice de modo que se ajusten a sus
necesidades.
Para guardar los cambios, haga clic en Guardar en la barra de herramientas de acceso rpido.
Mtodo abreviado de teclado Presione CTRL+G.
Cierre la ventana ndices.
12.4 CREAR AUTOMTICAMENTE UN NDICE
En algunos casos, Access crea ndices para el usuario de forma automtica. Por ejemplo, se
crea un ndice automticamente para cualquier campo o campos que se designen como una
clave principal de la tabla.
Otra fuente de creacin automtica de ndices es la opcin Autoindizar al importar o crear
del cuadro de dilogo Opciones de Access. Access indiza de forma automtica cualquier
campo cuyo nombre comience o termine con los caracteres especificados en el cuadro
Autoindizar al importar o crear, como Id., clave, cdigo o nm. Para ver o modificar el
valor actual, siga estos pasos: Haga clic en el botn de Microsoft Office
y, a
continuacin, haga clic en Opciones de Access.

Haga clic en Diseadores de objetos y, a continuacin, en Diseo de la tabla, agregue,
modifique o quite valores en el cuadro Autoindizar al importar o crear. Utilice un punto y coma
(;) para separar los valores.
NOTA
Si el nombre de un campo comienza o termina con un valor de los que aparecen en el
cuadro, el campo se indiza de forma automtica.

Haga clic en Aceptar.
Dado que cada ndice adicional exige ms trabajo por parte de Access, el rendimiento disminuye
al agregar o actualizar datos. Por lo tanto, es posible que desee valorar la modificacin de los
valores que aparecen en el cuadro Autoindizar al importar o crear o la reduccin del nmero de
valores a fin de minimizar el nmero de ndices creados.
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MANUAL CURSO DE
ACCES NIVEL I 2007
13 IMPORTAR DATOS
Access te permite importar objetos de otra base de datos a la tuya rpidamente.
Para ello, slo tendremos que acudir a la pestaa Datos externos, una vez all seleccionar
una opcin de la seccin Importar.
Aqu podemos seleccionar qu tipo de archivo contiene los datos que queremos importar.
Si quieres importar objetos de una base de datos a otra slo tienes que hacer clic en el botn
Access.
Se abrir el siguiente cuadro de dilogo:
Para importar un objeto de una base de datos Access, ya sea una tabla, formulario,
informe, macro, etc. Slo tendremos que seleccionar la base de datos de origen y pulsar el
botn Aceptar.
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MANUAL CURSO DE
ACCES NIVEL I 2007
En el siguiente cuadro de dilogo slo tendremos que seleccionar los objetos que
queremos aadir a nuestra base de datos y pulsar el botn Aceptar.
En la imagen vers que el botn Opciones>> se encuentra desactivado, es porque hemos

hecho clic sobre l y entonces han aparecido las opciones en la parte inferior del cuadro.
Desde all podrs seleccionar cmo y en qu medida quieres importar los objetos.
Como habrs podido observar existen otros mtodos de importacin de datos, podrs acceder
a ellos haciendo clic en los diferentes botones de la seccin Importar.
Por ejemplo, para importar la informacin de una base de datos de un archivo de texto
simplemente deberemos hacer clic en el botn Archivo de texto.
En este caso se abrir el Asistente para importacin de texto, donde podrs indicar la
forma en la que est formateado el archivo del que vas a tomar la informacin, incluso te
podrs guardar esa descripcin y volver a utilizarla para importar datos de otro fichero con las
mismas caractersticas utilizando el botn Importaciones guardadas.
A veces cuando se importan datos algunos datos no pueden ser almacenados por no coincidir
con la definicin de la tabla, en este caso Access nos avisar que se han producido errores en
la importacin y crear una tabla con esos errores para que los podamos analizar y
comprobar.
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MANUAL CURSO DE
ACCES NIVEL I 2007
14 LAS CONSULTAS DE RESUMEN

En Access podemos definir un tipo de consultas cuyas filas resultantes son un resumen de las
filas del origen de la consulta, por eso las denominamos consultas de resumen.
Es importante entender que las filas del resultado de una consulta de resumen tienen una
naturaleza distinta a las filas de las dems tablas resultantes de consultas, ya que corresponden
a varias filas de la tabla origen.
Para simplificar, veamos el caso de una consulta basada en una sola tabla, una fila de una
consulta 'no resumen' corresponde a una fila de la tabla origen, contiene datos que se
encuentran en una sola fila del origen, mientras que una fila de una consulta de resumen
corresponde a un resumen de varias filas de la tabla origen, esta diferencia es lo que va a
originar una serie de restricciones que sufren las consultas de resumen y que veremos a lo
largo del tema. Por ejemplo este tipo de consulta no permite modificar los datos del origen.
14.1 DEFINICIN
Una consulta de resumen se define haciendo clic sobre el botn Totales en la pestaa de
Diseo.
Se aade una fila a la cuadrcula QBE,

la fila Total:
Todas las columnas que incluyamos en
la cuadrcula debern tener un valor
en esa fila, ese valor le indicar a
Access
qu hacer
con
los valores
contenidos en el campo escrito en la

fila Campo:
Los valores que podemos indicar en la
fila Total: son los que aparecen al
desplegar la lista asociada a la celda
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MANUAL CURSO DE
ACCES NIVEL I 2007
14.2 LAS FUNCIONES DE AGREGADO

Las funciones de agregado son funciones que permiten obtener un resultado basado en los
valores contenidos en una columna de una tabla, son funciones que slo se pueden utilizar en
una consulta de resumen ya que obtienen un 'resumen' de los valores contenidos en las filas de
la tabla.
Para utilizar estas funciones podemos escribirlas directamente en la fila Campo: de la
cuadrcula pero podemos utilizar una forma ms cmoda que es seleccionando en la fila Total:
de la cuadrcula la opcin correspondiente a la funcin.
La opcin Suma calcula la suma de los valores indicados en el campo. Los datos que se
suman deben ser de tipo numrico (entero, decimal, coma flotante o monetario...). El
resultado ser del mismo tipo aunque puede tener una precisin mayor.
La opcin Promedio calcula el promedio (la media aritmtica) de los valores contenidos
en el campo, tambin se aplica a datos numricos, y en este caso el tipo de dato del
resultado puede cambiar segn las necesidades del sistema para representar el valor del
resultado.
La opcin DesvEst calcula la desviacin estndar de los valores contenidos en la

columna indicada en el argumento. Si la consulta base (el origen) tiene menos de dos
registros, el resultado es nulo.
La opcin Var calcula la varianza de los valores contenidos en la columna indicada en el

argumento. Si la consulta base (el origen) tiene menos de dos registros, el resultado es
nulo.
Las opciones Min y Max determinan los valores menores y mayores respectivamente de
la columna. Los valores de la columna pueden ser de tipo numrico, texto o fecha. El
resultado de la funcin tendr el mismo tipo de dato que la columna. Si la columna es de
tipo numrico Mn devuelve el valor menor contenido en la columna, si la columna es de
tipo texto Mn devuelve el primer valor en orden alfabtico, y si la columna es de tipo
fecha, Mn devuelve la fecha ms antigua y Max la fecha ms posterior.
Las opciones Primero y ltimo se utilizan para obtener el primer y ltimo registro del
grupo sobre el que se realizan los clculos. El orden lo determina el orden cronolgico en
el que se escribieron los registros. Ordenar los registros no tiene ningn efecto sobre
estas opciones.
La opcin Cuenta cuenta el nmero de valores que hay en la columna, los datos de la
columna pueden ser de cualquier tipo, y la funcin siempre devuelve un nmero entero.
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MANUAL CURSO DE
ACCES NIVEL I 2007
Si la columna contiene valores nulos esos valores no se cuentan, si en la columna

aparece un valor repetido, lo cuenta varias veces.
La opcin AgruparPor permite definir columnas de agrupacin. Una consulta de

resumen sin columnas de agrupacin obtiene una nica fila resultado y los clculos se
realizan sobre todos los registros del origen. Cuando se incluye una columna de
agrupacin Access forma grupos con todos los registros que tienen el mismo valor en la
columna de agrupacin y cada grupo as formado genera una fila en el resultado de la
consulta y adems todos los clculos definidos se realizan sobre los registros de cada
grupo. De esta forma se pueden obtener subtotales.
Los campos de tipo memo u OLE no se pueden definir como columnas de agrupacin.
Se pueden agrupar las filas por varias columnas, en este caso se agrupan los registros
que contienen el mismo valor en cada una de las columnas de agrupacin. Todas las filas
que tienen valor nulo en la columna de agrupacin, pasan a formar un nico grupo.
NOTA: Es interesante destacar que el valor nulo no equivale al valor 0, las funciones de
resumen no consideran los valores nulos mientras que consideran el valor 0 como un valor, por
lo tanto en el promedio y la desviacin estndar los resultados no sern los mismos con valores
0 que con valores nulos.
14.3 INCLUIR EXPRESIONES
La opcin Expresin permite poner en la fila Campo: una expresin en vez de un nombre de
columna.
Esta expresin tiene ciertas limitaciones. Slo puede contener operandos que sean funciones de
agregado (las funciones que acabamos de ver (suma( ), Promedio( ), DesvEst( ), Mn( ), Max(
)...) valores fijos o nombres de columna que aparezcan con la opcin AgruparPor.
En una expresin se pueden combinar varias funciones de agregado pero no se pueden anidar
funciones de agregado, por ejemplo en una expresin puedo poner Max(nhoras)-Mn(nhoras)
pero no Max(suma(nhoras)).
14.4 INCLUIR CRITERIOS DE BSQUEDA
La opcin Dnde permite poner un criterio de bsqueda que se aplicar a las filas del origen de
la consulta antes de realizar los clculos. Por ejemplo queremos saber cuntos alumnos
tenemos de Valencia, para ello tenemos que contar los registros de la tabla alumnado pero
seleccionando previamente los de Valencia, esto se definira de la siguiente forma:
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MANUAL CURSO DE
ACCES NIVEL I 2007
Tambin podemos incluir un criterio de bsqueda en una columna que no tenga la opcin
Dnde, en este caso la condicin se aplicar a las filas resultantes de la consulta.
NOTA: Para la condicin de seleccin se pueden utilizar los mismos operadores de condicin
que en una consulta normal, tambin se pueden escribir condiciones compuestas (unidas por
los operadores OR, AND, NOT), existe una limitacin, en la fila Criterios: no se podr poner un
nombre de columna si esta columna no es una columna de agrupacin.
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MANUAL CURSO DE
ACCES NIVEL I 2007
15 LAS CONSULTAS DE ACCIN

Las consultas de accin son consultas que permiten realizar cambios en los datos almacenados
en una tabla. Con estas consultas podemos crear una nueva tabla a partir de los registros de
otra, modificar los datos almacenados, insertar nuevos registros o eliminar registros.
15.1 CONSULTAS DE CREACIN DE TABLA
Las consultas de creacin de tabla son consultas que almacenan en una nueva tabla el resultado
de una consulta de seleccin.
Se suelen utilizar para crear tablas de trabajo, tablas intermedias, las creamos para una
determinada tarea y cuando hemos terminado esa tarea las borramos. Tambin puede ser til
para sacar datos en una tabla para enviarlos a alguien, o para crear copias de nuestras tablas.
Para crear una consulta de Creacin de tabla:
Aadimos la tabla o las tablas desde las cuales tomaremos los datos a grabar en la nueva tabla.
Diseamos la consulta como una consulta de seleccin normal de tal forma que en el resultado
de esa consulta aparezcan exactamente los registros que queremos guardar en la nueva tabla.
Hacemos clic en el botn Crear Tabla de la pestaa Diseo:
Aparecer el cuadro de dilogo Crear tabla:
Escribimos en el recuadro Nombre de tabla: el nombre de la nueva tabla.
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MANUAL CURSO DE
ACCES NIVEL I 2007
Normalmente crearemos la tabla en la misma base de datos (opcin Base de datos activa) pero
podemos crear la tabla en otra base de datos, en este caso tenemos que activar la opcin Otra
base de datos: y escribir en el cuadro Nombre del archivo: el nombre de la base de datos donde
se crear la tabla.
Debe ser el nombre completo incluida la ruta, por eso es ms cmodo buscar la base de datos
con el botn Examinar.... Pulsamos Examinar... aparecer el cuadro de dilogo para buscar en
el rbol de carpetas la base de datos donde queremos guardar la nueva tabla.
Por ltimo hacemos clic sobre el botn Aceptar y volvemos a la ventana Diseo de consulta.
La ventana de diseo ser igual a la de una consulta de seleccin en ella definimos la consulta
de seleccin para obtener los datos a grabar en la nueva tabla, la nica diferencia es que en la
barra de ttulo despus del nombre de la consulta pone Consulta de creacin de tabla y si
abrimos las propiedades de la consulta haciendo clic sobre el botn
de la
pestaa Diseo veremos en la propiedad Tabla de destino el nombre de la tabla que se tiene
que crear y en Base de datos de destino la base de datos donde se crear:
NOTA: Cuando ejecutamos una consulta de creacin de tabla, nos avisa de esta creacin,
tambin nos avisa cuando ya existe una tabla con el nombre de la nueva tabla.
Los campos de la nueva tabla se llamarn como el encabezado de los campos de la consulta y
heredarn el tipo de datos de los campos origen pero no heredan propiedades como clave
principal, ndices, etc.
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MANUAL CURSO DE
ACCES NIVEL I 2007
15.2 CONSULTAS DE ACTUALIZACIN

Las consultas de actualizacin son consultas que permiten modificar los datos almacenados en
una tabla, modifican el contenido de los registros de una tabla. Se pueden modificar de golpe
todos los registros de la tabla o slo los que cumplan una determinado condicin.
Para crear una consulta de actualizacin debemos abrir una nueva consulta en vista diseo y
aadir la tabla que queremos actualizar.
A partir de ese momento la cuadrcula cambia

de aspecto, han desaparecido las filas Orden:
y Mostrar: por carecer de sentido aqu y en
su lugar tenemos la fila Actualizar a:
Como puedes ver en el ejemplo, todos los
registros que en el campo Ciudad tengan el
valor Capital Federal, luego de ejecutar la
consulta de actualizacin, contendrn el texto
C.A.B.A.
NOTA:
El Origen de la consulta puede ser una tabla, una consulta o una combinacin de tablas.
En la cuadrcula QBE solamente ponemos el campo o campos que intervienen en los

criterios de bsqueda y los campos que se quieren actualizar.
En la fila Actualizar a: escribimos la expresin que calcula el nuevo valor a asignar al

campo. La expresin puede ser un valor fijo, un nombre de campo del origen o cualquier
expresin basada en campos del origen, tambin podra ser un parmetro. Esta
expresin debe generar un valor del tipo de dato apropiado para la columna indicada. La
expresin debe ser calculable a partir de los valores de la fila que se est actualizando.
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Pg. 78

Manual Access 2007 I

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BASE DE DATOS ....................................................................................... 3

9.2 LA VISTA DISEO ............................................................................. 45

Una base de datos es una coleccin de informaciones o datos relacionados con un

COMPONENTES DE UNA BASE DE DATOS

Un campo es la pieza ms pequea de informacin de la que se compone una base de

La denominacin de tabla se debe a su organizacin en forma de filas y columnas.

relacionadas, mediante consultas, formularios e informes.

ORGANIZACION DE UNA BASE DE DATOS

DISEO DE BASE DE DATOS

COMO INICIAR ACCESS

PARA INICIAR ACCESS:

Pulse el botn Inicio

Seleccione Microsoft Access 2007

El cono que identifica a ACCESS 2007 es:

La barra de acceso rpido

contiene las operaciones ms habituales de

Access como Guardar, Imprimir o Deshacer.

Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos.

Opcin con otro men desplegable. Se reconocen porque tienen un tringulo a la

La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene

ABRIR, CREAR Y CERRAR UNA BASE DE DATOS

Aparecer la ventana de Introduccin a Microsoft Office Access, selecciona la opcin Base

A continuacin aparecer en un panel a la derecha de la pantalla el siguiente cuadro:

En el cuadro Guardar en: seleccionar la carpeta donde se guardar la base de datos. En el

Desplegando la cabecera del panel puedes seleccionar qu objetos mostrar y de qu forma.

CERRAR LA BASE DE DATOS

ABRIR UNA BASE DE DATOS

Desde el Botn de Office: Ir al Botn de Office, elegir la opcin Abrir...

Desde los documentos recientes del Botn de Office: Despliega el Botn de

Desde la ventana de Introduccin a Microsoft Office Access: Nada ms abrir

CREAR TABLAS DE DATOS

Vista diseo es el mtodo que detallaremos en esta unidad.

Aparecer la vista de Diseo de la tabla:

En la pestaa tenemos el nombre de la tabla (como todava no hemos asignado un nombre

Una vez designada, Access impide que se almacenen en l valores

duplicados o Nulos, con el fin de garantizar su exclusividad.

GUARDAR UNA TABLA EN LA BASE DE DATOS

O bien hacer clic sobre el botn Guardar

de la barra de Acceso Rpido.

CERRAR UNA TABLA EN LA BASE DE DATOS

O bien hacer clic sobre el botn Cerrar

que se encuentra en la parte derecha al mismo nivel

EDITAR LA BASE DE DATOS

Para modificar la definicin de un campo, posicionar el cursor sobre el campo a

Para eliminar un campo posicionarse en el campo y hacer clic en el botn

Por ltimo, guardar la tabla.

INTRODUCIR Y MODIFICAR DATOS

Para introducir datos en una tabla, podemos elegir entre:

Hacer doble clic sobre el nombre de la tabla en el Panel de Exploracin.

En los tres casos aparecer la ventana Hoja de datos:

para terminar con dicha tabla.

Si lo que queremos es borrar un registro entero debemos seleccionar el registro a

Si lo que queremos es modificar algn valor introducido no tenemos ms que situarnos

Si queremos cambiar algo de la estructura de la tabla, tenemos que pasar a la Vista

DESPLAZARSE DENTRO DE UNA TABLA

La barra nos indica en qu registro estamos situados y el nmero total de registros de la

BUSCAR Y REEMPLAZAR DATOS

Aparecer el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar siguiente:

En el cuadro Buscar: escribimos el valor (NUMRICO O TEXTUAL) a buscar.

Todos para buscar en todos los registros de la tabla.

del marco Buscar de la pestaa Inicio.

CREAR LA PRIMERA RELACIN